GSAP1 SAP Grundlagenkurs - lotus.uzh.ch · Mit SAP ERP, das seit Marz 2003 verfügbar ist, bietet SAP ein Bundle von Komponenten, um die ERP-relevanten Geschäftsprozesse zu unterstützen

150407_LE_Schulungsunterlage_Grundlagenkurs_v19.doc 09.04.15 Seite 1

Informatikdienste – Business Applications

GSAP1 SAP Grundlagenkurs

Schwerpunkte dieses Dokuments: Was ist SAP? / Beschreibung der Organisationsstrukturen im SAP-System An- und Abmelden am SAP-System Die SAP Easy Access Benutzeroberfläche Persönliche Einstellungsmöglichkeiten Navigations- und Dateneingabemöglichkeiten Arbeiten mit mehreren Modi Drucken



Version 1.9, 7. April 2015 Inhaltsverzeichnis GSAP1 ....................................................................................................................... 1 SAP Grundlagenkurs ................................................................................................. 1 1 Kurzinfo über den Aufbau der Unterlagen ............................................................... 4 2 SAP – was ist das? ................................................................................................. 5 3 An- und Abmelden am SAP-System ....................................................................... 9

3.1 Voraussetzung Citrix Account ....................................................................... 9 3.2 Starten von Citrix an einem Mac-Arbeitsplatz ............................................... 9 3.3 Starten von Citrix an einem Windows-Arbeitsplatz ....................................... 9 3.4 Anmelden an Citrix ........................................................................................ 9 3.5 Persönliche Einstellungen Citrix ................................................................. 10 3.6 Erstmaliges Starten von SAP Logon ........................................................... 10 3.7 Die Erstanmeldung pro SAP System .......................................................... 11 3.8 Die Anmeldung ........................................................................................... 15 3.9 Die Abmeldung ........................................................................................... 17 3.10 Kennwort ändern ....................................................................................... 18 3.11 Kennwortgültigkeit ..................................................................................... 18

• Kennwörter sind drei Monate gültig ....................................................... 18 • Nach Ablauf der drei Monate wird der Anwender automatisch

aufgefordert sein Kennwort zu ändern .................................................. 18 • Für Anwender die in mehreren SAP Systemen Benutzer-Accounts

besitzen empfiehlt sich die Kennwörter gleichzeitig zu ändern ............. 18 3.12 Kennwortweitergabe ................................................................................. 18 3.13 Kennwortregeln ......................................................................................... 18

4 Die SAP Easy Access Benutzeroberfläche ........................................................... 19 4.1 Die Elemente der SAP-Benutzeroberfläche im Überblick ........................... 21 4.2 Aufbau der Menüleiste ................................................................................ 23 4.3 Die Symbolleiste ......................................................................................... 23 4.4 Die Anwendungsfunktionsleiste .................................................................. 25 4.5 Die Statusleiste ........................................................................................... 25 4.6 Schreibmodus ............................................................................................. 26 4.7 Tastenkombinationen .................................................................................. 26

5 Persönliche Einstellungsmöglichkeiten ................................................................. 28 5.1 Technische Namen anzeigen ..................................................................... 28 5.2 Pflege eigener Benutzervorgaben .............................................................. 29 5.3 Register ‚Adresse’ ....................................................................................... 29 5.4 Register ‚Festwerte’ .................................................................................... 31 5.5 Register ‚Parameter’ ................................................................................... 33 5.6 Options-Einstellungsmöglichkeiten im Layout-Menü .................................. 36 5.7 Register Optionen ....................................................................................... 36



6 Anwendungen (Transaktionen) aufrufen ............................................................... 37 6.1 Anwendung aufrufen über das SAP Menü .................................................. 37 6.2 Anwendung über den Transaktionscode aufrufen ...................................... 38 6.3 Liste der zuletzt benutzten Transaktionen .................................................. 39 6.4 Übersicht der Attribute zu den Transaktionscodes ..................................... 40 6.5 Anwendung über den Ordner Favoriten aufrufen ....................................... 40 6.6 Transaktion in die Favoritenliste aufnehmen .............................................. 40 6.7 Ordner in die Favoritenliste aufnehmen ...................................................... 41 6.8 Web-Link in die Favoritenliste aufnehmen .................................................. 41 6.9 Favoriten und Ordner verschieben ............................................................. 42 6.10 Favoriten und Ordner umbenennen .......................................................... 42 6.11 Favoriten und Ordner löschen .................................................................. 42

7 Navigations- und Dateneingabemöglichkeiten ...................................................... 43 7.1 Die Felder ................................................................................................... 43 7.2 Die Registerkarten ...................................................................................... 45 7.3 Die Suchhilfe ............................................................................................... 46 7.4 Die Bildlaufleisten ....................................................................................... 49 7.5 Blättern über die Tastatur oder die Drucktasten ......................................... 49 7.6 Das Sichtenkonzept .................................................................................... 50 7.7 Berechtigungsdaten anzeigen .................................................................... 50 7.8 Export der Berechtigungsdaten .................................................................. 51 7.9 Hardcopy vom aktuellen Bildschirm ............................................................ 51 7.10 Kopieren von Tabelleninhalt (mehrere Zellen) .......................................... 52 7.11 Die SAP-Funktionstasten .......................................................................... 52 7.12 Das Kontextmenü ..................................................................................... 53

8 Arbeiten mit mehreren Modi .................................................................................. 54 8.1 Einen neuen Modus öffnen ......................................................................... 54 8.2 Gleichzeitig einen Modus öffnen und eine Transaktion aufrufen ................ 55 8.3 Modus wechseln ......................................................................................... 56 8.4 Einen Modus schliessen ............................................................................. 56

9 Hilfe zur Anwendung ............................................................................................. 57 10 SAP Business Workplace ................................................................................... 58

10.1 SAP Mail an Emailadresse weiterleiten .................................................... 58 11 Drucken ............................................................................................................... 59

11.1 SAP Drucker ............................................................................................. 59 11.2 Citrix Drucker ............................................................................................ 60 11.3 Drucken aus dem SAP Dialog .................................................................. 61 11.4 Drucken aus dem Korrespondenzregister der Studentenakte .................. 62 11.5 Drucken aus dem Summary ..................................................................... 64 11.6 Massendruck aus der Studentenkorrespondenz ...................................... 66 11.7 Ausgabesteuerung .................................................................................... 66 11.8 Druck Glossar ........................................................................................... 68



1 Kurzinfo über den Aufbau der Unterlagen Wenn Sie auf folgende Symbole in den Unterlagen treffen, bedeutet dies:

Steht meistens am Anfang eines Kapitels und erläutert die Fragestellung anhand einer konkreten Situation.

Titel

Menü-Pfad TCode

Pfad > XXXX

Zeigt Ihnen den Pfad zur Anwendung in diesem Kapitel

Eingabefelder Eingabewerte Hinweise

Zeigt Ihnen die geforderten Eingabewerte für Felder an und gibt nötige Hinweise

Felder Beschreibung

Erklärt Ihnen, was es mit den Inhalten in den einzelnen Feldern einer Sicht auf sich hat.

Gibt Ihnen wertvolle Tipps – oder macht Sie auf kritische Punkte aufmerksam



2 SAP – was ist das? SAP ist derzeit der grösste europäische und weltweilt viertgrösste Softwarehersteller und Marktführer im Bereich Unternehmungssoftware. Der Name SAP steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung. Die Firma SAP wurde 1972 von fünf IBM-Mitarbeitern gegründet und hat gemäss Angaben auf ihren eigenen Web-Seiten (www.sap.com) mittlerweilen mehr als 74’400 Beschäftigte und über 282'000 Kunden in über 190 Ländern. Neben ihrem Entwicklungszentrum am Stammsitz in Walldorf (Deutschland) unterhält die SAP Entwicklungslabors unter anderem in den USA, Japan, Indien und Frankreich sowie in Berlin, Karlsruhe und Saarbrücken. Mit Niederlassungen in mehr als 50 Ländern erzielte die Firma SAP im Geschäftsjahr 2014 einen Umsatz von über 17 Milliarden Euro. Die SAP AG ist an verschiedenen Börsen kotiert, einschliesslich Frankfurt und New York. Bekannt wurde die Firma SAP wegen ihrer integrierten Standardsoftware, seit 1996 SAP R/3 bzw. später SAP ERP genannt, welche mehrere Module für die Organisation von betrieblichen Abläufen umfasst. Ursprünglich war die Entwicklung der SAP-Software branchenneutral. Seit 1996 werden auch branchenspezifische Lösungen angeboten, unter anderem für Banken und Versicherungen, die Chemieindustrie, das Gesundheitswesen, den Handel, die Konsumgüterbranche und auch für die öffentliche Verwaltung. Nach den Produkten SAP R/1 und SAP R/2 führte SAP im Jahr 1992 SAP R/3 ein. Bis zum SAP R/3 Release 4.6 setzte SAP eine zweistufige Architektur (SAP Basis und SAP Application) ein. Mit SAP R/3 Enterprise wurde auf dreistufig erweitert. Mit SAP ERP, das seit Marz 2003 verfügbar ist, bietet SAP ein Bundle von Komponenten, um die ERP-relevanten Geschäftsprozesse zu unterstützen. An diesem Punkt war SAP R/3 Enterprise eine dieser Komponenten. Wie aus der Abbildung ersichtlich, ist SAP ERP selbst dann mehr als nur SAP R/3 Enterprise plus SAP NetWeaver, da die Lösung viele funktionale Erweiterungen bereitstellt. Die nachfolgende Abbildung vermittelt einen Überblick über die Entwicklung der ERP-Lösungen von SAP.



