Handbuch TimeScan SoftClean GmbH · 2017. 11. 6. · SoftClean GmbH. Kanalstraße 28 23970 Wismar Telefon: (03841) 2296969 Telefax: (03841) 2296999 E-Mail: [email protected] Internet:

TimeScan

Handbuch Version 2.2

Softwarelösung für die Zeiterfassung

SoftClean GmbH

Kanalstraße 28

23970 Wismar

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Handbuch TimeScan SoftClean GmbH

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SoftClean GmbH * Kanalstraße 28 * 23970 Wismar * Tel 03841 / 22969-69 * Fax 03841 / 22969-99 * www.timescan.de * [email protected]



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Inhaltsverzeichnis

Installation ................................................................................................ 5

Einen Mandanten im Netzwerk einrichten .............................................................. 6

Mehrere Mandanten einrichten ............................................................................. 6

TimeScan und Benutzerrechte ................................................................................ 7

Zusatzinformation für die Nutzung der Opticon - Zeiterfassungsgeräte ..................... 8

Programmstart .......................................................................................... 9

Datei ....................................................................................................... 10

Mandantenwahl ................................................................................................. 10

Datensicherung ................................................................................................... 10

Freischaltung ...................................................................................................... 11

Beenden ............................................................................................................. 11

Stammdaten ........................................................................................... 12

Eigentümer ......................................................................................................... 12

Vorgänge ........................................................................................................... 12

Registerkarte Kunden ................................................................................................... 12

Registerkarte Objekte ................................................................................................... 13

Registerkarte Räume .................................................................................................... 13

Personal ............................................................................................................. 14

Allgemein ....................................................................................................................... 14

Zusätzliche Angaben ..................................................................................................... 15

Arbeitszeit...................................................................................................................... 15

Urlaub ............................................................................................................................ 15

Personalverwaltung ............................................................................................ 16

Konfiguration .......................................................................................... 17

Etagen................................................................................................................ 17

Bestreifungstouren.............................................................................................. 17

Bestreifungen planen .......................................................................................... 18

Personal ............................................................................................................. 18

Mitarbeitertypen........................................................................................................... 18

Lohnarten ...................................................................................................................... 18

Jahresabschluss ............................................................................................................. 19

Fehltagarten .................................................................................................................. 19

Feiertage ............................................................................................................ 19

Feiertage und Bundesländer ........................................................................................ 19

Feiertage ermitteln ....................................................................................................... 20

Optionen ............................................................................................................ 20

Allgemein ....................................................................................................................... 20

Weitere Einstellungen .................................................................................................. 20

SMS ................................................................................................................................ 21

Zeiterfassung........................................................................................... 21

ScanTime auslesen .............................................................................................. 21

Auswertung ........................................................................................................ 22

Personaldaten exportieren................................................................................... 23

Buchungen korrigieren ........................................................................................ 24

Zeiterfassungsdaten archivieren........................................................................... 25

Einstellungen ...................................................................................................... 26

Registerkarte Setup - Scantime.................................................................................... 26

Registerkarte Setup - Scanndy ..................................................................................... 26

Registerkarte Setup - RFID ........................................................................................... 26

Registerkarte Setup – Deister Guardix.........................................................................26

Registerkarte Daten und Protokoll ..............................................................................27

Raumetiketten drucken ....................................................................................... 27

Personaletiketten drucken ................................................................................... 28

Export Datev Lohn ............................................................................................... 28

Export Agenda Lohn ............................................................................................ 28

Extras ...................................................................................................... 29

Im- und Export .................................................................................................... 29

Microsoft Excel ..............................................................................................................29

TimeScan Online ............................................................................................................32

Liste Mitarbeiterausweise ............................................................................................33

Listen ................................................................................................................. 33

SMS - Protokoll ..............................................................................................................33

Tourenliste .....................................................................................................................33

Jahresübersicht..............................................................................................................34

Überstundenübersicht ..................................................................................................34

Urlaubsübersicht ...........................................................................................................34

Sollzeitenübersicht ........................................................................................................34

Revierplan nach Mitarbeiter.........................................................................................35

Revierplan Historie nach Mitarbeiter ..........................................................................35

Internet-Update .................................................................................................. 35

Datensicherung ................................................................................................... 36

Internet-Datensicherung...................................................................................... 36

Tipps ....................................................................................................... 37

ScanTime - Installation und Einrichtung ................................................................ 37

ScanTime - Kurzanleitung (Opticon) ...................................................................... 39

ScanTime - Kurzanleitung (Symbol)....................................................................... 40

ScanTime Troubleshooting ................................................................................... 41

Einbinden eines Firmenlogos ................................................................................ 42

Arbeitsbeginn und Arbeitsende ............................................................................ 43

Variabler Tagesbeginn......................................................................................... 44

Anlegen von Bestreifungsplänen .......................................................................... 45

Touren anlegen..............................................................................................................45

Bestreifung planen ........................................................................................................45

Auswertung....................................................................................................................46

Importieren von Räumen ..................................................................................... 47

TimeScan Tipp - Verwendung von Fremd-Etiketten ................................................ 49

Fremd-IDs zuweisen ......................................................................................................49

Optionen für das Auslesen festlegen ...........................................................................49

Fremd-Etiketten drucken ..............................................................................................49

Reinigung Bus & Bahn ......................................................................................... 50

Vereinbarungen ....................................................................................... 51

Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen ...................................................... 52

I. Sonderbestimmungen für Computerprogramme ....................................................54

II. Erfüllungsort, Gerichtsstand, anwendbares Recht .................................................54

Lizenzvertrag und Gewährleistung ....................................................................... 55

Datenschutzerklärung ......................................................................................... 56

Speicherung von Kundendaten ....................................................................................56

Umgang mit Firmendaten.............................................................................................56



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INSTALLATION

Legen Sie die beigefügte CD-ROM in das CD-ROM Laufwerk des Computers. Nach einigen Sekunden öffnet sich ein Installationsmenü. Wählen sie hier die Schaltfläche für die Installation.

Hinweis: Sollte das Installationsmenü nicht automatisch erscheinen, öffnen Sie bitte auf Ihrem PC den Arbeitsplatz, wählen Sie dann das CD-ROM-Laufwerk aus und starten Sie die Datei AUTORUN.EXE mit einem Doppelklick.

Achtung: Für die Erstinstallation benötigen Sie Administratorrechte, da während der Installation Schriftarten und weitere Systemdateien hinzugefügt und registriert werden!

TimeScan ist ein Programm zur Zeiterfassung, welches für das Einlesen, Bearbeiten und die Auswertung der mit den ScanTime - Geräten erfassten Daten konzipiert wurde. Es läuft auf Windows - PCs und benötigt mindestens die Laufzeitumgebung für Visual Basic 6.0, welche in der Installation enthalten ist. Ihr PC oder Notebook sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• Prozessor ab ca. 1 MHz, 512 MB RAM, Maus bzw. Touchpad o.ä.

• Microsoft Windows XP SP2 oder höher

• CD-ROM Laufwerk für die Installation

• Serieller Anschluss bzw. USB-Seriell-Adapter für das Auslesen der ScanTime-Geräte

• Internetzugang für den Import von Zeiterfassungsdaten aus WebClean, das Versenden von SMS und den Bezug von Updates

• Installierter Adobe® Reader® zur Anzeige der Auswertungen

Bevor Sie mit TimeScan arbeiten können, muss das Programm installiert werden. Während der Installation sollten keine weiteren Programme - insbesondere kein bereits installiertes TimeScan - geöffnet sein. Bitte deaktivieren Sie während dieser Zeit auch Überwachungsprogramme, die den Zugriff auf Systemdateien verhindern und denken nach Abschluss der Installation wieder an deren Aktivierung.

Legen Sie dazu bitte die Installations-CD in Ihr CD-Laufwerk und wählen im sich öffnenden Willkommensbildschirm den Punkt "TimeScan installieren". Sollte der Autostart Ihres Laufwerkes deaktiviert sein, starten Sie hierfür die Datei TimeScanInstall_German_22xxx.exe im Stammverzeichnis der CD bitte manuell. Bestätigen die nun folgende Begrüßungsseite mit [Weiter>], woraufhin folgende Fenster erscheinen:

Hinweis: Während der Installation wird der Gruppe "Benutzer" das Recht zum Schreiben und Ändern innerhalb des Installationsverzeichnisses erteilt, da dieses für die Arbeit mit dem Programm erforderlich ist. Wenn Sie dies nicht wünschen oder die Benutzergruppe umbenannt haben, vergeben Sie bitte selbst die gewünschten Berechtigungen.

Klicken Sie anschließend auf [Weiter>], um mit der Installation fortzufahren. Nun können Sie entscheiden, in welche Programmgruppe TimeScan installiert werden soll. Standardmäßig wird hier die Programmgruppe TimeScan genutzt. Ein Klick auf die Schaltfläche [Installieren] startet nun die eigentliche Installation.

Während dieses Vorganges werden auch die für die Funktion erforderlichen Microsoft® Datenzugriffskomponenten (VB-Runtime 6, MDAC 2.8; Jet 4.0) hinzugefügt sowie einige Dateizugriffsberechtigungen gesetzt, wofür die Administrationsrechte notwendig sind.



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Wenn die Installation beendet ist, muss möglicherweise Windows neu gestartet werden. Ansonsten können Sie TimeScan direkt starten.

Hinweis: Für die Darstellung der Strichcodes auf Etiketten wird die Schriftart 3OF9_NEW.TTF auf Ihrem PC installiert. Um diese zu aktivieren, ist mitunter ein zusätzlicher Neustart des PC erforderlich. Bitte prüfen Sie ggf. in einer Textverarbeitung, ob die Schriftart korrekt angezeigt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, hilft das manuelle Hinzufügen über Systemsteuerung - Schriftarten. Sie finden die Datei zusätzlich in Ihrem TimeScan - Installationsordner.

Einen Mandanten im Netzwerk einrichten

TimeScan unterstützt als netzwerkfähiges Programm den Zugriff auf einen Datenbestand (Mandant) von mehreren Arbeitsplätzen aus. Diese Daten befinden sich in der Datei ESA_DAT.MDB, welche zentral auf einem Server (bzw. einem freigegebenen Verzeichnis eines Arbeitsplatzes) abgelegt wird und auf welche die Arbeitsplätze (Clients) dann über das Netzwerk zugreifen. Um den Datenbestand eines Mandanten authentisch und konsistent halten zu können, darf zu jedem Mandanten auch nur genau eine Datei ESA_DAT.MDB existieren, mit welcher sich die einzelnen Arbeitsplätze über den Menüpunkt Datei - Mandantenwahl verbinden.

Um nach der Installation einen gemeinsamen Mandanten im Netzwerk einzurichten, sind einige Schritte notwendig, die hier beschrieben werden. Sie sollten dazu über Administrationsberechtigungen für Server und Arbeitsplätze verfügen.

1. Richten Sie eine gemeinsame Zugriffsmöglichkeit für die Arbeitsplätze ein, wo die Mandantendaten zentral abgelegt werden. Das kann ein Server oder auch ein als Server fungierender Arbeitsplatz sein. Der Zugriff erfolgt über Netzlaufwerkzuordnung (zum Beispiel F:\TIMESCAN_1) oder UNC-Namen (zum Beispiel \\SERVER\TIMESCAN_1).

2. Installieren Sie TimeScan auf einem Arbeitsplatz (Standardinstallation). Die Installationsroutine legt dabei z.B. das Verzeichnis C:\TIMESCAN_1 mit allen notwendigen Dateien an.

3. Kopieren Sie die Datei C:\TIMESCAN_1\DAT\ESA_DAT.MDB in das freigegebene Serververzeichnis.

4. Starten Sie TimeScan und wählen Sie über den Menüpunkt Datei - Mandantenwahl die auf den Server kopierte Datei ESA_DAT aus. Diese wird Ihnen daraufhin auch in der Titelzeile angezeigt.

5. Beenden Sie das Programm, löschen Sie die Datei C:\TIMESCAN_1\DAT\ESA_DAT.MDB und starten TimeScan zur Kontrolle erneut. Überprüfen Sie, dass die richtige ESA_DAT.MDB verwendet wird (Menüpunkt ? - Info)

6. Installieren Sie TimeScan auf den anderen Arbeitsplätzen und führen Sie auch dort die Schritte 4 und 5 aus.

Sie haben nun einen Mandanten eingerichtet, den Sie von allen Arbeitsplätzen aus nutzen können. Dabei können sich alle lizenzierten Stationen gleichzeitig im Programm befinden. Zu beachten ist allerdings, dass ein einzelner Datensatz (z.B. ein Lieferant) auch nur von einem Benutzer zurzeit geändert werden kann, da ein geöffneter Datensatz zur Bearbeitung gesperrt werden muss.

Mehrere Mandanten einrichten

TimeScan ist mehrmandantenfähig, d.h. Sie können mit einer Programminstallation mehrere Mandanten (Firmen, Filialen u.ä.) verwalten. Jeder Mandant wird in einer gesonderten Datei gespeichert, mit welcher Sie sich über den Menüpunkt Extras - Intern - Mandantenwahl verbinden können. Diese kann sich an einem beliebigen Ort - auf der Arbeitsstation oder auf einem Server befinden. Voraussetzung für die korrekte Funktion ist allerdings Schreibzugriff auf das Verzeichnis mit der Mandantendatenbank ebenso wie auf das Programmverzeichnis.

Nach der Standardinstallation von TimeScan befindet sich z.B. im Verzeichnis C:\TIMESCAN\DAT die Datei ESA_DAT.MDB. Diese Datei enthält die Mandantendatenbank. Um mehrere Mandanten anzulegen, verwenden Sie diese Datei als Grundlage. Sie können sie an einen anderen Ort (z.B. F:\Firma2\DAT\ESA_DAT.MDB) kopieren. In jeder dieser Dateien wird nun ein eigener Datenbestand aufgebaut.

Zur Arbeit mit mehreren Mandanten gibt es zwei grundsätzliche Vorgehensweisen:

Variante 1

Sie arbeiten mit einer Grundinstallation und wechseln den Mandanten bei Bedarf während der Arbeit in TimeScan.

Dazu brauchen Sie nur die entsprechende Mandantendatendatei über den Menüpunkt Extras - Intern - Mandantenwahl auszuwählen. Der jeweils aktuelle Mandant wird Ihnen in der Titelzeile sowie unter ? - Info als Eigentümer angezeigt.

Variante 2

Sie arbeiten mit mehreren Mandanten gleichzeitig. Dazu müssen Sie für jeden Mandanten eine eigene Programmdatei TIMESCAN.EXE aufrufen, die mit der entsprechenden Mandantendatendatei verbunden wird. Die einfachste Möglichkeit ist die mehrfache Installation von TimeScan in verschiedene Verzeichnisse. Dabei müssen Sie jedoch auch auf unterschiedliche Angaben



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für die Erstellung von Einträgen im Startmenü achten und pro Installation mindestens 20 MB auf der Festplatte einkalkulieren. Wir empfehlen für die Benennung die Einhaltung folgender Konventionen:

• Die Verzeichnisse sollten TIMESCAN_1, TIMESCAN_2 ... heißen

• Die Bezeichnungen für die Programmgruppen / Symbole sollten gleich beginnen, aber nicht zu lang sein, z.B. TimeScan Firma1, TimeScan Firma2 ...

Diese Punkte sind zwar nicht zwingend, erhöhen jedoch die Übersichtlichkeit und erleichtern den Support.

Sie können nun gleichzeitig mehrere Instanzen von TimeScan mit verschiedenen Mandanten starten und über die Windows - Taskleiste zwischen ihnen wechseln.

Hinweis: Bei der Arbeit mit mehreren Mandanten nach Variante 2 müssen Updates für jeden Mandanten einzeln ausgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass bei der Ausführung dieser Einstellungen genaue Planung und Sorgfalt notwendig ist, um die Datenkonsistenz und die Zugriffsmöglichkeiten nicht zu gefährden. Im Zweifelsfalle setzen Sie sich bitte vorher mit uns in Verbindung!

TimeScan und Benutzerrechte

Im Gegensatz zu den Windows 9x - Versionen unterscheiden die aktuellen Windowsinstallationen mindestens zwischen Administratoren und Standardbenutzern, wobei Standardbenutzer nur über eingeschränkte Berechtigungen für den Zugriff auf das Dateisystem und die Änderung von Systemeinstellungen verfügen. Dies ist aus Gründen der Sicherheit auch sinnvoll, erfordert aber für Aufgaben, die über die reine Nutzung der Programme hinausgehen, den Eingriff eines Administrators. Bei TimeScan kann das in folgenden Fällen notwendig sein:

• Aus Gründen der einfacheren Anlage mehrerer Mandanten und der Datensicherung wird TimeScan nicht in das Standardverzeichnis für Programme installiert. Außerdem haben Standardbenutzer dort keinen Schreibzugriff, welcher aber für die Nutzung von TimeScan erforderlich ist. Daher muss allen Benutzern, die mit TimeScan arbeiten sollen, die Berechtigung zum Lesen, Ausführen, Schreiben und Löschen sowohl im Installationsverzeichnis und allen Unterordnern sowie im Speicherordner der Mandantendatenbank gewährt werden.

• Die Erstinstallation muss auch ein Administrator ausführen, da Systemkomponenten für den Datenzugriff und Schriftarten hinzugefügt oder aktualisiert werden. Nach der ersten Installation kann auch ein Benutzer zusätzliche Mandanten installieren - die Verknüpfungen werden aber nur für den jeweiligen Benutzer angelegt.

• Unter Umständen muss ein Administrator die Programmgruppe und die Desktopverknüpfungen für alle Benutzer zugänglich machen. Im Normalfall werden diese jedoch durch die Installation für alle Nutzer angelegt.

• TimeScan benötigt für die korrekte Funktion einen Standarddrucker. Sollte auf einem Arbeitsplatz kein Drucker installiert sein, muss dies durch einen Administrator nachgeholt werden. Dies gilt auch, wenn der betreffende Platz nicht drucken soll, da auch für die Anzeige von Listen und Auswertungen darauf zurückgegriffen wird.

• Werden Erweiterungen genutzt, die den Anschluss eines PDA beinhalten, können die Programme dort auch nur durch einen Administrator installiert werden. Dies gilt auch für die Einrichtung der Treiber für Opticon und USB-Seriell-Konverterkabel für den Anschluss eines TimeScan-Zeiterfassungsgerätes.

• Liegt die Mandantendatenbank auf einem Server, muss ein Administrator dort die Freigabe und Zugriffsberechtigungen einrichten.

• Wird die Option für automatische Updates der Windows - und Officeinstallation genutzt, ist häufig nach einem Update die Anmeldung eines Administrators nötig. Ansonsten werden Updates nur heruntergeladen und installiert, aber enthaltene Systemdateien nicht ausgetauscht. Dies betrifft auch Officekomponenten und führt eventuell zu dem Effekt, dass ein Administrator auf dem Arbeitsplatz in TimeScan arbeiten kann, ein Standardbenutzer jedoch nicht mehr. In diesem Fall muss der Administrator einmal ein Programm der MS Office-Familie (Word, Excel, Access) starten. Office wird dann automatisch konfiguriert und das Update damit abgeschlossen. Danach können auch Standardbenutzer wieder TimeScan nutzen.

• Für die Installation der Barcodeschriftart 3of9 sind mitunter 2 Neustarts erforderlich, bevor diese ordnungsgemäß in Windows verwendet werden kann. Wird auf Ausdrucken statt eines Barcodes nur eine Zahlenreihe angezeigt, kann ein Administrator die Schriftart 3of9 entfernen und anschließend aus dem TimeScan - Installationsverzeichnis neu hinzufügen. Für die Installation eines TimeScan Updates sind manchmal Administrationsrechte notwendig, daher sollten diese auch von einem Administrator eingespielt werden. Sie erhalten in diesem Falle während des Updates eine Meldung.



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Zusatzinformation für die Nutzung der Opticon - Zeiterfassungsgeräte

Wenn Sie in TimeScan die neuen Zeiterfassungsgeräte vom Typ Opticon OPN2001 einsetzen möchten, benötigen Sie dafür einen separaten Treiber. Dieser wird während der Installation mit Administratorrechten im Normalfall automatisch eingebunden. Um ihn nachträglich hinzuzufügen, klicken Sie im CD-Menü im oberen rechten Bereich auf den Link USB-Gerätetreiber

Alternativ finden Sie die Installationsdatei OPTOUSB.EXE auf der CD im Ordner Tools\ScanTime\OPN2001. Bei den nun folgenden Installationsbildschirmen klicken Sie einfach auf die jeweils als Standard vorgegebenen Schaltflächen [Extract], [Weiter] und [Fertig stellen].

