Microsoft ® Access ® 2010-Schulung Entwerfen der Tabellen für eine neue Datenbank

Microsoft® Access® 2010-SchulungEntwerfen der Tabellen für eine neue Datenbank

Entwerfen der Tabellen für eine neue Datenbank

Kursinhalt• Übersicht: Planen eines guten Entwurfs

• Lektion: Enthält neun Abschnitte mit Anleitungen

• Empfohlene Übungsaufgaben

• Test

• Kurzübersichtskarte


Übersicht: Planen eines guten Entwurfs

Sie sind neu bei Access 2010? In diesem Kurs werden die Access-Grundlagen vermittelt, und Sie beginnen mit einem guten Entwurf, wodurch sichergestellt wird, dass in der Datenbank alle Daten präzise erfasst werde.

Dieser Kurs befasst sich insbesondere mit dem Entwurf der Tabellen und Beziehungen für eine neue Datenbank.


Kursziele1. Planen der Tabellenstruktur einer neuen

Datenbank

2. Planen der Felder - der einzelnen Spalten in jeder Tabelle

3. Planen der Primärschlüsselfelder, die Beziehungen zwischen Tabellen ermöglichen

4. Entwerfen der Tabellen für eine Webdatenbank, eine Datenbank, die Sie auf einer Microsoft® SharePoint®-Website veröffentlichen


Planung

Sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie einen Plan erstellen.

Stellen Sie sich für diesen Kurs vor, dass Sie das Inventar Ihres Unternehmens verwalten: Computer, Schreibtische und andere Ausrüstung. Für die Eingabe und die Verwaltung dieser Daten haben Sie ein Tabellenblatt verwendet. Die Datei ist inzwischen jedoch so groß geworden, dass es schwierig ist, Daten zu suchen und zu ändern, und einige der Datensätze sind fehlerhaft.

Wenn Sie diese Daten in eine Access-Datenbank verschieben, kann dies Ihre Arbeit vereinfachen. Aber wie beginnen Sie?


Planung


Die Terminologie für den Datenbankentwurf kann recht technisch sein (es werden z. B. Begriffe wie "Normalformen" verwendet), im Folgenden werden jedoch die Grundlagen beschrieben:

Untersuchen Sie die Daten, die erfasst werden müssen. Wie viele dieser Daten werden wiederholt? Wie häufig listet Ihr Datenblatt beispielsweise Lieferanten auf? Sie suchen nach diesen wiederholten Daten und verschieben diese in eine eigene Tabelle.


Planung


Als Teil dieses Vorgangs stellen Sie sicher, dass jede Tabelle eindeutige Daten enthält. Eine Tabelle mit Postendaten enthält z. B. keine Umsatzinformationen und eine Tabelle mit Gehaltsdaten keine Krankenstände.

Der Vorgang des Aufschlüsselns der Daten in kleinere Tabellen wird als Normalisierung bezeichnet.


Planung


Nachdem Sie die Daten normalisiert haben, führen Sie diese erneut zusammen, indem Sie die Tabellen durch Beziehungen verknüpfen. Die Abbildung zeigt dies.

Das ursprüngliche Datenblatt erfasst die Daten in einer langen Liste, während die Datenbank die Daten in Tabellen aufteilt. Die Tabellen stehen ihrerseits so miteinander in Beziehung, dass Sie Informationen abrufen und Aussagen aus den Daten extrahieren können.


Planung


Diese Sammlung von Tabellen und Beziehungen ist die Basis jeder relationalen Datenbank. Ohne diese Elemente gibt es keine Datenbank.

Fahren Sie also mit dem Kurs fort, und erlernen Sie den Entwurfsvorgang Schritt für Schritt.


Entscheidung für einen bestimmten Zweck

Wer, was, wann, wo, warum und wie

Der erste Schritt beim Planen einer neuen Datenbank besteht im Erfassen ihres Zwecks. In diesem Fall müssen Sie die Postendaten Ihres Unternehmens eingeben und verwalten.

