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DEPARTEMENT BAU, VERKEHR UND UMWELT Innovation@Work SAP Innovation@Work SAP Vorschlags- und Projekt-Portfolio-Management bi K t A beim Kanton Aargau Aarau, 11. September 2013

Innovation@Work SAPInnovation@Work SAP Vorschlags …W_PPM_KT… · Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau? Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September

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DEPARTEMENT BAU, VERKEHR UND UMWELT

Innovation@Work SAPInnovation@Work SAP

Vorschlags- und Projekt-Portfolio-Managementb i K t Abeim Kanton Aargau Aarau, 11. September 2013

Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?

> Projektierung> Bau> Erhalt> Betrieb

K tKantons-strassen

1'150 km

900 km

N ti l

1'150 km

1'650 kmNational-strassen

100 km

2Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

100 km

Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?

3Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?

4Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?

5Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio der Abteilung Tiefbau (ATB)

> dauernd rund 700 grosse und kleine Projekte> jährlich zirka 100 bis 150 Projekt-Vorschlägej j g> jährliche Investitionssumme Brutto von CHF 200 bis 300 Mio.> rund 70 Projektleitende

d 100 Mit b it d d ATB hö d St k h ld> rund 100 Mitarbeitende der ATB gehören zu den Stakeholderdes Projekts- und Portfoliomanagements.

6Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio der Abteilung Tiefbau (ATB)

7Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Agenda

> BegrüssungM l Zi M i Di tMarcel Zimmermann, Managing Director, asem group agRolf H. Meier, Kantonsingenieur, AG

SAP P j kt d P tf li t> SAP Projekt- und Portfoliomanagement

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo

> Lessons LearnedLessons Learned

> Sie und Portfoliomanagement

> Abschluss und Apèro

8Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

asem group ag – Übersicht

• Ausgestaltung und Optimierung von GeschäftsprozessenSorgfalt – Ihr Projekt in sicheren Händen

• Deutsch- & französischsprachige Schweiz• Öffentliche Verwaltungen, Gesundheitswesen und

Versorgungsunternehmen• Branchenübergreifend für PPM SRM und InkassoBranchenübergreifend für PPM, SRM und Inkasso • Mehr als 200 Beratungsprojekte seit 2002• Total Quality Management - Committed to Excellence (EFQM)• Bern, Vevey, Zug, Zürich

• Einführung, Erweiterung, Anpassung von SAP ERP Lösungen• SAP Inkassomanagement by asem group

Innovative Standardprodukte und Dienstleistungen

• SAP Inkassomanagement by asem group• SAP Projektportfolio- und Projektmanagement by asem group • SAP Procurement by asem group• SAP Infrastrukturmanagement by asem groupg y g p• asem Value Packages für den Applikationssupport• Hervorragende Zusammenarbeit mit SAP

• Partner im Bereich Services, VAR und Software• Gemeinsame fokussierte Initiativen zu PPM SRM und Inkasso

9

Gemeinsame fokussierte Initiativen zu PPM, SRM und Inkasso

Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

asem group ag – Referenzauszug

10Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Agenda

> Begrüssung

> SAP Projekt- und PortfoliomanagementPascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo

> Lessons Learned

> Sie und Portfoliomanagement

> Abschluss und Apèro

11Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Wie Entscheiden wir welche Projektvorschläge (= Ideen) umgesetzt werden?(= Ideen) umgesetzt werden?

12Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio- und ProjektmanagementStrategisches Managementg g

Geschäfts-strategie

UnternehmenStrategieentwicklung / Unternehmensstrategie

strategie

Portfolio-management

PortfolioEin Portfolio entspricht der Summe aller Objekte eines Bereiches mit gemeinsamen Ressourcen

Programm-management

ProgrammeEin Programm ist ein Teil eins Portfolios welches genutzt wird um ein strategisches Ziel zumanagement

Projekt-

genutzt wird um ein strategisches Ziel zu erreichen.

ProjektEin einzelnes Projekt in Qualität Budget

managementEin einzelnes Projekt in Qualität, Budget, Termin und Umfang umsetzen.

13Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio- und ProjektmanagementBeispielprozess

Portfoliomanagement

Beispielprozess

Vorschlagsmanagement

IPlanung &

Ressourcen-zuteilung

EröffnungBewertung

&Priorisierung

IDEE

Projektmanagement

Phasen Investitionsprojekt

Phasen IT-Projekt

14Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ase oje t

Portfolio- und ProjektmanagementBeispielprozess

Portfoliomanagement

Beispielprozess

Vorschlagsmanagement

PPM Reporting

Portfolio-Controlling

IPlanung &

Ressourcen-zuteilung

EröffnungBewertung

&Priorisierung

PeriodischesReporting

Portfolio steuern

IDEE

Projekt-Rapportierung

Status Termine

Projektmanagement

Termine Finanzen

Phasen Investitionsprojekt

Phasen IT-Projekt

PlanungRealisierungEinführung

15Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ase oje t

Portfolio- und ProjektmanagementHerausforderungen im Portfoliomanagement

Transparenz über die Projektvorschläge der Unternehmung, die l f d P j kt d St t T d i1

g g

laufenden Projekte, deren Status, Tendenzen sowie Abhängigkeiten.

1

Übersicht über die Ressourcen (personell und finanziell), sowie deren aktuelle und geplante Zuteilung.2

Aufzeigen von Möglichkeiten und Risiken zur Umsetzung der Strategie und der Ziele.3

Entscheidungsgrundlage (= Priorisierung), für die Ressourcenzuteilung unter Berücksichtigung des grösstmöglichen Nutzens (= optimiert) für das Unternehmen.=

16Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio- und ProjektmanagementHerausforderungen im Projektmanagement & Portfolio-Controllingg j g g

Anspruchsgruppen

Zeit

Planung(Abhängigkeiten)

Geld

AuftragÄnderungen

17Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Agenda

> Begrüssung

> SAP Projekt- und Portfoliomanagement

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-DemoPatrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AGPascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag

> Lessons Learned

> Sie und Portfoliomanagement

> Abschluss und Apèro

18Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Problemstellung der «Wurmbüchse»

Was für Projekte hat

Wieviele Vorschläge und Projekte haben

Wo ist der Wurm? …das Projekte hat

dieser PL?wir aktuell?Projekt?

Wie steuern wir die relevanten

Wie standardisieren wir die relevanten

Projekte?die Prozesse mit einem Tool?

Wie harmonisieren und vereinfachenWie kann man sichWie schaffen wir und vereinfachen

wir das Reporting?Wie kann man sich über die Vorschläge

und Projekte informieren?

Transparenz über unser

Kerngeschäft?

19Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Ausgangslage für Detailprozesse

20Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

…im Detail schon ein bisschen komplexer!

21Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Positionierung von SAP PPM bei der ATB

22Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

23Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)

2 Vorschlagsmanagement

Plan

ungs

ProjektVorschlag

5. Portfolio-Controlling G Li 1 J i 2013 f l t2. Vorschlagsmanagement

Prozess7. Erfolgs

-kontrolleomgm

t.

gProzessGoLive am 1. Juni 2013 erfolgt Portfoliomanagement-Prozesse IT Unterstützung des Projekt-

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

Port

foli

4 Projekt-Rapportierung

Reporting Massnahmen / Steuern

g jVorschlagsmanagement mit SAP PPM

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

24Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)GoLive am 1. Januar 2014IT Unterstützung von: Portfolio-Controlling

2 Vorschlagsmanagement

Plan

ungs

ProjektVorschlag

5. Portfolio-Controlling

Portfolio Controlling Projekt-Rapportierung Projektabwicklung

2. Vorschlagsmanagement Prozess

omgm

t.

gProzess

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

Port

foli

Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

25Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Nun geht's Schritt für Schritt durch die Detailprozesse der ATB inklusive Live-DemoDetailprozesse der ATB inklusive Live-Demo

26Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen der ATB

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

> Ganzer Prozess in SAP.> Vorschläge werden bewertet & priorisiert

g

> Vorschläge werden bewertet & priorisiert.> Vorschläge werden geplant & allenfalls gebündelt.> Prozesswechsel zum Projekt möglich.

