Deutschsprachige SAP® AnwendergruppeEmpfehlungen zur Anwendung der GDPdU

DSAG ArbEitSGrUPPE GDPDUStAnD 8. JAnUAr 2010

ErArbEitEt in DEr ArbEitSGrUPPE GDPDUEmPfEhlUnGEn zUr AnwEnDUnG DEr GDPDUVErSion 3.02, StAnD 8. JAnUAr 2010

DSAG e. V.Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe

EmPfEhlUnGEn zUr AnwEnDUnG DEr GrUnDSätzE zUm DAtEnzUGriff UnD zUr PrüfbArkEitDiGitAlErUntErlAGEn

DSAG Arbeitskreis Financials

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UnSEr DAnk Gilt AllEn bEtEiliGtEn.Viele menschen haben zu dieser Dokumentation beigetragen. Unser herzlicher Dank gilt:

> den Autoren für die DSAG e. V., Ak financials, AG GDPdU: rolf Andres, rainer böhle, henning burlein, Albert kraus> für hinweise zur textfassung Dr. Christian recknagel > von Seiten der SAP Deutschland AG & Co.kG: lars Gartenschläger > allen anderen Personen, die im hintergrund ihren beitrag zum Gelingen dieser Dokumentation geleistet haben.

Arbeitsgruppe GDPdUdes Ak financials

rainer böhle

redaktionsschluss: 11.08.2008

DiSClAimErDie vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt (Copyright). Alle rechte liegen, soweit nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet, bei:

Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V.Altrottstraße 34a69190 walldorfDeutschland

Jedwede unerlaubte Verwendung ist nicht gestattet. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Verbreitung, übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen / digitalen medien.

microsoft®, winDowS®, worD® und EXCEl® sind eingetragene marken der microsoft Corporation.iDEA® ist eine eingetragene marke der Caseware international inc, toronto, kanada.ACl® ist eine eingetragene marke der ACl Services ltd., Vancouver, kanada.UniX® ist eine eingetragene marke der open Group.Xml ist eine marke oder eingetragene marke des w3C®, world wide web Consortium, massachusetts institute of technology. SAP, r/2, r/3 und ErP 5.0 / 6.0 und weitere im text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sind marken oder eingetragene marken der SAP AG in Deutschland und anderen ländern weltweit. Alle anderen namen von Produkten und Dienstleistungen sind marken der jeweiligen firmen. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten.

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inhAltSVErzEiChniS Abkürzungsverzeichnis 7 tabellenverzeichnis 7 Abbildungsverzeichnis 7

1 Vorwort 9

2 EinlEitUnG 12

3 rEChtliChEr rAhmEn 14 3.1 Gesetzliche rahmenbedingungen und Verwaltungsauffassung 14 3.1.1 Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 14 3.1.2 bmf-Schreiben vom 16.07.2001 15 3.1.3 bmf-fragen- und Antwortenkatalog (bmf-fAQ) und seine zVEi-kommentierung 16 3.1.4 weiterentwicklung GDPdU 16 3.2 zugriff auf steuerlich relevante Daten 17 3.2.1 Der begriff „steuerrelevante Daten“ 17 3.2.2 Gültigkeit des Datenzugriffs und Geltungsbereich 18 3.2.3 Außenprüfungen i.S.d. §147 Ao 19 3.2.4 Unmittelbarer zugriff (z1-zugriff) 20 3.2.5 mittelbarer zugriff (z2-zugriff) 21 3.2.6 Datenüberlassung (z3-zugriff) 21 3.2.7 Datenbeschreibungsstandard 22 3.2.8 kumulativer zugriff 22 3.2.9 maschinelle Auswertbarkeit 22

4 hErAUSforDErUnGEn DEr GDPDU-UmSEtzUnG 24 4.1 interdisziplinäre Arbeitsgruppe 24 4.2 Unbestimmte rechtsbegriffe 24 4.3 identifizierung steuerrelevanter Systeme und Daten 25 4.3.1 Vorgehensweise bei der identifizierung von Systemen 27 4.3.2 Sonderfall E-mails 29 4.3.2.1 Steuerrelevanz von E-mails 29 4.3.2.2 maschinelle Auswertbarkeit 31 4.3.3 Sonderfall tabellenkalkulationsdateien 31 4.3.3.1 Steuerrelevanz der tabellenkalkulationsdatei 31 4.3.3.2 maschinelle Auswertbarkeit der tabellenkalkulationsdatei 32 4.3.4 Sonderfall textverarbeitungsdateien 32 4.3.4.1 Steuerrelevanz der textverarbeitungsdatei 32 4.3.4.2 maschinelle Auswertbarkeit der textverarbeitungsdatei 32 4.3.5 Datenbanken außerhalb SAP 32 4.3.6 Elektronische Unterlagen 32 4.3.6.1 handelsbriefe und buchführungsunterlagen 32 4.3.6.2 Steuerrelevanz 33 4.3.6.3 Aufbewahrungspflichtig nur EDi-Datei oder nur iDoC bzw. beide? 33 4.4 fragestellungen / Anmerkungen zu den zugriffsarten z1-z3 33 4.4.1 wahlfreie nutzung der zugriffsarten z1-z3 33

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4.4.2 Unmittelbarer zugriff (z1) 34 4.4.3 mittelbarer zugriff (z2) 35 4.4.4 Datenträgerüberlassung (z3) 35 4.5 Sonderthemen im rahmen des Datenzugriffs 36 4.5.1 zugriff auf Archive 36 4.5.1.1 indizierung / Attributierung der abgelegten Daten / Dokumente 36 4.5.1.2 Steuerrelevanz 37 4.5.1.3 zugriff auf steuerrelevante Daten in elektronischen Archiven (z1 / z2) 37 4.5.2 Systemwechsel und Systemstilllegungen 37 4.5.2.1 Systematisierung von Systemwechseln und Systemstilllegungen 38 4.5.2.2 buchführungserleichterungen nach §148 Ao 39 4.6 Steuerliche Außenprüfung 40 4.6.1 Prüferarbeitsplatz 40 4.6.2 organisatorische Anforderungen 41 4.6.3 Datenschutz für Datenträger 41

5 tEChniSChE UmSEtzUnG in SAP-SyStEmEn 44 5.1 SAP-Systeme 44 5.2 funktionserweiterungen von Drittanbietern 44 5.3 feldkatalog steuerrelevanter Daten 44 5.4 technischer z1- / z2-zugriff 45 5.4.1 muster-berechtigungsrollen für Außenprüfer 46 5.4.2 DArt-zugriff für Außenprüfer 49 5.4.3 Unternehmensindividuelle Prüferrollen 51 5.4.4 Anpassungen von Prüferrollen aufgrund Eigenentwicklungen 54 5.4.5 Prüferrolle schützen 55 5.4.6 zeitraumprüfung (Prüfungszeitraum) 56 5.4.6.1 beschränkung des zugriffsrechts auf einen zeitraum 56 5.4.6.2 tabellen tPCUSEr / tPCUSErn (transaktion tPC2) 56 5.4.6.3 tabelle tPCProGS 56 5.4.6.4 tabelle tPCProG (transaktion tPC4) 57 5.4.6.5 tabelle tPCDAtEn (transaktion tPC6) 58 5.4.7 Prüferaktivitäten aufzeichnen (Action log) 59 5.4.7.1 Action log als neue funktionalität 59 5.4.7.2 Auswertung des Action logs (transaktion SlG1) 60 5.4.7.3 Protokollübersicht anzeigen (mit report CA_tAXloG) 62 5.4.7.4 Protokollinformationen löschen (transaktion SlG2) 63 5.5 technischer z3-zugriff 63 5.5.1 werkzeug DArt Data retention tool 63 5.5.2 Auslieferung der DArt-Versionen 65 5.5.3 Systemseitige Dokumentation / hilfe zu DArt 66 5.5.4 DArt-transaktionen und -reports 67 5.5.5 DArt-modulübersicht 68 5.5.6 DArt-Segment- / feldkatalog (transaktionen ftwCS / ftwCf) 70 5.5.7 feldkatalogerweiterungen für kundeneigene Datenfelder 73

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5.5.8 DArt-berechtigungen 74 5.5.8.1 Gesamtübersicht der DArt-berechtigungsprüfung 74 5.5.8.2 DArt-berechtigungsobjekte 74 5.5.9 DArt-releasepflege 76 5.5.10 Ablauf DArt-Extrakterstellung 76 5.5.10.1 Abgrenzung einbezogener Daten 76 5.5.10.2 Periodische Extraktbildung 79 5.5.10.3 namenskonventionen für DArt-Extrakte 80 5.5.10.4 Definition der Sprache für den DArt-Extrakt 81 5.5.10.5 DArt-Extrakt – Performanceoptimierung 81 5.5.10.6 DArt-Protokoll für Abstimmzwecke 82 5.5.11 DArt-browser (transaktion ftwf) 83 5.5.12 Abstimmung und kontrolle von Extraktionen 84 5.5.12.1 Datenprüfsummen prüfen (transaktionen ftwE / ftwE1) 84 5.5.12.2 Prüfsummen des Datenextrakts prüfen (transaktion ftwD) 86 5.5.13 Aufbewahrung von DArt-Extraktdateien 86 5.5.14 Viewbildung 87 5.5.14.1 Allgemein 87 5.5.14.2 namenskonventionen für Views 87 5.5.14.3 Views definieren (transaktion ftwy) 87 5.5.14.4 View-Dateien erzeugen (transaktion ftwh) 88 5.5.14.5 namenskonventionen für View-Dateien 89 5.5.14.6 Performance bei der Viewausführung 89 5.5.14.7 übergabe von durch Export-Views erzeugten Daten 90 5.5.14.8 View-inhalte anzeigen (transaktion ftwn) 90 5.5.15 Automatisierung der Extrakterstellung – Ausblick 90 5.5.16 zusammenfassung DArt 92 5.6 SAP human Capital management 93 5.6.1 Unmittelbarer zugriff (z1-zugriff) 93 5.6.2 Datenüberlassung (z3-zugriff) 93 5.7 reisekostenabrechnung (fi-tV) 94 5.7.1 z1-zugriff auf Daten der reisekostenabrechnung 94 5.7.2 Datenüberlassung (z3-zugriff) 94

6 AnDErE tEChniSChE UmSEtzUnGSSzEnAriEn 96 6.1 Auswertesystem für massenkontokorrent 96 6.2 DArt-Erweiterungen für branchenlösungen 96 6.3 kundenindividuelle lösungsansätze 96

7 AUSbliCk 97

8 AnhAnG 99 8.1 literaturliste 99 8.2 SAP-hinweise 100 8.3 links 101 8.4 bmf-Schreiben und -Erlasse, ofD-Verfügungen und finanzgerichtsentscheidungen 103 8.5 Glossar 105 8.6 Stichwortverzeichnis 111

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AbkürzUnGSVErzEiChniSSiehe 8.5 Glossar

tAbEllEnVErzEiChniStabelle 1: übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000 14tabelle 2: beispiele für der betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen (bisher) und Daten (neu) 28tabelle 3: fallgliederung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 39tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DArt 50tabelle 5: transaktions- / reportumfang der Prüferrolle zu DArt 50tabelle 6: übersicht kundenspezifische namenskonvention Prüferrollen 52tabelle 7: Vorschlag namenskonvention Prüferrollen – kundenerweiterung 55tabelle 8: transaktion tPC6: kontextabhängige organisationseinheit 59tabelle 9: Segmentumfang DArt-Datenkatalog – Stand DArt-Version 2.6 63tabelle 10: zuordnung DArt-Auslieferung zu SAP-System 65tabelle 11: liste der DArt-transaktionen (Stand DArt 2.6) 67tabelle 12: DArt-modulübersicht (Stand DArt 2.6) 68tabelle 13: DArt-berechtigungsobjekte 75tabelle 14: namenskonvention für einen Datenextrakt 80tabelle 15: regel für namensvergabe von View-Definitionen 87tabelle 16: regel für namensvergabe View-Dateien 89tabelle 17 übersicht zu Vorteilen und nachteilen von DArt 92

AbbilDUnGSVErzEiChniSAbbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens 26Abbildung 2: beispiel einer betroffenheitsanalyse 29Abbildung 3: Systematisierung E-mail-inhalte nach Steuerrelevanz 30Abbildung 4: Systematisierung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 38Abbildung 5: übersicht der musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDitor_tAX_* 46Abbildung 6: Aufriss der muster-Prüferrolle finanzwesen 47Abbildung 7: menü der musterrolle SAP_AUDitor_tAX_fi 48Abbildung 8: Partieller Aufriss des menüs SAP_AUDitor_tAX_fi 48Abbildung 9: Untermenü DArt im Aufriss 49Abbildung 10: maximalumfang des SAP-muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008 51Abbildung 11: Einstiegsbild des reports rSUSr050 52Abbildung 12: Einstieg der funktion PfCG mit rollenvergleich 53Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle 53Abbildung 14: Ergebnisliste des rollenvergleichs 54Abbildung 15: Pflegedialog der tabelle tPCUSErn, transaktion tPC2 56Abbildung 16: Ausschnitt aus tabelle tPCProGS 57Abbildung 17: Ausschnitt aus tabelle tPCProG 57Abbildung 18: Ausschnitt aus tabelle tPCDAtEn 58Abbildung 19: Selektionsbild der transaktion SlG1 60Abbildung 20: Ergebnisanzeige transaktion SlG1 Prüferzugriffe 61Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (transaktion SlG1) 61Abbildung 22: Selektionsbild des reports CA_tAXloG (transaktion SA38) 62

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Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des reports CA_tAXloG 62Abbildung 24: Anzeige Customizing der tabelle tXw_C_bUkrS (transaktion Sm31) 64Abbildung 25: Aufruf der hilfe zur DArt-Datensegmentkonfiguration (transaktion ftwQ) 66Abbildung 26: Anzeige der hilfe zur DArt-Datensegmentkonfiguration (transaktion ftwQ) 66Abbildung 27: beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: felder für alle länderversionen 70Abbildung 28: beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: felder nur länderversion „DE“. 71Abbildung 29: Ausschnitt für ein DArt-Segment mit dem jeweiligen feldkatalog 71Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DArt-feldkatalog (hier Segmente tXw_fi_*) 72Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-tabelle 72Abbildung 32: Auszug der Daten einer referenztabelle 73Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur transaktion SU22 74Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten 77Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt 78Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache 81Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll 83Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-browser (transaktion ftwf) 83Abbildung 39: DArt kontrollsummen für fi-belege 85Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (transaktion ftwD) 86Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung transaktion ftwD 86Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DArt-Extraktion mittels Schedule-manager 91

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Die DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU1 im Arbeitskreis financials konstituierte sich im September 2001, um in enger zusammenarbeit mit den Entwicklungsabteilungen der SAP AG lösungen zur Umsetzung der ge-setzlichen Vorschriften zum Datenzugriff zu erarbeiten. nachdem wir im mai 2002 erstmals Empfehlungen zu diesem thema veröffentlicht haben und im mai 2006 die zweite fassung herausgegeben wurde2, legt die Arbeitsgruppe nun die 3. Version der Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU vor. Auch diesmal entstand das werk als Ergebnis aus Analysen von Experten aus mitgliedsfirmen der bereiche it, Steuern, finanzen und revision namhafter Unternehmen. Gegenüber der 2. Version haben wir die Darstellung wesentlich ausgedehnt. Der zwischenzeitlich deutlich erweiterte SAP-funktionsumfang wird kommentiert und für die praktische Anwendung erläutert. Viele Anregungen aus den DSAG-mitgliedsfirmen und anderen SAP-Anwendungsunternehmen sind eingeflossen. Auch aus den reihen der finanzverwaltung erhielten wir hinweise, die in das lösungskonzept eingearbeitet wurden. Praktische Erfahrungen mit Außenprüfungen mit digitalem zugriff liegen der AG GDPdU aus mehreren bundesländern vor.

ziel unserer Dokumentation ist es, ratschläge „von mitgliedern für mitglieder“ zu bieten, wie die herausfor-derungen des digitalen Datenzugriffs praxisgerecht gemeistert werden können. Die AG GDPdU möchte alle SAP-Anwender im Allgemeinen und ihre mitglieder im besonderen für die thematik des Datenzugriffs nochmals sensibilisieren. Allen lesern mögen die Ausführungen der kontrolle ihrer individuellen betriebliche Umsetzung in SAP- und in ggf. vor- und / oder nachgelagerten Systemen dienen. nachdem ein GDPdU-Einführungsprojekt vielleicht vor einigen Jahren durchgeführt wurde, ergeben sich im Alltag neue herausforderungen rund um den Datenzugriff, sodass die materie nicht ad acta zu legen ist. Die Anwendung der GDPdU bringt fortlaufende Aktualisierungen mit sich, wenn sich organigramme / Geschäftsprozesse und it-Systeme ändern. SAP bietet einen zweitägigen workshop (kursbezeichnung: wDE680) an, der sich an mitarbeiterinnen und mitarbeiter aus dem rechnungswesen und den Steuerabteilungen sowie Systemadministratoren richtet, die im rahmen von steuerlichen Außenprüfungen mit dem Datenzugriff der finanzverwaltung in ihren Unternehmen konfrontiert bzw. befasst sind.

Unsere Empfehlungen beruhen im wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-funktionsumfang der SAP-Systeme. SAP-branchenlösungen und Erweiterungsmodule APo, SEm, Crm, SCm, bi, Plm etc. sind grundsätzlich nicht in diese Empfehlungen einbezogen. Viele SAP-Systeme sind in der Praxis modifiziert und mit zusätzlichen funktionen durch Drittanbieter oder vom Unternehmen selbst entwickelten Problem-lösungen aufgerüstet worden. Die sich daraus ergebenden konsequenzen für das berechtigungskonzept für Prüferzugriffe und für die technische lösung der Datenträgerüberlassung sind ebenfalls nicht Gegenstand unserer Dokumentation. wir beschränken uns auf hinweise, welche optionen im SAP-Standard für DArt bereitstehen, um auch unternehmensspezifische Veränderungen der Datenbasis in die Datenträgerüber-lassung einzubeziehen.

Diese Empfehlungen wurden von der AG GDPdU sorgfältig recherchiert und erarbeitet. Dennoch überneh-men weder die DSAG e. V. noch die mitglieder der AG GDPdU, die an der Erstellung mitgewirkt haben, irgendeine haftung für die inhaltliche richtigkeit oder für die Akzeptanz der Empfehlungen bzw. Vorschläge seitens der finanzverwaltung. Eine haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen. Es wird darauf hingewie-sen, dass diese Empfehlungen keine Steuerberatung im Einzelfall darstellen, sondern Denkanstöße und lösungsansätze bieten. Jedes Unternehmen muss ggf. die notwendige steuerliche beratung entweder intern oder extern sicherstellen.

1 Vorwort

1 im folgenden kurz als „AG GDPdU“ bezeichnet.2 Empfehlungen zur Anwendung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 31.05.2006, Version 2.0; http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/DSAG_GDPdU_Empfehlungen_V2_final_060531.pdf

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wann immer Sie in diesem kontext Verbesserungen für notwendig halten oder über praktische Erfahrun-gen bei Außenprüfungen – im positiven wie auch negativen Sinne – berichten können, lassen Sie uns dies bitte wissen. kontaktadresse: siehe Angaben zum Sprecher und zum Stellvertreter der AG GDPdU auf der internetseite www.dsag.de3.

wir werden die DSAG-Empfehlungen zu gegebener zeit erneut überarbeiten, um einerseits die in dieser fassung noch nicht beschriebenen Gesichtspunkte aufzunehmen und andererseits uns zugehende hinweise und Anregungen zu berücksichtigen.

rainer böhleSprecher der Arbeitsgruppe GDPdU des Ak financials

3 www.dsag.de/ag/gdpdu Siehe www.dsag.de → Arbeitskreise übersicht → Prozesse → AG GDPdU.

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2 EinleitungSeit dem 01.01.2002 hat die finanzverwaltung gem. §147 Abs. 6 Ao4 das recht, im rahmen steuerlicher Außenprüfungen5 auf das DV-System des Steuerpflichtigen zuzugreifen, um die mit hilfe des DV-Systems erstellte buchführung des Steuerpflichtigen elektronisch zu prüfen. Die hinsichtlich des Datenzugriffs sehr weit und für DV-technische Abgrenzungen nicht immer präzise genug gefassten befugnisse der finanz-behörden sind in einem – für sie bindenden – bmf-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)6“ dargelegt.

Die realisierung des Datenzugriffs, der nach freier wahl der Außenprüfer in form > des unmittelbaren zugriffs (z17) > des mittelbaren zugriffs (z2)> der Datenüberlassung auf maschinell auswertbaren Datenträgern (z3)

erfolgen kann, ist mit einer reihe von kritischen betriebstechnischen fragestellungen verbunden, die mit einem erheblichen Aufwand in den Unternehmen gelöst werden müssen.

Der Datenzugriff umfasst die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen, mit entsprechender hard- und Soft-ware die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten unverzüglich lesbar und in maschinell auswertbarer form vorzuhalten.8 Dabei ist wie bisher grundsätzlich die 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungs-pflicht gem. § 257 Abs. 1 hGb und §147 Abs. 1und 3 Ao unter berücksichtigung der revisionssicherheit zu beachten. Es dürfte die Steuerpflichtigen vor allem mit blick auf hard- und Software-wechsel in der betrieblichen Praxis vor große Probleme stellen, die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer form aufzubewahren und jederzeit lesbar zu machen.

Das Datenzugriffsrecht der finanzverwaltung ist zwischenzeitlich durch einige finanzgerichtliche Ent-scheidungen präzisiert worden.9 Als beispiel sei der bfh-beschluss vom 26.09.2007 genannt, in dem die richter Stellung zur Steuerrelevanz der kompletten finanzbuchhaltung10 und zum zugriff auf eingescannte originäre buchungsbelege genommen haben, die ursprünglich in Papierform vorlagen.

nach nunmehr mehr als sieben Jahren rechtsverbindlicher Gesetzgebung macht die finanzverwaltung vom Datenzugriff regen Gebrauch. Die Außenprüfer setzen nach unserem kenntnisstand immer mehr die Prüfsoftware iDEA® ein. Es bleibt festzuhalten, dass die Außenprüfer von den Unternehmen in der regel die digitale bereitstellung der Daten für zugriffsarten z1, z2 und / oder z3 fordern. Die Vorgehensweise der finanzverwaltungen ist von bundesland zu bundesland unterschiedlich. Die finanzverwaltung hat erkannt, dass neben der Schulung zur Anwendung der Prüfsoftware auch eine intensive Schulung der Außenprüfer in bezug auf die SAP-Software und ihre funktionen einhergehen muss.

Einige länder haben zur Unterstützung der Außenprüfer Planstellen für spezielle EDV-fachprüfer einge-richtet bzw. sind dabei, diese einzurichten, während andere bundesländer die zielsetzung verfolgen, dass der Außenprüfer selbst den Datenzugriff beherrschen muss.

4 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, Artikel 7 und 8, bGbl. i S. 1433. 5 Vgl. §193 ff. Ao; zur Erläuterung siehe Abschnitt 3.2.3. 6 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Az.: iV D 2 – S 0316 136 / 01, bStbl i S. 415, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/bmf__Startseite/Aktuelles/bmf__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/

abgabenordnung/006.html.7 „z“ steht für zugriffsart.8 Vgl. §147 Abs. 6 i.V.m. Abs. 2 nr. 2 Ao.9 Vgl. übersicht der beschlüsse / Urteile in Abschnitt 8.4.10 Vgl. Abschnitt 4.3.

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3 Rechtlicher Rahmen3.1 GESEtzliChE rAhmEnbEDinGUnGEn UnD VErwAltUnGSAUffASSUnG

3.1.1 StEUErSEnkUnGSGESEtz Vom 23.10.2000Durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.200011 wurde mit wirkung ab 01.01.2002 die Abgabenordnung sowie das Umsatzsteuergesetz geändert. Die folgende tabelle zeigt die Gesetzesänderungen in Stichworten:

GESEtzESGrUnDlAGE StiChwort

§146 Abs. 5 Satz 2 und 3 Ao innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über Daten verfügen können und sie unverzüglich lesbar zu machen

§147 Abs. 2 nr. 2 Ao innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über die Daten zu verfügen, sie unverzüglich lesbar zu machen und sie maschinell auswerten zu können.

§147 Abs. 5 Ao hilfsmittel zu stellen, um Unterlagen auf bildträgern unverzüglich lesbar zu machen.

§147 Abs. 6 Ao Datenzugriffsrecht

§ 200 Abs. 1 Satz 2 Ao mitwirkungspflicht beim Datenzugriff des Außenprüfers nach §147 Abs. 6 Ao.

§14 Abs. 4 UStG Eine elektronische Abrechnung mit einer digitalen Signatur nach dem Signaturgesetz vom 22. Juli 1997 (bGbl. i, S. 1870, 1872) wird als rechnung anerkannt.

tabelle 1: übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000

Die finanzverwaltung führt als begründung für die änderungen in der Ao den zunehmend beleglos durch-geführten Geschäftsverkehr, den verstärkten Einsatz von DV in den Unternehmen und die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Unternehmen (umsatzsteuerlich zulässig nach §14 Abs. 3 UStG) an. Sie leitet vor allem aus dem letzten Punkt ihren Anspruch ab, die auf elektronischem wege erstellten rechnungen auf gleichem weg – elektronisch – prüfen zu müssen.

Aus den änderungen des §147 Abs. 2 nr. 2 und Abs. 6 Ao ergibt sich die Verpflichtung für den Steuerpflich-tigen, digital erzeugte steuerrelevante Daten bzw. Unterlagen unverzüglich lesbar und maschinell auswert-bar jederzeit verfügbar vorzuhalten, sowie das recht des Außenprüfers, bei einer Außenprüfung in diese gespeicherten Daten Einsicht zu nehmen bzw. Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern zur Auswertung zu erhalten (Datenträgerüberlassung).

11 a.a.o.

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3.1.2 bmf-SChrEibEn Vom 16.07.2001Das bundesfinanzministerium (bmf) hat mit Schreiben vom 16.07.200112 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ veröffentlicht. Darin werden die befugnisse konkretisiert, die der finanzverwaltung durch die änderung der Ao – vor allem in §147 Abs. 6 Ao – eingeräumt werden.

Der Datenzugriff der Außenprüfer während einer steuerlichen Außenprüfung wird aus Sicht der finanzver-waltung im bmf-Schreiben vom 16.07.200113 näher erläutert. Der Außenprüfer kann auf alle originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens zugreifen. Dafür stehen ihm drei zugriffsarten (z1, z2 bzw. z3)14 zur Verfügung. Er kann auch kumulativ mehrere der möglichkeiten in Anspruch nehmen. Dabei hat er jedoch immer das Gebot der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Das bedeutet, er darf nichts Unmögliches verlangen, hat den zugriffsweg und den Umfang des zugriffs so zu wählen, sodass der Steuerpflichtige am wenigsten belastet wird.15

in diesem zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die finanzverwaltung bei einer Außenprüfung nach wie vor verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Daten wie bisher z. b. in Papierform oder der jeweiligen Aufbewahrungsform vorgelegt werden. Die Ausübung dieses wahlrechts obliegt allein dem freien Ermessen des Außenprüfers. Es ist davon auszugehen, dass von dieser Alternative in absehbarer zukunft immer weniger Gebrauch gemacht wird. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst entscheiden, wie er mit dem Datenzugriff umgeht, ob er z. b. frühzeitig mit seinem finanzamt bzw. seinem steuerlichen berater kontakt aufnimmt, um missverständnisse über die Vorgehensweise bei der Durchführung der Außenprüfung zu vermeiden und um diese, soweit möglich, mit dem Außenprüfer selbst abzustimmen.

Das bmf-Schreiben vom 16.07.2001 stellt eine allein die finanzverwaltung bindende konkretisierung bzw. Auslegung der gesetzlichen regelung zum Datenzugriff dar. inwieweit die Auslegung der gesetzlichen normen durch die finanzverwaltung und die darauf gestützten maßnahmen im Einzelfall erfüllbar und gesetzeskonform sind, kann verbindlich nur von der finanzgerichtsbarkeit16 entschieden werden. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, ob es den von der finanzverwaltung geforderten Grund-sätzen nachzukommen bereit ist oder eine abschließende klärung durch die finanzgerichte anstrebt.

Des weiteren wird in diesem Schreiben zu der digitalen überprüfbarkeit von elektronischen Abrechnungen (qualifizierte elektronische Signatur) i.S.d. §14 Abs. 3 UStG Stellung genommen. Die elektronische Signatur ist ein weiteres Element für einen uneingeschränkten Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnungen. Diese neue form der übermittlung und kontrolle von rechnungen, deren revisionssicherheit durch die qualifizierte Signatur sichergestellt werden soll, war nicht Gegenstand unserer beratungen innerhalb der AG GDPdU.

12 a.a.o.13 a.a.o.14 Vgl. Abschnitt 3.2.4 ff.15 Vgl. § 5 Ao, bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt iii 3, a.a.o.16 Einige Gerichtsurteile haben das zugriffsrecht präzisiert, vgl. Abschnitt 8.4. Se

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3.1.3 bmf-frAGEn- UnD AntwortEnkAtAloG (bmf-fAQ) UnD SEinE zVEi- kommEntiErUnGDie finanzverwaltung hat im internet einen fragen- und Antwortenkatalog (bmf-fAQ) zu fragen in zusammenhang mit dem Datenzugriffsrecht veröffentlicht.17 Die aktuelle fassung datiert vom 23.01.2008, davor wurden fassungen mit Datum 15.01.2007, 01.02.2005, 06.03.2003 und 22.08.2002 ins netz gestellt.18

Er soll aus Sicht der finanzverwaltung eine orientierungshilfe für die praktische Umsetzung des Daten-zugriffsrechts bieten. hinzuweisen ist auf die rechtliche Unverbindlichkeit des bmf-fAQ. Es handelt sich lediglich um eine „orientierungshilfe“. Dem katalog, so der bmf in einem Schreiben vom 24.06.2003 an den zVEi zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V., frankfurt, kommt somit nicht die rechts-qualität einer Verwaltungsanweisung zu. Es bleibt sowohl der finanzverwaltung als auch der wirtschaft überlassen, sich danach zu richten. inzwischen nehmen einzelne Gerichtsurteile bezug auf den bmf-fAQ, der deswegen jedoch in der rangfolge der rechtsqualität nicht aufsteigt.

