Jahresgespräch und ZielvereinbarungJahresgespräch und … · 2018-05-01 · Information und Qualifikation der Führungskräfte Workshop „Führung eines Mitarbeitergesprächs“

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Jahresgespräch und ZielvereinbarungJahresgespräch und Zielvereinbarung

Hildegard Winkler

Quality is everybody‘s job

Hildegard Winkler

Ziele:qualifizierenmotivierenbeteiligen ermächtigen anerkennen im Dialog sein

MitarbeiterorientierungMitarbeiterorientierung

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Hildegard Winkler

vertrauliches Gespräch zwischenFührungskraft und Mitarbeiter/inüber Themen außerhalb der Arbeitsroutinewird regelmäßig durchgeführt

und / oder

konkrete Zielvereinbarung zwischenFührungskraft und Mitarbeiter/in

Allgemeine MerkmaleAllgemeine Merkmale

Hildegard Winkler

1. Förderungberufliche Qualifikationpersönliche WeiterentwicklungKarriere / Aufstieg

2. ZielvereinbarungSoll- / Ist-Vergleich der VorjahreszieleLeistungs- und persönliche Ziele

SchwerpunkteSchwerpunkte

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Hildegard Winkler

Wer spricht mit wem?In welchem Zyklus?Mit welchen Zielen?Mit welchen Inhalten?Nach welchen Regeln?Wie wird das Vorgehen eingeführt?Wie wird der Erfolg überprüft?

Im Vorfeld zu entscheiden:Im Vorfeld zu entscheiden:

Hildegard Winkler

Die/der unmittelbare Vorgesetzte/r mit ihren/seinen Mitarbeiter/innenDie Zuordnung leitet sich aus dem Organigramm abTypischer Zyklus: einmal im Jahr

Zielvereinbarungsgespräche:ggf. zweimal im Jahr

Wer spricht wann mit wem?Wer spricht wann mit wem?

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Hildegard Winkler

Eine vertrauensvolle und fruchtbare Arbeitsatmosphäre schaffenEine offene Kommunikation entwickelnDie gegenseitigen Beziehungen festigen

Arbeitsleistung und Arbeitsverhalten optimierenPersonal fördern und entwickeln

Motivation stärken

Mit welchen Zielen?Mit welchen Zielen?

Hildegard Winkler

Leistungen in der vergangenen undZiele für die kommende ArbeitsperiodeDie persönliche Situation, Gesundheit, Belastungen, persönliche ZieleArbeitszufriedenheit

Qualifikation und Fortbildungsbedarf

Zusammenarbeit im Team

Feedback für die Führungskraft

Mit welchen Inhalten?Mit welchen Inhalten?

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Hildegard Winkler

Vertraulichkeit der GesprächsergebnisseDokumentation im Gesprächsprotokoll

von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet, jeder erhält eine Kopiegeht i.d.R. nicht in die Personalakte einwird nach festgelegter Frist (2 Jahre)bzw. bei Beendigung diesesVorgesetztenverhältnisses vernichtet

Der/die Mitarbeiter/in darf der PV Einsicht in das Protokoll gewähren

Nach welchen Regeln?Nach welchen Regeln?

Hildegard Winkler

Gesprächstermin einvernehmlich festlegenggf. neutraler Raum

Ausreichend ungestörte Zeit zur Verfügung stellen (1 – 2 Stunden)in Konfliktsituationen Moderator/in hinzuziehen


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Hildegard Winkler

Partnerschaftlicher Dialog Ausgewogene GesprächsbeteiligungAktives Zuhören Offene FragenSachliche ArgumentationFeedback-Regeln einhalten(Rückmeldungen konkret, zuerst die positiven, Ich-Botschaften, usw.)


Hildegard Winkler

Ein Thema für Herrn Dr. Koch

Wie einführen?Wie einführen?

