Microsoft ® Lync 2010 Konferenzen und Zusammenarbeit – Schulung

Microsoft® Lync™ 2010Konferenzen und Zusammenarbeit– Schulung

Lernziele

In diesem Kurs wird Folgendes vermittelt:

• Einrichten der Anwendung für OnlinebesprechungenEinwahlkonferenzen und persönliche Identifikationsnummer

• Planen einer OnlinebesprechungBesprechungen mit mehreren Teilnehmern/mehreren Plattformen mit Lync und Outlook

• Vorführen einer professionellen Präsentation Formelle Präsentationen mit Bildschirmfreigabe, PowerPoint und Whiteboard

• Zusammenarbeit mit jedermann und überall Zusammenarbeit mit Kollegen ungeachtet von deren Standort

• Verwenden von Microsoft Lync AttendeeTeilnehmen an Onlinebesprechungen, wenn Lync nicht installiert ist

Einrichten der Anwendung für OnlinebesprechungenIn diesem Abschnitt werden die folgenden Themen behandelt:

• Einwahlkonferenzen

• Einrichten Ihrer persönliche Identifikationsnummer (PIN)

ZURÜCK ZU „ZIELSETZUNGEN“

Grundlegendes zu Einwahlkonferenzen

EinwahlkonferenzenEinwahlkonferenz ist eine Audiooption für Onlinebesprechungen, die es den unternehmensinternen und -externen Teilnehmern ermöglicht, per Telefon am Audioteil einer Besprechung teilzunehmen. Die Teilnehmer können einfach die in der Besprechungseinladung angegebene Nummer wählen, die Konferenzkennung eingeben und dann am Audioteil der Besprechung teilnehmen.

Persönliche Identifikationsnummer (PIN-Nummer)Wenn Sie sich nicht im Unternehmensnetzwerk befinden und sich per Telefon als Gesprächsleiter oder authentifizierter Anrufer in eine Besprechung einwählen möchten, benötigen Sie Ihre Durchwahl und die PIN.

Ein authentifizierter Anrufer ist ein Benutzer aus demselben Unternehmen wie der Besprechungsorganisator oder aus einem Partnerunternehmen. Jeder Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens kann über seine PIN und seine Durchwahl als authentifizierter Anrufer an der Besprechung teilnehmen. Wenn Sie Ihre PIN verwenden, werden Sie identifiziert und authentifiziert, und Ihr Name wird zusammen mit Ihrer Rolle in der Teilnehmerliste angezeigt.

Hinweis: Sie können sich auch ohne PIN in die Besprechung einwählen, werden dann aber nicht authentifiziert und können auch nicht als Gesprächsleiter fungieren.


Einrichten der persönlichen Identifikationsnummer Greifen Sie mit einer der folgenden Methoden auf die Einstellungsseite für die

PIN zu:

• Öffnen Sie Microsoft Lync, klicken Sie auf das Dropdownmenü neben der Schaltfläche Optionen, klicken Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Einstellungen für Einwahlkonferenzen.

• Öffnen Sie Lync, klicken Sie auf die Schaltfläche Telefon , und klicken Sie dann auf PIN.

Anzeigen der PIN-Einstellungen

1. Klicken Sie auf der PIN-Einstellungsseite unter Persönliche Identifikationsnummer auf Anmelden.

2. Klicken Sie in der Liste Sprache auf die gewünschte Sprache, und klicken Sie dann auf Anmelden.

3. Klicken Sie auf der Seite Neue PIN erstellen auf PIN oder PIN ändern.Geben Sie im Textfeld PIN eine Zahl ein, die den Anforderungen für eine neue PIN entspricht, und geben Sie die PIN im Textfeld PIN bestätigen erneut ein. Klicken Sie anschließend auf OK.

HINWEIS: Sie müssen sich im Unternehmensnetzwerk befinden, um Ihre PIN einrichten zu können.


Einstellungen für Einwahlkonferenzen

Die Seite Einstellungen für Einwahlkonferenzen enthält noch weitere hilfreiche Informationen wie die folgenden:

• Zugewiesene KonferenzinformationenHierbei handelt es sich um die Ihnen zugewiesene Konferenzkennung und die Besprechungs-URL. Diese Werte werden automatisch in die Besprechungseinladung aufgenommen, wenn Sie mit dem Outlook-Add-In eine Besprechung planen. Sie können die zugewiesenen Konferenzinformationen über den Link auf der Seite zurücksetzen.

• KonferenzeinwahlnummernMithilfe dieser Liste können die Teilnehmer die für ihren Standort geltenden lokalen Telefonnummern finden.

• DTMF-Steuerelemente für die konferenzinterne Nutzung (Zweitonmehrfrequenzwahl oder Tonwahl) Mit diesen Tonwahlbefehlen können Sie Besprechungsfunktionen steuern, wie Stummschalten, Stummschaltung aufheben, Sperren, Entsperren usw.

