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Ferti gungsunternehmen senkt mit “Voice and Conferencing”-Lösung Kosten um 50 Prozent

“Durch den Einsatz von Lync Enterprise Voice sind wir in der Lage, unsere Kommunikati onskosten gegenüber den Kosten für den Austausch und die Wartung unserer PBX-Systeme um 50 Prozent zu senken.”

Steff an Haas, Head of IT Infrastructure,Freudenberg Sealing Technologies

Freudenberg Sealing Technologies (FST) bietet hochwerti ge, maßgeschneiderte Produkte und Anwendungen für Kunden in den unterschiedlichsten Branchen – von der Automobilindustrie über den Maschinenbau bis hin zur Medizintechnik. Um die hohen Reise- und Telefonkosten zu senken, führte FST eine Unifi ed Communicati ons-Lösung von Microsoft ein und hat auf diese Weise seinen Mitarbeitern in allen europäischen Niederlassungen Anwesenheits-, Instant-Messaging-, Audio- und Videokonferenz-, Desktopfreigabe- und Online-Meeti ng-Funkti onen zur Verfügung gestellt. Kürzlich hat das Unternehmen mit Unterstützung des Microsoft -Partners Glück & Kanja außerdem den Microsoft Lync Server 2013 eingeführt, um durch erweiterte Funkti onen für Videokonferenzen und Online-Meeti ngs die Reisekosten zusätzlich zu senken.

Situati onDas in Weinheim ansässige Unternehmen Freudenberg Sealing Technologies (FST) ist Zulieferer und Entwicklungspartner für Kunden in den unterschiedlichsten Branchen, von der Automobilindustrie über den Maschinenbau, die Prozesstechnologie, Medizintechnik, Lebensmitt elindustrie und Pharmazeuti k bis hin zur Landwirtschaft s- und Baumaschinenindustrie. FST beschäft igt rund 8.000 Mitarbeiter in 22 Ferti gungsstätt en in Österreich, Tschechien, Frankreich, Deutschland, Ungarn, Italien, Spanien, der Türkei und Großbritannien.

Vor rund fünf Jahren sah sich FST mit steigenden Reisekosten konfronti ert, da das Auft ragsvolumen zunahm und immer mehr Mitarbeiter außer Haus zum Einsatz kamen. Der CFO von FST forderte das IT-Team auf, eine Kommunikati onslösung zur Senkung dieser Kosten zu fi nden – und zwar möglichst schnell. Das IT-Team bat daraufh in Glück & Kanja, ein Mitglied des Microsoft Partner Network, um Hilfe bei der Auswahl und Einführung einer geeigneten Lösung. „Glück & Kanja haben uns geholfen, unsere Opti onen abzuwägen, und wir haben uns dann für den Microsoft Offi ce Communicati ons Server 2007 entschieden, weil er genau die Anwesenheits-, Instant-Messaging- und Konferenzfunkti onen bietet, die wir benöti gten, und außerdem mit unseren bestehenden Microsoft -Lösungen kompati bel ist“, erklärt Steff an Haas, Head of IT Infrastructure bei FST. Mit Unterstützung von Glück & Kanja war die Lösung bei FST innerhalb von nur 10 Tagen einsatzbereit.

Die Mitarbeiter nahmen das neue System schnell an. Haas berichtet zufrieden: „Wir mussten unseren Mitarbeitern die neue Microsoft -Kommunikati onslösung gar nicht erst schmackhaft machen. Alle, die von Kollegen von den neuen Konferenz- und Anwesenheitsfunkti onen gehört hatt en, wollten sofort ebenfalls vernetzt werden.“

Kundenprofi lFreudenberg Sealing Technologies GmbH & Company KG ist die europäische Holdinggesellschaft von Freudenberg Sealing Technologies (FST). Das Unternehmen beschäft igt rund 8.000 Mitarbeiter in 22 Ferti gungsstätt en in ganz Europa.

Geschäft ssituati onFST wollte mithilfe der neuesten Kommunikati onstechnologien seine Produkti vität steigern und Reisekosten senken.

LösungFST hat Microsoft Lync Server 2013 eingeführt und profi ti ert nun von den erweiterten Funkti onen für Videokonferenzen und Online-Meeti ngs des Angebots.

