Handbuch für Benutzer - HZDR

Handbuch für Benutzer XPhone Professional 3.0 Outlook AddOn 3.x Notes AddOn 2.x XPhone Team 1.0 XPhone Mobility 1.0

Ausgabe 07/05

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Version: 07/2005

Das Handbuch basiert auf den Versionen XPhone Professional 3.0, XPhone Team 1.0,XPhone Mobility 1.0.

Weitergabe und Vervielfältigung dieses Handbuchs oder von Teilen daraus sind, zuwelchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftli-che Genehmigung durch die C4B Com For Business AG nicht gestattet. In dieser Doku-mentation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändertund ergänzt werden.

Keine Gewährleistung. Dieses Handbuch wird Ihnen wie vorgelegt zur Verfügung ge-stellt. Die C4B Com For Business AG übernimmt keine Gewährleistung bezüglich derGenauigkeit oder Nutzung dieses Handbuchs. Jeglicher Gebrauch des Handbuchsoder der darin enthaltenden Informationen erfolgt auf Risiko des Benutzers. DasHandbuch kann Ungenauigkeiten technischer oder anderer Art sowie typografischeFehler enthalten.

1

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ............................................................... 7

1.1 Was ist XPhone Corporate? .............................................. 7

1.2 Wichtige Information ..................................................... 7

1.3 Systemvoraussetzungen Client PC ..................................... 8

Hardware ............................................................... 8Software ................................................................. 8

1.4 Zu diesem Handbuch ..................................................... 9

Aufbau ................................................................... 9Zum Anhang ........................................................... 9Formatierungen ...................................................... 10

2 Installation und Inbetriebnahme .................................. 11

2.1 Installation auf einem Arbeitsplatz ................................... 11

2.2 Erstinbetriebnahme durch den Anwender .......................... 11

Anwendung ohne Anmeldung starten ........................... 12Ausfüllen der Anmeldemaske ...................................... 12IP Adresse und Port eingeben ...................................... 14Passwort ändern ...................................................... 15Speicherort von Konfigurations- und Arbeitsdaten ........... 15Upgrade von XPhone 2.0 auf XPhone Professional 3.0 ....... 17Update von XPhone Professional 3.0 ............................. 17

2.3 Inbetriebnahme XPhone Mobility 1.0 ................................. 18

3 XPhone Professional 3.0 ............................................. 19

3.1 Einleitung ................................................................... 19

Was ist XPhone Professional 3.0? .................................. 19Was ist neu in XPhone Professional 3.0? ......................... 20

3.2 XPhone Professional 3.0 Oberfläche .................................. 21

2

Vollansicht .............................................................. 21Kompaktansicht ....................................................... 22Ansicht wechseln / Anwendung aufrufen ....................... 23Telefoniefunktionen, erweiterte Funktionen .................... 24

3.3 Telefonieren mit XPhone Professional 3.0 ........................... 24

Wählen .................................................................. 24Anruf annehmen ...................................................... 26Gespräch trennen ..................................................... 27Gespräche weiterleiten und übergeben .......................... 27Rückfragen und Makeln zwischen Teilnehmern .............. 29Telefonkonferenzen ................................................... 30Anrufumleitung und Anrufschutz ................................. 32Nachrichten hinterlegen* ........................................... 33Privatgespräche ....................................................... 35Chef-Sekretariat Funktionen ....................................... 35Multiline Einsatz ...................................................... 40

3.4 Datenbankanbindung .................................................... 42

Persönliches Adressbuch ............................................. 42Zentrales XPhone Server Adressbuch .............................. 43Datenbankverknüpfung ............................................. 43Feldverknüpfung einrichten ........................................ 50Adressbuchreihenfolge ändern / Adressbücher löschen ...... 52Adressbucheinträge suchen ......................................... 53Kontaktdatensätze in andere Adressbücher kopieren ........ 59Adressbucheinträge neu anlegen ................................. 59Neue Rufnummer übernehmen ................................... 60Adressbuchansicht ausdrucken .................................... 60

3.5 Anrufer identifizieren .................................................... 61

Anrufer Popup ......................................................... 61Popup Kontaktdatensatz ............................................ 63Tooltipp .................................................................. 65Anruferidentifizierung gezielt ausschalten ..................... 66Manuelle Anruferidentifizierung .................................. 66

3.6 Journale ..................................................................... 67

3

Kommende / Gehende Gespräche ................................. 67Journal Erledigt ....................................................... 67Journal Unerledigt .................................................... 67Anrufe in Abwesenheit / Offline erfassen ....................... 67Aus Journalen wählen ............................................... 69Verschieben von Journaleinträgen ............................... 69Notizen und Anruferinnerungen anlegen ....................... 70Journalordner organisieren ........................................ 70Kompaktjournal ....................................................... 72Journale in Microsoft Outlook führen ............................. 73

3.7 Favoriten .................................................................... 73

Favoriten aufrufen .................................................... 73Kurzwahlliste erstellen ............................................... 73Konferenzkonstellationen einrichten ............................. 74

3.8 Kombination mit vorhandenen Anwendungen .................... 75

Regelwerk ............................................................... 75Hotkeysteuerung ...................................................... 77

3.9 Messaging Assistant für Korrespondenz .............................. 79

Funktion ................................................................. 79Erstellen von Vorlagen ............................................... 80Eigene Kontaktdaten hinterlegen ................................. 81Vorlagen bearbeiten .................................................. 81Abwesenheitsassistent ............................................... 83Messaging Funktionen aktivieren ................................. 84Messaging Funktionen ansteuern ................................. 84E-Mail-Anrufnotiz .................................................... 84

3.10 Microsoft Outlook Integration ......................................... 85

CTI Funktionen aus Microsoft Outlook bedienen ............... 85Zugriff auf Microsoft Outlook Elemente .......................... 87Journalführung in Microsoft Outlook ............................. 89

3.11 Lotus Notes Integration .................................................. 91

CTI Funktionen aus Lotus Notes bedienen ....................... 91Zugriff auf Lotus Notes Elemente ................................. 93Vorbereitung der Lotus Notes Integration ....................... 94

3.12 Hilfe .......................................................................... 125

4

Themensuche im Inhalt .............................................. 125Themensuche im Index .............................................. 125Direkthilfe ............................................................... 126

4 XPhone Team 1.0 ...................................................... 127

4.1 Einleitung ................................................................... 127

Was ist XPhone Team 1.0? ........................................... 127Neuerungen ............................................................ 128

4.2 XPhone Team 1.0 Oberfläche ............................................ 128

Teamtasten ............................................................. 129Favoriten und Voicebox: Schnellwahltasten .................... 130Ansicht konfigurieren ................................................ 132

4.3 Telefonieren mit XPhone Team 1.0 .................................... 135

Anrufer erkennen ...................................................... 135Rufannahme ........................................................... 136Zweitanrufe / Anklopfer .............................................. 136Anrufe übergeben ..................................................... 136Anrufe übernehmen .................................................. 137Rufumleitung setzen ................................................. 138Anrufschutz konfigurieren .......................................... 138

4.4 Statusnachrichten ......................................................... 139

Nachrichten an das Team hinterlegen ........................... 139Nachrichten an alle hinterlegen* ................................. 140

4.5 Zugriff auf Fremdleitungen ............................................. 141

Teamhierarchie abbilden ............................................ 141Zugehörigkeit zu mehreren Teams ................................ 142Weitere Einstellungen ................................................ 143

5 XPhone Mobility 1.0 ................................................... 144

5.1 Einleitung: Was ist XPhone Mobility? ................................. 144

5.2 Die XPhone Mobility 1.0 Oberfläche ................................... 145

Anmeldemaske ........................................................ 145Das Frontend ........................................................... 145Ansicht aktualisieren ................................................. 146

5.3 Telefonieren mit XPhone Mobility 1.0 ................................. 146

5

Vom eigenen Arbeitsplatz ........................................... 146Über andere Leitungen telefonieren .............................. 147Rufumleitung setzen ................................................. 148

5.4 Zentrales Adressbuch ..................................................... 149

Teilnehmer suchen .................................................... 149Suchergebnis sortieren ............................................... 149

5.5 Offline-Journal in XPhone Mobility 1.0 ............................... 149

5.6 Statusnachrichten über Webfrontend setzen* ..................... 150

6 Kombinierter Einsatz von XPhone Corporate Produkten ....... 152

6.1 XPhone Professional 3.0 - XPhone Team 1.0 ........................ 152

XPhone Professional für Anrufersuche verwenden ............ 152Zur XPhone Professional 3.0 Oberfläche wechseln ............. 153Beide Anwendungen gleichzeitig starten ....................... 153Nachrichtenfunktion firmenweit nutzen ........................ 154

6.2 XPhone Professional 3.0 - XPhone Mobility 1.0 .................... 154

Zentrales Adressbuch pflegen ...................................... 154Nachrichtenfunktion nutzen ....................................... 155

6.3 XPhone Team 1.0 - XPhone Mobility 1.0 .............................. 155

7 Anhang 1: XPhone Professional 3.0 ShortGuide ................. 156

8 Anhang 2: XPhone Team 1.0 Übersicht Berechtigungen ....... 157

9 Anhang 3: Übersicht Berechtigungen Chef-Sekretariat ........ 158

6

11 Einleitung

1.1 Was ist XPhone Corporate?

XPhone Corporate vereint Kommunikationslösungen für mittlere undgroße Unternehmen unter einem Dach. Die XPhone Corporate Lö-sungen sind einzeln oder miteinander kombiniert einsetzbar. AlleProdukte sind standardmäßig mit der integrierten Telefonie- undAdministrationssoftware XPhone Server ausgestattet. Derzeit sinddrei XPhone Corporate Produkte verfügbar:

XPhone Professional 3.0 für die Bereitstellung von CTI-Funktionen

am Arbeitsplatz

XPhone Team 1.0 für perfekte Teamkommunikation

XPhone Mobility 1.0 für mobilen Zugriff auf CTI-Funktionen

1.2 Wichtige Information

Die XPhone Corporate Produkte bieten standardmäßig einen breitenFunktionsumfang an. Damit Sie diesen voll nutzen können, mussdas in Ihrem Unternehmen eingesetzte TK-System bzw. der einge-setzte Telefontreiber diese Funktionen unterstützen. In Einzelfällenist es unter Umständen möglich, dass Ihnen nicht alle hier be-schriebenen Funktionen im vollen Umfang zur Verfügung stehen.

Einleitung 7

Nicht verfügbare Funktionen werden in der Regel automatisch aus-geblendet.

Hinweis: Einige Funktionen stehen ausschließlich beim kom-binierten Einsatz mit weiteren XPhone Corporate Produkten zurVerfügung. Diese Funktionen sind mit * gekennzeichnet. Mehrzum kombinierten Einsatz von XPhone Corporate Produktenfinden Sie in Kapitel 6 Kombinierter Einsatz von XPhone Corpo-rate Produkten.

1.3 Systemvoraussetzungen Client PC

1.3.1 Hardware

Intel-Pentium PC (mindestens 266 MHz Taktfrequenz)

mindestens 128 MB RAM Arbeitsspeicher

ca. 100 MB freier Festplattenspeicher

CD-ROM Laufwerk

Netzwerkverbindung zum Server

Endgerät (Telefon und/oder Headset)

1.3.2 Software

Microsoft Windows 98SE / NT 4.0 / 2000 / XP Professional

Microsoft Office (ab Version 2000) für Messaging Funktionen und

Outlook Integration

Einleitung 8

1.4 Zu diesem Handbuch

1.4.1 Aufbau

Dieses Handbuch führt Sie durch die Funktionalitäten der einzelnenXPhone Corporate Produkte und geht auch auf die Besonderheitenbeim parallelen Einsatz mehrerer XPhone Corporate Produkte ein.Die Beschreibungen zu den einzelnen Arbeitsgängen sind schritt-weise aufgebaut, so dass Sie jede Aktion gleich nachvollziehenkönnen. Gesondert gekennzeichnete Tipps und Hinweise geben Ih-nen Anregungen, wie Sie eine bestimmte Funktionalität optimaleinsetzen können.

1.4.2 Zum Anhang

Im Anhang finden Sie ergänzende Informationen und Anleitungen.

1.4.2.1 Der XPhone Professional 3.0 ShortGuide

Der ShortGuide ist eine Übersicht mit allen verfügbaren Telefonie-und erweiterten Funktionen des CTI Client XPhone Professional 3.0 .Er befindet sich im Anhang des Dokuments und lässt sich bequemausdrucken und an Ihren Arbeitsplatz legen. Sie finden den XPhoneProfessional 3.0 ShortGuide in Kapitel 7 Anhang 1: XPhone Professio-nal 3.0 ShortGuide.

1.4.2.2 XPhone Team 1.0 Berechtigungen auf Fremdleitungen

Diese Matrix zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Rolle ein Anwenderinnerhalb eines Teams haben muss, um bestimmte Berechtigungenfür den Zugriff auf die Leitungen anderer Teammitglieder zu erhal-ten.

Einleitung 9

1.4.3 Formatierungen

Bezeichnungen von Funktionen, Schaltflächen, Dialogen und Menüssind in KAPITÄLCHEN gedruckt, damit sie jederzeit als solche erkenn-bar sind. Die Symbole aus der Bedienoberfläche sind im Text mit<<>> gekennzeichnet.

Einleitung 10

22 Installation und

Inbetriebnahme

2.1 Installation auf einem Arbeitsplatz

Die Installation erfolgt in der Regel zentral durch den Administrator.Einzelheiten dazu finden Sie im XPhone Server Manual für Adminis-tratoren.

Die lokale Installation am Arbeitsplatz ist möglich, wird jedoch nichtempfohlen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall für den betrof-fenen PC Administratorenrechte erforderlich sind.

XPhone Mobility 1.0 ist ein Webfrontend, eine Installation ist nichterforderlich. Für Informationen zur Inbetriebnahme lesen Sie bitteweiter in Kapitel 2.3 Inbetriebnahme XPhone Mobility 1.0.

2.2 Erstinbetriebnahme durch den Anwender

Der Anwender meldet sich am Arbeitsplatz an und startet das Pro-gramm XPhone Professional 3.0 / XPhone Team 1.0 zum ersten Mal.Je nach vorhandener IT-Umgebung ergeben sich folgende Möglich-keiten.

Installation und Inbetriebnahme 11

2.2.1 Anwendung ohne Anmeldung starten

Die XPhone Professional 3.0 / XPhone Team 1.0 Oberfläche wird auf-gerufen und die Anwendung ist sofort einsatzbereit. Dies ist dannder Fall, wenn der Administrator die Verwendung der Windows-Benutzeranmeldung auf dem XPhone-Server aktiviert hat. Voraus-setzung ist, dass sich der Benutzer beim Start seines PC an einerWindows-Domäne anmeldet.

2.2.2 Ausfüllen der Anmeldemaske

Unter bestimmten Umständen – beispielsweise wenn keineWindows-Domäne für die Authentifizierung des Benutzers verfügbarist - hat der Administrator die im XPhone Server integrierte An-meldemethode eingestellt. In diesem Fall erscheint zunächst eineAnmeldemaske. Je nach Konstellation sind unterschiedliche Ein-gaben erforderlich:

2.2.2.1 Name und Kennwort eingeben

Wurden Ihre Benutzerdaten bereits im XPhone Server eingerichtet,ist lediglich die Eingabe Ihres Anmeldenamens und des Kennwortserforderlich. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Adminis-trator. Der Anmeldevorgang ist bei jedem Start der Anwendung zuwiederholen.


2.2.2.2 Benutzerdaten manuell anlegen

Sind Ihre Benutzerdaten auf dem Server noch nicht eingepflegt undhat der Administrator die Plug & Play-Anmeldung aktiviert, legenSie Ihr Benutzerkonto selbst an. Dass der Administrator den Plug &Play-Modus aktiviert hat, erkennen Sie an der zusätzlichen Schalt-fläche NEUER BENUTZER..., die Sie anklicken, um Ihre Benutzerkon-todaten anzugeben.

Je nach in Ihrem Unternehmen eingesetzter Umgebung ergeben sichjetzt unterschiedliche Szenarien.

Hat Ihr Administrator vorgesehen, dass Sie sich zukünftig über Ihre

Windows-Benutzeranmeldung am XPhone Server anmelden, ist le-diglich die Eingabe des Vor- und Nachnamens erforderlich.

Erlaubt der Administrator zusätzlich den Zugriff auf den XPhone Ser-ver zusätzlich auch von außerhalb einer Windows-Domäne (bei-spielsweise kann dies der Einsatz von XPhone Mobility 1.0


erfordern), aktivieren Sie die entsprechende Auswahlbox und gebenIhren gewünschten Anmeldenamen und ein frei wählbares Kenn-wort ein.

Tipp: Beim Einsatz von XPhone Mobility 1.0 kann ebenfalls dieWindows-Domänenanmeldung genutzt werden, wenn im Unter-nehmen der IIS (Internet Information Server) als Webserver (stattXPhone Webserver) und der Microsoft Internet Explorer als Brow-ser eingesetzt werden. Bitte fragen Sie hierzu Ihren Administra-tor.

Sieht der Administrator ausschließlich die Nutzung der im XPhone

Server integrierten Anmeldung vor, ist zur Erzeugung einesBenutzerkontos die Eingabe von Vorname, Name, gewünschter An-meldename und eines frei wählbaren Kennwortes erforderlich.

2.2.3 IP Adresse und Port eingeben

In der Regel wird durch den Administrator eine IP Adresse vorgege-ben, die an Ihrem Arbeitsplatz automatisch vorbelegt wird. Diesewird benötigt, um den Kontakt zwischen dem XPhone Professional3.0 / XPhone Team 1.0 Client und dem XPhone Server herzustellen.Wurde keine Adresse vorbelegt, oder soll die Anmeldung an einem


anderen CTI-Server erfolgen, ist eine manuelle Eingabe von IPAdresse und Port erforderlich. Bitte kontaktieren Sie in diesem FallIhren Administrator.

Um die Eingabemaske direkt aufzurufen, klicken Sie bitte auf dasIcon

im Icon-Tray rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Das Icon zeigt dieBezeichnung XPhone-Server, wenn Sie den Mauszeiger darüberbe-wegen.

2.2.4 Passwort ändern

Wurde ein Passwort durch den Administrator vorgegeben, sollten Siedieses aus Sicherheitsgründen bei der Erstinbetriebnahme ändern.

a) Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf das Icon

im Icon-Tray rechts unten auf Ihrem Bildschirm. b) Geben Sie Ihr neues Passwort ein und bestätigen Sie es durch er-

neute Eingabe.

Hinweis: Haben Sie Ihr Passwort vergessen, kann der Adminis-trator durch Zurücksetzen der Einstellungen am XPhone ServerIhr ursprüngliches Passwort wieder aktivieren. Bitte beachtenSie, dass bei Einsatz von XPhone Professional 3.0 / XPhone Team1.0 unter Verwendung der Windows-Domänen-Anmeldung keineseparate Authentifizierung am XPhone Server erforderlich ist.

2.2.5 Speicherort von Konfigurations- undArbeitsdaten

XPhone Professional 3.0 verwendet zur lokalen Speicherung derKonfiguration die folgenden Verzeichnisse:


2.2.5.1 Lokale Anwendungsdaten für alle Benutzer

Beispiel:

C:\Dokumente und Einstellungen\AllUsers\Anwendungsdaten\XPhone30

Unterverzeichnis Templates: Enthält alle Messaging Vorlagendateien

(Brief, Fax, E-Mail)

2.2.5.2 Anwendungsdatenverzeichnis des Benutzers

Anruf-Journaldatei: xphone.CDB

Persönliches Adressbuch: Persönliches Adressbuch.mdb.

Steuerdatei für Regeln: (Extras->Externe Anwendungen) xphone.rdb

Indexdateien für Rufnummernidentifizierung (Endung .idx)

Programmverzeichnis

Beispiel:

C:\Programme\XPhone30

XPhone Professional 3.0 Programmdateien

Gemeinsame Dateien

Beispiel:

C:\Programme\Gemeinsame Dateien\C4B

Programm-Komponenten, die von mehreren C4B-Produkten benö-

tigt werden.


2.2.6 Upgrade von XPhone 2.0 auf XPhoneProfessional 3.0

Ist bereits eine XPhone 2.0 Version (Standard oder Professional) aufdem Arbeitsplatz vorhanden, deinstallieren Sie diese nur dann vorder Installation der Version 3.0, wenn Sie die 2.0 Konfiguration nichtfür XPhone Professional 3.0 übernehmen möchten.

Für das Upgrade ist lediglich das Ausführen des XPhone 3.0 ClientSetup-Programms auf der Arbeitsstation erforderlich. Dafür sindAdministratorenrechte erforderlich. Sie müssen jedoch keine Lizenz-nummern am Client eingeben, da die Lizenzierung über den XPhoneServer gesteuert wird.

Hat der Administrator keine serverbasierte Konfiguration vorgese-hen, erlaubt der XPhone 3.0 Setup Assistent beim ersten Programm-start die Übernahme der Konfigurationsdaten einer bereitsinstallierten XPhone Version. Anschließend kann XPhone 2.0deinstalliert werden.

Soll die 2.0 Konfiguration auch übernommen werden, wenn der Ad-ministrator eine serverbasierte Konfiguration eingerichtet hat,starten Sie das Programm XPWIZ.EXE aus dem XPhone 3.0 Programm-verzeichnis über den Windows Explorer. Beachten Sie, dass mögli-cherweise eine manuelle Nachbearbeitung der Konfigurationnotwendig ist, wenn sich die Einstellungen aus der zentralen Konfi-guration und die Einstellungen aus der Version 2.0 addieren.

2.2.7 Update von XPhone Professional 3.0

Wenn XPhone Professional 3.0 bereits auf Ihrem System installiertist, bewirkt das Ausführen des Programms SETUP.EXE ein Update aufdas aktuelle Release. In diesem Modus sind keine Eingaben not-wendig. Die bereits vorhandene XPhone Professional 3.0 Konfigura-tion (z.B. Outlook AddOn, Beispielvorlagen) bleibt bei derAktualisierung vollständig erhalten.


2.3 Inbetriebnahme XPhone Mobility 1.0

a) Um XPhone Mobility 1.0 zu starten, geben Sie die Webadresse ein,die Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat.

b) Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und bestä-tigen Sie durch Klick auf ANMELDEN.

Hinweis: In bestimmten Konstellationen erfolgt die Anmeldungan XPhone Mobility 1.0 ohne Passwortabfrage. Dies ist dann derFall, wenn XPhone Mobility 1.0 die Windows-eigenen Authentifi-zierungsmechanismen mitnutzt. Der Anmeldevorgang variiertabhängig davon, wie die Anwendung in das ITK-System IhresUnternehmens integriert wurde. Kontaktieren Sie bei Fragen zurInbetriebnahme von XPhone Mobility 1.0 bitte Ihren Administra-tor.


33 XPhone Professional 3.0

3.1 Einleitung

3.1.1 Was ist XPhone Professional 3.0?

XPhone Professional 3.0 ist Bestandteil der XPhone Corporate Pro-duktfamilie, die speziell für die Anforderungen mittlerer und großerUnternehmen abgestimmt ist.

XPhone Professional 3.0 ist eine Client-Server CTI-Anwendung, diedie Steuerung sämtlicher Telefonfunktionen über eine intuitiveBenutzeroberfläche am Bildschirm erlaubt. Die flexiblen Schnitt-stellen sorgen für den direkten Zugriff auf alle verknüpften Daten-banken. Anrufer werden bereits beim Telefonklingeln identifiziert,so dass alle relevanten Daten zum Anrufer schon vor Gesprächsbe-ginn verfügbar sind.

Zahlreiche zusätzliche Funktionen sorgen für eine Vereinfachungalltäglicher Arbeitsprozesse. Sowohl die Kommunikation mit Kundenund Partnern als auch die internen Kommunikationsprozessekönnen effizienter gestaltet und qualitativ verbessert werden. Zu-dem ist in die Software ein Regelwerk integriert, mit dem sichandere Anwendungen und Routineaufgaben in Abhängigkeit vonTelefonereignissen automatisieren bzw. als Sonderbefehl ausführen

XPhone Professional 3.0 19

lassen. Die Messaging-Funktionen von XPhone Professional 3.0 ge-währleisten eine harmonische Integration der Software in die tägli-chen Arbeitsprozesse.

XPhone Professional 3.0 kann auch in Kombination mit weiterenXPhone Corporate Produkten eingesetzt werden, z.B. mit XPhoneTeam 1.0 und XPhone Mobility 1.0.

3.1.2 Was ist neu in XPhone Professional 3.0?

Gegenüber der Vorgängerversion XPhone 2.0 Professional wartetXPhone Professional 3.0 mit zahlreichen Neuerungen und Erweite-rungen auf:

Integrierter XPhone Server für Telefonie und Administration

Durchgängige Anruferfassung auch bei ausgeschaltetem PC

Protokollierung weitergeleiteter Anrufe

Bei weitergeleiteten Anrufen: Anzeige des gehaltenen Teilnehmers

vor Rufannahme am Anrufziel

Bei umgeleiteten und herangeholten Anrufen: Zusätzliche Anzeige

des ursprünglich gerufenen Teilnehmers (Called ID) inklusive Detail-informationen

Vorbelegung E-Mail Adresse in E-Mail Anrufnotizen bei übernom-

menen Anrufen

Erweiterte Groupware-Integration

Alternative Bedienung über Voll- oder Kompaktansicht

Vorbereitung von Anrufen

Chef-Sekretariat-Funktionen

erweiterte Konferenzfunktionen

Kompaktjournal


Druckfunktion für Anrufjournale und Adressbuchansicht

Hinterlegen von Nachrichten für Kollegen*

Anzeige von durch Kollegen hinterlegte Nachrichten*

*bei kombiniertem Einsatz mit XPhone Team 1.0

3.2 XPhone Professional 3.0 Oberfläche

3.2.1 Vollansicht

Der Nutzer kann zwischen der Vollansicht und der Kompaktansichtwählen. Die Vollansicht teilt sich auf in

Übersicht der Ordner (Anrufjounale, angeschlossene Datenbanken)

der jeweilige Ordnerinhalt

die Telefonie


3.2.2 Kompaktansicht

3.2.2.1 Oberfläche

Das Fenster von XPhone Professional 3.0 lässt sich auch auf die Tele-fonfunktionen reduziert nutzen: in der so genannten Kompakt-ansicht. Je nach Leitungsstatus stehen kontextabhängig alleTelefonfunktionen sowie weitere Funktionen zur Verfügung. DerVorteil dieser Darstellung: das kleine Fenster stört nicht bei derlaufenden Anwendung, dennoch sind alle Telefoniefunktionen so-fort greifbar. In diesem Modus ist auch die Kontaktsuche erreichbar,zusätzlich steht ein Kompaktjournal mit den letzten 20 Telefonatenzur Verfügung.

Optional kann die XPhone Professional 3.0 Oberfläche per Tasten-druck auch komplett ausgeblendet bzw. wieder eingeblendetwerden. Dazu genügt ein erneutes Drücken der F11 Taste.

