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Inhaltsverzeichnis

Teil 2 - Benutzerhandbuch ...................................................................................................................... 3

Einleitung. Was ist Kleos? .................................................................................................................... 4

Arbeiten mit Akten .............................................................................................................................. 5

Arbeiten mit Beteiligten ...................................................................................................................... 9

Dokumentenverwaltung ................................................................................................................... 13

Dokumente erstellen ......................................................................................................................... 17

Arbeiten mit E-Mails .......................................................................................................................... 18

Installation und Einrichtung des Outlook-Plugin ............................................................................... 19

Kalender und Aufgaben ..................................................................................................................... 21

Fristen ................................................................................................................................................ 23

Nachverfolgen ................................................................................................................................... 24

Arbeiten mit Tätigkeiten ................................................................................................................... 25

Rechnungswesen ............................................................................................................................... 27

Buchhaltung....................................................................................................................................... 30

Berichte ............................................................................................................................................. 33

Kleos Connect .................................................................................................................................... 35

Kleos Mobile ...................................................................................................................................... 39

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Teil 2 - Benutzerhandbuch

Einleitung. Was ist Kleos?

Kleos ist eine Kanzleisoftware. Sie wurde entwickelt, um vor allem Akten und Beteiligte, aber auch Dokumente, Termine, Fristen und Abrechnungen in der Anwaltskanzlei zu bearbeiten.

Die Arbeit in einer Anwaltskanzlei ist sehr komplex. Es gibt ca. 80 unterschiedliche Fachbereiche und jede Kanzlei hat ihre eigene Struktur an Partnern, Mitarbeitern, Arbeitsabläufen und Mandantenkreisen. Daher bietet Ihnen Kleos ein weitgefächertes Angebot an Funktionen, mit denen die Bedürfnisse der allermeisten Kanzleien abgedeckt werden.

Auf der technischen Seite verbindet Kleos eine relationale Datenbank mit einer Dokumentdatenbank. Somit können Sie in Kleos mit strukturierten Informationen und großen Mengen an Dokumenten arbeiten. Die technische Komplexität, zwei verschiedene Datenbankarchitekturen zu unterhalten ist dabei für den Nutzer nicht sichtbar. Kleos übernimmt diese Aufgabe für Sie.

Alle Informationen in Kleos werden sicher in der Cloud gespeichert. Wenn Sie Kleos nutzen, arbeiten Sie mit einer außerhalb der Kanzlei gespeicherten Datenbank, die in Deutschland auf gesicherten und redundanten Servern gespeichert ist. Sie brauchen keine Angst vor plötzlichen Datenverlusten durch Viren, Hackerangriffe, Naturkatastrophen oder Einbrüche in Ihre Kanzlei zu haben. Ihre Daten und Dokumente werden durch Sicherheitsmaßnahmen, z.B. Datenverschlüsselung, Sicherheitsprotokolle und verteilte Datenhaltung auf dem neuesten Stand der Technik geschützt.

Um mit Kleos arbeiten zu können, brauchen Sie einen Computer mit mind. Windows 7 SP 1 und eine Internet-Verbindung. Für iOS und Android (Telefon und Tablet) gibt es Kleos auch als App mit allen wichtigen Funktionen des Hauptprogramms.

Akten sind das zentrale Element in Kleos. Alles dreht sich um Ihre Akte. Eine Akte ist ein virtueller Ordner, in dem Sie strukturierte Daten und Dokumente abspeichern können.

Akten sind eng mit Beteiligten verbunden. Ein Beteiligter kann z.B. eine natürliche Person, eine Partnerschaft, Organisation oder Gesellschaft sein. Beteiligte können Parteien in einer Akte, Teilnehmer an einem Termin oder Adressaten von E-Mails, Schreiben oder Rechnungen sein.

Anwälte erstellen tausende von Dokumenten pro Jahr. Kleos hat kein Problem damit, große Mengen an Dokumenten zu verwalten und ihre Bezüge zu Akten und Beteiligten darzustellen.

Terminverwaltung löst Kleos durch eine Kombination von Kalendereinträgen, Terminen, Aufgaben und Fristen. Diese können auch genutzt werden, um Tätigkeiten zu erstellen. Tätigkeiten sind (abrechenbare) Zeiteinheiten, aus denen Rechnungen generiert werden können.

Der typische Workflow in Kleos sieht wie folgt aus:

• Akte anlegen und Beteiligte zur Akte speichern

• Akte bearbeiten, inkl. Erstellen von Dokumenten, Kalendereinträgen, Terminen, Aufgaben und Fristen

• Tätigkeiten erfassen, die die abrechenbare Zeit der Akte darstellen und daraus Rechnung erstellen.

• Nach Abschluss des Vorgangs Akte ablegen.

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Arbeiten mit Akten

Kleos ist neben vielen anderen Funktionen auch eine Aktenverwaltung. Der Dreh- und Angelpunkt der Arbeit mit Kleos ist die Akte. Sie können viele verschiedene Informationen in einer Akte speichern, z.B. Dokumente, Notizen, Beteiligte, E-Mails, Termine, Fristen und Aufgaben.