Der zVEi hat in zusammenarbeit mit seinen mitgliedern eine kommentierung zur fassung des bmf-fAQ vom 15.01.2007 aus Sicht der Unternehmen auf seiner homepage im internet veröffentlicht.19 Sie soll aus Sicht des zVEi den Unternehmen als Argumentationshilfe dienen. Die wesentlichen Aussagen der kom-mentierung sind auch auf den aktuellen Stand des bmf-fAQ vom 23.01.2008 anwendbar.

im bmf-Schreiben vom 16.07.2001 wird weiterhin ausgeführt, dass die regelungen der GobS20 im übrigen unberührt bleiben. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die GDPdU, die aus Sicht des bmf als Ergän-zung zu den GobS gesehen werden, teilweise im widerspruch zu diesen stehen. im zweifelsfall gehen die GDPdU den GobS vor, so die meinung der finanzverwaltung (vgl. bmf-fAQ, Abschnitt iii, Antwort zur frage 5 und 7)21. Diese meinung wird auch in kommentierungen zum §146 Ao vertreten22, während der zVEi konträrer Auffassung ist.23

3.1.4 wEitErEntwiCklUnG GDPDUVom bmf wird die Auffassung vertreten, substanzielle änderungswünsche zum Datenzugriffsrecht – sowohl von Seiten der finanzverwaltung als auch von Seiten der Unternehmen bzw. der wirtschaftsverbän-de – erst zu gegebener zeit, insbesondere nach Vorliegen repräsentativer praktischer Erfahrungen, aufgrei-fen und auf den Prüfstand stellen zu wollen. zum Stand der Ausarbeitung dieser Empfehlung (redaktionsschluss: 11.08.2008) war uns keine offizielle initiative zur änderung der GDPdU bekannt, außer der initiative zum bürokratieabbau24, siehe Abschlussbericht der AwV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaft-liche Verwaltung e. V., Eschborn, an das bundeswirtschaftsministerium für wirtschaft und technologie25. Es bleibt abzuwarten, inwieweit sich die Diskussionen um neue tax-Compliance-modelle innerhalb der finanzverwaltung (Stichwort: jährliche betriebsprüfung) fortentwickeln. hier ergäbe sich die Gelegenheit, den Unternehmen seitens der finanzverwaltung mit klaren Definitionen und festlegungen i.S.d. GDPdU eine wünschenswerte Entlastungen zukommen zu lassen.

Die AG GDPdU wird den vor Jahren begonnenen Dialog mit der finanzverwaltung zur klärung von zweifelsfragen im rahmen von SAP-Anwendungen weiterführen.26

17 bmf-fAQ, aktueller Stand: 23.01.2008, fundstelle: www.bundesfinanzministerium.de. wirtschaft und Verwaltung → Steuern → Veröffentlichungen zu Steuerarten → betriebsprüfung → Datenzugriff (GDPdU), http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_308/DE/bmf__Startseite/Service/Downloads/Abt__iV/09,templateid=raw,property=publicationfile.pdf.18 Alle Versionen des bmf-fAQ sind abrufbar unter: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm.19 www.zvei.de, Suchbegriff „GDPdU“.20 bmf-Schreiben vom 07.11.1995 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter buchführungssysteme, Az.: iV A 8 – S 0316 – 52 / 95, bStbl. i, S. 738.21 a.a.o.22 Vgl. tipke / kruse, kommentar zur Ao und fGo, kommentierung zu §§146, 147 Ao.23 zVEi-kommentierung, Abschnitt iii, zur frage 7. a.a.o.24 Vgl. kmU-Projekt der AwV im Auftrag des bmwA zur optimierung der Aufbewahrungspflichten, http://www.awv-net.de/cms/front_content.php?idcat=17&idart=173.25 fundstelle: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/buerokratieabbau_aufbewahrungspflichten.pdf.26 Vgl. Stand der Gespräche mit der finanzverwaltung: http://www.dsag.de/index.php?id=79&dsag%5bakag%5D=103&chash=96caeedb6f.15

3 Rechtlicher RahmenSe

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3.2 zUGriff AUf StEUErliCh rElEVAntE DAtEn

3.2.1 DEr bEGriff „StEUErrElEVAntE DAtEn“im rahmen der gesetzlichen regelung zum Datenzugriff ist der begriff „steuerrelevante Daten“ nicht definiert bzw. nicht präzisiert worden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und der Datenzugriff betreffen die in §147 Abs. 1 Ao genannten Unterlagen:> bücher und Aufzeichnungen, inventare, Jahresabschlüsse, lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen organisationsunterlagen> die empfangenen handels- oder Geschäftsbriefe> wiedergaben der abgesandten handels- oder Geschäftsbriefe> buchungsbelege> Unterlagen, die einer zollanmeldung beizufügen sind, die mit mitteln der Datenverarbeitung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 zollkodex abgegeben wurden, sofern die zollbehör- den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 zollkodex auf Vorlage von originale verzichtet oder originale nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hat> sonstige Unterlagen, soweit sie für die besteuerung von bedeutung sind.

nach §147 Abs. 1 nr. 5 Ao müssen sonstige Unterlagen aufbewahrt werden, soweit sie für die besteuerung von bedeutung sind. Dies gilt auch für originär digital erzeugte Daten. im bmf-Schreiben vom 16.07.200127 vertritt die finanzverwaltung die Auffassung, dass die Daten der finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhal-tung sowie der lohnbuchhaltung unter diese regelung fallen und somit vollumfänglich steuerrelevant sind. Dies hat der bfh in seinem beschluss vom 26.09.200728 betreffend die Daten der finanzbuchhaltung bestä-tigt. Der Steuerpflichtige wollte den zugriff auf die konten für Drohverlustrückstellungen, für handelsrecht-liche Steuerumlagen und für nichtabziehbare betriebsausgaben nicht einräumen. Der bfh hat dies mit der begründung abgelehnt, dass die konten der finanzbuchhaltung „bücher“ i.S.d. §147 Abs. 1 Satz 1 nr. 1 Ao sind und die handelsrechtliche buchführung in ihrer Gesamtheit zur feststellung der überprüfung der besteuerungsgrundlagen geeignet ist. Damit ist die buchführung in ihrer Gesamtheit gem. §140 Ao für die besteuerung von bedeutung29. Die Steuerrelevanz darf lt. bfh nicht mit der „steuerlichen Auswirkung“ gleichgesetzt werden.

Soweit sich in anderen bereichen der Datenverarbeitungssysteme originär digital erzeugte steuerrelevante Daten befinden, hat der Steuerpflichtige nach meinung der finanzverwaltung diese nach maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter weise vorzuhalten. Auf die Steuerpflichtigen kommt aus Sicht der finanzverwaltung die Pflicht zu, ihre Verfahrenslandschaft auf die Steuerrelevanz der Daten im Einzelnen zu überprüfen. Dies wird im Grundsatz auch im rechtskräftigen Urteil des finanzgerichts rheinland-Pfalz vom 13.06.200630 bejaht. Demnach sind Daten von kostenstellen steuerrelevant, soweit sie sich auf die bewertung z. b. von beteili-gungen, Vermögensgegenständen oder rückstellungen beziehen. Darüber hinaus aber hat das finanz-gericht für den weiteren zugriff auf andere kostenstellen hohe Anforderungen vorgegeben, in denen die Außenprüfer steuerrelevante Daten vermuten. Sollten sich die von den Außenprüfern geforderten Daten nicht nur in der kostenstellenrechnung befinden, sondern – wie im Urteilsfall – auch vollständig in der finanzbuchhaltung enthalten sein, so müssen die Außenprüfer nach meinung der richter erst die ihnen zur Verfügung stehenden möglichkeiten im rahmen der zugriffsarten z1 und z3 zur überprüfung der finanzbuchhaltung nutzen.

27 Abschnitt i 1, Absatz 2, a.a.o.28 bfh-beschluss vom 26.09.2007, i b 53 54 / 07, bfh / nV 2008, Seite 133. 29 Vgl. Abschnitt 4.3.30 fG rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, Az. 1-k-1743 / 05, rechtskräftig, EfG 2006, Seite 1634.

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Erst danach dürfen sie gezielt auf weitere Daten der kostenstellenrechnung zugreifen (Stichwort konkreti-sierung der Prüferanfrage).31

Der bmf-Erlass vom 28.11.200732 dehnt die Anforderungen auf Unterlagen für zollzwecke aus.

3.2.2 GültiGkEit DES DAtEnzUGriffS UnD GEltUnGSbErEiChDie deutsche finanzverwaltung hat grundsätzlich das recht, für nach dem 31.12.2001 beginnende Prü-fungen auf Daten des Steuerpflichtigen elektronisch zuzugreifen. Dieses recht umfasst auch den zugriff auf Daten vorangegangener wirtschaftsjahre im rahmen der Aufbewahrungspflicht nach §147 Ao, soweit sich diese zum zeitpunkt der Außenprüfungen noch im Produktivsystem befunden haben. Das bedeutet, dass dem Außenprüfer der zugriff auch auf Daten zu gewähren ist, die ein Unternehmen aus wirtschaftsjahren vor 2002 nach dem 31.12.2001 archiviert und reorganisiert hat.33

Dagegen brauchen bei Archivierungen vor dem 01.01.2002 die Daten nicht wieder in das Produktivsystem zurückgeladen zu werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen ver-bunden ist.34 hierbei ist aber zu beachten, dass für die von der finanzverwaltung benutzten begriffe „Archivierung“, „rückladen“ und „reorganisation“ auch in der it-Praxis kein einheitliches Verständnis vorliegt.35

Die neuen regelungen zum Datenzugriff gem. §§146, 147 und 200 Ao sind nur für inländische Unternehmen und betriebsstätten ausländischer Unternehmen im Geltungsbereich der deutschen Abgabenordnung zu berücksichtigen.

Die buchhaltungsdaten müssen im Geltungsbereich der Abgabenordnung (Deutschland) verbleiben.36 Diese gesetzliche regelung entspricht nach unserer Auffassung nicht mehr den heutigen betriebswirtschaftlichen Anforderungen an die Unternehmen, die im rahmen der Globalisierung ländergrenzenüberschreitende Unternehmens- / konzernprozesse einführen, z. b. Shared Service Center. zwar hat der bmf in seinem Schreiben vom 29.01.200437 zur Umsetzung der EU-rechnungs-richtlinie in das deutsche Umsatzsteuer-recht die Aufbewahrung von elektronischen rechnungen mit digitaler qualifizierter Signatur im EU-Ausland zugelassen, soweit ein elektronischer zugriff durch die finanzverwaltung auf diese im EU-Ausland liegen-den Daten gewährleistet werden kann.38 Dies gilt aber nur für die Umsatzsteuer. Ertragsteuerlich müssen die Daten weiterhin in Deutschland aufbewahrt werden.39

Den Datenzugriff durch die finanzverwaltung gibt es auch in unterschiedlichen Ausprägungen in anderen ländern (z. b. Österreich, frankreich, Schweiz, Portugal und USA). zu den regelungen in den anderen ländern wird in diesen Empfehlungen nicht Stellung genommen.

3 Rechtlicher Rahmen

31 Vgl. bmf-fAQ, Abschnitt i. frage 7, a.a.o., und zVEi-kommentierung, a.a.o.32 bmf-Erlass vom 28.11.2007, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den zuständigkeitsbereich der zollverwaltung (GDPdUz), Az.: iii A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/rechtsgrund/gdpduz.pdf.33 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 b, a.a.o.34 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 a, a.a.o.35 Vgl. auch Abschnitt 4.5.1.36 Vgl. §146 Abs. 2 Satz 1 Ao sowie gleichlautende ofD-Verfügungen münchen / nürnberg vom 23.12.2002, Az. münchen: S-0315 – 17 St 312, Az. nürnberg: S-0315 – 8 St 24.37 bmf-Schreiben vom 29.01.2004, Umsetzung der richtlinie 2001 / 115 / EG (rechnungsrichtlinie) und der rechtsprechung des EuGh und des bfh zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das zweite Gesetz zur änderung steuerlicher Vorschriften, Az. iV b 7 – S 7280 – 19 / 04, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/bmf__Startseite/Aktuelles/bmf__Schreiben/Veroffentlichungen__zu_

Steuerarten/umsatzsteuer/024.html.38 rz. 74, a.a.o.39 rz. 77, a.a.o.Se

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3.2.3 AUSSEnPrüfUnGEn i.S.D. §147 Ao Außenprüfungen, für die die regelungen der GDPdU gelten, beziehen sich im wesentlichen auf folgende Steuerbereiche:

> AllGEmEinE bEtriEbSPrüfUnG (bzw. ErtrAGStEUErPrüfUnG) Sie umfasst die Steuerarten körperschaftsteuer, Einkommensteuer, kapitalertragssteuer, Gewerbesteuer, Solidaritätszuschlag und Umsatzsteuer. im mittelpunkt stehen bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), nachweise zu einzelnen bilanz- und GuV-Positionen, konten der hauptbuchhaltung, Personenkonten der Debitoren- und kreditorenbuchhaltung, Daten der Anlagenbuchhaltung, wertpapiere (bestandsübersichten, bestandsentwicklungsübersichten, zugangs- / Abgangslisten, Depotfinanzströme), bestands- und Schadenabwicklungen der Versicherungsbuchhaltung.

Auch erwartet die finanzverwaltung eine bessere überprüfung der Verrechnungspreise mit hilfe des elektronischen Datenzugriffs. Einerseits geht das bmf40 davon aus, dass im rahmen der Verschärfung der Verrechnungspreisdokumentation §147 Abs. 6 Ao anwendbar ist. Andererseits handelt es sich bei den Gewinnabgrenzungsaufzeichnungen i.S.d. § 90 Abs. 3 Ao um eine Angemessenheitsdokumentation, während §147 Abs. 6 Ao die Sachverhaltsdokumentation betrifft. Das Verhältnis dieser beiden Vor- schriften zueinander ist noch ungeklärt.

> VErSiChErUnGStEUEr- / fEUErSChUtzStEUEr-bEtriEbSPrüfUnG Sie hat u. a. bilanz / GuV, konten der hauptbuchhaltung, buchungsjournale (insbesondere bzgl. beitrags- einnahmen) sowie u. a. nachweise zu einzelnen bilanz- und GuV-Positionen zum Gegenstand, die z. b. auf einzelnen EDV-Auswertungen basieren könnten.

> lohnStEUErAUSSEnPrüfUnG Sie bezieht sich auf lohnkonten, Gehalts- und reisekostenabrechnungen, bilanz und GuV, konten der hauptbuchhaltung etc. sowie u. a. nachweise zu einzelnen GuV-Positionen wie betriebsveranstaltungen, bewirtungskosten, freiwillige soziale leistungen und Geschenke.

> UmSAtzStEUErSonDErPrüfUnG Sie umfasst vor allem die überprüfung aller Umsatz-, USt- und Vorsteuerkonten sowie der sonstigen betrieblichen Ertragskonten, soweit sie für die Umsatzsteuerverprobung von bedeutung sind.

> zollPrüfUnG Sie umfasst nach bekanntgabe des bmf-Erlasses vom 28.11.200741 i.S.d. §193 Ao, § 33 Gesetz zur Durchführung der Gemeinsamen marktorganisation und §12 marktordnungsgesetz in erster linie zollprüfungen der Einfuhrabgaben für beschaffungen aus Drittländern, zollamtliche überwachung, marktordnungsprüfungen oder Prüfungen nach § 44 Außenwirtschaftsgesetz.

> wEitErE PrüfUnGEn Auch für Prüfungen im zusammenhang mit Verbrauchssteuern (Strom-, mineralöl-, bier-, brandwein- steuer etc.) gilt der digitale Datenzugriff.

Die Umsatzsteuernachschau (§ 27 b UStG) ist keine Außenprüfung i.S.d. §193 Ao. Sie fällt nicht unter den Geltungsbereich der GDPdU. nach § 27 b Absatz 3 UStG kann sie jedoch in eine Außenprüfung übergehen.

40 Vgl. bmf-Schreiben vom 12.04.2005, Grundsätze für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen nahe stehenden Personen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen in bezug auf Ermittlungs- und mitwirkungspflichten, berichtigungen sowie auf Verständigungs- und EU-Schiedsverfahren (Verwaltungsgrundsätze-Verfahren), Az.: iV b 4 – S 1341 – 1 / 05, tz. 3.4.3, http://www.bundesfinanz

ministerium.de/nn_58004/DE/bmf__Startseite/Aktuelles/bmf__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/internationales__steuerrecht/001.html.28

bfh-beschluss vom 26.09.2007, i b 53 54 / 07, bfh / nV 2008, Seite 133. 41 a.a.o. Se

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3.2.4 UnmittElbArEr zUGriff (z1-zUGriff)Der Außenprüfer hat das recht, unter benutzung einer für ihn eingerichteten benutzerrolle selbstständig auf Datenverarbeitungssysteme des Steuerpflichtigen zuzugreifen, die steuerlich relevante Daten enthalten. Der Steuerpflichtigen muss die hard- und Software bereitstellen, damit der Außenprüfer Einblick in die Daten nehmen und diese maschinell auswerten kann. Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den nur-lese-zugriff inklusive einer Sortier- und filterfunktion auf diesen DV-Systemen des Steuerpflichtigen durch den Außenprüfer zur Prüfung von

> bewegungsdaten (z. b. buchungsbelege der finanzbuchhaltung)> Stammdaten (z. b. kreditorenstamm) und > Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den tabellen einer relationalen Datenbank, z. b. zwischen belegkopf und belegzeile des finanzbuchhaltungsbelegs).

Dem zugriffsrecht unterliegen die im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. mit „vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten“ können nur die im DV-System tatsächlich vom Unternehmen genutzten Aus-wertungsprogramme und -arten gemeint sein. Darunter sind auch Eigenentwicklungen der Unternehmen zur Auswertung steuerlicher Daten zu verstehen, die dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind. hinzuweisen ist u. a. auf kundeneigen entwickelte Auswertungen, in deren Programmcode fest vorgegeben ist, dass sie nur für einen bestimmten buchungskreis lauffähig sind. im bmf-fAQ, Abschnitt ii, frage 1 i.V.m. Abschnitt iii, frage 13, wird der terminus „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit ausge-legt.42 Danach sollen vom Steuerpflichtigen auch standardisierte Auswertungsprogramme zur Verfügung gestellt werden, die nicht auf dem DV-System installiert, aber im funktionsumfang der Software enthalten sind. Es kann sicherlich den Steuerpflichtigen unter berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnis-mäßigkeit der mittel nicht zugemutet werden, lediglich für zwecke der Außenprüfung Auswertungsmöglich-keiten installieren bzw. aktivieren zu müssen, welche vom ihm selbst weder genutzt werden noch für den produktiven Einsatz freigegeben sind. bei der Prüfung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit sind auch die technische realisierung und der erforderliche personelle Aufwand zu berücksichtigen.

Darüber hinaus legt die finanzverwaltung den begriff „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ dahinge-hend aus, dass dazu auch Anwendungsprogramme gehören, die zwar im Unternehmen vorhanden sind, aber vom Steuerpflichtigen selbst nicht genutzt werden. im bmf-fAQ wird hierzu der begriff „Standard-software“ verwendet und als beispiel „tabellenkalkulationsprogramm“ genannt.43 Der zVEi hat seine kommentierung zum bmf-fAQ hierzu auf die Systemwelt abgestellt, die die Steuerpflichtigen tatsächlich nutzen.44

Die finanzverwaltung hat schon vor dem beschluss des bfh vom 26.09.200745 die „nutzung der vorhande-nen Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit interpretiert. Soweit buchungen über eine Verknüpfung zu einem Dokument in elektronischer form verfügen, umfasste nach ihrer Auffassung das Datenzugriffsrecht die freigabe dieser verknüpften Unterlagen.

Der bfh hat sich mit der frage, ob das recht zur Einsichtnahme auf solche verknüpften Unterlagen in elektronischer form aus den GDPdU folgt, nicht beschäftigt (obwohl das finanzgericht46 dies umfangreich zu begründen versuchte). Der bfh hat die Vorlagepflicht in elektronischer form bereits aus §145 Abs. 5 Ao abgeleitet, der die lesbarmachung von aufzubewahrenden und vorzulegenden Unterlagen (z. b. handels-briefe, rechnungen etc.) regelt. Der Außenprüfer muss sich danach nicht mit einem Ausdruck begnügen,

3 Rechtlicher Rahmen

42 a.a.o.; vgl. auch zVEi-kommentierung, Abschnitt i. frage 2 i.V.m. iii., frage 12 (bmf-fAQ 15.01.2007), a.a.o.43 Abschnitt iii, frage 12, a.a.o.44 Vgl. zVEi-kommentierung, Abschnitt iii, frage 12 (bmf-fAQ 15.01.2007), a.a.o.; zum Prüferarbeitsplatz siehe auch Abschnitt 4.6.1.45 a.a.o.46 Vgl. fG Düsseldorf, beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig, EfG 2007, Seite 892.Se

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sondern kann vom Steuerpflichtigen die Vorrichtungen für eine elektronische Anzeige verlangen. Der bfh hat jedoch keinen bestimmten weg vorgeschrieben.

hieraus ergeben sich folgende praktische Auswirkungen:

> Verlangt der betriebsprüfer eine „elektronische“ Vorlage solcher Unterlagen, muss der Steuerpflichtige den Prüferzugriff um diese berechtigung erweitern. > Es ist jedoch jede andere form der „elektronischen“ Vorlage (z. b. als elektronisches Dokument auf konkrete nachfrage oder durch die Einrichtung einer anderen leseberechtigung auf archivierte Unterlagen) denkbar.

nach dem bfh-beschluss vom 26.09.2007 sind die Unternehmen verpflichtet, diese zugriffsmöglich- keiten zu prüfen und auf Verlangen auch einzurichten.

Eine fernabfrage der finanzverwaltung beim Steuerpflichtigen (online-zugriff) ist gemäß bmf-Schreiben vom 16.07.200147 ausgeschlossen.

3.2.5 mittElbArEr zUGriff (z2-zUGriff)bei dieser zugriffsart wertet der Außenprüfer im Unterschied zu z1 die Daten nicht selbst aus, sondern verlangt, dass der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter die Daten nach seinen Vorgaben durch einen nur-lese-zugriff maschinell auswertet. Die Steuerpflichtigen sind zur Unterstützung des Außen-prüfers verpflichtet,48 indem sie Personen zur Verfügung stellen, die mit dem DV-System vertraut sind (siehe auch Ausführungen zum unmittelbaren zugriff z149).

3.2.6 DAtEnübErlASSUnG (z3-zUGriff)ferner hat der Außenprüfer das recht, dass der Steuerpflichtige ihm die steuerlich relevanten Daten auf Datenträger zur maschinellen Auswertung überlässt. Dies gilt auch dann, wenn sich die Daten außerhalb der Einrichtungen des Steuerpflichtigen bei einem mit der buchhaltung beauftragten Unternehmen (z. b. einem Steuerberater) oder auf einem System eines rechenzentrumbetreibers befinden.

Die finanzverwaltung setzt bei dieser form des Datenzugriffs bundeseinheitlich die Prüfsoftware iDEA® mit der Schnittstelle SmartX ein, und zwar ausschließlich auf den Systemen der finanzverwaltung / den rechnern der Außenprüfer. Ergeben sich aufgrund der Analyse des auf Datenträgern überlassenen Datenmaterials beispielsweise Anhaltspunkte, die eine vertiefte überprüfung angezeigt erscheinen lassen, oder reichen die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten zur steuerlichen beurteilung nicht aus, ist der Außenprüfer zum zusätzlichen unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff (z1 / z2) berechtigt. Er kann aber auch neue Datenträger mit weiteren bislang nicht bereitgestellten steuerlich relevanten Daten verlangen.

überlassene Datenträger muss der Außenprüfer spätestens nach Abschluss der Prüfung und Eintritt der bestands-kraft der aufgrund der Außenprüfung erlassenen bescheide zurückgeben oder vernichten. Daten auf den Prüfer-rechnern werden gelöscht.50 Der rücklauf der Datenträger sollte überwacht werden, insbesondere dann, wenn im rahmen der Außenprüfung sich eine Vielzahl von Anfragen nach Datenträgerüberlassung ergeben.51

47 Vgl. Abschnitt i 1 a, a.a.o.48 Vgl. mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5 und Abs. 6 Satz 3 Ao. 49 Vgl. Abschnitt 5.4 technischer z1- / z2-zugriff.50 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i 1 c, a.a.o.; bmf-fAQ, Abschnitt ii, frage 5, a.a.o.51 Vgl. Abschnitt 4.6.2. Se

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3.2.7 DAtEnbESChrEibUnGSStAnDArDim Gesetz gibt es keine verbindlichen Aussagen zum Datenträgermedium und zu den Datenformaten. Auch das bmf-Schreiben vom 16.07.200152 sagt dazu nichts. Der bmf-fAQ53 nennt einige Datenformate, darunter „SAP / AiS“. Gemeint ist das SAP-Audit-format.

im rahmen der Datenträgerüberlassung müssen dem Außenprüfer die zur Auswertung notwendigen informationen wie beispielsweise formatangaben, Dateistruktur, Datenfelddefinitionen sowie interne und externe Verknüpfungen zur Verfügung gestellt werden, die sogenannte Datensatzbeschreibung.54

Das SAP-Audit-format erfüllt diese Voraussetzungen. Die Verknüpfungsinformation sind bestandteil eines DArt-Extraktes und können dem Prüfer hieraus zur Verfügung gestellt werden. Das SAP-Audit-format kann von Prüfersoftware wie iDEA® oder ACl55 interpretiert werden.

Das bmf propagiert für die Datensatzbeschreibung im rahmen der Automatisierung der iDEA®-Schnitt-stelle das speziell entwickelte Xml-format.56

Das proprieretäre Xml-format für die Datensatzbeschreibung ist für die Steuerpflichtigen nicht bindend. Jedes im bmf-fAQ genannte Datenformat erfüllt den zweck. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die Datendatei selbst im Xml-format von der Prüfsoftware iDEA nicht gelesen werden kann. Dieses format ist als Datenformat im bmf-fAQ auch nicht genannt.

3.2.8 kUmUlAtiVEr zUGriffnach freier Entscheidung des Außenprüfers kann er von den zugriffsarten z1 bis z3 nebeneinander, nach-einander oder wahlfrei Gebrauch machen.57

3.2.9 mASChinEllE AUSwErtbArkEit im Gesetz ist nicht geregelt, was unter dem begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ zu verstehen ist. im bmf-Schreiben vom 16.07.200158 wird dazu ausgeführt, dass der nur-lese-zugriff das lesen, filtern und Sortieren der steuerrelevanten Daten unter nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten umfasst, wobei hier u. E. mit „vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten“ nur diejenigen gemeint sind, die tatsächlich durch den Steuerpflichtigen genutzt werden.59

zum beispiel erfüllt eine kontenschreibung exklusiv auf mikrofilm oder in anderen nicht auswertbaren formaten (z. b. pdf oder tiff) bzw. eine listenarchivierung in Papierform oder auf Com-film nicht mehr die Anforderungen der GDPdU, da aus diesem material keine Sortierung und filterung von Datensätzen möglich ist.

52 a.a.o.53 Abschnitt ii, fragen 2. u. 3., a.a.o.54 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i 2 C, a.a.o., bmf-information zum beschreibungsstandard vom 15.08.2002, Az.: iV D 2, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/bmf__Startseite/Service/Downloads/Abt__iV/010,property=publicationfile.pdf.55 iDEA® eingesetzt von deutscher finanzverwaltung, ACl® z. b. eingesetzt von österreichischer finanzverwaltung.56 ACl® kann dieses format nicht lesen.57 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i 1, Absatz 5, a.a.o.58 Vgl. Abschnitt i 1 a, a.a.o.59 Vgl. Abschnitt 3.2.4.

3 Rechtlicher RahmenSe

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werden originär digital erzeugte und steuerlich relevante Daten i.S.d. §§146 und 147 Abs. 1 Ao auf maschinell ausverwertbaren Datenträgern aufbewahrt, ist darauf zu achten, dass das angewandte Verfahren zur Erstellung der Datenträger und zu ihrer Aufbewahrung den Gob60 / GobS61 entspricht. Es muss sicherstellen, dass während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Verfügbarkeit, lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind.

Um diese maschinelle Auswertbarkeit im rahmen des Datenträgeraustausches zu gewährleisten, hat der Steuerpflichtige, wie unter Abschnitt 3.2.7 dargestellt, eine Datensatzbeschreibung in auswertbarer form mitzuliefern, damit das Prüfprogramm iDEA®, das der Außenprüfer auf seinem eigenen rechner nutzt, beim import der Daten die informationen über die bedeutung der felder maschinell auswerten kann.

60 Grundsätze ordnungsgemäßer buchführung; vgl. zum begriff und zu weiteren nachweisen: küting / weber, handbuch zur rechnungslegung, kommentar zur bilanzierung und Prüfung, 4., grundlegend überarbeitete und wesentlich erweiterte Auflage, Stuttgart 1995, band 1a, i. kapitel, Seite 135 ff., tz. 238 ff.61 bmf-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.o.