S Systeme

A Anwendungen

P Produkte

R Realtime

3 Generation

4.7 Release-Nr.oder auch Enterprise

SDVertrieb

MMMaterial-wirtschaft

PPProduktions-planung R/3

Client/ServerABAP/4

FIFinnz-wesen

PSProjekt-system

COControlling

AMAnlagen-wirtschaft

WFWorkflow

ISBranchen-lösungen

HRPersonal-wirtschaft

PMInstand-haltung

QMQualitäts-Mgmt.



Nachfolgend die verschiedenen Bezeichnungen zu den unterschiedlichen SAP-Modulen in englischer und deutscher Sprache.

Applikation (Hauptkomponente)

SAP- Modul

Englische Bezeichnung Bezeichnung

Rechnungswesen FI Financial Accounting Finanzbuchhaltung

(AC) CO Controlling Controlling

AA Asset Accounting Anlagenwirtschaft

TR Treasury Treasury

EC Enterprise Controlling Unternehmenscontrolling

RE Real Estate Immobilienmanagement

IM Capital Investment Management

Investitionsmanagement

Logistik (LO) SD Sales and Distribution Vertrieb und Verkauf

MM Materials Management Materialwirtschaft

PP Production Planning Produktionsplanung

QM Quality Management Qualitätsmanagement

PM Plant Maintenance Instandhaltung

Personal (HR) PT Personnel Time Management

Personalzeitwirtschaft

PA Personnel Management Personalmanagement

PY Payroll Accounting Personalabrechnung

PE Training and Event Management

Veranstaltungsmanagement

Branchenlösungen IS-R Industry Solution Retail Lösung im Bereich Handel

IS-T Industry Solution Telecommunications

Lösung im Bereich Telekommunikation



Applikation (Hauptkomponente)

SAP- Modul

Englische Bezeichnung Bezeichnung

IS-HER-CM

Higher Education & Research / Campus Management

Lösung im Bereich ‚akademisches Umfeld’



3 An- und Abmelden am SAP-System 3.1 Voraussetzung Citrix Account

• An der Universität Zürich (UZH) müssen Sie sich erst via Citrix anmelden, bevor sie SAP starten können. Dazu müssen Sie über einen Citrix-Account verfügen. Den Citrix-Account muss Ihr IT-Verantwortlicher beantragen. Sind Sie im Besitz Ihres Accounts, können Sie über den Identity Manager https://www.identity.uzh.ch/ Ihr persönlichen Kennwort für den Account UZH AD setzen respektive ändern.

3.2 Starten von Citrix an einem Mac-Arbeitsplatz

• Klicken Sie auf der Dockleiste auf das Symbol ‚Citrix ICA Client’ .

3.3 Starten von Citrix an einem Windows-Arbeitsplatz

• Starten Sie Citrix mit ihrem ‚Desktop.ica’- oder ‚Desktop90.ica’-Verknüpfungs-File

• Falls sie dieses File auf ihrem PC nicht finden, nehmen Sie bitte Kontakt mit ihrem IT-Verantwortlichen auf

3.4 Anmelden an Citrix

• Melden Sie sich im Citrix-Anmeldefenster mit Ihrem UZH AD Benutzernamen und Kennwort an.



3.5 Persönliche Einstellungen Citrix

• Empfehlung: Bitte nehmen Sie Ihre persönlichen Einstellungen für ihren Citrix-Account einmalig vor.

• Diese Einstellungen werden bei korrektem Abmelden gespeichert und bleiben Ihnen somit erhalten.

• Weitere Hilfe beim Einrichten erhalten Sie in den FAQs und im Leitfaden unter: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapfaqs/citrix-new.html

3.6 Erstmaliges Starten von SAP Logon

SAP Logon starten

Menü-Pfad

Start > All Programs > SAPLogon

• Suchen Sie ‚SAP Logon’ über den Citrix-Startknopf.

• Heften Sie ‚SAP Logon’ mit der rechten Maustaste an ihre Taskliste:

• Starten sie ‚SAP Logon’ inskünftig bequem aus der Taskliste mit einem Doppelklick:



• Das SAP-Logon-Auswahlfenster erscheint.

• Die UZH hat mehrere SAP-Systeme in Betrieb, daher müssen Sie beim Login das entsprechende System auswählen. Systeme, die mit P beginnen, sind Produktivsysteme, die mit Q Test- und Schulungssysteme, diejenigen mit E oder R sind Systeme, auf die in der Regel nur die Informatikdienste Zugriff haben.

• Für den Grundlagenkurs wählen Sie ‚Verbindungen’ / ‚Qualitätssicherungs Systeme’ aus und doppelklicken auf Q22.

3.7 Die Erstanmeldung am SAP-System

Das Vorgehen für die Erstanmeldung wird in folgenden Fällen angewandt:

• Sie wurden als SAP-Benutzer neu angelegt.

• Sie melden sich erstmalig am System an.

• Sie haben Ihr Passwort (Kennwort) vergessen, Ihr Systemverwalter vergibt Ihnen ein neues Initialkennwort.

• Starten Sie ‚SAP Logon’ mit einem Doppelklick auf das Symbol

• Damit wird das folgende Auswahlfenster geöffnet:

Persönliche Einstellungen SAP Logon



Die SAP-Umgebung bei der UZH ist eine Mehr-System-landschaft. Sie besteht im Bereich Lehre (‚CM’) aus einem

• Entwicklungssystem 'R22',

• Test- und Schulungssystem (Qualitätssicherungssystem) 'Q22'

• Produktivsystem 'P22'

Für die produktive Arbeit an der UZH arbeiten Sie mit dem Produktivsystem: P22.

• Markieren Sie das entsprechende System und klicken Sie auf „Anmelden“.

• CAMPUS-Umgebung (22er-Systeme: E22, R22, Q22, P22) ist für diejenigen Benutzer eingerichtet, die SAP CM oder UZH-entwickelte SAP-Applikationen wie ADR (Adressewesen) benutzen sollen. Die CORE-Umgebung (01er-Systeme: C01, Q01, P01) steht denjenigen Benutzern zur Verfügung, die mit den SAP-Modulen FI/CO (Finanz- und Rechnungswesen inkl. Anlagebuchhaltung), SD, MM (Materialmanagement, Betriebsdienste) oder HR (Personaladministration) arbeiten.

• Sie sehen jetzt auf dem Bildschirm folgendes Grundbild:



• Melden Sie sich an, indem Sie die Felder ausfüllen und die Eingaben am Schluss mit

(oder ENTER-Taste) bestätigen.

1

2



Eingabefeld Hinweis

Mandant Eingabe der Mandantennummer (normalerweise ‚001’). Falls das Feld eine andere Mandantennummer enthält, können Sie diese Angabe akzeptieren oder durch Überschreiben ändern.

Achtung: Der Mandant muss existieren. Arbeiten Sie jeweils im Mandant 001, wenn nicht ausdrücklich anders erwähnt.

Benutzer Eingabe Ihres SAP-Benutzernamens (z.B. NAMEV für Nachname und ersten Buchstaben des Vornamens oder ihr UZH-Shortname).

Kennwort Für die Erstanmeldung am System erhalten Sie von Ihrem Systemverwalter ein erstes Passwort, das Initialkennwort.

Eingabe des Initialkennworts. Aus Sicherheitsgründen wird die Eingabe durch Sternchen angezeigt. Beim Eintippen verschwinden die angezeigten Sterne im Feld nicht. Lediglich der Cursor bewegt sich.

Sprache Bei Ihrem Benutzer wurde die Sprache voreingestellt. Sie können die Sprache mit der entsprechenden Eingabe ändern:

DE Deutsch oder keine Eingabe

EN Englisch

Verwenden Sie in SAP CM jedoch das SAP-System nur in deutscher Sprache (‚DE’), da einige UZH-spezifische Transaktionen oder Meldungen hinzugefügt wurden, die nur in deutscher Sprache definiert wurden. Sprache muss in Q22 und P22 nicht eingegeben werden (Default: Deutsch).

• Wenn alle Eingaben richtig sind, erhalten Sie nach der Erstanmeldung folgendes Dialogbild:



Erscheint kein Dialogfenster, haben Sie ungültige Werte eingegeben. Wiederholen Sie die Eingabe der Felder ‚Mandant’, ‚Benutzername’ und ‚Kennwort’.

• Geben Sie im Feld ‚Neues Kennwort’ Ihr persönliches Passwort (Kennwort) ein. Mit der TABULATOR-Taste springen Sie in das Feld ‚Kennwort wiederholen’. Geben Sie nochmals Ihr Passwort ein. Achten Sie auf die exakt gleiche Schreibweise. In beiden Feldern bleibt die Eingabe unsichtbar. Achten Sie darauf, dass Ihr Kennwort mindestens einen Buchstaben, eine Zahl und ein ‚Sonderzeichen’ (z.B. ‚;’, ‚.’, ‚?’, ‚$’ etc.) enthält. Besonders einfache Kennworte sind aus Sicherheitsgründen in einer Sperrtabelle eingetragen und dürfen deshalb nicht verwendet werden. Das Kennwort darf nicht ähnlich sein wie der Benutzername.

Durch Drücken der ‚Enter’-Taste oder mit Klick auf schliessen Sie die Anmeldung ab.

• Sie erhalten eine Copyright-Meldung mit der Bestätigung, dass Sie sich erstmalig am System angemeldet haben.

Bestätigen Sie auch diese Meldung durch Klicken auf das Symbol .

