Organisation – Zoll - Exportkontrolle · PDF fileNutzung von ATLAS in SAP GTS Ausfuhranmeldung kann in Vertretung im Namen unserer Kunden gemacht werden

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Praxisbeispiel SCHOTT AG: Organisation – Zoll - Exportkontrolle

© SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein


Unternehmensfilm

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2 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein

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3 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy














Rechtliche Anforderungen

Außenwirtschaftsgesetz und –verordnung

Zollkodex (ZK) und Durchführungsverordnung

EU-Verordnungen

Gesetze anderer Staaten, z. B. USA

Abgabenordnung (AO), Rahmengesetz für Steuererhebung (EUST)



Compliance Organisation



Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Ausfuhrverantwortlicher

Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften

Gesetzliche Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit

Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen gegen geltendes Recht

Delegation der Verantwortungsübernahme Information über wichtige Vorgänge in vierteljährigen Terminen



Organisation der SCHOTT AG

Abteilung „Exportkontrolle, Zoll“ ist verantwortlich für die Sicherstellung und

Einhaltung der geltenden Vorschriften

Zoll (Ausfuhr und Einfuhr) Exportkontrolle Statistische Meldungen Betriebsprüfungen Vorgaben im Konzern und Integration der Zollprozesse in die Unternehmensabläufe



Compliance Organisation


Exportkontrolle, Zoll

Logistikleiter

Compliance Office

Vorstand

Operativ

Information

Information Konfliktlösung



Erstellung einer Unternehmensrichtlinie Regelung der persönlichen Verantwortlichkeiten Umfang und Anwendungsbereich

Organisation Erstellung einer Arbeitsanweisung im Bereich Güter Embargos Technologie Datenverkehr US-Recht Weiterbildung Entsendungen




Ständige Analyse / Kontrolle der gelieferten Produkte

Statistische Warennummern Präferenzkennzeichen Prüfung der Ausfuhrliste

Analoge Prüfung für neue Produkte



Risikoanalyse aller Standorte


Risikoanalyse aufgrund von

gelieferten Gütern Zivile, Dual-Use, militärische Verwendung etc.

Empfangsländern

Waffenembargo, nationale Vorgaben (z. B. Nuklearverwendung) Brokering und Vertriebstätigkeiten

hohe Exportquote bzw. Fokus auf Inlandsgeschäften


Risikoanalyse aller Standorte


Auswahl entsprechender Maßnahmen Sensibilisierung ausgewählter Mitarbeiter mittels eLearning

Vertrieb, Logistik, Qualitätskontrolle, Technik, Forschung / Entwicklung Workshops in bestimmten Ländern und Regionen

z. B. in Asien oder USA Präsenzschulungen nach abgestimmten Themen mit einzelnen

Bereichen/Abteilungen Schwerpunkt z. B. Ausfuhranmeldungen, Präferenzabwicklung, Exportkontrolle

Rollierende Überprüfung der Einstufung alle 2 Jahre Ad-hoc bei neuen Produkten, Entwicklungen etc.


Stammdaten im ERP (SAP)

Materialstammdaten = Grundlage für alle außenwirtschaftlichen Vorgänge Statistische Warennummer Klassifizierung in der Ausfuhrliste Ursprungsland (Handelsrecht) Präferenzkennzeichen

Basis für Intrastatmeldungen Import Ausfuhr / Exportkontrolle



Stammdaten im ERP (SAP)

Einspielung der neuen geänderten statistischen Warennummern (SOVA Band) Überprüfung vorhandener Eintarifierungen Aktualisierung der Materialstammdaten

1:1 Beziehungen kein Problem 1:n Möglichkeiten müssen einzeln überprüft werden

Abstimmung mit technischen Abteilungen zwingend erforderlich



Beispiel Materialstammdaten





Intrahandelsstatistik

Meldungen werden aufgrund von Bestellungen und Lieferungen erstellt, die im

jeweiligen Monat getätigt wurden

Elektronische Dateimeldung

Zentrale Erstellung für alle deutschen Standorte Ein Ansprechpartner für die Behörde für alle Meldungen

Europäische Niederlassungen melden im jeweiligen Land






Importverzollung

Zentrale Importverzollung für alle deutschen Standorte in Mainz

Bewilligungen „zugelassener Empfänger“

Waren werden nicht am Amtsplatz der Abfertigungsstelle angemeldet, sondern

im eigenen Unternehmen (Anschreibeverfahren)

Anmeldung der Zollanmeldungen im vereinfachten Verfahren

Keine unvollständige Anmeldung, da alle Daten vorhanden



Importverzollung

Ablauf Annahme von Abfertigung von Zollgut


Handelt es sich um Zollgut?

