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MS Excel 9.0 (Excel 2000)
Ihr Trainer: Klaus-Martin Buss
In dieser Schulung werden wir uns mit einigen Grundbegriffen vonExcel
sowie den Anwendungs- und Gestaltungsmöglichkeiten befassen.
Wir werden uns mit der Bedienung / Handhabung vertraut machen und uns die Funktionalitäten erarbeiten.
Wir werden mit Hilfe von Excel Berechnungen und Auswertungen durchführen und uns mit Formeln und Funktionen beschäftigen.
Dabei soll die Schulung aber nicht zu einem Monolog Ihres Trainers werden, denn auch Sie werden etwas leisten müssen:
Wann auch immer Sie Zwischenfragen, Verständnisschwierigkeiten oder Einwände haben, wollen wir diese sofort klären !
Scheuen Sie sich daher bitte nicht, Ihrem Trainer das Wort abzuschneiden, wenn Sie an einem solchen Punkt angekommen sind !
Zunächst aber ein wenig Theorie:Was ist Excel überhaupt und wofür kann ich es einsetzen?
Nun, Excel ist ein seit Anfang der 80‘er Jahre von Microsoft © weiter-entwickeltes Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem (wie der Name
„Kalkulation“ bereits ahnen lässt) innerhalb einer Tabelle ge- und berechnet werden kann.
Dafür werden vom Programm einige sog. „Funktionen“ zur Verfügung gestellt, mit denen der Anwender individuelle Berechnungen / Auswertungen
vornehmen kann.Mit diesen Funktionen werden wir uns später beschäftigen.
Rufen Sie nun bitte das Programm „Excel“ durch einen Klick auf das Programmicon auf Ihrem Desktop auf ...
Ihr Bildschirm sollte nun in etwa so aussehen:
Nun geht‘s aber richtig los:
Kapitel 1:Begriffsbestimmungen,
Tabellenblatt
TitelleisteMenüleiste
Symbol-leiste(n)
Namen- oder Adressfeld in der ...
... Bearbeitungs-leiste
Zeilen- & Spaltenköpfe
(Tabellen-)Blattregister
Statuszeile
Eine Excel-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellenblättern, die wiederum aus einzelnen Zellen bestehen. Insgesamt stehen uns in einem Tabellenblatt 256 Spalten und 65.536 Zeilen zur Verfügung,das ergibt eine „Matrix“ aus immerhin ...
Zunächst wollen / müssen wir einige Begriffsbestimmungen vornehmen, die uns im Laufe der Schulung immer wieder
begegnen werden. Wir beginnen mit der ...
16.777.216 Zellen ...
Mit dem Tabellenblatt wollen wir uns nun etwas näher beschäftigen:Eine Arbeitsmappe („Datei“) kann mehrere Tabellenblätter enthalten, denen ein
einmaliger Name zugeordnet ist: Standard ist Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3 usw.
Die unterschiedlichen Tabellenblätter werden durch Klick auf den Tabellenblattreiter ausgewählt ...
Mit einem Rechtsklick auf den Tabellenblattreiter kann das Tabellenblatt umbenannt werden ..
Übung: Bennen Sie das Tabellenblatt 1 nun um in „Ich bin die erste Tabelle“ ...
Standardmässig sind in einer neuen Arbeitsmappe drei Tabellenblätter vorhanden. Sofern Sie mehr Blätter benötigen, klicken Sie in der
Menüleiste auf „Einfügen“ – „Tabellenblatt“ ...
Kapitel 2:Spalten, Zeilen, Zellen
In jede dieser Zellen können Daten eingegeben werden: Zahlen, Namen, Uhrzeiten, „Datümer“ oder kurz gesagt:
Beliebige Zeichenfolgen !
Jede Zelle besitzt eine eigene „Adresse“ (bestehend aus dem Spalten- und Zeilenindex) innerhalb einer Tabelle und kann somit eindeutig „identifiziert“ werden. Die „Anwahl“ einer Zelle erfolgt entweder durch einen Linkklick mit
der Maus oder durch Navigation mit den Pfeiltasten. Die „angewählte“ – man nennt sie „aktive“ - Zelle erhält dann zur optischen Hervorhebung
einen schwarzen Rahmen.
