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F R A U N H O F E R - I N S T I T U T F Ü R
A R b E I T S w I R T S c H A F T U N d O R g A N I S AT I O N I A O
F O R U m | S E m I N A R E | A U S S T E l l U N g
Dokumenten- unD WorkfloW-management 2016Einführung von dokumenten-management-Systemen
SharePoint: grundlagen für Führungskräfte
Stammdatenmanagement und Informationsqualität
Stuttgart, 12. und 13. April 2016
V O R w O R T
»Digitale Prozesse mit Augenmaß« ist das Leitmotto des dies-
jährigen Forums für Dokumenten- und Workflow-Management
DMS. Die Themen der 22. Auflage könnten heute nicht aktuel-
ler sein: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Unter-
nehmensbereichen ist heute und in Zukunft mehr als je zuvor
Grundlage für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
»Digitalisierung« an sich ist aber noch kein Erfolgsrezept.
Mit der Auswahl der passenden IT-Werkzeuge müssen oft
organisatorische Veränderungen im Unternehmen einhergehen.
Die Implementierung neuer Technologien ist komplex und
zeitintensiv, und so schöpfen Unternehmen deren Potenziale
häufig noch nicht aus. Für eine ganze Reihe verschiedener Tools
gilt es Kosten und Nutzen abzuschätzen, vom Enterprise Con-
tent Management (ECM) über Social-Media-Konzepte bis hin
zu Usability-Konzepten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
motivieren und einbinden.
Referenten aus Forschung und Praxis geben daher praktische
Tipps und beleuchten wesentliche Aspekte und aktuelle Heraus-
forderungen am ersten Seminartag, 12. April 2016:
�� Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
�� SharePoint: Grundlagen für Führungskräfte
�� Stammdatenmanagement und Informationsqualität
Am Abend des 12. April haben Sie im Dormero Hotel Stuttgart
(SI-Centrum) die Gelegenheit, sich mit Teilnehmerinnen und Teil-
nehmern sowie Referenten des Seminars zu vernetzen. Lassen
Sie sich im The Dubliner-Irish Pub ab 19.30 Uhr inspirieren!
Am darauffolgenden Forumstag, 13. April 2016, laden wir Sie
herzlich ein, direkt von Unternehmensvertretern zu erfahren,
wie sie die Herausforderungen der Digitalisierung vor Kurzem
gemeistert haben. In einer begleitenden Ausstellung besteht
die Möglichkeit, Umsetzungsbeispiele auf Basis von Produkten
namhafter Aussteller kennenzulernen.
Wir freuen uns, Sie auf unserem 22. Dokumenten- und
Workflow-Management Forum in Stuttgart begrüßen zu dürfen.
Prof. Dr.-Ing. Prof. Dr.-Ing.
Wilhelm Bauer Anette Weisbecker
Institutsleiter stv. Institutsleiterin
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E I N F Ü H R U N g V O N d O k U m E N T E N -
m A N A g E m E N T- S y S T E m E N
Seminarbeschreibung
»Alles digital« – Geschäftsprozesse werden vereinfacht,
beschleunigt und vernetzt. Die Digitalisierung gilt als ein
Erfolgsfaktor zukunftsorientierter Unternehmen. Zugleich müssen
die Informationsflüsse organisiert und strukturiert werden. Hierzu
gehört auch, Dokumente professionell zu verwalten – eine der
größten Heraus- und zugleich wichtigsten Anforderungen in
Unternehmen.
Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme (DMS)
können Unternehmen dabei unterstützen, Informationsflüsse
zu beschleunigen, Unternehmensprozesse zu verschlanken und
große Mengen an Dokumenten zu organisieren.
Basis dafür ist der Einsatz leistungsfähiger Anwendungen im
Bereich des Dokumenten-Managements. Denn nur bei einer
effizienten Ablage der mit den Geschäftsprozessen verknüpften
Informationen und Dokumente können die Nutzeneffekte
moderner Informationsverarbeitungswerkzeuge ausgeschöpft
werden.
