EIT DER GRÜNDUNG IM JAHR 1964 umfasst das Hauptgeschäftsfeld von Schu­kat die reine Business-to-Business-Distri­bution mit Fokus auf Großhandel und Export. Vertrieben werden elektronische Bauteile und Komponenten vorrangig für gewerbliche Verbraucher. Zu den vielen Bauelementen für die Leiterplatte, zählen auch Relais für Aufzüge sowie Gerätelüfter für Industriecomputer und Kühlschränke. Auch effektive Netzgeräte für die LED­Beleuchtung und Power-LEDs gehören zum Lieferprogramm. Alle Produkte bie­tet der Mittelständler zum einen über den hauseigenen Webshop und zum anderen über das traditionelle Kataloggeschäft an.

Um beim Versand der Produkte stets einen Schritt schneller zu sein als die Mit­bewerber, nutzt das Unternehmen mittler­weile die Business-Intelligence-Lösung BW on Hana von SAP. Dank schneller Auswer­tung von Lagerdurchlaufzeiten und Ver­sanddaten lassen sich überflüssige Warte­schleifen vermeiden. Im Gespräch mit IT-MITIELSTAND erklärt Georg Schukat, Geschäftsführer der Schukat electronic Vertriebs GmbH, worauf es bei solchen Datenanalysen im Logistikbereich vor allem ankommt.

ITM: Herr Sehukat, wie viele aktive Kunden zählen Sie momentan? Georg Schukat: Ungefähr 9.000 Firmen, vom Kleinstunternehmen bis hin zum Großkonzern. Dabei bedienen wir unsere größten Kunden Siemens sowie Bosch und Siemens Hausgeräte (BSH) in einem Geschäftsfeld, das sich für uns erst in der jüngeren Vergangenheit aufgetan hat: Für die Produktion der Konzerne nehmen wir eine besondere Konfektionierung vor. Wir beziehen drei bis vier verschiedene Zubehörteile wie Gehäuse und Lüfter und assemblieren diese zu einer Baugruppe speziell für die Produktion von Siemens. Diese Baugruppe wird von uns zusätzlich auch umfassend getestet. >

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> ITM: Welche branchenspezi{ischen Anforderungen stellen Sie an Ihre IT? Schukat: Unsere IT muss eine sehr gute Abdeckung aller Prozesse gewährleisten. Bereits in unserem eigens entwickelten ERP-Altsystem hatten wir die Rückver­folgbarkeit, neudeutsch Traceability, aller Produkte realisiert - und zwar zurück bis zur einzelnen Charge des Herstellers. Als imJahr 2008 die Einführung einer neuen ERP-Software anstand, war die Rückverfolgbar­keit ein wichtiges Auswahlkriterium. Nicht zuletzt haben wir uns deshalb für die ERP~Software von SAP entschieden, da sie diese Funktion bereits im Standard integriert hatte.

ITM: Wie lief die ERP-Einführung ab? Schukat: Wir starteten im Jahr 2008 mit der Einfüh­rung von SAP FI. Ein Jahr später folgte die Einführung der Lagerverwaltung (Enterprise Warehouse Manage­ment, EWM) sowie der Warenwirtschaft. Hierbei konn­ten wir unsere vorhandenen rund 150.000 Chargen eins zu eins ins SAP-System laden, ohne die Produkte mit neuen Artikeldaten versehen zu müssen. Ein gro­ßer Vorteil, da hinsichtlich unseres physischen Lager­bestands keinerlei Änderungen notwendig wurden .

ITM: Warum wollten Sie Ihre Eigenentwicklung durch ein Standardsystem ersetzen? Schukat: Sicherlich brachte die zuvor genutzte Eigen­entwicklung etliche Vorteile mit sich, etwa die punktge­naue Anpassung an die eigenen Prozesse. Mittlerweile denke ich jedoch, dass wir mit dem Standardsystem besser aufgestellt sind als früher - allein was dessen Funktionsvielfalt anbelangt.

Zu Projektbeginn konnten wir sicherlich nicht alle vorhandenen Funktionen in ihrer Breite nutzen und mussten uns erst in die Materie einfinden. Allerdings war meine Vorgabe für das ERP-Projekt von vornherein klar: "Wir setzen nur auf SAP, wenn die IT-Abteilung sich sicher ist, alle Vorteile der Software mittelfristig ausnutzen sowie eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gewährleisten zu können." Hierzu benötigt man ein agiles IT-Team, das Interesse daran besitzt, neue Dinge auszuprobieren und umzusetzen.