3.2.2.2 Bedienung

Die Bedienung der Kompaktansicht kann erfolgen über


Tastaturbefehle: Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie nach rechts

bzw. links zwischen den einzelnen Funktionen navigieren. Mit denPfeiltasten nach oben bzw. unten wechseln Sie den Bereich in-nerhalb des Fensters. Das Auslösen einer Funktion erfolgt durchDrücken der Eingabetaste.

Mausklick: Alle Funktionen können auch per Mausklick ausgelöst

werden.

Tipp: Im unteren Rand des Fensters wird die jeweilig ausgewähl-te Funktion angezeigt und erklärt. Zusätzlich erläutern Tooltippsdie jeweilige Funktion.

3.2.3 Ansicht wechseln / Anwendung aufrufen

Sie können eine bestimmte Ansichtsart als Standard festlegen.

c) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und wählen Sie OPTIONEN. d) Unter ALLGEMEIN legen Sie im DropDown Menü BEVORZUGTE ANSICHT

die Professionalansicht fest.Während des laufenden Betriebs können Sie zwischen beiden An-sichten hin- und herwechseln. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

Klick auf <<Ansicht wechseln>>


Tastaturbefehl: F11 wechselt zur Kompaktansicht bzw. holt diese in

den Vordergrund, ein weiteres Drücken der F11 Taste bewirkt dasAusblenden des Fenster. Shift + F11 wechselt zur Vollansicht bzw.holt diese in den Vordergrund.

Die Tastenkombinationen können beliebig geändert werden (sieheKapitel 3.8.2 Hotkeysteuerung).

3.2.4 Telefoniefunktionen, erweiterte Funktionen

Die Symbole für Telefoniefunktionen und erweiterte Funktionen undihre Bedeutung entnehmen Sie bitte dem XPhone Professional 3.0ShortGuide im Anhang.

3.3 Telefonieren mit XPhone Professional 3.0

3.3.1 Wählen

3.3.1.1 Manuelle Eingabe

Rufnummern können über die Tastatur in das Eingabefeld der An-rufsteuerung (Kompaktansicht) eingetragen werden. Die Wahl wirddurch Klick auf den grünen Hörer oder Drücken der Eingabetastegestartet.

3.3.1.2 Kontakt suchen

Wesentlich komfortabler ist es, die gewünschte Rufnummer aus denverknüpften Datenbanken suchen zu lassen und die Wahl automa-tisch zu starten.

a) Geben Sie einen Namen oder einen Teil des Namens in das Ein-gabefeld ein. Es ist nicht notwendig, den Cursor manuell in das Ein-gabefeld zu bewegen. Sobald das Telefoniefenster im Vordergrundist, können Sie mit der Eingabe beginnen.


b) Drücken Sie die Eingabetaste, um die Suche zu starten bzw. klickenSie auf <<Suche>>. Der Aktionsdialog öffnet sich.

c) Wählen Sie aus dem Suchergebnis den gewünschten Kontakt ausund starten Sie die Wahl durch Klick auf die gewünschte Rufnummeroder auf <<Wählen>>.

d) Um den Suchbegriff aus dem Eingabefeld zu entfernen, klicken Sieauf <<Löschen>>. Sie können zum Ansteuern dieser Taste auch diePfeiltasten verwenden.

Wie Sie aus der Vollansicht eine Kontaktsuche starten, lesen Sie un-ter 3.4.6 Adressbucheinträge suchen.


Tipp: Wenn Sie den Anruf nicht sofort starten möchten, ak-tivieren Sie vor dem Schließen des Fensters VORBEREITEN. DieRufnummer wird dann in das Eingabefeld übernommen, die An-wahl kann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt gestartetwerden. So können Sie beispielsweise auch Telefonkonferenzenoder mehrere Anrufe parallel vorbereiten.

3.3.2 Anruf annehmen

3.3.2.1 Annahme per Mausklick

Haben Sie die Funktion ANRUFER-POPUP aktiviert (siehe Kapitel 3.5Anrufer identifizieren), öffnet sich bei eingehendem Anruf automa-tisch die Kompaktansicht. Sie können das Gespräch über <<Anrufannehmen>> beginnen. Dies ist z.B. praktisch, wenn Sie einHeadset einsetzen.


Tipp: Das Anrufer-Popup empfiehlt sich als Standardanzeige beieingehenden und ausgehenden Anrufen, da über diese Ansichtvor und während eines Gesprächs alle Telefonfunktionen kon-textabhängig zur Verfügung gestellt werden.

3.3.3 Gespräch trennen

Um ein Gespräch zu beenden, klicken Sie einfach <<Trennen>> inder Kompaktansicht oder gehen mit den Pfeiltasten auf<<Trennen>> und bestätigen mit der Eingabetaste.

3.3.4 Gespräche weiterleiten und übergeben

Während eines aktiven Gesprächs können Sie den Anrufer jederzeitan einem weiteren Teilnehmer übergeben bzw. verbinden.

3.3.4.1 Neuen Teilnehmer anwählen

a) Geben Sie in das graue Eingabefeld die Rufnummer oder den Namenbzw. einen Namensteil des gewünschten Gesprächspartners ein undstarten Sie die Suchfunktion (siehe Kapitel 3.3.1.2 Kontakt suchen).

b) Wählen Sie nun die Rufnummer aus, um sie in das Eingabefeld zuübernehmen. Selbstverständlich können Sie auch externe Rufnum-mern auswählen.

c) Die Anwahl startet erst durch Klick auf <<Anruf weiterleiten>> bzw.Drücken der Eingabetaste.

d) Während Sie wählen bzw. verbinden, wird der erste Teilnehmer ge-halten.

e) Alternativ können Sie den Teilnehmer weiterleiten, ohne zuvor inRückfrage mit dem Kollegen zu gehen.


3.3.4.2 Gehaltenen Teilnehmer anzeigen

Die XPhone Nutzer können am XPhone Server in Arbeitsgruppen zu-sammengefasst werden. Für diese Arbeitsgruppen werden zusätzli-che Funktionen bereit gestellt, die die internen Kommunikations-prozesse unterstützen. Erfolgt innerhalb einer solchen Arbeitsgruppeeine Rückfrage bzw. soll ein Anruf weiter geleitet werden, wirddem Angerufenen noch vor Rufannahme parallel zum Kollegen auchder wartende Teilnehmer angezeigt. Das spart Zeit, unterstützt eineeffiziente Gesprächsvorbereitung und sorgt für mehr Transparenz.


Hinweis: Da die Mitglieder am XPhone Server innerhalb einerArbeitsgruppe zusätzlich hierarchisch geordnet werden, kanndieses Merkmal auch für einzelne Nutzer deaktiviert werden. Soist sicher gestellt, dass bestimmte Mitarbeiter grundsätzlich inRückfrage gehen können, ohne ihren ursprünglichen Gesprächs-partner offen zu legen.

3.3.5 Rückfragen und Makeln zwischen Teilnehmern

Über die gleiche Funktion lässt sich auch eine Rückfrage startenbzw. zwischen Teilnehmern makeln.

a) Geben Sie in das graue Eingabefeld die Rufnummer oder den Namenbzw. einen Namensteil des gewünschten Gesprächspartners ein undstarten Sie die Suchfunktion (siehe Kapitel 3.3.1.2 Kontakt suchen).

b) Wählen Sie nun die Rufnummer aus, um Sie in das Eingabefeld zuübernehmen.

c) Die Anwahl startet erst durch Klick auf <<Wählen>> oder Drückender Eingabetaste.


d) Während Sie in Rückfrage gehen, wird der erste Teilnehmer gehal-ten.

e) Sobald der neue Gesprächspartner den Anruf annimmt, können Siezwischen den Teilnehmern makeln.

3.3.6 Telefonkonferenzen

3.3.6.1 Aktuelles Gespräch zur Konferenz erweitern

Mit XPhone Professional 3.0 lassen sich Telefonkonferenzen ganzeinfach initiieren und bearbeiten. Ein Gespräch kann jederzeit zueiner Konferenz erweitert werden.

a) Wählen Sie während eines Gesprächs über die Suchfunktion einenweiteren Teilnehmer aus (siehe Kapitel 3.3.1.2 Kontakt suchen), odergeben Sie eine Rufnummer in das graue Eingabefeld ein.

b) Wählen Sie den neuen Gesprächspartner an. Der erste Gesprächs-partner wird gehalten.

c) Sobald die Verbindung mit dem neuen Gesprächspartner zustandekommt, können Sie eine Konferenz durch Klick auf <<Konferenzeinleiten>> starten.


3.3.6.2 Konferenzen vorbereiten

Konferenzen lassen sich auch im Voraus planen, d.h. die einzelnenTeilnehmer werden vorbereitet und können in beliebiger Reihen-folge nacheinander angewählt werden.

Teilnehmer einzeln aussuchen

a) Suchen Sie den gewünschten Teilnehmer (siehe Kapitel 3.3.1.2 Kon-takt suchen).

b) Aktivieren Sie VORBEREITEN, um die Rufnummer in das Eingabefeldzu übernehmen. Der Anruf wird dann nicht sofort gestartet.

c) Klicken Sie nun auf <<Anruf vorbereiten>>. Ein zweites Eingabefeldöffnet sich, über das Sie den nächsten Teilnehmer suchen können.

d) Starten Sie die Anwahl der Teilnehmer in beliebiger Reihenfolge.

Mehrere Teilnehmer aus Journal oder Adressbuchliste übernehmen

a) Gehen Sie in die XPhone Professional 3.0 Vollansicht (siehe Kapitel3.2.3 Ansicht wechseln / Anwendung aufrufen) und öffnen Sie dasgewünschte Journal oder Adressbuch.


b) Wählen Sie die gewünschten Teilnehmer durch Halten der STRG-Taste und Anklicken aus einem Journal oder einer Adress-buchansicht aus.

c) Ziehen Sie die Auswahl per Drag & Drop in den Bereich unterhalbdes Eingabefelds.

d) Starten Sie die Anwahl der Teilnehmer in beliebiger Reihenfolge.

Konferenz aus Favoritenliste starten

Immer wieder kehrende Konferenzen mit der gleichen Teilnehmer-Konstellation können auch in der Favoritenliste abgelegt werden.Sie lassen sich dann jederzeit wieder aufrufen, ohne dass die Teil-nehmer erneut gesucht und ausgewählt werden müssen.

a) Klicken Sie auf <<Favoriten>> und öffnen Sie den Konferenz-Ordner(siehe Kapitel 3.7.3 Konferenzkonstellationen einrichten)

b) Wählen Sie die gewünschte Konferenz aus.c) Starten Sie die Anwahl der Teilnehmer in beliebiger Reihenfolge.

3.3.6.3 Teilnehmer aus Konferenz entfernen

Die Verbindung zu einzelnen Teilnehmern kann über <<Konferenz-teilnehmer entfernen>> getrennt werden. So haben Sie stets denÜberblick, welche Teilnehmer noch in der Konferenz aktiv sind.

3.3.6.4 Konferenz beenden

Die Konferenz ist vollständig beendet, wenn Sie auf <<Konferenzbeenden>> klicken.

3.3.7 Anrufumleitung und Anrufschutz

Anrufe können auf andere Teilnehmer umgeleitet werden, z.B.während Ihrer Abwesenheit. Sie haben die Möglichkeit, die Anru-fumleitung auf interne und/oder externe Anrufer zu beschränken.Wollen Sie während des Arbeitstages für einen bestimmten Zeitraum


nicht gestört werden, können Sie auch die Funktion Anrufschutznutzen. Anrufer erhalten dann ein Besetztzeichen, während IhreLeitung jedoch frei bleibt.

a) Klicken Sie auf <<Anrufumleitung/Anrufschutz>>.

b) Legen Sie fest, welche Anrufe umgeleitet werden sollen, oderaktivieren Sie ANRUFSCHUTZ.

c) Legen Sie fest, auf welche Nummer die Anrufe umgeleitetwerden sollen. In der Dropdownliste stehen die letzten Um-leitungsziele zur Verfügung.

Tipp: Sie können Anrufe auch auf externe Nummern, z.B. IhrHomeoffice, umleiten. Dadurch entstehen dem Anrufenden keineMehrkosten.

3.3.8 Nachrichten hinterlegen*

Wird XPhone Professional 3.0 zusammen mit XPhone Team 1.0 ein-gesetzt, steht zusätzlich eine Nachrichtenfunktion zur Verfügung.Damit ist es möglich, Nachrichten für Kollegen im CTI-Client zu hin-terlegen, die diesen in der Anrufermaske angezeigt werden, z.B. beiumgeleiteten Anrufen.


Der Vorteil: Aufenthaltsort und Erreichbarkeit der Kollegen sind je-derzeit abrufbar, ohne dass ein direkter Kontakt stattfindet. Anruferkönnen zuverlässig über die Erreichbarkeit abwesender Kollegen in-formiert werden.

So geben Sie eine Firmennachricht ein:

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRASb) Wählen Sie <<Anrufumleitung / Infonachricht>>c) Geben Sie Ihre Nachrichten ein und bestätigen Sie. d) Die Nachricht wird den Kollegen nun im CTI-Client angezeigt, wenn

ein Anruf umgeleitet bzw. herangeholt oder die betreffende Personangerufen wird. Das Vorhandensein einer Nachricht wird durch dasi-Symbol <<Kollege hat Nachricht hinterlegt>> angezeigt. Um dieNachricht zu lesen, klicken Sie bitte auf das Plus-Zeichen. Lesen Siedazu bitte auch Kapitel 6.1 XPhone Professional 3.0 - XPhone Team1.0.


3.3.9 Privatgespräche

Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, für Privatgespräche eine sepa-rate Vorwahlnummer zu nutzen, können Sie hierfür gesonderte Ein-stellungen vornehmen. Damit Sie diese Funktion nutzen können,muss diese zuvor am XPhone Server eingerichtet werden.

a) Öffnen Sie EXTRAS->TELEFON.b) Geben Sie unter Wahlparameter Ihre Vorwahl für Privatgespräche

an. Diese können nun im Journal als solche ausgewiesen und künf-tig von weiteren Protokollierungen, z.B. im Microsoft OutlookJournal (siehe Kapitel 3.10.3 Journalführung in Microsoft Outlook)ausgenommen werden.

c) Aktivieren Sie Privatgespräche durch Klick auf <<Privatgespräch>>.

3.3.10 Chef-Sekretariat Funktionen

Die Konstellation Chef-Sekretariat (auch CheSe abgekürzt) erforderteinerseits ein besonderes Vertrauensverhältnis, andererseits auchein hohes Maß an Transparenz, um einen reibungslosen Ablauf zugewährleisten. XPhone Professional 3.0 bietet hierfür spezielle Chef-Sekretariatsfunktionen an. Um eine CheSe Konstellation einzurich-ten, müssen die jeweiligen Mitarbeiter am XPhone Server in einerArbeitsgruppe vom Typ Chef-Sekretariat angelegt werden (sieheXPhone Corporate Handbuch für Administratoren).


Hinweis: Eine am XPhone-Server konfigurierte Chef-Sekretariats-Arbeitsgruppe kann je nach Bedarf auch mehrere Chef- oder Se-kretariatsmitglieder enthalten. Es ist ebenfalls möglich, mehre-ren Arbeitsgruppen gleichzeitig anzugehören.

3.3.10.1 CheSe Funktionen für das Chef-Büro

Gesprächszustand Sekretariat sehen

Am Chef-Arbeitsplatz wird neben der eigenen Leitung auch einekompakte Ansicht der Sekretariats-Telefonleitung angezeigt inklusi-ve aktuellem Gesprächszustand (frei, besetzt, internes/externesGespräch) und ggf. aktiver Anrufumleitung. Der aktuelle Gesprächs-partner des Sekretariats für den Chef nicht sichtbar.

Umgeleitete Anrufe sehen

Ist die Chefleitung auf das Sekretariat umgeleitet, werden einge-hende Anrufe dennoch am Chefarbeitsplatz angezeigt und der An-rufer identifziert. Vor Rufannahme kann das Gespräch nochübernommen werden.


Sobald der Anruf im Sekretariat angenommen wurde, ist eine Ruf-übernahme nicht mehr möglich. Der Gesprächspartner wird jedochweiterhin am Chefarbeitsplatz identifiziert. Im Journal am Chef-arbeitsplatz werden die übernommenen Anrufe erfasst und entspre-chend gekennzeichnet.


Verbinden: Gehaltenen Teilnehmer vor Rufannahme sehen

(siehe dazu Kapitel 3.3.4.2 Gehaltenen Teilnehmer anzeigen)

Anrufumleitung für Sekretariat konfigurieren

Sollen Sekretariatsaufgaben z.B. im Krankheits- oder Vertretungsfallvon einer dritten Person übernommen werden, kann vom Chef-Arbeitsplatz aus die Anrufumleitung des Sekretariats programmiertund ggf. eine Nachricht hinterlegt* werden. Gehen Sie dazu vor wieunter 3.3.7 Anrufumleitung und Anrufschutz beschrieben.


Hinweis: Für Chef-Arbeitsplätze mit mehr als einem Telefonlassen sich die Chef-Sekretariats-Funktion auch mit der Multi-line-Funktion kombinieren. In diesem Fall sind auch vertraulicheGespräche möglich, ohne dass im Sekretariat zu sehen ist, dassder Chef telefoniert.

3.3.10.2 CheSe Funktionen für das Sekretariat

Gesprächszustand Chef sehen

Auch am Sekretariats-Arbeitsplatz wird die Chef-Leitung im CTI-Cli-ent dargestellt. Neben dem Gesprächszustand ist zusätzlich ersicht-lich, ob eine Anrufumleitung zum Sekretariat oder eine andereNebenstelle gesetzt ist.

Umgeleitete Anrufe erkennen

Geht ein für die Chefleitung bestimmter Anruf ein, wird neben denAnruferdaten gleichzeitig angezeigt, für wen der Anruf bestimmt ist(Siehe hierzu auch 3.5.1.3 Info zum angerufenen Teilnehmer (CalledID) anzeigen).

Diskretion: Gesprächspartner Chef bleibt unerkannt

Bei Rufsignalisierung und während des laufenden Gesprächs ist deraktuelle Gesprächspartner des Chefs für die Sekretärin nicht sicht-bar. Geht der Chef während eines Gesprächs mit dem Sekretariat inRückfrage, wird in diesem Fall der gehaltene Teilnehmer nicht amSekretariatsarbeitsplatz angezeigt, um maximale Vertraulichkeit zusignalisieren.

Anrufumleitung für die Chefleitung konfigurieren

Vom Sekretariatarbeitsplatz kann eine Rufumleitung für den Chef-apparat gesetzt und eine Nachricht hinterlegt* werden. Gehen Siedazu vor wie unter 3.3.7 Anrufumleitung und Anrufschutz be-schrieben.


3.3.10.3 CheSe Arbeitsgruppen mit mehr als zwei Mitarbeitern

Eine Arbeitsgruppe vom Typ Chef-Sekretariat kann beliebig vieleChefs und/oder Sekretariatsmitarbeiter haben.

Berechtigungen Sekretariat-Sekretariat

Sekretariatsmitarbeiter sehen jeweils den Gesprächszustand desKollegen und können gegenseitig Anrufumleitungen konfigurierensowie Nachrichten hinterlegen*. Bei Rückfragen und beim Weiter-verbinden wird der wartende Teilnehmer vor Gesprächsübergabeangezeigt.

Berechtigungen Chef-Chef

Mitarbeiter mit Chef-Status sehen jeweils den Gesprächszustand desgleichberechtigten Kollegen. Das Setzen von Rufumleitungen undHinterlegen von Nachrichten* ist jedoch nur für die eigene Leitungmöglich. Bei Rückfragen und beim Weiterverbinden wird derwartende Teilnehmer nicht angezeigt.

Tipp: Weitere XPhone Professional 3.0 Funktionen verbessern zu-sätzlich den Kommunikationsfluss zwischen Chefbüro und Sekre-tariat. So kann das Sekretariat bei einem für das Chefbüroübernommenem Anruf direkt aus der Anrufermaske den Ka-lender der jeweiligen Person aufrufen und einen Termin ein-tragen, oder eine E-Mail Anrufnotiz verfassen (siehe auch 3.10Microsoft Outlook Integration und 3.11 Lotus Notes Integration).

3.3.11 Multiline Einsatz

XPhone Professional 3.0 kann bis zu fünf Telefone gleichzeitig übereinen Arbeitsplatz steuern. Für jedes Telefon stehen sämtliche CTI-Leistungsmerkmale in der grafischen XPhone-Benutzeroberfläche


zur Verfügung. Die Telefonate aller Leitungen werden in denJournalen erfasst, es ist jederzeit nachvollziehbar, welches Gesprächauf welcher Leitung geführt wurde.

Auf Wunsch kann einzelnen Leitungen ein besonderer Vertrauens-status zugeordnet werden, so dass diese Leitungen für keinenanderen Benutzer der Arbeitsgruppe, z.B. einen Teamkollege oderdas Sekretariat, sichtbar sind. Diese Einstellungen müssen amXPhone Server vorgenommen werden.


3.4 Datenbankanbindung

3.4.1 Persönliches Adressbuch

Beim Setup von XPhone Professional 3.0 kann ein persönlichesAdressbuch mit installiert werden. Dabei handelt es sich um eineMicrosoft Access Datenbank mit festen Feldnamen. Dieses persönli-che Adressbuch kann sofort und ohne weitere Einstellungenverwendet werden.

Darüber hinaus können Sie weitere, bereits vorhandene Adressbü-cher mit XPhone Professional 3.0 verknüpfen. Insgesamt können Siebis zu zehn Adressbücher nutzen. Die Anbindung erfolgt direkt undohne Import, so dass keine doppelte Datenpflege erforderlich ist.Die Kontaktdaten lassen sich aus der XPhone Professional 3.0 Ober-fläche in der Originaldatenquelle bearbeiten. Zusätzlich können Sieneue Adressbucheinträge direkt aus einem Anruf anlegen und in derOriginaldatenquelle speichern, bzw. einen vorhandenen Kontakt umeine neue Rufnummer ergänzen.


Hinweis: Möglicherweise hat Ihr Administrator bereits Adressbü-cher angelegt. Bitte prüfen Sie dies zunächst, bevor Sie selbstweitere Adressbücher anlegen. Es ist grundsätzlich möglich, dievom Administrator vorgenommenen Adressbuchverknüpfungenmanuell zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass bei einem Zu-rücksetzen Ihres Benutzerprofils auf dem XPhone Server – z.B.wenn Sie Ihre Passwort vergessen haben - die ursprünglich vomAdministrator vorgesehene Einstellung wieder hergestellt undIhre individuelle Konfiguration gelöscht wird.

3.4.2 Zentrales XPhone Server Adressbuch

XPhone Mobility 1.0 nutzt ein zentrales Adressbuch, das auf demXPhone Server abgelegt ist. Wird XPhone Mobility 1.0 parallel zuXPhone Professional 3.0 eingesetzt, kann das zentrale Adressbuchebenfalls verknüpft und aus der Oberfläche des CTI-Clients gepflegtwerden. Lesen Sie hierzu bitte Kapitel 5.4 Zentrales Adressbuch.

3.4.3 Datenbankverknüpfung

XPhone Professional 3.0 erlaubt den Zugriff auf alle gängigen Daten-banktypen. Sie können neue Datenbanken anlegen oder bereitsvorhandene Datenbanken anbinden.

3.4.3.1 Neue Datenbank anlegen

a) Öffnen Sie EXTRAS->ADRESSBÜCHER und wählen Sie NEUESADRESSBUCH.

a) Geben Sie einen Namen für das neue Adressbuch ein. b) Wählen Sie die Option DAS NEUE ADRESSBUCH WIRD MIT EINER LEEREN

DATENBANK VERKNÜPFT. Nun wird eine neue leere Datenbank er-stellt. Diese Datenbank wird als Microsoft Access Datenbank imBenutzerverzeichnis (ANWENDUNGDATEN-> XPHONE30) des ange-meldeten Users angelegt und kann jetzt befüllt werden.


3.4.3.2 Vorhandene Access Datenbank verknüpfen


b) Geben sie einen namen für das neue Adressbuch ein.c) Wählen Sie die Option EINE BEREITS EXISTIERENDE DATENBANK SOLL

MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN. In der sich nunöffnenden Dropdownliste wählen Sie den Datenbanktyp ACCESS-DATENBANK aus. Ein Dialogfenster öffnet sich.

d) Geben Sie die gewünschte Adressdatenbank an und bestätigen Siemit OK. Das Fenster EIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH öffnet sich.

e) Besteht die Datenbank aus mehreren Tabellen, wählen Sie die ge-wünschte Tabelle im Drop Down Menü TABELLE aus.


Tipp: Wenn Sie in Ihrer Datenbank die Kontaktdaten und Ruf-nummern in jeweils verschiedenen Tabellen haben, erstellen Sieeine Abfrage, die die beiden Felder zusammen führt. Rufnum-mernfelder müssen immer in einem Feld stehen und dürfennicht auf zwei Felder aufgeteilt sein.

f) Nehmen Sie nun die Feldverknüpfung für Ihre Datenbank vor. Einegenaue Anleitung finden Sie im nachfolgenden Kapitel 3.4.4 Feld-verknüpfung einrichten.

3.4.3.3 ODBC Datenquelle

ODBC Schnittstellen ermöglichen den Zugriff auf unterschiedlicheDatenbankformate, z. B. SQL, MySQL, Oracle, etc. Dafür ist ein spezi-eller ODBC-Treiber notwendig, der vom Hersteller der Datenbankoder von einem Fremdanbieter zur Verfügung gestellt wird. ODBCTreiber sind proprietär, sie werden nach den Vorschriften des Her-stellers konfiguriert. Wenn der ODBC-Treiber auf dem PC installiertwurde, muss über SYSTEMSTEUERUNG->VERWALTUNG->ODBC-DATENQUELLEN eine System DSN angelegt werden.

a) Wurde die System DSN erfolgreich angelegt, können Sie in XPhoneProfessional 3.0 über den Datenbanktyp ODBC-DATENQUELLE dieangelegte Datenquelle im Reiter COMPUTERDATENQUELLE (MachineData Source) auswählen.

b) Anschließend gelangen Sie in das Fenster EIGENSCHAFTEN FÜRADRESSBUCH. Wählen Sie die gewünschte Tabelle bzw. Abfrage unterTABELLE aus und nehmen Sie hier die Feldverknüpfung vor. Die ge-naue Anleitung entnehmen Sie dem nachfolgenden Kapitel 3.4.4Feldverknüpfung einrichten.


Hinweis: Soll eine Datenbank per ODBC-Datenquelle verknüpftwerden, muss sicher gestellt werden, dass an allen Ziel-arbeitsplätzen die ODBC-Datenquelle als System DSN ebenfallsangelegt ist. Die System DSN muss manuell angelegt werden.Stellt das eingesetzte Betriebssystem keine Standard ODBC-Treiber zur Verfügung (z.B. bei Oracle Datenbanken), muss zu-sätzlich ein ODBC-Treiber am betreffenden System installiert sein.

3.4.3.4 Vorhandenes LDAP Verzeichnis verknüpfen

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist ein Protokoll, daseinen Verzeichnisdienst unterstützt. LDAP-Verzeichnisse basieren imGegensatz zu Datenbanken auf einer Baumstruktur, z. B. NovellGroupwise oder Microsoft Active Directory.



MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN und wählen SieLDAP VERZEICHNIS.

d) Wählen Sie diesen Dateityp aus. Sie können nun über das DropDown Menü KONFIGURATION auf eine Reihe von vordefinierten Ein-stellungen zurückgreifen.

e) Ergänzen Sie die Einstellungen in den aufgeführten Feldern. DieEinstellungen der Server-Adresse und des Ports sind individuell.

f) Im Feld BASIS DN definieren Sie, auf welchen Bereich der LDAPStruktur zugegriffen werden soll. Im Reiter FELDVERKÜPFUNG könnenggf. die Professionalfeldzuweisungen geändert werden, was in derRegel jedoch nicht notwendig ist.


3.4.3.5 Vorhandenen Microsoft Outlook Kontaktordner verknüpfen

Sie können öffentliche und lokale Microsoft Outlook-Ordner sowiepersönliche Ordner mit XPhone Professional 3.0 verknüpfen.



MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN und wählen SieMICROSOFT OUTLOOK KONTAKTORDNER.

d) Wählen Sie den gewünschten Kontaktordner und bestätigen Sie mitOK. Im Fenster EIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH müssen keine wei-teren Einstellungen vorgenommen werden, ausgenommen Siemöchten die Standardfeldverknüpfung ändern. Lesen Sie dazu dasnachfolgende Kapitel 3.4.4 Feldverknüpfung einrichten.


3.4.3.6 Vorhandene Lotus Notes Adressbücher verknüpfen



MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN. Wählen Sie als Da-tenbanktyp den Wert LOTUS NOTES ADRESSBUCH. Das FensterEIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH ... öffnet sich.

d) Wählen Sie das gewünschte Notes Adressbuch über ÄNDERN.

e) Sie können lokale Adressbücher und Adressbücher des Domino Ser-vers mit XPhone Professional 3.0 verknüpfen. Sollten Sie dieProfessional Feldverknüpfung ändern wollen, lesen Sie bitte dasnachfolgende Kapitel 3.4.4 Feldverknüpfung einrichten.


Erscheint bei Auswahl des Datenbanktyps LOTUS NOTESADRESSBÜCHER die Meldung, dass nicht alle Komponenten zur Da-tenbankanbindung verfügbar sind, gehen Sie folgendermaßen vor:

a) Öffnen Sie SYSTEMSTEUERUNG->SYSTEM->ERWEITERT und wählen SieUMGEBUNGSVARIABLEN.

b) Wählen Sie im unteren Bereich die Variable PATH und klicken Sie aufBEARBEITEN.

c) Fügen Sie durch ein Semikolon (;) getrennt den Pfad an, in dem sichdie Dateien NOTES.INI und NOTES.EXE befinden, z.B. C:\LOTUS\NOTES.Befinden sich diese Dateien in unterschiedlichen Verzeichnissen,tragen Sie beide Pfade nacheinander durch ein Semikolon (;) ge-trennt ein.

Tipp: Greifen mehrere Mitarbeiter auf eine zentrale Lotus NotesDatenbank zu, kann dies unter Umständen zu einer verzögertenAnruferidentifizierung führen. Dies lässt mit Hilfe der mit-gelieferten Ansicht XPHONESEARCHPHONENUMBER für die Adress-buchschablone umgehen. Markieren Sie dafür das Lotus NotesAdressbuch in der XPhone Oberfläche und öffnen Sie im Kontext-menü den Bereich EIGENSCHAFTEN. Unter WEITERE EINSTELLUNGENaktivieren Sie die Checkbox FÜR ANRUFERIDENTIFIZIERUNG DIESEANSICHT VERWENDEN: XPHONESEARCHPHONENUMBER. XPhonedurchsucht nun die Kontaktdatensätze in der indizierten Ansichtstatt in der gesamten Datenbank.

3.4.3.7 Vorhandene MAPI Adressbücher verknüpfen

Über die MAPI-Schnittstelle können Sie beispielsweise auf GlobaleAdressbücher Ihres Exchange-Servers zugreifen.


b) Geben sie einen namen für das neue Adressbuch ein.a) Wählen Sie die Option EINE BEREITS EXISTIERENDE DATENBANK SOLL

MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN. In der sich nunöffnenden Dropdownliste wählen Sie den Datenbanktyp MAPI. DasFenster EIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH öffnet sich.


b) Markieren Sie das gewünschte Adressbuch und bestätigen Sie mitOK, weitere Einstellungen sind nicht notwendig.

3.4.3.8 Vorhandenes Windows / Outlook Express Adressbuch verknüpfen

a) Öffnen Sie EXTRAS->ADRESSBÜCHER. b) Wählen Sie die Option EINE BEREITS EXISTIERENDE DATENBANK SOLL

MIT DEN NEUEN ADRESSBUCH VERKNÜPFT WERDEN. c) In der sich nun öffnenden Dropdownliste wählen Sie den Daten-

banktyp WINDOWS ADRESSBUCH->OUTLOOK EXPRESS, öffnet sich dasFenster EIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH. Es sind keine weiterenEinstellungen notwendig.

3.4.4 Feldverknüpfung einrichten

Damit XPhone Professional 3.0 die einzelnen Kontaktfelder eindeu-tig zuordnen kann, muss bei bei der Datenbankanbindung eineFeldverknüpfung vorgenommen werden. Bei Microsoft Outlook und


Lotus Notes Datenbanken ist bereits eine Standard-Feldverknüpfungin XPhone Professional 3.0 vorhanden. Wollen Sie die Standardver-knüpfung von Microsoft Outlook bzw. Lotus Notes Adressbüchernändern, ist dies natürlich auch über das Fenster EIGENSCHAFTEN FÜRDATENBANK möglich.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Feldverknüpfung durchzuführen:

Wählen Sie in diesem Fenster das gewünschte XPhone Professional

3.0 Feld aus und verknüpfen Sie es durch Aktivierung des entspre-chenden Kontrollkästchens mit dem analogen Feld in Ihrer Daten-bank. Sie sollten zumindest Namens- und Rufnummernfelderverknüpfen. Soll später das Messaging-Modul verwendet werden,müssen auch alle Anschriftenfelder zugewiesen werden.

Alternativ können Sie den grafischen Assistenten verwenden. Kli-

cken Sie dazu auf die Schaltfläche ASSISTENT und verbinden Sie diezusammengehörigen Felder von XPhone Professional 3.0 und IhrerDatenbank per Drag & Drop, indem Sie mit gedrückter Maustaste diebeiden Werte verbinden. Die Verknüpfung wird mit einer roten Ver-bindungslinie dargestellt.


Hinweis: Damit XPhone Professional 3.0 Kontaktdatensätzeeindeutig erkennen kann, muss ein Primärschlüssel zugewiesenwerden: Wählen Sie das XPhone Professional 3.0 Feld ID1 undweisen Sie es einem eindeutigen Feld Ihrer Datenbank zu, z.B.Kundennummer. Werte in diesem Feld Ihrer Datenbank dürfennicht doppelt vorkommen. Sollte in Ihrer Datenbank keineindeutiges Feld vorhanden sein, können Sie mehrere Felder Ih-rer Datenbank mit den XPhone Professional 3.0 Feldern ID1 ID2ID3 etc. Verknüpfen. So erzeugen Sie einen eindeutigen Primär-schlüssel, der aus mehreren Feldern zusammen gesetzt wird.

3.4.5 Adressbuchreihenfolge ändern / Adressbücherlöschen

Sie können selbst bestimmten, in welcher Reihenfolge die ver-knüpften Adressbücher angezeigt und damit bei der Anruferidentifi-zierung durchsucht werden.


a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und wählen Sie ADRESSBÜCHER.b) Markieren Sie ein Adressbuch und schieben Sie es mit den

Pfeiltasten an die gewünschte Positionc) Um ein Adressbuch aus XPhone Professional 3.0 zu entfernen, mar-

kieren Sie das gewünschte Adresbuch und klicken Sie aufADRESBUCH ENTFERNEN. Die Originaldatenquelle wird nicht gelöscht,lediglich die Verknüpfung. Microsoft Access Datenbanken lassen sichzusätzlich komplett löschen.

3.4.6 Adressbucheinträge suchen

3.4.6.1 Aus der Vollansicht

Kontaktliste aufrufen

Sie können einzelne Adressbücher oder aber auch alle verknüpftenAdressbücher gleichzeitig nach Kontakten durchsuchen.

a) Markieren Sie ein Adressbuch. Um alle Adressbücher zu durchsu-chen, markieren Sie ALLE ADRESSBÜCHER.

b) Alle Kontakte eines Adressbuchs werden angezeigt. XPhoneProfessional 3.0 kann bis zu 100 Kontakte auflisten.

Tipp: Sie können auch mehr als 100 Kontakte anzeigen lassen.Dafür bewegen Sie den Mauszeiger auf die Spaltenüberschriftund öffnen das Kontextmenü. Wählen Sie SPALTENAUSWAHL unddann SUCHFELDER. Geben Sie die gewünschte Zahl Kontakte ein,die gleichzeitig angezeigt werden sollen.

Volltextsuche

Effizienter wird die Suche, wenn Sie ein oder mehrere Suchkriterienangeben:

a) Markieren Sie ein Adressbuch. Um alle Adressbücher zu durchsu-chen, markieren Sie ALLE ADRESSBÜCHER.


b) Aktivieren Sie die Auswahlbox VOLLTEXTSUCHE und geben Sie einenbeliebigen Suchbegriff ein. Alle Felder (auch Notizfelder) der Kon-takte im ausgewählten Adressbuch werden durchsucht.

c) Klicken Sie auf die gewünschte Rufnummer im Suchergebnis, umeinen Anruf zu starten.

Suchkriterien eingeben

Da die Volltextsuche alle Datenbankfelder unabhängig von IhrerSuchkriteriendefinition durchsucht, kann dies je nach Adressbuch-umfang länger dauern. Wenn Sie sicher sind, dass Ihr Suchbegriff ineinem bestimmten Datenbankfeld zu finden ist, empfiehlt sich dieSuche nach Suchkriterien. Dazu müssen Sie zunächst einstellen,nach welchen Suchkriterien Sie ein oder alle Adressbücher durchsu-chen möchten. Die einmal eingestellten Suchkriterien können proverknüpftem Adressbuch unterschiedlich definiert werden, die Ein-stellung bleibt bis zur nächsten Änderung automatisch erhalten.

a) Geben Sie Ihr(e) Suchbegriff(e) in das Eingabefeld ein. Sie könnendie Suche durch Angabe mehrerer Suchkriterien verfeinern. MehrereSuchbegriffe werden durch die Eingabe eines Kommas (,) getrennt.Ein Leerschritt nach dem Komma ist nicht erforderlich. Bitte gebenSie die Suchkriterien in der Reihenfolge ein, die Sie zuvor definierthaben (siehe dazu Kapitel 3.4.6.1. Suchkriterien definieren).

b) Starten Sie jetzt die Suche durch Klick auf SUCHE STARTEN oderDrücken der Eingabetaste.

Suchkriterien definieren

a) Klicken Sie auf SUCHE unterhalb des Eingabefeldes im oberen rech-ten Bereich der Vollansicht.

b) In der sich nun öffnenden Maske haben Sie folgende Einstellungs-möglichkeiten.


SICHTBARE SPALTEN: Legen Sie fest, welche Kontaktfelder grundsätz-

lich angezeigt werden sollen. Über die Pfeiltaste können Sie die Rei-henfolge der Anzeige festlegen.

SUCHFELDER: Legen Sie fest, nach welchen Suchkriterien Sie Kon-

taktdatensätze durchsuchen möchten. Sie können beliebig viele Kri-terien festlegen. Die Reihenfolge der Suchkriterien legen Sie überdie Pfeiltasten fest.

Adressbuchspalten anpassen

Die angezeigten Spalten im Suchergebnis können in der Breiteangepasst werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf die jeweilige Spal-tenüberschriften bewegen, können Sie über das Kontextmenü dieFunktion SPALTEN UMBENENNEN aufrufen, um den Namen einerSpalte zu ändern. Die unter 3.4.6.1 Suchkriterien definieren be-schriebene Funktion ist ebenfalls über das Kontextmenü erreichbar.

Die Reihenfolge der Spalten kann per Drag & Drop verändertwerden.


Suchergebnis sortieren

Die Suchergebnisse werden nach der zuletzt ausgewählten Spaltesortiert. Sie können jedoch selbst eine andere Sortierung vor-nehmen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

Sortierung nach Spalten. Dazu klicken Sie auf die jeweilige Spalten-

überschrift. Das Suchergebnis wird alphabetisch nach dieser Spaltesortiert

Gruppierungsfunktion:

a) Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Spaltenüberschriften undöffnen Sie das Kontextmenü.

b) Aktivieren Sie die Funktion GRUPPIERFELD. Eine zusätzliche Zeileoberhalb des Suchergebnis' erscheint.

c) Ziehen Sie die Spaltenüberschrift, nach der das Suchergebnis sortiertwerden soll, in diese Zeile.

Kontakt in Favoriten übernehmen

a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag im Suchergebnis.b) Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie WEITERE FUNKTIONEN.c) Wählen Sie IN FAVORITEN ÜBERNEHMEN. Sind mehrere Telefonnum-

mern zu dem Kontakt hinterlegt, wählen Sie den gewünschten Ruf-nummerntyp, z.B. DIENST, aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

d) Wählen Sie nun aus, in welchen Zielordner die Rufnummer kopiertwerden soll. Per Default wird der Ordner FAVORITEN vorgeschlagen.

Anruf auf Termin legen

Sie können für einen ermittelten Kontaktdatensatz eine An-ruferinnerung anlegen. Sie werden dann rechtzeitig an den Anruferinnert, auf Wunsch kann die Anwahl zu einem bestimmten Zeit-punkt automatisch starten.

a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag im Suchergebnis. b) Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie WEITERE FUNKTIONEN.


c) Wählen Sie ANRUF AUF TERMIN LEGEN.d) Legen Sie fest, wann und wie oft Sie an den Anruf erinnert werden

möchten.e) Sie können außerdem eine Notiz zu dieser Anruferinnerung hin-

terlegen.f) Der Eintrag wird nun automatisch in das Journal UNERLEDIGT kopiert

und mit dem Wecker-Symbol gekennzeichnet. Die hinterlegte Notizwird ebenfalls angezeigt.

g) Um die Anruferinnerung auszuschalten oder wieder einzuschalten,öffnen Sie EXTRAS-> ANRUFERINNERUNG STARTEN/STOPPEN.

Tipp: Sie können den gewünschten Adressbucheintrag auch di-rekt per Drag & Drop in das Journal UNERLEDIGT ziehen. DasFenster ANRUFERINNERUNG / NOTIZ öffnet sich dann automatisch.

Anruflisten erstellen

Wollen Sie mehrere Anrufe hintereinander tätigen, können Sie eineAnrufliste zusammenstellen.

a) Markieren Sie die gewünschten Kontakte in Ihrer Adressbuchliste,indem Sie die STRG Taste gedrückt halten und auf die einzelnenKontakte klicken.

b) Öffnen Sie das Kontextmenü oder den MenüpunktADRESSBUCHEINTRAG.

c) Klicken Sie dort auf WEITERE FUNKTIONEN. d) Wählen Sie ANRUF AUF TERMIN LEGEN.e) Geben Sie den gewünschten Termin ein. Sobald die Uhrzeit erreicht

ist, öffnet XPhone Professional 3.0 nacheinander die Anruferinne-rungen für jeden Kontakt.

f) Alle Anruftermine werden automatisch in Ihrem Journal UNERLEDIGTaufgelistet. Sobald ein Anruf erfolgreich war, wird der Eintrag indas Journal ERLEDIGT verschoben. So können Sie jederzeit leicht er-kennen, welche Gesprächspartner Sie noch nicht erreicht haben. Siekönnen den gewünschten Teilnehmer direkt aus der Anruferinne-rung anwählen.


3.4.6.2 Suche aus Kompaktansicht

Siehe hierzu Kapitel 3.3.1.2 Kontakt suchen.

3.4.6.3 Manuelle Rufnummern-Identifizierung

a) Um zu überprüfen, ob eine beliebige Rufnummer in Ihren ange-schlossenen Datenbanken vorhanden ist bzw. zu welchem Kontaktsie gehört, fügen Sie diese in das Eingabefeld ein.

b) Klicken Sie auf <<Anruf vorbereiten>>. Ist ein entsprechender Kon-taktdatensatz in einer der verknüpften Kontaktdatenbanken ent-halten, werden die Daten von XPhone Professional 3.0 automatischergänzt.

3.4.6.4 Lotus Notes Kontaktsuche optimieren

Wird eine zentrale Lotus Notes Datenbank verwendet, auf die meh-rere Anwender zugreifen, kann dies Auswirkungen auf die Per-formanz der Anruferidentifizierung haben. Dies können Sie mit Hilfevon zwei zusätzlichen Ansichten für die Adressbuchschablone um-gehen, die im Lieferumfang von XPhone Professional 3.0 enthaltensind und gezielt in ausgewählten Lotus Notes Datenbankfeldernnach der gewünschten Information suchen.

a) Wählen Sie das gewünschte Lotus Notes Adressbuch in der XPhoneOberfläche aus, öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechtenMaustaste und wählen Sie EIGENSCHAFTEN. Wenn Sie das Lotus NotesAdressbuch gerade erst anbinden, öffnet sich das FensterEIGENSCHAFTEN automatisch, sobald Sie unter NEUES ADRESSBUCHangegeben haben, dass ein vorhandener Lotus Notes Kontaktordnerverknüpft werden soll.

b) Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN. c) Aktivieren Sie die Auswahlbox FÜR ANRUFERIDENTIFIZIERUNG DIESE

ANSICHT VERWENDEN: XPHONESEARCHPHONENUMBER. Bei einge-henden Anrufen durchsucht XPhone nun die Kontaktdatensätze inder indizierten Ansicht statt in der gesamten Lotus Notes Daten-bank.


d) Aktivieren Sie die Auswahlbox FÜR KONTAKTSUCHE ÜBER E-MAILADRESSE DIESE ANSICHT VERWENDEN: XPHONESEARCHEMAIL. WollenSie jetzt zu einer E-Mail den passenden Kontakt finden, durchsuchtXPhone nun die Kontaktdatensätze in der indizierten Ansicht statt inder gesamten Lotus Notes Datenbank.

3.4.7 Kontaktdatensätze in andere Adressbücherkopieren

XPhone Professional 3.0 bietet die Möglichkeit, Kontaktdatensätzevon einem Adressbuch in ein anderes zu kopieren. Dabei spielt dasOriginalformat der Kontaktdaten keine Rolle. Bitte beachten Sie,dass Änderungen im Originalkontakt in der Kopie nicht automatischnachgezogen werden.

a) Markieren Sie einen Adressbucheintragb) Ziehen Sie den Eintrag per Drag & Drop auf das gewünschte Adress-

buch. Der Kopiervorgang startet.

3.4.8 Adressbucheinträge neu anlegen

Sie können aus einem Anruf oder Journaleintrag einen neuenAdressbucheintrag anlegen, wenn der Kontakt noch nicht hinterlegtist. Dieser wird automatisch in der Originaldatenquelle gespeichert.


a) Markieren Sie den Journaleintrag oder klicken Sie auf <<Neuen Kon-takt anlegen>> und wählen Sie das gewünschte Adressbuch aus derDropdownliste aus.

b) Die XPhone Professional 3.0 Eingabemaske öffnet sich. Geben Sie dieerforderlichen Kontaktdaten ein. Die Rufnummer ist bereits vorbe-legt. Falls Sie einen Microsoft Outlook Kontaktdordner ausgewählthaben, öffnet sich die Original Outlook-Kontaktmaske.

c) Sobald Sie den neuen Adressbucheintrag gespeichert haben, ist er inder Originaldatenquelle abgelegt.

3.4.9 Neue Rufnummer übernehmen

Sie können eine neue Rufnummer direkt aus einem Anruf oderJournaleintrag in einen bereits vorhandenen Adressbucheintragübernehmen.

a) Markieren Sie den Journaleintrag und öffnen Sie das Kontextmenümit der rechten Maustaste.

b) Klicken Sie auf RUFNUMMER ZUORDNEN. Der Aktionsdialog öffnetsich. Geben Sie den gesuchten Namen in das EingabefeldSUCHBEGRIFF ein.

c) Klicken Sie auf SUCHE STARTEN, um den gewünschten Adress-bucheintrag aufzurufen. Sämtliche Rufnummern zu dem Eintragwerden angezeigt.

d) Legen Sie fest, ob Sie eine vorhandene Nummer ersetzen oder denEintrag um eine weitere Nummer ergänzen möchten.

3.4.10 Adressbuchansicht ausdrucken

Über DATEI->DRUCKEN können Sie die aktuelle Adressbuchansichtausdrucken.


3.5 Anrufer identifizieren

Sobald das Telefon klingelt, identifiziert XPhone Professional 3.0 denAnrufer anhand der übertragenen Rufnummer. Voraussetzung dafürist, dass bereits ein Adressbucheintrag zu diesem Kontakt vor-handen ist und dieses Adressbuch mit XPhone Professional 3.0 ver-knüpft wurde. Der Vorteil ist, dass diese Informationen bereits vorGesprächsbeginn bereit stehen und Sie sich damit schon vor Ruf-annahme optimal auf den Gesprächspartner einstellen können. Siehaben verschiedene Möglichkeiten, Informationen zum Gesprächs-partner anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.

Sie können nun die Art der Anruferidentifizierung und die Be-

dingungen dafür einstellen. Insgesamt gibt es drei Vaianten der An-ruferidentifizierung, die auch kombiniert eingesetzt werdenkönnen. Diese werden im Folgenden beschrieben.

3.5.1 Anrufer Popup

3.5.1.1 Konfiguration

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie ANRUFER-POPUP.b) Stellen Sie ein, wann und unter welchen Bedingungen sich das An-

rufer-Popup (identisch mit Kompaktansicht) öffnen soll.


Tipp: Das Popup entspricht der Kompaktansicht und empfiehltsich daher als Standard-Einstellung für die Anruferidentifi-zierung, da Sie so schon vor Gesprächsbeginn automatisch Zugriffauf alle verfügbaren Telefonfunktionen haben.

3.5.1.2 Info zum Anrufer (Caller ID) anzeigen

Grundsätzlich wird der Name des Anrufers angezeigt. Zusätzlichkönnen Sie bestimmen, ob und welche weiteren Informationenangezeigt werden. Sie können alle hinterlegten Datenbankfelderauswählen. Benutzerdefinierte Datenbankfelder stehen ebenfallszur Verfügung.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie ANRUFSTEUERUNG.b) Wählen Sie unter BEI ANRUF: DETAILANSICHT DER ANRUFERDATEN

ANZEIGEN aus, ob die zusätzlichen Informationen immer angezeigtwerden sollen. Ist diese Auswahlbox nicht aktiviert, können die In-formationen bei Bedarf durch Klick auf das + Zeichen im Popup auf-gerufen werden.

c) Nun bestimmen Sie, welche Informationen zum Anrufer angezeigtwerden sollen. Die Reihenfolge der Anzeige lässt sich mit denPfeiltasten festlegen.

Tipp: Aus dieser Ansicht können Sie auch den dazugehörigenKontaktdatensatz per Mausklick öffnen.

3.5.1.3 Info zum angerufenen Teilnehmer (Called ID) anzeigen

XPhone Professional 3.0 kann bei umgeleiteten und herangeholtenAnrufen zusätzlich zu den Anruferdaten auch die sogenannte CalledID anzeigen, d.h. den Teilnehmer, für den der Anruf ursprünglichbestimmt war. Voraussetzung ist, dass ein Adressbuch mit den Ruf-nummern der Mitarbeiter mit XPhone Professional 3.0 verknüpftwurde.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie ANRUFSTEUERUNG


b) Legen Sie durch Aktivierung der Auswahlbox ANGERUFENER fest, obSie Informationen zum ursprünglich gerufenen Teilnehmer sehenmöchten.

c) Haben Sie die Auswahlbox aktiviert, wählen Sie die Informationenzur Called ID aus, die Sie sehen möchten. Die Reihenfolge derAnzeige lässt sich mit den Pfeiltasten festlegen.

3.5.2 Popup Kontaktdatensatz

3.5.2.1 Kontaktdatensatz automatisch öffnen

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie ANRUFER-POPUP.b) Stellen Sie ein, wann und unter welchen Bedingungen sich der Kon-

taktdatensatz öffnen soll.


Tipp: XPhone Professional 3.0 greift stets auf den Originaldaten-bankeintrag zu. Änderungen, die Sie in dieser Ansicht vor-nehmen, werden in der Originaldatenquelle gespeichert.

3.5.2.2 Microsoft Outlook / Lotus Notes Kontakte öffnen

XPhone Professional 3.0 kann durch AddOns für die Integration inMicrosoft Outlook oder Lotus Notes ergänzt werden (siehe dazu Ka-pitel 3.10 Microsoft Outlook Integration und Kapitel 3.11 Lotus NotesIntegration). Wird das Outlook AddOn bzw. Notes AddOn eingesetztund er der Kontaktdatensatz zum Anrufer ist in einem MicrosoftOutlook bzw. Lotus Notes Kontaktordner hinterlegt, öffnet sich


dieser automatisch, wenn Sie diese Option der Anruferidentifi-zierung eingestellt haben. Bitte beachten Sie, dass folgende Voraus-setzungen für diese Option erforderlich sind:

a) Der Kontakt muss in einem Microsoft Outlook bzw. Lotus Notes Kon-taktordner angelegt sein. Die Rufnummer des Anrufers muss in einesder Rufnummernfelder in diesem Kontaktdatensatz eingetragensein.

b) Das Feld NACHNAME in der Kontaktmaske muss gefüllt sein. Kon-trollieren Sie dies, indem Sie den Kontakt öffnen und auf NAME kli-cken.

c) Der Kontaktorder, in dem sich die Kontakte möglicher Anrufer be-finden, muss mit XPhone Professional 3.0 verknüpft sein.

a) Wählen Sie dazu in XPhone Professional 3.0 die Option EXTRAS->ADRESSBÜCHER->NEUES ADRESSBUCH.

b) Tragen Sie im Dialog NEUES ADRESSBUCH den Namen ein, unter demdas Adressbuch in XPhone Professional 3.0 angezeigt werden soll. Wählen Sie im unteren Teil des Dialogs BEREITS EXISTIERENDEDATENBANK VERWENDEN und darunter die Option OUTLOOKKONTAKTORDNER oder NOTES KONTAKTORDNER. Im anschließendenDialog wird der zu verbindende Kontaktordner ausgewählt. Der nunerscheinende Dialog EIGENSCHAFTEN FÜR ADRESSBUCH... kann ohneweitere Bearbeitung mit OK bestätigt werden.

3.5.3 Tooltipp

Der Anrufer-Tooltipp ist eine diskrete Variante der Anruferidentifi-zierung. Am Mauszeiger erscheint ein Tooltipp mit den von Ihnengewählten Informationen zum Gesprächspartner.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.b) Öffnen Sie ANRUFER-TOOLTIPP und stellen Sie ein, wann und unter

welchen Bedingungen ein Tooltipp erscheinen soll.c) Bestimmen Sie, welche Informationen angezeigt werden sollen.