Das ist jedoch noch nicht alles. Fragen Sie sich, wer die Datenbank verwenden wird und auf welche Weise dies geschieht. Stellen Sie sicher, dass das Anforderungsprofil diese unterschiedlichen Anforderungen und Verwendungszwecke berücksichtigt.


Entscheidung für einen bestimmten Zweck

Wer, was, wann, wo, warum und wie

Halten Sie das Anforderungsprofil griffbereit, und verwenden Sie es beim Entwerfen der Tabellen als Referenz. Das Profil muss nicht perfekt sein. Sie können es jederzeit ändern, und wahrscheinlich wird dies sogar erforderlich sein.


Auflisten der Daten, die gespeichert werden sollen

Alle Daten, die gespeichert werden sollen

Ein guter Datenbankentwurf verhindert, dass Sie Daten duplizieren. Außerdem stellt er sicher, dass die Daten vollständig und (besonders wichtig) richtig sind.




Damit dieses Ziel erreicht wird, beginnen Sie damit, die zu erfassenden Daten aufzulisten. Sie können mit den vorhandenen Daten (in diesem Fall der Kalkulationstabelle) beginnen. Wenn Sie hingegen ein Hauptbuch oder Formulare verwenden, sammeln Sie Beispiele für diese Dokumente. Auch sollten Sie Ihre Kollegen nach ihren Anforderungen befragen.




Eine weitere Methode zum Identifizieren der Informationen, die gespeichert werden müssen, besteht im Erstellen eines Flussdiagramms der Aufgaben, die mit Ihren Daten in Verbindung stehen.Wer gibt z. B. die Daten ein, und wie geschieht dies? Welche Arten von Formularen sind erforderlich?




Sie sollten auch die Berichte oder Mailings bedenken, die aus der Datenbank generiert werden sollen. Möchten Sie z. B. wissen, wann Schreibtische und Bürostühle ersetzt werden müssen? Wer benötigt diese Informationen? Wenn Sie die Daten untersuchen, die eingegeben und verarbeitet werden müssen, kann dies die Entscheidung erleichtern, welche Daten gespeichert werden sollen.


Gruppieren der Daten nach Themenkategorien

Sammlungen eindeutiger Informationen

Beim Auflisten der zu erfassenden Daten werden Sie schnell erkennen, dass diese auf natürliche Weise in mindestens eine Themenkategorie oder Gruppe fallen. Ihre Informationen bilden z. B. die folgenden Gruppen:

• Postendaten, z. B. Modelle, Kaufdatumsangaben und Kosten.




• Lieferantendaten - Angaben zu den Lieferanten von Computern, Schreibtischen und anderer Geschäftsausstattung. Diese Kategorie enthält ggf. Firmennamen, Adressen, Rufnummern und Kontaktnamen.

• Supportdaten - Angaben zu den Dienstleistern, die die Geschäftsausstattung reparieren und warten. Diese Daten ähneln Lieferantendaten, weil ebenfalls Firmen- und Kontaktnamen enthalten sind.




Die Gruppierung ist wichtig, weil jede Gruppe einer Tabelle zugeordnet sein kann, z. B. Posten, Support und Lieferanten. Ihre Gruppen führen ggf. nicht zu einer vollständigen Liste von Tabellen, sie bilden jedoch einen guten Ausgangspunkt.

Scheuen Sie sich nicht, die Aufstellungen zu überarbeiten. Stellen Sie nur sicher, dass jede Gruppe eindeutige Daten enthält - nur Postenformationen in einer Gruppe, nur Lieferantendaten in einer anderen Gruppe usw.


Aus Gruppen, Feldern

Sie beginnen mit den Details

Der nächste Schritt in Ihrem Entwurf besteht im Auflisten der Felder für jede Tabelle. In einer Access-Tabelle werden Spalten als Felder und einzelne Datensätze als Zeilen bezeichnet. Jedes Feld in einer Tabelle steht dabei immer mit den anderen Feldern in Beziehung.

