Corporate Design Manual der Folkwang Universität der Künste Mit diesem Manual erhalten Sie Tipps und Wissenswertes für die diversen Maßnahmen im Bereich des Corporate Designs. Dieses Dokument enthält Anleitungen und Angaben zu:

_Vorlagen für Dokumente S. 2 _Aktualisieren des Speicherorts für Vorlagen S. 4 _Formulare & Anträge S. 7 _Folkwang Schrift S. 8 _E-Mail-Signatur S. 10 _Einrichten der E-Mail-Signatur S. 11 _Veranstaltungsprogramme S. 15 _Veranstaltungsplakate S. 18 _Ausgabe neuer Drucksachen S. 19 _Stempel S. 19 _Visitenkarten S. 20 _Bei Fragen und Problemen S. 21

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Vorlagen für Dokumente Über das Dezernat 5 | IT-Service erhalten Sie Vorlagen für Folkwang-Geschäftspapier. Auf diese Weise erhalten Sie alle wichtigen Dokumentvorlagen mit der Folkwang CI. Darunter fallen zum Beispiel: _Briefvorlagen mit und ohne Logo, in Deutsch und Englisch _Vordrucke für Aushänge _Vorlagen für Plakate _Vorlagen für Veranstaltungsprogramme Die Vorlagen sind noch nicht personalisiert. Bitte nehmen Sie die einzelnen personenbezogenen Einstellungen eigenständig vor. Und so funktioniert es (für Microsoft Word 2010): _Speichern Sie den Ordner mit den Vorlagen an einem Ort Ihrer Wahl. _Öffnen Sie nun den Ordner „Vorlagen 2013“. _Öffnen Sie nun die jeweilige benötigte Vorlage mit rechtem Mausklick und „Öffnen“. _Personalisieren Sie die Kopf- und die Fußzeile jeweils mit einem Doppelklick in die Felder.

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In der Kopfzeile ergänzen Sie bitte den Fachbereich / Studiengang und Namen. Nicht benötigte Felder können gelöscht werden.

Für die Personalisierung der Fußzeile mit Telefon, Fax, E-Mail und ggf. Ihrem Namen und Ihrem Bereich gibt es drei Möglichkeiten. Ggf. müssen Sie auch die Adresse aktualisieren. _ohne Namen

Folkwang Universität der Künste Klemensborn 39 | D-45239 Essen Tel +49 (0) 201.4903-... Fax +49 (0) 201.4903-… xyz@folkwang-uni.de www.folkwang-uni.de

_mit Ihrem Namen Klicken Sie dazu bitte in die Fußzeile, beginnen Sie nach Universität der Künste mit der Entertaste eine neue Zeile.

Folkwang Universität der Künste Vorname Name usw.

_mit Ihrem Namen und Ihrer Zuständigkeit (z. B. Sekretariat, Rektorat, etc.) Klicken Sie dazu bitte in die Fußzeile, beginnen Sie nach Universität der Künste mit der Entertaste eine neue Zeile.

Folkwang Universität der Künste Vorname Name | Bereich usw.

Wichtig: Legen Sie bitte unbedingt auch einmal die zweite Seite komplett mit Ihren Daten in der Dokumentenvorlage an und klicken Sie auf das Diskettensymbol zum Speichern Ihrer Angaben. Ansonsten produziert Ihre Word-Vorlage eine zweite Seite ohne die entsprechenden Angaben in Kopf und Fußzeile. Die Seite kann dann wieder gelöscht werden. _Speichern Sie nun Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument.

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Aktualisieren des Speicherortes Ihrer Vorlagen (für Microsoft Word 2010) _Öffnen Sie ein Worddokument. _Wählen Sie nun den Reiter „Datei“ und dort „Optionen“.

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_Wählen Sie dort „Erweitert“ und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt „Allgemein“. _Klicken Sie auf „Dateispeicherorte“. _Markieren Sie nun „Benutzervorlagen“ und klicken Sie auf „Ändern“.

