Integrierte Managementsysteme

Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufewww.vibinet-textil.de

© Jahr<Autor><Firma>

© 2004S. Klingebiel

TMB

TMBNordhausen

Integrierte Managementsysteme

Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme

Folie 2Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufewww.vibinet-textil.de <Dateiname>

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Auditieren - Was ist das?

Aus dem Lateinischen: audio

• Gehör haben, zuhören , Unterricht haben

• hören, vernehmen, erfahren

• verhören, eine Untersuchung anstellen

• gehorchen, sich fügen

• sich nennen hören, für etwas gelten,im (guten / schlechten) Rufe stehen


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Zielsetzung des Seminars

• Befähigung der Auditoren in Bezug auf die

Planung, Vorbereitung und Durchführung interner

Audits

• Ausblick auf externe Auditierungen (aktiv /

passiv)

• Konkretisierung der qualitäts-, umwelt- und

sicherheitsrelevanten Auditaspekte

• Vermittlung der Grundlagen zu Kommunikation

und Gesprächsführung


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Seminarinhalte

Sinn und Zweck interner Audits

Auditarten - richtige Auswahl und Anwendung

Der Auditprozess - formale Anforderungen

Voraussetzungen für interne Auditoren

Kommunikation und Gesprächsführung

Auditergebnisse als Input für den KVP


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Sinn und Zweck interner Audits

Instrument zur Ermittlung, ob ...• das Managementsystem sich zielgerichtet an allen

wichtigen externen Anforderungen orientiert;• interne Wünsche und Notwendigkeiten innerhalb

des Systems angemessen Berücksichtigung finden;• die Festlegungen innerhalb des

Managementsystems geeignet sind, die Unternehmensziele zu erreichen;

• die Festlegungen innerhalb des Managementsystems konsequent im Tagesgeschäft umgesetzt werden


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Externe Anforderungen

• Wie werden externe Anforderungen

identifiziert?

• Wie werden für die Erfüllung der

identifizierten Anforderungen Prioritäten

festgelegt?

• Dient das Managementsystem der Erfüllung

der wichtigen (signifikanten) Anforderungen?

• Ist dies in der Unternehmenspolitik

erkennbar?


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Anforderungen an die Unternehmenspolitik

Grundsätze der Organisation

Unternehmenspolitik

verstanden

verwirklicht

aufrechterhalten und prüfen

vereinbar mit

festlegendokumentieren


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Auditarten - Auswahl und Anwendung

Wer auditiert?

Waswird

auditiert?


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Externe und Interne Auditierung

Das Unternehmen wird auditiert:• Audits im Rahmen von Zertifizierungsverfahren• Kundenbesuche, Kundenaudits (Fokus QM)• Begehungen durch Behörden (Fokus UM / SM)• Tage der offenen Tür (verschiedenste

Interessen)

Das Unternehmen auditiert selbst:• Auditierung von Lieferanten oder

Subunternehmern• Auditierung von Kooperationspartnern oder

auch Mitbewerbern• Auditierung des eigenen Unternehmens


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Objekte der internen Auditierung

• Das Integrierte Managementsystem

Systemaudit

• Einzelne Abläufe innerhalb des Systems

Verfahrensaudit

• Die Resultate von Prozessen

Produktaudit


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‘Integrierte’ Q-U-S-Auditierung

Qualität Umwelt Sicherheit

SystemauditQualitäts-

management-system

Umwelt-management-

system

Arbeits-sicherheits-

system

Verfahrens- audit

Prozeßsicherheitund

Personaleignung

Notfall-planung und -

training

Erste Hilfe-Planung und -

Einsätze

ProduktauditProdukt-

entstehungs-phasen

Umwelt-schäden,

Emissionen

Vorfallunter-suchung,

PSA-Check


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Das Systemaudit (Beispiel Q)

Die Dokumentation sollte auf das sachdienliche Ausmaß begrenzt werden!

SMH

VA´s

AA´s / PA´s / Hilfsmittel

Darlegung und Beschreibung des Systems

Ausführungs-

beschreibungen und -hilfen

Ablaufbeschreibungen

Sicherstellung, daß Qualitäts-forderungen an ein Produkt, Projekt oder einen Vertrag

erfüllt werden.