Durch Transparenz und Priorisierung die «richtigen Projekte» g j

auslösen.

GenehProjekt-Vorschlaganmelden

Geneh-migter

Projekt-antrag

Inputvon Antragsteller

Output für PLEntwurf Projektauftrag

Portfoliomanagement(Planung & Steuerung)

EntscheidPortfolioboard

27Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

28Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Herkunft und Eingabe der Vorschläge

Portfolio-managerin

29Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)

2 Vorschlagsmanagement

Plan

ungs

ProjektVorschlag

5. Portfolio-Controlling 2. Vorschlagsmanagement Prozess

omgm

t.

gProzess

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

Port

foli

Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

30Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Prüfen der Vorschläge Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

> Antragsteller meldet> Antragsteller meldet Projektvorschlag an.

Vorschlag

> 1 Projektdokument (Projekt-Vorschlag/-Antrag/-Auftrag) über d t Pden gesamten Prozess Vorschlagsmanagement.

> Portfoliomanagerin stellt die Qualität des Inhalts sicher.

31Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen ATB an Bewertung in SAP

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

g g

Priorisierungs-Formular Bewertungskriterien Tiefbau

> Zustand und Funktionalität> Verkehrssicherheit> Strategische Bedeutung> Nutzen für Verkehrsteilnehmende> Umwelt und LandschaftUmwelt und Landschaft> Risiko

32Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

35 40 45 50 55

Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen ATB an die Planung in SAP

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

g g

Vorschlag

Termine

StartdatumEnddatumProjektantrag genehmigt

Geplantes ProjektBaubeginn frühestens, optimal, spätestensBauzeitPrognostizierter ProjektstartPrognostiziertes Projektende

Kostenschätzung

Finanzen

AufwändeBaukostenLanderwerbHonorare

2013 2014 2015 etc…

FinanzenErträge

Beiträge Bund SollBeiträge Gemeinde SollBeiträge Dritte Soll

33Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Beiträge Dritte SollÜbrige Erträge

Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderung ATB zur Nachvollziehbarkeit

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

g

PortfolioPortfolio--BoardBoard

c) Reviews geben eine Übersicht

BoardBoard

c) Reviews geben eine Übersichtder Vorschläge pro Reviewdatum. Der

Entscheid wird dokumentiert.

a) Vorschlag wird mittels Fragebögen bewertet.

b) Priorisierung der bewerteten Vorschläge.

34Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Live-Demo Vorschlagsmanagements bis zum ProjektentscheidProjektentscheid

Live-DemoLive Demo

35Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessErfassen & Prüfen – Beispiel aus der DEMO (Auszug)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

p ( g)

Eröffnung:> Projektvorschlag> Projekt

Zuordnung im PortfolioBeispiel (Aufgabenorientiert):> Führung und Unterstützung> Führung und Unterstützung> Strassenbau> Strassenbewirtschaftung> Verkehrsmanagement

> Übriges

36Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessErfassen & Prüfen – Beispiel aus der DEMO (Auszug)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

p ( g)

Termine:> Prognosestart /-ende> Baubeginn frühgestensBaubeginn frühgestens> Baubeginn optimal> Baubeginn spätestens> Bauzeit

Verantwortlichkeiten:> Verantwortlicher> Antragsteller> Antragsteller

37Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessBewerten – Beispiel aus der DEMO (Auszug)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

p ( g)

Projektwert:> Ermittlung Projektwert anhand der> Ermittlung Projektwert anhand der

Einzelkriterien> Gewichtete Bewertung

38Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessPlanen – Beispiel an DEMO (Auszug)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

p ( g)

39Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessFazit ATB zum Nutzen (1/2)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

> Transparenz Eine Gesamtbetrachtung des Portfolios ist

it d V hl t

( )

nur mit dem Vorschlagsmanagement möglich (Projekte und Vorschläge).

> Strategie Transparente Grundlagen ermöglichen

h ll i hb E t h id dnachvollziehbare Entscheidungen des Portfolioboards. «Platzhalterprojekte» werden so vermieden.

