Kosten und Produktivität im Griff. So zahlt sich ein Flotten-managementsystem aus.

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In diesem White

Paper erfahren

Sie, an welchen

Stellen ein Flotten-

management-

system in Ihrem

Unternehmen

Einsparpotenziale

realisieren kann.

In den meisten Unternehmen

besteht enormes Potenzial

zur Kostensenkung. Flotten-

management ist dabei vielleicht

nicht immer der erste Gedanke

– aber es ist die beste Wahl.

Zusätzlich zur Ausschöpfung

neuer Wirtschaftlichkeitsreserven

birgt die optimale Anbindung

kommerzieller Fahrzeuge enormes

Produktivitätswachstum und

Möglichkeiten zur Verbesserung

der Servicequalität. Und dabei

kommt es nicht auf Geschäfts-

modell und Unternehmensgröße

an, sondern auf die richtige

Lösung, die alle Pläne flexibel

unterstützt.

Was ist dran am Flottenmanagement?

Flottenmanagement lohnt sich für jedes Unternehmen, das Fahrzeuge kommerziell einsetzt. Sobald eine Leistung nicht vor Ort im eigenen Unternehmen erbracht wird und Fahrzeuge im Spiel sind, sichert das clevere Management des eigenen Fuhrparks wichtige Kosten- und Produktivitätsvorteile. Die Breite der Anwenderbranchen reicht deshalb von Transport und Lieferservice über die Baubranche oder den Einsatz bei Dienstleistungs- und Handwerksbetrieben bis hin zu technischen Dienstleistungen.

Zahlreiche Kosten-Nutzen-Analysen belegen die Wirtschaftlichkeit von Flottenmanagementsystemen. Dabei zeigt sich auch, dass die Unternehmensgröße und dementsprechend die Anzahl der Fahrzeuge nur selten ins Gewicht fällt: Die Kosten- und Produktivitätseffekte sind für jedes Unternehmen erfreulich, unterschiedlich sind lediglich die Dimensionen, in denen sich Konzerne und kleinere Firmen bewegen.

Voraussetzung für eine wertbringende Anwendung ist die Ausrichtung von Flottenmanagement an den eigenen Geschäftszielen. Diese können vielfältig sein, aber im Kern geht es immer darum, Kosten zu sparen, die Produktivität zu erhöhen und den eigenen Service zu verbessern.

Einsatzbeispiel: Logistikunternehmen

Profil: 20 Standorte in Europa sowie sechs feste Partnervertretungen, ca. 1.100 Fahrzeuge mit Flottenmanagement-Erfassung.

Im Einsatz: Tourenplanung in Kombination mit Dispositionssoftware, Fahrzeugortung, Fahrten- und Einsatzdokumentation, Live-Tracking-Zugriff für Kunden.

Ergebnis: Durchgängiger, automatisierter Prozess von Auftragsannahme bis Rechnungsstellung, Angabe exakter Abhol- und Liefertermine, Einsparungen bei gefahrenen Kilometern, minimierte Leerfahrten.

Praktische Auswirkung von Flottenmanagement:

• WenigerFahrten(z.B.zumBüro)durch besseres Auftragsmanagement • OptimaleRoutennutzen• Stausvermeiden• Direktankommen,ohnezusuchen• Wissen,wowelchesFahrzeugist• Vorsichtigerfahrenundunnötige Bußgelder vermeiden• BessereFahrzeugwartung

Kosten kennen und senken

Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Reparatur – alles wird teurer. Grund genug, genau hinzusehen. Ein Flottenmanagementsystem bildet alle Kosten transparent ab, beispielsweise den Kraftstoffverbrauch jedes einzelnen Fahrzeugs oder der gesamten Flotte. Mögliche Einsparpotenziale fallen sofort auf. In vielen Unternehmen führt bereits allein die fristgerechte Wartung der Fahrzeuge zu einer Senkung des Kraftstoffverbrauchs.

Genauso wirksam führen intelligente Routenplanung und Navigation zu Kostensenkungen, etwa durch kürzere Wegstrecken von A nach B oder die Vermeidung von Staus und zäh fließendem Verkehr.

Einen Schritt weiter geht die Möglichkeit, die Fahrer bei der Optimierung ihres Fahrstils zu unterstützen. Sofern gewünscht, kann jeder Fahrer sein Fahrverhalten im System analysieren lassen und dadurch erkennen, wie Fahrzeug, Tank und Umwelt am besten geschont werden.

Die Wirkung dieser Maßnahmen müssen Unter- nehmen gar nicht erst testen. Sie sind genau dokumentiert: Um bis zu 10% konnten die Teilnehmer einer Studie von der University of Dublin1 im Jahr 2013 ihre Kraftstoffkosten senken, nachdem sie mit Flottenmanagement die Routenplanung, das Fahrverhalten und Leerlaufzeiten angepasst hatten.

Nicht mit eingerechnet sind hier allerdings die Kosten für die Mitarbeiter, die mit dem Fahrzeug unterwegs sind. Eine kürzlich veröffentlichte Studie von TomTom zeigte, dass Staus die Fahrtzeit in Europa um bis zu 24% verlängern2. Unterstellt man in diesem Kontext Personalkosten in Höhe von 250 Euro pro Tag bei acht Stunden Arbeitszeit, entspräche dies 60 Euro pro Tag und Mitarbeiter.