IMS-Dokumentation QM-Pläne

Q-Aufzeichnungen

Nachweise zur Darlegung der Erfüllung der Forderungen und

der Effektivität des QM-Systems


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Das Verfahrensaudit (Beispiel Q)

Die Prozeßfähigkeit muß an entscheidenden Punkten regelmäßig verifiziert werden. Hierzu muß eine Überwachung eingeführt werden. Diese sollte einschließen:

MaterialEinrichtungenRechnersystemeSoftwareVerfahrenPersonal

Planung, Lenkung und Dokumentation der Prozesse


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Das Produktaudit (Beispiel Q)

Qualitätsforderungen:• Leistungsmerkmale• sensorische Merkmale• Einbau, Gestaltung der

Einrichtung oder

Einpassung• anzuwendende Normen

und

Gesetzte• Verpackung• Q-Prüfungen und QS

SPEZIFIKATION

Einzelteile Endprodukte


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Auditschwerpunkte - Qualität

• Kundenwünsche / -forderungen• Produktspezifikationen• Service, Dienstleistungspalette• Preis-Leistungs-Verhältnis• Prozessbedingungen• Prüfungen und Prüfbedingungen• Verbesserung der

Qualitätsfähigkeit• ...

... bezogen auf das Gesamtsystem:

Konformität mit der ISO 9000 ff.

SOLL IST


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Auditschwerpunkte - Umwelt

• Signifikante Umweltaspekte

• Lagerung und Umgang mit gefährlichen Stoffen

• Umweltbewußtsein und Kompetenz

• Notfallplanung

• zutreffende Umweltgesetzgebung

• Verbesserung der Umweltleistung

• ...


Konformität mit ISO 14001 / EMAS

SOLL IST


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Auditschwerpunkte - Sicherheit

• Arbeitssicherheitsvorschriften• Umgang mit gefährlichen Stoffen• Persönliche Schutzausrüstung• Erste Hilfe- und

Rettungsmaßnahmen• arbeitmedizinischer Dienst• Gefährdungsanalysen• ...


Erfüllung gesetzlicher und

behördlicher Forderungen

SOLL IST


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Der Auditprozess - formale Anforderungen

Planung und Vorbereitung

Festlegung und Überwachung der

Maßnahmen

Durchführung und Dokumentation


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Auditplanung und Vorbereitung

Umfang der Auditierung

System-, Verfahrens-, Produktaudit durch unabhängiges Personal Auditplan erstellen

Auditprogramm

Tätigkeiten und Bereiche planen Personal beauftragen Grundlagen für das Audit

bereitstellen

IMS-Dokumente


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Auditierung und Dokumentation

• Auditvorgespräch

• Befragung vor Ort

• Nachbesprechung zum Audit

• Dokumentation der Ergebnisse

• Überwachung beschlossener

Maßnahmen


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Das Auditvorgespräch dient ...

... der Vorstellung der Auditoren.

... der Präzisierung der Audit-schwerpunkte und -zielsetzungen.

... der Erläuterung der Vorgehens-weise bei der Befragung vor Ort.

... der Beseitigung von Unklarheiten und dem Abbau von Ängsten.

Also: ... der Schaffung einer guten Auditatmosphäre.


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Die Befragung vor Ort

Die Befragung vor Ortist eine sachliche Feststellungder zum Zeitpunkt des Auditsangetroffenen Sachverhalte ...

... und keine Prüfungoder gar eine

‘Polizeiaktion’ zurBestrafung von Fehlern


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Die Nachbesprechung zum Audit dient ...

... der Wertschätzung für die gute Zusammenarbeit.

... der Zusammenfassung der Auditfeststellungen.

... der Erörterung festgestellter Abweichungen.

... der gemeinsamen Festlegung geeigneter Korrekturmaßnahmen.

Also: ... der Sicherstellungdes Einvernehmens


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Voraussetzungen für Auditoren

Personenbezogene Anforderungen:• Die persönlichen Eigenschaften• Die fachliche Qualifikation• Das Systemverständnis

Organisatorische Anforderungen:• Die Ausstattung mit Kompetenzen• Die Gewährung ausreichender Zeit• Die volle Managementunterstützung


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Die Persönlichkeit des Auditors

Erforderliche Persönlichkeitsmerkmale:

• Verantwortungsbewußtsein

• Kooperationsbereitschaft

• Anpassungsfähigkeit

• gesunder Menschenverstand

• Integrität

• Konstruktivität

• Neugier

• Beharrlichkeit


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Die Fachkenntnis des Auditors

Erforderliche Fachkenntnisse:

