HelpingPeopleNetwork

Nr. 6 September 2006

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Liebe Leser und Leserinnen,

es freut uns, Euch das sechste Rundschreiben im neuen Layout präsentieren zu können. Behandelt werden die Themen Oranisations-struktur und Rollenverteilung. Unserer Meinung nach sollte die Struktureiner Organisation so früh wie möglich definiert werden. (Also jetzt!)

Wenn man die Struktur definiert, muss man auch die unterschiedlichenRollen und Aufgaben festlegen um starten zu können. Um einen Über-blick zu geben, sind die Rollen aus denen Du wählen kannst auf denletzten beiden Seiten aufgelistet!Ich hoffe, dass die letzten Rundschreiben ausreichend über die grundsätzlichen Arbeitsprozesse informiert haben. Natürlich wird dieZukunft zeigen, wie sich diese Arbeitsabläufe in der Wirklichkeit entwicklen, aber wir wollten in jedem Fall eine Grobstruktur festlegen, um anfangen zu können. Inzwischen ist die Entwicklung derInternetpräsenz und Informationsarchiv in vollem Gang.

Vielen Dank für Euer Interesse.Tschüss! Wir wünschen Euch eine schöne Zeit!

Mit freundlichen Grüßen,Peter Maas

PS: Unsere Rundschreiben darfst Du gerne an Deine Freunde undFamilie weiterleiten. Kopiere die Email-Adresse anmeldung_rundschreiben@helping-people.net ins Kopie- Feld der Nachricht, so dass wir die neue(n) Emailadresse(n) in unsereVerteilerliste aufnehmen können.

Foto: Peter Maas

Thema dieser Ausgabe:Die OrganisationsstrukturTeilnehmerrollen

RundschreibenAnmeldungAbmeldung

TeilnehmerAnmeldungÄnderungAbmeldungKontaktanfrage

KontaktPeter MaasPost:Postfach 825NL-4600 AV Bergen op ZoomNiederlandeE-Mail:info@helping-people.netInternet:www.helping-people.net

RedaktionPeter Maasinfo@helping-people.net

Design, Art DirektionGrafikwerkstattSabine Jungwww.sabinejung.com

Nächste AusgabeNovember 2006

Sowie bereits im vorigen Rundscheiben erklärt wurde, hat derOrganisationsstruktur drei Ebenen. In den nachfolgenden Übersichtenwird diese Struktur pro Ebene beschrieben.

Das Hauptquartier

Das nächste Bild zeigt das Organigramm des Hauptquartiers und seineTeams:

Wie man gut erkennen kann, sind die Teams in zwei Gruppen unterteilt:die Kern- und operativen Teams.

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Strategist TeamDies ist das strategische Teamdes Hauptquartiers und ist ver-antwortlich für:• die Definition, Überwachung

und Publikation der Verfassung des Netzwerks, in denen die Prinzipien & Regeln aufgenom-men sind.

• die Definition und Verteilungvon generellen Anweisungen, Instruktionen und sonstigeessentielle Nachrichten.

Rollout TeamDas Team spezialisiert sich aufdie Planung & Koordination derEinführung in neue Gebiete unddie Einrichtung von neuen regionalen Zentren.

Solution Development TeamDieses Team sucht und entwickeltLösungen für Standard-Problemein Zusammenarbeit mit Univer-sitäten, technischen Schulen undsonstigen Kompetenz-Zentren.

Die Organisationsstruktur

Helping People Network - Headquarters Organization Structure

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Public Relations TeamEin großes Public Relations Teamwird sich um folgendes kümmern:• Integration von neuen Teilneh-

mern, HelferInnen und Hilfs-organisationen im Netzwerk.

• Öffentlichkeitsarbeit, Gewinnen von prominenten Förderern undTeilnehmen an öffentlich wichtigen Veranstaltungen/Konferenzen.

• prominente Förderer, wir nennen sie Botschafter, übertra-gen die Prinzipien des Netz-werks, Arbeitsmethoden und essentielle Nachrichten in den Medien und repräsentieren das Netzwerk während deren öffent-lichen Auftritten.

Advisor TeamIn vielen Fällen wird das NetzwerkRatschläge brauchen und diesebei erfahrenen Experten in demBereich einrufen. Wir sehen ein,dass die Welt bereits weiss “wasfalsch gelaufen ist” und in vielenFällen können wir viel von solchenerfahrenen Beratern lernen. Wir werden versuchen für jedenBereich ein Beraterteam aufzu-bauen, welche die anderen Teamsin deren Aktivitäten unterstützenkönnen. Sie können sagen wasman besser nicht und was wohlmachen kann und warum.

Operations Lead TeamDieses Team besteht aus denLeitenden der folgenden opera-tionellen Hauptquartier-Teamsund nehmen Teil an den Bespre-chungen der Kern-Teams.

