Forschungsinformationssystem (FIS) @ Universität Hamburg ... · Einführung von Campus Management System, SAP ... Professorinnen, …, Politik, Wirtschaft, ... ATIS Grauzonen Systemkontext

H.SiegfriedStiehl,Prof.Dr.‐Ing.VizepräsidentfürForschung&Informationsmanagement(CIO)

Forschungsinformationssystem(FIS)@UniversitätHamburg–

DINI‐iFQ‐Workshop

22.‐23.November2011,K.I.T.

VersucheinerGeschichtsschreibung


„WirbraucheneinFIS!“   „Wieso‐habenwirdochschon!“

 TeilchenzoovonDatenbanken,Pseudo‐Datenbanken,Excel‐Sheets,WWW‐Seiten,Digitalisaten,Forschungs‐Berichten,„ex‐und‐hopp“‐Datensammlungen,...,BibTex‐Dateien

 „OhGott–nocheinMega‐IT‐Projekt!“

 WundenundSchmerzenderEinführungvonCampusManagementSystem,SAP,…

 „Prima,SiesinddochCIOundInformatiker!“

 Ohweia–dieA‐Karte!

 „Ok,aberbittebilligundschnell!“  BefürchtungvonexplodierendenKostenundkomplexemIT‐Projektmanagement

 aber:NotwendigkeitvonangemessenenRessourcen&professionellemIT‐Projektmanagement

  „MachenSiemaleinenPlan!“

 STEP2012:HandlungsfeldIT/IuK(2009)mitFIS/MIS

FIS@UHH

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„Werbrauchteigentlichwas...undwerdarfwasnicht?“   „Naklar,wirwollendamitsteuern!“

 Leistungs‐undBelastungsorientierteRessourcen(re)allokation,Forschungs‐ManagementmitPotenzialabschätzung(„incentives“),…,Benchmarking,...

 „Mist–schonwiedereineKleineAnfrage!“

 Auskunfts‐undBerichtspflichtggü.Souverän(Parlament,hamburgisch:Bürgerschaft)

 Rechenschaftslegungggü.AS,HochschulratundBWF

 „UnserWeb‐Auftrittistdocheherbesch…eiden!“

 KopplungmitContentManagementSystem(aber:„CorporateDesign&Identity“)

 „WissenSieeigentlichnicht,wasSieanmirhaben?“

 TransparenzderForschungsleistung(auchimVergleich),...‐aber:Indikatorenproblem!

  „Stakeholder‐Perspektive–wennichdasWortschonhöre!“

 Anforderungsanalyse,Kundenperspektive,...–aber:ÜberzeugungvonFIS‐Mehrwert

FIS@UHH

22.11.2011Seite3


EXKURSIa:„RequirementsEngineering“

  „Stakeholder“

 5Sorten:Universitätsleitung(PräsidiumundDekanate),Forschungsförderung,Datenmanagement,ÖffentlichkeitsarbeitplusWissenschaftlerinnenundWissenschaftler

  Zielermittlung

 11Oberziele(mitinsg.44Unterzielen)injeweils3Prioritätsstufen

  Anforderungsanalyse(Methoden)

 Systemarchäologie

 Dokumentenauswertung

 Einzelinterviews  KlassifikationmittelsTemplate

 Priorisierung  …

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EXKURSIb:QuintessenzderAnforderungen

  ErgebnisderAnforderungsanalyse

 ca.1200„atomare“Anforderungen

...

  Kompressionzu(derzeit)212Anforderungenin18Kategorien

 52Ausschlusskriterien,diezwingenderfülltwerdenmüssen

 145Bewertungskriterien  8kombinierteBewertungs‐undTeststellungskriterien

 7TeststellungskriterienzurBenutzbarkeit

  Anforderungskategorien

 ...

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EXKURSIc:Anforderungskategorien


„Werbrauchteigentlichwas...?“(2)

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  „KommenSiemirbloßnichtmitdemgläsernenProfessor!“

 Partizipation,Vertrauenskultur,...,ErfüllungderMehrwerterwartung,...,Gesetzesrahmen

  „IchkennedenPersonalratsvorsitzendensehr,sehrgut!“

 Partizipation,Vertrauenskultur,...,ErfüllungderMehrwerterwartung,...,Gesetzesrahmen

  „AberichhabeeinRechtaufinformationelleSelbstbestimmung!“

 Partizipation,Vertrauenskultur,...plusDatenschutzgesetzgebung

  „Nameinetwegen,aberwelchePflichtenhabenwirdennzuerfüllen!“

 NPM,HmbHG,GrundordnungundDatenschutzgesetzgebung

  „Istjagut,aberwasistdaseigentlich–einFIS?“

 Kommunikation,Kommunikation,Kommunikation,...


