Information zum Neuen Prozess 24. Mai 2018 · 24.05.2018 | Referat IIC – Campus Management | P romovierendenerfassung im SelfService | 15 Prozesse in der Übergangszeit • Neu

24.05.2018 | Referat IIC – Campus Management | Promovierendenerfassung im SelfService | 1

Information zum Neuen Prozess

24. Mai 2018

Promovierendenerfassung

TOPs

• Rückblick

• Neuer Prozess

• Informationen / Kommunikation

• Fragen


Hintergrund

• Durch die Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes sind alle Hochschulen verpflichtet, zum Stichtag 01.12. die jeweiligen Promovierenden an die Statistischen Landesämter zu melden.

• Die Nacherfassung musste 01.12.2017 zum ersten Mal geliefert werden, die TU Darmstadt hat dies fristgerecht getan.


Status der Nacherfassung

• Zur Nacherfassung wurden Excel-Tabellen vorbefüllt, der Umgang mit den Tabellen geschult und von den FBen befüllt und ergänzt und diese zum Stichtag an IIC geliefert.

• Dort wurden die Tabellen zusammengeführt, soweit möglich qualitätsgesichert und im vorgegebenen Format an das Statistische Landesamt (StaLa) gemeldet. Die Daten waren nicht überall vollständig.

• Eine eventuelle Überarbeitung und Fehlerkorrektur ist vom StaLa noch nicht angefordert, bisher wurden nur formale Unklarheiten besprochen.

• Die Erfassung der neuen Promovierenden erfolgt seit Dez. 2017 in den FBenautonom, geeignete Tabellen sind bereit gestellt.

• Nicht berücksichtigt ist bisher die jährliche Pflege, d.h. bis 01.06.2018 handelt es sich um Ersterfassungen und beinhalten keine Änderungsdaten.


Anforderung an neues Registrierungsverfahren

• Im Ref. IIC wurde in enger Abstimmung mit VIIIA ein neuer Prozess aufgesetzt, um die Registrierung durch die Promovierenden im Selfservice Verfahren anzubieten. Eine enge Beratung erfolgte durch den FB 18, der die Prozesse an einem FB mit in die Überlegung gebracht hat (Dank an Fr. Gross).

• Um die Daten möglichst vollständig zu erhalten, war es dem Projektteam wichtig, die Registrierung zu einem Zeitpunkt zu machen, zu dem die künftigen Promovierenden motiviert sind, ihre Daten ordentlich abzugeben und gleichzeitig nicht wesentlich in die Prozesse des FBs der Promotionszulassung einzugreifen.

Lösung:

• Registrierung inkl. Erfassung der Daten nach Erhalt der Betreuungszusage; im Anschluss Abgabe des „Antrags auf Promotion inkl. Betreuungszusage“ gemeinsam mit dem „Antrag auf Registrierung zur Promotion“ an den FB; (um „Fake-“ Registrierungen zu vermeiden, muss die unterschriebene Betreuungszusage hochgeladen werden)

• Werkzeug: BuZ Portal in TUCaN


Usecases für „inländische“ Promovierende (deutsche HZB)

1. Interne Promovierende

a. Masterstudierende, die (unabhängig von der dazwischenliegenden Zeit) mit der Promotion beginnen: � Neuer Registrierungsprozess über TUCaN (BuZ), erhalten in der TUCaN Maske die bekannten Daten bereits vorausgefüllt. Besonderheit: auf dem Registrierungsbescheid wird kein Studienverlauf ausgegeben

b. MA der TU, die nicht an der TU studiert haben: Neuer Registrierungsprozess (wie externe Promovierende). Unterschied: TU-ID ist vorhanden, die für die Registrierung über das BuZ Portal von TUCaN genutzt wird.

2. Externe Promovierende

nutzen die Registrierung über das BuZ Portal von TUCaN

Für beide Fälle gilt: die Promovierenden müssen sich registrieren oder einschreiben . Diese Unterscheidung wird im Portal abgefragt und je nach Auswahl unterschiedlich weiter verarbeitet.


Prozess für internationale Promovierende (ausländische HZB)

• Die Bewerbung für Personen mit internationaler HZB läuft (noch) über MoveIn. Dieses Portal ist für die TU nicht dahingehend konfigurierbar, dass z.B. Statistikdaten für eine Registrierung abgefragt werden können.

• Deshalb durchlaufen die internationalen Promovierenden einen anderen Prozess, als die mit deutscher HZB. Sie gehen über MoveIn und durchlaufen dort den bisher geltenden Regelprozess.

• Die Statistikdaten werden im Ref. VIIIA über das übliche Formular abgefragt und in TUCaN händisch (nach der Immatrikulation) nachgepflegt.

• Da sich fast alle ausländischen Promovierenden auch einschreiben, ist vom Standard der Einschreibung auszugehen. Sonderfälle (nur Promotion, keine Einschreibung) müssen je nach Einzelfall bilateral (meist in Abstimmung mit dem Dez. VIII) gelöst werden. Hier ist keine automatische Prozesslösung vorhanden.

• Verwaltungstechnisch müssen ab 01.06. alle ausländischen Promovierenden zuerst eine Betreuungszusage vom FB und dann eine Anmeldung über MoveIn durchführen.