Übung: Wählen Sie nun in Ihrem Tabellenblatt verschiedene Zellen durch Mausklicks und durch Drücken der Pfeiltasten aus.
Beobachten Sie dabei einmal das Namen- oder Adressfeld in der Bearbeitungsleiste ...
Wir haben bereits gehört, dass ein Tabellenblatt aus über 16 Mio. Zellen besteht, die sich in Spalten und Zeilen befinden.
Die nächste Übung: Wählen Sie die Zelle mit der Adresse „C3“ aus, geben Sie über die Tastatur folgendes ein:
Meine Adresse ist C3und drücken Sie anschliessend ENTER
Sie sehen voller Entsetzen, dass Excel einen Teil Ihres Textes scheinbar auch in die Zelle D3 geschrieben hat. Ich kann Sie beruhigen: Das ist nicht der Fall !Und das können Sie auch ganz leicht selbst überprüfen, indem Sie die „Bearbeitungsleiste“ nutzen (denn dafür ist sie da !):Wählen Sie erneut die Zelle C3 an ...
... und schauen Sie sich die „Bearbeitungsleiste“ genauer an:
In der Bearbeitungs-leiste wird der Zell-inhalt angezeigt !
Wählen Sie nun Zelle D3 an und schauen Sie in die Bearbeitungsleiste ...
Dort wird nichts angezeigt, und das ist der Beweis, dass in Zelle D3 tatsächlich nichts enthalten ist
Excel schreibt also den Inhalt der Zelle C3 nur vermeintlich in die Zelle D3. Dies liegt daran, dass die Spalte C zu schmal für den Inhalt ist. Doch
das können wir ändern, indem wir uns dem ersten Befehl aus der Menüleiste widmen:
Wählen Sie wieder Zelle C3 an und klicken Sie dann einmal mit der linken Maustaste auf den Eintrag „Format“
Wählen Sie dann „Spalte“ und „Optimale Breite bestimmen“ ...
Und schwupps ...
... der optische Eindruck, dass unser Text in Zelle D3 steht, ist verschwunden ...
Expertenmodus: Den gleichen Effekt hätten wir auch mit einem Doppelklick auf der Trennlinie zwischen Spalte C und D oder durch
„Verschieben“ des rechten Spaltenrands erreicht ...
Bevor uns die kleinen„Excel-Geister“ nun überfordern
...
Bevor uns die kleinen„Excel-Geister“ nun überfordern
...
... legen wir 5 min.Pause ein ...
Kapitel 3:Berechnungen im Tabellenblatt
Wir werden uns nun mit der eigentlichen Bestimmung von Excel – nämlich dem Berechnen von Zell- und Tabelleninhalten – beschäftigen.
Wechseln Sie ins Tabellenblatt2 und erstellen Sie dort folgende Tabelle:
Um Excel mitzuteilen, dass wir eine Berechnung vornehmen wollen, müssen wir grundsätzlich ein Gleichheitszeichen („=„) verwenden.
Geben Sie in Zelle B1 folgendes ein:
24+6
und drücken Sie ENTER ...
Sie sehen: Excel hat nichts berechnet, weil ein Gleichheitszeichen fehlt und Excel die Eingabe als Text interpretiert hat.
Geben Sie nun in Zelle B2 folgendes ein:
=24+6
und drücken Sie ENTER ...
Nun haben wir den gewünschten Effekt erzielt: Excel hat die Addition von 24 plus 6 vorgenommen und
liefert als Ergebnis die Zahl 30
Wenn wir nun Zelle B2 erneut auswählenund einmal in die Bearbeitungsleisteschauen, sehen wir dort unsereRechenformel ...
Wir haben soeben mit „festen“ Werten gerechnet, Excel kann jedoch (und das ist die eigentliche Bestimmung) mit Zellinhalten rechnen. Dafür gebenwir in unsere Rechenformel keine festen Zahlen, sondern die Zelladressenan, in denen die Werte stehen, die berechnet werden sollen.Wir wollen die Inhalte der Zellen A1 und A2addieren. Wählen Sie Zelle B3 aus und gebenSie folgende Rechenformel ein ...