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Hildegard Winkler

Die Gesprächspartner überprüfen die die Umsetzung ihrer Vereinbarungen im FolgegesprächDie Führungskraft meldet die Anzahlder durchgeführten Gesprächeder Personalabteilung und/oder der/dem QualitätsbeauftragtenNach dem ersten Jahr wird das Rahmenkonzept evaluiert

Wie überprüfen?Wie überprüfen?

Hildegard Winkler

Beispiel „Arbeitsaufgaben“Beispiel „Arbeitsaufgaben“

Die Aufgabenschwerpunkte des vergangenen Jahres zusammenfassenDeren Ergebnisse dokumentieren

Vereinbarungen für das kommende Jahrfestlegen:

Was ist zu tun?

Bis wann?

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Hildegard Winkler

Beispiel „Vereinbarung“Beispiel „Vereinbarung“

Was? Wer? Bis wann?

Hildegard Winkler

Beispiel „Qualifizierung“Beispiel „Qualifizierung“

Anforderungen der Einrichtung?

Wünsche zur beruflichen / persönlichen Weiterentwicklung?Qualifikationsdefizite?


Wer macht was bis wann?

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Hildegard Winkler

Beispiel „Zusammenarbeit“Beispiel „Zusammenarbeit“

Zusammenarbeit im Team? Zusammenarbeit mit der/demVorgesetzten?Wünsche an die/den Vorgesetzte/n?Verbesserungsvorschläge?


Wer macht was bis wann?

Hildegard Winkler

Weitere ThemenWeitere Themen

Die persönliche SituationBelastung? Gesundheit?

Vorschläge zur Gesundheitsprävention

Einschätzung der Arbeitszufriedenheitauf einer Skala (z.B. von 1–10)

Maßnahmen zur Verbesserung

Vereinbarungen dokumentierenWer macht was bis wann?

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Jahresgespräch und ZielvereinbarungJahresgespräch und Zielvereinbarung

Hildegard Winkler

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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Bundesverband für

Stationäre Suchtkrankenhilfe e.V.

Anmerkungen zu Mitarbeitergesprächen

Dr. Andreas Koch

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Themen:

1. Das Beurteilungsgespräch2. Vorgehen bei der Einführung3. Erfahrungen aus Einführungsprojekten

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Das Beurteilungsgespräch (1)Einschätzung der Leistung des Mitarbeiters und Identifizierung von DefizitenBeurteilung der Arbeitsleistungen und Erfüllung der Aufgaben anhand von z.B. Funktionsbeschreibung, Anforderungsprofil, Beurteilungskriterienkatalog, BeobachtungsdatenblattBeurteilung muss nach einheitlichen Bewertungskriterien erfolgen sowie mit Fakten und Daten aus dem Beurteilungszeitraum durch die Führungskraft belegt werden

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Das Beurteilungsgespräch (1)Beurteilter nimmt Stellung zu der LeistungseinschätzungDiskussion über Veränderungsmöglichkeiten und ggf. Hilfestellung beim Abbau von SchwachstellenKopplung der Beurteilungsergebnisse an die Lohn- und Gehaltsfestlegung oder Gewährung von Leistungsprämien

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Vorgehen bei der Einführung (1)Entwicklung des Rahmenkonzeptes (Leitfaden, Checklisten, Formulare)Klärung der Voraussetzungen

Bildung der Gesprächspaare (Organigramm, besondere Regelungen)Einbezogen werden in der Regel alle Mitarbeiter auf allen Ebenenausgenommen Mitarbeiter mit längeren Abwesenheiten (z.B. Elternzeit), Praktikanten und Aushilfen

Information und Abstimmung mit der Personalvertretung (Betriebsvereinbarung)

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Vorgehen bei der Einführung (2)Information und Qualifikation der Führungskräfte

Workshop „Führung eines Mitarbeitergesprächs“Zielvereinbarungs-/ Beurteilungstraining

Start 1. /4. Quartal (dann 1x im Jahr)Top-down-EinführungEvaluation nach dem zweiten Gesprächsdurchlauf (qualitativ und quantitativ, Beobachtungsbogen)bei Bedarf Weiterentwicklung des Konzeptes und der Instrumente