ITM: Gibt es weitere Gründe, warum Sie der Individualsoftware nicht mehr nachtrauern? Schukat: Mit der Eigenentwicklung konnten wir unse­ren Webshop nicht anbinden, was mit dem neuen ERP-System ohne Weiteres möglich ist.

In unserem Webshop können die Kunden ohne spezielles Log-in die Preise sowie die Lieferfähigkeit aller Produkte einsehen. Zwar erzielen wir unsere Hauptumsätze nicht mit dem Shop, allerdings wird die größte Menge der Positionen darüber abgewickelt. Hier ist unser erklärtes Ziel, dass ein Kunde, der bis 14 Uhr bestellt, die Ware am nächsten Tag erhält. Von daher besteht ein gewisser Handlungsdruck, diese Performance zu garantieren.

ITM: Wie gewährleisten Sie die schnelle Reaktionsfähigkeit? Schukat: Dank des neuen ERP-Systems laufen die Lieferprozesse wesentlich schneller ab als früher, da nunmehr alle Onlinebestellungen Hand in Hand mit

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dem ERP-System abgewickelt werden. Ein Beispiel: Mit dem Alt­system konnten wir Rechnungen nicht direkt im Paket hinterle­gen, sondern mussten diese separat per Post verschicken. Heute besitzen wir an dieser Stelle hochintegrierte Prozesse, wodurch der Vorgang zum Kinderspiel wird.

ITM: Wie läuft ein Bestellprozess im Detail ab? Schukat: Eine Bestellung wird aus dem Webshop heraus direkt ins ERP-System eingespielt. Im Anschluss daran erfolgt eine - derzeit noch manuelle - Freigabe für das ebenfalls auf SAP-Software basie­rende Lagersystem. Diese ist notwendig, da teilweise noch rück­ständige Positionen mit ausgeliefert oder bestimmte Bemerkungen hinzugefügt werden müssen. Solche Bemerkungen können etwa Anweisungen an das Lager sein, bei der Kommissionierung des Auftrags Besonderheiten zu beachten. Sie dienen im Allgemeinen zur Erfüllung der Sonderwünsche von Kunden. Von der manuel­len Vorgehensweise wollen wir uns künftig jedoch verabschieden, um dann bis zu 90 Prozent aller Positionen aus dem Webshop direkt ins Lagerverwaltungssystem leiten zu können.

Trifft der Auftrag im Lager ein, wird er direkt kommissioniert, an das Versandsystem gemeldet und schließlich als Waren­ausgabe gebucht. Dabei übernimmt das nicht auf SAP basierende Versandsystem die Kommunikation mit dem Paketdienstleister und meldet die Ausgangsbuchung zurück an die Warenwirt­schaft. Anschließend kann die Faktura automatisch am Versand­arbeitsplatz ausgedruckt werden. Der gesamte Vorgang läuft inner­halb von zehn bis 20 Sekunden ab. Im nächsten Schritt können wir als Auftraggeber auch Einblick in die Logistikprozesse der Paketdienstleister nehmen und beispielsweise nach der Waren­übergabe genau ermitteln, zu welchem Zeitpunkt das Paket beim Kunden eintrifft.

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ITM: Ein fast durchgängiger Prozess ... Schukat: ... bis auf die Vorgänge, die wir noch mit internen Frei­gaben anstoßen. Eine Schwachstelle, denn sollte es an dieser Stelle haken, ist es gleich, ob die nachfolgende Lagerlogistik reibungslos funktioniert oder der Paketdienstleister schnell ausliefern kann.

Da es sich bei der Bestellabwicklung um einen wichtigen Kern­prozess handelt, wollen wir diesen künftig in unserem neuen Business-Intelligence-System abbilden. Damit sehen wir uns in der Lage, die Zeit vom Auftragseingang bis zur Auslieferung genau zu analysieren - und dies in Minutenintervallen. Mögli­che Fragestellungen für Analysen könnten sein: Wie lange dau­ert die Kommissionierung? Wie viel Zeit verbringt die Ware im Lager in Warteschleifen? Für welche Aufträge fallen bestimmte Zusatzarbeiten an und wie viel Zeit wird darauf verwendet? Mit den Antworten auf diese Fragen erhalten wir einen transparenten Einblick in den Ablauf unserer Geschäftsprozesse.

