Handels - Dienstleistungen Ha.Se GmbH Geschäftsführer Dipl.-Ing. Henning Wullkopf Dipl.-Kfm. Thees Wullkopf Kupferweg 5 59519 Möhnesee-Körbecke

Telefon 0 29 24 – 879 55 85 Fax 0 29 24 – 879 55 85 E-mail HaSe@Buch-Schule.de Körbecke, 21. Mai 2014 Steuernummer 330/5706/2679 USt-ID DE-274757710 Sparkasse Lippstadt Bankleitzahl 41 65 00 01 Kontonummer 14 02 60 58 IBAN DE 75416500010014026058 BIC WELADED1LIP AG Arnsberg HRB 9631 Verkehrsnummer 29104 BAG in jeder Höhe, mit Skonto Bücherwagendienst KNV Buchgroßhandel Datendienstleistungen Konfektionierung Lieferdienste

LEITFADEN Schule-DIREKT

1. Registrierung 2. Anmeldung 3. Anlage Schulen 4. Anlage Aufträge 5. Bibliografie und Bestellerfassung zum Auftrag

Registrierung Zur Registrierung in Schule-DIREKT gelangen Sie über Ihren Internet Browser auf die Seite http://schule-direkt.de/ .

Bevor Sie sich anmelden können, müssen Sie sich zunächst einmalig registrieren. Über Klick auf „Registrieren“, unten links auf der Startseite, gelangen Sie in das Re-gistriermenü.

Sie haben von uns einen Registrierschlüssel erhalten. Geben Sie den Registrier-schlüssel ein, um den von Ihnen festgelegten Benutzernamen und Kennwort zu be-stätigen. Mit dem Button „Registrieren“ schließen Sie den Vorgang ab. Diese Zu-

gangsdaten sind bis zur Löschung des Accounts dauerhaft gültig. Sie können natür-lich auch ein Lesezeichen in Ihrem Browser auf die Seite legen und damit den Zugriff auf das Portal vereinfachen.

Anmeldung Ist Ihr Account einmal aktiviert, dann steht Ihnen das Schule-DIREKT-Portal unter den von Ihnen festgelegten Anmeldedaten jederzeit und von jedem Ort aus zur Ver-fügung. Sie müssen sich lediglich am Server http://schule-direkt/ anmelden.

Mit den von Ihnen festgelegten Anmeldedaten und dem „Anmelden“ Button gelangen Sie auf die Startseite des Schule-DIREKT-Portals.

Hier sind für Sie zunächst zwei Dinge von Bedeutung: Wie lege ich eine Schule als Kunden an? Und wie erstelle ich einen Auftrag?

Anlage einer Schule Nach dem Login legen Sie zunächst einmal die Schule, für die ein Auftrag eingestellt werden soll, als Kunden an. Dazu klicken Sie „Schulen“ in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand an.

Hier bekommen Sie nun die von Ihnen bereits angelegten Schulen angezeigt.

Über den Button „Neu“ kommen Sie in das Menü zur Anlage einer neuen Schule. Name, Adresse, Bundesland und Schulform bedürfen sicher keiner weiteren Erläute-rung. Wichtig an dieser Stelle ist, wenn die Schule mehrere Lieferorte, z. B. eine Außen-stelle, oder als Schulzentrum mehrere Schulteile hat, dann sollten Sie diese auch als getrennte Kunden anlegen. Denn nach dieser Kundendifferenzierung erfolgt bei uns die gesamte Abwicklung, bis hin zur getrennten Konfektionierung und Lieferabspra-che bei Auslieferung. Bundesland und Schulform legen fest, bis wann z. B. im Regelfall Nachlässe im Rahmen eines Hauptauftrages gewährt werden oder ab wann ein Staffelrabatt zum Tragen kommt. Das System wird Ihnen dann bei Auftragsaufnahme die entsprechen-den Nachlässe gemäß Buchpreisbindungsgesetz vorschlagen. Es ist Ihnen natürlich immer möglich, diese Standardeinstellungen individuell zu überschreiben, etwa, wenn aus von der Schule nicht zu vertretenden Gründen die Bestellung erst nach Hauptbestellfrist von Ihnen veranlasst wird. Durch die Anlage werden also nur die Voreinstellungen für die Auftragserfassung als Arbeitserleichterung festgelegt.