“Knapp ein Viertel der Personalkosten pro Tag und Fahrzeug bleiben auf der Strecke.”

Zur reinen Fahrzeit addiert sich noch der Verwaltungs-aufwand, zum Beispiel die Dokumentation in Fahrtenbüchern oder Auftragsformularen. Eine Zeiteinsparung hier hilft dabei, Überstunden zu reduzieren oder die Anzahl der erledigten Aufträge pro Mitarbeiter zu steigern.

1 University of Dublin & Center of Usability Research and Engineering (CURE) als

Teil des EU Projektes “Peacox” 2 http://www.tomtom.com/lib/doc/trafficindex/2013-1101%20

TomTomTrafficIndex2013Q2EUR-mi.pdf

Fahrerlohn 25%

Treibstoff 20%

Andere Kosten 20%

Abschreibung 10%

Instandhaltung 5%

Reifen 5%

Versicherung 5%

Einsparpotenziale durch Flottenmanagementsysteme.

Quelle: eigene Darstellung nach Lünendonk, 2013 (S. 26)

Zeit ist Geld, guter Service auch

Die Zeit, die nicht für Fahrt und interne Verwaltung aufgewendet wird, steht für Kunden zur Verfügung. Der zweite große Vorteil von Flottenmanagement ist deshalb die bessere Effizienz und die Steigerung der Produktivität, die damit einhergeht.

Eine typische Situation – beispielsweise in einem Handwerksbetrieb, beim technischen Außendienst eines Konzerns oder in einem Transportunter- nehmen – veranschaulicht die Vorteile von Flotten- management: Der Arbeitstag beginnt, die Routen sind geplant, aber schon am Vormittag sieht alles anders aus. Kunde A möchte den Termin verschieben, Kunde B braucht eine ergänzende Leistung und Kunde C hat einen eiligen Auftrag abzuwickeln. Ohne ein Flottenmanagementsystem beginnt der Innendienst zu rotieren, weil kaum Informationen als Entscheidungsgrundlage vorliegen. Mit einem Flottenmanagementsystem ist genau ersichtlich,

wo sich welches Fahrzeug befindet und welche Ausstattung es hat. Nachrichten lassen sich direkt ins Fahrzeug übermitteln. Die Routen können flexibel umgestellt werden. Die genaue Ankunftszeit steht fest, Kunden können sich auf diesen Termin verlassen und müssen nicht unnötig einen Vormittag oder Nachmittag lang warten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit deutlich.

Ein interessanter, nützlicher Mehrwert von Flotten-management ist also die Auswirkung der verbesserten Produktivität auf die Servicequalität.

Das schafft klare Wettbewerbsvorteile am Markt: Bei einer Customer-Service-Studie von TNS im Auftrag von TomTom Telematics fand die Mehrheit der deutschen Verbraucher maximal eine Stunde Wartezeit akzeptabel. In der Realität erhalten sie jedoch vage Zeitangaben wie vormittags oder von 7:00 – 13:00 Uhr. Trotz dieser langen Zeitspannen wurde fast jedes vierte Produkt zu spät geliefert bzw. Mitarbeiter konnten die vereinbarten Termine nicht einhalten. 94% der deutschen Studienteilnehmer beklagen sich über diese Verspätungen.

Chancen durch Flottenmanagement:

Erfolgreiches Flottenmanagement macht aus den Anforderungen an Mobilität aktive Wett-bewerbsvorteile. Unternehmen werden hand-lungsfähiger, effizienter und profitabler. Dafür setzen mehr als 30.000 Firmen Technologie von TomTom Telematics ein, die mehrfach ausgezeichnet wurde. Mehr als 400.000 Fahrer arbeiten täglich eng vernetzt mit ihrem Unter-nehmen, und alle – Management, Mitarbeiter und Kunden – fahren damit besser.

Verbraucherakzeptanz von Wartezeiten. Quelle: Customer

Service Research, TNS/TomTom Telematics, 2012

exakte Zeitangabe

eine Stunde

zwei Stunden

vormittags/nachmittags

ganzer Tag

32%

8%5%

21%

24%

“Die meisten Kunden müssen – unnötigerweise – bis zu vier Stunden Wartezeit einplanen.”

Mehr Pünktlichkeit oder Flexibilität bei zusätzl-ichen Leistungen lassen sich mit einem Flotten-managementsystem leicht umsetzen. Davon profitieren nicht nur Unternehmen und Kunden, sondern auch die Fahrer. Sie erhalten alle Auftragsdaten mit Kundennamen, Adresse, Auf-tragsinhalt und eventuellen Besonderheiten direkt auf das Driver Terminal im Fahrzeug. Genauso wenig müssen sie sich über die Dokumentation Gedanken machen. Denn das System dokumentiert Ankunfts- und Abfahrtszeit am Auftragsort automatisch.