Begleitpapiere zusammenstellen

Sendung auf gekennzeichnetem Zollgutplatz lagern.

Freigabe abwarten Auslieferung


Importverzollung

Dezentrale Warenannahmen verantwortlich für Dokumente

Zentrale Importverzollung

Abstimmung mit den Bedarfsträgern bei Unstimmigkeiten

Zentrale Erstellung des Monatsabschlusses (Zollgebühren und

Einfuhrumsatzsteuer)

Zentrale Betreuung von Zollprüfungen durch die Behörde



Problem: Vertretung z. B. durch einen Spediteur

Verantwortung wird hierbei nicht übertragen Unternehmen bleibt für alle Zollangelegenheiten (Import und Export) verantwortlich auch bei

einer Vertretung Vorgänge müssen alle überprüft werden

Eine Vertretungsvollmacht wird benötigt



Ausfuhranmeldung

Abwicklung über vereinfachtes Verfahren Bewilligung „Zugelassener

Ausführer“

Nutzung von ATLAS in SAP GTS

Ausfuhranmeldung kann in Vertretung im Namen unserer Kunden gemacht

werden

Sendungen mit Ausfuhrgenehmigungen müssen im Normalverfahren erstellt

werden



Ausfuhranmeldung

Ausfuhranmeldung wird aufgrund der Handelsrechnung im System erzeugt

Alle notwendigen Daten enthalten

Codierungen müssen überprüft werden Ableitung bei Standardprodukten

Ausfuhranmeldung kann direkt zum Zoll geschickt werden

Dezentrale Verwaltung in den Logistikabteilungen Ausfuhrnachweis / Ausgangsvermerk



Exportkontrolle


Gründe für Exportkontrolle? Nichtverbreitung von Massenvernichtungswaffen Terrorismusbekämpfung Geltende Gesetze und Vorschriften

Waffenembargos Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen Einzelgenehmigung Allgemeine Genehmigungen

Sanktionslistenprüfung


Exportkontrolle


Steuerung über ERP (SAP) soweit möglich Waffenembargos Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen

Einzelgenehmigung Allgemeine Genehmigungen


„Abbildung des Gesetz im ERP (SAP)“


Beispiel Waffenembargos

Die jeweils aktuellen Waffenembargos werden im ERP (SAP) gepflegt

Alle Belege (Aufträge, Lieferscheine etc.) werden gesperrt

Eine Freigabe dieser Belege kann nur in Abstimmung mit Abteilung

„Exportkontrolle, Zoll“ erfolgen

Kann die Verwendung nicht eindeutig geklärt werden, erfolgt eine Auskunft

beim Bundesamt für Ausfuhrkontrolle (BAFA)



Exportkontrolle – Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen


Wichtig: Materialklassifizierung

Grundlage für alle außenwirtschaftlichen Vorgänge Produkt ist von der Ausfuhrliste / EG-Dual-Use Verordnung erfasst?

Technischer Sachverstand und ausgeprägtes Produktwissen erforderlich Bei Erfassung in der Ausfuhrliste wird der Auftrag entsprechend gesperrt

Allgemeine Genehmigungen werden je nach Länderkonstellation erkannt und automatisch verarbeitet

Meldungen an das BAFA werden entsprechend automatisiert Aufträge mit Einzelausfuhrgenehmigungen werden gesperrt und können nicht weiter bearbeitet

werden Freigabe durch Anlegen einer „Genehmigung“ im ERP (SAP)


Exportkontrolle - Verwendungsbezogene Prüfungen


Restriktionen bezüglich Verwendungen müssen weiterhin geprüft werden

Vertrieb oder Auftragsabwicklung muss Hinweisen auf sensible Ver-

wendungen nachgehen z. B. Hinweise auf eine Verwendung für ABC Waffen oder im Nuklearbereich