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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung 4.1 intErDiSziPlinärE ArbEitSGrUPPEDie Umsetzung und Anpassung von organisatorischen maßnahmen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben der GDPdU ist ein interdisziplinäres thema und kann deshalb weder allein von der it, dem finanz-, rechnungs- oder Steuerwesen bearbeitet werden. Aus Sicht der AG GDPdU müssen zumindest die nach-folgenden fachbereiche /Abteilungen in den Unternehmen bzw. externe Dienstleister bei der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen zusammenwirken: > Steuerabteilung> it> finanz- und rechnungswesen> interne revision> Datenschutzbeauftragter

4.2 UnbEStimmtE rEChtSbEGriffEDie Umsetzung der Gesetzesvorgaben zum digitalen Datenzugriff wird durch die im Gesetzestext62, im bmf-Schreiben vom 16.07.200163 und im bmf-fAQ62 verwendeten unbestimmten rechtsbegriffe, wie z. b.> steuerlich relevante Daten> maschinelle Auswertbarkeit> wahlfreier zugriff > Verwendung der vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten> selbsttragendes Archiv> Datenverknüpfungen (interne und externe)erheblich erschwert und führt deshalb in der praktischen Anwendung zu rechtsunsicherheit. Diese rechtsunsicherheit hat sich durch zunehmende Außenprüfungen mit Anwendung der zugriffsarten z1 bis z3 aufgrund der Erfahrungen auf der Praxisebene auf Seiten der Außenprüfer und der Steuerpflichtigen sowie aufgrund ergangener rechtsprechungen65 in einigen Punkten verringert bzw. relativiert. trotzdem wird es eine „wasserdichte“ lösung für alle zweifelsfragen nicht geben. Eine gewisse rechtsunsicherheit besteht fort bzw. wird fortbestehen.

62 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.o.63 a.a.o.64 a.a.o.65 Vgl. Abschnitt 8.4 Stichwort „finanzgerichtliche rechtsprechung“.66 Vgl. zVEi-kommentierung, Abschnitt i, frage 6, a.a.o.

PrAXiStiPP:Dokumentieren Sie grundsätzlich zeitnah und nachvollziehbar, warum Sie einen bestimmten lösungs-ansatz zur praktischen Umsetzung der GDPdU gewählt haben.66

Somit stehen ihnen bei Prüferanfragen, die u. U. erst Jahre später nach ihrer Sachentscheidung gestellt werden, die entsprechenden begründungen und nachweise zu diesem zeitpunkt auch noch zur Verfügung.

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4.3 iDEntifiziErUnG StEUErrElEVAntEr SyStEmE UnD DAtEn weder im Gesetz noch in den Verwaltungsverlautbarungen wird abschließend definiert, welche originär digital erzeugten Daten steuerrelevant sind. lediglich die Daten der > finanzbuchhaltung (hauptbuchung und kontokorrente)> lohn- und Gehaltsbuchhaltung> Anlagenbuchhaltung werden im bmf-Schreiben vom 16.07.200167 eindeutig als steuerrelevant bezeichnet. in der Praxis ergeben sich aber auch hier zweifelsfragen bezüglich der Steuerrelevanz aller Daten in diesen buchhaltungen (z. b. Daten aus paralleler rechnungslegung US-GAAP und ifrS).

Soweit sich auch in anderen bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten be-finden, sind sie durch den Steuerpflichtigen zu qualifizieren. Dabei ist zu beachten, dass als steuerlich relevante Daten nur diejenigen anzusehen sind, die für die besteuerung von bedeutung sind.

nach herrschender meinung fallen darunter die klassischen branchenübergreifenden SAP-Standard-Anwendungen aus > Einkauf, bestandsführung, Auftragsabwicklung> fakturen- und Gutschriftsabwicklung> zoll- und Außenhandelsabwicklung > kosten- und leistungsrechnung, die auf ihre Steuerrelevanz zu überprüfen sind. Diese Daten finden sich primär in den SAP-kernapplikatio-nen mm, SD und Co. Unternehmens- bzw. branchenspezifisch kann es hiervon erhebliche Abweichungen geben. Vor- oder nachgelagerte Verfahren und Systeme sind damit grundsätzlich in die betrachtung ein-geschlossen.

Es obliegt dem Unternehmen einerseits, den Umfang der bei ihm steuerlich relevanten Daten abzustecken, und anderseits darauf abgestimmt sicherzustellen, dass der Außenprüfer nur auf die originär digital erzeugten steuerrelevanten Daten zugreifen kann. Damit steht das Unternehmen als Steuerpflichtiger in der Verantwortung, die originär steuerrelevanten von den nicht steuerrelevanten Daten zu trennen, soweit sie im Datenverarbeitungssystem originär digital erzeugt wurden.70 hierbei muss es wissen, hinter welchem feld oder welcher tabelle sich das steuerrelevante Datum verbirgt. Dies ist die eigentliche herausforderung bei der identifizierung der steuerrelevanten Daten bzw. bei der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in den betroffenen Verfahren und Systemen. für das SAP-Datenmodell liegt der von der AG GDPdU erarbeitete Datenkatalog für DArt71 vor, der einen Anhaltspunkt für die identifizierung steuerlich relevanter Daten bietet.

neben einem in SAP geführten buchhaltungssystem können weitere steuerrelevante Daten in vielen Anwendungsbereichen in den Unternehmen vorliegen, wie folgende Grafik zeigt:

67 Abschnitt i 1, Absatz 2, a.a.o.68 bmf-Schreiben 16.07.2001, Abschnitt. i 1, Absatz 3, a.a.o.69 Vgl. §147 Abs. 1 nr. 5 Ao, zVEi-kommentierung, Abschnitt i, frage 6, a.a.o.70 fG rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 k-2167/04, rechtskräftig, EfG 2005, Seite 667.71 Vgl. zum Umfang des Datenkatalogs: SAP-hinweis 582583 mit hinterlegten EXCEl®-tabellen mit den Segment- und feldkatalogen je DArt-release. Se

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fakturen, Gutschriften

EDifACt, iDoCs

textverarbeitung, tabellenkalkulation

Elektronische kassensysteme

kassen-systeme

4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung

AndereSubsysteme

office-Anwen-dungen

EDi

mails

frakturier-systeme

StEUEr-rElEVAnz

lizenzen, Garantieabwicklung, andere buchhaltungssysteme,Ablagesysteme

reisekosten,Provisionen,boni-vergütungen, zeit-erfassung

Abbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens

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4.3.1 VorGEhEnSwEiSE bEi DEr iDEntifiziErUnG Von SyStEmEnbei der identifizierung der steuerrelevanten Daten in DV-Systemen des Steuerpflichtigen gibt es mehrere möglichkeiten der Vorgehensweise:> retrograde Prüfungsmethode> Progressive Prüfungsmethode> Qualifizierung über handelsbriefdefinition> Qualifizierung über die dem Außenprüfer in vorhergehenden Außenprüfungszeiträumen vorgelegten Unterlagen

rEtroGrADE PrüfUnGSmEthoDEnach GobS72 beginnt die retrograde Prüfung bei der bilanz oder GuV bzw. Steueranmeldung / Steuererklä-rung, geht über die konten und schließlich zum beleg. in der Praxis bedeutet dies, dass technische Schnitt-stellen von vorgelagerten Verfahren zu im bmf-Schreiben vom 16.07.200173 als steuerrelevant definierten finanz-, Anlagen- und lohn- / Gehaltsbuchhaltungen ein indiz auf steuerrelevante Daten in diesen vorge-lagerten Verfahren darstellen können. Gleiches gilt, wenn das finanzbuchhaltungsmodul in einem ErP-System zu den anderen modulen in diesem System eine direkte Verbindung bietet, wie z. b. im SAP r/3: Drill-Down-funktion ausgehend vom fi-beleg zu rechnungsbelegen im modul mm bzw. zu kostenrech-nungsbelegen im modul Co.

ProGrESSiVE PrüfUnGSmEthoDEDie progressive Prüfung stellt auf einen direkten Prüfungssachverhalt ab und sucht dessen Spuren in den DV-Systemen. z. b. führt ein kauf eines wirtschaftsgutes ausgehend vom Vertrag zu änderungen von aktivierten Anlagen oder des Vorratsvermögens, ggf. auch verbunden mit Auswirkungen in einem waren-wirtschaftssystem.

QUAlifiziErUnG übEr hAnDElSbriEfDEfinitionAusgehend von der Definition des begriffes „handelsbrief“ und seinen zwingenden komponenten kann geprüft werden, welche Datenfelder stets zu einem handelsbrief gehören und somit steuerrelevant sind.

handelsbriefe sind Unterlagen, die ein handelsgeschäft betreffen, d. h. alle ein- und ausgehenden Unter-lagen, welche die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung, änderung oder rückgängigmachung eines handelsgeschäftes betreffen. Als handels- und Geschäftsbriefe werden z. b. bezeichnet:> rechnungen > Angebote (soweit diese zu Aufträgen führen) > bestellungen /Aufträge> Auftragsbestätigungen> Akkreditive> mahnungen> Saldenbestätigungen> kontoauszügeDabei ist zu beachten, dass diese steuerlich relevanten beispiele alle als originär digital erzeugte Unterlagen bzw. deren inhalt als originär digital erzeugte Daten vorliegen können.

nicht zu den handelsbriefen gehört jener teil der Unterlagen, der nicht zum Abschluss eines handelsge-schäfts geführt hat. Es mag unproduktiv sein, den Ausgang eines Angebots oder einer Anfrage abzuwarten,

72 Vgl. bmf-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.o.73 Abschnitt i 1, Absatz 2, a.a.o.

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um dann entscheiden zu können, ob aufbewahrungspflichtige korrespondenz entstanden ist. Es ist davon auszugehen, dass die betriebliche Praxis Grundsatzregeln aufstellt, wonach dieser teil eines bestimmten beschaffungs- oder Verkaufsvorganges ohne rücksicht auf ein späteres Ergebnis aufbewahrt werden soll.

QUAlifiziErUnG übEr DiE DEm AUSSEnPrüfEr in VorhErGEhEnDEn AUSSEnPrüfUnGS-zEiträUmEn VorGElEGtEn UntErlAGEnEin Großteil der bisher vorgelegten Unterlagen basiert auf ausgedruckten Auswertungen aus den DV-Systemen. Somit müsste in der Praxis ein rückschluss auf das entsprechende Verfahren grundsätzlich möglich sein.

bEiSPiElE für DEr bEtriEbSPrüfUnG VorGElEGtE UntErlAGEn / DAtEn

BIsher:UnterlaGen vorGeleGt

neU:Daten vorGeleGt (enthalten ggf. zusätzliche informationen)

Ausgangsrechnung in Papierform Daten, die zur Ausgangsrechnung verwendet wurden:> kundendaten> Artikel- / materialdaten> Preisdaten> Auftragsdaten

offene-Posten-liste z. b. für Debitoren zum Stichtag ttmmJJJJ74

Debitoren-oP: Daten für Ausgangsrechnungen und andere Debitorenbelege, die zum Stichtag ttmmJJJJ keinen Ausgleich erfahren haben = offene Posten

Anlagenspiegel75 als liste bewegungen je inventar in Dateiform:> zugänge> Abgänge> Umbuchungen> Abschreibungen> zuschreibungen

tabelle 2: beispielhafte übersicht für der betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen (bisher) und Daten (neu)

Von diesen vier möglichkeiten, um steuerlich relevante Daten aufzuspüren, hat sich in der Praxis der retro-grade Ansatz bewährt, d. h. ausgehend von der bilanz oder GuV zu den Datenquellen in den DV-Systemen.

74 Die buchstabenfolge ttmmJJJJ ist Platzhalter für die Angabe zu tag, monat, Jahr.75 Vgl. zur Definition des Anlagespiegels als bestandteil des Jahresabschlusses § 268 Ab-satz 2 hGb.

PrAXiStiPP:Stellen Sie in matrixform die markanten bilanz- und GuV-Positionen den Systemen und Verfahren gegenüber. Damit ergibt sich für alle beteiligten, selbst bei heterogenen Systemlandschaften, recht schnell eine Antwort, welche DV-Systeme und -Verfahren betroffen sind.

4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung Se

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beispiel einer betroffenheitsanalyse:

bemerkungen: (1) Verbrauchsmeldungen per mail mit CSV-file Eigenanwendung in SAP (2) wöchentliche Eingangsrechnung per Papier und als ASCii-file für btCi-Verarbeitung

Abbildung 2: beispiel einer betroffenheitsanalyse

4.3.2 SonDErfAll E-mAilS

4.3.2.1 StEUErrElEVAnz Von E-mAilSin der Praxis übernehmen E-mails mittlerweile immer mehr inhaltlich die beleg- und nachweisfunktion i.S.d. GobS77 ein. Dabei kann es sich z. b. um handelsbriefe78 oder buchungsanweisungen (z. b. Anweisung zur Auflösung einer rückstellung mit begründung) handeln, die steuerrelevant sind.

77 Vgl. bmf-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.o.78 Vgl. Definition unter Abschnitt 4.3.1

SAP

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Sachanlagenimmat. Anlagen

roh-, hilfs- u. betriebsstoffekasse

bankenforderungen

rückstellungenVerbindlichkeiten

UmsatzerlöseAufw. f. rhb

Erträge aus beteiligungenzinserträge

Erträge aus herabsetzungPwb zu forderungen

löhne / GehälterAufwendungen

f. AltersversorgungAfa

usw.

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Daneben ist zu beachten, dass E-mails in der Praxis auch als reiner briefumschlag für Anhänge genutzt werden (= transportmittel). Als beispiel ist im bmf-fAQ78 eine reisekostenabrechnung in einem tabellen-kalkulationsformat genannt. in diesem fall muss jeder Steuerpflichtige selbst entscheiden, ob er den „briefumschlag“ als steuerrelevant betrachtet oder nicht.

79 Abschnitt iii, frage 9, a.a.o.

handelsbrief

Außenverhältnis innenverhältnis

inhaltsprüfung

StEUErrElEVAntE E-mAilS

Sonstiger inhalt,z. b. werbung,Vertragsgestal-tungsvarianten

ohne buchungs-anweisung, z. b. bestellung, Angebot

Sonstiger inhalt,z. b. Vertrags-entwürfe

mit buchungs-anweisung, z. b.rechnung, konto-auszug

buchungsanwei-sung, z. b. buchung einer rückstellung

Abbildung 3: Systematisierung E-mail-inhalte nach Steuerrelevanz

4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung

E-mAil

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4.3.2.2 mASChinEllE AUSwErtbArkEitDie maschinelle Auswertbarkeit lässt sich anhand der realisierung der belegfunktion im Sinne der GobS80 ableiten:a) original-Papierbelegeb) gescannte original-Papierbelege, abgelegt in optischen Archiven in einem unveränderbaren format (z. b. pdf- oder tiff-format)c) originär digital erzeugte beleginhalte in maschinell lesbarer, aber nicht auswertbarer formd) originär digital erzeugte beleginhalte in maschinell lesbarer und auswertbarer form

Die maschinelle Auswertbarkeit kommt grundsätzlich bei E-mails nur bei den buchstaben c) oder d) infrage. Dabei hängt es davon ab, ob eine E-mail, die z. b. handelsbriefcharakter besitzt, mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen ist oder nicht. Soweit eine digitale Signatur fehlt, gilt Punkt c), da es sich bei diesen E-mail-inhalten um reinen fließtext handelt, der nicht zur maschinellen weiterverarbeitung geeignet ist. in diesem fall kann die E-mail in einem bildformat (z. b. pdf oder tiff) aufbewahrt werden. bei einer E-mail mit qualifizierter digitaler Signatur, z. b. rechnungen i.S.d. §14 UStG, gilt Punkt d). in diesem fall bezieht sich die maschinelle Auswertbarkeit allein auf die Signatur und das Prüfungsergebnis. hier hat die Aufbewahrung inkl. des Signaturschlüssels und des Prüfungsergebnisses der Gültigkeit des Signaturschlüssels im original-format zu erfolgen, um die Prüfung der Absenderauthentizität zu ermöglichen.

4.3.3 SonDErfAll tAbEllEnkAlkUlAtionSDAtEiEn

4.3.3.1 StEUErrElEVAnz DEr tAbEllEnkAlkUlAtionSDAtEibei tabellenkalkulationsdateien (z. b. mS-EXCEl®) kann eine Steuerrelevanz vorliegen, wie unter Abschnitt 4.3.2.1 dargestellt. Als beispiel für steuerrelevante Dateien aus tabellenkalkulationsprogrammen sind berechnungen zu rückstellungshöhe, zins- und Amortisationsberechnungen zu nennen.

Daneben ist aber auch eine tabellenkalkulationsdatei als reine Datendatei (ohne berechnungsschritte) in der Praxis anzutreffen, z. b. ein Download von Daten aus SAP r/3 bzw. SAP ErP 5.0 / 6.0 nach mS-EXCEl® zwecks transport (Upload) in ein non-SAP-System oder umgekehrt. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst entscheiden, ob er solche Datendateien aufbewahrt oder durch eine Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation die kongruenz zwischen Quell- und zielsystem nachweist.

bei aufzubewahrenden steuerrelevanten tabellenkalkulationsdateien ist die revisionssicherheit i.S.d. GobS nicht gegeben. Das bedeutet, dass z. b. eine EXCEl®-Datei änderbar ist, ohne dass eine änderungshistorie gespeichert wird, die die änderungen im zeitablauf nachvollziehbar macht. Es obliegt jedem Unternehmen, selbst durch geeignete organisatorische maßnahmen die revisionssicherheit zu erfüllen, z. b. indem neben dem originalformat auch eine bilddatei mit zeitangaben (z. b. im pdf- oder tiff-format) aufbewahrt wird, damit ein Prüfer das Abbild der Datei mit der Datei selbst vergleichen kann.

4.3.3.2 mASChinEllE AUSwErtbArkEit DEr tAbEllEnkAlkUlAtionSDAtEiDie maschinelle Auswertbarkeit von Dateien aus tabellenkalkulationsprogrammen ist nur bedingt möglich. Eine überprüfung durch den Außenprüfer kann sich in der originaldatei nur auf die sichtbare formel für die berechnung von zellinhalten beziehen. Eine Auswertbarkeit i.S.d. GDPdU ist in diesem fall nicht gegeben, da die Datei mit der formel selbst nicht zur maschinellen weiterverarbeitung in einem DV-System geeignet ist.

80 Vgl. bmf-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.o.

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4.3.4 SonDErfAll tEXtVErArbEitUnGSDAtEiEn

4.3.4.1 StEUErrElEVAnz DEr tEXtVErArbEitUnGSDAtEiwird das textverarbeitungssystem wie eine Schreibmaschine benutzt und die erzeugte Datei zwecks über-mittlung ausgedruckt, so ist die textverarbeitungsdatei im originalformat (z. b. mS-worD®) nicht aufbewah-rungspflichtig, selbst dann nicht, wenn sie einen steuerlichen inhalt hat. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich dann auf das ausgedruckte steuerrelevante Dokument bzw. auf die bildliche Speicherung, z. b. worD®-Dokument umgewandelt in ein bildformat wie z. b. pdf oder als gescanntes bilddokument.

Etwas anderes kann gelten, wenn diese textverarbeitungsdatei mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen ist. hier sind zwecks maschineller Auswertung der Signatur und des Prüfungsergebnisses der Signatur die gleichen Vorgaben wie bei der maschinellen Auswertbarkeit von E-mail mit qualifizierter digitaler Signatur zu berücksichtigen (vgl. Abschnitt 4.3.2.2).

4.3.4.2 mASChinEllE AUSwErtbArkEit DEr tEXtVErArbEitUnGSDAtEiGrundsätzlich ist die maschinelle Auswertbarkeit bis auf den unter Abschnitt 4.3.4.1 genannten fall der qualifizierten digitalen Signatur nicht gegeben.81

4.3.5 DAtEnbAnkEn AUSSErhAlb SAPDie folgenden Ausführungen betreffen ausschließlich relationale Datenbanksysteme. mit office-werkzeugen wie z. b. mS-Access sind oftmals komplexe büroanwendungen im Einsatz, die auch einer Prüfung auf Steuer-relevanz unterzogen werden müssen. meist übersteigt das Datenvolumen Grenzen, die mit einem tabellen-kalkulationsprogramm nicht mehr bearbeitet werden können.

bilden Ergebnisse aus einem solchen Datenbanksystem input für die buchhaltung (z. b. Provisions-, boni-Abrechnung, Garantieabwicklungen mit Grundlagen für rückstellungsberechnungen etc.), dann sind die Daten des Datenbanksystems steuerlich relevant und unterliegen dem Datenzugriffsrecht des Außenprüfers.

im Allgemeinen findet man in diesen Systemen weder eine änderungshistorie, noch kann der reine lese-zugriff mit Schreibschutz gewährleistet und eine zeitraumsbegrenzung eingerichtet werden. Um einen z1-zugriff auf derartige Datenbanken einzurichten, bedarf es umfangreicher Programmierkenntnisse.

4.3.6 ElEktroniSChE UntErlAGEn

4.3.6.1 hAnDElSbriEfE UnD bUChführUnGSUntErlAGEnDie elektronische übermittlung von handelsbriefen bzw. buchungsbelegen gab es auch schon vor der Ein-führung der GDPdU und der qualifizierten Signatur. Viele Unternehmen nehmen diese übermittlung per EDi (Electronic Data interchange) vor. in den meisten fällen werden die empfangenen EDi-Dateien an ein ErP-

PrAXiStiPP:Durch periodisches „Einfrieren“ eines Dateistandes und seine revisionssichere Ablage im file- oder einem Dokumenten-management-System (DmS) kann eine Grundlage für die Datenträgerüberlassung (z3) von historischen Daten geschaffen werden.

81 Vgl. bmf-fAQ, Abschnitt iii, frage 4, a.a.o. und dazu die zVEi-kommentierung a.a.o.

4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung Se

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System zwecks maschineller weiterverarbeitung weitergeleitet. Dabei muss grundsätzlich die EDi-Datei in ein vom ErP-System vorgegebenes sogenanntes inhouse-format umgewandelt werden. bei SAP wird das inhouse-format mit iDoC (intermediate Document) bezeichnet.

Es stellt sich die frage, welche der so übermittelten elektronischen Unterlagen steuerrelevant sind und ob ggf. beide formate – EDi und iDoC – aufbewahrt werden müssen.

4.3.6.2 StEUErrElEVAnzEine EDi-Datei / iDoC ist steuerrelevant, wenn es sich inhaltlich um einen elektronischen handelsbrief (z. b. eingehende / ausgehende rechnung, lieferschein, Auftrag, Auftragsbestätigung, Angebot, das zum Auftrag wurde) handelt. Des weiteren ist eine EDi-Datei / iDoC steuerrelevant, wenn ihr inhalt eine beleg- / nachweis-funktion i.S.d. Gob besitzt (keine buchung ohne beleg – hier ist nicht der SAP-buchungsbeleg gemeint). Es gibt eine Vielzahl von EDi-Dateien / iDoCs, die ohne den elektronischen weg als buchungsanweisungen in Papierform existieren würden (z. b. eine reisekostenabrechnung, die ein externer Dienstleister für den Arbeitgeber des mitarbeiters durchführt und den an den mitarbeiter zu zahlenden betrag an den Arbeitgeber mittels EDi / iDoC übermittelt).

4.3.6.3 AUfbEwAhrUnGSPfliChtiG nUr EDi-DAtEi oDEr nUr iDoC bzw. bEiDE?ist die elektronische Unterlage als steuerrelevant anzusehen, so stellt sich die frage, was mit der EDi-Datei am EDi-konverter und dem daraus gewonnenen iDoC hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht zu geschehen hat, soweit die kommunikation nicht direkt zwischen zwei SAP-Systemen ohne EDi erfolgt. hier geht das insti-tut der wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (iDw) davon aus, dass beide formate i.S.d. der Gob / GobS aufzuheben sind82 (vgl. auch bmf-fAQ83). Dagegen vertritt der zVEi in seiner kommentierung des bmf-fAQ die Auffassung, dass dies zu einer doppelten Datenaufbewahrung führt und nicht in Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit steht. Es sei von daher abzulehnen.84 letztendlich liegt die Entscheidung bei jedem Steuerpflichtigen.

4.4 frAGEStEllUnGEn / AnmErkUnGEn zU DEn zUGriffSArtEn z1–z3

4.4.1 wAhlfrEiE nUtzUnG DEr zUGriffSArtEn z1–z3Der Außenprüfer kann die zugriffsrechte z1/ z2 und z3 nach freier wahl nutzen. Diese zugriffe können abwechselnd oder parallel angewendet werden.

bei den zugriffsarten z1/ z2 und z3 ist nach der Qualifizierung der Daten nach ihrer Steuerrelevanz eine technische Umsetzung der trennung von steuerrelevanten zu nicht steuerrelevanten Daten vorzunehmen. Die trennung der Daten bzw. das Einrichten des zugriffs auf sie stellt einen erheblichen zeit- und kostenfaktor dar, den der Steuerpflichtige aufgrund seiner mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5 und Abs. 6 Satz 3 Ao selbst zu tragen hat.

Es bleibt festzuhalten, dass sich der sachliche Prüfungsumfang i.S.d. §194 Ao durch die drei zugriffsarten nicht erweitert hat.85 Jedoch wird sich die Prüfungsintensität durch die nun mögliche Prüfung des Gesamt-datenbestands (früher i.d.r. nur Stichproben) und der vom Außenprüfer genutzten Auswertungsmöglichkeiten auf dem DV-System des Steuerpflichtigen (z1/ z2) deutlich erhöhen. Gleiches gilt für den Einsatz der Prüfsoft-ware iDEA® im rahmen der Datenträgerüberlassung (z3). Der Außenprüfer verfügt nun über die technischen

82 Vgl. iDw rS fAit 2, Grundsätze ordnungsmäßiger buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce, kapitel 5.5 Aufbewahrung beim Einsatz von EDi, rz. 46 ff wPg 2003, S. 1258 ff.83 Abschnitt iii, frage 7, a.a.o.84 zVEi-kommentierung, Abschnitt iii, frage 6, a.a.o.85 bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i, Satz 4, a.a.o. Se

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möglichkeiten, große Datenmengen innerhalb kurzer zeit zu analysieren, die bisher bei der papiergestützten Prüfung nur mit erheblichem zeitaufwand auszuwerten waren. Es bleibt zu hoffen, dass mittelfristig die Dauer von Außenprüfungen für den einzelnen Steuerpflichtigen deutlich verkürzt wird.

4.4.2 UnmittElbArEr zUGriff (z1)Der Steuerpflichtige muss für die zugriffsart z1 ein berechtigungskonzept86 für den nur-lese-zugriff entwickeln und benutzerrollen für die Außenprüfer in den Produktivsystemen einrichten. Sollte der Außenprüfer aufgrund nicht eingeschränkter berechtigungen auf nicht steuerrelevante Daten oder transaktionen im Produktivsystem zugreifen können, kann sich der Steuerpflichtige nicht auf ein Ver-wertungsverbot der dabei gewonnenen Erkenntnisse berufen.

hinsichtlich des unmittelbaren zugriffs ist abzuklären:

> wie sind die benutzerrollen einzurichten bzw. auszustatten? (berechtigungskonzept)> wie können steuerlich nicht relevante Daten vor dem zugriff durch den Außenprüfer abgegrenzt werden (inkl. Abgrenzung buchungskreis = rechtliche Einheit)?> wie kann sichergestellt werden, dass der Außenprüfer Daten auf dem Produktivsystem nicht ändert? (nur-lese-zugriff)> wie kann der Datenzugriff für den Prüfungszeitraum in den DV-Systemen / Verfahren beschränkt werden? (zeitraumbegrenzung)> wie kann der Prüferzugriff protokolliert werden (Aufzeichnung der Prüferzugriffe)?Die Antworten zu den fragen werden im rahmen der technischen Umsetzung in SAP-Systemen im kapitel 5 gegeben.

Der Steuerpflichtige muss den Außenprüfer einweisen.87 Diese Einweisung soll dem Außenprüfer die zu-sammenhänge und Strukturen der DV-Systeme des Steuerpflichtigen verdeutlichen. ob eine Anwendungs-schulung des Systems erforderlich ist, hängt im Einzelfall vom kenntnisstand des Außenprüfers ab. Eine umfassende Schulung des Außenprüfers in die bedienung eines SAP- oder Datev-Systems muss nicht erfolgen, da die finanzverwaltung inhouse-Schulungen durchgeführt hat.

Dem Außenprüfer sollen hinweise auf das belegvolumen gegeben werden, das ihm für den Prüfungszeitraum im rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung steht. Eine Verschiebung von umfassenden Auswertungen auf lastarme tages- oder nachtzeiten sollte im hinblick auf den in der Ao88 geforderten unverzüglichen Daten-zugriff zulässig sein. Damit können Störungen im Ablauf des tagesgeschäfts vermieden werden.

hinsichtlich der zeitlichen beschränkung auf den Prüfungszeitraum stellt sich die Umsetzung der GDPdU-Anforderungen als ausgesprochen problematisch dar, weil dies grundsätzlich in den eingesetzten Software-systemen nicht vorgesehen ist. üblich ist, dass mitarbeiter im System einen wahlfreien zugriff auf die im System vorhandenen Daten auszuführen haben, unabhängig davon, welcher Periode die Daten angehören. nur wenige Systeme lassen eine zeitliche beschränkung des Datenzugriffs zu – entweder durch technische Umsetzung (z. b. in SAP-Systemen r/3 oder ErP 5.0 / 6.0) oder durch administrative regelungen, indem zu prüfende Daten in ein Auswertesystem ausgelagert werden (z. b. Erstellung von Jahresscheiben an steuerlich relevanten Daten) und der Außenprüfer zugriffsrechte auf diesen ausgelagerten Datenbestand erhält.

86 Vgl. Empfehlungen zum berechtigungsumfang in Abschnitt 4.4.3, wenn ein mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung für den Außenprüfer vornimmt.87 Vgl. zu mitwirkungspflichten: bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i 2 a, a.a.o.88 Vgl. §146 Absatz 5 Ao in der neufassung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.o.

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Es erscheint dringend geboten, dass die Unternehmen sich frühzeitig mit der Planung und Umsetzung von berechtigungen für Außenprüfer befassen.

4.4.3 mittElbArEr zUGriff (z2)beim z2-zugriff wird eine mitarbeiterin oder ein mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung der Daten nach Vorgaben des Außenprüfers durchführen.

Es ist aber auch denkbar und in Einzelfällen zur beantwortung von Anfragen des Außenprüfers sinnvoll, dass aufgrund von beschränkungen des nur-lese-zugriffs des Außenprüfers ein Systembetreuer dem Außenprü-fer Einsicht in Systemdaten gewährt, die nur mit den zugriffsrechten des Systembetreuers sichtbar sind (z2).