Hörsaal A
In diesem Seminar zeigen die Referenten des Fraunhofer IAO auf,
welche Schritte die Konzeption, Auswahl und Einführung einer
solchen Lösung umfassen und legen dar, welche Themen für die
einzelnen Projektphasen relevant sind. Welche Probleme dabei
auftreten und wie diese gelöst werden können, erläutern die
Experten anhand ihrer Erfahrungen aus vielfältigen Projekten der
letzten Jahre.
Seminarziel
Im Rahmen dieses Seminars werden die wichtigsten Stationen zur
erfolgreichen Implementierung von Dokumenten-Management-
Systemen im Unternehmen vorgestellt und diskutiert.
Zielgruppe
Entscheidungsträger aus IT und DV, IT-Koordinatoren, Manager
von Fachabteilungen und Verantwortliche für DMS-Einführung.
Referenten
Christoph Altenhofen, Mirjana Stanišić-Petrović,
Fraunhofer IAO, Stuttgart
Abendveranstaltung
Get-together ab 19.30 Uhr im The Dubliner-Irish Pub,
SI-Centrum Stuttgart
8.30 Uhr Registrierung
9.00 Uhr begrüßung
9.05 Uhr Einführung ins Thema | Motivation | Definitionen | Phasenmodell der Einführung
Phase 0: Initialisierung
10.30 Uhr kaffeepause
11.00 Uhr Phase 1: Ist-Analyse | Dokumentenanalyse | Prozessanalyse | Technische Analyse | Kosten-Nutzen-Analyse
Phase 2: Soll-konzeption | Soll-Konzept | Lastenheft
12.30 Uhr mittagspause
Hörsaal A
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m A N A g E m E N T- S y S T E m E N
13.30 Uhr Phase 3: Systemauswahl | Generelles Vorgehen | Marktrecherche | Kriterienkatalog | Anbieterbewertung
Phase 4: Implementierung
15.00 Uhr kaffeepause
15.30 Uhr Phasenübergreifende Aspekte | Akzeptanzbildung | Qualitätssicherung | Stolperfallen der Einführung | Juristische Aspekte
17.00 Uhr Ende des Seminartags
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F Ü R F Ü H R U N g S k R ä F T E
Seminarbeschreibung
Microsoft SharePoint ist eine der führenden Plattformen für
Intranet-Auftritte. Mit seinen mehreren Millionen Usern sowie der
engen Verbindung zu den MS-Office-Werkzeugen kommt nahezu
kein Unternehmen mehr an SharePoint vorbei. Der mächtige
Funktionsumfang ist aber nicht leicht zu überschauen und die
Komplexität der Software wird bei Einführungsprozessen häufig
unterschätzt. Genau hier setzt das Seminar an und vermittelt die
grundlegenden Konzepte von SharePoint.
Für jeden Teilnehmer wird ein Zugang zum seminarspezifischen
SharePoint-Portal eingerichtet und steht 14 Tage zur Verfügung.
Dadurch und durch die Einbindung von »Hands-on-Sessions«
können auch Führungskräfte und Entscheider die Möglichkeiten
und Grenzen der Software direkt nachvollziehen.
Hörsaal b
Seminarziel
Im Rahmen dieses Seminars werden die wichtigsten Bereiche in
Zusammenhang mit der Nutzung von SharePoint im Unterneh-
men vorgestellt und anhand von Beispielen veranschaulicht.
Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an Führungskräfte und Entscheider, die
selbst einen Einblick in SharePoint erhalten wollen.
Referenten
Prof. Dr. Ing Arno Hitzges, Hochschule der Medien HdM, Stuttgart
Patrick Schneider, Fraunhofer IAO, Stuttgart
Jens Gäbeler, Hochschule der Medien HdM, Stuttgart
Abendveranstaltung
Get-together ab 19.30 Uhr im The Dubliner-Irish Pub,
SI-Centrum Stuttgart
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F Ü R F Ü H R U N g S k R ä F T E
8.30 Uhr Registrierung
9.00 Uhr Einführung in SharePoint | Marktpositionierung, SharePoint-Wheel | Historie und Einsatzbereiche
9.30 Uhr Teamsite als basis für Zusammenarbeit | Möglichkeiten und Grenzen des Teamsite-Templates | Zentrale Dokumentenablage (Bibliotheken und
Ordner) | Ablagehierarchien und Metadaten (Termstore) | »Hands on«
10.30 Uhr kaffeepause
11.00 Uhr SharePoint und dokumentenmanagement | Grundfunktionalitäten von SharePoint | SharePoint-Erweiterungen | SharePoint und revisionssichere Archivierung | Digitale Geschäftsanwendungen in SharePoint