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Nutzen für die FührungskraftBessere Einschätzung der MitarbeiterpotenzialeBessere Einbindung der Mitarbeiter in gemeinsame Zielsetzungen (Unternehmen, Abteilung)Weiteres FührungsinstrumentThematisierung von Erwartungen, Anforderungen und AnliegenWeitere Grundlage für Unterstützung und Förderung der MitarbeiterMehr Erkenntnisse über das eigene Führungsverhalten

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Nutzen für die MitarbeiterBessere Einschätzung der erzielten ArbeitsergebnisseMehr Klarheit über langfristige Entwicklungen und Ziele des Unternehmens bzw. der AbteilungThematisierung von Erwartungen und WünschenChance zum DialogBessere Planung der eigenen EntwicklungMöglichkeit eines strukturierten und geschätzten Feedbacks an die Führungskraft

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Fördernde FaktorenSich Zeit nehmenRichtiger RahmenAngenehme GesprächsatmosphäreGemeinsame Zielvereinbarung, bessere Planbarkeit und OrientierungVereinbarungen gemeinsam schriftlichfesthaltenzum Einbringen von Entwicklungswünschen motivierenIdentifikation mit ArbeitVertrauensklimaGegenseitige AkzeptanzOffene Information und KommunikationBeidseitige Vorbereitung des GesprächsVerbindlichkeit der Ziele und Konsequenzen / MaßnahmenStrukturierter Gesprächsbogen insbesondere für Rückmeldung

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Hemmende FaktorenZu stringente Gesprächsführung ohne Eingehen auf die Bedürfnisse des anderen GesprächspartnersVereinbarungen oder Maßnahmen, die niemals umgesetzt werdenSchriftliche Zusammenfassung, die im Alleingang durch die Führungskraft erst nach dem Gespräch erfolgt oder überhaupt fehltRückmeldung (Feedback) nicht begründetZielvereinbarung zu unklarFehlende TransparenzUnklare Kompetenzen und RegelungenLeitung steht nicht dahinterHandlungsrahmen der Führungskräfte nicht klarBestehende Anreizsysteme ungeeignet

Qualitätsmanagement-Handbuch Teil B – Unterstützungsprozesse Klinik

Musterstadt B 2.3. Mitarbeitergespräche

Abteilung A

Geltungsbereich Ärzte X Pflege Verwaltung X Freigabe 17.02.2004

(Ärztlicher Direktor)

(Pflegedirektion)

(Verwaltungsmitarbeiter)

Dateiname MAG Prozess Seite 1 von 2

1. Ziel und Zweck Die Leitung führt mit den ärztlichen, nichtärztlichen und pflegerischen Mitarbeitern jährlich Gespräche zur beruflichen Standortbestimmung, Laufbahnplanung und Ver-einbarung von Projektzielen. Grundlage sind die vorangegangenen Mitarbeiterge-spräche und die Klinikziele (D 1.2). Langfristig soll außerdem eine Stellenbeschrei-bung zugrunde gelegt werden. Im Rahmen dieser Gespräche können Wünsche von beiden Seiten angeführt werden. Konstruktive Kritik und wechselseitige Rückmel-dung finden hier Platz. Die Mitarbeitergespräche haben keine kontrollierende Funkti-on, vielmehr sollen sie dem Mitarbeiter eine Möglichkeit der Meinungsäußerung und der gezielten Weiterentwicklung bieten. Der Inhalt des Gespräches orientiert sich an dem Gesprächsprotokoll (siehe Anhang).