Merken Sie sich Ihr Kennwort (=Passwort). Ohne Kennwort können Sie sich nicht am SAP-System anmelden. Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, verwenden Sie das Formular https://sdesk.uzh.ch/ (Ticket-System TopDesk), worauf sich ein Mitarbeiter des SAP-Supports bei Ihnen melden wird.

3.8 Die Anmeldung Für die normale Anmeldung an einem SAP-System müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Die erstmalige Anmeldung ist bereits erfolgt, und

• Sie haben Ihr persönliches Kennwort hinterlegt.

Führen Sie die einzelnen Schritte zur Anmeldung analog der Erstanmeldung durch.



• Bei der Eingabe von Werten erkennt das SAP-System die im Feld zuletzt verwendeten Eingaben. Mit der LEERTASTE öffnen Sie die Vorschlagsliste.

• Mit der TABULATOR-Taste springen Sie von Feld zu Feld vorwärts. Der Cursor steht dabei immer am Anfang des Feldes.

• Falls Ihnen bei der Anmeldung ‚Fehler’ unterlaufen, erhalten Sie in der Statusleiste (im unteren Teil des Fensters) eine Fehlermeldung. Fehlermeldungen werden jeweils durch das Symbol gekennzeichnet:

• Falls Sie das Kennwort falsch eingegeben haben, wird bei der nächsten korrekten Eingabe folgendes Pop-Up eingeblendet:

• Falls sie das Kennwort mehrfach falsch eingeben, passieren die folgenden Aktionen:

• Nach vierfacher Falscheingabe wird der Dialog geschlossen.

• Öffnen sie danach das Login nochmals und geben nochmals ein falsches Kennwort ein, wird ihr Account gesperrt.



• Um einen SAP-Account zu entsperren, melden Sie sich bitte bei Ihrem SAP-CM-Betreuer

3.9 Die Abmeldung

Das SAP-System kann jederzeit aus jeder Anwendung heraus beendet werden:

Abmelden

Pfad TCode

System > Abmelden /nEND

Das Dialogfenster ‚Abmelden’ erscheint und informiert Sie, dass allenfalls ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen werden:

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Daten gesichert sind und Sie sich daher nicht abmelden möchten, dann klicken Sie auf ‚Nein’. Hierdurch kehren Sie zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Daten gesichert sind, klicken Sie auf ‚Ja’. Die entsprechende Verbindung zum SAP-System wird geschlossen und Sie kehren auf die Betriebssystemebene zurück.



3.10 Kennwort ändern

• Führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol aus.

• Wählen Sie das gewünschte System durch Doppelklick aus.

• Füllen Sie die Anmeldemaske mit den Feldern 'Mandant', 'Benutzer' und 'Kennwort' aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche statt auf .

3.11 Kennwortgültigkeit

• Kennwörter sind drei Monate gültig

• Nach Ablauf der drei Monate wird der Anwender automatisch aufgefordert, sein Kennwort zu ändern

• Für Anwender, die in mehreren SAP Systemen Benutzer-Accounts besitzen, empfiehlt sich, die Kennwörter gleichzeitig zu ändern

3.12 Kennwortweitergabe

- Das weitergeben von Kennwörtern oder das Teilen eines Accounts ist verboten

3.13 Kennwortregeln

• Mindestlänge des Kennworts ist 8 Zeichen

• Maximale Länge des Kennworts ist 40 Zeichen

• im Kennwort muss mindestens 1 Ziffer (0-9) vorkommen

• im Kennwort muss mindestens 1 Buchstabe vorkommen

• im Kennwort muss mindestens 1 Sonderzeichen vorkommen

• Anzahl nicht wiederverwendbarer Kennwörter: 5

• Für das Kennwort können Zeichen in Gross- und Kleinschreibung verwendet werden



4 Die SAP Easy Access Benutzeroberfläche Sie können folgende Schritte ausführen:

• Öffnen Sie das SAP-Menü, indem Sie in der Menüleiste Menü > SAP Menü wählen (oder Drücken Sie den Button ‚SAP Menü’ in der Button-Liste):

• Navigieren Sie im Navigationsbereich zu den gewünschten Menüeinträgen (Untermenüs bzw. Funktionsbereiche) bzw. Funktionen (Transaktionen).

Auf dem Einstiegsbild des Menüs ‚SAP Easy Access’ können Sie ausserdem eine Favoritenliste erstellen, die alle Transaktionen, Dateien und Web-Adressen umfasst, welche Sie am häufigsten benötigen. Die Favoritenliste wird in diesem Dokument noch genauer beschrieben. Das SAP-Standardmenü (SAP R/3 Originalmenu bzw. ‚S000’) enthält alle verfügbaren Menüeinträge bzw. Transaktionen des SAP-Systems.



Das UZH-Menü in Q22 und P22 (‚ZPIQMN’) enthält alle verfügbaren Menüeinträge bzw. Transaktionen des SAP-Systems der Universität Zürich (im Bereich Lehre; ‚CAMPUS’). Auf dem Einstiegsbild des Menüs ‚SAP Easy Access’ können Sie ausserdem eine Favoritenliste erstellen, die alle Transaktionen, Dateien und Web-Adressen umfasst, welche Sie am häufigsten benötigen. Die Favoritenliste wird in diesem Dokument noch genauer beschrieben. Mit der Transaktion ZCM_MY_TRANSACTIONS können Sie sich alle ZCM-Transaktionen anzeigen lassen, für welche Sie Berechtigung haben. ZCM-Transaktionen sind UZH-spezifische Transaktionen im Bereich CM, die keine SAP-Standard-Transaktionen sind. Dort sehen Sie auch, in welchen Berechtigungsrollen diese Transaktionen zusammengefasst sind.



4.1 Die Elemente der SAP-Benutzeroberfläche im Überblick

Element Bedeutung

Menüleiste Mit der Menüleiste kommen Sie zu den einzelnen Anwendungen.

Titelleiste Die Titelleiste zeigt Ihnen, in welcher Transaktion Sie sich befinden

Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthält Symbole (Drucktasten) für häufig gebrauchte Funktionen. Sie brauchen lediglich auf das Symbol zu klicken, anstatt innerhalb einer Anwendung ein Menü benutzen zu müssen.

Bildrumpf

Bildkopf

Befehlsfeld Menüleiste

Systemfunktionsleiste

Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste

Statusleiste



Element Bedeutung

Anwendungs-funktionsleiste

Die Anwendungsfunktionsleiste hat eine ähnliche Funktion wie die Systemfunktionsleiste. Im Gegensatz zur System-funktionsleiste hängt das Aussehen der Anwendungs-funktionsleiste von der aktuellen Ebene/Anwendung ab, in der Sie sich befinden.

Element Bedeutung

Befehlsfeld Durch Eingabe eines Transaktionscodes in das Befehlsfeld können Sie direkt in die gewünschte Transaktion springen.

Um das Befehlsfeld anzeigen zu lassen, klicken Sie in der

Systemfunktionsleiste auf .

Statusleiste Die Statusleiste steuert und hilft Ihnen bei Fehleingaben innerhalb der Transaktion durch Ausgabe einer entsprechenden Meldung.

Um Informationen in der Statusleiste über den Mandanten oder das SAP-System zu erhalten, klicken Sie auf das Symbol ganz rechts in der Statusleiste.



4.2 Aufbau der Menüleiste Die in der Menüleiste aufgeführten Menüs hängen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Folglich sehen Sie je nach Anwendung verschiedene Menüs:

• Der folgende Bildschirmausschnitt zeigt eine typische SAP-Menüleiste:

Diese Tabelle führt Menüs auf, die auf jedem Bild des SAP-Systems angezeigt werden:

Menü Bedeutung

System Im Menü System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte System beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmelden).

Hilfe Im Menü Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen der im SAP-System verfügbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Je nach Anwendung können verschiedene Menus in der Menüleiste angezeigt werden:

Menü Bedeutung

Bearbeiten Das Menü Bearbeiten enthält Funktionen, die das aktuelle Objekt betreffen.

Springen Das Menü Springen enthält Funktionen, mit denen Sie zu anderen Objekten springen können.

Hilfsmittel Das Menü Hilfsmittel enthält Funktionen, die Objekt übergreifend arbeiten, z.B. allgemeine Lösch-, Kopier- und Druckfunktionen.

4.3 Die Symbolleiste

Es können nur Symbole benutzt werden, die aktiviert sind (Ausnahme: Symbole zum Ein-/ Ausblenden des Befehlsfelds). Inaktive Symbole werden hellgrau, aktive Symbole farbig dargestellt.



Symbol Bedeutung

Bestätigt die gemachten Eingaben. Diese Funktion erfolgt auch durch Drücken der ENTER-Taste.

Öffnet oder schliesst das Befehlsfeld in der Systemfunktionsleiste sowie die Systeminformationen in der Statusleiste.

Speichert die angelegten Dateneingaben und Einstellungen.

Navigiert eine Hierarchiestufe zurück. Falls Daten verloren zu gehen drohen, erscheint ein entsprechendes Dialogfenster.

Beendet die aktuelle Transaktion bzw. Anwendung. Zuvor kehrt das System zur SAP-Ebene zurück.

Bricht die aktuelle Transaktion bzw. Anwendung ab.

Druckt die Daten des angezeigten Formulars aus.

Startet die erweiterte Suche nach Daten, die auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigt werden.

Tasten, mit denen Sie zur ersten, vorigen, nächsten oder letzten Seite einer Information gelangen.

