masc-ima WebBrowser© copyright by masc ag 2008 13 2.1.6. Suchresultate Hier sehen Sie das Resultat einer Suche. Wenn Sie in der obersten Spalte auf MGNr, Vorname, Nachname, Geb Datum,

© copyright by masc ag 2008 1

masc-ima WebBrowser

Benutzerhandbuch ***

V510

Stand 02.04.2009


Inhaltsverzeichnis 1. ANMELDUNG.................................................................................................................................................. 4

1.1. Einloggen ........................................................................................................................ 4 1.2. Passwort ändern............................................................................................................... 4 1.3. Die Startseite ................................................................................................................... 5

1.3.1. Das Menu .............................................................................................................................................. 5 1.3.2. Hinweise................................................................................................................................................ 6 1.3.3. Zu meinem Verband .............................................................................................................................. 6

2. MITGLIEDER .................................................................................................................................................. 6

2.1. Mitglied suchen ............................................................................................................... 6 2.1.1. Normale Suche ...................................................................................................................................... 6 2.1.2. Erweiterte Suche ................................................................................................................................... 8 2.1.3. Verstorbene Mitglieder Suchen............................................................................................................. 9 2.1.4. Geburtstagsjubilare............................................................................................................................. 11 2.1.5. Geburtstagsjubilare erweitert ............................................................................................................. 12 2.1.6. Suchresultate ....................................................................................................................................... 13

2.2. Mitgliederdaten ............................................................................................................. 14 2.2.1. Person ................................................................................................................................................. 14 2.2.2. Verband............................................................................................................................................... 19 2.2.3. Bank .................................................................................................................................................... 20 2.2.4. Jugendmitgliedschaft........................................................................................................................... 21 2.2.5. Versicherung ....................................................................................................................................... 22 2.2.6. Werbegeld ........................................................................................................................................... 23 2.2.7. Info ...................................................................................................................................................... 24

2.3. Rückläuferverarbeitung................................................................................................. 25 2.3.1. Rückläufer suchen ............................................................................................................................... 25 2.3.2. Rückläufer-Verarbeitungsarten........................................................................................................... 26

2.3.2.1. Bedeutung der Verarbeitungsarten............................................................................................ 26 2.3.2.2. Standard-Werte der Verarbeitungsarten.................................................................................... 26

2.3.3. Rückläuferübersicht – Suchergebnis ................................................................................................... 27 2.3.4. Listenausgabe Rückläufer ................................................................................................................... 28 2.3.5. Titeleingabe Arbeitsliste...................................................................................................................... 29 2.3.6. Arbeitsliste und Steuerdatei ................................................................................................................ 30

2.4. Jubilarenkalender .......................................................................................................... 32 2.4.1. Jubilare suchen ...................................................................................................................................32 2.4.2. Jubilarenübersicht – Suchergebnis ..................................................................................................... 33 2.4.3. Berichtsauswahl .................................................................................................................................. 34 2.4.4. Titeleingabe Bericht ............................................................................................................................ 35 2.4.5. Bericht................................................................................................................................................. 36 2.4.6. Einstellungen....................................................................................................................................... 37

3. VERBÄNDE .................................................................................................................................................... 41

3.1. Verband suchen ............................................................................................................. 41 3.1.1. Nach Name.......................................................................................................................................... 41 3.1.2. Steuerdatei für ehrenamtliche Mitglieder ........................................................................................... 42 3.1.3. Nach Struktur ...................................................................................................................................... 45

3.2. Verbanddaten ................................................................................................................ 47 3.2.1. Verband............................................................................................................................................... 47 3.2.2. Bank .................................................................................................................................................... 48 3.2.3. Zugehörigkeit ...................................................................................................................................... 49 3.2.4. Vorstand.............................................................................................................................................. 50 3.2.5. Info ...................................................................................................................................................... 51

3.3. Ehrungen ....................................................................................................................... 52 3.3.1. Ehrungsvergabe .................................................................................................................................. 52 3.3.2. Ehrungsliste ........................................................................................................................................ 54

4. SONDERFUNKTIONEN............................................................................................................................... 56

4.1. Passwort ändern............................................................................................................. 56


4.2. Abmelden ...................................................................................................................... 56

5. SERIENBRIEFE............................................................................................................................................. 57

5.1. Mitglieder ...................................................................................................................... 57 5.1.1. Bericht erstellen .................................................................................................................................. 57 5.1.2. Datei herunterladen und speichern..................................................................................................... 58 5.1.3. Datei öffnen......................................................................................................................................... 60 5.1.4. Briefvorlage öffnen.............................................................................................................................. 60 5.1.5. Seriendruck-Assistent .......................................................................................................................... 61

5.2. Verbände ....................................................................................................................... 70 5.2.1. Bericht erstellen .................................................................................................................................. 70 5.2.2. Datei herunterladen und speichern..................................................................................................... 71 5.2.3. Datei öffnen......................................................................................................................................... 73 5.2.4. Briefvorlage öffnen.............................................................................................................................. 73 5.2.5. Seriendruck-Assistent .......................................................................................................................... 74

5.3. Anpassen von Serienbriefen.......................................................................................... 83

6. TELEFONBUCH............................................................................................................................................ 85

6.1. Report erstellen ............................................................................................................. 85 6.2. Report drucken .............................................................................................................. 86

6.2.1. Druckeranforderungen........................................................................................................................ 86 6.2.2. Drucken via Druckertreiber ................................................................................................................ 87 6.2.3. Drucken via FinePrint Software.......................................................................................................... 88 6.2.4. Druckerei ............................................................................................................................................ 89

7. ADRESSETIKETTEN DRUCKEN .............................................................................................................. 90

7.1 Adressetiketten .........................................................Fehler! Textmarke nicht definiert. Etikettenvorlage und Startetikette .............................................................Fehler! Textmarke nicht definiert. Zusätzliche Einstellungen..........................................................................Fehler! Textmarke nicht definiert.

7.1. Mitglieder-Bericht erstellen .......................................................................................... 95 7.2. Datei herunterladen und speichern ................................................................................ 96 7.3. Datei öffnen................................................................................................................... 98 7.4. Neues Word Dokument öffnen ..................................................................................... 98 7.5. Seriendruck-Assistent.................................................................................................... 99


1. Anmeldung

1.1. Einloggen

Bitte melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort an.

1.2. Passwort ändern

Unter dem Menupunkt Einstellungen oder beim Einloggen können Sie Ihr Passwort ändern


1.3. Die Startseite

Hier sehen Sie den Startbildschirm nach dem Einloggen.

1.3.1. Das Menu

Links haben Sie eine Menuleiste in der Sie verschiedene Unterkategorien wählen können.

Zusätzlich finden Sie oben rechts eine Menuleiste.


1.3.2. Hinweise

Aktuelle Hinweise werden auf der Startseite angezeigt.

1.3.3. Zu meinem Verband

Wenn Sie Funktionär sind bei einem Verband, dann erscheint automatisch bei der Startseite eine Übersicht mit Ihren Verbänden.

