Infoveranstaltung MS Outlook 2013 - tik.uni- · PDF fileTIK: Technische Informations- und Kommunikationsdienste ... Microsoft PowerPoint - Infoveranstaltung Stand 17.Mai.pptx Author:

InfoveranstaltungMS Outlook 201317.05.2017

Küster-Schumann, PC Schulungen & Coaching

17.05.2017Universität Stuttgart 2

Dauer 1 Std

Anpassungen der Oberfläche

• Symbolleiste anpassen

• KW anzeigen lassen

• Aufgabenleiste einblenden

• Lesebereich, Unterhaltungen

Nicht migrierte Elemente

• Signatur/en einrichten

• Abwesenheitsnotiz einrichten

• Regeln definieren

• Adressierung Neu

Kalendermöglichkeiten

• Darstellung

• Termine erstellen

• Besprechungsplanung

• Kalenderfreigabe

Strukturierung der Veranstaltung

Anpassung und Darstellung der Oberfläche


Die Standarddarstellung der Outlook OberflächeAnpassungen der Oberfläche

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Navigationsbereich

Wechsel zw. Outlook Bereichen

Lesebereich

Menüband


Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenAnpassungen der Oberfläche


Aufgabenleiste dauerhaft einblendenAnpassungen der Oberfläche

• Registerkarte Datei

• Befehl Optionen


KW (Kalenderwoche) im Datumswechsler anzeigen lassenAnpassungen der Oberfläche

SORTIEREN


Sortierung, Gruppierung und UnterhaltungsansichtAnpassungen der Oberfläche

GRUPPIEREN UNTERHALTUNGSANSICHT

Nicht migrierte Elemente einrichten


Signatur/en erstellen und Standardsignatur festlegenNicht migrierte Elemente einrichten

1. Bestehende Signatur aus einer Beispielmail in die Zwischenablage kopieren Strg+C2. Neue Mail erstellen3. Signaturen….4. Neu5. Namen für die Signatur vergeben6. In den Textteil klicken und mit Strg+V

den kopierten Inhalt einfügen7. Als Standardsignatur für Neue Nachrichten

festlegen

• Registerkarte Datei

• Automatische Antworten

• Anklicken: Automatische Antworten senden

• Anklicken: Nur in diesem Zeitraum senden und denZeitraum definieren

• Text ins Textfeld schreiben, dann markierenund mit Strg+C kopieren

• In Außerhalb meiner Organisation klicken unddort mit Strg+V einfügen

• Evtl. Regeln definieren


Automatische Antworten (Der Abwesenheitsassistent)Nicht migrierte Elemente einrichten

• Mit Regeln kann man z.B. Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff und/oder Text automatisch in einen definierten Ordner verschieben lassen

• Datei

• Regeln und Benachrichtigungen verwalten

•


Regeln definieren (Teil 1)Nicht migrierte Elemente einrichten


Regeln definieren mit Vorlage (Teil 2)Nicht migrierte Elemente einrichten

Blau unterstricheneElemente definieren

Regel mit einer Vorlagebeginnen

• Den Regelassistent durchlaufen

• Definieren Sie die Bedingung/en für die die Regel gelten soll

• Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese

• Legen Sie fest, welche Aktion/en mit den Mails passieren sollen

• Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese

• Regelname vergeben und bestätigen


Regeln definieren ohne Vorlage (Teil 3)Nicht migrierte Elemente einrichten

Regel ohneVorlagebeginnen

• Erstellen Sie eine neue Mail

• Globale Adressliste aufrufen über

• Wechsel zu den eigenen Kontaktenüber das Auswahlfeld bei Adressbuch


Adressierung neuNicht migrierte Elemente einrichten

Kalendermöglich-keiten


Darstellung des KalendersKalendermöglichkeiten

Anzeigevarianten

Eigener undFremde Kalender


Termine erstellen (Alternativmöglichkeiten)

