ID TimeControl - MyOdoo - Ihr Partner für Odoo

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ID TimeControl

ID TimeControl ist das Werkzeug für Ihre Zeiterfassung im Unternehmen. Es ist das Bindeglied zwischen der Zeiterfassung / Urlaubsverwaltung im Odoo System für Manager und die HR Abteilung sowie der Zeiterfassung für Mitarbeiter stationär im Browser am PC oder Mac oder z.B. in der Produktion an Raspberry Pi Terminals. Der Außendienst kann die Zeiten ebenfalls am Smartphone erfassen.

In dieser Rubrik wird die Einrichtung und Arbeit mit ID TimeControl beschrieben und die Funktionsweise dokumentiert.

Administration / Technische EinrichtungEinrichtung in Odoo

BenutzerrechtePersonalverwaltung

Einrichten des Zeiterfassungsreport mit Fast ReportEinrichten der PWA (Progressive WebApp Config)Einrichten der RFID TagsEinrichten der Raspberry Pi TerminalsEinrichtung und Nutzung am SmartphoneID TimeControl und Multi CompanyNutzung von ID TimeControl (HowTo)

Authentifizierung mittels RFID TagUrlaubsverwaltungDeaktivieren von MitarbeiternKorrektur von AnwesenheitszeitenZeiten (Übersicht in der PWA)

Einen ausführlichen Einstieg sowie weiterführende Informationen zu Odoo finden Sie in unseren beiden Odoo Büchern:

https://leanpub.com/odoo-kochbuch oder https://leanpub.com/odoo-ce

RECHTLICHE HINWEISE / IMPRESSUM

https://leanpub.com/odoo-kochbuch

https://leanpub.com/odoo-ce

https://equitania.atlassian.net/wiki/spaces/MH/pages/615743496

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Administration / Technische Einrichtung

Die technische Dokumentation stellen wir ausschließlich Systemadministratoren unserer Kunden zur Verfügung, da diese nicht öffentlich zugänglich sein soll.

Bitte wenden Sie sich hierzu an einen unserer Ansprechpartner oder an [email protected]

Alle finden Sie unter: Informationen www.idtimecontrol.de


https://equitania.atlassian.net/mailto:[email protected]

http://www.idtimecontrol.de


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Einrichtung in Odoo

In diesem Abschnitt werden die benötigten Vorkehrungen in Odoo bezüglich des Werkzeuges ID TimeControl beschrieben. In diesem Kontext wird darauf eingegangen, welche Benutzerrechte notwendig sind und was bei den Personalstammdaten zu beachten ist.

Hierbei ist es im ersten Schritt notwendig zwischen einem Mitarbeiter (Personal) und einem Benutzer zu unterscheiden. Ein Benutzer in Odoo (z.B. Administrator oder hr_user) wird in den Einstellungen gepflegt und ist der technische Benutzer, welcher sich am System anmelden kann. In diesem sind auch die Anwendungszugriffe zu definieren.

Bei Mitarbeitern (Personal) handelt es sich um reine Personalstammdaten im System, welche allerdings mit dem Benutzer verknüpft werden können, sodass eine Anmeldung am System erfolgen kann.





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Benutzerrechte

Für die Freischaltung des Terminals muss in Odoo ein HR Benutzer angelegt werden. Normalerweise ist der HR User in Ihrer Datenbank bereits angelegt. Der HR User ist kein aktiver User, er stellt nur die Verbindung zur PWA (Zeitsteuerungs-Progressiv-Web-App) her. Melden Sie sich hierzu in Ihrem Odoo System an und gehen über das Dashboard auf .Einstellungen / Benutzer und Unternehmen

Im Reiter Zugriffsrechte müssen folgende Einstellungen gesetzt werden:

Personal: PersonalsachbearbeiterManagerUrlaubsanträge:

PersonalsachbearbeiterPersonalbeschaffung: BenutzerZeiterfassung:

Des Weiteren müssen folgende Haken unter gesetzt werden:Attendance

Ein Benutzer der lediglich den Haken unter gesetzt hat, kann die PWA nutzen sowie seine eigenen Manuelle Anwesenheit AttendanceAnwesenheitszeiten einsehen.

Weitere rechte müssen individuell pro Benutzer festgelegt werden z.B. Reche für Einkauf, Verkauf, etc.



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Personalverwaltung

Legen Sie vorab alle Mitarbeiter unter in Odoo an, die sich über das Terminal später anmelden sollen. Personal Stellen Sie sicher dass für Die Mitarbeiter brauchen nicht zwingend einen zugewiesenen Benutzer. jeden Mitarbeiter (Employee) eine Ausweis ID hinterlegt ist.