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_Wählen Sie Ihr Homeverzeichnis und darin den Ordner „Vorlagen 2013“. _Bestätigen Sie mit „OK“. _Schließen Sie das Fenster mit Bestätigung „OK“. Alle Vorlagen sind nun auf dem neuesten Stand.

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Tipp: Sollten Sie mit älteren Windows-Versionen (97-2003) Probleme beim Öffnen von Microsoft Office 2010-Dokumenten haben, gibt es ein sogenanntes Microsoft Office Compatibility Pack. Es gilt für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint. Die Anwendung steht zum kostenlosen Download bereit: www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=3 Formulare & Anträge Sie brauchen eine Vorlage ohne Adressfelder für Ihre Formulare und Anträge? Nutzen Sie bitte die Vorlage „Aushang DIN A 4 hoch“. Sollten Sie für Spezialfälle nur das Logo benötigen, wenden Sie sich bitte an: Wiebke Büsch, Tel. 0201_4903-202, buesch@folkwang-uni.de

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Folkwang Schrift Mit der Umstellung auf das Office 2010-Paket wird auch ein neuer Schriftschnitt notwendig. Bitte nutzen Sie in Zukunft für Ihre Folkwang-Drucksachen ausschließlich diese: Rotis Sans Serif Light – für die normale Schrift Rotis Sans Serif Extra Bold – für Hervorhebungen/Fettierungen Bitte wenden Sie sich für Installation der Schriften an den Arbeitsbereich IT-Service. Eine Weitergabe ist aus lizenzrechtlichen Gründen nicht gestattet! Achtung: Die alten Schriften (alle des Typs agfa rotis …) sind im Zuge der Umstellung auf das Office-2010-Paket nicht mehr aktiv. Bitte ersetzen Sie die Schriften in allen wichtigen, aktuellen oder laufend benötigten Dokumenten. Öffnen Sie daher Ihre Dokumente einmal und ersetzen Sie die alte Schrift durch die neue. Drücken Sie dafür „Strg“ und „A“, nun ist der komplette Text markiert. Gehen Sie nun in das Drop Down-Menü für die Auswahl der Schriften und wählen Sie „Rotis Sans Serif Light“. Fettierungen ersetzen Sie, indem Sie die entsprechenden Worte oder Zeilen markieren und die Schriftart „Rotis Sans Serif Extra Bold“ wählen. Die Schriften sind nun aktualisiert. Speichern Sie bitte Ihre Änderungen. Für jedes erneute Aufrufen des jeweiligen Dokuments ist nun die neue Schrift hinterlegt. Tipp: Wenn Sie Dokumente an Externe per Mail versenden wollen und die Folkwang Schrift erhalten bleiben soll, tun Sie dies bitte als PDF. Damit ist das Dokument natürlich nicht zu bearbeiten. Wenn Sie das Dokument als Worddatei mit Hausschrift versenden wollen, hilft es, die Schrift einzubetten. Dies geschieht wie folgt (für Windows 2010):

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_Gehen Sie in Ihrem Worddokument auf den Reiter „Datei“. _Wählen Sie dort „Optionen“. _Wählen Sie nun „Speichern“. _Setzen Sie dort bei „Schriftart in der Datei einbetten“ ein Häkchen.

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E-Mail-Signatur Ihre Folkwang E-Mail-Signatur sollte die folgenden Angaben im unten gezeigten Grundlayout enthalten. Bitte trennen Sie in jedem Fall die Angaben zur Hochschule von Ihren privaten Daten. Wenn Sie auch im Englischen kommunizieren, lautet der Name der Hochschule: Folkwang University of the Arts. Beispiel

Prof. Matthias Mustermann Fach | Schwerpunkt Folkwang Universität der Künste Klemensborn 39 D-45239 Essen Fon: +49 (0)201_4903-xxx Fax: +49 (0)201_4903-xxx xxx@folkwang-uni.de www.folkwang-uni.de _____________________ Prof. Matthias Mustermann Stechpalmenweg 13 a 08150 Musterstadt Fon: +49 (0)07_111-xxx

