MM Uebung ss11 - fh- MM WS 2015/2016 - 3 - ... Datenblatt Auf diesem Blatt habt Ihr die Möglichkeit, Eure Daten, die vom SAP-System in den ... MMBE oder Menüpfad: Logistik ... ·

IT CompetenceCenter Lars Fischer

Modul MM WS 2015/2016 - 1 -

Material Management

Übersicht

Inhalt I. Einleitung......................................................................................................................................... 1

II. Information zur Übung .................................................................................................................... 1

III. Aufbau der Übung ....................................................................................................................... 2

IV. Datenblatt.................................................................................................................................... 3

V. Übungsaufgaben ............................................................................................................................. 4

I. Einleitung

Um in einem Unternehmen Prozesse IT-gestützt in einem ERP abbilden zu können, bedarf

zuerst einiger Maßnahmen. Unter anderem müssen bei der Einführung, aber auch im

laufenden Betrieb, sämtliche Daten eingegeben werden, die das System benötigt. Dieses soll

in der ersten Übung nun einmal in einer vereinfachten Form vorgenommen werden. Es

werden hier in der Regel nur die Pflichtfelder ausgefüllt, also die Felder ohne die ein anlegen

eines Materials, Kunden etc. nicht möglich wäre. Viele Felder und Möglichkeiten werden

aber dennoch zu sehen sein und sind vielleicht für die berufliche Zukunft nicht

uninteressant.

II. Information zur Übung

Wir befinden uns im Einkauf eines Unternehmens. Um unsere Produkte herstellen zu können, bzw. als Zwischenhändler Produkte kaufen und wieder verkaufen zu können, benötigen wir verschiedene Materialien (Fertigerzeugnisse, Dienstleistungen, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe usw.). Diese werden im Laufe der Übung nun erstellt und gepflegt werden. Wir werden einen ganzen Prozess vom Anfang bis zum Ende durchspielen. Arbeitet daher sorgfältig, da sonst am Ende Materialnummern z.B. nicht passen.

Bei Problemen, kann es oft hilfreich sein die nächsten 1-2 Sätze noch zu lesen. Bei Problemen stehen euch die Tutoren aber sonst gerne zur Seite.

Notiert bitte die jeweiligen Daten die hier in der Übung vorkommen auf dem Datenblatt, welches ihr auf der nächsten Seite findet.

IT CompetenceCenter Lars Fischer

Modul MM WS 2015/2016 - 2 -

III. Aufbau der Übung

1. Geschäftsprozess: Materialstamm anlegen ........................................................................... 4

2. Geschäftsprozess: Lieferantenstamm anlegen ...................................................................... 7

3. Geschäftsprozess: Einkaufsinfosatz anlegen.......................................................................... 9

4. Geschäftsprozess: Anlegen einer Banf ................................................................................. 10

5. Geschäftsprozess: Anlegen einer Anfrage mit Bezug zur Banf ............................................ 11

6. Geschäftsprozess: Erfassen eines Angebotes ...................................................................... 12

7. Geschäftsprozess: Bestellung anlegen ................................................................................. 14

8. Geschäftsprozess: Wareneingang buchen ........................................................................... 15

9. Geschäftsprozess: Rechnung erfassen/prüfen mit Bestellbezug......................................... 16

Modul MM WS 2015/2016 - 3 -

IT Competence Center Lars Fischer / Julian Thewes

IV. Datenblatt

Auf diesem Blatt habt Ihr die Möglichkeit, Eure Daten, die vom SAP-System in den

verschiedenen Prozessen erzeugt werden, einzutragen. Der Hinweis wird in der Übung

stehen, wann und wo etwas hier eingetragen werden sollte.

Die Daten, die ihr eintragen müsst, erscheinen immer unten links in der Regel auch

noch farbig unterlegt. (bei voller Bildschirmgröße)

1. Prozess Materialstamm anlegen

Material:

2. Prozess Lieferantenstamm anlegen

Kreditorennummer:

Kreditorenname:

3. Prozess Einkaufsinfosatz anlegen

Einkaufsinfosatznummer:

4 Prozess Anlegen einer Banf

Banf-Nummer:

5. Prozess Anlegen einer Anfrage (mit Bezug zu einer Banf)

Submissionsnummer:

Anfragennummer:

7. Prozess Bestellung anlegen

Bestellnummer:

8. Prozess Wareneingang buchen

Materialbelegnummer:

9. Prozess Rechnung erfassen / prüfen mit Bestellbezug

Bruttobetrag:

Rechnungsbelegnummer:

Modul MM WS 2015/2016 - 4 -


V. Übungsaufgabe

Damit all diese Materialien mit ihren Eigenschaften verwaltet werden können, müssen wir im System Materialstammsätze anlegen. Mit dem von euch angelegten Materialstammsatz wollen wir dann weitere Geschäftsprozesse bearbeiten.