Communication OperationsTeamDie Bearbeitung von ein- und ausgehender Korrespondenz undelektronischen Nachrichten fürdas ganze Netzwerk wird gesteu-ert und kontrolliert und aufrechter-halten durch dieses Team.Weiterhin führen sie die täglicheoperationelle weltweite Organisa-tion und die Koordination derregionale Zentren.

IT Operations TeamHier liegt eine der wichtigstenAufgaben im Netzwerk: diesesTeam versorgt die technischeInfrastruktur, hält sie instand undsorgt für die Sicherheit desKommunikationsnetzwerks undInformationsarchivs.

IT Development TeamDieses Team ist verantwortlich fürdie Entwicklung des Internet-präsenz, Informationsarchiv undinterne Systeme.

Publication TeamDie Aufgaben dieses Teamsbestehen aus der Veröffentlichungvon erklärenden Dokumentatio-nen, Rundschreiben und sonsti-gen essentiellen Informationenüber Aktivitäten des Netzwerks.

Graphic DesignerDer Grafik Designer ist verant-wortlich für ein einheitlichesErscheinungsbild für alle vomNetzwerk publizierten Print- undOnlinemedien.

Translation TeamJedes publizierte Dokument oderNachricht muss übersetzt werdenum von den Regionalzentren annicht-englische sprechendePersonen weitergeleitet werdenzu können. Dieses Team über-setzt alle vom Hauptquartier her-ausgegebenen Texte undunterstützt Übersetzer in denRegionalzentren.

Foto: Peter Maas

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Help Exploration TeamDieses Team wird den Markt der(großen, weltweiten) Hilfsorga-nisationen erforschen. Es doku-mentiert für welche Art Hilfebittensie kontaktiert werden können.Dabei wird das Team dieKontakte zu den Organisationensuchen, pflegen und ständig ver-bessern.

Evaluation TeamIm Laufe der Zeit wird der Belangdieses Teams wachsen. Es mussbei der Auswertung eskalierterSituationen und problematischerProjekte Lösungen finden, ausar-beiten und implementieren. Siewerden die betroffenen Regional-zentren und Orte besuchen umsich von der Situation ein Bild zumachen. Unter normalen Umständen wird dieses Team die Regionalzentren vom Haupt-quartier aus unterstützen.

HQ Support DeskDas Hauptquartier Support Teamist immer erreichbar und arbeitetin 8-Stunden-Schichten. Um dieganzen 24 Stunden pro Tag abzu-decken, wird ein Team mit minde-stens zwei Personen im Haupt-quartier oder in eins der Regional-zentren auf einem anderen akti-ven Kontinent an dieser Aufgabeteilnehmen. Alle notwendigenKommunikationsmittel werden

zum diensthabenden Teamumgeleitet. Obwohl unwarschein-lich, wird beim Ausfall diesesTeams automatisch einReserveteam auf dem gleichenKontinent aktiviert. Die Teilnehmermüssen nicht unbedingt lokal imHauptquartier oder Regional-zentrum anwesend sein. Wichtigist die elektronische Verbindungzum Netzwerk.

Regional CentresDas folgende Diagramm ist das Standard Organigramm fürRegionalzentren und zeigt die unterschiedlichen Teams:

Helping People Network - Regional Centre Organization Structure

Foto: Ken Tamayo

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Wie Du siehst, sind auch dieTeams der Regionalzentren inzwei Gruppen unterteilt: dasManagement und die operativeTeams. Die folgenden Teams haben einEquivalent im Hauptquartier. Siehaben auf Regionalebene diegleichen Ziele und Aufgaben undarbeiten mit dem Hauptquartier-Team zusammen:• Rollout-Team• Public Relations Team• Operations Lead Team• Help Exploration Team• Evaluation Team• Support Desk Team• Publication Team• Communication Operations

Team• Translation Team

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Folgende Teams sind spezifischfür Regionalzentren:

Recruitment TeamDie Arbeit konzentriert sich aufdas Finden von interessierten ört-lichen Vertretern. Diese werdenfür die Einführung von neugeplanten Gebieten informiertund geschult. Das Team arbeiteteng mit dem regionalen Rollout-Team zusammen.

Conflict & Misuse TeamHier werden Konflikte undMißbrauch von den Regional-zentren behandelt. Siehe dazuauch das vierte Rundschreiben.

Local RepresentationsAuf Lokalebene gibt es keineOrganisationsstruktur, weil Örtli-

che Vertreter meistens alleinearbeiten. Wir denken auch aufdieser Ebene über die Zusam-menstellung von Teams nach.

Örtliche Vertretungen haben folgende Aufgaben:1. Aufrechterhalten des “Lebens-

zeichen”-Kontakt mit dem jeweiligen Regionalzentrum.