Sollten Sie über keinen festen Anschluss / Arbeitsplatz in der Hochschule verfügen, aber im Folkwang-Rahmen kommunizieren, könnte Ihre Signatur so aussehen:

Prof. Matthias Mustermann Fach | Schwerpunkt Folkwang Universität der Künste xxx@folkwang-uni.de _____________________ Prof. Matthias Mustermann Stechpalmenweg 13 a 08150 Musterstadt Fon: +49 (0)07_111-xxx

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Einrichten Ihrer E-Mail-Signatur (für Microsoft Outlook 2010) _Öffnen Sie Ihr Outlook-Programm. _Wählen Sie den Reiter „Datei“. _Wählen Sie nun „Optionen“ und im neu geöffneten Fenster den Reiter „Email“.

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_Klicken Sie nun bei „Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten“ auf „Signaturen“. _Ein neues Fenster öffnet sich. Im unteren Teil des Fensters können Sie nun Ihre Signatur wie im o.g. Beispiel anlegen / ändern. Die Schrift für Ihre E-Mail-Signatur ist Arial 10. Fettiert wird nur das „Folkwang“ vor Universität der Künste. Markieren Sie nun Ihre gesamte Signatur und geben Sie nun die entsprechenden die Farben an.

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_Die graue Farbe wählen Sie aus den bereits bestehenden Farbtönen aus (weiß, Hintergrund 1, dunkler 50%). Die Farbe für Folkwang Universität der Künste erstellen Sie wie folgt: _Klicken Sie auf das Farbfeld, wählen Sie „Weitere Farben“ und darin den Reiter „Benutzerdefiniert“. _Geben Sie nun bei Farbmodell RGB das Verhältnis rot: 255 | grün: 161 | blau: 0 ein. Bestätigen Sie mit „OK“.

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_Bestätigen Sie Ihre Angaben zweimal mit „OK“.

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Veranstaltungsprogramme Vorlagen für die Programme gibt es über das Dezernat 3 | Kommunikation & Medien. Sie finden diese: _im Folkwang Intranet unter https://intranet.folkwang-uni.de/de/gruppen/abteilungen/ kommunikation-medien.html _im Internet unter www.folkwang-uni.de/kommunikation Ihre Ansprechpartnerin ist Anica Bömke-Ziganki, telefonisch zu erreichen unter 0201_4903-205 oder per E-Mail: boemke@folkwang-uni.de. Druck & Kopien Die Kopien können Sie am Standort Werden in der Kopierstelle erstellen lassen, am Standort Duisburg wenden Sie sich bitte an Andrea Splittstößer. Sie können die Vorlage – am besten als PDF – per E-Mail an die entsprechenden Stellen schicken (für Essen: copy@folkwang-uni.de, für Duisburg: splittstoesser@folkwang-uni.de) oder einfach vor Ort den Ausdruck abgeben. Bitte beachten Sie, dass die Druckvorlagen spätestens drei Arbeitstage vor dem Veranstaltungsdatum in den Druck gegeben werden müssen. Wenn Sie sich unsicher sind, wie hoch die Auflage sein muss, informieren Sie sich bitte beim Kartenvorverkauf bei Birgit Geominy, telefonisch zu erreichen unter 0201_4903-231 oder per E-Mail: geominy@folkwang-agentur.de. Programm ins Netz? Ihr fertiges Veranstaltungsprogramm schicken Sie bitte auch per E-Mail an Kommunikation & Medien, damit das Programm ins Netz gestellt und in den Schaukästen ausgehängt werden kann: boemke@folkwang-uni.de. Warum braucht das KBB Ihre Programmangaben? Es ist unbedingt notwendig, dass Sie Ihr Veranstaltungsprogramm auch an das Künstlerische Betriebsbüro (KBB) senden, damit eine einwandfreie Anmeldung aller Folkwang Veranstaltungen bei der GEMA gewährleistet ist. Diese ist nur möglich, wenn das genaue Repertoire Ihrer Veranstaltung bekannt ist. Ihre Angaben senden Sie bitte per Mail an: engelke@folkwang-uni.de

