Komplexe Prozesse einfach managen:PerfectServ steuert Erfolg mit ABACUS Software

Immer mehr Unternehmen setzen auf externe professionelle Personalunter-stützung, wie sie die Firma PerfectServ bietet. Sei es, um flexibel auf Nachfrage-spitzen zu reagieren oder um personalin-tensive Projekte passgenau abzudecken.Die zunehmend komplexer werdendenDienstleistungsprozesse verlangen nacheiner effizienten Steuerung. Um ihrenUnternehmenserfolg nachhaltig zu sichern,vertraut der Personaldienstleister seitJanuar dieses Jahres auf die Projektcon-trolling-Software ABACUS allprojects.

Viele Firmen lagern vermehrtganze Kernprozesse an externeDienstleister aus, um langfristigwettbewerbsfähig zu bleiben. Die-ser oft radikale Schritt des Out-sourcings birgt vielfache Fallstricke,denn Unternehmen geben damitauch Kontrollmöglichkeiten aus derHand. Eine Antwort auf dieses Dilemma bieten externe Personal-dienstleister, die sich branchenspe-zifisch fokussieren. PerfectServofferiert mit Outtasking eine Alter-native zum Outsourcing. Dabeiwerden einzelne Teilaufgaben wieetwa die Wartung technischer An-lagen ausgelagert.

Die beiden ehemaligen ELAN-Ma-nager Clemens Arnold und WernerKubosch haben PerfectServ 2006mit Sitz in Mannheim gegründet.

ren sich zunehmend als strategi-sche Partner, die ihre Kunden ganz-heitlich bei der Planung, Steuerungund Führung sämtlicher Personal-und partieller Geschäftsprozesseunterstützen.

Mehr HandlungsspielraumMit gebündeltem Projektma-

nagement-Know-how und Bran-chenexpertise bietet PeferctServseinen Kunden einen klaren Mehr-wert. Der projektorientierte Dienst-leister verwaltet flexible Ressour-cen lösungsorientiert und kunden-spezifisch für die Bereiche IT, Engi-neering sowie Marketing & Sales.Dadurch gewinnen ihre Kundenfinanziellen und personellen Frei-raum, was wiederum ihre Wettbe-werbsfähigkeit erhöht. Die Mög-lichkeit, zwischen verschiedenen

Das Unternehmen ist voll aufWachstumskurs. Spezialisierte Pro-jekt- und Personaldienstleistungen,wie sie das Unternehmen anbietet,boomen besonders in Phasen deswirtschaftlichen Aufschwungs. Dashat mehrere Gründe: Dazu zählendie Senkung der Betriebskostensowie das gestiegene Bedürfnisnach der schnellen Verfügbarkeitspezialisierter Fachkräfte oder dievermehrt projektbezogenen Auf-träge. Dank externen, fachspezifi-schen Dienstleistern kann der Be-darf an Mitarbeitern exakt und pro-jektbezogen gedeckt werden. DieAttraktivität dieses Modells speistsich vor allem aus der hohen Flexi-bilität und kalkulierbaren Kosten-strukturen. Dem hat sich das Ange-botsportfolio von Personaldienst-leistern angepasst: Sie positionie-

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Vertragsmodellen zu wählen, eröff-net Auftraggebern weitere Hand-lungsspielräume. Abhängig von derProjektdimension und der damitkorrelierenden Personalintensitätstehen die Modelle Dienst- undWerkvertrag sowie die klassischeArbeitnehmerüberlassung oder Per-sonalvermittlung zur Auswahl.

Da der Grossteil über projektbezo-gene Leistungen im Dienst- undWerkvertragsmodell abgebildet wird,stellt dieser den Hauptgeschäfts-bereich von PerfectServ. Über denso genannten Field and MobileService werden monatlich rund2’500 Aufträge für IT-Dienstleis-tungen bearbeitet. Dafür organi-siert und koordiniert das Unter-nehmen bis zu 70 Techniker, diebeispielsweise im Auftrag einesSystemhauses das Garantiegeschäftfür einen grossen namhaften PC-Hersteller abwickeln. Dahinter stehenkomplexe mehrstufige Dienstleis-tungsprozesse, die in transparenteund effiziente Abläufe zu überset-zen sind. Ein Grund, warum sichdas Unternehmen für eine neueSoftware entschieden hat. Um dieWeichen weiterhin auf Wachstumzu stellen, galt es, Prozesse zu opti-mieren und Strukturen entspre-chend zu reorganisieren.

Aller Anfang ist ExcelEine branchenspezifische Soft-

ware regelt bei PerfectServ denBereich der Arbeitnehmerüberlas-sung. In der Aufbauphase bildetedas Unternehmen viele Aufgabenmit Hilfe von Excel ab. Mit demAusbau des Geschäfts und den zu-

nehmenden Aufträgen und Perso-naleinsätzen jedoch stiess das Ta-bellenkalkulationsprogramm baldan seine Grenzen. Darum suchtePerfectServ nach einer integriertenProjektcontrolling-Lösung, die demsteigenden Organisations- undAdministrationsaufwand gerechtwurde. Im Rahmen eines mehr-stufigen Auswahlverfahrens erhieltABACUS im November 2010 denZuschlag: Die bisher benutztenOffice-Werkzeuge wie Excel undWord sollten nun durch eine Kom-plettlösung ersetzt werden. AufBasis der Prozessanalyse formulier-te das Unternehmen feste Zielvor-gaben. Oberste Priorität galt demBereich Field and Mobile Servicesmit dezentraler Leistungserfassungsowie einem Spezialwerkzeug fürReporting und Auswertung von Ta-gesstatistiken. Ein weiterer Fokuslag auf der vollständigen Integra-tion der Finanzbuchhaltung.

