OneNote im Griff · 2 www 6 »Ich hab alles im Kopf!« – OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen 184 Abbildung 1: Nutzen Sie freies Gestalten wie auf

OneNote im GriffSkript für Microsoft Office OneNote 2010 und 2013

2 www.zeit-im-griff.de | Holger Wöltje

»Ich hab alles im Kopf!« – OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen6

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Abbildung 1: Nutzen Sie freies Gestalten wie auf Papier, gepaart mit elektronischer Präzision und Ordnung

Nutzen Sie die digitale NotizbuchstrukturOneNote ist wie ein digitaler Notizblock aufgebaut – ein professionelles Zeitplanbuch, dasum elektronische Spezialfunktionen erweitert wurde. Gute Zeitplanbücher bieten Trenn-seiten, die wie Karteireiter bzw. Registerkarten das schnelle Aufschlagen bestimmterAbschnitte innerhalb der eingehefteten Seiten ermöglichen. So haben Sie mit einem GriffIhre Projekte, Meetingnotizen oder Ziele vor sich. OneNote bildet diese Struktur in erwei-terter Form (z.B. Ordner und Unterseiten) nach.

Der Aufbau Ihres NotizbuchsOneNote stellt Ihnen Seiten, Unterseiten, Abschnitte und Ordner zur Verfügung (sieheAbbildung 1, einige dieser Begriffe finden Sie in der Abbildung in blauer Schrift miteinem Pfeil, der auf das entsprechende Element zeigt).

Das grundlegende Element ist eine Seite. Sie können sich hier ganz frei wie auf einemBlatt Papier austoben und im Hintergrund bei Bedarf Linien oder Kästchen einblenden.

Im rechten oberen Teil der Seite finden Sie den zugehörigen Seitentitel. Dieser hilftIhnen, die Seite über die kleinen Registerkarten rechts am Rand schnell zu finden undwieder aufzuschlagen.

Eine Unterseite ist zwar eine separate Seite mit eigenen Informationen, wird am rechtenRand aber eingerückt angezeigt und hilft Ihnen daher bei der weiteren StrukturierungIhrer Notizen.

Ein Abschnitt ( ) fasst wie die Registerkarten im Papierplaner mehrere Seitenzusammen. Am rechten Programmfensterrand sehen Sie die Titel aller Seiten desAbschnitts, die Sie so direkt mit einem Klick auf den Titel aufschlagen können.

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Grundlagen zu Notizen in OneNote

Ein Notizbuch enthält mehrere Abschnitte. Sie nutzen es zur thematischenGliederung Ihrer Abschnitte (z.B. ein Notizbuch für Projekte, eines für Ihre Urlaubspla-nungen usw.).

Wozu dienen Unterseiten?Durch das Anlegen von Unterseiten vermeiden Sie ständiges Scrollen, indem Sie einfacheine neue Unterseite anlegen, anstatt die eigentliche Seite nach unten zu verlängern. DerVorteil: Sie können die Unterseite jederzeit durch Klick auf ihren Titel (in der Liste der Sei-tentitel des aktuellen Abschnitts) am rechten Programmfensterrand direkt aufschlagen. DerNachteil: Je mehr Unterseiten Sie anlegen, desto schneller ist die Liste der direkt mit Klickaufschlagbaren Seitentitel am Programmfensterrand voll (dann müssen Sie scrollen, um dieunteren zu sehen). Nutzen Sie Unterseiten daher z.B., wenn Sie Besprechungsmitschriftenauf einer Seite zusammenhalten und in bestimmten Besprechungen wichtige Themendirekt aufschlagen und in einem eigenen Bereich zusammenhalten möchten. Die Titel derUnterseiten sind rechts am Rand im Vergleich zu den Titeln der Hauptseiten ca. drei Buch-staben breit nach rechts eingerückt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Unterseite(oder eine Hauptseite, zu der Unterseiten existieren) klicken, können Sie im Kontextmenüden Befehl Unterseiten reduzieren wählen. OneNote blendet die Unterseiten dann in derListe der Seitentitel aus und zeigt rechts neben dem Namen der Hauptseite eine kleine, nachunten zeigende Pfeilspitze an. Klicken Sie auf diese Pfeilspitze, um die Unterseiten wiedereinzublenden.

Notizbuch vs. AbschnittEin Abschnitt enthält eine oder mehrere Seiten mit Unterseiten, die Sie thematisch zusam-menhalten möchten. Ein Notizbuch enthält selbst nicht direkt Seiten, sondern nurAbschnitte (die dann die Seiten enthalten). Notizbücher dienen als weitere Ebene zurUnterteilung. Ausserdem kann z.B. ein Notizbuch auf Ihrer Festplatte liegen und nur für Sieverfügbar sein, während Sie ein anderes Notizbuch online ablegen und für Kollegen freige-ben oder mit einer OneNote-App für Ihr Smartphone darauf zugreifen.

Entwickeln Sie eine Struktur für Ihr NotizbuchEin Notizbuch Messe könnte beispielsweise einen Abschnitt mit generellen Ideen und Erfah-rungen beinhalten sowie weitere Abschnitte zu einzelnen Messen wie CeBIT 2012, CeBIT2013 usw. In diesen Abschnitten legen Sie dann Seiten für Gesprächsnotizen an Ihrem Stand,an fremden Ständen, besuchte Vorträge, den Aufbau Ihres Messestands, die Reiseplanung,die Vorbereitung sowie die Nachbereitung der Messe im betreffenden Jahr an. Diese Strukturmuss zu Ihrer individuellen Denk- und Arbeitsweise passen, damit Sie alles intuitiv schnelleinordnen und wiederfinden können.




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Notizbücher mit anderen TeilenWenn Sie auf die Registerkarte Datei klicken und dort den Befehl Neu wählen, können Sieein neues Notizbuch nicht nur auf Ihrem lokalen PC (Arbeitsplatz), sondern auch im fir-meninternen Netzwerk oder im Web (z.B. in SharePoint) ablegen. Im Web gespeicherteNotizbücher können Sie nicht nur auf mehreren PCs benutzen (z.B. Büro-PC, Notebookund kleines Netbook für unterwegs), sondern auch für andere Benutzer freigeben, die nichtmit Ihnen auf das gleiche Firmennetzwerk zugreifen können (z.B. Kunden, Lieferanten,Freunde, Ihr Ehepartner oder Kollegen aus dem Sportverein, mit denen Sie per OneNoteim Web das große Sommerfest vorbereiten).

Mit Abschnitten, Notizbüchern und Seiten arbeiten

So erstellen Sie neue Abschnitte1. Klicken Sie auf die ganz rechts neben dem Titel Ihres letzten Abschnitts angezeigte

Schaltfläche Neuer Abschnitt .

2. OneNote fügt in der Liste der Abschnitte (über der Seite) rechts neben dem aktuellgeöffneten Abschnitt nun den neuen Abschnitt bzw. Ordner ein und markiert dessengesamten Namen (blau unterlegt). Geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigenSie mit (¢) (oder klicken Sie auf einen beliebigen Teil der aktuellen Seite, um denAbschnitt später umzubenennen).

So erstellen Sie neue Seiten und UnterseitenVerwenden Sie die Schaltfläche Neue Seite (2010)/Seite hinzufügen(2013), die sich am rechten Programmfensterrand über der Liste derSeitentitel des aktuellen Abschnitts befindet. Klicken Sie auf die Bezeichnung der Schalt-fläche, um eine neue Seite am Ende des aktuellen Abschnitts einzufügen, oder in OneNote2010 auf den Dropdownpfeil am rechten Rand der Schaltfläche, um eine neue Unterseite fürdie aktuell geöffnete Seite einzufügen. In OneNote 2013 erstellen Sie eine Unterseite zuerstals normale Seite und klicken dann rechts am Rand in der Liste aller Seitentitel auf dengewünschten Seitentitel – entweder mit der linken Maustaste, die Sie gedrückt halten wäh-rend Sie die Maus nach rechts ziehen, um den Titel als Unterseite einzurücken, oder mit derrechten Maustaste und wählen dann Als Unterseite verwenden aus dem Kontextmenü.

So navigieren Sie durch Abschnitte und Notizbücher Klicken Sie auf den Namen eines Abschnitts/Notizbuches, um ihn/es zu öffnen.

Passen nicht alle enthaltenen Abschnitte nebeneinander auf den Bild-schirm, klicken Sie auf den dann sichtbaren Dropdownpfeil (mit den dreiPunkten davor) rechts neben der äußeren Registerkarte.

Um einen im aktuellen Notizbuch nicht enthaltenen Abschnitt direkt zu öffnen, klickenSie links in der Navigationsleiste auf die nach rechts weisende Pfeilspitze und wählenihn dann in der sich daraufhin öffnenden Liste aus.

Wieder zum vorher geöffneten Notizbuch/Abschnitt gelangen Sie mit der Schaltfläche Zurück ganz links oben.


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So schlagen Sie gezielt Seiten und Unterseiten auf Klicken Sie einen der Seitentitel in der Seitenregisterkartenleiste am rechten Programm-

fensterrand an, um diese Seite aufzuschlagen.

Passen die Titel aller Seiten des aktuellen Abschnitts nicht untereinander auf den Bild-schirm, sehen Sie rechts neben den Seitentiteln eine Bildlaufleiste, um durch die Liste zuscrollen.

So verschieben/kopieren Sie eine Seite Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite in der Liste der Seitentitel, wählen

Sie dann im Kontextmenü Verschieben oder kopieren und anschließend das Ziel. In die-sem Kontextmenü finden Sie außerdem die Befehle zum Ausschneiden, Einfügen undLöschen der Seite.

Sie können auch mit (ª) bzw. (Strg) mehrere Seiten gleichzeitig markieren, bevor Siedann den obigen Schritt für alle diese Seiten in einem Arbeitsgang ausführen.