=A1+A2 und bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER
Das Ergebnis sollte so aussehen:
Die manuelle Eingabe der Zelladressen birgt jedoch eine kleine Gefahr: Wenn wir uns beim Eingeben vertippen und statt =A1+A2 versehentlich =A1+A3 erfassen, erhalten wir logischerweise zwar ein Ergebnis, aber
natürlich nicht das gewünschte ...
Daher sei an dieser Stelle auf die Möglichkeit hingewiesen, die gewünschten Zelladressen mit der Maus auszuwählen.
Schauen Sie sich dazu eine kleine Videodemo an ...
Dieses Verfahren der Zellauswahl sollte vor allem in grossen und umfangreichen Tabellen angewendet werden, wenn wir hohe Zelladressen
(z.B. CJ37492) in Formeln verwenden wollen / müssen.
Natürlich können wir auch etwas komplexere Berechnungen durchführen:Wir wollen die Inhalte der Zellen A1 und A2 addieren und anschliessend
durch den Inhalt der Zelle A3 dividieren ...
Dazu ist eine kleine Zeitreise in die Vergangenheit notwendig: Wir erinnern uns an die Schulzeit, in der wir gelernt haben, dass eine sog. „Punktrechnung“ immer vor einer „Strichrechnung“ ausgeführt wird ...
Zurück ins Tabellenblatt: Für uns bedeutet die Reise in die Vergangenheit, dass wir zuerst A1 und A2 addieren und dann das
Ergebnis durch A3 dividieren müssen.
Es stellt sich also die Frage, wie wir Excel mitteilen können, zuerst die Addition und dann die Division vornehmen zu sollen.
Nun, ganz einfach: Durch Verwenden von Klammern ( ) wird der mathematische Grundsatz „Punkt vor Strich“ einfach ausgehebelt, die Addition erhält dadurch die höhere Priorität und wird zuerst berechnet.
Erst danach erfolgt die Division ...
Unsere Rechenformel sollte also so aussehen:
=(A1+A2)/A3An dieser Stelle ein Hinweis: Das Divisionszeichen stellen Sie entweder
durch / (Shift und 7) auf der Normaltastatur oder durch ÷ auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur dar. Das Multiplikationszeichen ist * (Shift und +)
auf der Normaltastatur oder X auf dem Ziffernblock.
Geben Sie o.a. Rechenformel in Zelle B4 ein ...
Sie sehen: Wir erhalten das erwartete Ergebnis:12 + 6 = 18 geteilt durch 3 gleich 6
Der Gegenbeweis:
Ohne korrekte Klammersetzung hat Excel zwar gerechnet, aber nicht das erwartete Ergebnis gebracht:
Oben angegebene Rechenformel ermittelt zuerst die Division6 geteilt durch 3 (=2)
und addiert 12 hinzu (=14)
Fazit: Achten Sie beim Erstellen von Rechenformeln auf die standardmässigen Prioritäten und setzen Sie diese ggf. durch korrekte Klammersetzungen ausser Kraft ...
Kapitel 4:Zellformate
In diesem Kapitel werden wir uns mit sog. „Zellformatierungen“ beschäftigen, mit denen wir das Erscheinungs(Druck)bild einer Tabelle
verändern können.
Wir können beispielsweise die Schriftgrösse von Zellinhalten ändern, wir können verschiedene Schrift- und Hintergrundfarben verwenden und vor allem können (und müssen) wir die passenden Zahlenformate wählen.
Wenn wir beispielsweise ein Datum in eine Zelle eingeben, können wir festlegen, wie dieses Datum dargestellt wird: 18.03.06, 18.03.2006,
18. März 2006, 18.3.6 usw.
Ebenso können wir festlegen, dass Zahlen mit einer bestimmten Anzahl an Dezimalstellen dargestellt werden, auch wenn es sich um ganze Zahle
handelt.
Eine solche Dezimalstellenformatierung wollen wir uns nun etwas näher anschauen.
Wechseln Sie in Ihrer Arbeitsmappe bitte insTabellenblatt 3 und erfassen Sie folgende Werte ...