Planen einer Onlinebesprechung


In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen behandelt:

• Planen einer Onlinebesprechung mit Outlook

• Auswählen der Besprechungsoptionen

• Auswählen der Audiooptionen

Planen einer Onlinebesprechung

Das Onlinebesprechungs-Add-In für Microsoft Outlook wird automatisch bei der Installation von Lync installiert.

Verwenden Sie zum Planen einer Onlinebesprechung eine der folgenden Optionen:


• Klicken Sie auf der Registerkarte Start von Outlook auf Neue Elemente, und klicken Sie dann auf Onlinebesprechung. Wechseln Sie in Outlook zur Kalenderansicht, und klicken Sie dann im Outlook-Menüband auf Neue Onlinebesprechung, um die Besprechung zu planen.

ODER

• Doppelklicken Sie in der Kalenderansicht auf die Uhrzeit, zu der die Besprechung stattfinden soll. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Onlinebesprechung.

Onlinebesprechung

Die Besprechungseinladung

Nun wird eine Onlinebesprechungseinladung mit den folgenden Informationen geöffnet:

• Link zur Teilnahme an der Onlinebesprechung

• Audioinformationen

• Konferenzkennung

• Option zum Zurücksetzen der PIN

• Hilfe für erstmalige Benutzer


Hinweis: Sie können die Besprechungstagesordnung oberhalb oder unterhalb der gepunkteten Linien in der Einladung hinzufügen. Ändern Sie nicht die Besprechungsinformationen zwischen den gepunkteten Linien. Damit könnten Sie verhindern, dass Personen an Ihrer Besprechung teilnehmen können.

Anpassen der Besprechungsoptionen

Zum Ändern der standardmäßigen Besprechungsoptionen klicken Sie im Outlook-Menüband auf Besprechungsoptionen, um die Optionen Zugriffsebenen, Referenten und Audio anzupassen.

Wählen Sie Zugriff und Referenten für diese Besprechung anpassen aus. Beachten Sie, dass Sie mit der Auswahl dieser Option einen neuen Besprechungslink und eine neue Konferenzkennung erhalten.

Wählen Sie im Bereich Zugriff & Referenten die geeigneten Optionen aus. Diese Optionen werden in diesem Abschnitt im Detail erörtert.


Anpassen des Zugriffs auf die Besprechung

Entscheiden Sie, wer sich bei der Besprechung anmelden kann, ohne im Wartebereich warten zu müssen. Der Wartebereich ist ein virtueller Warteraum, und nur der Besprechungsorganisator und die Referenten können entscheiden, wer aus dem Wartebereich zugelassen wird. Wählen Sie im Bereich Zugriff eine der folgenden Optionen aus:


Nur Organisator (gesperrt): Nur der Besprechungsorganisator kann sich direkt bei der Besprechung anmelden, ohne im Wartebereich warten zu müssen.

Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen: Nur Personen, die Sie eingeladen haben und die sich im Unternehmensnetzwerk authentifiziert haben, können den Wartebereich umgehen.

Personen in meinem Unternehmen: Alle Personen aus Ihrem Unternehmensnetzwerk, die über den Besprechungslink verfügen, können direkt an der Besprechung teilnehmen, ohne im Wartebereich warten zu müssen.

Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen): Jede Person, die über einen Besprechungslink verfügt, kann den Wartebereich umgehen.

Personen, die sich per Telefon einwählen, umgehen den Wartebereich: Jede Person, die sich per Telefon in die Besprechung einwählt, kann den Wartebereich umgehen (es sei denn, die Besprechung ist gesperrt).

Zugriffsoption

Anpassen der Referentenoptionen

Standardmäßig können nur Referenten und Organisatoren ihre Desktops und Anwendungen freigeben, Dateien präsentieren und Besprechungsoptionen verwalten. Hierzu gehört auch das Zulassen von Personen zur Besprechung. Wählen Sie im Bereich Referenten eine der folgenden Optionen aus:

• Nur Organisator: Nur der Besprechungsorganisator kann Inhalte freigeben und Personen aus dem Wartebereich zulassen.

• Personen in meinem Unternehmen: Jede Person aus dem Unternehmen kann Inhalt freigeben und Personen aus dem Wartebereich zulassen.

• Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen): Jeder, das heißt, auch Personen, die nicht zum Unternehmen gehören und nicht authentifiziert sind, können Inhalt freigeben und Personen aus dem Wartebereich zulassen.

• Von mir ausgewählte Personen: Klicken Sie zum Auswählen bestimmter Personen als Referenten auf Referenten verwalten, und fügen Sie anschließend der Referentenliste Personen hinzu.