Um die Seite innerhalb des aktuellen Abschnitts zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Seitentitel und halten Sie die Maustastegedrückt.

2. Ziehen Sie die Seite nun an die gewünschte Position.

So füllen Sie Ihre SeitenOneNote ordnet Elemente auf der Seite in frei verschiebbaren und kom-binierbaren Containern an. Ein Container kann z.B. Text oder ein Bildbzw. beides enthalten.

Wenn Sie als aktuelles Werkzeug statt eines Zeichenstifts das Eingabe-/Auswahl-tool (ganz links auf der Registerkarte Zeichnen, in OneNote 2013 mit Typbeschriftet) aktiviert haben, werden um alle Container farblich leicht abgesetzteRahmen sichtbar. Der aktuell gewählte Container hat eine etwas dunklere Leisteam oberen Rand. Sobald Sie den Mauszeiger auf diese Leiste bewegen, verändert sich derZeiger in einen Vierfachpfeil, mit dem Sie bei gedrückter Maustaste den Container ver-schieben können. Außerdem können Sie auf den rechten Rand des Containers zeigen undmit gedrückter Maustaste seine Breite ändern.

Wenn Sie Text innerhalb eines Containers verschieben möchten, können Sie ihn wie ausWord gewohnt z.B. markieren, ausschneiden und einfügen. Zusätzlich hat in OneNotejeder Absatz ein sogenanntes Absatzhandle. Sobald Sie mit der Maus über einen Absatzfahren, zeigt OneNote links vor der ersten Zeile einen kleinen, blau unterlegten Kastenmit Vierfachpfeil an. Klicken Sie auf dieses Kästchen und verschieben Sie es mitgedrückter Maustaste, um den Absatz im Container absatzweise nach oben oder untenzu bewegen bzw. unterhalb anderer Absätze einen Schritt nach rechts einzurücken. Siekönnen den Absatz auch durch Bewegen des Absatzhandles in einen anderen Containerziehen oder in einem freien Bereich der Seite ablegen (OneNote erstellt dann einenneuen Container für den Text).




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Textfunktionen Klicken Sie in einen bestehenden Container zum Hinzufügen von Text oder auf einen

freien Teil der Seite, um neuen Text in einen neu angelegten Container einzugeben.

Sie können wie aus Word gewohnt den Text mit den Funktionen auf der RegisterkarteStart formatieren:

Wenn Sie bei einer Liste mit Aufzählungspunkten bzw. einer Nummerierung ein ande-res Aufzählungszeichen bzw. eine andere Art der Nummerierung verwenden möchten:Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben der jeweiligen Schaltfläche ( , ), umein entsprechendes Auswahlmenü zu öffnen.

Bilder einfügen, verschieben und skalieren Sie können auf verschiedene Arten Bilder in OneNote einfügen und damit arbeiten:

Kopieren Sie ein Bild z.B. in Ihrem Grafikprogramm in die Zwischenablage, klickenSie dann auf die Seite, auf der Sie es in einen damit neu erstellten Container einfü-gen möchten, und drücken Sie (Strg)+(V).

Um ein Bild von Ihrer Festplatte (bzw. einer CD oder einem Netzlaufwerk) einzufü-gen, klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltflä-che Bild/Bilder.

Um ein Bild von einem Scanner oder einer angeschlossenen Kamera einzufügen, kli-cken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Dateien auf die SchaltflächeScannerausdruck (2010) bzw. in der Gruppe Bilder auf Gescanntes Bild (2013).

Auch Bilder können Sie in Containern bzw. frei auf der Seite bewegen. Klicken Sieauf das Bild, um es zu markieren, und verschieben Sie es anschließend mit gedrück-ter linker Maustaste an die neue Position.

Zum Skalieren eines Bildes gehen Sie wie folgt vor: Fahren Sie mit derMaus auf eines der kleinen blauen Rechtecke am Rand des Markie-rungsrahmens (in jeder Ecke sowie an jeder Seite in der Mitte zwischenden Ecken befindet sich eines), bis sich der Mauszeiger in einen Doppel-pfeil verändert. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehenSie das Bild auf die gewünschte Größe auf.

So fügen Sie Bildschirmfotos in OneNote einMöchten Sie z.B. für einen Kollegen Hinweise und Tipps zu einem bestimmten Menü, Dia-logfeld oder einer Symbolleiste aufzeichnen oder lassen sich die angezeigten Inhalte einerbestimmten anderen Anwendung nicht ohne Weiteres exportieren, hilft Ihnen die Bild-schirmfotofunktion von OneNote:

1. Klicken Sie an die gewünschte Einfügeposition auf der Seite, um einen neuen Containerzu erstellen.


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2. Öffnen Sie die zu fotografierende Anwendung und stellen Sie diese entsprechend ein(öffnen Sie z.B. das betreffende Dialogfeld).

3. Drücken Sie (Alt)+(ÿ), um wieder zu OneNote zu wechseln.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bild-schirmausschnitt. OneNote zeigt nun die andere Anwendung mit einer Art »Grau-schleier« im Vordergrund und Sie sehen auf dem Bildschirm ein Zielkreuz, das Sie mitder Maus bewegen können.

4. Platzieren Sie das Zielkreuz in einer Ecke des zu fotografierenden Ausschnitts (z.B.rechts unten im Dialogfeld).

5. Ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste in die gegenüberliegende Ecke des zu foto-grafierenden Ausschnitts.

OneNote zeigt dabei einen Rahmen um den aktuell gewählten Bereich und entferntinnerhalb des Bereichs den »Grauschleier«.

6. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint OneNote wieder im Vordergrund und fügtdas Bildschirmfoto des gewählten Bereichs an der aktuellen Cursorposition auf der(OneNote-)Seite ein.

Verwenden Sie Zeichenstifte, Textmarker und FarbenSorgen Sie mit verschiedenen Farben für mehr Übersicht, um sich sofort beim Aufschlageneiner Seite zurechtzufinden, Schlüsselwörter/-passagen hervorzuheben und verschiedenar-tige Ideen auf der Seite nach Farben zu trennen. Beispielsweise könnten Sie in einem Semi-nar in den folgenden vier Farben mitschreiben:

Schwarz für alle normalen Infos

Rot für das, was Sie unbedingt und von allen Inhalten zuerst aufarbeiten möchten

Grün für Beispiele bzw. Ideen, wie Sie das Ganze bereits konkret auf eines Ihrer Projekteanwenden

Blau für Gedanken, die Ihnen bei den behandelten Themen und Methoden zu anderenBereichen kommen (z.B. in einem Vortrag über rückengerechtes Arbeiten eine tolleIllustrationsmethode des Referenten, die Sie in ähnlicher Weise in Ihre Produktpräsen-tation beim Kunden einbauen können)

So färben Sie eingegebenen Text1. Markieren Sie den gewünschten Text, sodass OneNote ihn blau unterlegt darstellt:

Durch Anklicken der Containerleiste (oberer Rand) wird der gesamte Inhalt mar-kiert.

Beliebige Buchstaben bzw. Wörter/Wortteile markieren Sie, indem Sie vor dem ers-ten Buchstaben in den Text klicken, die Maustaste gedrückt halten, und dann mitgedrückter Maustaste bis zum letzten Buchstaben ziehen.

Durch Doppelklick auf ein Wort wird das ganze Wort markiert.




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Durch Dreifachklick auf ein Wort wird der gesamte Absatz, in dem sich das Wortbefindet, markiert.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Basistext/Text auf den Dropdown-pfeil der Schaltfläche Schriftfarbe und wählen Sie dann die gewünschte Farbe in derFarbpalette aus.

Alternativ können Sie auch folgende Methode nutzen: Sobald Sie Text markieren, blen-det OneNote 2010 die zu etwa 70% transparente Minisymbolleiste zum Formatierendes Textes oberhalb der aktuellen Mauszeigerposition ein (etwas schlecht zu erkennenund sobald Sie die Maus in eine andere Richtung als direkt darauf zu bewegen, ver-schwindet diese »Geistersymbolleiste« sofort wieder – vielen Leuten fällt sie daher in derEile beim Arbeiten kaum auf, einige halten sie für eine optische Täuschung oder einenProgrammfehler …). Bewegen Sie den Mauszeiger auf diese Symbolleiste zu. Sobald Siesie erreichen, wird sie undurchsichtig dargestellt. In OneNote 2013 ist die Minisymbol-leiste sofort gut sichtbar, wenn Sie Text markieren und verschwindet erst, wenn Sie dieMaus von ihr wegbewegen. Klicken Sie jetzt in der Minisymbolleiste einfach auf denDropdownpfeil der Schaltfläche Schriftfarbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

3. Um nicht den Text selbst zu färben, sondern farbig zu hinterlegen, verwenden Sie dieFarbpalette der Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe ( ), die Sie über den Dropdown-pfeil der Schaltfläche öffnen. (Um diese farbige Markierung wieder zu entfernen, wäh-len Sie unterhalb der Palette den Eintrag Keine Farbe.)

So verwenden Sie Textmarker und Zeichenstifte1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeichnen auf einen der Stifte in der Gruppe Tools:

Der Mauszeiger verwandelt sich nun in eine Stiftspitze der entsprechenden Größe/Stärke und Farbe. Textmarker sind einfach besonders dicke Stifte (Verhalten identisch)in etwas helleren Farben.

2. Sobald Sie mit der Maus klicken, zeichnen Sie an der entsprechenden Position auf demBildschirm, bis Sie die Maustaste wieder loslassen. (Falls Sie einen Tablet-PC benutzen,

Abbildung 2: Die Minisymbolleiste im Einsatz


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zeichnen Sie einfach mit dem Eingabestift wie auf Papier, indem Sie den Bildschirmberühren.)