Die Ausweis ID ist hierbei nicht weiter nötig für die Nutzung muss aber dennoch gesetzt sein, da es sonst zu Fehlern bei der Nutzung kommt. Der ist der ausschlaggebende Code mit dem der Mitarbeiter sich an der PWA authentifiziert und seine Zeiten RFID Card Codeerfasst.

Achten Sie ferner bitte darauf, dass die Zeitzone in den Mitarbeitern bei Personal und in der Konfiguration der PWA (Einrichten der PWA ) identisch sind.(Progressive WebApp Config)

HINWEIS: Die Felder sowie sind hierbei Pflichtfelder.Ausweis ID RFID Card Code

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Einrichten des Zeiterfassungsreport mit Fast Report

In diesem Kapitel wird die Einrichtung des Zeiterfassungsreports mit Fast Report kurz erläutert. Da die Fast Report Engine bei der Auslieferung von ID TimeControl in der Regel vorkonfiguriert ist, werden hierbei lediglich die einzelnen Schritte kurz erläutert. Um den Zeiterfassungsreport mit Fast Report einzusetzen, muss im ersten Schritt ein Skript für die Generierung der Engine durchgeführt werden. Des Weiteren kann wie in den nachfolgenden Abbildungen die einzelnen benötigten Reports hochgeladen werden.

Anschließend muss eine Verbindung zwischen der Fast Report Engine und dem Odoo System hergestellt werden. Dies erfolg über den Systemparameter in Odoo.eq.fast.reports.server.api.url

HINWEIS: Es muss die Applikation unter Apps in Odoo installiert sein.eq_fr_core

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Unseren zum Anpassen der Fast Reports stellen wir unseren Kunden mit Softwarepflegevertrag zur Verfügung. eQ Fast Report DesignerDie Basis Reports werden jedoch im Paket mitgeliefert.





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Einrichten der PWA (Progressive WebApp Config)

Im nächsten Schritt muss die Anwendung (PWA) konfiguriert werden. Dies erreichen Sie am einfachsten über die Weboberfläche von ID TimeControl. Rufen Sie die Startseite der Applikation auf und ergänzen Sie die URL um ein ( ) . In der /config https://example.de/confignachfolgenden Abbildungen sind die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten beschrieben:

URL zu Ihrem Odoo SystemPort über den Ihr System erreichbar istAktivieren Sie diese Option falls es sich um eine https Verbindung handeltLogin und Passwort des zuvor angelegten HR BenutzersDatenbankname des Odoo SystemsDifferenz der lokalen Zeitzone zur Zeitzone des Servers auf dem Odoo gehostet wirdAnzahl der Stellen der verwendeten RFID Tags. : Die hier eingetragene Länge des Tags muss jeweils mit der Tag Länge der WICHTIGeinzelnen Mitarbeitern übereinstimmen.Zeitspanne bis die Anwendung bei keiner Eingabe in den Urzustand springtHier können Sie das Logging der Anwendung aktivierenDas Logging kann hierbei im Modus DEBUG oder ERROR aktiviert werdenÜber diese Option können Sie festlegen ob Passwörter / RFID Tag ID im Klartext oder maskiert angezeigt werden.Benutzername und Passwort für den Login dieses Bereiches (/Config)Hier können Sie die Pausenfunktion in Ihrer PWA aktivierenHier können Sie die Funktion der Zeiterfassung in Ihrer PWA aktivierenHier können Sie die Urlaubsfunktion (Urlaubsanträge) in Ihrer PWA aktivierenHier können Sie die Ortung (Geolocation) aktivieren. Falls Sie die PWA über ein mobiles Endgerät nutzen, können Sie auch die Ortung für mobile Endgeräte aktivierenÄnderung der Hintergrundfarbe in der PWAAufruf des Menüs zum zuweisen der RFID Tags zu den einzelnen Mitarbeitern

Im nächsten Schritt muss die URL der PWA noch in den Odoo Systemparametern (eq_hr_pwa.eq_time_control_url) wie folgt hinterlegt werden:

https://example.de/config

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Einrichten der RFID Tags

Das Menü zum Verknüpfen eines RFID Tags mit einem Mitarbeiter erreichen Sie über die Manage RFID Tags Schaltfläche in der Konfigurationsmaske der PWA. Um einen neuen Mitarbeiter zu Verknüpfen führen Sie folgende Schritte durch:

Geben Sie einen Suchbegriff, bevorzugt einen Namen eines Mitarbeiters (oder die ID oder den Barcode) in das Suchfeld ein und klicken Sie die kleine Lupe. Anschließend erscheinen die Ergebnisse Ihrer Suche. Wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter per Klick aus. Tragen Sie die zu verwendende Tag ID ein.Mit dem Speichern Schaltfläche verknüpfen Sie den Mitarbeiter mit der zugehörigen Tag ID. Händigen Sie Ihrem Mitarbeiter seinen Tag aus.





