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SCHWERPUNKT: BESONDE-RE GESCHÄFTE IT für Kunst und Kultur

AGENDA SETTING Vitako-Jahresrückblick 2016

IM GESPRÄCH Kerstin Pliquett, Citkomm

STELLUNGNAHME Digitalisierungsprogramm des IT-Planungsrates

NEUER GESCHÄFTSFÜHRER Ralf Resch neu bei Vitako

FRÜHZEITIGE PLANUNG Vergabe-Workflow bei KDVZ

GEBÜHRENBESCHEIDE Pilotprojekt beim KRZN

EINFACH EINKAUFEN Vergabekonforme Plattform

PER MAUSKLICK Digitale Vollstreckungsakte

SPEED CAPTURE Selbstbedienung im Bürgerbüro

THEMEN

LIEBE LESERINNEN UND LESER,

neben dem Tagesgeschäft gibt es in vielen Unternehmen außer-ordentliche Aufgaben und Tätigkeiten, die das Portfolio abrunden. So auch unter Vitako-Mitgliedern. Wir präsentieren einige Beispiele solcher „besonderen Geschäfte“ im Themenschwerpunkt dieser Ausgabe.

Traditionell ist in Heft 1 ein Jahresrückblick auf das vergangene Jahr fällig, in dem die Geschäftsstelle sich an die wichtigsten Veran-staltungen und Aktivitäten im Jahr 2016 erinnert. Zu diesen Schwer-punkten zählen unter anderem die Regionalkonferenzen zur Digitalen Agenda, die auch Citkomm-Geschäftsführerin Kerstin Pliquett im In-terview erläutert.

Vitako hat einen neuen Geschäftsführer, Ralf Resch, den wir Ihnen gern vorstellen möchten. Die scheidende Chefin, Marianne Wulff, will sich ab April anderen Aufgaben widmen. Zuvor hat sie noch eine Stel-lungnahme zum Digitalisierungsprogramm des Bundes vorgenommen.

Darüber hinaus erwarten Sie in der Rubrik „Aus der Branche“ wie-der viele Berichte über effiziente Gebührenbescheide, einfache Einkäu-fe, Bußgelder online, den Schutz vor Cyber-Erpressung und Vieles mehr.

V I T A K O I N T E R NFEBRUAR NR. 1 | 2017

› Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team

INTERN Nr. 1 | 2017 2

SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

Neben dem Alltagsgeschäft für die Verwaltung betätigen sich viele kom-munale IT-Dienstleister in weiteren Bereichen und haben dort ein – regio-nales, technisches oder strategisches – Alleinstellungsmerkmal erreicht. Wir haben uns unter Vitako-Mitgliedern umgehört und stellen in einem Themenschwerpunkt einiger dieser „besonderen Geschäfte“ vor.

IT für Kunst und KulturGewandhaus und weitere Leipziger Kulturbetriebe vertrauen auf Lecos

› Ob Theater, Oper, Konzerthaus oder auch Museum: Der erfolgreiche Betrieb einer kulturellen Einrichtung

hängt in hohem Maße von der IT ab, beispielsweise beim Kartenverkauf, bei der technisch-organisatorischen Vor-bereitung der Aufführungen oder speziellen Serviceange-boten für die Besucher.

Seit mehreren Jahren verantwortet Lecos die Informations-technik für das weltberühmte Gewandhaus zu Leipzig, für das Theater der Jungen Welt (TdJW), ältestes professionelles Kin-der- und Jugendtheater im deutschsprachigen Raum, und – eingebunden in den Betriebsleistungsvertrag mit der Stadt Leipzig – auch für die städtischen Leipziger Museen. Darüber hinaus erbringt Lecos einzelne Serviceleistungen etwa für die Oper Leipzig.

„Sowohl beim Gewandhaus als auch beim Theater der Jungen Welt ist die Übernahme der Gesamtverantwortung

für die IT aus guten vorhergehenden Geschäftsbeziehungen hervorgegangen“, erklärt Sebastian Rauer, Auftragsmanager bei der Lecos GmbH. Für beide Kulturhäuser hat Lecos die vorhandene IT-Infrastruktur in den zurückliegenden Jahren ins Lecos-eigene, ISO-zertifizierte Rechenzentrum umgezo-gen und sie sowohl hard- als auch softwareseitig konsolidiert, virtualisiert und standardisiert – von der Arbeitsplatztechnik bis hin zum Server.

„Beide Einrichtungen profitieren nun von hochmodernen, technischen Rahmenbedingungen, die sie allein finanziell nicht hätten bewältigen können, und sind auch hinsichtlich der Infor-mationssicherheit und weiteren Compliance-Vorgaben stets auf der sicheren Seite. Schlussendlich unterscheiden sich IT-Dienstleistungen für Kultureinrichtungen jedoch nicht von denen für Verwaltungen“, resümiert Sebastian Rauer. „Der Kunde vertraut auf eine zuverlässig verfügbare, leistungsfä-hige, funktionierende und sichere IT-Umgebung.“

Die IT des Leipziger Gewandhauses wird von Lecos betreut. (Fotos: Manuela Kaspar, Lecos)

INTERN Nr. 1 | 2017 3

SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

HERAUSFORDERUNG: SERVICEZEITENEine Herausforderung besteht jedoch in den sich stark von der Verwaltung unterscheidenden Geschäftszeiten von Gewand-haus und Theater der Jungen Welt. Können Patche und Up-dates oder andere Wartungsarbeiten für Verwaltungen abends und an Wochenenden eingespielt oder durchgeführt werden, findet genau dann das Hauptgeschäft der Kultureinrichtun-gen statt.

„Wir mussten abwägen, ob wir aus diesen Gründen eine separate Infrastruktur für die Kulturhäuser aufbauen oder aus wirtschaftlichen Gründen auf die Synergien einer gemeinsa-men zentralen Infrastruktur mit der Verwaltung setzen und die Wartungsfenster neu definieren“, sagt Rauer. „Wir haben uns angesichts der Haushaltslage in den Kulturbetrieben für die wirtschaftliche Variante entschieden. Die Erfahrung der letzten Jahre zeigt: Wir haben uns richtig entschieden und bewiesen, dass man mit dem effektiven Einsatz von IT und standardisierten Prozessen auch unter diesen Bedingungen einen zuverlässigen Service für alle eingebundenen Kunden erbringen kann.“

ORTSUNABHÄNGIGER ZUGRIFFVor allem für das Gewandhaus ist eine wachsende Zahl mo-biler Endgeräte, Tablets und Notebooks im Einsatz. Diese werden vor jeder Konzertreise des gleichnamigen Orchesters intensiv überprüft, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf

die Anwendungen des Gewandhauses, etwa das von Lecos betriebene Veran-staltungsmanagementsystem EVIS oder die Orchesterdatenbank, auch von den internationalen Spielstätten aus zuverläs-sig möglich ist.

Darüber hinaus stand Lecos auch bei der Projektleitung zur Einführung ei-nes neuen Ticket-Systems für den Ver-kauf und die Buchung von Konzertkarten zur Seite. In das System sind neben dem Gewandhaus und dem TdJW auch die Oper und das Schauspiel Leipzig einge-bunden. Das Hosting ist nur über den An-bieter möglich. Lecos fungiert hier jedoch als technischer Ansprechpartner.

WLAN IM MUSEUM DER BILDEN-DEN KÜNSTE2016 hat Lecos begonnen die Gebäude der Stadtverwaltung Leipzig flächende-ckend mit WLAN ausgestattet, darunter neben den Verwaltungsstandorten auch das Museum der Bildenden Künste. Wäh-rend die Museumsmitarbeiter mit ihren mobilen Endgeräten nun in das streng geschützte Verwaltungsnetz der Stadt Leipzig eingebunden sind, können Be-sucher des Museums im ganzen Gebäu-de das öffentliche Gästenetzwerk nutzen. Der Service liegt jedoch nicht schlicht im drahtlosen Webzugang. Besucher des

Museums der Bildenden Künste können mit Hilfe ihrer mobi-len Endgeräte nun schnell und unkompliziert Hintergrundinfor-mationen zu den gezeigten Exponaten in Wort, Bild und Ton abzurufen. Möglich macht das ein Medienguide. Durch Scan-nen von neben den Werken angebrachten QR-Codes greifen die Geräte auf einen museumseigenen Rechner zu, auf dem diese Informationen abgelegt sind.

„Die Digitalisierung geht auch an den Kulturbetrieben nicht spurlos vorüber. Sie werden künftig wesentlich intensiver als bisher Services nachfragen, die sich aus der Verknüpfung vorhandener technischer Möglichkeiten ergeben, zum Bei-spiel um die Teilhabe aller an kulturellen Angeboten auszu-bauen, um Wissen zu vermitteln oder um das Kulturerbe zu sichern“, erklärt Sebastian Rauer. „Darauf sind wir als IT-Part-ner vorbereitet.“

AUTORIN: MANUELA KASPAR, LECOS

Besucher und Mitarbeiter des Leipziger Museums der Bildenden Künste können gratis das WLAN-Netz benutzen.

INTERN Nr. 1 | 2017 4

SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

Smarte Lösungen für Ver- und EntsorgerAKDB managt IT-Systeme der Energie- und Wasserwirtschaft

› Neben den klassischen IT-Lösungen und Dienstleis-tungen für die Kernbereiche von Kommunalverwal-

tungen unterstützt die AKDB auch zahlreiche Energie-versorgungs- und Entsorgungsunternehmen. Immer den neuesten Programmstand zur Verfügung haben: Das ist für viele Geschäftsführer und Werkleiter ein guter Grund, ihre IT-Systeme an das Service-Rechenzentrum der AKDB für Energie- und Wasserwirtschaft auszulagern.

Dieser Trend hält an. Immer mehr Versorger wollen außerdem das Investitionsrisiko verlagern und eine bessere Kostentrans-parenz und Planungssicherheit für ihr Unternehmen erreichen. Mit dem Umstieg auf den Rechenzentrumsbetrieb gehören Personalengpässe in der IT der Vergangenheit an, da nun Mit-arbeiter der AKDB und ihrer Tochterfirma Living-Data GmbH diese Aufgaben übernehmen. Daten und Verfahren stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Als unabhängiger Rechenzentrums- betreiber gewährleistet die AKDB für Versorger Datensiche-rung, Datenschutz und IT-Sicherheit auf höchstem Niveau.

Mit Schleupen.CS steht Versorgern eine erprobte, integ-riert arbeitende Software für die Bereiche Vertragsabrechnung, Marktkommunikation und kaufmännisches Rechnungswesen zur Verfügung. Da der Markt der Energieversorgungsunter-nehmen sehr heterogen ist, können diese mit Schleupen.CS schnell auf ein sich veränderndes Marktumfeld reagieren. Neu-entwicklungen werden mit bestehenden Produkten synchro-nisiert und sichern damit eine problemlose Integration der Datenbestände. Mit dem Einspeiser-Modul CS.EEG aus der Serie 3.0 ist dies perfekt gelungen. Dank Standard-Datenbank MS-SQL konnten die Laufzeiten der Programme sowie der zeit-liche Ablauf der Updates deutlich reduziert werden.

PLANUNGSSICHERHEIT UND KOSTENÜBERSICHTNeben klassischen Lizenzmodellen bietet die AKDB auch eine Schleupen-Flatrate an. Damit haben Versorger über einen vereinbarten Zeitraum Zugriff auf alle von Schleupen entwi-ckelten Produkte und profitieren auch hier von Planungssi-cherheit und Kostenübersicht. Versorger stehen ständig vor neuen Herausforderungen. Neue moderne Messsysteme, so-genannte Smart-Meter, müssen künftig zuverlässige Daten für die Abrechnungen von Strom und Gas liefern. Die AKDB stellt dafür vielfach erprobte Datenverbindungen zu ihrem Service-Rechenzentrum zur Verfügung.

Als Vertragspartner der Werke und Zweckverbände sorgt die AKDB für die Verfahrenspflege von Schleupen.CS. Ge-schultes Fachpersonal kümmert sich darum, dass Versorgern bei Problemfällen und Nachfragen zuverlässig Lösungen an-geboten werden. Über kostenfreie Telefonverbindungen, Por-tale und eine TÜV-geprüfte Fernwartungssoftware können Problemfälle schnell analysiert und zeitnah erledigt werden. Zudem steht mit der Schleupen AG ein Second-Level-Support zur Verfügung.

Stadtwerke arbeiten individuell und wünschen sich in diesem Zusammenhang eine entsprechende Außendarstel-

lung. Moderne Programmierungs-Tools ermöglichen indivi-duelle Lösungen bei der Formulargestaltung. Darüber hin-aus bietet die AKDB einen Druck- und Kuvertierservice mit Porto-Optimierung.

Die AKDB übernimmt über das Service-Center Werke au-ßerdem besondere Dienstleistungen, unter anderem in der Finanzbuchhaltung, in der Vertragsabrechnung, in der Markt-kommunikation sowie im Einspeisermanagement.

UMFANGREICHE TESTSDie Kommunikation zwischen Versorgern und ihren Kunden findet heutzutage bequem über das Internet statt. Mit CS.IT_In-ternet Tools der Schleupen AG stehen im Service-Rechenzen-trum der AKDB viele Prozesse automatisiert rund um die Uhr online zur Verfügung. Eine starke Kundenbindung ist beson-ders für kleine und mittlere Energieversorger sehr wichtig. Bei der Online-Anmeldung können Kunden auf ihre Vertragsdaten zugreifen und Anpassungen, zum Beispiel bei der Abschlags-höhe, vornehmen.

Ein AKDB-Arbeitskreis für Versorgungsunternehmen fin-det mittlerweile in fester jährlicher Tradition statt. Hier werden Produktwünsche an den Software-Hersteller formuliert und Informationen über anstehende Entwicklungen ausgetauscht.

Eine absolute Besonderheit stellen die Freigaben als Ab-rundung des AKDB-Angebots für Versorger dar. Vor Auslie-ferung der Software Schleupen.CS führen AKDB-Mitarbeiter umfangreiche Tests sowie ein Freigabeverfahren durch, das Teil des nach ISO 9001 zertifizierten QM-Systems der AKDB ist.

Als Anstalt des öffentlichen Rechts ist die AKDB berechtigt, in Bayern für ihre Kunden die Programmfreigabe für finanz-wirksame Verfahren zu erteilen, sofern diese die Produkte unverändert übernehmen und einsetzen. Auch die daten-schutzrechtliche Freigabe hinsichtlich der Verarbeitung per-sonenbezogener Daten übernimmt die AKDB für ihre Kunden. Damit ist die AKDB der einzige Anbieter, der für seine Kunden Programmfreigaben als auch datenschutzrechtliche Freigabe unentgeltlich durchführt.

AUTOR: HERBERT LANZINGER, VERTRIEBSBERATER VERSORGUNGSUNTERNEHMEN

Bilck auf eine Dampfturbine im Maschinenenhaus des Kraftwerkes Zschornewitz. (Foto: dergenaue, CC-BY-SA 3.0).

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SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

Eine Bezahlplattform für alleePayBL – Das Bezahlverfahren für NRW

› Für ein erfolgreiches E-Government muss eine Rei-he von Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu zählen die

Bereitstellung einer Online-Bezahllösung für elek-tro-nische Verwaltungsprozesse. Mit dem Beitritt des KDN zur Entwicklergemeinschaft ePayBL wurde der Grund-stein für eine einheitliche Bezahlplattform in NRW gelegt. E-Payment, das heißt, die Frage nach dem „Ob“ wird so-wohl von Bürgerinnen und Bürgern, als auch von der Ver-waltung übereinstimmend mit „Ja“ beantwortet. Die Frage nach dem „Wie“ sorgt nach wie vor für Diskussionen und aufgrund fehlender einheitlicher Lösungen oftmals für vie-le kleine Einzellösungen.

In NRW lautet die Antwort auf die Frage nach dem „Wie“, eine universelle Bezahllösung anzubieten, die sich in bestehende und neue Verwaltungsprozesse, insbesondere auch die Fi-nanzprozesse integrieren lässt. NRW hat den Weg beschritten, dass der KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister NRW für das Land der Entwicklergemeinschaft ePayBL (ePay-ment Bund / Länder) beigetreten ist. ePayBL ist eine elektro-nische Bezahlplattform, die seit Jahren von den Mitgliedern der Entwicklergemeinschaft weiterentwickelt und an aktuel-le Anforderungen angepasst wird. Mitglieder der Entwickler-gemeinschaft sind der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID), das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT), das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (KKR), die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), die Kom-munale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister NRW (KDN).

Durch die Bund-Länder übergreifende Kooperation ist si-chergestellt, dass die „eigene“ Software eigenverantwortlich weiterentwickelt werden kann. Es ergeben sich auch Syn-ergieeffekte, wie ein gemeinsamer Rahmenvertrag mit dem Zahlungsverkehrsprovider Giro-Solution, der aufgrund des Vertragsvolumens sehr günstige Konditionen gewährt. Einen hohen Stellenwert nimmt die Kooperation mit den Sparkas-sen ein. Die Bezahlverfahren giropay und Kreditkarte wer-den bereits über die Schnittstelle Giro-Checkout an ePayBL angebunden. Eine Erweiterung um Paydirekt wird kurzfristig angestrebt. Die Bezahlmöglichkeit per Lastschrift und Paypal können ebenfalls realisiert werden.

DAS BETRIEBSKONZEPT IM KDNDer KDN hat entschieden, seinen Mitgliedern ePayBL an drei Standorten anzubieten. Dies sind die Stadt Köln und das krz - Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe – beide bereits produktiv – und das Essener Systemhaus (Pro-duktivstart in Vorbereitung). Sollte die Nachfrage die Kapa-zitätsgrenze der Standorte übersteigen, werden sukzessive weitere Standorte eingerichtet. Die KDN-Mitglieder können sich über eine Leistungsvereinbarung mit einem der ePayBL-Standorte einen eigenen ePayBL-Mandanten zur Verfügung stellen lassen. Im Gegensatz zu anderen Betreibern verfolgt

der KDN die Strategie der dezentralen Administration. Die Ba-siskomponente ePayBL wird von allen Betriebsstätten zentral bereitgestellt und administriert. Die den jeweiligen Kunden zur Verfügung gestellten Mandanten werden weitgehend dezentral gepflegt. Dieses Konzept ermöglicht einen schlanken Betrieb der Basiskomponente und ein Höchstmaß an Flexibilität auf Seiten der Nutzer.

AKZEPTANZ DER EPAYMENT-LÖSUNGEs war natürlich naheliegend, dass die ePayBL-Betriebsstätten ihre Lösung an eigenen Prozessen erproben und Erfahrungen sammeln. Durch die Anbindung der Fachverfahren (i-KFZ), Bür-gerserviceportale und eines kommunalen Webshops konnte so bereits an beiden produktiven Standorten eine solide Be-triebsplattform etabliert werden.

Das Kundeninteresse im KDN ließ nicht lange auf sich warten. Erste Leistungsvereinbarungen wurden mit dem Kreis Mettmann (Führerscheinanmeldung online), der Stadt Rem-scheid (Anbindung Formularserver) und dem Civitec - kommu-naler IT-Dienstleister für Städte, Gemeinden und Landkreise im Rhein-Sieg-Kreis, Oberbergischen Kreis und für die Stadt Solingen abgeschlossen. Aktuell hat der Civitec mit seiner E-Government-Plattform den Produktivbetrieb aufgenommen: die Stadt Hückeswagen und die Gemeinde Engelskirchen bieten die ersten Prozesse mit Bezahlfunktion inklusive voller Integ-ration der aus ePayBL generierten xFinanzdatei in die Finanz-verfahren an. Weitere Leistungsvereinbarungen mit KDN-Mit-gliedern stehen kurz vor dem Abschluss.