Wählen Sie die Option STANDARD, werden Nachname und Rufnum-mer des Gesprächspartners eingeblendet.


d) Sollen weitere Informationen angezeigt werden, wählen Sie dieentsprechenden Datenbankfelder aus. Die Reihenfolge der Anzeigelässt sich mit den Pfeiltasten festlegen.

3.5.4 Anruferidentifizierung gezielt ausschalten

Auf Wunsch kann die Identifizierung des Anrufers und des Ange-rufenen (siehe dazu auch Kapitel 3.5.1.3 Info zum angerufenen Teil-nehmer (Called ID) anzeigen) für einzelne Adressbücherausgeschaltet werden.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und wählen Sie ADRESSBÜCHER.b) Klicken Sie auf ANRUFERIDENTIFZIERUNG... c) Aktivieren Sie die Adressbücher, für die Sie Identifizierung des An-

rufers oder Angerufenen ausschalten möchten und bestätigen SieIhre Eingabe mit OK.

3.5.5 Manuelle Anruferidentifizierung

Sie können mit XPhone Professional 3.0 auch den Inhaber einer Ruf-nummer identifizieren. Voraussetzung dafür ist, dass in einem derverknüpften Adressbücher ein entsprechender Kontaktdatensatzhinterlegt ist.

a) Geben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld der Anrufsteuerung(Telefonie) ein.

b) Wählen Sie <<Anruf vorbereiten>>.c) XPhone Professional 3.0 durchsucht alle verknüpften Datenbanken.

Ist die Rufnummer in einem der Kontaktdatensätze hinterlegt, wirdder Inhaber identifiziert.


Tipp: Diese Funktion können Sie beispielsweise nutzen, um Ih-nen unbekannte Rufnummern aus der Anrufliste Ihres Mobiltele-fons zuzuordnen.

3.6 Journale

3.6.1 Kommende / Gehende Gespräche

XPhone Professional 3.0 erfasst sämtliche Gespräche in Journalord-nern. Links neben jedem Gesprächseintrag sehen Sie ein Pfeilsym-bol, das Ihnen anzeigt, ob es sich um einen kommendes oder umein gehendes Gespräch gehandelt hat (siehe auch XPhone Professio-nal 3.0 ShortGuide).

3.6.2 Journal Erledigt

Telefonate sind Gespräche, bei denen entweder der Anrufer Sie er-reicht hat, oder Sie Ihren Gesprächspartner erreichen konnten,werden als erfolgreich gewertet. Erfolgreiche Telefonate werden imOrdner ERLEDIGT gespeichert und sind mit einem grünen Pfeil ge-kennzeichnet.

3.6.3 Journal Unerledigt

Erreichen Sie Ihren gewünschten Gesprächspartner nicht, wird derAnruf im Journal UNERLEDIGT abgelegt und ist mit einem roten Pfeilgekennzeichnet.

3.6.4 Anrufe in Abwesenheit / Offline erfassen

Anrufe, die während Ihrer Abwesenheit eingehen, werden imJournal IN ABWESENHEIT erfasst und als <<Anruf in Abwesenheit>>gekennzeichnet. Anrufe werden jederzeit und grundsätzlich auchdann protokolliert, wenn Ihr PC nicht eingeschaltet ist. Dies gilt


auch dann, wenn Ihre Anrufe auf einen weiteren Apparat umgelei-tet werden, sofern das Umleitungsziel eine Leitung eines anderenTeammitglieds ist. Zusätzlich ist ersichtlich, ob und durch wen An-rufe übernommen wurden. (siehe auch XPhone Professional 3.0ShortGuide).

Neue Anrufe in Abwesenheit werden Ihnen beim nächsten Start desPCs bzw. bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz zusätzlich signalisiertdurch

ein rotes Ausrufzeichen im entsprechenden Journal -Icon

einen Tooltipp im Icon-Tray rechts unten an Ihrem Bildschirm


3.6.5 Aus Journalen wählen

Durch Doppelklick auf den Journaleintrag können Sie sofort denRückruf starten. Erreichen Sie den gewünschten Gesprächspartnernicht unter der im Journal hinterlegten Rufnummer, können Sieüber das Kontextmenü auch Alternative Rufnummern aufrufen.Voraussetzung ist, dass diese Rufnummern ebenfalls im Kontaktda-tensatz hinterlegt wurden.

3.6.6 Verschieben von Journaleinträgen

3.6.6.1 Automatische Aktualisierung

Die Anrufjournale von XPhone Professional 3.0 aktualisieren sichselbstständig. Wählen Sie beispielsweise eine Rufnummer aus demJournal UNERLEDIGT an und das Gespräch wird angenommen, ver-schiebt XPhone Professional 3.0 den Eintrag automatisch in dasJournal ERLEDIGT. Genauso erkennt die Anwendung, wenn der zuvornicht erreichte Teilnehmer Sie in der Zwischenzeit zurück ruft, undverschiebt den Journaleintrag ebenfalls.

3.6.6.2 Verschieben per Drag & Drop

Journaleinträge lassen sich auch manuell in einen anderen Journal-ordner verschieben. Dazu markieren Sie den gewünschten Journal-eintrag und verschieben ihn per Drag & Drop in den Zielordner.


3.6.7 Notizen und Anruferinnerungen anlegen

XPhone Professional 3.0 kann Sie an wichtige Telefonate erinnern.

a) Markieren Sie in einem Anrufjournal einen Eintrag und öffnen Siedas Kontextmenü mit der rechten Maustaste.

b) Wählen Sie ANRUFERINNERUNG/NOTIZ.c) Alternativ können Sie auch einen Adressbucheintrag auswählen und

über das Kontextmenü unter WEITERE FUNKTIONEN die Option ANRUFAUF TERMIN LEGEN auswählen.

d) Tragen Sie Ihre Anmerkungen in das Textfeld ein. Jetzt haben Sieeine Notiz zu Ihrem Eintrag hinterlegt.

e) Aktivieren Sie die Auswahlbox ANRUFERINNERUNG, um eine automa-tische Anruferinnerung zu starten und legen Sie fest, wann und wieoft Sie erinnert werden möchten.

f) Das Symbol links neben dem Journaleintrag hat sich nun verändert.Wenn Sie eine Notiz hinterlegt haben, erscheint ein roter Punkt. DieNotiz wird zudem im Journal mit angezeigt und kann bearbeitetwerden.

3.6.8 Journalordner organisieren

3.6.8.1 Neuen Journalordner anlegen

Sie können beliebig viele neue Journalordner anlegen, um Ihre An-rufeinträge zu organisieren.

a) Markieren Sie den Überordner Anrufe in der Ansicht JOURNALE. b) Öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen

Sie NEUER ORDNER c) Geben Sie Sie einen Namen ein und bestätigen Sie mit OK.


3.6.8.2 Papierkorb

XPhone Professional 3.0 erkennt automatisch, wenn Sie mehrerevergebliche Anrufversuche beim gleichen Teilnehmer starten. ImJournal UNERLEDIGT wird dennoch nur ein Eintrag erstellt, um dasJournal nicht unnötig mit Daten zu füllen. Die weiteren Einträgewerden automatisch in den Ordner PAPIERKORB verschoben.

XPhone Professional 3.0 speichert Anrufeinträge standardmäßig 14Tage, bevor sie in den Ordner PAPIERKORB verschoben werden. Siekönnen selbst festlegen, wie lange die Anrufeinträge gespeichertwerden.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS->OPTIONEN.b) Wählen Sie ANRUFJOURNALEc) Legen Sie fest, wann die Journaleinträge in den Ordner PAPIERKORB

verschoben werden sollen.

Tipp: Leeren Sie Ihre Journale regelmäßig, damit der Betrieb vonXPhone Professional 3.0 nicht durch unnützen Datenballast be-einträchtigt wird. Möchten Sie Einträge länger aufbewahren,können Sie das Journal entweder ausdrucken (siehe Kapitel3.6.8.4 Journale ausdrucken) oder archivieren (siehe Kapitel3.6.8.3 Archivierung von Journalen).

3.6.8.3 Archivierung von Journalen

Sie können Ihre Journaleinträge auch in einer externen Datei archi-vieren. Diese wird im CSV-Format gespeichert und kann beispiels-weise in Microsoft Excel oder Microsoft Access importiert werden.

a) Öffnen Sie DATEI->ANRUFJOURNAL ARCHIVIERENb) Aktivieren Sie die Auswahlbox ARCHIVFUNKTION EIN und legen Sie

fest, welche Anrufeinträge archiviert werden sollen.c) Legen Sie fest, ob die Anrufeinträge in einem Excel-optimierten

Format erstellt werden sollen.d) Legen Sie fest, ob die Archivierung automatisch bei Beenden des

Programms erfolgen soll.


e) Geben Sie einen Namen für die Archivdatei ein.f) Klicken Sie auf die Schaltfläche …, um den Speicherort für die Datei

festzulegen.g) Bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Eine CSV-Datei kann von mehreren Anwendern genutztwerden. Journale lassen sich so auch zentral erfassen.

3.6.8.4 Journale ausdrucken

a) Gehen Sie in das gewünschte Journal und öffnen Sie DATEI->DRUCKEN.

b) Starten Sie den Druckvorgang aus der Druckvorschau.

3.6.9 Kompaktjournal

Auch aus der Kompaktansicht ist der Zugriff auf die Journalfunktionmöglich. XPhone Professional 3.0 bietet aus dieser Ansicht ein Kom-paktjournal an, das die letzten 20 Gespräche unabhängig von ihremStatus anzeigt. Durch Auswahl eines Journaleintrags wird die zuge-hörige Rufnummer in das Eingabefeld übernommen und Sie könnendie Anwahl starten.


3.6.10 Journale in Microsoft Outlook führen

Wahlweise können Sie Ihre Anrufe auch in Microsoft Outlook proto-kollieren lassen. Mehr zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 3.10.3Journalführung in Microsoft Outlook.

3.7 Favoriten

3.7.1 Favoriten aufrufen

Häufig gewählte Rufnummern können Sie in der Favoritenliste(Kurzwahlliste) ablegen, die Sie direkt aus der Kompaktansicht er-reichen.

Klicken Sie auf <<Favoriten>> bzw. wählen Sie die Funktion mit den

Pfeiltasten aus und bestätigen Sie mit der Eingabetaste.

Wählen Sie die gewünschten Rufnummer und starten Sie die Wahl.

3.7.2 Kurzwahlliste erstellen

3.7.2.1 Rufnummern aus Kontakten übernehmen

a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag im Suchergebnis (siehe Kapi-tel 3.4.6 Adressbucheinträge suchen).


b) Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie WEITERE FUNKTIONEN.c) Wählen Sie IN FAVORITEN ÜBERNEHMEN. Sind mehrere Telefonnum-

mern zu dem Kontakt hinterlegt, wählen Sie den gewünschten Ruf-nummerntyp aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

d) Wählen Sie nun aus, in welchen Zielordner die Rufnummer kopiertwerden soll. Professionalmäßig wird der Ordner FAVORITEN vorge-schlagen.

3.7.2.2 Rufnummern manuell in Favoriten einfügen

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und klicken Sie auf FAVORITEN. b) Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Das Fenster NEUER EINTRAG öff-

net sich. c) Aktivieren Sie KURZWAHLZIEL.d) Tragen Sie einen Namen für den neuen Kurzwahleintrag in das Ein-

gabefeldNAME ein.e) Geben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld RUFNUMMER ein.f) Bestätigen Sie mit OK.

3.7.2.3 Kurzwahlordner einrichten

Sie können mehrere Ordner in Ihrer Kurzwahlliste anlegen.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS. b) Klicken Sie auf KURZWAHL. c) Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Das Fenster NEUER

KURZWAHLEINTRAG öffnet sich. d) Aktivieren Sie ORDNER.e) Tragen Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und bestätigen

Sie mit OK.

3.7.3 Konferenzkonstellationen einrichten

3.7.3.1 Konferenz anlegen

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und klicken Sie auf FAVORITEN.


b) Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Das Fenster NEUER EINTRAG öff-net sich.

c) Aktivieren Sie KONFERENZ und tragen Sie einen Namen für die neueKonferenz ein

d) Geben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld RUFNUMMER ein undbestätigen Sie mit OK.

3.7.3.2 Teilnehmer zu bestehender Konferenz hinzufügen

a) Um einen neuen Teilnehmer zu einer bereits existierenden Konfe-renz hinzuzufügen, markieren Sie einen Adressbuch- oder Journal-eintrag.

b) Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählenSie WEITERE FUNKTIONEN->IN FAVORITEN ÜBERNEHMEN.

c) Öffnen Sie den Ordner KONFERENZ und wählen Sie die Konferenzaus, in welche die Rufnummer übernommen werden soll. Sindmehrere Rufnummern zu einem Kontakt hinterlegt, können Sie aus-wählen, welche Sie übernehmen möchten.

3.8 Kombination mit vorhandenen Anwendungen

3.8.1 Regelwerk

XPhone Professional 3.0 bietet die Möglichkeit, TelefonereignissenRegeln zuzuweisen. Tritt ein solches Ereignis (z.B. ein Telefonanrufvon einer bestimmten Rufnummer) auf, prüft die Anwendung, ob eseine passende Regel gibt und führt die dem Ereignis zugeordneteAktion aus.

Folgende Kommandos lassen sich mit Telefonereignissen ver-knüpfen:

Ausführen eines Programms

Ausführen eines Skripts (VBS)

Ausführen eines DDE-Kommandos


Ausführen eines Microsoft Excel Makros

Ausführen einer Microsoft Access Prozedur

Versenden einer E-Mail

Kopieren in die Zwischenablage

Die Bedingungen für eine solche Regel werden über sogenannteWenn-Dann-Funktionen festgelegt. Mit Hilfe der Regeln lassen sichsehr leistungsfähige Funktionen realisieren und Arbeitsprozessevollständig automatisieren. Sie können auch mehrere Regeln mit-einander kombinieren. Im folgenden ein Beispiel für eine Regel:

Wir möchten festlegen, dass bei einem Anruf aus der Buchhaltungstets eine bestimmte Excel-Datei mit der Budget-Berechnung gest-artet werden soll:

a) Öffnen Sie EXTRAS->EXTERNE ANWENDUNGEN.b) Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU, um eine neue Regel zu de-

finieren.c) Zunächst wählen Sie den Zeitpunkt aus, wann die Regel starten soll,

z. B. wählen Sie im Dropdown-Menü ZEITPUNKT bei den BefehlKOMMEND/GEHEND: NACH BEENDETER ANRUFERSUCHE aus.

d) Im Feld BEDINGUNG aktivieren Sie WENN. Jetzt können Sie Be-dingungen für Ihre Regel festlegen, z. B. der Anruf kommt von einerbestimmten Nebenstelle.

e) Klicken Sie auf die Schaltfläche DEFINIEREN. Das Fenster BEDINGUNGFESTLEGEN öffnet sich.

f) Wählen Sie im linken Dropdown-Menü den Parameter RUFNUMMERaus.

g) Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü den Parameter GLEICHaus.

h) Geben Sie nun in das rechte Feld die Rufnummer der Buchhaltungein ohne jegliche Sonderzeichen und bestätigen Sie mit OK.

i) Wählen Sie im Fenster AKTION im Dropdown-Menü ART den BefehlPROGRAMM AUSFÜHREN.


j) Klicken Sie auf DEFINIEREN, um die Verknüpfung zu dem gewünsch-ten Excel-Dokument herzustellen.

k) Klicken Sie auf die Schaltfläche … neben dem Eingabefeld ZIEL undgeben Sie als Dateityp ALLE DATEIEN an. Durchsuchen Sie Ihre Ordnernach der gewünschten Datei.

l) Markieren Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf ÖFFNEN. DerVerknüpfungspfad wird nun in das Eingabefeld ZIEL übernommen.Bestätigen Sie mit OK. Die Regel ist jetzt aktiv.

Tipp: Mehrere Regeln können miteinander kombiniert und inAbhängigkeit voneinander eingerichtet werden.

3.8.2 Hotkeysteuerung

3.8.2.1 Telefoniefunktionen über Hotkeys auslösen

XPhone Professional 3.0 bietet die Möglichkeit, Telefoniefunktionenaus fast allen Windows-Anwendungen direkt zu nutzen, ohne dieAnwendung dafür in den Vordergrund zu holen. Dafür werdenTastenkombinationen festgelegt, die ein bestimmtes Ereignis auslö-sen. Dies ist besonders dann praktisch, wenn Sie in einer anderenAnwendung arbeiten und darin hinterlegte Rufnummern anwählenmöchten, oder aus einem bestimmten Grund das XPhone Professio-nal 3.0 Fenster während der laufenden Anwendung nicht in denVordergrund holen möchten. Folgende Funktionen können überHotkeys angesteuert werden:

WÄHLEN: Hierfür markieren Sie eine Rufnummer in einer

Anwendung, z.B. Microsoft Excel oder eine Internetseite, unddrücken anschließend die Hotkeys für WÄHLEN, um die Anwahl zustarten. Es spielt keine Rolle, ob die Rufnummer Sonderzeichen wieLeerschritte, Klammern o.ä. enthält.

ANNEHMEN: Eingehende Anrufe können Sie durch Drücken der ent-

sprechenden Hotkeys annehmen


TRENNEN: Mittels Hotkeys lassen sich Gespräche beenden.

KONTAKTSUCHE STARTEN: wenn Sie feststellen möchten, ob ein be-

stimmter Kontakt bereits in Ihren Adressbüchern hinterlegt ist, mar-kieren Sie diesen Namen und drücken die entsprechenden Hotkeys,um die Suchfunktion in allen mit XPhone Professional 3.0 verknüpf-ten Datenbanken zu starten.

3.8.2.2 Ansicht über Hotkeys wechseln

XPhone Professional 3.0 bietet zwei Ansichtsmodi: Vollansicht undKompaktansicht. Über Hotkeys können Sie zwischen den beidenModi wechseln bzw. eine der beiden Ansichten in den Vordergrundholen (siehe Kapitel 3.2.3. Ansicht wechseln / Anwendung aufrufen).

3.8.2.3 Hotkeys definieren

Ob und welche Hotkeys Sie verwenden, können Sie selbst de-finieren.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.b) Öffnen Sie SYSTEMWEITE TASTENKOMBINATIONEN.

Hier können Sie nun festlegen

welche Hotkeyfunktionen Sie nutzen möchten

welche Tastenkombinationen Sie verwenden möchten. Standardmä-

ßig sind bereits die Kombinationen ALT + F12 für Telefoniefunktionensowie F11 bzw. Shift + F11 für die Ansichtsmodi festgelegt. So legenSie eine neue Kombination fest:

c) Klicken Sie in das jeweilige Eingabefeld.d) Drücken Sie nun genau die Tasten, die Sie als Hotkey verwenden

möchten.


Tipp: Achten Sie darauf, keine Tastenkombinationen einzu-stellen, die bereits durch andere Funktionen belegt sind.

3.9 Messaging Assistant für Korrespondenz

3.9.1 Funktion

XPhone Professional 3.0 kann weitaus mehr, als Sie beim Tele-fonieren unterstützen. Mit den integrierten Messaging Funktionenkönnen Sie Ihren gesamten Arbeitsablauf deutlich effizienter gestal-ten und E-Mails, Faxmitteilungen, Briefen, Auftragsbestätigungenetc. direkt aus einem Anruf, Journal- oder Adressbucheintrag er-stellen. Sie greifen direkt auf Ihre lokal oder zentral hinterlegtenVorlagen zu. XPhone Professional 3.0 nutzt die vorhandene Daten-bankverknüpfung und pflegt die erforderlichen Kontaktdaten inklu-sive Anrede und Absenderinformationen über Feldfunktionenautomatisch ein.

Sie können jeweils bis zu 30 Vorlagen für E-Mail, Fax und Brief ver-knüpfen. Weitere Vorlagendateien können hinterlegt und bei Bedarfin die Auswahlliste übernommen werden.

XPhone Professional 3.0 installiert Vorlagendateien in das vonWindows vorgesehene Anwendungsdatenverzeichnis für alleBenutzer. Unter Windows 2000 und Windows XP sieht die Stan-dardrechtevergabe von Windows nur lesenden Zugriff für Standard-benutzer vor. Lediglich Hauptbenutzer und Administratoren besitzenauch Schreibberechtigung. Dies führt dazu, dass Vorlagen nicht vonStandardbenutzern geändert werden können. Sollen auch Stan-dardbenutzer die Möglichkeit haben, Vorlagen selbst zu verändern,sind zwei Vorgehensweisen möglich:

Der Administrator ändert die Benutzerberechtigungen der Professio-

nalbenutzer für das XPhone Professional 3.0-Verzeichnis imAnwendungsdatenverzeichnis für alle Benutzer (Standard:


C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\ALLUSERS\ANWENDUNGSDATEN\XPHONE30\TEMPLATES) dahingehend, dassauch Schreibzugriff zulässig ist.

Hinweis: Das Anwendungsdatenverzeichnis ist in der Professio-naleinstellung des Windows-Explorers nicht sichtbar.

Der Benutzer setzt sein Messaging-Vorlagenverzeichnis unter

EXTRAS->OPTIONEN−>MESSAGING auf sein persönlichesAnwendungsdatenverzeichnis (Standard: C:\DOKUMENTE UNDEINSTELLUNGEN\<BENUTZER>\ANWENDUNGSDATEN\XPHONE30\TEMPLATES) und kopiertdie Vorlagendateien (*.DOT und *.TXT) dorthin.

3.9.2 Erstellen von Vorlagen

a) Rufen Sie EXTRAS->OPTIONEN->MESSAGING auf. Wählen Sie einenVorlagentyp, z.B. BRIEF, aus.

b) Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und geben Sie an, ob eine leere Vorlagegeöffnet oder eine bestehende Vorlage bearbeitet werden soll.Wollen Sie eine bereits lokal oder zentral hinterlegte Vorlage an-binden, wählen Sie die Option BESTEHENDE VORLAGE.

c) Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem die Vorlage erstellt werdensoll.

d) Bestimmen Sie den Namen der Datei und der Vorlage, oder wählenSie die Vorlage aus, die bearbeitet werden soll. Ein Word-Dokumentund der Dialog mit den XPhone Professional 3.0-Feldern öffnen sich.Passen Sie Ihr Dokument nun an Ihre Vorgaben an und fügen SieIhre Texte ein.

e) Platzieren Sie die gewünschten Felder. f) Um ein bereits vorhandenes Dokument manuell in ein Vorlagenver-

zeichnis von XPhone Professional 3.0 zu kopieren, muss in MicrosoftWord unter DATEI-> EIGENSCHAFTEN->ZUSAMMENFASSUNG im FeldTITEL der Dokumentenname so angegeben werden, wie er in XPhone


Professional 3.0 erscheinen soll. Im Feld KATEGORIE muss für Brief-vorlagen stehen XPHONE;LETTER; für Fax-Vorlagen XPHONE;FAX. DasWord-Dokument muss mit der Extension .DOT gespeichert werden.

3.9.3 Eigene Kontaktdaten hinterlegen

Neben den Kontaktinformationen können auch die Absenderdatenautomatisch in Ihre Vorlagen eingepflegt werden. Dazu müssen Siezunächst Ihre Visitenkarte ausfüllen:

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie MESSAGING.b) Klicken Sie auf EIGENE KONTAKTDATEN und geben Sie Ihre Kontaktda-

ten ein.c) Um die Absenderinformationen in Ihre Vorlagen zu übernehmen,

pflegen Sie die entsprechenden Feldfunktionen in die jeweilige Vor-lage mit ein. Die Felder für die Absenderinformationen erkennen Sieam Präfix XPABS.

d) Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus (siehe hierzu Kapitel3.9.4.2 Vorhandene Vorlagen ändern) und klicken Sie aufBEARBEITEN.

e) Pflegen Sie nun in die Vorlage die entsprechenden Felder ein. IhreKontaktdaten werden jetzt automatisch eingepflegt.

Tipp: Das automatische Einfügen der eigenen Kontaktdaten istvor allem dann sinnvoll, wenn zentrale Vorlagen von mehrerenAnwendern verwendet werden.

3.9.4 Vorlagen bearbeiten

3.9.4.1 Nachinstallieren von Beispielvorlagen

Prüfen Sie zunächst, ob die Messaging Beispiele auf Ihrem PC in-stalliert sind:

a) ÖFFNEN SIE EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie MESSAGING.


b) Klicken Sie z.B. auf die Schaltfläche BRIEF, um eine vorhandeneBriefvorlage zu bearbeiten

c) Werden keine Vorlagen angezeigt, sind diese noch nicht installiertworden. Sie können die Vorlagen ganz einfach selbst installieren:

d) Klicken Sie auf die Schaltfläche START von Windows links unten inIhrer Bildschirmanzeige und öffnen Sie die SYSTEMSTEUERUNG.

e) Öffnen Sie den Ordner SOFTWARE per Doppelklick und markieren SieXPHONE30.

f) Klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Der Installationswizard wirdgeöffnet.

g) Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.h) Aktivieren Sie PROGRAMM ÄNDERN und dann auf WEITER. Die

Komponenten der XPHONE PROFESSIONAL 3.0 Software werden ineinem Strukturbaum angezeigt.

i) Öffnen Sie das DropDown-Menü MESSAGING BEISPIELE.j) Wählen Sie DIESES FEATURE UND ALLE SUBFEATURES WERDEN AUF

EINER LOKALEN FESTPLATTE INSTALLIERT.k) Klicken Sie auf INSTALLIEREN und dann auf FERTIGSTELLEN. l) Verlassen Sie die SYSTEMSTEUERUNG.

3.9.4.2 Vorhandene Vorlagen ändern

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie die RegisterkarteMESSAGING.

b) Klicken Sie z.B. auf die Schaltfläche BRIEF, um eine vorhandeneBriefvorlage zu bearbeiten.

c) Markieren Sie die gesuchte Vorlage und klicken Sie auf die Schaltflä-che BEARBEITEN.

d) Die Vorlage öffnet sich. Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wün-schen und speichern Sie die Änderungen.


Tipp: Wenn Sie eine neue Vorlage im Arbeitsgruppenverzeichnisanlegen oder dort abgelegte Vorlagen verändern, wirken sich dieEinstellungen auf alle Mitarbeiter aus, die das gleiche Arbeits-gruppenverzeichnis verwenden.

3.9.4.3 Vorlagen entfernen

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie MESSAGING.b) Klicken Sie z.B. auf die Schaltfläche BRIEF, um eine vorhandene

Briefvorlage zu entfernen.c) Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf

ENTFERNEN.d) Geben Sie an, ob die Vorlage lediglich aus dem Verzeichnis genom-

men werden oder vollständig gelöscht werden soll.