Hinweis: Sie können während der Besprechung Teilnehmer zu Referenten heraufstufen und dann wieder tiefer stufen. Klicken Sie während der Besprechung im Bereich Personen mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers, und klicken Sie dann auf Status zu "Referent" ändern.


Anpassen der Audiooptionen

Klicken Sie zum Anpassen der Audiooptionen im Fenster Besprechungsoptionen auf die Registerkarte Audio & Telefon.

• Wählen Sie den Standort aus, von dem aus sich die meisten der Teilnehmer einwählen.

• Wenn Sie Ihre PIN zurücksetzen müssen, klicken Sie auf Jetzt PIN anfordern, um die Seite Einstellungen für die Einwahlkonferenz und PIN-Verwaltung aufzurufen.

• Wenn Sie die Ankündigung von Zu- und Abgängen aktivieren möchten, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Hinweis: Sie können die Option Ankündigung von Zu- und Abgängen für diese Besprechung aktivieren auch während der Besprechung ändern.


Speichern der angepassten Einstellungen

Sie können Ihre bevorzugten Einstellungen speichern, damit sie bei zukünftigen Besprechungen standardmäßig verwendet werden.

1. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

2. Klicken Sie auf OK.


Einstellungen speichern

Senden der Einladung

Nachdem Sie die Besprechungsoptionen eingerichtet haben, können Sie die Teilnehmer hinzufügen, können prüfen, ob Sie das richtige Datum und die richtige Uhrzeit angegeben haben und die Einladung dann senden.

Die Besprechungsanfrage wird in Ihrem Kalender angezeigt, und die Einladungen werden an die Teilnehmer gesendet.


Übung 1

Planen einer Besprechung in Outlook und Festlegen der Rollen und Berechtigungen

1. Öffnen Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

2. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Neue Onlinebesprechung.

3. Geben Sie ein Besprechungsthema ein, und wählen Sie dann das Datum, die Uhrzeit und die Teilnehmer aus.

4. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Besprechungsoptionen, und klicken Sie dann auf Zugriff und Referenten für diese Besprechung anpassen.

5. Wählen Sie unter Zugriff aus, wer ohne den Umweg über den Wartebereich an der Besprechung teilnehmen können soll.

6. Wählen Sie unter Referenten die Option Von mir ausgewählte Personen aus, klicken Sie dann auf Referenten verwalten, und fügen Sie die Referenten hinzu.

7. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, und versenden Sie dann die Einladung.


Übung 2

Umwandeln einer vorhandene Outlook-Besprechung in eine Onlinebesprechung

1. Öffnen Sie eine bereits geplante Outlook-Besprechung.

2. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Onlinebesprechung.

3. Die Besprechungseinladung wird mit den Onlinebesprechungsinformationen aktualisiert.

4. Im Outlook-Menüband werden die Befehle An Onlinebesprechung teilnehmen und Besprechungsoptionen angezeigt.

5. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Besprechungsoptionen, und klicken Sie dann auf Zugriff und Referenten für diese Besprechung anpassen.

6. Wählen Sie unter Zugriff die Option Personen in meinem Unternehmen aus.

7. Wählen Sie unter Referenten die Option Von mir ausgewählte Personen aus, klicken Sie dann auf Referenten verwalten, und fügen Sie die Referenten hinzu.

8. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, und klicken Sie dann auf Aktualisierung senden.


Vorführen einer professionellen Präsentation



• Teilnehmen an der Besprechung

• Auswählen der Audiooptionen für die Besprechung

• Freigeben von Inhalten und Zusammenarbeiten

• Weitere Präsentationstools

• Aufzeichnen der Besprechung

Teilnehmen an der Besprechung

Wählen Sie für die Teilnahme an einer Besprechung eine der folgenden Methoden aus:

• Klicken Sie in der Outlook-Einladung auf An Onlinebesprechung teilnehmen oder auf den Besprechungslink.

• Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, klicken Sie in der Outlook-Erinnerung auf Online beitreten.

• Sie können auch den Link zur Besprechung kopieren und in ein Browserfenster einfügen.


An Onlinebesprechung teilnehmen

Auswählen der Audiooptionen für die Besprechung Wählen Sie eine der nachstehenden Audiooptionen aus:

Keine Audioteilnahme: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie sich per Telefon über eine der Rufnummern der Konferenz und die Konferenzkennung einwählen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie bei Einwahl als Gesprächsleiter oder aus authentifizierter Anrufer auch Ihre PIN und die Durchwahlnummer benötigen.

Lync verwenden (integrierte Audio- und Videodaten): Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie Computeraudio verwenden möchten. Vergewissern Sie sich mithilfe der Audiogeräteeinstellungen, dass Mikrofon und Lautsprecher ordnungsgemäß funktionieren. Klicken Sie während der Besprechung in der Menüleiste auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Audiogeräteeinstellungen. Rückruf unter: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie von Lync automatisch angerufen und bei der Besprechung angemeldet werden möchten. Bei Verwendung dieser Option nehmen Sie mit Lync an der Besprechung teil, der Audioteil der Besprechung wird jedoch per Telefon übertragen. Sie müssen keine Telefonnummer oder Konferenzkennung eingeben.