• grundlegendes technisches und administratives Verständnis

• schnelle Auffassungsgabe auch bei komplexen Sachverhalten

• analytische Fähigkeiten

• unvoreingenommene Beobachtungsgabe

• Abstraktionsvermögen

• fachlich/sachliche Kommunikationsfähigkeit


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Das Systemverständnis des Auditors

Erforderliches Systemverständnis:

• Kenntnis und Verständnis der zugrundeliegenden Regelwerke

• Konkretisierung der firmenspezifisch sinnvollen Anwendbarkeit der Normen

• Fähigkeit zur verständlichen Erläuterung der Normenforderungen


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Das Systemverständnis des IMS-Auditors

• Kenntnisse und Verständnis in Bezug auf die dem Managementsystem zugrunde liegenden Regelwerke

# DIN EN ISO 9001 und 9004# DIN EN ISO 14001 und 14004# EG-Öko-Audit-Verordnung incl. Anhänge# Arbeitssicherheits’standards’ (z.B. SCC)

• Überblick über Gemeinsamkeiten und Unterschiede der parallel zu auditierenden Systemanforderungen

• Grundlegende Kenntnisse zu aktuellen Tendenzen in der Entwicklung von Systemanforderungen


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Die Kompetenzen des Auditors

Erforderliche Befugnisse:

• Zeitplanung für das Audit

• Auswahl von geeigneten Ansprechpartnern

• Befragung der Mitarbeiter

• Analyse und Dokumentation der Auditergebnisse

• Formulierung von Empfehlungen

• Bestehen auf Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen


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Der Zeitbedarf des Auditors

Notwendige Vor- und Nachbereitungsarbeiten:

• Definition des Auditziels

• Sichtung der zutreffenden Systemdokumente

• Informationsbeschaffung zu aktuellen Sachverhalten

• Vorbereitung einer Checkliste

• Dokumentation der Auditergebnisse

• Berichterstattung zum Audit


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Die ‘Rückendeckung’ des Auditors

Kommitment ist gekennzeichnet durch:

• Unterschrift der Firmenleitung auf dem Auditplan

• offizielle Berufung der internen Auditoren

• Bekanntmachung der Rolle von Audits für das IMS

• Kenntnisnahme und Auswertung der Auditergebnisse durch die Firmenleitung


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Kommunikation und GesprächsführungDie ‘Kunst’ der Kommunikation:

• Die richtigen Fragen richtig formulieren

• Antworten nicht nur hören sonder verstehen

• Beherrschen und verstehen der Körpersprache

• Sensibilität in Bezug auf die Signale der Gesprächspartner

• Einschätzung der eigenen Wirkung auf andere

• Objektivität und Wahrheitsliebe, keine Mutmaßungen

• Fähigkeit zum Abbau von Blockaden

• Souveränität in der Bewältigung von Kommunikationsstörungen


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Auditergebnisse und KVP

Das Audit im Effizienztest

PRO CONTRA• Ermittlung von Schwachstellen• Auslöser für Korrekturen• Nachverfolgung und Kontrolle• kontinuierliche Verbesserung

• Zeitaufwand des Auditors• Zeitaufwand für Auditierte• Dokumentations-Formalismus• Qualifikationsanforderungen

Nutzenseite Kostenseite


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Auditbezogener AufwandErmittlung der Personal- und Sachkosten für:• die Planung und Vorbereitung interner Audits,• alle in die Auditierung eingebundenen Mitarbeiter,• die Dokumentation, Auswertung und

Weiterverfolgung,• die Umsetzung der eingeleiteten

Korrekturmaßnahmen.

Ermittlung der Ausfallkosten für:• Prozessunterbrechungen, Abschaltungen und

Störungen,• Materialverluste durch zusätzliche Probenahmen,• Folgeschäden aufgrund von Arbeitsausfallzeiten


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Auditbezogener Nutzen

Quantifizierte Nutzensermittlung für:

• aus Audits resultierende Korrekturmaßnahmen,

• Synergieeffekte, die sich aus Audits ergeben,

• direkte Fehlervermeidung durch Auditfeststellungen.

Schaffung eines Messinstrumentariums für:

• die qualitative Einschätzung der Leistungsfähigkeit des IMS,

• die Mitarbeiterentwicklung (Qualifikation und Leistung),

• die Prozeßsicherheit (Ausfallzeiten, Nutzeffekte, ...)

• die Produktverfügbarkeit (Fehlerraten, Zuverlässigkeit, ...)


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kontinuierliche Verbesserung

Leistungs-kennziffern

Wirtschaftlichkeit

Systemleistungen

Effizienz

Documents

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