11.45 Uhr Workflowmanagement mit SharePoint | Was kann der Standard? | Was bieten 3rd Party Tools?
12.30 Uhr mittagspause
Hörsaal b
13.30 Uhr my Site – Social Network mit SharePoint | Die grundlegenden Konzepte der My Site | Die SP-Features für Social Networking in der
Unternehmenspraxis | Einsatzbeispiele aus der Praxis | »Hands on«
14.15 Uhr Finden statt suchen…
die möglichkeiten von SharePoint | Vorstellung der SharePoint-Suchmöglichkeiten | Einrichten von Suchcentern | Möglichkeiten der Administration | »Hands on«
15.15 Uhr kaffeepause
15.45 Uhr Technologieausblick | Office 365 und SharePoint Online | SharePoint 2016 – What‘s new? | On-Premise vs. Cloud – wohin geht die Reise?
16.30 Uhr diskussion: SharePoint-Einführung und -Rollout | Dos und Don‘ts | Stolperfallen und Chancen
17.00 Uhr Ende des Seminartags
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I N F O R m A T I O N S q U A l I T ä T
Seminarbeschreibung
Informationen bilden das Fundament jeglicher Geschäftstätigkeit.
Der Bedarf an ihnen ist in Unternehmen allgegenwärtig und ihre
Vielfalt scheint grenzenlos – seien es Kunden-, Produkt- oder
Lieferantendaten oder andere. Daher hängt der Erfolg eines
Unternehmens wesentlich von der Qualität der zur Verfügung
stehenden Informationen ab. In der Praxis warten unterschiedli-
che Herausforderungen, wie z. B. die Definition der Datenobjekte,
die Klärung von Verantwortlichkeiten sowie eine geeignete
Auswahl der IT-Unterstützung. An diesem Punkt setzt das Stamm-
datenmanagement an, mit dessen Hilfe die Informationsqualität
nachhaltig gesteigert und somit die Wettbewerbsfähigkeit
verbessert wird.
Das Thema Stammdatenmanagement ist aktueller denn je. Durch
die zunehmende Automatisierung der Geschäftsprozesse, eine
rasant wachsende Menge an Informationen und die steigende
Heterogenität der Stammdaten und Anforderungen entsteht in
vielen Unternehmen und Organisationen akuter Handlungsbe-
darf.
Stammdatenmanagement muss in erster Linie als organisato-
rische Aufgabe verstanden werden, deren Lösung häufig einer
technischen Unterstützung bedarf.
Seminarraum 1-3
Die Referenten des Fraunhofer IAO erklären in diesem Seminar,
welche Aspekte für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement
relevant sind, wie Stammdatenmanagementprojekte angegangen
werden können, welche Probleme dabei auftreten und wie diese
gelöst werden. Erlernte Ansätze und Konzepte werden in einem
anwendungsorientierten Fallbeispiel umgesetzt.
Seminarziel
Im Rahmen dieses Seminars werden die wichtigsten Bereiche
des Stammdatenmanagements im Unternehmen vorgestellt und
diskutiert.
Zielgruppe
Einsteigerseminar für Stammdatenmanagement.
Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen IT, Prozessmanage-
ment und Controlling.