Freigeben des Desktops

So geben Sie Ihren Desktop frei

1. Klicken Sie in der Onlinebesprechung auf Freigeben.

2. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Desktop.

3. Nun wird oben auf dem Bildschirm eine Leiste angezeigt, und der Bildschirm wird von einem Leuchten umgeben.

4. Klicken Sie auf Freigabe beenden, um die Freigabe Ihres Desktops zu beenden.


Nachdem Sie sich bei der Besprechung angemeldet haben, können Sie Ihren Desktop oder ein Programm freigeben, eine PowerPoint-Präsentation vorführen, ein Whiteboard oder eine Umfragefolie einfügen, Anlagen hinzufügen und Weiteres mehr.

Freigeben eines Programms


So geben Sie ein Programm und die zugehörigen Fenster frei

1. Klicken Sie in der Onlinebesprechung auf Freigeben.

2. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Programm.

3. Wählen Sie das Programm aus, das Sie freigeben möchten.

4. Im oberen Bereich des Bildschirms wird eine Leiste angezeigt, und das Anwendungsfenster wird von einem Leuchten umgeben, um anzuzeigen, was freigegeben wurde.

5. Wenn Sie die Freigabe Ihrer Anwendung beenden möchten, können Sie jederzeit auf Freigabe beenden klicken. Freigabe beenden

Übergeben und Übernehmen der Steuerung Ihrer Freigabesitzung

Steuerung übergeben

1. Klicken Sie auf der Freigabeleiste im oberen Bereich des Bildschirms auf Steuerung übergeben.

2. Klicken Sie auf den Namen der Person, an die Sie die Steuerung übergeben möchten, und klicken Sie dann im Bestätigungsfeld auf OK, um fortzufahren.

3. Diese Person hat damit die Steuerung Ihrer Freigabesitzung übernommen und kann den von Ihnen freigegebenen Inhalt mit ihrer Tastatur und ihrer Maus steuern. In der Onlinebesprechungssymbolleiste wird zudem die Option Steuerung freigeben verfügbar.

4. Wenn Sie die Steuerung wieder übernehmen möchten, klicken Sie im Menü Steuerung übergeben auf Steuerung wieder übernehmen.


Zu Beginn der Freigabe sind Sie die einzige Person, die steuern kann, was im Besprechungsbereich angezeigt wird. Sie können zulassen, dass andere Personen die Steuerung über die Freigabesitzung übernehmen, und Sie können die Steuerung jederzeit wieder zurücknehmen.

Steuerung übergeben

Anfordern der Steuerung einer FreigabesitzungDie Teilnehmer können Sie jederzeit darum bitten, die Steuerung über Ihre Freigabesitzung übernehmen zu dürfen, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, in der Sie die Anfrage akzeptieren oder ablehnen können. Sie können allen Teilnehmern erlauben, die Steuerung Ihrer Freigabesitzung automatisch zu übernehmen, indem Sie wie folgt vorgehen:

1. Klicken Sie auf der Freigabeleiste am oberen Bildschirmrand auf Steuerung übergeben, und klicken Sie dann auf Steuerungsanforderungen automatisch annehmen. Klicken Sie auf OK.

2. Die Option Steuerung anfordern steht für alle Besprechungsteilnehmer zur Verfügung und Anforderungen werden automatisch akzeptiert.

Sie können die Option jederzeit mithilfe der Befehle im Menü Steuerung übergeben deaktivieren. Die Teilnehmer haben ebenfalls die Möglichkeit, die Steuerung freizugeben.


Hinweis: Es kann immer nur eine Person die Steuerung übernehmen.

Vorführen einer PowerPoint-Präsentation

So führen Sie eine PowerPoint-Präsentation vor

1. Klicken Sie in der Besprechung auf Freigeben.

2. Klicken Sie auf Freigeben und dann auf PowerPoint-Präsentation.

3. Doppelklicken Sie auf die PPT-Datei, die Sie vorführen möchten.

4. Folien werden im Freigabebereich angezeigt.


Miniaturansichten anzeigen

5. Verwenden Sie die Pfeile in der unteren rechten Ecke des Besprechungsfensters, um in den Folien zu navigieren.

6. Klicken Sie auf Notizen des Referenten anzeigen, damit auch Ihre Notizen angezeigt werden.

7. Klicken Sie zum Anzeigen der Miniaturansichten auf das Symbol Miniaturansichten anzeigen.

8. Verwenden Sie die Steuerelemente am Fuß des Besprechungsfensters, um den Folien Anmerkungen hinzuzufügen, den Laserpointer zu verwenden, ein Bild einzufügen usw.

