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OpenMeetings – Das virtuelle Klassenzimmer (VC)

Inhaltsverzeichnis I Technik und System ............................................................................................................... 2

Technische Voraussetzungen ............................................................................................. 2

Technische Konfiguration .................................................................................................... 2

II Open Meetings Räume .......................................................................................................... 4

1. Spezifische OpenMeetings Raumtypen ......................................................................... 4

2. Struktur von Präsentations- und Kooperationsräumen ................................................... 4

2.1 Das Whiteboard ....................................................................................................... 5

2.2 Der Chat-Bereich ..................................................................................................... 6

2.3 User und Dateien ..................................................................................................... 7

2.4 Bereich Aktivitäten und Aktionen ........................................................................... 10

2.5 Menüzeile .............................................................................................................. 11

III Helpdesk: Technische Probleme und Lösungen ............................................................. 14

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I Technik und System

Technische Voraussetzungen

Um mit OpenMeetings arbeiten zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Aktiviertes Flash-Plugin im Browser Lautsprecher Folgende Ports müssen frei gegeben sein: 5080, 443, 8088 Java Version 8 (nur für Desktop-Sharing und Aufzeichnung relevant) Headset (Mikrofon) für Audio-Beiträge und bei Bedarf eine Webcam

Empfohlen wird die Nutzung eines Headsets anstatt von eingebauten Mikrofonen, da ansonsten ein störender Hall und starke Nebengeräusche auftreten können. Auch ist ein gleichbleibender Audio-Strom, ohne automatische Anpassungen, für eine gleichbleibende Audio-Qualität wichtig.

Technische Konfiguration

OpenMeetings unterstützt Sie bei der Überprüfung Ihrer Technik und der Einrichtung Ihres Audio/Video Equipments. Bevor Sie einen OpenMeetings Raum betreten sollten Sie Ihre „Verbindung prüfen“ sowie Ihr „Audio/Video überprüfen“.

Die Geräteauswahl wird über die Option „Audio/Video überprüfen“ gestartet bzw. kann auch über den folgenden Link aufgerufen werden.

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Beim Aufruf der Geräteauswahl kann nun das passende Mikrofon ausgewählt und auch ein Audio Test („Starte Aufnahme“) durchgeführt werden. Mit „Speichern“ können Sie Ihre Konfiguration speichern.

Falls Sie die Gerätauswahl nicht vor Besuch eines Meetings Raums durchgeführt und gespeichert haben, erscheint der Dialog, sobald Sie Ihr Audio/Video im Raum aktivieren. Über das folgende Icon, können Sie aber auch jederzeit im Meeting Raum die Einstellungen anpassen.

Bitte beachten Sie, dass in dem Moment, indem man sich in dem Geräteauswahlfenster befindet, weder Bild noch Ton des Benutzers im Raum vorhanden sind.

Zum Abschalten des Audios/Videos einfach noch mal auf dasselbe Icon klicken. Damit wird Audio/Video komplett abgeschaltet und auch das Audio/Video Fenster der Person verschwindet.

Wollen Sie Ihren Ton nur stummschalten, klicken Sie einfach auf das kleine Lautsprechersymbol bei Ihrem Video oder Bild. Noch zu Information: Neue Funktionen seit Version 3.0.7:

neues Layout neues Design Raum in html5 (Flash „nur“ für Audio und Video benötigt) zusätzliche Interviewraum Variante Quick Poll Vorbereiten von Umfragen Autoclean A&A akustische Chatbenachrichtigung Support für Mathematische Formeln auf dem Whiteboard Anzeige der Anzahl der NutzerInnen im Raum Anzeige der Anzahl offener Rechteanfragen Aufsplittung Aktivitäten & Aktionen Erkennbar wenn im Chat geschrieben wird mit Whiteboard Recht sieht der Lehrende die Folien fortlaufend und hat so eine

Vorschau auf die kommenden Folie, normale Benutzer sehen immer nur die aktuelle Folie