Vorteile▪ Kostensenkung um 50 Prozent▪ Verbesserte Kommunikati on▪ Höhere Produkti vität

FREUDENBERG SEALING TECHNOLOGIESFST führt Microsoft Lync Server 2013 ein

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FST hat seine Microsoft -Kommunikati onslösung im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert, um seine Mitarbeiter opti mal zu unterstützen. Rund 4.500 Mitarbeiter nutzen die Lösung täglich für die Anzeige ihres Anwesenheitsstatus, Instant Messaging, Ad-hoc-Online-Meeti ngs, Audio- und Videokonferenzen oder die Desktopfreigabe. 2010 führte FST den Microsoft Lync Server 2010 ein und begann gleichzeiti g, seine in die Jahre gekommenen und teuren PBX-Systeme (Private Branch Exchange) durch Lync Enterprise Voice zu ersetzen. Derzeit wird Lync von rund 1.500 Mitarbeitern als Hauptlösung für die Sprachkommunikati on genutzt.

LösungDa FST stets darum bemüht ist, seinen Mitarbeitern die neuesten Technologien zur Verfügung zu stellen, hat das Unternehmen kürzlich in Zusammenarbeit mit Glück & Kanja den Lync Server 2013 eingeführt. „Wir haben uns in Bezug auf unsere Microsoft -Kommunikati onslösung in den letzten sechs Jahren immer auf Glück & Kanja verlassen, da sie das nöti ge Know-how für eine reibungslose Implementi erung besitzen“, lobt Haas. In Zusammenhang mit der Einführung von Lync Server 2013 unterstützte Glück & Kanja FST bei der Konfi gurati on von zwei Front-End-Server-Pools mit gespiegelten Microsoft SQL Server-Datenbanken zur Sicherung der Geschäft skonti nuität im Fall eines Systemausfalls.

Mit der Einführung von Lync Server 2013 will FST Lync Enterprise Voice einer noch größeren Zahl von Mitarbeitern zugänglich machen. In den größeren Niederlassungen nutzt das Unternehmen Lync als Ersatz für überalterte PBX-Systeme, die teuer und nur schwer zu verwalten sind. Zur Verbindung von Lync Server mit dem Festnetz werden AudioCodes-Gateways eingesetzt. In den kleineren Niederlassungen setzt FST Survivable Branch Appliances (SBAs) von AudioCodes ein, die auf kosteneff ekti ven Media-Gateways unter Nutzung der Survivable Branch Appliance von Microsoft basieren. Die Soft ware gewährleistet auch noch bei weiträumigen Netzwerkausfällen eine funkti onierende Festnetzverbindung.

Die Mitarbeiter nutzen die neueste, speziell für den Einsatz mit Lync Server entwickelte Voice-Hardware sowie Jabra-Headsets und Jabra-410-Speakerphone. „Unsere Mitarbeiter arbeiten gern mit dem Jabra Speakerphone, weil es schnurlos und leicht einzurichten ist“, erklärt Haas. „Solange Sie das Speakerphone und einen Laptop haben, können sie jederzeit ganz einfach eine spontane Konferenz mit drei oder vier Teilnehmern abhalten.“ FST nutzt auch Polycom-CX600-IP-Tischtelefone, die Lync-Funkti onen wie Telefonbuchsuche und Anwesenheitsinformati onen bieten.

Um Audiokonferenzen mit externen Kontakten abzuhalten, verlassen sich die Mitarbeiter ausschließlich auf den Microsoft Lync 2013 Client. Dank Lync konnte FST gleich mehrere Audio-Conferencing-Services durch eine einzige Lösung ersetzen. „In der Vergangenheit hatt en lokale Niederlassungen oder sogar einzelne Abteilungen unterschiedliche Verträge“, erklärt Haas. „Jetzt haben wir nur noch eine Konferenznummer für jedes Land.“ Mitarbeiter können darüber hinaus auch die Microsoft Lync Web App nutzen, um Online-Meeti ngs abzuhalten. Externe Teilnehmer können mit der Lync Web App an einem Meeti ng teilnehmen und über die meisten Browser alle benöti gten Audio-, Video- und Desktopfreigabe-Funkti onen erhalten.