Direkteingabe in den Kalender

Klicken Sie an eine Stelle des Kalenders und schreiben Sie los

Ergibt einen 30 MinTermin

Direkteingabe mit Markierung

Markieren Sie einen Zeitrahmen im Kalender und schreiben Sie los

Termindauer ist schon korrekt

Terminkarte

Klicken Sie auf Neuer Termin und machen Sie die Eingaben in die Terminkarte Alle Details möglich

Termin aus E-Mail

Ziehen Sie eine Mail mit gedrückter rechter Maus auf Kalender

dann ist die Mail inder Terminkarte

Kalendermöglichkeiten

1 2 3 4


Die TerminkarteKalendermöglichkeiten

Privater Termin

Wie soll der Termin bei der Besprechungs-planung für andere angezeigt werden

Termin-details


TerminserienKalendermöglichkeiten

• Wählen Sie im Kalender den Befehl Neue Besprechung

• Wählen Sie übers Adressbuch die gewünschten Teilnehmer undüber Räume den gewünschten Raum aus

• Tragen Sie den Betreff, das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, fügen Sie wenn gewünscht Anhänge bei und schreiben Sie eine kleine Einladung im Notizbereich

• Wechseln Sie dann zum Terminplanungs-Assistent


Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 1)Kalendermöglichkeiten

• Kontrollieren Sie, ob die Teilnehmer Zeit haben und der Raum ebenfalls frei ist.

• Verschieben Sie den Termin falls Terminkonflikte auftreten

• Klicken Sie auf Senden, um die Besprechungseinladung zu verschicken

• Der Termin ist in Ihrem Kalender bereits eingetragen



• Die Teilnehmer erhalten die Besprechungsanfrage und klicken eine der angebotenen Möglichkeiten an.



• Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung

• Ändern Sie Datum und/oder Uhrzeit, schreiben Sie eineInformation warum der Termin geändert wird und klicken Sie auf

• Die Besprechungsteilnehmer erhalten dann die korrigierte Besprechungsanfrage und können erneut entscheiden, ob sie teilnehmen möchten


Besprechungsplanung: Besprechung verschiebenKalendermöglichkeiten

• Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung

• Wählen Sie den Befehl

• Schreiben Sie eine kleine Information warum der Termin abgesagt wird und klicken Sie auf Absage senden

• Die Besprechungsteilnehmer erhalten die Absageim Posteingang und klicken auf Aus Kalender entfernen


Besprechungsplanung: Besprechung absagenKalendermöglichkeiten

• Klicken Sie Ihren Kalender an und wählen Sie den Befehl

• Schicken Sie an die Personen für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten die Freigabeeinladung. Legen Sie bei Details die Berechtigung fest.

• Wenn Sie selbst eine Freigabeeinladung erhalten, klicken Sie auf


Kalender freigeben: LeseberechtigungKalendermöglichkeiten

• Klicken Sie Ihren Kalender an undwählen Sie den Befehl

• Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die ge-wünschte Person aus. Markieren Sie die Person danachin der Liste und wählen Sie die Berechtigungsstufe.

• Im unteren Bereich sehen Sie die genauen Berechti-gungen die mit der jeweiligen Stufe verbunden sind.


Kalender freigeben: Weitergehende Berechtigungen (Teil 1)Kalendermöglichkeiten

• Im Dialogfeld Kalenderberechtigungen ist auch dieStandardberechtigung für Ihren Kalender voreinge-stellt.

Für Beschäftigte und Beamten/innen istdie Standardeinstellung Frei/Gebucht Zeit

• Gastaccounts bzw. Studenten/innen können die Kalender nicht einsehen und haben keine Berechti-gung darauf


Kalender freigeben: Standardberechtigungen (Teil 2)Kalendermöglichkeiten

Wichtige Links

Outlook Web Access• https://mail.uni-stuttgart.de/owa/

UniMail Portal• https://mail.uni-stuttgart.de/umstellung/

TIK: Technische Informations- und Kommunikationsdienste• http://www.tik.uni-stuttgart.de/dienste/email/unimail/


Wichtige Links

E-MailTelefon +49 (0) 711 685-Fax +49 (0) 711 685-

Universität Stuttgart

Vielen Dank!

Gabriele Küster-Schumann

[email protected]

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