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Tipps und Tricks für die Erstellung: _Angaben zu KomponistInnen, Werken und Jahreszahlen finden Sie unter www.klassika.info/Komponisten/index_A oder in den entsprechenden Harenberg Kulturführern. _Erzeugen Sie immer ein Dokument, dessen Seitenzahl durch vier teilbar ist. Aus drucktechnischen Gründen kann sonst keine Broschüre erstellt werden. _Wenn Ihre Veranstaltung eine Kooperationsveranstaltung ist oder durch einen Partner oder Sponsor unterstützt wird, ist u. U. die Verwendung eines Logos oder eines entsprechenden Satzes notwendig. Bitte klären Sie das mit Ihren Partnern ab. _Wenn Ihre Veranstaltung Folgetermine im Laufe des Semesters hat, können Sie diese auf der Rückseite des Programms einbauen. Erstellen des Dokuments: 1. Bitte aktualisieren Sie in den entsprechenden Feldern auf der Titelseite die Angabe des Datums, der Uhrzeit und des Ortes Ihrer Veranstaltung. Beispiel: Di_02. Februar 2011 | 13.00 Uhr Pina Bausch Theater | Essen 2. Geben Sie den Titel Ihrer Veranstaltung als Headline ein und in der Subline Namen und Funktionen der Beteiligten. Beispiel: Violoncello _Studierende der Klasse Prof. A. Hülshoff 3. Fügen Sie in die Textfelder Komponisten, Stücke und Sätze ein. Ergänzen Sie die Angaben mit Ihrem Namen, Ihrem Instrument und ggf. Ihrer Begleitung. Beispiel: Ludwig van Beethoven Sonate Nr. 18 Es-Dur op. 31 Nr. 3 1770 – 1827 Allegro

Scherzo – Allegretto vivace Menuetto – Moderato e grazioso Presto con fuoco

Falls es SolistInnen gibt: Vorname Nachname, Instrument

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4. Vergessen Sie bitte nicht die Angabe der Pause, sofern es eine gibt. 5. Ergänzen Sie ggf. Angaben zur künstlerischen und technischen Leitung am Ende des Programms. 6. Der voreingestellte Hinweis zu Bild- und Tonmitschnitten muss aus Gründen des Urheber- und Nutzungsrechtes unbedingt im Programm enthalten sein. 7. Bitte ergänzen Sie in der Fußzeile die Angaben zur Redaktion (u. U. ist hier der Studiengang, der Fachbereich oder die ausführende Kraft zu nennen). Hinweis: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, das Abendprogramm auch ohne die Folkwang Vorlage selbstständig zu gestalten. Achten Sie dabei bitte trotzdem auf die Punkte 4. bis 7. und die Verwendung des aktuellen Hochschullogos! Sollten Sie sich für andere Formate entscheiden, bedenken Sie bitte, dass die Kopierstelle nur in den DIN-Formaten A3/A4/A5 ausdrucken kann.