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und weitere Details

II OpenMeetingsRäume

1. Spezifische OpenMeetings Raumtypen

Zur Auswahl stehen folgende Raumtypen:

a) Kooperation b) Präsentation c) Interview

Während sich die Räume a) und b) nur dadurch unterscheiden, dass beim Kooperationsraum die Audio/Video Option direkt beim Betreten aktiviert ist und beim Präsentationsraum, die Audio/Video Funktion erst beim Moderator beantragt werden muss (bzw. der Moderator sein Audio/Video noch selbst aktivieren muss), unterscheidet sich der Interviewraum grundlegend von den anderen Räumen.

Tipp zum Interviewraum:

Es gibt eine Variante des Interviewraums. Hierbei werden alle aktivierten Videos in gleicher Größe gleichmäßig über die zur Verfügung stehende Fläche verteilt. Erstellt wird diese Variante, indem man in den Namen des Raumes an beliebiger Stelle ein „→“ (AltGr+i) einfügt.

In den meisten Fällen wird aber der Präsentationsraum, eventuell der Kooperationsraum zum Einsatz kommen. Deshalb werden im Folgenden diese beiden Raumtypen näher erläutert.

2. Struktur von Präsentations- und Kooperationsräumen Das virtuelle Klassenzimmer OpenMeetings lässt sich in vier Bereiche teilen.

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1) Whiteboard Bereich

In diesem Bereich werden die Präsentationsfolien angezeigt und OpenMeetings ModeratorInnen können diverse Schreib- und Zeichenwerkzeuge sowie Zeichenbretter (Whiteboards) nutzen. Am unteren Rand des Whiteboard Bereichs findet man die Foliennavigation.

2) Chat Bereich

In diesem Bereich können alle Teilnehmenden per Text-Chat kommunizieren. Der Textchat bietet sich besonders für Zwischenfragen, kleine Interaktionen und Smalltalk vor dem Start einer Präsentation an. Generell ist dieser Bereich für Personen ohne Mikrofon wichtig.

3) User und Dateien

Hier werden alle Personen, die sich aktuell im Raum befinden mit ihren zugehörigen Rechten angezeigt. Mit Hilfe der Icons können weitere Rechte beim Moderator beantragt werden. Auch die Audio- und Videoeinstellungen können in diesem Bereich vorgenommen werden. Über den Reiter „Dateien“ werden die Präsentationsdateien hochgeladen und organisiert.

4) Aktivitäten und Aktionen

In diesem Bereich erscheinen Rechte-Beantragungen sowie Logouts von Benutzern. Der Moderator sieht hier auch die „Meldungen“ bzw. Anfragen der Teilnehmenden.

5) Menüzeile

Über die Menüzeile kann ebenfalls auf das Datei-Management sowie weitere Aktionen zugegriffen werden. Rechts oben kann ferner der Mitschnitt einer Session sowie Screensharing aktiviert werden.

Hinweis: Webcam/Videofenster lassen sich frei positionieren und auch in der Größe anpassen.

Schauen wir uns die fünf Bereiche genauer an:

2.1 Das Whiteboard

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Mit Hilfe des Whiteboards können synchron und kooperativ Visualisierungen entwickelt sowie Folien annotiert und markiert werden. Hierfür stehen unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung.

Standardmäßig verfügen User nur über den Pointer, während die ModeratorInnen alle Funktionen des Whiteboards nutzen können. Sollen die Teilnehmenden auch selbst Dateien hochladen können, benötigen sie Präsentationsrechte.

Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Zeichenbretter anzulegen. Beispielsweise kann in ein Zeichenbrett die Präsentation geladen und im zweiten gezeichnet werden. Ferner besteht die Option Screenshots eines Zeichenbretts zu erstellen.

Über die Navigationspfeile können ModeratorInnen durch die Folien navigieren und die Seitenbreite anpassen.