ABACUS überzeugte mit einemeigens aufgebauten Testmandan-ten. Und nicht nur damit: "DieABACUS-Experten haben unserGeschäftsmodell sofort verstandenund uns mehrere Lösungsmög-lichkeiten aufgezeigt. Die Beraterhaben uns in der gesamten Pro-zessverfeinerung unterstützt undunsere Bedürfnisse adäquat umge-setzt", so PerfectServ-Geschäfts-führer Werner Kubosch. Das Un-ternehmen hat sich in der Folge füreine gehostete Lösung entschieden."Ein weiterer Pluspunkt für ABACUS:Dank moderner webbasierter Tech-nologie und dem Mietmodell müs-sen wir nicht zusätzlich in eine ent-

sprechende Infrastruktur investie-ren". Auch die enorme Skalier-barkeit der Software überzeugte dieMannheimer: "Wir waren auf derSuche nach einer professionellenLösung, die uns grösstmöglicheFlexibilität gewährleistet", erläutertKubosch, "und fanden ABACUS allprojects." Vom ersten Workshopmit Prozessdefinitionen und paral-leler Umsetzung am Mandanten bishin zum Produktivstart vergingenlediglich zwei Monate. Nach inten-sivem Testlauf mit ausgewähltenAnwendern über einen Zeitraumvon zwei Wochen erfolgte die Im-plementierung.

Mehrwert statt MehrarbeitVon der Erfassung bis zur Ab-

rechnung und dem täglichen Re-porting bildet ABACUS allprojects

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nun alle Geschäftsprozesse vonPerfectServ durchgängig ab. Damitwurden alle Datenredundanzen undMehrfacherfassungen beseitigt. DieFinanzbuchhaltung wurde vollum-fänglich in das System integriert,was dank automatisierten Abläufenfür die einzelnen Geschäftsbereichelangfristig zu enormen Zeit- undKostenersparnissen führen dürfte.Die webbasierte Lösung ermöglichtes den Technikern "draussen", de-zentral ihre Leistungen zu erfassenund ein tägliches Reporting samtTagesstatistik zu erstellen. Die ein-fach zu bedienende Lösung hat sichvon Anfang an einer hohen Akzep-tanz erfreut. "Die speziellen Appli-kationen für die Techniker erwiesensich als so selbsterklärend, dasseine dafür vorgesehene Schulungobsolet wurde. Ein schöner Erfolg,der zeigt, dass wir mit unserer Soft-ware den richtigen Weg einge-schlagen haben", freut sich ABACUS-Projektleiter Torsten Winkler.

Sichere Software aus der Steck-dose

Angesichts verstärkt dezen-traler Firmenstrukturen und dem-entsprechenden Geschäftsmodel-len, die auf Flexibilität und die Ein-bindung von externen projektbetei-ligten Arbeitskräften ausgerichtetsind, trägt ABACUS allprojects alsSoftware aus der Steckdose denveränderten Ansprüchen an eineprofessionelle Projektcontrolling-Software optimal Rechnung. Jenach Geschäftsentwicklung kanndie Anzahl der Benutzer flexibelskaliert werden. Schöner Neben-effekt: Durch das Modell entstehen

weder langfristige Kapitalbindun-gen noch hohe Anfangsinvestitio-nen. Die Software ist einfach er-weiterbar, standort- und plattform-unabhängig. "ABACUS hat uns vonAnfang an überzeugt: Durch hoheBeratungskompetenz und bran-

chenspezifisches Wissen einerseits,und eine voll ausgereifte, moderneTechnologie andererseits. Wir sindin jeder Phase der Neueinführungprofessionell betreut und vor allemverstanden worden", resümiertWerner Kubosch.

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Über PerfectServ GmbH

PerfectServ ist spezialisiert auf personalintensive Projekte. Das Unter-nehmen wurde 2006 mit Sitz in Mannheim gegründet. Es bündelt branchenspezifisches und Projektmanagement-Know-how. Das Dienst-leistungsunternehmen managt flexible Ressourcen lösungsorientiertund kundenspezifisch für die Bereiche IT, Engineering und Marketing.PerfectServ bietet ihre nach DIN ISO 9000 zertifizierten Projekt- undPersonaldienstleistungen in den Modellen Dienst- und Werkvertrag so-wie Personalvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung an. Der Perso-naldienstleister unterhält Geschäftsstellen in Mannheim, Darmstadtsowie Berlin und ab diesem Jahr auch in München.

www.perfectserv.eu

ABACUS allprojects bei PerfectServ

• Projektmanagement / Verwaltung• Projektcontrolling• CRM / Adressmanagement• Zeiterfassung• Finanzbuchhaltung• Dokumentenmanagement

70 Benutzer (Stand: Februar 2011)

Die Software wird gehostet im Rechenzentrum Scanplus, Ulm

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Weitere Informationen bei:

ABACUS Business Solutions GmbHBavariaring 44D-80336 MünchenTelefon +49 89 189 31 27-0www.abacus-solutions.de

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