3.9.5 Abwesenheitsassistent

a) Sie können sich oder Kollegen per E-Mail im Posteingang über An-rufe informieren lassen, die in Ihrer Abwesenheit eingehen.

b) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.c) Öffnen Sie die Registerkarte MESSAGING und klicken Sie auf IN

ABWESENHEIT. Das Fenster ABWESENHEITSBENACHRICHTIGUNG öffnetsich.

d) Aktivieren Sie die Auswahlbox E-Mail versenden. Falls Sie das Out-look AddOn oder das Notes AddOn verwenden, steht Ihnen auch dieOption Im eigenen Postfach ablegen zur Verfügung.

e) Geben Sie Ihre E-Mailadresse und/oder (eine) andere E-Mailadresse(n) in das Eingabefeld EMPFÄNGER ein.

f) Legen Sie fest, ob Sie keine Benachrichtigung über interne Anrufewünschen.

g) Wählen Sie im Dropdown-Menü VERWENDETE VORLAGE eine Vorlageaus.


3.9.6 Messaging Funktionen aktivieren

a) ÖFFNEN SIE EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie die RegisterkarteMESSAGING.

b) Schalten Sie die gewünschte Funktionen des Messaging-Assistantsein oder aus durch Aktivieren / Deaktivieren der Auswahlbox.

3.9.7 Messaging Funktionen ansteuern

Die Messaging Funktionen erreichen Sie

a) aus einem Anruf (Anrufer-Popup) über <<Aktionen>>b) aus einem Journaleintrag.

3.9.8 E-Mail-Anrufnotiz

Sie möchten einen Kollegen über ein Gespräch mit einem Kundeninformieren. Dazu können Sie eine E-Mail-Anrufnotiz versenden, inder bereits alle relevanten Informationen zu dem Kontakt bereitsenthalten sind, z.B. Name, Firma, Rufnummer, sowie Datum undUhrzeit des Anrufs. Diese Funktion steht zur Verfügung

über das Kontextmenü aus Journal- und Adressbucheinträgen

direkt aus dem Anrufer Popup während eines Gesprächs


Tipp: Bei umgeleiteten oder von Kollegen übernommenen An-rufen wird die E-Mail Adresse des ursprünglich gerufenen Teil-nehmers automatisch in das Adressfeld der E-Mail Anrufnotizeingepflegt.

3.10 Microsoft Outlook Integration

3.10.1 CTI Funktionen aus Microsoft Outlook bedienen

Die Funktionen von XPhone Professional 3.0 lassen sich in die Out-look-Oberfläche integrieren (ab Microsoft Outlook Version 2000). Sokönnen Sie sämtliche Telefonfunktionen direkt aus Ihrer vertrautenOberfläche steuern, ohne das Microsoft Outlook Fenster zu verlassen.


Sie haben Zugriff auf sämtliche mit XPhone Professional 3.0 ver-knüpften Datenbanken. Hierfür ist die zusätzliche Lizenzierung desXPhone Outlook AddOn erforderlich.

3.10.1.1 Telefonie- und Messaging-Funktionen aus dem Posteingangstarten

a) Über den Aktionsdialog stehen Ihnen sämtliche MessagingFunktionen aus dem Posteingang zur Verfügung.

b) Markieren Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang. Der Name des Ab-senders wird in die XPhone Professional 3.0 Menüleiste in MicrosoftOutlook übernommen.

c) Klicken Sie auf <<Aktionen>> und wählen Sie AKTIONEN aus. XPhoneStandard 3.0 durchsucht nun alle verknüpften Adressbücher nachdem zugehörigen Kontaktdatensatz und bietet zu allen hinterlegtenKontaktinformationen Messaging Funktionen an.

d) Zusätzlich werden die Kontaktinformationen aller weiteren Emp-fänger der E-Mail zur Auswahl angeboten, sofern sie in einem dermit XPhone Prof 3.0 verknüpften Adressbuch enthalten sind.

3.10.1.2 Telefonie- und Messaging-Funktionen aus anderen MicrosoftOutlook-Elementen starten

Sie haben die Möglichkeit, aus Kontakten, Terminen, und AufgabenTelefonie- und Messaging-Funktionen zu allen enthaltenen Namenzu starteten.

a) Dazu markieren Sie die jeweilige Aufgabe bzw. den jeweiligenTermin und klicken in der in Microsoft Outlook integrierten XPhoneMenüleiste auf <<Aktionen>>.

b) XPhone Professional 3.0 durchsucht alle verknüpften Datenbankennach sämtlichen in einer Aufgabe bzw. einem Kontakt oder Terminenthaltenen Namen und bietet Messaging- und Telefoniefunktionenfür jeden gefundenen Kontakt an.


3.10.1.3 Suche aus Direktwahlfenster

Die in Microsoft Outlook integrierte XPhone Professional 3.0 Menü-leiste enthält ein Eingabefenster, über das sich sämtliche mitXPhone Standard 3.0 verknüpfen Adressbücher durchsuchen lassen.

a) Geben Sie einen Namen oder den Teil eines Namens in das Ein-gabefeld ein.

b) Der Aktionsdialog von XPhone Professional 3.0 öffnet sich und zeigtalle Suchergebnisse an.

Tipp: Über das Eingabefenster können Sie sämtliche verknüpfenAdressbücher durchsuchen – unabhängig von deren Datenbank-format.

3.10.2 Zugriff auf Microsoft Outlook Elemente

3.10.2.1 E-Mail Anrufnotiz erstellen

Um einen Kollegen über einen Anruf zu informieren, können Sieeine E-Mail-Anrufnotiz erstellen. (siehe hierzu auch Kapitel 3.9.8 E-Mail-Anrufnotiz). Diese Funktion erreichen Sie aus

einem Anruf (Anrufer-Popup)

einem Journaleintrag


Tipp: Haben Sie einen Anruf für einen Kollegen übernommenbzw. wurde der Anruf zu Ihnen umgeleitet, wird in das Adress-feld der E-Mail Anrufnotiz der ursprünglich gerufenen Teil-nehmer automatisch vorbelegt.

3.10.2.2 Microsoft Outlook Kontakte öffnen

Sie haben direkten Zugriff auf den zum Gesprächspartner zugehö-rigen Microsoft Outlook Kontaktdatensatz aus

einem Anruf (Anrufer-Popup bzw. Kompaktansicht)

einem Journal- oder Adressbucheintrag.

3.10.2.3 Termine und Aufgaben anlegen

Zugriff auf eigene Outlook-Elemente

Über den Aktionsdialog können Sie aus einem Anruf oder Journal-bzw. Adressbucheintrag zusätzlich auf weitere Microsoft OutlookElemente zugreifen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit,während eines Gesprächs Ihren Kalender aufzurufen und direkteinen Termin einzutragen. Aufgaben lassen sich ebenfalls über denAktionsdialog erstellen.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie den Reiter OUTLOOKADDON.

b) Aktivieren Sie unter AKTIONEN die Auswahlbox IM AKTIONSMENÜANZEIGEN: TERMIN, JOURNALEINTRAG, AUFGABE.

Tipp: Haben Sie einen Anruf für einen Kollegen übernommenbzw. wurde der Anruf zu Ihnen umgeleitet, wird automatischdessen Name in das Adressfeld eingetragen.

Direktzugriff auf Fremdkalender


Bei umgeleiteten oder übernommenen Anrufen kann zusätzlich derKalender des ursprünglich gerufenen Teilnehmers geöffnet werden.Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein eines Exchange-Ser-vers. Zusätzlich muss der Kalender für den Zugriff durch andere frei-gegeben sein. Besteht ein Schreibzugriff, kann stellvertretend einTermin eingetragen werden.

3.10.2.4 Journaleintrag öffnen

Nutzen Sie die Journalführung in Microsoft Outlook, können Sie di-rekt aus einem Anruf den dazugehörigen Journaleintrag aufrufen.Lesen Sie dazu auch 3.10.3 Journalführung in Microsoft Outlook.

3.10.3 Journalführung in Microsoft Outlook

a) Wechseln Sie in die Vollansicht (siehe Kapitel 3.2.3 Ansichtwechseln / Anwendung aufrufen).

b) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN und wählen Sie OUTLOOK ADDON. c) Aktivieren Sie die Auswahlbox JOURNALFÜHRUNG fÜR GEFÜHRTE

GESPRÄCHE AKTIVIEREN.


d) Legen Sie nun fest, für welche Anrufe die Journalführung in Mi-crosoft Outlook erfolgen soll (auch andere Datenbankformate). ÜberÄNDERN lässt sich die Auswahl jederzeit bearbeiten. Pro verknüpfterDatenbank können Sie einen separaten Journalordner angeben. Daist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie möchten, dass in Ihrempersönlichen Adressbuch hinterlegte Anrufer auch in Ihrem persön-lichen Microsoft Outlook Journal erfasst werden sollen, Anrufe vonKontakten aus einem Firmenadressbuch jedoch gar nicht oder aberin einem zentralen Microsoft Outlook Journal auf dem Exchange-Server protokolliert werden.

Für Microsoft Outlook Kontaktordner ist es nun zusätzlich möglich, sichim Reiter AKTIVITÄTEN die bis dato geführten Gespräche mit einem be-stimmten Kontakt anzeigen. Dafür müssen Sie in Microsoft Outlook demjeweiligen Outlook Kontaktordner das passende Outlook-Journal zuord-nen. a) Wechseln Sie in Microsoft Outlook und markieren Sie den gewünsch-

ten Microsoft Outlook Kontaktordner in der Microsoft Outlook Ord-nerliste.

b) Öffnen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü.c) Wählen Sie EIGENSCHAFTEN und dann AKTIVITÄTEN. Hier legen Sie

nun sogenannte Ordnergruppen fest, d.h. Ordner, die miteinanderverknüpft sind. Standardmäßig ist als Journalordner das MicrosoftOutlook Journal eingerichtet. Möchten Sie die Journalführung ineinem anderen Ordner vornehmen, z.B. einem Unterordner, müssenSie eine neue Ordnergruppe erstellen. Klicken Sie dazu auf NEU.

d) Geben Sie einen Namen für die Ordnergruppe ein und wählen Sieanschließend den Journalordner aus, den Sie zuvor in XPhone fürdie Protokollierung ausgewählt haben und bestätigen Sie Ihre Aus-wahl.


3.11 Lotus Notes Integration

3.11.1 CTI Funktionen aus Lotus Notes bedienen

Die Funktionen von XPhone Professional 3.0 lassen sich optional indie Lotus Notes-Oberfläche integrieren (ab Lotus Notes Version 4.61).So können Sie sämtliche Telefonfunktionen direkt aus Ihrervertrauten Oberfläche steuern, ohne das Lotus Notes Fenster zuverlassen. Sie haben Zugriff auf sämtliche mit XPhone Professional3.0 verknüpften Datenbanken. Hierfür ist die zusätzliche Li-zenzierung des XPhone Notes AddOn erforderlich.

Hinweis: Möglicherweise kann Ihr Unternehmen aus technischenGründen nicht alle in diesem Kapitel beschriebenen Funktionenin Ihrer Notes-Umgebu




c) Klicken Sie auf <<Aktionen>> und wählen Sie AKTIONEN aus. XPhoneProfessional 3.0 durchsucht nun alle verknüpften Adressbücher nachdem zugehörigen Kontaktdatensatz und bietet zu allen hinterlegtenKontaktinformationen Messaging Funktionen an.

d) Zusätzlich werden die Kontaktinformationen aller weiteren Emp-fänger der E-Mail zur Auswahl angeboten, sofern sie in einem dermit XPhone Professional 3.0 verknüpften Adressbuch enthalten sind.





c) Klicken Sie auf <<Aktionen>> und wählen Sie AKTIONEN aus. XPhoneProfessional 3.0 durchsucht nun alle verknüpften Adressbücher nachdem zugehörigen Kontaktdatensatz und bietet zu allen hinterlegtenKontaktinformationen Messaging Funktionen an.

d) Zusätzlich werden die Kontaktinformationen aller weiteren Emp-fänger der E-Mail zur Auswahl angeboten, sofern sie in einem dermit XPhone Professional 3.0 verknüpften Adressbuch enthalten sind.

Tipp: Wie Sie die Suche nach Kontakten aus dem Lotus Notes Po-steingang optimieren, lesen Sie in Kapitel 3.4.6.4 Lotus NotesKontaktsuche optimieren.

3.11.1.3 Journale von Lotus Notes nutzen

a) Wechseln Sie in das XPhone Professional 3.0 Fenster.b) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.c) Öffnen Sie den Reiter NOTES ADDON.d) Legen Sie fest, welche Gespräche im Journal protokolliert werden

sollen.e) Klicken Sie auf JOURNAL AUSWÄHLEN und markieren Sie das ge-

wünschte Adressbuch.f) Klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN.g) Wählen Sie nun die Notes-Journaldatenbank aus, in dem die

Gespräche aus dem jeweiligen Adressbuch protokolliert werdensollen oder legen Sie eine neue Journaldatenbank an.


Tipp: Haben Existiert die eingegebene Journaldatenbank nicht,legt das Notes AddOn automatisch einen neue Journaldatenbankunter dem angegebenen Namen an.

3.11.1.4 Weitere Aktionen in Lotus Notes definieren

Neben den vordefinierten Aktionen NEUE NOTES AUFGABE oderNEUER NOTES TERMIN können Sie auch selbst individuelle Aktionendefinieren, die XPhone Professional 3.0 ausführen soll.

a) Öffnen Sie EXTRAS->OPTIONEN.b) Öffnen Sie den Reiter NOTES ADDON.c) Klicken Sie im Bereich NOTES AKTIONEN IN XPHONE PROFESSIONAL

3.0 INTEGRIEREN auf HINZUFÜGEN.d) Legen Sie einen Namen für die Aktion fest und klicken Sie auf

die Schaltfläche WEITER.e) Wählen Sie eine Datenbank aus.f) Wählen Sie die Dokumentmaske aus, die geöffnet und automa-

tisch befüllt werden soll und klicken Sie auf die SchaltflächeWEITER.

g) Ordnen Sie die ausgewählten Maskenfelder den entsprechendenXPhone Feldern zu, z.B. ALTFULLNAME mit XPDB_NAME, und kli-cken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

h) Legen Sie ggf. weitere Einstellungen fest und klicken Sie auf dieSchaltfläche FERTIGSTELLEN.

i) Klicken Sie auf BEENDEN. Die neue Notes-Aktion ist nun de-finiert.

3.11.2 Zugriff auf Lotus Notes Elemente

3.11.2.1 Termine und Aufgaben in Notes erstellen

Sie können Notes-Termine und -Aufgaben direkt aus XPhoneProfessional 3.0 anlegen:


a) Wechseln Sie in das XPhone Professional 3.0 Fenster und öffnen SieEXTRAS->OPTIONEN.

b) Öffnen Sie den Reiter NOTES ADDON. c) Aktivieren Sie die Kontrollkästchen NEUE AUFGABE und NEUER

TERMIN im Bereich NOTES AKTIONEN in XPHONE PROFESSIONAL 3.0INTEGRIEREN.

d) Nun können Sie die Aufgaben und Termine direkt ansteuern:

aus dem Anrufer Popup

aus einem Journal- oder Adressbucheintrag

3.11.3 Vorbereitung der Lotus Notes Integration

3.11.3.1 Systemvoraussetzungen

Die Datenbankzugriffsfunktionen von XPhone Professional 3.0greifen auf Lotus-Notes über eine spezielle Programmbibliothek zu.Die Funktionen zur Oberflächenintegration (Journal- und Popup-Funktionen), die vom Notes-AddOn verwendet werden, benutzendie vom Notes-Client zur Verfügung gestellte COM-Schnittstelle.

Damit die COM-Schnittstelle verwendet werden kann, muss gemäßder Lotus Notes Dokumentation das Verzeichnis, das die DateiNOTES.INI ernthält, im Suchpfad der lokalen Maschine befinden.Dieses Verzeichnis muss also in der PATH-Variable des Systems ent-halten sein.

Ist diese Vorgehensweise mit administrativen Schwierigkeiten ver-bunden, kann alternativ die im Folgenden aufgeführte alternativeMethode angewandt werden. Bitte beachten Sie, dass diese nurdann funktioniert, wenn Notes vollständig lokal installiert ist undalle Laufwerksverbindungen permanent gültig sind. Daher könnenwir keine Gewährleistung für diese Methode übernehmen.


Das Verzeichnis, in dem sich die Datei NOTES.INI befindet, ist nichtim Suchpfad enthalten. In diesem Fall wird es in der XPhone-Regis-try hinterlegt.

Der Pfad zur Datei NOTES.INI wird zunächst im CURRENT-USER-Zweigder Registry gelesen. Ist dort kein Eintrag hinterlegt, wird im LOCAL-MACHINE-Zweig gelesen. Der Registry-Eintrag lautet:

[HKEY_CURENT_USER\Software\C4B\XPhone\Config]

NotesIni=<Pfad>

bzw.

[HKEY_LOCAL_MACHINE \Software\C4B\XPhone\Config]

NotesIni=<Pfad>

Der Begriff <Pfad> kann Umgebungsvariable des Systems enthalten,die durch %-Zeichen eingeschlossen sind. Zusätzlich sind XPhone-Variablen zulässig, die in doppelte Prozentzeichen eingeschlossensind. Die Tabelle zeigt die eine Liste der üblicherweise zulässigenVariablen. Bitte beachten Sie, dass diese Liste abhängig von dereingesetzten Betriebssystemversion ist.

Variable Inhalt/Beispiel %%XPHONE%% XPhone-Programmver-

zeichnis%%APPDATA%% Anwendungsdaten für den

angemeldeten Benutzer,C:\Documents andSettings\username\Applica-tion Data

%%LOCALAPPDATA%% Anwendungsdaten für denangemeldeten Benutzer aufdiesem Computer, z.B.c:\<windir>\<username>\Local Settings\App-lication Data (non roaming)


%%COMMONAPPDATA%% Anwendungsdaten für alleBenutzer dieser Maschine,z.B. C:\<windir>\AllUsers\Application Data

%%PROGFILES%% C:\Program files%ALLUSERSPROFILE% C:\Documents and

Settings\All Users %APPDATA% C:\Documents and

Settings\%USERNAME%\Ap-plication Data

%COMMONPROGRAMFILES% C:\Program Files\CommonFiles

%HOMEDRIVE% C: %HOMEPATH% \Documents and Settings\%

USERNAME% %PROGRAMFILES% C:\PROGRAM FILES %%PROGFILES%% C:\Program files%SYSTEMROOT% C:\Windows %USERPROFILE% %HOMEDRIVE%%

HOMEPATH%

3.11.3.2 Integration

Bevor Sie Ihre Notes Datenbanken oder Schablonen selbst an-passen, sollten unbedingt Sicherungskopien angelegt werden.

Dieses Dokument erläutert sämtliche Vorgänge für die Integrationvon CTI-Funktonen in die Lotus Notes-Oberfläche. Es ist jedoch nichterforderlich, den gesamten Funktionsumfang einzusetzen. Siekönnen selbst wählen, welche Anpassungen Sie umsetzen möchten.

Systemvoraussetzung ist eine betriebsbereite Version von XPhoneProfessional 3.0 mit Notes AddOn 2.x und angebundenem Notes-Adressbuch auf dem jeweiligen Arbeitsplatz.

Bitte beachten Sie, dass die Verwendung von Skriptfunktionen ausden zum XPhone Notes AddOn mitgelieferten Schablonen nur fürArbeitsplätze zulässig ist, für die XPhone Notes AddOn lizenziertwurde.


Funktionalitäten

In den Datenbanken sind folgende Funktionalität implementiert:

Adressbuch Schaltflächen für Anwahl des markierten Kontakts

Anwahl einer beliebigen Rufnummer

Gespräch trennen (=Auflegen)

Link zu Journaleinträgen des markierten Kontakts

Anzeige des Fensters ANRUFERINFO mit Daten des aktuellen bzw.

letzten Anrufers, weiteren Schaltflächen, Menüs und Notes-Aktionen

Anzeige des Fensters AKTIONEN mit Daten des markierten Kontakts

Zentrale Journalführung für das Adressbuch aktivieren und de-

aktivieren

Journal Verschiedene Gruppierungsmöglichkeiten

Schaltfläche für Anwahl der Rufnummer des markierten Journalein-

trags

Gespräch trennen (=Auflegen)

Link zum ausgewählten Kontakt


letzten Anrufers, weiteren Schaltflächen, Menüs und Notes-Aktionen

Anzeige des Fensters AKTIONEN mit Daten des Kontakts, welcher dem

markierten Journaleintrag zugeordnet ist

Zentrale Journalführung für alle zugeordneten Adressbücher de-

aktivieren

E-Mail



letzten Anrufers, weiteren Schaltflächen, Menüs und Notes-Ak-tionen.

Anzeige des Fensters AKTIONEN mit Daten der Kontakte, welche über

die Email-Adressfelder des markierten Dokumentes in allen anXPhone angebundenen Adressbüchern gefunden wurden.

3.11.3.3 Struktur

XPhone Notes AddOn-Setup kopiert in Ihr Notes-Data-Verzeichnisdrei Schablonen, die als Ausgangsbasis für eigene Datenbankenverwendet werden können (XP2JOUR<X>.NTF, XP2PERNA<X>.NTFund XP2MAIL<X>.NSF. Das Zeichen <X> steht für die Versionsnummer(z.B. Notes Version 5). Wird über einen Domino-Server auf Daten-banken zugegriffen, muss die Schablonen-Version entsprechendder Version des Domino-Servers gewählt werden. Bei lokalen Da-tenbanken ist die Version des Clients ausschlaggebend.

Für Journale sollte immer die Schablone XP2JOURX.NTF als Aus-gangsbasis verwendet werden.

Die Funktionalität wird über Notes-Skripte erzeugt. In Notes 4kommt in Ausnahmefällen die Notes Formelsprache zur Anwendung.

3.11.3.4 Journalführung (alle Versionen)

Mit zentral werden Datenbanken bezeichnet, die von mehrerenBenutzern geteilt werden und in aller Regel auf einem Domino-Ser-ver liegen. Analog dazu bedeutet dezentral, dass Datenbanken nurvon einem Benutzer verwendet werden. Das Notes-AddOn unter-scheidet grundsätzlich zwischen drei Typen der Journalführung:

Zentrale Journalführung mit zentralem Adressbuch und zentralemJournal

Bei der zentralen Journalführung wird einem zentralen Notes-Adressbuch auch ein zentrales Notes-Anrufjournal zugeordnet. Allekommenden und gehenden Gespräche mit einem Gesprächspartner


aus diesem Adressbuch werden in diesem zentralen Anrufjournalprotokolliert. Dies geschieht für jeden XPhone-Benutzer, der dasentsprechende Adressbuch als XPhone-Telefonbuch angebundenhat, ohne dass hierfür eine lokale Einstellung notwendig ist. Die In-formation über die Zuordnung zwischen Adressbuch und Journalwird bei der zentralen Journalführung über die Adressbuchdaten-bank ausgetauscht. Soll ein Benutzer eines zentralen Adressbuchsvon der Journalführung ausgenommen werden, muss die Journal-funktion in der XPhone Notes-AddOn Konfiguration für alle Journaleabgeschaltet werden (Kontrollkästchen JOURNALFÜHRUNGAKTIVIEREN ausschalten in NotesAddOn-Konfigurationsmaske).

a) Damit der Notes-Administrator die zentrale Journalführung einrich-ten kann, müssen zuerst die Skriptfunktionen aus der mitgeliefertenAdressbuchschablone in das zentrale Adressbuch übertragenwerden. Für die zentrale Journalführung sind die Aktionen ZENTRALEJOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… und ZENTRALEJOURNALFÜHRUNG/DEAKTIVIEREN… von Bedeutung.

b) Danach wird eine Anrufjournal-Datenbank auf dem Server angelegt.Sie soll abhängig von der Notes-Version auf dem Server aus der mit-gelieferten Journalschablone XP2JOURX.NTF erzeugt werden. DieseDatenbank dient später als zentrales Anrufjournal. Alle Benutzer,die diese zentrale Anrufjournal-Datenbank verwenden, müssen Edi-tor-Rechte für diese Datenbank besitzen.

c) Anschließend wird eine Zuordnung zwischen dem zentralen Notes-Adressbuch und dem zentralen Anrufjournal vorgenommen. Fürdiese Zuordnung werden Manager-Rechte für beide Datenbankenvorausgesetzt.

d) Der Administrator wählt im Notes-Adressbuch die Aktion ZENTRALEJOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… aus und gibt in der Konfigurations-maske ein zentrales Anrufjournal für dieses Adressbuch an. Die An-rufjournal-Datenbank muss zu diesem Zeitpunkt existieren. Injedem Fall muss im Eingabefeld SERVER der Name des Serversangegeben werden, auf dem die zentrale Anrufjournal-Datenbankliegt.


e) Nach Verlassen der Konfigurationsmaske wird das angegebenezentrale Anrufjournal für alle Benutzer mit Anbindung an diesesAdressbuch, nach einem Neustart des XPhone-Programms zwingendverwendet.

Dezentrale Journalführung mit dezentralem Adressbuch

Bei der dezentralen Journalführung wird für ein persönlichesAdressbuch ein lokales Anrufjournal konfiguriert. Die Konfigurationder dezentralen Journalführung erfolgt für jeden Benutzer indivi-duell über die XPhone-NotesAddOn-Konfiguration. Klicken Sie dazuauf die Schaltfläche NOTES-JOURNALE AUSWÄHLEN.

Dezentrale Journalführung mit zentralem Adressbuch

Hier wird ein Anrufjournal pro XPhone-Benutzer konfiguriert. JederBenutzer muss die Editorrechte für dieses Adressbuch besitzen.Auch hier erfolgt die Konfiguration der dezentralen Journalführungüber XPhone-NotesAddOn, Schaltfläche NOTES-JOURNALEAUSWÄHLEN.

3.11.3.5 Notes Version 4

Skriptfunktionen aus Adressbuchschablone übertragen

Die mitgelieferte XPhone Adressbuchschablone XP2PERNA4.NTF istindividuell für die Notes Versionen 4.X konzipiert und muss mit derinstallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen. Beizentralen Datenbanken in gemischten Umgebungen (Notes 4 undNotes 5-Clients) wird die Notes 4-Schablone verwendet.

Die Telefoniefunktionalität stellt Adressbuchschablonen in Form vonAktionen zur Verfügung. Diese Aktionen sind in die Ansichten undMasken integriert. Sie sind dem Benutzer über das Menü AKTIONENund als Schaltflächen in der Aktionsleiste für Ansichten und Maskenzugänglich. Bei Bedarf können sie in die bereits bestehende Adress-datenbanken bzw. Schablonen übernommen werden.

Die XPhone Adressbuchschablonen beinhalten insgesamt zehn Ak-tionen:


WÄHLEN/BÜRO wählt die Rufnummer Dienst für den markierten Kon-

taktdatensatz.

WÄHLEN/FUNK wählt die Rufnummer Mobil für den markierten Kon-

taktdatensatz.

WÄHLEN/PRIVAT wählt die Rufnummer Privat für den markierten

Kontaktdatensatz.

WÄHLEN/ANDERE... zeigt eine Maske mit allen verfügbaren Rufnum-

mer für den markierten Kontaktdatensatz an mit der Möglichkeit,eine beliebige Rufnummer einzugeben und zu wählen.

AUFLEGEN beendet die Verbindung.

ZUM JOURNAL öffnet die Ansicht NACH NAMEN im zugeordneten An-

rufjournal für den markierten Kontaktdatensatz.

