LBS ProLiefer- und Bringdienst Software Pro

Benutzerhandbuch

Stand: 06/2018

VorwortMit LBS Pro: Liefer- und Bringdienst Software Pro wird die Arbeit in professionellen Lieferservice und Bringdiensten erleichtert.

Die intuitive und einfache Nutzeroberfläche ermöglicht es, die Vielfalt an Möglichkeiten des Programms effizient zu nutzen. Die Verwaltung von Kunden, Erfassung von Bestellungen, das Aufgeben von Tischbestellungen, das Einsehen von Berichten sowie die Erkennung von Anrufen über IP-Telefonie ist innerhalb kurzer Zeit möglich.

Diese Software richtet sich an alle Liefer- und Bringdienste, kann aber auch dank der Tisch- und Abholerfunktion in vielen anderen Bereichen genutzt werden.

Einige Möglichkeiten der Software sind:

• Angebotszeiten

• Bonussysteme

• Automatische km-Berechnung

• Rufnummererkennung

• Straßenverzeichnis

• Zusatzabfrage z.B. Dressing zum Salat oder Pizza Größen

• Gutscheinverwaltung

• grafischer Tischplan mit verschiedenen Ebenen

• Liefer- / Abholerfunktion

• Rabatt in % und €

• Verschiedene Zahlungsarten

• Kundensuche über Name, Telefonnummer, Kundennummer oder Straße

• unbegrenzte Anzahl Kunden, Artikel, Mitarbeiter

• Umsatzstatistiken

und vieles mehr...

1. SoftwareHaupt Benutzeroberfläche (Startbildschirm)

2. Einstellungen2.1 Filliale

Hier können Sie die Fillialdaten eingeben. Diese sind:

• Lieferdienst: Name Ihres Lieferdienstes

• Inhaber: Ihr Name

• Straße: Straße und Hausnummer Ihres Lieferdienstes. Wichtig für Routenberechnungen

• PLZ: Die Postleitzahl Ihres Lieferdienstes

• Ort: Der Ort Ihres Lieferdienstes

• Slogan: Ein Sprichwort, welches Sie gerne auf Ihren Berichten und Ausdrucken anzeigen

möchten

• Tel-Nr.1, 2, 3: Die Telefonnummern Ihres Lieferdienstes. Wichtig für Rufnummererkennung

• Fax-Nr. 1: Optional Faxnummer

• Bankdaten (Inhaber/Bankname/BIC/IBAN/Ust-IdNr.): Wichtig für den Verkauf auf Rechnung,

auf welcher auch die Bankdaten angezeigt werden

• Öffnungszeiten: Wichtig, werden auch für die Z-Bons (Tagesabschlüsse) verwendet

2.2 Bonussysteme

Hier können Sie die Bonusdaten eingeben. Diese sind:

• System:

◦ Gesamtbetrag aller Bestellungen: Bonus wird aktiviert, wenn der Kunde die eingegebene

Gesamtsumme mit allen seinen Bestellungen erreicht

◦ Bonuspunkte: Bonus wird aktiviert, wenn der Kunde die eingegebene Gesamtsumme an

Bonuspunkten erreicht

◦ Anzahl der Bestellungen: Bonus wird aktiviert, wenn der Kunde die eingegebene

Gesamtanzahl an Bestellungen erreicht

◦ Betrag einer Bestellung: Bonus wird aktiviert, wenn die Bestellung die eingegebene

Gesamtsumme überschreitet

• Bonus:

◦ Rabatt (%): Kunde erhält einen % Rabatt

◦ Rabatt (EUR): Kunde erhält einen Rabatt in Euro

◦ Gratis Artikel: Kunde erhält ein Geschenk

◦ Extra gratis Punkte: Kunde erhält extra Bonuspunkte

• Start: Anfangsdatum des Bonussystems

• End: Enddatum des Bonussystems

• Aktiviert bei: Wann der Bonus aktiviert ist

• Bestellumsatz / Bestellanzahl / Bonuspunkte = 0: Nullt das System für alle Kunden.