1. Geschäftsprozess: Materialstamm anlegen

Diesen Geschäftsprozess erreicht ihr über

den Transaktionscode: MM01 oder

den Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Materialstamm> Material> Anlegen allgemein> Sofort

Es erscheint die erste Bildschirmmaske:

Material anlegen (Einstieg)

Folgende Felder sind zu füllen:

Material: Bleibt leer. Branche: Beim Klick auf das Feld öffnet sich automatisch eine Auswahlliste. Wählt

hieraus die Branche “Handel“. Materialart: Hier öffnet sich ebenfalls eine Auswahlliste mit möglichen Materialarten,

die das System unterstützt. Wählt hier “Handelsware“ aus.

Weiter sind in diesem Bild keine Eingaben zu machen. Bestätigt eure Eingaben mit

Ihr gelangt in das Dialogfenster Sichtenauswahl.

Markiert hier bitte die Sichten:

Grunddaten1, Einkauf, Einkaufsbestelltext, Disposition1, Disposition2 und Buchhaltung1 (einfach den viereckigen Button vor dem jeweiligen Begriff anklicken).

Ein Hinweis: die Sicht Buchhaltung 1 ist nicht sofort sichtbar; benutzt die Bildlaufleiste am rechten Rand, um weiter untenliegende Sichten markieren zu können.

Mit der Markierung wird erreicht, dass diese Sichten später automatisch aufgerufen werden. Klickt dann auf „OrgEbenen“ und weist dem Werk den Wert 1000 (Hamburg) und dem Lagerort 0001 (Materiallager) zu.

Modul MM WS 2015/2016 - 5 -


Achtung!!! Wenn ihr den Lagerort 0001 über die Auswahltaste wählt, müsst ihr unbedingt darauf achten, dass ihr das Werk 1000 und den Lagerort 0001 auswählt.

Bestätigt mit

Nun gelangt ihr in das Bild:

Material xxxx anlegen (Handelsware)

Die zuvor von uns ausgewählten Sichten (Grunddaten1, Einkauf, etc.) erscheinen nun nacheinander. Wir befinden uns zunächst auf der Registerkarte Grunddaten1. Hier werden allgemeine Daten zum Material eingegeben. Das System verlangt mindestens drei Angaben, um das Material anlegen zu können; alle anderen Eingaben sind optional.

Feld Materialkurztext: Gebt hier eine Bezeichnung für euer Material ein

(einfach ausdenken /rechts neben der Materialnummer). Feld Basismengeneinheit: Hier habt ihr eine Auswahlliste zur Verfügung.

Wählt eine passende Einheit aus. Feld Warengruppe: Wählt euch hier mit Hilfe der Auswahlliste eine

Warengruppe aus.

Bestätigt eure Eingaben abermals mit

Es öffnet sich nun die Registerkarte „Grunddaten 2“. Übergeht diese mit Enter, sodass ihr zur zweiten Registerkarte „Einkauf“ gelangt. Tragt in das Feld Einkäufergruppe die Nummer “001“ ein! Dieser Wert steht für den Sachbearbeiter B. Dietl, der nun für die Beschaffung eures Materials verantwortlich ist.

Für das Feld Einkaufswerteschlüssel wählt ihr einfach einen Wert aus. Der Einkaufswerteschlüssel legt die gültigen Mahntage (wann erfolgt welche Mahnung) und Toleranzgrenzen fest, sowie die Versandvorschriften.

Im Feld WE-Bearbeitungszeit tragt ihr die Anzahl der Arbeitstage ein, die nach dem Erhalt der Ware für die Prüfung und Einlagerung des Materials benötigt werden (z.B. 1 Tag).