Um den Stiftmodus wieder zu beenden, klicken Sie auf der Registerkarte Zeichnen ganzlinks am Rand auf die Schaltfläche Auswählen und eingeben (2010) bzw. Typ (2013).

Um eine gesamte Zeichnung wieder zu löschen, aktivieren Sie das Eingabe-/Auswahl-tool (Schaltfläche Auswählen und eingeben bzw. Typ), ziehen mit gedrückter Maustasteeinen Rahmen um die Zeichnung auf und drücken dann (Entf).

Möchten Sie nur Teile einer Zeichnung löschen (oder wenn es zu schwierig ist, einenRahmen um ein mitten zwischen anderen Zeichnungen liegendes Element zu ziehen),klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Radierer. Mit einem Klick auf den Dropdown-pfeil der Schaltfläche stehen verschiedene Radierergrößen zur Auswahl. Der Radiererfunktioniert wie ein Stift, der bei gedrückter Maustaste die Eingaben anderer Stifte/Textmarker an der aktuellen Position entfernt.

Bei allen in diesem Kapitel gezeigten Anleitungen gehen wir immer vom Modus Auswählen und eingebenaus, sofern nicht ausdrücklich anders erwähnt. Schalten Sie diesen Modus nach der Stiftbenutzung daherimmer wie oben gezeigt ein.

So verankern Sie ein Bild als HintergrundEin Hintergrundbild einzufügen, damit die Seite schöner aussieht, ist Geschmackssache.Sehr praktisch ist dies Vorgehen jedoch, um ein Bild mit dem Textwerkzeug zu beschriftenund Teile des Bildes mit den oben gezeigten Zeichenwerkzeugen einzukreisen, durch Pfeilezu markieren, handschriftliche Anmerkungen hinzuzufügen oder bestimmte Teile mit Text-markern hervorzuheben. OneNote setzt eingefügte Bilder in einen Container, sodass z.B.Text über dem Bild bei einer Ergänzung des Textes das Bild automatisch nach unten ver-schiebt und es somit in den Textfluss integriert ist. Dieses Verhalten können Sie umgehen,indem Sie das Bild als Hintergrund auf die Seite legen, sodass Sie darauf schreiben undzeichnen können. Zudem können Sie um das Bild herum befindliche Elemente nun leichterauswählen, ohne dabei versehentlich das Bild zu markieren bzw. zu verschieben, da Sie dasin den Hintergrund gelegte Bild nicht mehr verschieben oder markieren können, bis Sie eswieder aus dem Hintergrund lösen.

1. Fügen Sie zunächst wie gewohnt ein Bild ein und klicken Sie dann darauf, sodass einMarkierungsrahmen um das Bild erscheint.

2. Ziehen Sie das Bild mit gedrückter Maustaste aus dem Container heraus an diegewünschte Position (wichtig: nicht an eine freie Stelle in einem anderen Container).

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie dann im Kontext-menü den Befehl Bild als Hintergrund festlegen.

4. Sie können nun beliebig Text, Zeichnungen, Textmarkermarkierungen und handschrift-liche Anmerkungen direkt auf das Bild setzen. Möchten Sie es später doch wieder ver-schieben oder löschen, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf das Bild undentfernen das Häkchen vor Bild als Hintergrund festlegen.




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Abbildung 3: Legen Sie ein Bild als Hintergrund fest, um darauf zu skizzieren, zu schreiben und Teile zu markieren

So fügen Sie Dokumente als Bilder einWenn Sie des Öfteren Dokumente (wie z.B. einen längeren Text in Word) ausdrucken, umdann mit Stiften und Textmarkern auf Papier Hervorhebungen, Pfeile, Symbole, Durch-streichungen, Einfügemarken und handschriftliche Anmerkungen hinzuzufügen, könnenSie dies in OneNote komplett elektronisch erledigen. Damit der Text wie auf Papier genauda bleibt, wo er ist, und genauso bleibt, wie er ist, ohne z.B. beim Darübermalen von Pfeilenzu verrutschen, legen Sie ihn als Hintergrundbild fest.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Dateien auf die SchaltflächeDateiausdruck.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Einzufügendes Dokument wählen eine Word-, PowerPoint-,Excel- oder reine Textdatei aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen.

3. OneNote fügt nun einen Hyperlink auf die Datei als Quellnachweis ein, mit dem Sieschnell das Original öffnen können. Darunter fügt es die einzelnen Seiten der Datei alsBilder (bereits ohne Container) ein. Legen Sie einzelne dieser Bilder wie eben beschrie-ben als Hintergrund fest und löschen Sie nicht benötigte Teile des Dokuments.

Sie können nun beliebig mit Textmarkern, Zeichenstiften, Texteingaben über die Tastaturund handschriftlichen Anmerkungen in allen verfügbaren Farben an dem Dokumentarbeiten, als läge es auf Papier vor Ihnen – mit allen Zusatzfunktionen von OneNote, z.B.der Rückgängig-Funktion ((Strg)+(Z)), dem Radierer für Anmerkungen usw.


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Besprechungsmitschriften in OneNote

Besprechungsmitschriften in OneNoteOneNote eignet sich optimal zur Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,Messegesprächen, wichtigen Telefonaten, Verhandlungen usw. Im folgenden Abschnitterhalten Sie dazu die wichtigsten Tipps – die jedoch auch für andere Zwecke praktisch sind,z.B. wenn Sie ein Projekt vorbereiten oder Informationen zusammentragen, die Sie nichtfür eine Besprechung, sondern nur für sich zum Arbeiten benötigen.

Legen Sie für jedes wichtige Gespräch eine Seite an und nutzen Sie OneNote, um im Vorfeldbereits Ideen, Gedanken und Notizen zu sammeln und sich gezielt vorzubereiten. HaltenSie Vereinbarungen, Fragen und Antworten, Ergebnisse und relevante Infos während desGesprächs in OneNote als Protokoll fest. Definieren Sie anschließend Folgeaktivitäten mitKategorien oder am besten gleich als mit Outlook synchronisierte Aufgabe. Verteilen Sieggf. das Protokoll an andere und nutzen Sie es zur Nachbereitung sowie Archivierung derInformationen, um bei Bedarf jederzeit auch Monate später wieder alles detailliert vor sichzu haben.

Nutzen Sie Gliederungen zur VorbereitungEine Textgliederung besteht aus mehreren Ebenen, z.B. mehreren Tagesordnungspunkten.Diese enthalten jeweils mehrere Infos, Fragen oder Vorschläge. Für einen Vorschlag haben

Vorteile auf einem Tablet-PCNoch praktischer ist OneNote auf dem Tablet-PC, da dort zusätzlich zur Maus ein Ein-gabestift und in OneNote 2013 auf der Registerkarte ZEICHNEN in der Gruppe Toolsauch der Befehl Mit Finger zeichnen zur Verfügung steht:

Da Sie mit dem Stift direkt auf dem Bildschirm schreiben und zeichnen, fühlt sichdas Arbeiten auch genauso an wie auf Papier, wenn Sie Bilder und Dokumente mitAnmerkungen versehen oder ganz intuitiv mitschreiben.

In Handschrift Notizen anzufertigen bindet weniger Aufmerksamkeit, Sie benötigennur eine Hand zum Schreiben und zudem deutlich weniger Platz (als für ein Note-book mit Tastatur).

Die Suchfunktion von OneNote findet auch Zahlen und Wörter, die in Handschriftauf OneNote-Seiten stehen – selbst wenn Sie diese als Handschrift belassen. Orien-tieren Sie sich bei der Handschrifteingabe möglichst an den Hintergrundlinien. Dieserhöht die Erkennungsgenauigkeit.

Wenn Sie viel Text auf einmal eingeben möchten und einen Tisch als Unterlage zurVerfügung haben, können Sie auch zur Tastatur wechseln (deutlich schneller und fürjeden eindeutig entzifferbar). Die Handschrifteingabe mit einem auf dem Tisch lie-genden Tablet-PC hingegen bildet (anders als ein aufgestellter Notebookbildschirmbeim Tippen) keine »Barriere« zu Ihrem Gegenüber, ermöglicht konzentrierteresZuhören und ist – anders als die Tastatur – nahezu lautlos.




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Sie wiederum mehrere Argumente und für diese ggf. wieder mehrere Aussagen, Folgen,Beispiele usw.

Um schnell einen Überblick zu erhalten, welche Tagesordnungspunkte es gibt, welche Vor-schläge Sie für einen Tagesordnungspunkt haben oder welche drei Hauptthemen Sie für dasBriefing Ihres Messeteams ausgewählt haben, können Sie die Gliederung zuklappen, sodassSie nur die oberste Ebene mit den Tagesordnungspunkten bzw. zusätzlich alle Details zudem einen gerade betrachteten Unterpunkt sehen, während alle anderen Details ausgeblen-det sind.

Nutzen Sie Gliederungen z.B. außer für detaillierte Tagesordnungen auch für:

Das Vorbereiten von Präsentationen, Berichten und umfangreichen Dokumenten

Das Sammeln/Abwägen von Argumenten und Gegenargumenten sowie Vor- und Nach-teilen, Voraussetzungen, Bedingungen, Kosten und Resultaten für Verhandlungen undEntscheidungen

Das Anfertigen von Verlaufs- oder Ergebnisprotokollen, Mitschriften bei Vorträgen,Seminaren und Infoveranstaltungen

Das strukturierte Zusammenfassen und Ordnen Ihrer Ideen und Notizen zu einembestimmten Thema

Das Definieren von Teilzielen, kleineren Schritten und nötigen einzelnen Aufgaben fürlangfristige Ziele, Pläne und größere Vorhaben sowie grobe Entwürfe für Projektpläne

Abbildung 4: Geben Sie mit Gliederungen z.B. der Vorbereitung für Präsentationen eine übersichtliche Struktur


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So erstellen Sie eine Gliederung1. Klicken Sie direkt vor das erste Zeichen einer Zeile (legen Sie ggf. einen neuen Textcon-

tainer an).