Referenten
Johannes Sautter, Ekaterina Dobrokhotova,
Fraunhofer IAO, Stuttgart
Abendveranstaltung
Get-together ab 19.30 Uhr im The Dubliner-Irish Pub,
SI-Centrum Stuttgart
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I N F O R m A T I O N S q U A l I T ä T
Seminarraum 1-3
8.30 Uhr Registrierung
9.00 Uhr begrüßung und Vorstellungsrunde
9.30 Uhr Einführung in das Stammdatenmanagement | Motivation | Definitionen | Kosten geringer Informationsqualität
10.30 Uhr kaffeepause
11.00 Uhr gestaltungsbereiche des Stammdaten-
managements | Ursachen schlechter Informationsqualität | Positionierung des Stammdatenmanagements | Gestaltungsbereiche auf unterschiedlichen
Ebenen im Unternehmen
11.30 Uhr Fallbeispiel Teil I | Produktneuanlage: Ist-Analyse
12.30 Uhr mittagspause
13.30 Uhr data governance und datenqualitäts-
management | Data Governance als Informationsqualitäts-
organisation | Datenqualitätsmanagement als Führungssystem | Hauptprozesse des Stammdatenmanagements | Rollen und Verantwortlichkeiten
14.15 Uhr Fallbeispiel Teil II | Produktneuanlage: Soll-Prozesse
15.00 Uhr kaffeepause
15.30 Uhr Vorgehen in Stammdatenprojekten | Herangehensweise an Projekte | Maßhalten beim Stammdatenmanagement | Stolpersteine
16.30 Uhr Evaluation und Abschlussrunde
17.00 Uhr Ende des Seminartags
A U S S T E l l E R
m I T T w O c H , 1 3 . A P R I l 2 0 1 6
amagno GmbH & Co. KG
Ceyoniq Technology GmbH
COI GmbH
DM Dokumenten
Management GmbH
EASY SOFTWARE AG
ELO Digital Office GmbH
lobodms
k O O P E R A T I O N S P A R T N E R
it.conex GmbH
Konica Minolta
IT Solutions GmbH
T-Systems Multimedia
Solutions GmbH
webix solutions GmbH
windream GmbH
F O R U m
m I T T w O c H , 1 3 . A P R I l 2 0 1 6
Moderation: Mirjana Stanišić-Petrović
9.00 Uhr begrüßung und Eröffnung der Veranstaltung
Dr.-Ing. Dietmar Kopperger, Leiter Software-
management, Fraunhofer IAO, Stuttgart
9.10 Uhr dmS – Arbeitsplatz der Zukunft?
Prof. Dr. Anette Weisbecker, stellv. Institutsleiterin,
Fraunhofer IAO, Stuttgart
9.50 Uhr dokumente im Prozess | Digitalisierung von Abläufen | Wie altmodisch ist eine Akte?
Dr. Gunther Reinhard, Leiter Prozessmanagement & IT,
CIO, Schöck Gruppe, Baden-Baden
10.20 Uhr Vorstellung der Aussteller
Mirjana Stanišić-Petrović, stellvertretende Leiterin
Zentrum für Dokumenten- und Workflow-
Management, Fraunhofer IAO, Stuttgart
10.50 Uhr Pause und besuch der Ausstellung
Hörsaal A und b
11.15 Uhr Transparenz und Flexibilität im Sozialpartner-
management der dTAg | Analyse der Ist-Situation und Evaluation des
Zielbilds | Entwicklung von zentralen und bereichseigenen
Metadaten | Roll-Out und Change-Maßnahmen
Jürgen Kühn, Senior Projektmanager, agv:comunity
Arbeitgeberverband für Telekommunikation und IT e. V.,
Bonn
11.45 Uhr Einblick einer Forschungseinrichtung in die
Einführung eines dmS als laufendes Projekt | Anforderungen des Fraunhofer ICT ans DMS | Systematik und Vereinheitlichung der Strukturen
in den einzelnen Produktbereichen | Individuelle Gewohnheiten vs. Bedien- und
Nutzerfreundlichkeit | Schnittstellen | Erwartete und unerwartete Schwierigkeiten
Matthias Kühn, Projektleitung Einführung des DMS,
Fraunhofer-Institut für Chemische Technologie ICT,
Pfinztal
12.15 Uhr mittagspause und besuch der Ausstellung
Moderation: Christoph Altenhofen
13.30 Uhr Implementierung eines dmS in einem
Sharepoint-basierten Intranet | Problem verteilter Ressourcen und ineffektiver
Abstimmungen | DMS-Inhalte unter Sharepoint nutzbar machen
und vice versa | Heterogene Arbeitsweisen in den Arbeits-
disziplinen der EKKW realisieren – Grenzen der
Standardisierung | Weitere Herausforderung: Wie vermeiden wir
es, bei der Übersetzung von analog nach digital,
Prozesse nicht zu verschlimmbessern!?