2. Mitglieder

2.1. Mitglied suchen

2.1.1. Normale Suche

Wenn Sie im Menu Mitglieder “Mitglied suchen“ gewählt haben, können Sie Mitglieder nach Mitglieder-Nummern, Namen und Verbänden suchen.


Bestätigen Sie mit “Suchen“ oder wählen sie “erweiterte Selektion“ um die Suche zu präzisieren.


2.1.2. Erweiterte Suche

Wenn Sie im Menu “Mitglieder suchen erweitert“ wählen oder in der einfachen Suche auf “erweiterte Selektion“ klicken, kommen Sie zu diesem Suchfenster. Hier können Sie die Kriterien bestimmen und diese danach mit einem Klick auf “Suche“ bestätigen.


2.1.3. Verstorbene Mitglieder Suchen Wenn Sie alle verstorbenen Mitglieder zwischen einem Datum und heute anzeigen wollen, dann führen Sie beide hier beschriebenen Schritte aus. Führen Sie den zweiten Schritt für jedes Jahr nach dem gewünschten Datum aus. Beim Datum 01.01.2005 müsste man den zweiten Schritt mit den Jahren 2005 bis 2008 ausführen. Mit folgenden Schritten können Sie alle Mitglieder suchen die vor einem Datum Mitglied des VdK waren und nach diesem Datum starben. Mit dieser Methode werden Mitglieder, die nach dem definierten Datum eingetreten und wieder gestorben sind nicht berücksichtigt. • Wählen Sie im Menu Mitglieder den Menupunkt "Mitglieder suchen erweitert". • Geben Sie als Austrittsart immer Todesfall an. (1) • Geben Sie bei "aktiv per" ein Datum ein, um alle verstorbenen Mitglieder die vor

dem als "aktiv per" definierten Datum Mitglied des VdK waren und zwischen dem als "aktiv per" definierten Datum und heute gestorben sind anzuzeigen. (2)

(2)

(1)


Mit diesen Schritten werden die Mitglieder berücksichtigt, die im definierten Jahr eingetreten sind und bis heute gestorben sind. • Wählen Sie im Menu Mitglieder den Menupunkt "Mitglieder suchen erweitert" • Geben Sie als Austrittsart Todesfall ein (1) • Wählen Sie bei Eintrittsjahr das Jahr des vorher gewählten Datums (2) • Deaktivieren Sie die Checkbox vor aktiv per (3) • Aktivieren Sie die Checkbox vor alle inaktiven (4)

Bei diesem Beispiel werden nur die Mitglieder angezeigt, die im Jahre 2005 Mitglied des VdK wurden und bis heute gestorben sind. Mitglieder die vor dem Jahre 2005 Mitglied des VdK wurden werden nicht berücksichtigt. Führen Sie diesen Schritt für jedes Jahr nach dem gewünschten Datum aus. Es empfiehlt sich in jedem Fall möglichst exakt auch den Verband anzugeben. (z.B. der zugehörige Kreisverband) Zu beachten Ehrenamtliche Mitarbeiter haben jeweils nur Zugriff auf jene Mitgliederdaten, welche in ihrem jeweiligen Verband sind (Kreisvorstand alle Mitglieder der Ortsverbände Ihres Kreises)

(3)

(2)

(1)

(4)


2.1.4. Geburtstagsjubilare

Wenn Sie im Menu “Geburtstagsjubilare“ wählen, kommen Sie zu diesem Suchfenster. Hier können Sie Mitglieder suchen anhand ihrer Geburtstagsjubilare, dabei ist der Jubiläumszeitraum entscheiden. Sie können das Mindestalter für die „Auszuwählende Mitglieder“ setzen. Bestätigen Sie mit “Suchen“ oder wählen sie “erweiterte Selektion“ um die Suche zu präzisieren. Anschliessend können Sie die Geburtstagsjubilare veranschaulichen im Bericht Jubilarenkalender. Näheres über den Jubilarenkalender finden Sie im Kapitel: 2.4 Jubilarenkalender.


2.1.5. Geburtstagsjubilare erweitert

Wenn Sie bei Geburtstagsjubilare auf “erweiterte Selektion“ klicken, kommen Sie zu diesem Suchfenster. Hier können Sie die Filterkriterien bestimmen und diese danach mit einem Klick auf “Suche“ bestätigen. Anschliessend können Sie die Geburtstagsjubilare veranschaulichen im Bericht Jubilarenkalender. Näheres über den Jubilarenkalender finden Sie im Kapitel: 2.4 Jubilarenkalender.


2.1.6. Suchresultate

Hier sehen Sie das Resultat einer Suche. Wenn Sie in der obersten Spalte auf MGNr, Vorname, Nachname, Geb Datum, Ortsverband oder auf das E-Mail Symbol klicken, dann werden alle gefundenen Mitglieder nach dem gewählten Kriterium sortiert. Ein Klick auf Geb Datum würde also alle gefundenen Mitglieder nach dem Geburtsdatum ordnen.

Wenn rechts eines Namens ein E-Mail Symbol erscheint, ist diese Person über E-Mail erreichbar. Klicken Sie dazu auf das Symbol. Es öffnet sich Ihr E-Mail Programm und Sie können diesem Mitglied eine E-Mail senden. Möchten Sie an mehrere Personen eine E-Mail schicken, können Sie mehrere Kästchen in der Spalte ganz links markieren und danach oben rechts auf das grosse E-Mail Symbol klicken. Wenn Sie allen Personen, die per E-Mail erreichbar sind, eine E-Mail schicken wollen, klicken Sie in der linken Spalte auf das oberste oder das unterste Kästchen. Möchten Sie einen Bericht über die gefundenen Mitglieder erstellen, so klicken Sie oben Rechts auf das Berichtssymbol. Es erscheint danach ein Auswahlfenster wo Sie Listen nach allen Kriterien erstellen können. Mit den Symbolen oben links exportieren Sie den Report in eine Word- oder PDF-Datei. Mit einem Klick auf die Mitgliedernummer in der zweiten Spalte, öffnet sich das Fenster für das gewünschte Mitglied mit allen Mitliederdaten.


2.2. Mitgliederdaten

2.2.1. Person

Wenn Sie im Suchergebnis eine Person gewählt haben, erscheint das Mitgliederfenster. Im Raster "Person" sehen Sie alle persönlichen Daten von dem gewählten Mitglied.

Mit diesem Symbol oben rechts, können Sie das zugehörige Hauptmitglied respektive EG, LG anzeigen.

Das E-Mail Symbol rechts können Sie benutzen um eine E-Mail an das Mitglied zu verfassen.


Mit "Austrittsmeldung" generieren Sie eine Vorlage um Austritte zu melden.

Hier können Sie Vorlagen erstellen um Änderungen der Benutzerangaben zu melden.

Blätter mit allen Daten eines Mitgliedes generieren Sie am besten mit einem Klick auf dieses Symbol.

Mit „History anzeigen“ können Sie alle getätigten Veränderungen an den Mitgliederdaten ansehen.