In Kleos haben Sie mehrere Möglichkeiten eine neue Akte anzulegen:

• über „Neue Akte“ im Hauptmenü des Desktop oder

• über „Neu“ oder das Kontextmenü der rechten Maustaste im Aktenfenster

Das einzige von Ihnen auszufüllende Pflichtfeld bei der Aktenanlage ist die Bezeichnung. Um schnell eine neue Akte anzulegen, tragen Sie die Bezeichnung ein und klicken Sie auf „OK“. So können Sie auf die Schnelle viele Akten anlegen und später die weiteren Informationen nachtragen. Wir empfehlen allerdings, die fehlenden Informationen wie Beteiligte und weitere Aktendetails schnellstmöglich zu erfassen.

Je vollständiger Sie alle relevanten Informationen erfassen, desto besser können Sie die weitere Arbeit optimieren. So können Sie z.B. die erfassten Daten direkt in Dokumenten, Berichten und Rechnungen verwenden und auch die Suche nach Akten ist deutlich präziser.

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Das Aktenfenster besteht aus mehreren Registerkarten. Bei genauerer Betrachtung werden Sie feststellen, dass es sehr der Aufteilung des Hauptmenüs auf dem Desktop ähnelt. Durch dieses einheitliche Bedienkonzept wird der Einstieg in die Arbeit mit Kleos sehr erleichtert. Der Inhalt der Registerkarten (Parteien, Dokumente, Aufgaben/Fristen, Tätigkeiten, Rechnungswesen) innerhalb der Akte speist sich immer nur aus der aktuellen Akte.

Im Hauptmenü finden Sie dort immer die aktenübergreifenden Daten, z.B. die Liste aller Akte, aller erfassten Beteiligten, aller Rechnungen, usw.

Um eine Partei zur Akte hinzuzufügen klicken Sie auf „Partei hinzufügen“ im Aktenfenster.

Wählen Sie den Parteityp und den gewünschten Beteiligten aus. Im Auslieferungszustand enthält Kleos bereits die gebräuchlichsten Parteitypen. Im Bereich „Einrichtung“ können Sie nach eigenem Wunsch weitere hinzufügen.

Die Beteiligten müssen in Kleos gespeichert werden, um Sie als Parteien in einer Akte zu verwenden. Es ist aber möglich, einen neuen Beteiligten aus Parteienfenster heraus anzulegen. Klicken Sie dazu auf „+ Neue Beteiligte“

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Einige Beteiligte haben mehr als eine Adresse. Über das Drop-Down neben dem Adressfeld können Sie dann zwischen den Adressen wechseln oder über „+ Adresse hinzufügen“ auch noch eine weitere Adresse direkt erfassen.

Das Feld „Aktenzeichen (Kennung Fremdsystem)“ dient dazu, die Bezeichnung des Vorgangs aufseiten der Partei zu erfassen. Es ist vor allem in der Kommunikation mit größeren Organisationen (Versicherungen, Behörden, etc.) sehr nützlich, da es die Zuordnung dort erleichtert.

Der Bereich „Beziehungen” enthält Informationen zu den Beziehungen einzelner Beteiligter untereinander

Klicken Sie ruhig einmal durch die verschiedenen Registerkarten des Aktenfensters, um sich damit vertraut zu machen, welche Informationen Sie zu einer Akte erfassen können.

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Eine Unterakte ist eine Akte, die sich auf eine andere bezieht. Wenn Sie eine Unterakte anlegen, vergibt Kleos intern einen neuen Code, das Aktenzeichen bleibt aber gleich dem der Hauptakte.

Es ist sehr leicht eine neue Unterakte anzulegen. Klicken Sie einfach im Aktenfenster auf „Mehr… > Unterakte hinzufügen“. Die Unterakte erbt nur das Aktenzeichen und die Informationen des Übersichtsfensters der Hauptakte (Bezeichnung, Beschreibung, Parteien, …). Alle anderen Informationen geben Sie nach Bedarf neu ein.

Unterakten sind in vielen Situationen ein nützliches Werkzeug. Sie können damit große, komplexe Projekte in kleinere Einheiten unterteilen oder z.B. einen Fall in die unterschiedlichen Instanzen aufschlüsseln.

Unterakten können auch dazu benutzt werden, verschiedene, aber miteinander verbundene Klagen eines Mandanten zu organisieren.

Die Anzahl der Unterakten zu einer Hauptakte wird im Übersichtsfenster der Hauptakte angezeigt.

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Die Nummer in Klammern bezieht sich auf die Anzahl aller Akten, die das gleiche Aktenzeichen haben. Das schließt die Hauptakte mit ein. Nach einem Klick auf „Unterakte“ bekommen Sie die Liste aller verbundenen Akten angezeigt.