Neuer Prozess

Den Prozess finden Sie unter

https://www.tu-darmstadt.de/promotion-verwaltung

(3 A3 Seiten)


Neuer Prozess zur Promovierendenregistrierung

Auszug aus dem neuem Prozess Promovierenden-Erfassung


Neuer Prozess zur Promovierendenregistrierung

Auszug aus dem neuem Prozess Promovierenden-Erfassung


TUCaN Web-Portal

Hinweise für Promovierende


Ablauf für eine ausländische Promotionsbewerbung

Ausländische Bewerber_innen werden in TUCaN (falls sie sich verirren ☺) auf das Portal movein verwiesen!


Ablauf für eine deutsche Promotionsbewerbung- Entscheidung

Deutsche Bewerber_innen entscheiden im Suchergebnis, ob sie registriert oder als Studierende eingeschrieben werden möchten.


Ablauf für eine deutsche Promotionsbewerbung

Im weiteren Bewerbungsdialog werden u.a. die Statistikdaten zur Promotion abgefragt; Erläuterungen zu den statistischen Daten sind in Hinweistexten im Portal eingearbeitet.


Registrierungsantrag aus TUCaN

Alle Promotions-Bewerber mit deutscher HZB erhaltenaus TUCaN einen Antrag, den sieim FB abgeben müssen.


Prozesse in der Übergangszeit

• Neu ab 01.06.2018: Promotions-Bewerbungen werden ab diesem Stichtag mit dem neuen Prozess bearbeitet. Je nach Zeitpunkt der Bewerbung, können die Promotions-Bewerber entscheiden, ob sie sich für das SoSe oder für das WiSe bewerben möchten.

• In der Übergangszeit Anfang Juni hat dies möglicherweise zur Folge, dass Promotions-Bewerber für das SoSe 2018 mit dem alten Prozess (vor dem 01.06.2018; Erfassung in Excel notwendig) an den Fachbereich herantreten, als auch Bewerber mit dem neuen Prozess "Registrierung/Einschreibung" (ab dem 01.06.2018; Antrag auf Registrierung).

• Für das WiSe 2018/19 gibt es dann nur noch den neuen Prozess Promotion.

SoSe 2018 alter Prozess(Excel-Tabelle mit Statistik-Daten)

SoSe 2019 neuer Prozess(Antrag auf Registrierung/Einschreibung)

WiSe 2018/19 neuer Prozess(Antrag auf Registrierung/Einschreibung)

SoSe 2018 neuer Prozess(Antrag auf

Registrierung/Einschreibung)

� 15.07.2018

01.12.2017

Schnitt 01.06.201815.01.2019

01.12.2018


Aktualisierung der Daten (Entwurf)

• Die Promovierendendaten unterliegen einer jährlichen Änderung, die Registrierung im Selfservice findet jedoch nur einmalig statt.

• Die Aktualisierung der Daten (Promotion abge-schlossen, Promotion abgebrochen, geänderter Mitarbeiterstatus, persönliche Daten, usw.) müssen von den Fachbereichen einmal jährlich zum Stichtag an IIC geliefert werden.

• Dazu unterstützt IIC die FBe mit einem (noch zu erstellenden) Report, der die bis dahin im FB promovierenden Personen ausgibt.

• Die Änderungen können auf der Report-Excel-Liste direkt eingetragen werden. Die Übernahme nach TUCaN übernimmt Dez. II.

Dieser Prozess ist noch im Entwurfsstadium


Weiterverarbeitung der Registrierungsdaten

• Zum Stichtag 01.12.2017 liegen IIC die Registrierungsdaten aller FBe vor (mehr oder weniger vollständig). Diese werden (händisch) von IIC nach TUCaN übertragen. Ggf. kommen Rückfragen vom StaLa, die dann bilateral mit den FBen geklärt werden müssen.

• Alle Registrierungen vom 01.12.2017 bis zum 01.06.2018 werden von den FBen in einer Excel-Tabelle nach bekanntem Muster an IIC übermittelt (bitte an [email protected]).

• Die Daten müssen spätestens bis 01.08.2018 vorliegen, damit sie noch vor dem Stichtag 2018 übertragen werden können. Ab 01.06.2018 ist TUCaN das führende System für die Statistikdaten.

• Promovierende, die sich noch vor dem 01.06.2018 online für das SoSe 2018 beworben haben, müssen entsprechend dem alten Prozess im Fachbereich in der Excel-Tabelle erfasst werden. Diese Daten müssen nachträglich an IIC übermittelt werden.


Web-Seite der TU -Darmstadt

https://www.tu-darmstadt.de/promotion-registrierung

Infos vom Dez VIII für internationale Promovierendeab Anfang Juni unterhttps://www.tu-darmstadt.de/international/inbound/degree/index.de.jsp


Informationen / KommunikationFAQ Promotionen

www.tu-darmstadt.de/promotion-faq


Informationen / Kommunikationfür Verwaltung und Fachbereiche

Weiterhin sind alle wichtigen Informationen für die Verwaltung / Fachbereiche verfügbar auf den Webseiten des Dezernat II

www.tu-darmstadt.de/promotion-verwaltung


Informationen / Kommunikationfür Promovierende

Wichtige Links auf einen Blick

- www.tu-darmstadt.de/promotion-registrierung

- www.tu-darmstadt.de/promotion-verwaltung

- www.tu-darmstadt.de/promotion-faq

- www.tu-darmstadt.de/promotion

Flyer

- Englische Variante folgt in Kürze

- Gerne nachbestellen [email protected]


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