2.2 Der Chat-Bereich:

Hierbei handelt es sich um einen einfachen Text-Chat, der sich am rechten Rand befindet und in der Regel zunächst zugeklappt ist. Klappen Sie den Chat-Bereich auf, indem Sie auf den Pfeil klicken. Im oberen Bereich des Feldes sehen Sie den Chat-Verlauf. Im oberen Bereich des Feldes sehen sie den Chat-Verlauf. unteren Bereich können Sie selbst einen Textbeitrag erstellen. Der gesamte Chatbereich lässt sich auch in der Breite verändern.

Der Text wird in die untere Zeile getippt und kann bei Bedarf mit Hilfe der bereitgestellten Optionen weiter formatiert und ausgestaltet werden, was allerdings meist gar nicht weiter notwendig ist. Auch Smilies und Links können hinzugefügt werden.

Ist der kurze Chat-Beitrag fertig, kann er standardmäßig mit der Tastenkombination Strg+↲ oder dem Klick auf das ↲ rechts neben den Textchat abgeschickt werden.

User

Moderator

Navigation Seitenbreite

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Chat-Einstellungen: Sie können...

Den Chatverlauf speichern Den Chatverlauf löschen Den Benachrichtigungston bei neuen Beiträgen ein- bzw. ausschalten Wechseln zwischen Strg+↲ und ↲ zum Abschicken von Nachrichten

Die akustische Benachrichtigung informiert auch im eingeklappten Zustand über neue Chatnachrichten. Private Chats werden als Tab in das Chatpanel eingebunden. Sie bleiben erhalten, bis der Chat von einer der beiden Seiten beendet wird.

2.3 User und Dateien Dieser Bereich gibt im Tab „User“ einen Überblick über die Personen, die sich aktuell im Virtuellen Klassenzimmer befinden. Ferner können in diesem Bereich im Tab „Dateien“ ModeratorInnen ihre Präsentationsdateien hochladen bzw. auf hochgeladene Dateien zugreifen. Ferner haben alle Personen Zugriff auf die öffentlichen Ordner, z.B. die Raumdateien. Der gesamte Bereich kann auch über den entsprechenden

Anfasser noch etwas in der Größe angepasst werden.

2.3.1 Reiter „User“ Im Folgenden werden die unterschiedlichen Start-Ansichten auf die Reiter in den verschiedenen Raumtypen dargestellt.

Kooperationsraum Präsentationsraum Interviewraum

Moderator

User

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Der User verfügt zunächst nicht über die meisten Rechte (siehe Schloss-Symbol), kann diese aber per Klick auf das Icon beantragen, bzw. der Moderator kann dem User das jeweilige Recht einräumen. Das bedeuten die Icons:

Videorecht

Audiorecht

Präsentationsrechte (inklusive Dateiupload und Foliensteuerung)

Nutzung des Whiteboards

Desktop Sharing

Remote Control (Cursor Kontrolle zur Steuerung des fremden Rechners)

Recht andere stumm zu schalten

Komplette Moderationsrechte

Ausloggen

Starte privaten Chat

So vergeben Sie als Moderator die entsprechenden Rechte: Als Moderator können Sie jedem User einzeln die Verschiedenen Rechte zuweisen. Sobald sie in der Userliste mit der Maus auf den entsprechenden User gehen, werden die zur Verfügung stehenden Rechte angezeigt. Hier können Sie anlog auch die Rechte wieder entziehen.

So fordern Sie als TeilnehmerIn entsprechende Rechte an: Als TeilnehmerIn befinden sich die Buttons für die anzufordernden Rechte oben unterhalb des User-Tabs. Sobald Sie eines der Rechte beantragt haben, finden Sie eine entsprechende Meldung im Aktivitäten und Aktionen Bereich. Die ModeratorInnen bekommen ebenfalls diese Meldung mit der Möglichkeit, dies zu erlauben bzw. abzulehnen. Nach der Zustimmung wird das Schloss vom jeweiligen Symbol entfernt. Je nach Recht ist dieses dann sofort aktiv (z.B. Whiteboard) oder ausgeschaltet (z.B. Audio/Video).

