Herausforderungen für die Archive in der

Informationsgesellschaft

6. Potsdamer I-Science Tag„Zukunft der Informationsinfrastruktur“

an der Fachhochschule Potsdamam 17. März 2015

Gerald Maier

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Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 2

Einführung – Aufgaben und Funktion der

öffentlichen Archive

Archivierung genuin digitaler Unterlagen

Digitalisierung von Archivgut

Fazit

Inhalt

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 3

Öffentliche Archive sind

– Bewahrer des Gedächtnisses der Gesellschaft,

– als Informationsdienstleister Informationsinfrastruktureinrichtungen und damit auch der Teil der Wissenschaft,

– landeskundliche Kompetenzzentren und wirken damit aktiv an der kulturellen Bildung mit,

– als Teil der Verwaltung in die Strukturen des Verwaltungshandelns und in den „Life cycle“ des Verwaltungsschriftguts eingebunden

Öffentliche Archive haben als rechtlichen Rahmen Archivgesetze.

Einführung – Aufgaben und Funktion der Archive

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Archive arbeiten nach dem Provenienzprinzip, d.h. Herkunfts- und Zuständigkeitsprinzip

Öffentlich-rechtliche Archive: v.a. Landes-/Staatsarchive, Kommunalarchive, Universitätsarchive oder kirchliche Archive.

Archivierungsauftrag ist durch Archivgesetze und Verordnungen geregelt, z.B. LArchG Baden-Württemberg von 1987 (1990, 2004):

Was ist „Archivierung“?

− „Das Landesarchiv verwahrt, erhält und erschließt als Archivgut alle Unterlagen, die von den Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen des Landes, deren Funktionsvorgängern oder von Rechtsvorgängern desLandes übernommen worden sind und die bleibenden Wert haben“(LArchG BW, §2,1)− „Unterlagen“ im Sinne des Gesetzes sind neben Schriftstücken auch„Film- und Tonmaterialien sowie sonstige Informationsträger und

maschinenlesbar auf diesen gespeicherte Informationen und Programme.“ (LArchG BW §2,2)

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Digitale Informationen sind zunehmend ein wichtiger Bestandteil der Überlieferung in Archiven.

Die Menge und die Heterogenitätder Unterlagen, die originär in digitaler Form vorliegen, wächst beständig an.

Informationsgesellschaft und Archive

Unterschieden werden muss dabei zwischen:1. „born digital material“ wie elektronische Akten, Emails

oder Fachinformationssysteme („papierloses Büro“) und2. (retro-)digitalisierten Unterlagen, d.h. Digitalisierung

von ursprünglich „analog“ vorliegenden Daten, um den Benutzerzugriff über Datennetze zu vereinfachen.

Ein rasanter technologischer Wandel führt zum schnellen Veralten von Informationssystemen, Datenträgern und Datenformaten. Dies bewirkt eine akute Gefährdung der langfristigen Nutzbarkeitdigitaler Objekte.

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Ausgangslage und strategische Ziele

Rahmenbedingungen und Anforderungen

Provenienz und Formen von digitalem Archivgut

Workflow für die Archivierung digitaler Unterlagen

– Bewertung und Übernahme („Ingest“)

– Langzeitsicherung bzw. Bestandserhaltung („Preservation Planning“)

– Bereitstellung für die Nutzung („Access“)

Ausblick

Archivierung genuin digitaler Unterlagen

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„Digitale (Langzeit-)Archivierung“:steht für die unveränderbare, langzeitige bzw.dauerhafte Aufbewahrung digitaler Information

Der Begriff „Langzeitarchivierung“ ist im Prinzip ein Pleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert, er hilft aber den Unterschied zur „Kurzzeit-archivierung“ bzw. zum „Backup“ hervorzuheben.

„Archivierung“ im Sinne der Archivgesetze und der Verwaltungsarchive ist an sich schon eine „Langzeitarchivierung“: Archivierung= dauerhafte Aufbewahrung

Unterscheidung „Archivierung“:

– Im Wirtschaftsleben: Aufbewahrung der Information und Zugriff für 10 bis 30 Jahre (u.a. Steuerrecht, Sozialrecht)

– Im öffentlich-rechtlichen Archiv: dauerhafteAufbewahrung und dauerhafter Zugriff

Was ist „digitale Archivierung“?

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Für die Archivierung digitaler Objekte und Dokumente gibt es keine zum jetzigen Zeitpunkt endgültige und dauerhafte Lösung, die für alle Situationen und Objekt-/Dokumentgattungen geeignet ist.