2. Durchführung Teilnehmer Die Gespräche mit ärztlichen Mitarbeitern werden vom Ärztlichen Direktor geführt. Die Gespräche mit den nichtärztlichen Mitarbeitern werden von dem für den Bereich verantwortlichen Oberarzt geführt. Mitarbeitergespräche im Pflegedienst werden von der Pflegedienstleitung geführt (eigene Prozessbeschreibung: LINK). Die Mitarbei-tergespräche erfolgen vertraulich. Auf Wunsch kann ein Vertreter des Personalrates oder die Frauenbeauftragte des Klinikums hinzugezogen werden. Ort und Zeit Mitarbeitergespräche finden jährlich im Büro des jeweiligen Vorgesetzten statt. Sie sollen etwa 30-60 min dauern und nicht unterbrochen werden. Vorbereitung Der verantwortliche Vorgesetzte lädt den Mitarbeiter zwei bis vier Wochen vor dem Gespräch ein. Den Beteiligten wird der Vorbereitungsbogen zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt (auf dem Server vorhanden). In einer der vorangehenden Ober-arztkonferenzen informiert sich der verantwortliche Vorgesetzte über den Mitarbeiter. Inhalt 1. Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode: Einschätzung der Zielerreichung

(Selbsteinschätzung und Feedback des Vorgesetzten) 2. Zusammenarbeit im Team 3. Erkannte Stärken und Schwächen 4. Arbeitszufriedenheit 5. Berufliche und außerberufliche Perspektiven 6. Gemeinsame Festlegung der Ziele für die kommende Arbeitsperiode: Grundlage

sind das Ergebnis der ersten Gesprächsphase und die Klinikziele (D 1.2). Die Zie-le sollen eine realistische Herausforderung darstellen. Sie sollen unmißverständ-lich, wo möglich messbar und terminiert formuliert werden. Anschließend wird die Realisierung dieser Ziele geplant.

7. Weiterbildungsbedarf, Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen

MAG Prozess Seite 2 von 2

Dokumentation Das Mitarbeitergespräch wird auf dem Dokumentationsbogen festgehalten. Der Mit-arbeiter sowie der Vorgesetzte erhalten eine Kopie des Dokumentationsbogens. Sind arbeitsrechtlich relevante Punkte vereinbart worden, muss das Original des Proto-kolls in der Personalakte abgelegt werden. 3. Mitgeltende Unterlagen Die aufgeführten Dokumente in diesem Kapitel sind “mitgeltend“, d.h. sie sind ver-bindliche Festlegungen durch die Klinik oder andere externe Stellen. Abkürzung Dokument Link zum Dokument Bundesangestelltentarifvertrag Weiterbildungsordnung der Ärztekammer 4. Dokumente Die aufgeführten Dokumente in diesem Kapitel enthalten ergänzende bzw. detaillier-te Regelungen. Sie werden von der Abteilung selbst erstellt und gepflegt. Abkürzung Dokument Link zum Dokument Vorbereitungsbogen Dokumentationsbogen



Abteilung A



(Pflegedirektion)


Dateiname MAG Vorbereitung Seite 1 von 4

Vorbereitungsbogen zum Mitarbeitergespräch Gesprächsteilnehmer/innen: ..................................Gesprächstermin: ...../......./............ Dieser Bogen dient ausschließlich der persönlichen Vorbereitung und Durchführung des anstehenden Mitarbeitergesprächs. Besprechung der vergangenen Arbeitsperiode Lassen Sie die vergangene Arbeitsperiode noch einmal Revue passieren und ziehen Sie Bilanz: Welche Zielvereinbarungen wurden für die vergangene Arbeitsperiode getroffen? (Nehmen Sie bitte den Dokumentationsbogen des letzten Mitarbeitergesprächs zur Hand.) Wurden alle Zielvereinbarungen erreicht? Was ist noch nicht erledigt? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Wie zufrieden sind Sie mit den erzielten Er-gebnissen? Welche Gründe haben Sie für diese Einschätzung?

| ---------- | ----------- | ------------| -----------| 0 25 50 75 100%

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

............................................................................................................................................. Was war förderlich / was war hinderlich? Was ist effizienter zu gestalten? ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Welche Probleme sind aufgetreten (mit Verbesserungsvorschlägen)? .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Welche Stärken sind in der vergangenen Arbeitsperiode offensichtlich geworden? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