Den Button “Unterakte” finden Sie in allen Registerkarten des Aktenfensters, aber es stecken unterschiedliche Funktionen dahinter. In der Registerkarte „Dokumente“ rufen Sie damit die Liste der Dokumente aller verbundenen Akten auf, in der Registerkarte „Aufgabe/Firsten“ die Liste aller Aufgaben und Fristen.

Sie können in Kleos auch strukturierte Zusatzinformationen zu einer Akte speichern. Dazu verwenden Sie die Zusatzfelder.

In Kleos können Sie für viele verschiedene Bereiche Zusatzfelder anlegen. Einige beziehen sich auf Akten, andere auf Beteiligte.

Arbeiten mit Beteiligten

Als Beteiligte bezeichnen wir in Kleos alle natürlichen und juristischen Personen, mit denen Sie es in Ihrer Kanzlei zu tun haben. Beteiligte können in Akten, Tätigkeiten, Terminen und Rechnungen verwendet werden.

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Das Beteiligtenfenster zeigt die Liste aller gespeicherten Beteiligten an. Sie können einen Beteiligten am schnellsten über Suchfunktion in der oberen linken Ecke des Fensters finden. Weitere Möglichkeiten sind die erweiterte Suche oder die Filtermöglichkeiten der Spaltenüberschriften.

In Kleos können Sie eine ganze Reihe an unterschiedlichen Informationen zu einer Beteiligung speichern. Die wichtigsten Daten finden Sie in der Registerkarte „Allgemein“

Darüber hinaus ist es auch möglich, die zu speichernden Daten durch das Anlegen von Zusatzfeldern zu erweitern.

Zusatzfelder für Beteiligte stehen für alle Beteiligteneinträge in Kleos zur Verfügung.

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Statt eines Zusatzfeldes können Sie auch ein Profil anlegen. Ein Profil ist eine Sammlung von Datenfeldern, die unter einer Beschreibung zusammengefasst und dem Beteiligten hinzugefügt werden können. Sie können einem Beteiligten beliebig viele Profile hinzufügen.

Beziehungen beschreiben die Verbindung zwischen zwei (oder mehr) Beteiligten. So ist es z.B. möglich dazustellen, dass ein Beteiligter (natürliche Person) Angestellter eines anderen Beteiligten (juristische Person) ist.

Dabei gibt es in Kleos es zwei Möglichkeiten, eine Beziehung zu einem Beteiligten anzulegen.

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Sie können zum einen eine Beziehung gleich auf der Ebene des Beteiligten anlegen. Das führt dazu, dass diese beiden Datensätze dauerhaft miteinander verknüpft werden und Ihnen in allen Akten, zu denen Sie diesen Beteiligten hinzufügen, zur Verfügung stehen.

Daher wenden Sie diese Methode am besten für „fixe“ Beziehungen an, z.B. für Geschäftsführer, sonstige gesetzliche Vertreter, Eltern des minderjährigen Kindes, etc.

Zum zweiten können Sie eine Beziehung ausschließlich auf der Ebene der Akte hinzufügen, ohne sie gleichzeitig dauerhaft zum Beteiligten zu speichern.

Diese Methode eignet sich am besten für temporäre Beziehungen, die nur aus dem konkreten Fall heraus entstehen, z.B. für den Sachverständigen, den Arzt, etc.

Auch zu einem Beziehungstyp können Sie Zusatzfelder anlegen. So können Sie z.B. zum Beziehungstyp „Arbeitnehmer“ das Zusatzfeld „Position im Unternehmen“ anlegen.

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Dokumentenverwaltung

Die Dokumentendatenbank von Kleos kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten unterschiedlicher Art umgehen.

Der interne Texteditor von Kleos dient dazu, Memos, Telefonnotizen und E-Mails im *.eml und *.msg-Format zu erstellen und anzusehen. Kleos enthält auch einen PDF-Betrachter.

Um Dokumente zu erstellen, greift Kleos auf Ihre gewohnte Textverarbeitung, in den meisten Fällen Microsoft Word, zurück.

Für alle weiteren Dateitypen (z.B. Bilder, Scans) benutzt Kleos ebenfalls Ihre passende, lokal installierte Software.

Alle Dokumente werden von Kleos sicher in der Cloud gespeichert. Wenn Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, wird es nach Abschluss Ihrer Arbeit automatisch in die Dokumentendatenbank von Kleos hochgeladen.

Während der Bearbeitung arbeiten Sie mit einer temporären Datei auf Ihrer lokalen Festplatte. Um das Dokument automatisch hochzuladen, brauchen Sie es nur in Word zu schließen und zu speichern. Danach zeigt Kleos Ihnen das Dokumentenfenster mit allen relevanten Informationen an. Klicken Sie hier auf „Einchecken“, um die Datei in die Cloud hochzuladen oder „Änderungen rückgängig“, um die Änderungen zu verwerfen.

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Sie können in Kleos auch Dateien importieren. Wir empfehlen, dazu die Drag&Drop-Funktion. Kleos zeigt Ihnen dann einen Dialog zum Abschluss des Imports an.