Nach erfolgreicher Installation des Treibers verbinden Sie das breite Ende des mitgelieferten USB-Anschlusskabel mit Ihrem PC und schließen am schmalen Ende das Opticon-Gerät an. Windows erkennt nun ein neues Gerät, richtet die Treiber ein und teilt mit, dass die neue Hardware verwendet werden kann.

Öffnen Sie nun den Windows-Gerätemanager (z.B. über Systemsteuerung - System - Hardware - Gerätemanager) und sehen Sie dort im Bereich "Anschlüsse" nach, welcher COM-Port dem Barcodescanner zugewiesen wurde.

Hinweis: Das Gerät "Barcode Scanner" ist im Gerätemanager nur sichtbar, wenn auch ein Gerät angeschlossen ist.

Um in TimeScan den Port für Opticon einzurichten, öffnen Sie Zeiterfassung - Einstellungen - Setup.

Wählen Sie hier im Bereich "Opticon" den zugewiesen COM-Port und aktivieren das Kontrollkäschen für die Ausleseschaltfläche. Lesen Sie nun zukünftig die Zeiterfassungsgeräte in TimeScan aus, wird Ihnen für jeden Typ eine Schaltfläche angezeigt, mit der die zugehörigen Geräte am hier festgelegten COM-Port ausgelesen werden.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die für die Symbol-Geräte genutzten Auslesekabel nicht für die Opticon-Geräte verwendet werden können und umgekehrt. Ein Mischbetrieb von Symbol- und Opticongeräten ist zwar möglich, dabei ist jedoch unbedingt darauf zu achten, für jedes Gerät das passende Kabel zu verwenden, um eventuellen Hardwareschäden vorzubeugen.



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PROGRAMMSTART

Um TimeScan zu starten, klicken Sie auf das Symbol für TimeScan auf dem Desktop oder gehen Sie ins Startmenü von Windows und wählen Programme - TimeScan - TimeScan.

Standardmäßig ist als Mandantendatenbank die Datei ESA_DAT im Unterverzeichnis DAT des Installationsverzeichnisses ausgewählt. Das erkennen Sie am Eintrag in der Programmtitelzeile. Beim ersten Start des Programms werden Sie zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten aufgefordert. Bitte verfahren Sie hier, wie im Abschnitt Stammdaten - Eigentümer beschrieben. Die Angaben sind für die Arbeit mit TimeScan sowie für die Freischaltung und Lizenzerweiterung erforderlich.

Für den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Programmfunktionen dient der Willkommensbildschirm. Sie können ihn jedoch unter Konfiguration - Optionen - Allgemein deaktivieren.

Alle anderen Programmbestandteile erreichen Sie über die Punkte des Programmmenüs, welche im Folgenden beschrieben werden.



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DATEI

Mandantenwahl

Hier können Sie sich mit einem bereits vorhandenen Mandanten verbinden oder die Mandantendatenbank auswählen, nachdem Sie sie an einen anderen Speicherort (z.B. auf einen Server) kopiert haben. Daraufhin öffnet sich der Auswahldialog.

Wählen Sie hier die Mandanten-Datenbank (z.B. "C:\TimeScan\DAT\ESA_DAT.mdb“), mit der Sie sich verbinden möchten und klicken Sie anschließend auf [Öffnen].

Sie können sich auf diesem Weg auch mit Mandantendatenbanken aus SoftClean® PreCal bzw. professional verbinden, da diese untereinander kompatibel sind.

Datensicherung

Mit der integrierten Datensicherung haben Sie die Möglichkeit, schnell und bequem den aktuell verbundenen Mandanten (nicht die Programmdateien!) in eine Datei zu sichern oder ihn aus einer bereits vorhandene Datensicherung wiederherzustellen. Den Standard - Speicherort für die Datei können Sie unter dem Punkt Konfiguration - Optionen - Verzeichnisse voreinstellen bzw. hier neu wählen.

Der Mandant wird dabei komprimiert und umbenannt nach dem Muster

B_[Datum]_[Uhrzeit].ZIP - z.B. am 27.06.2006 17:35 Uhr die B_20060627_1735.ZIP.

So finden Sie die Dateien für die Wiederherstellung nach einem Klick auf die Schaltfläche [Wiederherstellen] chronologisch sortiert in folgender Auswahltabelle:

Wählen Sie hier die gewünschte Datei und klicken auf [Sicherung wiederherstellen].

Achtung: Diese Datensicherung ersetzt nicht die vollwertige Datensicherung auf Bandlaufwerk o.ä.! Sie ist nur ein zusätzlicher Schutz für die von Ihnen erstellten Daten und ermöglicht die Wiederherstellung bei einer evtl. notwendigen Neuinstallation des Systems.



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Freischaltung

Um TimeScan dauerhaft nutzen zu können, müssen Sie das Programm freischalten. Öffnen Sie dazu hier das Freischaltungsformular, drucken das Informationsblatt mit Ihrer Seriennummer und den Benutzerdaten aus und faxen es an die darauf verzeichnete Nummer. Sie erhalten dann einen Code, den Sie bitte in das untere Feld eingeben. Über diese Freischaltung wird die Lizenz- und Wartungsdauer, die Anzahl der Benutzer und der einsetzbaren ScanTime-Geräte festgelegt. Erwerben Sie weitere Lizenzen, erfolgt die Eingabe ebenfalls auf diesem Weg.

Haben sie die automatische Internetfreischaltung unter Konfiguration - Optionen - Allgemein aktiviert, entfällt die Freischaltung über Formular und Fax. TimeScan erhält dann die notwendigen Daten direkt von unserem Kundenserver.

Beenden

Über den Menüpunkt Datei – Beenden schließen Sie TimeScan. Sie haben dann die Möglichkeit, eine Datensicherung anlegen zu lassen, wenn Sie dies unter Konfiguration - Optionen - Registerkarte Allgemein so konfiguriert haben.



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STAMMDATEN

Eigentümer

Beim ersten Start von TimeScan werden Sie zur Eingabe Ihrer Eigentümerdaten aufgefordert. Diese werden für die Darstellung von Berichten und Auswertungen und die Lizenzverwaltung benötigt. Sie können diese Eintragungen später ändern oder ergänzen, die gelb hinterlegten Felder sind jedoch zwingend auszufüllen.

Das wesentliche Feld für die Kennzeichnung ist dabei der Name2 (entspricht dem Hauptnamen). Dieses Feld sowie Straße, Postleitzahl und Ort sind Mindestvoraussetzung für den Druck der Eigentümerinformationen auf Dokumente und Berichte.

Sie können eine Grafik (z.B. Ihr Firmenlogo) in die Auswertungen einbinden. Eine Mustergrafik (Logo_TimeScan.bmp) ist bereits im TimeScan- Programmverzeichnis vorhanden. Die Grafik im BMP-Format sollte sich an die Größenvorgabe 600x100 Pixel halten, damit es nicht zu Verzerrungen bei der Darstellung kommt.

In diesem Eingabeformular werden auch Funktionen hinterlegt, die nur einmalig ausgeführt werden oder tief in die Datenstruktur eingreifen, so dass sie nicht über das Menü aufrufbar sein sollten.

Namensfelder übertragen: [STRG] + [ALt] + [N] Wenn Sie bisher für Ihre Kunden bzw. Objekte keine Namen2 vergeben haben, sondern den Namen immer ins Feld Name1 eingetragen haben, haben Sie nun die Möglichkeit die Angaben von Name1 nach Name2 zu übertragen. Anschließend wird ihnen angeboten, diesen Vorgang auch bei allen Objekten durchzuführen.

Straßennamen übertragen: [STRG] + [ALt] + [O] Haben Sie Ihre Kunden bzw. Objekte bisher nach Straßen organisiert, können Sie mit dieser Tastenkombination die Angaben von Straße zu Name2 übertragen. Anschließend wird ihnen angeboten, diesen Vorgang auch bei allen Objekten durchzuführen.

Postleitzahlen übertragen: [STRG] + [ALt] + [P] Sollten Sie bisher das Feld Postleitzahl bei ihren Objekten bzw. Kunden leer gelassen haben und stattdessen im Feld Ort z.B. „23970 Wismar“ eingetragen haben, haben Sie nun die Möglichkeit diese Angaben auf die Felder PLZ und Ort aufzuteilen. Anschließend können Sie den Vorgang auch für alle Objekte ausführen lassen.

Vorgänge

Das Vorgangsformular dient der Verwaltung Ihrer Kunden, Objekte und Räume. Diese werden im Folgenden näher beschrieben. Abhängig davon, auf welcher Registerkarte Sie sich gerade befinden, stehen ihnen im oberen Bereich des Formulars unterschiedliche Suchfelder zur Verfügung, über die Sie die Daten schnell finden können. Den Inhalt des rechten Suchfeldes können Sie in den Optionen auf der Registerkarte Allgemein wählen. Im unteren Bereich des Formulars sehen Sie, je nach Registerkarte, Schaltflächen zum [Anlegen], [Bearbeiten] und [Löschen] von Daten. Diese Funktionen können Sie auch über das Kontextmenü aufrufen (per Rechtsklick).

Registerkarte Kunden

Auf dieser Registerkarte sehen Sie eine Liste der Kunden, die zurzeit im System existieren. Im unteren Bereich des Hauptformulars stehen Ihnen Schaltflächen zur Verfügung, über die Sie Kunden anlegen, bearbeiten bzw. löschen können.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Neuer Kunde] legen Sie einen neuen Kunden an oder. Die Angaben zu bereits vorhandenen Kunden können Sie mittels [Bearbeiten] einsehen bzw. ändern.



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Die gelb hinterlegten Felder sind Pflichtfelder und zwingend auszufüllen. Auch hier ist der Name2 die entscheidende Angabe für den Druck von Dokumenten. Von besonderer Beduetung ist die Kundennummer: Diese kennzeichnet den Kunden eindeutig im System und kann daher nur einmalig vorhanden sein. Die Kundennummer kann bis 16 Zeichen lang sein und sollte außer

Leerzeichen, Binde- und Unterstrichen keine speziellen Sonderzeichen wie !*?"$&¥ u.ä. enthalten.

Per Rechtsklick auf das Feld Mobiltelefon können Sie an den Kunden eine SMS versenden, wenn TimeScan für den SMS-Versand konfiguriert und freigeschaltet wurde und eine Verbindung ins Internet besteht. Eine in diesem Feld vohandene Mobilfunknummer wird dabei als Vorschlag übernommen. Sie können diese aber auch nachträglich ändern.

Häufig benutzte Texte können Sie mit Klick auf die Plus-Schaltfläche speichern. Ein Klick auf die Schaltfläche [Senden] versendet bei die SMS.

Registerkarte Objekte

Wenn Sie im Hauptformular auf einen Kunden doppelklicken, gelangen Sie auf die Registerkarte Objekte.

Hier haben sie die Moglichkeit, zum gewählten Kunden neue Objekte anzulegen bzw. vohandene Objekte zu bearbeiten. Pflichfelder sind gelb hinterlegt.

Die Objektnummer kann im System nur einmalig vorhanden sein. Die maximale Länge beträgt 20 Zeichen. Auch hier sollten außer Leerzeichen, Binde- und Unterstrichen keine speziellen Sonderzeichen wie

!*?"$&¥ u.ä. verwendet werden.

Registerkarte Räume

Wenn Sie doppelt auf ein Objekt klicken, gelangen Sie auf die Registerkarte Räume.

Hier können Sie zu jedem Objekt mehrere Räume anlegen, für die Sie später Raumetiketten drucken können.

Im unteren Teil des Formulars befinden sich Schaltflächen zum [Erstellen], [Bearbeiten] und [Löschen] von Räumen.

Jeder Raum erhält eine interne Identifikationsnummer, die auch für den Druck der Barcodeetiketten Vewendung findet. Dabei wird nicht auf die Bezeichnung oder die Raumnummer zurückgegriffen. Sie können diese also jederzeit ändern und auch mehrfach im Programm verwenden.

Die Bemerkung wird für Bestreifungen verwendet (Tourenliste; Soll-Liste der Bestreifung)

Die Kostenstelle ist Voraussetzung, um die Auswertungen nach Kostenstellen zu ermöglich. Mittels der Schaltfläche [Bearbeiten] legen Sie neue Kostenstellen an bzw. bearbeiten die bereits vorhandenen. Die Nummer darf nur aus Ziffern bestehen.

Abhängig von den Einstellungen unter Konfiguration - Optionen - Allgemein haben Sie noch weitere Eingabemöglichkeiten:

Fremd-ID: Haben Sie bereits Barcodeetiketten für die Räume in Verwendung und kennen Sie deren ID-Nummern, können Sie diese hier eingeben. TimeScan berücksichtigt diese dann anhand der Einstellungen unter Zeiterfassung - Einstellungen - Daten und Protokoll.

Lohn je Durchgang: Zeitunabhängiger Lohn, der dem Mitarbeiter für das Aufsuchen des Raumes gezahlt wird (z.B bei Bestreifungen)

Preis je Durchgang: Zeitunabhängiger Preis, den der Kunde pro Durchgang bezahlen soll.

Bei aktivierter Option Barcodescanner je Raum (unter Konfiguration - Optionen - Allgemein) können Sie dem Raum ein Zeiterfassungsgerät zuordnen. In diesem Fall erhalten die Mitarbeiter Personaletiketten und melden sich mit diesen im Raum an.

RFID: Nutzen Sie RFID-Transponder, können Sie diese hier dem Raum zuordnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Zuordnen] und halten den Transponder an das Lesegerät. Alternativ können Sie die RFID auch mit der Tastatur eingeben, wenn Ihnen diese bekannt ist. Voraussetzung dafür ist die Konfiguration auf den richtigen COM-Port unter Zeiterfassung - Einstellungen - Setup RFID.



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Über die Schaltfläche [Bestreifung] haben Sie die Möglichkeit, gesonderte Bestreifungen für diesen Raum zu planen. Diese laufen unabhängig von den Bestreifungs - Tourenplänen (Konfiguration - Bestreifungstouren) und werden daher auch getrennnt ausgewertet. Um die festgelegten Bestreifungspläne mit den tatsächlich durchgeführten Bestreifungen zu vergleichen, wählen Sie unter Zeiterfassung – Auswertung… den Auswertungstyp Soll-Ist-Vergleich der Bestreifung(Raum).

Die Angaben Objekt-Nr, Touren-Nr und Reihenfolge sind rein informativ und werden bisher lediglich zum Sortieren beim Etikettendruck verwendet.

Um einen Raum zu löschen, wählen Sie ihn aus der Liste der Räume und klicken anschließend auf [Raum löschen].

Personal

In diesem Formular können Sie Mitarbeiter anlegen, einsehen und löschen. Im oberen Teil des Formulars finden Sie Suchfelder, mit denen Sie die Mitarbeiter wahlweise nach den Kriterien Kurzname, Nachname oder Vorname suchen können. Dabei können sie einen Filter auf beschäftigtes Personal aktivieren. Um zwischen den Mitarbeitern zu wechseln, stehen Ihnen im unteren Bereich des Formulars folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zum vorhergehenden Mitarbeiter.

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zum nächsten Mitarbeiter.

Mit dieser Schaltfläche können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen.

Per Rechtsklick in dieses Formular öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Sie neue Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter löschen sowie dieses Formular schließen können.

Allgemein

Geben sie hier die allgemeinen Informationen des Mitarbeiters ein:

• Kurzname: Eindeutiger Kurznamen für den Mitarbeiter (Pflichtfeld)

• Vorname: Vornamen des Mitarbeiters

• Nachname: Nachnamen des Mitarbeiters

• Straße: Straße der Mitarbeiter-Adresse

• PLZ: Postleitzahl (Mitarbeiteranschrift)

• Ort: Wohnort (Mitarbeiteranschrift)

• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer des Mitarbeiters (SMS - Versand möglich)

• Vorwahl: Telefonvorwahl des Mitarbeiters

• Telefon: Telefonnummer des Mitarbeiters

• Telefax: Faxnummer des Mitarbeiters

ScanTime ... Zuordnen: In diesem Abschnitt ordnen sie dem Mitarbeiter ein Zeiterfassungsgerät (ScanTime, Opticon, Scanndy oder RFID) zu. Den Typ des Gerätes wählen Sie mittels der Schaltflächen. Welche Schaltflächen hier angezeigt werden, können Sie unter Zeiterfassung - Einstellungen festlegen.

• ScanTimeID: In diesem Feld sehen Sie die Nummer des ScanTimes, der dem Mitarbeiter zugewiesen wurde. Um dem Mitarbeiter einen ScanTime zuzuordnen, schließen Sie den ScanTime an den PC an und klicken anschließend auf die Schaltfläche Zuordnen.

• Zugeordnet am: Hier sehen Sie, wann diesem Mitarbeiter zuletzt ein ScanTime zugeordnet wurde.

• Zuletzt ausgelesen am: Hier sehen Sie, wann der ScanTime des Mitarbeiters zuletzt ausgelesen wurde.

• RFID: Hier sehen Sie die interne RFID-Nummer, wenn dem Mitarbeiter eine Karte bzw. ein Chip zugewiesen wurde.

Mitarbeiter führt nur Bestreifungen durch: Mit diesem Kontrollkästchen legen Sie fest, dass der Mitarbeiter Bestreifungen durchführt (z.B. Wachdienste).

Empfangsbestätigung: Druck eines Bestätigungsdokumentes für den Erhalt eines ScanTime-Zeiterfassungsgerätes. Dieses Dokument kann über die Schaltfläche [Vorlage bearbeiten] angepasst werden.



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Mit Hilfe der Schaltflächen an der Seite des Formulars fügen Sie Platzhalter in den Text ein. Diese werden beim Drucken durch die entsprechenden Daten ersetzt. So wird z.B. der Platzhalter "{Nachname}" durch den Nachnamen des Mitarbeiters ersetzt. Mit dem Haken bei Unterschriftenfelder einblenden legen Sie fest, ob auf der Empfangsbestätigung Unterschriftenfelder angezeigt werden sollen.

Im unteren rechten Bereich konfigurieren sie, welche Lohnart (Siehe: Konfiguration - Personal - Lohnarten) als Standardlohnart für den Mitarbeiter verwendet werden soll sowie die Lohnarten für Urlaubs- Kranken- und Feiertagslohn.

Zusätzliche Angaben

Hier tragen Sie weitere Informationen zur Person, Konfektionsgrößen und Kontoinformationen ein. Weiterhin hinterlegen Sie die Anzahl der Urlaubstage für diesen Mitarbeiter und bestimmen, ob Samstage, Sonntage und Feiertage als Urlaubstage gewertet oder übersprungen werden. Ist der Mitarbeiter nicht mehr bei Ihnen beschäftigt, geben Sie Entlassungsdatum und Grund ein. Ist das Entlassungsdatum (und/oder evtl. das Löschdatum) überschritten, zählt dieser Mitarbeiter nicht mehr zum beschäftigten Personal und kann auch nicht mehr geplant werden.

Arbeitszeit

Auf der Registerkarte Arbeitszeit befinden sich Felder, die Sie für einen Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeiten nutzen.

Tägliche Arbeitszeit: Nur die in diesem Bereich liegende Zeit wird als Arbeitszeit gewertet

Kulanzzeit: Legt den Bereich fest, der nicht als Abweichung ausgewertet wird

Tägliche Pausenzeit: Mindestdauer, die als Pause eingehalten werden muss

Über die Schaltfläche Bestreifungen planen... öffnen Sie für diesen Mitarbeiter die Bestreifungsplanung (Siehe Konfiguration - Bestreifungen planen).

Urlaub

Hier können Sie z.B. Urlaubsanträge drucken. Dazu tragen Sie unter Urlaubsantrag den ersten und den letzten Urlaubstag sowie einen Grund für den Urlaub ein und klicken anschließend auf die Drucken-Schaltfläche. Wenn Sie es wünschen, wird dieser Urlaub gleich in die Tabelle übernommen.