Die Einfügemarke steht nun am Anfang der Zeile. Noch befindet sich jede Zeile aufEbene 1.

2. Um eine Zeile eine Ebene weiter nach rechts (Ebene 2, danach 3 usw.) einzurücken,drücken Sie (ÿ). Alternativ können Sie (an beliebiger Stelle in der Zeile) auf der Regis-terkarte Start in der Gruppe Basistext (2010)/Text (2013) die Schaltfläche Einzugsposi-tion vergrößern ( ) verwenden.

Um Aufzählungszeichen oder eine Nummerierung hinzuzufügen, verwenden Sie die entsprechenden Schalt-flächen in der Gruppe Basistext (2010)/Text (2013) auf der Registerkarte Start.

3. Um einen neuen Eintrag auf der aktuellen Ebene zu erzeugen, setzen Sie die Einfüge-marke an das Ende der Zeile (bzw. an eine bestimmte Position, um den Text dort zutrennen) und drücken dann (¢).

4. Um die neue Zeile (bzw. eine bereits vorhandene) wieder eine Ebene nach links zu set-zen (z.B. nach den Unterpunkten, die auf der dritten Ebene liegen, wieder zum nächstenübergeordneten Punkt auf Ebene 2), drücken Sie (ª)+(ÿ). Sie können auch die Schalt-fläche Einzugsposition verringern verwenden.

Abbildung 5: Reduzieren Sie Gliederungen, um alle Punkte der höheren Ebenen auf einmal im Überblick zu sehen

So blenden Sie Ebenen ein bzw. aus und markieren Text auf einer bestimmten Ebene Um die Unterpunkte eines bestimmten Gliederungspunktes ein- oder auszublenden,

während die anderen so weit geöffnet bleiben, wie sie sind, fahren Sie mit dem Mauszei-ger auf die entsprechende Zeile mit dem Gliederungspunkt und doppelklicken Sie aufdas Absatzhandle vor der Zeile. Die Unterpunkte werden ausgeblendet und Sie sehenvor dem Hauptpunkt ein doppeltes Absatzhandle (sieht aus, als ob es einen kleinen




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Schatten wirft – es signalisiert, dass ausgeblendete Unterpunkte existieren). Ein Doppel-klick auf dieses Absatzhandle erweitert die Gliederungspunkte wieder.

Um die gesamte Gliederung auf eine bestimmte Ebene zu erweitern/reduzieren, markieren Sie die gesamteGliederung (z.B. auf den oberen Rand des Containers klicken) und drücken Sie z.B. für die 3. Ebene(Alt)+(ª)+(3) (bzw. statt 3 eine der Ziffern 1 bis 9 für die verschiedenen Ebenen). Wenn Sie nicht diegesamte Gliederung markieren, sondern in die Zeile mit einem der Hauptpunkte klicken, erweitern/reduzie-ren Sie mit dieser Tastenkombination nur alle Unterpunkte dieses Hauptpunktes.

Um alle Texte auf genau einer bestimmten Ebene zu markieren, markieren Sie diegesamte Gliederung (z.B. auf den oberen Rand des Containers mit der Gliederung kli-cken) und drücken danach die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie denBefehl Auswählen und im daraufhin aufklappenden Untermenü den Befehl Alles aufEbene (Nummer der Ebene). So können Sie z.B. alle Punkte der Ebene 3 auf einmal mar-kieren.

Wenn Sie Text in einer Gliederung z.B. mit handschriftlichen Anmerkungen oder Skizzen versehen undanschließend die Gliederung erweitern oder reduzieren, so verändert der Text in der Gliederung dabei seinePosition. Die Skizzen (und auch per Textmarker gefärbte Bereiche) bleiben jedoch exakt dort auf der Seite,wo sie vorher waren. Um dies zu umgehen, können Sie

auf das Reduzieren verzichten, wenn Sie Anmerkungen mit Malwerkzeugen vorgenom-men haben;

wenn sich der Text nicht mehr ändert, ggf. die Gliederung markieren, mit (Strg)+(C)

kopieren und mit (Strg)+(V) weiter unten bzw. auf einer anderen (Unter-)Seite eineKopie der Gliederung einfügen, die Sie erweitern/reduzieren, während die Kopie mitden Anmerkungen immer voll erweitert bleibt;

wenn Sie keine Anmerkungen benötigen, sondern nur Text farbig markieren wollen,statt Textmarkern das Tool Texthervorhebungsfarbe aus der Gruppe Basistext (2010)/Text (2013) auf der Registerkarte Start benutzen, dessen Markierung die Position imText behält.

So erstellen Sie eine Tabelle in OneNoteWenn Sie Informationen wie z.B. Ihr Umsatzziel für jeden Monat des Jahres und den bisherreal erreichten Umsatz übersichtlich darstellen wollen, fügen Sie auf der aktuellen One-Note-Seite eine Tabelle ein. Verwenden Sie die Befehle im Menü zur Schaltfläche Tabelle aufder Registerkarte Einfügen oder die folgenden Tastenkombinationen:

1. Bewegen Sie die Einfügemarke hinter den Text bzw. die Skizze, die sich links oben in derersten Zelle der Tabelle befinden soll. Wichtig: Hinter den Text (wenn die Einfügemarkedavor steht oder noch nichts eingegeben wurde, erzeugt OneNote die nächste Ebeneeiner Gliederung).


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2. Drücken Sie (ÿ), um eine Tabelle einzufügen und zur nächsten Zelle zu springen (dieTabelle hat zunächst nur eine Zeile und zwei Spalten, hinter der aktuellen Position derEinfügemarke beginnt OneNote die zweite Zelle). Alternativ können Sie (auch ohneeingegebenen Text) auf der Registerkarte Einfügen im Menü zur Schaltfläche Tabelle denBefehl Tabelle einfügen verwenden.

3. Fügen Sie die Daten der nächsten Zelle ein, fügen Sie jeweils mit (ÿ) eine weitereSpalte/Zelle hinzu und drücken Sie am Ende der letzten Zelle (¢), um eine Zeile unter-halb der aktuellen Zeile einzufügen und in die erste Zelle dieser Zeile zu wechseln. FallsSie sich nicht in der letzten Zeile der Tabelle, sondern in einer der darüber liegendenZeilen befinden, fügt (¢) einen Zeilenumbruch innerhalb der aktuellen Zelle ein.

4. Wenn Sie stattdessen in der letzten Zeile der Tabelle einen Zeilenumbruch innerhalb deraktuellen Zelle einfügen möchten, drücken Sie (Alt)+(¢).

5. Zwischen den einzelnen bereits vorhandenen Zellen der Tabelle wechseln Sie mit (ÿ)

(in die nächste Zelle springen und alle enthaltenen Inhalte markieren) und (ª)+(ÿ)

(eine Zelle zurück und die enthaltenen Inhalte markieren).

6. Eine weitere Spalte links bzw. rechts von der aktuellen Spalte fügen Sie mit(Strg)+(Alt)+(E) bzw. (Strg)+(Alt)+(R) ein.

7. Um mitten in der Tabelle eine weitere Zeile unterhalb der aktuellen Zeile einzufügen,drücken Sie (Strg)+(¢).

8. Sobald Sie in die Tabelle klicken bzw. sich mit der Einfügemarke noch in der Tabellebefinden, zeigt OneNote die kontextbezogene Registerkarte Tabellentools/Layout an –klicken Sie auf diese Registerkarte, um z.B. bestimme Zeilen/Spalten auszuwählen, denRahmen auszublenden oder die Textausrichtung von Linksbündig in Zentriert zu ändern.

Behalten Sie Folgeaktivitäten und wichtige Infos im BlickUm auf mehreren Seiten verteilte Informationen im Blick zu behalten, z.B. noch zu klä-rende Fragen oder die wichtigsten Merksätze, helfen Ihnen die Kategorien. Diese markierenElemente wie z.B. einen Textabsatz mit einem kleinen, farbigen Symbol. Sie können späterseitenübergreifend nach diesen Symbolen suchen und alle auf diese Weise gekennzeichne-ten Texte zusammentragen.

So setzen und entfernen Sie Kategorien1. Klicken Sie eine Zeile mit Text bzw. Handschrift an oder markieren Sie eine Zeichnung.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Katego-rien eine der Kategorien aus, um sie zuzuweisen (mit denzwei Pfeilen rechts neben der Liste der Kategorien könnenSie durch die Liste scrollen und mit der unteren Pfeilschaltfläche, die noch eine kleineLinie über dem Pfeil zeigt, die Liste ganz aufklappen.

Alternativ nutzen Sie eine der hinter den Kategorienamen angezeigten Tastenkombina-tionen von (Strg)+(1) bis (Strg)+(9), um die entsprechende Kategorie zuzuweisen.




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3. Wiederholen Sie Schritt 2 für die gleiche Kategorie beieinem bereits damit gekennzeichneten Eintrag, um sie wie-der zu löschen. Mit dem Befehl Tag entfernen, aus der kom-plett ausgeklappten Liste der Kategorien oder alternativ mit(Strg)+(0) löschen Sie alle für den aktuellen Eintrag gesetz-ten Kategorien auf einmal.

4. Wenn Sie ein Kontrollkästchen (z.B. die Kategorie Aufga-ben) gesetzt haben, können Sie es anklicken, damit einHäkchen im Kästchen angezeigt wird, z.B. um die Aufgabeals erledigt zu markieren. Dieselbe Kategorie noch einmalzuzuweisen führt ebenfalls zu einem Abhaken des Käst-chens.

So passen Sie die verfügbaren Kategorien an1. Klicken Sie in der aufgeklappten Liste der verfügbaren

Kategorien auf den Befehl Kategorien anpassen.

OneNote öffnet ein Dialogfeld zum Anpassen der Katego-rien.