EXKURSII:Definition

EinInformationssystembestehtinderRegelauseinerodermehrerenDatenbankensowie–bzgl.derZielsetzung–geeignetenProgrammenunddientdergesetzlichzulässigenSpeicherung,WiedergewinnungundinsbesonderederVerarbeitungderDaten.VerschiedenePersonenkreisekönnendaraus–gemäßihrerRollenundRechte–fürsierelevanteInformationenmithoherQualitätgewinnen.

ImFISgespeicherteundverarbeitbareDatenrepräsentierendieForschungsaktivitätderUniversität–alsautonomeOrganisationmitihrenspezifischenStrategien,Aufgaben,StrukturenundProzessen.

DieForschungsberichterstattungistimFISinbegriffen,darüberhinauskönnendieDatenjedochauchfürgesetzlichzulässigeweitereZweckeverarbeitetundkommuniziertwerden.

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„Mehrwert–nichtMehrarbeitfürForscherinnenundForscher!“

Quelle:Mehrwert‐nichtMehrarbeitfürForscherinnenundForscher(Hrsg.):wissenschaftsmanagement14/2008S.40‐42)FIS@UHH

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(W.Adamczak)


„MachenSiemal!“   „Oha,fastvergessen:HmbHGundGrundordnung!“

 HmbHG:lokaleInstanzdesNPM‐Paradigmas(mitDreiklangAccounting‐Reporting‐Controlling)

 FISzur(ausschließlichen!)UnterstützungderAufgabenerfüllungdergesetzlichenOrganegem.gesetzlicherZuständigkeiten(z.B.PräsidiumundDekanatemitRollenundRechten)

 Prozesse(z.B.LOM,Forschungsprofilierung,…)undAkteure(z.B.VPForschung,Dekane,...,Abteilungsleitung,…)plusNutzer(z.B.Professorinnen,…,Politik,Wirtschaft,…Öffentlichkeit,…)plusAbbildungdesOrganigrammsplusRealisierungvoneffizienten/effektivenWorkflows

 „Ohjeh–derDatenschutz:HmbDSIG!“

 BeschreibungeinesIT‐FachverfahrensalsconditiosinequanonfüruniversitätsweitenEinsatz  elementar:fachlichundrechtlichabgesichertesRollen‐und‐Rechte‐Konzept

 „Achja–wirsindjaeinestaatlicheUniversität!“  KontexteeGovernment,...,IT‐GovernancederFreienundHansestadtHamburg,IT‐Policies,...,IT‐FreigaberichtliniefürÖD/Verwaltung(zugleichbeiWahrungderuniversitärenAutonomie)

FIS@UHH

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EXKURSIII:Systemkontext

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FIS@UHH

Wissenschaftliche Einrichtungen

derUHH

SUB,...,PubMed,...,SCOPUS,WoS,...

IDMS

PAISY/HIS‐SVA StINe SAP Mitglieder/

Organeder UHH

Irrelevante Umgebung

FoDok/FoBe

Öffentlichkeit

Intra‐undInternet

DE[ST/P]ATIS

Grauzonen

Systemkontext

System DFG, BMBF, ..., WR, ..., EU

BWF,BWVI


„KönnenSienichtwaskaufen?“   „Wasnun:„turn‐key“vs.„payasUgo“?“

 maßgeschneiderte100%‐Lösungoder80%‐ZwiebelschalenmitPhasenmodelloder...

 SzenarienundPhasenderSystemeinführung–imKonsens(!)

 „NaSieInformatiker,wanngeht‘sdennnunlos?“

 Demo‐Version→80%‐Kern(Forschungsabteilung)→Pilotierung/Skalierung(Fakultät)→„rollout“(Universität)[→u.U.Mandantenlösung(Land)]

 „…eineCD‐ROMwirdkommen!“

 BetankungdesFIS(PAISY,HIS‐SVA,ePERS,SAP,...,StINe,...,DFG‐GEPRIS,...,WoS,PUBMED,...)