Um sich die Urlaubshistorie des jeweiligen Mitarbeiters anzusehen, wählen Sie zunächst unter Urlaubshistorie den Zeitraum, und klicken Sie anschließend auf die Vorschau- bzw. Drucken-Schaltfläche.

Im unteren Bereich des Formulars sehen Sie eine Liste aller bisherigen Einträge bezüglich Urlaub, Sonderurlaub oder Krankheit. Um einzelne Einträge aus dieser Liste zu löschen, wählen Sie zunächst einen Eintrag und klicken anschließend auf [Eintrag löschen]. Sie können auch die Art des Eintrags ändern, indem Sie die gewünschte Art unter Urlaubsart wählen. Um der Liste neue Einträge hinzuzufügen, klicken Sie auf [neuer Eintrag].

Um die Registerkarte Urlaub nutzen zu können, müssen Sie zunächst auf der Registerkarte zusätzliche Angaben festlegen, wie viel Urlaub dem Mitarbeiter gewährt wird. Hier legen Sie außerdem fest, wie Samstage, Sonntage und Feiertage bei der Berechnung der Urlaubstage behandelt werden sollen.

Siehe auch: Konfiguration - Personal - Jahresabschluss



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Personalverwaltung

Mit Hilfe dieses Formulars legen Sie fest, wann ihre Mitarbeiter in ihren Objekten arbeiten sollen. Diese geplanten Zeiten können Sie sich in Form von Revierplänen (Objekt - Personal - Plan) ausdrucken lassen und so dem Arbeitnehmerentsendegesetz gerecht werden.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie zunächst das Objekt, für das Arbeitszeiten geplant werden sollen.

2. Setzen Sie nun den Haken bei Personalplanung aktiv, wenn dieser noch nicht gesetzt ist.

3. Um einen Mitarbeiter zur Personalplanung hinzuzufügen, klicken Sie auf [Zusätzlicher Mitarbeiter]. Nun erscheint in der Liste unter Verfügbare Mitarbeiter ein neuer Eintrag.

4. Wählen Sie für diesen Eintrag einen Mitarbeiter über

das Auswahlfeld Mitarbeiter.

5. Die Schritte 3 und 4 wiederholen Sie für alle Mitarbeiter, die in dem Objekt geplant werden sollen.

6. Als nächstes klicken Sie auf [Grunddaten anlegen… ] klicken. Es erscheint das Formular Grunddaten anlegen.

7. Hier wählen Sie zunächst unter Mitarbeiter einen Mitarbeiter, für den Sie Grunddaten anlegen möchten.

8. Anschließend wählen Sie über die Liste auf der rechten Seite, für welchen Wochentyp Sie Grunddaten anlegen möchten. Sie haben die Wahl Grunddaten für alle Wochen gleich oder für gerade bzw. ungrade Wochen getrennt anzulegen.

9. Klicken Sie auf [Grunddaten anlegen].

10. Geben Sie nun für die einzelnen Wochentage die jeweilige Start-Zeit, Dauer und Pausen-Zeit an.

11. Die Schritte 7 bis 10 wiederholen Sie nun für alle Mitarbeiter bzw. Wochentypen, für die Sie Grunddaten anlegen möchten.

12. Schließen Sie dieses Formular, wenn Sie alle Daten eingegeben haben.

Nun sind Sie wieder in der Personalverwaltung. Wenn Sie nun auf [Vorgabewerte übernehmen] klicken, werden die geplanten Daten als Ist-Zeiten für den jeweiligen Monat in den Kalender eingetragen.

Diese Zeiten können Sie auch selbst eintragen, z.B. wenn die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters geringer war als die geplante Zeit. Beachten Sie hierbei, dass die Zeiten als Industriezeiten, also in der Form 8,5 anstatt 8:30 eingegeben werden müssen.

Je Objekt ist immer nur ein Monat in der Personalplanung aktiv. Wenn Sie zu einem neuen Monat wechseln möchten, müssen Sie einen Monatsabschluss durchführen. Hierzu stehen ihnen die Schaltflächen [Monatsabschluss (neue Daten)] bzw. [Monatsabschluss (Daten beibehalten)] zur Verfügung. Bevor Sie eine dieser beiden Schaltflächen nutzen, müssen Sie zunächst festlegen, auf welchen Monat die Personalplanung umgestellt werden soll. Klicken Sie auf [Monatsabschluss (Daten beibehalten)], um die Einstellungen des alten Monats auf den neuen zu übertragen. In diesem Fall brauchen Sie die Mitarbeiter und deren Grunddaten nicht erneut festlegen. Bei [Monatsabschluss (neue Daten)] müssen Sie Mitarbeiter und Grunddaten für den neuen Monat erneut festlegen. In beiden Fällen wird der alte Monat abgeschlossen und die Ist-Zeiten des alten Monats werden historisiert.

Wenn Sie sich eine Übersicht über die geplanten Zeiten ansehen möchten, klicken Sie auf [Revierplan]. Es öffnet sich das Formular Revierplan drucken.



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Hier haben Sie verschiedene Optionen zur Auswahl. Sie können z.B. Korrekturzeilen, Unterschriftenfelder oder einen Belehrungstext einblenden lassen. Wenn der Haken bei Sollstunden gesetzt ist, können Sie zusätzlich angeben, für welchen Monat in welchem Jahr die Übersicht erzeugt werden soll. In diesem Fall werden nur die geplanten Soll-Zeiten aufgeführt. Wenn dieser Haken nicht gesetzt ist, erscheinen in der Übersicht die bisher eingegebenen Ist-Zeiten des aktuellen Monats in der Personalplanung. Mit Hilfe der Vorschauschaltfläche wird die Übersicht zunächst als PDF-Datei dem Bildschirm angezeigt. Diese können Sie sich bei Bedarf als Kopie speichern.

Über die Druckerschaltfläche wird der Plan an den Standarddrucker gesendet.

Um sich eine Übersicht über die historisierten Daten bereits abgeschlossener Monate ausgeben zu lassen, klicken Sie auf [Revierplan Historie.

Hier wählen Sie zunächst den Monat, für den die Historie ausgegeben werden soll. Hier stehen nur Monate zur Auswahl, die bereits abgeschlossen wurden. Mit Hilfe der Vorschauschaltfläche wird die Übersicht wiederum zunächst nur auf dem Bildschirm angezeigt, über die Druckerschaltfläche wird sie gedruckt.

Ein Klick auf die Schließen–Schaltfläche (Kreuz) schließt dieses Formular.

KONFIGURATION

Etagen

Hier finden Sie eine alle Etagenbezeichnungen, die im System vorhanden sind. Diese können Sie bearbeiten sowie neue Einträge hinzufügen. Um einen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf

die rechte Schaltfläche oder öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den Eintrag neuer Datensatz. Um einen Eintrag zu löschen, machen Sie einen Rechtsklick und wählen im Kontextmenü Datensatz löschen.

Bestreifungstouren

Wenn Sie Bestreifungen nach Plan durchführen, legen Sie hier Ihre Touren an. Jede Tour besteht aus einem oder mehreren Kontrollpunkten, die Sie sich anhand der im System hinterlegten Kunden, Objekte und Räume zusammenstellen.

Mit dieser Schaltfläche wechseln Sie zur nächsten Tour

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zur vorherigen Tour.

Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Tour an.

Vergeben Sie für jede Tour einen eindeutigen Namen. Ein Klick auf die Plus-Schaltfläche fügt einen Kontrollpunkt hinzu, über die Kreuz-Schaltfläche kann er wieder gelöscht werden.



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Möchten Sie die Reihenfolge innerhalb der Tour verändern, benutzen Sie die Pfeil-Schaltflächen, um die Tour nach oben oder unten zu verschieben. Ebenso gehen Sie vor, wenn Sie einen zusätzlichen Kontrollpunkt innerhalb der Tour einfügen wollen: Erstellen Sie ihn neu und schieben ihn zur gewünschten Position.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste haben sie die Möglichkeit, alle Räume eines Kunden auf einmal hinzuzufügen. Wählen Sie hier die Kunden aus, deren Räume als Kontrollpunkte zur Tour hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie nun auf [Übernehmen] klicken, werden alle Räume der gewählten Kunden (sortiert nach Objekt, Etage, Raumnummer und Raumbezeichnung) der aktuellen Tour hinzugefügt.

Bestreifungen planen

Hier können Sie für jede Bestreifung eine Wochentag und eine Tor wählen, welche Sie vorher unter Konfiguration - Bestreifungstouren eingegeben haben. Mittels der Editierschaltfläche ändern Sie diese bei Bedarf für diese Bestreifung. Über Tourstart und Tourende legen Sie den Zeitraum fest, in welchem die Bestreifung zu erfolgen hat.

Sie könne hier sowohl einen allgemeinen Bestreifungsplan anlegen als auch individuelle Pläne für die einzelnen Mitarbeiter.

Neue Bestreifungen fügen Sie mit der Plus-Schaltfläche hinzu, mit der Kreuz-Schaltfläche löschen Sie diese wieder.

Nachdem Sie den Plan eingetragen haben, wird dieser auch für bereits vorhandene Buchungen bei den Bestreifungsauswertungen berücksichtigt.

Personal

Mitarbeitertypen

Hier können Sie Typengruppen anlegen, denen Sie dann unter Stammdaten - Personal - Allgemein Ihre Mitarbeiter zuordnen können.

Bei bestimmten Auswertungen (Urlaubsübersicht, Überstundenübersicht) können Sie dann anhand der Mitarbeitertypen selektierte Berichte ausgeben.

Lohnarten

Hier können Sie Lohnarten für Ihr Personal anlegen, einsehen oder löschen. Im oberen Bereich befinden sich Suchfelder, mit denen Sie die Lohnarten wahlweise über den Stundenlohn oder die Bezeichnung finden können. Um zwischen den Lohnarten zu navigieren, stehen Ihnen im unteren Bereich des Formulars folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zur vorhergehenden Lohnart.

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zur nächsten Lohnart.

Mit dieser Schaltfläche können Sie eine neue Lohnart anlegen.

Per Rechtsklick in dieses Formular öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Sie neue Lohnarten anlegen, Lohnarten löschen sowie dieses Formular schließen können.

Für die Lohnarten stehen ihnen dabei folgende Felder zur Verfügung.



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Lohnart: Tragen Sie in dieses Feld eine Bezeichnung für die Lohnart ein.

Bruttostundenlohn: Hier geben Sie den Bruttostundenlohn an, den ein Mitarbeiter mit dieser Lohnart bekommt.

Tätigkeitsbereich: Geben Sie hier ein, für welchen Tätigkeitsbereich diese Lohnart gilt.

Beschäftigungsart: Geben Sie hier an, für welche Beschäftigungsart diese Lohnart gilt.

Pauschallohn: Mit diesem Kontrollkästchen legen Sie fest, dass der Lohn als Pauschallohn und nicht als Stundenlohn gewertet wird.

Tragen Sie hier außerdem die Datev-Lohnart ein, wenn Sie diese Schnittstelle nutzen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Lohnzuschläge für bestimmte Arbeitszeiten gewähren möchten, können Sie bis zu 2 zusätzliche Zuschläge sowie einen Feiertagszuschlag angeben. Hierzu aktivieren Sie zunächst einen Zuschlag mit Hilfe des entsprechenden Kontrollkästchens (Zuschlag Nr.1, Zuschlag Nr.2 oder Feiertagszuschlag). Für den Erst- und Zweitzuschlag können Sie nun festlegen, an welchen Wochentagen der Zuschlag gilt, sowie die Anfangs- und Endzeit für die der Zuschlag an den gewählten Tagen gelten soll. Außerdem geben Sie die Höhe des Zuschlags in Prozent an. Für die korrekte Übergabe zu Datev muss auch hier die entsprechende Datev-Lohnart zugeordnet werden.

Für den Feiertagszuschlag geben Sie nur die Anfangs- und Endzeit, sowie die Höhe des Zuschlags in Prozent an. Die Berechnung dieses Zuschlages richtet sich nach den unter Konfiguration - Feiertage... als Feiertage ermittelten Daten.

Datev-Schnittstelle: Zu jeder der drei Zuschlagsarten können Sie eine Priorität festlegen, welche für die Übergabe zu Datev gelten soll. Treffen mehrere Zuschlagskriterien zu, wird dann das mit der jeweils höchsten Priorität genommen. Alternativ können sie auch alle Zuschläge summieren.

Für die Stunden-Einzelaufstellung in TimeScan gilt diese Prioritätsregelung nicht. Hier hat immer der Feiertagszuschlag die höchste Priorität vor dem Zuschlag 2 und dem Zuschlag 1.

Jahresabschluss

Wenn Sie den Jahresabschluss ausführen, werden alle Urlaubs-, Krank- und Sonderurlaubstage abgeschlossen, d.h. diese können nicht mehr geändert werden. Außerdem werden verbleibende Urlaubstage als Resturlaub übernommen und die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage wird zurückgesetzt. Um den Jahresabschluss durchzuführen, klicken Sie auf [Jahresabschluss durchführen].

Fehltagarten

In TimeScan sind standardmäßig die Fehltagarten K (Krankheit), U (Urlaub) und S (Sonderurlaub) enthalten. Sie können jedoch zusätzliche Fehltagarten erstellen.

Hinweis: K, U und S sind fest im System hinterlegt und können nicht geändert oder gelöscht werden.

Wählen Sie dazu im Kontextmenü der rechten Maustaste Neuer Datensatz und vergeben ein Kürzel und eine Bezeichnung. Sie können die Art der Behandlung dieser Fehltage mit den folgenden Kontrollkästchen festlegen:

• Urlaub reduzieren: Die Fehltage werden vom Urlaub abgezogen.

• Als Kranktage berücksichtigen: Die Fehltage werden als Kranktage mitgezählt.

Sie können die neuen Fehltagarten dann bei der Eingabe von Fehltagen unter Stammdaten - Personal - Urlaub auswählen.

Feiertage

Unter dem Menüpunkt Konfiguration – Feiertage und Ferien konfigurieren Sie Feiertage und Ferien. Diese benötigen Sie, um die Feiertage bei der Lohnberechnung zu berücksichtigen.

Feiertage und Bundesländer

Für die Bundesländer in Deutschland sind die Feiertage hier bereits vorkonfiguriert. Sie können diese jedoch bei Bedarf anpassen sowie neue Feiertage einfügen.



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Feiertage ermitteln

Unter diesem Programmpunkt teilen Sie dem Programm mit, welche Tage es als Feiertage interpretieren soll. Wählen Sie dazu den Zeitraum und das gewünschte Bundesland und betätigen Sie dann die Schaltfläche Feiertage berechnen.

Optionen

Allgemein

Hier können Sie einige allgemeine Einstellungen vornehmen.

Zunächst können Sie hier Ihre WebClean Domain, z.B. http://esa.reinigungsauftrag.de, sowie ihren Benutzernamen und Kennwort hinterlegen. Diese Einstellungen benötigen Sie nur, wenn Sie WebClean nutzen und Zeiterfassungsdaten aus dem Internet importieren möchten. Um zu prüfen, ob Ihre Daten korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche [WebClean-Login testen].

Zusätzlich können Sie angeben, ob Sie für jeden Raum einen Durchgangslohn bzw. einen Durchgangspreis festlegen möchten. Außerdem legen Sie hier fest, ob den Räumen Fremd-ID zugeordnet werden.

Legen Sie hier auch die Optionen zu Oberfläche und Bedienung fest und wählen Sie den Inhalt des rechten Suchfeldes für die Registerkarten Kunde und Objekt in der Vorgangsverwaltung.

Sie können festlegen, ob sie die Zeiterfassungsgeräte nur Personal, nur Räumen oder sowohl Personal als auch Räumen zuordnen wollen.

Die automatische Internet-Freischaltung sorgt dafür, dass Sie in Zukunft keinen Freischaltcode mehr eingeben müssen, um Ihren Wartungsvertrag zu verlängern. Voraussetzung dafür ist eine bestehende Internetverbindung. Dabei werden online die gleichen Daten übertragen, die Sie uns auch über das Freischaltungsformular (Datei - Freischaltung) mitteilen.

Das automatische Internet-Update prüft bei jedem Start, ob im Internet eine neuere TimeScan - Version bereitsteht. Dieses können sie dann gleich direkt herunterladen und installieren.

Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie die Prüfungen auf Freischaltung und Updates auch manuell aufrufen.

Aktivieren Sie dias Kontrollkästchen für Nur eine Instanz zulassen, verhindert TimeScan, dass das Programm versehentlich mehrfach auf dem Arbeitsplatz geöffnet wird.

Sollzeiten pro Objekt sind dann erforderlich, wenn Sie die Auswertung "Soll-Ist-Vergleich Objekte" nutzen wollen.

Weitere Einstellungen

Auf der Registerkarte Weitere Einstellungen kofigurieren Sie die Standardpfade, unter denen TimeScan seinen Mandanten, die Datensicherung und Im- und Exportdateien sucht. Diese Pfade werden in den Dateiauswahldialogen vorgegeben, können dort aber bei Bedarf geändert werden.

Weiterhin legen Sie hier fest, ob an diesem Arbeitsplatz die automatische Internet-Datensicherung ausgeführt werden soll.

http://esa.reinigungsauftrag.de,



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Achtung: Diese Funktion kann immer nur auf jeweils einen Arbeitsplatz aktiv sein.) Änderungen an dieser Einstellung werden erst wirksam, wenn Sie TimeScan neu starten.

Wenn Sie den Haken Datensicherung mit einem Kennwort verschlüsseln setzen, werden Ihre Datensicherungen vor dem Versenden verschlüsselt. Dazu müssen Sie erst ein [Kennwort festlegen].

Bei aktivierter Internet-Datensicherung wird beim Programmstart eine Datensicherung angefertigt. Dieser Vorgang kann den Programmstart etwas verzögern. Anschließend wird diese Datensicherung im Hintergrund ins Internet versendet. Während dieser Zeit können Sie normal mit TimeScan weiterarbeiten. Bei einer aktiven Datenübertragung sehen Sie in der Statuszeile von TimeScan den aktuellen Fortschritt.

Um eine Internet-Datensicherung wiederherzustellen, gehen Sie auf Extras – Internet Datensicherung.

Weiterhin geben Sie hier Ihre TimScan Online - Zugangsdaten ein, sofern Sie diesen Dienst nutzen.

Im unteren Bereich können Sie noch einige Beschriftungen anpassen.

SMS

Wenn Sie für den SMS-Dienst freigeschaltet sind, geben Sie auf der Registerkarte SMS Ihre Zugangsdaten sowie bei Bedarf das Kennwort für das SMS-Protokoll ein.

Sie können auch an Ihre Mitarbeiter automatische SMS zum Geburtstag verschicken lassen. Den Text dafür können Sie mit Hilfe von Platzhaltern bearbeiten.

ZEITERFASSUNG

ScanTime auslesen

Hier können Sie alle mit einem unterstützten Zeiterfassungsgerät erfassten Zeiten auslesen bzw. Buchungen importieren. In der Titelzeile wird Ihnen angezeigt, ob die Buchungen als Raum - oder Personaletiketten eingelesen werden (Herkunft).

Zum Einrichten der Geräte lesen Sie bitte den Abschnitt Zeiterfassung - Einstellungen.



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Um einen Scanner auszulesen, schließen Sie ihn zunächst an den PC an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche zum Auslesen des entsprechenden Gerätetyps.

Nach dem Auslesen werden ihnen die Buchungen in der Liste angezeigt. Gleichzeitig wird (wenn ausgewählt) das Ausleseprotokoll erzeugt und in der Vorschau angezeigt bzw. gedruckt.

Klicken Sie auf [Übernehmen], um die Buchungen in TimeScan zu übernehmen. Zum Verwerfen der Buchungen klicken Sie auf [Verwerfen]. Anschließend können Sie den nächsten Scanner auslesen.