Hier erhalten Sie aktuelle Erklärungen zu dem Feld, in dem sich Ihr Cursor befindet.

Öffnet einen neuen Modus.

Ganz rechts in der Menüleiste befindet sich dieses Symbol. Es enthält Funktionen, mit denen Sie das SAP-Fenster nach Ihren Wünschen konfigurieren können (z.B. Textfarbe, TAB-Verhalten und Darstellungsarten) sowie den Befehl zum Drucken einer Hardcopy (Drucken des Bildschirminhalts).



4.4 Die Anwendungsfunktionsleiste Je nachdem, welche Anwendung Sie bearbeiten, werden Ihnen einige Funktionen als Drucktasten in der Anwendungsfunktionsleiste zur Auswahl angeboten. Diese sind mit verschiedenen Funktionen belegt.

Beispiel Stammdatenpflegen

Menü-Pfad TCode

Campus Management > Studentenbuchhaltung > Studienbeihilfen > Stammdaten pflegen

PIQGM

Auch hier gilt: Nur aktive Symbole und Schaltflächen können benutzt werden.

4.5 Die Statusleiste

Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand des SAP-Fensters und erstreckt sich über die ganze Bildbreite. Sie erfüllt zwei Funktionen:

• Linker Teil: Bekanntgabe von Systemmeldungen.

• Rechter Teil: Statusfelder (Infomationen über den Systemzustand).

Systemmeldungen

Schreibmodus

Systeminformationen anzeigen

Servername

System/Modus/Mandant



Wir empfehlen Ihnen, in den Systeminformationen die Option ‚System’ zu wählen.

Symbol Bedeutung

Kennzeichnet sonstige Systemmeldungen.

Kennzeichnet eine Fehlermeldung.

Hilfefunktion. Liefert zusätzliche Informationen zu den Systemmeldungen.

Blendet die Statusfelder ein- bzw. aus.

Öffnet ein Pulldown-Menü mit Systeminformationen.

4.6 Schreibmodus

Durch Anklicken des Felds ‚Schreibmodus’ resp. können Sie zwischen Überschreibmodus (OVR) und Einfügemodus (INS) wechseln, wobei der Überschreibmodus zu empfehlen ist.

4.7 Tastenkombinationen

Einige aus Windows bekannten Tastenkombinationen können auch innerhalb SAP benutzt werden. Anbei eine Liste der gebräuchlichsten Kombinationen Kombination Bedeutung

Ctrl+A Alles markieren

Ctrl+C Kopieren

Ctrl+X Ausschneiden

Ctrl+V Einfügen

Ctrl+Y Bereich ausschneiden

Ctrl+Z Zurücknehmen

Ctrl+F Suchen



Kombination Bedeutung

Ctrl+H Ersetzen

Ctrl+G Weiter suchen



5 Persönliche Einstellungsmöglichkeiten 5.1 Technische Namen anzeigen

Technische Namen anzeigen

Menü-Pfad TCode

Menü Zusätze > Einstellungen

Direkter Fensteraufruf

Hier können Sie festlegen, ob

• die Favoriten vor oder nach dem Menü erscheinen sollen

• ein Menü zusätzlich zu den Favoriten angezeigt werden soll

• die Grafik SAP Easy Access im rechten Bildabschnitt zu sehen sein soll

• die technischen Namen (Transaktions-Codes) der Menüeinträge im Navigationsbereich erscheinen sollen



Durch Aktivieren der Option 'Technische Namen anzeigen' stellt sich Ihr Menü wie folgt dar:

5.2 Pflege eigener Benutzervorgaben

Pflege eigener Benutzervorgaben

Menü-Pfad TCode

System > Benutzervorgaben > Eigene Daten

SU3

5.3 Register ‚Adresse’ Über das Register 'Adressen' werden in den eigenen Benutzervorgaben die eigenen Adress- und Kommunikationsdaten gepflegt.



Die Pflege der Emailadresse erfolgt nicht durch Sie, sondern wird vom Systemverwalter erfasst.



5.4 Register ‚Festwerte’ Die Festwerte können Sie als konstante Werte auffassen, diese werden in verschiedenen Anwendungen als Vorschlagswerte ‚eingesetzt’ bzw. verwendet.



Feld Beschreibung

Startmenü Sie können in den Benutzerfestwerten unter anderem ein Startmenü angeben. Dies hat zur Folge, dass Sie nach dem Anmeldevorgang direkt zum hier angegebenen Menü gelangen. Es ist für Benutzer des P22-Systems in der Regel auf ZPIQMN (SAP Campus Management Menü der Universität Zürich) gesetzt.

Anmeldesprache Geben Sie hier FR oder IT ein, wenn Sie eine französische oder italienische Benutzerumgebung verwenden wollen, sonst DE für deutsche Sprache. So ersparen Sie sich künftig bei der Anmeldung die Eingabe des Sprachkürzels. Allerdings empfehlen wir Ihnen, SAP CM wegen den vielen UZH-spezifischen Transaktionen und Steuerungselementen nur in deutscher Sprache zu benutzen.

Ausgabegerät In diesem Feld können Sie den Drucker auswählen.

Mit der Suchhilfe (F4) können Sie weitere Einschränkungen für die Suchkriterien definieren, um danach eine Übersicht über die installierten Drucker zu erhalten.

Sofort ausgeben Wenn Sie dieses Feld aktivieren (Häkchen gesetzt) wird ein Druckauftrag direkt auf dem Drucker ausgegeben. Ansonsten wird der Druckauftrag für einen Einblick im Spool-System zurückgehalten und mit den anderen anstehenden Druckaufträgen hintereinander abgearbeitet.

Löschen nach Ausgabe

Definiert, ob ein Druckauftrag nach dem Drucken gelöscht werden soll.

Wählen Sie diese Option nicht, wenn der Druckauftrag im Spool-System bleiben muss. Somit haben Sie die Möglichkeit, einen Druckauftrag mehrmals auszuführen. Der Druckauftrag wird automatisch anhand des Verfallsdatums gelöscht.

Um die Änderungen im Register 'Festwerte' zu aktualisieren, ist eine Neuanmeldung notwendig.



5.5 Register ‚Parameter’ Mit dem Register ‚Parameter’ haben Sie die Möglichkeit, Festwerte für vordefinierte Werte als Vorschlagsparameter festzulegen.

Symbol Bedeutung

Löschen einer Zeile.

Alles markieren



Feld Beschreibung

Parameter-Id Über die Parameter-Id kann ein Feld mit Vorschlagswerten aus dem SAP-Memory gefüllt werden. Z. B. eine Benutzerin oder ein Benutzer hat nur die Berechtigung für den Buchungskreis 9600. Dieser Buchungskreis wird zu Beginn einer Transaktion unter der entsprechenden Parameter-Id im Memory gespeichert. In allen nachfolgenden Bildschirmmasken werden Felder, die auf das Datenelement ‚Buchungskreis’ verweisen, dann automatisch mit dem Wert 9600 gefüllt. Abhängigkeiten: Ein Feld auf einer Bildschirmmaske wird nur dann automatisch mit dem unter der Parameter-Id des Datenelements abgespeicherten Wert gefüllt, wenn dies im Screen Painter explizit erlaubt wurde.

Parameterwert Definiert den Vorschlagswert für das Feld, für welchen der Parameter steht. Der Wert gilt nur für die aktuelle Benutzerin oder den aktuellen Benutzer. Wenn Sie einen Wert für den Parameter angeben, wird der Wert immer als Vorschlagswert eingesetzt, wenn die Benutzerin oder der Benutzer das entsprechende Feld anzeigt. Falls die Benutzerin oder der Benutzer einen neuen Wert in das Feld eingibt, wird der neue Wert nur während der Sitzung behalten. Um den im Benutzerstammsatz festgehaltenen Wert wieder wirksam zu machen, sichern Sie die Parameter noch einmal.

Kurzbeschreibung Die Kurzbeschreibung wird als beschreibender Text bei der Erstellung von Listen und in der Dokumentation (F1-Hilfe) verwendet.

Mit der Suchhilfe (F4) können Sie weitere Einschränkungen für die Suchkriterien definieren, um danach eine Auswahlliste zu erhalten.

Beispiel Stammdaten anzeigen

Menü-Pfad TCode

Campus Management > Studentenverwaltung > Stammdaten > anzeigen

PIQST

• Wählen Sie einen Studenten aus und positionieren Sie sich mit der Maus im Feld.



• Drücken Sie auf diesem Feld die Taste F1 (Hilfe), damit Sie das nachfolgende Fenster sehen können.

• Wählen Sie das Symbol ‚Technische Informationen’ aus, damit Sie das nachfolgende Fenster erhalten.

• Nun kann man die vordefinierte Parameter-Id erkennen. Wenn z.B. die Parameter-Id NAT als schweizerisch festgelegt wurde, so werden diese Informationen aus dem SAP-Memory gezogen und in das entsprechende Feld eingefügt.



5.6 Options-Einstellungsmöglichkeiten im Layout-Menü

• Klicken Sie auf ganz rechts in der Systemfunktionsleiste.

• Wählen Sie den Listeneintrag ‚Optionen’.

5.7 Register Optionen Das Register ‚Optionen’ bietet Ihnen die Möglichkeit, persönliche Einstellungen vorzunehmen.

- Die wichtigsten Einstellungen sind im Dokument http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapmanuals/general/110701_Leitfaden_neuer_Citrix.pdf beschrieben.



6 Anwendungen (Transaktionen) aufrufen

6.1 Anwendung aufrufen über das SAP Menü Mit einem Doppelklick auf eine Transaktion im Menu kann diese bequem gestartet werden.

