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Projektmanagement kickoffcamp1 Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

„Orientierungssemester“ der Hochschule Koblenz · Was Projektmanagement mit dem Bauen von ... (Deutscher Manager Verband e.V.): „Ein Projekt ist ein komplexes, zeitlich begrenztes

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Projektmanagement

„kickoffcamp“

1 Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2

Projektmanagement „Wissensquiz“

5 Fragen

Projektmanagement

Wissensquiz

5 Fragen zum Start

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3

Projektmanagement „Wissensquiz“

5 Fragen

Sie dürfen RATEN!

_____%

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

4

Projektmanagement „Wissensquiz“

Frage 1

Projektmanagement ist ein Konzept

zur Leitung eines komplexen

Vorhabens.

Richtig oder falsch?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

5

Projektmanagement „Wissensquiz“

Frage 2

Die Formulierung „Kick-Off“ wird im

Projektmanagement häufig dazu

verwendet, einen schlechten Projektleiter

zu entlassen.

Richtig oder falsch?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

6

Projektmanagement „Wissensquiz“

Frage 3

Wie viel Prozent der Projekte sind nicht

erfolgreich?

a) ca. 10%

b) ca. 30%

c) ca. 70%

d) Quatsch, jedes Projekt wird zu Ende geführt

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

7

Projektmanagement „Wissensquiz“

Frage 4

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

„Stakeholder“ sind Personen, die aktiv am

Projekt beteiligt sind oder durch den

Projektverlauf oder das Projektergebnis

beeinflusst werden.

Richtig oder falsch?

8

Ab wie vielen Personen schleichen sich in der

Teamarbeit mehr und mehr Denkfehler ein?

a) 5

b) 10

c) 18

d) 25

Projektmanagement „Wissensquiz“

Frage 5

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Inhalt

9

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

1.2 Wie alles begann

1.3 Zielgrößen des Projektmanagements

1.4 Verschiedene Projektarten

2. Projektphasen

2.1 Vorbereitung

2.2 Planung

2.3 Durchführung

2.4 Abschluss

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten

3.2 Teamarbeit

3.3 Interkulturelles

4. Tipps und Tricks für Ihr Praxisprojekt

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

10

Was Projektmanagement mit dem Bauen von

Sandburgen zu tun hat…

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

11

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

Definition „Projekt“ (DIN 69901):

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die

Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist,

wie z.B.

Zielvorgabe

zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen

projektspezifische Organisation.“

Definition „Projekt“ (Deutscher Manager Verband e.V.):

„Ein Projekt ist ein komplexes, zeitlich begrenztes Vorhaben, das aus einer Idee

entstanden ist und bei dem oft fachübergreifend zusammengearbeitet werden muss.“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

12

Ein Projekt ist kein Prozess!

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3

„Routineaufgaben“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

13

Projekte können

… groß oder klein sein.

… viele Menschen einbeziehen oder nur Sie alleine.

… beruflicher oder privater Natur sein.

… über einen schriftlichen Vertrag oder formlose Vereinbarung definiert werden.

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

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Projekt? ja nein

Manhattan Project (Bau der Atombombe)

Messeauftritt

Beratungsgespräch

Radwechsel

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1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

15

Projekt

• Einmaliger Ablauf

• Komplexe Struktur

• Festgelegtes Ziel

• Vorgegebener Abschlusstermin

• Begrenzte Ressourcen

Management

• Planung,

• Überwachung und

• Steuerung einer Aufgabe

Projektmanagement

Projektmanagement (PM) ist der Prozess, in dem Sie Ihr Projekt vom Start

durch die Durchführungsphase bis zum Ende führen.

Zum PM gehören 3 Aufgaben:

• Planung

• Organisation

• Kontrolle

…dafür benötigen Sie

• Informationen

• Kommunikation

• Engagement

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.1 Definition Projektmanagement

16

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.2 Wie alles begann

Erste Elemente des PM erkennbar beim Bau

… von Pyramiden

… der chinesischen Mauer

… von Burgen und Wehranlangen im Mittelalter

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

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Bau des

Eifelturms

Manhatten-

Project

Apollo-

Programm

Großbau-

Projekte

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.2 Wie alles begann

18

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.3 Zielgrößen des Projektmanagements

Zeit

Qualität

Kosten

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

19

1. Das Wer, Was und Warum des Projektes

1.4 Verschiedene Projektarten

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Organisations-

projekte

IT-Projekte F&E-Projekte Bau-

/Investitions-

projekte

Realisierung

Kunstaustellung

Organisation

Fußballturnier

Einrichten

Kundendatenbank

Einführung

PM-Software

Entwicklung eProject

Management

Entwicklung neuer

Hard-/Software

Renovierung

Firmencafeteria

Bau

Einfamilienhaus

20

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

21

Jedes Projekt beginnt mit einer Idee

• Meist vom Auftraggeber bestimmt

• Wenn nicht, gibt es Methoden zur Ideenfindung:

• 6-3-5 Methode

• Advocatus Diaboli

• Mind Mapping

• Brainstorming

• Usw.

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.1 Vorbereitung

22

Das Beispiel „Brainstorming“

1. Den Teilnehmern wird das Problem/ die Herausforderung vorgestellt

2. Das Brainstorming startet und die Teilnehmer nennen spontan ihre

Ideen zur Lösungsfindung

3. Alle Ideen werden protokolliert.

→ keine Kritik an Lösungsmöglichkeiten anderer üben

→ auch unmögliche Ideen aussprechen

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.1 Vorbereitung

23

Wichtige Fragen vorab:

• Frage 1: Sollten Sie es durchführen?