ANRUFERINFO zeigt das Fenster ANRUFERINFO mit Daten des aktu-

ellen bzw. letzten Anrufers, Menüs und Schaltflächen wie An-rufsteuerung, Anlegen eines neuen Kontakts, Notes-Aktionen (z.B.NEUE NOTES-AUFGABE, benutzerdefinierte Notes-Aktionen) Messa-ging und andere.

AKTIONEN zeigt das Fenster AKTIONEN mit Daten des markierten Kon-

taktdatensatzes.

ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… Ordnet dieses Adressbuch

einem zentralen Anrufjournal zu. Nur von Administratoren zuverwenden.

ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/DEAKTIVIEREN… hebt die Zuordnung

dieses Adressbuches zum zentralen Anrufjournal auf. Nur von Ad-ministratoren zu verwenden.

Diese Aktionen sind in folgenden Ansichten und Masken eingebaut:


XPhone Adressbuchschablone XP3PERNA4.NTF Maske VISITENKARTE | PERSON,Ansichten VISITENKARTEN | BUSINESS CARDS, NACH KATEGORIE | BYCATEGORY.

Die Schablone XP2PERNA4.NTF setzt zum Wählen und Auflegen DDE-Befehle ein. Daher muss in XPhone auch die Option DDE-SERVERAKTIVIEREN eingeschaltet sein (EXTRAS->OPTIONEN->ALLGEMEIN).

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPhone undXPhoneV4 für die Notes Version 4, die sich ebenfalls in den XPhoneAdressbuchschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Telefoniefunktionalität implementiert mit Ausnahme der Ak-tion WÄHLEN/ANDERE..., welche in der Formelsprache implementiertwurde.

Da die Aktionen die Bibliothek-Funktionen nutzen, ist es erforder-lich, neben den Aktionen auch die entsprechende Lotus Script Bi-bliotheken in eine eigene Adressdatenbank bzw. Schablone zuintegrieren.

Die Aktion ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… verwendet dieMaske (XPCENTRALJOURNALASSIGN) | XPCENTRALJOURNALASSIGN. Fallsdiese Aktion in die eigene Adressdatenbank bzw. Schablone über-nommen wird, muss auch die Maske (XPCENTRALJOURNALASSIGN) |XPCENTRALJOURNALASSIGN übernommen werden.

Eine existierende Adressdatenbank ist in der Regel bereits mit einerSchablone verknüpft. Wenn Sie Aktionen aus einer XPhone Adress-buchschablone in diese Datenbank direkt übernehmen, z.B. in eineMaske integrieren, können Ihre Änderungen in dieser Maske verlo-ren gehen, weil sich die Master-Kopie dieser Maske in eineranderen, Nicht-XPhone-Schablone befindet. Um das zu vermeiden,integrieren Sie die XPhone-Telefonieaktionen nicht direkt in eineDatenbank, sondern in Ihre Schablone. So gehen die durchge-führten Änderungen auch nach dem Aktualisieren der Gestaltungder Datenbank nicht verloren.


Bevor Sie die Änderungen an Ihrer Schablone vornehmen, sollten Siesicherheitshalber auf jeden Fall eine Kopie Ihrer Schablone anlegen.

Gestaltungselemente in eigene Schablone übernehmen

So übernehmen Sie die notwendigen Gestaltungselemente aus derXPhone Adressbuchschablone XP2PERNA4.NTF in die eigene Scha-blone: Öffnen Sie die Schablone XP2PERNA4.NTF in Lotus Notes understellen Sie eine Kopie Ihrer Schablone. Dann öffnen Sie Ihre Scha-blone ebenfalls in Lotus Notes.

Script-Bibliotheka) Klicken Sie im Navigationsfenster von XP2PERNA4.NTF auf

GESTALTUNG und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.b) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPHONE und XPHONEV4 und ko-

pieren Sie sie in die Zwischenablage.c) Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Schablone auf GESTALTUNG

und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.d) Fügen Sie die Script-Bibliotheken aus der Zwischenablage ein.

Aktionena) Klicken Sie im Navigationsfenster von XP2PERNA4.NTF auf MASKEN.b) Doppelklicken Sie auf die Maske VISITENKARTE | PERSON. c) Öffnen Sie das Aktionsfenster (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).d) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktion WÄHLEN/BÜRO und kopieren

Sie sie in die Zwischenablage.e) Wechseln Sie zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in der Sie

die Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfensterfür diese Maske bzw. Ansicht (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

f) Wählen Sie die Einfügeposition durch markieren einer bestehendenAktion aus und fügen Sie die Aktion aus der Zwischenablage ein.

g) Wiederholen Sie die Schritte d) bis f) für die Aktionen WÄHLEN/FUNK,WÄHLEN/PRIVAT, WÄHLEN/ANDERE..., AUFLEGEN, ZUM JOURNAL,ANRUFERINFO… und AKTIONEN…


h) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.

i) Falls Sie eine zentrale Journalführung für dieses Adressbuchverwenden möchten, übertragen Sie in ihre Schablone auch dieMaske (XPCENTRALJOURNALASSIGN) | XPCENTRALJOURNALASSIGN unddie Aktionen ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… undZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/DEAKTIVIEREN… aus der AnsichtKONTAKTE | PEOPLE.

j) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.

Skriptfunktionen aus Mailschablone übertragen

Die mitgelieferte XPhone Mailschablone XP3MAIL46.NTF wurde spe-ziell für die Notes Version 4.X konzipiert und muss mit der in-stallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen. Für dieNotes Version 4.6 und höher verwenden Sie also die SchabloneXP3MAIL46.NTF. Bei zentralen Datenbanken in gemischten Umge-bungen (Notes 4 und Notes 5-Clients) wird die Notes 4-Schabloneverwendet.

Die Telefoniefunktionalität steht in XPhone Mailschablonen genausowie bei den Adressbuchschablonen in Form von Aktionen zur Verfü-gung. Diese Aktionen sind in den Ansichten, Masken und Ordnernintegriert. Sie sind dem Benutzer über das Menü AKTIONEN und alsSchaltflächen in der Aktionsleiste für Ansichten, Masken und Ordnerzugänglich. Diese Aktionen können bei Bedarf in die bereits be-stehende Maildatenbanken bzw. Schablonen übernommen werden.

Die XPhone Mailschablonen beinhalten zwei Aktionen:

AnruferinfoZeigt das Fenster ANRUFERINFO mit Daten des aktuellen bzw. letztenAnrufers, Menüs und Schaltflächen wie Anrufsteuerung, Anlegeneines neuen Kontakts, Notes-Aktionen (z.B. NEUE NOTES-AUFGABE,benutzerdefinierte Notes-Aktionen) Messaging und andere.


AktionenZeigt das Fenster AKTIONEN mit Daten mit Daten der Kontakte, wel-che über die Email-Adressfelder des markierten Dokumentes inallen an XPhone angebundenen Adressbüchern gefunden wurden.

Zusätzlich wird im Fenster AKTIONEN die erste gefundene Rufnum-mer angezeigt, die in dem entsprechenden Felde des markiertenDokumentes enthalten ist.

Diese Aktionen sind in folgenden Masken, Ansichten und Ordnereingebaut:

XPhone Mailschablone XP2MAIL46.NTF. Masken: ANTWORT | REPLY, ANTWORT MIT PROTOKOLL | REPLY, MEMO,

TASK, (NOTICE) | NOTICE, (PERSONAL STATIONERY) | PERSONALSTATIONERY, _DOKUMENT-MEMO | ALTERNATEMEMO,KALENDEREINTRAG | APPOINTMENT, _SPEZIAL\TELEFONNACHRICHT |PHONE MESSAGE, _SPEZIAL\UMLAUF-MEMO | ROUTE und_SPEZIAL\_MEMO AN DATENBANKMANAGER SENDEN | MEMO.

Ansichten: ($ALL), ($CALENDER), ($DRAFTS), ($MEETINGS) | MEETINGS,

($SENT) und ($TODO) | TASKS.

Ordner: ($INBOX) und „“.($TRASH).

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPhone undXPhoneV4 für die Notes Version 4, welche sich ebenfalls in denXPhone Mailschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Funktionalität implementiert.

Da die Aktionen die Bibliothek-Funktionen nutzen, ist es erforder-lich, neben den Aktionen auch die entsprechenden Lotus Script Bi-bliotheken in eine eigene Maildatenbank bzw. Schablone zuintegrieren.

Eine existierende Maildatenbank ist in der Regel bereits mit einerSchablone verknüpft. Wenn Sie Aktionen aus einer XPhone Mail-schablone in diese Datenbank direkt übernehmen, z.B. in eine Mas-


ke integrieren, könnten Ihre Änderungen in dieser Maske verlorengehen, weil sich die Master-Kopie dieser Maske in einer anderen,Nicht-XPhone-Schablone befindet. Um das zu vermeiden, in-tegrieren Sie die XPhone-Aktionen nicht direkt in eine Datenbank,sondern in Ihre Schablone. So gehen die durchgeführtenÄnderungen auch nach dem Aktualisieren der Gestaltung der Daten-bank nicht verloren.

Bevor Sie die Änderungen an Ihrer Schablone vornehmen, sollten Siesicherheitshalber eine Kopie Ihrer Schablone anlegen.



a) Öffnen Sie die Schablone XP2MAIL46.NTF in Lotus Notes und erstellenSie eine Kopie Ihrer Schablone.

b) Dann öffnen Sie Ihre Schablone ebenfalls in Lotus Notes.

Script-Bibliotheka) Klicken Sie im Navigationsfenster von XP2MAIL46.NTF auf

GESTALTUNG und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.b) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPHONE und XPHONEV4 und ko-

pieren Sie die Bibliotheken in die Zwischenablage.c) Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Schablone auf GESTALTUNG


Aktionena) Klicken Sie im Navigationsfenster von XP2MAIL46.NTF auf MASKEN.b) Doppelklicken Sie auf die Maske MEMO. c) Öffnen Sie das Aktionsfenster (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).d) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktion ANRUFERINFO… und ko-

pieren Sie diese in die Zwischenablage.


e) Wechseln Sie zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in der Siedie Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfensterfür diese Maske bzw. Ansicht (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

f) Wählen Sie die Einfügeposition durch Markieren einer bestehendenAktion aus und fügen Sie die Aktion aus der Zwischenablage ein.

g) Wiederholen Sie die Schritte d) bis f) für AKTIONEN…h) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-

blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.

i) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.

3.11.3.6 Notes Version 5


Die mitgelieferte XPhone Adressbuchschablone XP2PERNA5.NTFwurde speziell für die Notes Version 5.X konzipiert und muss mit derinstallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen.Beizentralen Datenbanken in gemischten Umgebungen (Notes 4 undNotes 5-Clients) wird die Notes 4-Schablone XP2PERNA4.NTFverwendet.

Die Telefoniefunktionalität stellt Adressbuchschablonen in Form vonAktionen zur Verfügung. Diese Aktionen sind in die Ansichten undMasken integriert. Sie sind dem Benutzer über Menü AKTIONEN undals Schaltflächen in der Aktionsleiste für Ansichten und Masken zu-gänglich. Bei Bedarf können sie in die bereits bestehende Adressda-tenbanken bzw. Schablonen übernommen werden.


WÄHHLEN/BÜRO wählt die Rufnummer Dienst für den markierten

Kontaktdatensatz. Falls diese Rufnummer nicht existiert, wird dieMaske mit einem Platzhalter angezeigt.



taktdatensatz. Falls diese Rufnummer nicht existiert, wird die Mas-ke mit einem Platzhalter angezeigt.


Kontaktdatensatz. wird die Maske mit einem Platzhalter angezeigt.





rufjournal für den markierten Kontaktdatensatz. Markiert ist dasletzte Telefongespräch mit diesem Kontakt (nur in XP2PERNA5.NTF).


ellen bzw. letzten Anrufers, Menüs und Schaltflächen wie An-rufsteuerung, Anlegen eines neuen Kontakts, Notes-Aktionen (z.B.NEUE NOTES-AUFGABE, benutzerdefinierte Notes-Aktionen) Messa-ging und andere.


taktdatensatzes.







XPhone Adressbuchschablone XPP3ERNA5.NTF.Maske KONTAKT | PERSON,Ansichten KONTAKTE | PEOPLE, NACH KATEGORIE | BY CATEGORY,($BYCATEGORY) und ($PEOPLE).

Zum Wählen und Auflegen werden in der AdressbuchschabloneXP2PERNA5.NTF die über Automation zugänglichen Befehle inXPhone verwendet. Die Schablone XP2PERNA4.NTF setzt zusätzlichDDE-Befehle ein. In diesem Fall muss in XPhone auch die OptionDDE-SERVER AKTIVIEREN eingeschaltet sein (EXTRAS -> OPTIONEN ->ALLGEMEIN).

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPhone undXPhoneV5 für die Notes Version 5, die sich ebenfalls in den XPhoneAdressbuchschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Telefoniefunktionalität implementiert. Eine Ausnahme ist dieAktion WÄHLEN/ANDERE... für die Version 4. Sie wurde in derFormelsprache implementiert.



In der Version 5 können für Aktionen eigene Grafiksymbole auf derAktionsleiste definiert werden. Die Schablone XP2PERNA5.NTF machthiervon Gebrauch und speichert sechs Bilder XP_ACTION.GIF,XP_CONTACT.GIF, XP_DIAL.GIF, XP_DROP.GIF, XP_JOURNAL.GIF undXP_POPUP.GIF als Bildressource. Diese müssen ebenfalls in dieeigene Adressdatenbank bzw. Schablone übernommen werden.





So übernehmen Sie die erforderlichen Gestaltungselemente aus derXPhone Adressbuchschablone XP2PERNA5.NTF in Ihre eigene Scha-blone: Öffnen Sie die Schablone XP2PERNA5.NTF in Lotus DominoDesigner und erstellen Sie eine Kopie Ihrer Schablone. Dann öffnenSie Ihre Schablone ebenfalls in Lotus Domino Designer.

Script-Bibliotheka) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP2PERNA5.NTF auf

RESSOURCEN und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.b) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPHONE und XPHONEV5 und ko-

pieren Sie sie in die Zwischenablage.c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf RESSOURCEN


Bildressourcena) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP2PERNA5.NTF auf

RESSOURCEN und dann auf BILDER.


b) Wählen Sie die Bildressourcen XP_ACTION.GIF, XP_CONTACT.GIF,XP_DIAL.GIF, XP_DROP.GIF, XP_JOURNAL.GIF und XP_POPUP.GIF undkopieren Sie sie in die Zwischenablage.

c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf RESSOURCENund dann auf BILDER.

d) Fügen Sie die Bildressourcen aus der Zwischenablage ein.

Aktionena) Wechseln Sie zu Ihrer Schablone. b) Öffnen Sie die gewünschte Maske bzw. die Ansicht Ihrer Schablone,

in der Sie die Aktionen einfügen möchten (im Gestaltungsfenster Ih-rer Schablone auf MASKEN bzw. ANSICHTEN klicken, gewünschteMaske bzw. Ansicht aus der Liste auswählen und mit einemDoppelklick die gewünschte Maske bzw. Ansicht zum Bearbeitenöffnen).

c) Wechseln Sie zu der Schablone XP3PERNA5.NTF. Öffnen Sie die MaskeKONTAKT | PERSON (im Gestaltungsfenster von XP2PERNA5.NTF aufMASKEN klicken, aus der Liste die Maske KONTAKT | PERSON auswäh-len und mit einem Doppelklick diese Maske öffnen).

d) Öffnen Sie das Aktionsfenster für diese Maske (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

e) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktion WÄHLEN/BÜRO und kopierenSie die Aktion in die Zwischenablage.

f) Wechseln Sie jetzt zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in derSie die Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfens-ter (ANSICHT ->AKTIONSFENSTER).

g) Wählen Sie die Einfügeposition durch Markieren einer bestehendenAktion aus und fügen Sie die Aktion aus der Zwischenablage ein.

h) Wiederholen Sie die Schritte e) bis g) für die Aktionen WÄHLEN/FUNK,WÄHLEN/PRIVAT, WÄHLEN/ANDERE..., AUFLEGEN, ZUM JOURNAL,ANRUFERINFO… und AKTIONEN…

i) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.


j) Falls Sie eine zentrale Journalführung für dieses Adressbuchverwenden möchten, übertragen Sie in Ihre Schablone auch dieMaske (XPCENTRALJOURNALASSIGN) | XPCENTRALJOURNALASSIGN unddie Aktionen ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… undZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/DEAKTIVIEREN… aus der ANSICHTKONTAKTE | PEOPLE.

k) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.


Die mitgelieferte XPhone Mailschablone XP3MAIL50.NTF wurde spe-ziell für die Notes Versionen 5.X konzipiert und muss mit der in-stallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen.Beizentralen Datenbanken in gemischten Umgebungen (Notes 4 undNotes 5-Clients) wird die Notes 4-Schablone XP3MAIL46.NTFverwendet.




AktionenZeigt das Fenster AKTIONEN mit Daten mit Daten der Kontakte, wel-che über die Email-Adressfelder des markierten Dokumentes in


allen an XPhone angebundenen Adressbüchern gefunden wurden. Zusätzlich wird im Fenster AKTIONEN die erste gefundene Rufnum-mer angezeigt, die in dem entsprechenden Felde des markiertenDokumentes enthalten ist.


XPhone Mailschablone XP2MAIL50.NTF.

Masken: ANTWORT | REPLY, ANTWORT MIT PROTOKOLL | REPLY,

AUFGABE | TASK, MEMO, _DOKUMENT-MEMO | ALTERNATEMEMO,KALENDEREINTRAG | APPOINTMENT, _SPEZIAL\MEMO ANDATENBANKMANAGER SENDEN | _SPECIAL\SEND MEMO TO DATABASEMANAGER, _SPEZIAL\TELEFONNACHRICHT | PHONE MESSAGE UND_SPEZIAL\VERKNÜPFUNGSNACHRICHT | BOOKMARK

Ansichten: VORLAGE | STATIONERY, (AUFGABEN\NACH KATEGORIE) |

TODOBYCATEGORY, (AUFGABEN\NACH STATUS) | TODOBYSTATUS,(DISCUSSION THREADS) | THREADS, ($ALL), ($CALENDER), ($DRAFTS),($MEETINGS) | MEETINGS, ($SENT) und ($TODO) | TASKS.

Ordner: ($INBOX) und „“.($TRASH).

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPhone undXPhoneV5 für die Notes Version 5, welche sich ebenfalls in denXPhone Mailschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Funktionalität implementiert.


In der Version 5 können für Aktionen eigene Grafiksymbole auf derAktionsleiste definiert werden. Die Schablone XP3MAIL50.NTF machthiervon Gebrauch und speichert zwei Bilder XP_ACTION.GIF undXP_POPUP.GIF als Bildressource. Diese müssen ebenfalls in dieeigene Adressdatenbank bzw. Schablone übernommen werden.


Eine existierende Maildatenbank ist in der Regel bereits mit einerSchablone verknüpft. Wenn Sie Aktionen aus einer XPhone Mail-schablone in diese Datenbank direkt übernehmen, z.B. in eine Mas-ke integrieren, könnten Ihre Änderungen in dieser Maske verlorengehen, weil sich die Master-Kopie dieser Maske in einer anderen,Nicht-XPhone-Schablone befindet. Um das zu vermeiden, in-tegrieren Sie die XPhone-Aktionen nicht direkt in eine Datenbank,sondern in Ihre Schablone. So gehen die durchgeführtenÄnderungen auch nach dem Aktualisieren der Gestaltung der Daten-bank nicht verloren.



So übernehmen Sie Gestaltungselemente aus der XPhone Mailscha-blone XP2MAIL50.NTF in die eigene Schablone.

Öffnen Sie die Schablone XP2MAIL50.NTF in Ihrem Lotus DominoDesigner und erstellen Sie eine Kopie Ihrer Schablone. Dann öffnenSie Ihre Schablone ebenfalls in Lotus Domino Designer.

Script-Bibliothek Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP3MAIL50.NTF aufRESSOURCEN und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.

a) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPHONE und XPHONEV5 und ko-pieren Sie sie in die Zwischenablage.

b) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf RESSOURCENund dann auf SCRIPT-Bibliotheken.

c) Fügen Sie die Script-Bibliotheken aus der Zwischenablage ein.

Bildressourcena) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP3MAIL50.NTF auf

RESSOURCEN und dann auf BILDER.b) Wählen Sie die Bildressourcen XP_ACTION.GIF und XP_POPUP.GIF und

kopieren Sie sie in die Zwischenablage.


c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf RESSOURCENund dann auf BILDER.


Aktionena) Wechseln Sie zu Ihrer Schablone. Öffnen Sie die gewünschte Maske

bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in der Sie die Aktionen einfügenmöchten (im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf MASKEN bzw.ANSICHTEN klicken, gewünschte Maske bzw. Ansicht aus der Listeauswählen und mit einem Doppelklick die gewünschte Masken bzw.Ansicht zum Bearbeiten öffnen).

b) Wechseln Sie zu der Schablone XP3MAIL50.NTF. Öffnen Sie die MaskeMEMO (im Gestaltungsfenster von XP3MAIL50.NTF auf MASKEN kli-cken, aus der Liste die Maske MEMO auswählen und mit einemDoppelklick diese Maske öffnen).

c) Öffnen Sie das Aktionsfenster für diese Maske (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

d) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktion ANRUFERINFO… und ko-pieren Sie die Aktion in die Zwischenablage.

e) Wechseln Sie jetzt zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in derSie die Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfens-ter (ANSICHT ->AKTIONSFENSTER).


g) Wiederholen Sie die Schritte d) bis f) für AKTIONEN...h) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-

blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.

i) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.

3.11.3.7 Notes Versionen 6 und 6.5



Die mitgelieferte XPhone Adressbuchschablone XP2PERNA6.NTFwurde speziell für die Notes Version 6.X konzipiert und muss mit derinstallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen. Beizentralen Datenbanken in gemischten Umgebungen (Notes 5 undNotes 6-Clients) wird die Notes 5-Schablone XP3PERNA5.ntfverwendet.

Die Telefoniefunktionalität stellt Adressbuchschablonen in Form vonAktionen zur Verfügung. Diese Aktionen sind in die Ansichten undMasken integriert. Sie sind dem Benutzer über Menü Aktionen undals Schaltflächen in der Aktionsleiste für Ansichten und Masken zu-gänglich. Bei Bedarf können sie in die bereits bestehende Adressda-tenbanken bzw. Schablonen übernommen werden.


WÄHLEN/BÜRO wählt die Rufnummer Dienst für den markierten

Kontaktdatensatz. Falls diese Rufnummer nicht existiert, wird dieMaske mit einem Platzhalter angezeigt.


taktdatensatz. Falls diese Rufnummer nicht existiert, wird die Maskemit einem Platzhalter angezeigt.


Kontaktdatensatz. wird die Maske mit einem Platzhalter angezeigt.





rufjournal für den markierten Kontaktdatensatz. Markiert ist dasletzte Telefongespräch mit diesem Kontakt.



ellen bzw. letzten Anrufers, Menüs und Schaltflächen wie An-rufsteuerung, Anlegen eines neuen Kontakts, Notes-Aktionen (z.B.Neue Notes-Aufgabe, benutzerdefinierte Notes-Aktionen) Messa-ging und andere.


taktdatensatzes.






XPhone Adressbuchschablone XP2PERNA6.NTF.

Maske KONTAKT | PERSON

Ansichten KONTAKTE | PEOPLE, NACH KATEGORIE | BY CATEGORY,

($BYCATEGORY), GEBURTSTAGE UND JAHRESTAGE | BA UND ($PEOPLE).

Zum Wählen und Auflegen werden in der AdressbuchschabloneXP2PERNA6.NTF die über Automation zugänglichen Befehle inXPhone verwendet.

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPHONE undXPHONEV5 für die Notes Version 6, die sich ebenfalls in den XPhoneAdressbuchschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Telefoniefunktionalität implementiert.




In der Version 6 können für Aktionen eigene Grafiksymbole auf derAktionsleiste definiert werden. Die Schablone xp2perna6.ntf machthiervon Gebrauch und speichert sechs Bilder XP_ACTION.GIF,XP_CONTACT.GIF, XP_DIAL.GIF, XP_DROP.GIF, XP_JOURNAL.GIF,XP_NEWCONTACT.GIF und XP_POPUP.GIF als Bildressource. Diesemüssen ebenfalls in die eigene Adressdatenbank bzw. Schabloneübernommen werden.





So übernehmen Sie die erforderlichen Gestaltungselemente aus derXPhone Adressbuchschablone XP2PERNA6.NTF in Ihre eigene Scha-blone: Öffnen Sie die Schablone XP2PERNA6.NTF in Lotus DominoDesigner und erstellen Sie eine Kopie Ihrer Schablone. Dann öffnenSie Ihre Schablone ebenfalls in Lotus Domino Designer.

Script-Bibliotheka) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP2PERNA6.NTF auf

GEMEINSAMER CODE und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.b) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPHONE und XPHONEV5 und ko-

pieren Sie sie in die Zwischenablage.c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf GEMEINSAMER

CODE und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.d) Fügen Sie die Script-Bibliotheken aus der Zwischenablage ein.

Bildressourcena) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP3PERNA6.NTF auf

GEMEINSAME RESSOURCEN und dann auf BILDER.b) Wählen Sie die BILDRESSOURCEN XP_ACTION.GIF, XP_CONTACT.GIF,

XP_DIAL.GIF, XP_DROP.GIF, XP_JOURNAL.GIF, XP_NEWCONTACT.GIFund XP_POPUP.GIF und kopieren Sie sie in die Zwischenablage.

c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf GEMEINSAMERESSOURCEN und dann auf BILDER.


Aktionena) Wechseln Sie zu Ihrer Schablone. b) Öffnen Sie die gewünschte Maske bzw. die Ansicht Ihrer Schablone,

in der Sie die Aktionen einfügen möchten (im Gestaltungsfenster Ih-rer Schablone auf MASKEN bzw. ANSICHTEN klicken, gewünschteMaske bzw. Ansicht aus der Liste auswählen und mit einemDoppelklick die gewünschte Maske bzw. Ansicht zum Bearbeitenöffnen).

c) Wechseln Sie zu der Schablone XP3PERNA6.NTF. Öffnen Sie die MaskeKONTAKT | PERSON (im Gestaltungsfenster von XP2PERNA6.NTF auf


Masken klicken, aus der Liste die Maske KONTAKT | PERSON auswäh-len und mit einem Doppelklick diese Maske öffnen).

d) Öffnen Sie das Aktionsfenster für diese Maske (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

e) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktionen WÄHLEN/BÜRO,WÄHLEN/FUNK, WÄHLEN/PRIVAT, WÄHLEN/ANDERE..., AUFLEGEN, ZUMJOURNAL, ANRUFERINFO… und AKTIONEN… und kopieren Sie dieseAktionen in die Zwischenablage.

f) Wechseln Sie jetzt zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in derSie die Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfens-ter (ANSICHT ->AKTIONSFENSTER).

g) Wählen Sie die Einfügeposition durch Markieren einer bestehendenAktion aus und fügen Sie die Aktion aus der Zwischenablage ein.

h) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.

i) Falls Sie eine zentrale Journalführung für dieses Adressbuchverwenden möchten, übertragen Sie in Ihre Schablone auch dieMaske (XPCENTRALJOURNALASSIGN) | XPCENTRALJOURNALASSIGN unddie Aktionen ZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/AKTIVIEREN… undZENTRALE JOURNALFÜHRUNG/DEAKTIVIEREN… aus der AnsichtKONTAKTE | PEOPLE.

j) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.