 „Herrjeh,unserErbe!“  VielfaltanSystemen,FormatenundDaten(„heritage/legacyengineering“,„sustainability“)

 „WarumhabenwireigentlichkeinPMO?“

 NotwendigkeiteinesprofessionellaufgestelltenIT‐Projektmanagements

FIS@UHH

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EXKURSIVa:Marktanalyse–Grobkriterien

Datenintegration(BenutzungsschnittstelleimWWW,dezentralemanuelleEingabe,SelbstimportdurchBenutzerausOnline‐Quellen,EinmaligeImporte,KontinuierlicheAnbindungexternerSysteme,DatenaustauschinbeideRichtungen,UmfangdesImports(z.B.vollständig,nurRelation),ZuordnungzuWorkflow‐Schritt,logische/mathematischeOperationen,Dublettenbehandlung)

Benutzerfreundlichkeit(intuitiveBedienbarkeit,Vorschau,Demoversion,Dokumentation,kontextsensitiveHilfe,Barrierefreiheit,Spracheinstellungen,Plausibilitätsprüfungen,Ausfüll‐Assistenz,Pflichtfelder)

Benutzer‐undZugriffsverwaltung(SchnittstellezuIDMS,Benutzerauthentifizierung,Rollenzuweisung,SichtbarkeitderDaten,Workflows,AufgabenundNachrichten)

Datenmodell(standardisiertesDatenmodel(CERIF),Datenmodellanpassung,Dateiupload(internesRepositorium),verschiedeneSprachen,historischeDaten,hierarchischeStrukturen,Klassifikationen,freieSchlüsselwörter)

Reporting(ReportsüberalleimSystemvorhandenenDatenmöglich,EinschränkungüberZugriffsrechtedesBenutzers,ReportsüberWorkflowsundfehlendeDaten,umfangreicheKonfigurationsoptionen,Reportsvordefiniertundindividuellerstellbar,ReportdefinitionenspeichernundmitBenutzernteilen,mehrereAbfragenineinerReportdefinition(jeweilsfiltern,sortieren,gruppieren),speicherbarinverschiedenenDateiformaten,automatischerundmanuellerVersandperMail,verschiedeneDarstellungsformate(Diagramme,Listen,Tabellen,Publikationslistenformate),direkteSQL‐AbfrageaufSystem‐Datenbank)

Web‐Portal(Design‐Anpassung,KonfigurationderPortal‐Inhalte,Inhalteexterndurchsuchbar,Deeplinks&aussagekräftigeHyperlinks,interneSuchmaschine,Filter,IndexierungVolltext,Browsing,DynamischeDiagramme)

Verbreitung(BreitedesNutzerkreises,hochschulspezifischeEntwicklungen,Nutzerakzeptanz,Nutzergruppenbzw.Entwicklungsgemeinschaften,Systemstabilität)

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EXKURSIVb:Marktanalyse–Feinkriterien

  NotwendigkeitderfeinerenDifferenzierungmitca.300Kriterien:

 Kategorien   TechnischeArchitekturundManagement

  Benutzer,Benutzung,Benutzerfreundlichkeit

  Datenmodell/Daten/ProgrammfunktioneninBezugaufdasDatenmodell

  Dateneingabe,Selbstimporte,einmaligeImporte,kontinuierlicheIntegration

  Ausgabe,ExportundReporting

  Preisgestaltung,Personalbedarf,Implementationsprojekt,Schulung,Support,Wartung

  Projektumgebung

  RechtlicheAnforderungen

  Konklusio:Notwendigkeiteinesdetaillierten„RequirementsEngineering“

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„Ohprima–wirwerdenbeteiligt!“   „Wow–ichbineinStakeholder!“

 Präsidium(VPForschung)undDekanate(Prodekan[in/e]Forschung)

 CIOundAIO(plusuniversitäresRechenzentrumwg.Betriebskonzept,etc.)

 Fachabteilungen(Forschung,Universitätsentwicklung,Presse‐undÖffentlichkeitsarbeit)  BWF(undBWVI,...)