MAKE OR BUY? Diese Frage hat sich in Bezug auf Bürgerservices mit Online-Bezahlfunktion lange Zeit nicht gestellt. Etablierte Fachan-wendungen an eine Online-Bezahlkomponente anzubinden bedeutete langwierige und kostenintensive Einzelentwicklun-gen durch die Fachverfahrenshersteller. Mit der Etablierung von Standards - ePayBL entwickelt sich als ein solcher Standard - wird die Implementierung von Schnittstellen in Anwendungen für die Hersteller planbar und wirtschaftlich kalkulierbar. Auf der anderen Seite profitieren die Anwender durch Bündelung von Anforderungen und gemeinsame Finanzierung von den positi-ven finanziellen Effekten. Mit ePayBL steht eine wirtschaftliche und modular einsetzbare Komponente für alle Bürgerservices mit Online-Bezahlfunktion zur Verfügung.

AUTOR: MARKUS THIEDE, STADT KÖLN UND MITGLIED DER KDN KOPFSTELLE EPAYBL

INTERN Nr. 1 | 2017 6

SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

Angeleitetes Know-how Die Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart entwickelt Leitfäden

› Laufend gibt es auf Landes- oder Bundesebene neue Richtli-

nien und Gesetze, die den Umgang mit der elektronischen Übermittlung von Daten betreffen, wie zuletzt zum E-Government-Gesetz, zur E-Verga-be oder zum Datenschutz. Sie geben einen verbindlichen Rahmen vor, an den sich die Kommunen beim Ein-satz der IT halten müssen. Die Verant-wortlichen in den Kommunen sollen diese Vorgaben dann lesen, verstehen und innerhalb einer bestimmten Frist entsprechend handeln. Um ihnen da-bei Hilfestellung zu leisten, entstand bei KDRS die Idee, Handlungsleitfä-den zu entwickeln. Diese enthalten den kommentierten Gesetzestext versehen mit konkreten, umsetzba-ren Handlungsempfehlungen.

Die Kommunale Datenverarbeitung Re-gion Stuttgart (KDRS) arbeitet dazu eng

mit der Hochschule für öffentliche Ver-waltung und Finan-zen in Ludwigsburg als Bildungs- und Wissenschaftspart-ner zusammen, um gesetzliche Vorgaben in Handlungsleitfäden für die Kommunen zu fassen.

Der im Jahr 2016 veröffentlichte Handlungsleitfaden zum E-Government-Gesetz war sehr er-folgreich und wird von den Kommunen gern genutzt. Dar-an anknüpfend wer-den im Januar 2017 der Leitfaden „EU-Datenschutzgrund-verordnung“ und die „Studie E-Vergabe – Gemeinsam digi-tal“ vorgestellt. Der Leitfaden zur EU-Da-tenschutzgrundver-ordnung bringt die

Rechtsverordnung in eine les- und hand-habbare Form, mit der die Kommunen besser arbeiten können als mit dem Ge-setzestext. Sie bekommen darin konkre-te Handlungsempfehlungen und werden auf wichtige Details hingewiesen.

Die Leitfäden und Studien wurden von einer Arbeitsgruppe aus Professo-ren, Studenten und Mitarbeitern von KDRS während eines Vertiefungssemi-nars im Rahmen des Bachelor-Studiums „Gehobener Verwaltungsdienst“ gemein-sam erarbeitet. Ein erfreulicher Neben-effekt ist, dass die Studierenden, die an den Arbeitsgruppen und Projekten teil-nehmen, KDRS und die weiteren Part-ner des Datenverarbeitenden Verbun-des Baden-Württembergs (DVV BW) als möglichen Arbeitgeber kennen lernen.

ERGÄNZENDE ANGEBOTEWährend es das Haupttätigkeitsfeld von KDRS ist, IT-Lösungen und Rechen-

zentrumsdienstleistungen für Kommu-nen bereitzustellen, ergänzen die Hand-lungsleitfäden und Studien das Angebot sinnvoll. So sieht KDRS seine Aufgabe darin, den Kommunen einen umfangrei-chen Service zu bieten, der über die rei-nen IT-Dienstleistungen weit hinausgeht. Neue Regelungen und Vorschriften wer-den sofort in den Lösungen umgesetzt und die Kommunen können umfangrei-che Unterstützung erwarten, wenn neue Gesetze geänderte Vorgehensweisen er-fordern. Aus diesem Grund lag auch die Kooperation mit der Hochschule für Ver-waltung und Finanzen in Ludwigsburg nahe. Durch die gemeinsamen Projekte fließen die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse zusammen mit den Erfah-rungen aus der Praxis in die Leitfäden, so dass sie für die Kommunen sehr nützlich sind, wenn es darum geht, neue Verord-nungen in der täglichen Arbeit umsetzen zu müssen.

Auch sonst bietet die Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart vie-le zusätzliche Dienstleistungen: Kom-munen können sich von KDRS bei Bür-gerbeteiligungsprojekten beraten oder diese sogar komplett durchführen lassen. Ebenso können sie sich dabei unterstüt-zen lassen, die Abläufe in den Kommu-nen zu optimieren und die dafür am bes-ten geeignete IT-Lösung auszuwählen. Auch Städte und Gemeinden, denen die Aufgaben der IT über den Kopf wachsen, sind bei KDRS gut aufgehoben. Wenn sie sich für Managed Hosting entscheiden, brauchen sie sich keine Gedanken mehr über Updates, Kapazitäten und Sicher-heit zu machen.

Mit der geplanten Fusion der drei ba-den-württembergischen Rechenzentren und der Datenzentrale Baden-Württem-berg wird auch die Zahl der Services, die über die IT hinausgehen, kontinuierlich wachsen und über die Region Stuttgart hinaus angeboten werden.

AUTORIN: JULIA DAHMS, KDRS/RZRS

INTERN Nr. 1 | 2017 7

SCHWERPUNKT: BESONDERE GESCHÄFTE

Druck und DesignDas Angebot des krz umfasst seit 2014 auch Mediengestaltung

› Seit 2014 bietet das Druck- und Versandzentrum des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/

Lippe (krz) ein weiteres Serviceangebot im Bereich der professionellen Mediengestaltung. In enger Abstimmung mit den Kunden werden Flyer, Poster, Prospekte oder Bro-schüren nach den individuellen Wünschen der Klienten erstellt.

So entwarf und versandte das Druckzentrum im Frühjahr 2016 eine Postwurfsendung für die Stadt Bad Salzuflen. Mit einem entgegenkommenden Text neben einem pfiffigen Welpenbild wurden Haustierbesitzer an die Hundesteuer erinnert. Der Er-folg zeigte sich prompt: Aufgrund der Anschreiben wurden bei der Stadtverwaltung insgesamt 265 Hunde steuerpflichtig neu angemeldet. Eine Steigerung um 7,7 Prozent. Für Bad Salzu-flen entspricht dies einem jährlichen Zuwachs der Hundesteuer von über 17.000,- Euro.

Die kleine Erinnerung hat viel bewirkt, denn nur selten ist der Grund für eine ausbleibende Steuerzahlung die schlech-te Steuermoral des Zahlpflichtigen. Vielen Hundebesitzern ist einfach nicht bewusst, dass sie ihr Haustier steuerpflichtig bei der Stadt anmelden müssen. Also Ziel erreicht: Die moderne Mediengestaltung des krz zeigt effektvoll Wirkung. Schließlich muss eine Postwurfsendung nicht immer monochrom sein und der Blick eines Welpen, wenn auch nur auf Papier, erweicht fast jedes Herz.

ALLES AUS EINER HAND: HAUSDRUCKEREI-SERVICEDer Einsatz einer Mediengestalterin lohnt sich auch in Bezug auf den Hausdruckerei-Service, den das krz seit zwei Jahren für die Alte Hansestadt Lemgo übernimmt. Seit Januar 2015 produziert das krz für die Kommune Ratsunterlagen, Flyer, Broschüren und Vervielfältigungen in etlichen Formaten und unterschiedlichsten Stückzahlen. Vorher wurden diese Druck-sachen oder Kleinstserien wie etwa Einladungsschreiben für städtische Kindergärten in der Hausdruckerei der Stadtver-waltung produziert. Bereits im ersten Jahr hat der Lemgoer IT-Dienstleister den Druck von rund 350.000 Seiten (farbig oder monochrom) übernommen und hierfür etwa 200.000 Blatt Papier benötigt. Der Vorteil für die Kommune: Sie erspart sich die Anschaffung, den Erhalt und die Wartung von Druckma-schinen und -material.

Auch standardmäßige Sendungen übernimmt das Druck-zentrum, um die Verwaltungen zu entlasten. So druckt und versendet der ostwestfälische IT-Dienstleister seit 2015 rund 60.000 Selbstzählerablesekarten von 15 Stadtwerken aus der Region und dient dadurch als Vermittler zwischen den Versor-gern und ihren Kunden.

All diese Design- und Druckdienstleistungen sind seit dem Jahresbeginn 2017 auch online über den Print-Webshop des Hausdruckerei-Service verfügbar. Bisher wurden die zu dru-ckenden Dateien zusammen mit einem Auftragszettel ver-schlüsselt an das krz gesendet und dort weitgehend automati-

siert verarbeitet. Im Verlauf des Produktionsprozesses wurden dann die Daten gedruckt, auf Wunsch geheftet, gefalzt, kuver-tiert und anschließend versandfertig gemacht.

BESTELLEN WIE BEI AMAZON: DER PRINT-WEBSHOPMit dem neuen Print-Webshop werden die Dateien nun sicher online bestellt. Im weiteren Verlauf sieht der Sachbearbeiter in der Verwaltung das spätere Druckergebnis bereits am Monitor und kann den Produktionsverlauf konsequent verfolgen. Alle möglichen Verarbeitungsvarianten werden dabei während des Auswahl- und Bestellvorganges konkret dargestellt. Abstim-mungen werden erleichtert und Ergebnisse optimiert.

Auch die Produktionsprozesse des Druckzentrums pro-fitieren von diesem standardisierten Ablauf. Mit seiner einfa-chen und bequemen Handhabung ist der Print-Webshop ein weiterer Vorteil für die Trägerkommunen des ostwestfälischen Service-Providers.

AUTOR: DIRK NIEMEYER, KRZ

Weitere Informationen:

Hundesteuer-Anmeldungin Musterstadt

Von klein an mit dabei!

Mit dieser Karte möchten wir allen Hun-

dehaltern unseren Dank ausdrücken, die

ihre Hunde ordnungsgemäß angemeldet

haben und damit den Haushalt der Stadt

mit ihrer Hundesteuer unterstützen.

Wir bitte zugleich diejenigen Hundebe-

sitzer, die einen unangemeldeten Hund

(3 Monate oder älter) halten, diesen bei

der Stadtverwaltung anzumelden.

Die Hundesteuer beträgt in Muster-

stadt 108 für den Ersthund. Weitere

Informationen können Sie im Inter-

net unter www.musterstadt.de oder

unter dem unten aufgeführten QR-

Code abrufen.

Zur Hundesteuer-Anmeldung ein-

fach Rückantwort-Postkarte aus-

schneiden, ausfüllen und kostenlos

abschicken.

Gern können Sie auch persönlich

vorbei kommen.

Musterstadt

Steueramt E1, 3 3.OG

INTERN Nr. 1 | 2017 8

Agenda-SettingVitako blickt auf das Jahr 2016 zurück

› Traditionell blickt die Vitako-Geschäftsstelle in der ersten Ausgabe von „Vitako intern“ auf das vergan-

gene Jahr zurück und rekapituliert die Verbandsarbeit. Auch in diesem Jahr wollen wir das unternehmen und wundern uns selbst ein bisschen darüber, auf wie vielen Bühnen wir mit einer doch anschaulichen Themenspan-ne präsent waren. Hier also unsere Fahrt durch das Jahr 2016 im Rückspiegel.

DIGITALE AGENDADas Jahr 2016 stand bei Vitako ganz im Zeichen der Regional-konferenzen zur Digitalen Agenda für Kommunen und Regio-nen. Ausgehend von der Fragestellung, wie sich Kommunen fit für die Digitalisierung machen können, hatten bereits 2015 erste Veranstaltungen stattgefunden, auf denen Experten vor Ort mit Bürgermeistern und Verwaltungsmitarbeitern die Aus-wirkungen der Digitalisierung auf den kommunalen Raum dis-kutierten. 2016 folgten weitere Regionalkonferenzen in Kiel, Brehna, Schwerte und Saarbrücken. Auch für 2017 sind Regi-onalkonferenzen am 8. März 2017 in Kiel, am 28. März in Bad Hersfeld und am 5. April in Schwerin geplant.

Ziel ist es, bei kommunalen Entscheidungsträgern das Bewusstsein für Digitalisierungsprozesse zu schärfen. Denn die digitale Qualität einer Kommune wird im Wettbewerb um Einwohner und Unternehmen zum bedeutenden Standortfaktor. Mithilfe einer Digitalen Agenda soll Digitalisierung als Chance begriffen werden: eine strategische Planung für die örtliche Gestaltung des digitalen Wandels. Neben den Infrastrukturen, also vor allem die Breitbandanbindung von Gewerbe und Pri-vathaushalten, fallen in den Geltungsbereich einer digitalen Agenda auch Arbeiten, Wirtschaft, Verwaltung, Bildung, digitale Lebenswelten und die Frage nach Sicherheit und Vertrauen. Die Regionalkonferenzen sind als Gedanken- und Erfahrungs-austausch konzipiert, damit sich Kommunen Klarheit verschaf-

fen können über die Vorteile und Chancen der Digitalisierung und die notwendigen Schritte zur Umsetzung.

Einen Überblick über die einzelnen Ergebnisse der bis-herigen Regionalkonferenzen hat Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff in „Vitako aktuell“ (Heft 3-2016) gegeben. Cit-komm-Geschäftsführerin Kerstin Pliquett beschreibt in dieser Ausgabe von „Vitako intern“ (Seite 11) ihre Eindrücke von der Konferenz in Schwerte.

ZUKUNFTSKONGRESSAbermals war Vitako Partner beim Berliner Zukunftskongress, der Ende Juni 2016 unter dem Leitthema „Krise als Chance – Wie fördern wir den gesellschaftlichen Zusammenhalt?“ stand. Im Berliner Congress Centrum am Alexanderplatz war die Bundes-Arbeitsgemeinschaft wieder mit eigenem Messestand vertreten und organisierte drei gut besuchte Best-Practice-Dialoge. Konsolidierung der öffentlichen IT ist nicht nur ein Schlagwort, sondern findet vielfach bereits statt. Im Best-Practi-ce-Forum wurden erfolgreiche Praxisbeispiele vorgestellt, Er-fahrungen ausgetauscht und zukünftige Entwicklungschancen diskutiert. In einem weiteren Forum sprach Vitako-Geschäfts-führerin Marianne Wulff mit dem netzpolitischen Sprecher der CDU-Fraktion im Berliner Abgeordnetenhaus, Burkard Dregger, über das Berliner E-Government-Gesetz vor dem Hintergrund der Digitalen Agenda für Kommunen. Gegenstand des dritten Forums war der elektronische Workflow beim Flüchtlingsma-nagement, von der Erst-Registrierung von Flüchtlingen bis hin zur Integration.

MITGLIEDERVERSAMMLUNGENDie Digitalisierung im Asylverfahren war bereits bei der Vitako-Mitgliederversammlung im April 2016 in Winterberg zentrales Thema. Vorgestellt und diskutiert wurden das von der Bun-desregierung geplante Kerndatensystem sowie die Anschluss-fähigkeit vorhandener kommunaler Daten und Register auf Länderebene.

JAHRESRÜCKBLICK 2016

Im Rückblick erscheint das vergangene Jahr voller Veranstaltungen und Aktivitäten.

Immer gut besucht: Der Vitako-Stand auf dem Zukunftskongress.

INTERN Nr. 1 | 2017 9

JAHRESRÜCKBLICK 2016

Digitale Bildung lautete das Thema der Mitgliederver-sammlung in Hannover im November. Saskia Esken, Abge-ordnete im Deutschen Bundestag, ging in ihrer zentralen Key-note auf die aktuellen Pläne der Bundesregierung bezüglich digitaler Bildung ein und erläuterte, was das Bildungssystem aus ihrer Sicht leisten müsse, welche Kompetenzen benötigt werden und welche Konsequenzen das für den Umgang mit digitalen Medien und IT-Sicherheit haben werde.

Wie kommunizieren wir in Zukunft mit der Verwaltung? Wie können digitale Assistenten im Alltag helfen? Wie funktioniert die Blockchain und wie nutzen Kommunen schon heute das Internet der Dinge? Mit diesen und anderen Zukunftsthemen beschäftigte sich die Mitgliederversammlung im September in Gütersloh. IT-Technologien und deren mögliche Nutzung im Umfeld von Kommune und Verwaltung wird demnächst ein jährlich wiederkehrendes Thema des Herbst-Treffens der Vitako-Mitglieder sein: in Form eines Trendkongresses.

ERSETZENDES SCANNENOhne elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbei-tung ist eine konsequente Verwaltungsmodernisierung nicht möglich. In der Praxis bestehen jedoch erhebliche Unsicher-heiten, wie die Übertragung von Schriftgut in elektronische Do-kumente nach dem Stand der Technik und rechtskonform ge-währleistet werden kann. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu eine Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen – kurz TR-RESISCAN – entwickelt.

Um den besonderen Herausforderungen bei der Anwendung dieser Richtli-nie auf kommunaler Ebene gerecht zu werden, haben kommunale Praktiker, öf-fentliche IT-Dienstleister, das Bundesministerium des Innern, Vertreter der Privat-wirtschaft und der Justiz auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald

im letzten Jahr einen „Runden Tisch rechtskonforme E-Akte“ ins Leben gerufen. Dieser initiierte die Erarbeitung einer „Mus-terverfahrensbeschreibung“ für typische kommunale Scan-Szenarien in einer Vitako-Projektgruppe. Zusammen mit der von der KGSt erstellten Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente ist hiermit eine gute Hilfestellung für Kommunen erarbeitet worden, die demnächst veröffentlicht wird.

SPAREN MIT E-GOVERNMENTIm Projekt Negativliste haben Vitako und b.i.t.consult zehn Top-Leistungen für Bürger und Unternehmen daraufhin untersucht, wie Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen schneller, bürgerfreundlicher und günstiger gestaltet werden können. Die Ergebnisse sind beeindruckend, denn die mögli-chen Komfortverbesserungen und Einsparungen sind gewaltig! So hat die Analyse gezeigt, dass die elektronischen Möglich-keiten noch immer nicht ausgeschöpft werden, obwohl das gel-tende Recht dieses häufig nicht verhindert. Dazu müssen aber Prozesse optimiert und vollständig digitalisiert werden, durch-weg elektronische Formulare entwickelt und Querschnitts-

komponenten wie elektronische Bezahlplattformen eingeführt werden. Außerdem erscheint es notwendig, sich von lieb ge-wonnenen Gewohnheiten wie Formularzwängen, persönlichem Erscheinen oder der Vorlage von beglaubigten Nachweisen zu trennen. Auf diese Weise lassen sich erhebliche Einsparpo-tenziale erzielen: Der Vergleich der erhobenen Ist-Kosten mit den errechneten Kann-Kosten ergab Werte zwischen 30 und mehr als 70 Prozent.

I-KFZWeiter vorangetrieben wurde im Jahr 2016 auch das Projekt i-KFZ. Nach erfolgreicher Einführung der Stufe 1 (internetba-sierte Außerbetriebsetzung eines Kfz) im Jahr 2015 wurde im vergangenen Jahr intensiv an der Vorbereitung und Entwick-lung der Stufe 2 (internetbasierten Wiederzulassung eines Kfz) gearbeitet. Es gibt eine Vielzahl von Akteuren in allen fö-deralen Ebenen aber auch aus der Wirtschaft, die im Projekt mitwirken. Während die zuständigen Bundeseinrichtungen – das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) und das Kraftfahrtbundesamt (KBA) – insbesondere die Schaffung der notwendigen Rechtsgrundlagen, die Pro-jektsteuerung und zentrale Komponenten verantworten, entwi-ckeln die Vitako Mitglieder direkt an der Schnittstelle zwischen Bürger und Verwaltung.