Das System meldet, dass die Daten für den Einkaufswerteschlüssel überprüft werden sollen. Wir übergehen diese Meldung mit

Beim Einkaufsbestelltext könnt ihr nun einen Langtext eingeben, der euer Material grob umschreibt. Wählt dann

um auf die Registerkarte Disposition1 zu gelangen.

Modul MM WS 2015/2016 - 6 -


Wenn, wie in unserem Fall, der Materialbedarf geplant werden soll, ist dem Material ein Dispositionsverfahren zuzuordnen. Dies geschieht mit Hilfe des Feldes Dispositionsmerkmal: in der Auswahlliste schlägt euch das System eine Reihe von Verfahren vor; wir wählen daraus “VB“ für Manuelle Bestellpunktdisposition.

Im Feld Meldebestand gebt ihr die Menge an, bei deren Unterschreitung das System automatisch das Material zur Disposition vormerkt (denkt euch eine Menge aus!).

Im Feld Disponent sucht ihr euch einen Disponenten aus, der für die Bedarfsplanung des Materials zuständig ist, z.B. der Disponent „001“ (drückt einfach mal F4 um weitere Vorschläge zu bekommen) Wählt dann abermals:

Das System teilt euch mit, dass die Eingabe einer Dispolosgröße erforderlich ist. Dies ist ein Schlüssel, der das Verfahren festlegt, nach welchem die zu beschaffende Menge (Losgröße) zu errechnen ist. Wählt hier “HB“ für “Auffüllen bis Höchstbestand“ aus. Weiter mit

Das System meldet, das es für dieses Verfahren natürlich auch noch die Höchstbestandsmenge braucht. (Achtung: Höchstbestand > Meldebestand)

Bestätigt mit

Auf der Registerkarte Disposition 2 gebt ihr im Feld Planlieferzeit die Anzahl der Tage an, die der Lieferant braucht, um das Material zu liefern (Wert ausdenken).

Bestätigt mit

Auf der letzten Registerkarte Buchhaltung1 gibt euch das Feld Preissteuerung an, wie das Material bewertet werden soll. Hier gibt es zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

Wählt ihr “V“ für den gleitenden Durchschnittspreis, müsst ihr im Feld Gleitender Preis noch einen Wert eurer Wahl angeben.

Wählt ihr “S“ für Standardpreis, müsst ihr noch einen Standardpreis angeben.

Wählt um euer Material jetzt anzulegen.

Wenn ein Feld nicht oder fehlerhaft ausgefüllt wurde, gibt das System eine Warnung an und zeigt das zu bearbeitende Feld! Wenn ihr alles richtig gemacht habt, gibt euch das System eine Materialnummer an, die ihr unbedingt notieren! müsst, weil wir sie später noch brauchen!

Notiert euch die Materialnummer für den 1. Prozess

Modul MM WS 2015/2016 - 7 -


Um zu überprüfen, ob euer Material nun angelegt worden ist, können wir z.B. die Bestandssituation eures Materials anzeigen lassen.

Transaktionscode: MMBE oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Bestandsführung> Umfeld>

Bestand> Bestandsübersicht

Ihr gelangt in das Bild: Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge Im Feld Material tragt ihr nun die „Nummer eures Materials ein“. Im Feld Werk tragt ihr “1000“ ein. Bestätigt eure Eingaben mit

Im nächsten Bild erscheint eine Tabelle, die angibt, welche Menge frei verfügbar, in der Qualitätsprüfung und reserviert ist. Diese Werte sind bei eurem Material natürlich zunächst

alle 0. Kehrt zurück mit

2. Geschäftsprozess: Lieferantenstamm anlegen

Wir legen nun einen neuen Kreditor (Geschäftspartner; Lieferant) an, von dem wir unser Material, das wir im 1. Geschäftsprozess erzeugt haben, beziehen können.

Transaktionscode: XK01

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Einkauf>Stammdaten> Lieferant> Zentral>

Anlegen

Ihr gelangt in das Bild: Kreditor anlegen: Einstieg Hier füllt ihr folgende Felder aus: Buchungskreis: 1000 für IDES AG Frankfurt Einkaufsorganisation: 1000 Kontengruppe: 0010 für Sonder-Kreditor Wählt

Das Bild Kreditor anlegen: Anschrift erscheint. Denkt euch Werte für die folgenden Felder aus:

Anrede, Name, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.