Kehren Sie mit der Schaltfläche zum SAP Menü zurück.

Die wichtigsten Befehle und Funktionen sind innerhalb des Navigationsbereichs auch über ein Kontextmenü zu erreichen. Um das Kontextmenü zu öffnen, stellen Sie den Cursor auf einen beliebigen Eintrag in der Menüleiste und drücken die alternative (rechte) Maustaste.



6.2 Anwendung über den Transaktionscode aufrufen Bevor Sie mit dieser Form der Navigation arbeiten können, müssen Sie die für Sie wichtigen Transaktionscodes kennen.

6.2.1 Transaktionscode ermitteln • Navigieren Sie im SAP-Menü zur gewünschen Transaktion und rufen Sie diese mit

einem Doppelklick auf.

• Um den Transaktionscode der Anwendung zu erfahren, in der Sie sich befinden, klappen Sie die Liste in der Statusleiste auf:

• Oder wählen Sie im Menü System > Status.

Bei Meldungen eines Verarbeitungsfehlers in der Maske: bitte immer System, Mandant, Benutzer, Programm und die Transaktion aufschreiben. Diese Informa- tionen helfen dem Systemadministrator beim Beheben eines möglichen Fehlers.

Der Transaktionscode soll Ihnen die Navigation in SAP R/3 erleichtern. Anstatt im Benutzermenü den entsprechenden Knoten zu suchen, können Sie die gewünschte Transaktion direkt durch Eingabe des Codes aufrufen.



Beispiel Stammdaten anzeigen

Menü-Pfad TCode

Campus Management > Studentenverwaltung > Stammdaten > Anzeigen

PIQSTD

• Klicken Sie auf ,

um das Befehlsfeld sichtbar zu machen.

• Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld:

• Damit Ihnen der Transaktionscode jederzeit den entsprechenden Befehl ausführt, geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und z.B. piqstd ein.

• Klicken Sie auf und die Transaktion (Funktion) wird ausgeführt.

Damit steht Ihnen dieser Code über eine Codeliste zur Verfügung.

6.3 Liste der zuletzt benutzten Transaktionen Um die Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie den Abwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds:



6.4 Übersicht der Attribute zu den Transaktionscodes

Attribute xxx = Transaktionscode

Verwendung Beispiel

/n Transaktion (bzw. Anwendung) beenden

/nEND SAP beenden

/nxxx Im selben Modus eine andere Anwendung aufrufen

/nPIQSTD

/o Neuen Modus aufrufen

/oxxx In einem zusätzlichen Modus eine Anwendung aufrufen

/oPIQSTD

/i Modus beenden

6.5 Anwendung über den Ordner Favoriten aufrufen Als Favoriten wird eine persönliche Sammlung derjenigen Transaktionen bezeichnet, die Sie häufig benutzen. Die Favoriten vereinfachen vor allem die Navigation zur Anwendung. Sie werden in einem speziellen Favoritenordner im Arbeitsplatzmenü abgespeichert. Auf der Benutzeroberfläche ‚SAP Easy Access’ können Sie eine Favoritenliste anlegen, die folgendes umfassen kann:

• Transaktionen

• Dateien

• Web-Adressen (URL, Links)

6.6 Transaktion in die Favoritenliste aufnehmen

• Wählen Sie im Menü Favoriten > Transaktion einfügen.

• Sie gelangen auf folgendes Dialogfenster:



• Geben Sie den gewünschten Transaktionscode ein (PIQSTD) und bestätigen Sie mit

.

• Der neue Eintrag wird an das Ende Ihrer Favoritenliste gestellt. Der Transaktionsname wird automatisch vergeben.

• Sie können einen Eintrag auch markieren und mit gedrückter linker Maustaste in den Ordner ‚Favoriten’ bewegen, um ihn als Favorit aufzunehmen. Diese Variante ist sicher die meistverwendete, da sie auch am schnellsten ist.

6.7 Ordner in die Favoritenliste aufnehmen

• Wählen Sie im Menü Favoriten > Ordner einfügen. Achten Sie darauf, dass Sie auch

auf einem Ordner positioniert sind

• Geben Sie im folgenden Dialogfenster einen Namen für den Ordner an:

• Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER oder mit und der neue Ordner erscheint unterhalb des markierten Favoriten:

6.8 Web-Link in die Favoritenliste aufnehmen

• Wählen Sie im Menü Favoriten > Sonstige Objekte einfügen und im folgenden Dialogfenster den Eintrag Web Adresse oder Datei.

• Erfassen Sie im folgenden Dialogfenster die Angaben zum entsprechenden Web-Link.



Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER oder mit und der neue Web-Link erscheint unterhalb des markierten Favoriten.

6.9 Favoriten und Ordner verschieben

• Markieren Sie im Ordner ‚Favoriten’ den Eintrag PIQSTD und wählen Sie im Menü Favoriten > Verschieben > Nach oben/unten:

Variante: Alternativ wählen Sie die Drucktasten Favoriten nach unten verschieben/Favoriten nach oben verschieben, bis der Favorit/Ordner an der gewünschten Stelle steht.

6.10 Favoriten und Ordner umbenennen

• Markieren Sie den gewünschten Ordner und wählen Sie im Menü Favoriten > Ändern.

• Geben Sie im folgenden Dialogfenster den neuen Namen ein:

• Bestätigen Sie die Eingabe mit .

6.11 Favoriten und Ordner löschen

• Markieren Sie den gewünschten Ordner 'Stammdaten' und wählen Sie im Menü Favoriten > löschen



Der Ordner wird ohne Rückfrage entfernt. Wenn Sie einen Eintrag aus Ihrer Favoritenliste löschen, löschen Sie nicht die entsprechende Datei oder Transaktion bzw. das entsprechende Programm, sondern nur den Verweis (Link).

7 Navigations- und Dateneingabemöglichkeiten 7.1 Die Felder

Bei der Bearbeitung der meisten Anwendungen des R/3-Systems müssen Sie Daten in Felder eingeben. Es gibt Eingabefelder, in die Sie Daten eingeben können und Anzeigefelder, die nur Informationen für Sie bereitstellen. Das Feld, in dem sich der Cursor befindet, hebt sich durch eine andere Farbe von den übrigen Feldern ab.

* Gibt es unter dem ‚Mehrfach’-Symbol einen grünen Balken bedeutet dies, dass es mehr Eingaben als die Angezeigte gibt. Mit Klick auf dieses Symbol werden die weiteren Nummern angezeigt:

Suchhilfe

Mussfeld

Mehrfach

Mehrfach*

Auswahlliste



Symbol Bedeutung

Suchhilfe (F4-Hilfe): Suchhilfen dienen dazu, Eingabehilfen für Bildschirmfelder zu gestalten.

Auswahllisten: Aus einer Liste von Elementen kann genau ein Element ausgewählt werden.

Mussfeld: Das Zeichen bedeutet, dass die Eingabe eines Wertes in diesem Feld obligatorisch ist.

Sie können erst zum nächsten Bild der Anwendung gehen, wenn Sie alle Mussfelder ausgefüllt haben. Nicht alle Mussfelder sind durch das Zeichen erkennbar. Deshalb weist Sie das R/3-System in der Statusleiste darauf hin und stellt gleichzeitig den Cursor auf das entsprechende Mussfeld, damit die erforderliche Eingabe gemacht werden kann.

Je nachdem, welche Aktionen Sie im R/3-System bearbeiten, bietet Ihnen das System auch Auswahlknöpfe (nur eine Auswahl möglich) und Ankreuzfelder (mehrere Selektionen möglich) in einem R/3-Fenster an.

Symbol Bedeutung

Ankreuzfelder (Optionen): Es können beliebig viele Felder an- oder abgewählt werden

Auswahlknopf (Radio Button): Es muss eine Option aus mehreren Möglichkeiten gewählt werden

Ankreuzfelder

Auswahlknopf



7.2 Die Registerkarten Zusatzinformationen zu den einzelnen Aktionen finden Sie in den Registerkarten. Durch Anklicken des jeweiligen Registertitels oder über das Auswahlmenü gelangen Sie zu den gewünschten Fenstern.

Symbol Bedeutung

Navigation zur nächsten oder vorigen Registerkarte.

Auswahlmenü (Pulldown-Menü) zum direkten Zugriff auf eine bestimmte Registerkarte.



7.3 Die Suchhilfe

Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im SAP-System immer wieder begegnen wird, ist die Suchhilfe. Manchmal wird auch von der F4 Hilfe gesprochen. Steht der Cursor auf dem Feld mit integrierter Suchhilfe kann die Suchhilfe mit betätigen von F4 geöffnet

werden. Sie öffnet sich aber auch mit einem Klick auf die Fläche .

7.3.1 Suchhilfe auswählen Bei den meisten Feldern gibt es mehrere Suchhilfen die verwendet werden können. Somit muss erst die geeignetste Suchhilfe ausgewählt werden. Dies geschieht indem die entsprechende Registerkarte (1) oder über das Feld (2) ausgewählt wird.

SAP merkt sich die zuletzt verwendete Suchhilfe pro Transaktion oder Objekt und schlägt diese dem Benutzer beim nächsten Aufruf wieder vor.

In gewissen Suchhilfen kann die Auswahl der Suchhilfen mit der Schaltfläche aufgerufen werden

7.3.2 Suchhilfe verwenden Je nach Suchhilfe können nun ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben werden. Als Ergebnis werden nur die Objekte gefunden, bei denen alle gewählten Selektionswerte zutreffen.