4.4.4 DAtEnträGErübErlASSUnG (z3)hinsichtlich der Datenträgerüberlassung ist zu klären: > wie kann man den Umfang der zu überlassenden steuerrelevanten Daten gemeinsam mit dem Außenprüfer definieren, damit die gestellte Prüferanfrage gezielt beantwortet werden kann?> wie kann man feststellen, ob das Datenformat des Systems von der Prüfsoftware iDEA® verarbeitet werden kann?> wie kann die Vollständigkeit / Abstimmbarkeit der zu überlassenden Daten gewährleistet werden?Die lösung der ersten fragestellung bedarf des Gesprächs mit dem Außenprüfer, um anhand seiner beabsichtigten Prüfungshandlung den dazu erforderlichen Datenumfang und den Detaillierungsgrad genau zu definieren. Damit soll unter anderem beim Steuerpflichtigen unnötige ressourcenbindung vermieden werden, die entstünde, wenn ein unpräziser Außenprüferwunsch eine mehrfache Datenauswertung bzw. Datenträger-erstellung auslöst, bis das Ergebnis als beantwortung der Prüferanfrage akzeptiert wird.

Die Antworten zu der zweiten und dritten frage werden im rahmen der technischen Umsetzung für SAP-Systeme im kapitel 5 gegeben.

PrAXiStiPP:nach der formulierung der Prüferrollen prüfen Sie unbedingt diese rollen im Produktionssystem oder in einem Qualitätssicherungssystem mit produktionsnahem Datenbestand:> welche zugriffe erlauben die berechtigungen?> funktioniert das zusammenspiel der einzelnen berechtigungen mit der zeitraumprüfung, z. b. beim Verzweigen aus einer transaktion heraus in eine andere?

PrAXiStiPP:Der mitarbeiter des Steuerpflichtigen verfügt über einen zweiten benutzerstamm im Produktivsystem mit dem gleichen berechtigungsumfang wie der Außenprüfer. mit seiner Systemkenntnis gewährt er dem Außenprüfer einen Einblick in das ErP- / buchhaltungssystem.

Da der mitarbeiter mit dem gleichen berechtigungsumfang wie ein Außenprüfer arbeitet, ist sicherge-stellt, dass die lösungen zu den unter Abschnitt 4.4.2 genannten fragen auch im rahmen des z2-zugriffs berücksichtigt werden.

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Vielfach steht die Praxis in den Unternehmen vor unlösbaren Aufgaben, einem Außenprüfer über die Aufbewah-rungsfrist von 10 Jahren die zugriffsarten z1 bis z3 auf alle steuerrelevanten Daten einzuräumen. Dies hängt im wesentlichen von den Archivierungszyklen sowie zeitlichen restrukturierungsmaßnahmen auf der Produktivdatenbank zusammen.

4.5 SonDErthEmEn im rAhmEn DES DAtEnzUGriffS

4.5.1 zUGriff AUf ArChiVE

4.5.1.1 inDiziErUnG / AttribUtiErUnG DEr AbGElEGtEn DAtEn / DokUmEntEin vielen Unternehmen werden neben den ErP-Systemen elektronische Archive (z. b. optische Archive bzw. DmS) eingesetzt, um Daten, elektronische Unterlagen und eingescannte Unterlagen elektronisch abzulegen, die im zusammenhang mit dem buchungsstoff im ErP-System stehen.

Je nach Unternehmen sind diese Systeme an ein ErP-System angeschlossen oder werden Stand-alone betrieben.

Grundsätzlich findet die indizierung bzw. Attributierung der Daten / Unterlagen in den Archivierungssystemen selbst statt.89 Sollte es an einem ErP-System (z. b. SAP) angeschlossen sein, erfolgt die indizierung / Attribu-tierung über dieses ErP-System.

PrAXiStiPP:in der Praxis sind Prüfungsfälle bekannt, bei denen der Außenprüfer alle finanzbuchhaltungsdaten im rahmen der Datenträgerüberlassung angeforderte, ohne eine spezifizierte Prüferanfrage gestellt zu haben.

Es ist daher ratsam, mit dem Außenprüfer gemeinsam festzulegen, zu welcher Sachverhaltsprüfung er welche steuerrelevanten Daten benötigt.

Erstellen Sie vor der weitergabe von Datenträgern an den Außenprüfer eine kopie für ihre Unterlagen. Anhand dieser kopie fällt es leichter, bei Prüfungsfeststellungen die Datenauswertung des Außenprüfers nachzuvollziehen. Ggf. kann die Datenbasis auch von ihnen selbst ausgewertet werden.

PrAXiStiPP:Auch bei einem an das ErP-System angeschlossenen elektronischen Archiv soll eine Attributierung der Daten und Unterlagen in diesem Archiv selbst vorgenommen werden, selbst dann, wenn diese über das ErP-System bereits mit Suchbegriffen belegt sind. Das System gewährleistet die revisionssicherheit dadurch, dass Daten in den optischen Archiven unverändert aufbewahrt und mit Suchindex wieder auffindbar sind.

Sollte später die Verbindung zwischen ErP-System und optischen Archiven aufgelöst werden (z. b. Still-legung / Abschaltung des ErP-Systems), dann sind die Daten und Unterlagen durch Suchmöglichkeiten im optischen Archiv wieder aufzufinden.

89 Sogenanntes selbsttragendes Archiv, vgl. bmf-fAQ, Abschnitt iii, frage 3, a.a.o.

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4.5.1.2 StEUErrElEVAnzDie aufbewahrungspflichtigen steuerrelevanten Unterlagen ergeben sich aus §147 Abs. 1 Ao (z. b. empfangene handelsbriefe wie rechnungen, Aufträge usw. und originäre buchungsbelege). Der zugriff auf diese Unterlagen ist gem. §147 Abs. 5 Ao in elektronischer form zu gewähren, wenn sie in der form der wiederga-be auf bildträger bzw. auf einem anderen Datenträger (z. b. DVD, festplatte usw.) aufbewahrt werden.90 Dabei sind dem Außenprüfer auf kosten des Steuerpflichtigen diejenigen hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um diese Unterlagen lesbar zu machen.91 im bfh-beschluss vom 26.09.2007 wird unter dem begriff „diejenigen hilfsmittel“ verstanden, dass dem Außenprüfer der zugriff auf die Daten im elektronischen Archiv mit im System vorhandenen technischen Einrichtungen des Steuerpflichtigen ermöglicht wird. Der bfh weist darauf hin, dass sich das recht auf elektronische Einsichtnahme nicht erst aus der änderung des §147 Ao aufgrund der Einführung der GDPdU ergibt, sondern schon durch den Gesetzeswortlaut des § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. 147 Abs. 5 halbsatz 1 Ao bestand.

4.5.1.3 zUGriff AUf StEUErrElEVAntE DAtEn in ElEktroniSChEn ArChiVEn (z1/ z2)Es gelten hier die gleichen bedingungen wie beim z1-zugriff auf das buchhaltungssystem bzw. ErP-System92. insbesondere muss auch hier eine lösung zur begrenzung des zugriffs nur auf die wirtschaftsjahre des Prüfungszeitraums gem. Prüfungsanordnung gefunden werden.

Sollte der zugriff über ein ErP-System erfolgen, das eine zeitraumsbegrenzung bereits kennt (z. b. SAP), dann ist die thematik grundsätzlich gelöst.

Sollte der zugriff dagegen direkt im optischen Archiv vorzunehmen sein, so müsste dort eine zeitraums-begrenzung des zugriffs erfolgen – soweit technisch machbar. in beiden fällen gilt, dass der Prüfer ein nur-lese-zugriffsrecht zur Verfügung gestellt bekommen muss. Der zugriff auf das optische Archiv ist so ein-zurichten, dass der Außenprüfer vor allem beim direkten zugriff auf das optische Archiv (z1-zugriff in einem selbsttragenden Archiv) nur auf die steuerrelevanten Unterlagen zugreifen kann, die in zusammenhang mit dem buchungsstoff im ErP-System stehen. Die nicht steuerrelevanten Unterlagen – vor allem wenn es sich um personenbezogene Unterlagen handelt, z. b. Unterlagen der elektronischen Personalakte wie zeugnisse etc. – sind vor einem zugriff entsprechend zu schützen. Dies bedeutet, dass die klassifizierung durch den Steuerpflichtigen bereits beim Einstellen der jeweiligen Unterlagen in das optische Archiv zu treffen ist, um über das berechtigungskonzept die zugriffsrechte steuern zu können.

4.5.2 SyStEmwEChSEl UnD SyStEmStilllEGUnGEnhinsichtlich der themen „Systemwechsel“ und „Systemstilllegung“ gibt es unabhängig von der rechtlichen Diskussion bereits technische lösungsansätze.

PrAXiStiPP:Achten Sie darauf, wenn weitere Unterlagen über rechnungen hinaus gescannt und dem buchungs- beleg zugeordnet (verlinkt) werden:

Differenzierte Dokumentenarten einrichten und gescannte Schriftstücke entsprechend zuordnen.

90 So auch Auffassung im bfh-beschluss vom 26.09.2007, vgl. zu finanzgerichtsentscheidungen kapitel 8.4.91 Vgl. §147 Abs. 6 letzter Satz Ao.92 Vgl. auch Abschnitt 3.2.4 / 3.2.5 und 4.4.2 / 4.4.3.

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innerhalb des Unter-nehmensverbundes, siehe (4)

außerhalb des Unter-nehmensverbundes, siehe (5)

migration auf non-SAP-System(e), siehe (3)migration auf SAP-System(e)

Datenübernahme: nur oP und Salden(teilmigration)

4.5.2.1 SyStEmAtiSiErUnG Von SyStEmwEChSEln UnD SyStEmStilllEGUnGEnbeim Systemwechsel und der Systemstilllegung sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Es wird versucht, diese anhand eines SAP-Systemwechsels / einer -stilllegung im nachfolgenden Diagramm darzustellen:

volle Datenübernahme (Vollmigration aller Daten)siehe (2)

Achtung bei änderung allgemeine rahmenbe-dingungen wie z. b. neuer kontenplan

ohne nachfolgesystem (insolvenz / betriebsschlie-ßung; betriebsveräußerung). ErP verbleibt beim Veräußerer, siehe (1) mit nachfolgesystem

SyStEmAbSChAltUnG /-StilllEGUnG

Abbildung 4: Systematisierung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle

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Erläuterung zur übersicht der Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle:

fAll bESChrEibUnG

(1) Die Daten des abzuschaltenden ErP-Systems werden an kein(e) nachfolgersystem(e) abgegeben, da der betrieb eingestellt wird:(freiwillige) betriebsstilllegung /-aufgabe oder insolvenz

(2) wenn alle Daten eines abzuschaltenden Systems übernommen werden und unter der Voraus-setzung der Auswertbarkeit mit funktionsgleichem Umfang wie beim abgeschalteten System, ist es nicht nötig, die Daten aus Altsystemen für den Außenprüfer aufzubewahren. Die Anforde-rungen des Außenprüfers nach Datenzugriff kann auch durch das System befriedigt werden, das die Daten übernommen hat.93

(3) Aus non-SAP-Systemen ist der zugriff auf SAP-Datenextrakte des Quellsystems nicht möglich. Entweder wird noch ein SAP-System für Auswertung der Datenextrakte vorgehalten, oder mittels Extrakt-Splitters müssen vor der Abschaltung des SAP-Systems die in den Extrakten vorhande-nen Daten für eine spätere Auswertung durch ein Auswertetool zur Verfügung gestellt werden.

(4) Es wird unterstellt, dass auf einem der im Unternehmensverbund vorhandenen SAP-Systeme die Auswertung der Datenextrakte zwecks Datenträgerüberlassung (Viewbildung) möglich ist, unabhängig davon, welches Unternehmen (juristische Einheit) im Einzelfall das System betreibt. Dieses Auswerterecht soll vertraglich abgesichert werden.

(5) Dieser fall deckt den Verkauf von Unternehmen ab, deren Erwerber ebenfalls über ein SAP-System verfügt. in diesem fall kann zwischen Veräußerer und Erwerber vereinbart werden, die Datenextrakte mit an den Erwerber zu übergeben, der in seinem eigenen SAP-System diese Extrakte für Prüfungszwecke auswerten kann.

tabelle 3: fallgliederung für Systemabschaltungs-/ Systemstilllegungsfälle

4.5.2.2 bUChführUnGSErlEiChtErUnGEn nACh §148 AoEs kann nicht generell beurteilt werden, ob einer Anfrage an das finanzamt nach §148 Ao Erfolg beschieden sein wird, buchführungserleichterung dergestalt zu gewähren, dass in fällen der Systemabschaltung bzw. Datenmigration nur ein Ausschnitt an Daten archiviert bzw. migriert werden muss. Es kommt wie häufig auf den Einzelfall an.

wenn die sachlichen Gründe schwer wiegen (z. b. hohe kosten der Vorhaltung überflüssiger Altsysteme; technisch nicht bzw. nur unter hohem Aufwand zu realisierende Datenextraktion in ein Auswertesystem nur für Prüfungszwecke), mögen die Erfolgsaussichten gut sein. leider sind uns keine definitiven Gründe bzw. Entscheidungskriterien und Grenzwerte bekannt, ab deren Erfüllung eine Erleichterung von den Anforderungen der GDPdU an die vorzuhaltenden Daten zwingend erteilt wird. bei schriftlichen Anfragen steht jedoch die Gefahr im raum, dass der Antrag abgewiesen und damit der unternehmerische Entschei-dungsspielraum eingeengt wird.

93 Vgl. bmf-fAQ, Abschnitt iii, frage 13, a.a.o., sowie zVEi-kommentierung zu bmf-fAQ Stand 15.01.2007, Abschnitt iii, frage 12, a.a.o.,

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4.6 StEUErliChE AUSSEnPrüfUnG

4.6.1 PrüfErArbEitSPlAtzDer PC-Arbeitsplatz für einen Außenprüfer besitzt eine andere Qualität als für einen mitarbeiter. Ein mitarbeiter benötigt gemäß seiner Aufgabenbeschreibung zugriffsrechte auf Anwendungsprogramme, Dateien, netzwerkverzeichnisse etc., die über die zwecke der Außenprüfung hinausgehen.

Deshalb bedarf die Einrichtung des Prüferarbeitsplatzes bezüglich Ausstattung von hard- und Software einer gründlichen Planung.

hArDwArE-AnforDErUnGEn: > kein internetzugang> keine offene USb-Schnittstelle> keine CD- / DVD- bzw. Disketten-laufwerke Diese beschränkungen sollen verhindern, dass unbemerkt Daten aus dem System des Steuerpflichtigen außer haus gebracht werden. Jeglicher wunsch nach Datenüberlassung ist auf dem im Unternehmen offiziell festgelegten und an den Außenprüfer und an die mitarbeiter kommunizierten weg abzuwickeln. Umgekehrt soll verhindert werden, dass ein Außenprüfer Dateien in das netzwerk des Steuerpflichtigen überträgt. im bmf-Schreiben vom 16.07.2001 ist ein Upload vom Prüferrechner ins netzwerk ausgeschlossen.94

SoftwArE-AnforDErUnGEn:> zwingend erforderlich, soweit SAP im Einsatz: SAP-GUi> möglicherweise erforderlich: > zugang zu weiteren Programmen mit steuerlich relevanten Daten in vor- bzw. nachgelagerten Systemen (z. b. non-SAP-Systeme) > office-Software (z. b. tabellenkalkulation, textverarbeitung)95

in der Praxis ist zu beobachten, dass mit textverarbeitung oder tabellenkalkulation erstellte buchungsbelege der Einfachheit halber mit dem buchungsbeleg im ErP-System verbunden (verlinkt) wurden. Dem Außenprüfer sollen in diesen fällen die Anwendungsprogramme der textverarbeitung bzw. der tabellenkalkulation z. b. als Viewer zur Verfügung gestellt werden, damit er die Dokumente lesen kann. > kein intranet-zugang.

PrAXiStiPP:Je nach dem Einzelfall kann es ggf. sinnvoll sein, dass Sie den Außenprüfer ihres zuständigen finanz-amtes bereits in früher Phase eines Projekts zwecks Systemwechsels bzw. -stilllegung einbeziehen. Sprechen Sie mit ihm über die Sachzwänge und versuchen Sie, eine Einigung zu erzielen, welche Daten rückwirkend für den Datenzugriff noch zur Verfügung stehen müssen. Dies muss aber jeder Steuer-pflichtige für sich selbst entscheiden.

Es wird keine förmliche schriftliche zustimmung zu diesem oder jenem Vorhaben geben. Aber mit einem „nicken“ des Außenprüfers könnte die Situation ggf. in diesem Einzelfall für Sie entschärft sein.

94 Vgl. Abschnitt i 2, a.a.o.95 Vgl. Abschnitt 3.2.4.

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4.6.2 orGAniSAtoriSChE AnforDErUnGEnwir empfehlen, Arbeitsrichtlinien zu definieren, in denen folgende themen verbindlich geregelt werden:> Eindeutige festlegung des Ansprechpartners bzw. der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für den Außenprüfer. nur diese Person / Personen ist / sind befugt, Auskünfte mündlich und schriftlich zu erteilen bzw. Datenträger für den Außenprüfer zu erstellen bzw. die Erstellung zu beauftragen. Verbunden damit ist die Aufforderung an die mitarbeiter des Steuerpflichtigen, bei direkt an sie adressierten Prüferanfragen an die bestellte(n) Auskunftsperson(en) zu verweisen.> handling der Aushändigung von Daten im rahmen der Datenträgerüberlassung (z3):> wie viele Stück des Datenträgers werden erzeugt mit den identischen Dateien zur beantwortung einer Prüferanfrage?

beispiel: 1 x Außenprüfer, 1 x rechnungswesen / Steuerabteilung.96

> Verschlüsselung (wird empfohlen, siehe Abschnitt 4.6.3)> Ausgabe der Datenträger an den Außenprüfer (formular)> rückgabe der Datenträger überwachen

wenn bei Außenprüfungen eine Vielzahl von Datenträgern auf wunsch des Außenprüfers entstehen, empfiehlt es sich, ein register anzulegen, welcher Datenträger mit welchem inhalt wann dem Außenprüfer überlassen wurde. Anhand dieses registers kann einerseits das Datenmaterial überblickt werden, das der Außen-prüfung zur Verfügung steht, andererseits die rückgabe des einzelnen Datenträgers überwacht werden.

4.6.3 DAtEnSChUtz für DAtEnträGErEin für den Außenprüfer erzeugter Datenträger kann hochsensible betriebsdaten enthalten, die der Steuer-pflichtige möglichst gut sichern möchte. wenn die Daten auf dem eigenen rechner des Außenprüfers ein-gespielt sind, sind sie in der regel durch die kryptografische Verschlüsselung der festplatte des rechners vor unberechtigten zugriffen gut geschützt. Der Datenträger als solcher stellt einen Schwachpunkt für die Datensicherheit dar. Er ist leicht beweglich, kann verloren gehen oder entwendet werden, entweder im Unternehmen auf dem weg von der Erstellung bis zur Aushändigung an den Außenprüfer oder in der Einflusssphäre des Außenprüfers.

96 Vgl. Abschnitt 4.4.4.

PrAXiStiPP:Vor beginn der Prüfung > die internen zuständigkeiten zur betreuung des Außenprüfers fachlich / steuerlich und it-technisch klären> die berechtigungen testen: wie weit reicht der z1-zugriff?> den organisatorischen Ablauf einer Datenträgererstellung (z3-zugriff) testen

PrAXiStiPP:Alle Datenträger sollen von ihnen zurückgefordert werden, damit das risiko verringert wird, dass diese Datenträger in unberechtigte hände gelangen.

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Der Außenprüfer darf nach Auffassung der finanzverwaltung und des finanzgerichts thüringen empfangene Datenträger aus den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen entfernen, z. b. um sie im Amt weiter auszu-werten. Auf diesem weg können dem Außenprüfer ausgehändigte Datenträger verloren gehen.

Es empfiehlt sich, die Datenträger zu verschlüsseln. Dem Außenprüfer muss die Entschlüsselung ermöglicht werden. Da auf seinem Prüferrechner keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden darf, bleibt nur der weg, das Programm zur Entschlüsselung zusammen mit den überlassenen Daten auf dem Daten-träger dem Außenprüfer auszuhändigen. Das Programm muss es erlauben, dass es auf dem Datenträger direkt ausgeführt werden kann, da es z. b. aus lizenzrechtlichen Gründen nicht auf dem eigenen rechner des Außenprüfers installiert werden darf. Die übergebenen Dateien sind mit kennwort zu schützen. Das kenn-wort wird dem Außenprüfer separat übermittelt.

beispiele für Verschlüsselungsprogramme:> trueCrypt (openSource) siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/trueCrypt > SafeGuard private crypto siehe: http://www.utimaco.de/C12570Cf0030C00A/Currentbaselink/w26k9k78427obElDE

PrAXiStiPP:für den fall, dass erkennbar ist, dass der Außenprüfer steuerlich relevante Daten auf maschinell aus-wertbaren Datenträgern verlangen wird (zugriffsart z3), sprechen Sie bereits im Vorfeld einer Außen-prüfung, nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, mit dem Prüfer das Procedere ab, wie Daten mit Verschlüsselung übergeben werden sollen.

Das zeitfenster zwischen dem Gesprächstermin bis zum beginn der Prüfung kann genutzt werden, um die technischen und organisatorischen hürden für eine reibungslose Datenträgerüberlassung ab Prüfungs-beginn zu überwinden.

neben der Verschlüsselung des Datenträgers könnte auch ein weiterer lösungsansatz angesprochen werden, der darin besteht, dass die Daten des Datenträgers in den räumen des zu prüfenden Unter-nehmens vom Prüfer sofort eingespielt werden und der Datenträger unmittelbar zurückgegeben wird, wobei er beim Unternehmen für rückfragen weiterhin vorgehalten werden sollte. insoweit wäre eine Verschlüsselung nicht vonnöten.

97 Vgl. fG thüringen, Urteil vom 20.04.2005, Az.: iii 46 / 05 V, EfG 2005, Seite 1406.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 5.1 SAP-SyStEmESAP lieferte die DArt-funktionalität aus für Systeme> r/2 release 6.0> r/3 ab release 3.1 bis 4.7> ErP 5.0 (ECC 5.0) und ErP 6.0 (ECC 6.0)

Darüber hinaus steht eine lösung auf basis von Querys für SAP business one zur Verfügung.98

5.2 fUnktionSErwEitErUnGEn Von DrittAnbiEtErnEin endgültig ausgereiftes GDPdU-werkzeug wird es aufgrund des komplexen Umfangs nicht geben kön-nen. Alles in allem sind die auf dem markt befindlichen lösungen für GDPdU-funktionen innerhalb des SAP-Systems oder außerhalb allesamt als lösungskonzepte zu verstehen, deren hauptsächliche Existenz-berechtigung auf einen Datenzugriff betriebswirtschaftlich sinnvoller weise abzielen. meist handelt es sich dabei um Anbieter von Ablagesystemen, welche mit funktionalitäten aus den GDPdU-Anforderungen auf-gerüstet wurden und nur einen baustein im gesamten GDPdU-lösungskonzept darstellen.

welches werkzeug oder lösungskonzept gut / besser oder funktional / weniger funktional ist, hängt u. a. ab von > kosten> Anforderungen der branche> Anforderungen aus der betriebsgröße und> Anforderungen aus (gewachsenen) Systemlandschaften.

Die Entscheidung liegt im Ermessen des jeweiligen Steuerpflichtigen.

5.3 fElDkAtAloG StEUErrElEVAntEr DAtEnin SAP-Systemen, aber ohne modul hCm99 (human Capital management), ab releasestand r/2 6.0 und r/3 3.1i ist ein katalog von tabellen / tabellenfeldern (feldkatalog100) hinterlegt, der die von der AG GDPdU als steuerrelevant qualifizierten felder zeigt. Dieser katalog bildet die Ausgangsbasis für die unternehmens-individuelle Prüfung, welche Daten in den SAP-Systemen des Unternehmens steuerlich relevant sein mögen.

wir verweisen an dieser Stelle darauf, dass jeder Steuerpflichtige den DSAG-feldkatalog an seine Unternehmensspezifika bzw. branchenspezifika anpassen muss.101

Der von der AG GDPdU zusammengestellte feldkatalog bildet einen Datenbestand, über dessen Prüfungs-relevanz es zwischen der finanzverwaltung und den Unternehmen keinen Diskussionsbedarf mehr geben sollte. Es war und ist die intention der AG GDPDU, für SAP eine einheitliche Definition der steuerlich rele-vanten Datenfelder als Ausgangsbasis festzulegen. Diese katalogsammlung sollte im gesamten Geltungs-bereich der deutschen Steuergesetzgebung ohne Unterschiede angewandt werden können.

Der Datenumfang wird auf initiative der AG GDPdU auf basis von rückmeldungen aus praktischen Erkenntnissen von Anwenderunternehmen und kontakten zur finanzverwaltung fortlaufend aktualisiert.102 wir pflegen einen intensiven kontakt zu SAP, um die Aktualisierung des Datenkatalogs in den SAP-Systemen durch SAP zügig umzusetzen.

98 Vgl. siehe SAP hinweis 1012531.99 Vgl. zu hCm Abschnitt 5.6.100 Siehe SAP-transaktion ftwCS, Abschnitt 5.5.6.101 Vgl. Abschnitt 5.5.7.102 Vgl. SAP-hinweis 582583.Se

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103 Vgl. zu dieser thematik fG rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, z.: 4 k 2167 / 04, EfG 2005, S. 667.

5.4 tEChniSChEr z1- / z2-zUGriffobwohl es in vielen non-SAP- Systemen nicht möglich ist, einen „read-only-User“ zu konfigurieren, stellt dies den Steuerpflichtigen im rahmen des SAP-Standards vor keine größeren Probleme.

bei einer heterogenen Systemlandschaft mit SAP- und non-SAP-Systemen kann dies aber unter Um-ständen teilweise überhaupt nicht oder nur mit großem kostenaufwand realisiert werden. Ein Erfordernis für die intensive beschäftigung mit den themen des Datenzugriffs ergibt sich allein schon aus der tatsache, dass ein bewusst oder unbewusst gewährter zugriff des Außenprüfers auf nicht steuerrelevante Daten zu keinem Verwertungsverbot der daraus gewonnenen Erkenntnisse führt. Sind datenverändernde zugriffe von lesezugriffen oder steuerrelevante von nicht steuerrelevanten Vorgängen nicht zu trennen (z. b. Daten-schutz berufsständischer informationen wie krankenakte des mediziners zu trennen von der honorarab-rechnung), so darf der Außenprüfer diese berechtigung nicht erhalten. Dem Außenprüfer müssen andererseits die steuerlich relevanten Daten auf dem einen oder dem anderen weg zugänglich gemacht werden.103

natürlich gibt es fragenstellungen des Außenprüfers, denen mit unterschiedlichsten lösungsansätzen (transaktionen, Programme) begegnet werden kann. im Ergebnis führen alle zum gleichen ziel, lediglich auf der Ebene der Anzeige der Ergebnisse können Unterschiede auftreten, wenn weitere Daten auf dem einen oder dem anderen weg zusätzlich angezeigt werden. Unter berücksichtigung dieser Ansätze und betrachtung sind die Prüferrollen für SAP-Systeme entstanden.

Die AG GDPdU hat entschieden, dass diejenige funktionalität Vorrang erhält, welche die steuerrelevante Abgrenzung und den reinen lesezugriff mit wirksamer zeitraumprüfung vorsieht. Damit sind beispielsweise aus unserer Sicht die kritischen transaktionen

SE16 / SE16n undSE16-Derivate Data browser (Anzeige der tabelleninhalte)SE17 Allgemeine tabellenanzeigeSA38 AbAP / 4 reporting (Direktaufruf von Programmen / reports)

nicht für den Außenprüfer anwendbar. mit den transaktionen SE16, SE16n und SE16-Derivate sowie SE17 sind tabellenauswertungen möglich, die die klassifizierung hinsichtlich Steuerrelevanz durch den Steuer-pflichtigen gegenstandslos machen. z. b. könnte der Außenprüfer alle buchungskreisabhängigen Daten der tabelle xxxx sehen, ohne dass die in seiner benutzerrolle enthaltene beschränkung auf buchungskreis nnnn wirksam würde. Somit wäre der in der Prüfungsanordnung festgelegte Prüfungsumfang überschrit-ten.

Die transaktion SA38 zeigt die menge der im System vorhandenen Programme und reports und bietet die option zur Ausführung ohne Unterschied an, ob Programme / reports aktiv oder deaktiviert sind, ihnen steuerliche relevanz zukommt oder nicht bzw. ob sie eine Update- oder nur-Anzeige-funktion ermöglichen.

für den z1-zugriff können zugriffswünsche von Außenprüfern unter Verwendung der oben genannten kritischen transaktionen nicht gewährt werden.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

104 Vgl. Abschnitt 5.5.6.

5.4.1 mUStEr-bErEChtiGUnGSrollEn für AUSSEnPrüfEr Der von der AG GDPdU erarbeitete berechtigungsumfang wurde in berechtigungsrollen umgesetzt, die auf den Umfang des Datenkatalogs104 abgestimmt sind. mit transaktion PfCG finden Sie im SAP r/3 bzw. SAP ErP 5.0 / 6.0 unter dem generischen namen SAP_AUDitor_tAX* alle definierten muster-Prüferrollen. Diese muster-Prüferrollen sind als Vorschläge für die unternehmensindividuelle Ausgestaltung der berechtigungen zu betrachten und sollen deshalb nicht ohne kritische Prüfung des inhalts und nicht ohne Ausprägung auf den konkreten Anwendungsbereich zum Einsatz kommen.

Aktuell sind im August 2008 und nach Einbau der SAP-hinweise 830736 und 925217 die nachfolgenden rollen im SAP-Standard enthalten.