Ein wichtiger Meilenstein im Jahr 2016 war die Bereitstel-lung einer Testumgebung seitens des KBAs. Hierdurch ist es den kommunalen IT-Dienstleistern möglich, neue Funktionalitä-ten zu testen und in ihre dezentralen Portale zu integrieren. Für den derzeit geplanten Start der Stufe 2 im August 2017 sehen sich die kommunalen IT-Dienstleister gut gerüstet. Die Vitako Facharbeitsgruppe Kfz-Wesen wird, wie schon im vergangenen Jahr, eine wichtige Expertenplattform für den fachlichen und organisatorischen Austausch im Rahmen des Projekts bleiben.

E-RECHNUNGDie EU-Richtlinie 2014/55/EU erfordert nach derzeitiger Zeit-planung den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ab 27. November 2018 bei zentralen öffentlichen Auftraggebern und nachgelagert ab 27. November 2019 bei subzentralen öffentlichen Auftraggebern. Ziel der Richtlinie ist es, die Vielzahl nationaler, regionaler und unternehmensspe-zifischer Normen für elektronische Rechnungen zu reduzieren

Medaillen für die besten Schützen – Rahmenprogramm bei der Mitglie-derversammlung in Winterberg. (Foto: Richter)

INTERN Nr. 1 | 2017 10

JAHRESRÜCKBLICK

und eine oder zumindest eine kleine Anzahl in Europa vorherr-schender interoperabler Normen zu etablieren.

Am 13. Juli 2016 hat das Bundeskabinett beschlossen, dass private Unternehmen künftig elektronische Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung stellen dürfen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungs-stellung im öffentlichen Auftragswesen liegt damit vor. Damit die E-Rechnung wirksam eingesetzt werden kann und für die Verwaltungen ein Nutzen entsteht, sind von den Anwendern bereits jetzt Vorbereitungen bezüglich der Arbeitsabläufe in ihrer Verwaltung zu treffen. Die Vitako-Mitglieder haben ihre Kunden im vergangenen Jahr mit IT-Lösungen wie der Digi-talisierung von Papierdokumenten oder elektronischen Rech-nungsfreigabe-Workflows unterstützt, sodass interne Prozesse digitalisiert und der Einzug elektronischer Rechnungen in den Verwaltungen effektiv zu gestaltet werden können.

VERBINDUNGSNETZ/ DOIDer IT-Planungsrat hat im März 2013 eine IT-Sicherheitsleitlinie beschlossen, zu deren Einhaltung sich Bund und Länder ver-pflichtet haben. Die Geltung der IT-Sicherheitsleitlinie wurde explizit um den kommunalen Bereich reduziert, derzeit wird den kommunalen Verwaltungen die Einhaltung der IT-Sicherheits-leitlinien lediglich empfohlen. Für das Verbindungsnetz, das gegenwärtig technisch durch das Behörden-Backbone-Netz „Deutschland Online Infrastruktur (DOI)“ realisiert ist, hat der IT-Planungsrat im März 2015 auch Anschlussbedingungen für die Netzteilnehmer beschlossen.

Auf Beschluss des IT-Planungsrates wurde eine Umfrage unter den Anschlussnehmern des Verbindungsnetzes/ DOI durchgeführt. Abgabefrist ist der 31. Januar 2017. Erhoben wurde der Sachstand Ende des Jahres 2016 mit dem Ziel,

die Umsetzung der Vorgaben nach den „Anschlussbedingun-gen zum Verbindungsnetz“ zu evaluieren. Vitako nahm diese Erhebung zum Anlass, kritisch Stellung zu den festgelegten Verpflichtungen aus den Anschlussbedingungen zu nehmen.

Die Stellungnahme verdeutlicht die Bedeutung der An-schlussbedingungen für die kommunalen Anschlussnehmer und schlägt im Sinne eines zielgerichteten Einsatzes der Mit-tel an den sicherheitskritischen Netzgrenzen eine einheitliche Interpretation des „direkt angeschlossenen Netzes“ vor. Fak-tisch sind über die Hälfte der DOI-Anschlüsse in kommunaler Trägerschaft. Die Anschlussbedingungen erheben jedoch zu feste Forderungen, die die kommunalen Anschlussnehmer aus sachlichen Erwägungen heraus nicht für erforderlich halten. Sie schlagen vor, dass nur die IT-Verfahren und Infrastrukturen vom Grundschutz betroffen sind, die tatsächlich über das Ver-bindungsnetz kommunizieren. Die Stellungnahme im Wortlaut befindet sich auf unserer Website: www.vitako.de/positionen

POSITIONEN UND PUBLIKATIONEN Wann immer möglich und nötig bemüht die Bundes-Arbeits-gemeinschaft sich, die Stimme der kommunalen IT in den Ge-setzgebungsprozess einzubringen. So haben wir das Durch-führungsgesetz eIDAS (Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) kommen-tiert und dabei ausdrücklich die Überarbeitung des Signatur-rechts begrüßt. Bei der Novelle des Personalausweisgesetzes hat Vitako die Einführung einer standardmäßigen Aktivierung der eID-Funktion unterstützt. Und auch bei der „3. Verordnung zur Änderung der Fahrzeug-Zulassungsverordnung und an-derer straßenverkehrsrechtlicher Vorschriften“ hat Vitako sich eingebracht und für die Beibehaltung der Arbeitsgruppe „i-Kfz - IT - Sicherheitskonzept/Datensicherheit“ unter Beteiligung der kommunalen Expertise plädiert.

Darüber hinaus sind wie jedes Jahr vier Ausgaben unserer Zeitschrift „Vitako aktuell“ mit den Schwerpunkten IT-Konsoli-dierung, digitale Beschaffung, Digitale Agenda für Kommunen und „E-Government relaunched“ erschienen sowie sechs Aus-gaben „Vitako intern“. Hier standen die Themen E-Rechnung, Flüchtlinge und IT, IT-Konsolidierung und IT-Trends aus der anwenderbezogenen Perspektive der Vitako-Mitgliedshäuser im Fokus.

RELAUNCH WEBSITEZu guter Letzt hat sich der Webauftritt der Bundes-Arbeitsge-meinschaft der kommunalen IT-Dienstleister im vergangenen Jahr verändert. Eine in die Jahre gekommene Internetpräsenz hat sich zu einer modernen Website gewandelt, die frischer, übersichtlicher und komfortabler daherkommt und zudem neue Funktionalitäten wie eine rotierende Stellenmarktanzeige und ein Kalendarium erhalten hat. Auch der Selbstdarstellung des Verbandes mit seiner breiten Themenpalette ist mehr Platz eingeräumt worden. Wir meinen: das kann sich sehen lassen, und freuen uns darauf, auch im neuen Jahr die Sache der kom-munalen IT weiter voranzutreiben.

AUTOREN: DANIEL GRIMM, HELMUT MERSCHMANN, TINA SIEGFRIED, VITAKO

Die Vitako-Website im neuen Look: www.vitako.de

INTERN Nr. 1 | 2017 11

INTERVIEW

Die Digitalisierung mitgestalten Im Gespräch: Kerstin Pliquett über die Regionalkonferenz in SchwerteFrau Pliquett, in vielen Kommunen steht die Digitalisierung auf der Tagesordnung. Stichwort: Digitale Agenda. Was ist darunter eigentlich zu verstehen?Die Bürgerinnen und Bürger wollen sich engagieren und ver-langen nach mehr Partizipation. Sie wollen die Verwaltung möglichst einfach, digital und jederzeit erreichen können – auch vor Ort in den Kommunen. Verwaltungen können sich ein moderneres Image verleihen, indem sie mehr Transparenz bei den Verwaltungsverfahren einführen und beispielsweise be-hördenübergreifendes Tracking ermöglichen oder eine Online-Statistik führen, damit Bürger den Bearbeitungsstand ihres An-trags nachverfolgen können. Jede Kommune sollte dabei einen eigenen Fahrplan für den Weg in die digitale Welt aufstellen.

Wieso sollten sich Kommunen auf die Digitalisierung vorbereiten?Wirtschaft und Bürger nutzen heute schon in vielen Bereichen digitale Medien und entscheiden anhand der Verfügbarkeit digitaler Angebote und Infrastrukturen darüber, ob sie sich in einer Region ansiedeln wollen oder abwandern. Hierzu zählen attraktive, mit modernen Technologien ausgestattete Arbeits-plätze, aber auch die schlichte Verfügbarkeit eines schnellen Internetzugangs. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Bildungs-angebote für Menschen, die nicht mit digitalen Medien auf-gewachsen sind und den Umgang mit ihnen erlernen wollen.

Gibt es eigentlich einen Unterschied zwischen digitaler Agenda und E-Government?Bei E-Government dreht es sich schwerpunktmäßig um die Umstellung der Verwaltungen von der papierbasierten auf die elektronische Vorgangsbearbeitung. Bezogen auf die Digitale Agenda ist dies nur ein Ausschnitt aus dem gesamten The-menspektrum. Denn eine Digitale Agenda behandelt ganzheit-lich alle Anforderungen, die sich aus der Nachfrage digitaler Medien und dem damit verbundenen gesellschaftlichen Wan-del ergeben. Die Agenda soll Rahmenbedingungen für ganz Deutschland schaffen und Entwicklungen fördern, die eine aktive Teilnahme an der digitalen Welt für die Zukunft sichern.

Hat E-Government jetzt ausgedient?Im Gegenteil! E-Government ist für die deutschen Verwaltun-gen ein absolutes Muss, um nicht den Anschluss an die Ent-wicklung zu verlieren. Die deutsche Verwaltung gilt nicht als die modernste und effektivste Verwaltung der Welt - aber sie steht für Verlässlichkeit und Planbarkeit auf der Basis eines konsistenten Rechtssystems. Dies wird von Bürgern und Wirt-schaft geschätzt und darf auch im Internetzeitalter mit moder-nen Technologien nicht verloren gehen.

Kürzlich fand in Schwerte eine Regionalkonferenz zum Thema Digitale Agenda für Kommunen in Westfalen statt. Worauf lag der Fokus der Regionalkonferenz? Die Regionalkonferenz zielte vor allem darauf ab, die Digi-tale Agenda der Bundesregierung unter den Kommunen in

Westfalen bekannt zu machen und ihre Inhal-te zu vertiefen. Mit der Veranstaltung sollten die anwesenden Ent-scheider angeregt wer-den, über eine eigene kommunale Agenda nachzudenken und lo-kale Entwicklungen in den digitalen Kernbe-reichen voranzutrei-ben. Ziel war es zwar nicht, konkrete Pro-jekte zu vereinbaren, aber es war deutlich zu spüren, dass die vielen Anregungen Denkpro-zesse in Gang setzen werden und dass hie-raus gewiss konkrete Projekte resultieren werden.

Wie kann eine Digitale Agenda in Südwestfalen konkret aussehen? Wie in anderen Regionen ist eine Digitale Agenda auch für Südwestfalen dringend erforderlich. Die Verfügbarkeit eines schnellen und sicheren Datennetzes zwischen allen Verwal-tungen und uns als IT-Dienstleister entscheidet über die Nutz-barkeit moderner Technologien und Angebote. Wir wollen Ver-waltungen in ihren E-Government-Projekten unterstützen, und das bedeutet, elektronische Verwaltungsservices samt einem Service-Portal bereitzustellen und weitere Dienste und Funk-tionen für die Umsetzung zu entwickeln.

Wir kommunalen IT-Dienstleister sind bei der Umsetzung einer lokalen Digitalen Agenda die natürlichen Partner der Kommune. Wir helfen bei der Vernetzung von Verwaltungen, stellen leistungsfähige Infrastrukturen für das E-Government bereit und unterstützen Bildungseinrichtungen mit der richtigen technischen Ausrüstung und beim Betrieb.

Was sind dabei die größten Herausforderungen?Die größten Herausforderungen sehe ich in der Motivierung und Aktivierung von erforderlichen „Mitstreitern“. Nur eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten bietet die Möglichkeit, im nationalen Wettbewerb nicht zurückzufallen und die Heraus-forderungen als eine wichtige Chance zu nutzen. Zusammen-arbeit bedeutet hier auch, dass man Kommunal- und Verwal-tungsgrenzen einmal hinter sich lässt und sich zusammentut, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen: die Mitgestaltung der Digitalisierung.

FRAGEN: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO

Citkomm-Geschäftsführerin Kerstin Pliquett macht sich Gedanken über eine konkrete Ausgestaltung der Digitalen Agenda in Süd-westfalen. (Foto: Citkomm)

INTERN Nr. 1 | 2017 12

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Thematisch vielfältigVitako-Facharbeitsgruppe E-Government schaut in die Zukunft

› Im Dezember tagte die Fachar-beitsgruppe E-Government in der

Hessischen Landesvertretung in Ber-lin mit einer Rekordbeteiligung von 38 Teilnehmern. Das Programm war thematisch sehr vielfältig und reich-te vom Thema Video-Identifizierung über digitale Bots und Assistenten bis zu einem Standard für den Aus-tausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten.

In der Facharbeitsgruppe E-Government informieren sowohl Geschäftsführer als auch die Fachverantwortlichen für E-Government aus den Vitako-Mitglieds-unternehmen und tauschen sich zwei- bis dreimal jährlich über aktuelle Themen aus. Das letzte Treffen fand im Dezem-ber 2016 statt.

MOBILITÄTS-APPDen Auftakt machte ein Vortrag über

den so genannten Mobility Broker. Hier-bei handelt es sich um ein Projekt der regio iT, das sich mit der Zusammenfüh-rung aller öffentlich verfügbaren Mobili-tätsangebote wie Car- und Bike-Sharing zu einem zentralen Angebot für Bürger, Unternehmen und Verwaltungen über eine zentrale Plattform befasst. Über eine App können Fahrzeuge gesucht und gebucht werden. Eine „Mobilitäts-karte“ ermöglicht es den Kunden, an den Ausleihstationen damit Fahrräder oder Pedelecs zu entleihen, die Car-Sharing-Fahrzeuge zu öffnen und dient gleichzei-tig als Busticket.

AKTENAUSTAUSCHSTANDARDDer IT-Planungsrat hat festgestellt, dass es auf Seiten des Bundes wie auch der Länder einen Bedarf gibt für die Entwick-lung eines Standards zum Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten in elektronischen Akten. Martin Fuhrmann aus dem Ministerum des Innern und für Sport in Rheinland-Pfalz berichtete, dass im Zuge der Standardisierungsagenda des IT-Planungsrates eine Bedarfsbe-schreibung erstellt wurde. Außerdem wurde eine Beteiligungsplattform für An-merkungen und Kommentare eingerich-tet. Im nächsten Schritt soll ein Aufruf

zur Bewerbung an die Hersteller eines geeigneten Standards erfolgen. Die ein-gehenden Vorschläge werden bewertet und voraussichtlich im ersten Halbjahr 2017 ein geeigneter Standard vom IT-Planungsrat beschlossen und von der KoSIT herausgegeben werden. Der be-reits vorhandene Standard beziehungs-weise die AG xDomea wird sich an die-sem Vorhaben beteiligen.

VIDEO-IDENTIFIZIERUNGBanken bieten mittlerweile verstärkt über das Internet Video-Identifizierungen als Ersatz für eine persönliche Identifizie-rung bei der Kontoeröffnung an und versprechen dabei eine einfache und sichere Identifizierung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat hierzu eine Technische Richt-linie für Fernidentifizierungsverfahren vorgelegt. Astrid Schumacher, Referats- leiterin für eID-Sicherheit beim BSI, be-richtete in ihrem Vortrag sehr anschau-lich, warum das BSI dieser Art von Iden-tifizierung skeptisch gegenüber steht und dass es bei Video-Identifizierungen ge-lingt, falsche Daten im laufenden Video-Chat einzuschleusen.

DIGITALE AGENTEN„Wahrnehmen und verstehen – wie weit sind digitale Agenten und Bots?“, so lautete der Vortragstitel von Thomas Langkabel, Chief Technology Officer bei Microsoft. Er berichtete über aktuelle Forschungen im Bereich Künstliche In-

telligenz und mögliche Anwendungen im öffentlichen Sektor. Seine Prognosen: Sprache wird die neue Nutzerschnittstel-le, Bots werden die neuen Apps und di-gitale Assistenten werden sich als Meta-Apps durchsetzen.

Als praktische Beispiele können der Bonn-Bot „botty.nrw“ oder „Kumpel Kre-feld“ herangezogen werden. Dabei han-delt es sich um eine Chat-Software der öffentlichen Verwaltung, welche Bürger bei ihren Anliegen unterstützt. Die Soft-ware analysiert die Eingaben der Chat-Teilnehmer, sucht in der Datenbank nach Antworten und kann auch auf nachfol-gende Fragen reagieren. So entsteht ein Dialog, bei dem der Fragende im bes-ten Fall gar nicht merkt, dass er sich mit einem Computer unterhält. Der Einsatz solcher Bots in der Verwaltung sei zwar zurzeit noch mit Unwissen, Halbwissen und Vorurteilen behaftet, wird aber mit mit Sicherheit in Zukunft Auswirkungen auf die Arbeitswelt der Verwaltungen ha-ben, so Langkabel.

Weitere Themen der Facharbeits-gruppen-Sitzung waren aktuelle Infor-mationen zu i-KFZ, zur geplanten Mus-terverfahrensbeschreibung Ersetzendes Scannen und zum automatisierten Ver-waltungsakt. Des Weiteren diskutierte die Gruppe über die vom Bund angekün-digte Änderung von Art. 74 GG und das Digitalisierungsprogramm des Bundes (siehe hierzu der Bericht auf Seite 14).

AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO

INTERN Nr. 1 | 2017 13

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Netze und Systeme› Zunehmend werden Fachanwen-

dungen in der Verwaltung web-basiert umgesetzt. Das ist insofern vorteilhaft, als die Nutzer plattformun-abhängig und wenn nötig auch mobil per Browser auf ihre Anwendungen zugreifen können.

Für die Umsetzung und den Betrieb der Anwendungen sind häufig Java-Techno-logien notwendig, die durch eine oder mehrere Java Virtual Machines (JVM) zur Verfügung gestellt werden. Die JVM erscheint vielen als monolithische Blackbox, die die Ursachen von CPU- oder Memory-Problemen unergründbar macht.

Oracle hat dieses Problem erkannt und mit dem „Flight Recorder“ eine Lö-sung in die HotSpot JVM integriert. Die Möglichkeiten dieser Lösung wurden während des letzten Treffens der Vita-ko-Facharbeitsgruppe Netze und Syste-me am 7. Dezember 2016 bei der GKD in Recklinghausen vorgestellt und dis-

kutiert. In Kombination mit Java Missi-on Control lassen sich demnach viele Performancekennwerte überwachen und darstellen, wodurch Betriebsverantwort-liche ein kontinuierliches Profiling erhal-ten, um auch unerwartet aufgetretene Probleme analysieren zu können.

FLEXIBLER SCHUTZBEDARFDie mittlerweile von Vitako veröffentlichte Stellungnahme zur Umsetzung der Vor-gaben nach den Anschlussbedingungen an das Verbindungsnetz für kommunale Anschlussnehmer und auch die weitere Vorgehensweise bei der Erhebung des Umsetzungsstands durch den IT-Pla-nungsrat wurden in der Sitzung kontro-vers diskutiert und final abgestimmt. Die Stellungnahme plädiert dafür, die Maß-nahmen für IT-Sicherheit bei den An-schlussnehmern des Verbindungsnet-zes noch zielgerichteter einzusetzen. Es wird eine Interpretation des direkt ange-schlossenen Netzes vorgeschlagen, wo-durch eine durch Sicherheits-Gateways

geschützte Netzzone um die DOI-Diens-te geschaffen wird, die einen besonders hohen Schutzbedarf verlangen.