Austrittsmeldung

Hier können Sie Austritte erfassen und einen Grund auswählen. Mit den drei Buttons unten rechts, können Sie eine Brief-, Fax-, oder E-Mail-Vorlage erstellen, die Sie direkt an die zuständige Stelle weiterleiten könne. Mit dem Word-, PDF-Symbol oben links in der erscheinenden Vorlage können Sie den Report in eine Word-, oder PDF-Datei exportieren.


Änderungsmitteilung

Hier können Sie eine Änderungsmitteilung verfassen und danach eine Vorlage erstellen, die Sie direkt an die zuständige Stelle schicken können. Mit den drei Buttons unten rechts, können Sie eine Brief-, Fax-, oder E-Mail-Vorlage erstellen. Mit dem Word-, PDF-Symbol oben links in der Vorlage können Sie den Report in eine Word- oder PDF-Datei exportieren.


Datenblatt erstellen

Hier sehen Sie ein geöffnetes Datenblatt eines Mitgliedes. Mit dem Word-, PDF-Symbol oben links in der Vorlage können Sie den Report in eine Word-, PDF-Datei exportieren. Mit der Prozentanzeige, könne Sie die Anzeigegrösse des Datenblattes ändern.


History anzeigen

Die History zeigt alle getätigten Veränderungen an den Mitgliederdaten. In diesem Beispiel wurde im Register Person auf das History-Symbol geklickt. Wenn Sie die History zu den Verbands-, Bank-, Jugendmitglieds-, Versicherungs- oder Werbegelddaten ansehen möchten wechseln Sie einfach das Register und klicken Sie auf „History anzeigen“.


2.2.2. Verband

Hier sehen Sie die Verbandsdaten.

Mit diesem Symbol, sehen Sie mehr Informationen über den Verband.


2.2.3. Bank

Im Raster Bank sehen Sie die Bankdaten einer Person.

Mit einem Klick auf das Euro-Symbol können Sie den Buchungszeitraum festlegen für die Buchungen eines Mitgliedes, die anschliessend angezeigt werden sollen.

Wenn Sie auf das Symbol für die Kontobewegungen klicken, können Sie den Buchungszeitraum wählen für einen detaillierten Bericht über die Kontobewegungen eines Mitgliedes. Der Bericht lässt sich in eine Word- oder PDF-Datei exportieren.


2.2.4. Jugendmitgliedschaft

Wenn Ihr gewähltes Mitglied eine Jugend-Mitgliedschaft hat, oder ein Jugend-Mitglied ist, sehen Sie hier die detaillierten Daten.


2.2.5. Versicherung

Unter Versicherung sind die Versicherungsdaten zu sehen.


2.2.6. Werbegeld

Unter dem Register "Werbegeld" werden Daten des Werbers angezeigt.


2.2.7. Info

Unter Info sehen Sie Daten der letzten Änderung.


2.3. Rückläuferverarbeitung Die Rückläuferverarbeitung dient zur Weiterverarbeitung der Rückläuferdaten aus dem Beitragseinzug. Dabei sind sowohl vordefinierte Verarbeitungen, als auch freie Selektionen möglich. Die ausgewählten Rückläuferdaten stehen als Arbeitsliste (PDF) mit zugehöriger Steuerdatei (CSV) zur Mitgliederanschrift zur Verfügung.

2.3.1. Rückläufer suchen

(1) Verarbeitungsarten. Die jeweilige Verarbeitungsart schlägt jeweils Filterkriterien vor, welche eine rasche Verarbeitung der jeweiligen Daten erlauben. Die können je nach Bedarf angepasst werden.

(2) Rückläuferdatum. Datum einer einzelnen oder mehreren

Rückläuferverarbeitungen. Bsp. 01.02.2008 – 29.02.2008

(1)

(2)


2.3.2. Rückläufer-Verarbeitungsarten

2.3.2.1. Bedeutung der Verarbeitungsarten Verarbeitungsart Bedeutung RL-Liste Entspricht inhaltlich der Rückläuferliste, wie sie über

die Verbandsstruktur aufgerufen werden kann. RL-Nachbearbeitung Mitglieder welche manuell nachgebucht werden

müssen. Neue Bankdaten anfordern Für noch aktive und noch nicht korrigierte Mitglieder

braucht es neue Bankdaten Mahnung 3 Monate Mitglieder die vor 3 Monaten zum Rückläufer wurden,

aber noch nicht bereinigt sind. Mahnung 2 Jahre Mitglieder die einen Saldo von mindestens 2

Jahresbeiträgen aufweisen.

2.3.2.2. Standard-Werte der Verarbeitungsarten RL

Datum Saldo Verbucht Konto-

sperre Austritts-datum

Aktiv / inaktiv

Austritts-art

RL-Liste

Letzte Verarb.

leer

leer

leer

RL Nachbearb.

Letzte Verarb.

leer

leer

leer

Neue Bankdaten anfordern

Letzte Verarb.

leer

leer

leer

Mahnung 3 Monate

von / bis

> 0

leer

leer

Mahnung 2 Jahre

leer

24 Mt

leer

leer


2.3.3. Rückläuferübersicht – Suchergebnis

Das Ergebnis der Rückläufersuche wird tabellarisch angezeigt und kann über alle Spaltenüberschriften sortiert werden. Mit einem Klick auf die Mitgliedsnummer werden die Detaildaten angezeigt. Die Ikonen haben folgende Bedeutung:

(1) Schloss. Kontosperre.

(2) Stempel. Verbucht. (3) Türe. MG ist ausgetreten.

Verzweigt zur Listenausgabe der Rückläuferdaten.

(1) (1)

(2)

(3)


2.3.4. Listenausgabe Rückläufer

An dieser Stelle steht die Arbeitsliste zur Verfügung.


2.3.5. Titeleingabe Arbeitsliste

Der Listen kann ein freier Name zugewiesen werden. Als Vorschlag wird jeweils der Name der gewählten Verarbeitungsart gesetzt. Wahlweise können die Meldungen aus der Rückläuferverarbeitung angezeigt oder unterdrückt werden.


2.3.6. Arbeitsliste und Steuerdatei

Die angezeigte Arbeitsliste steht bereit. Mit einem Klick auf die Mitgliedsnummer (1) verzweigt der Anwender zurück auf die Mitgliederdaten des jeweiligen Mitglieds! Die Sortierung innerhalb der Liste ist identisch mit der Sortierung der angezeigten Rückläufer in der Übersicht und wird auch für die Steuerdatei beibehalten. Bei kann die Steuerdatei (CSV) zur Anschrift der Mitglieder abgerufen werden. Diese Datei ist wie folgt aufgebaut: RL_VERARBDAT Datum der Rückläuferverarbeitung RL_VERBID Verbandskennziffer (OV) RL_MGNR Mitgliedsnummer RL_VERBNAME Verbandsname (OV) RL_GEMGNR Mitgliedsnummer des Hauptmitglieds.