Abbildung 5: übersicht der musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDitor_tAX_*

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105 Vgl. Abschnitt 5.4.3.

hinweise zur rolle für die finanzbuchhaltung (fi): > zUGriffSrEChtE für DAS kASSEnbUCh Sie sind nicht in der menü- bzw. in der berechtigungsrolle enthalten. nach unserer Auffassung ist die kassenbuchhaltung ein nebenbuch des Sachkontos „kasse“. Das System bucht 1:1 alle kassenvorgänge, die im kassenbuch erfasst werden, als beleg auf dem kasse-konto in der hauptbuchhaltung. Dem Außenprüfer sind über den zugang zu den Daten der hauptbuchhaltung alle informationen zu kassen- bewegungen sichtbar.> zUGriffSrEChtE AUf DAtEn DEr SPECiAl lEDGEr nicht in jedem System sind Special ledger im Einsatz. Sie werden aktiviert als zweites hauptbuch, wenn es gilt, besondere informationspflichten zu erfüllen. Die in Special ledger gesammelten Daten sind nicht zwingend steuerlich relevant.

Da die Systemeinrichtung eines Special ledger stets individuell den bedürfnissen des Steuerpflichtigen genügt, kann es keine allgemeingültige Vorlage einer musterrolle geben. fallweise kann der Steuer- pflichtige die Auskunftsrechte für Außenprüfer auf Special ledger nach seinen Verhältnissen erstellen und in einer kundenindividuellen Prüferrolle105 bündeln.

nachstehende Abbildung zeigt das rollenmenü der musterrolle SAP_AUDitor_tAX_fi für das modul fi auf oberster menüebene.

Abbildung 6: Aufriss der muster-Prüferrolle finanzwesen

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Abbildung 7: menü der musterrolle SAP_AUDitor_tAX_fi

beispielhaft wurden für die menüpunkte Stammdaten → Debitoren und Stammdaten → kreditoren die Untermenüs aufgeblendet.

Abbildung 8: Partieller Aufriss des menüs SAP_AUDitor_tAX_fi

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106 Siehe hierzu: SAP-hinweis 935189 GDPdU: Erweiterungen in der Sammelrolle SAP_AUDitor_tAX.

5.4.2 DArt-zUGriff für AUSSEnPrüfErDie AG GDPdU befasst sich bereits mit weiterentwicklungen hinsichtlich eines z1-zugriffs durch den Außenprüfer auf Datenextrakte, die mit dem werkzeug Data retention tool (DArt) erzeugt wurden, ohne damit den zugriff auf online-Datenbestände einschränken zu wollen. Ein erster Ansatz ist bereits im Prü-fermenü ersichtlich.106 Es sind zwei Einzelrollen entstanden, die einerseits Auskunftsfunktionen aus dem DArt-menü und andererseits die transaktions- und reportberechtigungen aus dem werkzeug DArt aufnehmen:

SAP_AUDitor_tAX_DArt AiS-Steuerpruefung DArt = benutzermenü ohne berechtigungenSAP_AUDitor_tAX_DArt_A AiS-Steuerpruefung DArt (Authorization) = berechtigungen ohne benutzermenü

Die nun folgende Abbildung zeigt das rollenmenü der musterrolle SAP_AUDitor_tAX_DArt im Aufriss.

Abbildung 9: Untermenü DArt im Aufriss

Die in der musterrolle SAP_AUDitor_tAX_DArt enthalten funktionen zielen auf das leserecht von DArt-Datenextrakten ab. ihr Einsatz erfordert eine genaue Ausprägung der berechtigungsrollen, um die zugriffe des Außenprüfers zielgerichtet zu leiten.

Es obliegt dem Steuerpflichtigen zu entscheiden, ob und wenn ja, wie weit einem Außenprüfer DArt-berechtigungen gewährt werden. Je nach Einschätzung des Steuerpflichtigen und dem Ausbildungsstand des Außenprüfers könnten die DArt-zugriffsrechte eines Außenprüfers differenziert gestaltet werden. Als beispiel für eine denkbare Aufgabenverteilung zwischen Steuerpflichtigem und Außenprüfer mag folgende übersicht dienen:

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5 Technische Umsetzung in SAP-SystemenAUfGAbE AUfGAbEnzUorDnUnG zU …

AUSSEnPrüfEr StEUErPfliChtiGEn

DArt-Extrakte erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe

DArt-Extrakte anzeigen (DArt-browser) möglich ja

View-Definition anlegen möglich ja

View-Dateien erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe

View-Dateien anzeigen (View-Protokollanzeigen mit Durchgriff auf die View-Daten)

möglich ja

tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DArt

Die rolle SAP_AUDitor_tAX_DArt_A AiS-Steuerprüfung DArt (Authorisation) beinhaltet folgende transaktionen und reports für den zugriff auf DArt-Extrakte:

trAnSAktion bEzEiChnUnG

ftwf Datenextrakt-browser

ftwh Datenextrakt-Views

ftwCS Segmentkatalog

ftwCf feldkatalog

ftwn View-Protokoll anzeigen

ftwD Datenprüfsumme prüfen

ftwy Datenextraktviews definieren

S_P6D_40000026 Detektor für zugehörige Daten

tabelle 5: transaktions- / reportumfang der Prüferrolle zu DArt

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im folgenden der überblick über die aktuelle Prüferrollen (Stand: August 2008):

Abbildung 10: maximalumfang des SAP-muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008

5.4.3 UntErnEhmEnSinDiViDUEllE PrüfErrollEn zur Definition der individuellen Prüferrollen schlagen wir vor, die SAP-muster-Prüferrollen in den eigenen namensbereich zu kopieren und um die firmenindividuellen Ausprägungen der berechtigungen für trans-aktionen und reports zu erweitern und um berechtigungen für organisationseinheiten, kontengruppen für kunden- / lieferanten- / Sachkonten, kontenpläne etc. zu ergänzen. änderungen der muster-Prüferrollen über den import von SAP-hinweisen / Support Packages schlagen damit nicht umgehend auf die Prüfer-rechte im System des Steuerpflichtigen durch.

Um kundenindividuelle transaktionen und reports aufzunehmen, sollte eine eigene rolle erstellt werden, siehe dazu die Ausführungen unter 5.4.4.

im nachfolgenden beispiel wurden die Vorschlagsrollen

von SAP_AUDitor_tAX* nach z_AUDitor_tAX*

kopiert. „z“ steht für eine durch den Steuerpflichtigen frei wählbare bezeichnung im bereich der kunden-namensräume.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen SAmmElrollEnz_AUDitor_tAX

trAnSAktionSrollEn(moDUlSPEzifiSChE mEnüS)

bErEChtiGUnGSrollEn(moDUlSPEzifiSChE

bErEChtiGUnGEn ohnE mEnüS)

SonStiGE bEmErkUnGEn

z_AUDitor_tAX_Azentrale berechtigungen für

Geräte, Spooler etc.

z _AUDitor_tAX_fi z _AUDitor_tAX_fi_A

z _AUDitor_tAX_mm z _AUDitor_tAX_mm_A

usw. usw. Vorschlagsrollen weitere module

z _AUDitor_tAX_fi_z z _AUDitor_tAX_fi_z_Arollen für firmeneigene Erweite-

rungen, siehe Abschnitt 5.4.4

usw. usw.weitere firmeneigene rollen für

andere moduletabelle 6: übersicht kundenspezifischen namenskonvention Prüferrollen

wenn Support Packages eingespielt wurden, empfiehlt sich ein Abgleich der SAP-Vorschlagsrollen mit den unternehmensspezifischen rollen, um änderungen als Ausgangspunkt für die Pflege der kundenindividuel-len Außenprüferrollen festzustellen. SAP bietet dazu die funktion des rollenvergleichs in zwei Ausprägun-gen zum Vergleich von rollen lt. SAP- / DSAG-Standard versus firmenausprägung an.

> im benutzerinfosystem (transaktion SUim) steht hierzu report rSUSr050 (transaktion S_bCE_68001777) zur Verfügung. Die beiden zu vergleichenden rollen werden in die Eingabefelder für „rolle A“ und „rolle b“ eingetragen.

Abbildung 11: Einstiegsbild des reports rSUSr050

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> Die transaktion PfCG rollenpflege bietet ein werkzeug zum rollenvergleich an. Alternativ kann die transaktion rolE_CmP direkt aufgerufen werden.

Ausgehend von einer rolle wird die andere rolle zum Vergleich benannt.

Einsteig in den rollenvergleich über den menüpfad in der transaktion PfCG: hilfsmittel → rollen-Vergleichstool.

Abbildung 12: Einstieg der funktion PfCG mit rollenvergleich

Auswahl der Vergleichsrolle.

Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle

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107 Vgl. Abschnitt 5.4.3.108 Vgl. bmf-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt i 2a, a.a.o., und bmf fAQ, Stand 23.01.2008, Abschnitt iii, frage 12 a.a.o. 109 Vgl. zVEi-kommentierung zu bmf fAQ, Stand 15.01.2007, Abschnitt iii, frage 12 a.a.o.; vgl. auch Abschnitt 3.2.4.101 Vgl. Abschnitt 5.5.7.102 Vgl. SAP-hinweis 582583.

Ergebnisliste des rollenvergleichs:

Abbildung 14: Ergebnisliste des rollenvergleichs

Aktuelle SAP-hinweise sind ggf. manuell in die firmenrollen einzuarbeiten.

5.4.4 AnPASSUnGEn Von PrüfErrollEn AUfGrUnD EiGEnEntwiCklUnGEnSAP-muster-Prüfermenüs und SAP-muster-Prüfertransaktionsrollen sollten nicht geändert werden, da die Gefahr besteht, dass kundenindividuelle änderungen beim Einspielen von SAP-hinweisen bzw. Support Packages überschrieben werden.107 für Eigenentwicklungen empfehlen wir modulspezifisch eigene Ergänzungsrollen zu definieren.

beispielhaft können in firmenindividuellen Ergänzungsrollen eigene report- oder transaktionsberechtigun-gen (z. b. berechtigung für Download von SAP-Auswertungen in ein eigenes netzwerkverzeichnis für den Außenprüfer) aufgenommen werden.

Dem Außenprüfer sollen gemäß dem bmf-Schreiben vom 16.07.2001 alle „im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten“ zur nutzung zur Verfügung stehen.108 Aus unserer Sicht beschränkt sich der zugriff auf tatsächlich lauffähige und vom Steuerpflichtigen genutzte Auskunftsreports,109 da der Steuer-pflichtige jederzeit in der lage sein muss, die dem Außenprüfer gewährten Auskunftsrechte beurteilen zu können. bei nicht genutzten funktionen der Software kann der Steuerpflichtige diese beurteilung nicht leisten.

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110 Vgl. Abschnitt 5.4.6.4.111 Vgl. SAP-hinweis 798565.

Dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind auch Eigenentwicklungen von Auskunfts-transaktionen und -reports. Diese individualauswertungen sind möglicherweise den Standardreports an funktionalität überlegen und können dem Außenprüfer von nutzen sein. Greifen diese Eigenentwicklungen auf ausge-wählte logische Datenbanken wie z. b. DDf für Debitoren, kDf für kreditoren, SDf für Sachkonten usw.110 zu, so zieht die zeitraumprüfung auch für diese transaktionen und reports. Eigene Anwendungen müssen individuell um die zeitraumabgrenzung erweitert werden, wenn deren Datenbeschaffung nicht über logische Datenbanken realisiert wurde, die den funktionsbaustein zur zeitraumprüfung enthalten.111

Die folgende tabelle zeigt einen Vorschlag, wie die namenskonvention für eigene berechtigungsrollen für kundenspezifische Erweiterungen ausgestaltet werden kann.

SAmmElrollEn z_AUDitor_tAX

trAnSAktionSrollEn(moDUlSPEzifiSChE mEnüS)

bErEChtiGUnGSrollEn(moDUlSPEzifiSChE

bErEChtiGUnGEn ohnE mEnüS)

SonStiGE bEmErkUnGEn

z _AUDitor_tAX_fi_z z_AUDitor_tAX_fi_z_Afirmeneigene Erweiterungsrolle

für modul fi

z_AUDitor_tAX_mm_z z_AUDitor_tAX_mm_z_Afirmeneigene Erweiterungsrolle

für modul mm

usw. usw.

tabelle 7: Vorschlag namenskonvention Prüferrollen – kundenerweiterung

5.4.5 PrüfErrollE SChützEnDie Außenprüfer sollen nur das menü benutzen, das der Steuerpflichtige für sie ausgeprägt hat. Um zu verhindern, dass der Außenprüfer vom Prüfer- auf das SAP-Standardmenü umschaltet, besteht ab r/3 release 4.7 die option, in der tabelle

Users_ssM Erlaubte menüs für den Session manager

einen Eintrag mit dem benutzernamen des Prüfers zu pflegen und den Schalter für das benutzermenü zu setzen. Das System lässt danach für diesen benutzer nicht mehr zu, auf das Standardmenü umzuschalten.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 5.4.6 zEitrAUmPrüfUnG (PrüfUnGSzEitrAUm)

5.4.6.1 bESChränkUnG DES zUGriffSrEChtS AUf EinEn zEitrAUmbevor ein SAP-System mit GDPdU-funktionen erweitert wurde, war es nicht möglich, die zugriffsberechti-gung eines benutzers auf einen bestimmten zeitraum zu beschränken. Die unter berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben parallel zu DArt-Version 2.0 oder höher eingeführte funktion erlaubt es nun, für den Außenprüfer einen zugriffszeitraum für bewegungsdaten zu definieren. für Stammdaten kann der zugriff nicht auf Datensätze beschränkt werden, die im Prüfungszeitraum aktiv, d. h., nicht gesperrt waren.

in größeren SAP-Systemen mit mehreren buchungskreisen können zeitgleich mehrere Außenprüfer für z. b. Umsatzsteuer, lohnsteuer und Ertragssteuern bei unterschiedlichen buchungskreisen tätig sein. Die funktion der zeitraumprüfung wurde so flexibel definiert, dass bei zeitgleich stattfindenden Außen-prüfungen jedem Außenprüfer unterschiedliche zugriffszeiträume zugewiesen werden können.

Als zu prüfender zeitraum wird die zeitspanne laut Prüfungsanordnung im SAP-System hinterlegt.

Die funktion der zeitraumprüfung wird über mehrere zusammenwirkende tabellen gesteuert, die mittels dreier transaktionen gepflegt werden. Diese transaktionen werden im folgenden vorgestellt.

5.4.6.2 tAbEllEn tPCUSEr / tPCUSErn (trAnSAktion tPC2)mit der transaktion tPC2 werden benutzer, in diesem fall Außenprüfer, DArt-benutzergruppen zugeordnet.

Abbildung 15: Pflegedialog der tabelle tPCUSErn, transaktion tPC2

5.4.6.3 tAbEllE tPCProGS in der tabelle tPCProGs Prüftabelle für die Programme der berechtigungsprüfung

werden Programme eingetragen, die für die zeitraumabhängige Prüfung vorgesehen sind. hier müssen auch kundeneigene Programme aufgenommen werden.

PrAXiStiPP:Die benutzergruppe ist in DArt frei definierbar und kann eine organisationseinheit oder Prüfungsart, z. b. Ertragssteuer-, zoll- oder USt-Prüfung, repräsentieren.

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Ein spezieller Pflegedialog ist nicht vorhanden. Die Pflege erfolgt mit der transaktion Sm31.

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt der tabelle tPCProGS.

Abbildung 16: Ausschnitt aus tabelle tPCProGS

5.4.6.4 tAbEllE tPCProG (trAnSAktion tPC4)mit der transaktion tPC4 werden Programme / reports bzw. logische Datenbanken in die tabelle tPCProG eingetragen und damit der erweiterten Prüfung auf erlaubte zeiträume unterworfen. Diese tabelle enthält diejenigen Programme / reports und logischen Datenbanken, die der Außenprüfer beim z1-zugriff nutzt. Der tabellenumfang stellt eine Untermenge der im Unternehmen im Einsatz befindlichen Programme / reports auf basis der tabelle tPCProGS dar.

Abbildung 17: Ausschnitt aus tabelle tPCProG

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 5.4.6.5 tAbEllE tPCDAtEn (trAnSAktion tPC6)Die transaktion tPC6 prägt die tabelle

tPCDaten zeiträume für berechtigungsprüfung

mit den für den zugriff durch Außenprüfer erlaubten zeiträumen aus. Sie greift die benutzergruppe auf (siehe Abschnitt 5.4.6.2) und weist ihr eine Applikation (z. b. fi-fi = hauptbuch), eine organisationseinheit (z. b. für fi: buchungskreis) und die erlaubten zeiträume (intervall von Datum bis Datum) zu.

Abbildung 18: Ausschnitt aus tabelle tPCDAtEn

Die organisationseinheit ist dabei kontextabhängig einzutragen. Die folgende übersicht zeigt für die Applikation die jeweils mögliche organisationseinheitsklasse.

APPlikAtion bEzEiChnUnG tAbEllE tPCDAtEn:orGAniSAtionSEinhEitEnklASSE

fi-fi finanzbuchhaltung buchungskreis

Co kostenrechnung kostenrechnungskreis

SD Vertrieb Verkaufsorganisation

EA-trV reisekostenabrechnung buchungskreis

fi-AA Anlagenbuchhaltung buchungskreis

fi-CA Vertragskontokorrent buchungskreis

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112 Vgl. SAP-hinweis 115224.

APPlikAtion bEzEiChnUnGtAbEllE tPCDAtEn:orGAniSAtionSEinhEitEnklASSE

hr Personalwesen <keine organisationseinheit>

im-rE immobilien buchungskreis

lo-mD logistik materialstamm <keine organisationseinheit>

mm-ft Außenhandel importabwicklung buchungskreis

SD-ft Außenhandel Exportabwicklung Verkaufsorganisation

tr-lo treasury Darlehen buchungskreis

tr-tm treasury transaktions-management buchungskreis

tabelle 8: transaktion tPC6: kontextabhängige organisationseinheit

nur in der tabelle tPCProGS zugeordneten Applikationen dürfen hier verwendet werden (siehe Abschnitt 5.4.6.3).

hinweis: mm (logistik) wird nicht speziell in der tabelle behandelt, sondern über die Applikation fi-fi berechtigt.

5.4.7 PrüfErAktiVitätEn AUfzEiChnEn (ACtion loG)

5.4.7.1 ACtion loG AlS nEUE fUnktionAlitätDie vor den GDPdU in SAP-Systemen vorhandenen Protokollierungswerkzeuge wie z. b. transaktionen Sm19 und Sm20 (Security Audit logs) oder das SQl Audit log112 sind rein technisch orientiert, für mitarbei-terinnen und mitarbeiter der fachabteilungen (z. b. Steuerfachleute) schwer lesbar und enthalten nicht die gewünschten Detailinformationen zu den ausgeführten Prüferaktivitäten im System.

SAP hat auf Drängen der AG GDPdU für r/3-releases ab 4.6b ein neues Protokollverfahren entwickelt, das auch für Personen aus fachabteilungen verständliche informationen bietet. Diese neuen form der Aufzeichnung protokolliert alle Aufrufparameter von transaktionen und reports und stellt sie im überblick über die Prüferaktivitäten dar. Der SAP-begriff für diese Protokollierung lautet Action log. Die Protokoll-daten werden unter dem neuen Datenobjekt AtAX gespeichert.

Je nach intensität der Prüferzugriffe ergeben sich u. U. umfangreiche Datensammlungen. werden sie nicht kontinuierlich gesichtet, fehlen zeitnah informationen über den Umfang des zugriffs und die Datenobjekte, die sich der Außenprüfer angesehen hat.

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leider steht die Aufzeichnungsfunktion für Prüferzugriffe derzeit nur für die Applikationen fi, fi-AA, mm und hCm zur Verfügung. Entwicklungsanträge sind bei SAP gestellt, um zukünftig auch Prüferzugriffe auf Daten der module SD und Co zu erfassen. wenn hier aus Sicht der Anwender dringender handlungsbedarf besteht, bitten wir um feedback an die AG GDPdU.zur kontaktadresse siehe www.dsag.de → Arbeitskreise → übersicht → Prozesse → AG GDPdU.

5.4.7.2 AUSwErtUnG DES ACtion loGS (trAnSAktion SlG1)Unter objekt AtAX werden alle zugriffe der Außenprüfer protokolliert. Die Auswertung, die mittels transaktion SlG1 gestartet wird, erlaubt, selektiv auf die log-Daten zuzugreifen.

Die folgende Abbildung zeigt das Selektionsbild zur transaktion SlG1.

Abbildung 19: Selektionsbild der transaktion SlG1

PrAXiStiPP:Vereinbaren Sie mit fachabteilung und it die Auswertung des Action logs in kurzfristigen intervallen. Es macht wenig Sinn, erst kurz vor der Abschlussbesprechung Protokolldaten zu sichten.

Auf diese weise erhalten Sie zeitnahe informationen über die Prüfungshandlungen des Außenprüfers und seine Prüfungsschwerpunkte.

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wichtige Abgrenzungskriterien sind> das Erfassungsdatum und die Uhrzeit der Prüferzugriffe> der benutzername (trennung der Auswertung nach Außenprüfer)> der transaktionscode oder das durch den Außenprüfer aufgerufene Programm

Entsprechend der ausgewählten Selektionsparameter (im beispiel: transaktion Aw01n und Eingabedatum vom 01.08.2008 bis 01.08.2008) erfolgt die listausgabe am bildschirm:

Abbildung 20: Ergebnisanzeige transaktion SlG1 Prüferzugriffe

Durch „Aufreißen“ der einzelnen zeilen mittels mausklick auf das Dreieck am zeilenanfang werden weitere Detail-Angaben zum zugriff gezeigt. hier im beispiel wurde die erste zeile (siehe markierung in Abbildung 20) abgefragt:

Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (transaktion SlG1)

Ergebnis der Abfrage:buchungskreis: 1000Anlage-nr.: 1137-0000 Anlagenbezeichnung: Erweiterung ProduktionshalleGeschäftsjahr: 2004

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 5.4.7.3 ProtokollübErSiCht AnzEiGEn (mit rEPort CA_tAXloG) Sollen die Protokolle ausgedruckt und als Druckliste archiviert werden, steht hierfür der report CA_tAXloG zur Verfügung. Er zeigt den identischen inhalt wie bei transaktion SlG1, jedoch in anderer Darstellung.

Abbildung 22: Selektionsbild des reports CA_tAXloG (transaktion SA38)

bei gleichen Selektionskriterien wie bei der transaktion SlG1 sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des reports CA_tAXloG

nach Expansion der kompletten liste kann man sich mit dieser Darstellung einen schnelleren überblick als mit der transaktion SlG1 verschaffen, aber auch eine Suche nach relevanten begriffen durchführen.

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5.4.7.4 ProtokollinformAtionEn lÖSChEn (trAnSAktion SlG2)

Das Action log (Daten des objekts AtAX) kann nach Abschluss der Außenprüfung mit transaktion SlG2 gelöscht werden.

Eine vorherige Archivierung mittels Archivierungsobjekt bC_SbAl ist ebenfalls möglich.

5.5 tEChniSChEr z3-zUGriff

5.5.1 wErkzEUG DArt DAtA rEtEntion toolSAP stellt im rahmen des Standards das werkzeug DAtA rEtEntion tool (DArt)zur Verfügung. DArt wurde ursprünglich für den Datenzugriff durch die finanzverwaltung in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) entwickelt. Die klassifizierung der in den USA steuerrelevanten Daten (tabellenvorrat „US“) ist der initiative der Americas’ SAP Users’ Group (ASUG) zu verdanken.

Aufbauend auf dieser basis hat die AG GDPdU die Vorgaben der deutschen Gesetzgebung in kontinuier-licher Arbeit ab 2001 in das werkzeug übernommen und einen eigenen Datenkatalog mit steuerlich rele-vanten Daten aufgebaut. mittlerweile bildet der tabellenvorrat „DE“ einerseits den kern des Datenumfangs „US“ zum überwiegenden teil ab und besitzt andererseits weitere Datenfelder mit spezifischen Anforde-rungen der deutschen finanzverwaltung, wie z. b. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStid).

bezogen auf DArt-Version 2.6 zeigt die folgende tabelle die Verhältnisse zwischen den tabellenvorräten zwischen den länderversionen US und DE.

DAtEnUmfAnG DAtEnSEGmEntE fElDEr

Gesamt 446 5.829

Davon entfallen auf:

US (exklusiv) 5 138

DE (exklusiv) 270 3.559

US und DE gemeinsam 171 2.132

tabelle 9: Segmentumfang DArt-Datenkatalog – Stand DArt-Version 2.6

PrAXiStiPP:Sollten sich größere Datenmengen durch die Protokollierung ergeben (mehrere Außenprüfer sind über einen langen zeitraum tätig), empfiehlt sich die Archivierung und reorganisation, um einerseits die online-Datenbank zu entlasten, andererseits aber den gesamten Prüfungsprozess im blick zu behalten.

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113 kontenplanänderungen im zuge von Unternehmenszusammenschlüssel aus mergers & Akquisitions.

Da mittlerweile auch in anderen ländern, insbesondere EU-ländern, der ruf nach Datenträgerüberlassung stärker wurde und gesetzliche regeln erlassen sind, wie z. b.

Schweiz: Verordnung des EfD über elektronisch übermittelte Daten und informationen (ElDi-V) vom 30. Januar 2002Österreich: §§131, 132 bundesabgabenordnung (bAo)frankreich: Contrôle fiscal des Comptabilités informatisées (CfCi)Portugal Portaria nº 321-A / 2007,

ergaben sich Auswirkungen auf konzeption und konfiguration von relevanten Datentabellen.

Einzelne buchungskreise können bereits heute auf länderversionen konfiguriert werden. innerhalb des Customizings ist es möglich, eine Version „US“ oder „DE“ zu wählen. heute ist nur noch eine geringe Anzahl von Datentabellen (z. b. Sales / Use tax etc.) rein amerikanisch. für deutsche US-tochterfirmen ist es ab release 2.4 auch möglich, alle steuerrelevanten Daten (DE und US) in einem Verarbeitungsgang („All“) zu extrahieren, um damit lokale und internationale Gesetzesvorgaben befriedigen zu können.

hierzu ist mit der transaktion Sm31 die tabellen tXw_C_bUkrS zu pflegen:

Abbildung 24: Anzeige Customizing der tabelle tXw_C_bUkrS (transaktion Sm31)

DArt erzeugt Datenextrakte als „steuerliche Datenkonserve“. Der DArt-Extrakt ist ein Satz von Dateien, die als Snap Shot den zustand der SAP-Datenbank zum zeitpunkt der Extraktion abbilden. Damit lassen sich bei kontenplanänderungen113 die Daten(zu)stände aus mergers- und Akquisitions-Szenarien im ursprüngli-chen zustand „einfrieren“.

für die Auswertung der DArt-Extrakte wird „ein“ SAP r/3-System benötigt, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell-System sein muss, auf dem die Datenextrakte einst erzeugt wurden. Dieses „Auswerte“-System bedarf jedoch eines releasestandes, der gleich oder höher gegenüber dem release-stand des erzeugenden Systems ist. in größeren Unternehmen mit unterschiedlichen SAP-Systemen bzw. releaseständen ist es denkbar, dezentral DArt-Datenextrakte zu erzeugen und diese auf einem zentralen System auszuwerten.

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Als Alternative für den fall, dass später zur DArt-Extraktauswertung kein SAP-System mehr zur Verfügung stünde (z. b. migrationen von einem SAP- auf ein non-SAP-System, siehe Abschnitt 4.5.2), gibt es ab der DArt-Version 2.4 den Extraktsplitter. mit dieser funktion ist es möglich, Extraktdateien in die einzelnen Segmente zu atomisieren und je Segment jeweils eine einzelnen Datei im AiS-format (mit beschreibenden kopfzeilen) zu erzeugen. Diese einzelnen Dateien können in ein Auswertetool eingelesen und ausgewertet werden.

5.5.2 AUSliEfErUnG DEr DArt-VErSionEnDie einzelnen DArt-Versionen, beginnend mit DArt-Version 2.0, wurden und werden mit SAP-hinweisen ausgeliefert, die in der regel über Support Packages in die Systeme importiert werden.

Die folgende tabelle zeigt die nummer des Support Packages, mit der die jeweilige DArt-Version aus-geliefert wurde.

DArt-VErSion

SAP-hinwEiS / DAtUm DEr VEr-ÖffEntliChUnG

SAP-SyStEm

SAP r/33.1

SAP r/3 4.0

SAP r/3 4.5b

SAP r/3 4.6b

SAP r/3 4.6C

SAP r/3 4.7

SAP ErP 2004

SAP ErP 6.0

2.0 491141 / 05.02.2002 b1 80 58 47 37 06 - -

2.1 622095 / 13.05.2003 b2 82 60 55 4612 + 13

- -

2.2 668943 / 20.01.2004 b4 83 61 56 4718 + 19

- -

2.3 702511 / 30.01.2004 - - - - - -02 + 03

-

763867 / 27.12.2004 b5 85 63 58 49 23 - -

2.4 810014 / 29.06.2005 - - - - 51 2508 + 10

-

2.5 1050841 / 26.04.2007 - - - - 55 29 17 10

2.6 1173540 / 11.08.2008 - - - - 58 31 20 14

tabelle 10: zuordnung DArt-Auslieferung zu SAP-System

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen 5.5.3 SyStEmSEitiGE DokUmEntAtion / hilfE zU DArtAus einer beliebigen transaktion heraus stellt das System über den menüpfad

hIlfe → hIlfe zUr anwenDUnG

nähere Erläuterungen und tipps zu dieser transaktion zur Verfügung. für transaktionen zu DArt wird kontextbezogen die entsprechende Passage aus der DArt-online-Dokumentation herangezogen.

hier im beispiel: transaktion ftwQ DArt-Datensegmente konfigurieren.