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Meldeoption

Audio oder Video Icons können auch als Meldeoption verwendet werden. Die entsprechende Meldung erscheint dann im Aktivitäten/Aktionen Bereich (siehe Bereich 4). Moderator User

Akzeptiert der Moderator die Anfrage mit Klick auf den Haken, wird beim Teilnehmer das Schloss vom Mikrofon Icon entfernt und das Mikrofon wird durchgestrichen dargestellt, da das Mikrofon zuerst noch ausgeschaltet ist und vom User mit einem weiteren Klick aktiviert werden muss.

2.3.2 Reiter „Dateien“ Im Präsentations- oder Kooperationsraum haben alle Zugriff auf den Reiter „Dateien“. Jedoch variieren die angezeigten und zur Verfügung stehenden Ordner.

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Ein beispielhafter Vergleich: Moderator User

Dateien können sowohl im persönlichen Bereich unter „Meine Dateien“ als auch im raumspezifischen Bereich unter „Raumdateien (öffentlich)“ abgelegt werden. Persönliche Dateien können in mehreren Räumen verwendet werden, während auf raumspezifische Dateien von allen Benutzern eines Raums zugegriffen werden kann. Dieser Weg eignet sich wenn mehrere ModeratorInnen eine Session betreuen. Als Dateiformat empfehlen sich pdf Dateien. Aber es werden auch andere Formate wie ppt bzw. pptx unterstützt. Über das Pluszeichen werden die Dateien hochgeladen und können entweder direkt auf das Whiteboard gelegt oder später per drag+drop oder Doppelklick auf das Whiteboard gebracht werden. Das Zeichenbrett ist die Ablagefläche für die zu präsentierenden Dateien.

Per Doppelklick auf eine hochgeladene Datei, kann die zugehörige Datei später auch umbenannt werden.

2.4 Bereich Aktivitäten und Aktionen Hat ein User mit Klick auf das entsprechende Rechte-Symbol im oberen Bereich (vergl. Bereich 3) ein bestimmtes zusätzliches Recht bei der Moderation beantragt, erscheint die Anforderung im Bereich „Aktivitäten und Aktionen“. Der Moderator kann nun mit Klick auf den Haken der Rechtevergabe zustimmen oder mit Klick auf das andere Symbol, die Anfrage ablehnen. Die jeweils neuste Meldung erscheint dabei unten in der Liste.

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Moderator User

Dringend zu empfehlen ist die Aktivierung der Option „Auto-clean“. Hiermit werden sämtliche automatisch erzeugte Meldungen nach kurzer Zeit wieder entfernt. Nur die Meldungen mit einem Handlungsbedarf bleiben erhalten.

2.5 Menüzeile

Die Möglichkeiten innerhalb der jeweiligen Menüs sind bei Usern und ModeratorInnen unterschiedlich. User verfügen nur über einen Teil der Untermenüs. Das Menü „Dateien“ mit Upload Funktion steht nur den Moderatoren zur Verfügung. Im Menü „Aktionen“ gibt es folgende Möglichkeiten: Moderator User

Desktop veröffentlichen

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Entscheidend ist hier die Option „Desktop veröffentlichen“ die auch noch mal über das Icon am rechten Ende der Menüzeile aufgerufen werden kann. „Desktop veröffentlichen“ bietet die Möglichkeit, sowohl Aufzeichnungen als auch Screensharing einzurichten und zu starten. Hierfür muss eine Java VM der Version 8 installiert sein. Nachdem Java gestartet wurde erscheint das Dialogfeld „Desktop-Teiler“: Zunächst sollten Sie den relevanten Bildausschnitt wählen und dann auf „Aufnahme starten“ klicken um eine Session aufzuzeichnen bzw. oben auf „Start“ um das Desktop-Sharing zu aktivieren. Verkleinern Sie anschließend das Dialogfeld aber schließen Sie es nicht, da ansonsten die Aufzeichnung bzw. das Teilen gestoppt wird.