In das Feld „Weitere Daten“ tragen Sie alle sonstigen schulbezogenen Daten ein: Telefonnummer, Erreichbarkeit Hausmeister, Lieferort Ebenerdig / 3. Stock, Fahr-stuhl, Befahrbarkeit, Treppenstufen, Anfahrt über, … Eben alles, was Sie an hilfrei-chen Informationen zur Belieferung und über die Schule haben, ist dann hier abge-legt. „Hauptauftrag“: Hier vermerken Sie, ob es sich bei der Schule um einen einzelnen Auftrag handelt oder ob es sich um einen Auftrag im Rahmen eines größeren kom-munalen Gesamtauftrages handelt, bei dem besondere Nachlässe und zu koordinie-rende Auslieferungen zu berücksichtigen sind.

„Nachlass“ meint hier den im Rahmen das gesamten Hauptauftrages zu berücksich-tigenden Nachlass innerhalb des Hauptbestellzeitraumes. Das können 13% (über 25.000 € gebundener Ladenpreis für alle Schulen in diesem Hauptauftrag), 14% (über 38.000 €) oder 15% (ab 50.000 € Auftragswert) sein. Ist Ihnen aus dem Vertrag oder sonstigen Gründen ein Ende der Hauptauftragsfrist bekannt, dann tragen Sie dieses ein. Üblicher Weise beträgt die Nachlassfrist 4 Wochen nach Schuljahresbe-ginn beziehungsweise 6 Wochen bei Berufsbildenden Schulen. Außerhalb des Hauptauftrages oder der Nachlassfrist gelten automatisch die Staffel-rabatte nach Bestellmenge, sofern es sich nicht um eine budgetierte Schule handelt. Handelt es sich um eine budgetierte Schule, dann setzen Sie die entsprechende Markierung. Diese Schulen werden in der Regel mit 12% Nachlass beliefert. Abweichend zur Hauptanschrift können Sie sowohl eine abweichende Lieferanschrift und eine abweichende Rechnungsanschrift definieren, z.B. als Lieferanschrift die Adresse der Buchhandlung oder als Rechnungsanschrift die Adresse des Schulträ-gers. Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden als generelle Einstellung für alle künftig angelegten Aufträge dieser Schule übernommen. Handelt es sich hingegen um eine auftragsspezifische Besonderheit, z. B. in Folge einer Nachbestellung, dann können sie diese Systemvorgaben im konkreten Auftrag überschreiben. Über den Button „Speichern“ haben Sie die Anlage der Schule fertiggestellt. Sie kön-nen somit Aufträge für die Schule anlegen. Über die „Startseite“ können Sie nun Ihre Aufträgen erfassen.

Anlage eines Auftrags

Im Hauptmenü auf der Startseite wird über den Button „Aufträge Neu“ ein neuer Auf-trag angelegt.

Zunächst wählen Sie bei der Lieferform aus, ob es sich, wie im Regelfall, um einen Schulauftrag (Lieferung in die Schule oder Buchhandlung) oder eine sonstige Liefe-rung in die Buchhandlung handelt. Klassischer Fall für die Auftragsvariante „Lieferung in die Buchhandlung“ ist z. B. die Bestellung von Elternanteilen im Zuge einer Schulbestellung. Dabei kann eine von der Buchhandlung abweichende Lieferadresse für den Auftrag definiert werden (DPD). Der Rechnungsversand erfolgt immer in die Buchhandlung. Eine sonstige Lieferung in die Buchhandlung bedarf keiner Anlage einer Schule, die Bestellung erfolgt in die Buchhandlung, die Bezahlung erfolgt 30 Tage nach Liefe-rung über SEPA-Einzug. Bestellungen ohne Schulbezug können dabei nicht kunden-bezogen konfektioniert werden, sondern werden, sobald verfügbar, in die Buchhand-lung geliefert. Auch eine Rechnungserstellung an die jeweiligen Endkunden erfolgt nicht aus dem System von Schule-DIREKT, sondern durch den Buchhändler. Bei der Auswahl „Schulbezogener Auftrag“ als Standardform der Bestellung erhalten Sie die angelegten Schulen als Ziel des Auftrags zur Auswahl. Unter „Liefertermin“ können Sie den gewünschten Liefertermin eingeben. Bedenken Sie: je weiter dieser in der Zukunft liegt, desto sicherer können Sie sein, dass die Lieferung zum ge-wünschten Termin vollständig erfolgt.