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Veranstaltungsplakate Vorlagen für Ihre Veranstaltungsplakate erhalten Sie im Intranet unter https://intranet.folkwang-uni.de/de/gruppen/abteilungen/kommunikation-medien.html oder über Wiebke Büsch, telefonisch zu erreichen unter 0201_4903-202 oder per E-Mail: buesch@folkwang-uni.de. Wenden Sie sich bitte auch an Frau Büsch, wenn Sie nur das Hochschullogo brauchen. Im Vorlagenordner ist ein Manual zur Erstellung enthalten. Sie können zwischen mehreren Formaten und Papieren wählen: _DIN A 3 oder DIN A 4 _Vorlage in der sich schon eine schwarze Fußzeile mit dem Logo sowie den Hochschulangaben befindet _Vorlage für das Papier mit der orangefarbenen Logofußzeile. Diese befindet sich schon auf dem Papier, ist daher in der Datei nicht enthalten. Druck & Kopien Die Kopien können Sie am Standort Werden in der Kopierstelle erstellen lassen, am Standort Duisburg wenden Sie sich bitte an Andrea Splittstößer. Sie können Ihre Plakatvorlage – am besten als PDF – per E-Mail an die entsprechenden Stellen schicken (für Essen: copy@folkwang-uni.de, für Duisburg: splittstoesser@folkwang-uni.de) oder einfach vor Ort den Ausdruck abgeben. Bitte geben Sie dabei das gewünschte Papier, die Auflage und den gewünschten Abholtermin an. Hängung Für die Hängung in der Hochschule in Werden reichen erfahrungsgemäß 20 bis 25 Plakate aus. Sie können in der Hochschule auf den gekennzeichneten Flächen für interne Plakate gehängt werden. Möchten Sie die Plakate auch an den anderen Hochschulstandorten hängen lassen, versenden Sie diese einfach per Hauspost.

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Ausgabe neuer Drucksachen Drucksachen wie Geschäftspapier, Zeugnispapier, Zeugnismappen oder Grußkarten werden wie gehabt über die Poststelle ausgegeben. Sonderwünsche wie z. B. Blöcke o. ä. stimmen Sie bitte mit dem Dezernat 3 | Kommunikation & Medien ab. Stempel Bitte bestellen Sie Ihre Stempel über Ihr zuständiges Dekanat bzw. über die Beschaffung. Sie erhalten dann den Entwurf zur Freigabe. Den fertigen Stempel erhalten Sie per (Haus-)Post. Stempelbestellungen sind relativ kurzfristig realisierbar.

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Visitenkarten Die Bestellung von Visitenkarten läuft ebenfalls über die Beschaffung. Die Kosten werden über Ihren Fachbereich abgerechnet. Ein Formular für Ihre Angaben finden Sie im Folkwang INTRANET: https://intranet.folkwang-uni.de/de/archiv/dokumente/arbeitsbereiche/haushalt-beschaffung.html Bitte beachten Sie bei Ihrer Bestellung: Beschaffungsanträge für Visitenkarten werden jeweils bis zur Monatsmitte gesammelt. Danach erhalten Sie einen gestalteten Entwurf Ihrer Visitenkarte zur Freigabe. In der Regel erhalten Sie Ihre Karten dann nach Ihrer Freigabe nach ca. zwei Werkwochen. Die Visitenkarten sind zweisprachig (englisch und deutsch) angelegt. Anders als bei der E-Mail-Signatur werden nach einem Rektoratsbeschluss auf Ihre Visitenkarte nur die dienstlichen Daten (Anschrift, Telefon, E-Mail) aufgenommen, eine Ausnahme ist Ihre Mobilnummer. Beispiele _für DekanInnen: _für Lehrende:

Die Visitenkarten der Folkwang Institute, wie Institut für Zeitgenössischen Tanz, ICEM oder Institut für Gregorianik, sind analog aufgebaut.

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Bei Fragen und Problemen Alle Vorlagen und Manuals sind auch im Folkwang INTRANET zu finden: https://intranet.folkwang-uni.de/de/gruppen/abteilungen/kommunikation-medien.html Im Netz finden Sie außerdem ein Formular, über das Sie das Logo oder Vorlagen bestellen können: http://www.folkwang-uni.de/home/hochschule/organisation/verwaltung-technik/dezernat-3-kommunikation-medien/oeffentlichkeitsarbeit/bestellung-von-ci-material/ Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an: Dimitri Khitrov IT-Service | Userbetreuung Tel. 0201_4903-333 khitrov@folkwang-uni.de Für Fragen zum Corporate Design steht Ihnen zur Verfügung: Wiebke Büsch Kommunikation & Medien | Öffentlichkeitsarbeit Tel. 0201_4903-202 buesch@folkwang-uni.de Stand: Mai 2013