HANDVORSCHUSS

Abrechnung der Handkasse

Die folgende Anleitung soll Ihnen bei der Abrechnung Ihrer Handkasse behilflich sein.

Bei ergänzenden Fragen können Sie sich selbstverständlich an die Regionalverwaltung Oberhessen wenden.

Als Ansprechpartner stehen Ihnen

Dienststelle Gießen:

Frau Rohrbach (Telefon: 0641 / 30020-125) oder Herr Schnell (Telefon: 0641 / 30020-120)

Dienststelle Alsfeld:

Frau Hansel, bzw. Frau Spahn (Telefon: 06631/9600-0)

zur Verfügung.

Wie rechne ich die Handkasse ab?

1. Erstellen der Abrechnung mit Hilfe der beiliegenden Datei

2. Kontrolle des Bestandes

3. Abrechnungsunterlagen zusammenstellen (mit allen Anlagen und Belegen)

4. Versand an die RV Oberhessen (Dienststelle Gießen, bzw. Alsfeld)

5. Vorbereitung der nächsten Abrechnung

Öffnen der AbrechnungsdateiBeim Öffnen der Datei muss folgende

Makro-Abfrage erscheinen:

Wichtig!!!Makros dieser Datei

immer aktivieren.

Sollte die Abfrage fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren

Administrator oder die Regionalverwaltung.

Aufbau der Abrechnungsdatei:Kopfzeile

Allgemeine Angaben zur Gemeinde,Verwendung der Handkasse,

verantwortliche Person (einmalig einzutragen) Abrechnungszeitraum

Regel-Kassen-Bestand

Abrechnungsteil 1

Tragen Sie hier das Datum des

Kassenbons ein.

In diese Spalte ist eine Kurzbeschreibung der Einnahme

oder Ausgabe einzutragen.

Einnahmen in die linke Spalte und Ausgaben in die

rechte Spalte eingeben.

Jede Eingabe wird sofort rechnerisch erfasst. Sie haben somit immer einen Überblick

über den Bestand Ihrer Kasse.

Abrechnungsteil 2

Im ersten Feld geben Sie die Gliederungsziffer (4-stellig) ein:

Sie legt den Bereich der Einnahme oder Ausgabe fest

(z.B. 0110 bei Ausgaben für den Gottesdienst)

Im mittleren Feld wird die

Objektziffer (2-stellig) erfasst.

In diesem Bereich ordnen Sie die Einnahmen und Ausgaben konkreten Haushaltsstellen zu.

Im hinteren Feld wird die Gruppierungsziffer (4-stellig) eingegeben:

Sie legt die Einnahme- bzw. Ausgabeart fest.

Achten Sie darauf, dass Sie die Haushaltsstelle vollständig erfassen!

Der automatisch erzeugte Buchungsbeleg funktioniert nur, wenn jeweils alle 3 Felder ausgefüllt werden.

Vorbereitung zum Versand an die Regionalverwaltung

Nachdem alle Bewegungen der Handkasse in die Abrechnung

eingetragen wurden, sind die Unterlagen an die Regionalverwaltung weiterzuleiten.Vorab sollte der Kassenbestand überprüft

werden.

Kontrolle der Abrechnung

Summe Bargeld

Summe der abgerechneten

Belege

Zur Kontrolle:Die Summe aus Giro-Bestand,

Bargeld und die abgerechneten Belege ergeben den

Regelkassenbestand.

Derzeitiger Bestand desGirokontos

Die Abrechnung kann nun gedruckt werden.

Seitenansicht

Über diese Schaltflächen wird die Abrechnung gedruckt.

Den Ausdruck bitte immer über die Schaltflächen erzeugen. Neben der Abrechnung wird automatisch auch der Buchungsbeleg gedruckt.

Je nachdem, wie viele Seiten zur Abrechnung ausgefüllt wurden, ist der entsprechende Button anzuklicken.

Der automatisch erzeugte Buchungsbeleg sieht wie folgt aus:

Buchungsbeleg

Dieser Buchungsbeleg ersetzt nun die einzelnen Ausgabe-Anordnungen!

Die Kassenbons und sonstigen Belege sind in der Reihenfolge der lfd. Nummerierung

auf einem gesonderten Beiblatt schuppenförmig aufzukleben.

Was ist noch zu tun?

• Abrechnung Kontrollieren und Unterzeichnen.

• Kassenzettel / Belege schuppenförmig auf einem gesonderten Blatt aufkleben.

• Kopie des Giro-Konto-Auszuges anfertigen.

• Alle Unterlagen (Abrechnung, Buchungsbeleg, aufgeklebte Belege und Kopie des Kontoauszuges) an die Regionalverwaltung Oberhessen (Giessen, bzw. Alsfeld) weiterleiten.

Vorbereitung für nächste Abrechnung

Über diese Schaltfläche werden Ihre Eingaben im

Abrechnungsteil gelöscht.

Die Datei steht wieder zur nächsten Abrechnung

bereit.