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SIEBEN REGELN FÜRS ZEITMANAGEMENT07. Okt 2014, Lothar Seiwert

Lassen Sie sich Ihre Zeit nicht stehlen. Sieben Tipps, um gut organisiert durchden Tag zu kommen. Von Lothar Seiwert

Lothar SeiwertLothar Seiwert ist Vortragsredner und Bestsellerautor.Bekannt wurde der promovierte Ökonom durch denKlassiker "Das 1x1 des Zeitmanagement", das 2014 in völligüberarbeiteter und aktualisierter Auflage bei Gräfe undUnzer erschienen ist

Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen. Zeitmanagement bedeutet aber nicht,noch mehr Aktivitäten in unsere Tage, Stunden und Minuten hineinzupacken,sondern unsere Lebenszeit intensiver und bewusster für das zu nutzen, was unswirklich wichtig ist – für die schönen Dinge des Lebens, für Genuss und Muße, fürVisionen und Erfolg.

Die folgenden Prinzipien können Ihnen helfen, Ihr Zeitmanagement in den Griff zubekommen und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: privat wieberuflich.

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1. FASSEN SIE DIE ZEITDIEBEWenn es nicht so läuft, wie wir es erwarten oder planen, dann oft deshalb, weilzwischendurch immer wieder Störungen eintreten. An manchen sind wir selbstschuld; für andere ist unsere Umgebung verantwortlich. Jede einzelne Störungkostet nur jeweils „einen kleinen Moment“, doch sie summieren sich im Lauf desTages und bringen unser Zeitbudget ins Minus. Eine besondere Herausforderungstellt die tägliche E-Mail-Flut dar. Nutzen Sie E-Mails. Aber lassen Sie sie nicht zueinem weiteren Zeitdieb werden. Zugegeben: Dem digitalen Stress freundlich, aberbestimmt Grenzen zu setzen fällt nicht immer leicht. Doch Sie werden feststellen,wie befreiend es ist.

2. VERWENDEN SIE TAGESPLÄNE UND PLANEN SIE SCHRIFTLICHWenn man beginnt, mit Zeitplänen zu arbeiten, empfiehlt sich als erster Schritt diePlanung jedes einzelnen Tages, denn der Tag ist die kleinste und überschaubarsteEinheit. Man kann jeden Tag neu beginnen, wenn ein Tag nicht erfolgreich gelaufenist.

Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie andiesem Tag erledigen wollen beziehungsweise auch können! Denn je mehr Sie diegesetzten Ziele für erreichbar halten, umso mehr konzentrieren Sie auch IhreKräfte darauf und mobilisieren sich, die Tagesziele zu erreichen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, dann tun Sie dies schriftlich. Über Zeitpläne, die mannur „im Kopf“ hat, verliert man den Überblick und sie werden leichterumgeworfen. Schriftliche Zeitpläne bedeuten eine spürbare Arbeitsentlastung desGedächtnisses. Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einerSelbstmotivation zur Arbeit. Ihre Aktivitäten bei der Bewältigung desTagesgeschäftes werden zielorientierter und auf die straffe Befolgung desTagespensums ausgerichtet.

3. SETZEN SIE PRIORITÄTENPrioritäten zu setzen heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig,zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind. Aufgaben mit höchsterPriorität müssen zuerst erledigt werden. Oft wird die meiste Zeit mit vielennebensächlichen Problemen (C) vertan, während wenige lebenswichtige Aufgaben(A) in der Regel zu kurz kommen. Der Schlüssel für ein erfolgreichesZeitmanagement liegt darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zuverleihen, indem wir sie durch eine A-B-C-Klassifikation in eine Rangordnungbringen:

A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie können von der betreffendenPerson nur allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden, sind nichtdelegierbar und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise)delegierbar.

C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einerFunktion, haben jedoch den größten Anteil an der Menge der Arbeit

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(Routinearbeit, Papierkram, Lesen,Telefonieren, Ablage, Korrespondenzund andere Verwaltungsarbeiten).

Aufgaben, die weder wichtig nochdringend sind, sollten überhaupt nichtbearbeitet werden, sondern in denPapierkorb wandern.

4. WICHTIGKEIT VOR DRINGLICHKEITLeider herrscht in unsererGesellschaft der Dringlichkeitswahn.Jeder will alles immer sofort, und wirglauben, alles, was eilig ist, zuersterledigen zu müssen. Dabei ist vielesDringliche nicht wichtig und vielesWichtige nicht dringlich. Beugen Siesich nicht länger dem Diktat derDringlichkeit und setzen Sie klarePrioritäten, die Ihren Zielen und IhrerFunktion dienen. Je nach hoher undniedriger Wichtigkeit oderDringlichkeit einer Aufgabe lassensich vier Möglichkeiten der Bewertungund (anschließenden) Erledigung von Aufgaben unterscheiden:

Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, müssen Sie sich selbstwidmen und sofort in Angriff nehmen (A-Aufgaben).

Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht wirklich dringlich sind,können zunächst warten, sollten aber geplant, das heißt terminiertbeziehungsweise kontrolliert delegiert werden (B-Aufgaben).

Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringend sind, sollten delegiertbeziehungsweise nachrangig erledigt werden (C-Aufgaben).

Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeitsind, sollten Sie unbedingt Abstand nehmen (Papierkorb).

5. FÜHREN SIE DURCH DELEGIERENDie Fähigkeit, Tätigkeiten undAufgaben zu delegieren, ist einwichtiger Schlüssel zu Zeitgewinn,Erfolg und Führung. Der Nutzen istbeträchtlich, denn Sie kommen mitIhrer Arbeit wesentlich effizientervoran. Entscheiden Sie bei jederAufgabe von Neuem: Muss ich dieseTätigkeit unbedingt selbst ausführen?Oder kann sie ebenso gut (oder sogarnoch besser) von jemand anderenerledigt werden?

Delegieren Sie auch kontrolliertmittel- und langfristige AufgabenIhres Arbeitsgebietes, die denMitarbeiter motivieren und fachlichfördern können. Sorgen Sie dafür, dassSie vollständige Aufgaben delegierenund dass die Aufgabe genau

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verstanden worden ist. Und überprüfen Sie die Erledigung der delegiertenAufgaben und geben Sie dem Ausführenden ein motivierendes und möglichstkonstruktives Feedback.

6. MACHEN SIE BEWUSST PAUSENDas Wort „Pause“ hat für viele Menschen einen negativen Beigeschmack, weil siedamit Zeitverschwendung oder sogar Faulenzerei verbinden. Dabei ist die Pausebesser als ihr Ruf! Gerade am Arbeitsplatz ist sie ein effektives Mittel, um Stressabzubauen und Kraft zu tanken. Pausen fördern Ihre Arbeitsleistung. Denn inerholtem Zustand arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damiteffizienter. Bestimmen Sie ab jetzt selbst, wann Sie ein paar kurze Ruhephaseneinlegen.

Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein „Nickerchen“ (Power Napping) von 15Minuten das Stresslevel senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht aucham Arbeitsplatz: Setzen Sie sich bequem in Ihren Bürostuhl, stellen Sie sich denHandywecker, schließen Sie die Augen und entspannen Sie.

7. BESTIMMEN SIE SELBST ÜBER IHRE ZEITSelbstbestimmung hat nichts mit Anarchie oder Auflehnung gegen einherrschendes System, ein Unternehmen beispielsweise, zu tun. Der Dudendefiniert Selbstbestimmung als „Unabhängigkeit des bzw. der Einzelnen von jederArt der Fremdbestimmung“ und führt als Synonyme unter anderem„Eigenständigkeit“, „Eigenverantwortlichkeit“, „Souveränität“ und„Unabhängigkeit“ auf. Ein selbstbestimmter Mensch achtet auf sein Wohlbefindenund berücksichtigt dabei die Bedürfnisse der Menschen, die ihn umgeben.

Selbstbestimmt zu denken und zu handeln ist ein allmählicher Lernprozess, dersich nicht von einem Tag auf den anderen umsetzen lässt. Hinterfragen Sie nachund nach Ihre Lebens Gewohnheiten und geben Sie sich etwas Zeit, um zu einerpro-aktiven und eigenverantwortlichen Lebensführung zu finden! Dazu ist esnötig, dass Sie auch ab und zu mal „Nein“ sagen. Akzeptieren Sie Ihre eigenenBelastungsgrenzen und die von anderen und entscheiden Sie bewusst, ob Sie eineAufgabe übernehmen möchten oder ob Sie es nicht tun wollen.

BLEIBEN SIE KONSEQUENT IN IHRER ZEITPLANUNGSie werden nicht von heute auf morgen zum Zeitmanagement-Profi. Gutes Timingund perfekte Organisation erfordern etwas Übung. Denn der Mensch ist einGewohnheitstier. Wesentlich ist nicht, wie schnell Sie alte Gewohnheiten ablegen,sondern, dass Sie am Ball bleiben und nicht aufgeben.

Nutzen Sie die Zeit, die Sie gewonnen haben, für schöne Dinge: Erholung,Mußestunden, allein oder mit der Familie und Freunden … Das steigert IhreLebensqualität!

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