Beim Land wählt ihr “Deutschland“ aus. Gebt eine Telefonnummer nur an, wenn ihr die Vorwahl eures gewählten Ortes kennt. SAP hat eine sog. Plausibilitätskontrolle. Anhand des Ortes überprüft das System ob die Vorwahl stimmt.

Als Suchbegriff tragt ihr die Materialnummer eures Materials ein, das ihr im 1. Prozess angelegt habt. Bestätigt mit

Modul MM WS 2015/2016 - 8 -


Das Bild Kreditor anlegen: Steuerung überspringen wir mit

Bei Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr müsst ihr folgende Felder füllen:

Land: “Deutschland“ (dies ist das erste Feld in der Tabelle!) Bankschlüssel: sucht euch selbst eine achtstellige Zahl aus! Bankkonto: denkt euch auch hier eine Zahl aus (achtstellig)!

Klickt anschließend auf den Button

In dem sich öffnenden Feld tragt ihr beliebige Werte für die Felder Geldinstitut, Region, Straße und Ort ein. Bestätigt dreimal mit ENTER (Tastatur, nicht im System)

Ihr gelangt in das nächste Bild zur Bearbeitung Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung Hier sind zwei Mussfelder auszufüllen:

Abstimmkonto: Ruft mit dem Auswahlbutton die Auswahlliste auf und wählt daraus “Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland“.

Finanzdispositionsgruppen: Hier nehmt ihr aus der Liste “K-Inland“.

Weiter mit

Sucht euch im Bild Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung beim Feld Zahlungsbedingungen einen Wert aus. Anschließend gelangt ihr in das nächste Bild mit

Dieses Bild Kreditor anlegen: Korrespondenz Buchhaltung überspringen wir mit

Im Bildschirmbild Kreditor anlegen: Einkaufsdaten müssen wir mindestens das Feld Bestellwährung mit “EUR“ ausfüllen. Es können aber auch noch andere Merkmale

eingegeben werden. Drückt abermals

Kreditor anlegen: Partnerrollen Hier tragen wir nichts ein, sondern wir schließen die Bearbeitung ab mit

Das System fragt in einem Dialogfeld nach, ob die Daten vor dem Verlassen der Bearbeitung gesichert werden sollen. Dies bestätigen wir mit JA

Modul MM WS 2015/2016 - 9 -


Wenn alles vollständig und korrekt ausgefüllt wurde, teilt das System mit, dass ein neuer Kreditor angelegt worden ist. Notiert euch nun die Lieferantennummer(= Kreditorennummer), da wir mit diesem Lieferanten ja noch weiterarbeiten wollen:

Notiert euch die Daten für den 2 Prozess, die Kreditorennummer zeigt das System unten links an, den Namen tragt einfach drunter ein

Klickt bis ihr am Anfang seid 3. Geschäftsprozess: Einkaufsinfosatz anlegen

Mit dem folgenden Geschäftsprozess wollen wir einen Einkaufsinformationssatz anlegen. Dieser Einkaufsinfosatz stellt die Beziehung zwischen eurem Material und eures Lieferanten her. Er enthält z. B.:

- die Nummer der letzten Bestellung - die aktuellen Preise und Konditionen - die Planlieferzeiten des Lieferanten für das Material (die Zeit, die er für die Lieferung benötigt.

- weitere Lieferantenbeurteilungsdaten - ein Kennzeichen, ob es sich bei dem Lieferanten um den Regellieferanten handelt - etc.

Da der Infosatz Angebots- und Bestelldaten enthält, werden diese auch vom System bei der Durchführung einer Bestellung auch direkt vorgeschlagen. Es ist ebenso möglich, Angebotskonditionen im Infosatz abzulegen, damit sie der Einkäufer bei einer Bestellung einfach übernehmen kann.

Startet die Transaktion mit

Transaktionscode: ME11 oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Einkauf> Stammdaten>Infosatz> anlegen

Ihr seid nun im Bild Infosatz anlegen: Einstieg Hier müssen wir folgende Felder füllen:

Lieferant: Tragt die Kreditorennummer aus dem letzten Prozess

Material: Hier gebt ihr die Nummer eures Materials ein.

Einkaufsorganisation: 1000 (wie im 2. Geschäftsprozess!)

Werk: 1000 (wie im 2. Geschäftsprozess) Sonst sind keine Felder zu füllen!