Wenn Sie WebClean, Timescan Online, SoftClean® ScanMo oder SoftClean® ScanMo PDA Edition (bzw. ScanMo Mini für Personaletiketten) einsetzen, können Sie in diesem Formular auch die mit diesen Programmen gesammelten Daten importieren. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können einerseits die Daten aus einer Textdatei einlesen, die von SoftClean® ScanMo erzeugt wurde, oder die Daten von einem PDA importieren, auf dem Sie die ScanMo PDA Edition einsetzen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche [Buchungen importieren], woraufhin sich folgendes Formular öffnet:

Wählen Sie hier mit Hilfe der Optionsfelder, auf welche Art Buchungen importiert werden sollen. Um z.B. Buchungen aus einer Textdatei zu importieren, wählen Sie aus Textdatei importieren, klicken auf Buchungen importieren und wählen Sie anschließend die exportierte Textdatei aus. Für den Import mehrerer Dateien können Sie die bereits importierten Dateien in einen Unterordner verschieben lassen, um den Überblick zu behalten. Sie können Buchungen auch von einem PDA importieren. Hierfür schließen Sie zunächst den PDA an den PC an und wählen von PDA importieren. Weiterhin können Sie Zeiterfassungsdaten, die zuvor mit Hilfe des SoftClean® TimeScan Uploaders an ihre WebClean-Domain gesendet wurden, importieren. Wählen Sie hierzu aus dem Internet importieren. Klicken Sie anschließend auf [Buchungen importieren], um den Import zu starten. Als Nutzer von TimeScan Online lesen Sie die per Mobilfunknetz übertragenen Zeiterfassungsdaten hier in TimeScan ein.

Nun werden die importierten Buchungen in der Liste angezeigt. Wenn Sie Buchungen von mehreren Mitarbeitern importiert haben, können Sie zwischen den Buchungen der einzelnen Mitarbeiter wechseln, indem Sie die Schaltflächen [Nächster>>] und [<<Vorhergehender] benutzen. Um die Buchungen des gewählten Mitarbeiters zu übernehmen, klicken Sie auf [Übernehmen]. Möchten Sie die Buchungen aller Mitarbeiter auf einmal übernehmen, steht Ihnen hierfür die Schaltfläche [Alle übernehmen] zur Verfügung. Gleiches gilt für die Schaltflächen [Verwerfen] und [Alle verwerfen].

Um das Formular zu schließen, klicken Sie auf [Schließen].

Auswertung

Hier können Sie Auswertungen für die erfassten Zeiten drucken. Dabei können Sie - je nach Auwertungstyp - eine Reihe von Filtern und Optionen sowie eine eigene Überschrift wählen. Zum schnelleren Zugriff auf häufig benötigte Auswertungen können Sie die Reihenfolge innerhalb des Auswahlfeldes mit

Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche beeinflussen.

Ihnen stehen z.Zt. folgende Berichte zur Verfügung:

Ist-Zeiten-Übersicht (allgemein): Wählen Sie den Zeitraum sowie die Mitarbeiter und lassen Sie sich eine Übersicht der Summen der Arbeitszeiten pro Tag der gewählten Mitarbeiter anzeigen oder ausdrucken.

Ist-Zeiten-Übersicht (detailliert): Wählen Sie den Zeitraum und die Vorgänge sowie die Mitarbeiter und lassen Sie sich eine detaillierte Übersicht der Arbeitszeiten in den einzelnen Objekten im gewählten Zeitraum anzeigen oder ausdrucken. Wahlweise können Sie auch Pausen- und Wegezeiten anzeigen lassen sowie objektweise summieren.

Objekt/Raumübersicht nach Mitarbeiter/Objekt: In dieser Liste werden für jeden Mitarbeiter chronologisch die Arbeits- Wege- und Pausenzeiten in den Räumen der Objekte dargestellt.

Objekt-Statistik: Hier wird dargestellt, wie oft sich ein Mitarbeiter innerhalb eines Objektes (in einem beliebigen Raum) angemeldet hat.

ScanTime-Personal-Liste: Hiermit können Sie sich eine Liste der Mitarbeiter drucken lassen, denen ein ScanTime zugeordnet ist.



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RFID-Personal-Liste: Lassen Sie sich eine Liste der ausgehändigten RFID-Karten bzw. Chips anzeigen.

Ausgelesene ScanTimes: Erzeugt eine Liste, wann welcher ScanTime zuletzt ausgelesen wurde.

Auszulesende ScanTimes: Erzeugt eine Liste, welcher ScanTime zum angegebenen Stichtag noch nicht ausgelesen wurde.

Bestreifungslisten nach Mitarbeiter/Objekt: Hiermit erhalten Sie eine Liste darüber wann ein Mitarbeiter in einem Raum gewesen ist(z.B. wann ein Wachmann den Raum kontrolliert hat). Diese Liste gibt es nach Mitarbeitern und nach Objekten sortiert.

Stunden-Einzelaufstellung für Lohnabrechnung: Wählen Sie den Zeitraum sowie die Mitarbeiter und lassen Sie sich eine Auswertung anzeigen oder ausdrucken, der Sie entnehmen können wie lange ein Mitarbeiter in einem Raum gearbeitet hat, und welchen Lohn er dafür erhält. In die Lohnberechnung fließen auch festgelegte Zuschläge mit ein.

Preisübersicht nach Mitarbeiter: Für die Berechnung nach Anzahl der Durchgänge erfahren Sie hier, wie oft ein Mitarbeiter in einem Raum war, welchen Lohn er dafür erhält und welchen Preis Sie ihrem Kunden für diese Durchgänge berechnen.

Mitarbeiterstatistik nach Kunde: Hier erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie oft ein Mitarbeiter im gewählten Zeitraum in einem Objekt war und wie lange er in diesem Objekt insgesamt gearbeitet hat. Außerdem sehen Sie die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage, sowie die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag in diesem Objekt.

Korrigierte Buchungen: Diese Liste enthält die Informationen inklusive Bemerkungen, welche Buchungen wann und von wem korrigiert wurden.

Grenzwertige Buchungen: In dieser Übersicht werden die Buchungen aufgeführt, die möglicherweise fehlerhaft oder irrtümlich entstanden sind.

Fehlbuchungsliste (Allgemein): Sie erhalten eine Übersicht über die Anzahl der erfassten Fehlbuchungen des ausgewählten Zeit- und Mitarbeiterbereichs.

Fehlbuchungsliste (Detailliert): Hier sind zusätzliche Informationen über die erfassten Fehlbuchungen ersichtlich

Soll - Ist - Vergleich: Sie erhalten eine Auswertung über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Vergleich zu den unter Stammdaten - Personal - RK Arbeitszeit hinterlegten Vorgaben.

Soll - Ist - Vergleich (alternativ): Bei dieser Auswertung werden die ist-Zeiten auf Viertelstunden gerundet und zusätzlich Minus- und Überstunden dargestellt. 100%-Überstunden werden für Arbeit an Sonntagen, Feiertagen und zwischen 22:00 Uhr - 06:00 Uhr angezeigt, sofern sie die Sollzeit überschreiten - sonst als 50%. Fehltage werden mit der Sollzeit als gewertete Zeit eingetragen.

Soll - Ist - Vergleich der Bestreifung: Sie erhalten eine Auswertung darüber, ob die für die Bestreifungen geplanten Mitarbeiter zu den richtigen Zeiten an den Kontrollpunkten waren.

Soll - Ist - Vergleich der Bestreifung (Allgemein): Hier erfahren Sie, wann ein Kontrollpunkt des allgemeinen Bestreifungsplans kontrolliert wurde, und von welchem Mitarbeiter.

Soll - Ist - Vergleich der Bestreifung (Raum): Hier erfahren Sie, wann ein Kontrollpunkt der gesonderten Raum - Bestreifungspläne kontrolliert wurde, und von welchem Mitarbeiter.

Überstundenübersicht: Hier erfahren Sie, ob ein Mitarbeiter außerhalb seiner festgelegten Sollzeit gearbeitet hat, und wie lang diese Überstunden waren. Bei Aktivierung der Option Minusstunden berücksichtigen entsteht eine Auswertung im Sinne eines Arbeitszeitkontos (nicht möglich in Verbindung mit der Option Folgenden Raum als Überstunde)

Leistungsübersicht (allgemein/detailliert): Wenn Sie Leistungsetiketten verwenden, können Sie hier die gescannten Zeiten der einzelnen Leistungen abrufen.

Zeiterfassung nach Kostenstellen: Hier werden die Buchungen nach Kostenstellen zusammengefasst ausgewertet.

Hinweis: Um diese Auswertungen nutzen zu können, muss ein Programm zur Anzeige von PDF-Dateien, z.B. der Adobe® Reader® installiert sein. Diesen können Sie auf www.adobe.de herunterladen.

Für die Vorschau bzw. zum Drucken der gewählten Übersicht klicken Sie auf die Vorschau- bzw. Drucken-Schaltfläche. Die gewählte Auswertung wird als temporäre Datei zur Anzeige an o.g. Programm übergeben. Möchten Sie die Auswertung speichern, wählen Sie hierzu bitte die Möglichkeiten dieses Programms.

Personaldaten exportieren

Für den Austausch von Personaldaten mit den mobilen Zeiterfassungslösungen ScanMo Notebook Edition und ScanMo PDA Edition müssen die Personaldaten exportiert werden.

Nutzen Sie die ScanMo PDA Edition, können Sie die Daten direkt auf den PDA übertragen.

Sie können jedoch auch die Personaldaten in eine Textdatei exportieren. Diese kopieren Sie anschließend auf Ihren PDA bzw. Notebook und wählen sie dort über [Personaldaten importieren] aus.


http://www.adobe.de


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Hinweis: Wenn Sie in TimeScan neue Mitarbeiter anlegen oder die Zuordnung von Zeiterfassunggeräten ändern, müssen Sie den Export erneut vornehmen.

Buchungen korrigieren

Um Buchungen korrigieren zu können, wählen Sie zunächst den Zeitraum, in dem Sie Buchungen korrigieren möchten. Dazu verwenden Sie die 3 Auswahlfelder im oberen Bereich des Fensters. Sie können entweder einen Zeitraum in der Form „Diesen Monat“, „Letzten Monat“ usw. auswählen, oder einen Zeitraum mit Hilfe der Von- bzw. Bis- Eingabefelder angeben. In diese Felder können Sie direkt das gewünschte Datum eintragen. Anschließend wählen Sie den Mitarbeiter, dessen Buchungen Sie korrigieren möchten. Dazu stehen ihnen Suchfelder zur Verfügung, mit denen Sie den Mitarbeiter wahlweise nach Kurzname, Nachname oder Vorname selektieren. Unter diesen Suchfeldern finden Sie 2 Schaltflächen, mit denen Sie den vorhergehenden bzw. den nächsten Mitarbeiter auswählen können.

Sollten für den aktuellen Mitarbeiter noch nicht übernommene Buchungen existieren, werden Sie beim Wechseln des Mitarbeiters darauf hingewiesen. Nun haben Sie die Möglichkeit, diese Buchungen entweder zu übernehmen oder zu verwerfen. Wenn für ihre Auswahl Buchungen vorhanden sind, werden diese in der Liste unterhalb der Auswahlfelder für Mitarbeiter und Zeitraum angezeigt. Rechts neben der Buchungsliste können Sie mit der Filtereinstellung angeben, ob nur unvollständige oder alle Buchungen angezeigt werden sollen.

In der Buchungsliste sehen Sie mehrere Spalten: Datum, Objekt, Raum, Von, Bis, Dauer, Bemerkung und MonatKorrigiert. Mit Ausnahme der Felder Datum, Von, Bis und Bemerkung sind alle Felder schreibgeschützt. Im Feld Datum sehen Sie das Datum der jeweiligen Buchung. Die Felder Objekt und Raum zeigen, in welchem Raum von welchem Objekt die Buchung gemacht wurde. Das Feld Von enthält die Von-Zeit(K-Buchung) der jeweiligen Buchung. Im Feld Bis sehen Sie die Bis-Zeit(G-Buchung) der Buchung. In das Feld Bemerkung können Sie Bemerkungen zur jeweiligen Buchung eingeben. Mit Hilfe des Feldes Korrigiert können Sie sehen, ob die jeweilige Buchung bereits bearbeitet wurde.

Nach dem Sie den Mitarbeiter sowie den Zeitraum gewählt haben, können Sie die Buchungen korrigieren. Dazu selektieren Sie eine Buchung in der Buchungsliste und entscheiden sich für eine der verschiedenen Korrekturmöglichkeiten, die Sie mit Hilfe der Schaltflächen rechts neben der Buchungsliste wählen können. Diese Schaltflächen sind nach Funktionen gruppiert. Folgende Korrekturmöglichkeiten stehen ihnen zur Verfügung:



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Buchungen löschen

In dieser Gruppe finden Sie verschiedene Varianten, Buchungen zu löschen. Wie bei allen anderen Änderungen werden auch hier gelöschte Buchungen erst endgültig gelöscht, wenn Sie die Änderungen übernehmen.

Buchung löschen : Mit dieser Schaltfläche löschen Sie die gewählte Buchung.

doppelte entfernen : Mit dieser Schaltfläche werden alle Buchungen mit identischer Von-Zeit entfernt, so dass nur noch eine Buchung mit dieser Von-Zeit übrig bleibt. Bei diesem Vorgang haben Buchungen mit Bis-Zeiten Vorrang vor Buchungen ohne Bis-Zeit.

Mehrfachbuchungen : Klicken Sie auf diese Schaltfläche um weitere Optionen für die nachträgliche Buchungskorrektur zu öffnen. In diesem Formular können Sie angeben, wie verfahren wird, wenn mehr als 2 aufeinander folgende Buchungen im gleichen Raum vorhanden sind. Sie können entweder sämtliche überzählige Buchungen entfernen oder alle Buchungen, die weniger als die Mindestdauer aufweisen, entfernen. Um die Änderungen auszuführen, klicken Sie auf Buchungen aktualisieren. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf Abbrechen.

Buchungen

In dieser Gruppe finden Sie Möglichkeiten, die vorhandenen Buchungen zu korrigieren, zu ändern und zu erweitern.

Standard-Dauer: In dieses Eingabefeld können Sie eine Dauer eintragen, die standardmäßig beim Erstellen neuer K- bzw. G-Buchungen übernommen wird.

neue K-Buchung: Mit dieser Schaltfläche erzeugen Sie zur gewählten Buchung eine neue Von-Zeit, wobei die Standard-Dauer den Wert der neuen Buchung bestimmt.

neue G-Buchung: Hier erzeugen Sie zur gewählten Buchung eine neue Bis-Zeit, wobei die Standard-Dauer den Wert der neuen Buchung bestimmt.

alle korrigieren: Dies bewirkt, dass zu allen unvollständigen Buchungen eine neue Bis-Zeit anhand der vorhandenen Von-Zeit sowie der Standard-Dauer erzeugt wird.

neue Buchung: Klicken Sie hier, um ein neues Fenster zur manuellen Eingabe von Buchungen zu öffnen. In diesem Fenster können Sie Mitarbeiter, Kunde, Objekt, Raum, Datum sowie Von- und Bis-Zeit einer neuen Buchung angeben. Ein Klick auf [Buchung erstellen] übernimmt die neue Buchung. Sollte sich die neue Buchung mit einer vorhandenen Buchung überschneiden, werden Sie darauf hingewiesen und die Buchung wird nicht übernommen.

Um ihre Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Übernehmen].

Hinweis: Wenn Sie beim Schließen des Fensters noch nicht alle Änderungen übernommen haben, werden Sie darauf hingewiesen. Sie haben dann die Wahl, ob Sie diese Änderungen übernehmen oder verwerfen wollen.

Zeiterfassungsdaten archivieren

Wenn Sie sehr viele Zeiterfassungsdaten haben, kann es sein, dass sowohl das Auslesen von Scannern als auch die Auswertung von Zeiterfassungsdaten sehr langsam wird, da hierbei alle vorhandenen Zeiterfassungsdaten berücksichtigt werden müssen. Um diesem Effekt entgegen zu wirken, können Sie die aktuell nicht mehr benötigten Zeiterfassungsdaten archivieren.

Hierzu wählen Sie zunächst den Zeitraum bzw. das Datum, bis zu dem alle Zeiterfassungsdaten archiviert werden sollen und klicken Sie anschließend auf [Archivieren]. Daten, die auf diese Weise archiviert wurden, stehen nun nicht mehr für Auswertungen zur Verfügung.

Wenn Sie archivierte Daten wiederherstellen möchten, wählen Sie die Registerkarte Wiederherstellen. Hier wählen Sie zunächst einen Zeitraum bzw. ein Datum. Mit einem Klick auf [Wiederherstellen] werden alle archivierten Zeiterfassungsdaten, die neuer als das angegebene Datum sind, wiederhergestellt. Diese Daten sind dann wieder für Auswertungen nutzbar.



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Einstellungen

Registerkarte Setup - Scantime

Ordnen Sie hier den von Ihnen verwendeten Gerätentypen (ScanTime oder Opticon) die COM-Schnittstelle zu. Nutzen Sie die Opticon - Geräte bzw. einen Seriell - USB - Adapter, finden Sie die korrekte Nummer im Windows-Gerätemanager. Aktivieren Sie außerdem für jeden auszulesenden Gerätetyp das Kontrollkästchen für die Anzeige der Schaltfläche.

Des weiteren können Sie die Daten des angeschlossenen Gerätes löschen, Datum und Zeit im ScanTime aktualisieren und gegebenenfalls die Standardeinstellungen des ScanTimes wiederherstellen.

Um den angeschlossenen ScanTime einem Mitarbeiter zuzuweisen, wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf die Schaltfläche [Zuweisen]. Bei Zuordnung der Zeiterfassungsgeräte zu Räumen anstelle von Mitarbeitern finden sie die entsprechende Möglichkeit direkt in den Raumeigenschaften.

Mit Klick auf die entsprechenden Schaltflächen lassen Sie sich den aktuell zugeordneten Mitarbeiter bzw. die Historie anzeigen sowie die Zuordnung zu einem Mitarbeiter wieder löschen.

Allgemeine Einstellungen: Hier legen Sie die Aktionen fest, die automatisch beim Auslesen oder Zuordnen stattfinden sollen.

Um dem System neue oder zusätzliche Geräte bekannt zu machen, nutzen Sie die Schaltfläche Scanner aktivieren.

Achtung: Bei der Wiederherstellung der Standardeinstellungen gehen alle im ScanTime gespeicherten Buchungen verloren.

Registerkarte Setup - Scanndy

Die Einstellungen für Scanndy-Geräte entsprechen denen der ScanTime-Serie, jedoch ohne die Möglichkeit zum Einstellen der Uhrzeit und zum Zurücksetzen der Standardeinstellungen. Gehen Sie hier genauso vor wie unter der Registerkarte Setup - ScanTime beschrieben.

Registerkarte Setup - RFID

Setzen Sie RFID-Karten oder Chips ein, erfolgt hier die Zuordnung der Mitarbeiter. Mittels eines RFID-Lesegerätes können sie die Nummer aus einem vorhandenen Chip auslesen oder (wenn bekannt) auch manuell eingeben.

Des Weiteren finden Sie hier die Schaltfläche zum Freischalten der RFID-Transponder

Registerkarte Setup – Deister Guardix

Zur Nutzung dieser Geräte werden zusätzlich Bluetooth-Empfänger benötigt. Dazu ist die Installation der Treiber und die Einrichtung der COM-Schnittstellen erforderlich. Bitte verwenden Sie die Sonderanleitung zur Einrichtung und Nutzung der Deister Guardix!



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Registerkarte Daten und Protokoll

Auf der Registerkarte Daten und Protokoll können Sie ein TimeOut in Stunden angeben. Dies ist die Zeit, die maximal zwischen zwei Buchungen eines Raumes liegen darf, bevor die erste Buchung zu einer Fehlbuchung wird (z.B. wenn der Mitarbeiter abends vergisst sich abzumelden, sich jedoch morgens wieder anmeldet).

Unter Fremd-Etiketten legen Sie fest, wie mit Etiketten umgegangen werden soll, die nicht mit TimeScan erzeugt worden sind.

Zusätzlich können Sie angeben, wie verfahren wird, wenn ein Mitarbeiter mehr als 2 Buchungen nacheinander im selben Raum gemacht hat. Standardmäßig werden bei solchen Buchungen keine Änderungen vorgenommen. Sie können aber auch festlegen, dass diese Buchungen ignoriert werden („Zwischenbuchungen entfernen“) oder dass nur Buchungen entfernt werden, die nicht mehr als eine festgelegte Zeit nach der ersten Buchung erfolgt sind.