(1)


RL_BLZ Bankleitzahl RL_BANKTEXT Bankbezeichnung RL_KTONR Kontonummer RL_KTOINH Kontoinhaber RL_GRUND Grund desw Rückläufers wie er von der

Bank geliefert wird. RL_BETRAG_FLAG Indikator der angibt, ob die Daten

verbucht werden konnten, RL_NETTOBETRAG Nettobetrag (Ohne Gebühren und

Spesen) RL_ZWECK Zweck wie er beim Beitragseinzug

angegeben wurde. MG_VORNAME Vorname MG_NAME Nachname MG_KTOSPER Indikator der Kontosperre MG_SEX Geschlechtscode MG_ADRZ1 Adresszeile 1 für Anschrift (Name und

Vorname) MG_ADRZ2 Adresszeile 2 für Anschrift (Strasse) MG_PLZ_ORT Adresszeile 3 für Anschrift (PLZ Ort) MG_LANDTEXT Adresszeile 4 für Anschrift (Land sofern

nicht Deutschland) MG_AUSTRDAT Austrittsdatum MG_AUSTRART Austrittsart MG_BISBZDAT Bezahlt bis MG_SALDO Aktueller Saldo Alle mit RL_ beginnenden Felder beziehen sich auf die Rückläuferverarbeitung, alle mit MG_ beginnenden Felder auf die aktuellen Daten, welche beim Mitglied gespeichert sind.


2.4. Jubilarenkalender Der Jubilarenkalender dient zur Veranschaulichung der Geburtstagsjubilare, welche in dem definierten Jubiläumszeitraum gefunden wurden. Der Jubilarenkalender steht als Bericht (PDF) und (RTF) mit zugehöriger Steuerdatei (CSV) zur Verfügung.

2.4.1. Jubilare suchen

(1) Hier können Sie den Jubiläumszeitraum verändern in dem Ihre Geburtstagsjubilare gesucht werden.

(2) Sie können hier das Mindestalter für die „Auszuwählende Mitglieder“ setzen.

(1)

(2)


2.4.2. Jubilarenübersicht – Suchergebnis

Klicken Sie auf das Berichtssymbol um den Jubilarenkalender aufzurufen.


2.4.3. Berichtsauswahl

Wählen Sie den Bericht F0808 Jubilarenkalender aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf Bericht erstellen.


2.4.4. Titeleingabe Bericht

Geben Sie hier die gewünschten Listentitel ein für den Jubiläumszeitraum und den Verband, falls die Vorschlagswerte nicht Ihren Wünschen entsprechen.


2.4.5. Bericht

(1) Mit den Symbolen oben links exportieren Sie den Bericht, der angezeigt wird, in eine Word- oder PDF-Datei.

(2) Erstellen Sie eine Steuerdatei mit diesem Button . Mit der Steuerdatei

können Sie Seriendrucke erstellen, oder Sie verändern die Daten der Steuerdatei mit Excel. Näheres im Umgang zu Steuerdateien finden Sie im Kapitel 5(Serienbriefe) und 6(Adressetiketten drucken).

(1) (2)


2.4.6. Einstellungen

Mit einem Klick auf Einstellungen… können Sie die Farben, Listentitel und die angezeigten Daten von Ihrem Bericht anpassen.


Mit einem Klick auf Einstellungen… können Sie die Farben, Listentitel und die angezeigten Daten von Ihrem Bericht anpassen.


(1) Hier können Sie die Farben für den Bericht anpassen.

Klicken Sie auf dieses Symbol um Änderungen an den Farben vorzunehmen.

Wenn Sie Ihre Farbe ausgewählt haben bestätigen Sie mit einem Klick auf OK oder falls Sie keine Änderung vornehmen wollen schliessen Sie die Farbauswahl.

(1) (2)

(3) (4)

(5)

(6)

Dies ist die einfache Farbauswahl. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Farben… falls Sie eine Farbe selbst wählen möchten.

Mit der erweiterten Farbauswahl können Sie Farben selbst auswählen. Klicken Sie auf Vordefinierte Farben… wenn Sie zurück zur einfachen Farbauswahl gelangen möchten.


(2) Hier können Sie die angezeigten Daten zu jedem Mitglied in Ihrem Bericht anpassen.

(3) Mit dieser Einstellung können Sie einen Spaltenwechsel provozieren nach

jedem Monatswechsel.

(4) Wenn Sie Ihre Einstellungen beim nächsten Aufruf des Berichts behalten wollen, dann klicken Sie nach dem Anpassen der Einstellungen auf Speichern.

(5) Verändern Sie hier die gewünschten Listentitel für den Jubiläumszeitraum und

den Verband, falls die Werte nicht Ihren Wünschen entsprechen.

(6) Um die Änderungen an den Einstellungen und Listentitel für die aktuelle Berichtsanzeige zu übernehmen, müssen Sie auf Bericht neu generieren klicken.


3. Verbände

3.1. Verband suchen

3.1.1. Nach Name

Wenn Sie einen Verband nach Namen suchen, können Sie hier den gesuchten Verbandsnamen oder die Verbands-ID (Verbands-Kennziffer) eingeben und mit "Suchen" bestätigen.


Hier erscheinen alle Verbände die Ihrer Suchanfrage entsprechen. Mit einem Klick auf die Verbands-ID öffnet sich das Verbandsfenster.

3.1.2. Steuerdatei für ehrenamtliche Mitglieder

• Suchen Sie die gewünschten Verbände. • Markieren Sie mit dem (1) Kontrollkästchen die gewünschten Verbände. • Wählen Sie (2) "Steuerdatei für ausgewählte Verbände erstellen".

(2)

(1)


• Im oberen Teil (3) haben Sie die Auswahl zwischen Mitgliederpost oder

Kassenpost. Oder Sie wählen (4) Post an ehrenamtliche Mitarbeiter aus und dazu die einzelne Funktion.

• Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit (5) auszuwählen ob Sie „alle

ausgewählten Verbände mit vakanten Funktionen“ oder „nur Verbände mit besetzen Funktionen“ in Ihrer Steuerdatei berücksichtigen wollen.

• Anschliessend bestätigen Sie mit „Bericht erstellen“

(3)

(4)

(5)


• (6)Mit den Symbolen oben links exportieren Sie den Bericht, der angezeigt

wird, in eine Word- oder PDF-Datei. • (7) Erstellen Sie eine Steuerdatei mit diesem Button . Mit der Steuerdatei

können Sie Seriendrucke erstellen, oder Sie verändern die Daten der Steuerdatei mit Excel. Näheres im Umgang zu Steuerdateien finden Sie im Kapitel 5(Serienbriefe) und 6(Adressetiketten drucken).

• (8) Mit diesem Knopf löschen Sie die aktuelle Funktionsauswahl und kehren

zur Optionsseite zurück.

• (9) Wenn Sie bei der Optionsseite die Nummer (4) Post an ehrenamtliche Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie über diesen Button noch weitere Funktionen hinzufügen. (Bei Mitgliederpost und Kassenpost nicht verfügbar)

(6) (8) (9) (7)


3.1.3. Nach Struktur

Wenn Sie einen Verband in der Verbandsstruktur suchen, wählen Sie zuerst den gewünschten Bezirksverband, den Kreisverband und zuletzt den Ortsverband.


Um Informationen über einen Verband zu bekommen, klicken Sie auf das Lupe-Symbol rechts des Verbandes.