Wählt

Im Bild Infosatz anlegen: Allgemeine Daten müssen automatisch euer Lieferant, euer Material, die Warengruppe und die von euch beim Materialstamm eingegebenen Mahndaten (vgl. 1. Prozess: Feld “Einkaufswerteschlüssel“) übernommen worden sein.

Modul MM WS 2015/2016 - 10 -


Im Bereich “Liefermöglichkeit“ tragt ihr in das Feld Lieferbar ab das „heutige Datum“ ein; für Lieferbar bis tragt ihr den 31.12.2015 ein. Diese Felder zu pflegen hat folgenden Grund: Angenommen, bei der Ware, die ihr von diesem Lieferanten bezieht, handelt es sich um einen Saisonartikel (z. B. Sonnenschirme). Es kann durchaus sein, dass dieser Lieferant dann nur in der Lage ist, zu einem bestimmten Zeitraum im Jahr zu liefern. Habt ihr diese Felder gepflegt, prüft das System automatisch bei jeder Bestellung, ob das in den Einkaufsbelegen angegebene Datum überhaupt in den Lieferzeitraum fällt und gibt bei Abweichungen eine entsprechende Fehlermeldung aus. Dies soll die Arbeit des Einkäufers erleichtern. Weiter geht´ s mit

Wir gelangen nun ins Bild Infosatz anlegen: Einkaufsorganisationsdaten 1

Bei Einkäufergruppe wählen wir, wie im vorhergehenden Prozess, den Sachbearbeiter Dietl (001). Normalmenge meint die Menge, die normalerweise bei diesem Lieferanten bestellt wird („frei wählbar“ von euch). Für den Nettopreis gebt ihr den Preis aus dem ersten Geschäftsprozess an, sofern ihr ihn noch wisst. Ansonsten denkt euch einfach einen neuen Preis aus. Das System führt hier keine Überprüfung durch. Bestätigt alle eure Eingaben mit

das nächste Bild Einkaufsorganisationsdaten 2 überspringen wir mit

Im letzten Bild Infosatz anlegen: Textübersicht habt ihr noch die Möglichkeit, Notizen, Bestelltext oder sonstiges in Bezug auf das Material einzugeben. Wenn ihr die Verarbeitung abschließt, fragt euch das System, ob ihr den Infosatz

sichern wollt.

Wählt “Ja“, um den Infosatz anzulegen!! SAP teilt euch mit, dass der Infosatz unter einer Einkaufsinfosatznummer hinzugefügt wurde

Einkaufsinfosatznummer notieren für den 3. Prozess

4. Geschäftsprozess: Anlegen einer Banf Einstieg über - Transaktionscode ME51

Im ersten Bild Bestellanforderung anlegen: Einstieg schlägt das System “NB“ (Bestellanforderung) für das Feld Belegart vor. Dieses Feld erlaubt eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten der Bestellanforderungen. Wir belassen den vorgeschlagenen Wert.

Modul MM WS 2015/2016 - 11 -


Im Feld Lieferdatum denkt ihr euch ein Datum in der Zukunft aus, zu dem die Lieferung erfolgen soll. z.B. „09.11.2015“.

Werk: “1000“

Mit gelangt ihr in das nächste Bild!

Bildschirmmaske Bestellanforderung anlegen: Positionsübersicht In dieser Übersicht habt ihr nun die Möglichkeit, eine Bestellanforderung für ein oder mehrere Material(ien) anzulegen. Tragt einfach in der Spalte Material eure „Materialnummer“ aus dem 1. Geschäftsprozess ein; in der Spalte Anforderungsmenge die gewünschte Liefermenge.

Bestätigt eure Bestellanforderung mit

Wenn ihr alles richtig gemacht habt, ergänzt das System eure Eingaben in der Zeile um weitere zum Material gehörende Daten, wie z. B. den Materialkurztext, die Mengeneinheit, das Lieferdatum, die Warengruppe, etc. Sichert abschließend eure Banf

Banf- Nummer aus dem 4. Prozess auf dem Datenblatt notieren.

Im nächsten Schritt wollen wir als Einkäufer bei unserem Lieferanten eine Anfrage halten. Rein definitorisch ist eine Anfrage eine Aufforderung an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung eines Materials oder Erbringung einer Dienstleistung abzugeben. Eine typische Anfrage besteht aus zwei Positionen: - dem Anfragekopf (allgemeine Daten zur Anfrage, z. B. die Lieferantenadresse) - den einzelnen Positionen (enthalten Produkte, Mengen und Termine usw.)