Die mitgelieferte XPhone Mailschablone XP2MAIL6.NTF wurde spezi-ell für die Notes Version 6.X konzipiert und muss mit der in-stallierten Notes-Version auf dem Client übereinstimmen. Beizentralen Datenbanken in gemischten Umgebungen (Notes 5 undNotes 6-Clients) wird die Notes 5-Schablone XP2MAIL50.NTFverwendet.





AktionenZeigt das Fenster AKTIONEN mit Daten mit Daten der Kontakte, wel-che über die Email-Adressfelder des markierten Dokumentes inallen an XPhone angebundenen Adressbüchern gefunden wurden. Zusätzlich wird im Fenster AKTIONEN die erste gefundene Rufnum-mer angezeigt, die in dem entsprechenden Felde des markiertenDokumentes enthalten ist.


XPhone Mailschablone XP2MAIL6.NTF.

Masken: ANTWORT | REPLY, ANTWORT MIT PROTOKOLL | REPLY,

AUFGABE | TASK, MEMO, _DOKUMENT-MEMO | ALTERNATEMEMO,_KALENDEREINTRAG | APPOINTMENT, _SPEZIAL\MEMO ANDATENBANKMANAGER SENDEN | _SPECIAL\SEND MEMO TO DATABASEMANAGER, _SPEZIAL\TELEFONNACHRICHT | PHONE MESSAGE und_SPEZIAL\VERKNÜPFUNGSNACHRICHT | BOOKMARK | GROUP CALENDARS| XPHONESHOWUSERCALENDAR.


Ansichten: (AUFGABEN\ERLEDIGT) | TODOCOMPLETED,

(AUFGABEN\GRUPPE) | TODOGROUP, (AUFGABEN\NACH KATEGORIE) |TODOBYCATEGORY, (AUFGABEN\NACH PRIORITÄT) | TODOBYPRIORITY,(AUFGABEN\NICHT ERLEDIGT) | TODOBYSTATUS,(AUFGABEN\PERSÖNLICH) | TODOPERSONAL, (MAIL-VERLAUF) | THREADS, (STATIONERY) | STATIONERY, (TO DO'S\BY

CATEGORY) | TODOBYCATEGORY, ($ALL), ($CALENDAR) | CALENDAR,($DRAFTS), ($FOLLOW-UP), ($MEETINGS BY CATEGORY) |

MEETINGSBYCATEGORY, ($MEETINGS BY MONTH) | MEETINGSBYMONTH, ($MEETINGS) | MEETINGS, ($SENT), ($SOFTDELETIONS) UND ($TODO) |TASKS.

Ordner: (RULES), ($JUNKMAIL) | JUNKMAIL, ($INBOX), ($TRASH) und

(GROUP CALENDARS).

Die Aktionen verwenden die Lotus Script Bibliotheken XPHONE undXPHONEV6 für die Notes Version 6, welche sich ebenfalls in denXPhone Mailschablonen befinden. In diesen Bibliotheken ist die ge-samte Funktionalität implementiert.


In der Version 6 können für Aktionen eigene Grafiksymbole auf derAktionsleiste definiert werden. Die Schablone XP2MAIL6.NTF machthiervon Gebrauch und speichert zwei Bilder XP_ACTION.GIF undXP_POPUP.GIF als Bildressource. Diese müssen ebenfalls in dieeigene Adressdatenbank bzw. Schablone übernommen werden.

Eine existierende Maildatenbank ist in der Regel bereits mit einerSchablone verknüpft. Wenn Sie Aktionen aus einer XPhone Mail-schablone in diese Datenbank direkt übernehmen, z.B. in eine Mas-ke integrieren, könnten Ihre Änderungen in dieser Maske verlorengehen, weil sich die Master-Kopie dieser Maske in einer anderen,Nicht-XPhone-Schablone befindet. Um das zu vermeiden, in-


tegrieren Sie die XPhone-Aktionen nicht direkt in eine Datenbank,sondern in Ihre Schablone. So gehen die durchgeführtenÄnderungen auch nach dem Aktualisieren der Gestaltung der Daten-bank nicht verloren.



So übernehmen Sie Gestaltungselemente aus der XPhone Mailscha-blone XP2MAIL6.NTF in die eigene Schablone:

a) Öffnen Sie die Schablone XP3MAIL6.NTF in Ihrem Lotus Domino Desi-gner und erstellen Sie eine Kopie Ihrer Schablone.

b) Dann öffnen Sie Ihre Schablone ebenfalls in Lotus Domino Designer.

Script-Bibliothek Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP3MAIL6.NTF aufGEMEINSAMER CODE und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.

a) Wählen Sie die Script-Bibliotheken XPhone und XPhoneV5 und ko-pieren Sie sie in die Zwischenablage.

b) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf GEMEINSAMERCODE und dann auf SCRIPT-BIBLIOTHEKEN.

c) Fügen Sie die Script-Bibliotheken aus der Zwischenablage ein.

Bildressourcena) Klicken Sie im Gestaltungsfenster von XP3MAIL60.NTF auf

GEMEINSAME RESSOURCEN und dann auf BILDER.b) Wählen Sie die Bildressourcen XP_ACTION.GIF und XP_POPUP.GIF und

kopieren Sie sie in die Zwischenablage.c) Klicken Sie im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf GEMEINSAME

RESSOURCEN und dann auf BILDER.d) Fügen Sie die Bildressourcen aus der Zwischenablage ein.

Aktionen


a) Wechseln Sie zu Ihrer Schablone. Öffnen Sie die gewünschte Maskebzw. Ansicht Ihrer Schablone, in der Sie die Aktionen einfügenmöchten (im Gestaltungsfenster Ihrer Schablone auf MASKEN bzw.ANSICHTEN klicken, gewünschte Maske bzw. Ansicht aus der Listeauswählen und mit einem Doppelklick die gewünschte Masken bzw.Ansicht zum Bearbeiten öffnen).

b) Wechseln Sie zu der Schablone XP2MAIL6.NTF. Öffnen Sie die MaskeMEMO (im Gestaltungsfenster von XP2MAIL6.NTF auf MASKEN klicken,aus der Liste die Maske Memo auswählen und mit einemDoppelklick diese Maske öffnen).

c) Öffnen Sie das Aktionsfenster für diese Maske (ANSICHT->AKTIONSFENSTER).

d) Wählen Sie im Aktionsfenster die Aktionen ANRUFERINFO… undAKTIONEN... und kopieren Sie diese Aktion in die Zwischenablage.

e) Wechseln Sie jetzt zu der Maske bzw. Ansicht Ihrer Schablone, in derSie die Aktionen einfügen möchten und öffnen Sie das Aktionsfens-ter (ANSICHT ->AKTIONSFENSTER).


g) Falls Sie die Aktionen in mehrere Masken bzw. Ansichten Ihrer Scha-blone integrieren wollen, wiederholen Sie entsprechend denVorgang für alle diese Masken bzw. Ansichten.

h) Schließen Sie Ihre Schablone und speichern Sie die durchgeführtenÄnderungen.


3.12 Hilfe

Die Bedienung von XPhone Professional 3.0 ist intuitiv und soeinfach wie möglich gehalten – falls Sie aber doch einmal eine Hil-festellung für eine bestimmte Aktion benötigen, unterstützt Sie dieOnline-Hilfe. Querverweise zu verwandten Themen und weiterfüh-renden Informationen sind als Hyperlink angelegt, so dass Sie perMausklick direkt aus dem Text dort hin springen können. Erläute-rungen, praktische Tipps, Hinweise, Warnungen und Beispiele sinddurch farbige Symbole markiert.

3.12.1 Themensuche im Inhalt

a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?.b) Wählen Sie INHALT.c) Ein zweigeteiltes Fenster öffnet sich. In der linken Ansicht sehen Sie

das gesamte Inhaltsverzeichnis.d) Wählen Sie das Kapitel zu Ihrem Suchthema aus.e) Der Kapitelinhalt wird in der rechten Ansicht angezeigt. a) Benutzen Sie die Pfeiltasten, um in der Hilfe zu blättern.

3.12.2 Themensuche im Index

Über die Indexfunktion haben Sie die Möglichkeit, einzelne Suchbe-griffe einzugeben und die dazugehörigen Einträge aufzurufen.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?.b) Wählen Sie INDEX.c) Ein zweigeteiltes Fenster öffnet sich. In der linken Ansicht sehen Sie

den alphabetisch geordneten Index.d) Tragen Sie Ihren Suchbegriff in das Eingabefeld ein.e) Bestätigen Sie über die Eingabetaste. Die Erläuterung zu Ihrem

Suchbegriff wird im rechten Fenster angezeigt.


3.12.3 Direkthilfe

Die Direkthilfe ist eine kontextsensitive Funktion, die Ihnen Erläute-rungen zu den einzelnen Bereichen des XPhone Professional 3.0Fensters anzeigt.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?.b) Wählen Sie DIREKTHILFE aus. c) Am Mauszeiger erscheint nun ein Fragezeichen. Gehen Sie in Ihrem

XPhone Professional 3.0 Fenster auf den Bereich, zu dem Sie In-formationen benötigen.

d) Klicken Sie auf diesen Bereich. In einem Tooltipp wird nun dieErläuterung angezeigt.


44 XPhone Team 1.0

4.1 Einleitung

4.1.1 Was ist XPhone Team 1.0?

XPhone Team 1.0 ist Bestandteil der XPhone Corporate Produktfa-milie und wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die mit CTI-Funktionen auch die interne Kommunikation verbessern möchten.Wie alle XPhone Corporate Produkte ist XPhone Team 1.0 standard-mäßig mit der erforderlichen Telefonie- und Serversoftware ausge-stattet, die sich in beinahe jede ITK Umgebung integrieren lässt.

XPhone Team 1.0 bildet die Mitglieder einer Arbeitsgruppe im Team-panel ab. Anhand von Belegtlampenanzeigen erkennt der Benutzerden Zustand der anderen Leitungen.

Das Teampanel wird zentral konfiguriert und liefert Informationenzu Leitungszustand und Präsenz der Kollegen.

Hinweis: Anders als bei XPhone 2.0 Professional ist das Team-panel nicht mehr Bestandteil des CTI-Clients, sondern wurde zueinem eigenständigen Produkt weiter entwickelt, der mit deut-lich erweiterten Funktionen ein breites Leistungsspektrum ab-deckt.

XPhone Team 1.0 kann auch in Kombination mit weiteren XPhoneCorporate Produkten eingesetzt werden, z.B. mit XPhone Professio-nal 3.0 und XPhone Mobility 1.0.

XPhone Team 1.0 127

4.1.2 Neuerungen

Das Teampanel, das früher Bestandteil von XPhone 2.0 Professionalwar, wurde zu einem eigenständigen Produkt weiterentwickelt, daseinen deutlich erweiterten Funktionsumfang bietet:

integrierter XPhone Server mit jeweils einer Komponenete für Tele-

fonie und Administration

zentrale Konfiguration und Administration

Rollenkonzept mit differenzierten Berechtigungen für den Zugriff

auf Fremdleitungen

Teams über mehrere Standorte hinweg möglich

Präsenzinformation durch An-/Abmeldung am CTI-Server

Hinterlegen von Mitteilungen an Kollegen

bis zu 50 Teamtasten können angezeigt werden

Zugehörigkeit zu mehreren Teams möglich

4.2 XPhone Team 1.0 Oberfläche

Die XPhone Team 1.0 Oberfläche besteht aus einem Teampanel, dasdie Leitungen aller Teammitglieder als Teamtasten abbildet.

XPhone Team 1.0 128

4.2.1 Teamtasten

Anhand der Belegtlampen sehen Sie, ob z.B. ein Gespräch geführtwird oder eine Anrufumleitung gesetzt ist. Ihre eigene(n) Taste(n)erkennen Sie an der fetten Schrift.

4.2.1.1 Gesprächszustand

<<Leitung frei>>

<<Internes Gespräch>>

<<Externes Gespräch>>

<<Anrufumleitung>>

<<Anrufschutz>>

XPhone Team 1.0 129

Bei ankommenden Anrufen blinkt die Belegtlampenanzeige gelb(intern) oder rot (extern). Bei einem Zweitanruf blinkt der Buttonauf Ihrer Teamtaste im Klopfrhythmus gelb (intern) oder rot (extern).

Hinweis: Teamtasten können nicht manuell angelegt werden, dadie Anzeige von den am XPhone Server angelegten Teamkonstel-lationen abhängt. Kommt ein neues Teammitglied hinzu bzw.soll ein Teammitglied aus dem Team entfernt werden, geschiehtdies durch den Administrator. Die Änderungen werden automa-tisch an Ihrem Teampanel nachgezogen, ohne dass eine manu-elle Aktualisierung erforderlich ist.

4.2.1.2 Präsenzstatus

Die Belegtlampenanzeige ist aktiv, sobald sich ein Mitarbeiter amCTI-Server angemeldet hat. Solange die Anmeldung nicht erfolgt ist,bleibt die Belegtlampe grau gefärbt. Damit sind Rückschlüsse aufdie An- oder Abwesenheit von Kollegen möglich, auch wenn sichdie Mitglieder eines Teams auf unterschiedliche Standorte verteilen.

<<Teilnehmer nicht angemeldet>>

Hinweis: Dies gilt insbesondere für den Einsatz von XPhone Team1.0 in reinen Windows-Domänen, wo die Anmeldung am CTI-Ser-ver automatisch mit der Anmeldung am System erfolgt. Siehedazu auch Kapitel 2.2.1 Anwendung ohne Anmeldung starten.

4.2.2 Favoriten und Voicebox: Schnellwahltasten

Zusätzlich zu den Teamtasten besteht die Möglichkeit, Schnellwahl-tasten für bevorzugte Rufnummern – Favoriten - in das Teampanelzu integrieren, die Sie durch Klick auf die entsprechende Tasteautomatisch anwählen. Anders als die Leitungen der Teammitglie-der ist das Belegtlampenfeld der Schnellwahltaste in jedem Zustandweiß. Sie können beliebig viele Schnellwahltasten anlegen.

XPhone Team 1.0 130

<<Schnellwahltaste>>

a) Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Team-panels, um den Konfigurationsmodus zu aktivieren.

b) Wählen Sie LEITUNGEN UND TASTEN.c) Öffnen Sie die Registerkarte WEITERE.d) Wählen Sie SCHNELLWAHLTASTE, wenn Sie eine externe oder interne

Rufnummer als Schnellwahltaste anlegen möchten. Soll eineSchnellwahltaste zu Ihrer VOICEBOX angelegt werden, wählen SieVoicebox.

e) Ziehen Sie die ausgewählte Schnellwahltaste per Drag & Drop in IhrTeampanel.

f) Die Schnellwahltaste ist nun angelegt. Gehen Sie mit demMauszeiger auf die Schnellwahltaste und öffnen Sie das Kontextme-nü mit der rechten Maustaste.

g) Wählen Sie EIGENSCHAFTEN und geben Sie einen Namen und dieZielrufnummer ein.

h) Schließen Sie das Fenster. Die Schnellwahltaste ist jetzt eingerichtet.

XPhone Team 1.0 131

Tipp: Erlaubt Ihre TK-Anlage Zweitanrufe, kommt es häufig zuKonflikten, wenn ein wichtiges Telefonat ankommt, Sie aber daslaufende Gespräch nicht unterbrechen können oder möchten.Durch einen Klick auf die Schnellwahltaste zu Ihrer Voicebox lei-ten Sie den Anruf direkt auf Ihre Voicebox um, ohne dass der An-rufer dies bemerkt.

4.2.3 Ansicht konfigurieren

4.2.3.1 Teampanel am Bildschirm platzieren

Die Position des Teampanels an Ihrem Bildschirm können Sie selbstfestlegen. Das Teampanel „dockt“ sich wahlweise an den oberen,unteren oder seitlichen Bildschirmrand an. Um das Teampanel zupositionieren, gehen Sie vor wie folgt:

a) Gehen Sie mit der Maustaste auf die vertikale (wenn das Teampanelam oberen/unteren Bildschirmrand platziert ist) bzw. horizontale(wenn das Teampanel am seitlichen Bildschirmrand platziert ist)Linie am Rand des Teampanels, bis sich der Mauszeiger zu einemDoppelpfeil verändert.

b) Ziehen Sie das Teampanel mit gedrückter Maustaste an die ge-wünschte Position.

4.2.3.2 Teampanel immer im Vordergrund

a) Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste in einen Be-reich des Teampanels außerhalb der Teamtasten.

b) Wählen Sie OPTIONEN.c) Wählen Sie ANZEIGE und aktivieren Sie IMMER IM VORDERGRUND.

XPhone Team 1.0 132

Tipp: Klicken Sie auf den kleinen Dreieckspfeil am linken Randdes Teampanels, um bei Bedarf das Teampanel manuell auszu-blenden.

4.2.3.3 Teampanel automatisch einblenden

Um den Arbeitsfluss nicht zu stören, kann das Teampanel auch nurbei bestimmten Telefonereignissen eingeblendet werden, z.B. wennein Gespräch auf Ihrer Leitung ankommt.


b) Wählen Sie OPTIONEN.c) Wählen Sie ANZEIGE und aktivieren Sie TEAMLEISTE AUTOMATISCH

EINBLENDEN.d) Legen Sie fest, bei welchen Telefonereignissen das Teampanel ein-

geblendet werden soll. e) Soll das Teampanel animiert, d.h. in Abhängigkeit von bestimmten

Telefonereignissen, eingeblendet werden, aktivieren Sie bitte dieentsprechende Auswahlbox.

4.2.3.4 Teampanel wie Windows Taskleiste einstellen

Sie können dem Teampanel das gleiche Verhalten zuweisen wie Ih-rer Windows-Taskleiste. Diese lässt sich entweder stets oder nur beiVerschieben des Mauszeigers auf den Bildschirmrand einblenden.Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens verhält sich die XPhoneTeamleiste genauso, wie Sie es für Ihre Windows Taskleiste festge-legt haben.


b) Wählen Sie OPTIONEN.c) Wählen Sie ANZEIGE und aktivieren Sie WIE WINDOWS TASKLEISTE.

XPhone Team 1.0 133

4.2.3.5 Anordnung der Teamtasten und Schnellwahltasten

Das Teampanel wird zentral administriert und die Anordnung derTeamtasten dadurch zunächst vorgegeben. Sie haben jedoch dieMöglichkeit, die Teamtasten und Schnellwahltasten Ihres Team-panels selbst manuell anzuordnen.


b) Wählen Sie LEITUNGEN UND TASTEN. Jetzt befinden Sie sich im Konfi-gurationsmodus, die einzelnen Tasten Ihres Teampanels sind durchGitternetzlinien voneinander abgetrennt.

c) Schieben Sie nun die Tasten per Drag & Drop an die gewünschte Po-sition.

d) Um die Größe der Zellen zu verändern, halten Sie die Shift-Taste ge-drückt und gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Linie zwischenzwei Tasten. Verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung.

e) Schließen Sie das Fenster. Die neue Anordnung ist jetzt aktiv.

Tipp: Sie können Zwischenüberschriften einfügen, um Ihre Tastenzu gruppieren. Dafür gehen Sie in den Konfigurationsmodus unddoppelklicken eine freie Zelle. Jetzt können Sie Ihren Text einge-ben und die Zelle an die gewünschte Position verschieben.

Hinweis: Wird das Teampanel durch den Administrator zurückge-setzt (z.B. bei Hinzufügen eines neuen Teammitglieds), werdendie ursprünglichen Einstellungen wieder hergestellt.

XPhone Team 1.0 134

4.3 Telefonieren mit XPhone Team 1.0

4.3.1 Anrufer erkennen

4.3.1.1 Anrufe von Teammitgliedern

Ruft ein Mitglied des Teams auf Ihrer Leitung an, wird Ihnen der An-rufer als Tooltipp angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über IhreTeamtaste fahren.

4.3.1.2 Externe Anrufe / Anrufe von Nicht-Teammitgliedern*

Setzen Sie parallel XPhone Professional 3.0 ein, nutzt XPhone Team1.0 die Datenbankverknüpfung dieses Programms zur Anruferidenti-fizierung und zeigt Ihnen die Anruferdaten aller Anrufer als Tooltippauf Ihrer Teamtaste an. Hierfür müssen folgende Voraussetzungenerfüllt sein:

XPhone Professional 3.0 wird auf Ihrem PC mit einer gültigen Lizenz

eingesetzt

ein entsprechender Kontaktdatensatz ist in den mit XPhone

Professional 3.0 verknüpften Datenbanken enthalten (siehe dazuauch Kapitel 3.5. Anrufer identifizieren)

Die Option XPHONE PROFESSIONAL FÜR ANRUFERSUCHE VERWENDEN

muss aktiviert sein. Dazu gehen Sie vor wie folgt:


b) Wählen Sie OPTIONEN und dann ALLGEMEIN.

XPhone Team 1.0 135

c) Aktivieren Sie die Auswahlbox XPHONE PROFESSIONAL FÜRANRUFERSUCHE VERWENDEN.

d) Schließen Sie das Fenster. Die Option ist jetzt aktiv.

4.3.2 Rufannahme

Um einen Anruf auf der eigenen Leitung anzunehmen, klicken Sieauf Ihre Teamtaste.

4.3.3 Zweitanrufe / Anklopfer

Erlaubt Ihr TK-System Zweitanrufe, können Sie diese entweder

annehmen. In der Zwischenzeit wird der erste Gesprächspartner ge-

halten.

zu einem anderen Teammitglied oder auf Ihre Voicebox verbinden.

Verfahren Sie, wie in Kapitel 4.3.4.1 Vor Rufannahme beschrieben.

4.3.4 Anrufe übergeben

4.3.4.1 Vor Rufannahme

Anrufe können vor Rufannahme an ein weiteres Teammitglied, IhreVoicebox oder eine weitere als Schnellwahltaste hinterlegte Ruf-nummer übergeben werden. Klicken Sie dazu auf das gewünschteZiel, ohne den Anruf vorher anzunehmen.

4.3.4.2 Rückfragen und Verbinden

Während eines Gesprächs können Sie mit einem weiteren Teil-nehmer durch Klick auf die entsprechende Team- oder Schnellwahl-taste in Rückfrage gehen. Der ursprüngliche Gesprächspartner wirdin der Zwischenzeit gehalten. Dazu klicken Sie einfach auf das ge-wünschte Ziel. Sie können

die Verbindung sofort beenden, so dass der Anrufende direkt mit

dem neuen Gesprächspartner verbunden wird

XPhone Team 1.0 136

die Verbindung halten und mit dem neuen Gesprächspartner spre-

chen, bevor Sie den Anruf endgültig übergeben.

4.3.5 Anrufe übernehmen

4.3.5.1 Anrufe heranholen

Je nach Berechtigung (siehe dazu Kapitel 4.5.1 Teamhierarchie ab-bilden) werden Ihnen Anruferinformationen bei ankommenden An-rufen auf anderen Leitungen angezeigt, solange der Anruf nochnicht angenommen wurde. Durch Klick auf die entsprechendeTeamtaste können Sie den Anruf zu sich heranholen.

Hinweis: Ist ein Anruf einmal angenommen, sind die Anrufer-informationen für andere Teammitglieder nicht mehr sichtbar.Das Heranholen des Anrufs ist dann nicht mehr möglich. Für dieIdentifizierung externer Anrufer müssen die in Kapitel 4.3.1.2Externe Anrufe / Anrufe von Nicht-Teammitgliedern* aufgeliste-ten Voraussetzungen erfüllt sein.

4.3.5.2 Anruf heranholen und annehmen gleichzeitig

Auf Wunsch kann mit dem Heranholen des Anrufs auch gleich dieRufannahme erfolgen, so dass beide Aktionen mit einem einzigenMausklick ausgeführt werden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll,wenn Sie mit einem Headset arbeiten, bzw. wenn XPhone Team 1.0an einem Vermittlungsarbeitsplatz eingesetzt wird.


b) Wählen Sie OPTIONEN und dann ALLGEMEIN. c) Aktivieren Sie die Auswahlbox ANRUF HERANHOLEN MIT

AUTOMATISCHE RUFANNAHME.d) Bestätigen Sie mit OK. Die Funktion ist jetzt aktiv.

XPhone Team 1.0 137

4.3.6 Rufumleitung setzen

a) Schieben Sie den Mauszeiger auf Ihre Teamtaste und öffnen Sie dasKontextmenü mit der rechten Maustaste.

b) Wählen Sie ANRUFUMLEITUNG/NACHRICHTEN und geben Sie an, wel-che Anrufe umgeleitet werden sollen.

c) Geben Sie anschließend die Zielrufnummer an. Aus dem Drop DownMenü können Sie die letzten Zielrufnummern übernehmen.

d) Bestätigen Sie durch Klick auf OK. Die Rufumleitung ist jetzt ein-gerichtet, was Sie an der veränderten Belegtlampenanzeige er-kennen.

e) Um die Rufumleitung aufzuheben, öffnen Sie das Menü erneut undaktivieren Sie die Auswahlbox ANRUFUMLEITUNG/ANRUFSCHUTZ AUS.

Tipp: Bei Abwesenheit empfiehlt sich das Hinterlegen einerNachricht an die Teamkollegen. Mehr dazu lesen Sie in Kapitel4.4 Statusnachrichten.

4.3.7 Anrufschutz konfigurieren

Möchten Sie nicht gestört werden, können Sie einen Anrufschutzeinrichten. Kommende Anrufer erhalten dann ein Besetzt-Zeichen,während Ihre Leitung frei für gehende Anrufe bleibt.

a) Schieben Sie den Mauszeiger auf Ihre Teamtaste und öffnen Sie dasKontextmenü mit der rechten Maustaste.

b) Wählen Sie ANRUFUMLEITUNG/NACHRICHTEN und aktivieren SieANRUFSCHUTZ EIN.

c) Bestätigen Sie durch Klick auf OK. Der Anrufschutz ist jetzt ein-gerichtet, was Sie an der veränderten Belegtlampenanzeige er-kennen.

d) Um die Rufumleitung aufzuheben, öffnen Sie das Menü erneut undaktivieren Sie die Auswahlbox ANRUFUMLEITUNG/ANRUFSCHUTZ AUS.

XPhone Team 1.0 138

4.4 Statusnachrichten

Mit der Nachrichtenfunktion kann jeder Mitarbeiter Informationenfür seine Kollegen hinterlegen und so einen reibungslosen Kom-munikationsfluss sichern. Der Vorteil: jeder Kollege ist automatischüber Grund der Abwesenheit, Erreichbarkeit und Rückkehrdatum/-uhrzeit informiert und kann diese Information auch an Anrufer wei-tergeben. Die Teamnachrichten werden als Tooltipp angezeigt.