Der eingeschränkte Modus versetzt das Programm in einen Zustand, der nur das Auslesen der ScanTime-Geräte und das Beenden ermöglicht. Über die Tastenkombination [STRG]+[ALT]+[O] erreichen Sie wieder dieses Einstellungsmenü, in dem Sie wieder auf den Vollmodus schalten können. Diesen Aufruf können Sie mit einem Kennwort schützen.

Außerdem finden Sie hier die Konfigurationsmöglichkeiten für das Ausleseprotokoll nach der Erfassung der Daten aus den ScanTime-Geräten.

Über den Tagesbeginn können Sie eine Uhrzeit bestimmen, die als Tagesbeginnn und -ende für die Auswertung der Zeiterfassungsdaten benutzt wird.

Raumetiketten drucken

Hier können Sie für alle in TimeScan enthaltenen Räume anhand der internen ID-Nummern Etiketten drucken. Diese werden für die Zeiterfassung benötigt. Wählen Sie dazu zunächst den Kunden und das Objekt aus. Wenn Sie nicht alle Räume aus diesem Objekt ausdrucken möchten, können Sie die Räume filtern. Möchten Sie nicht alle Angaben mit ausdrucken, entfernen Sie die entsprechenden Häkchen.

Verwenden Sie auch Raumetiketten, denen Sie selbst eine ID-Nummer zugewiesen haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Fremd-Etiketten drucken. Sobald Sie diesen Haken setzen, können Sie nur noch Räume auswählen, für die eine Fremd-ID vergeben wurde und für diese Etiketten drucken. Nun wird allerdings nicht die interne Raum-ID zum Erzeugen der Etiketten genutzt, sondern die von Ihnen vergebene Fremd-ID.

Haben Sie Bestreifungstouren angelegt, lassen sich die Etiketten auch danach sortiert ausdrucken.

Sie können auch mehrere Objekte für den Etikettendruck auswählen sowie mittels Einzelraum übernehmen gleich lautende Räume aus Objekten mehrerer Kunden (z.B. für Alarmierungseinsätze) auf einmal drucken.

Über die Schaltfläche [Drucker- und Seiteneinstellungen] können Sie ein vordefiniertes Etikettenformat wählen, darauf basierend noch Einstellungen an den Seitenrändern etc. vornehmen und durch den Druck einer Testseite überprüfen. Diese Einstellungen gelten gleichzeitig auch für die Pausenetiketten.

Auf der Registerkarte Alle Objekte stehen Ihnen alle Räume aller Objekte zur Auswahl bzw. auf Wunsch nur Räume aus Objekten, die in bestimmten Straßen liegen. Um die Straßen-Auswahl zu aktivieren, setzen Sie den Haken vor Von Straße.



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Um einen Raum zum Druck auszuwählen, wählen Sie ihn in der Liste auf der linken Seite aus und klicken auf >. Nun sollte der entsprechende Raum auf der rechten Seite erscheinen.

Zudem können Sie in diesem Formular die Spezialetiketten (Pause; Arbeitsbeginn; Arbeitsende) drucken. Pausen werden in TimeScan wie Räume behandelt, nur wird der Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter sich zur Pause angemeldet hat, nicht auf die Arbeitszeit aufaddiert. Arbeitsbeginn und -ende dienen der raumübergreifenden Erfassung der Arbeitszeit und können bei den Auswertungen als Kriterium selektiert werden.

Wir empfehlen, beim Druck von Spezialetiketten auffällig anderes Etikettenpapier zu verwenden, um Verwechslungen beim Scannen vorzubeugen.

Personaletiketten drucken

Hier können Sie Etiketten für die Mitarbeiter drucken. Diese werden benötigt, wenn Sie die Barcodescanner den Räumen anstelle den Mitarbeitern zuordnen. In diesem Fall wird das Zeiterfassungsgerät im Raum hinterlegt und die Mitarbeiter scannen vor Ort ihre Etiketten.

Wählen Sie die Mitarbeiter sowie die Inhalte, die auf den Etiketten angezeigt werden sollen.

Über die Schaltfläche [Drucker- und Seiteneinstellungen] wählen Sie eines der vordefinierten Etikettenformate und passen diese gegebnenfalls an.

Für die Vorschau bzw. zum Drucken klicken Sie auf die Vorschau- bzw. Drucken-Schaltfläche.

Export Datev Lohn

Haben Sie für eine oder mehrere Lohnarten eine Datev-Lohnart-Nummer konfiguriert und unter Stammdaten - Personal Ihren Mitarbeitern zugewiesen sowie für diesen Mitarbeiter eine Personalnummer vergeben, können Sie die Zeiterfassungsdaten als Stunden nach Datev-Lohn übergeben.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die Lohnarten und eventuell eingegebene Zuschläge dabei nur korrekt berücksichtigt werden, wenn Sie in Datev auch mit dem gleichen Stundensatz wie in TimeScan angelegt wurden! Da lediglich die Personalnummer, die Datev-Lohnart und die Zeiten exportiert werden, würde andernfalls der Wert aus Datev übernommen werden.

Die für die Eingabe in den Bereichen Berater und Optionen notwendigen Angaben entnehmen Sie Ihren Datev-Unterlagen.

Vor dem Export legen Sie den Zeitraum und den Mitarbeiterbereich fest. Über die Vorschau-Schaltfläche können Sie sich die Daten anzeigen lassen. Der Export erfolgt dann über die Schaltfläche rechts unten in das angezeigte Zielverzeichnis. Als Standard wird hier das in Konfiguration - Optionen hinterlegte Exportverzeichnis vorgeschlagen, Sie können dieses jedoch hier ändern.

Export Agenda Lohn

Sie können hier die Lohndaten nach Agenda Lohn übergeben.

Geben Sie zunächst die Mandantennummer aus Agenda Lohn an. Wählen Sie dann den Abrechnungsmonat und die Mitarbeiter aus, deren Lohndaten Sie exportieren möchten. Sollten Sie noch keine Agenda-Lohnartennummern festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Lohnarten] und weisen Sie dort jeder Lohnart die entsprechende Agenda-Lohnartennummer zu. Zuschläge werden dabei berücksichtigt, wenn Sie in Agenda Lohn ebenfalls separate Lohnarten für die Zuschläge angelegt haben. Tragen Sie dazu die entsprechende Agenda-Lohnart in das zugehörige Feld der Lohnart-Konfiguration ein.

Ändern Sie gegebenenfalls das Zielverzeichnis, in welche die Lohndaten gespeichert werden sollen. Zum Ansehen der Lohndaten klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche, zum Exportieren auf die Exportieren-Schaltfläche. Die dadurch erzeugte Datei können Sie dann in Agenda Lohn einlesen.



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EXTRAS

Im- und Export

Microsoft Excel

Kunden importieren

Haben Sie bereits in einem anderen Programm Ihre Kunden eingegeben und bietet dieses eine Exportfunktion nach Excel bzw. die Windows-Zwischenablage, können Sie sich eine Excel-Importdatei erzeugen. Erstellen Sie dazu in Microsoft Excel eine neue Tabelle und geben in die erste Zeile (die Spaltenbezeichnungen) folgende Bezeichner ein:

Kundennummer; Name1; Name2; Name3; Straße; PLZ; Ort; Ansprechpartner; Vorwahl; Telefon; Telefax; Mobiltelefon

Nun können Sie die zugehörigen Inhalte aus Ihrer Exporttabelle hier spaltenweise einfügen. Nachdem Sie die Datei - am besten im TimeScan-Standard-Importverzeichnis - gespeichert haben, klicken Sie hier auf [Datei öffnen], wählen sie aus und können dann noch selektieren, welche Kunden übernommen werden sollen. Zur endgültigen Übernahme betätigen Sie die Schaltfläche [Kunden importieren].

Personal importieren

So wie beim Importieren von Kunden gehen Sie auch hier vor und verwenden bitte folgende Spaltenbezeichner:

Kurzname; Vorname; Nachname; Straße; PLZ; Ort; Vorwahl; Telefon; Telefax; Mobiltelefon



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Räume importieren

Auch das Importieren der Räume wird auf diese Weise vorgenommen. Beim Erstellen der Excel-Importtabelle ist Folgendes zu beachten:

Die erste Zeile der Tabelle muss in jeder Spalte eine Überschrift haben und in den nachfolgenden Zeilen müssen die entsprechenden Informationen stehen. Folgende Spalten müssen vorhanden sein, damit die Datei importiert werden kann:

• Kundennummer(max. 16 Zeichen): Kundennummer des Kunden

• Kunden-Name2(max. 50 Zeichen): Name des Kunden

• Objektnummer(max. 20 Zeichen): Objektnummer des Objektes, dem der Raum zugeordnet wird

• Objekt-Name2(max. 40 Zeichen): Name des Objektes

• Raumbezeichnung(max. 255 Zeichen): Bezeichnung des Raumes

Zusätzlich zu den genannten Pflichtfeldern können Sie noch folgende Spalten verwenden:

• RaumNr (max. 25 Zeichen)

• Etage (max. 20 Zeichen)

• Lohn je Durchgang (Währungswert): für Bericht Preisübersicht je Mitarbeiter

• Preis je Durchgang (Währungswert): für Bericht Preisübersicht je Mitarbeiter

• FremdID (max. 9 Zeichen): Tragen Sie in dieses Feld die FremdID des Raumes ein. Diese kann, an Stelle der automatisch vergebenen RaumID, genutzt werden, um Raumetiketten zu drucken.

Sie können die einzelnen Spalten der Tabelle in beliebiger Reihenfolge anordnen. Wichtig ist, dass die Spaltenbezeichnung in der 1. Zeile der Tabelle steht und exakt der hier vorgegebenen Schreibweise entspricht.

Nun können Sie die zugehörigen Inhalte aus Ihrer Exporttabelle hier spaltenweise einfügen oder auch neu eingeben. Nachdem Sie die Datei - am besten im TimeScan-Standard-Importverzeichnis - gespeichert haben, klicken Sie auf [Datei öffnen], wählen sie aus und können dann noch selektieren, welche Räume übernommen werden sollen. Zur endgültigen Übernahme betätigen Sie die Schaltfläche [Räume importieren]



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Räume exportieren

Sie können alle oder einen Teil der in TimeScan enthaltenen Räume als PDF-Liste oder Excel-Datei exportieren.

Die Excel-Datei hat dabei den gleichen Aufbau wie beim Raum-Import, so dass sich auf diesem Wege auch Räume zwischen verschiedenen Datenbanken übertragen lassen.

Wählen Sie zunächst einen Kunden und ein Objekt, um eine Liste aller verfügbaren Räume im linken Fenster anzuzeigen. Nun können Sie einzelne oder alle Räume mittels der Schaltflächen [>] und [>>] in das rechte Fenster übertragen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Kunden und Objekte.

Über die Schaltfläche mit dem Etikettensymbol werden alle im rechten Fenster angezeigten Räume in eine Exceldatei im Standard-Exportverzeichnis übergeben, über das Vorschausymbol erhalten Sie eine PDF-Liste mit den gewählten Räumen.

Die Schaltfläche [Alle] neben dem Kunden-Auswahlfeld übergibt sofort alle Räume von allen Objekten aller Kunden in die Auswahl. Die Schaltfläche [Alle] neben dem Objekt-Auswahlfeld übergibt alle Räume aller Objekte des gewählten Kunden.

Die Schaltfläche [Alle entfernen] über dem rechten Auswahlfenster löscht die gesamte Auswahl aus der Liste, so dass sie erneut gefüllt werden kann.

Zeiterfassungsdaten exportieren

Hier können Sie z.B. für Archivierungszwecke oder zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen eine Excel-Exportdatei mit den in TimeScan erfassten Zeiterfassungsdaten erstellen. Dabei können die unvollständigen Buchungen bei vorangehenden oder nachfolgenden Pausenbuchungen für den Export automatisch ergänzt werden.

Es werden mindestens folgende Felder exportiert:

• Kurzname

• Datum

• RaumID

• Von

• Bis

• Dauer

Optional können Sie weitere Felder zum Export auswählen. Klicken Sie anschließend auf [Exportieren], um den Speicherort zu wählen und die Excel-Tabelle zu erstellen.

Fehltage exportieren

Über dieses Formular erstellen Sie eine Excel-Tabelle mit einer Auflistung der Fehltage, die in Stammdaten - Personal - Urlaub eingetragen wurden. Sie haben die Möglichkeit, nach Zeitraum und Mitarbeitern zu filtern. Zur Auswahl bzw. Abwahl aller Mitarbeiter können Sie die linken Schaltflächen benutzen.

Nur Urlaubstage exportieren: Es wird ausschließlich die Fehltagsart Urlaub (kein Sonderurlaub) berücksichtigt.



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alle/abgeschlossene/nicht abgeschlossene: Die Tage beziehen sich auf das aktuelle oder ein abgeschlossenes Urlaubsjahr (Konfiguration - Personal - Jahresabschluss).

Klicken auf die Schaltfläche [Exportieren] und wählen einen Speicherort für die Tabelle.

Leistungsabgleich erstellen

Hinweis: Sie können diesen Menüpunkt nutzen, wenn Sie in den Stammdaten Räume und Leistungen konfiguriert haben, um Sie für die Reinigung von Bussen (Bus) und Straßenbahnen (Str-Bahn) zu verwenden und gesondert auszuwerten. Lesen Sie dazu auch den Tipp "Reinigung Bus & Bahn".

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen jährlichen Abgleich der durchgeführten Leistungen je Bus / Str-Bahn durchzuführen. Es werden dabei für jeden Monat des Auswertungszeitraumes Mappen erzeugt und mit einer Quartals- und Jahresübersicht zusammengefasst und abgeglichen.

Wählen Sie hier den Kunden und das auszuwertende Objekt sowie den Auswertungszeitraum und den Fahrzeugtyp. Mit einem Mausklick auf [Exportieren] wird die Erzeugung der Excel-Mappen gestartet.

Tages-Rapport Monat

Hinweis: Sie können diesen Menüpunkt nutzen, wenn Sie in den Stammdaten Räume und Leistungen konfiguriert haben, um Sie für die Reinigung von Bussen (Bus) und Straßenbahnen (Str-Bahn) zu verwenden und gesondert auszuwerten. Lesen Sie dazu auch den Tipp "Reinigung Bus & Bahn".

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen monatlichen Rapport über die durchgeführten Leistungen je Bus / Str-Bahn zu erzeugen. Es werden dabei für jeden Tag des gewählten Monats Mappen erzeugt und in einer Monatsübersicht zusammengefasst.

Wählen Sie hier den Kunden und das auszuwertende Objekt sowie den auszuwertenden Monat und den Fahrzeugtyp. Mit einem Mausklick auf [Exportieren] wird die Erzeugung der Excel-Mappen gestartet.

Soll-Ist-Vergleich (Objekt)

Hinweis: Sie können diesen Menüpunkt nutzen, wenn Sie in den Objekten Sollzeiten festgelegt haben. Diese Möglichkeit muss zuvor unter Konfiguration - Optionen- Allgemein eingeschaltet werden.

Wählen Sie zunächst den Zeitraum und die Mitarbeiter, für die die Übersicht erstellt werden soll. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Übersicht erstellen, um eine Excel-Datei mit den gewünschten Daten zu erstellen. In dieser Datei sind standardmäßig alle Felder außer der Spalte Korrektur gesperrt. Wenn Sie hier Daten eintragen, wird die Spalte Lohn automatisch neu berechnet.

TimeScan Online

Mit Hilfe dieses Formulars übertragen Sie Ihre Kunden-, Objekt-, Raum- und Personaldaten sowie Zeiterfassungdaten an Ihre TimeScan Online - Domain. Wählen Sie hierfür zunächst die zu übertragenden Kunden und die zu übertragenden Mitarbeiter über die entsprechenden Kontrollkästchen. Klicken Sie anschließend auf [Exportieren].

Wenn Sie das Formular das erste Mal öffnen, erscheint möglicherweise eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass Sie noch keine Zugangsdaten für TimeScan Online angegeben haben. Bestätigen Sie diese Meldung mit [OK]. Nun wird automatisch Konfiguration - Optionen und dort die Registerkarte Weitere Einstellungen geöffnet. Geben sie hier im Abschnitt TimeScan Online Zugangsdaten Ihre Domain, Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort an. Ohne diese Daten ist ein Export nach TimeScan Online nicht möglich.

Hinweis: Abhängig von der Datenmenge kann dieser Vorgang einige Zeit dauern, da vorher alle in TimeScan vorhandenen Kunden-, Objekt-, Raum- und Personaldaten aufbereitet werden müssen. Während dieser Zeit sind in TimeScan keine weiteren Eingaben möglich.

Wenn Sie TimeScan Online nutzen, bieten wir Ihnen nun auch die Möglichkeit, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mit Hilfe eines RFID – Lesegerätes ( Codatex ZE03 ) und entsprechenden RFID – Karten zu erfassen. Diese Karten müssen Sie vor der Benutzung



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und bevor Sie Ihre Stammdaten nach TimeScan Online exportieren in TimeScan den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen. Hierzu benötigen Sie einen USB – RFID – Leser. Wählen Sie dazu unter Stammdaten – Personal den entsprechenden Mitarbeiter. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie auf der rechten Seite den Abschnitt Zuordnung mit der Schaltfläche RFID – Karte.

Nach dem Export der Stammdaten werden dann auch die Namen der Mitarbeiter in TimeScan Online angezeigt.

Liste Mitarbeiterausweise

Wenn Sie die Zeiterfassungsgeräte Räumen zugeordnet haben, melden sich die Mitarbeiter mit einem Barcode oder RFID-Tansponder an den Geräten an. Für diesen Zweck werden häufig Mitarbeiterausweise im Scheckkartenformat verwendet. Sie haben hier die Möglichkeit, Mitarbeiterausweise anhand der eingepflegten Personaldaten zu bestellen.

Wählen Sie dazu im linken Bereich (Personalliste) den Mitarbeiter. Mittels der Schaltfläche [>] übertragen Sie diese in den rechten Bereich (Bestelliste). Um alle Mitarbeiter auf einmal zu übertragen, benutzen Sie die Schaltfläche [>>]. Zum Entfernen einzelner oder aller Mitarbeiter aus der Bestelliste betätigen Sie [<] oder [<<].

Die getroffene Auswahl können Sie nun über die unteren Schaltflächen als Textdatei abspeichern oder direkt in eine E-Mail einfügen, die Sie uns senden. Entsprechend der getroffenen Vereinbarungen erhalten sie darufhin die fertig bedruckten Ausweiskarten mit bzw. ohne RFID-Transponder.

Listen

SMS - Protokoll

Wenn Sie die SMS-Funktion in TimeScan nutzen, werden alle versandten SMS protokolliert. Haben Sie unter Konfiguration - Optionen - SMS ein Kennwort vergeben, werden Sie beim Öffnen des Formulares danach gefragt. Anschließend wählen Sie einen Zeitraum sowie den Inhalt des Berichtes und lassen ihn sich als PDF in der Vorschau anzeigen oder auf den Drucker ausgeben.

Hinweis: Die Protokolleinträge sind nicht löschbar.

Tourenliste

Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre geplanten Touren. Wählen Seine einzelne Tour oder einen Bereich, ansonsteen werden alle Touren angezeigt.

Sie können die die Liste am Bildschirm betrachten oder ausdrucken.Die Tourenlisten können sowohl zusammenhängend als auch auf einzelne Seiten ausgedruckt werden.



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Jahresübersicht

Wählen Sie hier zunächst das Jahr und die Mitarbeiter, die in der Übersicht aufgeführt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf die Vorschau-Schaltfläche, um sich eine Vorschau der Übersicht anzusehen oder auf die Drucken-Schaltfläche, um die Übersicht zu drucken.

In dieser Auswertung sehen Sie für jeden Tag des Jahres, ob der Mitarbeiter Urlaub hatte, krank war oder Sonderurlaub hatte bzw. wie lange er gearbeitet hat. Wahlweise können Mitarbeiter bzw. Monate ausgeblendet werden, für die keine Daten existieren. Außerdem können Tage, in denen nicht gearbeitet wurde, grau hinterlegt werden.

Überstundenübersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Überstunden in den einzelnen Monaten.

Wählen Sie hier zunächst das Jahr und die Mitarbeiter, die in der Übersicht aufgeführt werden sollen. Außerdem können Sie angeben, welche Mitarbeitertypen berücksichtigt werden sollen. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie sich die Liste nun in der Vorschau ansehen oder über den Drucker ausgeben lassen.