Weitere Themen der FAG-Sitzung waren unter anderem die IP-Adressver-gabe im Rahmen der IPv6-Einführung und die ISDN-Ablösung und Netzhar-monisierung unter IP. Die IPv6-Adress-raumerweiterung für die Bundesrepublik Deutschland ist weiterhin in der Diskus-sion mit der Réseaux IP Européens Net-work Coordination Centre (RIPE NCC). Angestrebt wird aktuell eine Policy-Än-derung für Adressraumerweiterungen im Bestand. Damit wird es hoffentlich im Laufe des Jahres 2017 zu einer Ent-scheidung kommen, den Adressraum zu erweitern.

Zur Vitako-Stellungnahme „Verbindungs-netz“ (PDF)

AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO

AG InfoSic› Die Arbeitsgruppe Informations-

sicherheit (AG InfoSic) wurde vom IT-Planungsrat zunächst als be-fristete Kooperationsgruppe zur Erar-beitung einer übergreifenden Sicher-heitsleitlinie bei der Gestaltung von IT-Verfahren der öffentlichen Verwal-tung ins Leben gerufen.

In der Sitzung des IT-Planungsrates an-lässlich der CeBIT 2013 wurde zusätz-lich zur IT-Sicherheitsleitlinie ein entspre-chender Umsetzungsplan beschlossen und die Kooperationsgruppe in eine stän-dige Arbeitsgruppe des IT-Planungsrates umgewandelt. Neben den stimmberech-tigten Vertretern von Bund und Ländern – zumeist die jeweiligen Informationssi-cherheitsbeauftragten – haben auch das Bundesamt für Sicherheit in der Infor-mationstechnik (BSI), kommunale Spit-zenverbände und Vitako beratend tätige Vertreter in die AG InfoSic entsandt. Hier-

durch sollen die Interessen aller födera-len Ebenen gewahrt werden.

MEHR UNTERSTÜTZUNGDie AG InfoSic erarbeitet gemeinsam Vorschläge zur Weiterentwicklung der Leitlinie sowie einen jährlichen Bericht zur Erfolgskontrolle für den IT-Pla-nungsrat. Sie dient außerdem dem re-gelmäßigen Austausch zu Themen der Informationssicherheit in Deutschland, berücksichtigt dabei die Standardisie-rungsagenda des IT-Planungsrates und kooperiert mit dem BSI bezüglich Stan-dards für Informationssicherheit.

In der Vergangenheit hat die AG InfoSic unter anderem die Anschluss-bedingungen für das Verbindungsnetz erarbeitet, kritische Ebenen-übergrei-fende Verfahren erfasst und beschrie-ben und den Aufbau der Landes CERTs (Computer Emergeny Response Teams) vorangetrieben.

Aktuell beschäftigt sich die AG InfoSic mit Themen wie der Stärkung der Unterstüt-zung der Länder und Kommunen durch das BSI, möglichen Sicherheitslösungen, zum Beispiel Schadsoftware-Präven-tions-Systemen (SPS), Verfahren zum Austausch von Informationen über IT-Sicherheitsvorfälle, Informationssicher-heits-Managementsystemen aber auch mit der Modernisierung des IT-Grund-schutzes sowie sicherer E-Mail-Kom-munikation und einem Rechtsgutachten zum Betrieb von Intrusion Detection Sys-temen (IDS), Intrusion Prevention Syste-men IPS und Security Information and Event Management (SIEM).

AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO

INTERN Nr. 1 | 2017 14

AUS DER GESCHÄFTSSTELLE

Konzentration aufs WesentlicheVitako kommentiert das Digitalisierungsprogramm des IT-Planungsrates

› In seiner Sitzung am 13. Oktober 2016 entschied der IT-Planungs-

rat, dass Bürger und Unternehmen möglichst viele ihrer Anträge bei einer Anlaufstelle erledigen können. Dafür hat er ein neues Digitalisierungspro-gramm mit dem Titel „Digitale.Verwal-tung.Jetzt“ aufgelegt. Bis 2018 sollen konkrete Projekte mit besonders ho-hem Nutzen für Bürger und Unterneh-men beispielhaft umgesetzt werden, um anschließend flächendeckenden Einsatz zu finden.

Vitako begrüßt die Motivation für ein be-schleunigtes und gemeinsames Handeln, um E-Government und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung im Rahmen der föderalen Struktur in Deutschland zu beschleunigen. Wir unterstützen auch die Zielsetzung, nutzerfreundliche digi-tale Verwaltungsdienstleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger und die Wirt-schaft über eine interoperable föderale IT-Infrastruktur anzubieten. Ebenso un-terstützen wir die Entwicklung von Ser-vicekonten für Bürger und Unternehmen und die „intelligente Verknüpfung“ der verschiedenen Verwaltungsportale unter Berücksichtigung der föderalen Struk-turen. Dies umso mehr als der Portal-verbund ein gemeinsames Projekt von Bund, Ländern und Kommunen ist.

Für konstruktiv halten wir auch die Standardisierung von Prozessen und Schnittstellen. Diesen Ansatz verfolgt etwa auch das Projekt FIM mit den ge-nerischen Prozessblaupausen, auf das aufgebaut werden könnte. Die Blaupau-sen können als Vorlage für die Umset-zung eines Anliegens durch verschie-dene Anbieter dienen und dadurch eine Beschleunigung des Digitalisierungspro-zesses in Verwaltungen unterstützen. Aus diesen Gründen ist es erklärtes Ziel von Vitako, die Umsetzbarkeit und die Akzeptanz des Programms zu unterstüt-zen, um E-Government in Deutschland voranzubringen.

OFFENE FRAGENAllerdings ergeben sich aus den bisher vorliegenden Dokumenten zahlreiche of-fene Fragen. Dies beginnt mit Unklarhei-

ten in der Definition von „Lösung/ An-wendung“ des IT-Planungsrates. Sollte das Ziel die Auswahl einer einzigen Soft-warelösung sein, besteht die Gefahr der Monopolbildung mit erheblichen Nachtei-len für den Wettbewerb, der dazu führt, dass der Anbieter Preise diktieren und beliebige Preissteigerungen für Pflege und Wartung durchsetzen kann. Zudem hemmen Monopole in der Regel die Inno-vationsgeschwindigkeit. Die Erfahrungen der kommunalen IT-Dienstleister zeigen eindeutig, dass Wettbewerb zwischen verschiedenen Softwareanbietern die Qualität verbessert und Kosten für die öffentliche Verwaltung senken hilft.

Ungeklärt sind auch die entstehen-den Kosten für die Vereinheitlichung – von der Projektfinanzierung bis zu erforderlichen Neuinvestitionen und An-passungs- oder Integrationsaufwänden. Bislang genauso unbeantwortet sind wettbewerbs- und kartellrechtliche so-wie vergaberechtliche Fragen. Vermut-lich wird die geplante Vereinheitlichung die Verwaltungen oder ihre öffentlich getragenen IT-Dienstleister nicht davon entbinden, für alle Beschaffungen ver-gaberechtlich saubere Verfahren durch-zuführen. Ebenfalls bleibt offen, wie eine Markt beeinflussende Entscheidung für eine einzige Lösung kartellrechtlich zu bewerten ist.

OFFENE UMSETZUNGNoch nicht abgeschlossen scheinen auch die organisatorischen Überlegun-gen zur Umsetzung zu sein – besonders bezogen auf die Zusammensetzung und Aufgaben der Arbeitsgruppen. Die „ge-setzte“ Einbindung von Fachexperten von Bund und Ländern, IT-Dienstleistern und Lösungsanbietern sowie Fachexper-ten für Basiskomponenten stellt nicht si-cher, dass die Anforderungen der Kom-munalebene im Entscheidungsprozess ausreichend berücksichtigt werden.

Die Arbeitsgruppen sind durch ihre „Offenheit“ in der Zusammensetzung letztlich unberechenbar und haben keine ausgewiesene Qualifikation. Die Erwar-tung, dass diese Arbeitsgruppen in der Lage sein werden, eine Lösung für ein Anliegen zu präferieren, ist fraglich. Und

ihnen außerdem ein Urteil über die Kom-petenz und Qualität von IT-Dienstleistern zu überlassen, ist nahezu sträflich.

Wegen der vielen noch nicht ab-schließend beantworteten Fragen ist Vi-tako der Meinung, dass man zunächst auf bereits laufende Vorhaben des IT-Planungsrats aufsetzen sollte, um schnell erste Ergebnisse im Rahmen des Digitalisierungsprogramms zu erzielen.

Konkret schlägt Vitako für das Digi-talisierungsprogramm des IT-Planungs-rats vor:

► eine Konzentration auf die Projekte Portalverbund und Servicekonten, weil besonders die Bereitstellung von Servicekonten für Bürger und Unternehmen die Zugänglichkeit und Akzeptanz von E-Government erheblich verbessern würde, sowie

► ein Pilotprojekt Portalverbund mit den geplanten sechs E-Services-führen, um daraus ein Modell für E-Government im Rahmen der an-gestrebten interoperablen födera-len IT-Infrastruktur abzuleiten.

Wenn Bund, Länder und Kommunen gemeinsam das Ziel des IT-Planungs-rates erreichen wollen, in Deutschland eine interoperable E-Government-Land-schaft in einer föderalen IT-Infrastruktur zu schaffen (Digitalisierungsprogramm), sind interoperable, vernetzte Lösungen zu kreieren oder weiterzuentwickeln – und zwar juristisch, organisatorisch und technisch. Dies erleichtert auch die In-tegration und Anpassung von Lösungen (Blaupausen) an jeweils unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen in den Bundesländern.

Zudem sollte der IT-Planungsrat die Kooperation von Bund, Ländern und Kommunen auf der Basis von Standards und Schnittstellen vorantreiben. Und er sollte die Entwicklung von Musterprozes-sen als Blaupausen für eine beschleunig-te und innovative Entwicklung im Wett-bewerb unterstützen. Schließlich sollten Sicherheit und Verfügbarkeit in einem Mix aus zentralen und dezentralen Lö-sungen gewährleistet werden. Auf jeden Fall müssen vorhandene Lösungen ge-nutzt werden.

AUTORIN: MARIANNE WULFF, VITAKO

INTERN Nr. 1 | 2017 15

AUS DER GESCHÄFTSSTELLE

Neuer GeschäftsführerDr. Ralf Resch übernimmt die Geschäftsführung von Vitako

› Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister

e.V. – Vitako – hat einen neuen Ge-schäftsführer. Dr. Ralf Resch hat im Januar diese Position in der Berliner Geschäftsstelle übernommen. Dr. Ma-rianne Wulff, seit 2009 Geschäftsfüh-rerin, bleibt noch bis Mitte März im Amt, um sich dann ab 1. April neuen Aufgaben zuzuwenden. Den Wechsel hatte die Vitako-Mitgliederversamm-lung bei ihrem letzten Treffen Ende 2016 beschlossen.

Ralf Resch arbeitet seit mehr als 20 Jah-ren zu kommunalen Themen und zur Daseinsvorsorge. Nach Studium der Verwaltungswissenschaften an der Uni-versität Konstanz und Stationen im Nah-verkehr in Leipzig und Berlin vertrat er drei Jahre die Interessen der öffentlichen Arbeitgeber und der Daseinsvorsorge in Brüssel als Generalsekretär des CEEP (Europäischer Verband der öffentlichen

Arbeitgeber und öffentlichen Unterneh-men). Anschließend leitete Resch das Ressort Verkehr beim ADAC e.V. in Mün-chen. Zuletzt verantwortete er das Mar-keting und die Public Affairs bei einem IT-Systemhersteller für den Nahverkehr.

„Die kommunale IT steht vor wichti-gen Aufgaben: digitale Verwaltung und Bürgerportale verlangen eine lokale Um-setzung, und dies bei hoher Zuverläs-sigkeit und Sicherheit der IT. Die kom-munalen IT-Dienstleister realisieren dies und bringen ihre Kompetenz dazu gern ein. Ich möchte ihrer Stimme bei Gesetz-gebung und Umsetzung mit meinen Er-fahrungen in der Interessenvertretung Gehör verschaffen“, erklärt Ralf Resch.

„Mit Ralf Resch haben wir einen exzellenten Kenner der Berliner Szene gefunden, der mit seinen breiten Erfah-rungen Vitako weiter voranbringen und unsere Mitglieder bestens repräsentieren wird“, sagt Vitako-Vorstandsvorsitzender Peter Kühne.

Auf Wiedersehen!Symposium für Marianne Wulff im Berliner Roten Rathaus

› Die langjährige Geschäftsführerin der Bundes-Arbeitsgemeinschaft

der kommunalen IT-Dienstleister, Dr. Marianne Wulff, gibt nach acht Jah-ren die Geschäftsführung von Vitako ab und will sich neuen Aufgaben wid-men. Anlässlich ihrer Verabschiedung hat die Geschäftsstelle für Mitte März ein Symposium vorbereitet.

Man sagt dem öffentlichen Sektor eine gewisse Schwerfälligkeit bei der Umset-zung digitaler Projekte nach – an seinen Protagonisten und ihren Ideen kann dies aber unmöglich liegen. Nach acht Jahren engagierter Arbeit für Vitako möchte sich Geschäftsführerin Marianne Wulff neuen Aufgaben widmen. Zu diesem Anlass ha-ben Vorstand und Vitako-Geschäftsstelle eine Jubiläumsfeier organisiert, die im März im Berliner Roten Rathaus statt-finden wird.

Wegbegleiter, Mitstreiter, Kolleginnen und Kollegen werden ihre Zeit mit Mari-anne Wulff Revue passieren lassen und an gemeinsame Projekte, Herausforde-rungen und Ziele erinnern und ihre Wert-schätzung ausdrücken.

Marianne Wulffs Motto hat sie selbst einmal in einer auf dem „dbb Kongress“ gehaltenen Keynote beschrieben: „Las-sen Sie uns mit klaren Zielbildern ge-meinsam auf die Reise gehen, mit Mut, Offenheit und Lernbereitschaft. Lassen Sie uns innovativ sein. Lassen Sie uns Bedenken ernstnehmen, um Irrwege zu vermeiden. Lassen Sie uns voll Neugier, Energie und Achtsamkeit unsere Reise beginnen. Lassen wir uns inspirieren von anderen, und lassen Sie uns mit den Klügsten um uns herum kooperieren.“

Dem ist nicht viel hinzuzufügen au-ßer dem Wunsch: Weiterhin gute Reise und spannende Begegnungen!

Will den kommunalen IT-Dienstleistern zukünf-tig eine Stimme geben – der neue Vitako-Ge-schäftsführer Ralf Resch. (Foto: R. Resch)

Hat der kommunalen IT wichtige und engagier-te Impulse gegeben: Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff. (Foto: Vitako)

INTERN Nr. 1 | 2017 16

MELDUNGEN

Regionalkonferenz Digitale Agenda für Kommunen und Regionen

› Der digitale Wandel ergreift alle Lebensbereiche: Wirt-

schaften und Arbeiten, Wohnen und Einkaufen, Freizeit und Ler-nen und nicht zuletzt die Politik und Verwaltung. Digitalisierte Pro-zesse sind das Nervensystem der kommunalen Entwicklung und Da-seinsvorsorge. Die digitale Infra-struktur wird dabei zunehmend zum entscheidenden Standort-faktor. Insofern tun Kommunen gut daran, rechtzeitig über Schrit-te nachzudenken, wie sie den di-gitalen Wandel vor Ort gestalten wollen.

Die Kommunen haben inzwischen erkannt, dass bei allen notwendigen Alleinstellungsmerkmalen beim digi-talen Wandel nur die Zusammenar-beit über Stadt- und Kreisgrenzen hinweg zum Erfolg führen kann. Um diesen Prozess auf kommunaler und regionaler Ebene zu unterstützen und eigene Themenschwerpunkte zu setzen, fanden in den letzten beiden Jahren mehrere Regionalkonferen-zen statt. Die Reihe der Konferenzen wird auch im Jahr 2017 im Rahmen des dreijährigen Gipfelprozesses in verschiedenen Regionen fortgesetzt. Die Regionalkonferenzen zur kom-munalen digitalen Agenda sind Teil der Plattform „Digitale Verwaltung und öffentliche IT“ des Nationalen IT-Gipfels.

Die Veranstaltungen bieten eine Plattform, um gemeinsame Ziele zu entwickeln, eigene Akzente zu set-zen und Agenda-Prozesse auf kom-munaler und regionaler Ebene zu starten.

Die nächsten Regionalkonferen-zen finden statt am:

► 8. März 2017 in Kiel ► 28. März 2017 in Bad Hersfeld ► 5. April 2017 in Schwerin

Weitere Informationen: hier

UMSETZUNG DER NIS-RICHTLINIE

› Das Kabinett hat den vom Bundes-ministerium des Innern (BMI) vorge-

legten Entwurf eines Gesetzes zur Um-setzung der so genannten NIS-Richtlinie des Europäischen Parlaments beschlos-sen, die bis Mai 2018 in nationales Recht umzusetzen ist. Die NIS-Richtlinie soll ein hohes gemeinsames Sicherheitsni-veau von Netz- und Informationssyste-men innerhalb der EU gewährleisten. Sie sieht die Schaffung von Kapazitäten für die Cybersicherheit vor, etwa in Form jeweils nationaler Strategien, Behörden

und Sicherheitsteams (CERTs). Überdies soll es eine stärkere Zusammenarbeit der Mitgliedstaaten, Mindestanforderun-gen sowie verschärfte Meldepflichten geben. Viele Maßnahmen aus der NIS-Richtlinie seien in Deutschland bereits im IT-Sicherheitsgesetz enthalten, heißt es in einer Meldung des BMI. Insofern bestehe in Deutschland relativ geringer zusätzlicher Umsetzungsbedarf.

Mehr Informationen: hier

STUDIE ZU I-KFZ

› Die Unternehmensberatung Bearing Point hat eine Studie über die inter-

netbasierte Kfz-Zulassung (i-KFZ) veröf-fentlicht. Auftraggeber war das Bundes-verkehrsministerium. Untersucht wurden die vier Prozesse Neuzulassung, Um-schreibung, Abmeldung und Wieder-zulassung in acht Ländern (Deutsch-land, die Niederlande, Großbritannien, Frankreich, Spanien, Italien, Polen und Schweden). Im europäischen Vergleich schneidet Deutschland gut ab. So plant die Bundesregierung internetbasierte Zulassungsverfahren für alle Phasen

des Fahrzeug-Lebenszyklus. Dennoch werde das Potenzial der Digitalisierung des Zulassungswesens noch nicht voll ausgeschöpft, so die Studie. So würden Anträge oft noch manuell bearbeitet, Großkundenlösungen seien bisher nur ansatzweise umgesetzt, weiterführende Dienstleistungen nicht überall verfügbar und die Ergebnisse von Verwaltungsak-ten häufig nicht elektronisch einsehbar.

Mehr Informationen: hier

NEUE STR ATEGIE

› Die Initiative D21, nach eigenen An-gaben „Deutschlands größtes ge-

meinnütziges Netzwerk für die digitale Gesellschaft“, hat ihren Webauftritt über-arbeitet und tritt mit veränderten Zielset-zungen an. Die digitale Welt bleibe „Aus-gangspunkt des Handelns“, heißt es in einer Presseinformation des Vereins. Zu den neuen Themenbereichen gehörten digitale Selbstbestimmtheit und digita-le Kompetenz; digitale Lebenswelten, die der digitalen Gesellschaft gerecht werden sowie der Komplex „digitaler

Standort“, also moderne und flächende-ckende Infrastrukturen und Regelungen. Zusätzlich will sich die Initiative D21 für das digitale Ehrenamt einsetzen. Der Webauftritt von D21 wurde moderner und nutzerfreundlicher. Wichtige Informatio-nen sollen nun schneller zugänglich sein, zudem erleichtert das responsive Design den Zugang mit Mobilgeräten.

