Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Kurzanleitung
Erstellen von Textdokumenten
mit
Microsoft Word 2000
Version 2003-01-29 Björn Baumeier
Inhaltsübersicht
1. Vorbemerkungen 2. Was ist Microsoft Word? 3. Starten des Programms und einfache Befehle 4. Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten 5. Einfügen von Grafiken 6. Weiterführende Literatur
Vorbemerkungen Diese Kurzanleitung wurde erstellt, um computerunerfahrenen Studenten eine einfach
gehaltene Hilfestellung im ersten Umgang mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft
Word 2000 zugeben, welches in den CIP-Pools der zum NWZ gehörenden Institute zur
Verfügung steht.
Es muss erwähnt werden, dass die vorliegende Kurzanleitung in keinem Fall alle der
vielfältigen Möglichkeiten des Programms erfassen kann und nur als Orientierung dient. Es
existieren ausführliche Handbücher, die zum Teil in den CIP-Pools, sicher aber in der ULB zu
finden sind. Wir raten dem Leser daher dringend, sich eines der am Ende der Anleitung
aufgeführten Bücher zu beschaffen.
Was ist Microsoft Word?
Microsoft Word ist das am weitesten verbreitete von verschiedenen Programmen, mit denen
man am Computer Texte erstellen kann (Textverarbeitung). Es fällt dabei unter die Kategorie
WYSIWYG, was eine Abkürzung ist für What You See Is What You Get darstellt. Dies
bedeutet, dass der Text während der Bearbeitung bereits so dargestellt wird, wie er gedruckt
erscheinen würde. Bei dem in den Naturwissenschaften gleichzeitig weit verbreitete LaTex,
bei dem der Text in einer Art Programmiersprache gesetzt wird, muss hingegen das
Druckergebnis erst durch eine Art Übersetzung des „Quellcodes“ erstellt werden.
Starten vom Microsoft Word 2000 und einfache Befehle
Auf den Computern in den CIP-Pools im NWZ ist Microsoft Office – wozu neben Word die
Programme Access (Datenbank), Excel (Tabellenkalkulation), Outlook (Email), PowerPoint
(Präsentationen) und Publisher (Publikationen) gehören – in der Version 2000 installiert.
Man startet Word durch Klicken auf das entsprechende Symbol im Startmenu.
Dies erreicht man, indem man auf den Start-Knopf in der linken, unteren
Bildschrimecke klickt. Dann folgt man einfach dem Pfad Programme, Office,
Microsoft Office 2000, Microsoft Word.
Es kann ein paar Sekunden dauern, bis Word komplett gestartet ist.
Je nach persönlicher Einstellung wird nun ein „Tipp des
Tages“ bzw. eine leere Textseite mit oder ohne den Office-
Assistenten angezeigt, welcher auch über das Menu ?,
Office Assistenten anzeigen aufgerufen werden
kann und dem Nutzer bei Problemen weiterhilft.
Von diesem Anfangsbildschirm ausgehend kann der Nutzer nun verschiedenste Operationen
ausführen. Auf die wichtigsten soll im folgenden kurz hingewiesen werden:
Über das Menu Datei lassen sich unter anderem neu erstellte Texte speichern, alte Texte
öffnen, Dateien drucken usw.
Als Beispiel betrachten wir das Öffnen einer vorhandenen Datei. Dazu klickt man zunächst
auf Datei, um das Untermenu aufzuklappen und dann auf Öffnen
Danach erscheint folgendes Fenster:
Möchte man nun beispielsweise das Dokument mit dem Namen „BENUTZUNGSORDNUNG“
(auf die wir den Leser an dieser Stelle auch noch einmal hinweisen möchten – Kopien liegen
in den CIP-Pools aus!) öffnen, so kann man dies – wie bei Windows üblich – auf
verschiedenen Arten tun, z.B.:
a) Doppelklick auf den Dateinamen
b) Einfacher Klick auf den Dateinamen, dann auf Öffnen klicken
c) Eingabe des Dateinamens in das entsprechend bezeichnete Feld, danach
Bestätigung mit Öffnen
Jetzt wird das gewählte Dokument geöffnet und ist (sofern es nicht durch einen besonderen
Schreibschutz gesichert ist) zur Bearbeitung durch den Nutzer bereit.
Will man ein Dokument speichern, so hat man im Prinzip völlig analog vorzugehen. Im
Untermenu zu Datei gibt es die Auswahlmöglichkeiten Speichern und Speichern
unter. Diese unterscheiden sich insofern, dass das normale Speichern Änderungen an
einer geöffneten Datei unter ihrem bestehenden Namen abspeichert. Somit geht die ältere
Verfügbare Laufwerke
Word-Dokument
Verschiedene Ordner
zuvor gespeicherte Version des Dokumentes verloren. Verwendet man Speichern unter,
so hat man die Möglichkeit, einen alternativen Dateinamen anzugeben.
Viele Funktionen in Word lassen sich auch ohne die Verwendung der Menus aufrufen.
Stattdessen kann man Tastenkombinationen oder Symbole in der oberen Symbolleiste
verwenden. So kann man ein Dokument öffnen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und
auf O (für „open“) drückt oder auf dieses Symbol klickt . Der Office Assistent erklärt
dazu gerne mehr.
Beendet wird Word z.B. durch den Menupunkt Datei, Beenden oder durch klicken auf das
X in der rechten oberen Ecke des Programmfensters.
Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten
Startet man Microsoft Word, so erhält man einen Bildschirm, der eine neues, leeres Dokument
enthält. Standardmäßig wird dabei eine bestimmte Formatierung verwendet. Der Begriff
„Formatierung“ könnte auch mit „Stil“ übersetzt werden.
Dieser Stil umfasst dabei verschiedene Aspekte der Textgestaltung, unter anderem:
• Seitengröße (A4) und –ausrichtung (Hochformat)
• Breite von Seitenrändern (oben, links und rechts: 2,5cm; unten 2,0cm)
• Schriftart (Times New Roman)
• Schriftgröße (12)
• Schriftfarbe (schwarz)
• Textausrichtung (linksbündig)
In Klammern wurden hier immer die Standardwerte von Word aufgeführt.
Selbstverständlich kann der Benutzer diese Einstellungen nach seinen persönlichen Wünschen
ändern, was wir am Beispiel der Änderung der Schriftart und –größe illustrieren möchten.
Zunächst muss man den zu formatierenden Text markieren. Auch hier gibt es mehrere
Möglichkeiten. Am einfachsten schafft man dies mit der Maus. Man bewegt den Mauszeiger
zum Anfang des Textes und hält die linke Maustaste gedrückt. Dann zieht man den
Mauszeiger an das Ende des Textes und lässt dann die Taste los, wobei der markierte Text
schwarz unterlegt wird.
Dann kann man anfangen, die Änderungen vorzunehmen. Zuerst wollen wir die Schriftart
ändern. Dazu klickt man in der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil neben der Anzeige der
aktuellen Schriftart. Dem Benutzer werden dann alle verfügbaren Schriftarten aufgelistet, von
denen er dann eine durch Klicken auswählen kann und der markierte Text wird geändert.
Genauso geht man für die Änderung der Schriftgröße vor.
Und so sieht dann das Endergebnis aus:
Über die weiteren Möglichkeiten der Formatierung von Texten informiert ebenfalls gerne der
Office Assistent sowie die entsprechenden Bücher.
Empfehlenswert ist es, vor dem „richtigen“ Arbeiten mit Word ein paar Mal einfach zu
„experimentieren“, was einem Studenten der Fächer Biologie, Chemie oder Physik nicht allzu
fremd sein sollte.
Word bietet eine Funktion, die ungewollte Änderungen oder solche, die nicht das gewünschte
Ergebnis liefern rückgängig macht. Man klickt dazu einfach auf Bearbeiten,
Rückgängig.
An dieser Stelle sei noch auf etwas aufmerksam gemacht. Wenn man sich mit dem obigen
Vorgehen einigermaßen sicher fühlt, ist es recht ratsam, mit der rechten Maustaste auf den
markierten Text zu klicken. Es öffnet sich dann ein Menu in dem man verschiedene
Unterpunkte zur Textformatierung auswählen und einstellen kann. Den Möglichkeiten zum
Experimentieren sind dann kaum noch Grenzen gesetzt.
Einfügen von Grafiken
Oft möchte man in seinen Text Grafiken einbauen, seien es nun Zeichnungen, Diagramme
oder andere Bilder. Wir gehen davon aus, dass diese Grafiken bereits als separate Datei
existieren.
Man bringt den Cursor an die Stelle, an die man die Grafik einfügen möchte. Man klickt dann
auf den Menupunkt Einfügen, Grafik, Aus Datei
Es erscheint ein Auswahlfenster, das im wesentlichen identisch zu dem bei der Dateiöffnung
ist.
Genauso identisch ist das Verfahren zur Auswahl der Grafik, allerdings wird hier durch
Einfügen bestätigt.
Danach wird die Grafik eingefügt (hier das CIP-Pool Zeichen).
Wie man in obigem Bild erkennen kann, wird das Bild entsprechend der Formatierung der
Textstelle an der es eingefügt wird, ausgerichtet. Genauso wie man die Ausrichtung des
Textes einstellen kann (z.B. zentriert), kann man die Grafik ausrichten. Dazu muss diese
zunächst wieder markiert werden.
Auch der Klick mit der rechten Maustaste auf die Grafik liefert dem Benutzer hier noch
weitere Einstellungsmöglichkeiten, über die man sich bei den schon oft erwähnten Stellen
informiere.
Weiterführende Literatur
Wie bei Lehrbüchern gibt es auch bei Handbüchern zu Microsoft Office bzw. Microsoft Word
Unterschiede in der Herangehensweise an das Thema. Dabei lässt sich nicht pauschal sagen,
welches eine gute oder gar die beste ist, da dies immer ein sehr subjektiv vom einzelnen Leser
aufgefasst wird.
Im folgenden werden kurz einige Bücher aufgeführt, die in der ULB Münster zum Thema zu
finden sind. Ihre Reihenfolge ist dabei willkürlich und spiegelt nicht eine Qualitätsabstufung
wider.
• Weßelmann, Microsoft Word 2000 – das Handbuch; INF 6.7:Wes
• Lambrich, Microsoft Word auf einen Blick, 2D 6456
• Schwabe, Word 2000; INF 6.7:Schwa
• Rosskamp, Word 2000; 3F 33017
• Butz, Word 2000; INF 6.7:But
Des Weiteren sei noch erwähnt, dass man sich ruhig auch Bücher zu den Versionen Word 97
oder Word XP (bzw. den entsprechenden Office-Versionen) anschauen kann, da sich die
grundsätzlichen Dinge zwischen diesen Versionen so gut wie nicht unterscheiden.