Mit wird die Suche gestartet. Die Treffer werden in einem weiteren POPup angezeigt.

1

2



Mit dem Anwählen der Auswahlfelder und dem betätigen von können nun ein oder mehrere Objekte in die Transaktion übernommen werden.

SAP verwendet verschiedene Arten von Suchhilfen, darum trifft der Anwender leider immer wieder andere Logiken an.

Bei den Suchkriterien können Sie einen * als Joker für eine unbekannte Zeichenfolge oder ein ? als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen angeben. Wichtige Symbole die im Umfeld von Suchhilfen vorkommen

Symbol Bedeutung

Übernehmen

Markierte Zeile entfernen

Ganze Selektion löschen

Abbrechen

Suchhilfe beenden

In Mehrfachsuchhilfe springen die noch keinen oder nur einen Eintrag hat

In Mehrfachsuchhilfe springen die schon mehrere Einträge hat

In Selektionsoptionen springen



Die Trefferliste zeigt alle Einträge (Datensätze), die mit den vorher eingegebenen Suchkriterien übereinstimmen:

Wichtige Symbole die im Umfeld von Trefferlisten vorkommen

Symbol Bedeutung

Übernehmen des markierten Eintrags oder der markierten Einträge

Suchhilfe Fenster schliessen

Innerhalb Trefferliste suchen

Innerhalb Trefferliste weitersuchen

Eintrag in die persönliche Werteliste aufnehmen

Trefferliste drucken

Alle Treffer markieren

Alle Treffer entmarkieren

Persönliche Werteliste anzeigen

Persönliche Werteliste verlassen

Eintrag aus persönlicher Werteliste entfernen

Selektionskriterien einblenden

Selektionskriterien ausblenden



7.4 Die Bildlaufleisten Wenn Sie sich Informationen anzeigen lassen wollen (z.B. eine Liste oder die Online-Hilfe), passen oft nicht alle verfügbaren Informationen auf ein Bildschirmbild. Sie können jedoch über die Bildlaufleisten diese zusätzlichen Informationen anzeigen:

• Mit der vertikalen Bildlaufleiste blättern Sie durch die Information in Ihrem Fenster von oben nach unten.

• Mit der horizontalen Bildlaufleiste blättern Sie durch die Information in Ihrem Fenster von rechts nach links.

7.5 Blättern über die Tastatur oder die Drucktasten Sie können auch die Tastatur oder die Drucktasten in der Anwendungsfunktionsleiste zum Blättern verwenden:

Angezeigt wird die...

Symbol Tasten

erste Seite STRG + BILD é

letzte Seite

STRG + BILD ê

vorige Seite BILD é

nächste Seite BILD ê

Vertikale Blättermarke

Vertikale Bildlaufleiste

Vertikale Blätterpfeile



7.6 Das Sichtenkonzept Alle Daten des SAP-Systems werden vor unberechtigtem Zugriff geschützt, damit nur diejenigen Benutzerinnen und Benutzer auf die Daten zugreifen dürfen, die explizit Berechtigung dafür haben. Die Vergabe der Berechtigung erfolgt innerhalb der Benutzerstammpflege. Dabei muss angegeben werden, auf welche Daten die Benutzerin und der Benutzer zugreifen darf und welche Art des Zugriffs möglich sein soll. Neben den standardmässigen SAP-Berechtigungsfunktionen steht in der Stammdatenpflege ein Sichtenkonzept für den Berechtigungsschutz zur Verfügung. Mit Hilfe der Sichten kann einer Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, welche nur am Rande mit Stammdaten zu tun haben, eine eingeschränkte Sicht auf die entsprechenden Daten und -werte zugeteilt werden, obgleich der formale Zugriff auf jeden Stammsatz besteht.

7.7 Berechtigungsdaten anzeigen

Wenn z. B. Berechtigungs- oder sonstige Probleme in einzelnen Transaktionen auftreten, haben Sie die Möglichkeit, der verantwortlichen Person für Berechtigungen eine Hilfestellung zu leisten, indem Sie diese Bildschirmmaske exportieren und der verantwortlichen Person übergeben.

Beispiel

Menü-Pfad TCode

System > Hilfsmittel > Anz.Berecht.prüfung SU53

• Die Informationen auf der nachfolgenden Abbildung ist für Sie als Benutzerin oder Benutzer nicht relevant. Die systemverantworliche Stelle kann allerdings aus diesen Informationen ein Berechtigungsproblem erkennen.



7.8 Export der Berechtigungsdaten

Um die Berechtigungsdaten an die systemverantwortliche Person liefern zu können, sollten Sie folgende Auswahl treffen.

Export der Berechtigungsdaten

Menü-Pfad TCode

System > Liste > Sichern > Lokale Datei SU53

• Speichern Sie den Bildschirminhalt mit als HTML-Format auf Ihrem PC oder Mac.

• Danach können Sie mit der gewohnten ‚Speichern unter‘ Umgebung von Citrix die Datei an einem beliebigen Ort auf Ihrem PC oder Mac ablegen und mit dem eingesetzten Mailsystem verschicken.

7.9 Hardcopy vom aktuellen Bildschirm

Sie haben die Möglichkeit, den aktuellen Bildschirminhalt als Hardcopy, auf dem im Citrix als Default eingestellten Drucker, auszugeben.

Dazu verwenden Sie das Symbol aus der Systemfunktionsleiste und danach den Befehl ‚Hardcopy’.



7.10 Kopieren von Tabelleninhalt (mehrere Zellen)

• Wählen sie dieTastenkombination „CTRL+Y“

• Markieren Sie mit dem Cursor den entsprechenden Tabelleninhalt, z.B.

• Wählen sie dieTastenkombination „CTRL+C“

• Öffnen Sie die gewünschte Zieldatei (z.B. Excel oder Word) und fügen Sie den zwischengespeicherten Inhalt ein mit der Tastenkombination (CTRL+V).

7.11 Die SAP-Funktionstasten Sie können Funktionen im SAP-System auch über Funktionstasten auf Ihrer Tastatur auslösen. Je nach Anwendung sind unterschiedliche Funktionstasten aktiv bzw. mit unterschiedlichen Funktionen belegt. Die Funktionsbelegung wird in den Quickinformationen, in den Befehlslisten der Menüs sowie in den Kontextmenüs angezeigt.

Quickinfo Menüleiste



Die gebräuchlichsten Funktionen sind:

F1 für Hilfe

F2 für Ausführen

F3 für Zurück

F4 für Eingabemöglichkeiten

F12 für Abbrechen

7.12 Das Kontextmenü Das SAP-System bietet die aktuell verfügbaren Funktionen in einem Kontextmenü an. Das Menü ist standardmässig nicht sichtbar. Sie können es sich anzeigen lassen, indem Sie die rechte Maustaste innerhalb des Bildrumpfs drücken. Das Kontextmenü ist ein Schnellweg zur Auswahl von Funktionen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Suchfeld



8 Arbeiten mit mehreren Modi Im SAP-System können Sie an mehr als einer Transaktion (bzw. Anwendung) parallel arbeiten. Bei der Standardversion können bis zu sechs Fenster/Modi geöffnet werden. Empfohlen wird die Arbeit mit zwei Modi.

8.1 Einen neuen Modus öffnen

Sie können im R/3-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen Modus eröffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren:

Neuen Modus öffnen

Pfad TCode

System > Erzeugen Modus /O

Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist das vorderste Fenster auf dem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen. Nachdem Sie den Befehl /o (Schrägstrich und den Buchstaben o) eingegeben und mit ENTER bestätigt haben, erscheint folgende Abfrage:

• Bestätigen Sie mit .



8.2 Gleichzeitig einen Modus öffnen und eine Transaktion aufrufen

• Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (neuer Modus) und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweise einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode PIQSTD (Studentenstammdaten anzeigen) zu erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld

/opiqstd ein und bestätigen Sie die Eingabe mit .

• Es erscheint folgender Bildschirm mit dem neuen Modus als aktives Fenster über dem Originalfenster:

Jeder Modus hat eine Nummer, die das System in der Statusleiste in Klammern neben dem Systemnamen anzeigt. Die Transaktion ‚Studentenstammdaten anzeigen’ wurde als zweites Fenster geöffnet und steht als aktives Fenster zur Verfügung. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.



8.3 Modus wechseln Sie können problemlos von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie zu einem anderen Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet sind, können Sie einen Modus bis zu 4 Stunden lange im Hintergrund laufen lassen und bei Bedarf die Arbeit dort wieder aufnehmen. Die Modus finden sie in der Taskliste des Citrix.

8.4 Einen Modus schliessen

Bevor Sie einen Modus schliessen, sichern Sie geänderte oder neu eingegebene Daten, die Sie behalten möchten. Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schliessen ihn, melden Sie sich damit vom SAP-System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden auf, Ihre Daten zu sichern. So schliessen Sie einen Modus:

Modus schliessen

Pfad TCode

System > Löschen Modus /I

Oder durch Klick auf in der Menüleiste:



9 Hilfe zur Anwendung Antworten zu ihren Fragen finden unter http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport.html

Des weiteren können sie sich an ihren SAP Betreuer wenden. Eine Liste der Betreuer finden sie unter: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/supportstellen.html



10 SAP Business Workplace

SAP Business Workplace

Pfad TCode

Menü -> Business Workplace SBWP

Im SAP Business Workplace können Sie SAP Mails empfangen und senden. Zudem erhalten Sie Workitems zur Abarbeitung von Work Flows in ihrem SAP Business Workplace angeboten. Weitere Informationen finden sie unter: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapmanuals/general/090331_SAPMail_V1.pdf

10.1 SAP Mail an Emailadresse weiterleiten

Möchten sie SAP Mails an ihre Emailadresse weiterleiten lassen können sie sich dies unter den Benutzereinstellungen einrichten. Gilt nicht für Workitems!!!