9. Um die Vorführung der PowerPoint-Präsentation zu beenden, klicken Sie auf Präsentation beenden.

Anmerkungstools

Notizen des Referenten anzeigen

Einfügen eines Whiteboards

Auf dem Whiteboard können Sie Notizen für jeden Besprechungsteilnehmer veröffentlichen, oder Sie können es als leere Seite für ein Brainstorming verwenden. Jeder Besprechungsteilnehmer kann auf dem Whiteboard schreiben oder einer Zeichnung erstellen.



2. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Neues Whiteboard.

3. Damit wird im Freigabebereich eine Whiteboardseite eingefügt.

4. Zum Schreiben oder Zeichnen auf demWhiteboard verwenden Sie die Tools am Fuß des Besprechungsfensters.

5. Klicken Sie auf Freigabe beenden, wenn Sie fertig sind.

Einfügen einer Umfragefolie

So erstellen Sie in der Besprechung eine Umfragefolie


2. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Neue Umfrage.

3. Geben Sie einen Namen für die Umfrage, eine Frage und die Auswahlmöglichkeiten ein.

4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.Damit wird im Freigabebereich der Besprechung eine Umfrageseite eingefügt, und die Teilnehmer können auf die Optionen klicken, um die Frage zu beantworten.

Verwenden Sie die Steuerungsschaltflächen am unteren Rand der Umfrageseite, um die Seite zu verwalten, wie Öffnen, Schließen sowie Anzeigen oder Ausblenden von Ergebnissen.


Erstellen von Besprechungsnotizen mit OneNote

1. Klicken Sie auf der Onlinebesprechungssymbolleiste auf Aktionen.

Hinweis: Wenn diese Symbolleiste nicht angezeigt wird, drücken Sie die ALT-TASTE auf der Tastatur, um die Symbolleiste zu aktivieren.

2. Klicken Sie auf Notizen mit Microsoft Office OneNote verfassen.

3. OneNote wird geöffnet, und Sie können Ihre Besprechungsnotizen eingeben.

4. Darüber hinaus wird in OneNote automatisch eine Liste der Besprechungsteilnehmer eingefügt.


Verwenden Sie zum Erstellen von Besprechungsnotizen Microsoft OneNote. Die Namen der Besprechungsteilnehmer werden automatisch aus der Besprechung abgerufen und in OneNote gespeichert.

Hinzufügen von Video zu Ihrer Besprechung

So fügen Ihrer Besprechung Video hinzu

1. Installieren Sie Ihre Webcam entsprechenden den Anweisungen des Herstellers.

2. Klicken Sie auf den Pfeil Videomenü, und klicken Sie dann auf Videogeräteinstellungen.

3. Konfigurieren Sie die Webcameinstellungen in geeigneter Weise, und klicken Sie dann auf OK.

4. Klicken Sie auf den Pfeil Videomenü, und klicken Sie dann auf Video hinzufügen. Das Video wird nun für alle Besprechungsteilnehmer angezeigt.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Video, und wählen Sie im Menü je nach Bedarf einen der folgenden Befehle aus: Mein Video anhalten, Meine Vorschau ausblenden, Meine Vorschau erweitern, Videofenster abdocken, Vollbild anzeigen und Videogeräteinstellungen.

Hinweis: Nachdem Sie einen der vorstehenden Befehle aufgerufen haben, können Sie mit der rechten Maustaste klicken, um den Befehl rückgängig zu machen. Nachdem Sie das Video beispielsweise angehalten haben, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das Video und dann auf Mein Video starten, um das Video anzuzeigen.

Sie können auch die Steuerelemente im Videofenster verwenden, um das Video anzuhalten, im Vollbild anzuzeigen, abzudocken usw.


Hinzufügen oder Anzeigen von Anlagen

So fügen Sie der Besprechung eine Datei wie einen Handzettel oder eine Präsentation hinzu, den oder die die Teilnehmer herunterladen können

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Anlagen hinzufügen.3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie dann

auf Öffnen. 4. Standardmäßig kann jeder Besprechungsteilnehmer die Anlage lokal

speichern. Zur Steuerung des Zugriffs klicken Sie auf den Pfeil neben der Datei, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus: Besprechungsorganisator, Referenten oder Alle. Sie können die Zugriffsebene während der Besprechung jederzeit ändern.

Tipp: Damit die Teilnehmer sich auf Ihre Präsentation konzentrieren und nicht abgelenkt werden, können Sie den Zugriff zu Beginn der Besprechung auf den Organisator oder die Referenten beschränken und die Präsentation erst nach der Vorführung für alle Teilnehmer zur Verfügung stellen.