ITM: Warum haben Sie sich für die BI-Einführung entschieden? Schukat: Wir müssen in der Lage sein, komplexe Analysen durch­zuführen. Dies war letztlich ausschlaggebend, uns von der bishe­rigen Art der Datenanalyse zu verabschieden. Früher strickte ein Kollege die Analysen mit teilweise großem Aufwand direkt im Livesystem. Das Problem: Oftmals saß er eine halbe Stunde vor dem Bildschirm und wartete auf das Ergebnis. Und damit nicht genug, konnten die anderen Nutzer aufgrund der Belastung des Systems nur noch sehr langsam weiterarbeiten. Vor diesem Hin­tergrund entschieden wir uns dazu, ein eigenständiges Analyse­system aufzusetzen und evaluierten verschiedene Lösungen. Da die SAP zu diesem Zeitpunkt gerade die Markteinführung von "Business Intelligence on Hana" bekannt gab, fiel uns die Ent­scheidung leicht.

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ITM: Entsprachen die alternativen BI-Lösungen nicht Ihren Vorstellungen? Schukat: Wir versuchen generell, unsere Software möglichst aus der Hand eines Anbieters zu beziehen. Ein Vorteil: Man kann die Daten aus unterschiedlichen Systemen automatisch übernehmen. Daher konnten wir auch unsere Fakturadaten aus dem ERP automati­siert ins neue BI-System überspielen und direkt diverse Auswertungen fahren. Werden weitere Informatio­nen wie etwa Lieferdaten benötigt, können wir per Knopfdruck weitere Datenquellen anzapfen und bei den Auswertungen berücksichtigen. Das bedeutet im Klartext: Wir können alle SAP-Datentöpfe mit ihren Standardfeldern schnell und einfach in unsere Ana­lysen einbeziehen.

ITM: Nutzen Sie das BI-System ausschließlich für die Auswertungen in der Logistik? Schukat: Nicht nur. Darüber hinaus nutzen wir es klassisch für Quartalsberichte, Auswertungen am Point of Sale oder im Customer Relationship Management (CRM). Hier geht es in der Regel um Kennzahlen, die die Geschäftsleitung regelmäßig sehen möchte.

ITM: Inwiefern spielen die Analysen Ihrer Unternehmensführung in die Karten? Schukat: Wirtschaftsexperten sprechen gerne und viel über Innovation. So muss man innovativ sein, um am Markt mithalten zu können. Im Vergleich zu Firmen unserer Branche, die Milliardenumsätze generieren, sind wir mit einem Umsatz von rund 60 Mio. Euro >

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• ORGAniSATion I T ITEunTERVIEW • ) eher ein kleiner Mitspieler. Und da wir selbst nichts

produzieren, können wir auch nicht auf Produktin­novationen setzen. Von daher ist es für uns immens wichtig, prozessinnovativ zu sein. Eine solche Opti­mierung erreicht man nur, wenn man fundierte Pro­zessanalysen auf Basis eines professionellen BI-Sys tems durchführen kann.

ITM: Um die schnelle Auswertungen riesiger Datenmengen - Stichwort Big Data - vornehmen zu

können, basiert Hana auf der In-Memory-Technologie. Ist die fiir Mittelständler nicht überdimensioniert? Schukat: Wir haben uns nicht aus Performanzgrün­den für die Lösung entschieden, da es uns nicht allein auf die schnelle Ladezeit von Rohdaten ankommt. Vielmehr geht es uns um die korrekte Verknüpfung einzelner Datentöpfe. Generell ist es die Kunst von Business Intelligence, Daten so sauber miteinander zu verknüpfen, dass man die gewünschten Auswertungen rasch durchführen kann. Als Mittelständler benötigen wir keine Datenbank, auf deren Basis 100 Millionen Datensätze in Sekundenbruchteilen ausgewertet wer­den können. Dies wäre sicherlich überdimensioniert. Entscheidend ist vielmehr, dass wir mit deutlich ein­facheren ModelIierungsansätzen arbeiten können.

ITM: Auf welcher Datenbasis setzt die BI-Lösung auf? Schukat: Auf das Business Warehouse von SAP. Dieses wurde vom Hersteller speziell für Hana so gestaltet, dass keine hochkomplexen ModelIierungsschritte und damit weder ein großer Beratungs- noch Entwicklungs­aufwand mehr erforderlich ist.

ITM: Wie viele Nutzer arbeiten mit der Software? Schukat: Drei bis vier Mitarbeiter fragen zurzeit regel­mäßig Querys ab. Allerdings besitzen wir so viele Lizen­zen, dass alle Büromitarbeiter auf die Lösung zugrei­fen können. Somit sind die Analysen nicht allein der Geschäftsführung und dem Controlling vorbehalten, sondern stehen allen Fachabteilungen zur Verfügung.

ITM: Wie verlief die Einfiihrung des Systems? Schukat: Wir besaßen zuvor weder ein Data-Warehouse­noch ein BI-System und hatten daher nichts zu verlie­ren. Von daher gab es auch keinen Stichtag für eine System umstellung, sondern wir konnten schrittweise in die neue BI-Lösung hineinwachsen. Seit Mitte 2012 arbeiten wir aktiv mit ersten Auswertungen, die unsere Mitarbeiter unmittelbar im Tagesgeschäft nutzen können.