2. Klicken Sie in der Liste auf eine der Kategorien und bewegen Sie sie mit den Pfeilschalt-flächen (rechts oben im Dialogfeld) an die gewünschte Position in der Liste (die in derneu gesetzten Reihenfolge ersten neun Einträge der Liste können Sie per Tastenkombi-nation zuweisen).

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorie ändern, passen Sie im daraufhin geöffnetenDialogfeld ggf. den Namen für die Kategorie an und weisen Sie (jeweils durch Klick aufden Dropdownpfeil der entsprechenden Schaltfläche) Symbol, Schriftfarbe und Markie-rungsfarbe zu.

Sie können einem Eintrag mehrere Kategorien gleichzeitig zuweisen. Ein Text kann zwar mehrere Symbole,aber jeweils nur eine Schriftfarbe und Markierungsfarbe aufweisen. Gehen Sie also sparsam mit der Farb-kennzeichnung um, damit Sie sich später noch zurechtfinden.

4. Bestätigen Sie mit OK. (Bereits gekennzeichnete Elemente behalten die alten Einstellun-gen.)

So finden Sie per Kategorie gekennzeichnete Elemente schnell wieder Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf die Schaltfläche

Kategorien suchen.

OneNote öffnet rechts am Programmfensterrand den Aufgabenbereich Kategorienzu-sammenfassung. Sie sehen dort sowohl gekennzeichneten Text als auch Handschrift undZeichnungen, wenn diese Kategorien tragen.


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Klicken Sie auf einen der aufgelisteten Einträge, umdirekt zum entsprechenden Eintrag auf der zugehörigenSeite zu springen und dort den Kontext sehen sowiebearbeiten zu können.

Wie bei gruppierten Ansichten in Outlook können Siein der Zusammenfassung durch einen Klick auf daskleine Dreieck vor dem Namen der jeweiligen Kategorie(z.B. Adresse) alle entsprechenden Elemente in derZusammenfassung zeigen bzw. verbergen.

Im Dropdown-Listenfeld Kategorien gruppieren nachkönnen Sie auch andere Kriterien zum Gruppieren wäh-len.

Im Dropdown-Listenfeld Durchsuchen können Sie z.B.festlegen, dass OneNote nicht den gesamten aktuellenAbschnitt durchsucht, sondern das gesamte aktuelleNotizbuch, alle Notizbücher oder alle in Ihren Notizbü-chern befindlichen Seiten, an denen Sie diese Woche gearbeitet haben.

Mit Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassungsseite erstellen produziert OneNote eineneue Seite, die eine Kopie des Textes (bzw. der Zeichnungen und Bilder) aller gekenn-zeichneten Elemente im Originallayout enthält. Mit der Zusammenfassungsseite kön-nen Sie z.B. aus einem Abschnitt, der alle Messegesprächsnotizen enthält, die auf derMesse notierten offenen Aufgaben und die erhaltenen Namen mit Telefonnummerngesammelt anzeigen, um diese anschließend in Outlook einzutragen. Wenn Sie auf derZusammenfassungsseite den Mauszeiger auf einen Eintrag bewegen, zeigt OneNoteaußer einem Absatzhandle auch einen Link auf den ursprünglichen, kategorisiertenEintrag an (kleines violettes OneNote-Symbol links neben dem Absatzhandle). KlickenSie auf dieses Symbol, um direkt zum Originaleintrag zu springen.

Nutzen Sie die VolltextsucheZwar finden Sie in einer guten Notizbuchstruktur ein bestimmtes Thema meist wesentlichschneller wieder, als Sie Suchergebnisse durchsehen könnten. Die Suchfunktion ist jedochdie perfekte Ergänzung, wenn Sie z.B. noch vage im Hinterkopf haben, dass ein bestimmtesThema irgendwann vor etwa eineinhalb bis zwei Jahren in irgendeinem Meeting aufge-taucht war.

1. Klicken Sie in das Textfeld Alle Notizbücher durchsuchen/Durchsuchen (oben rechtsneben den Abschnitten):

2. Klicken Sie ggf. auf den Dropdownpfeil rechts neben der Lupen-Schaltfläche ( ), umden Suchbereich zu ändern.




200

3. Geben Sie den zu suchenden Text ein – dieSuche startet währenddessen sofort.

OneNote zeigt nun unter dem Suchfeld dieTitel aller Seiten, die den angegebenen Textenthalten, und hebt die Treffer direkt auf denSeiten farblich hervor. Unter dem Suchfeldsehen Sie einen »Ergebnisnavigator«.

4. Mit den Pfeiltasten oder der Maus (einen Seitentitel in der Seitenregisterkartenleisteanklicken) bewegen Sie sich durch die Fundstellen.

Verknüpfen Sie Ihre Informationen und nutzen Sie Outlook und OneNote als Team

OneNote bildet mit den weiteren Komponenten des Microsoft Office-Systems ein perfektesTeam. Beispielsweise können Sie aus Ihren aktuellen Quartalsergebnissen ein Diagramm inExcel erstellen, dieses in die Vorbereitungsseite Ihrer Besprechung in OneNote kopieren,auf der Sie bereits in den letzten Wochen Ideen gesammelt haben, die Sie mit den Kollegendiskutieren möchten. Jemand sendet Ihnen ein Word-Dokument mit der Zusammenfas-sung eines Berichts, das Sie als Bild einfügen und in dem Sie bestimmte Passagen mit einemTextmarker hervorheben sowie mit handschriftlichen Stichwörtern kommentieren (siehehierzu weiter vorn in diesem Kapitel den Abschnitt »So fügen Sie Dokumente als Bilderein«). Während der Besprechung notieren Sie dazu Ergebnisse sowie alle anfallenden Auf-gaben und stellen die Seite anschließend den Kollegen im Besprechungsarbeitsbereich aufeiner SharePoint-Site als Protokoll zur Verfügung. Danach kopieren Siedie Aufgaben, für die Sie zuständig sind, mit je einem Tastendruck in Ihr Outlook.

So übergeben Sie Aufgaben an Outlook1. Markieren Sie (z.B. mit Dreifachklick) einen Absatz in OneNote den Sie übergeben

möchten – besonders hilfreich ist es, wenn Sie schon beim Mitschreiben entsprechendeEinträge wie z.B. Aufgaben per Tastenkombination mit einer Kategorie versehen, sodassSie diese auf der Seite sofort am Symbol erkennen (bzw. automatisch anspringen odervon mehreren Seiten zusammentragen können wie oben gezeigt).

Wählen Sie in der jetzt über der Markierung erscheinenden kleinen Format-Symbol-leiste die rote Fahne (Outlook-Aufgaben) und dann die betreffende Option (bzw. drü-cken Sie (Strg)+(ª)+(1), um eine heute fällige Aufgabe zu erstellen, 2 für morgen usw.).Die Aufgabe ist nun bereits mit der entsprechenden Fälligkeit in Outlook eingefügt.

2. Wenn Sie nach dem Klick auf die rote Fahne Benutzerdefiniert wählen, öffnet sich einOutlook-Aufgabenformular, in dem Sie die Fälligkeit manuell eintragen können.

Änderungen am Erledigungsstatus und der Fälligkeit werden automatisch zwischen One-Note und Outlook synchronisiert (je nach Leistungsfähigkeit und Einstellungen Ihres Sys-tems kann es einige Sekunden bis hin zu Minuten dauern, bis die Änderungen im jeweilsanderen Programm angekommen sind).


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Wenn Sie die Outlook-Aufgabe in Outlook (z.B. mit einem Doppelklick) in einem eigenenFenster öffnen, finden Sie im Notizfeld eine Verknüpfung zu OneNote, die per Doppelklickdirekt den entsprechenden Absatz in OneNote öffnet. In OneNote klicken Sie mit der rech-ten Maustaste auf das kleine rote Fähnchensymbol vor dem Text der Aufgabe, um im Kon-textmenü die Fälligkeit zu ändern, die Aufgabe als erledigt zu markieren, die Outlook-Auf-gabe zu löschen oder direkt in Outlook aufzurufen.

In Microsoft Office 2010 und auch 2013 werden nachträgliche Änderungen am Betreff nicht synchronisiert:Wenn Sie den Betreff der Aufgabe in Outlook anpassen, bleibt in OneNote der alte Text bestehen. Änderun-gen am Text in OneNote werden im Betreff einer einmal erstellen Outlook-Aufgabe zukünftig ebenfalls igno-riert. Trotzdem bleiben die beiden Einträge sicher verknüpft: Änderungen am Fälligkeitsdatum und am Erle-digungsstatus werden weiterhin mit dem jeweils anderen Programm synchronisiert und auch der Link zumanderen Programm (Aufgabe in Outlook/OneNote öffnen) funktioniert weiterhin zuverlässig.

Auch andersherum verstehen sich Outlook und OneNote:

Klicken Sie in OneNote auf der Registerkarte Start inder Gruppe Outlook (2010) bzw. Besprechungen (2013)auf die Schaltfläche Besprechungsdetails und wählenSie im aufklappenden Menü einen der Einträge ausIhrem Kalender von heute bzw. den Befehl Bespre-chung eines anderen Tages auswählen, um Ort, Teilneh-mer, Datum, Uhrzeit, Betreff und Notizen aus einer Besprechungsanfrage oder einem Ter-min einzufügen.

So erstellen Sie aus Outlook eine Kontakt-/TerminnotizÖffnen Sie in Outlook den Termin bzw. Kontakt in einem eigenen Fenster, z.B. per Doppel-klick. Klicken Sie auf der Registerkarte Termin (bzw. Kontakt) in der Gruppe Aktionen aufden Befehl OneNote bzw. in der Gruppe Besprechungsnotizen auf Besprechungsnotizen (nurin Terminen von Outlook 2013). Outlook legt nun eine neue Seite in OneNote an, die alsTitel den Betreff des Termins (bzw. den Namen des Kontaktes) sowie Datum und Uhrzeitder Erstellung erhält. In einer Tabelle auf der Seite finden Sie zudem die wichtigsten Detail-daten, z.B. Datum, Uhrzeit und Ort des Termins sowie ggf. vorhandene Notizen.