Torben Busse, Leiter Informations- und Kommunikations-
technik, Landeskirchenamt der EKKW, Kassel
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Hörsaal A und b
14.00 Uhr Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung bei
der mANN+HUmmEl gmbH | Ausgangssituation | Genutzte Workflow-Typen (Informationsworkflow,
Freigabeworkflow) | Reduzierung von Freigabeworkflow aufgrund
vorgelagerter P2P-Prozesse
Daniela Goth, Leitung Accounting & Closing Deutsch-
land, MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG,
Ludwigsburg
14.30 Uhr dmS-Einführung bei einem mittelständischen
Unternehmen – Erfahrungen, Risiken und
Nebenwirkungen | Kenne ich meine Abläufe? | Welche Dokumente werden in welcher Menge
bisher bewegt? | Wie integriere ich mein DMS mit dem vor-
handenen ERP? | Wer »übt« an der Testversion?
Holger Weidmann, Geschäftsführer, Krautzberger GmbH,
Eltville am Rhein
15.00 Uhr digital collaboration at carglass®
| Business Change Management | Upgrade der Unternehmenssoftware (ERP) | Aufbau einer Service-orientierten Architektur
(SOA) | Wissensmanagement
N.N., Carglass GmbH, Köln, Kai Hussong, Produkt-
manager, Horus software GmbH, Ettlingen
15.30 Uhr Pause und besuch der Ausstellung
16.00 Uhr kundenakten Integration mit Sharepoint
bei All for One Steeb Ag | Ausgangssituation und Motivation | Adressierung von Digital Natives & Immigrants –
ein System für alle! | Einführungsstrategie und Vorgehensweise | Benutzerschnittstellen und Workflows | Fazit
Jörgen Dalhoff, Organisationsentwicklung,
Mitglied des Aufsichtsrat, All For One Steeb AG,
Filderstadt
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m I T T w O c H , 1 3 . A P R I l 2 0 1 6
Hörsaal A und b
16.30 Uhr Notwendigkeit einer Schnittstelle im
Anwaltsbereich an Hand des eingesetzten
dmS-Systems & RA mIcRO | Evaluation und Bewertung der technologischen,
organisatorischen sowie prozessualen Gegeben-
heiten zu DMS Einführung bei der Anwaltskanzlei | Optimierung des Zusammenspiels von Geschäfts-
und IT-Prozessen mit IT Dienstleister | Entwicklung, Implementierung und Roll out einer
neuen digitalen Anwaltsakte mit Workflow-
prozessen im DMS System für insgesamt
18 Mitarbeiter
Eugen Ewig, Rechtsanwalt, Rechtsanwälte GPE Gather
Plössner Ewig, Bonn, Rechtsanwaltskanzlei und Steuer-
berater
17.00 Uhr digital dmS – ein Erfolgsrezept? | Podiumsdiskussion mit Ausstellern, Referenten
und Teilnehmern
17.30 Uhr Ende des Veranstaltungstags
A l l g E m E I N E H I N w E I S E
A N m E l d U N g | Die Anmeldung erfolgt anhand der
beiliegenden Karte oder im Internet unter folgender Adresse:
www.iao.fraunhofer.de/vk332.html
T E I l N A H m E g E b Ü H R | Die Teilnahmegebühr für einen
Veranstaltungstag beträgt 545 € pro Person. Für zwei Veran-
staltungstage fallen 945 € an. In der Gebühr enthalten sind die
Teilnahme an den Vorträgen, Tagungsunterlagen, das Mittag-
essen sowie die Erfrischungen während der Pausen und die
Abendveranstaltung.
F R Ü H b U c H E R R A b AT T | Bei einer Anmeldung bis zum
1. März 2016 wird ein Frühbucherrabatt in Höhe von 50/100 €
bei der Buchung von 1/2 Tagen gewährt.
S O N d E R k O N d I T I O N E N | Mitglieder von Baden-Württem-
berg: Connected (bwcon), Unternehmen in der Region Stuttgart
(Stadt Stuttgart oder Landkreise BB, ES, GP, LB und WN) sowie
Mitglieder der Gesellschaft für Informatik erhalten einen Rabatt
in Höhe von 50/100 € bei einer Buchung von 1/2 Tagen. Dieses
Angebot ist mit dem Frühbucherrabatt kombinierbar.