Die Besprechungsteilnehmer können auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen und dann auf die Datei klicken, um sie auf den lokalen Computer herunterzuladen.


Aufzeichnen von Besprechungen

So zeichnen Sie eine Besprechung auf

1. Klicken Sie in der Besprechung auf die Schaltfläche Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Aufzeichnung beginnen.

2. Am Fuß des Besprechungsfensters werden die Befehle Anhalten und Beenden angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden, und passen Sie im Bedarfsfall im Fenster Aufzeichnung beenden die Optionen an.

4. Standardmäßig speichert Lync Ihre Aufzeichnungen im Lync-Aufzeichnungsformat am folgenden Speicherort: C:\Benutzer\Benutzername\LyncRecordings. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie die Aufzeichnung an einem anderen Speicherort ablegen möchten.

5. Standardmäßig ist auch die Option zum Speichern der Aufzeichnung im Format WMV aktiviert. Aktivieren Sie andernfalls das Kontrollkästchen Außerdem Version erstellen, die für andere veröffentlicht werden kann (.wmv). Mit dieser Option wird die Aufzeichnung nur im WMV-Videoformat gespeichert und kann an andere Personen gesendet werden.


Anzeigen der Aufzeichnung

So können Sie Ihre Aufzeichnung anzeigen

1. Klicken Sie auf Start, Alle Programme, Microsoft Lync, und klicken Sie dann auf Microsoft Lync-Aufzeichnungs-Manager.

Tipp: Sie können auch von Lync aus auf den Aufzeichnungs-Manager zugreifen. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras, und klicken Sie dann auf Aufzeichnungs-Manager.

2. Wählen Sie im Fenster des Aufzeichnungs-Manager aus, ob Sie die Aufzeichnung im Format Lync-Aufzeichnungen oder im Format Windows Media-Player anzeigen möchten. Klicken Sie oben im Fenster des Aufzeichnungs-Managers auf die entsprechende Registerkarte.

3. Wählen Sie eine Aufzeichnung aus, und klicken Sie dann auf Wiedergeben.

4. Wenn Sie als Format Windows Media-Player ausgewählt haben, wird die Aufzeichnung im Windows Media-Player wiedergegeben. Wenn Sie das Lync-Format ausgewählt haben, wird die Aufzeichnung als Lync-Aufzeichnungs-Player wiedergeben.


Freigeben der Aufzeichnung

So können Sie Ihre Aufzeichnung für andere Personen freigeben

1. Öffnen Sie den Aufzeichnungs-Manager, und klicken Sie auf die Registerkarte Windows Media-Aufzeichnungen.

2. Wählen Sie die gewünschte Aufzeichnung aus, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um zum Speicherort der Aufzeichnung zu wechseln.

3. Kopieren Sie die Datei, und veröffentlichen Sie sie an einem Speicherort, auf den andere Personen zugreifen können.

Wenn Sie die Aufzeichnung nur im Lync-Aufzeichnungsformat gespeichert habenund auch eine WMV-Version bereitstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:


TIPP: Sie können die Aufzeichnung auch direkt an einem Speicherort veröffentlichen, auf den andere Personen zugreifen können, wie auf einer Teamwebsite in SharePoint.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Lync-Aufzeichnungen.

2. Wählen Sie Ihre Aufzeichnung aus, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

3. Ändern Sie im Fenster Speichern und Veröffentlichen im Bedarfsfall den Namen und den Pfad der Aufzeichnung, undklicken Sie dann auf OK.

Freigeben des Desktops und von Anwendungen

Übung 3

1. Klicken Sie auf An Onlinebesprechung teilnehmen, um sich bei der Besprechung anzumelden.

2. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Desktop.

3. Beachten Sie die Freigabeleiste im oberen Bildschirmbereich und die goldene Leiste in der Besprechung, die den Freigabestatus angibt. Klicken Sie auf Vorschau, um den Freigabebereich zu öffnen. Klicken Sie auf der Freigabesymbolleiste auf Freigabe beenden.

4. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Programm.

5. Wählen Sie das Programm aus, das freigegeben werden soll. Beachten Sie die Freigabeleiste und die Benachrichtigung in der Besprechung.

6. Klicken Sie auf Freigabe beenden.


Vorführen einer PowerPoint-Präsentation

Übung 4

1. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf PowerPoint-Präsentation.

2. Wählen Sie die PowerPoint-Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.

3. Verwenden Sie die Tools am unteren Bildschirmrand, um in den Folien zu navigieren oder um die PowerPoint-Folien mit Anmerkungen zu versehen.



Einfügen und Verwenden eines Whiteboards

Übung 5

1. Klicken Sie im Dropdownmenü Freigeben auf Neues Whiteboard.

2. In der Besprechung wird eine neue Whiteboardseite eingefügt.

3. Verwenden Sie die Tools am unteren Bildschirmrand, um auf dem

Whiteboard zu schreiben.