MAG Vorbereitung Seite 2 von 4

Welche Schwächen sind offensichtlich geworden? .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Zusätzliche Fragen für den Mitarbeiter: Wie zufrieden bin ich mit der Arbeitssituation und dem Arbeitsumfeld (Arbeitsklima, Ar-beitsplatz)? .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Bin ich mit der Zusammenarbeit mit den Kollegen, der/dem Vorgesetzten zufrieden (Ver-besserungsvorschläge und -wünsche)? .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Treffen neuer Zielvereinbarungen Fragen für den Mitarbeiter: Wie zufrieden bin ich mit meinen Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten? .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Welche besonderen fachlichen Interessen kann ich bei mir feststellen? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Welche Ziele sollen in der kommenden Arbeitsperiode erreicht werden? Sollen zusätzli-che oder neue Aufgaben übernommen werden? Sollen Aufgaben abgegeben werden? Wenn ja, welche? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Welche zusätzlichen Ziele möchte ich erreichen (max. 3-5 Vorschläge)? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................................................................................................................................


Welche Unterstützung brauche ich zur Erreichung meiner Ziele von meiner Vorgesetz-ten/meinem Vorgesetzten? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Welche Erwartungen habe ich außerdem an meine Vorgesetzte/meinen Vorgesetzten (hinsichtlich unserer Zusammenarbeit etc.)? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Fragen für den Vorgesetzten: Welche Aufgaben kommen in der nächsten Arbeitsperiode auf die Mitarbeiterin/den Mit-arbeiter zu? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Worüber muss ich sie/ihn informieren (Veränderungen)? ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Welche Erwartungen habe ich an die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter (fachlich, hinsichtlich unserer Zusammenarbeit etc.)? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Welche besonderen fachlichen Interessen habe ich bei der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter beobachtet? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Welche Ziele sollen vereinbart werden (max. 3-5 Vorschläge, bitte so konkret wie mög-lich)? Überlegen Sie genau, ob die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter alle nötigen Informatio-nen zur Zielerreichung erhalten hat. ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Was kann ich zur Verwirklichung der Ziele der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters beitragen? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................


Förderung des Mitarbeiters Fragen für den Mitarbeiter Welche Qualifikationen benötige ich für die Zielerreichung? Welche Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen möchte/sollte ich besuchen? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Wie stelle ich mir meine persönliche und berufliche Weiterentwicklung/Zukunft vor? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Welche zusätzlichen Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen möchte ich im Hinblick auf meine persönliche und berufliche Weiterentwicklung/Zukunft besuchen? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Fragen für den Vorgesetzten: Welcher Bildungsbedarf lässt sich für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter ableiten? Welche Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen sollte/könnte sie/er besu-chen? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Welche Möglichkeiten kann ich der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter anbieten, um sich wei-ter zu qualifizieren und um an ihrer/seiner Karriereplanung arbeiten zu können? ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................Sonstiges ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................



Abteilung A



(Pflegedirektion)


Dateiname MAG Dokumentation Seite 1 von 1

Dokumentationsbogen zum Mitarbeitergespräch Gesprächsteilnehmer: ...............................Gesprächstermin: ........./............/............ Folgende Themen/Problemfelder wurden besprochen:

1. Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode: Einschätzung der Zielerrei-chung (Selbsteinschätzung und Feedback des Vorgesetzten)

2. Zusammenarbeit im Team 3. Erkannte Stärken und Schwächen 4. Arbeitszufriedenheit 5. Berufliche und außerberufliche Perspektiven

Folgende Ziele werden für das kommende Jahr vereinbart: 1. ..................................................................................................................................

2. ..................................................................................................................................

3. ..................................................................................................................................

4. ..................................................................................................................................

5. ..................................................................................................................................

Geplante Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen:

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................ Weitere Vereinbarungen (bzgl. Zusammenarbeit, Arbeitssituation, Arbeitsplatz, Hilfe-stellung der Vorgesetzten/des Vorgesetzten): ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Sonstiges ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Datum, Unterschrift Vorgesetzter Datum, Unterschrift Mitarbeiter

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