Die Mitarbeiter von FST schätzen in Videokonferenzen vor allem die Videogalerie-Funkti on von Lync, weil sie so während des Meeti ngs die Reakti onen aller Teilnehmer verfolgen können. Durch die gleichzeiti ge Ansicht von bis zu fünf Video-Streams sehen sie die Reakti onen ihrer Gesprächspartner auf Informati onen oder Materialien, die während der Konferenz präsenti ert werden. Das Unternehmen hat die Konferenzräume mit Logitech-B910-HD-Webcams ausgestatt et. Derzeit führt FST außerdem den Videokompressionsstandard H.264 Scalable Video Coding ein, der hochwerti ge Bit-Streams so verschlüsselt, dass beim Empfänger je nach Bandbreite immer die bestmögliche Wiedergabe gewährleistet ist. Auch für Vier-Augen-Gespräche greifen die Mitarbeiter gern auf die Videokonferenzfunkti on von Lync 2013 zurück. Zudem werden die in Microsoft PowerPoint eingebett eten Medien bereits für Präsentati onen genutzt. „PowerPoint und die Vorschaufunkti onen bieten enorme Vorteile im Meeti ng“, so Haas.

“Dank der Galerieansicht in Lync 2013 können unsere Mitarbeiter in Konferenzen unmitt elbar erleben, wie die Reakti on ihrer Gesprächspartner auf Präsentati onen ausfällt.”

Steff an Haas,Head of IT Infrastructure,

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VorteileDurch das Upgrade auf Lync Server 2013 erhofft sich FST weitere Kostensenkungen. Das Unternehmen ist zudem überzeugt davon, dass die Funkti onen der neuesten Version, wie z. B. die verbesserte Videokonferenzfunkti on, den Mitarbeitern helfen, ihre Produkti vität zu opti mieren und ihre Beziehungen zu stärken.

Kostensenkung um 50 ProzentMit der Einführung von Lync Enterprise Voice konnte FST eine signifi kante Senkung seiner Telefonkosten erreichen, unter anderem durch den Austausch der alten, wartungsintensiven PBX-Systeme. Angesichts der standortübergreifenden Einführung von Lync Server 2013 und der konti nuierlichen Ersetzung der veralteten PBX-Systeme sind für die Zukunft weitere Kostensenkungen abzusehen. „Im Vergleich zu den Kosten für Austausch und Wartung unserer PBX-Systeme können wir mit Lync Enterprise Voice unsere Kommunikati onskosten um 50 Prozent senken“, erklärt Haas.

Dank der Funkti onen für Konferenzschaltung, Online-Meeti ngs und Desktopfreigabe in Lync 2013 verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit auf Reisen von einer Niederlassung zur anderen oder zum Kunden, sodass sich für FST auch die Reisekosten reduzieren. „Wir konnten unsere Reisekosten erheblich senken, weil die Mitarbeiter jetzt einfach über Lync zusammenarbeiten können“, schwärmt Haas. Auch die Kosten für Fern- und Mobilfunkgespräche sind gesunken. „Wir müssen uns jetzt keine Gedanken mehr über Gesprächskosten machen, denn wir können einfach über Lync mit anderen Niederlassungen kommunizieren“, so Haas. „Auch Mitarbeiter auf Reisen können Lync nutzen, um ihr Büro oder die Familie anzurufen, anstatt dafür das Handy zu verwenden.“

Verbesserte Kommunikati onFST erhofft sich durch die opti mierten Videofunkti onen im Lync Server 2013 eine verbesserte Kommunikati on innerhalb des ganzen Unternehmens. „Dank der Galerieansicht in Lync 2013 können unsere Mitarbeiter in Konferenzen unmitt elbar erleben, wie die Reakti on ihrer Gesprächspartner auf Präsentati onen ausfällt“, so Haas. „Sie sind sich auch bewusst, dass sie selbst beobachtet werden, sind daher aufmerksamer und lassen sich weniger von anderen Dingen ablenken.“

Die Führungskräft e von FST schätzen die verbesserte Videoqualität. „Unsere oberste Geschäft sführung wollte die HD-Funkti onen von Lync für ihre Peer-to-Peer-Meeti ngs nutzen, weil die Gespräche durch die deutliche Mimik und Körpersprache eine ganz andere Qualität gewinnen“, erklärt Haas. Auch die Beziehungen zwischen den Kollegen werden gestärkt, wenn sie sich häufi ger sehen und nicht nur miteinander telefonieren. Haas fügt hinzu: „Auch die Vorschaufunkti on für Folienpräsentati onen oder die Möglichkeit für Teilnehmer, zwischen Folien umzuschalten, trägt zu einer besseren Kommunikati on bei, weil die Mitarbeiter auf diese Weise Materialien besser einsehen und gezielt Fragen stellen können.“

Anwenderfreundlichkeit für mehr Produkti vitätDurch die Bereitstellung von Lync hat FST viele alltägliche Aufgaben seiner Mitarbeiter erleichtert, wie beispielsweise die Einladung interner und externer Teilnehmer zu Audiokonferenzen. „Früher haben die Mitarbeiter viel Zeit damit vertan, die Telefonnummern ihrer Meeti ng-Teilnehmer zu fi nden“, erklärt Haas. „Mit Lync 2013 können sie in Microsoft Outlook ein Lync-Meeti ng mit nur einem Klick ansetzen.“ Weil es so einfach ist, Meeti ngs anzusetzen und daran teilzunehmen, wurden die Konferenzfunkti onen sehr gut angenommen.