2. Elektronisches Verarbeiten von ein- und ausgehender Korrespondenz und News

3. Auftreten als Kontaktperson für Hilfe-Anforderer.

4. Auswertung von Hilfe-Bitten und diese mit dem jeweiligen Anfordernden besprechen.

5. Koordination von Hilfeleistungen/Projekte.

6. In dringenden Fällen auch selbst mal “Hand anlegen”.

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Jeder TeilnehmerIn des Netzwerkskann selber die gewünschtenAktivitäten auswählen. Natürlichwollen wir eine stabile und durch-führbare Organisation aufbauen,was bedeutet, dass wir uns auf dieZusagen unserer TeilnehmerInnenverlassen können müssen.

Wenn TeilnehmerInnen eine Rolleim Netzwerk spielen möchten,wird er/sie sich für eine gewissePeriode, verfügbare Zeit und ver-

einbarte Aktivitäten festlegen.Selbstverständlich darf er/sieerwarten, von KollegInnen unter-stütz zu werden

Der grösste Teil der Aktivitäten wirddeswegen von Gruppen ausge-führt. Das Arbeiten in kleinenGruppen ist effektiver und motivie-render. Zwei oder drei wissen mehrals einer. Ideen können direkt vonanderen beurteilt werden. Wenneiner der TeilnehmerInnen verhin-

Teilnehmerrollen

Team Rolle Hauptquartier Regionalzentrum Örtliche Vertretung

Strategist Stratege X – –

Rollout Rollout Forscher X X –

Rollout Rollout Koordinator X X –

Solution Development Projekt Koordinator X X –

Solution Development KontaktpersonUniversität/Schule X X –

Solution Development Kontaktperson Kompetenz-Zentrum X – –

Solution Development Handwerker/Erfinder

Public Relations Botschafter X X –

Public Relations Promotor X X –

Public Relations Press Relations Koordinator X X –

Geopolitical Advisor Berater X – –

IT Advisor Berater X – –

Economic Advisor Berater X – –

Geographical Advisor Berater X – –

Construction Advisor Berater X – –

Infrastructure Advisor Berater X – –

Educational Advisor Berater X – –

Ebene

dert ist, können die anderen ein-springen.

Die folgende Übersicht beschreibtdie verschiedene Rollen ausdenen man wählen kann. DieVerteilung der Rollen orientiert sichan der im ersten Kapitel beschrie-benen Organisationsstruktur. Die Tabelle enthält die Rollenunterteilt in Ebenen und Teams.

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Team Rolle Hauptquartier Regionalzentrum Örtliche Vertretung

Help Exploration Kontaktperson Hilfsorganisationen X X –

Help Exploration Kontaktperson HelferInnen X X –

Help Exploration Koordinator X X –

Evaluation Projekt Koordinator X X –

Evaluation Project Evaluator X X –

Evaluation Projekt Koordinator X X –

Evaluation Fotograf / Filmer X X –

Evaluation Vermittler X X –

Evaluation Handwerker / Erfinder X X –

Support Desk Hilfebitten Koordinator X X –

Support Desk Vermittler X X –

Support Desk EDV/Kommunikations-Unterstützung X X –

IT Operations Infrastruktur Supervisor X – –

IT Operations Internetpräsenz Supervisor X – –

IT Operations Archiv Supervisor X – –

IT Operations System Administrator X – –

IT Operations Datenbank Administrator X – –

IT Operations Applications Administrator X – –

Graphic Design Grafik Designer X – –

IT Development Website Entwickler X – –

IT Development Systemarchitekt X – –

IT Development Datenbank Entwickler X – –

IT Development Informationsarchiv Entwickler X – –

Publication Technischer Autor X X –

Publication Dokumentationsautor X X –

CommunicationsOperations Kommunikations-Spezialist X X –

CommunicationsOperations Kommunikations-Koordinator X X –

Translation Übersetzer X X –

<local> Lokale Vertretung – – X

<local> Mediator – – X

<local> Helper / Reliefworker – – X

<local> Projekt Koordinator – – X

Ebene

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Fazit

Wie Du siehst, gibt es viele Rollen, die verteilt sind in viele verschiede-nen Gruppen und Ebenen. Viele Aktivitäten können von zu Hausegemacht werden. Wichtig ist nur die Verbindung zum Netzwerk. So weit praktikabel, werden wir Arbeitsgruppen bilden, damit Du nie aufDich gestellt bist. Solltest Du Deine Ärmel bereits aufgekrempelt haben,kontaktiere uns bald per E-Mail: anmeldung@helping-people.net undschreibe uns welche Rolle Du spielen möchtest und wie viel Zeit Dudafür durchschnittlich pro Woche zur Verfügung hast.

Wir freuen uns auf Deine Teilnahme!

Volgende Uitgave:

Im nächsten Rundschreiben wird ein detaillierter Plan für die kommende Zeit vorgelegt. Jetzt wo die Basisstruktur definiert ist, können wir anfangenkonkrete Aufgaben festzulegenund neue Leute im Netzwerk aufnehmen, um alle in diesemRund-schreiben definierten Rollen auszufüllen.