Diese Information geht wiederum direkt zurück an das Unternehmen. Dort kann sie sofort weiter genutzt werden: etwa für die Rechnungslegung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, für Management-Reports oder als Unterstützung zur Erstellung von Nachweisen für das Finanzamt. Mit dieser engen Vernetzung von Fahrer und Zentrale erreicht Flottenmanagement seinen höchsten Wirkungsgrad und kann sogar die grundsätzliche Unternehmensperformance bei Liquidität und Rentabilität verbessern.

Was lohnt sich wirklich?

Die Einsatzschwerpunkte von Flottenmanagement sind die Fahrzeugortung und das Fahrzeugmanage-ment. Studien wie „Next Generation Fleet Management“ von Lünendonk zeigen zudem, dass sich auch die Weiterverwertung der Daten zunehmend durchsetzt: beispielsweise in der Logistik für die Auswertung von Fahrtdaten oder zur Sendungsverfolgung.

Einsatzbeispiel: Facility Management

Profil: Service vor Ort, vier nationale Standorte, circa 50 Fahrzeuge.

Im Einsatz: Navigation, Fahrzeugortung, Fahrten- und Einsatzdokumentation, Tourenreporting als Nachweis für Kunden.

Ergebnis: Umsatzerhöhung durch die Einbindung zusätzlicher Aufträge, korrekte und genaue AbrechnungdererbrachtenLeistung(z.B.imWinterdienst),fundierteInformationsgrundlagezur Schärfung der Unternehmensstrategie.

Einsatzbeispiel: Energieversorger

Profil: Aufträge im Umkreis von 250 km, 5.300 Mitarbeiter, 2.000 Servicefahrzeuge, mehrere hunderttausend Inspektionen, Baumaßnahmen und Kundentermine pro Jahr.

Im Einsatz: Fahrzeugortung, Verkehrsinfor-mation, mobiler Zugriff, aktive Kommunikation mit den Fahrern.

Ergebnis: kurzfristige Reaktionsfähigkeit im Störungsfall, Disponenten sind stets über den Fortgang der Arbeiten informiert, optimale Disposition der Einsatzwagen durch Positions- und Verkehrsdaten in Echtzeit. Im Endergebnis konnte der Netzbetrieb umfassend optimiert werden.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Flotten- management ist im Markt angekommen. Aber wie sichert man den rentablen Einsatz im eigenen Unternehmen?

Die meisten Unternehmen untermauern ihre Ent- scheidung für Flottenmanagement mit einer Kosten- Nutzen-Analyse. Gerne werden dabei kürzere Wege- zeiten oder die Verringerung der Kraftstoffkosten als Ausgangspunkte für die Berechnung verwendet. Das liegt vor allem daran, dass die entsprechenden Daten bereits im Unternehmen vorliegen und entsprechend einfach nachgeprüft werden können.

Viele Unternehmen denken im Laufe der Zeit weiter – und messen ihre Investition an Unterneh- menskennzahlen, die ebenso klar bezifferbar sind: etwa anhand der Umsatzsteigerung pro Kunde, die durch die Abrechnung auf Basis präziser Leistungs- nachweise erfolgt, oder anhand der Anzahl der Kundentermine, die pro Tag durchgeführt werden. Zahlen aus der Praxis zeigen zum Beispiel die Ver- besserung der Reaktionszeiten in einem Unter- nehmen um 83%, von 120 Minuten auf 20 Minuten3, was wiederum zu Kosteneinsparungen führte. Ein anderes Unternehmen steigerte die Effizienz seiner Techniker um 30%4.

Wer also über den Einstieg ins Flottenmanagement nachdenkt, sollte im ersten Schritt klare Prioritäten setzen, dabei jedoch auch die Möglichkeiten seines Systems nicht aus den Augen verlieren. Schließlich amortisiert sich die Investition umso schneller, je mehr die Vernetzung von Fahrer und Unternehmen genutzt wird. Erfahrungsgemäß tritt dann der Return on Investment einer Flottenmanagement- lösung deutlich früher ein, als geplant.

3 Quelle : Pressemitteilung "WEBFLEET spart dem Unternehmen Automaten Martin

Zeit und Geld" vom 12.05.20144 Quelle: business.tomtom.com/de_de/landingpages/xerox/

Darüber hinaus hat der Flottenmanagement-Service von TomTom Telematics die ISO 27001-Zertifizierung erhalten. Dies garantiert, dass Kunden von den höchsten Standards bei Datensicherheit, -qualität und-verfügbarkeit(99,99%)profitieren.

Wir beraten Sie gern!+49 69 66 30 80 24sales-de.business@tomtom.comwww.tomtom.com/telematics

Über TomTom TelematicsErfolgreiches Flottenmanagement macht aus den An- forderungen an Mobilität aktive Wettbewerbsvorteile. Unternehmen werden handlungsfähiger, effizienter und profitabler. Dafür setzen mehr als 32.000 Firmen Technologie von TomTom Telematics ein, die mehr-fach ausgezeichnet wurde. Mehr als 450.000 Fahrer arbeiten täglich eng vernetzt mit ihrem Unternehmen, und alle – Management, Mitarbeiter und Kunden – fahren damit besser.