Mit der Lync Web App können die Mitarbeiter auch Meeti ngs mit externen Kunden und Partnern produkti ver gestalten. „Mit der Lync Web App können alle Teilnehmer Video- und Desktopfreigabefunkti onen nutzen, sodass die Meeti ngs wesentlich produkti ver ablaufen“, so Haas.

“Mit der Lync Web App können alle Teilnehmer Video- und Desktopfreigabefunkti onen nutzen, sodass die Meeti ngs wesentlich produkti ver ablaufen.”

Steff an Haas,Head of IT Infrastructure, Freudenberg

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LogitechLogitech bietet die ausgereifte, erstklassige Audio- und Videoleistung, die für qualitativ hochwertige Videokonferenzen erforderlich ist. Die Webcams und Videokonferenzlösungen von Logitech wurden speziell für Unternehmen entwickelt und verfügen in allen Preislagen über optische Komponenten und Sensoren von höchster Qualität.

Weitere Informationen über für Lync getestete und geeignete Logitech-Geräte finden Sie unter: www.logitech.com

JabraJabra bietet ein umfassendes Portfolio von Geräten mit und ohne Kabelverbindung, die optimal für den Einsatz mit Lync geeignet sind. Diese Geräte werden von Microsoft getestet und garantieren Lync-Usern ein angenehmes und integriertes Nutzererlebnis. Auf Grundlage einfacher, verlässlicher und anwenderfreundlicher Geräte sorgt Jabra dafür, dass Anwender genau die Geschäftsproduktivitäts- und Effizienzsteigerungen sowie Kostensenkungen realisieren können, die sie von der verbesserten Voice-Collaboration mit Lync erwarten.

Weitere Informationen über für Lync getestete und geeignete Jabra-Geräte finden Sie unter: www.jabra.com

PolycomFür Microsoft Lync optimierte Polycom-Lösungen bieten ein einheitliches, intuitives Collaboration- Erlebnis, bei dem einzelne Gesprächsteilnehmer oder Gruppen Kollegen in aller Welt spontan sehen, hören und sprechen können. Dadurch ergeben sich eine verbesserte Zusammenarbeit, optimierte Betriebsabläufe und schnellere, fundiertere Entscheidungen. Polycom liefert umfassende Voice- und Video-Collaboration- Lösungen für Microsoft Lync. Die Produktpalette umfasst mehr als 40 verschiedene Angebote, von USB/IP/Funktelefonen über Desktop-Video- bis hin zu immersiven Raumlösungen.

Weitere Informationen über für Lync getestete und geeignete Polycom-Lösungen finden Sie unter: www.polycom.com/microsoft

Glück & KanjaGlück & Kanja Consulting AG ist Mitglied im Microsoft Partner Network und Microsoft Cloud Accelerate-Partner und gehört zu den führenden Consultinghäusern für Kommunikationssysteme in Deutschland. Glück & Kanja ist spezialisier t auf Enterprise-IT-Infrastrukturen und Kommunikationslösungen auf Basis von Microsoft Kommunikations-, Collaboration- und Messaging-Technologien. Das Unternehmen entwickelt jedoch auch eigene Lösungen sowie Anwendungen auf Basis von Microsoft-Technologien und bietet Monitoring und Support für geschäftskritische Systeme.

Weitere Informationen über die Produkte und Dienstleistungen von Glück & Kanja erhalten Sie telefonisch oder unter: www.glueckkanja.com/lync

Hauptsitz Rhein-Main Glück & Kanja Consulting AG Kaiserstr. 39 63065 Offenbach T +49 69 8007060consulting@glueckkanja.com

Niederlassung Südwest Glück & Kanja Consulting AG Esslinger Str. 770771 Leinfelden-EchterdingenT +49 711 4605330stuttgart@glueckkanja.com

Niederlassung NordGlück & Kanja Consulting AGHans-Henny-Jahnn-Weg 5322085 HamburgT +49 40 30036750hamburg@glueckkanja.com

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