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Einrichten der Raspberry Pi Terminals

Anbringen der Hardware

Befestigen Sie die Hardwareelemente an der gewünschten Position Ihrer Wand.

* Abbildung zeigt Prototyp - Ausführung kann abweichen.

Es wird ein Stromanschluss und ein Zugang zum Internet (Lan-Kabel oder bevorzugt WLAN) benötigt. Der RFID Reader muss mit dem Raspberry Pi verbunden sein.

Technische Dokumentationen zu ID TimeControl

Hierbei handelt es sich um einen geschlossenen Bereich in Confluence. Falls Ihre Systemadministratoren einen Zugriff auf diese Dokumentation benötigen, wenden Sie sich bitte diesbezüglich an uns z.B. an [email protected]



HINWEIS: Die Einrichtung des Raspberry Pi Terminals und der Installation mit Docker ist in der folgenden technischen Dokumentation beschrieben (nicht im öffentlichen Bereich):

https://equitania.atlassian.net/wiki/spaces/AD/pages/757530630/Technische+Dokumentationen+zu+ID+TimeControl

https://equitania.atlassian.net/mailto:[email protected]



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Einrichtung und Nutzung am Smartphone

Die PWA kann auch auf mobilen Endgeräten wie zum Beispiel einem Smartphone genutzt werden. Legen Sie sich diesbezüglich ein Lesezeichen mit der URL zur PWA an. Der genutzt RFID Code wird auf Ihrem mobilen Endgerät solange gespeichert bis Sie den Cache des Browsers (z.B.: Safari unter iOS) löschen. Die Funktionsweise der Nutzung auf Endgeräten ist identisch mit der Nutzung auf einem PC.



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ID TimeControl und Multi Company


Um die Multi Company Funktion ab Odoo 12 zu unterstützen, haben wir ein eigenständiges Modul entwickelt, welches zusätzlich installiert sein muss: eq_multi_company_hr_access_rightsDieses Modul passt hauptsächlich Berechtigungen im Hintergrund an.



https://gitlab.ownerp.io/v12-myodoo-public/v12-addons/-/tree/develop/eq_multi_company_hr_access_rights



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Nutzung von ID TimeControl (HowTo)

In diesem Abschnitt der Dokumentation ist die Nutzungsweise von ID TimeControl beschrieben. Diesbezüglich wird auf den Bereich die PWA-Funktionalitäten sowie weiteren HowTo-Anleitungen eingegangen.

Authentifizierung mittels RFID TagUrlaubsverwaltungDeaktivieren von MitarbeiternKorrektur von AnwesenheitszeitenZeiten (Übersicht in der PWA)





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Authentifizierung mittels RFID Tag

Nachdem Sie ID TimeControl gestartet haben, befindet sich die Anwendung im Urzustand und wartet auf die Benutzerauthentifizierung. Um sich zu authentifizieren halten Sie einfach Ihren RFID Tag vor den Reader. Sie werden dann automatisch ins nächste Menü weitergeleitet. Die Abläufe können Sie folgender Grafik entnehmen.

Sobald sich der Mitarbeiter mit seinem RFID Tag authentifiziert hat, wird je nach Mitarbeiter Status eine der drei Masken geladen. Hierüber haben Sie die Möglichkeit sich an- bzw. abzumelden oder Ihre Pause zu beginnen bzw. zu beenden. Sobald Sie Ihre Eingabe getätigt haben springt die Anwendung automatisch in den Urzustand zurück. Falls Sie keine Eingabe tätigen, springt die Anwendung nach einem festgelegten Intervall ebenfalls zurück in den Urzustand.





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Urlaubsverwaltung

In diesem Abschnitt wird der Prozess der Urlaubsplanung am Beispiel von ID TimeControl beschrieben. Dabei wird zunächst auf die benötigten Konfigurationsschritte eingegangen.

Konfiguration

Damit Sie die Urlaubsverwaltung nutzen können, müssen Sie folgende Konfigurationen in Ihrem System durchführen.

Abwesenheitstyp anlegen

Legen Sie im ersten Schritt unter einen neuen Abwesenheitstyp an, der den Urlaubsanträge / Konfiguration / Abwesenheitstypen Jahresurlaub in Ihrem Unternehmen definiert. Dabei gibt es folgende essentielle Einstellungen:

Auswahl Abwesenheitsart & Ist unbezahlt: Hier pflegen Sie die Art der Abwesenheit (z.B.: verbleibender Urlaub, Ausgleichstage etc.).Hier können Sie die Zeiterfassung für den Abwesenheitstyp aktivieren und einem entsprechenden Projekt zuordnen.Doppelte Genehmigung: Diese Einstellung erzwingt zwei Schritte zur Genehmigung des Urlaubsantrags. Im ersten Schritt muss der dem Benutzer zugeordnete Manager den Antrag genehmigen und im zweiten Schritt der Manager der Personalverwaltung. Dieser wird in den Einstellungen unter definiert.Benutzer / PersonalFeiertage ausschließen: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden Feiertage wie die Ruhetage in der Urlaubsplanung berücksichtigt. Die Pflege der jährigen Feiertage wird im nächsten Schritt erläutert.