2.3 Zahlungsarten

Hier können Sie die Zahlungsarten eingeben. Die Einstellung dafür sind:

• Bezeichnung: Wie die Zahlungsart heißt

• Beschreibung: Extra Informationen zur Zahlungsart

• Rabatt %: Prozentualer Rabatt wenn die Bestellung mit dieser Zahlungsart bezahlt wird

• Rabatt EUR: Rabatt in EURO wenn die Bestellung mit dieser Zahlungsart bezahlt wird

• Zahlungsentgeld: Aufschlag welcher bei der Zahlung mit dieser Zahlungsart fällig wird

• ACHTUNG: Ein paar Zahlungsarten können nicht bearbeitet werden, da sie festangelegt sind.

2.4 Angebotszeiten

Hier können Sie die Angebotszeiten erstellen:

• Bezeichnung: Name der Angebotszeit

• Anfangsdatum: Datum, ab wann die Angebotszeit starten soll

• Enddatum: Datum, bis wann die Angebotszeit funktionieren soll

• Von Uhrzeit: Ab wann soll die Angebotszeit starten

• Bis Uhrzeit: Bis wann soll die Angebotszeit gelten

• Tage: Wochentage, wann dieses Angebot aktiv ist

• Aktiviert bei: Typ der Bestellung, bei welcher die Angebotszeit aktiv ist

• Rabatt %: Prozentualer Rabatt

• Rabatt EUR: Rabatt in EUR, wenn die Angebotszeit aktiv ist

• Angebotsartikel: Auf welche Artikel dieser Rabatt aktiviert wird. ACHTUNG: Wenn leer

werden all Artikel rabattiert

• Angebotsgruppen: Auf welche Gruppen dieser Rabatt aktiviert wird

• Festpreis auf: Auf welche Artikelgröße der Festpreis angewendet werden soll

• Festpreis (EUR): Der Festpreis welcher verwendet werden soll

2.5 Liefergebiet

Hier können Sie Ihr Liefergebiet definieren:

• ACHTUNG: Das Programm arbeitet mit Postleitzahlen und nicht mit Stadtteilen

• PLZ: Die Postleitzahl des Liefergebiets

• Anfahrtskosten: Die Anfahrtskosten, die bei der PLZ gelten

• Min.-Bestellwert: Mindestwert der Bestellung

• Straßen Einlesen: Wichtig!!! Nach der Definition der Liefergebiete, die Straßen einlesen, sodass

das Straßenverzeichnis zur Verfügung steht.

2.6 Speisen/Getränke/Zutaten

Hier können Sie Ihr Menü definieren:

• SUCHE: Hier können Sie Artikel entweder über Artikel-Nr oder Name suchen

• Neu/Bearbeiten: Öffnet das Fenster zur Bearbeitung von Artikeln

Hier können Sie Ihre Artikel definieren/bearbeiten:

• Artikel-Nr.: Nummer in der Speisekarte

• Name: Name des Artikels

• Beschreibung: Beschreibung des Artikels

• Gruppe: Zur welche Gruppe / Kategorie der Artikel gehört

• MwSt.: Welcher MwSt. Satz verwendet werden soll

• Im Mindestbestellwert: ob der Preis des Artikels im Mindestbestellwert berechnet werden soll

• Rabattfähig: ob der Preis Rabattfähig ist

• Kann in Hälften geteilt werden: ob der Artikel in Hälften verkauft werden kann

• Gratis dazu Artikel: Artikel die gratis dazu kommen z.B. Beilagen

• Gratis dazu Gruppe: Einer komplett Gruppe / Kategorie, welche gratis dazu kommt

• Preise: Alle Größen in welchen der Artikel verfügbar ist, auch die Preise müssen definiert

werden.

2.7 Erweiterte Einstellungen

Hier können Sie die erweiterte Einstellungen bearbeiten:

• Min. Anfahrt: Die Standard Anfahrtskosten der Bestellungen

• Tische bearbeiten: Ob die Bearbeitungsfunktion im Tischbereich angezeigt werden soll

• Min. Bestellwert: Der Standard Mindestbestellwert der Bestellung

• Abh.-Rabatt (%): Rabatt für Abholerverkauf

• Pers.-Rabatt (%): Rabatt für den Verkauf an Ihre Mitarbeiter/Personal

• Tisch Rabatt (%): Rabatt für Tischbestellungen

• Schlusssatz: Satz welcher am Ende der Rechnung erscheinen soll

• Bestellungsursprung: Von wo die Bestellung stammt

• Schnell Abholerverkauf: Geht mit einem Klick auf die Bestellungserfassung ohne den Namen

und die Nummer des Abholers abzufragen

• Alle Mitarbeiter anmelden: Die Mitarbeiter werden bei Programmstart automatisch angemeldet