Mehr Informationen: hier

INTERN Nr. 1 | 2017 17

AUS DER BRANCHE

Gemeinsame AufgabenerfüllungDie 17. Verbandsversammlung des Zweckverbandes KIRU

› Die geplante Fusion der vier Part-ner des kommunalen Datenver-

arbeitungsverbundes Baden-Würt-temberg – die Rechenzentren KDRS, KIRU, KIVBF und die Datenzentrale Baden-Württemberg – sowie die fort-schreitende Digitalisierung standen im Fokus der 17. Verbandsversamm-lung des Zweckverbandes KIRU am 24. November 2016 in Sigmaringen. Der Verbandsvorsitzende und seine beiden Stellvertreter wurden von der Versammlung einstimmig für eine wei-tere Amtszeit wiedergewählt.

Pünktlich um 10 Uhr eröffnete der Ver-bandsvorsitzende Ulrich Fiedler die 17. Verbandsversammlung des Zweckver-bandes Kommunale Informationsverar-beitung Reutlingen-Ulm (KIRU) in der Stadthalle in Sigmaringen. Er begrüßte die mehr als 200 anwesenden Vertrete-rinnen und Vertreter der Mitglieder des Zweckverbandes auch im Namen sei-nes ersten Stellvertreters und Aufsichts-ratsvorsitzenden, Bürgermeister Thomas Hölsch, sowie seines zweiten Stellvertre-ters, Gunter Czisch, der als neu gewähl-ter Oberbürgermeister der Stadt Ulm zur Verbandsversammlung gekommen war. Erstmals war für die Erfassung der Anwe-senheit und der jeweiligen Stimmenantei-le der Mitglieder eine von Auszubilden-den und Studenten der KIRU entwickelte Software mit verschlüsseltem QR-Code im Einsatz.

In seiner Begrüßung betonte Fiedler den wachsenden Zuspruch zum Zweck-verband: „Ich freue mich, dass wir dieses Jahr wieder über den Beitritt von neu-en Verbandsmitgliedern beschließen dürfen. Seit 2011 haben wir insgesamt zehn neue Mitglieder aufgenommen“, sagte Fiedler. „Die Idee der zentralen Datenverarbeitung in einem gemeinsa-men Zweckverband hat sich seit nun-mehr 47 Jahren bewährt, auch wenn es immer mal wieder Zeiten gab, in denen der Eine oder Andere geglaubt hat, dass dieses System überholt sei.“ Die Anzahl der Mitglieder des IT-Zweckverbandes KIRU steigt somit ab dem 1. Januar 2017 auf 366.

VORBEREITUNGEN ZUR FUSIONUlrich Fiedler erläuterte in seinem Be-richt die intensiven Vorbereitungen der Fusion aller drei kommunalen Rechen-zentren KDRS, KIRU und KIVBF und der Datenzentrale Baden-Württemberg. Ende 2015 hatten der Verwaltungsrat der Datenzentrale Baden-Württemberg und die Verbandsversammlungen der drei Zweckverbände KDRS, KIRU und KIVBF

einhellig die Vorbereitung einer Ge-samtfusion begrüßt und ihre Füh-rungsspitzen bevollmäch-tigt, die da-für notwendi-gen Schritte einzuleiten.

Im Februar 2016 übernahm Fiedler den Vorsitz des Lenkungsausschusses für die zweite Projektphase „Transfor-mation“. „Im Fokus der Transformation steht die Vorbereitung der Zusammen-führung der Organisationen aller vier Häuser auf Basis der Ergebnisse aus der Phase ‚Umsetzungskonzept‘ sowie die

Realisierung erster Synergien“, erklärt Ulrich Fiedler. „Auch die kommunalen Spitzenverbände, das Land und die Lan-deshauptstadt Stuttgart begleiten und gestalten den Fusionsprozess weiterhin mit. Der zukünftige Geschäftszweck wur-de wie folgt definiert: Schaffung und Be-reitstellung von IT-gestützten integrierten Lösungen für die gesamte Wertschöp-fungskette der kommunalen, öffentlichen Hand.“ Der weitere Fahrplan 2017 sieht vor, dass Ende des ersten Quartals 2017 der Abschluss des Gesetzgebungsver-fahrens erreicht wird und der Zusammen-schluss der vier Häuser zum 1. Januar 2018 realisiert werden kann.

VERBANDSSPITZE WIEDERGEWÄHLTTrotz des laufenden Fusionsprozesses mussten der Verbandsvorsitzende und seine beiden Stellvertreter für die kom-menden Jahre bis 2021 neu gewählt wer-den. Alle drei Amtierende stellten sich zur Wiederwahl und wurden einstimmig in ihren Ämtern bestätigt. Fiedler be-dankte sich bei allen, die den Zweck-verband KIRU in seinem Fortkommen im abgelaufenen Geschäftsjahr unter-stützt hatten. „Mein besonderer Dank gilt

(v.l.n.r.:) Dr. Ulrich Fiedler (Verbandsvorsitzender KIRU), Anton Bertele (GVV Kirchberg-Weihungs-tal), Matthias Bölstler (Gemeinde Königsbronn), Manfred Allgaier (Geschäftsführer KIRU)

… im Fokus steht die Zu-sammenfüh-

rung der Orga-nisationen aller

vier Häuser...

INTERN Nr. 1 | 2017 18

AUS DER BRANCHE

der Geschäftsführung und den Mitarbei-terinnen und Mitarbeitern des Verban-des. Die Beschäftigten sind der hohen Erwartungshaltung als Konsequenz aus der rasanten Entwicklung der Informati-onstechnik, neuer Verfahrenslösungen und der Fusionsarbeiten in besonderem Maße nachgekommen.“

WEITERENTWICKLUNG DER KOMMUNALEN IT SICHERNAuch Geschäftsführer Manfred Allgai-er bestätigte die Notwendigkeit des Zu-sammenschlusses: „Unter dem Aspekt der voranschreitenden Digitalisierung ist es nur konsequent, wenn die drei kom-munalen Rechenzentren und die Daten-zentrale schnellstmöglich miteinander fusionieren.“ Das Ziel dieser Fusion sei es, so Allgaier, durch die gemeinsame Aufgabenerfüllung eine gesicherte zu-kunftsorientierte Weiterentwicklung der kommunalen Informationsverarbeitung in Baden-Württemberg sicherzustellen, insbesondere für die angeschlossenen Kommunen und kommunalen Kunden.

NEUE MITGLIEDERAllgaier betonte, dass der ständige Kon-flikt zwischen vorfusionalem Verhalten einerseits und verpflichtender Interes-senswahrung gegenüber den Beschäf-tigten und den Mitgliedern der KIRU an-dererseits eine große Herausforderung darstelle. In seiner Zusammenfassung der Tätigkeitsfelder im abgelaufenen Geschäftsjahr hob er den buchhalteri-schen Abschluss der Modernisierung des Standortes Reutlingen hervor, der vollständig aus Eigenmitteln finanziert werden konnte. Weitere Schwerpunkte bildeten die Landtagswahl und die Um-setzung der Tarifabschlüsse.

Auch das Thema Dokumentenmana-gement gewinnt einschließlich der darauf aufzubauenden automatisierten Verwal-tungsprozesse immer mehr an Bedeu-tung. „Bei der Einführung eines Doku-mentenmanagementsystems liegt der Schwerpunkt des Aufwandes eindeutig mit circa 80 Prozent im organisatorischen und damit personalintensiven Bereich“, so Allgaier. Dabei können bisherige Ver-waltungsprozesse optimiert und digitali-siert werden. Er verwies unter anderem auf die Pilotierung zur neu entwickelten Schul- und Bildungscloud, zum Flücht-lingsmanagement und zur Neukonzepti-

on des Netzes. Allgaier stellte dabei auch die Sicherheitsinfrastruktur der KIRU he-raus: „Die Abhängigkeit von der IT wird Jahr um Jahr größer und dementspre-chend steigen die Anforderungen an die gesamten Schutzbedürfnisse. Jedes Un-ternehmen, jede Behörde ist per se für diesen Schutz selbst zuständig und ver-antwortlich. Aber auch hier erledigen wir das zentral für alle unsere angeschlos-senen Kommunen und Verwaltungen.“

Allgaier begrüßte die Aufnahme von zwei neuen Mitgliedern in den Zweckver-band. „Dass wir in unserer Vorgehens-weise tatsächlich auf der richtigen Spur sind, zeigen 10 Mitgliedsanträge in den letzten 7 Jahren. In diesem Jahr dürfen wir erfreulicherweise über den Aufnah-meantrag des Zweckverbands Kirch-berg-Weihungstal und der Gemeinde Königsbronn aus dem Landkreis Hei-denheim mit über 7000 Einwohnern als neue Verbandsmitglieder in unserer Ge-meinschaft beschließen.“

GUTE AUSSICHTENZum Ausklang der Verbandsversamm-lung referierte Wettermoderator Sven Plöger über den Klimawandel. Sven Plöger ist weit mehr als nur ein Meteo-rologe. Neben seinen Wettervorhersa-gen in den Programmen der ARD mo-deriert er auch eigene Sendungen und

Veranstaltungen. 2010 bekam er die Aus-zeichnung als „Bester Wettermoderator Deutschlands“. Plöger erklärte in seinem sehr unterhaltsamen Vortrag mit dem Ti-tel „Klimawandel - gute Aussichten für Morgen!?“, wie der Mensch den Klima-wandel mit zu verantworten hat. Plöger zeigte auf eindrückliche Weise, dass der Anteil der Menschen an der Erwärmung der Erde maßgeblich ist. Mit vielen Bil-dern und Geschichten vergangener Wet-terereignisse veranschaulichte er die fas-zinierende Geschichte des Erdsystems und beantwortete wichtige Fragen der aktuellen Klimadiskussion. Plöger erhielt für seinen Vortrag viel Applaus und einen KIRU-Regenschirm, den er mit einem La-chen in seine vermutlich große Samm-lung aufnahm.

AUTORIN: LINDA HANSELMANN, KIRU

Die Fusion von vier IT-Häusern in Baden-Württemberg, Informationssicherheit, Tarifabschlüsse und der Klimawandel standen auf der Agenda der 17. Verbandsversammlung des des Zweckver-bandes Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU).

INTERN Nr. 1 | 2017 19

AUS DER BRANCHE

Frühzeitige PlanungEinführung eines Vergabe-Workflows im Dokumentenmanagementsystem

› Die Umsetzung der Richtlinie 2014/24/EU wurde in der Stadtver-

waltung Frechen früh als Chance ge-sehen, den Vergabeprozess innerhalb der Verwaltung zu straffen und soweit möglich zu optimieren. Ziele der des-halb einberufenen Lenkungs- und Projektgruppen waren: rechtssiche-re Umsetzung der EU-Richtlinie, Op-timierung des internen Vergabepro-zesses, bieterfreundliche Anwendung und die Revisionssicherheit des Ver-fahrens. Das Verfahren wurde durch das Vitako-Mitglied KDVZ Rhein-Erft-Rur umgesetzt.

Die Projektgruppe „GPO und E-Govern-ment Vergabe“ setzte sich aus Vertretern der Servicestelle Vergabemanagement, aus dem Hoch- und Tiefbau, der Orga-nisation, des Rechnungsprüfungsamtes und der IT-Abteilung der Stadtverwaltung Frechen zusammen. Als erstes Ergebnis wurde im Mai 2015 nach einem aufwän-digen Findungsprozess der testweise Echtbetrieb eines sogenannten „Verga-bemarktplatzes“ aufgenommen.

Mit dem Vergabemarktplatz Rhein-land auf dem Vergabemarktplatz NRW wird die Stadt Frechen den Vorgaben des neuen Vergaberechts gerecht. Die Lan-desregierung Nordrhein-Westfalen stellt damit Kommunen und anderen Behör-den eine gemeinsame Plattform für das Auftragswesen in NRW zur Verfügung. Über den Vergabemarktplatz werden interessierten Bietern die Angebotsun-terlagen zum Download zur Verfügung gestellt. Zudem findet die gesamte Kom-munikation zwischen der Vergabestel-le und den Bietern auf dieser Plattform statt. Alle Arbeiten im Vergabemarktplatz sind revisionssicher und transparent für alle Beteiligten.

Um das Bieterfeld zu erhalten und die Bieter fit für die E-Vergabe zu ma-chen, bot die Stadt Frechen drei Bieter-schulungen an, die schnell ausgebucht waren und großen Anklang fanden. Die Stadtverwaltung hat Bieter auch telefo-nisch durch die Anmeldung und Regist-rierung gelotst, um sicherzustellen, dass jeder an Vergabeverfahren teilnehmen

kann. Der Vergabemarktplatz deckt je-doch nur die externe Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bietern im Vergabeverfahren ab.

Nach der erfolgreichen Einführung des Vergabemarktplatzes wurde des-halb eine Lösung gesucht, um die gan-ze Verwaltung an einem Vergabema-nagementsystem zu beteiligen und so die Optimierung des Vergabeprozesses weiter voranzutreiben. Für die ganze Ver-waltung sollte ein einheitliches System gefunden werden.

ALTERNATIVE LÖSUNGENHierzu wurden zunächst in einem Projekt der Kommunalen Datenverarbeitungs-zentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur gemein-sam mit interessierten Kommunen ver-schiedene Vergabemanagementsysteme vorgestellt, die den internen Vergabepro-zess in Verwaltungen abbilden. Nach ei-ner intensiven Evaluation marktgängiger Lösungen unter Kosten-Nutzen-Aspek-ten verständigte sich die Projektgruppe der Stadtverwaltung Frechen letztlich darauf, alternative Lösungen zu finden, um die Vergabeprozesse zu verbessern.

Durch die Einführung des Dokumen-tenmanagementsystems (DMS) d.3 vor einigen Jahren und die damit bereits ver-bundene erfolgreiche Implementierung diverser Workflows war schnell die Idee geboren, einen Vergabeworkflow inner-halb des DMS zu entwickeln. In einem ersten gemeinsamen Gespräch haben Stadtverwaltung und IT-Dienstleister ein Pilotprojekt initiiert mit dem Ziel, gemein-sam einen Vergabeworkflow auf Basis der Workflow-Technologie von d.3 zu entwickeln und umzusetzen. Neben den fachlichen Argumenten sprach für diesen Weg, dass der Workflow mit den Bord-mitteln von d.3 programmiert und konfi-guriert werden konnte.

Die Projektgruppe definierte zusätz-liche Ziele für den Einsatz des Vergabe-workflows. Der Vergabeworkflow sollte vor allem die Bedürfnisse der künftigen Workflow-User abschließend erfüllen, die Notwendigkeit von Vordrucken in Doku-mentenform verringern und eine gleich-zeitig simple sowie alle Phasen des

Vergabeverfahrens umfassende rechts-sichere Lösung bieten.

Die kdvz Rhein-Erft-Rur und die Stadtverwaltung Frechen starteten im Februar 2016 die ersten Planungen. Zunächst wurde ein Grobkonzept entwi-ckelt, welches den praxisnahen Ablauf einer Vergabe in einer Verwaltung wider-spiegelte. Durch die enge Zusammen-arbeit zwischen Verwaltung und kdvz konnte nach sehr kurzer Zeit mit der Umsetzung des Vergabeworkflows be-gonnen werden. Während die Kommune die Anforderungen sowohl an den Inhalt als auch an den Ablauf des Workflows stellte, hat die kdvz die technische Um-setzung übernommen und sicherge-stellt, dass die Meilensteine fristgerecht erreicht werden konnten.

FRÜHE BETATESTSDank der kontinuierlichen und trans-parenten Kommunikation entwickelte der Vergabeworkflow verhältnismäßig

Einen neuen Vergabe-Workflow für die Stadt-verwaltung Frechen hat das KDVZ Rhein-Erft-Rur umgesetzt.

INTERN Nr. 1 | 2017 20

AUS DER BRANCHE

schnell einen hohen Reifegrad. Schon nach einer Entwicklungszeit von nicht mal vier Monaten konnte mit Betatests begonnen werden – angesichts der Kom-plexität der Prozesse ein durchaus über-schaubarer Zeitraum.

Der Vergabeworkflow ist ein Werk-zeug im Dokumentenmanagementsys-tem, denn die Bedarfsstelle initialisiert den Vergabeworkflow. Bereits hier wurde das Vieraugenprinzip berücksichtigt, da eine Gegenprüfung der Vergabeunterla-gen durch einen zweiten Workflowuser erforderlich ist. Nach der Initialisierung des Vergabeworkflows erfolgt die Mittel-reservierung und im Fall einer vorläufi-gen Haushaltsführung die Mittelfreigabe. Erst dann erfolgt die Weiterleitung des Workflows zur Servicestelle Vergabema-nagement, die die Unterlagen prüft und für die Vergabe im Vergabemarktplatz verwendet. Nach erfolgter Angebotsöff-nung und Prüfung der Ersten Wertungs-stufe werden die Unterlagen dann der Bedarfsstelle zur technischen bezie-hungsweise sachlichen Prüfung weiter-geleitet, um dort die Vergabeempfehlung zu erstellen und als Ergebnis der Service- stelle Vergabemanagement vorzule-gen. Danach erfolgt die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt und im Anschluss an die Prüfung dann die Zu-schlagserteilung wieder im Vieraugen-prinzip. Mit der Auftragserteilung endet der Vergabeworkflow.

VIELE STATUSINFORMATIONENDie Vorgaben an das Vergabeverfahren aus verschiedenen Rechtsgrundlagen wie die Abfrage des Vergaberegisters oder die Dokumentation der Angebots-prüfung sind ebenso enthalten wie die Möglichkeit, den Vergabevorgang bei unvollständigen Unterlagen zurückzu-leiten oder eine Übersicht über die Ver-fahrensdauer über einen Fristenkalen-der zu generieren. Und dies bevor die Servicestelle Vergabemanagement das Vergabeverfahren einleitet.

Die Fachabteilungen erhalten zu-dem eine Übersicht, welche Unterlagen dem jeweiligen Vergabeverfahren beizu-fügen sind. Hier besteht die Möglichkeit, das Leistungsverzeichnis und weitere Formulare direkt im Workflow durch ein eingebautes Upload-Fenster in die elek-tronische Vergabeakte zu laden, die im Hintergrund mit dem Anstoß des Verga-

beverfahrens automatisch angelegt wird. Die Vergabeunterlagen, die bereits in die Akte hochgeladen wurden, können in den einzelnen Workflowschritten von den Verfahrensbeteiligten direkt im DMS in einem Fenster neben dem Workflow-schritt angesehen werden.

Durch Benachrichtigungsmöglich-keiten im d.3-Postkorb ist es möglich, die Verfahrensbeteiligten zu informieren, sobald die Bearbeitung eines Workflow-schrittes erforderlich ist. Zudem können Beteiligte, die nicht unmittelbar am nach-folgenden Workflowschritt beteiligt sind, über den Status des Workflows informiert werden. Sie erhalten ebenfalls einen Ein-trag im d.3 Postkorb über den Stand des Workflows und haben ein Leserecht auf die Vergabeakte. Durch die Digitalisie-rung können so auch mehrere Personen aus unterschiedlichen Fachbereichen auf die Dokumente zugreifen. Die Zugriffs-berechtigungen können bei Anlegen ei-ner Vergabeakte gesteuert werden. Hier wurde weitestgehend auf bereits im d.3 bestehende Gruppen zurückgegriffen.