Wenn Sie einen Bericht über den gewünschten Verband erstellen wollen, so klicken Sie Rechts auf das Berichtssymbol neben dem Lupe-Symbol. Es erscheint danach ein Auswahlfenster wo Sie Berichte nach allen Kriterien erstellen können.

Wenn Sie die Ehrungen für den gewünschten Ortsverband durchführen

wollen, klicken Sie Rechts auf das Ehrungssymbol neben dem Berichtssymbol. Es erscheint danach ein Fenster in welchem Sie das Ehrungsjahr eingeben können. Daraufhin können Sie einen Bericht für die Kontrolle über die Ehrungsvergabe in eine Word- oder PDF-Datei exportieren. Näheres über die Ehrungsvergabe finden Sie hier 3.3.1 Ehrungsvergabe.


3.2. Verbanddaten

3.2.1. Verband

Wenn Sie einen Verband ausgewählt haben, öffnet sich als erstes das Raster "Verband". Hier sehen Sie alle Daten zum Verband wie die Verbands-ID, die Adresse usw.

Mit Hilfe des E-Mail Symbol rechts der E-Mail-Adresse unter Kommunikation können Sie dem Verband eine E-Mail senden, sofern der Verband eine E-Mail Adresse besitzt.

Mit "Zu den Mitgliedern" sehen Sie alle Mitglieder dieses Verbandes.

Mithilfe von diesem Symbol können Sie Mitglieder suchen im ausgewählten Verband.

Wenn Sie die Ehrungen für den gewünschten Ortsverband durchführen wollen, klicken Sie auf dieses Ehrungssymbol Falls Sie einen Bericht über den Verband erstellen wollen, so klicken Sie Rechts auf das Berichtssymbol


3.2.2. Bank

Im Raster "Bank" im Verbandsmenu sehen Sie alle Bankdaten des Verbandes.

Mit einem Klick auf das Euro-Symbol können Sie den Buchungszeitraum festlegen für die Buchungen eines Verbandes, die anschliessend angezeigt werden sollen.


3.2.3. Zugehörigkeit

Unter Zugehörigkeit sehen Sie ob es sich bei dem gewählten Verband um ein Landes-, Bezirks-, Kreis- oder Ortsverband handelt und zu welchen er dazugehört.


3.2.4. Vorstand

Hier sehen Sie die Funktionäre des Verbandes. Wenn ein Funktionär Empfänger der Mitgliederpost ist, so hat er ein Fähnchen vor seinem Namen in der Spalte MGPO. Ist der Empfänger aber Empfänger der Kassenpost, so hat er ein Fähnchen in der Spalte KAPO.

Mit diesem Symbol hinter jedem Funktionär, sehen sie weitere Informationen zu dieser Person.

Ein Klick auf die Lupe, zeigt ihnen den Funktionär in der Mitgliederansicht an.

Das E-Mail Symbol rechts können Sie benutzen um eine E-Mail an das Mitglied zu verfassen.

Möchten Sie an mehrere Personen eine E-Mail schicken, können Sie mehrere Kästchen in der Spalte ganz links markieren und danach oben rechts auf das grosse E-Mail Symbol klicken. Wenn Sie allen Personen, die per E-Mail erreichbar sind, eine E-Mail schicken wollen, klicken Sie in der linken Spalte auf das oberste Kästchen.


3.2.5. Info

Unter Info sehen Sie sonstige Informationen wie die User-ID oder das Datum der letzen Änderung der Verbandsdaten.


3.3. Ehrungen

3.3.1. Ehrungsvergabe Wenn Sie Ehrungen für einen Ortsverband durchführen wollen, dann suchen Sie im Menu Verband unter Verbandsstruktur, zuerst den gewünschten Bezirksverband, den Kreisverband und zuletzt den Ortsverband.

(1)Wenn Sie die Ehrungen für den gewünschten Ortsverband durchführen

wollen, klicken Sie Rechts auf das Ehrungssymbol neben dem Berichtssymbol.

(1)


(2)Es erscheint danach ein Fenster in welchem Sie das Ehrungsjahr eingeben können.

(3)Daraufhin können Sie einen Bericht für die Kontrolle über die Ehrungsvergabe in eine Word- oder PDF-Datei exportieren.

(2)

(3)


3.3.2. Ehrungsliste Die Ehrungsliste ist ein detaillierter Bericht über die Ehrungen innerhalb des Landesverbandes, dabei werden alle Ehrungen des gewünschten Jubiläumsjahres aufgelistet, die an jenem Verarbeitungsdatum durchgeführt wurden. Sie können die Ehrungsliste als Word- oder PDF-Datei exportieren, auch Steuerdateien können Sie erstellen für den Versand oder für Ehrungsurkunden.

(1)Klicken Sie auf das Berichtssymbol beim Landesverband.

(2)Wählen Sie den Bericht F0400 Ehrungsliste aus.

(1)

(2)


(3)Geben Sie das Jubiläumsjahr und das Verarbeitungsdatum ein.

(4)Mit den Symbolen oben links exportieren Sie den Bericht, der angezeigt wird, in eine Word- oder PDF-Datei. (5)Erstellen Sie eine Steuerdatei für den Versand mit diesem Button . (6)Erstellen Sie eine Steuerdatei für Ehrungsurkunden mit diesem Button .

(3)

(4)

(5)

(6)


4. Sonderfunktionen

4.1. Passwort ändern

Um Ihr Passwort zu ändern klicken Sie im Menu Einstellungen auf Passwort ändern. Geben Sie Ihre Benutzerkennung, Ihr momentanes Passwort und das neue Passwort ein.

4.2. Abmelden

Um sich vom System zu trennen, klicken Sie bitte auf "Abmelden" im Menu.


5. Serienbriefe

5.1. Mitglieder Die nachfolgende Beschreibung basiert auf Microsoft Windows XP.

5.1.1. Bericht erstellen

Klicken Sie nach einer Suche das Berichtssymbol oben rechts "Bericht gemäss Mitgliedersuche erstellen". Nun wählen Sie einen von diesen Berichten aus F0901 Mitgliederhauptdaten, F0902 Mitgliederbankdaten oder F0921 Mitgliederübersicht und bestätigen mit “Bericht erstellen“.


Erstellen Sie nun eine Steuerdatei mit dem diesem Button

5.1.2. Datei herunterladen und speichern

Wählen Sie im Fenster “Dateidownload“ “Speichern“.


Im Fenster “Speichern unter“ können Sie Ihre Datei abspeichern.

Nachdem der Download abgeschlossen ist, können Sie auf “schliessen“ drücken. Sie brauchen die Datei nicht zu öffnen, sondern nur zu speichern. Sie können die Datei aber öffnen, wenn Sie sie bearbeiten möchten.


5.1.3. Datei öffnen

Hier sehen Sie eine geöffnete Datei in Microsoft Excel. Hier können Sie Daten ändern oder ganze Datensätze löschen.

5.1.4. Briefvorlage öffnen

Schliessen Sie die Steuerdatei und öffnen Sie nun Ihre Briefvorlage in Microsoft Word.


5.1.5. Seriendruck-Assistent

Wählen Sie nun in der Symbolleiste von Word unter Extras => Briefe und Sendungen => Seriendruck-Assistent.