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Wenn Sie ein Dokument in eine Akte ziehen, wird das Dokument in diese Akte importiert. Wenn Sie das Dokument in ein anderes, allgemeines Kleos-Fenster ziehen, ist das Aktenfeld im Importfenster leer und Sie müssen die Akte selbst auswählen.

Es ist auch möglich, mehrere Dokumente zusammen zu importieren. Dazu empfehlen wir, ebenfalls die Drag&Drop-Funktion zu nutzen. Im sich dann öffnenden Import-Manager können Sie dann über „Import“ jedes Dokument einzeln einer Akte hinzufügen oder über „Massenimport“ alle Dokumente gleichzeitig derselben Akte hinzufügen.

Das gleiche funktioniert auch für den Import von Anlagen zu E-Mails.

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Neben dem Import per Drag&Drop können Sie natürlich auch den Button „Import“ nutzen, den Sie im allgemeinen und im aktenspezifischen Dokumentenfenster finden.

Wählen Sie das gewünschte Dokument über das kleine Ordnersymbol aus. Eine Dokumentvorschau wird Ihnen danach im Fenster rechts angezeigt, wenn Sie die Option “immer anzeigen” aktivieren, wird das auch bei allen weiteren Importen der Fall sein.

Es kann auch vorkommen, dass Sie ein Dokument aus der Cloud auf Ihre lokale Festplatte speichern möchten. Dazu benutzen Sie die Funktion unter „Mehr… > Kopieren nach“ und wählen Sie dann den gewünschten lokalen Speicherplatz aus.

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Sie können ein einzelnes oder mehrere Dokumente aus diese Art lokal speichern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitig eine PDF-Version der Dokumente zu erstellen und mit abzuspeichern.

Für den Fall, dass Sie eine große Datenmenge lokal speichern wollen, kann dieser Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sie können währenddessen aber weiter mit Kleos arbeiten. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, bekommen Sie vom System eine entsprechende Nachricht.

Dokumente erstellen

Dokumente werden in Kleos auf der Basis von Dokumentvorlagen erstellt. Kleos enthält bereits eine Reihe von Vorlagen für die am häufigsten anfallenden Schreiben in der Kanzlei.

Sie können auch selbst weitere Vorlagen hinzufügen, die Ihnen dann im Bereich „Kanzleivorlagen“ zur Verfügung stehen.

Ein neues Dokument ist in Kleos schnell erstellt. Klicken Sie auf „Neu/Neues Dokument“, wählen Sie die passende Vorlage aus und vergeben Sie eine Bezeichnung. Nach dem Klick auf „OK“ wird die

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Vorlage aus der Cloud geladen und in Ihrer Textverarbeitung geöffnet. Dabei sind alle vordefinierten Felder dann bereits mit den Informationen aus der Akte ausgefüllt.

Mehr über das Erstellen und Einrichten von Dokumentvorlagen hier: Error! Reference source not found.

Arbeiten mit E-Mails

Kleos enthält ein eigenes E-Mail-Programm mit allen wichtigen Funktionen. So können Sie direkt aus Kleos E-Mails verschicken und empfangen.

Eine neue E-Mail können Sie – wie Sie es bereits von anderen Kleos-Funktionen kennen- vom Desktop aus, aus dem Dokumentenfenster der Akte oder dem allgemeinen Dokumentenbereich starten. Ähnlich den allgemeinen Dokumenten, können Sie auch für E-Mails Vorlagen mit häufig benutzten Standardelementen definieren

Der Klick auf “Senden” verschickt die E-Mail und speichert eine Kopie der Mail zu den Dokumenten der Akte. Sie können die E-Mail über „Speichern“ auch als Entwurf speichern und später verschicken.

Um ein E-Mail-Konto einzurichten, gehen Sie zu Einrichtung > Allgemein > E-Mail-Konten. Füllen Sie das Fenster mit den relevanten Informationen inkl. Den technischen Gegebenheiten Ihres Postfachs aus. Falls dazu Fragen bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Nachdem die Verbindung überprüft wurde können Sie die E-Mail-Funktion in Kleos nutzen.

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Sie können beliebig viele E-Mail-Konten pro Nutzer einrichten, aber nur eines davon kann als Standard definiert werden.

Mehr zu diesem Thema finden Sie hier: Error! Reference source not found.

Installation und Einrichtung des Outlook-Plugin

Das Kleos-Plugin für Outlook können Sie hier herunterladen:

https://kleos.wolterskluwer.com/KleosDownloadPages/DownloadArea/Download/ForOutlookInstaller

Zur Installation, laden Sie die Datei herunter, führen Sie sie aus und folgen Sie den weiteren Angaben auf dem Bildschirm. Nach erfolgreicher Installation finden Sie einen neuen Reiter in Ihrem Outlook.

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Sind Sie in Kleos angemeldet und öffnen diesen Reiter in Outlook, haben Sie nun die Möglichkeit, gleich in Outlook E-Mails oder Anhänge zu einer Akte zu speichern.