Die erfassten Werte haben unterschiedliche Anzahlen an Dezimalstellen. Aus optischen Gründen sollen jedoch alle Werte mit der gleichen Anzahl an Dezimalstellen dargestellt werden.Nun könnte man auf die Idee kommen, beispielweise in A1 statt der Ziffer „2“ einfach „2,000“ zu erfassen...
Der Versuch geht daneben, und das aus folgendem Grund: In einem noch nicht formatierten Tabellenblatt haben alle Zellen das Format „Standard“.
Dadurch wird erreicht, dass Excel im Normalfall aufgrund der eingegebenen Zeichenfolge automatisch erkennt, um welche Art von
Daten es sich handelt: Zahlen, Uhrzeiten, „Datümer“, Text, Währungen u.ä.In unserem Fall (Eingabe der Ziffer „2“) hat Excel ein Zahlenformat
erkannt und ebenso blitzschnell festgestellt, dass es sich um eine ganze Zahl handelt. Da aber bei ganzen Zahlen Nachkomma- oder Dezimal-stellen für weitere Berechnungen belanglos sind, stellt Excel diese erst
garnicht dar ...
Probieren Sie dies nun bitte selbst aus, indem Sie in Zelle A5 den Wert6,000
eingeben ...
Das Ergebnis ist zunächst frustrierend: Es gelingt uns nicht, in der Zelle „6,000“ erscheinen zu lassen.
Also müssen wir Excel auf andere Art und Weise überreden, die Werte mit 3 Dezimalstellen anzuzeigen. Dazu markieren wir mit gedrückter linker Maustaste den Bereich A1:A5 ...
... und wählen dann aus der Menüleiste den Eintrag „Format“ ...
Hier wählen wir den Eintrag „Zellen...“
Nun erscheint das sog. „Zellkontextmenü“ und Sie sehen schon anhand der Menüreiter, dass Sie hier verschiedene Möglichkeiten zur Formatierung der Zellen haben:Zahlen - Ausrichtung - Schrift -Rahmen - Muster - Schutz
Unter dem Menüreiter „Zahlen“ wählen wir den EintragZahlund stellen anschliessend die Anzahl der Dezimalstellen auf3
Mit einem Klick auf denOK-Button schliessen wir die Formatierung ab ...
Heben Sie die Mehrfachmarkierung des Bereichs A1:A5 nun auf, indem Sie die Zelle B1 mit der Maus anklicken. Ihr Ergebnis sollte nun so aussehen ...
Markieren Sie nun Zelle A5 und schauen Sie sich mal die Bearbeitungsleiste an ...
Obwohl der Wert in Zelle A5 mit drei Dezimalstellen angezeigt wird, besteht der Inhalt der Zelle nach wie vor lediglich aus der Ziffer 6
Lassen Sie sich also durch das, was in der Zelle angezeigt wird, nicht den tatsächlichen Zellinhalt vorgaukeln
Auch hierzu gibt‘s eine kleine Videodemo, die Ihnen verdeutlicht, wie wichtig eine korrekte Formatierung der Zellen ist ...
Doch nun zurück zu unserer Tabelle: Wir wollen die Zahlenwerte in A1:A5 etwas grösser darstellen.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Format - Zellen und wählen Sie den Reiter „Schrift“ ...
Hier können wir verschiedene Einstellungenfür die verwendete Schrift vornehmen. Um die Schriftgrösse zu erhöhen, wählen wir unter „Schriftgrad“ den Eintrag „14“ aus und klicken auf OK...
Das Ergebnis ist eine deutlich grössere Schrift in unseren Zellen ...
Auf die gleiche Art und Weise können Sie Schriftarten einstellen, den Schriftschnitt sowie die Schriftfarbe ändern und die Effekte –
unterstrichen, durchgestrichen, hoch- und tiefgestellt – festlegen.
Expertenmodus: Das Zellkontextmenü lässt sich auch durch einen Rechtsklick auf der zu formatierenden Zelle aufrufen, zudem können Sie die Formatierungen auch über die Formatsymbolleiste innerhalb der Symbolleisten vornehmen ...