• Touchpad anzeigen: Zeigt ein Zahlenfeld für die Touchscreen Bedienung an

• Küchenbeleg drucken: Wenn die Bestellung abgeschlossen ist, wird neben der Rechnung ein

Beleg für die Küche gedruckt

• Thekenbeleg drucken: Der Küchenbeleg wird in Getränke und Speisen geteilt

• Bestellung mit Rechnungs- statt Bestell-Nr.: Fortlaufende Rechnungsnummer statt jeden Tag

neu startende Bestellnummern

• Extrabeleg bei Online: Doppelter Rechnungsausdruck bei Eingabe Ursprung Onlinebestellung

• Bestellungsursprung abfragen: Beim Abschluss wird die Herkunft der Bestellung abgefragt

• Artikelschnelldefinition: Mit Doppelklick wird ein Artikel direkt zur Bestellung hinzugefügt

• Zahlart abfragen: Fragt bei Abschluss die Zahlungsart ab

• Tagesabschluss Optionen/ Mitarbeiterabrechnungs Optionen: Optionen spezifisch zum

Ausdruck

• Passwort der Nutzer verwalten: Hier können Sie die Passwörter ändern

◦ Standard: Admin → Admin

User → Mitarbeiter

2.8 Anruferkennung

Hier können Sie zwischen ISDN/CAPI und FritzBox wählen.

Um die Rufnummererkennung bei der Verwendung mit einer FritzBox zu aktivieren muss folgendes beachtet werden:

- in den Fillial Einstellungen muss als erste Rufnummer die Hauptrufnummer der FritzBox eingetragen sein

- in Anruferkennung den Button FritzBox anklicken, den Hacken bei Telefonüberwachung setzten und auf speichern klicken

- an einem mit der FritzBox verbundenem Telefon muss einmal folgende Nummer gewählt werden: #96*5*

2.9 Mitarbeiter

Hier können Sie beliebig viele Mitarbeiter anlegen und bearbeiten. Die Kasse ist als Standard angelegt und kann deshalb nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

2.10 Kunden

Um Kunden zu bearbeiten oder neu anzulegen, klicken Sie auf Liefern, und dann auf neuer Kunde oder sie wählen einen bereits gespeicherten Kunden aus und klicken auf Bearbeiten:

• Wenn Sie anfangen die Straße ein zu tippen, kommen im Straßenverzeichnis die passenden

eingelesenen Straßen. Mit einem doppelklick übernehmen Sie die Strasse.

• Nach Eingabe der Straße wird die Anfahrt automatisch durch das Liefergebiet ermittelt. Dies

können Sie aber auch ändern.

• Wenn Sie eine Interne-Notiz abgeben, bekommen Sie diese bei der Auswahl des Kunden

angezeigt

• Rabatte können verwendet werden, um Stammkunden bestimmte Rabatte zu gewähren

• Es kann ein Guthaben für den Kunden hinterlegt werden. ACHTUNG: Das Guthaben muss bei

der nächsten Bestellung verwendet werden, es kann kein Restguthaben bleiben.

• Kunde Sperren mit Grund: Sie können für diesen Kunden keine Bestellungen mehr annehmen.

3. Der Betrieb3.1 Bestellungen aufnehmen

Wenn Sie eine Bestellung eingeben möchten:

• Klicken Sie auf die passende Bestell Möglichkeit (Liefern, Abholer, Tisch, Personal-Verkauf)

• Wählen Sie den Kunden/Tisch/Mitarbeiter (Nutzen Sie dazu auch die gegebenen Filter)

• Mit Enter oder doppelklick zur Bestellung gehen.

3.2 Restaurant Übersicht

Hier können Sie, wenn in den Einstellungen unter Erweitert Tische bearbeiten angeklickt ist:

• verschiedene Ebenen / Bereiche anlegen

• Tische anlegen

• Tische bearbeiten

• ACHTUNG: Freie Tische sind grün, Tische mit einer Reservierung sind gelb, belegte Tische

mit Bestellungen sind rot.