Um eine E-Mail oder einen Anhang zu speichern, klicken Sie auf den jeweiligen Button.

Wählen Sie die Akte aus, in die die E-Mail oder der Anhang gespeichert werden soll. Alle weiteren Felder sind bereits vorbelegt, können aber natürlich auch geändert werden. Klicken Sie auf „OK“ um den Import zu bestätigen. Die importierte Datei finden Sie dann im Dokumentfenster der ausgewählten Akte.

Über den Button „Einstellungen“ können Sie festlegen, wie Outlook sich beim Import von Daten nach Kleos verhalten soll:

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Kalender und Aufgaben

Aufgaben und Termine lassen sich in Kleos am einfachsten über den Kalender handhaben und werden auch als „Ereignisse“ bezeichnet. Alle Kalendereinträge zeichnen sich durch eine Definition von Datum und Zeit aus. Wenn Sie einen Termin erstellen, weisen Sie ihm damit einen Zeitpunkt im Kalender zu, z.B. einen Besprechungstermin mit einem Mandanten oder einen Gerichtstermin.

Eine Aufgabe in Kleos ist eine Arbeit, die von jemanden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss.

Kalendereinträge und Aufgaben haben einiges gemeinsam. Beide können benutzt werden, um Aktivitäten zu erstellen. Aktivitäten sind ein wichtiger Teil von Kleos, denn Sie repräsentieren die abrechenbaren Stunden und sind Grundlage der Rechnungsstellung.

Um einen neuen Kalendereintrag zu erstellen, wechseln Sie in den allgemeinen Kalenderbereich oder den der Akte und klicken Sie auf „Neu“.

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Wählen Sie die Art des Termins aus und füllen Sie die weiteren Felder. In Kleos ist es möglich, einen Termin ohne Bezug zu einer Akte zu erstellen. Das kann für bestimmte Situationen sinnvoll sein, z.B. Teilnahme an einer Tagung o.ä. In allen anderen Fällen empfehlen wir allerdings, immer eine Akte zuzuweisen, da sich aus den Kalendereinträgen die abrechenbaren Tätigkeiten erstellen lassen, die immer einer Akte zugewiesen sein müssen.

Der fertige Termin wird im Kalender aller Kanzleimitarbeiter angezeigt, die als „Zuständig“ oder „Teilnehmer“ angelegt wurden.

Der Dialog zur Anlage einer Aufgabe ist sehr ähnlich.

Wenn Sie einen neuen Termin oder eine neue Aufgabe erstellen, haben Sie die Möglichkeit auch gleich weitere Schritte festzulegen. Klappen Sie dazu die weiteren Felder aus und klicken Sie auf die gewünschte Option (Neue Aufgabe, Neuer Termin, Neue Tätigkeit, Neues Dokument, Neue E-Mail). Im

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Anschluss auf den Klick auf OK öffnet sich dann ein weiterer Dialog, in dem Sie den zuvor ausgewählten nächsten Schritt anlegen können.

Die verschiedenen Arten von Kalendereinträgen können Sie selbst in den Einstellungen definieren oder bearbeiten.

Mehr dazu finden Sie unter: Error! Reference source not found.

Fristen

Eine besondere Stellung im Bereich des Kalenders und der Aufgaben nehmen die Fristen ein. Im Auslieferungszustand sind in Kleos die gesetzlich vorgegebenen Fristen bereits mit Vor- und Mittelfristen vordefiniert. Sie können aber auch selbst noch neue Fristen in den Einstellungen definieren.

Anders als gewöhnliche Aufgaben werden Fristen anhand des Startdatums automatisch berechnet. Dazu ist die Festlegung eines Feiertagskalenders erforderlich. Die Kalender aller Bundesländer sind ebenfalls bereits in Kleos angelegt, sollten in Ihrer Region aber andere Regelungen gelten, können Sie in den Einstellungen auch einen eigenen Kalender anlegen und zur Fristberechnung nutzen.

Sobald Sie im Dialog eine Frist auswählen, ändern sich Teile des Fensters. Die wichtigsten Unterschiede sind, dass zu einer Frist immer eine Akte und ein Feiertagskalender ausgewählt sein müssen. Außerdem wird ein zusätzlicher Bereich für die Anlage der Vor- und Mittelfrist angezeigt.

Sobald die Frist mit „OK“ bestätigt wird, wird sie in die Liste der Aufgaben und Fristen eingetragen. In dieser Liste können Sie über die Box am linken Rand filtern, ob Sie nur Aufgaben, nur Fristen oder beides angezeigt bekommen möchten.

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Im Kalender werden Fristen nur dann angezeigt, wenn Sie das in den Einstellungen unter Allgemein > Meine Einstellungen > Aufgaben/Fristen so festlegen. In diesem Fall werden Fristen immer als erster Eintrag des Tages angezeigt.