Wesentliche Erfolgsfaktoren für eine dauerhafte Langzeitsicherung digitaler Unterlagen sind

– die Schaffung der organisatorischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und

– die Schaffung der technischen Rahmenbedingungen, d.h. Auswahl geeigneter technischer Erhaltungsmethoden bzw. -strategien sowie Aufbau eines Workflows für die Langzeitsicherung.

Notwendige Rahmenbedingungen und Anforderungen für die Archivierung

digitaler Unterlagen

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Integration der Langzeitsicherung digitaler Information in den Arbeitsablauf der jeweiligen Institution als Daueraufgabe

geeignete rechtliche Rahmenbedingungen (z.B. Weiterentwicklung der Archivgesetze)

verlässliche Ressourcenplanung, insbesondere im Hinblick auf anstehende Migrationszyklen

Fachpersonal mit unterschiedlichen Qualifikationen

sachgerechte Infrastruktur, evtl. unter Anwendung eines Outsourcings

institutionelle Arbeitsteilung, Aufbau von spartenspezifischen und/oder spartenübergreifenden Kooperationen auf nationaler und internationaler Ebene

Organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Rahmenbedingungen

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Migration

– Bitstream Preservation, d.h. Sicherung der Datenauf der physischen Ebene

– Datenträgermigration, d.h. Kopieren auf neue Speichermedien

– Formatmigration, d.h. Umwandung in neue, aktuelle Dateiformate

Emulation

– Das Umfeld wird an die digitalen Objekte angepasst

– Das digitale Objekt bleibt dabei unverändert

Konversion/Medienwechsel

– „Analogisierung“ von digitalen Dokumenten, z.B.Ausbelichtung auf (Farb-)Mikrofilm mit der Möglichkeit der Redigitalisierung

Hardware/Technical Preservation („Computermuseum“)

Auswahl einer geeigneten technischen Erhaltungsstrategie

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Standardisierung im Umfeld der digitalen Archivierung. Kriterien dafür sind:

– weite Verbreitung, offene Spezifikation/Norm

– spezielle Entwicklung für die Langzeitsicherung

Metadaten-Standards (z.B. PREMIS, METS, EAD)

Persistente Identifier für „Access“ (z.B. URN, PURL, DOI)

Dateiformate (v.a. offene Formate)

Hardware: Speichertechnologien (z.B. Storage Area Network), Servertechnologie mit Virtualisierung

Software: Archivsysteme/Repositories/„Digitale Magazine“ in Form von „Storage-Manager“-Anwendungen, Emulatoren

Import-/Export-Schnittstellen, Application Programming Interfaces (APIs) (z.B. SOAP-Schnittstellen)

Technische Rahmenbedingungen und Anforderungen an die Infrastruktur

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Digitales Archivgut hat normalerweise dieselbeProvenienz, also Herkunft, wie analoges Archivgut.

Folgende Szenarien kann man sich z.B. vorstellen:

– Eine Papierregistratur wird durch eine elektronische Registratur (ECMS, DMS) ersetzt („elektronische Akte“).

– Eine Papierregistratur wird durch Fachinformationssysteme auf Datenbankbasis ergänzt (hybride Aktenführung).

Provenienz und Formen von digitalem Archivgut

Beispiele für digitales Archivgut im Landesarchiv Baden-Württemberg:

Emails, Volkszählungsstatistik, Kriminalstatistik, elektronisches Liegenschaftskataster, elektronisches Grundbuch/ elektronische Grundakten, elektronische Personalverwaltung, Umweltinformationssysteme, Behörden-Websites

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1. Behördenberatung und Maßnahmen im Vorfeld der Archivierung

2. Auswahl der archivwürdigen Unterlagen bzw. archivische Bewertung digitaler Unterlagen

3. Übernahme/Export aus laufenden Systemen

4. Aufbereitung, Erschließung und Speicherung(„Ingest“)

5. Bestandserhaltung („Preservation Management und „Preservation Planning“)

6. Bereitstellung für die Nutzung („Access“)

Workflow für die Archivierung digitaler Unterlagen

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Entwicklung von Exportmethoden und Exportwerkzeugen

Mitwirkung bei der Konzeption und Implementierung von Exportschnittstellenunter Berücksichtigung von Standards

Berücksichtigung von rechtlichen Bedingungen für einen Export (v.a. Datenschutzrecht vs. Archivrecht)

Übernahme aus laufenden Systemen

DIMAG-IngestList, Landesarchiv Baden-Württemberghttp://sourceforge.net/projects/ingestlist/

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Organisatorische und technische Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Persistenz eines „digitalen Magazins“

Überwachung der Datenintegrität (z.B. über Hashwert-Prüfungen)