Abbildung 25: Aufruf der hilfe zur DArt-Datensegmentkonfiguration (transaktion ftwQ)

Der Aufruf der hilfe führt zum Abschnitt Datensegmentkonfiguration:

Abbildung 26: Anzeige der hilfe zur DArt-Datensegmentkonfiguration (transaktion ftwQ)

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5.5.4 DArt-trAnSAktionEn UnD -rEPortSbevor auf einzelne transaktionen und reports vertieft in den weiteren Abschnitten eingegangen wird, zeigt die folgende tabelle den Gesamtumfang der zum werkzeug DArt gehörenden transaktionen und reports.

trAnS-AktionS-CoDE

kUrzbESChrEibUnG DEr trAnSAktion VErbUnDEn mit ProGrAmm

ftw0 bereichsmenü DArt -

ftw1A Extraktdaten rtXwCf02

ftwb Archivierte Daten abrufen rtXwCf10

ftwC Extrakte mischen rtXwmG01

ftwCf feldkatalog anzeigen rtXwCAtf

ftwCS Segmentkatalog anzeigen rtXwCAtS

ftwD Datenextraktkontrollsummen prüfen rtXwChk2

ftwE kontrollsummen prüfen (fi-belege) rtXwChk11

ftwE1 Alle fi-kontrollsummen prüfen rtXwChk4

ftwf Datenextrakt-browser rtXwQU01

ftwh Daten-View-Abfragen rtXwQU03

ftwi hintergrundjob erzeugen rtXwbtCh

ftwJ Aus Archiven abgerufene Daten löschen rtXwDroP

ftwk Extrakte löschen rtXwDElf

ftwl Extraktprotokoll anzeigen rtXwloG2

ftwm Datenextrakt neu erstellen rtXwCf05

ftwn View-Abfrageprotokoll anzeigen rtXwVwl2

ftwP Einstellungen für Datenextraktion SAPmtXwC

ftwQ Datensegmente für Datendatei konfigurieren rtXwSEGS

ftwr Dateigröße Arbeitsblatt rtXwSizE

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

114 Vgl. SAP-hinweis 1234641.115 Vgl. service.sap.com/ilm → kasten news → Datei „reports and transactions for Accessing Archived Data“, Version 2.7, Stand nov. 2007.

trAnS-AktionS-CoDE

kUrzbESChrEibUnG DEr trAnSAktion VErbUnDEn mit ProGrAmm

ftwS konfiguration und Protokolle transportieren rtXwtASk

ftww Segmentinformationen auflisten rtXwlS01

ftwX berechtigungsgruppen für View-Dateien: Aufruf der transaktion Sm30 tabellenpflege; View-name: V_tXw_tbrG

SAPltXwA

ftwy Viewdefinition pflegen SAPmtXwV

ftwyr Segmentbeziehungen pflegen rtXwSm3X

ftwQtD Pflege nummernbereich bewegungsdaten-Segmente114 -

ftwQmD Pflege nummernbereich Stammdaten-Segmente114 -

S_P6b_1200272 Datenextrakt-Splitter rtXwQU05

S_P6b_1200273 Assoziierter Datendetektor rtXwQU06

S_P6b_1200274 Extrakt-Splitter-Protokoll anzeigen rtXwQU05

tabelle 11: liste der DArt-transaktionen (Stand DArt 2.6)

5.5.5 DArt-moDUlübErSiChtmittels DArt können Daten aus verschiedenen modulen von SAP für die Außenprüfung extrahiert werden. Dies setzt voraus, dass die SAP-Datenarchivierung für den Extraktionszeitraum noch nicht durchgeführt worden ist.

nachstehend eine übersicht des Extraktumfangs mit den zugeordneten Archivierungsobjekten.

moDUl bEzEiChnUnG EXtrAktUmfAnG ArChiViErUnGSobJEktE115

fi financials

> finanzbelege> offene Postenliste> Abstimmung fi / Co> änderungsbelege> Steuerdaten

> fi_ACCoUnt> fi_ACCPAyb> fi_ACCrECV> fi_bAnkS> fi_DoCUmnt > fi_monthly> ChAnGEDoCU

JV Joint-Venture-buchhaltung> Stammdaten Joint- Venture-buchhaltung

nicht vorhanden

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moDUl bEzEiChnUnG EXtrAktUmfAnG ArChiViErUnGSobJEktE

AA Anlagenbuchhaltung> Anlagenbelege> änderungsbelege

> Am_ASSEt> ChAnGEDoCU

Co Controlling

> kostenrechnungsbelege> Abstimmung fi / Co> Statistische Co- belegpositionen> kostenstellen-hierachien> Profit-Center-hierachien> Co-Primärbuchungen> Co-Sekundärbuchungen

> CoPA2_xxxx> Co_AlEitEm > Co_Allo_St> Co_CCmASt> Co_CCtr_EP> Co_CCtr_iD> Co_CCtr_Pl> Co_CEl_rCl> Co_CoStCtr> Co_itEm> Co_kStrG> Co_orDEr> Co_ProCESS> Co_totAl> Pm_orDEr> PP_bkflUSh> PP_orDEr> Pr_orDEr> PS_ProJECt> Qm_Control

mm materialwirtschaft> materialbelege> bestellungen> änderungsbelege

> mm_Ekko> mm_mAtbEl > mm_mAtnr> mm_PrEf> mm_rEbEl> mm_SPStoCk> ChAnGEDoCU

SD Vertrieb

> Verkaufsbelege> lieferbelege> fakturabelege> Preiskonditionen fakturabeleg

> ft_VEiAV > ft_VEXAV> rV_likP> SD_VbAk> SD_VbkA> SD_Vbrk

tr (Cfm)bP

Corp.finance mgmt.(treasury)

> Cfm-belege> historische bewegungsdaten

> trtm_ftr

Cl Consumer mortage and loans > Cml-belege > CmlDoCUmnt

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5 Technische Umsetzung in SAP-SystemenmoDUl bEzEiChnUnG EXtrAktUmfAnG ArChiViErUnGSobJEktE115

rE immobilienverwaltung > immobilienbelege

> rE_bUilDnG> rE_bUSn_En> rE_mGt_Cnt> rE_ProPErty> rE_rntl_AG> rE_rntl_Un> rE_Stlm_Un

tV reisemanagement > reisebelege > PA_trAVEl

XX kundenerweiterungen > Special ledger > fi_Sl_DAtA (*)

tabelle 12: DArt-modulübersicht (Stand DArt 2.6)

(*) ist z. b. das Umsatzkostenverfahren (basis fi-Sl) im Einsatz, muss dieses kundenseitig in den DArt- Umfang aufgenommen werden.

5.5.6 DArt-SEGmEnt- / fElDkAtAloG (trAnSAktionEn ftwCS / ftwCf)Die transaktion ftwCS zeigt DArt-Datensegmente, die angeben, aus welcher Anwendung und referenzta-belle der Produktionsdatenbank Stamm-, bewegungs- und erläuternde Daten in die DArt-Segmente eingeflossen sind.

Abbildung 27: beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: felder für alle länderversionen

mD = master Data (Stammdaten) GEn = General (allen länderversionen) tD = transaction Data (bewegungsdaten) DE = nur in länderversion DE US = nur in länderversion US

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Abbildung 28: beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: felder nur länderversion „DE“.

mD = master Data (Stammdaten) GEn = General (allen länderversionen) tD = transaction Data (bewegungsdaten) DE = nur in länderversion DE US = nur in länderversion US

Die transaktion ftwCf bietet den blick auf die im Einzelnen je Segment enthaltenen Datenfelder (den feldkatalog).

Abbildung 29: Ausschnitt für ein DArt-Segment mit dem jeweiligen feldkatalog

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Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DArt-feldkatalog (hier Segmente tXw_fi_*)

Ein Drill-Down auf Einträge des feldkatalogs ist in den zellen der Spalten „Segmentname“ und „referenztabelle“ möglich und liefert weitere informationen.

Einerseits werden die felder des Segments angezeigt (= zieltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung,

Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-tabelle

5 Technische Umsetzung in SAP-SystemenSe

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andererseits die felder der referenztabelle (=Quelltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung.

Abbildung 32: Auszug der Daten einer referenztabelle

5.5.7 fElDkAtAloGErwEitErUnGEn für kUnDEnEiGEnE DAtEnfElDEr Sind unternehmensindividuell Erweiterungen oder modifikationen in den SAP-Systemen eingebaut worden, die steuerlich relevante Daten generieren und die nicht über Standardabfragen dem Außenprüfer zur Verfügung stehen, muss der Umfang des Datenkatalogs erweitert werden. Dies ist im rahmen der möglichkeiten der kundenindividuellen Anpassung Aufgabe des Steuerpflichtigen.116 Jeder Steuerpflichtige bleibt selbst verpflichtet, den DArt-Daten-feldkatalog zu prüfen und auf seine Verhältnisse hin anzupassen.117

DArt zeichnet sich gerade dadurch aus, dass aus bestehenden SAP-Datentabellen / -strukturen weitere felder aufgenommen oder Datentabellen aus kundeneigenen Entwicklungen innerhalb eines SAP-Systems in den DArt-Datenumfang eingeschlossen werden können. kundenerweiterungen vorhandener Segment-strukturen werden als „Customer includes“ im feldkatalog gekennzeichnet, eigene tabellen werden in eigene DArt-Segmentstrukturen überführt und sind deshalb außerhalb des SAP-namensraumes zu definieren.

Das Verfahren, um kundeneigene tabellen in den DArt-Datenfeldkatalog aufzunehmen, ist beschrieben in den SAP-Erläuterungen zu DArt-Version 2.5, die auf dem Service marketplace der SAP als pdf zum Download angeboten werden.118

116 Siehe hierzu auch die DSAG-mitgliederempfehlung vom 08.12.2003 „Ergebnisse des informationsgesprächs der Vertreter der DSAG e. V. und mitarbeiter der SAP AG mit SAP-Experten der finanzverwaltung am 08.12.2003 in bonn“, http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/2003-12-08-mitgliederinfo.pdf.117 Vgl. Abschnitt 5.5.6.118 Vgl. zur DArt-Version 2.5 die Datei „DArt_2.5“, http://service.sap.com/dart, Stichwort GDPdU, media Center (Download); Abschnitt über DArt-kundenerweiterungen, Seite 58-63.

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5.5.8 DArt-bErEChtiGUnGEn

5.5.8.1 GESAmtübErSiCht DEr DArt-bErEChtiGUnGSPrüfUnGEine Gesamtübersicht der im zuge des Aufrufes von DArt-transaktionen geprüften berechtigungen (einschließlich der basisberechtigungen) bietet die transaktion SU22 zuordnung der berechtigungsobjekte zu transaktion.

für DArt-transaktionen ftw* und S_P6D_40000025 / ..26 / ..27 (Paket ftw1) zeigt das System die menge an berechtigungsobjekten, deren Prüfung durchlaufen wird. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft einen Ausschnitt aus der Ergebnisliste.

Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur transaktion SU22

5.5.8.2 DArt-bErEChtiGUnGSobJEktEDas werkzeug DArt stützt sich bei der berechtigungsprüfung auf wenige spezifische berechtigungsobjekte, die im folgenden vorgestellt und kurz erläutert werden.

weitere informationen bieten die SAP-Erläuterungen zu DArt-Version 2.5, die auf dem Service marketplace der SAP zum Download angeboten werden.119

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

119 Vgl. zur DArt-Version 2.5 die Datei „DArt_2.5“, Abschnitt über DArt-berechtigungsobjekte, Seite 64-67, a.a.o,

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bErEChti-GUnGS-obJEkt

bESChrEibUnG bErEChtiGUnGSfElDEr / ErläUtErUnGEn AktiVitätEn

f_tXw_tV View-Abfragen ausführen, löschen, archivieren und auf den lokalen PC exportieren

ACtVt AktivitätbrGrU berechtigungsgruppebUkrS buchungskreis

Die Aktivitäten 24 / 25 erlauben das Ablegen / Abrufen von Views aus einem angeschlossenen Archivsystem

Die Aktivität 61 (View-report in Datei exportieren) unterstützt den Export in das file-System auf dem Applikationsserver

03 Anzeigen06 löschen24 Archivieren25 zurückladen61 Exportieren

f_tXw_rA Archivierte Daten zurückladen oder zurückgeladene Daten löschen

bUkrS buchungskreis

f_tXw_tf Datenextrakte an-legen, anzeigen, löschen, archivie-ren

ACtVt AktivitätbUkrS buchungskreis

01 hinzufügen03 Anzeigen06 löschen24 Archivieren25 zurückladen

f_tXw_tfCf konfiguration der Datenextrakte

ACtVt Aktivität 01 hinzufügen03 Anzeigen06 löschen24 Archivieren25 zurückladen

f_tXw_tVC2 konfiguration der Datenextrakte

ACtVt AktivitätbEGrU berechtigungsgruppe

Pflegeschutz für View-Dateien für benutzer-gruppen einrichten. Die Pflege der berechtigungs-gruppen erfolgt mit der transaktion ftwX

Voraussetzung:Parameter in tabelle tXw_C_Glo sind gesetzt:PArm_nAmE AUth_ViEw_DEfPArm_VAlUE AUthGrP

hinweis: in Standardauslieferung ist Parameter nicht gesetzt

02 ändern03 Anzeigen

f_tXw_tVCf konfiguration der DArt-Datensichten (Views) ändern

ACtVt Aktivität 02 ändern03 Anzeigen

tabelle 13: DArt-berechtigungsobjekte

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5.5.9 DArt-rElEASEPflEGEDArt wird im rahmen der normalen Auslieferungslogistik120 über SAP-hinweise aktualisiert, die in Support Packages eingebunden sind.

Aufgrund der betrieblichen Erfordernisse kann ein Upgrade auf ein neues DArt-release durch den betreffenden SAP-hinweis mit anhängendem Sondertransport in ein SAP-System aufgenommen werden. inwieweit ein roll-out als Sondertransport außerhalb von Prozeduren für den import von Support Packages oder als normales Support-Package-Upgrade unterjährig erfolgen kann, muss in den jeweiligen Unternehmen selbst entschieden werden.

Es ist davon auszugehen, dass ein DArt-release nach seiner Veröffentlichung durch SAP und Auslieferung der Programmergänzungen mittels SAP-hinweis über den Service marketplace mit einer zeitlichen Verzögerung im System des Steuerpflichtigen implementiert werden wird. Es gilt die im Unternehmen üblichen Prozeduren zur Qualitätssicherung aller änderungen an den eingerichteten Produktionssystemen zu beachten.

5.5.10 AblAUf DArt-EXtrAktErStEllUnG

5.5.10.1 AbGrEnzUnG EinbEzoGEnEr DAtEn Es werden nur diejenigen Daten bei der Extraktion ausgelesen, welche tatsächlich im Auswahlzeitraum entstanden sind (bewegungsdaten). Alle dazugehörigen Daten wie> Stammdaten> änderungsbelege relevanter bewegungs- und Stammdaten> Erklärungsdaten> abhängige tabellensind, soweit im Segment- oder feldkatalog vorgesehen, automatisch mit enthalten, ohne dass der Anwender diese Daten selbst auswählen müsste.

i.d.r werden Extrakte einmal im Jahr erzeugt. Sollte es die anfallende Datenmenge erfordern, unterjährig Extrakte für einen teilzeitraum zu erstellen, dann sind Stammdaten bis einschl. DArt 2.3 in allen diesen Extrakten enthalten, die jeweils die zum Extraktionszeitpunkt bestehende merkmalsausprägung aufweisen. bei der Viewbildung über mehrere Extrakte fließen die Stammdaten mehrfach ein. Eigentlich bildet der letzte Extrakt für das Geschäftsjahr den aussagefähigsten bestand, da er den letzten erreichten Stand dokumentiert.

Alternativ eröffnet DArt ab der Version 2.4 die option, im zuge der Datenextraktion die Stammdaten für die monatsextrakte auszuschließen und einen reinen Stammdatenextrakt nach der Extraktion der letzten Periode separat zu erstellen. Der neue Viewer seit DArt 2.4 bietet die möglichkeit, bewegungs- und Stamm-datenextrakte gemeinsam auszuwerten und die Daten in einer gemeinsamen View darzustellen.

Sollen unterjährig Extrakte ohne Stammdaten erzeugt werden, ist es erforderlich, im DArt-Customizing (transaktion ftwP) die Stammdatenauswahl zu aktivieren. bei der Definition des Umfanges für den

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

120 Vgl. SAP-hinweis 582583.

PrAXiStiPP:Erstellen Sie DArt-Extrakte zeitnah im rahmen der beendigung der Jahresabschlussarbeiten eines Geschäftsjahres (testat des wirtschaftsprüfers).

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einzelnen Extraktlauf wird nach der Auswahl der bewegungsdatensegmente die Stammdatenauswahl aufgerufen und die vorhandene markierung für alle Stammdatensegmente abgewählt. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein beispiel hierzu:

Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten

für die Erstellung des reinen Stammdatenextraktes am Ende des Geschäftsjahres muss dann die Auswahl entsprechend angepasst werden. Dies bedeutet, keine bewegungsdaten, stattdessen aber alle Stammdaten auswählen.

besteht bei der parallelen Extraktion von bewegungs- und Stammdaten noch die möglichkeit, die Stamm-daten auf die in den bewegungsdaten verwendeten Stammdaten einzuschränken, so ist diese option bei reinen Stammdatenextrakten nicht gegeben. Dies resultiert daraus, dass mangels verfügbarer bewegungs-daten in diesem Extrakt keine Abhängigkeiten zwischen bewegungsdaten und Stammdaten während der Extraktion aufgebaut werden können. Dieser nachteil vergrößert zwar die menge der extrahierten Daten, führt aber in der Praxis nur zu unwesentlich mehr Datenvolumen und reduziert gegenüber der monatlichen Stammdatenextraktion das Datenvolumen immer noch in erheblichem Umfang. Die folgende Abbildung zeigt die Einstellung für die reine Stammdatenextraktion.

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Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt

wenn einzelne module nicht genutzt werden und demnach auch keine bewegungsdaten in den monats-extrakten herausgeschrieben wurden, brauchen die korrespondierenden Stammdatensegmente nicht extrahiert zu werden. Sie können über die oben gezeigte funktion manuell abgewählt werden.

obgleich die Datenextrakte die extrahierten Daten im textformat enthalten, sind diese nicht für das direkte lesen mit einem text-Editor oder tabellenkalkulationsprogramm geeignet. wir empfehlen ihnen, das Extrakt-browser-werkzeug zu verwenden, um die Daten im Extrakt anzusehen.

Grundsätzlich ist es möglich, mehrere buchungskreise in einem Extrakt zusammenzufassen. Es sollte jedoch ein Extrakt je buchungskreis erzeugt werden, soweit der zu prüfende Steuerpflichtige nicht über die zusammenfassung von mehreren buchungskreisen abgebildet wird. in diesem Sonderfall wäre ein Extrakt mit mehreren buchungskreisen denkbar. in hinblick auf einen zukünftigen z1-zugriff des Außenprüfers auf

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

PrAXiStiPP:wählen Sie anlässlich der Viewbildung über mehrere Extrakte für ein Geschäftsjahr die Stammdaten allein aus dem letzten Extrakt aus, und mischen Sie diese zu den bewegungsdaten.

So vermeiden Sie, dass Stammdaten der gleichen kontonummer mehrfach enthalten sind.

wenn den Prüfer die Entwicklung der inhalte der Stammdaten interessiert, können Sie ihm Stammdaten-änderungsbelege zur Verfügung stellen, die bei der Extrakterstellung automatisch maschinell mit extrahiert wurden.

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Datenextrakte121 wäre dadurch gewährleistet, dass der Außenprüfer nur auf buchungskreise des in der Prüfungsanordnung genannten Steuerpflichtigen zugreifen darf. Der zugriff auf Extraktinhalte kann nur auf buchungskreisebene geprüft werden. Eine Prüfung auf organisationseinheiten weiterer im Extrakt vorhan-dener Daten aus anderen modulen erfolgt nicht.

5.5.10.2 PErioDiSChE EXtrAktbilDUnG im regelfall umfasst ein Datenextrakt alle buchungsperioden eines buchungskreises für das komplette wirtschaftsjahr (maximal 16 buchungsperioden). Ein Datenextrakt darf technisch maximal 100 Daten-files à 2 Gb umfassen. in Abhängigkeit vom Datenvolumen und damit von den laufzeiten der Extraktion kann es erforderlich sein, unterjährig Datenextrakte zu erstellen. für einen buchungskreis und bei monatlicher Extraktion fallen somit max. 14 ASCii-file Sets (je buchungsperiode 1 Set mit n files (ohne Stammdaten), ein Set für die Abschlussperioden 13–16 (soweit genutzt) sowie 1 Set mit n files für Stammdaten (abhängig vom Daten-volumen und Vorgaben im Customizing) an.

für die Entscheidung zur bestimmung der periodischen Extraktfolge sollen folgende Anhaltspunkte dienen: > nach monats- oder Quartalsabschluss, aber erst nach Sperre der erlaubten buchungsperiode (tabelle t001b)> nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung (buchungen letzter USt-korrekturen und der USt-zahllast sind eingeflossen).

Anlässe für nicht-periodische Extraktionen können sein:> Datenauslagerungen vor Stilllegung von SAP-Systemen> Aushändigung von Datenbeständen an den rechtsnachfolger bei Unternehmensverkäufen. Der Erwerber übernimmt die Datenaufbewahrung und ist Ansprechpartner der Außenprüfer. > änderung in der organisationsstruktur: kontenplanumstellungen, zusammenführung von einzelnen buchungskreisen zu einem einzigen buchungskreis bzw. Spaltung eines buchungskreises in mehrere neue buchungskreise im wege der Verschmelzung / Spaltung von Daten auf der Datenbank.

121 Vgl. Abschnitt 5.4.2.

PrAXiStiPP:bei periodischer Extrakterstellung für ein Geschäftsjahr ist darauf zu achten, dass diese nur mit einer DArt Version erfolgt, da ansonsten bei einer späteren Auswertung ggf. kein einheitlicher View über das ganze Geschäftsjahr erstellt werden kann. Dies gilt insbesondere für Datenfelder, die durch eine neue DArt-Version hinzugekommen sind und damit erst für Extrakte ab dem zeitpunkt der implementierung der neuen DArt-Version zur Verfügung stehen.

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5.5.10.3 nAmEnSkonVEntionEn für DArt-EXtrAktEEs ist zu empfehlen, eine einheitliche notation der Extraktdateien vorzunehmen. Die folgende tabelle zeigt, welche mindestangaben sich im Dateinamen wiederfinden sollten und wie eine namenskonvention gestaltet werden kann.

StEllE inhAlt (bEiSPiEl) bEzEiChnUnG

1–3 PA6 System

4 _ trennzeichen

5–7 100 mandantennummer (*)

8 _ trennzeichen

9–12 0001 buchungskreisnummer

13 _ trennzeichen

14–17 2008 Geschäftsjahr

18 _ trennzeichen

19–20 02 Periode von; bei monats- oder Jahresextrakten00 = Jahr01–16 = monatQ1–Q4 = Quartal

21 _ trennzeichen

22–23 02 Periode bis; bei monats- oder Jahresextrakten00 = Jahr01–16 = monatQ1–Q4 = Quartal

24 _ trennzeichen

25 b Datenart: (*)bei unterjährigen Extrakten mit Datenteilung:b = bewegungsdatenS = Stammdaten

26 _ trennzeichen

27 P kennzeichen für test- oder produktiver Extrakt:t = testP = Produktiv

28 _ trennzeichen

29–30 01 laufende nummer

tabelle 14: namenskonvention für einen Datenextrakt

(*) bestandteile können entfallen, sofern es z. b. nur einen produktiven mandaten und vollständige Extrakte gibt.

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Entsprechend dieser namenskonvention könnte ein Datenextrakt diesen namen erhalten:PA6_800_1000_2007_01_03_b_P_01

Das SAP-System wird maschinell mehrere Extraktdateien anlegen und diese durchnummerieren, wenn die im Customizing vorgegebene Größe einer Extraktdatei (Empfehlung 100 mb) überschritten ist. Sollte mit dieser Vorgabe der Gesamtumfang eines Extraktes (100 Dateien) überschritten werden, sollte der wert schritt-weise nach oben angepasst werden. Diese funktion sichert ab, dass nur Dateien erstellt werden, deren Umfang noch für eine Auswertung handhabbar bleibt.

5.5.10.4 DEfinition DEr SPrAChE für DEn DArt-EXtrAktSobald ein Programm in SAP für die bearbeitung im hintergrund (batchausführung) eingeplant wird, erfolgt die Job-Einplanung standardmäßig in der Sprache des angemeldeten Anwenders. im Einzelfall müsste im Jobstep die Sprache angepasst werden, was zusätzlichen Aufwand und eine zusätzliche fehlerquelle im handling bedeutet.

Da Außenprüfungen im Allgemeinen jeweils in der lokalen Amtssprache stattfinden, kann das vorgehend beschriebene Verhalten des SAP-Systems zu Erläuterungstexten in einer anderen Sprache als der lokalen Amtssprache im Extrakt führen. Dies gerade dann, wenn die Extrakterstellung zentral im Unternehmen und nicht lokal durchgeführt wird.

Um hier einen definierten zustand zu erhalten, kann ab DArt 2.6122 bei der Extraktsausführung die Sprache auf dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users vorbelegt.

Um hier einen definierten zustand zu erhalten, kann ab DArt 2.6 bei der Extraktsausführung die Sprache auf dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users vorbelegt.

Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache

5.5.10.5 DArt-EXtrAkt – PErformAnCEoPtimiErUnGEs hat sich bei der Extrakterstellung in der Vergangenheit gezeigt, dass es immer wieder konstellationen gibt, bei denen die Extraktion einzelner Segmente übermäßig lange dauert.

klassische bereiche sind die offenen Posten (speziell bei Sachkonten), Co-Sekundärbuchungen, die Co-Gesamtkosten und die änderungsbelege. hierzu hat SAP inzwischen einige SAP-hinweise123 veröffentlicht, mit denen durch optimierungen der Selektionslogik oder zusätzliche Datenbankindices hier Abhilfe geschaffen werden kann.

122 Vgl. SAP-hinweis 1173540 – Upgrade von DArt 2.5 auf DArt 2.6.123 Vgl. u. a. SAP-hinweise 896894, 992803, 1012235, 1225592.

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5.5.10.6 DArt-Protokoll für AbStimmzwECkEmit den Extraktdateien werden zugleich Verwaltungsdaten (Protokolle) zum nachweis der ordnungsmäßig-keit erzeugt und in der Extraktdatei abgelegt. Damit ist es möglich: > sofort nach Extrakterstellung eventuelle Differenzen zwischen SAP-Datentabellen und Extraktsummen / Abstimmdaten festzustellen > bei zukünftigen zugriffen festzustellen, ob manipulationen an der Extraktdatei stattgefunden haben.

Das folgende bild zeigt in drei teilen einen Auszug aus einem Extrakt-Protokoll (transaktion ftw1A):

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Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll

5.5.11 DArt-browSEr (trAnSAktion ftwf)Der DArt-browser zeigt in AlV-technik (Advanced list Viewer) eine übersicht über den inhalt eines Datenextraktes, siehe die folgende Abbildung.

Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-browser (transaktion ftwf)

PrAXiStiPP:bitte stellen Sie sicher, dass bei der Extraktion der Schalter „Datenprüfsumme berechnen“ stets gesetzt ist.

Diese Prüfsumme ist Voraussetzung, um später einen Extrakt auf Veränderungen zu prüfen, auch wenn nach der Extrakterstellung die SAP-Datenarchivierung durchgeführt wurde.

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mit DArt-release 2.4 wurden die gesamten bildschirmlayouts überarbeitet. Die neu eingeführte Präsentation der Daten mit der AlV-technik erleichtert im Gegensatz zu früheren releaseständen die navigation durch die DArt-Datenbestände.

im SAP Standard fehlt ein berechtigungsobjekt, um benutzerzugriffe auf Ebene der Extrakte zu steuern. wenn einem benutzer das recht der transaktion ftwf eingeräumt ist, dann stehen ihm alle vorhandenen Extrakte zur Anzeige in der übersicht zur Verfügung. Die Prüfung auf den buchungskreis des Extraktes erfolgt nur für die Segmente, die eine organisationseinheit enthalten, die sich aus dem buchungskreis ableiten lässt. für alle Segmente ohne organisationseinheit besteht kein berechtigungsschutz.

5.5.12 AbStimmUnG UnD kontrollE Von EXtrAktionEn

5.5.12.1 DAtEnPrüfSUmmEn PrüfEn (trAnSAktionEn ftwE / ftwE1)Die kontrollen auf Datenprüfsummen mit den transaktionen > transaktion ftwE: DArt-kontrollsummen für fi-belege prüfen> transaktion ftwE1: alle kontrollsummen des Datenextraktes prüfen (wenn in einem Extrakt Daten aus mehr als einem buchungskreis enthalten sind)können solange vorgenommen werden, wie die Ursprungsdaten nicht archiviert sind.

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

124 Vgl. SAP-hinweis 1058866 DArt-berechtigungen auf Extraktebene.125 Vgl. SAP-hinweis 1050841

PrAXiStiPP:124

wenn der wunsch besteht, den Extraktzugriff auf bestimmte Extrakte zu beschränken, muss ein Um-weg eingeschlagen werden.

Achten Sie beim Erstellen des Extrakts darauf, dass der name des Extrakts auf die ihm zugrunde liegen-den Selektionskriterien rückschließen lässt, z. b. eine buchungskreisnummer enthält.

legen Sie dann für jeden Extrakt, für den Sie einen Anwender berechtigen möchten, eine kundeneigene transaktion an.

beispiel:Sie legen die transaktion z_0001_ftwf an. Diese führt die transaktion ftwf mit dem Extrakt für den buchungskreis 0001 in der Verzeichnisgruppe nnnn aus.Dem Anwender erteilen Sie allein die berechtigung für die neue transaktion z_0001_ftwf, nicht dagegen für ftwf allgemein.

So können Sie den zugriff auf die Extrakte limitieren.

PrAXiStiPP:bis einschließlich Version 2.3 brauchte DArt eigene indices für die Viewerstellung. Seit DArt-Version 2.4 werden diese nicht mehr benötigt.

Die indices lassen sich mit report rtXwDEli löschen, der bestandteil der Auslieferung von DArt 2.5125 ist. hiermit können Extrakte um bis zu 30 % in der Größe reduziert werden.