Nachverfolgen

Die Funktion “Nachverfolgen” eignet sich hervorragend zur Organisation von Arbeitsabläufen in der Kanzlei. Durch die Benutzung von Nachverfolgen für ein Dokument an einen Mitarbeiter, geben Sie dieser Person den Auftrag, etwas mit diesem Dokument zu tun, z.B. zu korrigieren, drucken, verschicken, usw.

Sie können zu jedem Dokument mehrere Nachverfolgen-Aufträge anlegen und sie derselben oder verschiedenen Personen zuweisen. Alle Aufträge werden im Nachverfolgen-Fenster auf dem Desktop angezeigt, aufgeteilt auf zwei Registerkarten nach denen, die Sie in Auftrag gegeben haben und denen, die Sie selbst von anderen erhalten haben.

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Nachverfolgen-Aufträge können Sie für alle Dokumentarten (auch Memos, E-Mails und Telefonnotizen) erstellen. Gehen Sie dazu ins allgemeine oder aktenspezifische Dokumentenfenster und dort zu Folgeaktivität > Folgeaktivität bearbeiten.

Nach dem Klick auf „OK“ wird die Aktivität in die Liste der Beteiligten Mitarbeiter aufgenommen.

Arbeiten mit Tätigkeiten

Kleos nutzt Tätigkeiten, um zeitbasierte Rechnungen zu erstellen. Wie immer in Kleos, habe Sie mehrere Einstiegspunkte zur Erstellung einer neuen Tätigkeit:

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• Das “+” auf dem Desktop

• Über “Neu” im allgemeinen oder aktenspezifischen Fenster „Tätigkeiten“

• Das Kontextmenü der rechten Maustaste in den o.g. Fenstern

• Die Stoppuhr

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• Die Schnellerfassung

Es ist sinnvoll, alle Tätigkeiten einer Akte zuzuordnen. Im Arbeitsalltag kann es aber vorkommen, dass schon Tätigkeiten angefallen sind, bevor die Akte überhaupt angelegt ist. Daher ist es in Kleos möglich, Tätigkeiten auch ohne Aktenbezug anzulegen und später zu bearbeiten.

Über die Tätigkeiten können Sie Zeithonorar, aber auch Auslagen, wie Reisekosten, Porto, Telefon, etc. erfassen.

Zur Einrichtung und Definition von Tätigkeiten, lesen Sie bitte hier weiter: Error! Reference source not found.

Die Stundensätze einer Tätigkeit werden aus den Stundensatztabellen übernommen. Der Betrag der Tätigkeit bestimmt sich nach Zeitmenge oder Anzahl mal dem jeweiligen Satz.

Mit einem Klick auf “OK” wird die Tätigkeit gespeichert und das Fenster geschlossen. Der Button „OK > Neu“ speichert die Aktivität und erstellt direkt eine weitere zur Erfassung von mehreren Elementen nacheinander.

Rechnungswesen

Tätigkeiten in Kleos sind die Basis der Rechnungsstellung.

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Zum Start einer neuen Rechnung klicken Sie auf Neu > Neue Rechnung im aktenspezifischen oder allgemeinen Fenster „Rechnungswesen“. Der häufigste Fall wird der Start einer neuen Rechnung aus der Akte heraus sein.

In diesem Fall sind die Akte und der Mandant (= Rechnungsempfänger und Kostenschuldner) schon ausgewählt. Sie haben die Möglichkeit, zwischen drei Abrechnungsvarianten auszuwählen:

• Rechnung für Akte: Es werden alle noch nicht abgerechneten Tätigkeiten in dieser Akte zur Abrechnung angeboten

• Rechnung für Mandant: Es werden alle nicht abgerechneten Tätigkeiten für den ausgewählten Mandanten über alle Akten hinweg zur Abrechnung angeboten

• Rechnung splitten: Sie können mehr als einen Kostenschuldner angeben und die Anteile des Splits definieren

Nachdem Sie alle Angaben ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Nun sehen Sie eine Übersicht aller noch nicht abgerechneten Tätigkeiten und können auswählen, welche davon Sie in die aktuelle Rechnung aufnehmen möchten. Es sind zunächst immer alle Tätigkeiten ausgewählt.

Danach zeigt Ihnen Kleos eine Übersicht und Zusammenfassung aller Abrechnungsposten an, aufgeteilt nach Honorar, durchlaufenden Posten und weiteren Auslagen.

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Sie haben nun die Auswahl, die Rechnung als Entwurf oder Endversion zu speichern.

Die wichtigsten Unterschiede bestehen darin, dass beim Entwurf keine Rechnungsnummer vergeben und nichts in der Buchhaltung verbucht wird. Daher können Entwürfe auch beliebig bearbeitet und verändert werden.

Ist eine Rechnung einmal als Endversion gespeichert, werden die entsprechenden Beträge in die Buchhaltung übernommen und eine Rechnungsnummer vergeben. Danach ist die Rechnung fixiert und kann nicht mehr verändert werden.

