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Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
Herausforderung Ordnungssystem BIT
..als wichtiges Fundament (Basisvoraussetzung) für den Einsatzeines el. Geschäftsverwaltungssystems im
Bundesamt für Informatik und Telekommunikation
IGRM-Workshop GEVER-Pilot im BIT; ErfahrungsberichtSilvano Fracasso, 22.01.2009
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
„eigene Aktenführungsphilosophie“
Organisatorische Voraussetzungen:fehlen! (kein OS, keine OV)
Primäre DokumentenablageExplorer, Dateiablage
13 OS Erarbeitungsversuche in denvergangenen Jahren
Herausforderung OS BIT
Ausgangslage
nie umgesetzt!
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
• regelkonforme Gliederung (Kompetenzenprinzip); kon-textbezogene Ordnungsstrukturen; Wahrung der Ge-schäftszusammenhänge (Nachvollziehbarkeit)
Übergeordnete Anforderung:
Herausforderung OS BIT
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
• kontinuierlich, sequentiell ausbaubares OS
• verschiedene, generierbare Sichtweisen (Kunde,Projekt, Produkt, etc.)
• bessere Übersicht; optimale Auskunftsbereitschaft
• vollständige und verlässliche Kunden-/Projektdossiers
Herausforderung OS BIT
Bedürfnisse des BIT
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
• September 07 bis März 08 (Pilotbeginn GEVER-Einf.)
• Eigenes Teilprojekt Ordnungssystem; Bildung von 2 Pro-jektteams (aus den Pilot-Abteilungen EG und TK)
Herausforderung OS BIT
Vorgehen, Realisierung
Zeitliche Realisierungsvorgaben:
Projekteinbindung (GEVER-Einführung BIT):
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
• Grundstrukturerarbeitung 1., 2., 3. und teilw. ff EbenenFlache Strukturierung mit Fokus auf Geschäfts- resp.Kunden- und Projektdossierbildung
Vorgehen, Realisierung
Herausforderung OS BIT
Technik:
• Einsatz von Zusatzkomponenten für Eineindeutigkeit und Filtersetzung auf Dossier- und Subdossierebene
• stufenunabhängige Zugriffsrechtevergaben(Dossiers-/Subdossiers, ggf. SubSubDossiers, etc.)
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
• Basisbildung für laufenden Ausbau der Dossierstruk-turen (laufende Aufnahme weiterer Bereiche)
• Definition und Ausbau gemeinsam genutzter Dossier-strukturen (z.B. HR, Finanzen, Führung, Projekte,etc.)
Vorgehen, Realisierung
Technik:
Herausforderung OS BIT
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
Hauptaufgabe 1
Teilaufgabe A
Teilaufgabe B
Teilaufgabe C
B1
B2
B3
Offerte erstellen
Offerte prüfen
Offerte unter-schreiben
Offerte versenden
Dokumentenablage
Prozesse, WorkflowsKopie Offerte im
G-Dossier verfügbar
Abgrenzung
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
Hauptgruppe 0Führung
QuerschnittsaufgabenHauptgruppe 2IT-Beratung
Hauptgruppe 3IT-Lösungsentwicklung
und Realisierung
Hauptgruppe 4IT-Betrieb und Support
Hauptgruppe 1Unterstützung
Ressourcen
- Grundlagen, Vorgaben- Ämterkonsultationen, Kontakte BR, Parlament, BV- Amtspolitik, Vision, Strategie, Leitbild, Ziele- Betriebsführung- Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing
- Grundlagen, Vorgaben- IT-/Organisationsberatung- IT-Ausbildungsberatung
- Human Resources- Finanzen- Infrastruktur, Gebäude, Sicherheit- Logistik, Material- Informatik
- Grundlagen, Vorgaben- Systementwicklung Standardlösung- Lösungsentwicklung (Kundenaufträge)- Bereitstellung, Einführung
- Grundlagen, Vorgaben- Betrieb, Unterhalt- Kundensupport
1. + 2. Ebene Ordnungssystem BIT
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
3 Lösungsentwicklung / Realisierung32 Lösungsentwicklung
320 Allgemeines321 Systementwicklung Standardlösung
321.0 Allgemeines
321.1 Erstentwicklungen
321.2 Weiterentwicklungen
Verschiedenes321.9
322 Entwicklung Kundenlösungen
Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
21 Grundlagen, Vorgaben22 IT-/Organisationsberatung
220 Allgemeines221 IT-Beratung Ministerialverwaltung / FLAG
221-BSV Bundesamt für Sozialversicherung221-BFS Bundesamt für Statistik
221-BAR Schweiz. Bundesarchiv
221-BFS-CMS Content Management BFS221-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS
Dossier
Dossier
Subdossier
23 Ausbildungsberatung231 Standardkurse232 Kundenspezifische Kurse
232-BSV Bundesamt für SozialversicherungDossier
Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
32 Lösungsentwicklung, Realisierung320 Allgemeines321 Systementwicklung Standardlösung
322 Lösungsentwicklung Ministerialverw./FLAG
321.1-PDT Personal Data Tresor321.1-GEV GEVER-Office
321.1-CMS ……
321.1-GEV-PM Projektmanagement321.1-GEV-KZPT Konzept
Dossier
Dossier
Subdossier
322-BSV Bundesamt für Sozialversicherung322-BFS Bundesamt für Statistik
322-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS
Dossier
Subdossier
321.1 Erstentwicklungen
Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
Amt, Behördenstelle (Kundendossier)
GEV Geschäftsverwaltung
CMS Content Management
Projekt ….
..
..
..
..
..
..
..
..
Amt
Dossierstrukturen
Projekt (Projektdossier, gegliedert n. HERMES-Phasen)
INIVAKZPT
REALEINFABSL
PMRMKFMQSPMK
InitialisierungVoranalyse
Konzept
RealisierungEinführungAbschluss
ProjektmanagementRisikomanagementKonfigurationsmanagementQualitätssicherungProjektmarketing
Submodelle
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Bundesamt für Veterinärwesen221
Aufgabe Ordnungssystem
IT-BeratungKreis I und II
232Kundenspezi-fische Kurse
322Lösungsentwicklung
Kreis I und II
421Betrieb
Unterhalt
431Support
BVETZusatz-
komponente
Dossier Beratung
Dossier Kurse
Dossier Lösungsentwicklung
Dossier Bereitstellung, Einführung
Dossier Betrieb, Unterhalt
Dossier Kundensupport
Generierbare Sichtweisen
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GEVZusatz-
komponenteSubdossier
Geschäftsverwaltung
Geschäftsverwaltung BSV
Geschäftsverwaltung BFS
Geschäftsverwaltung BLW
Geschäftsverwaltung BVET
Geschäftsverwaltung BFE
Geschäftsverwaltung ISB
221-225
Aufgabe Ordnungssystem
IT-Beratung
322-326IT-Lösungs-entwicklung
331-335IT-Bereitstel-
lung, Einführung
421-425IT-BetriebUnterhalt
431-435Support
Generierbare Sichtweisen