ANSCHLUSS FÜR ALLEDer Workflow wurde so konzipiert, dass alle Abteilungen, die an Vergabeverfah-ren beteiligt werden, an den Workflow angeschlossen sind. So ist eine weitest-gehend medienbruchfreie Durchführung des Vergabeverfahrens möglich. Durch die Befüllung von Feldern im Workflow entfällt ein Großteil an Formularen, die bisher von den Fachabteilungen an die Vergabestelle versendet werden muss-ten. Der gesamte interne Vergabepro-zess kann somit komplett im DMS abge-wickelt werden. Durch die Nutzung des Vergabemarktplatzes für die externe Kommunikation und den Informations-austausch mit den Bietern werden auch diese Prozesse im Vergabemarktplatz dokumentiert.

Durch einen Export der Informati-onen, zum Beispiel der gesamten Bie-terkommunikation oder einer Übersicht, welche registrierten Unternehmen die Vergabeunterlagen heruntergeladen haben, können diese als PDF-Dateien ebenfalls in der elektronischen Verga-beakte im DMS abgelegt werden. Hil-festellungen bei Eingabefeldern über Informations-Buttons sowie logische Verknüpfungen optimieren den Einga-beprozess und damit das Vergabeverfah-

ren. Den Workflow-Usern werden durch Plausibilitätsprüfungen und Informations-felder konsequente Hilfestellungen zur Verfügung gestellt, die die Transparenz erhöhen.

Am Ende wird aus den Eintragungen in den einzelnen Workflowschritten au-tomatisch ein Vergabeprotokolldokument erstellt, das den bisher manuell geführ-ten Vergabevermerk ersetzt. Auch die Aktenführung wird zukünftig digital er-folgen, da alle Dokumente, die im Laufe des Vergabeworkflows erstellt werden (zum Beispiel Leistungsverzeichnisse, besondere Vertragsbedingungen, Ver-gabeempfehlungen, Protokolle von Auf-klärungsgesprächen) im Workflow un-mittelbar der jeweiligen Vergabeakte im d.3 zugeführt werden. Durch den Verga-beworkflow wird eine revisionssichere Durchführung der internen Abläufe er-möglicht. Durch den Einbau von diversen Genehmigungsstufen wird jeder Schritt des Vergabeverfahrens dokumentiert und kann so zu jeder Zeit genau nach-vollzogen werden.

Im Zusammenspiel mit dem Verga-bemarktplatz NRW wurde so eine umfas-sende Lösung für die Durchführung von Vergabeverfahren sowohl im externen Bereich mit Interessenten und Bietern als auch innerhalb der Stadtverwaltung Frechen geschaffen, die allen Mitarbei-tern die Durchführung zukünftiger Ver-gabeverfahren erleichtert. Nachdem die notwendigen Schulungen für die Work-flow-User durchgeführt wurden, läuft der Vergabeworkflow seit dem 1. Janu-ar 2017 im Echtbetrieb.

„Nicht zuletzt der im Vergleich zum zunächst favorisierten System auch langfristig erheblich günstigere Preis und die flexible Anpassung auf die Pro-zesse der Stadt Frechen bringen uns zu der Überzeugung, eine optimale Lösung gefunden zu haben, die auch für ande-re Kommunen kurzfristig umsetzbar ist“, sagt Sabine Paprotny, Leiterin der Ser-vicestelle Vergabemanagement bei der Stadt Frechen, und zeigt sich zufrieden mit dem Projektergebnis und -verlauf.

Schon so viel ist klar: Eine weitere Kommune wird das entwickelte Verfah-ren ab April 2017 einsetzen.

AUTOREN: SABINE PAPROTNY UND KERSTIN WIRGES, STADT FRECHEN,

JAMES TIN LUN MAN, KDVZ

INTERN Nr. 1 | 2017 21

AUS DER BRANCHE

Bußgelder onlineNeuer Service von ekom21 in Mörfelden-Walldorf

› Die Stadt Mörfelden-Walldorf bietet mit der „owi21-Online-

Anhörung“ einen neuen Bürgerser-vice an. Die Software wurde von der ekom21, dem größten kommunalen IT-Dienstleister in Hessen entwickelt.

„Bußgelder können ab sofort auch on-line bezahlt werden, also bequem von Zuhause aus oder von unterwegs. Und das rund um die Uhr“, freut sich Steffen Seinsche, Dezernent des Bürger- und Ordnungsamtes. Zudem können Stel-lungnahmen online abgegeben und die Fotos von den Geschwindigkeitsübertre-tungen eingesehen werden.

„Ein guter Service für die Bürgerin-nen und Bürger“, sagt Stadtrat Seinsche bei der Vorstellung des neuen Service während eines Pressetermins. Zu finden

ist der Service owi21-Online-Anhörung auf der Startseite der städtischen Home-page unter der Rubrik Bürgerportal. Zu-sätzlich sind die Zugangsinformationen auch in den Bescheiden enthalten. Mit nur zwei Klicks können die Bürgerinnen und Bürger den kostenlosen Service so-fort nutzen. Der Weg zur Bank entfällt.

Die Vorteile des neuen Portals lie-gen auf der Hand: Es ist zum einen ein schneller, komfortabler, sicherer sowie bürgerfreundlicher Service, zum anderen trägt er auch dazu bei, Verwaltungskos-ten und -aufwände zu reduzieren. Die Bußgeldbescheide werden weiterhin per

Post verschickt. Es werden dort aber ver-schiedene Möglichkeiten der Bezahlung angeboten: Online kann per Paypal das Bußgeld bezahlt werden.

Das elektronische Bezahlverfahren per PayPal ist unkompliziert. Der Kunde loggt sich in sein Konto ein und bestä-tigt die Zahlung. Die zuständige Behörde wird automatisch über den Eingang des Betrages informiert. „Die Daten müssen nicht mehr händisch eingegeben werden, außerdem werden die elektronischen Zahlungen automatisiert zugeordnet“, erklärte Steffen Seinsche.

VERLÄSSLICHE PARTNERIm Schnitt werden im Jahr in Mörfel-den-Walldorf rund 15.000 Ordnungs-widrigkeiten geahndet. Die owi21-On-line-Anhörung sorgt für eine papierlose

Bearbeitung von Ordnungswidrigkei-ten. Es entfällt die manuelle Datener-fassung. Die Sach-bearbeiter können also direkt mit der Ve r f ah rensen t -scheidung fortfah-ren. „Das spart viel Zeit und Aufwand in der Verwaltung“, so Sven Herbert, verantwortl icher Projektleiter der ekom21.

„Wir sind froh, dass wir mit der ekom21 und Pay-

pal zwei verlässliche Partner gefunden haben, mit denen wir unser städtisches Serviceangebot erfolgreich erweitern konnten. Die owi21-Online-Anhörung ist ein zukunftsweisender Schritt für mehr Bürgerfreundlichkeit “, erklärte Stadtrat Seinsche.

Die Umsetzung des Projekts hat gerade mal fünf Monate gedauert. Mör-felden-Walldorf zählt mit dem Service zu den Vorreitern im Kreis Groß-Gerau und sogar in Hessen. Thomas Krüger, Hauptamtsleiter, erklärte, dass mit der Online-Anhörung im Bereich Ordnungs-widrigkeiten ein erster Verwaltungspro-

zess komplett digital abgebildet wurde. „Und dies absolut medienbruchfrei“, so Krüger weiter.

Weitere Online-Prozesse wie die An-, Um- und Abmeldung eines Hun-des und die An-, Um- und Abmeldung von Wertstoffbehältern werden in den nächsten Wochen für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Mörfelden-Walldorf ebenfalls unter dem Bürgerportal auf der städtischen Homepage unter www.moer-felden-walldorf.de angeboten.

CIVENTO MACHTS MÖGLICHMöglich werden die neuen Online-Diens-te durch „civento“. Die modular struk-turierte E-Government-Plattform der ekom21 besteht aus mehreren Teilen, mit denen der Kommune eine durchgän-gig elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht wird. Die ekom21 hat bereits zahlreiche automatisierte Abläufe für ihre Kunden entwickelt. Dazu zählen unter anderem Lösungen für das Bürgerbü-ro, Amt für Sport und Kultur, Hauptamt, Amt für Finanzen, Standesamt, Gewer-be- und Ordnungsamt, Friedhofswesen und Umweltamt.

Nahezu alle von der Verwaltung erbrachten Leistungen können online durchgeführt werden. Durch die medi-enbruchfreie Verarbeitung werden die Prozesse einfacher und schneller. Ci-vento ist in der Lage, dem Bürger eine durchgängige elektronische Vorgangsbe-arbeitung anzubieten. Damit einher geht die effiziente Entlastung der Verwaltung von lästigen Erfassungs-, Prüfungs- und Routinearbeiten. Durch detaillierte Aus-füllhilfen bekommt der Antragsteller an-gezeigt, welche Unterlagen benötigt wer-den und wie hoch die Gebühren sind. Auch über Fristen und Rechtsgrundlagen wird Auskunft gegeben.

Das alles kann der Bürger rund um die Uhr, außerhalb der Rathauszeiten vom heimischen PC aus nutzen. Mit ci-vento wird exakt der Service angeboten, den Bürger und Verwaltung von einer modernen Lösung erwarten.

AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21

Unser Bild zeigt v.r.n.l.: Stadtrat Steffen Seinsche, Hauptamtsleiter Tho-mas Krüger, Gabi Göpfert (Vertriebs-/Marketingleiterin ekom21), Tatjana Lang (Abteilungsleiterin Ordnungsamt), Claudia Rügner (Referentin), To-bias Lipps (Ordnungsamt), Sven Herbert (ekom21)

INTERN Nr. 1 | 2017 22

AUS DER BRANCHE

DateiausführungsverhinderungSo schützt Dataport die Verwaltung vor Cyber-Erpressung

› 2016 stand im Zeichen der Abwehr von Cyber-Erpressungen. „Dank

unserer Schutzsysteme konnten wir für die von uns betreuten 70.000 Ver-waltungscomputer alle Erpressungs-versuche abwehren“, bilanziert Jo-hann Bizer, Vorstandsvorsitzender von Dataport.

Nach einer Umfrage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) waren im Frühjahr und Sommer 2016 ein Drittel der befragten Unterneh-men von Cyber-Erpressungen betroffen. Bei jedem fünften führte dies zu IT-Aus-fällen, bei jedem zehnten zu Datenver-lusten. Seit 6. Dezember 2016 attackiert die Schadsoftware „Goldeneye“ Perso-nalabteilungen von Firmen und öffent-lichen Verwaltungen. Sie verschlüsselt den Inhalt aller Datenspeicher, die an in-fizierte Computer angeschlossen sind, und gibt sie erst gegen die Zahlung eines Lösegeldes wieder frei.

Dataport verfolgt zum Schutz vor Schad-software eine automatisierte Abwehrstra-tegie. Viren und Trojaner gelangen meist mit Unterstützung der Anwender auf die Computer, beispielsweise durch Links oder Dateianhänge in E-Mails vermeint-lich vertrauensvoller Absender. Mit einer sogenannten Dateiausführungsverhinde-rung blockiert Dataport die Installation von Schadsoftware auf den Verwaltungs-computern. Um möglichst wenige gefähr-liche E-Mails durchzulassen, weisen die Mailserver pro Monat zwischen einer und sieben Millionen Spam-Mails ab.

2016 erkannten die Antivirensys-teme monatlich über 1.000 Bedrohun-gen durch Schadsoftware. Die Zahl der bekannten Schadprogramme stieg von 470 Millionen im Vorjahr auf 600 Milli-onen. Um schnell auf neue Bedrohun-gen reagieren zu können, arbeitet Da-taport in einem Computer Emergency Response Team (CERT) länderüber-greifend zusammen und tauscht sich

im CERT-Verbund beispielsweise über neue Schadsoftware-Varianten und Ge-genmaßnahmen aus. Außerdem setzt Dataport auf hoch standardisierte, si-cherheitszertifizierte Infrastrukturen.

Dazu Johann Bizer: „Wir richten un-seren IT-Betrieb konsequent auf den vom BSI entwickelten Sicherheitsstandard IT-Grundschutz aus. Ein wichtiger Meilen-stein ist die dieses Jahr abgeschlossene Konsolidierung von sechs Rechenzen-tren auf ein hochsicheres Rechenzen-trum. Damit haben wir die Vorausset-zungen geschaffen für einen sicheren IT-Betrieb für die Verwaltung.“

Mit seinem Rechenzentrum erfüllt Dataport bereits seit Jahren die Leitlinie „Informationssicherheit für die öffentliche Verwaltung“, die der IT-Planungsrat 2013 verabschiedet hat und die bis Ende 2017 umgesetzt sein muss.

AUTORIN: BRITTA HEINRICH, DATAPORT

Steigender IT-BedarfGroßprojekt Rechenzentrum bei Dataport abgeschlossen

› Ende 2016 hat Dataport das Kon-solidierungsprojekt „Neues Re-

chenzentrum“ abgeschlossen. Das 2010 begonnene Großprojekt ist plan-mäßig beendet worden. Die bislang an sechs Standorten betriebenen Rechenzentren wurden an zwei Stand-orten zusammengeführt.

Das neue Rechenzentrum ist eines der sichersten Rechenzentren Europas. Das Projekt, für das 600 Verwaltungs-verfahren der Bundesländer Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen sowie zwei Verfahren aus Sachsen-Anhalt explizit auf die neue Rechenzentrumsumgebung vorbereitet wurden, kann als erfolgrei-ches Großprojekt im Verwaltungsumfeld gelten.

Johann Bizer, Vorstandsvorsitzen-der von Dataport, zum erfolgreichen Pro-jektverlauf: „Mit dem Abschluss des Pro-jektes haben wir gezeigt: Die öffentliche

Verwaltung kann Großprojekte stemmen. Und das auch übergreifend, unter Be-teiligung mehrerer Bundesländer. Eine Erfahrung, die uns stolz macht.“

Die notwendigen Arbeiten für die In-tegration der einzelnen Verfahren in die neue Rechenzentrumsumgebung reich-ten von der Umstellung der IP-Adressen bis hin zu weitreichenden Veränderun-gen der Verfahrensarchitektur. Bis Mitte 2017 werden die weiteren von Dataport betriebenen Verwaltungsverfahren von Sachsen-Anhalt in das hochsichere Re-chenzentrum umziehen.

Mit dem neuen Rechenzentrum stellt Dataport den steigenden IT-Bedarf der Verwaltungen sicher. Eine Grundlage, um die Digitalisierungsstrategien der Trägerländer von Dataport umzusetzen. Die beiden Standorte sind über eine red-undante Hochgeschwindigkeitsdatenan-bindung gekoppelt. Das Designprinzip basiert auf zwei identischen Rechen-

zentren mit verteilten IT-Systemen. Die Infrastruktur ist so ausgelegt, dass je-derzeit flexibel auf Technologiesprünge reagiert werden kann. Nur wenige Re-chenzentren in Deutschland verfügen über ein vergleichbares Sicherheits- und Redundanzkonzept.

Dataport betreibt das Rechen-zentrum für die Landes- und Kommu-nalverwaltungen der Länder Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein, Sachsen-Anhalt. Unter den Verfahren sind Ein-wohnermelde-, Polizei- und Haushalts-verfahren. Das Rechenzentrum ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Infor-mationstechnik (BSI) und von der TÜV Informationstechnik (TÜViT) zertifiziert und ist damit eines der sichersten Re-chenzentren Europas.

AUTORIN: BRITTA HEINRICH, DATAPORT

INTERN Nr. 1 | 2017 23

AUS DER BRANCHE

Kostenloses Surfen regio iT unterstützt öffentliches WLAN im Stadtzentrum von Würselen

› Der Startschuss ist gefallen: Seit diesem Monat können Bürger, Ge-

schäftsreisende und Touristen ein öf-fentliches WLAN im Stadtzentrum von Würselen nutzen. Möglich macht dies die Hotspot-Lösung „free-key“ der In-nerebner GmbH. Die regio iT hat die Stadt bei der Realisierung unterstützt.

Bereits Ende 2015 wurde der Entschluss für kostenloses WLAN in Würselens In-nenstadt gefasst. Seither arbeitete die Stadt gemeinsam mit Partnern – unter ihnen auch die regio iT - an der Umset-zung. Zum Jahreswechsel konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen wer-den. Mit der Einführung eines kostenlo-sen WLANs hofft die Kommune, die At-traktivität ihrer Stadt nochmals steigern zu können.

Seit Mitte Januar können Gäste und natürlich auch die eigenen Bürger den neuen Service auf einem Stadtgebiet von rund 30.000 Quadratmetern nutzen. Den Startschuss dafür gaben in Würselens

Rathaus Bürgermeister Arno Nelles, re-gio iT-Geschäftsführer Dieter Ludwigs, Walter Innerebner, Geschäftsführer der Innerebner GmbH, und Wolfgang Rie-ge vom Energie- und Wasserversorger Enwor.

Ab sofort kann der Hotspot nicht nur beim Warten im Bereich des Einwohner-meldeamtes angesteuert werden, son-dern etwa auch in der Stadtbücherei oder im Lesecafé. Interessierte können auf ih-rem Smartphone oder Tablet in wenigen Sekunden Informationen zu Öffnungs-zeiten von Geschäften abrufen oder re-cherchieren, wann beispielsweise der nächste Bus fährt oder wo die nächste Apotheke liegt. Darüber hinaus können QR-Codes gescannt werden, die zusätz-lich Hinweise zu Gebäuden und Produk-ten liefern.

Um das kostenlose Surfen im Stadt-zentrum möglich zu machen, mussten im Vorfeld nicht nur Glasfaserleitungen ge-zogen, spezielle Masten gesetzt, Sektor- und Repeat-Antennen sowie Einspeise-

punkte für die Router installiert werden. Natürlich musste auch erst einmal die Hotspot-Lösung, für die die regio iT den Vertrieb in NRW übernommen hat, ein-gerichtet werden.

AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT

Dieter Ludwigs, regio iT-Geschäftsführer, Arno Nelles, Bürgermeister der Stadt Würselen, Wal-ter Innerebner, Geschäftsführer der Innereb-ner GmbH und Wolfgang Riege von der Enwor geben den Start für das kostenloses WLAN in Würselen (v.l.n.r.)

VOIS|MESO erfolgreich gestartetCitkomm führt neue Software für das Meldewesen bei ersten Kunden ein

› Als erster Citkomm-Kunde setzt die Stadt Schleiden seit Dezem-

ber 2016 das neue Einwohnerwesen VOIS|MESO der Firma HSH ein und löst damit sein bisheriges Verfahren MESO ab. Kurz darauf folgte die Um-stellung der Gemeinde Bestwig und voraussichtlich im Frühjahr 2017 die der Stadt Euskirchen.

Seit Mitte 2016 setzt die Citkomm die moderne Webanwendung VOIS|MESO ein – vorangegangen waren enge Ab-stimmungen mit der Firma HSH. Die Software besticht durch ihre einfache Be-dienbarkeit, die geringe Komplexität bei den Clients und nicht zuletzt die Möglich-keit der Integration ins E-Government.

Erfreulicherweise waren mit der Stadt Schleiden, der Gemeinde Bestwig

und der Stadt Euskirchen schnell drei engagierte Pilotkunden gefunden. Der Grundstein für ein Einführungsprojekt mit der HSH war gelegt.

Die notwendigen Installationen und Konfigurationen für den Aufbau ei-nes Test- und Produktionssystems für VOIS|MESO fanden gegen Ende August 2016 statt – ebenso die Schulungen für die Mitarbeiter des Anwendungsbetriebs und der Anwendungsbetreuung. Das Projekt mit den drei Pilotkunden startet Ende Oktober 2016.

ALLE ZUFRIEDENAuf Seiten aller Beteiligten – der Stadt Schleiden, der Gemeinde Bestwig, der Firma HSH und der Citkomm – ergaben sich in der Folgezeit zahlreiche und zum Teil auch eng getaktete Aktivitäten. Mit

den Pilotkunden und in enger Zusam-menarbeit mit HSH wurden jedoch ge-meinschaftlich alle Herausforderungen erfolgreich bewältigt. Der Produktivstart von VOIS|MESO bei der Stadt Schlei-den sowie der Gemeinde Bestwig war planmäßig und termingerecht möglich.