Überwachung, Planung und Durchführung notwendiger Migrationen (d.h. Refreshing, Formatmigration, Datenträgermigration)

Digitale Bestandserhaltung („Preservation Management/Planning“)

G-DIMAG, Landesarchiv Baden-Württemberg

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier

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„Access“ in Form von sog. DIPs über spezielle Nutzungsumgebungeninnerhalb des Informationssystems

Für komplexe dynamische Objekte,wie beispielsweise Fach-informationssystemeoder Forschungsdaten kann die Nutzung über eine an das digitale Magazin angebundene Emulationsumgebung(„Emulation as a Service“) erfolgen, wie sie z.B. im bwFLA-Projekt entwickelt wurde.

Bereitstellung für die Nutzung

bwFLA-Projekt(http://bw-fla.uni-freiburg.de):Access aus DIMAG desLandesarchivsBaden-Württembergüber bwFLA-Emulations-Service

DIMAG

bwFLA-Ingest (Webservice)

WebserverbwFLA-Ingest-Webseite

(2) SID, URL

(1) DO

(3) URL

(4) Save XML as file (Metadaten)

LABW bwFLA-Ingest Workflow

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Die Archivierung digitaler Unterlagen wird bereits aktiv betrieben und muss zusätzlich zu den bereits bestehenden traditionellen Aufgaben von den Archiven geleistet werden.

Sie erfordert zusätzliche permanente Ressourcen, Kooperationen, spezielles, arbeitsteiliges Know-how, unterschiedliche Qualifikationen und eine stetige Weiterentwicklung des archivarischen Berufsbildes.

Geeignete technische Erhaltungsstrategien wie Migration, Emulation oder Konversion müssen weiter evaluiert und auch parallel eingesetzt werden.

Für die Bereitstellung archivrechtlich gesperrter digitaler Archivalien müssen geeignete organisatorische und technische Lösungen gefunden werden, z.B. Intranet-Nutzung im Lesesaal oder „virtueller, digitaler Lesesaal“ im Web.

Digitale Archivierung – Ausblick

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Ziele und Strategie

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

Der Digitalisierungsworkflow für die Online-Präsentation

Präsentation in archivischen Online-Informations-systemen und Portalen

Weiterentwicklung der archivischen Erschließung

„Virtueller, digitaler Lesesaal“

Perspektiven für die Langzeitsicherung von Digitalisaten

Ausblick

Digitalisierung von Archivgut

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Die Digitalisierung von Archivgut erfordert einen hohenRessourceneinsatz und tangiert verschiedene archivische Fachaufgaben wie die Erschließung und Bereitstellung für die Nutzung, aber auch den Bereich derBestandserhaltung.

Das Hauptziel der Digitalisierungvon Archivgut ist, die Online-Nutzungder faksimilierten Originale im Kontextder Erschließung zu ermöglichen(„virtueller, digitaler Lesesaal“).

Erreicht wird dieses durch denNachweis in institutionseigenen,überregionalen und auch sparten-übergreifenden Websites, Portalenund Online-Informationssystemen

Ziele der Digitalisierung von Archivgut

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Institutionelle Digitalisierungsstrategien:Beispiel: Landesarchiv Baden-Württemberg von 2007

– Festschreibung strategischer Ziele und Aktionsfelder

– Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt mittels eines internen Aktionsplans, der ständig fortgeschrieben wird und mit einer Liste der zu digitalisierenden Bestände

– Seit 2012: eigene Koordinierungsstelle für die Digitalisierung von Archivgut

Übergreifende Digitalisierungsstrategien:Beispiel: Drittmittelförderung der Deutschen Forschungsgemeinschaft: DFG-Pilotprojekt „Digitalisierung von archivalischen Quellen“(Mitte 2013–Mitte 2015)http://www.archivschule.de/DE/forschung/digitalisierung/

Entwicklung von Digitalisierungsstrategien

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Digitalisierung oder „Retrokonversion“ von Papier-findmitteln als Voraussetzung für digitale Online-Findmittel,d.h. Volltextdigitalisierung von Erschließungsinformationen

Image-Digitalisierung von Archivgut

– für die Online-Präsentation innerhalb des Erschließungskontexts im Internet und Intranet („virtueller, digitaler Lesesaal“) und ggf. Download und Export in kollaborative Plattformen der „Digital Humanities“ über APIs

– für Nutzerkopien im Rahmen der Reproduktionen-Dienstleistung

– als Ausgangsform für die Mikrofilmerstellung durch Ausbelichtung

Volltextdigitalisierung von archivischen Quellen mit der Möglichkeit der Volltextsuche (z.B. wissenschaftliche Edition)

