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DEPARTEMENT BAU, VERKEHR UND UMWELT
Innovation@Work SAPInnovation@Work SAP
Vorschlags- und Projekt-Portfolio-Managementb i K t Abeim Kanton Aargau Aarau, 11. September 2013
Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?
> Projektierung> Bau> Erhalt> Betrieb
K tKantons-strassen
1'150 km
900 km
N ti l
1'150 km
1'650 kmNational-strassen
100 km
2Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
100 km
Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?
3Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?
4Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Mit welchen Aufgaben befasst sich die Abteilung Tiefbau?Tiefbau?
5Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio der Abteilung Tiefbau (ATB)
> dauernd rund 700 grosse und kleine Projekte> jährlich zirka 100 bis 150 Projekt-Vorschlägej j g> jährliche Investitionssumme Brutto von CHF 200 bis 300 Mio.> rund 70 Projektleitende
d 100 Mit b it d d ATB hö d St k h ld> rund 100 Mitarbeitende der ATB gehören zu den Stakeholderdes Projekts- und Portfoliomanagements.
6Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio der Abteilung Tiefbau (ATB)
7Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Agenda
> BegrüssungM l Zi M i Di tMarcel Zimmermann, Managing Director, asem group agRolf H. Meier, Kantonsingenieur, AG
SAP P j kt d P tf li t> SAP Projekt- und Portfoliomanagement
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo
> Lessons LearnedLessons Learned
> Sie und Portfoliomanagement
> Abschluss und Apèro
8Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
asem group ag – Übersicht
• Ausgestaltung und Optimierung von GeschäftsprozessenSorgfalt – Ihr Projekt in sicheren Händen
• Deutsch- & französischsprachige Schweiz• Öffentliche Verwaltungen, Gesundheitswesen und
Versorgungsunternehmen• Branchenübergreifend für PPM SRM und InkassoBranchenübergreifend für PPM, SRM und Inkasso • Mehr als 200 Beratungsprojekte seit 2002• Total Quality Management - Committed to Excellence (EFQM)• Bern, Vevey, Zug, Zürich
• Einführung, Erweiterung, Anpassung von SAP ERP Lösungen• SAP Inkassomanagement by asem group
Innovative Standardprodukte und Dienstleistungen
• SAP Inkassomanagement by asem group• SAP Projektportfolio- und Projektmanagement by asem group • SAP Procurement by asem group• SAP Infrastrukturmanagement by asem groupg y g p• asem Value Packages für den Applikationssupport• Hervorragende Zusammenarbeit mit SAP
• Partner im Bereich Services, VAR und Software• Gemeinsame fokussierte Initiativen zu PPM SRM und Inkasso
9
Gemeinsame fokussierte Initiativen zu PPM, SRM und Inkasso
Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Agenda
> Begrüssung
> SAP Projekt- und PortfoliomanagementPascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo
> Lessons Learned
> Sie und Portfoliomanagement
> Abschluss und Apèro
11Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Wie Entscheiden wir welche Projektvorschläge (= Ideen) umgesetzt werden?(= Ideen) umgesetzt werden?
12Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio- und ProjektmanagementStrategisches Managementg g
Geschäfts-strategie
UnternehmenStrategieentwicklung / Unternehmensstrategie
strategie
Portfolio-management
PortfolioEin Portfolio entspricht der Summe aller Objekte eines Bereiches mit gemeinsamen Ressourcen
Programm-management
ProgrammeEin Programm ist ein Teil eins Portfolios welches genutzt wird um ein strategisches Ziel zumanagement
Projekt-
genutzt wird um ein strategisches Ziel zu erreichen.
ProjektEin einzelnes Projekt in Qualität Budget
managementEin einzelnes Projekt in Qualität, Budget, Termin und Umfang umsetzen.
13Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio- und ProjektmanagementBeispielprozess
Portfoliomanagement
Beispielprozess
Vorschlagsmanagement
IPlanung &
Ressourcen-zuteilung
EröffnungBewertung
&Priorisierung
IDEE
Projektmanagement
Phasen Investitionsprojekt
Phasen IT-Projekt
14Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ase oje t
Portfolio- und ProjektmanagementBeispielprozess
Portfoliomanagement
Beispielprozess
Vorschlagsmanagement
PPM Reporting
Portfolio-Controlling
IPlanung &
Ressourcen-zuteilung
EröffnungBewertung
&Priorisierung
PeriodischesReporting
Portfolio steuern
IDEE
Projekt-Rapportierung
Status Termine
Projektmanagement
Termine Finanzen
Phasen Investitionsprojekt
Phasen IT-Projekt
PlanungRealisierungEinführung
15Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ase oje t
Portfolio- und ProjektmanagementHerausforderungen im Portfoliomanagement
Transparenz über die Projektvorschläge der Unternehmung, die l f d P j kt d St t T d i1
g g
laufenden Projekte, deren Status, Tendenzen sowie Abhängigkeiten.
1
Übersicht über die Ressourcen (personell und finanziell), sowie deren aktuelle und geplante Zuteilung.2
Aufzeigen von Möglichkeiten und Risiken zur Umsetzung der Strategie und der Ziele.3
Entscheidungsgrundlage (= Priorisierung), für die Ressourcenzuteilung unter Berücksichtigung des grösstmöglichen Nutzens (= optimiert) für das Unternehmen.=
16Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio- und ProjektmanagementHerausforderungen im Projektmanagement & Portfolio-Controllingg j g g
Anspruchsgruppen
Zeit
Planung(Abhängigkeiten)
Geld
AuftragÄnderungen
17Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Agenda
> Begrüssung
> SAP Projekt- und Portfoliomanagement
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-DemoPatrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AGPascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag
> Lessons Learned
> Sie und Portfoliomanagement
> Abschluss und Apèro
18Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Problemstellung der «Wurmbüchse»
Was für Projekte hat
Wieviele Vorschläge und Projekte haben
Wo ist der Wurm? …das Projekte hat
dieser PL?wir aktuell?Projekt?
Wie steuern wir die relevanten
Wie standardisieren wir die relevanten
Projekte?die Prozesse mit einem Tool?
Wie harmonisieren und vereinfachenWie kann man sichWie schaffen wir und vereinfachen
wir das Reporting?Wie kann man sich über die Vorschläge
und Projekte informieren?
Transparenz über unser
Kerngeschäft?
19Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
…im Detail schon ein bisschen komplexer!
21Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Positionierung von SAP PPM bei der ATB
22Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
23Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)
2 Vorschlagsmanagement
Plan
ungs
ProjektVorschlag
5. Portfolio-Controlling G Li 1 J i 2013 f l t2. Vorschlagsmanagement
Prozess7. Erfolgs
-kontrolleomgm
t.
gProzessGoLive am 1. Juni 2013 erfolgt Portfoliomanagement-Prozesse IT Unterstützung des Projekt-
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
Port
foli
4 Projekt-Rapportierung
Reporting Massnahmen / Steuern
g jVorschlagsmanagement mit SAP PPM
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
24Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)GoLive am 1. Januar 2014IT Unterstützung von: Portfolio-Controlling
2 Vorschlagsmanagement
Plan
ungs
ProjektVorschlag
5. Portfolio-Controlling
Portfolio Controlling Projekt-Rapportierung Projektabwicklung
2. Vorschlagsmanagement Prozess
omgm
t.
gProzess
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
Port
foli
Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
25Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Nun geht's Schritt für Schritt durch die Detailprozesse der ATB inklusive Live-DemoDetailprozesse der ATB inklusive Live-Demo
26Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen der ATB
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
> Ganzer Prozess in SAP.> Vorschläge werden bewertet & priorisiert
g
> Vorschläge werden bewertet & priorisiert.> Vorschläge werden geplant & allenfalls gebündelt.> Prozesswechsel zum Projekt möglich.
Durch Transparenz und Priorisierung die «richtigen Projekte» g j
auslösen.
GenehProjekt-Vorschlaganmelden
Geneh-migter
Projekt-antrag
Inputvon Antragsteller
Output für PLEntwurf Projektauftrag
Portfoliomanagement(Planung & Steuerung)
EntscheidPortfolioboard
27Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
28Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Herkunft und Eingabe der Vorschläge
Portfolio-managerin
29Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)
2 Vorschlagsmanagement
Plan
ungs
ProjektVorschlag
5. Portfolio-Controlling 2. Vorschlagsmanagement Prozess
omgm
t.
gProzess
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
Port
foli
Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
30Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Prüfen der Vorschläge Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
> Antragsteller meldet> Antragsteller meldet Projektvorschlag an.