Am rechten Bildschirmrand erscheint der Seriendruck-Assistent. Wählen Sie “Briefe“ als zu erstellende Dokumente aus. Klicken Sie auf “Weiter: Dokument wird gestartet “


In Schritt 2 wählen Sie “Aktuelles Dokument verwenden“.


In Schritt 3 wählen Sie “Durchsuchen“. Es öffnet sich ein Fester in dem Sie das vorher gespeicherte Dokument auswählen müssen.


Suchen Sie nun auf Ihrem Rechner das vorher gespeicherte Dokument und klicken Sie auf öffnen um die Daten zu importieren.

Es erscheint ein Fenster namens “Seriendruckempfänger“. Hier können Sie alle eingelesenen Daten nochmals kontrollieren. Bestätigen Sie danach mit “OK“. Klicken Sie danach im Assistenten auf “Weiter“.


Klicken Sie im Schritt 4 auf “Weitere Elemente“

Es erscheint nun das Fenster „Seriendruckfeld einfügen“. Hier können Sie ein Argument auswählen. Wählen Sie z.B. NAME um den Namen des Mitglieds einzutragen.

Seriendruckfeld Bedeutung Beispiel ANREDE Anrede der Person Frau NAME Name der Person Heidi ADRESSE Adresse der Person Muster PLZ Postleitzahl 65497 ORT Wohnort Musterlingen


Seriendruckfelder einfügen

Klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle, an der Sie ein Seriendruckfeld wünschen. Wählen Sie das Feld “Weitere Elemente“

Es öffnet sich das vorher beschriebene Seriendruckfeld mit den Datenbankfeldern.

Wählen Sie z.B. Anrede und Name um die Anrede und den Namen einzutragen. Bestätigen Sie mit “Einfügen“.

Danach steht an der Stelle «VERBNAME». Word setzt beim Drucken dort automatisch jeden Verbandsnamen ein. Diese Aktion können Sie für alle Serienaktionen wie Name Adresse Wohnort usw. nutzen. In Kapitel 5.3 Serienbriefe anpassen finden Sie eine detaillierte Anleitung um die Anrede (geehrte Frau, geehrter Herr) anzupassen. Wenn Sie alle Serienbrieffelder eingefügt haben, klicken Sie im Assistenten auf “Weiter“.


Sie gelangen nun zum Schritt 5 im Assistenten.

Sie sehen eine Vorschau Ihrer Briefe. Mit den Pfeilen können Sie von einem Datensatz zum anderen navigieren.

Hier sehen Sie links eine Adresszeile in der Serienbrief-Ansicht und rechts in der Endansicht. Klicken Sie anschliessend auf “Weiter“.


Sie sind nun beim letzen Schritt angelangt. Mit dem Symbol “Drucken“ können Sie Ihren Serienbrief ausdrucken

Word fragt dann nach, was Sie alles drucken möchten. Bei der Auswahl können Sie mit “Alle“ bestimmen ob Sie alle Datensätze übernehmen wollen. Mit “Aktueller Datensatz“ übernehmen Sie nur den gerade geöffneten Datensatz. Mit “Von: Bis:“ können Sie eine gewisse Anzahl Datensätze übernehmen. (z.B. Datensätze 3 bis 19). Nach der Bestätigung mit “OK“ öffnet sich das Druckerfenster dass Sie nur noch mit “OK“ bestätigen müssen und dann automatisch druckt.


Alternativ zu “Drucken“ können Sie auch “Individuelle Briefe bearbeiten“ wählen. Es öffnet sich das oben erklärte Fenster wo Sie festlegen können, ob Sie alle oder nur einzelne Datensätze übernehmen möchten. Nach der Bestätigung mit “OK“ öffnet sich automatisch ein Dokument mit den gewählten Datensätzen Sie können nun noch spezielle Änderungen in einzelnen Briefen wie z.B. persönliche Widmungen machen.

Wenn Sie Ihr Dokument nun drucken möchten, wählen Sie Datei => Drucken oder drücken Sie die Kurzwahl CTRL + P. Das “Drucken“ Fenster erscheint und Sie können einen Drucker, Anzahl Ausdrucke, Qualität usw. wählen.


5.2. Verbände Die nachfolgende Beschreibung basiert auf Microsoft Windows XP.

5.2.1. Bericht erstellen Bei der Mitgliedersuche geben Sie den gewünschten Verband ein.

Klicken Sie nach einer Suche das Berichtssymbol oben rechts "Bericht gemäss Mitgliedersuche erstellen". Nun wählen Sie einen von diesen Berichten aus F0901 Mitgliederhauptdaten, F0902 Mitgliederbankdaten oder F0921 Mitgliederübersicht und bestätigen mit “Bericht erstellen“.



5.2.2. Datei herunterladen und speichern






5.2.3. Datei öffnen

Hier sehen Sie eine geöffnete Datei in Microsoft Excel. Hier können Sie Daten ändern oder ganze Datensätze löschen. Hier sehen Sie die geöffnete Datei in Microsoft Excel. Hier können Sie Daten ändern oder ganze Datensätze löschen.

5.2.4. Briefvorlage öffnen

Schliessen Sie die Steuerdatei und öffnen Sie nun Ihre Briefvorlage in Microsoft Word.


5.2.5. Seriendruck-Assistent


Am rechten Bildschirmrand erscheint der Seriendruck-Assistent. Wählen Sie “Briefe“ als zu erstellende Dokumente aus. Klicken Sie auf “Weiter: Dokument wird gestartet “


In Schritt 2 wählen Sie “Aktuelles Dokument verwenden“.





Es erscheint ein Fenster namens “Seriendruckempfänger“. Hier können Sie alle eingelesenen Daten nochmals kontrollieren. Bestätigen Sie danach mit “OK“. Klicken Sie danach im Assistenten auf “Weiter“.


Klicken Sie im Schritt 4 auf “Weitere Elemente“ Es erscheint nun das Fenster „Seriendruckfeld einfügen“. Hier können Sie ein Argument auswählen.

Wählen Sie z.B. VERBNAME um den Verbandsnamen einzutragen.

Seriendruckfeld Bedeutung Beispiel VERBID Verbands-ID 1020100 VERBNAME Verbandsname Baden-Baden ADR_Z1 Adresszeile 1 VdK KV Baden-Baden MGNR Mitgliedernummer 5014753 ANREDE Anrede Frau NAME Name Heidi Muster EMAIL E-Mail Adresse [email protected] ADR_Z3 Adresszeile 3 Gartenstr. 8 oder Postfach 219 LAND Land D PLZ Postleitzahl 79258 ORT Ort Hartheim


Seriendruckfelder einfügen

Klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle, an der Sie ein Seriendruckfeld wünschen. Wählen Sie das Feld “Weitere Elemente“

Es öffnet sich das vorher beschriebene Seriendruckfeld mit den Datenbankfeldern.

Wählen Sie z.B. VERBNAME um den Verbandsnamen einzutragen. Bestätigen Sie mit “Einfügen“.