Springen Sie nach Einstellungen -> Büroeinstellungen

Wählen Sie das Register ‚Automatisches Weiterleiten‘ Wählen Sie und geben die entsprechenden

Daten ein

Wählen Sie zweimal



11 Drucken 11.1 SAP Drucker

Damit Ihr Arbeitsplatz-Drucker Dokumente aus dem SAP drucken kann muss er im SAP registriert sein. Falls dies nicht der Fall ist finden Sie unter der folgenden Adresse Hilfe: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/drucken.html Wissen Sie nicht wie sich ihr Arbeitsplatz-Drucker nennt, können Sie folgendermassen suchen:

- Starten Sie die Transaktion SU3 - Wählen Sie das Register ‚Festwerte‘

- - Klicken Sie auf die Suchhilfe

- - Geben Sie ihren Gebäudekürzel mit zwei Asterisken ein - Drücken Sie

- - Wählen Sie den gewünschten Drucker aus



- - Der gewünschte Drucker ist nun gewählt - Falls ‚Sofort ausgeben‘ aktiviert ist werden Druckbefehle sofort

ausgeführt, ansonsten wird der Spool erst in der Ausgabesteuerung angezeigt, bevor Sie ihn ausdrucken können.

- Drücken sie auf um diese persönliche Einstellung zu sichern.

Diese Persönliche Einstellung gilt nur für System / Mandant in dem Sie aktuell eingeloggt sind. Für weitere Systeme / Mandanten müssen Sie diese Einstellung wiederholen.

Liste von nicht Arbeitsplatzabhängigen Druckern. KURZNAME BEZEICHNUNG VERWENDUNG 000B Lokal WIN Druckt direkt auf den Default Printer unter Citrix 000D Lokal MAC&WIN Öffnet Fenster mit Auswahl aller unter Citrix

eingerichteten Drucker 000E Lokal MAC&WIN Öffnet Fenster mit Auswahl aller unter Citrix

eingerichteten Drucker MAIL MAIL Sendet ein PDF an die angegebene

Emailadresse

11.2 Citrix Drucker

Damit Ihr Arbeitsplatz-Drucker Dokumente aus dem Citrix drucken kann, muss er im Citrix registriert sein. Falls dies nicht der Fall ist finden Sie unter der folgenden Adresse Hilfe: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapfaqs/citrix-new.html Das Einrichten ist beschrieben im Kapitel 2.7 von: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapfaqs/citrix-new/120320_Leitfaden_neuer_Citrix_V11.pdf



11.3 Drucken aus dem SAP Dialog

Das Drucken aus SAP kann sich manchmal als schwierig erweisen da die Druckdialoge sich in den jeweiligen Transaktionen sehr unterschiedlich darstellen. Ein Beispiel aus der Studentenakte: Register Einschreibungen

Drücken Sie auf um die Liste auszudrucken Folgendes Pop Up erscheint

In diesem Pop Up können Sie diverse Attribute ändern. Wichtig sind Ausgabegerät, Druckzeitpunkt

und Aufbereitung



11.4 Drucken aus dem Korrespondenzregister der Studentenakte

Studentenakte

Pfad TCode

SAP Menu -> Studentenakte -> Register Korrespondenz PIQST00

11.4.1 Neue Korrespondenz drucken Möchten Sie ein neues Dokument drucken, können Sie dies mit der Funktion ,Neue Korrespondenz drucken‘ tun:

- Drücken Sie auf um eine neue Korrespondenz zu drucken - Wählen Sie das entsprechende Formular aus

- Im folgenden Popup können Sie zusätzliche Eingaben tätigen

- Drücken Sie auf für eine Druckansicht

- Drücken Sie auf für die Erzeugung einer neuen Korrespondenz

- In der Übersicht erscheint nun der neue Eintrag

Achtung: Diese Funktion druckt immer auf den in den Benutzereinstellungen als Standard definierten Drucker. Es kann kein alternativer Drucker gewählt werden.

11.4.2 Wiederholdruck erzeugen Möchten Sie ein früher gedrucktes Dokument nochmals ausdrucken, können Sie dies mit dem Wiederholdruck vornehmen:

- Markieren Sie die zu wiederholende Korrespondenz

- Wählen Sie die Funktion Wiederholungsdruck

- Oder mittels rechter Maustaste



- Wählen Sie den entsprechenden Drucker

- Mit geht’s weiter - In der Übersicht erscheint in der Spalte Wiederholdruck nun ein Flag ‚X‘

11.4.3 Bereits erzeugte aber noch nicht gedruckte Korrespondenz drucken

Ist eine Korrespondez erzeugt aber nicht gedruckt, erkennt man dies an dem Icon in der Korrespondenz Übersicht

- Markieren Sie die entsprechende Zeile

- Wählen Sie die Funktion Drucken

- Oder mittels rechter Maustaste - Wählen Sie den entsprechenden Drucker

- Mit geht’s weiter

11.4.4 Archivierte Korrespondenz anzeigen Die meisten Korrespondenzen aus der Studentenakte werden beim Drucken automatisch archiviert und können so jederzeit wieder angezeigt werden:

Achtung: Dies ist nur im Produktiv System jederzeit aktiv und kann nur aus dem Citrix aufgerufen werden.

- Auf die archivierte Korrespondenz doppelklicken

- Es öffnet sich das Programm ‚Open Text….Viewer‘ und zeigt das Dokument

an



- Das archivierte Dokument kann nun aus dem Viewer exportiert oder gedruckt

werden, falls dies erwünscht ist

- Mit Dokument / Beenden kann der Viewer wieder geschlossen werden

11.5 Drucken aus dem Summary

Summary

Pfad TCode

SAP Menu -> Studentenakte -> Button Summary ZCM_SUMMARY

Korrespondenzen die aus dem Summary gedruckt werden haben den Vorteil dass gewisse Angaben wie Studium und Semester automatisch an die Druckparameter übergeben werden.

11.5.1 Im Register Summary lassen sich folgende Funktionen nutzen:

- Leistungsausweis drucken und archivieren - Prov. Leistungsausweis drucken - Datenblatt drucken - Ins Korrespondenzregister der Studentenakte springen - Individualbriefe anlegen oder anzeigen

11.5.2 Leistungsausweis drucken

- Drücken Sie auf



- Wählen Sie das Ausgabegerät und die Spool Steuerung - Drücken Sie

- Hier haben Sie die Wahl zwischen Druckansicht und Drucken

11.5.3 Im Register Studienabschluss lassen sich folgende Funktionen nutzen:

- Diplomurkunde drucken und archivieren - Diploma Supplement drucken und archivieren - Academic Record drucken und archivieren - Bescheinigungen drucken und archivieren

- Option Probedruck -> Ist diese Option aktiv, wird in der Korrespondenz der Text ‚Probedruck‘ angedruckt und im Korrespondenzregister wird die gelbe Ampel angezeigt

- Ins Korrespondenzregister der Studentenakte springen

11.5.4 Diplomurkunde drucken

- Drücken Sie auf

- Wählen Sie das korrekte Formular aus



- Wählen Sie das Ausgabegerät und die Spool Steuerung - Drücken Sie

- Die Allgemeinen Parameter sind schon vorbefüllt - Hier haben Sie die Wahl zwischen Druckansicht und Drucken -

11.6 Massendruck aus der Studentenkorrespondenz

Für den Massendruck von Abschlussdokumenten steht ein spezieller Prozess zur Verfügung. Eine separate Anleitung steht unter dem folgenden Link zur Verfügung: http://www.id.uzh.ch/dl/sapplus/sapsupport/sapmanuals/adminstuverlauf/131213_Studienabschluss_V28.pdf

11.7 Ausgabesteuerung

Ausgabesteuerung

Pfad TCode

Menü -> System -> Dienste -> Ausgabesteuerung SP01

In der Ausgabesteuerung können Sie nach aktuellen Spoolaufträgen suchen. Sie finden Spoolaufträge die bereits gedruckt wurden sowie solche die noch auf den Druck warten. In dieser Selektionsmaske können sie die Ergebnisse einschränken.