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PrAXiStiPP:Die Extrakte sind sofort nach Erstellung von den fachabteilungen zu prüfen.

muss in abgeschlossenen buchungsperioden nachträglich gebucht werden, muss organisatorisch sichergestellt werden, dass eine kette an Aktionen konsistent abläuft:

> Öffnen der buchungsperiode> buchen der belege> Schließen der buchungsperiode> Abstimmen, ob tatsächlich nur die beabsichtigten belege und unerkannt keine weiteren buchungen in die Periode eingeflossen sind> neue Extrakterstellung anstoßen; Dateiname unter hinweis auf „neuen“ Extrakt (laufnummer).

Die folgende Abbildung zeigt das bild der transaktion ftwE1.

Abbildung 39: DArt kontrollsummen für fi-belege

Die buchungssummen des belegkompaktjournals rfbElJ00 müssen bei gleichen Selektionszeiträumen im Vergleich mit den Extraktsummen aus transaktion ftwE / ftwE1 zu identischen Ergebnissen führen.

Sind nachbuchungen in eine an sich abgeschlossene buchungsperiode erforderlich, bedarf es genauer organisatorischer regelungen, um die bereits erzeugten Extrakte ab der wieder geöffneten buchungsperiode zu verwerfen und den / die Extrakt(e) neu zu erstellen.

DArt Extrakt Datenbank

DArt Extrakt vs. Datenbank

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5.5.12.2 PrüfSUmmEn DES DAtEnEXtrAktS PrüfEn (trAnSAktion ftwD)bei der Erstellung von Datenextrakten können zusammen mit den Daten Prüfsummen abgespeichert werden, vorausgesetzt, dass der entsprechende Schalter bei der Extrakterstellung gesetzt wurde.

mit diesem werkzeug werden die kontrollsummen anhand der Extraktdatei(en) nochmals errechnet. Damit wird die revisionssichere Aufbewahrung unter beweis gestellt und die identität mit dem zustand im Augen-blick der Extraktion nachgewiesen.

Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug des gesamten bildschirmbildes.

Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (transaktion ftwD)

Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung transaktion ftwD

5.5.13 AUfbEwAhrUnG Von DArt-EXtrAktDAtEiEnDer DArt-Extrakt (eine ASCii-Datei) befindet sich in der SAP-Systemumgebung und kann mit SAP-werkzeugen angezeigt werden. Steht ein Dokumentenmanagement- oder Ablagesystem zur Verfügung, das die Ablage von Extrakten via Archivelink ermöglicht (und möglichst SAP zertifiziert sein soll und als GobS-konformes Verfahren implementiert ist), so können die DArt-Extraktdateien dort abgelegt werden. Ansonsten ist eine anderweitige revisionssichere Datenspeicherung bzw. Dateiablage zu organisieren.

5 Technische Umsetzung in SAP-SystemenSe

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5.5.14 ViEwbilDUnG

5.5.14.1 AllGEmEinDArt-Extrakte umfassen einen in sich konsistenten „Snap Shot“ von steuerrelevanten Daten, der in der Vergangenheit im Vorgriff auf zukünftige Prüfungen erstellt wurde. Dieser Datenbestand dient als Grund- lage für die beantwortung der Prüferanfragen in digitaler form.

Eine schriftliche Prüferanfrage wird in eine technische Sicht (View) auf die dem zeitraum entsprechenden DArt-Extraktdateien umgesetzt. Views erlauben es, gezielt felder aus verschiedenen Datensegmenten (z. b. beleg-kopf, belegzeile, Stammdaten) auszuwählen und die Ergebnisse in eine Ausgabedatei zu schreiben. Ergebnisse können in eine neue View-Datei geschrieben oder an eine bestehende View-Datei angehängt werden.

Ab DArt-release 2.3 steht eine tabelle mit dem „beziehungswissen“ zur Verfügung. Das beziehungswissen erklärt dem Außenprüfer die tabellenverknüpfungen und enthält Angaben, wie Segmenttabellen unterei-nander verbunden sind. Seit DArt 2.5 kann es mittels transaktion ftwyr kundenseitig ergänzt werden.

Der von der finanzverwaltung empfohlene beschreibungsstandard126 ist für DArt-Views nicht notwendig.

5.5.14.2 nAmEnSkonVEntionEn für ViEwSfür die Anlage der Views hat sich herausgestellt, dass eine sprechende namensgebung in der Praxis schnell an die Grenzen des sinnvoll machbaren stößt. nachfolgend beschriebene namenskonvention bietet die möglichkeit, der zuordnung der Views zu einer Applikation. Die eigentliche funktion der Views wird nicht im namen der Viewdefinition, sondern im beschreibungstext abgebildet.

StEllE EmPfEhlUnG bEzEiChnUnG

1 z zeichen für kundennamensraum

2 _ trennzeichen

3–4 fi modulkennzeichen, hier financials

5 _ trennzeichen

6 0001 lfd. nummer

tabelle 15: regel für namensvergabe von View-Definitionen

5.5.14.3 ViEwS DEfiniErEn (trAnSAktion ftwy)Die Erstellung von Sichten auf Datenextrakte (SAP bezeichnet sie als „Views“) unterscheidet sich sehr stark vom jeweiligen DArt-releasestand (kleiner oder gleich DArt 2.3 und ab DArt 2.4). Eine umfassende beschreibung würde den rahmen an dieser Stelle sprengen. für geübte Applikationsbetreuer, SAP-User mit kenntnissen von SAP-Query oder AbAP-Programmierer dürfte die Einarbeitung relativ einfach sein. Eine Einarbeitung in diese thematik ist dennoch rechtzeitig vor beginn einer Außenprüfung zu empfehlen. Der SAP-workshop wDE680 bietet eine vertiefte Einführung in die View-bildung.

126 bmf-information zum beschreibungsstandard, a.a.o.

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hinzuweisen ist auf die bedeutung der Join-bedingung, also der Art, wie die Datensegmente der View-Definition verbunden werden sollen.

in einem relationalen Datenbanksystem ist ein Join eine kombination von Datensätzen aus zwei oder mehr tabellen. Auf ähnliche weise bedeutet ein Join in DArt die kombination von Datensätzen aus zwei oder mehr Segmenten in einem Extrakt.

Die Join-bedingung kann wie folgt eingesetzt werden: > Um nur Datenelemente zu selektieren, die in allen verknüpften Datensegmenten vorhanden sind, muss der „inner join“127 aktiviert werden.> Um alle Datenelemente zu selektieren, die zu den Selektionen aus den verknüpften Datensegmenten passen, muss der „outer join“128 aktivieren werden.

im SAP-Standard sind einige View-Vorschläge vorhanden. Die AG GDPdU und SAP nehmen die Erweiterung der View-Vorschläge anhand praktischer Erkenntnisse aus dem Prüfungsalltag kontinuierlich vor.

Als erster Schritt sind Standard-Views für das modul fi (1SAP_finn und 1SAP_XXnn; nn = laufende nummer zur Differenzierung) von der AG GDPdU129 vorbereitet und von SAP zwischenzeitlich ausgeliefert130 worden. weitere Entwicklungsanträge für Views der module mm und SD hat die AG GDPdU bei SAP zur Umsetzung eingereicht. Ein Auslieferungstermin stand zum redaktionsschluss 11.08.2008 leider noch nicht fest.

Um einen einfacheren Umgang mit diesen neuen Standard-Views zu erreichen, enthalten die View-Vorschläge jetzt > alle felder der Datensegmente > die Auswahl aller (sinnvollen) felder als Selektionsfelder> felder in der reihenfolge, wie sie bei der belegerfassung angeordnet sind.

für den Anwender ergeben sich die folgenden Arbeitsschritte, um eine eigene Views auf basis der neuen Standard-View-Vorschläge zu erstellen:> den Vorschlag einer Standard-View in den kundennamensraum z* kopieren> die Auswahl der relevanten felder gemäß Prüferwunsch treffen> alle nicht benötigten Datenfelder löschen > alle nicht benötigten Selektionsfelder löschen.

Da jetzt in den neuen fi-Standard-Views die maximal (sinnvoll) möglichen felder eines Segments vorliegen, muss der Anwender immer nur die feldanzahl und die Selektionsbedingungen auf den benötigten Umfang reduzieren. Unnötige felder und Selektionsbedingungen führen zu längeren Ver-arbeitungszeiten bei der View-Dateierzeugung.

5.5.14.4 ViEw-DAtEiEn ErzEUGEn (trAnSAktion ftwh)Alle Auswertungen von DArt-Extraktdateien erfolgen über den Abruf von Views zur Anzeige oder sofortige Erstellung eines Extrakt-Views.

wird die Auswertung zuerst als online-Display abgerufen und dann als EXCEl®-Download überlassen, so ist die in EXCEl® maximal mögliche zeilenanzahl (von EXCEl®-Version abhängig) pro Arbeitsblatt zu beachten.

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

127 zur Erläuterung des Join-begriffes siehe Abschnitt 8.5.128 zur Erläuterung des Join-begriffes siehe Abschnitt 8.5.129 hier: Untergruppe der AG GDPdU zur Definition von Standard-Views.130 Vgl. SAP-hinweise 945615 und 953869.

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Ein online-Display ist systembedingt auf ca. 100.000 zeilen begrenzt (technische begrenzung des AlV), unabhängig davon, welche werte beim Ausführen der View angegeben werden.

5.5.14.5 nAmEnSkonVEntionEn für ViEw-DAtEiEnEs bietet sich an, auch den Dateinamen für View-Dateien so sprechend wie möglich abzufassen.

Als beispiel möge folgende regel für den namensaufbau dienen:

StEllE EmPfEhlUnG bEzEiChnUnG

1 z zeichen für kundennamensraum

2 _ trennzeichen

3–4 fi modulkennzeichen, hier financials

5 _ trennzeichen

6–9 0001 buchungskreis

10 _ trennzeichen

11–13 001 lfd. nummer

14 _ trennzeichen

15–30 <text> Ggf. ergänzender text

tabelle 16: regel für namensvergabe View-Dateien

im beschreibungstext (länge 40 zeichen) finden ergänzende informationen Platz.

5.5.14.6 PErformAnCE bEi DEr ViEw-AUSführUnG in Systemen mit großem Datenumfang in einzelnen Segmenten oder sehr komplexen Views hat es sich herausgestellt, dass der mit DArt 2.4 ausgelieferte Viewer auf AlV-basis an die technischen Grenzen hinsichtlich des erforderlichen temporären Speicherverbrauches stößt und daraufhin die Erstellung der View-Datei abbricht.

bis zur allgemeinen Verfügbarkeit von DArt 2.6 steht in diesem fall noch die View-logik von vor DArt 2.4 zur Verfügung. wie diese zu aktivieren ist, wird im Auslieferungshinweis zu DArt 2.4131, Punkt 7 beschrieben.

mit DArt 2.6132 wird eine überarbeitete View-logik ausgeliefert, die nicht mehr den temporären Speicher eines SAP-Prozesses in der bisherigen form belastet. mit dieser optimierten Version der View-logik können auch Views über große Datenmengen ohne überlaufprobleme prozessiert werden.

PrAXiStiPP:Die DSAG empfiehlt ausschließlich einen Download im SAP Audit-format, vorzunehmen, da nur hier die beschreibenden kopfzeilen enthalten sind und die die bedeutung der einzelnen Spalten in einer form abbilden, welche iDEA® maschinell interpretieren kann.

131 zur Erläuterung des Join-begriffes siehe Abschnitt 8.5.132 zur Erläuterung des Join-begriffes siehe Abschnitt 8.5.

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5.5.14.7 übErGAbE Von DUrCh EXPort-ViEwS ErzEUGtE DAtEnDer DArt-Extrakt ist technisch nicht für den import in das Prüfprogramm iDEA® geeignet. nur ein Export-View im SAP Audit-format kann von iDEA® direkt importiert und gelesen werden, da nur das SAP-Audit-Datenformat eine feldbeschreibung in den ersten acht kopfzeilen der Datei bietet.

5.5.14.8 ViEw-inhAltE AnzEiGEn (trAnSAktion ftwn)Die transaktion ftwn stellt die Anzeige des View-Protokolls mit näheren Angaben zum Erzeugungsdatum und Ablageort der View-Datei zur Verfügung und bietet den zugriff auf den View-inhalt in AlV-technik.

View-Dateien, die mit DArt-Version 2.3 und jünger erstellt wurden, können leider nicht im AlV-format angezeigt werden.133

5.5.15 AUtomAtiSiErUnG DEr EXtrAktErStEllUnG – AUSbliCkSofern im Unternehmen eine große Anzahl von buchungskreisen vorhanden ist und eine unterjährige Extrakterstellung gewählt wurde, kann es sein, das ein nicht unerheblicher Aufwand notwendig ist, um den Extraktionsprozess ordnungsgemäß abzuwickeln.

Um dies zu vereinfachen, wird mit DArt 2.6 eine Anbindung an den SAP Schedule manager (transaktion SCmA) ausgeliefert. mit dem SAP Schedule manager ist es auf basis des SAP workflows möglich, Prozessketten im Extraktionsprozess zu definieren.

hierbei können variable Eingabeparameter wie buchungskreis, Geschäftsjahr, Extraktionsperiode, name des Extraktes etc. dynamisch übergeben werden. in vorab fest zu definierenden Programmvarianten werden der Extraktionsumfang (mittels der Selektionskennzeichen auf dem Startbild der transaktion ftw1A) und die Selektionsvariablen für die vorgenannten dynamischen Parameter festgelegt.

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

133 Vgl. SAP-hinweis 810014 − Upgrade von DArt 2.3 auf DArt 2.4.

PrAXiStiPP:bitte achten Sie auf die Systemwege, welche die View-Datei von der Datenerstellung bis zur Erzeugung des Datenträgers (z. b. CD brennen) zurücklegt. Sollten dabei unterschiedliche betriebssystemwelten genutzt werden (z. b. UniX® und microsoft® windows®), ist darauf zu achten, dass der transfer der View-Datei mittels ftP erfolgt. Sonst besteht die Gefahr, dass der hexadezimal-Code für das zeilenende eines Datensatzes zerstört und die Datei für iDEA® nicht lesbar ist.

Ebenso kann ein initiales (leeres) Datumsfeld oder das zeichen Punkt oder komma für Dezimaltrennung und tausender-trennung Abstimmungsbedarf bei der weiterverarbeitung in folgesystemen wie iDEA® etc. hervorrufen.

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mit diesen Vorbereitungen können jetzt im Schedule manager Prozessketten für DArt definiert werden. Eine solche Prozesskette könnte wie folgt aussehen:

Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DArt-Extraktion mittels Schedule manager

im Schedule manager kann weiterhin definiert werden, dass im fehlerfall eine definierte Person per Expressnachricht informiert wird, dass für diesen Extrakt handlungsbedarf besteht.

So definierte Prozessketten können dann im Schedule manager zu definierten zeitpunkten oder zyklisch eingeplant werden.

weitere informationen sind im SAP-hinweis zu DArt 2.6134 und unter der komponente des SAP Schedule managers CA-Gtf-SCm-A auf dem SAP Service marketplace (http://service.sap.com/notes) zu finden.

134 Vgl. SAP-hinweis 1173540 − Upgrade von DArt 2.5 auf DArt 2.6.

workflowgestartet

DArt:Prüfsummen testen (v)

DArt:Extrakt archivieren

DArt:Prüfsummen testen (n)

workflowbeendet

DArt:kontollsummen prüfen (vorher)

DArt:Extrakt

reimport

DArt:lokale

files löschen

DArt:Extrakt

erstellen

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5.5.16 zUSAmmEnfASSUnG DArt

VortEilE nAChtEilE

Customizing (Ersteinstellung) erfordert nur wenig Aufwand. hoher Pflegeaufwand durch lfd. überwachung der SAP-hinweise.

kostenlos im rahmen des Standards für alle in wartung befindli-chen releasestände

DArt-Extrakte sind in einem SAP-r/3- oder ErP 5.0 / 6.0-System auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell-SAP-System sein muss,Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich.

Anwendung nur für SAP-Systeme; für non-SAP-Systeme muss eine andere lösung gefunden werden.

DArt-Extrakte sind in einem SAP-r/3- oder ErP 5.0 / 6.0-System auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell-SAP-System sein muss,Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich.

Einspielung von Sondertranspor-ten ist mit Aufwand verbunden.

Datenumfang wird aufgrund neuerer Erkenntnisse fortlaufend aktualisiert.

Einheitlicher Ausgangsstand für alle SAP-Anwender.

bei Stilllegungskonzepten können mit DArt-Daten „eingefroren“ werden. Quellsystem muss nicht dem Auswertesystem entsprechen.

mergers- oder Akquisitions-Szenarien sind abbildbar.

bei kontenplanänderung bleiben alle historisch relevanten Daten in ursprünglicher Definition in bereits vorhandenen DArt-Extrakten auswertbar.

Erweiterung des Datenkatalogs um SAP-Standardfelder aufgrund eigener Entwicklungen möglich.

Erweiterungen des Datenkatalogs um kundeneigene steuerrelevan-te Datentabellen möglich; betrifft tabellen, die nicht aus dem SAP-namensraum entstammen.

Extrakt muss vor Auslagerung (SAP-Datenarchivierung) erfolgen; spätere Aktualisierung ist sehr aufwendig bzw. nicht möglich.

Ab DArt-release 2.4 Extraktsplitter zur Aufspaltung von Extrakten in einzelne Ursprungsegmente im SAP-AiS-format

Ab DArt-release 2.4 technische Erleichterung bei Stilllegung (DArt = anderes System).

tabelle 17 übersicht zu Vorteilen und nachteilen von DArt

5 Technische Umsetzung in SAP-SystemenSe

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5.6 SAP hUmAn CAPitAl mAnAGEmEntDie lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in SAP im modul human Capital management (hCm). oftmals wird noch die alte bezeichnung hr (human resources) verwendet.

zum themenkomplex GDPdU innerhalb der SAP-welt nimmt das Personalabrechnungssystem hCm eine Sonderstellung ein. für diese Applikation steht die interface-toolbox (transaktion PU12) zur Verfügung. hCm wurde aus Gründen des Datenschutzes und wegen der i.d.r. nicht großen Datenmengen nicht in das werkzeug DArt einbezogen und war deshalb auch nicht Gegenstand der beratungen innerhalb der AG GDPdU.

Vor der technischen betrachtung ist der hinweis angebracht, dass die Prüfungshandlungen bei lohnsteuer-prüfungen immer auch außerhalb der lohn- und Gehaltsabrechnung ansetzen. So wird die finanzverwal-tung in der finanzbuchhaltung gezielt Sachverhalte prüfen, die in der lohn- und Gehaltsabrechnung als geldwerter Vorteil zu berücksichtigen sind, z. b. firmenwagennutzung, Geschenke an mitarbeiter oberhalb der wertgrenzen, mitarbeiterrabatte usw.

5.6.1 UnmittElbArEr zUGriff (z1-zUGriff) Auch für hCm steht eine Prüferrolle SAP_AUDitor_tAX_hr entsprechend wie bei fi, mm, SD usw. zur Verfügung. Die in der rolle enthaltenen transaktionen unterstützen auch die geschäftsjahresabhängige zeitraumbegrenzung135 der Prüferberechtigung136 und das Action log.137 bitte beachten Sie auch ergänzende hinweise zur berechtigungsrolle des Außenprüfers auf hCm-Daten.138

im SAP-Service-marktplatz service.sap.com sind für hCm relevante hinweise neben der komponente wCA-Gtf-GDP unter der komponente Py-DE-nt-tX zu finden.

5.6.2 DAtEnübErlASSUnG (z3-zUGriff)in SAP hCm gab es schon lange ein flexibles Extraktionswerkzeug, die interface toolbox (transaktion PU12). Diese transaktion war bis zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in SAP in Deutschland allerdings kaum bekannt.

Von der SAP-hCm-Entwicklung wurde ein beispiel-interfaceformat (DAo0) ausgeliefert. nach erstem feed-back aus lohnsteuerprüfungen sind in der Praxis meist Anpassungen des beispielformats notwendig.

Die interface toolbox kann Daten mit hilfe des Xml-beschreibungsstandards exportieren.139 beachten Sie bitte auch die hinweise zum Download im batch-betrieb140 und zur Ausgabe von texttabellen neben der Xml-Datei.141

135 Vgl: Abschnitt 5.2.3.136 Vgl. SAP-hinweis 445148.137 Vgl. SAP-hinweise 529251 und 677249.138 Vgl. SAP-hinweise 662805 und 776038.139 Vgl. SAP-hinweis 594048 Xml-Datenbeschreibung für Datenüberlassung.140 Vgl. SAP-hinweis 673829.141 Vgl. SAP-hinweis 673235. Se

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5.7 rEiSEkoStEnAbrEChnUnG (fi-tV)Die reisekostenabrechnung nimmt in der SAP-welt quasi eine zwitterstellung zwischen fi und hCm ein. Ehemals gehörte sie zum hCm (damals noch hr), seit SAP r/3 release 4.0 ist sie dem modul fi zugeordnet (fi-tV). technisch nutzt fi-tV aber weiterhin viele bestandteile des hCm.

wenn lohn- und Gehaltsabrechnung und finanzwesen auf separaten Systemen betrieben werden, was bei der weit überwiegenden zahl von SAP-installationen der fall ist, kann die reisekostenabrechnung entweder auf dem hCm-System oder auf dem fi / Co-System installiert werden.

Der betrieb auf dem hCm-System bietet sich an, wenn die mitarbeiter ihre reisekosten im regelfall auf ihre Stammkostenstelle kontieren. Sofern jedoch reisekosten auf unterschiedliche Co-objekte (z. b. kosten-stellen, Aufträge, PSP-Elemente) erfasst werden müssen (typisches Szenario bei Dienstleistungsunterneh-men), wird die reisekostenabrechnung meist auf dem SAP fi- / Co-System mit betrieben und ein teil des Personalstamms aus dem davon getrennten SAP hCm repliziert.

5.7.1 z1-zUGriff AUf DAtEn DEr rEiSEkoStEnAbrEChnUnGJe nach der Entscheidung, auf welchem System fi-tV installiert wurde, müssen für den zugriff des Außenprüfers auf diesem System die berechtigungen zum z1-zugriff eingerichtet und die zeitraumprüfung aktiviert werden.

5.7.2 DAtEnübErlASSUnG (z3-zUGriff)für die Datenextraktion und zur Erstellung der DArt-Extraktdateien wurde das werkzeug DArt zum release 2.2 für die reisekostenabrechnung erweitert.142

5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen

142 Vgl. SAP-hinweise 668943 (Auslieferung DArt 2.2) und 692071 (Ergänzung fi-tV zu DArt 2.2).

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6.1 AUSwErtESyStEm für mASSEnkontokorrEntDer von der AG GDPdU präferierte lösungsansatz bezieht sich nur auf die Standard-, nicht aber branchenlösungen der SAP (wie z. b. iS-U für die Energiewirtschaft). U. a. für das in den branchen-lösungen Energieversorgung (iS-U) und telekommunikation (iS-t) verwendete massenkontokorrent (fi-CA) entwickelte SAP einen eigenen lösungsansatz ergänzend zu DArt: ein spezielles SAP-Extraktions-verfahren, das es ab iS-U / iS-t-release 4.71 auch erlaubt, teilmengen aus den Daten dem Prüfer zugänglich zu machen, ähnlich der Viewerstellung bei DArt.

Auswertung massenkontokorrent (fi-CA) verwendet in:> iS-t telekommunikation> iS-U Versorger > fS-CD Versicherungen: inkasso / Exkasso > iS-m media (fi-CA optional bei iS-m / SD)> iS-PS Public Sector (fi-CA optional).

6.2 DArt-ErwEitErUnGEn für brAnChEnlÖSUnGEnfür wenige branchen stehen Erweiterungen des DArt-Datenkatalogs zur Verfügung:> iS-m-Am medien – werbemanagement> iS-m-SD medien – Vertrieb.

6.3 kUnDEninDiViDUEllE lÖSUnGSAnSätzESicherlich gibt es in Verbindung mit anderen werkzeugen weitere lösungsansätze über DArt hinaus. Deren Einsatz kann aber nur in firmenindividueller Projektarbeit bewerkstelligt werden.

Sollte aus betriebswirtschaftlicher Sicht aber die notwendigkeit bestehen, beispielsweise mehrmalige unterjährige Datenauslagerung aus SAP zwingend vornehmen zu müssen, könnten solche Systeme ggf. in das GDPdU-lösungskonzept integriert werden. zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen sind diese kostenpflichtigen zusatzsysteme / -verfahren aber nicht zwingend anzuschaffen.

6 Andere technische UmsetzungsszenarienSe

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Auch nach sieben Jahren der Diskussion im Schrifttum, mit der finanzverwaltung und den Steuerpflich-tigen sind weitere wichtige fragen noch nicht endgültig geklärt. Die Vielzahl der ErP-Systeme mit ihren zum teil mächtigen funktionsumfängen sind und bleiben immer noch eine große herausforderung für die Außenprüfer, die finanzverwaltung im Allgemeinen und die Steuerpflichtigen. Je nach blickwinkel eines Außenprüfers oder eines Steuerpflichtigen werden pragmatische, auf die jeweilige betriebliche Situation bezogene lösungskonzepte immer wieder neu Diskussionsstoff liefern.

Aus den bisherigen Prüfungserfahrungen haben wir erkannt, dass ErP-Systeme mit mächtigem funktionsumfang wie ein SAP-System in komplexen Prozessen Daten erzeugt werden, deren behand-lung in den Systemen nicht oder nicht primär am Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten ausgerichtet ist. wenn Daten über temporäre zwischendatenbestände als Download außerhalb der ErP-Systeme überführt werden und zeitlich versetzt zum zeitpunkt einer Außenprüfung wieder zu einem einheitlichen bild zusammengesetzt werden, ergibt sich eine große zahl von interdependenzen und Abhängigkeiten. Diese komplexität des zusammenspiels von Daten aus unterschiedlichen Quellen muss vom Steuer-pflichtigen und vom Außenprüfer beherrscht werden, um in der Prüfungssituation schnell zu konsistenten Ergebnissen zu kommen. immer wieder stoßen Außenprüfer und Steuerpflichtige an die systembedingten Grenzen, wenn es gilt, Datenkonstellationen der Vergangenheit bis in alle historischen Verästellungen nachzuvollziehen.

nicht nur der funktionsumfang der ErP-Systeme wächst, auch der Erkenntnisprozess auf Seiten der finanzverwaltung und der Steuerpflichtigen über die letztendlich endlichen möglichkeiten der it. Die frage der Verhältnismäßigkeit von maßnahmen stellte sich bisher immer wieder und wird auch weiter vielfach ein zentrales thema sein.

Die schon heute sehr umfangreichen SAP-funktionen werden weiterentwickelt werden. immer wieder aufs neue treten Problemstellungen zutage, die bisher nicht bekannt waren und die mit aktuell vor-handenen funktionen nicht optimal gelöst sind. Die AG GDPdU ist sich der herausforderung bewusst, weshalb sie auch weiterhin den fortschritt der GDPdU-lösungen aktiv mitgestaltet. wir hoffen, dass die in der Prüfungspraxis gewonnenen Erkenntnisse impulse setzen, dass letztendlich der Gesetzgeber und die finanzverwaltung Aussagen und Anweisungen für eine DV-gestützte Prüfung im Sinne von prag-matischen Praxislösungen modifizieren.

immer wieder weisen Vertreter der finanzverwaltung darauf hin, dass sie der Dokumentation der beim Steuerpflichtigen eingesetzten Verfahren und Prozesse großen Stellenwert für die Vorbereitung und Durchführung einer Prüfung mit Datenzugriff einräumen. Es existieren in den bundesländern unter-schiedliche fragebogen zu eingesetzten Verfahren und der dazu vorhandenen Dokumentationen, die mit der Prüfungsanordnung dem steuerpflichtigen Unternehmen übersandt werden. in der Praxis zeigt es sich immer wieder, dass in den Unternehmen solche Dokumentationen nicht vorhanden oder mangelhaft und / oder nicht aktuell sind. Eindringlich weisen wir darauf hin, dass die Dokumentation der Verfahren und Prozesse durch die GobS seit 1995 bindend vorgeschrieben ist. Darüber hinaus sind in den letzten Jahren mit kontraG, basel ii, Sarbanes-oxley-Act und ikS neue regeln hinzugetreten, die GobS-Dokumentationen ähnlich sind. Jeder Steuerpflichtige muss damit rechnen, dass bei Außenprüfungen i. S. d. §193 Ao zukünftig verstärkt nach GobS-Dokumentationen gefragt werden wird.

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8.1 litErAtUrliStE(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

miChAEl bAUmGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), nwb 2002, Seite 7641–7648.

bitkomleitfaden zum elektronischen Datenzugriff der finanzverwaltungSteuerrechtliche Anforderungen und technologien zur Datenaufbewahrung,Stand: Juni 2003.

PräSiDiUm DEr bUnDESStEUErbErAtErkAmmErEmpfehlungen der bundessteuerberaterkammer zum Verhalten bei der EDV-gestützten betriebsprüfung,DStr 2002, beihefter zu heft 3 vom 18.01.2002.

ClAUS DAlinGhAUSDigitale betriebsprüfung bei SAP® und r/3®-buchführungssystemen,Stb 2003, heft 4, Seite 141–149.

Dr. XAVEr Ditzreichweite des digitalen Datenzugriffs der finanzverwaltung im nationalen und internationalen konzern,DStr 2004, Seite 2038–2042.

StEfAn GroSS, Dr. UlriCh kAmPffmEyEr, PhiliPP mAthEiSDie Vorbereitung auf die digitale Außenprüfung – lösungsansatz,bb 2004, Seite 1083–1087.

StEfAn GroSS, PhiliPP mAthEiS, bErnhArD linDGEnSrückstellung für kosten des Datenzugriffs der finanzverwaltung,DStr 2003, Seite 921–927.

StEfAn GroSSDie Anpassung der Unternehmens-EDV an die Vorgaben zum Datenzugriffder finanzverwaltung,DStr 2002, Seite 1121–1125.