3.3 Tischübersicht

Hier können die Tische abgeschlossen/bearbeitet werden:

• Bestellung: weitere Artikel auf den Tisch buchen oder vorhandene löschen/stornieren

• Kassieren: die Rechnung für den Tisch raus lassen

• Umsetzen: Tisch auf einem anderen Tisch umbuchen

• Name: Tisch umbenennen

• Pos: Tisch um positionieren

• Reservierung: Tisch reservieren

• Essen am Tisch: Artikel welche bereits bestellt wurden

• Essen im Beleg: Artikel, die mit (Kassieren) kassiert werden. Wenn nichts ausgewählt wird

wird alles kassiert.

3.4 Bestellübersicht

Hier kann die Bestellung mit folgenden Optionen eingegeben werden:

• Kunde Bearbeiten: Um die Kundendaten zu ändern

• Abschließen: Druckt den Beleg aus

• Anfahrt: Um Anfahrtskosten hinzuzufügen oder zu ändern

• Zahlart: Um die Zahlart auszuwählen bzw. zu ändern, Standard Zahlart ist Barzahlung

• Rabatt/Zuschlag: um Rabatte oder Zuschläge hinzuzufügen

• Trinkgeld: Um Trinkgeld hinzuzufügen

• Kundenwunsch: Um bestimmte wünsche des Kunden anzugeben

• Artikel löschen: löscht den gewählte Artikel

• Letzte Bestellung: Ruft die letzte Bestellung des gewählten Kunden auf

• Gutschein Einlösen: Um Gutscheine hinzuzufügen

• Vorbestellen: Um eine Zeitbestellung abzugeben

• Abbrechen/Zurück: Um die Bestellung abzubrechen

• Storno: um die Bestellung zu stornieren.

3.5 Gutscheine

Wenn Sie auf Gutschein klicken, können Sie einen Gutschein mit dem gewünschten Wert und Gültigkeit erstellen. Es kommt ein Beleg und die dazu gehörige Rechnung mit Gutscheinnummer raus.

3.6 Aufträge

Mit Aufträge können Sie alle getätigten Bestellung einsehen.

Hier können Sie auch sehen auf welchen Mitarbeiter die jeweiligen Bestellungen gebucht wurden, Ihre Bestellungen nochmal ausdrucken oder mit einem doppelklick auf eine Bestellung diese Bestellung bearbeiten oder stornieren.

3.7 Mitarbeiter Anmelden

Mit Mitarbeiter Anmelden können Sie die Mitarbeiter anmelden, wobei Sie Wechselgeld und Anfangszeit eingeben können.

3.8 Bestellungen Buchen

Oben den gewünschten Fahrer auswählen und unten durch doppelklick die gewünschte Bestellung auf den gewählten Mitarbeiter buchen. Dies ist wichtig für die Mitarbeiter Abrechnung.

3.9 Mitarbeiter Abmelden

Bei Abmeldung wird der ausgewählte Mitarbeiter abgemeldet. Dort haben Sie nochmal die Möglichkeit das gegebene Wechselgeld und die Arbeitszeiten zu kontrollieren und, falls Ihr Fahrer eineKilometerpauschale bekommt, die gefahrenen km einzugeben. Mit einem Klick auf ok wird die Abrechnung des Mitarbeiters erstellt und ausgedruckt.

3.10 Tagesabschluss

Hier können Sie einen Tagesabschluss durchführen.

• Bei Vorschau bekommen Sie eine Vorschau angezeigt wie der Tagesabschluss aussehen würde,

es wird aber kein Tagesabschluss durchgeführt

• Mit 1-Klick Abschluss werden alle Mitarbeiter automatisch abgemeldet und alle noch offenen

Bestellungen auf Kasse gebucht.

• Bei Tagesabschluss werden Sie darauf hingewiesen wenn noch Fahrer angemeldet oder

Bestellungen offen sind und gefragt ob Sie diese abmelden bzw. buchen wollen.

3.11 Anruferliste

Listet alle eingegangenen Anrufe auf, auch wenn es klingelt während Sie noch telefonieren. Mit einem doppelklick können Sie den Kunden aufrufen und die Bestellung aufnehmen.

3.12 Anrufe annehmen

Bei einem eingehenden Anruf wird dieser sofort angezeigt. Wenn der Kunde nicht bekannt ist sind die Daten leer, dann klicken Sie auf Kunde bearbeiten um seine Daten einzugeben und den Kunden zu speichern. Ist der Kunde schon gespeichert erscheinen direkt seine Daten und Sie können auf Zur Bestellung klicken und die Bestellung annehmen.

4. Berichte

Hier können Sie die gewünschten Statistiken einsehen und ausdrucken.