Voreingestellt erhalten Sie die Einträge zu Liefer- und Rechnungsadresse. Diese Da-ten können Sie hier auftragsbezogen nach Bedarf ändern. Über den Button „zur Bestellung“ am unteren Seitenrand gelangen Sie dann in die Bestelldatenerfassung zu diesem Auftrag.

Bibliografie und Bestellerfassung zum Auftrag Über den Button „zur Bestellung“ in einem angelegten Auftrag gelangen Sie in die Bestellmaske.

Die Zeile „Referenz“ enthält voreingestellt den Schulnamen. Hier tragen Sie ggfs. die Nummer des Bestellscheins der Schule / Kommune oder die VOL-Nummer der Be-stellung ein. Durch Scannen oder Eingabe einer ISBN von Hand oder über die Suchmaske mit dem Button „Suchen“ können Sie einen Artikel zur Bestellung hinzufügen. In der Suche finden Sie bekannte Werkzeuge zur Bibliografie, die gesuchten Artikel können Sie dann einfach durch „Hinzufügen“ auswählen. Menge und Nachlass können titelspezifisch angepasst werden. Außerdem können Sie zum Titel eine Referenz bzw. einen Text hinterlegen. Referenz ist häufig die von den Schulen geforderte Lehrmittelzulassungsnummer des betreffenden Bundeslan-des. Der Text kann z.B. auf die Lehrkraft oder Klasse hinweisen, z. B. „7a“, oder „Fr. Meier“. Häufig bestellen Schulen Lernmittel, bei denen es sich nicht um klassische Schulbü-cher handelt und die nicht im VLB gelistet sind. Das können z. B. Lernspiele oder Importartikel sein. Hier können Sie über das Feld „Bemerkungen zur Bestellung“ an-fragen, ob diese Artikel auch geliefert werden können. In der Bestellmaske bekommen Sie von uns direkt angezeigt, wie der Rechnungsbe-trag für den Endkunden sowie für Ihre Buchhandlung aussehen wird, wie hoch der gesamte Auftragswert und Ihr Ertrag aus der Belieferung ausfallen.

Gegebenenfalls anfallende Versandkosten werden abhängig von Auftragsform und -höhe sofort angezeigt. Über den Button „Speichern“ im Kopf der Menüleiste speichern Sie die Bestellung am Ende der Bearbeitung zum Auftrag. Mit dem Klick auf „Startseite“ gelangen Sie zu-rück in die Auftragsübersicht.

Ihr soeben erstellter Auftrag ist dort nun mit einer eindeutigen Auftragsnummer, in diesem Fall „5“, aufgelistet und erhält den Status „neu“. Indem Sie den Auftrag anklicken, können Sie diesen wieder öffnen, erweitern oder bearbeiten. Eine Bestellung ist bis hierhin noch nicht erfolgt. Mit Klick auf den Button „Bestellen“ können Sie die Bestellung nun ausführen. Wichtig: wenn Sie einen Auf-trag einmal mit „Bestellen“ ausgelöst haben, ändert sich der Status auf „bestellt“. Eine Änderung des Auftrags ist jetzt nicht mehr möglich, da nun Ihre Bestellung aus dem Schule-DIREKT-Portal an die Ha.Se GmbH zur Ausführung übersandt wurde. Sofern eine Nachlieferung, Stornierung oder später eine Remission notwendig wer-den, ist die Auftragsnummer die wesentliche Bezugsgröße, auf die sich die Kommu-nikation mit der Ha.Se bezieht. Auch bei Nachlieferungen aus Vormerkung wird unter Bezug auf den Auftrag und die darin vermerkten Nachlässe geliefert.