4. Klicken Sie auf Bild einfügen, und wählen Sie ein Bild aus, das auf

dem Whiteboard eingefügt werden soll.

5. Verwenden Sie die Stempelschaltfläche, um Pfeil-, Prüf- und X-Stempel

einzufügen.



Zusammenarbeit mit jedermann und überall



• Zusammenarbeiten mit Kontakten

• Starten einer ungeplanten Onlinebesprechung

• Beginnen einer ungeplanten Telefonkonferenz

Zusammenarbeiten mit Kontakten

1. Doppelklicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um ein Unterhaltungsfenster zu öffnen.

2. Wählen Sie im Dropdownmenü Freigeben eine beliebige der folgenden Präsentationsoptionen aus:

• Desktop

• Programme

• PowerPoint-Präsentation

• Neues Whiteboard

• Neue Umfrage

3. Sie können die Zusammenarbeitsfunktionen und die Freigabeoptionen in der gleichen Weise wie in einer geplanten Besprechung verwenden.


Sie können mit Lync die Vorteile der Funktionen für Konferenzen und Zusammenarbeit auch nutzen, ohne eine Onlinebesprechung planen zu müssen.

Sie können Ihren Bildschirm für einen Kollegen an einem anderen Standort freigeben, eine PowerPoint-Präsentation vorführen oder Ihre Ideen auf einem Onlinewhiteboard skizzieren.

Starten einer ungeplanten Onlinebesprechung

1. Öffnen Sie Lync, klicken Sie auf den Pfeil Menü anzeigen neben der Schaltfläche Optionen, und klicken Sie dann auf Jetzt besprechen.

2. Wählen Sie eine Audiooption aus, und melden Sie sich dann bei der Besprechung an.

3. Klicken Sie zum Einladen von Teilnehmern auf das Dropdownmenü Optionen für Personen.

4. Klicken Sie auf Nach Name oder Telefonnummer einladen, um Personen aus Ihrem Unternehmen oder Partnerunternehmen hinzuzufügen oder um eine Person telefonisch einzuladen. Sie können auch Kontakte aus der Kontaktliste ziehen und im Besprechungsfenster ablegen.

5. Wenn Sie eine E-Mail-Einladung an eine Person innerhalb oder außerhalb des Unternehmens senden möchten, klicken Sie auf Per E-Mail einladen, und versenden Sie die Outlook-Einladung, die nun automatisch geöffnet wird.


Sie verwenden die Option Jetzt besprechen, um aus dem Stegreif eine Onlinebesprechung zu beginnen und Teilnehmer einzuladen.

Teilnehmen an einer ungeplanten Telefonkonferenz

Wenn Sie eingeladen wurden, an einer Telefonkonferenz teilzunehmen, klicken Sie auf die Popupbenachrichtigung mit der Einladung zur Konferenz, die in der unteren rechten Ecke des Computers angezeigt wird. Damit werden Sie zur Telefonkonferenz hinzugefügt.

Beginnen einer ungeplanten Telefonkonferenz

Beginnen einer ungeplanten Telefonkonferenz mit mehreren Kontakten

1. Halten Sie in der Liste Kontakte die STRG-TASTE gedrückt, und wählen Sie dann die Kontakte aus, die Sie anrufen möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild oder die Anwesenheitsschaltfläche des letzten Kontakts, zeigen Sie auf Telefonkonferenz beginnen, und klicken Sie dann auf Lync.

3. Ihre Kontakte erhalten eine Benachrichtigung mit einer Einladung zur Telefonkonferenz, die es ihnen ermöglicht, an der Konferenz teilzunehmen.


Benachrichtigung mit einer Einladung zur Konferenz

Starten einer ungeplanten Onlinebesprechung („Jetzt besprechen“)

Übung 6

1. Öffnen Sie Lync, klicken Sie auf den Pfeil Menü anzeigen neben der Schaltfläche Optionen, und klicken Sie dann auf Jetzt besprechen.

2. Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

3. Suchen Sie nach einem Kontakt, oder wählen Sie einen Kontakt in der Liste aus, und klicken Sie auf OK.

4. Die von Ihnen eingeladene Person erhält eine Benachrichtigung und kann an der Besprechung teilnehmen, indem sie auf die Popupbenachrichtigung oder auf Akzeptieren klickt.


Microsoft® Lync™ 2010 Attendee



• Grundlegendes zu Lync Attendee

• Teilnehmen an einer Besprechung mit Lync Attendee

• Einrichten von Audio und Video

• Optionen von Lync Attendee

Microsoft Lync 2010 Attendee

Lync Attendee ist ein Rich Client, der die Teilnahme an Onlinebesprechungen ermöglicht. Sie benötigen weder Lync noch ein Konto auf dem Server, der als Host für die Besprechung dient.