Bei Zweifel ist die Behörde (BAFA) entsprechend zu kontaktieren


US - Exportkontrolle


Notwendigkeit der Implementierung prüfen

Standorte in den USA

Kunden aus den USA

Überprüfung, ob Produkte von der EAR oder ITAR erfasst sind


US - Exportkontrolle


Abbildung im ERP (SAP) kann analog der nationalen bzw. europäischen

Vorschriften gemacht werden

Standorte in den USA müssen einen „empowered official“ haben Ansprechpartner für die Behörde Beantragt Ausfuhrgenehmigungen in den USA

Muss „US-Person“ im Sinne des Gesetz sein Amerikanischer Staatsbürger bzw. Greencard-Holder



Nationale Vorgaben Deutsche Frühwarnliste und andere sensitive Hinweis

Europäische Vorgaben VO (EG) 881/2002 Maßnahmen gegen das Al-Kaida Netzwerk VO (EG) 2580/2001 Maßnahmen gegen sonstige Terrorverdächtige

Vorgaben anderer Staaten, z. B. USA Denied Persons List Unverified List Entity List Special Designated Nationals List Debarred List




Bekämpfung von Terrorismus

International gültige Sanktionen gegen bestimmte Personen, Gruppen oder

Organisationen

Bereitstellungsverbot von „wirtschaftlichen Ressourcen“

Pflicht zur Prüfung aller Partner (Kunden, Lieferanten etc.)

Betroffene Unternehmensbereiche Vertrieb, Einkauf, Service, Finanzen, usw.




Für die Anwender voll automatisiert im Hintergrund Hohe Anzahl an Geschäftspartnern und Geschäftsvorfällen Adressänderungen in Aufträgen, Lieferungen etc Einspielen der Listen in ERP (SAP) erfolgt regelmäßig Datenlieferant Bundesanzeiger Verlag Online Abgleich der Adressdaten (Millisekundenbereich)

Für den Anwender nur bei Sperre ersichtlich


SAP-PMP SAP-GTS Blacklistdaten



Prüfpflicht des Unternehmens zur Vermeidung von Gesetzesverstößen

Vergleich der Geschäftspartner mit SPL Einträgen Kunden, Lieferanten, Spediteure etc.

Automatische Sperren der Belege bei Treffern

Problem: Namensähnlichkeiten nicht vermeidbar, bzw. Namensvetter wie

„Müller“ und „Müller“

Ohne IT Unterstützung nicht mehr machbar

Sperre ab einer Übereinstimmung von 75%



Beispiel SAP GTS Sanktionslistenprüfung



Beispiel SAP GTS Sanktionslistenprüfung





Treffer führen zur automatischen Sperrung aller Transaktionen

Umsetzung erforderlicher Maßnahmen durch die zentrale Exportkontrolle Freigabe des Belegs Beendigung von Geschäftsbeziehungen

Meldung an Behörden über Vorgänge


Sanktionslistenprüfung - Problemfelder


Inhalt der Sanktionslisten Natürliche Personen mit Namen in unterschiedlichen Schreibweisen und „Alias“ Juristische Personen mit wechselnden Namen Beteiligte im Zahlungsverkehr

Qualität der Einträge Zum Teil wenig Daten Unklare Schreibweisen Verschiedene Daten für ein Datenfeld

Herkunft der Sanktionslisten Zwei Quellen für EU-Listen Fünf Quellen für US-Listen Viele andere nationale Listen


Interne Audits


Revision Regelmäßige Überprüfung durch den Zentralbereich Zusammenarbeit und gemeinsame Vorbereitungen der Audits

Qualitätsmanagement Ständige Prozessverbesserung


Betriebsprüfungen


Arten der Außenprüfung Zollprüfung Außenwirtschaftsprüfung Präferenzprüfung

Prüfungen finden im Unternehmen statt Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen, Auskunftspersonen festlegen, Infrastruktur

Prüfungen dauern zwischen 3 und 6 Monaten


Betriebsprüfungen


Durchführung eines Einführungs- und Abschlussgespräch mit den Zollprüfern

und den betroffenen Mitarbeitern

Nach Abschluss der Prüfung Ggf. Abgabe einer Stellungnahme Betriebsinterne Besprechung der Ergebnisse Einspruch gegen das Prüfungsergebnis

Archivierung Zollbelege und dazugehörige Dokumente 10 Jahre Ursprungszeugnisse und Präferenznachweise müssen im Original aufbewahrt

werden



Documents

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