Grundsätzliches zum Handling der EDV-HGS

Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir, die EDV-Admin's wünschen euch allen ein erfolgreiches und stressfreies

neues Schuljahr 2016/17.

Wir möchten euch daher daran erinnern,

A) dass Dateien, die auf dem Desktop eures PC's gespeichert werden,

nicht gesichert sind und im Schadensfall oder bei Neuinstallationen nicht wiederhergestellt werden können.

Gleiches gilt für Dateien, die auf Laufwerk C: oder D: gespeichert werden. Gleiches gilt auch für Dateien von eigenen Programmen z.B. Notenbox, ...

Nur die Dateien im Laufwerk H: werden auf unseren Servern gespeichert und werden dort auch dauerhaft gesichert.

B) Regelmäßig das Laufwerk "H:" zu durchforsten und nicht mehr benötigte

Dateien, z.B. Uraltfilme, Uraltdokumente, Uralttabellen, ... zu löschen. Dieses erhöht die eigene Übersicht und spart Speicherplatz auf den

Servern. Auch Dateien, die in den Tauschordnern liegen sollen auf Aktualität hin

geprüft werden und die nicht mehr benötigte Dateien gelöscht werden.

C) Um die Leistungsfähigkeit unseres

EMail-Systems zu erhalten, sollen alte und nicht mehr benötigte Einträge in

den Rubriken

"Posteingang",

"gesendete Objekte"

"gelöschte Objekte"

in regelmäßigen Abständen gelöscht werden.

=> die Rubrik z.B. Posteingang markieren, die zu löschenden Einträge markieren und die "Entf-Taste" drücken.

... und dann klappt's auch mit

dem "stressfreien Jahr". mit kollegialen Grüßen Norbert Beck Admin Team

BCC-Feld in Outlook Wenn Sie eine E-Mail versenden, gibt es für das Eintragen der E-Mail-Adressen drei mögliche Felder:

„An“-Feld („To“-Feld)

Der oder die eigentlichen Empfängerinnen und Empfänger werden für alle sichtbar im „An“-Feld („To“-Feld) eingetragen. (offener E-Mail-Verteiler)

„Cc“-Feld Eine Kopie der E-Mail kann an weitere Adressen ins „Cc“-Feld als „Carbon Copy“ versendet werden. Auch diese Adressen sind für alle sichtbar. (offener E-Mail-Verteiler)

„Bcc“-Feld Als „Blind Carbon Copy“ eingetragene Adressen sind für alle anderen Adressatinnen und Adressaten der E-Mail nicht sichtbar

RECHTLICHER RAHMEN Rechtlich betrachtet stellt eine Weitergabe von E-Mail-Adressen im „An“ bzw. im „Cc“-Modus an die jeweils einzelnen Empfängerinnen und Empfänger grundsätzlich eine Datenübermittlung personenbezogener Daten dar. Dies ist unzulässig und kann mit einem Bußgeld geahndet werden, wenn beim Empfängerkreis kein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der anderen Adressen vorliegt. (§ 3 Abs. 1 BDSG) DAUERHAFTE AKTIVIERUNG DES BCC-FELDES

1. Start / Neue EMail

2. Klicken Sie auf das Menü „Optionen“

3. Klicken Sie auf „BCC“ im Bereich „Felder anzeigen“

4. Unter dem AN- und dem CC-Feld wird das BCC-Feld

sichtbar

Versenden einer EMail:

Zeile AN: Empfänger der EMail

Zeile BCC: alle anderen Empfänger, welche ebenso diese Email erhalten sollen

bzw. alle Empfänger

Der Landesbeauftragte für Datenschutz empfiehlt: „Sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch aus Gründen der IT-Sicherheit ist bei jedem Versand einer E-Mail an mehrere Adressen zu prüfen, ob wirklich ein Versand mittels ‚An‘- oder ‚Cc‘-Adressierung nötig ist. Ansonsten empfehle ich dringend, bevorzugt „Bcc“ zu verwenden …“

Abrufen von EMails, Terminen, Raumbelegungen und Adressen

von zu Hause aus

Starten Sie einen Browser mit der URL-Adresse:

owa.hgs-singen.de

aktive Option: Öffentlicher oder ...