Bis dato basiert das gewählte Frontend auf einer klassischen Tabellenstruktur, die in Excel dargestellt wird . Ein Vorteil, da die Nutzer diese Oberfläche seit j ahren kennen. Bei den Analysen kann es sich um ver­dichtete Zahlen oder einzelne Informationen handeln. Der Vorteil: Da wir mit den Fakturadaten aus dem Produktivsystem arbeiten, können wir sichergehen, dass die Finanzanalysen bis auf den Cent stimmen.

ITM: Inwieweit sind die Auswertungen Anlass dafül; Prozesse zu überdenken oder gar neu aufzusetzen? Schukat: Als Unternehmer muss man immer sehr wach sein und bemerken, was gerade passiert. So sol­len Daten aus unserer CRM-Lösung, in der wir regel- )

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• TITEunTERVIEW I ORGAniSATiOn •

) mäßig Besuchsberichte und damit Aussagen über die Kundenzufriedenheit abspeichern, irgendwann eben­falls ins BI-System einfließen. Ist ein Kunde mit seiner Lieferung unzufrieden, sind wir in der Vergangenheit meist davon ausgegangen, dass es mit der Lieferge­schwindigkeit zusammenhing. Es kann aber noch viele andere Gründe dafür geben. Von daher müssen wir kontinuierlich an unseren Prozessen arbeiten, denn mit dem Geschäftsmodell desjahres 2012 können wir 2020 sicherlich niemandem mehr hinter dem Herd hervorlocken. Zudem gilt es, die Kosten im Auge zu behalten, denn mit unserem aktuellen Budget kann man in zehn jahren sicherlich weniger bewegen .

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ITM: Sie elwähnten, dass Sie für Hana einen eigenen Server bereitstellten. Wie aufwendig war dies? Schukat: Wir investierten in ein eigenes Produktiv­system für Hana, beim Entwicklungssystem nutzen wir all erdings einen leistungsstarken Leihserver. Auf dieser Entwicklungsmaschine liegen die kompletten Daten der letzten drei jahre. Um hier dauerhaft und konsequent testen zu können, würde die Nutzung einer schwachbrüstigen Maschine nicht ausreichen.

ITM: Welche Hardware setzen Sie ein? Schukat: Seit über zehn jahren nutzen wir vorrangig Hardware von HP. Inzwischen kennen unsere Mitarbei­ter die Systemverwaltungs- und Monitoring-Tools des Herstellers aus dem Effeff. Dies ist einer der Gründe, warum wir den Hardwarelieferanten auch im Rahmen der SAP-Einführung nicht wechseln wollten.

ITM: Virtualisieren Sie Ihre Systeme? Schukat: Bereits seit Langem und mittlerweile auch richtig ausgiebig. Mit VMware ESX virtualisieren wir etwa die meisten Sever und teilweise unsere SAP-Sys­terne - jeweils in einem SAN auf Basis von HP Arrays. Han,a halten wir allerdings nicht virtualisiert vor.

Generell haben wir die Erfahrung gemacht, dass es für betriebskritische Systeme sinnvoll ist, eigene Hard­ware zu nutzen . So liegen unsere SAP-Produktivsys­terne jeweils auf einem eigenen Server, während die Entwicklungssysteme virtualisiert betrieben werden . Grob geschätzt betreiben wir rund 80 Prozent unserer Systeme virtualisiert und halten den Rest auf dedizier­ten Servern vor, wobei auf den virtualisierten Systemen jedoch nur ca . 20 Prozent aller Transaktionen ablaufen.

ITM: Mit welcher Mannschaft betreiben Sie Ihre IT und wie sind Sie als Geschäftsführer in IT-Projekte eingebunden? Schukat: Inklusive der Kollegen, die den Betrieb der Netzwerke und Telekommunikationsanlagen ver­antworten, beschäftigen wir rund elf IT-Mitarbeiter. Gemeinsam mit meinem Bruder und meiner Schwester bilden wir die dreiköpfige Geschäftsführung, wobei jeder einen anderen Schwerpunkt besitzt. Früher bestand die IT-Abteilung allein aus meiner Person -ich war damals IT-Entscheidungsträger, Netzwerkad­ministrator und Software-Entwickler in Personalunion . Aufgrund unseres Wachstums haben wir unsere IT­Mannschaft in den letzten j ahren kontinuierlich um neue Aufgabenfelder und damit um neue Mitarbeiter erweitert. +l /na Schlücker

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