Vorschlag
> 1 Projektdokument (Projekt-Vorschlag/-Antrag/-Auftrag) über d t Pden gesamten Prozess Vorschlagsmanagement.
> Portfoliomanagerin stellt die Qualität des Inhalts sicher.
31Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen ATB an Bewertung in SAP
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
g g
Priorisierungs-Formular Bewertungskriterien Tiefbau
> Zustand und Funktionalität> Verkehrssicherheit> Strategische Bedeutung> Nutzen für Verkehrsteilnehmende> Umwelt und LandschaftUmwelt und Landschaft> Risiko
32Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
35 40 45 50 55
Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderungen ATB an die Planung in SAP
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
g g
Vorschlag
Termine
StartdatumEnddatumProjektantrag genehmigt
Geplantes ProjektBaubeginn frühestens, optimal, spätestensBauzeitPrognostizierter ProjektstartPrognostiziertes Projektende
Kostenschätzung
Finanzen
AufwändeBaukostenLanderwerbHonorare
2013 2014 2015 etc…
FinanzenErträge
Beiträge Bund SollBeiträge Gemeinde SollBeiträge Dritte Soll
33Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Beiträge Dritte SollÜbrige Erträge
Vorschlagsmanagement-ProzessAnforderung ATB zur Nachvollziehbarkeit
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
g
PortfolioPortfolio--BoardBoard
c) Reviews geben eine Übersicht
BoardBoard
c) Reviews geben eine Übersichtder Vorschläge pro Reviewdatum. Der
Entscheid wird dokumentiert.
a) Vorschlag wird mittels Fragebögen bewertet.
b) Priorisierung der bewerteten Vorschläge.
34Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Live-Demo Vorschlagsmanagements bis zum ProjektentscheidProjektentscheid
Live-DemoLive Demo
35Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessErfassen & Prüfen – Beispiel aus der DEMO (Auszug)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
p ( g)
Eröffnung:> Projektvorschlag> Projekt
Zuordnung im PortfolioBeispiel (Aufgabenorientiert):> Führung und Unterstützung> Führung und Unterstützung> Strassenbau> Strassenbewirtschaftung> Verkehrsmanagement
> Übriges
36Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessErfassen & Prüfen – Beispiel aus der DEMO (Auszug)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
p ( g)
Termine:> Prognosestart /-ende> Baubeginn frühgestensBaubeginn frühgestens> Baubeginn optimal> Baubeginn spätestens> Bauzeit
Verantwortlichkeiten:> Verantwortlicher> Antragsteller> Antragsteller
37Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessBewerten – Beispiel aus der DEMO (Auszug)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
p ( g)
Projektwert:> Ermittlung Projektwert anhand der> Ermittlung Projektwert anhand der
Einzelkriterien> Gewichtete Bewertung
38Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessPlanen – Beispiel an DEMO (Auszug)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
p ( g)
39Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessFazit ATB zum Nutzen (1/2)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
> Transparenz Eine Gesamtbetrachtung des Portfolios ist
it d V hl t
( )
nur mit dem Vorschlagsmanagement möglich (Projekte und Vorschläge).
> Strategie Transparente Grundlagen ermöglichen
h ll i hb E t h id dnachvollziehbare Entscheidungen des Portfolioboards. «Platzhalterprojekte» werden so vermieden.
> Ressourcen OptimierenD rch gestaffelter A slös ng nd Durch gestaffelter Auslösung und realistischer Planung der Projekte soll sich die «Bugwelle» bzw. Überplanung in der Finanzplanung (AFP-Periode, 4 Jahre)
40
g ( )reduzieren.
Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Vorschlagsmanagement-ProzessFazit ATB zum Nutzen (2/2)
Prüfen Bewerten Planen Ent-scheiden
( )
> Effizienz Nur 1 Projektdokument (Projekt-Vorschlag/-
Antrag/-Auftrag) über den gesamten Prozess.
> Qualitätssteigerung> Qualitätssteigerung Der PL erhält durch das
Vorschlagsmanagement «reifere» und bereits «bestätigte» Inhalte für seinen gProjektauftrag.
41Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
42
3. Projektabwicklungsprozess
Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ProjektabwicklungsprozessFokus der Projektabwicklung und Einordnung SAP PPMj g g
Einstieg für Projektleitende
> alle eigenen Projekte
Ampeln• Gesamt• ErgebnisseLeistungs-
- CATS
Portfolio
- PPM
> alle eigenen Projekte> Projektinformationen> Ampeln> Absprünge
Ergebnisse• Termine• Finanzen• Risiken
gerfassung
DRport
ing
Portfolio-Controlling
- MM- PS- cProject JBPlan
ung/
Re
Bestellungen• Vergabe• Vertrag
Finanzplanung• Kostenarten• Kredit
Terminplanung• Phasen• Meilensteine AFP
Auswertungen
Statusbericht Projektplan etc.Multiprojektbericht
43Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
44Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Anforderungen ATB an die Projekt-Rapportierung
> Das Berichtswesen wird automatisiert.
> Die Steuerungsgremien führen die Meeting auf der Grundlage einer Datenbasis und eines standardisierten Berichtswesens.
POL / LAPOL / LAstandardisierten Berichtswesens.
> Der PL rapportiert und kommentiert den Stand seines Projekts nicht der Vorgesetzteseines Projekts, nicht der Vorgesetzte.
> Der Projektstand kann durch alle Beteiligten jederzeit abgerufen werdenjederzeit abgerufen werden.
> Es werden keine Mitarbeiter-Ziele über die Ampelfarben vereinbart Projekte mit roten undAmpelfarben vereinbart. Projekte mit «roten» und «gelben» Ampeln sind nicht schlecht. Ziel ist es, dass mittels Ampeln Probleme frühzeitig kommuniziert und gelöst werden können.
45
g
Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Projekt-RapportierungNexPro Projekt-Cockpit
Einstieg für Projektleitende> alle eigenen Projektej p> Projektinformationen> Ampeln> Absprünge
Projektliste
n
Ampeln Finanzanalyse
Nav
igat
io
Fortschrittsanalyse Meilensteine
N
Fortschrittsanalyse Meilensteine
46Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
47Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Portfolio-Controlling Prozess Reporting Massnahmen / Steuern
Projektabwicklung Portfolio Controlling
Transparenz über bekannte Projektvorschläge, Termine, Finanzen und Statusist die Grundlage für ein Projekt-Portfolio-Controlling.
Projektabwicklung Portfolio-Controlling
Projekt-Rapportierung
48Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Anforderungen ATB an das Reporting
Standardisierte Auswertungen> Faktenblatt für Vorschläge
g p g
g> Statusbericht für Projekte> Multiprojektbericht> Bericht Phasen und Meilensteine
49Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio-Controlling ProzessAnforderungen an das Termin-Reporting
Reporting Massnahmen / Steuern
Termine der Vorschläge Termine der Projekte
g p g
Bericht: Phasen und Meilensteine
50Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Anforderungen zum Einzel- & Multiprojektcontrollingg p j g
Projekt-Cockpitj p
Statusbericht
SAP PPM
Multiprojekt-Bericht
51Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Weitere Anforderungen an das Reporting
Individuelle Auswertungen> Individuelle Auswertung im System
g p g
g y> Export nach Excel> (A)GIS
52Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Live-Demo Reporting
Live-DemoLive Demo
53Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Portfolio-Controlling ProzessDas Dashboard 1/2 – Demo am System (Auszug)
Reporting Massnahmen / Steuern
y ( g)
> Auswertung sämtlicher Stammdaten, Terminen und Finanzdaten in einer Sichtin einer Sicht
> Vordefinierte Dashboard-Sichten
> Personalisierbar
Übersicht
54Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Das Dashboard 2/2 – Demo am System (Auszug)
Finanzen
y ( g)
Bewertung
55Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Reporting Cockpit 1/2 – Demo am System (Auszug)Nach Organisationseinheit Kosten- / Nutzenvergleich
p g p y ( g)
Nach Projektklasse Nach Innerorts / Ausserorts
56Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Das Dashboard 2/2 – Demo am System (Auszug)
Ist / Budget / Vorgabe pro Jahr Gantt Zeitplan
y ( g)
57Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Portfolio-Controlling / Integration Finanzplanung (Auszug)g g p g ( g)
Vergleich der Finanzzahlen während der ProjektabwicklungVergleich der Finanzzahlen während der Projektabwicklung
58Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Status anhand von Ampeln setzen (Auszug)p ( g)
Status anhand von Ampeln setzenStatus anhand von Ampeln setzen
59Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Reporting Massnahmen / SteuernPortfolio-Controlling Prozess
Steuern des Portfolios
60Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Übersicht der Projekte/Vorschläge
> Projektleiter erhalten künftig eine Visualisierung aller Vorschläge & P j kt ( l t l f dProjekte (geplant, laufend, abgeschlossen) im AGIS.
> Vorgesetzte sowie Stabsstellen erhalten Übersichten direkt im SAP PPM:> Gruppierung geografisch
(Gemeinde, Bezirke, Sektion Strasse I & II, Kreise UH, Mitarbeitende Landerwerb, etc.)Landerwerb, etc.)
> Gruppierung nach Aufbauorganisation (UA, Sektionen, g ( , ,etc.)
> Bündelungen zu AGGLO-
61Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
gProgrammen
ATB Geschäftsprozesse Portfoliomanagement1 Herkunft und Eingabe der 6 Governance (Regelwerk)
spro
zess
e 1. Herkunft und Eingabe der Projektideen
Projekt-
6 Governance (Regelwerk)Pl
anun
gs
ProjektVorschlag
2 Vorschlagsmanagement5. Portfolio-Controlling
omgm
t.
2. Vorschlagsmanagement Prozess
gProzess
Port
foli Prüfen Bewerten Planen Ent-
scheiden Reporting Massnahmen / Steuern
4 Projekt-Rapportierung
mgm
t.
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
4 Projekt Rapportierung
Proj
ektm
3 Projektabwicklungsprozess
62Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
3. Projektabwicklungsprozess
Governance (Regelwerk)
> Die Regelung zum neuen Projekt- und Portfolio-
t i t hl kmanagement ist «schlank» gehalten.
> Es wird nur beschrieben, WAS durch WEN zu tun ist.
> WIE es im Detail zu tun ist, wird im Qualitäts-Managementsystem und in Handbüchern zum SAP geregelt.
63Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Agenda
> Begrüssung
> SAP Projekt- und Portfoliomanagement
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo
> Lessons LearnedPatrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AG
> Sie und Portfoliomanagement
Ab hl d A è> Abschluss und Apèro
64Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 1/3
Konzeptphase(n)Merci SBB!
> An SAP Standard orientieren, Referenzbesuche durchführen (Praxiserfahrung).
> Output vor Input, Auswertungen & Berichte zuerst definierenBerichte zuerst definieren.
> Geschäftsprozesse vor dem IT System definierenSystem definieren. (Geschäftsprozesse werden nicht mit oder durch IT definiert)
> Verifikation des Anforderungskatalogs durch Fachspezialisten.
65Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 2/3
Realisierung / Einführung
> Regelmässiges Abstimmen zwischen Fach und Technik lohnt sich.
> Pendenzen gemeinsam und zügig abarbeitenabarbeiten.
> Testfälle für Funktions- und Integrationstests frühzeitig erstellen.
66Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Lessons Learned: Erfolgsfaktoren - 3/3
Generelle Erfolgsfaktoren über alle Phasen
> Projektteam so klein wie möglich und nötig (be-) halten.
> Ein Portfoliomanagement-Projekt muss durch das Management aktiv unterstützt werden.
> Künftige Nutzer frühzeitig vor dem GoLive regelmässig informieren.
> Pilot-Projekt mit Rollout fördert eine schnelle Projektdurchführung und hilft anderen Organisationseinheiten den Best Practise Ansatz der Abteilung Tiefbau zu übernehmen.
Pilot Abteilung Tiefbau
67Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Agenda
> Begrüssung
> SAP Projekt- und Portfoliomanagement
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo
> Lessons Learned
> Sie und PortfoliomanagementMarcel Zimmermann, Managing Director, asem group ag
> Abschluss und Apèro
68Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Herausforderungen bewältigen… am Beispiel der ATB
Transparenz über die laufenden Projekte, deren Status, Tendenzen sowie11
p
> Transparenz Eine Gesamtbetrachtung des Portfolios
Nutzen von SAP PPM für die ATB
deren Status, Tendenzen sowie Abhängigkeiten
Übersicht über die Ressourcen (Personell und Finanziell) sowie deren aktuelle und22
Eine Gesamtbetrachtung des Portfoliosist nur mit dem Vorschlagsmanagement möglich (Projekte und Vorschläge).
> Ressourcen OptimierenD h t ff lt A lö dund Finanziell), sowie deren aktuelle und
geplante Zuteilung2 Durch gestaffelte Auslösung und
realistische Planung der Projekte soll sich die «Bugwelle» bzw. Überplanung in der Finanzplanung reduzieren.
> Effi iAufzeigen von Möglichkeiten und Risiken zur Umsetzung der Strategie und der Ziele 33
> Effizienz Nur 1 Projektdokument (Projekt-
Vorschlag/-Antrag/-Auftrag) über den gesamten Prozess.
> Qualitätssteigerung Der PL erhält durch das
Vorschlagsmanagement «reifere» und bereits «bestätigte» Inhalte für seinen
Entscheidungsgrundlage (=Priorisierung), für die Ressourcenzuteilung unter B ü k i hti d ö t ö li h
==
Projektauftrag.> Strategie Entscheidungen im Steuerungsgremium
werden durch transparente Grundlagen
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Berücksichtigung des grösstmöglichen Nutzens (=Optimiert) für das Unternehmen
werden durch transparente Grundlagen ermöglicht. «Platzhalterprojekte» werden vermieden.
Portfoliomanagement mit SAP PPMWir unterstützen Sie
…liefert Ihnen die nötige Unterstützung um die wichtigsten Projekte zu erkennen, die Ressourcen optimal zu verteilen und anschliessend die
Projekte mit Erfolg durchzuführen.Gemeinsame Projekte mit Erfolg durchzuführen.Business Initiative
Dienstleistungen Anforderungsanalysen inkl. Proof of Concept (PoC) Einführung und Optimierung von SAP PPM (inkl. cProjects) und SAP PS
Ei füh N P C k it
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Einführung von NexPro – Cockpit
Portfoliomanagement mit SAP PPMWir unterstützen Sie… … für Ihre Mehrwerte!
> Ermitteln Sie ihr Potential > Effiziente Unterstützung der gesamten
> Evaluieren Sie am Prototypen selber
g gWerteflusskette von der Projektidee bis zum Projektabschluss
> Nachvollziehbarkeit und Standardisierung von Bewertungen Priorisierungen etc
> Prüfen Sie Ihre bestehende Lösungvon Bewertungen, Priorisierungen etc.
> Transparenz von Portfolios> Übersichten und Auswertungen für jede Ebene> Keine Datenredundanz und Medienbrüche> Keine Datenredundanz und Medienbrüche> Vollständige Integration in Ihre bestehende
SAP Anwendungslandschaft
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Agenda
> Begrüssung
> SAP Projekt- und Portfoliomanagement
> Einführung und Betrieb des Portfoliomanagements für Bauprojekte in der Praxis mit Live-Demo
> Lessons Learned
> Sie und Portfoliomanagement
> Abschluss und ApèroAbschluss und Apèro
73Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Danke für Ihr InteresseDanke für Ihr Interesse
> Marcel Zimmermann, Managing Director, asem group ag
> Rolf H. Meier, Kantonsingenieur, AG
> Pascal Schütz, Senior Consultant, asem group ag
> Patrick Gross, Leiter Planung und Steuerung, Abteilung Tiefbau, AG
74Departement Bau, Verkehr und Umwelt - SAP PPM - September 2013
Kontakte
Weitere FragenWeitere Fragen…
> Marcel Zimmermann 076 567 73 67 [email protected]
> David Fuss 079 821 06 68 [email protected]
> Pascal Schütz 079 746 70 46 [email protected] @ g p
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