5. Geschäftsprozess: Anlegen einer Anfrage mit Bezug zur Banf

Der Einstieg erfolgt über den

Transaktionscode: ME41 oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Einkauf>Anfrage/Angebot> Anfrage> Anlegen

Das System schlägt im Bild Anfrage anlegen: Einstieg für das Feld Anfrageart den Wert “AN“ für Anfrage vor. Diesen Wert brauchen wir nicht zu verändern! Denkt euch für das Feld Angebotsfrist ein „Datum in der Zukunft“ aus, bis zu dem der Lieferant sein Angebot abgegeben haben soll. z.B. letzter Tag des aktuellen Monats. Einkaufsorganisation: “1000“ Einkäufergruppe: “001“ Alle weiteren Daten über das angefragte Material werden aus der Bestellanforderung

übernommen, indem ihr den Button wählt.

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Ein neues Fenster wird geöffnet; die Nr. der von euch zuletzt angelegten Banf wird

Vorgeschlagen. Bestätigt mit

Ihr gelangt in das Bild Anfrage anlegen: Kopfdaten , wo ihr aufgefordert werdet, eine Submissionsnummer zu vergeben (ausdenken und auf dem Datenblatt notieren). Die Submissionsnummer dient der Verwaltung mehrerer Anfragen. Bsp.: Für den Kauf einer Maschinenanlage werden bei mehreren möglichen Lieferanten Anfragen gehalten. Jede dieser Anfragen erhält die gleiche Submissionsnummer. So ist es möglich, später anhand der Nummer alle Anfragen aufzulisten und nach Ablauf der Angebotsfrist festzustellen, welcher Lieferant bis dahin ein Angebot abgegeben hat. Außerdem kann auf diese Weise gleich ein Angebotsvergleich durchgeführt werden.

Bestätigen mit

Im Bild Anfrage anlegen: Auswahlliste Bestellanforderungen taucht eure Banf als erste Position auf. Markiert sie, indem den Button vor der Banf-Nr. anklickt. Wählt anschließend im aus dem Menü den Eintrag „Übernehmen“.

Achtung: Nicht auf „Übernehmen+Detail“

Die Daten aus der Bestellanforderung wurden nun in die Anfrage übernommen. Jetzt müsst ihr natürlich noch festlegen, bei welchem Lieferanten ihr die Anfrage halten wollt. Um die Lieferantenanschrift auszuwählen, klickt auf

Ihr seid nun im Bild Anfrage anlegen: Lieferantenanschrift Im Feld Lieferant tragt ihr die „Nummer eures Lieferanten“ ein.

Das System zieht sich dann automatisch alle relevanten Daten für die Anfrage. Wählt abschließend, evtl. Fehlermeldung mit Ja übergehen

Eure Anfrage wird nun angelegt! Notiert die Nummer auf dem Datenblatt in Prozess Nr. 5

6. Geschäftsprozess: Erfassen eines Angebotes

Beim letzten Geschäftsprozess haben wir bei unserem Lieferanten eine Anfrage gehalten.

Wir erhalten nun eine Antwort von ihm in Form eines konkreten Angebotes, ausgelöst

durch unsere Anfrage. Diese wollen wir im System ein pflegen, um so z. B. Angebotsvergleiche erstellen zu können oder direkt eine Bestellung anzustoßen.

Modul MM WS 2015/2016 - 13 -


Einstieg:

Transaktionscode: ME 47 oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Einkauf> Anfrage/Angebot> Angebot> Pflegen

Das erste Bild: Angebot pflegen: Einstieg enthält nur ein Feld: Anfrage. Hier tragt ihr die dazugehörige „Anfragennummer“ aus dem vorhergehenden Prozess ein (im Regelfall zieht sich das System diese Nummer automatisch, wenn ihr die Anfrage kurz vorher erst angelegt habt). Bestätigt mit

Im Bild Angebot pflegen : Positionsübersicht seht ihr die Daten zu eurer Anfrage (Material, Anfragemenge, Lieferdatum, etc.). Markiert zunächst die erste Position (durch Anklicken des leeren Buttons vor dem Feld “Pos.“) Die gesamte Zeile wird automatisch markiert. Jetzt wollen wir uns die Position im Detail anzeigen lassen:

Ihr gelangt in das Bild Angebot pflegen : Position xxxxx. Im Bereich Angebotsdaten sucht ihr euch für das Feld Nettopreis einen Preis aus, den der Lieferant in seinem Angebot unterbreitet hat.