Aus Outlook wechseln Sie mit der oben beschriebenen Schaltfläche OneNote bzw. Bespre-chungsnotizen künftig direkt zu dieser Seite, sodass Sie hier angelegte OneNote-Notizen ausdem Outlook-Termin heraus aufrufen können. Auf der OneNote-Seite klicken Sie auf denHyperlink Verknüpfung mit Outlook-Element bzw. Link zu Outlook-Element: klicken Sie hier,um den entsprechenden Outlook-Eintrag aus OneNote heraus zu öffnen.




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Abbildung 6: Verknüpfen Sie Outlook-Kontakte/Termine mit OneNote-Seiten, z.B. zur detaillierten Vorbereitung einer Besprechung

Leider ist die Verknüpfung etwas gewöhnungsbedürftig und funktioniert nicht mehr richtig, wenn Sie dasDatum des Termins ändern. Denken Sie auch daran, dass Sie mit der Verknüpfung in OneNote eine Kopie derDaten zum Zeitpunkt des Anlegens der Seite erstellen, die einen Link auf das stets aktuelle Element erhält(aber die Daten ansonsten nicht synchronisiert).

Wenn Sie für einen Outlook-Termin das Datum ändern und bereits eine OneNote-Seite mit Bespre-chungsnotizen verknüpft haben, legt ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche nach Änderung desDatums eine neue Seite in OneNote an, anstatt die vorhandene Seite zu öffnen (die Links aus OneNoteführen auch nach der Änderung korrekt auf den neuen, angepassten Termin).

Änderungen an wesentlichen Daten wie z.B. Telefonnummer des Kontaktes, Betreff, Ort oder Uhrzeit desTermins übergibt Outlook nicht an OneNote. Sobald Sie eine Seite für ein Outlook-Element angelegt haben,bleiben die alten Daten dort unverändert stehen. So bereiten Sie z.B. morgens in aller Ruhe Ihr Meeting inOneNote vor und sehen dort 11:00 als Startzeit, obwohl es inzwischen auf 09:00 vorgezogen wurde … Umauf dem aktuellen Stand zu sein, müssen Sie daher entweder alle Änderungen manuell nach OneNoteübertragen oder sich angewöhnen, den dort aus Outlook übergebenen Daten generell zu misstrauen undlieber mit einem Klick auf den Link mit Outlook nachzuschlagen, ob inzwischen Aktualisierungen vorliegen.

So exportieren Sie E-MailsKlicken Sie eine E-Mail (z.B. im Posteingang oder einem beliebigen anderen Ordner) mitder rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl OneNote, um dieE-Mail nach OneNote zu exportieren. Wenn Sie die E-Mail in einem eigenen Fenster geöff-net haben, nutzen Sie die Schaltfläche OneNote in der Gruppe Verschieben auf der Register-karte Nachricht (die Nachricht wird – anders als der Name der Gruppe vermuten lässt –nicht verschoben, sondern kopiert).


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So erstellen Sie Hyperlinks auf OneNote-Seiten/-AbsätzeVerwenden Sie Hyperlinks, um aus einer anderen OneNote-Seite oder einem anderen Pro-gramm, das Hyperlinks unterstützt, direkt einen bestimmten Absatz oder eine bestimmteSeite in OneNote zu öffnen (z.B. um aus einer Übersichtsseite für ein Projekt mit einemKlick sämtliche Details zur Budgetplanung oder einer Besprechung für die nächste Präsen-tation der bisherigen Fortschritte vor dem Vorstand zu öffnen).

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Seitenregisterkartenleiste (rechts neben deraktuellen Seite) auf den Namen der Seite, zu der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten,und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Hyperlink zu Seite kopieren. Um eine Verknüp-fung zu einem beliebigen Absatz oder auch Bild zu erstellen, klicken Sie mit der rechtenMaustaste in den Text bzw. auf das Bild und wählen im Kontextmenü den Befehl Hyperlinkzu Absatz kopieren (2010) bzw. Link zu Absatz kopieren (2013). OneNote kopiert daraufhineine Verknüpfung in die Zwischenablage, die Sie nun z.B. auf einer anderen OneNote-Seitean der aktuellen Cursorposition mit (Strg)+(V) einfügen. Ein Klick auf den Link öffnetdann direkt das entsprechende Element in OneNote.

Passen Sie den Titel eingefügter Hyperlinks an: Anstatt den (ggf. ziemlich langen oder beim Einfügen ananderer Stelle relativ unverständlichen Zeichenfolgen bestehenden) Originaltext als Titel des Hyperlinks zuverwenden, kürzen Sie den Text des Links lieber auf aussagekräftige Stichwörter oder z.B. »geschätzte Lager-kosten für 2014« bzw. »Details zum Buch siehe hier«. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf dengerade eingefügten Hyperlink und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Hyperlink bearbeiten. Im darauf-hin geöffneten Dialogfeld Verknüpfung (2010) bzw. Link (2013) lassen Sie die Adresse unverändert, passenaber das Feld Anzuzeigender Text an und bestätigen mit OK.

So teilen Sie Ihre Notizen und Protokolle mit anderenSenden Sie Ihre Berichte und Notizen zur Info/zum Ideenaustausch an andere. NachdemSie ein Meeting in OneNote vorbereitet und dann protokolliert haben, senden Sie dasErgebnis gleich an die Teilnehmer:

1. Prüfen Sie noch einmal kurz, ob auf der aktuellen Seite alle Informationen für andere lesbarsind (Handschrift zu entziffern und die Aussage von Zeichnungen erkennbar?), alle benö-tigten Infos enthalten sind (müssen evtl. Abkürzungen, Hintergründe, Zeit- oder Kosten-limits erläutert werden?) und auch alle enthaltenen Elemente für die Augen der anderenbestimmt sowie relevant sind (wenn etliche Passagen nur für Sie selbst wichtig sind, kopie-ren Sie die Seite, löschen diese Teile in der Kopie und leiten dann die Kopie weiter).

2. Wollen Sie mehrere Seiten versenden, halten Sie (Strg) gedrückt, markieren die Seitendurch Anklicken der Seitentitel in der Seitenregisterkartenleiste und lassen danach(Strg) wieder los.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei den Befehl Senden.

Wählen Sie jetzt, ob Sie die Seite per E-Mail senden (OneNote-Elemente in den Mailtextkopiert), als Anlage senden (Datei, die der Empfänger in seinem eigenen OneNote öff-nen kann, wobei alle Sonderfunktionen erhalten bleiben) oder als PDF senden möchten




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(sieht vom Layout sehr originalgetreu aus, der beste Weg für Empfänger, die kein One-Note besitzen und Elemente aus dem Text nicht weiterbearbeiten müssen). OneNoteerstellt eine neue E-Mail, für die Sie wie aus Outlook gewohnt z.B. Empfänger ausIhrem Outlook-Adressbuch übernehmen können.

4. Adressieren Sie die E-Mail und versenden Sie sie.

Für Fortgeschrittene (eine genauere Beschreibung würde den Rahmen des Kapitels sprengen, daher nur alskurzer Hinweis): Sie können eine OneNote-Seite auch für andere freigeben, sodass alle zentral die gleicheSeite sehen und bearbeiten können. (Zum Beispiel Besprechungsprotokolle, in denen die einzelnen Teilneh-mer ihre Folgeaufgaben finden und die Ergebnisse später eintragen, sodass die anderen sie gleich sehen kön-nen – ohne dass man dafür ständig Dutzende Mails hin und her senden müsste. Alles liegt zentral in einemOneNote-Notizbuch (z.B. auf einer SharePoint-Site oder einem Windows Live SkyDrive). Über die RegisterkarteFreigeben (2010) bzw. VERLAUF (2013 können Sie z.B. alle Änderungen seit gestern oder für die letzten 7 Tageanzeigen lassen und nach einem bestimmten Autor suchen (ein Kollege, der etwas eingetragen hat).)

So sehen Sie, wann Sie (bzw. ein anderer Bearbeiter) das aktuelle Element zuletzt bearbeitet habenMarkieren Sie ein beliebiges Element (z.B.Text oder eine Skizze) und öffnen Siedanach mit der rechten Maustaste dasKontextmenü. Sie sehen in der letztenZeile des Kontextmenüs, wer das markierte Element zuletzt bearbeitet hat und wann. WennSie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Seite klicken, sehen Sie, werzuletzt die Seite bearbeitet hat und wann (entspricht der Information, die für das zuletztauf der Seite bearbeitete Element angezeigt wird). Mit dieser Funktion überprüfen Sie z.B.,ob Sie auf einer von Ihrer Kollegin erhaltenen Seite bereits Text bearbeitet haben. Oder Sieprüfen bei berechtigten Zweifeln schnell nach, ob Sie auf der aktuellen Seite damals tatsäch-lich im Dezember die aktuellen Zahlen eingetragen oder dies im Vorweihnachtsstress ver-gessen hatten und es sich noch um die vorläufigen Ergebnisse von Mitte November handelt.

Erstellen Sie Seitenvorlagen und ChecklistenWenn Sie bestimmte Checklisten oder Formulare häufiger benötigen, können Sie in One-Note unter dem Namen Vorlagen entsprechende leere Vorlagen anlegen. So erstellen Sie z.B.ein Messegesprächsprotokoll oder eine Checkliste zur Seminarvorbereitung, die Sie amTelefon mit dem Veranstalter durchgehen.

So erstellen Sie eine Vorlage1. Erstellen Sie die Seite mit allen Überschriften, Kategorien für Folgeaufgaben usw.