Digitalisierung von Archivgut zur Substitution der Originale (z.B. Digitalisierung von Tonbändern)

Formen der Digitalisierung im Archiv

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Digitalisierung im Archiv

„Fotowerkstatt“ im LandesarchivBaden-Württemberg, Abteilung Hauptstaatsarchiv Stuttgart

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Finanzierung:

– Drittmittel, v.a. DFG, Kultur(gut)stiftungen der Länder, EU, Sondermittel für Infrastrukturförderung in Forschung und Lehre durch Bund und Länder, private Stiftungen (z.B. Volkswagen-stiftung)

– Reguläre Haushaltsmittel der digitalisierenden Einrichtungen

fachliche und technische Rahmenbedingungen:

– Standards und Regelwerke, v.a. DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“ oder GND-Normdaten für Erschließung

– Integration von Software-Werkzeugen (Autorensysteme, Content-Management-Systeme) für den Digitalisierungs-Workflow und die Bildverwaltung in den archivischen Informationssystemen

– Aufbau sogenannter Reproduktionenverwaltungen, d.h. Repositorien für die (Langzeit-)Sicherung, Verwaltung und Nachnutzung von (Master-)Digitalisaten im Rahmen einer Speicherinfrastruktur

Rahmenbedingungen für die Digitalisierung von Archivgut

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Arbeitsbereiche:

– Auswahl der geeigneten Objekte oder Bestände

– Objekt-Digitalisierung, z.B. Image-Digitalisierung

– Bildaufbereitung und Erstellung der Online-Präsentation durch Verbindung der digitalen Objekte mit Erschließungsinformationen

– Speicherung, Langzeitsicherung und Bildverwaltung

Für jeden der verschiedenen Arbeitsbereiche müssen gegebenenfalls verschiedene Prozessschritte berücksichtigt und abgearbeitet werden. Dabei sind einzelne Schritte auch über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg miteinander verzahnt.

Der Digitalisierungsworkflow für die Online-Präsentation

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Weiterentwicklung von archivischen Content-Management-Systemen/Präsentationsmodulen,u.a. Bestellfunktion für Digitalisate

Weiterentwicklung des „DFG-Viewers“ für archivische Bedürfnisse und Bereitstellung als Service im Rahmen der Deutschen Digitalen Bibliothek und des Archivportals-D

Content Management Systeme mit „Viewer“ oder Präsentationsmodule

für digitalisiertes Archivgut

„Bild-CMS“ des Landesarchivs Baden-Württemberg

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institutionelle archivische Online-Informationssysteme, z.B.

– Online-Findmittelsystem des Landesarchivs Baden-Württemberg (http://www.landesarchiv-bw.de/web/46734)

übergreifende archivische Portale, v.a.

– Archivportal-D (https://www.archivportal-d.de)

– Europäisches Archivportal (http://www.archivesportaleurope.net)

spartenübergreifende Portale, z.B.

– DDB – Deutsche Digitale Bibliothek (https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de)

– LEO-BW – Landeskundliches Informationssystem Baden-Württemberg (http://www.leo-bw.de)

Präsentation in archivischen Online-Informationssystemen und Portalen

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Portallandschaft für Archive

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Weiterentwicklung und Verwendung von EAD(DDB) als Austausch- und Lieferformat, Weitergabe über standardisierte Schnittstellen

Erschließung mit Normdaten zur Generierung von „Linked Data“ im Kontext des „Semantic Web“

Einbeziehung von „User Generated Content“ über kollaborative Erschließung in Form von „Crowdsourcing“

Weiterentwicklung der archivischen Erschließung im Rahmen von

Informationssystemen und Portalen

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Ermöglicht dem Nutzer eine institutionen- und spartenübergreifende Recherche in semantischen Zusammenhängen, d.h. z.B. Archivalien, Handschriften, Bücher, Sammlungsobjekte zum selben Ort und/oder derselben Person

Erschließung mit Normdaten, d.h. Verwendung der Gemeinsamen Normdatei (GND)

– zur eindeutigen und maschinenlesbaren Identifikation von Personen/Persönlichkeiten, im Bereich der Geografie etc.

– portalübergreifende Verlinkung über BEACON-Dateien

– Möglichkeiten der (teil-)automatisierten Anreicherungvon Erschließungsinformationen mit Normdaten

Beispiele für Portale mit Normdaten unterstützter Suche: DDB, LEO-BW, Deutsche Biographie

Normdaten als Bindeglieder des „Semantic Web“

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Vernetzung von Datenbeständen im „Semantic Web“

Linking Open Data cloud diagram 2014, by Max Schmachtenberg, Christian Bizer, Anja Jentzsch andRichard Cyganiak. http://lod-cloud.net/

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 31

Herausforderungen sind:

– Ermittlung geeigneter Materialien, z.B. Fotobestände

– Definition und Motivation einer „Crowd“ (bestimmte Gruppe oder alle?, warum mitmachen?)