Für das Feld Steuerkennzeichen wählt ihr den Eintrag “Vorsteuer Inland 19 %“ aus der Auswahlliste. Ihr gebt damit an, dass ihr im Inland zum Vorsteuerabzug berechtigt seid.

Weiter mit

Ihr gelangt wieder ins Bild: Angebot pflegen : Positionsübersicht Das System hat diese Daten übernommen. Erkennbar ist das daran, dass in der Spalte Nettopreis der von euch eingegebene Wert steht. Von hier aus wollen wir noch bestimmte Konditionen berücksichtigen, die uns unser Lieferant einräumen würde. Markiert wieder die erste Position, wenn sie nicht mehr farbig unterlegt ist. Wählt

Das Bild Angebot ändern: Position – Konditionen erscheint.

In der aktuellen Sparte KArt (für Konditionsart) wählt ihr aus der Auswahlliste “Rabatt absolut“ („absolut“ bedeutet, dass ein Rabatt in Form eines bestimmten Betrags gewährt wird, kein Prozentsatz!) Anschließend könnt ihr dann in der Sparte Betrag einen Geldbetrag eingeben.

Modul MM WS 2015/2016 - 14 -


Durch bestätigen mit

wird der Rabatt übernommen und eingerechnet.

Geht zurück mit

Wählt Sichern

Das System teilt euch mit, dass das Angebot zur Nummer der Anfrage gepflegt wurde.

7. Geschäftsprozess: Bestellung anlegen

Nachdem wir nun ein oder mehrere Angebot(e) eingeholt haben, haben wir uns, z. B. durch einen Angebotsvergleich für einen Lieferanten entschieden, bei dem wir nun eine Bestellung aufgeben wollen. Diese soll auch sofort im System ein gepflegt werden. Dazu ruft ihr den

Transaktionscode ME21 auf!

(Ein Menüpfad existiert leider im Moment nicht)

Bestellung anlegen: Einstieg

Da wir uns in unserer Bestellung auf ein vorhergehendes Angebot beziehen wollen, brauchen wir lediglich unsere Anfragenummer aus dem 5. Geschäftsprozess (Anlegen einer Anfrage mit Bezug zur Banf) angeben. Das SAP-System verwendet für Anfragen und daraus entstehende Angebote die gleiche Nummer.

Wählt also den Button:

Wir könnten uns auch auf einen bestehenden Kontrakt (also einen Rahmenvertrag) oder eine Banf beziehen. In der sich geöffneten Dialogbox tragt ihr nun bei Anfrage die „Anfragenummer“ ein und bestätigt mit

Bestellung anlegen: Übersicht Vorlagebelegpositionen

Alle relevanten Daten aus der Anfrage/dem Angebot (Material, Lieferant, Bestellmenge, Nettopreis, etc.) werden automatisch übernommen. Markiert nun die komplette erste Zeile und wählt anschließend

Bestellung anlegen: Position 00010 In dieser Maske habt ihr nun die Möglichkeit, Veränderungen, z. B. bei der Bestellmenge einzugeben; man ist schließlich nicht gezwungen, die Daten aus der Anfrage ohne

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Änderungsmöglichkeit zu übernehmen. Wir wollen jedoch hier keine Änderungen vornehmen, sondern die Bestellung freigeben mit

Notiert die Bestellnummer für den 7. Prozess

8. Geschäftsprozess: Wareneingang buchen Einstieg über den

Transaktionscode: MIGO oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Bestandsführung> Warenbewegung> Wareneingang> Zur Bestellung> Bestellnummer bekannt

Wareneingang Bestellung – XXX

Ist die Ware geliefert worden, muss ihr Eingang von der Wareneingangsstelle im System gebucht werden. Da die Warenlieferung aufgrund unserer Bestellung aus dem vorhergehenden Geschäftsprozess erfolgte, ist es wichtig, einen Bezug zur Bestellung herzustellen, denn

- nur so kann überprüft werden, ob die Lieferung der Bestellung entspricht. - aufgrund der Bestellnummer schlägt das System Daten aus der Bestellung vor, was wiederum die Erfassung des Wareneingangs erleichtert.