In einer Tabelle mit Geschäftskontaktdaten sind z. B. normalerweise Felder für den Vornamen, den Nachnamen, die Firma, Rufnummern und weitere Angaben vorhanden.




Jedes Feld muss eine Beziehung zu den anderen Feldern aufweisen, und jedes Feld darf nur für Geschäftskontakte gelten. Diese Sammlung von in Beziehung stehenden Feldern wird als "Beziehung (Relation)" bezeichnet. Der Begriff relationale Datenbank leitet sich hiervon ab.Sie planen Ihre Felder, indem Sie die jeweiligen Informationen festlegen, die jede der Gruppen erfassen soll. Auch hier können Sie die vorhandenen Daten (das Datenblatt, ein Hauptbuch oder sogar Ihre Papierkartei) verwenden.




Für Ihre Postendatenbank möchten Sie ggf. jeden Artikel sowie Informationen zu jedem einzelnen Artikel auflisten, z. B. Angaben zum Kaufdatum und zu den Kosten. Versuchen Sie als Teil dieser Aufgabe, jedes Feld bis auf seine kleinste logische Komponente zu reduzieren.

In einem guten Entwurf stellt ein Feld ein einzelnes Datenelement dar, und der Name des Feld bezeichnet diese Daten eindeutig.




Während der Arbeit stellen Sie ggf. fest, dass Sie Daten aus einer Tabelle in einer anderen Tabelle verwenden möchten. Die Abbildung zeigt beispielsweise, dass die Gruppe Posten Felder für Lieferanten und den Support enthält. Das ist nicht weiter bemerkenswert. Sie erkennen, wie Sie Ihre Tabellen miteinander in Beziehung setzen müssen, und diese Beziehungen werden zurzeit nur oberflächlich erläutert. Beziehen Sie zum jetzigen Zeitpunkt alle Felder ein, von denen Sie glauben, dass sie in der Tabelle enthalten sein sollten.




Falls Sie sich fragen, warum keine Zeilen geplant werden: Diese ergeben sich auf natürliche Weise beim Eingeben von Daten in die Felder.


Planen von Datentypen

Jedem Feld wird ein Datentyp zugewiesen

Nachdem Sie die Felder in jeder Tabelle aufgelistet haben, müssen Sie entscheiden, welcher Datentyp den einzelnen Feldern zugewiesen wird. Ein Datentyp ist eine Eigenschaft, die steuert, was in ein Feld eingegeben werden kann.

Wenn Sie z. B. Textdaten wie etwa Namen und Adressen speichern möchten, legen Sie die Felder auf den Datentyp Text fest. Wenn Sie Datumsangaben und Uhrzeiten speichern möchten, legen Sie das Feld auf den Datentyp Datum/Uhrzeit fest.




Datentypen stellen für alle relationalen Datenbanken einen Standard dar, und sie unterstützen die Eingabe richtiger Daten. Sie können z. B. keinen Namen in ein Feld eingeben, für das Datumsangaben und Uhrzeiten festgelegt wurden. Datentypen unterstützen außerdem die Steuerung der Größe der Datenbank, weil sie die Größe der Felder steuern. Sie vergeuden keinen Speicherplatz durch Speichern einer kleinen Textmenge in einem großen Feld.




In Access ist das Festlegen von Datentypen ganz einfach. Notieren Sie sich zum jetzigen Zeitpunkt beim Auflisten der Felder den Datentyp für jedes Feld.


Planen der Primärschlüssel

Ein wichtiges Feld für alle Tabellen

Der nächste Schritt in Ihrer Planung besteht im Hinzufügen eines Primärschlüsselfelds zu jeder der Tabellen. Ein Primärschlüssel ist ein Feld (oder eine Kombination von Feldern) mit einem Wert, der jeden Datensatz (jede Zeile in einer Tabelle) eindeutig definiert. Eine Telefongesellschaft unterscheidet beispielsweise alle Personen mit dem Namen "Johann Schmitz", indem diese durch einen eindeutigen Primärschlüsselwert identifiziert werden.