Kapitel 5:Die „eingebauten“ Funktionen
Excel verfügt überzahlreiche „eingebaute“ Funktionen, um Berechnungen im Tabellenblatt durchzuführen.
Mit einigen dieser Funktionen wollen wir uns nun beschäftigen.
In Zelle A6 soll die Summe der Zahlen aus A1:A5 gebildet werden. Dazu verwenden wir die Funktion =SUMME(), die wir wie folgt aufrufen:
In der Menüleiste wählen wir den Eintrag „Einfügen“ und anschliessend „Funktion ...“
Nun erscheint ein Auswahlmenü mit allen zur Verfügung stehenden Funktionen, die zudem nach bestimmten Kategorien „gefiltert“ werden können (Finanzmathematik, Datum & Zeit, Math. & Trigonom., Statistik usw.).Ausserdem finden wir am unteren Rand des Auswahlfensters eine kurze Beschreibung der jeweiligen Funktion.
Eine ausführliche Beschreibung mit entsprechenden Beispielen sowie dem notwendigen Aufbau der sog. Syntax können wir aufrufen, indem wir nach dem Markieren einer Funktion auf das Fragezeichen klicken oder dieF1-Taste drücken ...
Wir wollen in A6 die Summe der Werte aus A1:A5 bilden, also wählen wir die Funktion „SUMME“, indem wir zunächst im linken Auswahlfenster den Eintrag „Alle“ auswählen. Anschliessend „scrollen“ wir im rechten Fenster so weit nach unten, bis wir die Funktion SUMME finden (die Funktionen sind alphabetisch sortiert !). Diese markieren wir und klicken auf OK ...
Erfreulicherweise hat uns Excel den Bereich, den wir addieren wollen, bereits vorgeschlagen und als „Zahl1“ eingetragen. Zudem können wir das Ergebnis bereits ablesen: 20,716Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen wir dieFunktion ins Tabellenblatt
Das Ergebnis sollte nun so aussehen:
Vergleichen Sie nun einmal den Inhalt von Zelle A5 mit dem, was in Zelle A5 angezeigt wird ...
Nun wollen wir in Zelle B1 den Mittelwert aus den Werten A1:A5 bilden. Also markieren wir B1, wählen in der Menüleiste „Einfügen – Funktion ...“ aus und suchen nun die Funktion „MITTELWERT“ ...
Sie sehen: Auch hier hat Excel einen Zellbezug (A1) vorgeschlagen. Allerdings können wir mit diesem Vorschlag nicht allzu viel anfangen, denn wir wollen ja den Mittelwert aus A1 bis A5 berechnen. Also markieren wir den Eintrag im Feld Zahl1, danach haben wir zwei Möglichkeiten: Entweder geben wir über die Tastatur A1:A5 ein oder wir markieren die Zellen A1:A5 im Tabellenblatt.Anschliessend klicken wir auf OK ...
Eine weitere Möglichkeit, das Funktionen-Menü aufzurufen, besteht darin, in der Bearbeitungsleiste auf das Gleichheitszeichen „=„ zu klicken ...
(Hinweis: Je nach Excelversion und installiertem Servicepack finden Sie neben dem „=„-Zeichen mitunter auch das Funktionszeichen „fx“, mit demdie Funktionen aufgerufen werden können)
Wenn Sie etwas versierter im Umgang mit den Funktionen sind, werden Sie das Menü vermutlich nicht mehr benötigen, sondern die erforderlichen Funktionen „von Hand“ über die Tastatur eingeben, denn auch das ist möglich.
Achten Sie jedoch in jedem Fall darauf, die korrekten Zellbezüge herzustellen, da Excel sonst natürlich fehlerhafte Ergebnisse berechnet.
Wenn Sie die Summe A1:A5 berechnen wollen, in der Funktion =SUMME jedoch A1:A3 angeben, erhalten Sie zwar ein rechnerisch richtiges, aber eben nicht das gewünschte Ergebnis ...
Damit sind wir am Ende der Schulung „Die ersten Schritte“ angekommen: Ich darf mich für Ihre Aufmerksamkeit bedanken und wünsche Ihnen
erfolgreiches Arbeiten mit MS-Excel ...