Wir benötigen also die Bestellnummer des 7. Geschäftsprozesses. In der Praxis ist die Bestellnummer in der Regel auf dem Lieferschein angegeben. Tragt sie nun in das bereits geöffnete Feld ein:

Wenn ihr den Vorgang ausführen lasst, sollten die Daten aus der Bestellung erscheinen. Außerdem wird noch eine Nummer für den Lieferschein benötigt („Wert ausdenken“).

Wählt im unteren Bildschirmbereich die Registerkarte Menge aus. Im Feld Bestellte Menge seht ihr nochmals, welche wie viel geliefert werden sollte. Tragt im Feld Menge im Lieferschein die „tatsächlich gelieferte Menge“ ein. Wir wollen davon ausgehen, dass die Liefermenge der bestellten Menge entspricht:

Modul MM WS 2015/2016 - 16 -


Wenn alle anderen Angaben vom Einkäufer überprüft wurden, muss die bearbeitete Position freigegeben werden. Dies geschieht durch Bestätigen der Position. (evtl. muss nun noch im Register „Wo“ ein Lagerort eingetragen werden. Nehmt den Lagerort 0001)

Markiert die Position als „OK“

Weiter müssen keine Daten eingegeben werden. Bucht nun den Wareneingang mit

Notiert euch die Materialbelegnummer unter Prozess 8.

9. Geschäftsprozess: Rechnung erfassen/prüfen mit Bestellbezug

Die abschließende Aufgabe bei einem Beschaffungsprozess ist die Rechnungsprüfung. Dazu zählen jedoch nicht die Zahlungen oder Auswertungen von Rechnungen. Im Bereich MM sollen lediglich die eingehenden Rechnungen erfasst und auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit hin überprüft werden. Üblicherweise steht auf der Rechnung der Lieferwert (netto) plus Umsatzsteuer. Um die Rechnung nun überprüfen zu können, benötigen wir vom System noch den Bruttowert, bzw. den entsprechenden Steueranteil. Diesen Vorgang wollen wir bearbeiten. Einstieg über den

Transaktionscode: Miro oder

Menüpfad: Logistik> Materialwirtschaft> Einkauf >Bestellung> Folgefunktionen> Log.RechPrüfung

Eingangsrechnung hinzufügen: Buchungskreis 1000

Zunächst tragt ihr rechts neben dem Eingabefeld Bestellung/Lieferplan die zuvor notierte „Bestellnummer“ ein. (aus Prozess 7)

Modul MM WS 2015/2016 - 17 -


Nehmt in der Registerkarte Grunddaten folgende Eingaben vor:

Rechnungsdatum: Tragt hier das heutige Datum ein.

Steuerbetrag (rechtes Feld): Wählt aus der Auswahlliste „Vorsteuer Inland 19 %“.

Wenn ihr jetzt

wählt, zeigt euch das System in der Positionsübersicht die Daten der Bestellung. Im Feld Saldo oben rechts erscheint der Nettobetrag der Bestellung, der benötigt wird, um den Bruttobetrag zu berechnen.

In der Registerkarte Grunddaten markiert ihr nun das Feld Steuer rechnen mit einem Haken. Sobald das geschehen ist, berechnet das System den Bruttobetrag und gibt diesen im Saldofeld oben rechts wieder.

Notiert diesen Saldo im 9. Prozess auf dem Datenblatt

Jetzt ist es uns möglich, den vom System berechneten Betrag mit dem Rechnungsbetrag zu vergleichen (eigentliche Rechnungsprüfung).

Wir wollen davon ausgehen, dass die Beträge identisch sind und tragen auf der Registerkarte Grunddaten im Feld Betrag den Bruttobetrag ein. (um hierhin zu gelangen müsst Ihr evtl. bei Zahlung ein Basisdatum hinterlegen. Nehmt dafür z.B. das heutige Datum.

Anschließend bestätigt ihr die Buchung der Rechnung, indem ihr das Feld

mit einem Haken füllt.

Wenn alles richtig gelaufen ist, müsste die Ampel auf Grün umgesprungen sein. Abschließend sichert ihr die Buchung.

Notiert die Rechnungsnummer abermals unter dem 9. Prozess

Aus logistischer Sicht ist der Beschaffungsprozess damit erfolgreich abgeschlossen.

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