Primärschlüssel identifizieren nicht nur jeden Datensatz in der Datenbank, sie werden auch in den Beziehungen zwischen den Tabellen verwendet. Primärschlüssel sind in der Tat so außerordentlich wichtig, dass eine Regel für sie gilt: Jede Tabelle in der Datenbank muss einen Primärschlüssel besitzen. Ohne diesen können keine Beziehungen erstellt oder sinnvolle Informationen aus den Daten extrahiert werden.




Access stellt mehrere Methoden für das Erstellen von Primärschlüsseln zur Verfügung.

Da Sie zurzeit erst am Anfang stehen, besteht das einfachste Verfahren im Planen eines Felds "ID" (z. B. "PostenID" oder “LieferantenID”) für jede Tabelle und im anschließenden Festlegen dieses Felds auf den Datentyp AutoWert.




Access inkrementiert dann den Wert in diesem Feld bei jedem Hinzufügen eines neuen Datensatzes um 1. Wenn Sie planen, die Datenbank in SharePoint zu veröffentlichen, müssen Sie außerdem Felder des Typs AutoWert als Primärschlüssel für alle Tabellen verwenden.


Planen der Fremdschlüssel

Der Schlüsselaspekt für Beziehungen: Freigeben der Schlüssel

An früherer Stelle wurde in diesem Kurs bereits erwähnt, dass nach dem Aufteilen der Daten auf Tabellen diese mithilfe von Verknüpfungen, die als Beziehungen bezeichnet werden, erneut kombiniert werden. Tabellenbeziehungen können komplex werden und werden im Rahmen dieses Kurses nicht behandelt. Zum jetzigen Zeitpunkt müssen Sie sie nur planen. Zu diesem Zweck entscheiden Sie, wo Fremdschlüssel eingefügt werden sollen.




Ein Fremdschlüssel ist einfach ein Primärschlüssel, den Sie in einer anderen Tabelle verwenden.

Im Bild wird Folgendes gezeigt: Sie können erkennen, wie aus den Primärschlüsseln in den Tabellen Lieferanten und Support Felder in der Tabelle Posten geworden sind. Diese doppelt vorhandenen Felder in der Tabelle Posten sind Fremdschlüssel.




Möglicherweise denken Sie nun, dass durch eine derartige gemeinsame Verwendung von Feldern einige Daten dupliziert werden. Machen Sie sich keine Gedanken, diese Art der Duplizierung ist unbedenklich. Primärschlüsselwerte sind klein, und Sie können nur Informationen aus Ihren Datenbanken extrahieren, wenn Sie sie in Beziehungen verwenden. Geben Sie daher im nächsten Schritt Ihres Entwurfs Ihre Fremdschlüsselfelder an.


Entwurfstabellen für SharePoint

Webdatenbanken verlangen Planung

Entscheiden Sie im abschließenden Schritt des Entwurfsprozesses, ob die Datenbank in SharePoint veröffentlicht werden soll. Wenn dies der Fall ist, können Ihre Tabellen einige der von Access bereitgestellten Funktionen nicht verwenden.

Sie können z. B. nur die Datenblattansicht zum Erstellen von Tabellen verwenden, nicht den Tabellen-Designer.




Außerdem sind die einzigen Arten von Beziehungen, die erstellt werden können, Nachschlagefelder. Dies ist ein Beziehungstyp, der die Auswahl der in einer Tabelle gespeicherten Werte aus einer Liste in einer anderen Tabelle ermöglicht.




Access verwendet diese Einschränkungen, weil Ihre Datenbank durch den Veröffentlichungsvorgang in dynamisches HTML und ECMAScript konvertiert wird. Daher muss das Erstellen von Datenbankkomponenten (die in Access als Objekte bezeichnet werden) vermieden werden, die die nicht in diese Sprachen konvertiert werden können.