Urlaubsübersicht

Diese Liste enthält eine Übersicht über die Resturlaubtage der Mitarbeiter.

Wählen Sie hier zunächst das Jahr und die Mitarbeiter, die in der Übersicht aufgeführt werden sollen. Außerdem können Sie angeben, welche Mitarbeitertypen berücksichtigt werden sollen.

Wählen Sie außerdem, ob der bereits genommene oder der verbleibende Resturlaub angezeigt wird.

Anschließend betätigen Sie die Vorschau- oder Druckschaltfläche.

Sollzeitenübersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die geplanten Sollstunden Ihrer Mitarbeiter. Für diese Übersicht werden die Daten verwendet, die Sie unter Stammdaten - Personal - RK Arbeitszeit hinterlegt haben.

Wählen Sie den Monat, der in der Titelzeile der Übersicht angezeigt werden soll.

Wählen Sie außerdem die weiteren Einstellungen zur inhaltlichen Gestaltung.



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Wenn Sie den Haken bei Leerzeilen zur Korrektur anzeigen setzten, erscheinen in der Übersicht Leerzeilen, in denen die Mitarbeiter Korrekturen zu den angegebenen Sollzeiten eintragen können.

Ein Haken bei Unterschriftenfeld anzeigen blendet ein Unterschriftenfeld ein, mit dem der Mitarbeiter die Richtigkeit der Angaben bestätigen kann.

Zusätzlich können Sie mit Belehrungstext anzeigen einen zusätzlichen Belehrungstext für die Mitarbeiter einfügen.

Revierplan nach Mitarbeiter

Unter diesem Menüpunkt lassen Sie sich die Listen ausgeben, in welchen Objekten Ihre Mitarbeiter zu welchen Zeiten geplant sind (Objekt-Personal-Plan).

Hier wählen Sie zunächst den Monat und die Mitarbeiter für die Übersicht. Wenn Sie nun die Drucken – bzw. die Vorschau – Schaltfläche betätigen, erhalten Sie eine Übersicht über die geplanten Zeiten der gewählten Mitarbeiter im gewählten Monat. Diese Übersicht ist nach Mitarbeitern gruppiert (nicht nach Objekten wie beim Revierplan in der Personalverwaltung.

Revierplan Historie nach Mitarbeiter

Die Historie enthält die anhand der Ist-Zeiten (manuelle Korrektur in der Personalverwaltung) korrigierten Personalplanungsdaten der abgeschlossenen Monate.

Wählen Sie zunächst den Monat und die Mitarbeiter für die Übersicht. Wenn Sie nun die Drucken – bzw. die Vorschau – Schaltfläche betätigen, erhalten Sie eine Übersicht über die historisierten Ist-Zeiten der gewählten Mitarbeiter im gewählten Monat.

Internet-Update

Hiermit prüfen Sie unabhängig von der automatischen Internet-Updatefunktion, ob im Downloadbereich unter http://www.softclean.eu eine neue Version von TimeScan zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, können Sie diese direkt herunterladen und installieren.

http://www.softclean.eu



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Datensicherung

Dieser Menüpunkt ist eine zusätzliche Möglichkeit zum schnellen Aufruf der lokalen Datensicherung wie auch unter Datei - Datensicherung.

Internet-Datensicherung

Hinweis: Diese Funktion erfordert eine gesonderte Vereinbarung mit der SoftClean GmbH.

Hier finden Sie eine Liste aller im Internet verfügbaren Datensicherungen. Wählen Sie die gewünschte Datensicherung aus, und klicken Sie anschließend auf [Wiederherstellen].

Mit einem Klick auf [Löschen] wird die Datensicherung vom Internet-Server gelöscht. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Speicherplatz für neue Datensicherungen frei machen möchten.

Sie haben hier ebenfalls die Möglichkeit, eine manuelle Internet-Datensicherung durchzuführen, indem Sie auf [Datensicherung durchführen… ] klicken. Auch hier gilt wie bei der automatischen Sicherung, dass Daten immer nur von jeweils einem Arbeitsplatz aus versendet werden können. Wenn Sie auf diese Weise eine Datensicherung durchführen, werden Übertragungsvorgänge auf allen anderen Arbeitsplätzen abgebrochen.



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TIPPS

ScanTime - Installation und Einrichtung

In SoftClean® und TimeScan sind Zeiterfassungsgeräte ("ScanTime") vom Typ "Symbol CS1504" und "Opticon OPN2001" nutzbar, wobei von den Symbol CS1504 nur noch einige Restexemplare im Einsatz sind und diese auch nicht mehr neu erhältlich sind. Beide Typen sind zwar in der Bedienung fast identisch, unterscheiden sich jedoch in der Technik erheblich. Insbesondere ist zu beachten, dass der Symbol-Scanner seriell angeschlossen wird, während der Opticon über einen USB-Anschluss verfügt.

Symbol CS1504 Opticon OPN2001

Obwohl die Anschlüsse an den Geräten identisch aussehen (Mini-USB), kann jeder Typ nur mit dem dafür vorgesehenen Kabel ausgelesen werden. Für den Opticon ist dies ein einfaches USB-Anschlusskabel (Standard USB -->Mini-USB), für den Symbol ein Spezialkabel (Sub-D-->Mini-USB)

Der Symbol wird ohne Treiberinstallation direkt über die serielle Schnittstelle angesprochen.

Der Opticon muss von Windows (Mindestvoraussetzung: Windows 2000) als USB-Gerät erkannt werden. Dazu ist ein Treiber erforderlich, der standardmäßig in den Installationsprogrammen von SoftClean® und TimeScan enthalten ist. Sollte eine nachträglich Installation erforderlich sein, finden Sie diesen auch auf unserer Installations-CD unter im Hauptmenü bzw. unter Weitere Anwendungen - ScanTime Treiber installieren oder in unserem Downloadbereich. Nach dem Start der Installationsdatei opn.exe erfolgt die Installation.

Achtung: Für die Installation sind Administrationsrechte erforderlich.

Für den Zugriff auf den Opticon muss der obere Punkt aktiviert bleiben. Außerdem werden standardmäßig ein Programm (Application Loader) zum Installieren einer neuen Firmware sowie die aktuelle Firmwareversion im 32-Bit-Programme-Verzeichnis des Arbeitsplatzes abgelegt. Dies ist für den Betrieb des Opticon nicht zwingend erforderlich, wird aber benötigt, falls eine aktuellere Firmware auf die Geräte aufgespielt werden soll.

Hinweis: Für 32- und 64-Bit-Windowsw werden unterschiedliche Treiber verwendet. Das Installationsprogramm wählt automatisch die richtige Version.

Nach der Treiberinstallation können Sie den Opticon anschließen. Windows erkennt nun ein neues Gerät "Barcode Scanner" und zeigt dabei den virtuellen COM-Port an, über den das Gerät angesprochen wird. Sie finden diese Angabe auch im Windows-Gerätemanager unter "Anschlüsse". Sie benötigen die Angabe der COM-Port-Nummer, da Sie diese unter Zeiterfassung - Einstellungen dem Opticon zuordnen.

Achtung: Die Zeiterfassungsgeräte können nur unter den COM-Nummern 1-16 angesprochen werden. Mitunter markieren jedoch USB-Geräte bei jedem Anschließen einen neuen Port als belegt, so dass dieser Wert überschritten wird. In diesem Falle können Sie die COM-Port-Nummer neu festlegen (Doppelklick auf [Barcode Scanner] --> Registerkarte Anschlusseinstellungen --> Schaltfläche [Erweitert]).



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Konfiguration in SoftClean®, TimeScan oder Uploader

Im TimeScan Uploader können Sie unter Optionen – TimeScan einen COM-Port zum Auslesen festlegen und damit auch nur einen Gerätetyp (meist Opticon) verwenden. Haben Sie Symbol und Opticon im Einsatz, muss der COM-Port jeweils passend gewält werden. In SoftClean und timeScan können Sie beide Typen von Geräten parallel einsetzen. Dabei müssen sie jedoch darauf achten, jedes Gerät auch an das passende Kabel anzuschließen und jedem Gerätetyp die richtige COM-Port-Nummer im Programm zuzuweisen. Dies erfolgt unter Zeiterfassung – Einstellungen.

I

Öffnen Sie das Auswahlfeld für den Gerätetyp. Wählen Sie hier den richtigen Anschluss, wie er im Windows-Gerätemanager angezeigt wurde. Anschließend aktivieren Sie das Kontrollkästchen zum Anzeigen der Ausleseschaltfläche. Wenn Sie nur noch Geräte vom Typ Opticon einsetzen, können Sie entsprechend im Bereich "Einstellungen für ScanTime" das Kontrollkästchen zum Anzeigen der Ausleseschaltfläche deaktivieren.

Zur Funktionsprüfung betätigen Sie bitte die Schaltfläche zum Aktualisieren von Datum und Uhrzeit. Dadurch sehen Sie, ab der Scanner korrekt angesprochen wird und haben gleich die interne Uhr mit der Systemzeit synchronisiert.

Speichern der Einstellungen finden Sie nun in SoftClean® bzw. TimeScan unter Zeiterfassung - Scanner auslesen bzw. beim Uploader im Hauptmenü eine zusätzliche Schaltfläche zum Auslesen der Opticon - Geräte:

Je nach angeschlossenem Gerät betätigen Sie zukünftig die entsprechende Schaltfläche.

Sollte es beim Auslesen zu Problemen kommen, prüfen sie bitte zunächst im Gerätemanager, ob zwischenzeitlich anderer USB-Geräte (Bluetooth-Stick, Smartcard-Leser o. ä.) den COM-Port für sich blockiert haben. Sollte dies der Fall sein, empfehlen wir, den Barcodeleser wie oben beschrieben manuell auf einen COM-Port zwischen 10 und 16 zu konfigurieren, um Konflikte in Zukunft zu umgehen.



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ScanTime - Kurzanleitung (Opticon)

Das ScanTime - Gerät (Opticon OPN2001) dient dazu, Barcodes (Objekt, Raum, Mitarbeiter) zu lesen und mit einem Zeitstempel zu speichern. Es können ca. 1000 Buchungen gespeichert werden, je nach Codelänge auch erheblich mehr. Diese Daten werden in SoftClean®, TimeScan oder einer ScanMo-Variante ausgelesen und weiterverarbeitet. Diese Programme installieren auch die notwendigen Treiber. Den dabei zugewiesenen COM-Port für die Eingabe unter Zeiterfassung - Einstellungen sehen Sie bei angeschlossenem Scanner im Gerätemanager von Windows unter Anschlüsse (COM und LPT).

Zum Auslesen wird ein handelsübliches Verbindungskabel USB->Mini-USB verwendet, worüber der integrierte Li-IO-Akku auch gleichzeitig geladen wird. Sie können zum Laden auch alle anderen für USB-Geräte angebotenen Möglichkeiten wie z.B. KFZ-Adapter oder Netzteile nutzen.

Wenn die Geräte nur zum Auslesen an den PC angeschlossen werden, ist diese Zeit meist zu kurz zum vollständigen Laden des Akkus. Sie sollten dann je nach Nutzung wöchentlich bis monatlich mindestens 3 Stunden zusätzlich auf anderem Wege geladen werden.

Bedienelemente:

Barcodes einscannen:

Richten Sie den Scanner auf einen Barcode (z.B. Raumetikett). Betätigen und halten Sie die große Taste des Scanners (Scan Button). Die Anzeige blinkt grün. Der Scanstrahl muss dabei den kompletten Barcode abdecken. Den optimale Abstand ist abhängig von Barcodegröße und Lichtverhältnissen - meist: Scanstrahl ≤ 1,5-fache Breite des Barcodes. Wurde der Code korrekt gelesen, verlischt der Scanstrahl und ein Bestätigungston ist zu hören, falls nicht abgeschaltet.

Barcodes löschen

Wenn Sie den letzen eingescannten Barcode löschen wollen, dann scannen Sie diesen noch einmal mit der kleinen Löschtaste (Löschen Button). Die Anzeige blinkt orange. Wurde der Code korrekt gelesen, verlischt der Scanstrahl und ein Bestätigungston ist zu hören, falls nicht abgeschaltet.

Wenn Sie alle eingescannten Barcodes löschen wollen, halten Sie die Löschtaste dauerhaft gedrückt, ohne den Scanner auf einen Barcode zu richten. Die Anzeige blinkt orange. Nach ca. 6-10 Sekunden ist als Bestätigung ein doppelter "Piep" - Ton zu hören.

Achtung: Damit wird der Scanner komplett gelöscht und alle bisherigen Buchungen gehen verloren! Ein Deaktivieren dieser Funktion ist leider nicht möglich.

Bestätigungston ein/ausschalten

Halten Sie die große Taste länger als 10 Sekunden gedrückt, ohne den Scanner auf einen Barcode zu richten. Dabei wechselt die Blinkanzeige von grün auf orange und verlischt dann. Beim Wiedereinschalten hören Sie einen Bestätigungston.

Scanner an den Computer anschließen

An Ihrem Computer finden Sie meist mehrere USB-Anschlüsse. Verbinden sie das "dicke" Ende des Kabels mit einem freien USB-Port. Die "dünne" Seite des Kabels wird an den Scanner angeschlossen.

Achtung: BeachtenSie bitte, dass ein möglicherweise noch im Einsatz befindliches serielles Anschlusskabel für ScanTime-Geräte vom Typ Symbol CS1504 für die Nutzung mit einem Opticon nicht geeignet ist!



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ScanTime - Kurzanleitung (Symbol)

Das ScanTime - Gerät (Symbol CS1504) dient dazu, Barcodes (Objekt, Raum, Mitarbeiter) zu lesen und mit einem Zeitstempel zu speichern. Es können bis zu 400 Buchungen gespeichert werden. Diese Daten werden in SoftClean®, TimeScan oder einer ScanMo-Variante ausgelesen und weiterverarbeitet. Diese Programme installieren auch die notwendigen Treiber. Unter Zeiterfassung - Einstellungen müssen Sie dann dort noch den COM-Port eingeben, an den der ScanTime angeschlossen wird.

Zum Auslesen wird ein serielles Kabel mitgeliefert. Beachten sie bitte, dass der Anschluss über ein handelsübliches USB->Mini-USB - Kabel nicht funktioniert, auch wenn es mechanisch passt. Zur Verwendung an einem USB-Anschluss benötigen Sie ein spezielles Adapterkabel.

Bedienelemente:

Barcodes einscannen:

Richten Sie den Scanner auf einen Barcode (z.B. Raumetikett). Betätigen und halten Sie die große Taste des Scanners (Scan Button). Die Anzeige blinkt grün. Der Scanstrahl muss dabei den kompletten Barcode abdecken. Den optimale Abstand ist abhängig von Barcodegröße und Lichtverhältnissen - meist: Scanstrahl ≤ 1,5-fache Breite des Barcodes. Wurde der Code korrekt gelesen, verlischt der Scanstrahl und ein Bestätigungston ist zu hören, falls nicht abgeschaltet.

Barcodes löschen

Wenn Sie den letzen eingescannten Barcode löschen wollen, dann scannen Sie diesen noch einmal mit der kleinen Löschtaste (Löschen Button). Die Anzeige blinkt orange. Wurde der Code korrekt gelesen, verlischt der Scanstrahl und ein Bestätigungston ist zu hören, falls nicht abgeschaltet.

Wenn Sie alle eingescannten Barcodes löschen wollen, halten Sie die Löschtaste dauerhaft gedrückt, ohne den Scanner auf einen Barcode zu richten. Die Anzeige blinkt orange. Nach ca. 6-10 Sekunden ist als Bestätigung ein doppelter "Piep" - Ton zu hören.

Achtung: Damit wird der Scanner komplett gelöscht und alle bisherigen Buchungen gehen verloren! Ein Deaktivieren dieser Funktion ist leider nicht möglich.

Bestätigungston ein/ausschalten

Halten Sie die große Taste länger als 10 Sekunden gedrückt, ohne den Scanner auf einen Barcode zu richten. Dabei wechselt die Blinkanzeige von grün auf orange und verlischt dann. Beim Wiedereinschalten hören Sie einen Bestätigungston.

Scanner an den Computer anschließen

An Ihrem Computer finden Sie einen USB-Anschluss oder einen seriellen Anschluss. Hier wird das Originalkabel oder das USB-Seriell-Adapterkabel+Originalkabel für den Scanner angeschlossen. Die "dünne" Seite des Originalkabels wird an den Scanner angeschlossen.

Ersetzen der Batterien

Wenn es notwendig ist, die Batterien zu ersetzen:

• Entfernen Sie die Schraube, welche die Batterieabdeckung sichert.

• Heben Sie die Batterieabdeckung an.

• Entfernen Sie die alten Batterien.

• Setzen Sie 4 neue Batterien ein (z.B. Varta V357), Polarität beachten.

• Batterieabdeckung aufsetzen und die Schraube festziehen.

Beachten Sie bitte, dass für eine korrekte Funktion alle 4 Batterien die volle Spannung und ausreichend Kapazität zur Verfügung stellen müssen. Dies ist bei preisgünstigen Vorteilspacks nicht immer der Fall.



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ScanTime Troubleshooting

Problem Mögliche Ursache Mögliche Lösung

Der Scanner arbeitet nicht.

Opticon: Akku entladen

Symbol: Batterien entladen oder nicht korrekt eingelegt

Laden Sie den Akku

Ersetzen Sie die Batterien bzw. legen Sie die Batterien erneut ein. Achten Sie unbedingt darauf, dass die (+) und (-) Pole mit den auf dem Batteriedeckel übereinstimmen.

Aktualisieren Sie anschließend Datum und Uhrzeit (Zeiterf. - Einstellungen)

Hardwarefehler. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Der Scanner scannt keine Barcodes oder löscht keine Barcodes.

Der Barcode ist vielleicht beschädigt. Versuchen Sie einen anderen Barcode zu scannen.

Sie sind zu dicht oder zu weit vom Barcode entfernt.

Testen Sie den Scanner in verschiedenen Abständen zum Barcode.

Sie scannen den Barcode in einem falschen Winkel.

Halten Sie den Scanner gerade auf den Barcode.

Opticon: Der Scanner ist am PC angeschlossen und hat die Verbindung hergestellt.

Trennen Sie das Kabel vom Scanner und versuchen Sie erneut zu scannen.

Sie scannen einen nicht unterstützten Barcodetyp. Zur effektiven Nutzung des Speichers wird der ScanTime auf Code39 mit maximal 9 Zeichen eingestellt.

Stellen Sie sicher, dass es sich bei den Etiketten um SoftClean®- oder TimeScan - Etiketten (Objekt, Raum, Leistung, Spezial) handelt.

Speicher ist voll

(LED leuchtet rot)

Laden Sie alle Daten vom Scanner herunter, und löschen Sie anschließend alle Daten vom Scanner, um wieder Speicherplatz zu schaffen.

Gespeicherte Barcodes werden nicht auf dem PC übertragen.

Das Verbindungskabel ist nicht richtig angeschlossen.

Überprüfen Sie, ob das Kabel richtig am PC und Scanner angeschlossen ist.

Der serielle Port Ihres Computers ist nicht richtig konfiguriert (9600, 8,N,1)

Überprüfen Sie die Hardwareeinstellungen an Ihrem PC oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Ein anderes Programm (ActiveSync, Telefonsoftware..) blockiert den seriellen Port

Schalten Sie in den betreffenden Programmen die Überwachung der seriellen Schnittstelle ab oder beenden Sie das Programm.

LED leuchtet/blinkt rot. Niedriger Batteriestand. Ersetzen Sie umgehend die Batterien gegen neue bzw. laden Sie den Akku

Aktualisieren Sie anschließend Datum und Uhrzeit (Zeiterf. - Einstellungen)

LED leuchtet rot, grün und bernsteinfarbig

Hardwarefehler. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung.