Danach steht an der Stelle «VERBNAME». Word setzt beim Drucken dort automatisch jeden Verbandsnamen ein. Diese Aktion können Sie für alle Serienaktionen wie Name Adresse Mitgliedernummer usw. nutzen. Wenn Sie alle Serienbrieffelder eingefügt haben, klicken Sie im Assistenten auf “Weiter“.


Sie gelangen nun zum Schritt 5 im Assistenten.

Sie sehen eine Vorschau Ihrer Briefe. Mit den Pfeilen können Sie von einem Datensatz zum anderen navigieren.

Hier sehen Sie links eine Adresszeile in der Serienbrief-Ansicht und rechts in der Endansicht. Klicken Sie anschliessend auf “Weiter“.


Sie sind nun beim letzen Schritt angelangt. Mit dem Symbol “Drucken“ können Sie Ihren Serienbrief ausdrucken

Word fragt dann nach, was Sie alles drucken möchten. Bei der Auswahl können Sie mit “Alle“ bestimmen ob Sie alle Datensätze übernehmen wollen. Mit “Aktueller Datensatz“ übernehmen Sie nur den gerade geöffneten Datensatz. Mit “Von: Bis:“ können Sie eine gewisse Anzahl Datensätze übernehmen. (z.B. Datensätze 3 bis 19). Nach der Bestätigung mit “OK“ öffnet sich das Druckerfenster dass Sie nur noch mit “OK“ bestätigen müssen und dann automatisch druckt.


Alternativ zu “Drucken“ können Sie auch “Individuelle Briefe bearbeiten“ wählen. Es öffnet sich das oben erklärte Fenster wo Sie festlegen können, ob Sie alle oder nur einzelne Datensätze übernehmen möchten. Nach der Bestätigung mit “OK“ öffnet sich automatisch ein Dokument mit den gewählten Datensätzen Sie können nun noch spezielle Änderungen in einzelnen Briefen wie z.B. persönliche Widmungen machen

Wenn Sie Ihr Dokument nun drucken möchten, wählen Sie Datei => Drucken oder drücken Sie die Kurzwahl CTRL + P. Das “Drucken“ Fenster erscheint und Sie können einen Drucker, Anzahl Ausdrucke, Qualität usw. wählen.


5.3. Anpassen von Serienbriefen Serienbriefen an weibliche wie auch männliche Personen können Sie mit geschlechtspezifischen Anreden anpassen. Statt dass man geehrte/r Herr Muster, geehrte/r Frau Müller schreibt, passt Word die Anrede automatisch an. Als erstes klicken Sie im Menu Extras => Briefe und Sendungen => Seriendruck-Symbolleiste einblenden, um die Seriendruck-Symbolleiste einzublenden.

Klicken Sie danach die gewünschte Stelle im Text an, z.B. vor «ANREDE» «NAME». Wählen Sie dann in der Symbolleiste Bedienungsfeld einfügen und klicken Sie auf "Wenn… Dann… Sonst…"

Hier können Sie das Bedienungsfeld bearbeiten. Wählen Sie als Feldname "Anrede", denn dort ist bestimmt ob die Person weiblich oder Männlich ist. Bei Vergleich wählen Sie Gleich und bei Vergleichen mit tippen Sie Frau ein.


Jetzt kontrolliert Word ob die Person mit Frau oder Herr angesprochen wird und es fügt den ersten oder den zweiten Text ein. Ins erste Feld, wenn die Person weiblich ist, kommt also geehrte. Und ins zweite Feld, wenn die Person nicht weiblich ist, also männlich, kommt geehrter.

.

Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus einem Serienbrief im Bearbeitungsmodus.

Hier sehen Sie einen Ausschnitt im Vorschau-Modus mit einer Frau

Und hier die Vorschau mit einem Mann.


6. Telefonbuch Sie können sich ein Telefonbuch eines Kreis- oder Ortsverbandes erstelle. Bitte beachten Sie die Anforderungen unter Druckanforderungen bevor Sie sich ein Telefonbuch erstellen.

6.1. Report erstellen Wählen Sie im Verbandsmenü die Verbandsstruktur und wählen Sie dort den gewünschten Kreis- oder Ortsverband. Danach wählen Sie wie gewohnt die Report Schaltfläche aus, um einen Report zu erstellen.

Sie kommen nur zur gewohnten Report-Auswahl wo Sie den Report F0111 Telefonbuch auswählen können. Wählen Sie den Report Telefonbuch A6 nur aus, wenn Ihr Drucker A5 drucken kann und Sie A5 Blätter besitzen. Erstellen Sie den Report über „Bericht erstellen“ Mit dem gewohnten Symbol können Sie ein PDF des Reports erstellen.

Sie können nun das PDF speichern und öffnen. Um das PDF anzusehen brauchen Sie einen PDF-Reader wie z.B. Adobe Acrobat. Eine Erklärung um Adobe Acrobat zu installieren finden Sie ebenfalls in der Hilfe.


6.2. Report drucken

6.2.1. Druckeranforderungen Um ein Telefonbuch drucken zu können, muss Ihr Drucker folgende Leistungen beinhalten: Für ein Telefonbuch im A5 Format - Duplex-Funktion (zweiseitiger Druck) - Booklet-/ Broschürendrucksoftware - A4 Papier Für ein Telefonbuch im A6 Format - Duplex-Funktion (zweiseitiger Druck) - Booklet-/ Broschürendrucksoftware - A5 Papier Die Booklet-/ Broschürendrucksoftware ist bei einigen Druckertreibern integriert. Sollte Ihr Druckertreiber keine integrierte Booklet-/ Broschürendrucksoftware beinhalten, empfehlen wir Ihnen die FinePrint Software. Die Fineprint Software können Sie für $49.95 auf www.fineprint.com beziehen. Möchten Sie grössere Auflagen von Telefonbüchern drucken, kann es von Vorteil sein diese in einer Druckerei drucken zu lassen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, auf der zweiten und letzen Seite Ihre Werbung abzudrucken. Wenn Sie alle Anforderungen erfüllt haben, können Sie nun Ihr Booklet / Ihre Broschüre drucken.


6.2.2. Drucken via Druckertreiber Hier wird beschrieben, wie sich das Booklet mit dem HP Color Laserjet 4500 PCL 6 drucken lässt. Ihre Druckersoftware kann von dieser abweichen. Sie öffnen das PDF und wählen Drucken. Gehen Sie mittels Propertiers in das Eigenschaftsmenus des Druckers.

Wählen Sie die Option „Beidseitiger Druck“ & „A4 (Bindung links)“ Ihr Telefonbuch wird nun in A4 ausgedruckt. Es werden beidseitig zwei A5-Seiten auf eine A4 Seite gedruckt, sodass Sie die A4 Seiten falten und heften können und dann ein A5 Telefonbuch haben.


6.2.3. Drucken via FinePrint Software Hier wird beschrieben, wie sich das Booklet mit der FinePrint Software drucken lässt. Sie müssen dieses Programm besitzen um damit drucken zu können. Sie öffnen das PDF und wählen Drucken. Wählen Sie als Drucker „FinePrint Driver“ aus und gehen sie mittels Properties in die Druckereigenschaften.

Wählen Sie „Booklet“ aus um eine Broschüre zu drucken.