Das Belegtlampenfeld verändert sich, wenn eine Nachricht hin-terlegt wurde:

<<Teamnachricht hinterlegt>>

4.4.1 Nachrichten an das Team hinterlegen

Teamnachrichten liefern allen anderen Teammitgliedern Informa-tionen zum aktuellen Status des Einzelnen. So ist jederzeit ersicht-lich, wann und wie lange ein Kollege außer Haus ist, ob und woman ihn in dieser Zeit erreichen kann, oder dass er z.B. im Urlaubist.

a) Um eine Teamnachricht zu hinterlegen, schieben Sie den Mauszeigerauf Ihre Teamtaste und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechtenMaustaste.

b) Wählen Sie ANRUFUMLEITUNG/NACHRICHTEN und aktivieren Sie dieAuswahlbox INFO FÜR TEAM.

c) Geben Sie Ihren Text ein und bestätigen Sie durch Klick auf OK.d) Um die Teamnachricht zu löschen, öffnen Sie das Menü erneut und

deaktivieren Sie die Auswahlbox INFO FÜR TEAM.

XPhone Team 1.0 139

Tipp: Der letzte hinterlegte Text wird automatisch gespeichert.Wenn Sie also häufig aus demselben Grund abwesend sind – z.B.Mittagspause – müssen Sie den Text nicht täglich erneut einge-ben.

4.4.2 Nachrichten an alle hinterlegen*

Wird parallel XPhone Professional 3.0 einsetzt, kann zusätzlich eineweitere Nachricht hinterlegt werden, die firmenweit allen Mitarbei-tern im CTI-Client angezeigt wird. Dies ist beispielsweise dann sinn-voll, wenn zwar alle Mitarbeiter über die Abwesenheit informiertwerden, Details dazu aber nur den engsten Mitarbeitern bekanntsein sollen.

a) Um eine Nachricht an alle zu hinterlegen, schieben Sie denMauszeiger auf Ihre Teamtaste und öffnen Sie das Kontextmenü mitder rechten Maustaste.

b) Wählen Sie ANRUFUMLEITUNG/NACHRICHTEN und aktivieren Sie dieAuswahlbox INFO FÜR ALLE.

c) Geben Sie Ihren Text ein und bestätigen Sie durch Klick auf OK.d) Um die Teamnachricht zu löschen, öffnen Sie das Menü erneut und

deaktivieren Sie die Auswahlbox INFO FÜR ALLE.

XPhone Team 1.0 140

Hinweis: Ist ausschließlich eine Firmennachricht hinterlegt, wirddiese auch im Teampanel angezeigt. Sind Teamnachricht undFirmennachricht parallel hinterlegt, sehen Teammitglieder stetsdie Teamnachricht. Allen anderen Kollegen wird in XPhoneProfessional 3.0 die Firmennachricht im Anrufer Popup ange-zeigt. Ist die Rufnummer eines Kollegen aus einem anderenTeam als Schnellwahltaste hinterlegt, werden ggf. hinterlegteNachrichten nicht im Teampanel angezeigt.

4.5 Zugriff auf Fremdleitungen

4.5.1 Teamhierarchie abbilden

Da es auch innerhalb von Teams personelle Hierarchien gibt, erlaubtdas Berechtigungskonzept von XPhone Team 1.0 die differenzierteVergabe von Rechten für den Zugriff auf Fremdleitungen. Die Rech-tevergabe erfolgt durch den Administrator, der das Team am XPhoneServer konfiguriert. Innerhalb eines Teams gibt es verschiedeneFunktionen. Die Rechte für den Zugriff auf Fremdleitungen werdengrundsätzlich einseitig vergeben. So kann ein Anwender mehr Zu-griffsrechte für die Leitung eines Kollegen besitzen als umgekehrt,z.B. kann eine Teamassistenz stellvertretend für andere eine Anru-fumleitung einrichten, jedoch besteht dieses Recht umgekehrtnicht. Das Berechtigungskonzept sieht für Teams drei verschiedeneFunktionen vor, aus denen sich die Zugriffsrechte ergeben:

Teammitarbeiter

Teamleiter

Teamassistenz

Eine detaillierte Auflistung der Zugriffsrechte in Bezug auf andereTeammitglieder finden Sie in Kapitel 8 Anhang 2: XPhone Team 1.0Übersicht Berechtigungen.

XPhone Team 1.0 141

4.5.1.1 Teammitarbeiter

Teammitarbeiter haben untereinander jeweils die gleichen Zugriffs-rechte, z.B. Anzeige des Leitungsstatus' oder des Rufumleitungsziels.Die Berechtigungen für den Zugriff auf die Leitungen von Teamassis-tenz und Teamleiter sind eingeschränkt (siehe Kapitel 8 Anhang 2:XPhone Team 1.0 Übersicht Berechtigungen).

4.5.1.2 Teamleiter

Teamleiter genießen innerhalb einer Arbeitsgruppe besonderenSchutz. Damit ist der Zugriff auf ihre Leitungen durch Teammitarbei-ter eingeschränkt, während die eigenen Zugriffsrechte des Teamlei-ters davon unberührt bleiben. Gegenüber anderen Teamleiternderselben Arbeitsgruppe hat ein Teamleiter wiederum nur einge-schränkte Rechte. Mehr dazu finden Sie in Kapitel 8 Anhang 2:XPhone Team 1.0 Übersicht Berechtigungen.

4.5.1.3 Teamassistenz

Teamassistenten nehmen sozusagen eine Vertreterfunktion für alleTeammitarbeiter wahr und dürfen Anrufumleitungen sowie Team-und Firmennachrichten stellvertretend für die übrigen Teamkollegenkonfigurieren. Damit können beispielsweise im Krankheitfsfall odereiner unerwartet langen Außendiensttätigkeit die Rufumleitung desKollegen konfiguriert und seine Präsenznachricht bearbeitetwerden. Ein Team kann mehere Teamassistenzen haben. Mehr dazufinden Sie in Kapitel 8 Anhang 2: XPhone Team 1.0 Übersicht Be-rechtigungen.

4.5.2 Zugehörigkeit zu mehreren Teams

Ein Anwender kann auf Wunsch auch zwei oder mehreren Teamszugeordnet werden. Die Leitungen aller anderen Teammitgliederwerden dann kumuliert im Teampanel angezeigt.

XPhone Team 1.0 142

4.5.3 Weitere Einstellungen

4.5.3.1 Bei Systemstart automatisch starten

Auf Wunsch kann XPhone Team 1.0 beim Systemstart automatischgestartet werden.


b) Wählen Sie OPTIONEN und dann ALLGEMEIN. c) Aktivieren Sie die Auswahlbox BEI SYSTEMSTART AUTOMATISCH

STARTEN.d) Bestätigen Sie mit OK.

4.5.3.2 XPhone Professional 3.0 für Anrufersuche verwenden*

Siehe dazu Kapitel 6.1.1 XPhone Professional für Anrufersucheverwenden.

XPhone Team 1.0 143

55 XPhone Mobility 1.0

5.1 Einleitung: Was ist XPhone Mobility?

XPhone Mobility 1.0 ist Bestandteil der XPhone Corporate Produktfa-milie, die speziell für die Anforderungen mittlerer und großer Un-ternehmen entwickelte Kommunikationslösungen unter einem Dachzusammenfasst. Alle XPhone Corporate Produkte werden standard-mäßig mit der erforderlichen Telefonie- und Serversoftware aus-geliefert, die sich in jede ITK Umgebung integrieren lässt.

XPhone Mobility 1.0 ermöglicht den webbasierten Zugriff auf CTI-Funktionen. Mitarbeiter, die im Außendienst unterwegs oder häu-figer auf Geschäftsreisen sind, müssen so auch unterwegs nicht aufpersönliche Informationen wie das Anrufjournal und das zentraleAdressbuch verzichten. Von jedem internetfähigen PC aus bestehtdie Möglichkeit, über eine sichere Verbindung auf Anruferdaten zu-zugreifen, Rufumleitungen zu setzen und ggf. Nachrichten an ande-re Mitarbeiter zu hinterlegen.

XPhone Mobility 1.0 144

5.2 Die XPhone Mobility 1.0 Oberfläche

5.2.1 Anmeldemaske

XPhone Mobility 1.0 erreichen Sie über die von Ihrem Administratorangegebene Internetadresse (siehe dazu auch Kapitel 2.3 Inbetrieb-nahme XPhone Mobility 1.0). Sofern die Anmeldung an XPhone Mo-bility 1.0 nicht über die Anmeldung an Ihrem Windows-Systemerfolgt, geben Sie beim Start bitte Anmeldenamen und Passwort ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Anmeldung Groß- und Klein-schreibung.

5.2.2 Das Frontend

Die XPhone Mobility 1.0 Oberfläche ist ein webbasiertes Frontend,das Sie von jedem internetfähigen PC aus erreichen können. XPhoneMobility 1.0 ist browserunabhängig. Bei Einsatz des Microsoft IIS (In-ternet Information Server der Zugriff erfolgt verschlüsselt über SSL(Secure Socket Layer).

Das XPhone Mobility 1.0 Frontend ist aufgeteilt in


links oben: Übersicht der Ordner (Anrufjounal, zentrales Adressbuch,

Status und Rufumleitung)

rechts: Anzeigenbereich für den jeweiligen Ordnerinhalt

links unten: die Telefonie

5.2.3 Ansicht aktualisieren

Um die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, drücken Sie die Taste F5.

5.3 Telefonieren mit XPhone Mobility 1.0

5.3.1 Vom eigenen Arbeitsplatz

5.3.1.1 Manuelle Rufnummerneingabe

Rufnummern können über die Tastatur in das Eingabefeld im Tele-foniebereich eingetragen werden. Die Wahl wird durch Klick auf dengrünen Hörer oder Drücken der Eingabetaste gestartet.


5.3.1.2 Aus einem Journal- oder Adressbucheintrag

Wesentlich komfortabler ist es, eine Rufnummer aus dem Journaloder dem zentralen Server Adressbuch automatisch anzuwählen

Wählen aus einem Journaleintrag

a) Markieren Sie einen Journaleintrag.b) Klicken Sie auf RÜCKRUF oder direkt auf die Rufnummer. Sie werden

nun gefragt, ob Sie den Rückruf jetzt starten möchten. c) Klicken Sie OK, um den Anruf zu starten. d) Telefonate beenden Sie durch Klick auf <<Trennen>>.

Wählen aus einem Adressbucheintrag

a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag.b) Klicken Sie auf ANRUFEN (GESCHÄFTLICH / PRIVAT / MOBILTELEFON)

oder direkt auf die gewünschte Rufnummer. Sie werden nungefragt, ob Sie den Anruf jetzt starten möchten.

c) Klicken Sie OK, um den Anruf zu starten.d) Klicken Sie auf <<Trennen>>, um das Gespräch zu beenden.

5.3.2 Über andere Leitungen telefonieren

Sind Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz im Büro, kann XPhone Mobility1.0 bei Anrufen aus dem Server Anrufjournal oder dem zentralenAdressbuch dem Angerufenen Ihre Standardrufnummer auch dannübertragen, wenn Sie ein anderes Endgerät, z.B. Hoteltelefon, Mo-bilitelefon oder Ihren Privatanschluss, verwenden. Dadurch ergebensich gleich mehrere Vorteile:

Telefonate werden über die TK-Anlage des Unternehmens abgewi-

ckelt, wodurch teurer Handy- und Hoteltelefonkosten vermiedenwerden.

Sie können komfortabel per Mausklick wählen.


a) Klicken Sie auf das Plus-Zeichen im Telefoniebereich links neben Ih-rem Namen und wählen Sie aus dem DropDownmenü MEIN TELEFONHAT RUFNUMMER im Telefoniebereich die Rufnummer aus, unter derSie aktuell erreichbar sind, z.B. Ihre Mobilfunknummer.

b) Ist die gesuchte Rufnummer nicht im DropDown Menü enthalten,geben Sie die gewünschte Rufnummer in das Eingabefeld ein undbestätigen Sie durch Drücken der Eingabetaste. Bitte beachten Sie,dass die Berechtigung hierzu am XPhone Server für jeden Anwendereingestellt werden muss.

c) Geben Sie in das Eingabefeld die Zielrufnummer ein oder suchen Sieden gewünschten Kontaktnamen über die Suchfunktion (siehe Kapi-tel 5.4.1 Teilnehmer suchen).

d) Klicken Sie auf die Rufnummer, die Sie anrufen möchten. XPhoneMobility 1.0 nutzt die Vermittlungsfunktionen der Firmentelefon-anlage und baut eine Verbindung zwischen Ihrem Standardtelefon(z.B. dem Telefon am Büro-Arbeitsplatz) und dem aktuellverwendeten auf.

e) Sobald Sie das Gespräch annehmen, beginnt XPhone Mobility 1.0 mitder Anwahl des gewünschten Teilnehmers.

5.3.3 Rufumleitung setzen

a) Öffnen Sie den Menüpunkt STATUS UND UMLEITUNG.b) Definieren Sie, welche Anrufe umgeleitet werden sollen.c) Über die DropDownliste können Sie die zuletzt eingegebenen Ziel-

rufnummern direkt auswählen. d) Ansonsten geben Sie eine neue Rufnummer in das Eingabefeld ein

und bestätigen Sie. e) Die Anrufumleitung ist jetzt aktiv und kann jederzeit wieder konfi-

guriert werden.


5.4 Zentrales Adressbuch

XPhone Mobility 1.0 greift auf das zentrale Server-Adressbuch zu.Damit haben Sie alle wichtigen Unternehmenskontakte jederzeitund überall zur Hand. Das zentrale Server-Adressbuch bildet zudemdie Basis für die Anruferidentifizierung im Offline-Journal (siehe Ka-pitel 5.5 Offline-Journal in XPhone Mobility 1.0). Anhand leistungs-fähiger Suchfunktionen finden Sie den gewünschten Kontaktsekundenschnell.

5.4.1 Teilnehmer suchen

a) Um den gewünschten Gesprächspartner zu suchen, geben Sie denNamen oder die ersten Buchstaben des Namens entweder in dasEingabefeld NAME O. RUFNUMMER EINGEBEN im Telefoniebereichoder in das Eingabefeld SUCHEN NACH in der Adressbuchansicht ein.

b) Bestätigen Sie durch Drücken der Eingabetaste bzw. durch Klick auf<<Namen suchen>>. Die passenden Suchergebnisse werden auf-gelistet. Starten Sie die Anwahl wie unter 5.3 Telefonieren mitXPhone Mobility 1.0 beschrieben.

5.4.2 Suchergebnis sortieren

Das Suchergebnis kann sortiert werden. Dazu klicken Sie auf die je-weilige Spaltenüberschrift, z.B. Firma.

5.5 Offline-Journal in XPhone Mobility 1.0

XPhone Mobility 1.0 erfasst sämtliche Gespräche Ihrer Leitung un-abhängig davon, ob Ihr PC am Arbeitsplatz eingeschaltet ist. Sohaben Sie jederzeit unterwegs Einblick darin, wer Sie erreichenwollte. Der Rückruf ist direkt aus dem Anrufjournal möglich (sieheauch Kapitel 5.3 Telefonieren mit XPhone Mobility 1.0).


Beim Anmelden an XPhone Mobility 1.0 erhalten Sie immer den ak-tuellen Status des Journals. Um während der Bearbeitung dasJournal zu aktualisieren, drücken Sie die Taste F5 auf Ihrer PC-Tasta-tur.

5.6 Statusnachrichten über Webfrontend setzen*

Wird XPhone Mobility 1.0 zusammen mit XPhone Team 1.0 eingesetzt,können neben der Rufumleitung auch Teamnachrichten (siehe dazuKapitel 4.4 Statusnachrichten) aus dem Webfrontend erstellt undbearbeitet werden.

a) Öffnen Sie STATUS UND RUFUMLEITUNGb) Geben Sie den gewünschten Statustext ein und klicken Sie auf

STATUSTEXT UND RUFUMLEITUNG SETZEN . Die Nachricht wird nun denübrigen Teammitgliedern angezeigt.

c) Bei zusätzlichem Einsatz von XPhone Professional 3.0 bestehtaußerdem die Möglichkeit, Nachrichten an alle Firmenangehörige zuhinterlegen, die dann im CTI-Client angezeigt werden (lesen Siedazu bitte Kapitel 4.4 Statusnachrichten).



66 Kombinierter Einsatz von

XPhone CorporateProdukten

Die XPhone Corporate Produkte sind auch hervorragend für denkombinierten Einsatz geeignet. Durch das Zusammenspiel mitanderen Corporate-Anwendungen erweitert sich der Funktions-umfang der einzelnen Produkte.

6.1 XPhone Professional 3.0 - XPhone Team 1.0

6.1.1 XPhone Professional für Anrufersucheverwenden

XPhone Team 1.0 verwendet für die Anruferidentifizierung die mitXPhone Professional 3.0 verknüpften Datenbanken, um externe An-rufer und Anrufer aus anderen Teams zu identifizieren.

a) Um diese Option zu aktivieren, schieben Sie den Mauszeiger imTeampanel auf einen Bereich außerhalb der Tasten und öffnen Siedas Kontextmenü mit der rechten Maustaste.

Kombinierter Einsatz von XPhone Corporate Produkten 152

b) Wählen Sie OPTIONEN.c) In der Registerkarte ALLGEMEIN aktivieren Sie die Auswahlbox

XPHONE PROFESSIONAL 3.0 FÜR ANRUFERSUCHE verwenden.d) Bestätigen Sie mit OK.

6.1.2 Zur XPhone Professional 3.0 Oberflächewechseln

Durch Klick auf das XPhone Professional 3.0 Icon im Teampanel wirddie Vollansicht des CTI-Client aufgerufen.

6.1.3 Beide Anwendungen gleichzeitig starten

Auf Wunsch können Sie beim Start von XPhone Professional 3.0automatisch XPhone Team 1.0 mitstarten.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS und wählen Sie OPTIONEN in derVollansicht von XPhone Professional 3.0.

b) Wählen Sie die Registerkarte ALLGEMEIN.c) Aktivieren Sie die Auswahlbox XPHONE TEAM ZUSAMMEN MIT XPHONE

STARTEN UND BEENDEN.


6.1.4 Nachrichtenfunktion firmenweit nutzen

Die Nachrichtenfunktion von XPhone Team 1.0 erweitert sich durchden kombinierten Einsatz mit XPhone Professional 3.0 um einezweite Option. Neben der Teamnachricht, die ausschließlich für Mit-glieder des eigenen Teams sichtbar ist, kann eine weitere Nachrichthinterlegt werden. Diese wird auf firmenweiter Ebene allen Mit-arbeitern der gleichen Organisationseinheit im Anrufer Popup ange-zeigt, wenn

ein Anruf von der Leitung des jeweiligen Mitarbeiters umgeleitet

oder herangeholt wird

der jeweilige Mitarbeiter angerufen wird

Firmennachrichten werden nur dann auch im Teampanel angezeigt,wenn gleichzeitig keine Teamnachricht eingegeben vorhanden ist.

Um eine Firmennachricht einzugeben, verfahren Sie

aus der XPhone Team 1.0 Oberfläche wie in Kapitel 4.4.2 Nachrichten

an alle hinterlegen* beschrieben

aus der XPhone Professional 3.0 Oberfläche wie in Kapitel 3.3.8

Nachrichten hinterlegen* beschrieben

6.2 XPhone Professional 3.0 - XPhone Mobility 1.0

6.2.1 Zentrales Adressbuch pflegen

Aus XPhone Mobility 1.0 greifen Sie auf das zentrale Adressbuch desXPhone Server zu. Aus der XPhone Professional Oberfläche könnenSie das zentrale Adressbuch direkt aufrufen und

neue Kontakte anlegen

vorhandene Kontakte bearbeiten


Kontakte aus anderen Adressbüchern per Drag & Drop in das zentra-

le Adressbuch kopieren

Die geänderten Daten stehen sofort allen Mitarbeitern mit Zugriffauf das zentrale Adressbuch zur Verfügung.

6.2.2 Nachrichtenfunktion nutzen

Die Nachrichtenfunktion von XPhone Team 1.0 (und ggf. zusätzlichXPhone Professional 3.0, siehe Kapitel 3.3.8 Nachrichten hin-terlegen*) ist auch aus dem XPhone Mobility 1.0 Frontend erreich-bar.

Verfahren Sie dazu wie in Kapitel 5.6 Statusnachrichten über Web-frontend setzen* beschrieben.

6.3 XPhone Team 1.0 - XPhone Mobility 1.0

Siehe dazu Kapitel 6.2.2 Nachrichtenfunktion nutzen.


77 Anhang 1: XPhone

Professional 3.0 ShortGuide

Anhang 1: XPhone Professional 3.0 ShortGuide 156

Stand 12/2004

Vollansicht - Anrufjournale

1 Wechselt Ansichtsmodus von Voll- zu Kompaktansicht und umgekehrt.

Alternativ können Sie den Ansichtsmodus auch über den Menüpunkt Ansicht oder über Hotkeys wechseln, bzw. eine Ansicht über Hotkeys in den Vordergrund holen:

n F11 = ruft Kompaktansicht aufn Shift + F11 = ruft Vollansicht auf

1 Adressbücher können einzeln oder gleichzeitig durch-sucht werden

2 Die Suchkriterien sind frei defi nierbar und können beliebig kombiniert werden

3 Wahl startet durch Klick auf Suchergebnis

1 Ordnerübersicht: Journale und Adressbücher 2 Anrufsteuerung 3 Ordnerinhalt, hier Abwesenheitsjournaln Rückruf durch Klick auf Eintrag startenn Alternative Rufnummern über Kontextmenü

Symbole in Anrufjournalen

Abgehend – erledigt

Abgehend – Gesprächspartner nicht erreicht

Eingehend – Anklopfer (Zweitanruf)

Anruf in Abwesenheit – übernommen

Anruf in Abwesenheit – nicht übernommen

Eingehender Anruf – erledigt

Eingehender Anruf – nicht angenommen(wird in Abwesenheitsjournal verschoben)

Aktives Gespräch

Gespräch gehalten

Telefon klingelt

Vollansicht - Suchfunktion Zwischen Vollansicht und Kompaktansicht wechseln

1

2

3

1

2

3

1

1

XPhone Professional 3.0 ShortGuide

Stand 12/2004

Telefonieren mit XPhone Professional 3.0

2 Weitere Informationen zum Anrufer sind verfügbar

Informationen einblenden

Informationen ausblenden

3 Anzeige Leitungszustand

Mögliche Leitungszustände:

Eingehender Anruf vor Annahme

Aktives Gespräch

Abgehender Anruf vor Annahme

Teilnehmer wird gehalten

Anruf wurde umgeleitet

Kollege hat Nachricht hinterlegt (nur in Verbindung mit XPhone Team 1.0)

4 Anzeige des ursprünglich gerufenen Teilnehmer bei Anrufumleitung

5 Weitere Gesprächspartner können vorbereitet werden

öffnet Liste zuletzt geführter Anrufe

6 Zeigt wartenden Teilnehmer beim Verbinden vor Übernahme an

1 Kontextabhängig werden Telefon- und erweiterte Funktionen angeboten

Steuern Sie die Funktionen an n per Mausklick odern durch Auswahl über die Pfeiltasten und Bestätigen mit

der Eingabetaste

Verfügbare Telefonfunktionen:

Gespräch annehmen / Anrufen / Anklopfer annehmen

Gespräch beenden / Verbindung trennen

Anruf vorbereiten

Rückfrage einleiten / Anruf übergeben

Anruf weiterleiten

Zu Teilnehmer wechseln (Makeln)

Verbindung halten

Konferenzaufbau / Teilnehmer zu Konferenz hinzu-fügen

Teilnehmer aus Konferenz entfernen

Konferenz beenden

Verfügbare erweiterte Funktionen:

öffnet weitere Funktionen

E-Mail Anrufnotiz schreiben

Aktionen starten, z.B. Messaging Funktionen

Kalender des ursprünglich gerufenen Teilnehmer öffnen (bei Rufumleitung, nur in Verbindung mit Microsoft Exchange Server und XPhone Outlook AddOn möglich)

Zughörigen Kontaktdatensatz öffnen

Kontaktsuche starten

setzt Eingabefeld zurück

Kontaktdaten in Zwischenablage kopieren

Favoriten öffnen (bevorzugte Teilnehmer, gespeicherte Konferenzen, etc.)

Anrufumleitung / Anrufschutz einrichten

XPhone Professional 3.0 ShortGuide

1

23

4

5

3 2

1

6

5

88 Anhang 2: XPhone Team 1.0

Übersicht Berechtigungen

Anhang 2: XPhone Team 1.0 Übersicht Berechtigungen 157

Team- Team- Team- Team- Team- Team- Team- Team- Team-Leiter Assistenz Mitarbeiter Leiter Assistenz Mitarbeiter Leiter Assistenz Mitarbeiter

Redirect zu externem Ziel n n

Redirect zu internem Ziel n n

Leitungszustand sehen n n n n n n n n n

Rufnr während Signalisierung sehen n n n n n n n

Rufnr während Gespräch sehen

gesetzte Anrufumleitung sehen n n n n n n n n n

Umleitungsziele sehen

Anrufumleitung zu externem Ziel n n n n

Anrufumleitung zu internem Ziel n n n n

Anruf auf eigene Leitung heranholen n n n n n n n

Extern Wartenden anzeigen n n n n

Eigene Anrufe auf fremder Leitung nach Rufübernahme sehen

n n n n n n n n n

Teamnachricht lesen n n n n n n n n n

Teamnachricht schreiben n n n n

Firmennachricht lesen* n n n n n n n n n

Firmennachricht schreiben* n n n n

Teamassistenz zuTeamleiter zu Teammitarbeiter zu

XPhone Team 1.0 Berechtigung für Zugriff auf Fremdleitungen innerhalb eines Teams

99 Anhang 3: Übersicht

Berechtigungen Chef-Sekretariat

Anhang 3: Übersicht Berechtigungen Chef-Sekretariat 158

Der Arbeitsgruppentyp CheSe definiert vier Rollen.Jedes Mitglied der CheSe wird als Inhaber einer bst. Rolle dem öffentlichen Container jedes anderen CheSe-Mitglieds hinzugefügt.

Chef Sekretariat Chef Sekretariatvirtuelle Leitung als Owner benutzenvirtuelle Leitung als Monitor benutzenextern wählenintern wählenannehmenauflegenRedirect zu externem Ziel Redirect zu internem Ziel Alle Transfers außer RedirectLeitungszustand frei/belegt sehenalle Leitungszustände sehenRufnr während Signalisierung sehenRufnr während Gespräch sehengesetzte Anrufumleitung (AUL) sehenUmleitungsziele sehenAUL stellvertr. zu externem Ziel setzen AUL stellvertr. zu internem Ziel setzen Pickup / Redirect auf eigene LeitungExtern Wartenden anzeigenEigene Anrufe auf fremder Leitung nach Rufübernahme sehenTeamnachricht lesen*Teamnachricht stellvertr. Schreiben*Firmennachricht lesen*Firmennachricht stellvertr. schreiben*

* bei kombiniertem Einsatz mit XPhone Team 1.0

Chef zu Sekretariat zu

XPhone Professional 3.0 Berechtigung für Zugriff auf Fremdleitungen innerhalb einer Arbeitsgruppe vom Typ CheSe