WICHTIG: Es darf nur ein Abwesenheitstyp mit dem Wert “Verbleibender Urlaub” angelegt sein, sonst kommt es in Verbindung mit der PWA ggfs. zu einem Fehler beim Urlaub beantragen.

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Feiertage pflegen

Damit Feiertage in Ihrer Urlaubsverwaltung berücksichtigt werden, müssen Sie unter die Feiertage des Urlaubsanträge / Feiertage / Anlegenentsprechenden Kalenderjahres pflegen.

Urlaubsansprüche definieren und zuweisen

Nachdem Sie eben den Abwesenheitstyp für die Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen konfiguriert haben, müssen Sie diesen nun den entsprechenden Mitarbeitern mit den verfügbaren Urlaubstagen zuweisen. Dies erfolgt über Urlaubsanträge / Vorgesetzte / Urlaubsansprüche.

Wichtig: Dort hinterlegen Sie die eben angelegten Abwesenheitstyp, Mitarbeiter und Dauer. Alternativ kann auch für der Urlaub für eine Abteilung definiert werden.

Prozess der Urlaubsplanung

Schritt: Urlaub beantragen (PWA)Im ersten Schritt kann der jeweilige Mitarbeiter wie folgt einen Urlaub über die PWA beantragen:

Für Land = Deutschland kann das Modul installiert werden. Diese trägt die gesetzl. Feiertage automatisiert eq_public_holidaysein.

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Des Weiteren kann der Mitarbeiter in dieser Maske seine restlichen Urlaubstage einsehen:

Ferner kann ein Urlaubsantrag auch durch einen Manager ausgelöst werden. Dies erfolgt über Urlaubsanträge / Vorgesetzte / Urlaubsanträge / Anlegen.

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In der Einzelansicht für einen Urlaubsantrag sind mindestens folgende Daten zu pflegen:

AbwesenheitstypDie Dauer des UrlaubsDer entsprechende Mitarbeiter, für welchen der Urlaubsantrag hinterlegt wird

2. Schritt: Urlaub genehmigenIm zweiten Schritt muss der Urlaub durch den entsprechenden Abteilungsleiter oder Personalmanager genehmigt werden. Bei der Aktivierung der doppelten Genehmigung zuerst durch den Abteilungsleiter und dann den Personalmanager. Dies erfolgt über Vorgesetzte /

Wählen Sie den Antrag aus und genehmigen Sie ihn über den Button . Anschließend ändert Urlaubsanträge (Zur Genehmigung). Genehmigensich der Status (Genehmigt).

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Des Weiteren besteht die Möglichkeit, ein Kommentar zu hinterlassen (Beispiel bei einer Ablehnung) und der Urlaubsantrag kann zurückgezogen werden (Button: Zurücksetzen).

Falls der Manager die restlichen Urlaubstage einsehen möchte, erfolgt dies über den jeweiligen Personaldatensatz.



HINWEIS: Der Benutzer / Manager, der den Urlaub genehmigt, braucht Schreibrechte für den Kalender! (unter Einstellungen / Benutzer / Zugriffsrechte / Kalender)



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Deaktivieren von Mitarbeitern

Da die Anlage von neuen Personaldaten für ID TimeControl schon unter beschrieben ist, wird in diesem Abschnitt noch Personalverwaltungkurz beschrieben, wie Mitarbeiter wieder deaktiviert werden können. Falls zum Beispiel ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, sollten Sie den Mitarbeiter in Odoo unter Personal inaktiv setzen und vorher die Felder (RFID, Ausweis ID und PIN) in den HR Einstellungen des Mitarbeiters löschen.





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Korrektur von Anwesenheitszeiten

Falls ein Mitarbeiter beispielsweise vergessen hat, sich am Ende eines Arbeitstages abzumelden, können Sie dies ( mit entsprechenden Rechten - siehe unten) über die Anwesenheitszeiten korrigieren.

Öffnen Sie dazu den entsprechenden Datensatz und pflegen Sie die Daten nach.



Hinweis: Damit Sie dies durchführen können benötigt der entsprechende Benutzer die Berechtigung Personalsachbearbeiterunter .Attendance



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Zeiten (Übersicht in der PWA)

In diesem Menü finden Sie eine Auflistung über die getätigten Arbeitszeiteinträge der vorangegangenen 3 Tage. Darüber hinaus finden Sie auch eine Aufstellung der Soll/Ist Stunden für den aktuellen sowie den vergangenen Monat.





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