Als letzten Schritt können Sie nun, sowohl für Entwürfe, wie auch für Endabrechnungen ein Rechnungsdokument erstellen.

Generell schlägt Ihnen Kleos dazu als Vorlage die von Ihnen zuvor definierte Standardvorlage für Rechnungen vor, Sie können aber auch eine andere Vorlage wählen oder die Dokumenterstellung über „Nicht generieren“ ganz überspringen (z.B. um sie später auszuführen).

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Wenn Sie ein Rechnungsdokument erstellen, wird dieses in die Dokumentenhistorie der Akte gespeichert.

Neben dem allgemeinen Rechnungswesen bietet Kleos auch noch erweiterte Funktionen zur Rechnungsstellung. Dazu gehören:

• Sammelabrechnung bzw. Stapelverarbeitung. Damit können mehrere Rechnungen auf einmal auf Basis der noch nicht abgerechneten Tätigkeiten generiert werden.

• Workflow zur Überprüfung und Abzeichnung von Rechnungen

##Mehr dazu finden Sie in der Dokumentation zum erweiterten Rechnungswesen.##

Naturgemäß gibt es Überschneidungen zwischen Rechnungswesen und Buchhaltung. In Kleos wird das vor allem bei den Rechungsmodellen deutlich (Einstellungen > Rechnungswesen > Abrechnungsmodelle).

Hier können Sie definieren, welche Elemente der Rechnungen (Honorar, Auslagen, USt., …) auf welches Konto gebucht werden sollen.

Bei jeder Rechnungsstellung werden alle Buchungen dann entsprechend dieser Definition vorgenommen.

Buchhaltung

Kleos umfasst auch die Funktionen einer einfachen Kanzleibuchhaltung. Alle Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen und Vorschussrechnungen, die Sie mit Kleos erstellen, werden automatisch auch in die Buchhaltung verbucht.

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Um eine Rechnung zu erstellen und zu verbuchen muss in Kleos ein gültiges Abrechnungsjahr geöffnet sein. Die einfachste Möglichkeit dazu ist es, ein neues Abrechnungsjahr einer schon bestehenden Buchhaltung hinzuzufügen.

Gehen Sie dazu zu den Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltung. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Buchhaltungsmandanten, fügen Sie ein neues Geschäftsjahr hinzu und markieren Sie es als laufend.

Anschließend öffnen Sie das Geschäftsjahr und definieren Sie die Zeiträume (Monate oder Quartale).

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Der Bereich Buchhaltung enthält alle Funktionen rund um die Buchhaltung in Kleos

Alle Informationen sind in verschiedenen Registerkarten organisiert. Über „Journale“, „Suche“ und „Weitere“ können Sie auf die Buchhaltungsinformationen zugreifen. Über „Berichte“ können Sie verschieden Buchhaltungsauswertungen erstellen und drucken.

Über „Export“ können Sie Buchhaltungsdaten exportieren. Ein Assistent leitet Sie interaktiv durch den Prozess, eine Export-Datei zu erstellen, die Sie dann in Ihr externes Buchhaltungsprogramm importieren können.

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Berichte

Mit Kleos bekommen Sie schon im Auslieferungszustand viele verschieden Berichte in den unterschiedlichen Funktionsbereichen geliefert. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf den Button „Berichte“.

Die folgenden Berichte stehen Ihnen zur Verfügung:

Bereich Akte

• Aktenliste

• Aktenliste Basisdaten

• Aktendaten-Export

• Finanzdaten

• Schläferakten

Bereich Beteiligte

• Liste aller Beteiligten

• Beteiligten-Export mit Beziehungen

• Grunddaten der Beteiligten

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• Liste aller Beteiligten

Bereich Kalender

• Kalenderliste

• Kalenderliste nach Ort

• Kalenderdaten-Export

Bereich Aufgaben/Fristen

• Aufgabenliste

• Aufgaben-Export

Bereich Dokumente

• Dokumentenliste

Bereich Tätigkeiten

• Tätigkeiten - Aktenübersicht (gesamt)

• Tätigkeiten-Export

• Export der Tätigkeiten & Buchungsposten

• Aktenübersicht (vollständig)

• Aktenüberblick mit Zusammenfassung

• Tagesplan

Bereich Rechnungswesen

• Abzurechnende Akten

• Rechnungen Entwurf

• Rechnungen Endfassung

• Abgerechnete Tätigkeiten

• Abgerechnete Tätigkeiten mit Rand

• Abgerechnete Tätigkeiten mit Rand (Export)

• Zusammenfassung nach Verantwortlichem

Bereich Buchhaltung

• Finanzübersicht

• Finanzjournal

• Steuerjournal

• Hauptbuch

• Finanzübersicht (Excel-Export)

• Fremdgeld

• Fremdgeld Details

• Offene-Posten-Liste

• Etc.

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Neben den klassischen Berichten ist es in Kleos auch an vielen Stellen möglich, den Inhalt eines Suchergebnisses oder einer Liste als Bericht auszugeben.