 „Wasmüssenwirdenngenaumachen?“

 Anforderungsanalyse...Lastenheft(jeweilskorreliertmitgesetzlichenZuständigkeiten)

 Empfehlung:früheBeteiligungderFachwissenschaften

 „Aberichwillunbedingtnoch...!“  KonsensbildungzurMinimalfunktionalitätundzum„upgrading“

 „Oha,hätteichjanichtgedacht–istdochmehralsnur`neDatenbank!“

 PfadvonAnforderungsanalysezumDatenmodell(inkl.WorkflowsundR&R‐Konzept)

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Legende:1–8=AbteilungPräsidialverwaltung,CS=CareerService,D=Datenschutzbeauftragte,N=Nutzer,NP=Nutzerpersonalräte,F=Fakultäten,FB=Fachbibliotheken,PM=Präsidium,RRZ=RegionalesRechenzentrum,SUB=Staats‐undUniversitätsbibliothek,U=Universitätsmarketing

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N

Adresse/Anschrift

Ausstattung/Anlagen/Facility

Person Projekt

Kooperations‐partner

Auszeichnung

Organisations‐einheit

Förderer/(Förder‐)

Programme

Dienstleistung,Fachkenntnisse,Fähigkeiten,Patente

Produkt

Netzwerke,Verbände,Gremien,

Beteiligungen

Veranstaltung

Abschlussarbeit

Publikation/Zitation

EXKURSVa:Datenumgebung

D

RRZ

CS

F

4

3

12

6

7

8

NP

U

P

5

SUB

FB


EXKURSVb:Datenmodell

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„Jetztlegenwiraberendlichrichtiglos!“   „SiealsInformatikerwissendoch…wiemanIT‐ProjektezumErfolgführt!“

 Projektkontextund‐rahmen

 ProjektmanagementmitVerbindlichkeit

 Akteure,Verantwortlichkeiten,Maßnahmen,Meilensteine,Berichtspflichten,...,„redflagging“

 „ITisterfolgskritisch–alsoeineLeitungsaufgabe!“  strategischeVerantwortlichkeit:Präsidium→CIO(&AIO)

 Prodekan[in/e]Forschung→FIO

 operativeVerantwortlichkeit:LeitungenFachabteilung(en)undRRZ(Betriebskonzept,...)

 „WannkannichdenndasDingendlichbenutzen?“

 PhasenderEinführung:Fachabteilung→Pilotfakultät→Universität→Land

 „Statusquo?Uff,europaweiteAusschreibung!“  http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE339136‐2011:TEXT:DE:HTML

FIS@UHH

22.11.2011Seite18


EXKURSVIa:Projektrahmenkonzept(ERP‐Analogon)

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EXKURSVIb:Projektmanagement(Pilotierung→„roll‐out“)

[email protected]


„Na,sindwirjetzteigentlichschlauer?“   „EinFISistdochmehralsnurSoftware!“

 Kontext:IntegriertesInformationsmanagement(Interoperabilität,...,SOA)

 Hauptaugenmerk:Ziele,Prozesse,Akteure,Rollen/Rechte,Datenqualität,...,Partizipation

 „WiebeiallenSoftware‐Projekten...zuBeginnausreichendZeitnehmen!“

 konsensuelleZieldefinitionunddetaillierteAnforderungsanalyse(bzw.Systemanalyse)

 früheabernachhaltigwirkendeEntscheidungzu„buyormodify/make“

 ausreichendeRessourcen,professionellesIT‐Projektmanagementund„goodteam“(Danke4!)

 „EinFISistimmernursogutwiedieProzesseundDatengutsind!“

 Prozessmanagement(inkl.Organisationsentwicklung)undQualitätsmanagement

 RollevonDFG,BMBF,WR,HRK,...,EUundLandespolitik(z.B.Standardisierung,...,Ressourcen)

 „Wersolldasbezahlen,werhatsovielGeld?“

 Naklar:NeueAufgabengleichneuesGeld...

FIS@UHH

22.11.2011Seite21


„AFoolwithaToolisstillaFool!“

(Quelle:GradyBooch,DeveloperoftheUnifiedModelingLanguage‐inconjunctionwithIvarJacobsonandJamesRumbaugh‐andChiefScientistinSoftwareEngineeringatIBMResearchLabs)

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