Nach dem ausführen erhalten sie eine Liste der Spoolaufträge



11.8 Druck Glossar

BEGRIFF BEDEUTUNG

Allgemeine Parameter

Je nach Formular werden allgemeine Parameter angeboten die in der Regel schon korrekt vor befüllt sind. Siehe auch 11.5.4

Anwendungsformular

Eine Dokumentvorlage die mit Daten aus dem SAP gefüllt wird. Bsp. Leistungsausweis für Studierende

Archiv Beim Drucken werden Korrespondenzen in einem Archivserver zusätzlich als PDF abgelegt

Archiv…Viewer Mit diesem Programm können archivierte Korrespondenzen unter Citrix angeschaut werden

Ausgabeauftrag

Beim Drucken eines Spool Auftrags entsteht ein Ausgabeauftrag. Der Ausgabeauftrag hat eine Nummer. Wird derselbe Spool Auftrag nochmals ausgedruckt entsteht ein weiterer Ausgabeauftrag mit einer neuen Ausgabeauftragsnummer

Ausgabeauftragsnummer Identifiziert einen Ausgabeauftrag

Ausgabegerät

Entspricht dem Drucker auf den der Ausgabeauftrag geschickt wird. Ein physischer Drucker kann mehrere Ausgabegeräte zugeordnet haben. Zum Beispiel um mehrere Schächte anzusteuern oder unterschiedliche Zeichensätze zu unterstützen

Ausgabesteuerung

Transaktion SP01 um Spoolaufträge anzuzeigen. Darin können einzelne Spoolaufträge angezeigt, gedruckt oder auch gelöscht werden

Datumskennung

Wird beim Massendruck verwendet. Datumskennung und Identifikation ergeben die Laufidentifikation

Diplomdrucker

Ausgabegerät für Abschlussdokumente im Ressort Studierende. Aktuell ist dies der Drucker303. Je nach Formular muss noch der richtige Schacht mitgegeben werden. Bsp. Drucker303-PCL-2

Diplomersatzdrucker

Ausgabegerät für Abschlussdokumente im Ressort Studierende. Aktuell ist dies der Drucker305. Je nach Formular muss noch der richtige Schacht mitgegeben werden. Bsp. Drucker305-PCL-2

Drucken Farbe auf etwas aufzutragen mit der etwas dargestellt werden kann

Drucker

Ist normalerweise das physische Gerät mit dem Kabel dran, dass Papier bedruckt. Drucker kann aber auch eine Software sein die aus einem



Ausgabeauftrag ein PDF, ein Mail generiert oder diesen an den lokalen Drucker eines Clients weiterleitet

Druckvorschau Ein Funktion um eine Korrespondenz am Bildschirm anzuzeigen ohne zu Drucken

Duplikatdruck

Dokumente müssen neu ausgestellt werden, z.B. wegen Verlust, Diebstahl, Beschädigung. Alle Bestandteile der abgegebenen Dokumente sind korrekt. Dokumente werden nur gegen eine Gebühr dupliziert.

Ersatzdruck

Korrespondenz die eine früher erzeugte Korrespondenz ersetzt. Darauf kann der Vermerk stehen, dass dieses Dokument das alte Dokument ersetzt. Erklärung aus dem Projekt U&D: Bereits ausgestellte Dokumente müssen wegen notwendigen Änderungen ersetzt wer-den. Dies kann erfolgen, wenn ein sachlich vertretbarer Grund vorliegt: Z.B. bei Fehlern, die durch die UZH verursacht wurden (vgl. MAS SHE Ersatz, falsche Notenberechnungen) oder wenn aufgrund des Wortlauts berufliche Nachteile (Geschlechterumwandlung, Nationalität) entstehen. Ein Ersatz muss gemäss Weisung der UL vom 27. Juli 2000 jeweils vom Rechtsdienst bewilligt werden. Erklärung aus Pop UP: Ersatz MIT Ersatzsatz (Ersatzdruck, E) Fall A) Nach Ablauf der 30-Tagesfrist: Ein bereits ausgehändigtes Dokument muss aufgrund von stattgegebenen Änderungswünschen und/oder Korrekturen nochmals neu ausgestellt werden. Fall B) Innerhalb 30-Tagesfrist: Änderungswünsche und/oder Korrekturen wurden ausdrücklich MIT Ersatzsatz angeordnet (RD).

Erzeugen Siehe Korrespondenzerzeugung

Escriba Eine Technologie um aus SAP zu drucken. Info unter http://www.escriba.de/

Formular Gleich wie Anwendungsformular

Formularname

Technischer Name eines Formulars. Bsp. ZCM_LEISTUNGSAUSWEIS_2012 2012 steht für das Jahr der Version dieses Formulars

Freie Selektionen Bei der Korrespondenz drucken können in den freien Selektionen Attribute mitgegeben werden



die Selektion auf einen Korrespondenzerzeugungslauf erleichtern

Identifikation

Wird beim Massendruck verwendet. Datumskennung und Identifikation ergeben zusammen die Laufidentifikation. Beim Einzeldruck wird automatisch ‚SINGLE‘ vom System vergeben.

Individualbriefe

Ist eine andere Art von Korrespondenz, bei dem Daten aus SAP in eine Wordvorlage übernommen werden. Das fertige Dokument wird mit Referenz zum Studenten im SAP gespeichert. Kein Archiv.

Jobübersicht

Transaktion SM37 um die Jobs anzuzeigen. Massenkorrespondenzläufe werden im Hintergrund als Job abgearbeitet. Wenn man wissen will wann der Job fertig ist, ist diese Transaktion die Richtige.

Korrespondenz Schriftenverkehr ausgehend aus SAP Korrespondenzdruck Das drucken von Korrespondenzen

Korrespondenzerzeugung

Erzeugen von Korrespondenzen in der Studentenakte. Es erscheint im Korrespondenzregister eine gelbe Ampel. Dies ist zur Vorbereitung des Drucks. Beim Einzeldruck wird Erzeugung und Druck zusammengefasst.

Korrespondenzregister

Ein gleichnamiges Register in der Studentenakte Transaktion PIQST00. Es werden alle Korrespondenzen die für den Studierenden gedruckt wurden aufgelistet. Individualbriefe und Emails sind nicht darin enthalten.

Lauf Identifikation

Wird beim Massendruck verwendet. Datumskennung und Identifikation ergeben zusammen die Laufidentifikation

Löschen nach Ausgabe Mit dieser Option beim Drucken wird der Spool nach Abschluss des Druckauftrags gelöscht

Löschdatum

Beim Erreichen den Löschdatums wird der Spool automatisch gelöscht. In der Regel nach sieben Tagen.

Mail

Gibt man einen Ausgabeauftrag auf das Ausgabegerät ‚MAIL‘ aus wird der Druck in ein PDF gewandelt und an die anzugebende Mailadresse versendet. Kann im Dialog keine Mailadresse angeben werden wird das Mail an den im SAP Account hinterlegte Mailadresse gesendet.

Massendruck

Prozess um die Korrespondenz für eine Menge Studierender gleichzeitig zu erzeugen und zu drucken

Neuer Spool Auftrag Option beim Drucken. Ist diese aktiv wird zwingend ein neuer Spool Auftrag angelegt.



PDF Möglichkeit die Korrespondenz als PDF auszugeben

Probedruck

Option beim Drucken: Ist diese aktiv bleibt die Ampel im Korrespondenzregister gelb. Bei gewissen Formularen wird die Information ‚Probedruck‘ mit angedruckt.

Protokolle

In der Studierendenkorrespondenz kann im Register ‚Protokolle‘ Meldungen angesehen werden die insbesondere im Massenlauf darüber Aufschluss geben ob für alle gewählten Studierende erzeugt resp. gedruckt wurde

Referenzdruck

Wird für Abschlussdokumente verwendet: Ersatz OHNE Ersatzsatz (Referenzdruck, R) Fall A) Innerhalb 30-Tagesfrist: Ein bereits ausgehändigtes Dokument muss aufgrund von gemeldeten Fehlern nochmals neu ausgestellt werden. Fall B) Nach Ablauf der 30-Tagesfrist: Änderungswünsche und/oder Korrekturen wurden ausdrücklich OHNE Ersatzsatz bewilligt (RD).

SapScript Eine Technologie um aus SAP zu drucken. Ist eine Lösung von SAP.

Schlüssel

Gilt als eindeutiger Schlüssel für eine Korrespondenz und ist 32 stellig alphanumerisch. Bsp. 0050569600181ED3BAE614B38AA05240

Selektionsmethode Ein Methode um eine Horde von Studierenden zu bestimmten Kriterien (Bsp. Land) zu ermitteln

Selektionvariante

Ein Variante die die Kriterien zu einer Selektionsmethode bestimmt (Bsp. CH). Die Variante kann gespeichert und wiederverwendet werden.

Smartform Eine Technologie um aus SAP zu drucken. Ist eine Lösung von SAP.

Sofortdruck

Option beim Drucken. Ist diese aktiv wird der Spool Auftrag sofort ausgedruckt. Ist diese passiv wird der Spool Auftrag nur in die Ausgabesteuerung übernommen von wo aus sie später gedruckt werden kann.

Sortierung

Bei der Korrespondenz drucken kann die Sortierung der Studierenden beeinflusst werden. Es stehen die Kriterien Land, Postleitzahl, Nachname, Vorname und Nationalität zur Verfügung

Spool Auftrag abschliessen

Option beim Drucken. Ist diese aktiv wird der Spool Auftrag abgeschlossen. Es können keine weiteren Korrespondenzen in den Spool Auftrag angehängt werden.



Spool Auftragsnummer

Eine eindeutige 10 stellige Nummer die einen Spool Auftrag bezeichnet. Nach dem Löschen des Spool Auftrags wird die Nummer wieder freigegeben.

Spool Auftrag

Auftrag mit der zum Drucken bereiten Korrespondenz und den Angaben für das Drucken wie dem Ausgabegerät

Spool Steuerung Hier können die Optionen für den Druck ausgewählt werden

Spool Verweildauer Dauer bis der Spool Auftrag automatisch gelöscht wird

Testdruck

Wird aus einem nicht Produktiven System gedruckt wird ein Stempel mit System- und Benutzernamen angedruckt. Dies um nicht versehentlich Testdrucke zu versenden.

Testdruckstempel Bsp.

Wiederholdruck

Eine bereits gedruckte Korrespondenz soll nochmals gedruckt werden. Die Druckparameter bleiben die selben. Allenfalls in der Zwischenzeit veränderte Stammdaten können varieren.

Zusätzliche Parameter

Je nach Formular werden zusätzliche Parameter angeboten die in der Regel schon korrekt vor befüllt sind

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