Schliessen Sie nun die Eigenschaften und wählen Sie Drucken.


Nach ein paar Sekunden öffnet sich FinePrint und Sie können unter Printer Ihren Drucker auswählen und das Telefonbuch ausdrucken.

Ihr Telefonbuch wird nun in A4 ausgedruckt. Es werden beidseitig zwei A5-Seiten auf eine A4 Seite gedruckt, sodass Sie die A4 Seiten falten und heften können und dann ein A5 Telefonbuch haben.

6.2.4. Druckerei Sie haben die Möglichkeit, Ihr Telefonbuch in einer Druckerei professionell drucken zu lassen. Um Ihr Telefonbuch in der Druckerei drucken zu lassen, wenden Sie sich an eine lokale Druckerei. Um etwas in der Druckerei drucken zu lassen, brauchen Sie keine Booklet-/ Broschürendrucksoftware. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, auf der zweiten und der letzen Seite Ihre Werbung abzudrucken. Bitte beachten Sie, dass sich der Druck in einer Druckerei erst ab einer grösseren Stückzahl lohnt.


7. Adressetiketten drucken Klicken Sie nach einer Suche das Berichtssymbol oben rechts "Bericht gemäss Suche erstellen".

7.1 Etiketten Mit einem Klick auf Etiketten gelangen Sie ins Etikettenmenü wo Sie die fertigen Etiketten in verschiedenen Formaten exportieren und ausdrucken können. Falls Ihr gewünschtes Etikettenformat nicht dabei ist, können Sie wie in Punkt 7.1 beschrieben mit der Steuerdatei eigene erstellen.


Etikettenvorlage und Startetikette Im Etikettenmenü oben können Sie die gewünschte Etikettenvorlage auswählen. Wenn Sie eine neue Vorlage auswählen, wird die Beschreibung und die Vorschau automatisch aktualisiert. Wenn Ihr Etikettenbogen schon bedruckt ist, aber noch freie Etiketten hat, können Sie diese auch noch bedrucken. Deaktivieren Sie dazu die gewünschten Etiketten um diese zu überspringen.

Beispiel Auf Ihrem Bogen mit total 21 Etiketten sind die ersten 5. Etiketten bedruckt. Klicken Sie in der Vorschau auf die 5. Etikette, um die Etiketten 1-5 zu deaktivieren. Der Druck startet nun automatisch bei der 6. Etikette. So können Sie alle Etiketten Ihres Bogens nutzen.


Zusätzliche Einstellungen Auf dem letzen Bildschirm können Sie im Informationsteil Ihre Auswahl kontrollieren. Haben Sie die richte Etikettenvorlage ausgewählt? Ist die Startetikette korrekt? Haben Sie die Anzahl benötigter Etikettenbögen bereit? Im unteren Teil des Bildschirms können Sie zusätzliche Einstellungen für den Etikettendruck definieren.


Versand Beim Versand kann ausgewählt werden ob Sie die Post selbst verteilen (Verteildienst), oder ob sie per Post (Postversand) verschickt wird. Beim Verteildienst wird die Privatadresse des Adressaten angezeigt, beim Postversand wird falls vorhanden die Firmenadresse oder das Postfach ausgegeben.

Anzeige der Absenderadresse Sie können zusätzlich eine Absenderadresse definieren die in Ihren Einstellungen gespeichert wird. Beim nächsten Aufruf wird die Adresse also als Voreinstellung angezeigt.

Anzeige eines Logos Sie könne auswählen, ob Sie ein Logo auf Ihren Etiketten wünschen.

Versandland Sie können hier auswählen, in welchem Land die Post verschickt wird. Verschicken Sie die Post in Deutschland, wählen Sie also Deutschland als Versandland. Der Landcode vor der Postleitzahl wird nun nur angezeigt, falls er nicht Deutschland (D) ist.


Adressen Wählen Sie hier ob Sie alle kompletten Adressen sowie unvollständige Adressen wie auch Adressen mit Versandsperre drucken möchten. Falls Sie alle Adressen drucken möchten markieren Sie beide Checkboxen.

Bericht erstellen / Speichern Über den Knopf „Etiketten erstellen“ wird Ihr Bericht generiert. Wenn Sie „Einstellungen speichern“ wählen, werden die Einstellungen wie Absender, Logo usw. gespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.


7.1. Mitglieder-Bericht erstellen Klicken Sie nach einer Suche das Berichtssymbol oben rechts "Bericht gemäss Suche erstellen".

Nun wählen Sie einen von diesen Berichten aus F0901 Mitgliederhauptdaten, F0902 Mitgliederbankdaten oder F0921 Mitgliederübersicht und bestätigen mit “Bericht erstellen“.



7.2. Datei herunterladen und speichern






7.3. Datei öffnen

Hier sehen Sie eine geöffnete Datei in Microsoft Excel. Hier können Sie Daten ändern oder ganze Datensätze löschen.

7.4. Neues Word Dokument öffnen

Öffnen Sie mit Datei => Neu ein neues Word Dokument.


7.5. Seriendruck-Assistent


Am rechten Bildschirmrand erscheint der Seriendruck-Assistent. Wählen Sie “Etiketten“ als zu erstellende Dokumente aus. Klicken Sie auf “Weiter: Dokument wird gestartet “


Wählen Sie Etikettenoptionen um die Grösse der Etiketten anzupassen.

Wählen Sie die Etikettenmarke und die Bestellnummer Ihrer Etiketten, diese sollten auf der Packung der Etiketten stehen. Bei Unserem Beispiel wählen wir "Zweckform 3474"





Es erscheint ein Fenster namens

“Seriendruckempfänger“. Hier können Sie alle eingelesenen Daten nochmals kontrollieren. Bestätigen Sie danach mit “OK“. Klicken Sie danach im Assistenten auf “Weiter“.


Wählen Sie Weitere Elemente. Es erscheint nun das Fenster „Seriendruckfeld einfügen“. Hier können Sie Argumente auswählen.

Fügen Sie z.B. Name ein. Danach steht an der Stelle «ERBNAME». Word setzt beim Drucken dort automatisch jeden Namen aus der Steuerdatei ein. Diese Aktion können Sie für alle Serienaktionen wie Name Adresse Wohnort usw. nutzen.

Seriendruckfeld Bedeutung Beispiel ANREDE Anrede der Person Frau NAME Name der Person Heidi ADRESSE Adresse der Person Muster PLZ Postleitzahl 65497 ORT Wohnort Musterlingen


In der Entwurfsansicht In der Druckansicht

Wenn Sie alle Elemente eingefügt haben, wählen Sie Alle Etiketten aktualisieren um die Felder auf alle Etiketten zu übertragen. Wählen Sie Weiter, um eine Vorschau anzuzeigen.


Hier sehen Sie die Vorschau, diese können Sie jetzt auf einen Etikettenbogen drucken und die Etiketten benutzen.

Documents

masc-ima WebBrowser© copyright by masc ag 2008 13 2.1.6. Suchresultate Hier sehen Sie das Resultat einer Suche. Wenn Sie in der obersten Spalte auf MGNr, Vorname, Nachname, Geb Datum,