> Ressourcen OptimierenD rch gestaffelter A slös ng nd Durch gestaffelter Auslösung und realistischer Planung der Projekte soll sich die «Bugwelle» bzw. Überplanung in der Finanzplanung (AFP-Periode, 4 Jahre)

40

g ( )reduzieren.

Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Vorschlagsmanagement-ProzessFazit ATB zum Nutzen (2/2)

Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden

( )

> Effizienz Nur 1 Projektdokument (Projekt-Vorschlag/-

Antrag/-Auftrag) über den gesamten Prozess.

> Qualitätssteigerung> Qualitätssteigerung Der PL erhält durch das

Vorschlagsmanagement «reifere» und bereits «bestätigte» Inhalte für seinen gProjektauftrag.

41Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

42

3. Projektabwicklungsprozess

Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ProjektabwicklungsprozessFokus der Projektabwicklung und Einordnung SAP PPMj g g

Einstieg für Projektleitende

> alle eigenen Projekte

Ampeln• Gesamt• ErgebnisseLeistungs-

- CATS

Portfolio

- PPM

> alle eigenen Projekte> Projektinformationen> Ampeln> Absprünge

Ergebnisse• Termine• Finanzen• Risiken

gerfassung

DRport

ing

Portfolio-Controlling

- MM- PS- cProject JBPlan

ung/

Re

Bestellungen• Vergabe• Vertrag

Finanzplanung• Kostenarten• Kredit

Terminplanung• Phasen• Meilensteine AFP

Auswertungen

Statusbericht Projektplan etc.Multiprojektbericht

43Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

44Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Anforderungen ATB an die Projekt-Rapportierung

> Das Berichtswesen wird automatisiert.

> Die Steuerungsgremien führen die Meeting auf der Grundlage einer Datenbasis und eines standardisierten Berichtswesens.

POL / LAPOL / LAstandardisierten Berichtswesens.

> Der PL rapportiert und kommentiert den Stand seines Projekts nicht der Vorgesetzteseines Projekts, nicht der Vorgesetzte.

> Der Projektstand kann durch alle Beteiligten jederzeit abgerufen werdenjederzeit abgerufen werden.

> Es werden keine Mitarbeiter-Ziele über die Ampelfarben vereinbart Projekte mit roten undAmpelfarben vereinbart. Projekte mit «roten» und «gelben» Ampeln sind nicht schlecht. Ziel ist es, dass mittels Ampeln Probleme frühzeitig kommuniziert und gelöst werden können.

45

g

Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Projekt-RapportierungNexPro Projekt-Cockpit

Einstieg für Projektleitende> alle eigenen Projektej p> Projektinformationen> Ampeln> Absprünge

Projektliste

n

Ampeln Finanzanalyse

Nav

igat

io

Fortschrittsanalyse Meilensteine

N

Fortschrittsanalyse Meilensteine

46Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

47Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Portfolio-Controlling Prozess Reporting Massnahmen / Steuern

Projektabwicklung Portfolio Controlling

Transparenz über bekannte Projektvorschläge, Termine, Finanzen und Statusist die Grundlage für ein Projekt-Portfolio-Controlling.

Projektabwicklung Portfolio-Controlling

Projekt-Rapportierung

48Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Anforderungen ATB an das Reporting

Standardisierte Auswertungen> Faktenblatt für Vorschläge

g p g

g> Statusbericht für Projekte> Multiprojektbericht> Bericht Phasen und Meilensteine

49Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio-Controlling ProzessAnforderungen an das Termin-Reporting

Reporting Massnahmen / Steuern

Termine der Vorschläge Termine der Projekte

g p g

Bericht: Phasen und Meilensteine

50Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Anforderungen zum Einzel- & Multiprojektcontrollingg p j g

Projekt-Cockpitj p

Statusbericht

SAP PPM

Multiprojekt-Bericht

51Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Weitere Anforderungen an das Reporting

Individuelle Auswertungen> Individuelle Auswertung im System

g p g

g y> Export nach Excel> (A)GIS

52Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Live-Demo Reporting

Live-DemoLive Demo

53Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Portfolio-Controlling ProzessDas Dashboard 1/2 – Demo am System (Auszug)

Reporting Massnahmen / Steuern

y ( g)