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Einbinden eines Firmenlogos

Starten Sie TimeScan. In der Auswahlleiste oben links klicken Sie auf Stammdaten - Eigentümer. Es öffnet sich das Fenster zur Festlegung der Mandanten-Daten. Hier kann man über das Kontrollkästchen „Eigenes Firmenlogo verwenden“ entscheiden, ob man ein Logo in die Auswertungen einbinden möchte.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Logo-Einbindung zu aktivieren. Jetzt können Sie über die Schaltfläche [Laden] eine Bitmap-Datei (BMP) im Format 600x100 Pixel in die Mandanten-Datenbank laden. Dazu klicken Sie auf [Laden] und wählen Sie in dem „Datei öffnen“ - Dialog Ihr Firmenlogo aus. Sollten Sie noch kein eigenes Logo haben, können Sie auch das TimeScan Standard-Logo „Logo_TimeScan.bmp“ im TimeScan Installationsordner verwenden oder dieses als Bearbeitungsgrundlage für ein eigenes Logo benutzen.

Sie können immer nur ein Firmenlogo in der Datenbank abspeichern. Wenn Sie das Logo ändern möchten, laden Sie ein neues in die Datenbank und bestätigen Sie die Überschreibungsabfrage mit „Ja“.

Hinweis: Die Änderung ist für alle Arbeitsplätze, die diese Mandanten-Datenbank verwenden (ESA_DAT), gültig!

Das Logo erscheint nun auf Ihren Auswertungen im Kopfbereich zwischen Überschrift dem Bereich mit Datum, Seitenzahl usw.

Über das Kontrollkästchen „Fußzeile verwenden“ können Sie auch entscheiden, ob auf den Auswertungen im Fußbereich Ihre Adressdaten angezeigt werden. Die Informationen dafür werden aus den Eintragungen in Stammdaten – Eigentümer entnommen.



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Arbeitsbeginn und Arbeitsende

TimeScan bietet ihnen die Möglichkeit, Etiketten für Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu verwenden. Um die diese Etiketten nutzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor.

Wählen Sie den Menüpunkt Zeiterfassung – Barcodeetiketten drucken… .

Klicken Sie hier auf [Spezialetiketten drucken… ].

Hier wählen Sie bei Art der Etiketten, die Sie drucken möchten. Sie haben die Wahl zwischen Pausen-, Arbeitsbeginn- und Arbeitsendeetiketten. Nachdem Sie sich für die Art der Etiketten entschieden haben, geben Sie noch an, wie viele Etiketten

gedruckt werden sollen. Anschließend klicken Sie auf , um die Etiketten zu drucken.

Nachdem Sie die Etiketten gedruckt haben, können Ihre Mitarbeiter diese wie gewohnt mit einem ScanTime scannen. Die ScanTimes lesen Sie ebenfalls wie gewohnt über Zeiterfassung – Scantime auslesen… aus.

Unter Zeiterfassung – Auswertung… finden Sie den zusätzlichen Haken Nur Zeiten zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende.

Wenn Sie diesen Haken setzen, werden in der jeweiligen Auswertung nur noch Buchungen berücksichtigt, die zwischen einer Arbeitsbeginn – und Arbeitsende – Buchung liegen.

Achtung: Sollten Sie diese Option aktiviert haben, erscheinen Tage ohne Anfangs – bzw. Ende – Buchung als ob an diesen Tagen keine Zeiterfassungsdaten vorhanden wären.



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Variabler Tagesbeginn

Beispiel: Ihre Mitarbeiter arbeiten immer über Nacht. Ein Mitarbeiter fängt z.B. 22:00 Uhr an zu arbeiten, macht 01:00 Uhr eine Pause und arbeitet dann von 01:30 bis 04:00. Bisher wurden diese Buchungen auf den Auswertungen der Zeiterfassung auf 2 Tage verteilt.

Ab TimeScan Version 2.0.86 haben Sie die Möglichkeit, solche Buchungen zu einem Tag zu zählen. Hierfür finden Sie unter Zeiterfassung - Einstellungen… auf der Registerkarte Daten und Protokoll eine zusätzliche Option, bei der Sie angeben können, um welche Uhrzeit ein Tag beginnen soll.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Buchungen, die vor der angegebenen Uhrzeit liegen, in den Auswertungen zum Vortag gezählt. Stellen Sie hier beispielsweise 20:00 Uhr ein.

So werden Buchungen, die zur selben Schicht gehören, nicht durch einen Tageswechsel auseinander gerissen.

Auch bei variablem Tagwechsel wird weiterhin die Timeoutzeit berücksichtigt, wie sie in Zeiterfassung - Einstellungen - Daten und Protokoll hinterlegt ist. Das bedeutet: Erfolgt eine "Kommt" - Scan noch innerhalb des Tageszeitraums, wird der zugehörige "Geht" - Scan innerhalb der Timeoutzeit noch zum gleichen Tag gerechnet. Erfolgt der zweite Scan erst nach der Timeoutzeit, zählt der "Kommt" - Scan als unvollständige Buchung und der zweite Scan als "Kommt" - Scan des neuen Tages.

Für den Bestreifungsmodus (Stammdaten – Personal - Allgemein "Mitarbeiter führt nur Bestreifungen durch") hat die Timeoutzeit keine Auswirkungen.



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Anlegen von Bestreifungsplänen

Ab Version 2.0.24 haben Sie in TimeScan die Möglichkeit, Bestreifungstouren für ihre Mitarbeiter zu planen. Anhand dieser Pläne können Sie überprüfen, ob der Mitarbeiter auch wirklich die abgesprochenen Bestreifungen durchgeführt hat.

Um Bestreifungspläne zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor.

Touren anlegen

Bevor Sie Bestreifungen planen können, müssen Sie zunächst Bestreifungstouren anlegen. Jede Tour besteht aus einem oder mehreren Kontrollpunkten. Um Touren festzulegen, wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration - Bestreifungstouren… .

Tragen Sie zunächst ins Feld Tourenname einen eindeutigen Namen für die Tour ein. Anschließend können Sie der Tour Kontrollpunkte hinzufügen, indem Sie auf + klicken. Für jeden Kontrollpunkt wählen Sie über die Auswahlfelder Kunde, Objekt und Raum, den zu bestreifenden Raum. Mit x entfernen Sie einzelne Kontrollpunkte.

Bestreifung planen

Wenn Sie eine oder mehrere Touren angelegt haben, müssen Sie noch festlegen, wann diese durchgeführt werden sollen. Hierzu gehen Sie auf Konfiguration - Bestreifung planen… .

Hier finden Sie im oberen Bereich Auswahlfelder, mit denen Sie den Mitarbeiter auswählen, für den Sie einen Bestreifungsplan festlegen möchten. Hier gibt es auch die Auswahlmöglichkeit <Allgemein>. Der Plan, den Sie hier festlegen, gilt übergreifend für alle Mitarbeiter. Mit einem Klick auf + fügen Sie dem Plan Bestreifungstouren hinzu. Wählen Sie jeweils einen Wochentag für die Bestreifung und die Tour, die durchlaufen werden soll. Bei Tourstart und Tourende geben Sie zusätzlich an, in welchem Zeitraum die Bestreifung durchgeführt werden soll. Auf diese Weise können für jeden Tag auch mehrere Touren geplant werden. Um den erstellten Plan zu speichern, klicken Sie auf Plan eintragen.



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Auswertung

Unter Zeiterfassung - Auswertung… finden Sie den Auswertungstyp Soll-Ist-Vergleich für Bestreifung. Auf dieser Auswertung sehen Sie für jeden Tag und jede Bestreifungstour, ob der Mitarbeiter die Bestreifung auch durchgeführt hat.

Wenn es für Sie unerheblich ist, wer die Bestreifung durchgeführt hat, wählen Sie den Auswertungstyp Soll-Ist-Vergleich der Bestreifung (allgemein). Bei dieser Auswertung wird nur der allgemeine Bestreifungsplan genutzt und es wird nur ausgewertet, ob die Bestreifung durchgeführt wurde oder nicht. Optional können Sie auch angeben, ob angezeigt werden soll, welcher Mitarbeiter den jeweiligen Kontrollpunkt kontrolliert hat und wann er die Kontrolle durchgeführt hat.

Für einen schnellen Überblick über alle angelegten Touren können Sie die Tourenliste nutzen, welche Sie unter Extras - Listen Tourenliste finden:



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Importieren von Räumen

Ab der TimeScan Version 2.0.66 haben Sie die Möglichkeit, Raumdaten aus einer Excel-Datei zu importieren. Um diese Funktion nutzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie den Menüpunkt Extras – Im- und Export – Microsoft Excel – Räume importieren… . Klicken Sie hier auf [Datei öffnen… ].

Wählen Sie die Datei, in der sich die Räume befinden, die Sie importieren möchten. Klicken Sie anschließend auf [Öffnen].

Nachdem die Datei eingelesen wurde, erhalten Sie eine Meldung darüber, wie viele Räume in der Datei vorhanden sind.Anschließend erscheinen die eingelesenen Räume in der Auswahl-Liste.

Hier wählen Sie die Räume, die Sie importieren möchten, indem Sie einen Haken vor

dem entsprechenden Eintrag setzen. Klicken Sie nun auf [Räume importieren].

Sollte ein Raum mit der angegebenen Bezeichnung, im angegebenen Objekt bereits im System vorhanden sein, wird der bestehende Raum beim Importieren mit den geänderten Angaben aktualisiert. Außerdem wird bei bestehenden Kunden mit gleicher Kundennummer bzw. Objekten mit gleicher Objektnummer der Kunden-Name2 bzw. der Objekt-Name2 erneuert.

Nachdem die Räume importiert wurden, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.



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Aufbau der Excel-Datei

Um Räume aus einer Excel-Datei zu importieren, muss diese folgenden Aufbau haben:

Kundennummer (max. 16 Zeichen): In dieser Spalte muss die Kundennummer des Kunden stehen, zu dem der Raum gehören soll.

Kunden-Name2 (max. 50 Zeichen): In dieser Spalte muss der Name des Kunden stehen, zu dem der Raum gehören soll.

Objektnummer (max. 20 Zeichen): In dieser Spalte muss die Objektnummer des Objektes stehen, dem der Raum zugeordnet werden soll.

Objekt-Name2 (max. 40 Zeichen): In dieser Spalte muss der Name des Objektes stehen, dem der Raum zugeordnet werden soll.

Raumbezeichnung (max. 255 Zeichen): In dieser Spalte muss die Bezeichnung des Raum stehen.

Zusätzlich zu den genannten Pflichtfeldern können Sie noch folgende Spalten verwenden:

Etage (max. 20 Zeichen): Tragen Sie in diese Spalte die Etage des Raumes ein.

RaumNr (max. 25 Zeichen): Tragen Sie in diese Spalte die RaumNr des Raumes ein.

FremdID (max. 9 Zeichen): Tragen Sie in dieses Feld die FremdID des Raumes ein. Diese kann, an Stelle der automatisch vergebenen RaumID, genutzt werden, um Raumetiketten zu drucken.

Lohn je Durchgang (Währungswert): Tragen Sie in diese Spalte den Lohn je Durchgang ein.

Preis je Durchgang (Währungswert): Tragen Sie in diese Spalte den Preis je Durchgang ein.

Sie können die einzelnen Spalten der Tabelle in beliebiger Reihenfolge anordnen. Wichtig ist, dass die Spaltenbezeichnung in der 1. Zeile der Tabelle steht und exakt der hier vorgegebenen Schreibweise entspricht.



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TimeScan Tipp - Verwendung von Fremd-Etiketten

Ab TimeScan Version 2.0.28 ist es möglich, Fremd-Etiketten (bereits vorhandene Barcodes, die nicht von TimeScan anhand der automatisch vergebenen Raum-ID erzeugt wurden) zu verwenden. Um diese Etiketten zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

Fremd-IDs zuweisen

Zunächst müssen Sie Ihren Räumen Fremd-IDs zuweisen. Dazu gehen Sie zunächst auf Konfiguration - Optionen.... Setzen Sie hier den Haken Fremd ID im Abschnitt Für jeden Raum können Sie eingeben. Klicken Sie anschließend auf [Übernehmen].

Öffnen Sie unter Stammdaten - Vorgänge... die Registerkarte Räume. Wählen Sie Raum bearbeiten bzw. Neuer Raum, je nachdem, ob Sie einen vorhandenen Raum bearbeiten oder einen neuen Raum erstellen möchten.

Geben Sie im Feld Fremd ID die Nummer des jeweiligen Fremd-Etiketts ein. Diese finden Sie in der Regel auf den Etiketten selbst oder erfahren sie in dem Programm, mit dem die Etiketten erzeugt wurden. Die Nummer darf alphanumerische Zeichen, aber keine Leerzeichen, enthalten.

Achtung: Tragen Sie auch eventuell vorhandene führende Nullen ein, da diese als Zeichen und nicht als Zahl gewertet werden. Klicken Sie anschließend auf [Übernehmen], um die Änderungen zu speichern.

Optionen für das Auslesen festlegen

Nachdem Sie Ihren Räumen die Fremd-IDs zugewiesen haben, müssen Sie noch festlegen, wie TimeScan mit den Fremd-Etiketten umgehen soll.

Öffnen Sie unter Zeiterfassung - Einstellungen... die Registerkarte Daten und Protokoll. Hier finden Sie den Abschnitt Fremd-Etiketten.

Hier ist standardmäßig die Option Fremd-Etiketten nicht beachten gewählt. Wenn Sie Fremd-Etiketten nutzen möchten, wählen Sie entweder die Option TimeScan-Etiketten bevorzugen oder Fremd-Etiketten bevorzugen. Diese Einstellung hat Auswirkung darauf, wie mit Barcodes verfahren wird, die in beiden Gruppen vorhanden sind.

Mit einem Klick auf [Übernehmen] werden Ihre Einstellungen übernommen.

Wenn Sie nun unter Zeiterfassung - ScanTime auslesen... einen ScanTime auslesen, der Buchungen von Fremd-Etiketten enthält, werden diese Buchungen den entsprechenden Räumen zugeordnet.

Fremd-Etiketten drucken

Sie können von TimeScan aus auch selbst Fremd-Etiketten drucken. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie auf Zeiterfassung - Barcodeetiketten drucken....

• Setzen Sie den Haken bei Fremd-Etiketten drucken.

• Wählen Sie wie gewohnt die zu druckenden Räume.

Hinweis: Ist das Kontrollkästchen für Fremdetiketten aktiviert, stehen auch nur Räume zur Auswahl, für die Fremd-IDs konfiguriert wurden. Zum Druck der Räume mit TimeScan-ID muss das Kontrollkäsctchen wieder deaktiviert werden.

Wenn Sie nun auf die Drucker-Schaltfläche klicken, werden die gewählten Etiketten gedruckt, wobei die Barcodes nicht wie sonst anhand der internen ID des Raumes, sondern anhand der Fremd-ID erzeugt werden. Selbstverständlich können Sie sich auch mit Hilfe der Vorschau-Schaltfläche eine Vorschau der Etiketten ansehen.



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Reinigung Bus & Bahn

TimeScan bietet Ihnen seit der Version 2.2.110 die Möglichkeit, Reinigungsleistungen über Transportmittel wie Busse und Bahnen zu erfassen und auszuwerten.

Erfassen der Busse / Bahnen als Räume

Legen Sie unter Vorgänge die Busse oder Bahnen als Räume an und weisen den Räumen die Etage mit der Bezeichnung „Bus“ oder „St-Bahn“ zu, um diese Räume als Bus oder Bahn zu kennzeichnen. Dies ist wichtig für die spätere Unterscheidung des Fahrzeugtyps bei der Erzeugung der Excel-Mappen.

Sollten Sie noch keine Etagen mit den Bezeichnungen „Bus“ und „St-Bahn“ zur Auswahl vorfinden, können Sie diese unter Konfiguration – Etagen… anlegen.

Anlegen der Leistungen

Damit die Leistungen den Fahrzeugtypen zugeordnet werden können, müssen Sie einige Konventionen beim Anlegen der Leistungen einhalten.

Leistungen für Busse:

Die Bezeichnung beginnt mit einem kleinen „b“ gefolgt von einem Unterstrich und der laufenden Nummer. Nachfolgende Zeichen können beliebig vergeben werden.

Beispiel: „b_1… “

Leistungen für Straßenbahnen:

Die Bezeichnung beginnt mit einem kleinen „s“ gefolgt von einem Unterstrich und der laufenden Nummer. Nachfolgende Zeichen können beliebig vergeben werden.

Beispiel: „s_1… “

Für die Unterscheidung von Grundreinigung und Grundreinigung klein im Rapport und im Leistungsabgleich ist es notwendig, dass die Bezeichnung der Leistungen mit „k_grund“ oder „grund“ endet.

Beispiel: „b_4_k_grund“ oder „b_4_grund“

Anderslautende Bezeichnungen werden bei der Auswertung (Leistungsabgleich/Rapport) nicht berücksichtigt. Haben Sie dies getan, können Sie die Leistungsetiketten für die erstellten Leistungen unter Zeiterfassung – Leistungsetiketten drucken… ausdrucken.

Leistungsabgleich erstellen…

Unter Extras - Im- und Export – Microsoft Excel – Leistungsabgleich erstellen haben Sie nun die Möglichkeit, einen jährlichen Abgleich der durchgeführten Leistungen je Bus / St-Bahn zu erzeugen. Es werden dabei für jeden Monat des Auswertungszeitraumes Mappen erzeugt und mit einer Quartals- und Jahresübersicht zusammengefasst und abgeglichen. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einen Moment dauern.

Wählen Sie hier den Kunden und das auszuwertende Objekt, sowie den Auswertungszeitraum und den Fahrzeugtyp. Mit einem Mausklick auf Exportieren… wird die Erzeugung der Excel-Mappen gestartet.

Tages-Rapport Monat

Unter Extras - Im- und Export – Microsoft Excel – Tages-Rapport Monat haben Sie nun die Möglichkeit, einen monatlichen Rapport über die durchgeführten Leistungen je Bus / St-Bahn zu erzeugen. Es werden dabei für jeden Tag des gewählten Monats Mappen erzeugt und mit einer Monatsübersicht zusammengefasst.



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Wählen Sie hier den Kunden und das auszuwertende Objekt, sowie den auszuwertenden Monat und den Fahrzeugtyp. Mit einem Mausklick auf „Exportieren… “ wird die Erzeugung der Excel-Mappen gestartet. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einen Moment dauern.



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VEREINBARUNGEN

Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen

1. Geltung

1.1 Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma SoftClean GmbH gelten für alle Verträge, Lieferungen und Leistungen einschließlich von Beratungsleistungen und Auskünften.

1.2 Abweichende Bedingungen der Kunden und Vertragspartner werden nicht anerkannt, soweit diesen nicht ausdrücklich zugestimmt wird.

2. Angebote, Vertragsabschluß, Vertragsinhalt

2.1 Die Angebote der Firma SoftClean GmbH sind freibleibend. Die Angebotspreise sind nicht verbindlich, solange sie nicht schriftlich bestätigt sind.

2.2 Mündliche Nebenabreden und Zusicherungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der schriftlichen Bestätigung.

2.3 Alle Bestellungen gelten unter Vorbehalt der schriftlichen Bestätigung durch die Firma SoftClean GmbH

3. Preise, Zahlungen, Verzug

3.1 Die Preise verstehen sich netto Kasse zuzüglich Fracht- und Nebenkosten ab Geschäftssitz zuzüglich Mehrwertsteuer in gesetzlicher Höhe, sofern schriftlich nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

3.2 Die gesamte Zahlung ist bei Lieferung sofort fällig. Im Falle des Zahlungsverzuges ist die Firma SoftClean GmbH berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 4% über dem jeweils geltenden Diskontsatz der Deutschen Bundesbank, mindestens aber 10%, zu fordern. Die Geltendmachung eines weiteren Schadens bleibt ausdrücklich vorbehalten.

3.3 Die Aufrechnung mit Gegenansprüchen und das Recht zur Einbehaltung von Zahlungen sind ausgeschlossen, sofern die Ansprüche der Firma SoftClean GmbH nicht ausdrücklich anerkannt werden oder bereits rechtskräftig festgestellt sind.

4. Lieferfristen, Termine, Abnahme

4.1 Lieferfristen sind grundsätzlich unverbindlich, es sei denn, dass in Auftragsbestätigung der Firma SoftClean GmbH etwas anderes zugesagt ist. Eine vereinbarte Lieferfrist ist eingehalten, wenn bis zu ihrem Ablauf der Liefergegenstand die Firma verlassen hat oder die Versandbereitschaft mitgeteilt und nachgewiesen wurde.