2. OneNote 2010: Wählen Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche Neue Seite den BefehlSeitenvorlagen. OneNote 2013: Wählen Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN aus derGruppe Seiten den Befehl Seitenvorlagen.

3. Klicken Sie im nun rechts am Programmfensterrand angezeigten Aufgabenbereich Vor-lagen auf Aktuelle Seite als Vorlage speichern.


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Ideen und Ziele stets präsent

4. Geben Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld einen Namen ein und bestätigen Sie mitSpeichern. Wenn Sie das Kontrollkästchen Als Standardvorlagen für neue Seiten im aktu-ellen Abschnitt festlegen aktivieren, basiert künftig jede neu erstellte Seite in diesemAbschnitt auf der gespeicherten Vorlage.

Die Funktion Standardvorlage ist sehr praktisch, wenn Sie z.B. einen Abschnitt jeweils nurfür Messegespräche, Vorbereitung Ihrer öffentlichen Auftritte zu einem bestimmtenThema, Fragenkataloge für Neukunden, Schadensaufnahmeformulare usw. anlegen. Jedeneue Seite im aktuellen Abschnitt baut dann automatisch auf der Vorlage auf. WiederholenSie zum nachträglichen Setzen der Funktion die Schritte 1 und 2 und wählen Sie unten imAufgabenbereich Vorlagen im Dropdown-Listenfeld Standardvorlage auswählen die Vorlagefür neue Seiten im aktuellen Abschnitt aus bzw. klicken Sie auf Keine Standardvorlage, wennSie wieder mit leeren Seiten arbeiten möchten.

So erstellen Sie eine neue Seite basierend auf einer Vorlage1. Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Seite auf den Dropdownpfeil der Schaltfläche für

neue Seiten und wählen Sie dann im Menü den Befehl Seitenvorlagen (OneNote 2010).In OneNote 2013 wählen Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN aus der Gruppe Seitenden Befehl Seitenvorlagen.

2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage per Klick aus

3. Schließen Sie den Aufgabenbereich Vorlagen durch Klick auf das kleine x in der rechtenoberen Ecke.

Ideen und Ziele stets präsentHalten Sie langfristige Ziele mit Notizen und Details in OneNote fest, um dann einenUmsetzungsplan (z.B. als Gliederung) zu erstellen. Sammeln Sie auch Vorsätze, »Visionen«und nutzen Sie OneNote für Ihre Träume – halten Sie fest, was Sie schon immer einmal tunwollten, mit allen Gedanken, was Ihnen dabei wichtig ist und wie Sie dies umsetzen könnten.Je öfter Sie dies konkret vor sich sehen, desto mehr wird sich Ihr Unterbewusstsein damitbeschäftigen. Wenn ein paar Monate oder Jahre später die Gelegenheit kommt, das GanzeRealität werden zu lassen, haben Sie z.B. gleich die halbe Materialsammlung, um Ihr eigenesBuch zu schreiben. Oder Sie sehen, dass Sie jetzt tatsächlich ein viermonatiges Sabbatical fürIhre lang erträumte Weltreise nehmen und diese bezahlen können, wenn Sie die letzten dreinoch fehlenden, aber mit ein wenig Anstrengung für Sie machbaren Schritte gehen.

Nutzen Sie OneNote als Ihre Sammel- und Schaltzentrale für alle Gedanken zu einemThema. Tragen Sie Material aus anderen Anwendungen zusammen, indem Sie im Randno-tizmodus Textpassagen sammeln und große Dokumente direkt mit Ihren Notizen verlinken.

Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihren NotizenSie können so direkt aus Ihren Notizen mit einem Klick z.B. ein technisches Datenblattoder den Aufbauplan für Ihren Messestand öffnen. Sparen Sie Platz, wenn Sie bestimmteInformationen nicht als kopierten Text bzw. kopiertes Bild auf der Seite sehen müssen,




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indem Sie eine Verknüpfung einfügen. Außerdem haben Sie so (anders als z.B. bei als Kopieeingefügten Bildern) immer die aktuellste Version z.B. einer mehrfach überarbeitetenPowerPoint-Präsentation vor sich.

1. Holen Sie den Windows-Explorer in einer nicht bildschirmfüllenden Fenstergröße inden Vordergrund.

2. Markieren Sie eine Datei, z.B. eine Excel-Datei oder ein Bild (im Windows-Exploreranklicken).

3. Klicken Sie auf das markierte Element und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste andie gewünschte Position in der OneNote-Seite, um eine Kopie einzufügen. OneNote bie-tet (außer für Bilder) nun an, eine Verknüpfung bzw. einen Ausdruck einzufügen. Wäh-len Sie diese Option und bestätigen Sie mit OK. Microsoft Office-Dokumente könnenauch als Bild für handschriftliche Anmerkungen eingefügt werden (siehe hierzu weitervorn in diesem Kapitel den Abschnitt »So fügen Sie Dokumente als Bilder ein«).

»Druckmittel« – exportieren Sie Daten aus beliebigen Programmen

Wenn Sie nicht nur einzelne Texte und Bilder aus anderen Programmen über die Zwischen-ablage in OneNote einfügen möchten, sondern z.B. umfangreichere Berichte oder Daten-sätze wie auf Papier vorliegen haben möchten, so können Sie einfach aus beliebigen Pro-grammen die Inhalte direkt in eine OneNote-Seite drucken. Besonders schön dabei: Wieauf Papier können Sie mit Textmarkern arbeiten, neuen Text hinzufügen und auf einemTablet-PC (bzw. mit einem entsprechenden Eingabestift auch auf anderen PCs) hand-schriftliche Notizen, Anmerkungen und Skizzen auf der Seite einfügen (siehe Abschnitt»Verwenden Sie Zeichenstifte, Textmarker und Farben«). So ersetzt OneNote Ihre Ausdru-cke auf Papier und liefert Ihnen dabei die elektronischen Vorteile wie z.B. Volltextsuche,Rückgängig-Funktion und das Verknüpfen mit anderen Daten.

So »drucken« Sie aus beliebigen Anwendungen nach OneNoteDas Installationsprogramm von OneNote hat Ihrem System automatisch einen virtuellenDrucker hinzugefügt. Wählen Sie in einem beliebigen anderen Programm die Druckfunk-tion und im Drucken-Dialogfeld (je nach Programm heißen dieses Dialogfeld sowie dieentsprechenden Einstellungen ggf. anders) statt Ihres Standarddruckers den Drucker mitdem Namen An OneNote 2010 senden bzw. An OneNote 2013 senden. Je nach EinstellungIhres Systems bleibt ggf. die aktuelle Anwendung, aus der Sie drucken, im Vordergrund.Auf den ersten Blick vermuten manche Anwender dann, es sei »nichts passiert« und derExport habe nicht funktioniert. Einen kurzen Moment später öffnet OneNote ein Fenster,in dem Sie den gewünschten Zielabschnitt für Ihre Druckseite auswählen können.

Text wird beim Drucken im Originallayout als Bild eingefügt, daher können Sie den Text inOneNote nicht mehr nachträglich bearbeiten und auch keine Textteile herauskopieren. Umspäter nach bestimmten Schlüsselwörtern im Text zu suchen oder Teile des Textes zu über-nehmen, nutzen Sie die neue Funktion zur Texterkennung in Bildern (siehe Abschnitt»Lassen Sie zwischen den Zeilen lesen – OCR für Bilder«).


25 207

Ideen und Ziele stets präsent

Websites aus dem Webbrowser in OneNote speichernUm z.B. während eines langen Fluges ohne Internetverbindung oder während einer Zug-fahrt mit schlechter Internetverbindung bestimmte Informationen ständig parat zu habenoder den aktuellen Stand einer Website für spätere Recherchen (wenn sich die Inhalte derWebsite verändert haben) zu speichern, übergeben Sie die Website einfach an OneNote. Siehaben in Internet Explorer drei Möglichkeiten für den Export nach OneNote:

1. Nutzen Sie die Druckfunktion wie oben beschrieben (z.B. per [Strg]+[P] drucken). DerVorteil: Internet Explorer passt die Seiteninhalte so an, dass alles im richtigen Verhältnisskaliert auf die Seite passt. So bleibt das Originallayout erhalten. Sie haben ein Bild ein-gefügt – und können nun mit den Zeichenwerkzeugen in OneNote wie auf PapierAnmerkungen hinzufügen.

2. In Internet Explorer finden Sie eine neue Schaltfläche An OneNote senden (ggf. müssenSie dafür erst einmal mit einem Rechtsklick auf das Zahnradsymbol Extras die Befehlsleisteim Kontextmenü einblenden. Unter Windows 8 müssen Sie dafür die Desktop-Versiondes Internet Explorers öffnen und nicht die für die Fingerbedienung optimierte App-Ver-sion). Ein Klick, und OneNote übernimmt die aktuelle Website (Internet Explorer bleibtgeöffnet im Vordergrund – wechseln Sie zu OneNote, um das Ergebnis zu sehen). DerNachteil dieser Methode ist, dass das Originallayout der Seite zerrissen wird, z.B. wird Textanders umbrochen, Bilder ändern ihre Position und Textspalten ändern ihre Breite/Längeggf. um ein Vielfaches. Dafür können Sie aber den Text direkt bearbeiten, einzelne Bilderherauskopieren und den Text ohne zusätzliche Bearbeitungsschritte oder OCR-Erken-nungsfehler bei exotischen Schriftarten durchsuchen sowie herauskopieren.

3. Als Drittes bleibt die Möglichkeit, beliebige Teile des Textes sowie Bilder auf einer Web-site zu markieren und die markierten Inhalte danach per Drag & Drop bzw. Kopierenund Einfügen auf die aktuelle OneNote-Seite an eine beliebige Position zu übernehmen.Die Vor- und Nachteile dieser Methode entsprechen Methode 2. Im Unterschied dazueignet sich die dritte Methode gut, wenn Sie lediglich kleine Teile und nicht den gesam-ten Inhalt einer Seite übernehmen möchten.