Petra Hilgers vom Bürgerbüro der Stadt Schleiden äußert sich zufrieden über die Einführung und den Einsatz von VOIS|MESO. „Die Arbeit mit „VOIS MESO“ gestaltet sich bürgerfreundlich und benutzerorientiert. Die Performance ist modern und gut anwendbar“, lautet ihr Fazit. Die Einführung der neuen Ein-wohnermeldesoftware bei den übrigen Kunden der Citkomm wird im Herbst zü-gig fortgesetzt.

AUTORIN: MARAY PAUL, CITKOMM

INTERN Nr. 1 | 2017 24

AUS DER BRANCHE

Neue Wege mit CiventoDie Stadt Offenbach am Main macht Anwohnern das Parken leicht

› Seit kurzer Zeit können Bürger der Stadt Offenbach am Main ih-

ren Bewohnerparkausweis online be-antragen. Aber nicht nur das: Neben der Beantragung macht der neue Ser-vice auch das Bezahlen und Ausdru-cken des Ausweises von Zuhause aus möglich.

Im Rahmen einer Pressekonferenz hat Offenbachs Bürgermeister, Peter Schnei-der, die erste vollständig automatisierte Online-Dienstleistung des Bürgerbüros vorgestellt. „Offenbach geht wieder neue Wege“, sagt Schneider und hebt damit auf das fortschrittliche Handeln seiner Stadt hervor.

Hinter dem neuen Service der Stadt Offenbach steckt eine ausgeklügelte Softwarelösung der ekom21 mit Namen „civento“. Es handelt sich hierbei um eine E-Government-Plattform, mit der Prozes-se einer Verwaltung „digital“ abgebildet werden können. Für nahezu alle Abläufe kann somit ein automatisierter, barrie-refreier und dialogorientierter Workflow entwickelt werden. Bei der Pressekon-ferenz in Offenbach präsentierten Sven Herbert (ekom21), Sandra Böhm (Leite-rin Zulassungsbehörde) und Bürgermeis-ter Peter Schneider den Service.

„Mit dem neuen Angebot erreichen wir das ambitionierte Ziel einer substan-ziellen Verbesserung unseres Online-An-gebotes“, sagt der Bürgermeister. Der häufig von Bürgern geäußerte Wunsch nach einer schnellen Bearbeitung von Anträgen kann damit 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche erfüllt werden. Bürger wollen ihre Verwaltungsangele-genheiten unabhängig von Öffnungszei-ten erledigen können. „Die Menschen arbeiten“, konstatiert Schneider, „und haben anderes zu tun.“

Ähnlich hat sich auch Martina Fuchs, Leiterin des Bürgerbüros, geäußert: „Wir haben einen echten Bedarf entdeckt und gedeckt. Das ist ein wirklicher Fort-schritt.“ Und jede Innovation zählt, denn das Bürgerbüro in Offenbach verzeichnet jährlich mehr als 110.000 Bürgerkontak-te. Jede Nutzung automatisierter Wege entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitar-

beiter des Bürger-büros bei ihrer täg-lichen Arbeit.

„Wir stellen pro Jahr rund 8.000 Be-wohnerparkauswei-se aus“, so Sandra Böhm, Leiterin der Zulassungsbehör-de im Bürgerbüro, die auch gleichzei-tig Projektverant-wortliche bei der Einführung war. Mit dem neuen Online-Service verspricht sich Böhm eine echte Entlastung, zumal die Beantragung denkbar einfach ist: Bewohner eines Parkbezirks geben auf einer eigens dafür vorgesehenen Sei-te der Offenbacher Homepage ihre per-sönlichen Daten und das Kennzeichen ihres Fahrzeugs ein, wählen eine Zah-lungsart und können dann ihren Park-ausweis ausdrucken, sobald die Online-Zahlung erfolgt ist.

AUTOMATISIERTE VERFAHRENDie Technik, die dahinter steht, ist nicht ganz simpel, denn civento prüft zu-nächst, ob der Antragsteller ordnungs-gemäß in Offenbach gemeldet ist. Da-nach erfolgt die Zuordnung zum richtigen Parkbezirk, von denen es in Offenbach elf gibt. Automatisiert wird durch das Ver-fahren auch dahingehend geprüft, ob das angegebene Fahrzeug wirklich auf den Antragsteller zugelassen ist. „Aber auch diejenigen, die ein auf einen nahen Fa-milienangehörigen zugelassenes Auto oder ein Firmenfahrzeug privat nutzen und somit nicht Halter des Fahrzeuges sind, können das Angebot nutzen“, er-klärt Böhm. In solchen Fällen kann der Antragsteller entsprechende Nachweise, wie zum Beispiel die Bescheinigung des Arbeitgebers, hochladen.

Neu ist auch, dass ein Bürger den Parkausweis „abonnieren“ kann. Die fäl-lige Gebühr wird dann einmal im Jahr automatisch abgebucht und der Bewoh-ner erhält – ebenfalls automatisiert – sei-

nen Ausweis. „Wenn sich etwas ändert durch Umzug oder Fahrzeugwechsel, dann können auch diese Informationen online eingegeben und der Datensatz elektronisch aktualisiert werden“, so die Leiterin der Zulassungsbehörde.

ECHTES E-GOVERNMENTAuch für das Ordnungsamt bringt der Bewohnerparkausweis eine Neuerung mit sich, denn über einen aufgedruckten QR-Code kann direkt bei der Kontrolle überprüft werden, ob der Ausweis echt und gültig ist. „Der Ausbau elektronischer Dienstleistungen durch die Kommunen ist der Schlüssel besseren Bürgerser-vices, denn die Kommunen sind erste Anlaufstelle der Bürger“, sagt Bürger-meister Peter Schneider.

Und über das Bewohnerparkverfah-ren der ekom21 sagt Schneider: „Das ist echtes E-Government.“ Durch civen-to öffnen sich jedenfalls neue Türen für nützliche Angebote des Bürgerbüros und anderer Stellen in der Verwaltung von Of-fenbach. Das Bewohnerparkverfahren ist quasi ein Pilot der Stadt, und man darf gespannt sein, welche neuen Wege Of-fenbach demnächst noch geht.

AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21

Sven Herbert (ekom21), Sandra Böhm (Leiterin Zulassungsbehörde) und Bürgermeister Peter Schneider (v.l.n.r.) bei der Präsentation des neuen Services.

INTERN Nr. 1 | 2017 25

AUS DER BRANCHE

Gebührenbescheide effizienter verwaltenPilotprojekt beim Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein

› An das Kommunale Rechenzen-trum Niederrhein (KRZN) traten

vor rund zwei Jahren Wohnungsbau-gesellschaften heran. Ihre Bitte: Die Abwicklung von Gebührenbescheiden rund um die Grundsteuer sollte effizi-enter werden. Daraus ist beim KRZN ein Pilotprojekt entstanden. Der Start war im Januar 2017. Gerade Besitzer vieler Liegenschaften können von dem System profitieren.

Gebührenbescheide in das hauseige-ne System zu übernehmen, ist für Woh-nungsbaugesellschaften und Inhaber vieler Immobilienobjekte mit großem Auf-wand verbunden. Mitarbeiter müssen die Bescheide wie etwa zu Abwassergebüh-ren oder Müll stets von Hand einpflegen. Das bindet Arbeitszeit und Arbeitskräfte. Zudem kann die Datenqualität leiden, da Eingabefehler gerade bei der Vielzahl von Datensätzen wahrscheinlicher wer-den. „Genau hier setzen wir an“, so Horst Hermanns, Geschäftsleiter des KRZN.

Durch das neue System kann die händische Eingabe der Daten auf Sei-ten der Immobilieninhaber entfallen. Die Formulare werden künftig mehrfach ver-schickt: Als reine Daten, die bei den Kun-den automatisch in ihre eigenen Systeme übertragen werden können, als eine digi-tale Bescheidkopie zur Archivierung und in der bekannten Papierform.

GESETZLICHE VORSCHRIFTEN„Ein Knackpunkt in der Vorplanung war die rechtliche Situation rund um die Ge-bührenbescheide“, erläutert Beate Rie-del, Projektkoordinatorin. Denn die weite-re Versendung von „Papier“-Bescheiden hat ausschließlich rechtliche Gründe. Die gesetzlichen Vorschriften verlangen aktuell für die digitale Übertragung von Bescheiden mit sogenannter Schriftfor-merfordernis eine qualifizierte elektroni-sche Signatur. Die Infrastruktur, die dafür aufgebaut werden müsste, wäre jedoch mit unverhältnismäßig hohen Kosten ver-bunden. „Das wäre in der Praxis nicht umsetzbar“, verdeutlicht Jonas Fischer, Geschäftsleiter KRZN. Deshalb hält das Rechenzentrum bis auf weiteres an der

zusätzlichen Papierform fest. Mittelfristig hoffen die Beteiligten auf ein neues Ge-setz zum E-Government, das die rechtli-che Situation für die elektronische Über-mittlung von Bescheiden vereinfachen könnte.

Softwarebasis für das Pilotprojekt ist das System KIVi (Kommunales integrier-tes Veranlagungsinformationssystem), welches das Rechenzentrum gemein-sam mit der Landeshauptstadt Düssel-dorf und der Stadt Bochum entwickelt hat. Mit KIVi realisieren unter anderem die Verbandsanwender des KRZN ihr Veranlagungsgeschäft. Hierüber können Grundbesitzabgaben, Bescheide zur Ge-werbe-, Vergnügungs- und Hundesteuer sowie kleinere Positionen wie die Zweit-wohnsitzsteuer abgewickelt werden.

Ab Februar sitzen die Mitarbeiter des KRZN mit Vertretern der Wohnungsbau-gesellschaften aus dem Kreis Viersen zusammen. Für die produktive Nutzung wird im Rahmen des Projekts für jede Kommune verifiziert, welche Daten für die elektronische Übermittlung relevant sind und wie sie aufgebaut und struktu-riert werden müssen, um einen reibungs-freien elektronischen Prozess bis in die ERP-Systeme der Wohnungsbaugesell-schaften zu ermöglichen.

INFRASTRUKTUR UND FUNKTIONALITÄTViele Kommunen haben für die Beschei-de eigene Satzungen. „Das KIVi-System und die geschaffene Anbindung sind so flexibel, dass wir die individuellen Be-sonderheiten abbilden können“, erläutert Beate Riedel.

Ist die Datenstruktur konkret be-stimmt, werden in den folgenden Mo-naten Testfälle aufgebaut. Darüber wird kontrolliert, wie gut die Vorarbeit war, da-mit die Daten automatisch in den Syste-men der Kunden verarbeitet werden kön-nen. Bis spätestens zum Jahreswechsel 2017/18, noch vor den nächsten Jahres-bescheiden, soll das System „scharf ge-schaltet“ werden.

Bereits 2016 hat das KRZN die kom-munalen Verwaltungen in seinem Leis-tungsgebiet angeschrieben, um ihnen

eine Teilnahme am neuen Verfahren zu ermöglichen. Ist diese erteilt, können Steuerpflichtige die elektronische Zustel-lung beim KRZN beantragen. Das Re-chenzentrum unterbreitet Interessierten dann ein Angebot, das Lizenzgebühren für die Nutzung der Schnittstelle sowie Wartungs-, Pflege- und Anbindungskos-ten enthält. Das Rechenzentrum stellt die Infrastruktur und schlussendlich die Funktionalität des neuen Verfahrens zur Verfügung.

In diesem Jahr sollen auch die Be-mühungen um weitere Projektpartner und Kunden verstärkt werden. Neben den schon genannten Wohnungsbau-gesellschaften gehört zum potenziellen Nutzerkreis jeder, der eine Vielzahl an Liegenschaften innerhalb einer Kommu-ne besitzt und verwaltet. Dazu können Großunternehmen gehören, aber auch die Kommunen selbst. Beate Riedel führt hierzu aus: „Die Entwicklungsgemein-schaft ist bereits in Planungen, weite-re Bescheide aus KIVi wie zum Beispiel Gewerbesteuer-Bescheide auf elektroni-schem Weg zu versenden.“

AUTOR: KASPAR MÜLLER-BRINGMANN, KRZN

Besonders für größere Liegenschaften oder Wohnungsbaugesellschaften lohnt sich die Teil-nahme am neuen Verfahren.

INTERN Nr. 1 | 2017 26

AUS DER BRANCHE

Einfach einkaufencitkoMarket – Die vergabekonforme Einkaufsplattform

› Mit citkoMarket bietet die Citkomm ihren Kunden eine etablierte E-

Procurement-Plattform, in der Kun-den auf die Angebote von mehr als 200 Lieferanten unterschiedlicher Sor-timentsbereiche zurückgreifen kön-nen. Mit Hilfe von citkoMarket können Mitarbeiter aus dem öffentlich-recht-lichen Bereich mehr als zwei Millio-nen Artikel Bürobedarf und Hardware bestellen.

Insgesamt mehr als 300 Verwaltungen nutzen citkoMarket und profitieren von den Vorteilen der elektronischen Be-schaffung, darunter die Städte Aachen, Leverkusen, Mülheim an der Ruhr, der Kreis Offenbach, der Rhein-Erft-Kreis, das Landratsamt Ravensburg, der Land-kreis Osterholz, die Ruhr-Universität Bo-chum sowie weitere Hochschulen und Wohlfahrtsorganisationen.

Neben „normalen“ Beschaffungen aus den standardmäßig in citkoMarket hinterlegten Sortimenten können auch individuelle Rahmenverträge über die Plattform abgewickelt werden. Die Bie-ter werden bereits im Rahmen des Aus-schreibungsverfahrens darüber infor-miert, dass die Bestellabwicklung des

Rahmenvertrages nach Zuschlagsertei-lung über citkoMarket erfolgt. Die An-wender können so über ein einheitliches System sowohl Abrufe aus unterschiedli-chen Rahmenverträgen vornehmen, als auch Produkte, die nicht ausgeschrie-ben wurden, vergabekonform freihändig beschaffen.

AN BEDARF ANGEPASSTSelbstverständlich kann citkoMarket an die individuellen Beschaffungsprozes-se einer Verwaltung angepasst werden. Das Workflow-Konzept des Systems er-möglicht hierbei unterschiedliche Rollen-profile für Verwaltungsmitarbeiter. Ganz gleich, ob die Beschaffungsstruktur in einer Verwaltung zentral oder dezent-ral organisiert ist: Eine Implementierung von Vorgaben ist durch dynamische Rol-lenprofile jederzeit möglich. Jeder Mit-arbeiter erhält einen individuellen und personalisierten Zugang zu citkoMarket und kann gemäß seiner Berechtigung tätig werden.

„Wir sind eine der marktführenden Einkaufsplattformen im kommunalen Be-reich. Unsere Kunden schätzen nicht nur die guten Konditionen der teilnehmenden Lieferanten und das breite Produktange-

bot, sondern auch die einfache Handha-bung und die umfangreiche Betreuung durch die Citkomm.“, so Oliver Blees, Produktmanager der Citkomm.

Einer der Kernbestandteile von citkoMarket ist es, sämtliche Beschaf-fungsvorgänge inklusive aller relevan-ten Daten revisionssicher zu archivie-ren. Die Anpassung des Systems an die jeweils gültigen Vergaberichtlinien ist Grundvoraussetzung. Beispielswei-se bietet citkoMarket seit einigen Jahren einen automatisierten Prozess zur Ab-bildung des Tariftreue- und Vergabege-setzes NRW. Dementsprechend können auch die erforderlichen Dokumente im Beschaffungsvorgang archiviert werden.

Die Anbindung von citkoMarket an Haushaltssysteme – bei der Stadt Lever-kusen ist citkoMarket beispielsweise an das kundeneigene SAP-System ange-bunden – gehört für Citkomm zum Stan-dard. Schon bei der Erfassung der Be-stellung werden hier Kontierungsdaten übertragen und Mittelreservierungen im Haushaltssystem vorgenommen, sodass der Prozess von der Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung mit einheitlichen Informationen ermöglicht wird.

AUTORIN: MARAY PAUL, CITKOMM

Erfolgreicher KonsolidierungsschrittMönchengladbacher IT nach Neuss umgezogen

› Im Zuge der Fusion mit der IT-Ab-teilung der Stadt Mönchenglad-

bach hat die ITK Rheinland am ver-gangenen Wochenende erfolgreich die Systemtechnik der Stadt in das Neusser Rechenzentrum überführt.

Die Experten der ITK Rheinland haben die Abschaltung und den reibungslosen Wiederanlauf der hochempfindlichen IT-Systeme geplant und durchgeführt. Neben der IT-Infrastruktur wurden auch die Daten sicher zum neuen Standort verlagert.

Nach einer bereits erfolgten netz-technischen Anbindung der Stadt Mön-

chengladbach an die ITK Rheinland und dem Umzug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Neuss ist nun auch die technische Infrastruktur im Rechenzen-trum des Zweckverbands angekommen.

„Ich freue mich über den problem-losen Übergang und danke allen Betei-ligten für ihr Engagement,“ so der Mön-chengladbacher Oberbürgermeister Hans Wilhelm Reiners. Rund 40 Server aus Mönchengladbach und eine Viel-zahl weiterer IT-Komponenten wurden zusätzlich im hochmodernen, ITK-eige-nen Rechenzentrum untergebracht. Hin-zu kommen circa 140 virtuelle Systeme. Auch die Daten wurden während eines

kurzen Abschaltzeitraums reibungslos und sicher verlagert.

„Mit dem erfolgreichen Umzug der IT-Infrastruktur rund vier Monate nach der Fusion besiegeln wir den ersten Kon-solidierungsschritt“, sagt Andreas Mey-er-Falcke, Verbandsvorsteher der ITK Rheinland. „Wir sind unserem Ziel, eine optimale Wirtschaftlichkeit zu erreichen, ein gutes Stück näher gekommen. Auch weiterhin setzen wir auf interkommunale Zusammenarbeit, denn sie führt dazu, dass alle unsere Verbandsmitglieder von den entstehenden Synergieeffek-ten profitieren.“

AUTORIN: NICOLA ROEB, ITK

INTERN Nr. 1 | 2017 27

AUS DER BRANCHE

Smarte LösungStadt Haren setzt bei Ordnungswidrigkeiten auf die pmOWI-App

› Die pmOWI-App ermöglicht im Zu-sammenspiel mit der integrierten

Kamera im Smartphone eine effiziente und günstige Verkehrsüberwachung. Die Stadt Haren hat sich für den Ein-satz der pmOWI-App entschieden.

Seit dem Sommer 2014 setzen die Ver-kehrsaufseherinnen und Verkehrsaufse-her des Ordnungsamtes Haren (Ems) die pmOWI-App ein. Sowohl die Erfas-sung als auch die Verarbeitung der Da-ten ist seitdem deutlich schneller und komfortabler. „Wir freuen uns sehr über den Einsatz der pmOWI-App. Für uns stellt dies nachweislich eine wesentli-che Entlastung bei der täglichen Arbeit dar“, sagt Udo Klahsen vom städtischen Ordnungsamt.

Vor der Implementierung der pmO-WI-App arbeiteten die Verkehrsaufseher

mit Zettel und Stift, um Falschparker zu erfassen. Die erfassten Daten muss-ten nach der Tätigkeit im Außendienst oder am nächsten Morgen an pmOWI übertragen werden. Nun findet die Da-tenübertragung über Smartphone bezie-hungsweise Tablet und einen mobilen Bluetooth-Drucker statt.

„Die Ordnungswidrigkeit erfassen wir nun direkt in der App. Bei Bedarf ma-chen wir ein Foto, nehmen die Ventilstel-lung oder weitere Details der Ordnungs-widrigkeit auf“, fügt Klahsen hinzu. Mit den mobilen Druckern wird dann ein Be-leg ausgedruckt, der wie gewohnt hinter dem Scheibenwischer positioniert wird.