4.2 Die Ware wird in handelsüblicher Verpackung geliefert. Ist der Versand vereinbart, so wählt die Firma SoftClean GmbH den Transportweg und das Transportmittel nach pflichtgemäßem Ermessen ohne Haftung für die billigste und schnellste Beförderungsart.

4.3 Die Firma SoftClean GmbH ist zu Teillieferungen und Teilleistungen jederzeit ohne vorherige Ankündigung berechtigt.

4.4 Nimmt der Kunde die Ware ab oder unterlässt er bei Abrufverträgen den Abruf innerhalb des vereinbarten Zeitraums, so ist die Firma SoftClean GmbH berechtigt, nach Einräumung einer Nachfrist Vorkasse zu verlangen oder vom Vertrag zurückzutreten oder Schadenersatz wegen Nichterfüllung geltend zu machen. Dauert der Abnahmeverzug länger als 1 Monat, hat der Kunde pro Monat 1% des Bestellpreises für Mehraufwand und Kosten zu zahlen.

5. Installationsvoraussetzungen

5.1 Es obliegt dem Kunden, alle für die Installation erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen.

6. Gewährleistung

6.1 Die Firma SoftClean GmbH gewährleistet für die Zeit von 6 Monaten ab der Auslieferung der Ware bzw. der Überlassung des Programms, dass diese zur Zeit der Lieferung frei von Fehlern sind, die den Wert oder die Tauglichkeit des Gewöhnlichen Gebrauchs aufheben oder wesentlich mindern. Die Gewährleistung erlischt, wenn die gelieferte Software durch den Kunden oder Dritte verändert wird bzw. bei Schäden, die auf höhere Gewalt oder unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind.

6.2 Mängel sind unverzüglich bei ihrer Feststellung unter sofortiger Einstellung der Benutzung und Bearbeitung schriftlich zu rügen. Dies gilt auch für das Fehlen zugesicherter Eigenschaften. Rügen offensichtlicher Mängel sind nach Ablauf von 3 Tagen seit dem Eintreffen der Ware am Bestimmungsort ausgeschlossen. Bei Nichtkaufleuten gilt insoweit eine Frist von 2 Wochen.



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6.3 Bei den von der Firma SoftClean GmbH zu vertretenden Mängeln besteht ein Nachbesserungsrecht. Solange die Firma SoftClean GmbH ihren Verpflichtungen zur Behebung der Mängel nachkommt, hat der Kunde nicht das Recht, Herabsetzung der Vergütung oder Rückgängigmachung des Vertrages zu verlangen, sofern nicht ein Fehlschlagen der Nachbesserung vorliegt.

6.4 Gebrauchte Waren, einschließlich gebrauchter Ersatzteile werden verkauft wie besichtigt unter Ausschluss jeder Gewährleistung.

6.5 Die Firma SoftClean GmbH kann verlangen, dass ihr die beanstandete Ware bzw. beanstandete Programm an ihrem Geschäftssitz zur Untersuchung und Durchführung der Mängelbeseitigung zur Verfügung gestellt wird.

6.6 Der Kunde verpflichtet sich im Rahmen seiner Schadensminderungspflicht bei durch die Firma SoftClean GmbH zu vertretenden Mängeln zur Teilnutzung der Ware und der Nutzungsrechte, soweit dies zumutbar ist.

Im Falle einer Wandlung des Kaufvertrages erhält die Firma SoftClean GmbH eine Nutzungsentschädigung in Höhe von 3% des Rechnungsbetrages pro Monat.

7. Rücktritt, Schadensersatz

7.1 Ein Rücktritt des Kunden vom Vertrag aus Gründen, die nicht von der Firma SoftClean GmbH zu vertreten sind, ist nur mit deren schriftlich erklärtem Einverständnis zulässig. In diesem Fall sowie im Falle des Berechtigten Rücktritts durch die Firma SoftClean GmbH ist diese berechtigt, als Wertminderungsersatz bzw. pauschalierten Schadensersatz wegen Nichterfüllung 15% des Rechnungsbetrages zu fordern. Ein weitergehender Schadensersatzanspruch der Firma SoftClean GmbH bleibt hiervon unberührt.

7.2 Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ein Schaden überhaupt nicht oder in geringerer Höhe entstanden ist.

8. Pflege, Wartung, Reparatur

8.1 Nach Aufwand (Arbeitsstunden und Materialkosten) werden folgende Leistungen berechnet:

- Installation der Computerprogramme,

- Installation von Änderungen oder Erweiterungen,

- Schulungsmaßnahmen aller Art,

- Systembedingte Umstellungen der Computerprogramme,

- Beratung in allen Fällen des Einsatzes und der Anwendung der Computerprogramme.

8.2 Wird zur Ausführung von Reparaturen die Vorlage eines Kostenvoranschlages gewünscht, so ist dies ausdrücklich anzugeben. Die Kosten für den Voranschlag sind zu vergüten. Reparaturen erfolgen ohne Gewähr, wenn kein Mängelbericht vorliegt. Ob eine Reparatur in eigener oder fremder Werkstatt erfolgt, liegt im Ermessen der Firma SoftClean GmbH. Kosten für den Versand und die Verpackung gehen zu Lasten des Kunden.

9. Gefahrübergang

9.1 Die Gefahr geht auf den Kunden über, solange die Sendung an die den Transport ausführende Person übergeben worden ist oder zwecks Versendung das Lager der Firma SoftClean GmbH verlassen hat. Falls der Versand ohne Verschulden der Firma SoftClean GmbH oder des Lieferanten unmöglich wird, oder sich verzögert, geht die Gefahr mit der Meldung der Versandbereitschaft auf den Käufer über.

10. Eigentumsvorbehalt

10.1 Die Ware bleibt Eigentum der Firma SoftClean GmbH bis zur Zahlung aller deren Forderungen bzw. bis zur Einlösung sämtlicher, in Zahlung gegebener Wechsel und Schecks, auch wenn der Kaufpreis für besonders bezeichnete Forderungen bereits gezahlt ist. Bei laufender Rechnung gilt das vorbehaltene Eigentum als Sicherung für die Saldoforderung.

10.2 Die Forderung des Kunden aus einer Weiterveräußerung der Vorbehaltsware wird bereits bei Vertragsabschluß zur Sicherung der Forderung der Firma SoftClean GmbH aus der aus dem bestehenden Geschäftsverhältnis an diese abgetreten, und zwar gleichgültig, ob die Vorbehaltsware vor oder nach einer Weiterverarbeitung an einen oder mehrere Abnehmer veräußert wird. Die Abtretung gilt auch für den Fall einer von der Firma SoftClean GmbH genehmigten Weiterveräußerung der erworbenen Nutzungsrechte an Computerprogrammen.

10.3 Der Kunde ist zur Weiterveräußerung der Vorbehaltsware nur berechtigt und ermächtigt, wenn die Forderungen aus der Weiterveräußerung bzw. Vermietung auf die Firma SoftClean GmbH übergehen. Zu anderen Verfügungen über die Vorbehaltsware ist der Kunde nicht berechtigt. Die Berechtigung zur Weiterveräußerung der Vorbehaltsware bzw. Übertragung der Nutzungsrechte kann insbesondere im Falle des Zahlungsverzuges jederzeit widerrufen werden. Auf Verlangen ist der Kunde verpflichtet, die Abtretung Dritten zur Zahlung an die Firma SoftClean GmbH bekannt zugeben. Dies gilt auch für den Fall einer von der Firma SoftClean GmbH genehmigten Weiterveräußerung der erworbenen Nutzungsrechte an Computerprogrammen.



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10.4 Die Firma SoftClean GmbH verpflichtet sich, nicht mehr benötigte Sicherheiten auf Verlangen des Kunden oder eines durch eine etwaige Übersicherung beeinträchtigten Dritten freizugeben. Diese Verpflichtung besteht, wenn der Wert der Sicherheiten der Firma SoftClean GmbH die Forderungen gegen den Kunden um mehr als 30% übersteigt, wobei unter Wert der Nominalwert zu verstehen ist.

11. Haftung, Haftungsbegrenzung

11.1 Die Firma SoftClean GmbH übernimmt die Haftung für unmittelbare Personen- und Sachschäden, die den Kunden durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bezüglich vertragswesentlicher Pflichten entstanden sind. Eine weitergehende Haftung wird ausgeschlossen. Unmittelbarer Schaden ist derjenige Aufwand, der zur Wiederherstellung der geschädigten Sachen erforderlich ist.

11.2 Die Haftung ist begrenzt bei der Vereinbarung eines einmaligen Entgelts auf 50% der Vertragssumme, bei der Vereinbarung laufender Entgeltszahlungen auf die Summe der im Laufe eines Jahres zu entrichtenden Beträge.

11.3 Alle Schadensersatz- und Gewährleistungsansprüche gegen die Firma SoftClean GmbH sowie deren Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen verjähren nach 6 Monaten. Davon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche aus unerlaubter Handlung sowie Ansprüche, für die ein gesondertes Garantieversprechen besteht.

I. Sonderbestimmungen für Computerprogramme

1. Standard- und Lizenzprogramme

1.1 Bei Standard- und Lizenzprogrammen fremder Hersteller wird lediglich die Übereinstimmung mit den bei Lieferung gültigen Programmspezifikationen des Herstellers garantiert. Jede weitere Gewährleistung ist ausgeschlossen. Bei Fehlern wird von der Firma SoftClean GmbH ein gegen den Hersteller bestehender Anspruch auf Wandlung, Minderung oder Schadensersatz an den Kunden abgetreten.

2. Computerprogramme der Firma SoftClean GmbH

2.1 Die Firma SoftClean GmbH überträgt dem Kunden das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und zeitlich unbegrenzte Recht, die von der Firma SoftClean GmbH erstellten und von dieser erworbenen Computerprogramme zu nutzen. Die dem Kunden überlassenen Computerprogramme verbleiben einschließlich der Dokumentation im Eigentum der Firma SoftClean GmbH.

2.2 Die Firma SoftClean GmbH bleibt Inhaber aller Rechte an der dem Kunden übergebenen Computerprogramme einschließlich des jeweils zugehörigen Materials auch, wenn der Kunde diese in vertraglich zulässigem Umfang oder mit seinen eigenen Programmen oder denjenigen eines Dritten verbindet. Bei derartigen Änderungen oder Verbindungen sowie bei der Erstellung von für die vertragliche Nutzung erforderlichen Programmkopien wird der Kunde einen auf die Firma SoftClean GmbH verweisenden Urhebervermerk anbringen.

2.3 Demonstrationssysteme werden ausschließlich zum Gebrauch im Hause des Kunden für Vorführungen zur Verfügung gestellt. Das Ausleihen zum Test oder anderen Zwecken sowie das anderweitige Außerhausgeben sind nicht gestattet.

2.4 Die vollständige Programmdokumentation erfolgt ausschließlich auf Datenträgern.

3. Vertragsstrafe

3.1 Der Kunde verpflichtet sich, die Nutzungsrechte nur für eigene Zwecke einzusetzen. Unzulässig ist insbesondere eine Weitergabe und Vervielfältigung der Programme zu gewerblichen Zwecken. Die Duplizierung der Computerprogramme zum Zwecke der Datensicherung ist zulässig. Jede Weitergabe der Programme bedarf der vorherigen Genehmigung der Firma SoftClean GmbH.

3.2 Der Kunde ist verpflichtet, für jeden Fall der unbefugten Weitergabe an Dritte an die Firma SoftClean GmbH eine Vertragsstrafe von € 7.500,- zu zahlen.

II. Erfüllungsort, Gerichtsstand, anwendbares Recht

1. Erfüllungsort für Lieferung und Zahlung sowie Gerichtsstand ist Wismar. Wir sind auch berechtigt, am Sitz des Auftraggebers Klage zu erheben

2. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen den Parteien gilt, soweit gesetzlich zulässig vereinbar, das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

3. Sollten einzelne dieser Bestimmungen rechtlich unwirksam sein oder werden, sollen an deren Stelle solche Regelungen treten, die dem wirtschaftlichen Zweck des Vertrages unter angemessener Wahrung der beiderseitigen Interessen am nächsten kommen. Die übrigen Bedingungen bleiben in vollem Umfange gültig.



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Lizenzvertrag und Gewährleistung

Wichtig: Bitte aufmerksam lesen!

1. Lizenzgewährung:

Die SoftClean GmbH gewährt Ihnen eine ausschließliche, nicht übertragbare Lizenz:

a) zur Installation der TimeScan Software auf einem beliebigen einzelnen Personalcomputer (sei es ein Einzelplatz-Computer oder eine Workstation in einem Netzwerk) und

b) zum Kopieren der TimeScan Software einzig zu dem Zweck der Installation auf Ihrem Computer und als Sicherung und Archivaufbewahrung. Es ist verboten, Kopien der TimeScan Software herzustellen, zu verkaufen, zu vermieten oder zu vertreiben. Es ist erlaubt, die Rechte dieses Vertrages an Dritte zu übertragen, vorausgesetzt, die dritte Partei erklärt sich schriftlich damit einverstanden, sich an die Vertragsbedingungen zu halten. In einem solchen Fall, sind alle Kopien der TimeScan Software an die dritte Partei zu übergeben. Alle nicht übergebenen Kopien sind zu vernichten.

Die SoftClean GmbH untersagt jeglichen Verleih der TimeScan Software.

2. Keine weiteren Rechtsansprüche:

Sie nehmen zur Kenntnis, dass SoftClean GmbH sowohl Urheber als auch Eigentümer der TimeScan Software sind. SoftClean GmbH behält den Rechts- und Besitzanspruch der TimeScan Software. Sie akzeptieren, dass die oben gewährte Lizenz kein Verkauf der Software ist und dass der oben aufgeführte Vertrag Ihnen in Bezug auf die TimeScan Software keinen Anspruch auf Patente, Vervielfältigungen, Branchengeheimnisse, Warenzeichen oder auf andere Rechte gewährt. Sie erklären sich damit einverstanden, die TimeScan Software vertraulich zu behandeln und angemessene Schritte zu unternehmen, unerlaubte Vervielfältigung und Bekanntgabe zu verhindern.

3. Keine Modifikationen ,Dekompilierung oder Erweiterungen:

ES IST VERBOTEN, DIE TIMESCAN SOFTWARE, DIE DOKUMENTATION ODER KOPIEN IM GANZEN ODER TEILWEISE ZU VERÄNDERN, ZU ÜBERSETZEN, ZU DISASSEMBLIEREN ZU ERWEITERN ODER ZU DEKOMPILIEREN. (METHODEN DES „REVERSE ENGINEERING“)

4. Gewährleistung:

Die SoftClean GmbH weist darauf hin, dass es nach dem momentanen Stand der Technik nicht möglich ist, Software so zu erstellen, dass sie in allen Anwendungen und Kombinationen, insbesondere auch in Verwendung mit verschiedenen Hardwarekomponenten, fehlerfrei arbeitet. Gegenstand des Vertrages ist daher nur die Software, die im Sinne der Programmbeschreibung grundsätzlich verwendbar ist.

Mängel sind unverzüglich nach Bekanntwerden, jedoch spätestens nach 30 Tagen anzuzeigen. Ist die Software mangelhaft, so ist SoftClean GmbH unter Ausschluss sonstiger Gewährleistungsansprüche nach seiner Wahl berechtigt, nachzubessern oder Ersatz zu liefern. Mehrere Nachbesserungen sind zulässig. Schlägt die Nachbesserung fehl, kann der Kunde Minderung verlangen.

SoftClean GmbH haftet nicht für die richtige Auswahl, Einsatz, Anwendung, und Nutzung der Software. Das gilt insbesondere für den Fall des Einsatzes nicht geeigneter Hardware oder Änderungen der Software. Insbesondere ist die Haftung für alle durch die Software verursachten mittelbaren Schäden ausgeschlossen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

SoftClean GmbH haftet nicht für Ansprüche auf Schadenersatz aus jedem Rechtsgrund, außer es kann vom Kunden grob fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln, Tun oder Unterlassen nachgewiesen werden. Für Kaufleute wird auch die Haftung für grobe Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Die Gewährleistungsansprüche erlöschen 6 Monate nach Lieferung.

5. Gesetzesanwendung:

Dieser Vertrag unterliegt der Gesetzgebung der Bundesrepublik Deutschland und ist so anzuwenden, als ob die betreffenden Rechtsgeschäfte in der Bundesrepublik Deutschland stattfänden. Sowohl Sie als auch SoftClean GmbH nehmen zur Kenntnis, dass das Abkommen der Vereinten Nationen, bezüglich der Verträge für den internationalen Verkauf von Waren (1980), ausdrücklich von der Anwendung auf diesen Vertrag ausgeschlossen ist.

6. Auflagen:

Dieser Vertrag gilt bis in das Jahr 2040, sofern er nicht, wie unten aufgeführt, vorher gekündigt wird. SoftClean GmbH hat das Recht, den Vertrag und die Lizenzrechte sofort zu kündigen, falls Sie die Bestimmungen dieses Vertrages nicht erfüllen.

7. Zusammenfassung

SIE NEHMEN ZUR KENNTNIS UND STIMMEN ZU, DASS SIE DIESEN VERTRAG GELESEN UND VERSTANDEN HABEN UND DASS DIES DER VOLLSTÄNDIGE VERTRAG ZWISCHEN IHNEN UND SOFTCLEAN GMBH IST, DER ALLE FRÜHEREN, ZWISCHEN IHNEN UND SOFTCLEAN GMBH GETROFFENEN ABMACHUNGEN, SEI ES IN SCHRIFTLICHER, MÜNDLICHER ODER ANDERER FORM, ERSETZT.

Dieser Vertrag kann nur durch ein schriftliches, von SoftClean GmbH unterzeichnetes Dokument geändert werden.



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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für alle Produkte und Dienstleistungen der Firma SoftClean GmbH.

Wir, die Firma SoftClean GmbH, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze. Für den Geschäftsbetrieb ist es jedoch notwendig, Informationen über Firmen oder Personen zu speichern und den Mitarbeitern der SoftClean GmbH zugänglich zu machen. In keinem Fall erfolgt eine Weitergabe an Dritte, es sei denn, Sie haben dazu Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilt.

Speicherung von Kundendaten

Folgende Angaben von Ihnen werden in unsere interne Datenbank aufgenommen:

• Adressinformationen (incl. Telefon/Fax, e-Mail, Webseite)

• Informationen zu Ansprechpartnern

• Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Rechnungsangaben

• Informationen zu den von der Firma SoftClean GmbH bezogenen Waren und Dienstleistungen

• Angaben zu Software-Wartungsverträgen und der Anzahl der Lizenzen

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, diese Angaben vertraulich zu behandeln und haben eine entsprechende Vereinbarung unterschrieben.

Sie sind jederzeit berechtigt, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu verlangen. Auf Ihren Wunsch hin löschen wir auch alle Daten, die nicht zur Aufrechterhaltung des Vertragsverhältnisses zwingend erforderlich sind. Sollte das Vertragsverhältnis enden, werden auch diese entfernt, soweit sie nicht gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

Umgang mit Firmendaten

Sie haben die Möglichkeit, uns auf freiwilliger Basis zum Zweck der Datenpflege, Analyse oder Einarbeitung von Daten Ihre firmeneigene Mandantendatenbank zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall sichern wir den sorgfältigen und vertraulichen Umgang zu und unternehmen alles, um Mißbrauch oder unberechtigte Veröffentlichung auszuschließen.

• Der Upload erfolgt in einen geschützten Bereich unserer Webseite außerhalb des Homepagebereiches. Von Ihnen dort hochgeladene Dateien sind für andere Nutzer nicht sichbar und nicht zugreifbar. Nur der von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter der Firma SoftClean GmbH erhält darüber eine Benachrichtigung und kann die Dateien herunterladen.

• Eine Nutzung der von Ihnen bereitgestellten Daten erfolgt ausschließlich im vereinbarten Rahmen. Für die Zeit der Bearbeitung werden sie so auf unserem Server gespeicher, dass der Zugriff nur für autorisierte Mitarbeiter möglich ist. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, werden die Daten gelöscht. Darüber hinaus erfolgt eine regelmäßige automatisierte Löschung der Daten, die seit 14 Tagen nicht mehr geändert wurden.

• Nur zeitweilig in der Firma SoftClean GmbH beschäftigte Mitarbeiter (z.B. Praktikum, Probearbeitsverhältnis) erhalten keine Zugriff auf den Bereich der Firmendaten.

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