> Auswertung sämtlicher Stammdaten, Terminen und Finanzdaten in einer Sichtin einer Sicht

> Vordefinierte Dashboard-Sichten

> Personalisierbar

Übersicht

54Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Das Dashboard 2/2 – Demo am System (Auszug)

Finanzen

y ( g)

Bewertung

55Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Reporting Cockpit 1/2 – Demo am System (Auszug)Nach Organisationseinheit Kosten- / Nutzenvergleich

p g p y ( g)

Nach Projektklasse Nach Innerorts / Ausserorts

56Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Das Dashboard 2/2 – Demo am System (Auszug)

Ist / Budget / Vorgabe pro Jahr Gantt Zeitplan

y ( g)

57Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Portfolio-Controlling / Integration Finanzplanung (Auszug)g g p g ( g)

Vergleich der Finanzzahlen während der ProjektabwicklungVergleich der Finanzzahlen während der Projektabwicklung

58Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Status anhand von Ampeln setzen (Auszug)p ( g)

Status anhand von Ampeln setzenStatus anhand von Ampeln setzen

59Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess

Steuern des Portfolios

60Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Übersicht der Projekte/Vorschläge

> Projektleiter erhalten künftig eine Visualisierung aller Vorschläge & P j kt ( l t l f dProjekte (geplant, laufend, abgeschlossen) im AGIS.

> Vorgesetzte sowie Stabsstellen erhalten Übersichten direkt im SAP PPM:> Gruppierung geografisch

(Gemeinde, Bezirke, Sektion Strasse I & II, Kreise UH, Mitarbeitende Landerwerb, etc.)Landerwerb, etc.)

> Gruppierung nach Aufbauorganisation (UA, Sektionen, g ( , ,etc.)

> Bündelungen zu AGGLO-

61Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

gProgrammen

ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)

spro

zess

e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen

Projekt-

6 Governance (Regelwerk)Pl

anun

gs

ProjektVorschlag

2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling

omgm

t.

2. Vorschlagsmanagement Prozess

gProzess

Port

foli Prüfen Bewerten Planen Ent-

scheiden Reporting Massnahmen / Steuern

4 Projekt-Rapportierung

mgm

t.

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6

4 Projekt Rapportierung

Proj

ektm

3 Projektabwicklungsprozess

62Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

3. Projektabwicklungsprozess

Governance (Regelwerk)

> Die Regelung zum neuen Projekt- und Portfolio-

t i t hl kmanagement ist «schlank» gehalten.

> Es wird nur beschrieben, WAS durch WEN zu tun ist.

> WIE es im Detail zu tun ist, wird im Qualitäts-Managementsystem und in Handbüchern zum SAP geregelt.

63Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Agenda

> Begrüssung

> SAP Projekt- und Portfoliomanagement

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo

> Lessons LearnedPatrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AG

> Sie und Portfoliomanagement

Ab hl d A è> Abschluss und Apèro

64Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 1/3

Konzeptphase(n)Merci SBB!

> An SAP Standard orientieren, Referenzbesuche durchführen (Praxiserfahrung).

> Output vor Input, Auswertungen & Berichte zuerst definierenBerichte zuerst definieren.

> Geschäftsprozesse vor dem IT System definierenSystem definieren. (Geschäftsprozesse werden nicht mit oder durch IT definiert)

> Verifikation des Anforderungskatalogs durch Fachspezialisten.

65Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 2/3

Realisierung / Einführung

> Regelmässiges Abstimmen zwischen Fach und Technik lohnt sich.

> Pendenzen gemeinsam und zügig abarbeitenabarbeiten.

> Testfälle für Funktions- und Integrationstests frühzeitig erstellen.

66Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 3/3

Generelle Erfolgsfaktoren über alle Phasen

> Projektteam so klein wie möglich und nötig (be-) halten.

> Ein Portfoliomanagement-Projekt muss durch das Management aktiv unterstützt werden.

> Künftige Nutzer frühzeitig vor dem GoLive regelmässig informieren.

> Pilot-Projekt mit Rollout fördert eine schnelle Projektdurchführung und hilft anderen Organisationseinheiten den Best Practise Ansatz der Abteilung Tiefbau zu übernehmen.

Pilot Abteilung Tiefbau

67Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Agenda

> Begrüssung

> SAP Projekt- und Portfoliomanagement

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo

> Lessons Learned

> Sie und PortfoliomanagementMarcel Zimmermann, Managing Director, asem group ag

> Abschluss und Apèro

68Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

69Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Herausforderungen bewältigen… am Beispiel der ATB

Transparenz über die laufenden Projekte, deren Status, Tendenzen sowie11

p

> Transparenz Eine Gesamtbetrachtung des Portfolios

Nutzen von SAP PPM für die ATB

deren Status, Tendenzen sowie Abhängigkeiten

Übersicht über die Ressourcen (Personell und Finanziell) sowie deren aktuelle und22

Eine Gesamtbetrachtung des Portfoliosist nur mit dem Vorschlagsmanagement möglich (Projekte und Vorschläge).

> Ressourcen OptimierenD h t ff lt A lö dund Finanziell), sowie deren aktuelle und

geplante Zuteilung2 Durch gestaffelte Auslösung und

realistische Planung der Projekte soll sich die «Bugwelle» bzw. Überplanung in der Finanzplanung reduzieren.

> Effi iAufzeigen von Möglichkeiten und Risiken zur Umsetzung der Strategie und der Ziele 33

> Effizienz Nur 1 Projektdokument (Projekt-

Vorschlag/-Antrag/-Auftrag) über den gesamten Prozess.

> Qualitätssteigerung Der PL erhält durch das

Vorschlagsmanagement «reifere» und bereits «bestätigte» Inhalte für seinen

Entscheidungsgrundlage (=Priorisierung), für die Ressourcenzuteilung unter B ü k i hti d ö t ö li h

==

Projektauftrag.> Strategie Entscheidungen im Steuerungsgremium

werden durch transparente Grundlagen

70

Berücksichtigung des grösstmöglichen Nutzens (=Optimiert) für das Unternehmen

werden durch transparente Grundlagen ermöglicht. «Platzhalterprojekte» werden vermieden.

Portfoliomanagement mit SAP PPMWir unterstützen Sie

…liefert Ihnen die nötige Unterstützung um die wichtigsten Projekte zu erkennen, die Ressourcen optimal zu verteilen und anschliessend die

Projekte mit Erfolg durchzuführen.Gemeinsame Projekte mit Erfolg durchzuführen.Business Initiative

Dienstleistungen Anforderungsanalysen inkl. Proof of Concept (PoC) Einführung und Optimierung von SAP PPM (inkl. cProjects) und SAP PS

Ei füh N P C k it

71

Einführung von NexPro – Cockpit

Portfoliomanagement mit SAP PPMWir unterstützen Sie… … für Ihre Mehrwerte!

> Ermitteln Sie ihr Potential > Effiziente Unterstützung der gesamten

> Evaluieren Sie am Prototypen selber

g gWerteflusskette von der Projektidee bis zum Projektabschluss

> Nachvollziehbarkeit und Standardisierung von Bewertungen Priorisierungen etc

> Prüfen Sie Ihre bestehende Lösungvon Bewertungen, Priorisierungen etc.

> Transparenz von Portfolios> Übersichten und Auswertungen für jede Ebene> Keine Datenredundanz und Medienbrüche> Keine Datenredundanz und Medienbrüche> Vollständige Integration in Ihre bestehende

SAP Anwendungslandschaft

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Agenda

> Begrüssung

> SAP Projekt- und Portfoliomanagement

> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo

> Lessons Learned

> Sie und Portfoliomanagement

> Abschluss und ApèroAbschluss und Apèro

73Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Danke für Ihr InteresseDanke für Ihr Interesse

> Marcel Zimmermann, Managing Director, asem group ag

> Rolf H. Meier, Kantonsingenieur, AG

> Pascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag

> Patrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AG

74Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013

Kontakte

Weitere FragenWeitere Fragen…

> Marcel Zimmermann 076 567 73 67 [email protected]

> David Fuss 079 821 06 68 [email protected]

> Pascal Schütz 079 746 70 46 [email protected] @ g p

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