Tragen Sie ihren Benutzernamen sowie ihr Kennwort ein Anschließend: Schaltfläche Anmelden anklicken

Es erscheint das EMail-Programm: Outlook Web Access

Es stehen ihnen alle Kategorien entsprechend dem HGS-internen Gebrauch zur Verfügung.

In der Kategorie: Optionen können Sie das Layout nach ihren Wünschen

konfigurieren.

Beendet wird die Anwendung immer über die Schaltfläche: Abmelden !!!

Grenzwerte Die maximale Größe einer EMail incl. Anhang beträgt 10 MByte.

Die maximale Größe des EMailpostfachs beträgt 1 GByte = 1000 MByte.

Automatische Antworten auf EMails

während der Ferienzeiten

Datei

Automatische Antworten

Bereitstellung schulinterner Kalender

Kategorie: Kalender auswählen

Die Zeile "Meine Kalender" mit der rechten Maustaste markieren

und die Option: "Kalender hinzufügen aus Raumliste" Kalender auswählen, Schaltfläche O.K.

Kalender aktivieren

1

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DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS

Apple IPHONE mit IOS

Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren

Einstellungen

Mail, Kontakte, Kalender Accounts / Account hinzufügen

Microsoft Exchange auswählen pers. EMailadresse der HGS eingeben

z.B. max.mustermann@hgs-singen.de

Kennwort für den Zugang der HGS eingeben Beschreibung eingeben, unter welcher

der Account angezeigt werden soll Schaltfläche weiter

EMailServer eintragen: webmail.hgs-singen.de Domäne eintragen: hgssingen.de

Benutzernamen eintragen, mit dem man sich im Netzwerk der HGS anmeldet z.B. m.mustermann

Schaltfläche weiter

Wenn alle Einträge richtig gesetzt wurden, erscheinen OK-Haken am rechtem Rand

es erscheint eine Anzeige mit Auswahl, was alles synchronisiert

werden kann: EMail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen

bei schon vorhandenen Kontakten erscheint einmalig ein

Hinweis zur Synchronisation von Kontakten. Auswahl: die vorhandenen Kontakte nicht löschen,

-> Schaltfläche: auf IPhone behalten

Schaltfläche sichern

Fertig!!!

Abruf der Emails mit der EMail App

Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 5 Minuten

Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert

Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.

DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS

Samsung mit Android V 4.4.2

Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren

Menü

EMail die eigene EMail-Adresse und Passwort der HGS eintragen

z.B. max.mustermann@hgs-singen.de manuelles Einrichten aktivieren

Microsoft Exchange ActiveSync auswählen

Abändern des ExchangeServer-Eintrags auf: webmail.hgs-singen.de

Domäne mit Benutzername eintragen: hgssingen.de\m.mustermann

Sicherheitsfunktionen gewährleisten aktivieren Auswahl der darzustellenden Kategorien in den Kontooptionen

Geräteadministrator aktivieren: aktivieren Anzeigenamen bestätigen

Fertig!!!

Abruf der Emails mit der EMail App

Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 2 Minuten

Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert

Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.

Zugang zum Info_Center, A) für Lehrer: Stundenpläne, Termine, ...

Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse:

infocenter.hgs-singen.de

und tragen Benutzername mit Passwort ein:

Benutzername: hgs

Passwort: hgssingen

dann erscheint:

Zugang zum Info_Center, B) für Schüler: Vertretungspläne

Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse:

infocenter.hgs-singen.de

und tragen Benutzername mit Passwort ein:

Benutzername: hgs

Passwort: be_happy

dann erscheint der Vertretungsmodul:

Datensicherheit durch Verschlüsselung von Datenträgern

Der Transport von elektronischen, personenbezogenen Daten unterliegt dem

Datenschutz und darf bei mobilen Datenträgern nur auf verschlüsselten Speichergeräten vollzogen werden.

Vom RP-Freiburg empfohlene Software: VeraCrypt.

Weitere Infos im Infocenter / Support / Features / Datenverschlüsselung

Auto-Archivierung von E-Mails, Terminen und Kontakten, ... Outlook öffnen

Datei / Optionen / Erweitert / Autoarchivierung / Einstellungen

Um die Archivierung manuell zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

Datei, Postfach aufräumen

Danach sollte es so aussehen: