Institutions-Administration (Stand: Oktober 2006) - lo-net2.de · ---- 6666 ---- Institution Die erste Ansicht ist der Administrationsbereich Ihrer Institution: Hier sehen Sie die

Institutions-Administration (Stand: Oktober 2006)

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Inhaltsverzeichnis

Anleitung für den Institutions-Administrator ......................................................... 5

Institution .................................................................................................................. 6 Voreinstellungen................................................................................................................7 Eigenschaften editieren......................................................................................................8 Basisfunktionen .................................................................................................................9 Passwort ändern ..............................................................................................................10 Quotenverwaltung...........................................................................................................10 Logo einbinden................................................................................................................11 Reparieren.......................................................................................................................11

Lehrpersonen........................................................................................................... 12 Zuordnungen verwalten...................................................................................................13 Angezeigte Zuordnung ....................................................................................................14 Neue Lehrperson anlegen ................................................................................................14 Liste von Lehrpersonen importieren..................................................................................15 Eigenschaften editieren....................................................................................................16 Basisfunktionen ...............................................................................................................17 Zuordnung ändern...........................................................................................................18 Passwort ändern ..............................................................................................................18 Quotenverwaltung...........................................................................................................19 Lernerfolgskontrolle.........................................................................................................19 Rechte in dieser Institution ...............................................................................................21 Löschen...........................................................................................................................22 Reparieren.......................................................................................................................22 Liste exportieren ..............................................................................................................23

Lernende .................................................................................................................. 24 Zuordnungen verwalten...................................................................................................25 Angezeigte Zuordnung ....................................................................................................26 Neue/n Lernende/n anlegen .............................................................................................26 Liste von Lernenden importieren ......................................................................................27 Eigenschaften editieren....................................................................................................28 Basisfunktionen ...............................................................................................................29 Zuordnung ändern...........................................................................................................30 Passwort ändern ..............................................................................................................30 Quotenverwaltung...........................................................................................................31 Lernerfolgskontrolle.........................................................................................................31 Rechte in dieser Institution ...............................................................................................33 Löschen...........................................................................................................................34 Reparieren.......................................................................................................................34 Liste exportieren ..............................................................................................................35

Externe ..................................................................................................................... 36 Externes Mitglied hinzufügen ...........................................................................................37 Externe Mitgliederliste importieren ...................................................................................37 Rechte in dieser Institution ...............................................................................................38 Löschen...........................................................................................................................39 Liste exportieren ..............................................................................................................39

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Gruppen ................................................................................................................... 41 Zuordnungen verwalten...................................................................................................42 Angezeigte Zuordnung ....................................................................................................43 Neue Gruppe anlegen......................................................................................................43 Gruppenliste importieren .................................................................................................44 Eigenschaften editieren....................................................................................................45 Basisfunktionen ...............................................................................................................46 Zuordnung ändern...........................................................................................................47 Passwort ändern ..............................................................................................................47 Quotenverwaltung...........................................................................................................48 Moderator festlegen ........................................................................................................48 Logo einbinden................................................................................................................49 Mitgliederliste..................................................................................................................49 Mitgliederliste: Rechte in dieser Gruppe............................................................................50 Mitgliederliste: Lernerfolgskontrolle..................................................................................51 Mitgliederliste: Liste exportieren .......................................................................................53 Mitgliederliste: Löschen....................................................................................................53 Mitglied hinzufügen ........................................................................................................54 Mitgliederliste importieren ...............................................................................................54 Löschen...........................................................................................................................55 Reparieren.......................................................................................................................55 Liste exportieren ..............................................................................................................55

Klassen ..................................................................................................................... 56 Zuordnungen verwalten...................................................................................................57 Angezeigte Zuordnung ....................................................................................................58 Neue Klasse anlegen........................................................................................................58 Klassenliste importieren ...................................................................................................59 Eigenschaften editieren....................................................................................................60 Basisfunktionen ...............................................................................................................61 Zuordnung ändern...........................................................................................................62 Passwort ändern ..............................................................................................................62 Quotenverwaltung...........................................................................................................63 Moderator festlegen ........................................................................................................63 Logo einbinden................................................................................................................64 Mitgliederliste..................................................................................................................64 Mitgliederliste: Rechte in dieser Klasse..............................................................................66 Mitgliederliste: Lernerfolgskontrolle..................................................................................67 Mitgliederliste: Liste exportieren .......................................................................................68 Mitgliederliste: Löschen....................................................................................................69 Mitglied hinzufügen ........................................................................................................69 Mitgliederliste importieren ...............................................................................................70 Löschen...........................................................................................................................70 Reparieren.......................................................................................................................71 Liste exportieren ..............................................................................................................71

Direktzugriff ............................................................................................................ 72

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Anhang..................................................................................................................... 73 Profil bearbeiten ..............................................................................................................73 Stundenplan....................................................................................................................74 Mailservice ......................................................................................................................75 Sonstige Erläuterungen....................................................................................................75 Weitere Empfehlungen ....................................................................................................76

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Anleitung für den Institutions-Administrator (1) Loggen Sie sich mit Ihrem Admin-Account ein und klicken Sie auf den Reiter "Institution". (2) Danach klicken Sie links im Menü auf "Administration". (3) Nun sind Sie im Administrationsbereich Ihrer Institution.

Dieser Administrationsbereich unterteilt sich in folgende Bereiche:

• Institution, • Lehrpersonen, • Lernende, • Externe, • Gruppen, • Klassen und • Direktzugriff.

Zwischen diesen Bereichen können Sie jederzeit – durch einen Klick auf den entsprechenden Reiter – wechseln. Der aktuell ausgewählte Bereich wird in roter Schrift hervorgehoben. Hinweis Der Institutions-Administrator sollte "normale" Arbeiten auf der Plattform nicht mit dem Admin-Account durchführen. Dieser Account ist nur für Administrationszwecke zu verwenden.

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Institution Die erste Ansicht ist der Administrationsbereich Ihrer Institution: Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen sowie den Namen (mit E-Mail-Adresse) und die Beschreibung der Institution.

Zum Editieren der Institutionseigenschaften, Festlegen der Basisfunktionen, Ändern des Passwortes, zur Quotenverwaltung, zum Einbinden eines Logos sowie um interne Strukturen der Institution zu reparieren, klicken Sie auf das entsprechende Icon. Übersicht der Icons

Eigenschaften editieren Basisfunktionen Passwort ändern Quotenverwaltung Logo einbinden Reparieren

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Voreinstellungen

Hier können Sie festlegen, welche Rechte und Quoten für neu angelegte Lehrpersonen, Lernende, Gruppen, Klassen und neue Mitglieder in den Bereichen "Institution", "Gruppen" und "Klassen" voreingestellt werden sollen.

In der ersten Spalte (Basis) stehen die Rollen (Lehrpersonen, Lernende etc.), auf die sich die folgenden Angaben und Einstellungen beziehen. In der zweiten Spalte (Mitglied) legen Sie in jeder "Basis"-Zeile jeweils die Einstellungen für neue Elemente fest. Die restlichen Zeilen ("Lehrpersonen", "Lernende") beziehen sich auf neue Mitglieder in den Bereichen "Institution", "Gruppen" und "Klassen". Die dritte Spalte (Rechte) beinhaltet die Icons, über die Sie durch einen Klick ein weiteres Pop-up-Fenster öffnen. In diesem können Sie die aktuellen Einstellungen der Rechte einsehen und gegebenenfalls verändern. In den restlichen Spalten (Quoten) finden Sie Eingabefelder für die voreingestellten Mail-, Web-, Datei- und Wiki-Quoten. Möchten Sie eine Quote ändern, schreiben Sie den neuen Wert in KB direkt in das Feld. Die vom System-Administrator voreingestellten Maximalwerte (siehe Wert unter dem Eingabefeld) können dabei natürlich nicht überschritten werden. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Einstellungen sichern". Beachten Sie, dass mindestens eine Funktion für die Mitglieder in "Institution", "Gruppe" oder "Klasse" frei geschaltet sein muss. Dabei reicht das Nutzungsrecht "Aktiv" (zum Beispiel: Profil lesen). Hinweis Auf bereits angelegte Elemente (= Lehrpersonen, Lernende, Gruppen, Klassen und Mitglieder in "Institution", "Gruppen" und "Klassen") hat eine Änderung keinen Einfluss mehr. Vor einem Import von neuen Benutzern, denen Sie andere Rechte und Quoten geben möchten als normalerweise vorgesehen, können Sie die Voreinstellungen daher gegebenenfalls auch kurzzeitig ändern.

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Eigenschaften editieren

Hier können Sie verschiedene Eigenschaften Ihrer Institution editieren bzw. ansehen.

Unter Institutionsname wird der Login, d. h. die vollständige E-Mail-Adresse, Ihrer Institution angezeigt. Diese setzt sich bei Institutionen aus "info", dem Namen der Institution und dem Länderkürzel zusammen (z. B. [email protected]). Der Institutionsname kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Im Textfeld "Angezeigter Institutionsname" steht der Name der Institution. Dieser erscheint nach Ihrem Eintrag auf allen Seiten der Institution und links im

Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird statt des Institutionsnamens nur "info" angezeigt. Unter Beschreibung können Sie kurze Informationen – wie die Adresse – eingeben, die nur hier in der Administration angezeigt werden. (Weiterführende Informationen finden Sie im Anhang unter Profil bearbeiten.) Der Funktionsumfang beinhaltet einen Profi- und einen Light-Modus. Beim Light-Modus wird in einigen Funktionen der Funktionsumfang eingeschränkt, um die Bedienung übersichtlicher zu gestalten (z. B. keine Filterregeln im Mailservice, Layout im Website-Generator nicht nachträglich änderbar). Sichern Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf den Button "Daten speichern" klicken.

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Basisfunktionen

Hier legen Sie die individuellen Basisfunktionen Ihrer Institution fest. Die Funktionen, die Sie hier einstellen, stehen danach innerhalb Ihrer Institution zur Verfügung und können den Mitgliedern mit unterschiedlichen Nutzungsrechten zugewiesen werden.

Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt, die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie, mit Angabe des Namens (z. B. Musterschule) und der E-Mail-Adresse, auf welche Institution sich die Basisfunktionen beziehen. Zum Zuweisen einer Basisfunktion aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton.

Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin:

• Klicken Sie auf Deaktiviert, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

• Aktiv bedeutet, dass die Funktion aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben – teilweise kann das Mitglied die Funktion zwar sehen (z. B. Mitteilungen lesen), hat aber keine Schreibrechte und kann somit keine Veränderungen vornehmen.

• Um Schreibrechte zu erhalten, muss das Nutzungsrecht Schreiben aktiviert sein.

• Admin bedeutet, dass das Mitglied die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu

administrieren (z. B. Mitteilungen löschen).

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Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Basisfunktionen klicken Sie auf "Speichern". Hinweis Um die vollständige Bandbreite aller Nutzungsrechte bei der Rechtevergabe an Ihre Mitglieder ausschöpfen zu können, wählen Sie überall das weit reichendste Recht – also "Admin" bzw. "Schreiben" – aus. Wenn Sie zum Beispiel unter "Mitteilungen" nur das Nutzungsrecht "Aktiv" ausgewählt haben, kann dort niemand Mitteilungen verfassen. Möchten Sie allerdings, dass bestimmte Funktionen generell nicht zur Verfügung stehen sollen, deaktivieren Sie diese. Passwort ändern

Wenn Sie das Passwort ändern wollen, geben Sie das neue Passwort ein und speichern Sie die Eingabe.

Das Passwort wird in einer Institution benötigt, um den Mailservice mit einem externen E-Mail-Programm abzurufen und um Dateien via FTP in den Webspace hochzuladen.

Hinweis Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert. Quotenverwaltung

In der Quotenverwaltung legen Sie fest, wie viel Speicherplatz (in KB) Ihre Institution im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote), in der Dateiablage (Datei-Quote) und im Wiki (Wiki-Quote) zur Verfügung hat.

In Klammern stehen die jeweiligen Maximalwerte in KB, die vom System-Administrator festgelegt werden. Nachdem Sie die Werte verändert haben, klicken Sie auf "Speichern".

Hinweise Wenn Sie die Quote für den Mailservice ändern, wird diese Änderung erst nach dem Empfang der nächsten Mail für das Mitglied sichtbar. Nach Reduzierung der Quoten und einem danach überschrittenen erlaubten Speicherplatz, werden bereits empfangene E-Mails, abgelegte Dateien im Webspace, in der Dateiablage oder

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im Wiki nicht gelöscht. Es können jedoch keine neuen E-Mails empfangen bzw. keine neuen Dateien abgelegt werden, bis in den entsprechenden Bereichen "aufgeräumt" wurde. Logo einbinden

Hier können Sie ein Logo oder Banner Ihrer Institution einbinden. Damit wird zum einen die Orientierung der Mitglieder in ihren Institutionen erleichtert, zum anderen wird die Identifizierung mit der virtuellen Institution gefördert.

Klicken Sie zum Einbinden auf "Durchsuchen". Danach wählen Sie auf Ihrer Festplatte die Datei aus, die eingefügt werden soll, und klicken auf den Button "Öffnen". Der Dateiname wird daraufhin automatisch in das Eingabefeld eingefügt. Nachdem Sie auf "Datei hochladen" geklickt haben, ist das Logo eingefügt und erscheint auf der Übersichtsseite Ihrer Institution.

Beachten Sie, dass das Logo, Banner oder Bild dem Dateiformat JPeg/GIF oder PNG entspricht, die Datei eine maximale Größe von 50 KB hat und die Bildgröße von 250 x 60 Pixel nicht überschritten wird.

Zum Entfernen des Logos klicken Sie auf den Button "Logo entfernen". Nach Bestätigung der Abfrage wird das Logo gelöscht. Reparieren

Das Reparieren der Institution kann nötig sein, falls Mitglieder innerhalb der Institution Fehlermeldungen erhalten oder andere Probleme, z. B. im Mailservice, auftauchen.

Klicken Sie auf "Vorgang starten", werden alle internen Strukturen der Institution reinitialisiert, d. h. neu aufgebaut, und eventuelle Dateninkonsistenzen beseitigt.

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Lehrpersonen Klicken Sie auf den Reiter "Lehrpersonen", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen sowie den Login (= E-Mail-Adresse) und den Namen der jeweiligen Lehrperson. Die Liste umfasst eine Zeile pro Lehrperson.

Möchten Sie eine neue Lehrperson anlegen oder eine Liste von Lehrpersonen importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Verwalten von Zuordnungen gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Lehrpersonen jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Diese Auswahlbox erscheint erst, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Über die Icons können Sie die Eigenschaften editieren, die Basisfunktionen bearbeiten, die Zuordnung und das Passwort ändern sowie die Quoten verwalten. Außerdem ist hier – nach Klicken auf das entsprechende Icon – die Lernerfolgskontrolle der jeweiligen Lehrperson einzusehen und Sie können ihre Rechte in dieser Institution editieren. Auch das Löschen von Lehrpersonen ist hier möglich. Übersicht der Icons

Eigenschaften editieren Basisfunktionen Zuordnung ändern Passwort ändern Quotenverwaltung

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Lernerfolgskontrolle Rechte in dieser Institution Löschen Reparieren Liste exportieren

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Lehrpersonen gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Lehrpersonen über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Zuordnungen verwalten

Hier haben Sie die Möglichkeit, je nach Größe Ihrer Institution, bestimmte Zuordnungen – wie beispielsweise eine Unterteilung in aktive und inaktive Lehrpersonen oder eine Extra-Rubrik für das Sekretariat, Referendare etc. – festzulegen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, nach welchen Kriterien Sie das Lehrerkollegium sinnvoll einteilen. Vor allem bei größeren Institutionen unterstützen die Zuordnungen eine strukturierte Übersicht des Administrationsbereiches. Zum Erstellen einer neuen Zuordnung schreiben Sie den Namen in das Textfeld und klicken auf den Button. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht und Sie können mit der Eingabe fortfahren.

Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie die Änderungen direkt in das Textfeld der Zuordnung. Klicken Sie dann auf den Button. Möchten Sie eine Zuordnung löschen, klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon. Beachten Sie, dass Sie nur leere Zuordnungen, die also keine Mitglieder mehr beinhalten, löschen können. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar.

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Angezeigte Zuordnung

Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Lehrpersonen jeweils nach den unterschiedlichen Zuordnungen anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Lehrpersonen dar. Diese Auswahlbox erscheint, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Neue Lehrperson anlegen

Hier können Sie einzelne, neue Lehrpersonen anlegen. Fügen Sie nacheinander den Usernamen, den vollständigen Namen der Person sowie das Passwort ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die E-Mail-Adresse des Mitglieds (z. B.

[email protected]) – die auch der Login ist – zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Geben Sie dann das Passwort ein, das aus mindestens 8 Zeichen bestehen muss. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der Nutzer für seinen Login, das Abrufen seiner E-Mails über ein eigenes E-Mail-Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen. Diese müssen zuvor im jeweiligen Administrationsbereich unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in

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der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium "Keine Zuordnung" ausgewählt. Durch einen anschließenden Klick auf "Speichern" wird der neue Benutzer erstellt. Liste von Lehrpersonen importieren Möchten Sie mehrere Lehrpersonen gleichzeitig mit Hilfe einer Liste anlegen, klicken Sie auf den Textlink "Liste von Lehrpersonen importieren". Greifen Sie dabei z. B. auf eine Excel-Tabelle zurück, die Sie nur kopieren und in das Textfeld einfügen müssen.

Haben Sie keine Excel-Tabelle als Grundlage, geben Sie die Daten jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon ein. Jede Lehrperson muss dabei mit seinen entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Username Passwort Name Beispiel peter.mueller topsecret123 Peter Müller joerg.meier totalgeheim&$% Jörg Meier Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die E-Mail-Adresse des Benutzers – die auch der Login ist – zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort – das aus mindestens 8 Zeichen bestehen muss – benötigt das Mitglied für seinen Login, das Abrufen seiner E-Mails über ein eigenes E-Mail-Programm und das Hochladen von Dateien via FTP. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung für Ihre Liste auswählen. Beachten Sie, dass dabei alle neuen Lehrpersonen die gleiche Zuordnung zugewiesen bekommen. Die

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Zuordnungen müssen zuvor unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Klicken Sie anschließend auf "Importieren". Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Tabelle mit den erfolgreich angelegten Lehrpersonen. Ebenfalls protokolliert werden hier eventuelle Fehler, die beim Erstellen der Benutzer aufgetreten sind, wie z. B. ein bereits vergebener Username. Korrigieren Sie die jeweiligen Usernamen entsprechend und klicken Sie erneut auf "Importieren". Hinweis Die Anzahl der importierten Lehrpersonen sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Eigenschaften editieren

Hier können Sie verschiedene Eigenschaften einer Lehrperson editieren bzw. ansehen.

Unter Login wird die vollständige E-Mail-Adresse der Lehrperson angezeigt. Im Textfeld "Angezeigter Name" stehen der Vorname und Nachname der Lehrperson. Der Eintrag erscheint auf allen Seiten im Privatbereich und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird beispielsweise nur "maria.mustername" angezeigt. Dem Profil können Sie bei unsachgemäßer Nutzung die Freigabe entziehen. Freigegeben wird es vom

Mitglied selbst, indem es unter "Profil bearbeiten" die Checkbox "Mein Profil soll für andere Benutzer sichtbar sein" aktiviert. Beachten Sie, dass nach Entzug der Freigabe durch den Institutions-Administrator das Mitglied sein Profil aber wieder erneut freigeben kann. Dies können Sie nur verhindern, wenn Sie das Profil in den Basisfunktionen des Mitglieds komplett deaktivieren. Der Funktionsumfang beinhaltet einen Profi- und einen Light-Modus. Beim Light-Modus wird in einigen Funktionen der Funktionsumfang eingeschränkt, um die Bedienung übersichtlicher zu gestalten (z. B. keine Filterregeln im Mailservice, Layout im Website-Generator nicht nachträglich änderbar). Sichern Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf den Button "Daten speichern" klicken.

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Basisfunktionen

Hier stellen Sie die individuellen Basisfunktionen ein, die der jeweiligen Lehrperson in ihrem "Privat"-Bereich zur Verfügung stehen sollen. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt, die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie, mit Angabe des Namens und der E-Mail-Adresse, welches Mitglied Ihrer Institution Sie editieren. Zum Zuweisen einer Basisfunktion aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton.

Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.


• Aktiv bedeutet, dass die Funktion aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben – teilweise kann das Mitglied die Funktion zwar sehen (z. B. E-Mails lesen), hat aber keine Schreibrechte und kann somit keine Veränderungen vornehmen.



administrieren (z. B. E-Mails löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen".

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Nach erfolgter Änderung der Basisfunktionen klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lehrpersonen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Lehrperson zu Lehrperson unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Vergabe der Basisfunktionen für einzelne Mitglieder. Zuordnung ändern

Hier können Sie jederzeit die Zuordnung einer Lehrperson ändern. Wählen Sie einfach die neue Zuordnung über die Auswahlbox aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Speichern".

Die Zuordnungen müssen zuvor unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen.

Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Lehrpersonen gleichzeitig editiert werden. Nach Auswahl der Lehrpersonen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Passwort ändern


Das Passwort benötigt eine Lehrperson für ihren Login, um den Mailservice mit einem externen E-Mail-Programm abzurufen und um Dateien via FTP in den Webspace hochzuladen.

Hinweis Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert.

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Quotenverwaltung

In der Quotenverwaltung legen Sie fest, wie viel Speicherplatz (in KB) die Lehrperson in ihrem Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der persönlichen Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat.


Hinweise Wenn Sie die Quote für den Mailservice ändern, wird diese Änderung erst nach dem Empfang der nächsten Mail für das Mitglied sichtbar. Nach Reduzierung der Quoten und einem danach überschrittenen erlaubten Speicherplatz, werden bereits empfangene E-Mails, abgelegte Dateien im Webspace oder in der Dateiablage nicht gelöscht. Es können jedoch keine neuen E-Mails empfangen bzw. keine neuen Dateien abgelegt werden, bis in den entsprechenden Bereichen "aufgeräumt" wurde. Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lehrpersonen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Lehrpersonen, dass im Fall eines unausgefüllten Feldes (Voreinstellung) die Quote für diese Funktion nicht geändert wird. Lernerfolgskontrolle

Über das Icon "Lernerfolgskontrolle" erhalten Sie eine Übersicht, ob die jeweilige Lehrperson Kurse absolviert hat und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist.

Dabei werden der Name des Kurses und das Datum der Anmeldung angezeigt. Wurde der Nutzer von einer Lehrperson bei dem Kurs angemeldet, so können Sie hier deren Namen in Klammern lesen. Außerdem ist erkennbar, wann die letzte Bearbeitung stattgefunden hat und ob der Kurs vollständig durchgearbeitet wurde. In diesem Fall erscheint in der Spalte "Aufgaben" ein Häkchen.

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Anhand der Zahl erkennen Sie, wie viele Aufgaben der Kurs umfasst und wie viele davon bereits erledigt wurden (z. B. 2/16 bedeutet: 2 von 16 Aufgaben wurden bearbeitet). Hat sich die Lehrperson den Kurs bis jetzt nur angesehen, dabei aber keine Aufgaben gelöst, so wird beispielsweise 0/16 angezeigt (d. h. 0 von 16 Aufgaben wurden erledigt). Umfasst der Kurs einen Abschlusstest, wird das ebenfalls in der Lernerfolgskontrolle angezeigt. Solange die Lehrperson mit dem Abschlusstest – der nur einmal bearbeitet werden kann – noch nicht begonnen hat, wird zum Beispiel 0/7 angezeigt. Das bedeutet, der Abschlusstest enthält sieben Aufgaben, aber keine davon wurde bis jetzt gelöst. Nach vollständiger Bearbeitung des Abschlusstests erscheint in dem Feld ein Häkchen und die Fehleranzahl wird angezeigt.

Über die Kursmemos kann die Lehrperson beispielsweise mit dem Tutor des Kurses bzw. dem Moderator der Klasse/Gruppe kommunizieren. Hier können Fragen zum Kurs gestellt oder Aufgaben in Textform beantwortet werden. Sind Einträge vorhanden, so wird das durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Durch Anklicken des Links öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster und die Einträge können gelesen werden. Falls Sie auf das Icon zur "Lernerfolgskontrolle" klicken und der Text "Es sind noch keine angefangenen Kurse vorhanden" erscheint, dann hat sich die Lehrperson noch keine Kurse angesehen.

Die Kursdetails umfassen den Namen des Benutzers, den Namen des Kurses sowie das Datum der Anmeldung und der letzten Bearbeitung. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über den Lernfortschritt des jeweiligen Mitglieds, d. h. es wird angezeigt, welche Aufgaben bereits gelöst worden sind. Falls der Abschlusstest absolviert wurde, wird außerdem die Fehleranzahl pro Aufgabe ausgegeben.

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Rechte in dieser Institution

Hier werden für jede angelegte Lehrperson individuelle Rechte festgelegt, die ihr in der ausgewiesenen Institution zur Verfügung stehen sollen. Zum Zuweisen der Rechte aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton. Bestimmte Rechte sind bereits

voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Mitglied" stehen der Name der Lehrperson und die E-Mail-Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter "Bezogen auf" Angaben zur Institution. Alle der Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Diese Funktionen haben Sie im Vorfeld in der Rubrik "Basisfunktionen" in der Institutions-Administration festgelegt (vgl. S. 9: Basisfunktionen der Institution). Durch weiße Felder werden derzeit zur Verfügung stehende Funktionen – die Basisfunktionen der Institution – gekennzeichnet, deaktivierte Funktionen erscheinen blau. Der rote Balken hebt die Administration deutlich ab. Nur für die weiß unterlegten Funktionen können dem Mitglied aktive Nutzungsrechte zugewiesen werden. Im Falle der Zuweisung von Rechten bei blau unterlegten – also derzeit deaktivierten –

Funktionen kann das Mitglied seine eingestellten Rechte aktuell nicht nutzen. Sollten Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt die jeweilige Funktion doch als Basisfunktion freigeben, erhält das Mitglied seine hier zugeteilten Rechte. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.




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• Admin bedeutet, dass das Mitglied die Rechte hat, die entsprechende Funktion zu administrieren (z. B. Mitteilungen löschen).

Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Nutzungsrechte klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lehrpersonen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Lehrperson zu Lehrperson unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Rechteverwaltung für einzelne Mitglieder. Löschen

Möchten Sie eine Lehrperson löschen, dann klicken Sie auf das Icon mit dem Papierkorb.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Lehrperson komplett und unwiderruflich mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u. a. der Mailservice inklusive aller E-Mails, die über die Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und der Webspace.

Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern. Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Sie können auch mehrere Lehrpersonen gleichzeitig löschen. Nach Auswahl der Lehrpersonen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Reparieren

Nachdem Sie per Checkbox mehrere Lehrpersonen ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Das "Reparieren" von Lehrpersonen kann nötig sein, falls sie Fehlermeldungen erhalten oder andere Probleme, z. B. im Mailservice, auftauchen.

Klicken Sie auf "Vorgang starten", werden alle internen Strukturen der Lehrpersonen reinitialisiert, d. h. neu aufgebaut, und eventuelle Dateninkonsistenzen beseitigt. Die Lehrperson darf während dieses Vorganges nicht eingeloggt sein.

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Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Lehrpersonen anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Lehrpersonen aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".

Möchten Sie die Benutzertabelle in eine Tabellenkalkulation wie Excel kopieren, markieren Sie im Textfeld alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V).

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Lernende Klicken Sie auf den Reiter "Lernende", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen sowie den Login (= E-Mail-Adresse) und den Namen der/des jeweiligen Lernenden. Die Liste umfasst eine Zeile pro Lernende/n.

Möchten Sie eine/n neue/n Lernende/n anlegen oder eine Liste von Lernenden importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Verwalten von Zuordnungen gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Lernenden jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Diese Auswahlbox erscheint erst, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Über die Icons können Sie die Eigenschaften editieren, die Basisfunktionen bearbeiten, die Zuordnung und das Passwort ändern sowie die Quoten verwalten. Außerdem können Sie hier – nach Klicken auf das entsprechende Icon – die Lernerfolgskontrolle der/des jeweiligen Lernenden einsehen und Sie können ihre/seine Rechte in dieser Institution editieren. Auch das Löschen von Lernenden ist hier möglich. Übersicht der Icons

Eigenschaften editieren Basisfunktionen Zuordnung ändern

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Passwort ändern Quotenverwaltung Lernerfolgskontrolle Rechte in dieser Institution Löschen Reparieren Liste exportieren

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Lernende gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der/des Lernenden über die Checkboxen, klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Zuordnungen verwalten

Hier haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung in Schuljahrgänge, festzulegen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, nach welchen Kriterien Sie die Lernenden sinnvoll einteilen. Die Zuordnungskriterien sollten gerade bei großen mehrzügigen Schulen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Lernenden entsprechend ausdifferenziert sein. Die Zuordnungen dienen der strukturierten Übersicht des Administrationsbereich. Zum Erstellen einer neuen Zuordnung schreiben Sie den Namen in das Textfeld und klicken auf den Button. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht und Sie können mit der Eingabe fortfahren.

Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie die Änderungen in das Textfeld der Zuordnung. Klicken Sie dann auf den Button. Möchten Sie eine Zuordnung löschen, klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon. Beachten Sie, dass Sie nur leere Zuordnungen, die also keine Mitglieder mehr beinhalten, löschen können. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar.

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Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Lernenden jeweils nach den unterschiedlichen Zuordnungen anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Lernenden dar. Diese Auswahlbox erscheint, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Neue/n Lernende/n anlegen

Hier können Sie einzelne, neue Lernende anlegen. Fügen Sie nacheinander den Usernamen, den vollständigen Namen der Person sowie das Passwort ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Außerdem können Sie die/den Lernende/n direkt in einer Klasse anmelden. Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die E-Mail-Adresse des Mitglieds (z. B. [email protected]) – die auch

der Login ist – zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. 20 Zeichen sollten aber nicht überschritten werden. Geben Sie dann das Passwort ein, das aus mindestens 8 Zeichen bestehen muss. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort benötigt der Nutzer für seinen Login, das Abrufen seiner E-Mails über ein eigenes E-Mail-Programm und das Hochladen von Dateien via FTP.

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Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen. Diese müssen zuvor im jeweiligen Administrationsbereich unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium "Keine Zuordnung" ausgewählt. Damit die/der Lernende automatisch Mitglied in einer Klasse wird, geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) der entsprechenden Klasse in das Textfeld ein. Dieses Feld muss aber nicht ausgefüllt werden! Durch einen anschließenden Klick auf "Speichern" wird der neue Benutzer erstellt. Liste von Lernenden importieren Möchten Sie mehrere Lernende gleichzeitig mit Hilfe einer Liste anlegen, klicken Sie auf den Textlink "Liste von Lernenden importieren". Greifen Sie dabei z. B. auf eine Excel-Tabelle zurück, die Sie nur kopieren und in das Textfeld einfügen müssen.

Haben Sie keine Excel-Tabelle als Grundlage, geben Sie die Daten jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon ein. Jede/r Lernende muss dabei mit seinen entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Username Passwort Name Beispiel peter.mueller topsecret123 Peter Müller joerg.meier totalgeheim&$% Jörg Meier Der Username darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Username und Domain der Institution die E-Mail-Adresse des Benutzers – die auch der Login ist – zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Username nicht mehr verändert werden. Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Das Passwort – das aus mindestens 8 Zeichen bestehen muss – benötigt das Mitglied für seinen Login, das Abrufen seiner E-Mails über ein eigenes E-Mail-Programm und das Hochladen von Dateien via FTP.

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Beim Namen können Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt werden. Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung für Ihre Liste auswählen. Beachten Sie, dass dabei alle neuen Lernenden die gleiche Zuordnung zugewiesen bekommen. Die Zuordnungen müssen zuvor unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Um die neu angelegten Lernenden direkt in einer Klasse anzumelden, geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) der Klasse in das Textfeld ein. Dieses Feld muss aber nicht ausgefüllt werden! Klicken Sie anschließend auf "Importieren". Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Tabelle mit den erfolgreich angelegten Lernenden. Ebenfalls protokolliert werden hier eventuelle Fehler, die beim Erstellen der Benutzer aufgetreten sind, wie z. B. ein bereits vergebener Username. Korrigieren Sie die jeweiligen Usernamen entsprechend und klicken Sie erneut auf "Importieren". Hinweis Die Anzahl der importierten Lernenden sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Eigenschaften editieren

Hier können Sie verschiedene Eigenschaften einer/eines Lernenden editieren bzw. ansehen.

Unter Login wird die vollständige E-Mail-Adresse der/des Lernenden angezeigt. Im Textfeld "Angezeigter Name" stehen der Vorname und Nachname der/des Lernenden. Der Eintrag erscheint auf allen Seiten im Privatbereich und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird beispielsweise nur "alex.jung" angezeigt. Dem Profil können Sie bei unsachgemäßer Nutzung die

Freigabe entziehen. Freigegeben wird es vom Mitglied selbst, indem er unter "Profil bearbeiten" die Checkbox "Mein Profil soll für andere Benutzer sichtbar sein" aktiviert. Beachten Sie, dass nach Entzug der Freigabe durch den Institutions-Administrator das Mitglied sein Profil aber wieder erneut freigeben kann. Dies können Sie nur verhindern, wenn Sie das Profil in den Basisfunktionen des Mitglieds komplett deaktivieren. Der Funktionsumfang umfasst einen Profi- und einen Light-Modus. Beim Light-Modus wird in einigen Funktionen der Funktionsumfang eingeschränkt, um die Bedienung übersichtlicher zu gestalten (z. B. keine Filterregeln im Mailservice, Layout im Website-Generator nicht nachträglich änderbar). Sichern Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf den Button "Daten speichern" klicken.

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Basisfunktionen

Hier stellen Sie die individuellen Basisfunktionen ein, die der/dem jeweiligen Lernenden in ihrem/seinem "Privat"-Bereich zur Verfügung stehen sollen. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie, mit Angabe des Namens und der E-Mail-Adresse, welches Mitglied Ihrer Institution Sie editieren. Zum Zuweisen einer Basisfunktion aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton.



• Aktiv bedeutet, dass die Funktion aktiviert, aber in manchen Fällen nur eingeschränkt nutzbar ist. Die Auswahl des Nutzungsrechts Aktiv kann je nach Funktion unterschiedliche Auswirkungen haben – teilweise kann das Mitglied die Funktion zwar sehen (z. B. E-Mails lesen), hat aber keine Schreibrechte und kann somit keine Veränderungen vornehmen.



administrieren (z. B. E-Mails löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Basisfunktionen klicken Sie auf "Speichern".

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Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lernenden – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Lernende/n zu Lernende/n unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Vergabe der Basisfunktionen für einzelne Mitglieder. Zuordnung ändern

Hier können Sie jederzeit die Zuordnung einer/eines Lernenden ändern. Wählen Sie einfach die neue Zuordnung über die Auswahlbox aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Speichern".


Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Lernende gleichzeitig editiert werden. Nach Auswahl der Lernenden – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Passwort ändern


Das Passwort benötigt ein/e Lernende/r für ihren/seinen Login, um den Mailservice mit einem externen E-Mail-Programm abzurufen und um Dateien via FTP in den Webspace hochzuladen.


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Quotenverwaltung

In der Quotenverwaltung legen Sie fest, wie viel Speicherplatz (in KB) ein/e Lernende/r im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote) und in der Dateiablage (Datei-Quote) zur Verfügung hat.


Hinweise Wenn Sie die Quote für den Mailservice ändern, wird diese Änderung erst nach dem Empfang der nächsten Mail für das Mitglied sichtbar. Nach Reduzierung der Quoten und einem danach überschrittenen erlaubten Speicherplatz, werden bereits empfangene E-Mails, abgelegte Dateien im Webspace oder in der Dateiablage nicht gelöscht. Es können jedoch keine neuen E-Mails empfangen bzw. keine neuen Dateien abgelegt werden, bis in den entsprechenden Bereichen "aufgeräumt" wurde. Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lernenden – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Lernende, dass im Fall eines unausgefüllten Feldes (Voreinstellung) die Quote für diese Funktion nicht geändert wird. Lernerfolgskontrolle

Über das Icon "Lernerfolgskontrolle" erhalten Sie eine Übersicht, ob die/der jeweilige Lernende Kurse absolviert hat bzw. wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist.

Dabei werden der Name des Kurses und das Datum der Anmeldung angezeigt. Wurde das Mitglied von einer Lehrperson bei dem Kurs angemeldet, so können Sie deren Namen in Klammern lesen. Außerdem ist erkennbar, wann die letzte Bearbeitung stattgefunden hat und ob der Kurs vollständig durchgearbeitet wurde. In diesem Fall erscheint in der Spalte "Aufgaben" ein Häkchen.

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Anhand der Zahl erkennen Sie, wie viele Aufgaben der Kurs umfasst und wie viele davon bereits erledigt wurden (z. B. 2/16 bedeutet 2 von 16 Aufgaben wurden bearbeitet). Hat sich die/der Lernende den Kurs bis jetzt nur angesehen, dabei aber keine Aufgaben gelöst, so wird beispielsweise 0/16 angezeigt (d. h. 0 von 16 Aufgaben wurden erledigt). Umfasst der Kurs einen Abschlusstest, wird das ebenfalls in der Lernerfolgskontrolle angezeigt. Solange die/der Lernende mit dem Abschlusstest – der nur einmal bearbeitet werden kann – noch nicht begonnen hat, wird zum Beispiel 0/7 angezeigt. Das bedeutet, der Abschlusstest enthält sieben Aufgaben, aber keine davon wurde bis jetzt gelöst. Nach Bearbeitung des Abschlusstests erscheint in dem Feld ein Häkchen und die Fehleranzahl wird angezeigt.

Über die Kursmemos kann die/der Lernende mit dem Tutor des Kurses bzw. dem Moderator der Klasse/Gruppe kommunizieren. Hier können Fragen zum Kurs gestellt oder Aufgaben in Textform beantwortet werden. Sind Einträge vorhanden, so wird das durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Durch Anklicken des Links öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster und die Einträge können gelesen werden.

Falls Sie auf das Icon zur "Lernerfolgskontrolle" klicken und der Text "Es sind noch keine angefangenen Kurse vorhanden" erscheint, dann hat sich die/der Lernende noch keine Kurse angesehen.

Die Kursdetails umfassen den Namen des Benutzers, den Namen des Kurses sowie das Datum der Anmeldung und der letzten Bearbeitung. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über den Lernfortschritt des jeweiligen Mitglieds, d. h. es wird angezeigt, welche Aufgaben bereits gelöst worden sind. Falls der Abschlusstest absolviert wurde, wird außerdem die Fehleranzahl pro Aufgabe ausgegeben.

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Hier werden für jede/n angelegte/n Lernende/n individuelle Rechte festgelegt, die ihr/ihm in der ausgewiesenen Institution zur Verfügung stehen sollen. Zum Zuweisen der Rechte aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton. Bestimmte Rechte sind bereits voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert

werden.

Unter "Mitglied" stehen der Name der/des Lernenden und die E-Mail-Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter "Bezogen auf" Angaben zur Institution. Alle der Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Diese Funktionen haben Sie im Vorfeld in der Rubrik "Basisfunktionen" in der Institutions-Administration festgelegt (vgl. S. 9: Basisfunktionen der Institution). Durch weiße Felder werden derzeit zur Verfügung stehende Funktionen – die Basisfunktionen der Institution – gekennzeichnet, deaktivierte Funktionen erscheinen blau. Der rote Balken hebt die Administration deutlich ab. Nur für die weiß unterlegten Funktionen können dem Mitglied aktive Nutzungsrechte zugewiesen werden. Im Falle der Zuweisung von Rechten bei blau unterlegten – also derzeit

deaktivierten – Funktionen kann das Mitglied seine eingestellten Rechte aktuell nicht nutzen. Sollten Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt die jeweilige Funktion doch als Basisfunktion freigeben, erhält das Mitglied seine hier zugeteilten Rechte. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.




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administrieren (z. B. Mitteilungen löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Nutzungsrechte klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Lernenden – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Lernende/n zu Lernende/n unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Rechteverwaltung für einzelne Mitglieder. Löschen

Möchten Sie eine/n Lernende/n löschen, dann klicken Sie auf das Icon mit dem Papierkorb.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die/der Lernende komplett und unwiderruflich mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u. a. der Mailservice inklusive aller E-Mails, die über die Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und der Webspace.

Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern. Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Sie können auch mehrere Lernende gleichzeitig löschen. Nach Auswahl der Lernenden – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Reparieren

Nachdem Sie per Checkbox mehrere Lernende ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Das "Reparieren" von Lernenden kann nötig sein, falls sie Fehlermeldungen erhalten oder andere Probleme, z. B. im Mailservice, auftauchen.

Klicken Sie auf "Vorgang starten", werden alle internen Strukturen der Lernenden reinitialisiert, d. h. neu aufgebaut, und eventuelle Dateninkonsistenzen beseitigt. Die/der Lernende darf während dieses Vorganges nicht eingeloggt sein.

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Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Lernenden anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Lernende aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".


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Externe Klicken Sie auf den Reiter "Externe", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen sowie den Login (= E-Mail-Adresse) und den Namen des jeweiligen externen Mitglieds. Die Liste umfasst eine Zeile pro Externe/n. Externe Mitglieder sind Mitglieder, die über eine andere Institution auf der Plattform angelegt worden sind.

Möchten Sie ein externes Mitglied hinzufügen oder eine externe Mitgliederliste importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Über die Icons können Sie die Rechte in dieser Institution editieren und externe Mitglieder auch wieder aus Ihrer Institution löschen bzw. entfernen. Übersicht der Icons

Rechte in dieser Institution Löschen Liste exportieren

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere externe Mitglieder gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Externen über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile.

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Externes Mitglied hinzufügen

Hier können Sie einzelne externe Mitglieder Ihrer Institution hinzufügen. Tragen Sie dazu den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) in das Textfeld ein und klicken Sie anschließend auf den Button.

Externe Mitgliederliste importieren

Möchten Sie mehrere externe Mitglieder gleichzeitig mit Hilfe einer Liste anlegen, klicken Sie auf den Textlink "Externe Mitgliederliste importieren". Greifen Sie dabei z. B. auf eine Excel-Tabelle zurück, die Sie nur kopieren und in das Textfeld einfügen müssen.

Haben Sie keine Excel-Tabelle als Grundlage, tragen Sie die vollständigen Logins (= E-Mail-Adressen) untereinander in das Textfeld ein und klicken Sie anschließend auf den Button "Importieren". Danach sind die externen Mitglieder Ihrer Institution hinzugefügt und die Mitglieder sehen in ihrem Institutions-Bereich eine Auswahlbox, in der eine weitere Institution zur Auswahl steht.

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Hier werden für jedes externe Mitglied individuelle Rechte festgelegt, die ihm in der ausgewiesenen Institution zur Verfügung stehen sollen. Zum Zuweisen der Rechte aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton. Bestimmte Rechte sind bereits voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Mitglied" stehen der Name des externen Mitglieds und die E-Mail-Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter "Bezogen auf" Angaben zur Institution. Alle der Institution maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Diese Funktionen haben Sie im Vorfeld in der Rubrik "Basisfunktionen" in der Institutions-Administration festgelegt (vgl. S. 9: Basisfunktionen der Institution). Durch weiße Felder werden derzeit zur Verfügung stehende Funktionen – die Basisfunktionen – gekennzeichnet, deaktivierte Funktionen erscheinen blau. Der rote Balken hebt die Administration deutlich ab. Nur für die weiß unterlegten Funktionen können dem Mitglied aktive Nutzungsrechte zugewiesen werden. Im Falle der Zuweisung von Rechten bei blau unterlegten – also derzeit deaktivierten – Funktionen kann das Mitglied seine eingestellten Rechte aktuell nicht nutzen.

Sollte Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt die jeweilige Funktion doch als Basisfunktion freigeben, erhält das Mitglied seine hier zugeteilten Rechte. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.




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Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Nutzungsrechte klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der externen Mitglieder – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Mitglied zu Mitglied unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Rechteverwaltung für einzelne Mitglieder. Löschen

Möchten Sie ein externes Mitglied aus Ihrer Institution entfernen, dann klicken Sie auf das Icon mit dem Papierkorb.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird das externe Mitglied aus Ihrer Institution entfernt.

Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Sie können auch mehrere externe Mitglieder gleichzeitig entfernen. Nach Auswahl der Externen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der externen Mitglieder anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere externe Mitglieder aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".

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Gruppen Klicken Sie auf den Reiter "Gruppen", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen, den Namen und die E-Mail-Adresse der Gruppe sowie den Namen und die E-Mail-Adresse des Moderators. Die Liste umfasst eine Zeile pro Gruppe. Es wird zwischen offenen Gruppen (ohne Zugangsbeschränkung) und geschlossenen Gruppen (Zugang nur mit Passwort) unterschieden.

Möchten Sie eine neue Gruppe anlegen oder eine Gruppenliste importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Verwalten von Zuordnungen gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Gruppen jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Diese Auswahlbox erscheint erst, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Über die Icons können Sie die Eigenschaften editieren und die Basisfunktionen der jeweiligen Gruppe bearbeiten. Außerdem können Sie hier Zuordnung und Passwort ändern, die Quoten verwalten, den Moderator ändern sowie ein Logo einbinden. Nach Klicken auf die entsprechenden Icons können Sie weiterhin die Mitgliederliste und ihre Funktionen Rechte in dieser Gruppe und Lernerfolgskontrolle einsehen und editieren. Das Hinzufügen von Mitgliedern erfolgt einzeln oder mit Hilfe einer Liste. Auch das Löschen von Gruppen ist hier möglich. Übersicht der Icons

Eigenschaften editieren Basisfunktionen Zuordnung ändern

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Passwort ändern Quotenverwaltung Moderator ändern Logo einbinden Mitgliederliste Mitglied hinzufügen Mitgliederliste importieren Löschen Reparieren Liste exportieren

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Gruppen über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Zuordnungen verwalten

Hier haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung nach Themenschwerpunkten der Gruppen, festzulegen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, nach welchen Kriterien Sie die Gruppen Ihrer Institution sinnvoll einteilen. Vor allem bei größeren Institutionen unterstützen die Zuordnungen eine strukturierte Übersicht des Administrationsbereiches. Zum Erstellen einer neuen Zuordnung schreiben Sie den Namen in das Textfeld und klicken auf den Button. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht und Sie können mit der Eingabe fortfahren.

Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie die Änderungen direkt in das Textfeld der Zuordnung. Klicken Sie dann auf den Button. Möchten Sie eine Zuordnung löschen, klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon. Beachten Sie, dass Sie nur leere Zuordnungen, die also keine Gruppen mehr beinhalten, löschen können. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar.

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Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Gruppen jeweils nach den unterschiedlichen Zuordnungen anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Gruppen dar. Diese Auswahlbox erscheint sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Neue Gruppe anlegen

Hier können Sie einzelne, neue Gruppen anlegen. Fügen Sie nacheinander den Gruppennamen, den angezeigten Gruppennamen sowie den Moderator ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Gruppenname darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus dem Gruppennamen und der Domain der Institution die E-Mail-Adresse der Gruppe

zusammensetzt (z. B. [email protected]). Im Nachhinein kann der Gruppenname nicht mehr verändert werden. Im Textfeld "Angezeigter Gruppenname" steht der Name der Gruppe. Dieser erscheint nach Ihrem Eintrag auf allen Seiten der Gruppe und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird statt des vollständigen Gruppennamens beispielsweise nur "fotolabor.projektwoche" angezeigt. Danach geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) des Moderators ein. Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Gruppe vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen.

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Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen. Diese müssen zuvor im jeweiligen Administrationsbereich unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium "Keine Zuordnung" ausgewählt. Durch einen anschließenden Klick auf "Speichern" wird die neue Gruppe erstellt. Gruppenliste importieren Möchten Sie mehrere Gruppen gleichzeitig mit Hilfe einer Liste anlegen, klicken Sie auf den Textlink "Gruppenliste importieren". Greifen Sie dabei z. B. auf eine Excel-Tabelle zurück, die Sie nur kopieren und in das Textfeld einfügen müssen.

Haben Sie keine Excel-Tabelle als Grundlage, geben Sie die Daten jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon ein. Jede Gruppe muss dabei mit ihren entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Gruppenname Moderator Angezeigter Gruppenname Beispiel blockfloete [email protected] Blockflöte schulgarten [email protected] Schulgarten Der Gruppenname darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Gruppenname und Domain der Institution die E-Mail-Adresse der Gruppe zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Gruppenname nicht mehr verändert werden. Danach geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) des Moderators ein. Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Gruppe vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen.

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Beim angezeigten Gruppennamen können Leerzeichen verwendet werden. Dieser erscheint nach Ihrem Eintrag auf allen Seiten der Gruppe und links im Menü. Beachten Sie jedoch, dass der eingegebene Name nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung für Ihre Liste auswählen. Beachten Sie, dass dabei alle neuen Gruppen die gleiche Zuordnung zugewiesen bekommen. Die Zuordnungen müssen zuvor unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Klicken Sie anschließend auf "Importieren". Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Liste der erfolgreich angelegten Gruppen. Ebenfalls protokolliert werden hier eventuelle Fehler, die beim Erstellen der Gruppen aufgetreten sind, wie z. B. ein bereits vergebener Gruppenname. Korrigieren Sie die jeweiligen Namen und klicken Sie erneut auf "Importieren". Hinweis Die Anzahl der importierten Gruppen sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Eigenschaften editieren

Hier können Sie verschiedene Eigenschaften einer Gruppe editieren bzw. ansehen.

Unter Gruppenname wird der Login, d. h. die vollständige E-Mail-Adresse, der Gruppe angezeigt. Diese setzt sich aus dem Gruppennamen und der Domain der Institution zusammen. Im Textfeld "Angezeigter Gruppename" steht der Name der Gruppe. Dieser erscheint nach einem Eintrag auf allen Seiten der Gruppe und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird

beispielsweise nur "computer.ag" angezeigt. Unter Beschreibung können Sie kurze Informationen zur Gruppe eingeben, die hier in der Administration und in der Gruppenübersicht angezeigt werden. Der Funktionsumfang beinhaltet einen Profi- und einen Light-Modus. Beim Light-Modus wird in einigen Funktionen der Funktionsumfang eingeschränkt, um die Bedienung übersichtlicher zu gestalten (z. B. keine Filterregeln im Mailservice, Layout im Website-Generator nicht nachträglich änderbar). Sichern Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf den Button "Daten speichern" klicken.

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Basisfunktionen

Hier stellen Sie die individuellen Basisfunktionen der jeweiligen Gruppe ein. Damit legen Sie fest, welche Funktionen Sie den Gruppenmitgliedern maximal zuweisen können. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt, die Auswahl

kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit Angabe des Gruppennamens und der E-Mail-Adresse, welche Gruppe Ihrer Institution Sie editieren. Zum Zuweisen einer Basisfunktion aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton.






administrieren (z. B. Mitteilungen löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen".

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Nach erfolgter Änderung der Basisfunktionen klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Gruppen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Gruppen bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Gruppe zu Gruppe unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Vergabe der Basisfunktionen für einzelne Gruppen. Zuordnung ändern

Hier können Sie jederzeit die Zuordnung der Gruppe ändern. Wählen Sie einfach die neue Zuordnung über die Auswahlbox aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Speichern".


Administrative Funktion auf mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Gruppen gleichzeitig editiert werden. Nach Auswahl der Gruppen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Passwort ändern


Das Passwort wird bei der Anmeldung zu einer geschlossenen Gruppe als Zugangspasswort benötigt. Für eine offene Gruppe vergeben Sie kein Passwort bzw. löschen Sie das automatisch vergebene Passwort wieder.

Das Passwort wird außerdem benötigt, um den Mailservice mit einem externen E-Mail-Programm abzurufen und um Dateien via FTP in den Webspace hochzuladen. Hinweis Beachten Sie bei der Benutzung von Sonderzeichen im Passwort, dass diese auf anderen Tastaturen eventuell nicht zur Verfügung stehen. Ist kein Passwort gesetzt, werden Mailservice und FTP-Service deaktiviert.

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Quotenverwaltung

In der Quotenverwaltung legen Sie fest wie viel Speicherplatz (in KB) eine Gruppe im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote), in der Dateiablage (Datei-Quote) und im Wiki (Wiki-Quote) zur Verfügung hat.


Hinweise Wenn Sie die Quote für den Mailservice ändern, wird diese Änderung erst nach dem Empfang der nächsten Mail für das Mitglied sichtbar. Nach Reduzierung der Quoten und einem danach überschrittenen erlaubten Speicherplatz, werden bereits empfangene E-Mails, abgelegte Dateien im Webspace oder in der Dateiablage nicht gelöscht. Es können jedoch keine neuen E-Mails empfangen bzw. keine neuen Dateien abgelegt werden, bis in den entsprechenden Bereichen "aufgeräumt" wurde. Administrative Funktion für mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Gruppen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Gruppen, dass im Fall eines unausgefüllten Feldes (Voreinstellung) die Quote für diese Funktion nicht geändert wird. Moderator festlegen

Möchten Sie den Moderator einer Gruppe festlegen bzw. ändern, schreiben Sie den Login des neuen Moderators in das Textfeld und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Gruppe vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen.

Beachten Sie, dass bei der Änderung des Moderators dem vorherigen Moderator nicht automatisch die Administrationsrechte entzogen werden. Es kann allerdings auch sinnvoll sein, dass eine Gruppe von mehreren Mitgliedern moderiert wird.

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Logo einbinden

Hier können Sie ein Logo oder Banner der Gruppe einbinden. Damit wird zum einen die Orientierung der Mitglieder in ihren Gruppen erleichtert, zum anderen wird die Identifizierung mit der virtuellen Gruppe gefördert.

Klicken Sie zum Einbinden auf "Durchsuchen". Danach wählen Sie auf Ihrer Festplatte die Datei aus, die eingefügt werden soll, und klicken auf den Button "Öffnen". Der Dateiname wird daraufhin automatisch in das Eingabefeld eingefügt. Nachdem Sie auf "Datei hochladen" geklickt haben, ist das Logo eingefügt und erscheint auf der Übersichtsseite der Gruppe.

Beachten Sie, dass das Logo, Banner oder Bild dem Dateiformat JPeg/GIF oder PNG entspricht, die Datei eine maximale Größe von 50 KB hat und die Bildgröße von 250 x 60 Pixel nicht überschritten wird.

Zum Entfernen des Logos klicken Sie auf den Button "Logo entfernen". Nach Bestätigung der Abfrage wird das Logo gelöscht. Mitgliederliste (mit den Funktionen: Rechte in dieser Gruppe / Lern erfolgskontrolle / Liste exportieren / Löschen)

Über die Mitgliederliste – eine automatische Auflistung aller Gruppenmitglieder – können Sie die Rechte der Mitglieder editieren, die Lernerfolgskontrolle jedes Gruppenmitglieds abrufen, eine Liste mit User-Daten exportieren sowie Mitglieder aus der Gruppe löschen.

In der Mitgliederliste werden alle Gruppenmitglieder mit ihrem Login, ihrem Namen und ihrer Rolle aufgeführt.

Übersicht der Icons in der Mitgliederliste

Rechte in dieser Gruppe Lernerfolgskontrolle

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Liste exportieren Löschen

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Gruppenmitglieder gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Gruppenmitglieder über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Mitgliederliste: Rechte in dieser Gruppe

Die Rechteverwaltung der einzelnen Gruppenmitglieder erfolgt über das Icon "Rechte in dieser Gruppe". Hier werden für jedes eingetragene Mitglied individuelle Rechte festgelegt, die ihm in der ausgewiesenen Gruppe zur Verfügung stehen sollen.

Zum Zuweisen der Rechte aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton. Bestimmte Rechte sind bereits voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden. Unter "Mitglied" stehen der Name des Gruppenmitglieds und die E-Mail-Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter "Bezogen auf" Angaben zur Gruppe. Alle der Gruppe maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Diese Funktionen haben Sie im Vorfeld festgelegt (vgl. S. 7: Voreinstellungen). Durch weiße Felder werden derzeit zur Verfügung stehende Funktionen – die Basisfunktionen – gekennzeichnet, deaktivierte Funktionen erscheinen blau. Der rote Balken hebt die Administration deutlich ab.

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Nur für die weiß unterlegten Funktionen können dem Mitglied aktive Nutzungsrechte zugewiesen werden. Im Falle der Zuweisung von Rechten bei blau unterlegten – also derzeit deaktivierten – Funktionen kann das Mitglied seine eingestellten Rechte aktuell nicht nutzen. Sollten Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt die jeweilige Funktion doch als Basisfunktion freigeben, erhält das Mitglied seine hier zugeteilten Rechte. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.





administrieren (z. B. Mitteilungen löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Nutzungsrechte klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Gruppenmitglieder – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Mitglied zu Mitglied unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Rechteverwaltung für einzelne Mitglieder. Mitgliederliste: Lernerfolgskontrolle

Über das Icon "Lernerfolgskontrolle" erhalten Sie eine Übersicht, ob das jeweilige Gruppenmitglied Kurse absolviert hat und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist.

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Dabei werden der Name des Kurses und das Datum der Anmeldung angezeigt. Wurde der Nutzer von einer Lehrperson bei dem Kurs angemeldet, so können Sie hier deren Namen in Klammern lesen. Außerdem ist erkennbar, wann die letzte Bearbeitung stattgefunden hat und ob der Kurs vollständig durchgearbeitet wurde. In diesem Fall erscheint in der Spalte "Aufgaben" ein Häkchen. Anhand der Zahl erkennen Sie, wie viele Aufgaben der Kurs umfasst und wie viele davon bereits erledigt wurden (z. B. 2/16 bedeutet 2 von 16 Aufgaben wurden bearbeitet). Hat sich das Gruppenmitglied den Kurs bis jetzt nur angesehen, dabei aber keine Aufgaben gelöst, so wird beispielsweise 0/16 angezeigt (d. h. 0 von 16 Aufgaben wurden erledigt). Umfasst der Kurs einen Abschlusstest, wird das ebenfalls in der Lernerfolgskontrolle angezeigt. Solange das Gruppenmitglied mit dem Abschlusstest – der nur einmal bearbeitet werden kann – noch nicht begonnen hat, wird zum Beispiel 0/7 angezeigt. Das bedeutet, der Abschlusstest enthält sieben Aufgaben, aber keine davon wurde bis jetzt gelöst. Nach vollständiger Bearbeitung des Abschlusstests erscheint in dem Feld ein Häkchen und die Fehleranzahl wird angezeigt.

Über die Kursmemos können Gruppenmitglieder mit dem Tutor des Kurses bzw. dem Moderator der Gruppe kommunizieren. Hier können Fragen zum Kurs gestellt oder Aufgaben in Textform beantwortet werden. Sind Einträge vorhanden, so wird das durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Durch Anklicken des Links öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster und die Einträge können gelesen werden.

Falls Sie auf das Icon zur "Lernerfolgskontrolle" klicken und der Text "Es sind noch keine angefangenen Kurse vorhanden" erscheint, dann hat sich das Gruppenmitglied noch keine Kurse angesehen.

Die Kursdetails umfassen den Namen des Benutzers, den Namen des Kurses sowie das Datum der Anmeldung und der letzten Bearbeitung. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über den Lernfortschritt des jeweiligen Mitglieds, d. h. es wird angezeigt, welche Aufgaben bereits gelöst worden sind. Falls der Abschlusstest absolviert wurde, wird außerdem die Fehleranzahl pro Aufgabe

ausgegeben.

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Mitgliederliste: Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Gruppenmitglieder anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Gruppenmitglieder aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".


Mitgliederliste: Löschen

Möchten Sie Mitglieder aus der Gruppe wieder entfernen, dann markieren Sie die jeweiligen Mitglieder – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – und klicken Sie dann auf das Icon mit dem Papierkorb in der rosa unterlegten Zeile.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Gruppenmitglieder aus der Gruppe entfernt.

Beachten Sie, dass nur Mitglieder ohne Administrationsrechte aus einer Gruppe entfernt werden können – gegebenenfalls müssen Sie also vorher die Admin-Rechte entziehen.

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Mitglied hinzufügen

Über diese Funktion können Sie einer Gruppe einzelne Mitglieder hinzufügen. Beachten Sie, dass Sie einer Gruppe nur Mitglieder hinzufügen können, die bereits als Nutzer auf der Plattform angemeldet sind.

Tragen Sie den Login – d. h. die vollständige E-Mail-Adresse – des neuen Gruppenmitglieds ein. Anschließend klicken Sie auf den Button "Mitglied hinzufügen".

Mitgliederliste importieren (mit der Funktion: Mitglieder aus einer Auswahllist e übernehmen)

Möchten Sie mehrere Mitglieder auf einmal einer Gruppe hinzufügen, klicken Sie auf das Icon "Mitgliederliste importieren".

Tragen Sie dann entweder zeilenweise die vollständigen E-Mail-Adressen der Mitglieder ein oder übernehmen Sie sie automatisch aus der Auswahlliste. Hierzu müssen Sie nur auf das Icon "Mitglieder aus einer Auswahlliste übernehmen" klicken.

In dem sich öffnenden Pop-up-Fenster sind die Mitglieder in die verschiedenen Rollen und Zuordnungen unterteilt. Über die Auswahlboxen können Sie alle in Ihrer Institution angemeldeten Mitglieder finden und zum Importieren selektieren. Die Mitglieder der ausgewählten Zuordnung werden mit ihrem Login und ihrem Namen angezeigt. Klicken Sie als Nächstes auf die Icons und übertragen Sie so nacheinander die gewünschten Personen in die zu importierende Liste.

Nachdem Sie die jeweiligen Mitglieder ausgewählt und eingefügt haben, klicken Sie in dem Pop-up-Fenster "Mitgliederliste importieren" auf den Button "Mitglieder hinzufügen".

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Löschen

Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Gruppe komplett und unwiderruflich mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u. a. der Mailservice inklusive aller E-Mails, die über die Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und der Webspace.

Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern. Administrative Funktion auf mehrere Gruppen gleichzeitig anwenden: Sie können auch mehrere Gruppen gleichzeitig löschen. Nach Auswahl der Gruppen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Reparieren

Nachdem Sie per Checkbox mehrere Gruppen ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Das Reparieren von Gruppen kann nötig sein, falls Mitglieder Fehlermeldungen erhalten oder andere Probleme, z. B. im Mailservice, auftauchen.

Klicken Sie auf "Vorgang starten", werden alle internen Strukturen der Gruppen reinitialisiert, d. h. neu aufgebaut, und eventuelle Dateninkonsistenzen beseitigt. Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Gruppen anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Gruppen aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden

sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen". Möchten Sie die Tabelle in eine Tabellenkalkulation wie Excel kopieren, markieren Sie im Textfeld alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V).

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Klassen Dieser Administrationsbereich ist von Aufbau und Funktionen identisch mit der Gruppen-Administration. Einziger Unterschied ist, dass nicht zwischen offenen und geschlossenen Klassen unterschieden wird bzw. es nur Klassen gibt, die einem geschlossenen Benutzerkreis zur Verfügung stehen. Im Folgenden sehen Sie die ausführlichen Erläuterungen zur Administration von Klassen: Klicken Sie auf den Reiter "Klassen", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Hier sehen Sie die Icons, mit denen Sie zu den administrativen Funktionen gelangen, den Namen und die mit E-Mail-Adresse der Klasse sowie den Namen und die E-Mail-Adresse des Moderators. Die Liste umfasst eine Zeile pro Klasse.

Möchten Sie eine neue Klasse anlegen oder eine Klassenliste importieren, klicken Sie auf die gleichnamigen Textlinks in dem rot unterlegten Balken. Zum Verwalten von Zuordnungen gehen Sie entsprechend vor. Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Klassen jeweils nach den verschiedenen Zuordnungskriterien anzeigen lassen. Diese Auswahlbox erscheint erst, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Über die Icons können Sie die Eigenschaften editieren und die Basisfunktionen der jeweiligen Klasse bearbeiten. Außerdem können Sie hier Zuordnung und Passwort ändern, die Quoten verwalten, den Moderator ändern sowie ein Logo einbinden. Nach Klicken auf die entsprechenden Icons können Sie weiterhin die Mitgliederliste und ihre Funktionen Rechte in dieser Klasse und Lernerfolgskontrolle einsehen und editieren. Das Hinzufügen von Mitgliedern erfolgt einzeln oder mit Hilfe einer Liste. Auch das Löschen von Klassen ist hier möglich.

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Übersicht der Icons Eigenschaften editieren Basisfunktionen Zuordnung ändern Passwort ändern Quotenverwaltung Moderator ändern Logo einbinden Mitgliederliste Mitglied hinzufügen Mitgliederliste importieren Löschen Reparieren Liste exportieren

Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Klassen gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Klassen über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Zuordnungen verwalten

Hier haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Zuordnungen, wie beispielsweise eine Unterteilung nach Sekundarstufe I und II, festzulegen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, nach welchen Kriterien Sie die Klassen Ihrer Institution sinnvoll einteilen. Vor allem bei größeren Institutionen unterstützen die Zuordnungen eine strukturierte Übersicht des Administrationsbereiches. Zum Erstellen einer neuen Zuordnung schreiben Sie den Namen in das Textfeld und klicken auf den Button. Darauf erscheint Ihre Zuordnung in der Übersicht und Sie können mit der Eingabe fortfahren.

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Um die Bezeichnung einer Zuordnung zu ändern, schreiben Sie die Änderungen direkt in das Textfeld der Zuordnung. Klicken Sie dann auf den Button. Möchten Sie eine Zuordnung löschen, klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon. Beachten Sie, dass Sie nur leere Zuordnungen, die also keine Klassen mehr beinhalten, löschen können. Ihre Zuordnungen sind jederzeit beliebig editier- und erweiterbar. Angezeigte Zuordnung

Über die Auswahlbox "Angezeigte Zuordnung" können Sie sich die Klassen jeweils nach den unterschiedlichen Zuordnungen anzeigen lassen. Die Standardanzeige stellt die nicht zugeordneten Klassen dar. Diese Auswahlbox erscheint, sobald die erste Zuordnung angelegt wurde. Neue Klasse anlegen

Hier können Sie einzelne, neue Klassen anlegen. Fügen Sie nacheinander den Klassennamen, den angezeigten Klassennamen sowie den Moderator ein und wählen Sie bei Bedarf eine Zuordnung aus. Der Klassenname darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus dem Klassennamen und der Domain der Institution die E-Mail-Adresse der Klasse

zusammensetzt (z. B. [email protected]). Im Nachhinein kann der Klassenname nicht mehr verändert werden.

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Im Textfeld "Angezeigter Klassenname" steht der Name der Klasse. Dieser erscheint nach Ihrem Eintrag auf allen Seiten der Klasse und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird statt des vollständigen Klassennamens beispielsweise nur "klasse.7a" angezeigt. Danach geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) des Moderators ein. Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Klasse vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen. Unter Zuordnung können Sie Ordnungskriterien auswählen. Diese müssen zuvor im jeweiligen Administrationsbereich unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Wählen Sie keine Zuordnung aus, wird das vom System voreingestellte Ordnungskriterium "Keine Zuordnung" ausgewählt. Durch einen anschließenden Klick auf "Speichern" wird die neue Klasse erstellt. Klassenliste importieren Möchten Sie mehrere Klassen gleichzeitig mit Hilfe einer Liste anlegen, klicken Sie auf den Textlink "Klassenliste importieren". Greifen Sie dabei z. B. auf eine Excel-Tabelle zurück, die Sie nur kopieren und in das Textfeld einfügen müssen.

Haben Sie keine Excel-Tabelle als Grundlage, geben Sie die Daten jeweils getrennt durch ein Leerzeichen, Komma oder Semikolon ein. Jede Klasse muss dabei mit ihren entsprechenden Angaben in einer eigenen Zeile stehen. Die vorgegebene Reihenfolge lautet: Klassenname Moderator Angezeigter Klassenname Beispiel klasse.10b [email protected] Klasse 10b erdkunde.lk [email protected] Erdkunde LK

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Der Klassenname darf nur Buchstaben, Ziffern, Punkte und Minuszeichen (keine Leerzeichen, Sonderzeichen oder Umlaute) enthalten, da sich aus Klassenname und Domain der Institution die E-Mail-Adresse der Klasse zusammensetzt. Im Nachhinein kann der Klassenname nicht mehr verändert werden. Danach geben Sie den vollständigen Login (= E-Mail-Adresse) des Moderators ein. Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Klasse vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen. Beim angezeigten Klassennamen können Leerzeichen verwendet werden. Dieser erscheint nach Ihrem Eintrag auf allen Seiten der Klasse und links im Menü. Beachten Sie jedoch, dass der eingegebene Name nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Aus der Auswahlbox können Sie eine Zuordnung für Ihre Liste auswählen. Beachten Sie, dass dabei alle neuen Klassen die gleiche Zuordnung zugewiesen bekommen. Die Zuordnungen müssen zuvor unter "Zuordnungen verwalten" festgelegt werden, damit sie hier in der Auswahlbox erscheinen. Klicken Sie anschließend auf "Importieren". Danach sehen Sie oberhalb des Textfeldes eine Liste der erfolgreich angelegten Klassen. Ebenfalls protokolliert werden hier eventuelle Fehler, die beim Erstellen der Klassen aufgetreten sind, wie z. B. ein bereits vergebener Klassenname. Korrigieren Sie die jeweiligen Namen und klicken Sie erneut auf "Importieren". Hinweis Die Anzahl der importierten Klassen sollte bei einem Vorgang 100 nicht überschreiten. Eigenschaften editieren

Hier können Sie verschiedene Eigenschaften einer Klasse editieren bzw. ansehen.

Unter Klassenname wird der Login, d. h. die vollständige E-Mail-Adresse der Klasse, angezeigt. Diese setzt sich aus dem Klassennamen und der Domain der Institution zusammen. Im Textfeld "Angezeigter Klassenname" steht der Name der Klasse. Dieser erscheint nach einem Eintrag auf allen Seiten der Klasse und links im Menü. Beachten Sie, dass das Feld ausgefüllt, der eingegebene Name jedoch nicht zu lang ist (max. 20 Zeichen). Bei einem unausgefüllten Textfeld wird beispielsweise nur "erdkunde.lk" angezeigt.

Unter Beschreibung können Sie kurze Informationen zur Klasse eingeben, die nur hier in der Administration angezeigt werden. Der Funktionsumfang beinhaltet einen Profi- und einen Light-Modus. Beim Light-Modus wird in einigen Funktionen der Funktionsumfang eingeschränkt, um die Bedienung übersichtlicher zu

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gestalten (z. B. keine Filterregeln im Mailservice, Layout im Website-Generator nicht nachträglich änderbar). Sichern Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf den Button "Daten speichern" klicken. Basisfunktionen

Hier stellen Sie die individuellen Basisfunktionen der jeweiligen Klasse ein. Damit legen Sie fest, welche Funktionen Sie den Klassenmitgliedern maximal zuweisen können. Bestimmte Funktionen sind bereits voreingestellt, die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Basisfunktionen von" sehen Sie mit Angabe des Klassennamens und der E-Mail-Adresse, welche Klasse Ihrer Institution Sie editieren. Zum Zuweisen einer Basisfunktion aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton.





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Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Basisfunktionen klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Klassen gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Klassen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Klassen bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Klasse zu Klasse unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Vergabe der Basisfunktionen für einzelne Klassen. Zuordnung ändern

Hier können Sie jederzeit die Zuordnung der Klasse ändern. Wählen Sie einfach die neue Zuordnung über die Auswahlbox aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Speichern".


Administrative Funktion auf mehrere Klassen gleichzeitig anwenden: Die Zuordnungen können auch für mehrere Klassen gleichzeitig editiert werden. Nach Auswahl der Klassen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Passwort ändern


Das Passwort wird in einer Klasse benötigt, um den Mailservice mit einem externen E-Mail-Programm abzurufen und um Dateien via FTP in den Webspace hochzuladen.


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Quotenverwaltung

In der Quotenverwaltung legen Sie fest, wie viel Speicherplatz (in KB) eine Klasse im Mailservice (Mail-Quote), im Webspace (Web-Quote), in der Dateiablage (Datei-Quote) und im Wiki (Wiki-Quote) zur Verfügung hat.


Hinweise Wenn Sie die Quote für den Mailservice ändern, wird diese Änderung erst nach dem Empfang der nächsten Mail für das Mitglied sichtbar. Nach Reduzierung der Quoten und einem danach überschrittenen erlaubten Speicherplatz, werden bereits empfangene E-Mails, abgelegte Dateien im Webspace, in der Dateiablage oder im Wiki nicht gelöscht. Es können jedoch keine neuen E-Mails empfangen bzw. keine neuen Dateien abgelegt werden, bis in den entsprechenden Bereichen "aufgeräumt" wurde. Administrative Funktion auf mehrere Klassen gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Klassen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Beachten Sie beim gleichzeitigen Editieren der Quoten für mehrere Klassen, dass im Fall eines unausgefüllten Feldes (Voreinstellung) die Quote für diese Funktion nicht geändert wird. Moderator festlegen

Möchten Sie den Moderator einer Klasse festlegen bzw. ändern, schreiben Sie den Login des neuen Moderators in das Textfeld und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Bei der Festlegung des Moderators werden ihm automatisch Administrationsrechte für die jeweilige Klasse vergeben. Soll der Moderator diese nicht haben, müssen Sie ihm die Administrationsrechte in der Rechteverwaltung manuell entziehen.

Beachten Sie, dass bei der Änderung des Moderators dem vorherigen Moderator nicht automatisch die Administrationsrechte entzogen werden. Es kann allerdings auch sinnvoll sein, dass eine Klasse von mehreren Mitgliedern moderiert wird.

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Logo einbinden

Hier können Sie ein Logo oder Banner der Klasse einbinden. Damit wird zum einen die Orientierung der Mitglieder in ihren Klassen erleichtert, zum anderen wird die Identifizierung mit der virtuellen Klasse gefördert.

Klicken Sie zum Einbinden auf "Durchsuchen". Danach wählen Sie auf Ihrer Festplatte die Datei aus, die eingefügt werden soll, und klicken auf den Button "Öffnen". Der Dateiname wird daraufhin automatisch in das Eingabefeld eingefügt. Nachdem Sie auf "Datei hochladen"

geklickt haben, ist das Logo eingefügt und erscheint auf der Übersichtsseite der Klasse. Beachten Sie, dass das Logo, Banner oder Bild dem Dateiformat JPeg/GIF oder PNG entspricht, die Datei eine maximale Größe von 50 KB hat und die Bildgröße von 250 x 60 Pixel nicht überschritten wird.

Zum Entfernen des Logos klicken Sie auf den Button "Logo entfernen". Nach Bestätigung der Abfrage, wird das Logo gelöscht. Mitgliederliste (mit den Funktionen: Rechte in dieser Klasse / Lern erfolgskontrolle / Liste exportieren / Löschen)

Über die Mitgliederliste – eine automatische Auflistung aller Klassenmitglieder – können Sie die Rechte der Mitglieder editieren, die Lernerfolgskontrolle jedes Klassenmitglieds abrufen, eine Liste mit User-Daten exportieren sowie Mitglieder

aus der Klasse löschen.

In der Mitgliederliste werden alle Klassenmitglieder mit ihrem Login, ihrem Namen und ihrer Rolle aufgeführt.

Übersicht der Icons in der Mitgliederliste

Rechte in dieser Klasse Lernerfolgskontrolle Liste exportieren

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Löschen

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Einige dieser Funktionen können Sie außerdem auf mehrere Klassenmitglieder gleichzeitig anwenden. Nach Auswahl der Klassenmitglieder über die Checkboxen klicken Sie auf das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile. Mitgliederliste: Rechte in dieser Klasse

Die Rechteverwaltung der einzelnen Klassenmitglieder erfolgt über das Icon "Rechte in dieser Klasse". Hier werden für jedes eingetragene Mitglied individuelle Rechte festgelegt, die ihm in der ausgewiesenen Klasse zur Verfügung stehen sollen.

Zum Zuweisen der Rechte aktivieren Sie den jeweiligen Radiobutton. Bestimmte Rechte sind bereits voreingestellt. Die Auswahl kann aber jederzeit geändert werden.

Unter "Mitglied" stehen der Name des Klassenmitglieds und die E-Mail-Adresse (Login). Weiterhin sehen Sie unter "Bezogen auf" Angaben zur Klasse. Alle der Klasse maximal zur Verfügung stehenden Funktionen sind in der Rechteverwaltung untereinander aufgelistet. Diese Funktionen haben Sie im Vorfeld festgelegt (vgl. S. 7: Voreinstellungen). Durch weiße Felder werden derzeit zur Verfügung stehende Funktionen – die Basisfunktionen – gekennzeichnet, deaktivierte Funktionen erscheinen blau. Der rote Balken hebt die Administration deutlich ab. Nur für die weiß unterlegten Funktionen können dem Mitglied aktive Nutzungsrechte zugewiesen werden. Im Falle der Zuweisung von Rechten bei blau unterlegten – das heißt derzeit deaktivierten – Funktionen kann das

Mitglied seine eingestellten Rechte aktuell nicht nutzen. Sollte Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt die jeweilige Funktion doch als Basisfunktion freigeben, erhält das Mitglied seine hier zugeteilten Rechte. Die Nutzungsrechte unterteilen sich in Deaktiviert, Aktiv, Schreiben und Admin.


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administrieren (z. B. Mitteilungen löschen). Um die Auswirkung der verschiedenen Rechte einer Funktion zu testen und bei Bedarf schnell wieder zu ändern, bietet es sich an, das Pop-up-Fenster nach dem Speichern nicht zu schließen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox "Fenster nicht schließen". Nach erfolgter Änderung der Nutzungsrechte klicken Sie auf "Speichern". Administrative Funktion auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden: Nach Auswahl der Klassenmitglieder – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Soll sich die Rechteeinstellung einer Funktion nicht ändern, dann aktivieren Sie den Radiobutton "Unverändert". Die vorher vergebenen Rechte der einzelnen Mitglieder bleiben dann erhalten. Diese können sich auch durchaus von Mitglied zu Mitglied unterscheiden. Ansonsten gehen Sie genauso vor wie bei der Rechteverwaltung für einzelne Mitglieder. Mitgliederliste: Lernerfolgskontrolle

Über das Icon "Lernerfolgskontrolle" erhalten Sie eine Übersicht, ob das jeweilige Klassenmitglied Kurse absolviert hat und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist.

Dabei werden der Name des Kurses und das Datum der Anmeldung angezeigt. Wurde der Nutzer von einer Lehrperson bei dem Kurs angemeldet, so können Sie deren Namen in Klammern lesen. Außerdem ist erkennbar, wann die letzte Bearbeitung stattgefunden hat und ob der Kurs vollständig durchgearbeitet wurde. In diesem Fall erscheint in der Spalte "Aufgaben" ein Häkchen. Anhand der Zahl erkennen Sie, wie viele Aufgaben der Kurs umfasst und wie viele davon bereits erledigt wurden (z. B. 2/16 bedeutet 2 von 16 Aufgaben wurden bearbeitet). Hat sich das Klassenmitglied den Kurs bis jetzt nur angesehen, dabei aber keine Aufgaben gelöst, so wird beispielsweise 0/16 angezeigt (d. h. 0 von 16 Aufgaben wurden erledigt). Umfasst der Kurs einen Abschlusstest, wird das ebenfalls in der Lernerfolgskontrolle angezeigt. Solange das Klassenmitglied mit dem Abschlusstest – der nur einmal bearbeitet werden kann –

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noch nicht begonnen hat, wird zum Beispiel 0/7 angezeigt. Das bedeutet, der Abschlusstest enthält sieben Aufgaben, aber keine davon wurde bis jetzt gelöst. Nach Bearbeitung des Abschlusstests, erscheint in dem Feld ein Häkchen und die Fehleranzahl wird angezeigt.

Über die Kursmemos können Klassenmitglieder mit dem Tutor des Kurses bzw. dem Moderator der Klasse kommunizieren. Hier können Fragen zum Kurs gestellt oder Aufgaben in Textform beantwortet werden. Sind Einträge vorhanden, so wird das durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Durch Anklicken des Links öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster und die Einträge können gelesen werden.

Falls Sie auf das Icon zur "Lernerfolgskontrolle" klicken und der Text "Es sind noch keine angefangenen Kurse vorhanden" erscheint, dann hat sich das Klassenmitglied noch keine Kurse angesehen.

Die Kursdetails umfassen den Namen des Benutzers, den Namen des Kurses sowie das Datum der Anmeldung und der letzten Bearbeitung. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über den Lernfortschritt des jeweiligen Mitglieds, d. h. es wird angezeigt, welche Aufgaben bereits gelöst worden sind. Falls der Abschlusstest absolviert wurde, wird außerdem die Fehleranzahl pro Aufgabe

ausgegeben. Mitgliederliste: Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Klassenmitglieder anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Klassenmitglieder aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".

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Mitgliederliste: Löschen

Möchten Sie Mitglieder aus der Klasse wieder entfernen, dann markieren Sie die jeweiligen Mitglieder – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – und klicken Sie dann auf das Icon mit dem Papierkorb in der rosa unterlegten Zeile.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Klassenmitglieder aus der Klasse entfernt.

Beachten Sie, dass nur Mitglieder ohne Administrationsrechte aus einer Klasse entfernt werden können – gegebenenfalls müssen Sie also vorher die Admin-Rechte entziehen. Mitglied hinzufügen

Über diese Funktion können Sie einer Klasse einzelne Mitglieder hinzufügen. Beachten Sie, dass Sie einer Klasse nur Mitglieder hinzufügen können, die bereits als Nutzer auf der Plattform angemeldet sind.

Tragen Sie den Login – d. h. die vollständige E-Mail-Adresse – des neuen Klassenmitglieds ein. Anschließend klicken Sie auf den Button "Mitglied hinzufügen".

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Mitgliederliste importieren (mit der Funktion: Mitglieder aus einer Auswahllist e übernehmen)

Möchten Sie mehrere Mitglieder auf einmal einer Klasse hinzufügen, klicken Sie auf das Icon "Mitgliederliste importieren".

Tragen Sie dann entweder zeilenweise die vollständigen E-Mail-Adressen der Mitglieder ein oder übernehmen Sie sie automatisch aus der Auswahlliste. Hierzu müssen Sie nur auf das Icon "Mitglieder aus einer Auswahlliste übernehmen" klicken.

In dem sich öffnenden Pop-up-Fenster sind die Mitglieder in die verschiedenen Rollen und Zuordnungen unterteilt. Über die Auswahlboxen können Sie alle in Ihrer Institution angemeldeten Mitglieder finden und zum Importieren selektieren. Die Mitglieder der ausgewählten Zuordnung werden mit ihrem Login und ihrem Namen angezeigt. Klicken Sie als nächstes auf die Icons und übertragen Sie so nacheinander die gewünschten Personen in die zu importierende Liste.

Nachdem Sie die jeweiligen Mitglieder ausgewählt und eingefügt haben, klicken Sie in dem Pop-up-Fenster "Mitgliederliste importieren" auf den Button "Mitglieder hinzufügen". Löschen

Zum Löschen einer Klasse klicken Sie auf das "Papierkorb"-Icon.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Klasse komplett und unwiderruflich mit allen Daten aus dem System gelöscht. Dazu gehören u. a. der Mailservice inklusive aller E-Mails, die über die Dateiablage auf dem Server abgelegten Dateien und der Webspace.

Je nach Menge der abgelegten Daten kann der Löschvorgang einige Sekunden dauern.

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Administrative Funktion auf mehrere Klassen gleichzeitig anwenden: Sie können auch mehrere Klassen gleichzeitig löschen. Nach Auswahl der Klassen – entweder einzeln oder durch einen Klick auf "Alle" – wählen Sie das entsprechende Icon in der rosa unterlegten Zeile aus. Reparieren

Nachdem Sie per Checkbox mehrere Klassen ausgewählt haben, klicken Sie auf dieses Icon. Das Reparieren von Klassen kann nötig sein, falls Mitglieder Fehlermeldungen erhalten oder andere Probleme, z. B. im Mailservice, auftauchen.

Klicken Sie auf "Vorgang starten", werden alle internen Strukturen der Klassen reinitialisiert, d. h. neu aufgebaut, und eventuelle Dateninkonsistenzen beseitigt. Liste exportieren

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich verschiedene Eigenschaften der Klassen anzeigen lassen, um diese anschließend zu kopieren.

Wählen Sie auf der Übersichtsseite per Checkbox mehrere Klassen aus und klicken Sie auf das "Listen"-Icon. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie unter "Angezeigte Felder auswählen" bestimmen, welche Angaben (durch Tabulatoren getrennt) ausgegeben werden sollen. Sie haben dabei die Wahl zwischen den Logins, den Namen und/oder den Zuordnungen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Liste anzeigen".

Möchten Sie die Tabelle in eine Tabellenkalkulation wie Excel kopieren, markieren Sie im Textfeld alle Zeilen (Strg+A), kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen sie dann in das Zielprogramm ein (Strg+V).

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Direktzugriff Klicken Sie auf den Reiter "Direktzugriff", gelangen Sie in den gleichnamigen Administrationsbereich. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie zwar den Login eines Mitglieds Ihrer Institution kennen, aber nicht wissen, in welchem Administrationsbereich und unter welcher Zuordnung er zu finden ist.

Geben Sie den Login (= E-Mail-Adresse) eines Mitglieds bzw. einer Gruppe oder Klasse Ihrer Institution ein und klicken Sie auf den Button "Greifen".

Anschließend wechseln Sie automatisch in den Administrationsbereich, der das gefundene Mitglied enthält. Die jeweilige Zuordnung wird gewählt und die Checkbox vor dem Mitglied markiert.

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Anhang Hier finden Sie weitere Schritte, die Sie beachten sollten, bevor sich die ersten Mitglieder Ihrer Institution einloggen: Profil bearbeiten

Auf Institutionsebene sollte das Profil nur für Sie – den Institutions-Administrator – freigegeben werden. In Ihrer Rechteverwaltung müssen Sie deshalb beim Profil den Radiobutton "Schreiben" aktivieren. Bei allen anderen Mitgliedern muss der Radiobutton "Aktiv" ausgewählt werden (Standardvorgabe).

Klicken Sie im Bereich "Institution" links im Menü auf "Profil" und dann rechts oben auf "Profil bearbeiten". Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Anschrift und weitere Daten zu Ihrer Institution eintragen können. Um das Profil Ihrer Institution zu veröffentlichen, klicken Sie auf "Speichern". Die Daten können jederzeit von Ihnen verändert und erneut veröffentlicht werden. Hinweis Beachten Sie, dass nach Auswahl der Checkbox "Das Profil soll auch außerhalb der Institution sichtbar sein" das Profil auch im öffentlich zugänglichen Institutionsverzeichnis im Start-Bereich sichtbar ist. Möchten Sie das nicht, muss die Checkbox deaktiviert (kein Häkchen) sein.

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Stundenplan

Der Stundenplan auf Institutionsebene sollte nur für Sie – den Institutions-Administrator – freigegeben werden. In Ihrer Rechteverwaltung müssen Sie deshalb beim Stundenplan den Radiobutton "Schreiben" auswählen. Bei allen anderen Mitgliedern muss die Funktion deaktiviert sein (Standardvorgabe).

Klicken Sie im Bereich "Institution" links im Menü auf "Stundenplan" und dann rechts oben auf Grundeinstellungen. Mit dieser Funktion können Sie für die gesamte Schule das Stundenraster festlegen. Dieser "Musterstundenplan" wird als Vorlage für Lehrpersonen/Lernende/Gruppen/Klassen verwendet. Es sollten deshalb keine Unterrichtsstunden eingetragen werden. Zum Einrichten Ihrer Vorlage aktivieren Sie unter Wochentage die Checkbox der Tage, die Sie für Ihren Stundenplan benötigen. Die Tage ohne Häkchen erscheinen auch nicht im Stundenplan. Schreiben Sie außerdem unter Zeiten Beginn und Ende der Unterrichtsstunden. Sichern Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf den Button.

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Mailservice

Der Mailservice auf Institutionsebene sollte nur für Sie und/oder die Schulleitung und/oder das Sekretariat freigegeben werden. In Ihrer Rechteverwaltung müssen Sie deshalb beim Mailservice den Radiobutton "Admin" auswählen. Bei allen anderen Mitgliedern muss die Funktion deaktiviert sein (Standardvorgabe). Die E-Mail-Adresse Ihrer Institution (z. B. [email protected]) sollte nur von diesem Personenkreis genutzt werden.

Sonstige Erläuterungen Der Mailservice wird deaktiviert, wenn mindestens einer der Punkte zutrifft:

• Mailservice ist in der Rechteverwaltung deaktiviert • es ist kein Passwort gesetzt • Mailquota gleich 0

Deaktiviert bedeutet für die Funktion "Mailservice":

• es ist kein Abrufen via POP3 möglich • keine Entgegennahmen von E-Mails (via SMTP), ankommende E-Mails gehen zurück

FTP wird deaktiviert, wenn mindestens einer der Punkte zutrifft:

• Website ist in Rechteverwaltung deaktiviert • es ist kein Passwort gesetzt • Webquota gleich 0

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Weitere Empfehlungen

• Grundsätzlich sollten Sie als Institutions-Administrator Ihren Admin-Account nur zum Administrieren nutzen. Für Tätigkeiten innerhalb Ihrer Institutionen sollten Sie sich einen zweiten Account ohne Admin-Rechte anlegen.

• Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz (Rechner) verlassen – sei es auch nur kurzfristig –, sollten Sie sich immer ausloggen und den Browser schließen.

• Beim Login sollten Sie das Speichern des Passwortes abschalten.

• Bitte wählen Sie ein möglichst sicheres Passwort, bestehend aus mindestens 8 Zeichen. Verwenden Sie nicht nur Buchstaben, sondern auch Zahlen und Sonderzeichen!

• Falls Ihnen Ihr Passwort "abhanden" kommt, informieren Sie bitte umgehend den Support ([email protected]).

Documents

Institutions-Administration (Stand: Oktober 2006) - lo-net2.de · ---- 6666 ---- Institution Die erste Ansicht ist der Administrationsbereich Ihrer Institution: Hier sehen Sie die