FunktionenLync Attendee ermöglicht das Arbeiten mit Sofortnachrichten, Audio und Video und bietet während der Konferenz alle Modalitäten für die datengestützte Zusammenarbeit.


InteroperabilitätWenn sowohl Lync Attendee als auch Communicator 2007 R2 installiert sind, wird bei der Teilnahme an Onlinebesprechungen automatisch das richtige Programm geöffnet.

Voraussetzungen für Lync Attendee

• Wenn Sie Windows als Betriebssystem nutzen, benötigen Sie nur Lync Attendee und den Besprechungslink, den Ihnen der Besprechungsorganisator normalerweise per E-Mail sendet.

• Lync Attendee wählt automatisch die bestmögliche Kombination aus Geräteeinstellungen für die Onlinebesprechung aus. Im Bedarfsfall können Sie die Einstellungen auch anpassen.

• Wenn sowohl Communicator 2007 R2 als auch Lync Attendee installiert sind, werden die Einstellungen, die in einem Client geändert und gespeichert wurden, auch im anderen Client gespeichert.

• Lync Attendee kann von Ihrem Unternehmen auf Ihrem Computer installiert worden sein, oder Sie können das Programm über den folgenden Link herunterladen, wenn dies in Ihrem Unternehmen zulässig ist:

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=164090


http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=164090

Teilnehmen mit den Anmeldeinformationen des Unternehmens

So verwenden Sie Ihre Netzwerkanmeldeinformationen

1. Klicken Sie in der Einladung auf den Besprechungslink, um das Lync Attendee-Anmeldefenster zu öffnen.

2. Wählen Sie Anmeldeinformationen meiner Firma für die Teilnahme verwenden aus.

3. Geben Sie wie im Beispiel gezeigt Ihre E-Mail-Adresse im Adressfeld Anmelden ein.

4. Klicken Sie auf Teilnehmen.

5. Wählen Sie eine Audiooption aus, und klicken Sie auf OK.

6. Sie werden bei der Besprechung angemeldet und können nun per Audio, Video oder Sofortnachricht mit den anderen Teilnehmern kommunizieren.


So nehmen Sie als Gast teil

1. Wählen Sie im Anmeldefenster die Option Als Gast teilnehmen aus.

2. Geben Sie Ihren Namen so ein, wie er in der Besprechung angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf Teilnehmen.

3. Wenn der Besprechungsorganisator den Wartebereich aktiviert hat, werden Sie in den Wartebereich der Besprechung gesetzt, bis Sie von einem Referenten zur Besprechung zugelassen werden. Andernfalls werden Sie automatisch angemeldet.


Wartebereich

Als Gast teilnehmen

Zugreifen auf Audio- und Videooptionen

Lync Attendee konfiguriert die Einstellungen automatisch abhängig vom angeschlossenen Gerät.

Überprüfen der Audioeinstellungen

1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Einstellungen. Wenn die Symbolleiste nicht angezeigt wird, drücken Sie die ALT-TASTE auf der Tastatur, um die Symbolleiste zu aktivieren.

2. Klicken Sie auf Audiogeräteeinstellungen.

3. Klicken Sie im Fenster Lync Attendee-Optionen auf die Registerkarte Audiogerät.


Einrichten von Audio und Video

1. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Audiogerät die Lautsprecher und das Mikrofon, und justieren Sie die Geräte im Bedarfsfall.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Videogerät, und wählen Sie die Webcam aus, die Sie verwenden möchten.

3. Klicken Sie auf Webcameinstellungen, und passen Sie die Optionen im Bedarfsfall an.


Audiogerät

Videogerät

Optionen von Lync Attendee

Sie können vor Beginn der Besprechung auch die Lync Attendee-Optionen überprüfen oder ändern.

1. Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Alle Programme.

2. Klicken Sie auf Microsoft Lync Attendee.

3. Überprüfen und ändern Sie im Fenster Lync Attendee-Optionen im Bedarfsfall die Optionen.


Zusammenfassung

Dieser Schulungskurs befasste sich mit folgenden Themen:

• Einrichten der Anwendung für OnlinebesprechungenEinwahlkonferenzen und persönliche Identifikationsnummer

• Planen einer OnlinebesprechungBesprechungen mit mehreren Teilnehmern/mehreren Plattformen mit Lync und Outlook

• Vorführen einer professionellen Präsentation Formelle Präsentationen mit Bildschirmfreigabe, PowerPoint und Whiteboard

• Zusammenarbeit mit jedermann und überall Zusammenarbeit mit Kollegen ungeachtet von deren Standort

• Verwenden von Microsoft Lync AttendeeTeilnehmen an Onlinebesprechungen, wenn Lync nicht installiert ist


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Microsoft ® Lync 2010 Konferenzen und Zusammenarbeit – Schulung