Unmittelbar nach der mobilen Er-fassung liegen die Daten inklusive den Beweisbildern im Innendienst vor. „Wir können also sofort eine Auskunft erteilen, wenn ein Verkehrsteilnehmer verwarnt

worden ist und im Rathaus anruft oder vorspricht“, so Klahsen weiter.

Auch der Ordnungsamtsleiter der Stadt Haren (Ems), Hannes Held, ist überzeugt von der neuen Hard- und Software: „Künftig wird noch mehr Flä-che in der Stadt bewirtschaftet. Dies haben wir zum Anlass genommen, die Abläufe zu optimieren und unsere Ver-kehrsaufseher bestmöglich auszustat-ten. Die neue Technik unterstützt uns optimal dabei, unserer Überwachungs-pflicht nachzukommen. Die Mitarbeiter der GovConnect GmbH haben uns bei der Einführung sehr gut unterstützt und der laufende Support ist weitaus mehr als nur zufriedenstellend.“

AUTORIN: NINA ARSOV, GOVCONNECT

Inklusive allem krz führt jährlich Personalabrechnungen in Milliardenhöhe durch

› Dass das Gehalt jeden Monat rechtzeitig auf dem Konto ist, ist

einer der wichtigsten Aspekte im (Ar-beits-) Leben. Für 132.657 Menschen in ganz Deutschland hat das krz dar-an einen entscheidenden Anteil. Der ostwestfälische Dienstleiter führt die Personalabrechnungen für rund 1.273 Kommunen und weitere Kun-den durch.

Mithilfe der Personalsoftware P&I LOGA sorgen die Fachleute in Lemgo dafür, dass jeder das erhält, was er verdient hat – ganz im buchstäblichen Sinne.

Monatlich werden circa 4.350 Zah-lungsdateien an die deutschen Kreditin-stitute verschickt. Diese sind gebündelt in 173 Containern (je ein Container pro Termingruppe, Zahlungstermin, Bun-desland und Rechenzentrum). Darüber hinaus werden 1.491 Zahlungsdateien bereitgestellt, die die Kunden selbst bei ihrem Kreditinstitut eingereicht haben. Der letzte Abrechnungslauf für das Jahr

2016 fand am 4. Adventswochenende statt. Ein Vorgang, der so umfangreich ist, dass er die Rechner in Lemgo drei Tage lang beschäftigte.

Damit hat das krz dafür gesorgt, dass im Jahr 2016 Gehälter und Besol-dungen in der Höhe von insgesamt 5,1 Milliarden Euro ihr Ziel, das Portemon-naie der Angestellten, erreichen. Auch Tariferhöhungen, Weihnachtsgeld, LoB-Prämien oder rückwirkende Kindergeld-erhöhungen werden dabei berücksich-tigt und termingerecht zur Auszahlung gebracht.

ZAHLEN UND FAKTEN Zahlungsvolumen LOGA im Jahr 2016:

► Sozialversicherung / Zusatzversor-gung: 1,7 Mrd. €

► Steuern: 471 Mio. € ► Nettozahlungen: 3,0 Mrd. € ► Gesamt: 5,1 Mrd. €

Basierend auf einem einheitlichen, re-dundanzfreien sowie relationalen Da-

tenmodell berücksichtigt die Lösung P&I LOGA europaweit länderspezifische Ge-setze und ist somit standardmäßig län-derübergreifend und in allen Branchen einsetzbar.

LOGA deckt alle Bereiche der Perso-nalwirtschaft ab und ermöglicht dadurch eine Steigerung der Wertschöpfung in allen Bereichen der Personalarbeit. Die Anwendung zeichnet sich durch eine mo-dulare und integrierte Struktur sowie eine Client-Server-Technologie aus, wodurch die Software auf die individuellen Kun-denbedürfnisse zugeschnitten und indi-vidualisiert implementiert werden kann.

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) ist Partner des Herstellers aus Wiesbaden und als Test- und Pilotkunde in die Wei-terentwicklung der Personalsoftware eingebunden.

AUTORIN: HEIKE BICKER-KERSTEN, KRZ

INTERN Nr. 1 | 2017 28

AUS DER BRANCHE

Selbstbedienung im BürgerbüroRavensburg nimmt das Ausweisterminal Speed Capture in Betrieb

› Mit dem kundenfreundlichen Aus-weisterminal Speed Capture kön-

nen im Bürgerbüro jetzt eigene Pass-fotos gemacht sowie Fingerabdrücke und Unterschriften erfasst werden.

Mit „einem guten Gefühl bei einem schö-nen Thema“ begrüßte Landrat Harald Sievers die anwesenden Gäste bei der Einweihung der Speed Capture-Station im Bürgerbüro des Landratsamtes Ra-vensburg. „Bürgerfreundlich bedeutet mehr als freundliche Mitarbeiter. Das ist vielmehr das Ziel, dem Bürger alles so einfach wie möglich zu machen, und dazu gehört auch die Nutzung techni-scher Neuerungen“, so Sievers. Im Landratsamt wurden bereits freies In-ternet, offenes WLAN und erweiterte Öffnungszeiten umgesetzt. Nun soll mit einer technischen Innovation, dem Füh-rerschein-Fototerminal Speed Capture, eine weitere Funktionalität zur Verfügung gestellt werden, die den Bürgern Wege ersparen und die Wartezeiten verkürzen soll.

DO IT YOURSELFDie Speed Capture-Station ist ein Selbst-bedienungs-Terminal, mit dem in weni-

gen Minuten das für den Führerschein erforderliche Pass-foto direkt vor Ort angefertigt und die Unterschrift erfasst werden kann. Die Benutzerführung ist leicht verständ-lich und erfolgt vi-suell. Sie ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Franzö-sisch, Russisch, Spanisch und Tür-kisch verfügbar.

Nach der Er-fassung der Daten werden diese ver-schlüsselt gespei-chert und durch die Sachbearbeiter des Bürgerbüros direkt von der Station ab-

gerufen, um die nötigen Angaben ergänzt und – wie bei allen Anträgen - elektro-nisch an die Bundesdruckerei übermit-telt. Anschließend werden die Daten au-tomatisch gelöscht.

ERSTER EINSATZ IN BADEN-WÜRTTEMBERGManfred Allgaier, Geschäftsführer des IT-Zweckverbandes Kommunale Infor-mationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU), beglückwünschte den Land-kreis zu der Entscheidung, als erste Führerscheinstelle in Baden-Württem-berg den Ausweisautomat Speed Cap-ture einzusetzen. Im Führerschein- wesen setzt das Landratsamt Ravens-burg seit langem das von der Datenzen-trale Baden-Württemberg (DZBW) entwi-ckelte landeseinheitliche Verfahren ein. „Moderne IT-Lösungen sollen nicht nur die Sachbearbeitung in den Fachämtern erleichtern, sondern auch die Kommuni-kation mit den Bürgern optimieren“, er-klärte Allgaier.

Dazu dienen zahlreiche E-Bürger-dienst-Anwendungen und entsprechen-de Geräte, die Informationen digital er-fassen, die für eine spätere Bearbeitung erforderlich sind. Die im Ausweisterminal

erstellten Daten werden medienbruchfrei in das Fachverfahren übermittelt und er-leichtern der Führerscheinstelle die Be-arbeitung des Führerscheinantrages. Die Geräte können in Meldeämtern zur Be-arbeitung von Pass- und Personalaus-weisanträgen und auch in der Auslän-derbehörde für Aufenthaltstitel eingesetzt werden.

Durch eine spezielle Anpassung der Software für den Landkreis Ravensburg ist nicht nur die Bearbeitung des natio-nalen Führerscheins möglich. Für den in-ternationalen Führerschein kann das Bild ausgedruckt werden, sodass der Antrag-steller das Dokument gleich mitnehmen kann. Allgaier betonte, dass das Landrats- amt Ravensburg in Baden-Württemberg als eine innovative Behörde wahrgenom-men wird: „Wir übernehmen auch hier eine Vorreiterrolle.“

INNOVATIVER IMPULSIn seiner abschließenden Bemerkung rief Landrat Sievers die Landratsämter und größeren Städte auf, diese Technik ebenfalls einzusetzen. „Vielleicht wird es irgendwann sogar möglich sein, Fo-tos zwischen Behörden auszutauschen, wenn der Bürger dies wünscht“, sagte Sievers. „Die Speed Capture-Station eig-net sich für viele Aufgabenstellungen.“

Mit dem Wunsch und der Hoffnung, einen innovativen Impuls in die kommu-nale Familie gesetzt zu haben, bedankte sich Sievers bei den anwesenden Mitar-beiterinnen und Mitarbeitern des Landrat-samtes und den Gästen vom Datenver-arbeitungsverbund Baden-Württemberg für das Interesse.

AUTORIN: LINDA HANSELMANN, KIRU

Die Nase vorn in Baden-Württemberg. Im Landratsamt Ravensburg tes-tet Landrat Harald Sievers das neue Ausweisterminal Speed Capture. (Bild: KIRU)

INTERN Nr. 1 | 2017 29

AUS DER BRANCHE

Per Mausklick abrufbarAnwenderbericht der Stadt Detmold zur Digitalen Vollstreckungsakte

› Auf Knopfdruck den kompletten Schriftverkehr im Vollstreckungs-

fall griffbereit: Das gilt seit Einführung der Digitalen Vollstreckungsakte bei der Stadt Detmold. Anstatt mühsam Papierordner zu wälzen, um den ein-zelnen Geschäftsvorfall zu überbli-cken, stellt diese Lösung alle Doku-mente gebündelt zur Verfügung: von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Zwangsversteigerung.

Ein Anwenderbericht beschreibt, wie die elektronische Aktenlösung mit Anbindung an die Vollstreckungssoftware avviso den Beschäftigten die Bearbeitung der kom-plexen Fälle erleichtert. Verwaltungsar-beit effizient gestalten, Vorgänge verein-fachen, bürgerfreundlich arbeiten und Kosten minimieren – all das ermöglicht die digitale Schriftgutverwaltung.

Die zentrale Ablage in einem elek-tronischen Dokumentenmanagement-system führt die Unterlagen eines Vor-gangs an einer Stelle zusammen. So reduzieren sich für die Bearbeitenden die Papierflut, Wege- und Liegezeiten, zudem können sie einfach, schnell und vor allem gleichzeitig vom PC oder mobil auf benötigte Akten zugreifen und den Vorgang komplett nachvollziehen.

Ein Schuldner erhält jederzeit schnell und einfach Auskunft, auch wenn der persönliche Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin nicht verfüg-bar ist. Die Bearbeitenden können so-wohl in der Vollstreckungsanwendung avviso als auch über einen unabhängi-gen Client des angebundenen Dokumen-tenmanagementsystems (DMS) nscale auf das gesamten Verfahren zugreifen. Der Umfang der Zugriffsmöglichkeiten wird dabei über ein Berechtigungssystem festgelegt und erfordert eine SAFE-ID sowie ein eingerichtetes elektronisches Gerichtspostfach.

PILOTKOMMUNE TESTETEine Projektgruppe aus Vollstreckungs-sachbearbeitern und -bearbeiterinnen der Städte Detmold, Enger und Herford sowie Experten des krz aus den Berei-chen DMS/Archiv und Finanzen hatte gemeinsam das Konzept für die DMS-Lösung erarbeitet und die Anforderungen abgestimmt. Dabei wurden die Anforde-rungen der Verwaltungen auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abläufe in den einzelnen Kommunen angepasst.

Esther Rosenbrock, Sachbearbei-terin im Bereich Vollstreckungsmanage-

ment der Stadt Detmold und Pro-jektteam-Mitglied, ist vom Ergebnis überzeugt: „Durch die Umstellung auf die digitale Akte haben wir jetzt einen zentralen Zugriff auf alle Vor-gänge. Das lästige manuelle Anle-gen und Archivieren der Papierak-ten gehört der Vergangenheit an. Die Arbeitsabläufe innerhalb unse-res Vollstreckungsteams mussten nur minimal angepasst werden.

Als Pilotkommune konnten wir im Vorfeld in einer eigens für uns geschaffenen Testumgebung alles ausgiebig ausprobieren und Änderungen sowie Verbesse-rungsvorschläge zusammentra-gen, die im Echtbetrieb dann al-len Anwendern zugutekommen. Ein herzlicher Dank gilt auch dem gesamten krz-Team für die her-vorragende programmtechnische Umsetzung unserer Wünsche und

Anforderungen.“ Die Digitale Akte ist in die Vollstreckungsanwendung avviso in-tegriert und ermöglicht in Verbindung mit weiteren Features der Webanwendung avviso.web eine vollständige elektroni-sche Bearbeitung im Vollstreckungsfall.

Durch das elektronische Controlling ist der Stand der Vollstreckung jederzeit komfortabel nachvollziehbar. Eine Aus-wertung für das interne Controlling oder die Gemeindeprüfungsanstalt NRW ist nun beispielweise mit wenigen Klicks möglich, um den Aufwand bei einer Prü-fung zu minimieren. Auch die Einbrin-gung von Einträgen in das Vermögens- beziehungsweise Schuldnerverzeichnis geschieht über avviso. Mit der integrier-ten Sachaufklärung werden relevante Datenbestände abgerufen, ohne sich dabei doppelt in den entsprechenden Portalen anzumelden.

JETZT UMSTEIGENDie Daten vom größten Lieferanten für Amtshilfeersuchen, dem Beitragsservice (GEZ), werden bereits digital über eine neu geschaffene Schnittstelle einge-spielt. Dies entlastet die Beschäftigten in der Vollstreckung enorm. Personel-le Ressourcen können nun effektiv für qualifizierte Aufgaben eingesetzt werden.

Der Umstieg zum digitalen Arbei-ten verlief in der Detmolder Verwaltung schrittweise über einzelne Module und konnte durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des krz zügig umgesetzt wer-den. Für Kassenleiterin Jennifer Sonne-born ist klar: „Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Wer jetzt nicht han-delt, verschläft den Trend. Der Zeitpunkt zum Umsteigen ist genau jetzt!“

Ab 2022 wird als Teil des E-Govern-ment-Gesetzes in NRW, primär auf Lan-desebene, die E-Akte gesetzlich vorge-schrieben. Mit ihrer umfassenden Lösung im Vollstreckungsbereich ist die Stadt Detmold darauf bestens vorbereitet.

Zum Anwenderbericht: Link (PDF)

AUTOREN: TIMM MÜHLENWEG, SARAH-MARIE SCHEDLER, KRZ

INTERN Nr. 1 | 2017 30

BERICHT AUS DER EU

Herausgegeben von

VITAKOBundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V.V.i.S.d.P.: Dr. Marianne WulffMarkgrafenstraße 22 D - 10117 Berlin

WWW.VITAKO.DE

REDAKTION & KONTAKT:Dr. Helmut Merschmann

TELEFON: +49 30 20 63 156 - 14 E-MAIL: redaktion@vitako.de

BILDNACHWEIS:Fotolia 1 │ M. Kaspar 2,3 │ Wikimedia 25 │ dergenaue 4 │ DKN 5 │ KDRS 6 │ krz 7,29 │ Vitako 8,9,10,12,15 │ Citkomm 11 │ kopf&kragen 15 │ KIRU 17,18,28 │ regio iT 23 │ Stadt Frechen 19 │ ekom 21,24 │ Wikimedia 25

IMPRESSUM

16. Februar 2017 … INSPIRE-Infoveranstaltung … Bad Oldesloe

22. Februar 2017 … Anwenderforum E-Government … Berlin

20. - 24. März 2017 … CeBIT… Hannover

28. März 2017 … Regionalkonferenz … Bad Hersfeld

Weitere Termine:www.itkalender.de

TERMINE

Interoperabilität mit TREATSGovernikus: Deutsche eID-Infrastruktur rüstet sich für Europa

› Im Rahmen der Strategie Europa 2020 unterstützt die Europäische

Union mit der Connecting Europe Fa-cility (CEF) Vorhaben von gemeinsa-mem Interesse für transeuropäische Netze. In Abstimmung mit dem Bun-desinnenministerium haben sich acht deutsche Projektpartner um eine Co-Finanzierung beworben, um die deut-sche eID-Infrastruktur, die auf der Nutzung der eID-Funktion des Per-sonalausweises basiert, gemäß der eIDAS-Verordnung für eine europa-weite Nutzung zu öffnen.

Das Konsortium, bestehend aus Hoch-schule Harz, HSH Kommunalsoftware, SIXFORM, AKDB, Bundesdruckerei, OpenLimit, MTG und Governikus als Projektkoordinator, wird im Laufe der kommenden Monate im Projekt TREATS (TRans-European AuThentication Servi-ces) auf Basis konkreter Anwendungsfäl-le die Interoperabilität zu europäischen eID-Infrastrukturen herbeiführen.

Ergebnis des am 30. November 2017 endenden Projektes wird sein, dass die deutschen eID-Server dann eIDAS-fähig sind und Erweiterungen beziehungswei-se Befähigungen für eID-Anwendungen, Bürgerdienste und Servicekonten rea-lisiert wurden. Damit werden die deut-schen eID-Angebote künftig auch von Europäern mit anderen notifizierten elek-tronischen Identitäten genutzt werden können. Verlässliches E-Government in Deutschland endet somit nicht mehr an der Deutschen Staatsgrenze.

VITAKO-MITGLIEDER DABEIAn der Hochschule Harz verfolgt Pro-jektleiter Prof. Dr. Hermann Strack mit

seinem Projektteam das Ziel, bereits vorhandene eID-Anwendungen für Stu-dierende, Bewerber, Mitarbeiter und Ko-operationspartner für den europäischen Zugang entsprechend der eIDAS-Verord-nung zu erweitern.

Das Teilprojekt der HSH beinhaltet die Anpassung der E-Government-An-wendung „Online-Meldebescheinigung“ an europäische eID-Systeme, sodass künftig auch EU-Bürger eine Meldebe-scheinigung online beantragen können.

SIXFORM greift im Rahmen des Projektes beispielhaft die länderüber-greifende An-, Ab- und Ummeldung von Gewerben auf. Die Umsetzung erfolgt mit einem intelligenten PDF-Formular für medienbruchfreie Vorgangsbearbei-tung nach den Regularien der IT-Pla-nungsratsanwendung FIM (Föderales Informationsmanagement).

Die AKDB setzt die eID-Funktion zur Authentifizierung im Servicekonto des Bürgerservice-Portals des Freistaats Bayern („BayernPortal“) ein. Im Projekt-verlauf wird die AKDB Prozesse für das Einlesen unterschiedlicher nationaler eIDs und für das Speichern der Daten im Servicekonto entwickeln. Dabei werden die entsprechenden Vertrauensniveaus berücksichtigt und die Verarbeitung der verschiedenen Datensätze durch die Fachdienste sichergestellt.

ANPASSUNG DER SERVER Die deutschen eID-Server-Hersteller OpenLimit, MTG und Governikus wer-den im Rahmen des Projektes den von der EU-Kommission bereitgestellten eIDAS-Connector implementieren und ihre Server um eIDAS-Fähigkeiten er-weitern mit dem Ziel, die Server auf die

europaweite Nutzung vorzubereiten.Die Bundesdruckerei wird ihren eID-

Service um eIDAS-konforme Dienste er-weitern. In einem ersten Schritt wird ein hoheitliches ID-Dokument eines EU-Mitgliedsstaats über den Service der Bundesdruckerei authentisiert. Für ei-nen ausländischen EU-Bürger wird die Online-Beantragung einer Meldebe-scheinigung realisiert. Damit wird die technische Grundlage für eine EU-weite Nutzung von E-Government-Angeboten geschaffen.

Im Juni 2017 ist eine Informations-veranstaltung aller Projektpartner bei der Hochschule Harz in Wernigerode geplant, um die bis dahin erzielten Pro-jekterfolge und Projektziele vorzustellen.

Weitere Infos bei Governikus: Link