Dazu finden Sie in den entsprechenden Fenstern rechts unten den Button „Liste drucken“

Es öffnet sich das folgende Fenster,

in dem verschieden Möglichkeiten haben, den Inhalt der Liste auszugeben, neben den Druck z.B. auch den Export in einer Excel-Liste.

Dies ist eine sehr nützliche und einfache Art, in Kombination mit der erweiterten Suche Berichte nach eigenen Vorgaben und Bedürfnissen zu erstellen.

Kleos Connect

Was ist Kleos Connect?

Kleos Connect ist die sichere Online-Plattform zum Austausch von Dokumenten. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit Dritten (z.B. Mandanten) direkt aus Kleos heraus zu teilen, ohne dabei auf den potentiell risikobehafteten Austausch per E-Mail zurückgreifen zu müssen.

Kleos Connect aktivieren

Um mit Kleos Connect zu arbeiten, müssen Sie das Modul zunächst unter Einstellungen > Kanzlei > Verträgen und Berechtigungen > Modulverwaltung aktivieren.

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Gehen Sie danach in den Einstellungen zu Kanzlei > Kanzlei und klicken Sie auf Kleos Connect Daten.

Geben Sie hier den Kanzleinamen, eine Telefonnummer und eine gültige E-Mail-Adresse an. Diese Daten werden im Kleos Connect-Webportal für Ihre Kanzlei als Kontaktoptionen angezeigt.

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Sicheres Teilen von Dokumenten

Sobald das Modul Kleos Connect aktiviert wurden, finden Sie in der Menüzeile der Dokumentenfenster der Akte den Button „Teilen“. Markieren Sie ein Dokument und klicken Sie auf „Teilen“.

Um ein Dokument zu teilen, wählen Sie nun einen Empfänger aus und geben Sie eine E-Mail-Adresse an. Als potentielle Empfänger werden Ihnen die Parteien der Akte angeboten. Sofern Sie zum Beteiligten bereits eine E-Mail-Adresse erfasst haben, wir auch diese automatisch vorgeschlagen. Sie können aber auch eine andere E-Mail-Adresse und über die Suchzeile auch einen nicht direkt mit der Akte verknüpften beteiligten als Empfänger auswählen.

Sobald Sie nun auf „OK“ klicken, wir das Dokument in unser sicheres Web-Portal Kleos Connect hochgeladen. Der Empfänger erhält eine Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse, dass für ihn dort etwas von Ihnen hinterlegt wurde und kann sich nun mit seiner E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort im Portal anmelden.

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Sobald der Mandant im Portal eingeloggt ist. Hat er die folgenden Optionen:

1. Er kann selbst ein Dokument hochladen

2. Er kann zum geteilten Dokument eine Bemerkung schreiben

3. Er kann das geteilte Dokument herunterladen.

Sobald im Portal eine Aktion vorgenommen wird, bekommt der Kleos-Nutzer darüber eine Benachrichtigung in Form einer Glocke, die neben der globalen Suche eingeblendet wird.

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Fährt man mit der Maus über das Glockensymbol, bekommt man die Benachrichtigungen angezeigt, kann diese öffnen oder zur Akte übernehmen.

Auf diese Art behält Kleos Connect die Kontrolle über die Dokumente und ermöglicht einen nachvollziehbaren Workflow über alle Aktionen hinweg (teilen, hochladen, kommentieren, herunterladen).

Kleos Mobile

Kleos Mobile ist die App von Kleos für Mobilgeräte. Sie ist für iOS und Android in Apple iTunes und Google Play kostenlos zum Download erhältlich. Nach der Installation können Sie sich direkt mit Ihren gewohnten Kleos-Zugangsdaten einloggen.

Auf dem Startbildschirm sehen Sie die aktuellen Akten, nächsten Termine, Aufgaben und Verknüpfungen zu den aktuellen Tätigkeiten und Dokumenten.

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Sie können auf der Aktenliste direkt auf die Akteninformationen zurückgreifen. Tippen Sie dazu auf „Letzte Akten“ im Startbildschirm oder „Akten“ in der Menüleiste.

Auch die in Kleos gespeicherten Dokumente können Sie über die Dokumentenliste aufrufen. Sie können Dokumente auch mit Ihrem Smartphone oder Tablet herunter- oder hochladen. Um Dokumente einzusehen, brauchen muss eine passende App auf dem Gerät installiert sein. Außer Dokumenten können Sie auch Fotos direkt in die Kleos-Dokumente (zur Akte oder allgemein) hochladen.

Über Kleos Mobile können Sie auch auf Ihre Termin, Kalendereinträge und Aufgaben zugreifen. Sie können auch neue Termine und Aufgaben erstellen.

Grundsätzlich gilt: Jede Änderung, die Sie über Kleos Mobile vornehmen, findet sich in Echtzeit auch in der Desktop-Anwendung wieder. So können alle anderen berechtigten Nutzer sofort darauf zugreifen.