H O c H S c H U l R A b AT T | Mitarbeiter von Hochschulen und
Forschungseinrichtungen erhalten eine Ermäßigung von 50 Pro-
zent auf die Teilnahmegebühren. Dieses Angebot ist nicht mit
anderen Ermäßigungen kombinierbar.
Verein zur Förderungproduktionstechnischer Forschung e.V., Stuttgart
FpF
A N m E l d E S c H l U S S | 5. April 2016
U m S c H R E I b U N g U N d A b m E l d U N g | Die Umschrei -
bung der Anmeldung auf einen anderen Teilnehmer / eine andere
Teilnehmerin ist mit zu teilen und jederzeit kostenlos möglich. Bei
einer Abmeldung bis zum 31. März 2016 werden 75 € berechnet.
Bei späteren Abmeldungen wird die volle Teilnahmegebühr
berechnet.
A N F A H R T | Eine Anfahrtsskizze, weitere organisatorische
Details sowie die Rechnungsstellung erhalten Sie zusammen
mit der An melde bestätigung. Eine elektronische Anfahrtsskizze
erhalten Sie im Internet unter www.iao.fraunhofer.de/anfahrt.
TA g U N g S O R T | Fraunhofer-Institutszentrum Stuttgart,
Nobelstraße 12, 70569 Stuttgart, Hörsäle A, B und
Seminarraum 1-3
I N F O R m AT I O N E N
Mirjana Stanišić-Petrović
Telefon + 49 711 970-2413
Daniela Nedić-Petrović
Telefon + 49 711 970-2411
V E R A N S TA lT E R | Verein zur Förderung produktions-
technischer Forschung (FpF) e.V., Stuttgart und Fraunhofer IAO,
Stuttgart
V E R A N S TA lT U N g S O R g A N I S AT I O N
Fraunhofer IAO, Veranstaltungsmanagement
Nobelstraße 12, 70569 Stuttgart
Telefon + 49 711 970-2080, Fax -2157
Z I m m E R V E R m I T T l U N g | Sollten Sie für Ihren Aufenthalt
in Stuttgart ein Hotelzimmer benötigen, wenden Sie sich mit
dem Stichwort »Fraunhofer IAO – DMS 2016«:
dORmERO Hotel Stuttgart
Telefon +49 711 721-2104
Plieninger Straße 100 | 70567 Stuttgart | www.dormero.de
Sonderrate: 80 € (inkl. Frühstück)
Abrufbar bis 22. März 2016
oder wenden Sie sich an:
Stuttgart Marketing GmbH
www.stuttgart-tourist.de
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R E c H N U N g S A d R E S S E
Name, Vorname
Firma
Postfach, Straße
Postleitzahl, Ort
28
A N m E l d U N g P E R P O S T O d E R
F A x + 4 9 7 1 1 9 7 0 - 2 1 5 7
Hiermit melde ich mich zu den Seminaren (545 € p. P.)
am Dienstag, 12. April 2016 an. (Eine Auswahl möglich)
�� Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
�� SharePoint: Grundlagen für Führungskräfte
�� Stammdatenmanagement und Informationsqualität
�� Hiermit melde ich mich zum Forum (545 € p. P.)
am Mittwoch, 13. April 2016 an.
�� Hiermit melde ich mich zur Teilnahme an beiden Tagen an
(945 € p. P.)
�� Ich möchte zusätzlich an der Abendveranstaltung am
Dienstag, 12. April 2016 teilnehmen.
H I N w E I S | Gemäß dem Bundesdatenschutz gesetz unter richten
wir Sie über die Speicherung Ihrer Anschrift in einer Datei und die
Bearbeitung mit automatischen Verfahren. Die im Programm be-
kannt gege benen Bedingungen der An mel dung und Abmeldung
habe ich zur Kenntnis genommen.
Titel, Name, Vorname
Firma
Abteilung
Postfach, Straße
Postleitzahl, Ort
Telefon, Fax, E-Mail
Ort, Datum, Unterschrift