Lassen Sie zwischen den Zeilen lesen – OCR für BilderMithilfe der OCR-Funktion (Optical Character Recognition) versucht OneNote, in Bildern»zu lesen« und den enthaltenen Text als »echten Text« zur Verfügung zu stellen. Das ist z.B.dann hilfreich, wenn Sie auf Papier erhaltene Dokumente und Visitenkarten einscannenoder Daten aus anderen Anwendungen drucken (die dann als Bild eingefügt werden). Denerkannten Text können Sie nun durchsuchen und zur weiteren Bearbeitung kopieren, z.B.um den Absender eines gescannten Geschäftsbriefes in Word als Empfänger Ihres Antwort-schreibens oder als neuen Kontakt in Outlook einzufügen.

Klicken Sie ein Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü denBefehl Text aus Bild kopieren, um den Text zu extrahieren und in der Zwischenablage zuspeichern (danach können Sie ihn z.B. mit (Strg)+(C) an anderer Position wieder einfü-gen). Wenn Sie den Text nicht an anderer Stelle verwenden sondern lediglich mit der Such-funktion von OneNote durchsuchen möchten, wählen Sie im Kontextmenü stattdessen den




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Befehl Text im Bild als durchsuchbar definieren und im daraufhin geöffneten Untermenü dieSprache des Textes (falls Sie bereits den Befehl Text aus Bild kopieren für ein Bild gewählthaben, hat OneNote dabei automatisch den Text als durchsuchbar definiert).

Die besten Ergebnisse liefert die OCR-Funktion bei aus anderen Programmen an OneNote gesendeten Tex-ten sowie sauber eingescannten Graustufen- und Schwarz-Weiß-Bildern, die Sie exakt ausgerichtet auf denScanner gelegt haben. Wenn Sie hingegen mit der heute in fast jedem Mobiltelefon integrierten Kamera eineVisitenkarte oder z.B. einen Zugfahrplan abfotografieren, häufen sich die Erkennungsfehler.

Abbildung 7: Lassen Sie OneNote für Sie Text aus Bildern extrahieren – bei klaren Konturen mit weißem Hintergrund klappt das recht gut, bei sehr kleinem Text in kursiver oder verschnörkelter Schrift hingegen nicht


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Zeichnen per FingerWenn Sie auf einem Tabletmit Windows 8 und One-Note 2013 einen Zeichen-stift auswählen und dannversuchen, mit dem Finger(statt der Maus oder einemTablet-Stift) zu malen,erkennt OneNote Ihren Finger und Sie bewegen die Seite (Scrollen/Bildlauf) statt zu zeich-nen. Wählen Sie auf der Registerkarte ZEICHNEN in der Gruppe Tools den Befehl MitFinger zeichnen, um mit Ihrem Finger auf den Bildschirm zu malen (dafür benötigen Sieentsprechend ausgestattete Hardware, die die Fingerbedienung ebenfalls unterstützt). Wäh-len Sie den gleichen Befehl erneut, um sich mit dem Finger wieder auf der Seite zu bewegen(Bildlauf) statt zu zeichnen. Wenn Sie zwischendurch zur Maus greifen, beendet OneNoteauf den meisten Tablets ebenfalls den Modus Mit Finger zeichnen.

GanzseitenansichtDie angepasste Ganzseitenansicht macht es in OneNote 2013 leichter, zu anderen Notiz-büchern, Seiten und Abschnitten zu springen, und blendet die Registerkarten der Menü-leiste jetzt komplett aus, sodass Sie noch etwas mehr Platz für den eigentlichen Seiteninhalthaben. Wählen Sie ANSICHT/Ansichten/Ganzseitenansicht zum Aktivieren der Ganzseiten-ansicht.

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Übungen

Die wichtigsten Neuerungen in OneNote 2013OneNote 2013 hat verbesserte Tabellen-Funktionen inklusive dem Einbetten von Excel-Tabellen an Bord und wurde für die Benutzung auf Tablets mit Fingereingabe angepasst.Auch die mobilen Apps von OneNote werden ständig weiter entwickelt: Wenn Sie ein aktu-elles Windows Phone, iPhone, Android- oder Symbian-Smartphone nutzen, können SieNotizbücher auf Microsoft SkyDrive ablegen (kostenloser Onlinespeicher) und sowohl vonIhrem Smartphone als auch mit der PC-Version von OneNote darauf zugreifen.

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Die wichtigsten Neuerungen in OneNote 2013

Oben rechts sehen Sie daraufhin einen kleinen Doppelpfeil, der wieder zur Normalansichtwechselt. Direkt neben dem Doppelpfeil finden Sie den Namen des aktuell geöffnetenNotizbuchs und Abschnittes sowie ein kleines Dreieck. Klicken Sie auf das Dreieck odereinen der Namen, um die Liste aller Notizbücher, Abschnitte und Seiten zu öffnen und aufeine andere Seite zu springen bzw. eine neue Seite hinzuzufügen. Ausserdem sehen Sie inder Ganzseitenansicht am oberen Bildschirmrand in der Mitte drei kleine graue Punkte. EinKlick auf diese Punkte öffnet das Menüband mit den gewohnten Registerkarten.

Verbesserte Tabellen und Exceltabellen in OneNoteWenn Sie eine Tabelle anklicken, können Sie auf der Registerkarte TABELLENTOOLS LAY-OUT jetzt in der Gruppe Format auch eine Schattierung wählen, die Tabelleninhalte in derGruppe Daten nun endlich Sortieren und in der Gruppe Konvertieren die Tabelle In eineExcel-Tabelle konvertieren, um alle Excel-Funktionen (Summe, Mittelwert, bedingte Forma-tierung usw.) zu nutzen.

Ausserdem finden Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe Dateien jetzt denBefehl Kalkulationstabelle, mit dem Sie eine Vorhandene Excel-Tabelle oder eine Neue Excel-Tabelle auf die aktuelle Seite einfügen. Wenn Sie den auf der Seite angezeigten Namen derExceltabelle oder das neben dem Namen angezeigte Excel-Symbol doppelklicken oder mitder Maus auf die Tabelle zeigen und die daraufhin in der linken oberen Ecke angezeigteBearbeiten-Schaltfläche anklicken, öffnet sich die Tabelle in Excel. Sobald Sie dort dieInhalte aktualisiert haben und Excel schließen, werden entsprechend die auf der OneNote-Seite gezeigten Daten aktualisiert. So können Sie z.B. aktuelle Quartalsergebnisse direkt ausOneNote heraus eingeben und die Ergebnisse von daraus resultierenden Excelberechnun-gen direkt in OneNote aktualisiert sehen.

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Ihr Referent: Holger Wöltje

Holger WöltjeZeitmanagement-Experte

Themen: • Zeitmanagement mit Outlook• E-Mails im Griff• Zeitmanagement mit iPhone/Blackberry

Bücher von Holger Wöltje:

Kurzbiographie

PC, Notebook, Smartphone – unsere technischen Arbeits- und Kommunikations-mittel werden immer komplexer und stehlen uns häufig mehr Zeit, als sie einsparen. Holger Wöltje, Deutschlands führender Experte für Zeitmanagement mit Outlook, Blackberry und iPhone, zeigt Ihnen auf einfache und verständliche Weise, wie Sie sich in der Informationsflut auf das Wesentliche konzentrieren, Ihre E-Mails in den Griff bekom-men, außer Kontrolle geratene Hilfsmittel wie Outlook und Blackberry wieder zum Freund und Helfer verwandeln und mehr Zeit für das gewinnen, was Ihnen wirklich wichtig ist.

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik, Lehrbeauftragter für Zeitmanagement und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 11.000 Anwendern in Seminaren und Einzelcoachings geholfen, die moderne Computertech-nik produktiver einzusetzen. Artikel und Interviews mit Holger Wöltje erschienen z. B. in Focus Money, manager magazin und Capital. Sein gemeinsam mit Prof. Dr. Lothar Seiwert verfasstes Buch »Zeitmanagement mit Outlook« inklusive Online- Videokurs wurde 2009 mit dem Comenius-Award geehrt, der wichtigsten europäischen Auszeichnung für Multimedia-Bildungsmedien.

Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie Dax-30-Unternehmen wie z.B. der Deutschen Post, Credit Suisse, Microsoft, REWE, SAP, Siemens und Lufthansa dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren. Er zeigt Outlook-, Blackberry- und iPhone-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Referenzen und Kundenstimmen»Besonders angesprochen hat mich Ihre lockere, erfrischendeArt und hervorragende Fachkompetenz.« Andreas Hausmann, Country Manager ProCurve Networking, Hewlett-Packard Deutschland GmbH, Böblingen

»Sehr gute Informationen lebendig, praktisch und anwendbar vermittelt.« Eckart Schmidt, IT-Strategie und Planung, Deutsche Post AG, Bonn

»Vielen Dank für das geniale Seminar, Herr Wöltje! Ich bin begeistert von Ihrer fachli-chen Kompetenz gepaart mit Ihrer herrlich unterhaltsamen Aufbereitung des Themas.« Martina Hellmich, Abteilungsleiterin Personalentwicklung, KaDeWe, Berlin

Auszeichnungen• Auszeichnung zum Qualitätsexperten 2007-2013 und erneut 2014 durch das Qualitätsnetzwerk der Erfolgsgemeinschaft.com • Comenius-Award 2009• Auszeichnung zum Top-Speaker durch Top-Speaker.eu, 2009 bis 2013 und 2014

Ihr Referent

www.zeit-im-griff.de

http://www.zm-mit-ol.de

Documents

OneNote im Griff · 2 www 6 »Ich hab alles im Kopf!« – OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen 184 Abbildung 1: Nutzen Sie freies Gestalten wie auf