Notieren Sie sich daher im abschließenden Schritt der Planung, ob die Datenbank veröffentlicht wird. Dies ist nur ein kleines Detail, jedoch außerordentlich wichtig.


Vorschläge für praktische Übungen

1. Beginnen Sie mit der Planung.

2. Befassen Sie sich mit der Datenbankvorlage Posten.

3. Untersuchen Sie die Methoden zur Vermeidung redundanter Daten, ohne Tabellen zu erstellen.

Onlineübung (erfordert Access 2010)

http://office.microsoft.com/de-de/access-help/practice-RZ101772996.aspx?section=11


Testfrage 1Welche Funktion besitzt ein Primärschlüssel? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Er identifiziert jeden Datensatz in einer Tabelle eindeutig.

2. Er dient zum Ver- und Entschlüsseln der Datenbank.

3. Er stellt sicher, dass Daten in die richtige Tabelle eingegeben werden.


Testfrage 1

Primärschlüssel besitzen alle genannten Funktionen, und alle Tabellen müssen ein Primärschlüsselfeld enthalten.

Welche Funktion besitzt ein Primärschlüssel?

Antwort:1. Er identifiziert jeden Datensatz in einer Tabelle

eindeutig.


Testfrage 2Was stellt ein guter Datenbankentwurf für die Daten sicher? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Sie sind immer gesichert.

2. Sie sind vollständig und richtig.

3. Sie werden dupliziert, damit sie einfacher gesucht werden können.


Testfrage 2

Vollständigkeit und Richtigkeit sind wesentliche Voraussetzungen für das Treffen fundierter Entscheidungen.

Was stellt ein guter Datenbankentwurf für die Daten sicher?

Antwort:

2. Sie sind vollständig und richtig.


Testfrage 3Alle Daten sollten immer in separaten Tabellen gespeichert werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch


Testfrage 3

Wenn Sie eine kleine Zahl von Elementen speichern und nachverfolgen müssen, können Sie ein Nachschlagefeld verwenden, das eine Werteliste enthält.

Alle Daten sollten immer in separaten Tabellen gespeichert werden.

Antwort:

2. Falsch


Testfrage 4Wie viele Tabellen sollte eine Datenbank mit einem guten Entwurf enthalten? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. So viele, wie erforderlich sind, um alle Daten ohne Redundanz zu erfassen

2. Eins

3. Zwei


Testfrage 4

Es kann sich um eine Tabelle oder um Dutzende von Tabellen handeln.

Wie viele Tabellen sollte eine Datenbank mit einem guten Entwurf enthalten?

Antwort:1. So viele, wie erforderlich sind, um alle Daten ohne

Redundanz zu erfassen


Testfrage 5Welche Aktionen führen Sie aus, um eine Beziehung zwischen Tabelle A und Tabelle B herzustellen? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Sie führen Tabelle A mit Tabelle B zusammen.

2. Sie verknüpfen Tabelle A mit Tabelle B.

3. Sie fügen den Primärschlüssel aus Tabelle A zu Tabelle B hinzu (oder umgekehrt).


Testfrage 5

Wenn Sie einer anderen Tabelle ein Primärschlüsselfeld hinzufügen und eine Beziehung erstellen, wird dieses neue Feld zu einem Fremdschlüssel.

Welche Aktionen führen Sie aus, um eine Beziehung zwischen Tabelle A und Tabelle B herzustellen?

Antwort:3. Sie fügen den Primärschlüssel aus Tabelle A zu

Tabelle B hinzu (oder umgekehrt).


KurzübersichtskarteEine Zusammenfassung der in diesem Kurs behandelten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte.

http://office.microsoft.com/de-de/access-help/quick-reference-card-RZ101772996.aspx?section=14&mode=print

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