„Menü Umfragen“

Im Menü „Umfragen“ gibt es für ModeratorInnen folgende Optionen:

Quick Poll erzeugt eine einfache Ja/Nein Abstimmung deren Ergebnis fortlaufend dargestellt wird. Sie dient dazu kurzes Feedback von den anderen einzuholen. Weiterhin kann der Moderator eine (sehr simple) „Umfrage“ anlegen.

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Die Umfrage kann on the fly angelegt oder vor der Session vorbereitet werden. Für die Vorbereitung einer Umfrage legt man diese an und schließt sie in den Umfrageergebnissen ab. Danach kann man über die Umfrageergebnisse die „vorbereitete“ (abgeschlossene) Umfrage klonen und aktivieren. Somit braucht man 2 Klicks um eine Umfrage während der Session zu aktivieren.

Bei den Studierenden erscheint die Umfrage automatisch in einem neuen Fenster. Die Ergebnisse sind über das Menü „Umfragen“ → „Umfrageergebnisse“ sowohl für ModeratorInnen als auch User sichtbar. Diese Umfrage ist allerdings primitiv und in der Praxis nur bedingt geeignet.

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III Helpdesk: Technische Probleme und Lösungen

Ich habe keinen Ton/kein Bild: Grundsätzlich wird Audio/Video per Flash übertragen. Darum muss ein Flashplugin

vorhanden sein (https://get.adobe.com/de/flashplayer/about/). Auf dem Handy/Tablet ist Flash nicht vorgesehen. Der Raum wird zwar dargestellt aber

Audio/Video wird nicht funktionieren! Es muss eine extra Freigabe zur Nutzung von Flash für openmeetings.vcrp.de erteilt

werden. Mit der rechten Maustaste auf ein Videobild gelangt man zu speziellen

Flasheinstellungen In den Flasheinstellungen die Video und Audioeinstellungen überprüfen Die Installation mehrerer Browser um bei Problemen einfach mal einen anderen zu

nutzen, hat sich als sehr nützlich erwiesen. Kamera und Mikrofon müssen extra zur Benutzung auf openmeetings.vcrp.de

freigegeben werden. Beim Netzwerktest muss alles grün sein. Audio/Videoeinstellungen möglichst vor jeder Session testen, um Probleme nach

Browser/Flashupdates frühzeitig zu erkennen. Dadurch wird auch das Flash-Plugin, wenn keine permanente Freigabe erfolgt ist, für diese Session freigegeben

Bei Problemen während einer Session den Raum verlassen (Tab/Fenster schließen) und erneut über OpenOLAT einwählen.

Das Screensharing Applet funktioniert nicht: Zur Benutzung wird eine Java Laufzeitumgebung der Version 8 benötigt. Bei Starten muss dessen Benutzung freigegeben werden

FAQ

Welches Recht brauche ich um Folien steuern zu können? Die Steuerung befindet sich unten im Whiteboard Bereich. Die Steuerungssymbole werden beim Erteilen des Rechts das Whiteboard zu benutzen eingeblendet. Moderatoren/Präsentatoren haben automatisch das Recht.

Welches Recht brauche ich um Dateien hochladen zu können? Moderations-/Präsentationsrechte

Wie kann ein User seinen Desktop teilen? Der Moderator gibt die entsprechende Option für den Studierenden frei.

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Dabei erhält der Moderator automatisch (auch) die Cursor Control. Der Moderator kann standardmäßig seinen Desktop teilen ohne dass die Studierenden die Cursor-Control erhalten. Voraussetzung hierfür ist jedoch Java in der Version 8.

Welche Shortcuts gibt es?

Windows Mac Ctrl+Alt+P

Ctrl+Alt+V

Ctrl+Alt+O

Ctrl+Alt+L

Ctrl+Alt/Option+P

Ctrl+Alt/Option +V

Ctrl+Alt/Option +O

Ctrl+Alt/Option +L

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