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MOVE
MOVE
MOVE - Arbeitskreis Interne Revision
an Universitäten und Hochschulen -
16. Mai 2006
MOVE1
1. Was ist MOVE?
2. Warum gibt es MOVE?
3. Wie arbeitet MOVE?
4. Was geschah bisher?
5. Was geschieht aktuell?
Überblick
MOVE2
1. Was ist MOVE?
• MOVE = Moderne Verwaltung
• Organisationsentwicklungsprozess
• Im März 2005 vom Rektorat initiiert
• Koordinierung:
Strategisch: Lenkungsgruppe
Operativ: MOVE-Team
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE3
2. Warum gibt es MOVE?
Herausforderungen für Verwaltung:
• Einführung des Globalhaushalts
• Neue Studienstrukturen
• Integrierte Prüfungs-, Studierenden- und
Lehrveranstaltungsverwaltung
• Raumhandelsmodelle
• W-Besoldung
• ...
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE4
2. Warum gibt es MOVE?
• erheblicher Aufgabenzuwachs in allen
Verwaltungsbereichen
• maximal gleich bleibende Ressourcen
Ziel: Geschäftsprozesse optimieren, um
vorhandene Ressourcen effektiver zu
nutzen!
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE5
3. Wie arbeitet MOVE?
Geschäftsprozesse...
• ganzheitlich
• über aufbauorganisatorische Grenzen hinweg
• ergebnisoffen
• unter Einbeziehung aller Beteiligten
...betrachten und ggfls. optimieren!
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE6
Juni 2005
– Konstituierung der MOVE-Lenkungsgruppe
Juni/Juli 2005
– Vorstellung von MOVE in allen Fachbereichen verbunden mit Vorschlagswesen
Juli 2005
– Sammlung & Auswertung von über 100 eingegangenen Vorschlägen
– Erste Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen
4. Was geschah bisher?
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE7
4. Was geschah bisher?
Sept./Okt. 2005
– Vorstellung von MOVE in den Dezernaten der
Universitätsverwaltung verbunden mit
Vorschlagswesen
– Beginn der Zusammenarbeit mit
Projektseminar am Lehrstuhl von Prof.
Becker (Wirtschaftsinformatik)
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE8
4. Was geschah bisher?
Ende 2005
– Auswahl erster zu optimierender Geschäftsprozesse
– Umsetzung schnell zu realisierender Verbesserungsvorschläge
Februar 2006
– Planungssitzung Öffentlichkeitsarbeit (Verfahrensabstimmung/Leitfaden)
März 2006
– Abschluss des MOVE-Projektseminars Präsentation von „MOVE ProVi“
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE9
5. Was geschieht aktuell?
Einzelprojekt „Verwaltung von
Veranstaltungsräumen“:
Ziele:
• Optimierung des Vergabeverfahrens
• bedarfsgerechte Auslastung
• Erhöhung der Zufriedenheit aller Beteiligten
• Abschluss bis Ende 2006
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE9
5. Was geschieht aktuell?
Einzelprojekt „Hilfskräfteverwaltung“:
Ziele:
• Vermeidung von Doppelarbeiten in den
Instituten und der Personalverwaltung
• Vereinfachung/Beschleunigung des
Einstellungsverfahren unter bestmöglicher
Nutzung der EDV
• Vorlage eines konkreten
Optimierungsvorschlags Ende Mai 2006
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE9
5. Was geschieht aktuell?
Einführung des Softwaretools „MOVE ProVi“
Funktionen
• Abbildung von Geschäftsprozessen
• einfache Neumodellierung
• Übersicht über Ansprechpartner,
Zuständigkeiten, Abläufe und Formulare in der
Universitätsverwaltung
„MOVE ProVi“ derzeit in der Testphase
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
MOVE9
5. Was geschieht aktuell?
• Weiterbildung Öffentlichkeitsarbeit
• Optimierung Intranet
• Umsetzung weiterer Sofortmaßnahmen
(Vereinheitlichung E-Mailverkehr, Verbesserung
Erreichbarkeit, Tagungsvorbereitung)
• ...
1. Was?
2. Warum?
3. Wie?
4. Rückblick
5. Aktuelles