– Abgrenzung zwischen fachlicher Erschließung und User Generated Content

– Implementierung von Crowdsourcing-Funktionalitätenoder Importschnittstellen für die Integration der „Crowd“-Daten in die archivischen Fachinformationssysteme

Beispiel: Projekt des Landesarchivs Baden-Württemberg und des Vereins für Computergenealogie zur elektronischen Erfassung der baden-württembergischen Kriegsgräberlisten (http://www.landesarchiv-bw.de/web/56361)

Kollaborative Erschließung in Formvon Crowdsourcing

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 32

Bereitstellung von Erschließungsinformationen in Form der CC0-Dedication und von Digitalisaten in Form von CC-BY-Lizenzen (Open Access-Strategie):

– Nutzung im Internet über Präsentationsmodule und Viewer ohne Authentifizierung

– Download und kostenfreie Nachnutzung ist möglich.

Nutzung von nach Archivrecht gesperrten Erschließungsinformationen und digitalisiertem Archivgut bzw. Nutzung von urheberrechtlich geschütztem Archivgut:

– Nutzung im Intranet (Lesesaal) oder Internet über Viewer mit gesicherter Verbindung und Authentifizierung

– Im Normalfall ist kein Download und keine Nachnutzung bzw. Weitergabe möglich.

„Virtueller, digitaler Lesesaal“

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 33

Werden Retrodigitalisate genauso wie genuin digitales Archivgut behandelt?

Aufbau einer „Reproduktionenverwaltung“

– als Teil eines archivischen Informationssystems

– Unterscheidung von Master- und Präsentationsformen

– Ablage der Digitalisate im Filesystem eines Storage Area Networks, z.B. „Large ScaleData Facility“ des KIT Karlsruhe

– exaktes und eindeutiges System zur Kenennung und Kennzeichnung (IDs) der Digitalisate

– „Speicher-Workflow“ mit breitbandigerund sicherer Netzanbindung

– interne Recherche-Instrumentewie z.B. „Bild-Explorer“, „Bild-Suche“

Langzeitsicherung von Digitalisaten

Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft – G. Maier 34

Weiterentwicklung der Strategien und Definition von Kriterien für die Auswahl des vordringlich zu digitalisierenden Archivguts (v.a. Forschungsnachfrage, kulturpolitische Priorisierungen, Einzelbedarf „on Demand“ oder Aspekte der Bestandserhaltung)

Einbeziehung der nutzungs- bzw. urheberrechtlich gesperrten Materialien des 20. Jahrhunderts

Weiterentwicklung, Evaluierung und Implementierung neuer innovativer Methoden, Standards und Technologien wie „Semantic Web“, „Crowdsourcing“ und geschützter „virtueller, digitaler Lesesaal“

Verankerung der benötigten Finanzmittel für Bestands-erhaltung und Digitalisierung in den Haushalten der Informationsinfrastruktur-Einrichtungen. Dabei sind Haushaltsmittel, Drittmittel und ggf. Private Public Partnerships in ein ausgewogenes Verhältnis zu setzen.

Digitalisierung von Archivgut – Ausblick

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Mit der Archivierung von genuin digitalen Unterlagen sowie mit der (retrospektiven) Digitalisierung von „konventionellem“ Archivgut leisten Archive als Informationsdienstleister einen wichtigen Beitrag für die wissenschaftliche Forschung und hier insbesondere für die sog. Digital Humanities.

Die großen Herausforderungen sind neben dem Mengenproblem die Entwicklung von sachgerechten Formen der Bereitstellung für die Nutzung:

– in rechtlicher Sicht (v.a. Weiterentwicklung des Archiv-und Urheberrechts für die Online-Nutzung),

– in fachlicher Sicht (v.a. Vernetzung der Erschließung mit anderen Sparten über Normdaten) und

– in technischer Sicht (v.a. „virtueller, digitaler Lesesaal“, „Digitale Magazine“ und „Reproduktionenverwaltungen“)

Fazit

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Prof. Dr. Gerald MaierLandesarchiv Baden-WürttembergEugenstraße 7, 70182 StuttgartTel.: +49 711 212-4279Fax: +49 711 212-4283Email: gerald.maier@la-bw.deWebsite: www.landesarchiv-bw.de

Vielen Dank!