AnDrEAS hAGEnkÖttEr, Dirk-miChAEl mülotDie Digitale Steuerprüfungneue formen des Datenzugriffs der finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2002,Dihk berlin, September 2002.

bErnD hEntSChEl (hrSG.)Digitale betriebsprüfung,Datenzugriff der finanzverwaltung,

8 AnhangSe

ite 9

8

1. Auflage 2002,2. überarbeitete Auflage 2004,DAtAkontEXt fachverlag, frechen.

JEnS intEmAnn, thilo CÖStErrechte und Pflichten bei der digitalen Außenprüfung – zugleich besprechung des sogenannten frage-Antwort-katalogs des bmf,DStr, 2004, Seite 1981−1985.

JEnS intEmAnnDie Außenprüfung im digitalen zeitalter; Die neuen rechte der finanzverwaltung auf digitalen Datenzugriff,nwb, fach 17, Seite 2007–2018.

Dr. UlriCh kAmPffmEyEr, bErnhArD zÖllErDie GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung,Gemeinsame Stellungnahme,hamburg / Sulzbach i.ts., April 2003.

DiEtEr kEmPfDigitale Außenprüfung: Die Vogel-Strauß-Politik hilft nicht weiter,bb, 58. Jg., heft 12, 19.03.2003, Seite i.

ChriStoPh kromErStSenkG: änderungen der Ao zum Datenzugriff der finanzverwaltung im rahmen von Außenprüfungen,Db 2001, Seite 67–69.

ChriStoPh kromErDatenzugriff der finanzverwaltung auf die it-Systeme des Unternehmens ab 2002: Umfang und lösungsansätze,DStr 2001, Seite 1017 ff.

Dr. otto-fErDinAnD GrAf kErSSEnbroCk, olAf riEDEl, Dr. GünthEr StrUnkzur Verfassungsmäßigkeit des Datenzugriffs der finanzverwaltung im rahmen von betriebsprüfungen nach §147 Abs. 6 Ao,bb 2002, beilage nr. 9, heft 49.

rAinEr kUhSEl, Dr. ChriStiAn kAESErbemerkungen zum bmf-Schreiben betreffend den Datenzugriff der finanzverwaltung ab 1.1.2002,Db 2001, Seite 1583–1585.

Dr. hArAlD SChAUmbUrGDer Datenzugriff und andere kontrollmöglichkeiten der finanzverwaltung,DStr 2002, Seite 829–838.

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Dr. JEnS SChmittmAnn„Der gläserne Steuerpflichtige?“ – Anmerkungen zu den Grundsätzen des bmf zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen,wPg 2001, Seite 1050–1057.

SChmitz, StEPhAnzweifelsfragen im zusammenhang mit dem zugriffsrecht der finanzverwaltung auf DV-gestützte buchführungssysteme,StbP 2002, teil i: heft 7, teil ii: heft 8, teil iii: heft 9.

Dr. tobiAS tAEtznEr, thomAS büSSowGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – Quo vadis?bb 2002, Seite 69–73.

VErbAnD orGAniSAtionS- UnD informAtionSSyStEmE E. V. (Voi) (hrSG.)leitfaden für die Durchführung eines Projektes zur Abdeckung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler UnterlagenVersion 1.0 vom november 2003,http://www.elektronische-steuerpruefung.de/checklist/voi_leitf.pdf.

8.2 SAP – hinwEiSE(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

nachstehend einige markante SAP-hinweise zum GDPdU-kontext mit in den hinweisen angeführten weiteren Querverweisen.

AllGEmEinES:582583 Aktualisierung GDPdU – DSAG-Antragsverfahren

bErEChtiGUnGEn:115224 SAP Audit log451960 berechtigungsrollen für wirtschaftsprüfer445148 Erweiterte zeitraumsprüfung 788313 Einbaubeschreibung der geschäftsjahresabhängigen berechtigungen in kundeneigene Entwicklungen 798565 Programme mit Geschäftsjahresprüfung 830736 Update Prüferrolle 925217 GDPdU: zugriff auf rfUmSV00 durch Steuerprüfer935189 Erweiterungen berechtigungsrollen SAP_AUDitor_tAX.1058866 DArt-berechtigungen auf Extrakte

DArt-VErSionEn:622095 Upgrade von DArt 2.0 auf DArt 2.1688943 Upgrade von DArt 2.1 auf DArt 2.2702511 Upgrade von DArt 2.2 auf DArt 2.3 (= 5.00)763867 Upgrade von DArt 2.2 auf DArt 2.3 (<= 4.70)

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810014 Upgrade von DArt 2.3 auf DArt 2.41050841, 1093942 Upgrade von DArt 2.4 auf DArt 2.51173540 Upgrade von DArt 2.5 auf DArt 2.6

DAtEnEXtrAktion:483425,879680 DArt und materialbewertung1015284, 1039600 materialbewertung: Selektion eingrenzen auf Periode1029630, 1092942 ftwE / ftwE1: minuszeichen falsch angezeigt896894, 992803, 1012235, 1225592 Performanceoptimierung

ViEw-bilDUnG:663077 SAP Audit format 921487, 926048, View-Dateien wegen formatfehler nicht1045695, 1070572 in iDEA® importierbar945615 DArt-Standard-Views1045695 DArt-Datumskonvertierung im View-Export1056005 berechtigungsgruppe für Viewdateien 1070572 Spalte farbeinstellung nicht exportieren1141016 Join-bedingungen immer „outer join“

intErnAtionAlEr kontEXt:450166, 546853 internationale Ausrichtung (Österreich) 1082823, 1173730 internationale Ausrichtung (Portugal)

SonStiGES:1012531 GDPdU in SAP business one

Auf dem Service-marktplatz der SAP AG (service.sap.com/notes) sind unter den Suchbegriffen der komponenten > DArt: CA-Gtf-Drt > berechtigungen GDPdU: CA-Gtf-GDP und > berechtigungen hCm GDPdU: Py-DE-nt-tX weitere informationen verfügbar.

8.3 linkS(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

SAP AGwww.sap.de

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SAP-SErViCE-mArktPlAtzGDPdU-informationen mit weiteren hinweisen> http://service.sap.com> http://service.sap.com/dart Data retention tool> http://service.sap.com/gdpdu Steuersenkungsgesetz> http://service.sap.com/ais Audit information System> http://service.sap.com/ilm information lifecycle management; u. a. SAP Datenarchivierung

GDPDU – DEUtSChE SAP-AnwEnDErGrUPPE E. V. (DSAG)...u. a. Ergebnisse einer Arbeitsgruppe der DSAG, die sich mit den Auswirkungen des Gesetzes auf die SAP-Verfahren beschäftigt. http://www.dsag.de/Direktzugang zu Seiten der AG GDPdU:http://www.dsag.de/ag/gdpdu

SAmmlUnG ViElfältiGEr informAtionEn zUr GDPDUUmfangreiche Quellensammlung und basis für weitere informationen für lösungen und Dienstleistungen zur elektronischen Steuerprüfung nach den GDPdUhttp://www.elektronische-steuerpruefung.de

bmf: bmf-Schreiben: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)bmf-Schreiben vom 16.07.01 − iV D 2 – S 0316 – 0136 / 01 −http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/bmf__Startseite/Aktuelles/bmf__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html

bmf: frAGEn UnD AntwortEnkAtAloG, jeweils aktueller Stand, derzeit Stand 23.01.2008http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_54338/DE/bmf__Startseite/Service/Downloads/Abt__iV/009,templateid=raw,property=publicationfile.pdf#search=%22fragen%22

bmf-informAtion zUm bESChrEibUnGSStAnDArDmitteilung vom 15.08.2002, Az.: iV D 2, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_54338/DE/bmf__Startseite/Service/Downloads/Abt__iV/010,templateid=raw,property=publicationfile.pdf#search=%22fragen%22

GDPDU PortAl | StArtSEitE | DAS PortAl für DiE DiGitAlE ... ... elektronischen Steuerprüfung nach den Vorschriften der finanzverwaltung zum digitalen Datenzugriff auf die steuerlich relevanten Daten der Unternehmen GDPdU. ... www.gdpdu-portal.com

GDPDU-informAtionEn Von AUDiConwww.audicon.netwww.gdpdu.com

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2

GDPDU – AktUEllEr StAnD DEr änDErUnG DEr AbGAbEnorDnUnGGDPdU – aktueller Stand der änderung der Abgabenordnung, informationen zu verschiedenen fachthemen, AwV Effizienz in der Administration von wirtschaft und ... www.awv-net.de, Stichwort: GDPdU.

GDPDU – zVEi-kommEntiErUnG DES bmf-fAQ Vom 15.01.2007http://www.zvei.de/index.php?id=1452&0=

informAtionEn zU zollPrüfUnGEn http://www.zoll.de/d0_zoll_im_einsatz/e0_pruefung/a0_aussenpruefung/index.html

8.4 bmf-SChrEibEn UnD -ErlASSE, ofD-VErfüGUnGEn UnD finAnzGEriChtS-EntSChEiDUnGEn(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

bUnDESminiStEr DEr finAnzEn (bmf)Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter buchführungssysteme (GobS) bmf-Schreiben vom 7. november 1995, Az.: iV A 8 – S 0316 – 52 / 95,bStbl. 1995, teil i, Seite 738 ff.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bmf-Schreiben vom 16.07.2001 – iV D 2 – S 0316 – 0136 / 01,bStbl. i 2001, Seite 415 ff,http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/bmf__Startseite/Aktuelles/bmf__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den zuständigkeitsbereich der zollverwaltung (GDPdUz)bmf-Erlass vom 28.11.2007, Az.: iii A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/rechtsgrund/gdpduz.pdf

finAnzVErwAltUnGSAnwEiSUnGEnbuchführungs- und ArchivierungssystemeofD Düsseldorf, Verfügung vom 22.02.2002, Az.: S-0316 – St 421, Db 2002, Seite 610.

Ausdruck und Aufbewahrung eines elektronischen kontoauszugs im onlinebanking-VerfahrenofD münchen, Verfügung vom 06.08.2004, Az.: S-0317 – 34 St 324,bb 2004, Seite 2349.

buchhaltungsdaten im Geltungsbereich der Abgabenordnung verfügbar gleichlautende ofD-Verfügungen münchen / nürnberg vom 23.12.2002, Az. münchen: S-0315 – 17 St 312, Az.: nürnberg: S-0315 – 8 St 24.

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finAnzGEriChtliChE rEChtSPrEChUnG − bUnDESfinAnzhof (bfh) UnD finAnzGEriCht (fG)bildung einer rückstellung für aufbewahrungspflichtige Unterlagenbfh-Urteil vom 19.08.2002, bStbl. 2003, teil ii, Seite 131; DStr 2002, Seite 2030 ff.

zugriff des finanzamtes auf datenverarbeitungsgestützte buchführung bfh-beschluss vom 26.09.2007, i b 53,54 / 07.bfh / nV 2008, Seite 133

Vorinstanz fG Düsseldorf: Von der buchung zum beleg (Direkter zugriff auf an die buchhaltung angeschlossene Archive – DmS, optische Archive) beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig, EfG 2007, Seite 892.

zur Steuerrelevanz vs. Steuerauswirkung beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3457 / 06 A, nicht rechtskräftig, EfG 2007, Seite 890.

zur Vorlage von kostenstellenrechnung und kostenstellenverzeichnissen fG münster, Urteil vom 22.08.2000, 6 k 2712 / 00 Ao, rechtskräftig,EfG 2001, Seite 4.

widerlegung der ordnungsmäßigkeit der kassenführung durch Chi-testfG münster, beschluss vom 10.11.2003, Az: 6 V 4562 / 03 E,U, rechtskräftig, Datev lexinform Doknr. 0816472.

zum Datenzugriff gem. §147 Abs. 6 Ao (Anordnung des Datenzugriffs in form der Datenträger-überlassung) fG rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 k 2167 / 04, rechtskräftig,EfG 2005, Seite 667.

zur rechtsmäßigkeit einer Aufforderung zur Datenträgerüberlassung sowie zum Anspruch des Steuerpflichtigen auf Unterzeichnung einer bestätigung des betriebsprüfers (Sorgfaltsbestätigung)fG thüringen, beschluss vom 20.04.2005, 3-46 / 05, rechtskräftig,EfG 2005, Seite 1406.

zur Steuerrelevanz von kostenstellen fG rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, 1 k 1743 / 05, rechtskräftig,EfG 2006, Seite1634.

zu freiwilligen Aufzeichnungen sowie Verlassen des Datenträgers dem Schutzbereich des SteuerpflichtigenfG hamburg, Urteil vom 13.11.2006, 2 k 198 / 05, nicht rechtskräftig,Datev lexinform Doknr. 5003811.

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zum Datenzugriff auf sogenannte Vorverfahren der finanzbuchhaltung (elektronische registrierkasse)fG Sachsen, beschluss vom 24.11.2006, rechtskräftig

zur herausgabe von Unterlagen zur Umsatzsteuersonderprüfung beim mandanten (Verhältnis mandant / Steuerberater i.r.d. Datenzugriffs) fG berlin-brandenburg, Urteil vom 13.04.2007, 6 k 2012 / 06 b, nicht rechtskräftig,Datev-lexinform, Doknr. 5005222.

Pflicht zur Vorlage einer lohn-Archiv-CD im rahmen der lohnsteueraußenprüfung fG baden-württemberg, Urteil vom 11.05.2007, 9 k 178 / 06, rechtskräftig,

Anordnung der Datenträgerüberlassung im rahmen der lohnsteueraußenprüfungfG münster, Urteil vom 16.05.2008, 6 k 879 / 07, rechtskräftig.

8.5 GloSSAr(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

bEGriff bEDEUtUnG

AbAP Programmiersprache für SAP r/3 bzw. SAP ErP 5.0 / 6.0

ACl Auswertungsprogramm; funktionsumfang vergleichbar mit dem Prüfprogramm iDEA; Einsatz z. b. bei der finanzverwaltung in Österreich

AlV Advanced list Viewer

Anlagenspiegel Entwicklung des Anlagevermögens in der form der Entwicklung im wirtschaftsjahr: bestand zu beginn; Veränderungen aus zugang, Abgang etc; bestand zum Ende

Ao Abgabenordnung

Archivierungssysteme Datenspeichersysteme, keine buchhaltungssysteme, Ablagesysteme. wenn Daten im Quellsystem nicht mehr ausgewertet werden können → Steuerrelevanz

ASUG Americas’ SAP Users’ Group; SAP-kundenvereinigung in den USA

Außenprüfung zusammenfassende bezeichnung für lohnsteueraußenprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung, betriebsprüfung (Ertragssteuern) und zollprüfung

AwV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn

bb zeitschrift: betriebsberater

bDi bundesverband der Deutschen industrie e. V.

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bEGriff bEDEUtUnG

bDSG bundesdatenschutzgesetz

beleg nachweis, Grundlage für eine buchung in Papierform. Gleichwohl kann es sich aber auch um elektronisch erzeugte buchungsvor-gänge (belege / zeilen) handeln

bGbl. bundesgesetzblatt

bmf bundesministerium der finanzen

bmf-fAQ frage- und Antwortkatalog des bmf unter www.bundesfinanzministerium.de, Suchbegriff „GDPdU“

business Data warehouse Siehe Data warehouse

bytemegabyte/ Gigabyte/terabyte

maßeinheit für die kapazität eines Datenspeichers mb:1.048.576 byteGb: 1.024 megabytetb: eine billion byte oder 1.024 Gb

Co SAP-modul Controllingkostenrechnung mittels kostenarten, kostenstellen und Aufträgen als kostensammler; Profit-Center-rechnung u. a.

Com Computer output on microfiche

Data warehouse Strukturierte Sammlung von geschäftsrelevanten Daten zum Auswerten mit speziellen Auswertungsmöglichkeiten

Datenkonserve Datei, die zu einem definierten zeitpunkt erstellt wurde und nicht weiter bearbeitet / verändert wird

Datenüberlassung (z3) Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt

Download herunterladen von Daten oder Programmen von einem System auf ein anderes medium

DArt Data retention tool lösung der SAP AG für den z3-zugriff

Datenkomprimierung Verdichtung von Daten ohne Verlust von Dateninhalten zum zwecke der reduzierung der Dateigröße

Datenverdichtung zusammenfassung von Einzeldaten zu einem neuen Datum, aus dem die Einzeldaten nicht mehr ersichtlich sind

Db zeitschrift: Der betrieb

Digital erzeugte Daten entstehen durch einen maschinellen Vorgang in einem DV-System, gelangen automatisch von einem DV-System in eine anderes DV-System

DmS Dokumenten-management-System

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bEGriff bEDEUtUnG

DSAG Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e. V., walldorf, benutzergruppe der SAP, gegründet im Jahr 1995

DSb Datenschutzbeauftragter

DStr zeitschrift: Deutsches Steuerrecht

DV Datenverarbeitung (Synonym: EDV)

EDi Electronic Data interchange, Datenaustausch von strukturierten Daten, die eine maschinelle weiterverarbeitung bei den Empfängern ermöglichen

EDV elektronische Datenverarbeitung (Synonym: DV)

ErP-System Enterprise ressource Planning, elektronisches management der warenwirtschaft, Produktionsplanung und Produktionssteuerung sowie der finanzbuchhaltung eines Unternehmens mit dem ziel einer möglichst effizienten betrieblichen Ablaufplanung durch komplexe Software

fAQ frequently asked questions: fragen- und Antwortkatalog für häufig aufgetretene fragen

fernabfrage Datenzugriff auf fremde Systeme an unterschiedlichen Standorten

fi SAP-modul financefinanzbuchhaltung einschließlich der nebenbücher Debitoren / kreditoren und Anlagenwirtschaft sowie reisekostenabrechnung

fi-AA Asset management, SAP-modul zur Anlagenbuchhaltung

fibu finanzbuchhaltung

flatfile Eindimensionale (meist sequenzielle) Datei

ftP file-transfer-Protokoll

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen: bmf-Schreiben vom 16.07.2001

Geschäftsbrief Umfasst alle nicht mündlichen mitteilungen des kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach außen

GG Grundgesetz

Gob Grundsätze ordnungsgemäßer buchführung

GobS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter buchführungs-systeme

G & V Gewinn- und Verlustrechnung; synonym: GuV, VuG

handelsbrief Schriftstück, das ein handelsgeschäft betrifft

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bEGriff bEDEUtUnG

hCm human Capital management, Personalwirtschaft;bis zur Umbenennung als modul hr bezeichnet.

hoSt Großrechner

hr human resources, Personalwirtschaft;neue bezeichnung: human Capital management (hCm)

iAS / ifrS Ehemals: international Accounting Standards, neu: international financial reporting Standards bilanzierungsgrundsätze nach „true and fair“ (Shareholder-Prinzip)

iDEA Von der finanzverwaltung eingesetztes Auswertungsprogramm, Vertrieb durch firma Audicon Gmbh, Düsseldorf / Stuttgart

iDoC Abkürzung für intermediate Document;proprietäres SAP-Standardformat zum Datenaustausch zwischen Systemen / Verfahren

iDw institut der wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V.

ikS internes kontrollsystemGesamtheit aller aufeinander abgestimmter und miteinander verbundener kontrollmaßnahmen und regelungen zur Vermögens-sicherung, der Sicherung korrekter Aufzeichnungen und der Umsetzung der ziele der Geschäftspolitik

„inner join“ form der Verknüpfung von Datentabellen.Als Ergebnis werden nur die Datensätze geliefert, bei denen alle Verknüpfungsbedingungen der beteiligten tabellen erfüllt sind

it informationstechnologie, vielfach auch als Abteilungsbezeichnung genutzt, Synonym: Datenverarbeitung

migration Daten eines Systems auf ein nachfolgesystem übertragen. tools für die übertragung und Umsetzung werden meist vom Software-lieferanten gestellt. Siehe auch Stilllegungskonzept

mittelbarer Datenzugriff (z2) Auswertung von Daten nicht durch den Außenprüfer selbst, sondern nach seinen Vorgaben durch eine mitarbeiterin oder einen mitarbeiter des Steuerpflichtigen

mm SAP-modul material managementAbwicklung aller materialwirtschafts-Prozesse

mS-Access Datenbankprogramm des herstellers microsoft

mS-EXCEl® tabellenkalkulationsprogramm des herstellers microsoft

mS-worD® textverarbeitungsprogramm des herstellers microsoft

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bEGriff bEDEUtUnG

outer-Join form der Verknüpfung von Datentabellen.Als Ergebnis werden nur alle Datensätze geliefert, bei denen Verknüpfungsbedingungen in einer der beteiligten tabellen vorkommen

pdf Portable Document format; Dateiformat des Software-herstellers Adobe kann von kosten- und lizenzlosen Programmen gelesen, aber nur mit Adobe-Vollversionen verarbeitet werden

Query begriff aus dem bereich der Datenbankabfragen

relationale Datenbank logische Datenbank; verwaltet Daten in form von verknüpften tabellen für optimierte zugriffe

reorganisation neuordnung, neuorganisation durch Auslagerung von Daten aus der Datenbank zur Verbesserung der Performance der Datenbank bzw. des Systems

Progressive Prüfung beginnt beim beleg, geht über Grundaufzeichnungen zu den konten und schließlich zur bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung bzw. zur Steueranmeldung / Steuererklärung

retrograde Prüfung Ablauf umgekehrt wie bei der progressiven Prüfung (siehe dort)

report Synonym für bericht, Auswertung von Daten

SAP Softwarehersteller SAP AG, walldorf;u. a. lieferant der Produkte SAP r/3, SAP ErP

Schnittstelle Datenübergabe zwischen zwei Systemen

SD SAP-modul Sales und DistributionAbwicklung aller fragestellungen im Vertrieb

Spooldatei Druckliste in Dateiform, die bei einem Druckauftrag automatisch erzeugt wird

Stand Alone Ein DV-System ohne maschinelle Schnittstellen zu anderen Verarbeitungssystemen

StbP zeitschrift: Die steuerliche betriebsprüfung

Stilllegungskonzept Definition einer handlungsweise zur Deaktivierung von DV-Systemen

Support Package Programmpaket zur Erweiterung eines vorhandenen Programm-systems, wird meistens turnusmäßig zur bereinigung von fehlern bereitgestellt

System trace Auflistung / nachverfolgung von Verarbeitungsschritten oder benutzereingaben (z. b. Abfragen / buchungen) in einem DV-System. kann zur fehleranalyse oder zum Protokollieren eingesetzt werden

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bEGriff bEDEUtUnG

taskforce Schnelle Eingreiftruppe für besondere fälle

transaktionscode kürzel zum Aufruf einer Verarbeitungsfolge (Programm, report ...) in einem DV-System, abhängig von benutzerrechten

Unmittelbarer Datenzugriff (z1) Direkter zugriff auf Daten durch den benutzer durch online-Eingaben

USb-Port Universal Serial bus, von intEl / microsoft entwickeltes serielles bussystem zum Verbinden von Peripheriegeräten wie z. b. Drucker, brenner, mouse, Digitalkamera, externen Datenspeichern usw.

USt Umsatzsteuer

UStid Umsatzsteueridentifikationsnummer

Verknüpfungen Verbindung zwischen Datenfeldern aus einer oder mehreren tabellen über Prozessstrukturen bzw. von Daten über mehrere Softwareanwendungen hinweg

View (Vordefinierte) Sicht auf eine Datenbank / tabelle;im rahmen des SAP-werkzeugs DArt: Datei als Ergebnis der Auswertung von Datenextrakten

Verfahren / DV-Verfahren zusammenfassung von maschinell durchgeführten Verarbei-tungsschritten;

Xbrl Extended business relationship language

Xml Extensible markup language: beschreibungssprache in einem einfachen, sehr flexiblen textformat, die weitgehend Geräte-unabhängig ist.

z1: Unmittelbarer Datenzugriff zugriffsweg 1: Direkter zugriff auf Daten durch den benutzer durch online-Eingaben

z2: mittelbarer Datenzugriff zugriffsweg 2:zugriff auf Daten durch einen vom Endnutzer beauftragten

z3: Datenüberlassung zugriffsweg 3:Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt

zVEi zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V., frankfurt

8 AnhangSe

ite 11

0

8.6 StiChwortVErzEiChniS

AAbgabenordnung

Geltungsbereich 18

Steuersenkungsgesetz 14

Action log 59, 60, 63, 93

Anlagenbuchhaltung 17

Aufbewahrungspflicht 17

Auswertungsmöglichkeiten 20

Auswertungsmöglichkeiten, unternehmenseigene 33

AwV 16

bbelegvolumen 34

bewegungsdaten 20, 56, 68, 76, 77, 78, 80

beziehungswissen 87

bmf-fragen- und Antwortenkatalog, Stand 23.01.2008 16

bmf-Schreiben 12

branchenlösungen 96

buchführungserleichterung 34

bürokratieabbau 16

DDArt Version 2.0 56, 65

DArt Version 2.1 65 , 100

DArt Version 2.2 65, 94, 100

DArt Version 2.3 65, 76, 84, 87, 90, 100

DArt Version 2.4 65, 76, 84, 87, 89. 101

DArt Version 2.5 65, 73, 74, 84, 87, 101

DArt Version 2.6 63, 65, 81, 89, 90, 91, 101

DArt-Datenkatalog 25, 44, 46, 63, 70, 73

Datenformat 22

Datenträger 22, 23

Datenträgerüberlassung 14, 21, 22, 42

Datenverknüpfungen 22, 24

Datenzugriff 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21

Datenzugriff, unmittelbarer 20, 21

Dokumentenmanagementsystem 86

EEDV-fachprüfer 12

Eigenentwicklungen 20, 54, 55

E-mails 29, 30

Ermittlung steuerlich relevanter Daten,

methodisches Vorgehen 25

Ertragssteuerprüfung 19, 56, 105

Extraktsplitter 65, 92

ffernabfrage 21, 107

feuerschutzsteuer-Prüfung 19

finanzbuchhaltung 12, 17, 25, 36, 47, 58, 93

GGDPdU 12

Globalisierung 18

hhandelsbriefe 27, 32, 37

iinner join 88

interface toolbox 93

internetzugang 40

llohnbuchhaltung 17

lohnsteueraußenprüfung 19, 105

mmaschinelle Auswertbarkeit 22

nnon-SAP-Systeme 39, 40, 45, 92

nur-lese-zugriff 22, 34

oouter join 88

PPrüferberechtigungen 46, 54, 93

Prüfprogramm iDEA® 22, 89

rrechnung

digitale Signatur 14, 15, 31, 32

rechtsunsicherheit 24

reisekostenabrechnung 58, 94

report CA_tAXloG 62

report rfbElJ00 85

report rSUSr050 52

report rtXwDEli 84

revisionssicherheit 12

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8 AnhangSSAP-Audit-format 22

SAP-branchenlösungen 9

SAP business one 44, 101

SAP-GUi 40

Shared Service Center 18

Stammdaten 20, 48, 56, 68, 70, 76, 77, 78. 79

steuerrelevante Daten 14, 17, 25, 27, 34, 37, 42, 92

Aufbewahrungsform 15

Steuersenkungsgesetz 14

Stilllegung 79, 92

Systemstilllegung 37, 38, 39

Systemwechsel 37, 38, 40

ttabelle t001b 79

tabelle tPCDAtEn 58

tabelle tPCProG 57

tabelle tPCProGS 56, 59

tabelle tXw_C_bUkrS 64

tabelle tXw_C_Glo 75

tabelle USErS_SSm 55

transaktion Aw01n 61

transaktion ftw0 67

transaktion ftw1A 67, 82, 90

transaktion ftw1E 101

transaktion ftwb 67

transaktion ftwC 67

transaktion ftwCf 50, 67, 70

transaktion ftwCS 50, 67, 70

transaktion ftwD 50, 67, 86

transaktion ftwE 101

transaktion ftwE1 67, 84, 85

transaktion ftwf 50, 67, 83, 84

transaktion ftwh 50, 67, 88

transaktion ftwi 67

transaktion ftwJ 67

transaktion ftwk 67

transaktion ftwl 67

transaktion ftwm 67

transaktion ftwn 50, 67, 90

transaktion ftwP 67, 76

transaktion ftwQ 66, 67

transaktion ftwQmD 68

transaktion ftwQtD 68

transaktion ftwr 67

transaktion ftwS 68

transaktion ftww 68

transaktion ftwX 75

transaktion ftwy 50, 68, 87

transaktion ftwyr 68, 87

transaktion PfCG 46, 53

transaktion PU12 93

transaktion rolE_CmP 53

transaktion S_bCE_68001777 52

transaktion S_P6b_1200272 68

transaktion S_P6b_1200274 68

transaktion S_P6D_40000026 50

transaktion SA38 45, 62

transaktion SCmA 90

transaktion SE16 45

transaktion SE16-Derivate* 45

transaktion SE16n 45

transaktion SE17 45

transaktion SlG1 60, 61, 62

transaktion SlG2 63

transaktion Sm19 59

transaktion Sm20 59

transaktion Sm31 57, 67

transaktion SU22 74

transaktion tPC2 56

transaktion tPC4 57

transaktion tPC6 58

UUmsatzsteuernachschau 19

Umsatzsteuersonderprüfung 19, 105

USb-Schnittstelle 40

VVerbrauchssteuer-Prüfungen 19

Verhältnismäßigkeit 20

Verrechnungspreisdokumentation 19

Verschwiegenheitspflicht 24

Versicherungssteuer-Prüfung 20

Verwertungsverbot 45

vorhandene Auswertungsmöglichkeiten 20, 22, 24

Dokumentverknüpfung 22

tabellenkalkulationsprogramme 22

Vorsteuerabzug 15

zz1-zugriff 20, 40, 49, 70, 94, 109, 110

z2-zugriff 21, 35, 109, 110

z3-zugriff 21, 35, 94, 106, 110

zeitraumberechtigung 45, 64, 65, 56, 93, 100

zollprüfung 19

zVEi e. V. 16

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Deutschsprachige SAP ® Anwendergruppe e.V.Altrottstraße 34 a69190 walldorfDeutschland

fon: +49 (0) 62 27 – 358 09 58fax: +49 (0) 62 27 – 358 09 59E-mail: info@dsag.deinternet: www.dsag.de

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