• Frage 2: Können Sie es durchführen?

• Methoden, um diese Fragen zu beantworten, können sein:

• Kosten-Nutzen-Analysen

• Machbarkeitsstudien

• Experteneinschätzungen

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.1 Vorbereitung

24

• Weitere Fragen:

• Was sind die Gründe?

• Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?

• Welche Arbeiten sind dazu notwendig?

• Wer soll wann welche Arbeiten erledigen?

• Vorgaben für Personalbedarf, Finanzmittel, Ausrüstung, etc.?

• …

• Planungsmethoden:

• Projektstrukturpläne, Balkendiagramme (Gantt-Charts), Aktionslisten, etc.

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.2 Planung

25

• Ziel (e) formulieren:

• S pezifisch

• M essbar

• A ttraktiv

• R ealistisch

• T erminiert

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.2 Planung

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„Ich möchte mehr Geld haben.“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

2. Projektphasen

2.2 Planung

• Ziel (e) formulieren:

27

„Mein Ziel ist es, bis zum 31.12.2016

2000 € mehr im Monat zu verdienen.“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

2. Projektphasen

2.2 Planung

• Ziel (e) formulieren:

28

• Wenn Sie wissen wohin Sie wollen, legen Sie das „Wie“ fest!

→ Strukturieren Sie Ihre Aufgaben

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.2 Planung

Quelle: Portny (2007)

29

2. Projektphasen

2.2 Planung – Der Projektstrukturplan

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Schmidt (2007)

30

2. Projektphasen

2.2 Planung – Der Projektstrukturplan

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Schmidt (2007)

31

2. Projektphasen

2.2 Planung – Der Projektstrukturplan

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Schmidt (2007)

32

2. Projektphasen

2.2 Planung – Der Projektstrukturplan

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Schmidt (2007)

33

2. Projektphasen

2.2 Planung – Projektablaufplan (Aktionsliste)

Quelle: Schmidt (2007)

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

34

2. Projektphasen

2.2 Planung – Projektablaufplan („Gantt-Chart“)

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Schmidt (2007)

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Sie planen den Bau eines Hauses. Welche

Vorgänge sind in welcher Reihenfolge

durchzuführen?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

2.2 Planung

36

Projekt

Arbeitspaket 1

Aufgabe 1.1

Aufgabe 1.2

Aufgabe 1.3

Arbeitspaket 2

Aufgabe 2.1

Aufgabe 2.2

Aufgabe 2.3

Aufgabe 2.4

Arbeitspaket 3

Aufgabe 3.1

Aufgabe 3.2

Aufgabe 3.3

Hausbau

Rohbau

Ausbau

Außen-

anlagen

Erdarbeiten

Fundament/

Mauerwerk

Dach

Fenster/

Türen

Estrich

Sanitär/

Heizung/

Elektrik

Innen-

/Außenputz

Garten

Zaun

Vorplatz

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: TU Berlin (2007)

2. Projektphasen

2.2 Planung

37

Hausbau

1. Rohbau

1.1 Erdarbeiten

1.2 Fundament/ Mauerwerk

1.3 Dach

2. Ausbau

2.1 Estrich

2.2 Sanitär/ Heizung/Elektrik

2.3 Fenster/Türen

2.4 Innen-/Außenputz

3. Außenanlage

3.1 Garten

3.2 Zaun

3.3. Vorplatz

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: TU Berlin (2007)

2. Projektphasen

2.2 Planung

Autorenkennung: Name / Funktion 38

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun

Hausbau

1. Rohbau Meilenstein 1

1.1 Erdarbeiten

1.2 Fundament

1.3 Dach

2. Ausbau Meilenstein 2

2.1 Estrich

2.2 Sanitär/Heiz./Elektrik

2.3 Fenster/Türen

2.4 Innen-/Außenputz

3. Außenanlagen

3.1 Garten

3.2 Zaun

3.3 Vorplatz

Quelle: TU Berlin (2007)

2. Projektphasen

2.2 Planung

Meilenstein 3

39

2. Projektphasen

Zwischen Planungs- und Durchführungsphase

Das „Kick-Off Meeting“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

40

2. Planungsphasen

Das „Kick-Off Meeting“

Ziele des Kick-Off Meetings sind u.a.:

• Einen gleichen Informationsstand für alle Projektbeteiligten schaffen

• Kennenlernen der Projektmitglieder

• Klärung der Rollen und Erwartungen der einzelnen Projektmitglieder

• Vereinbaren von Spielregeln

• Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

41

Tipps für die erfolgreiche Durchführung eines Kick-Off Meetings:

• Eine gute Vorbereitung ist das A und O

• Die Anwesenheit aller Projektbeteiligten sicherstellen

• Inhaltliche Diskussionen sind zu vermeiden

• Positive Stimmung erzeugen

• Erste „kleinere“ Aufgaben verteilen

• Ein Protokoll erstellen

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Planungsphasen

Das „Kick-Off Meeting“

42

• Alle Aufgaben planmäßig ausführen

• Leistung und Plan ständig miteinander vergleichen

• Auftretende Abweichungen („Probleme“) lösen

• Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten

• Regelmäßige „Teammeetings“ vereinbaren

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

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2. Projektphasen

2.3 Durchführung

43

• Haben Sie Ihren Projektauftrag

• innerhalb der vereinbarten Zeit,

• in der richtigen Qualität,

• ohne Überschreiten des Budgets

• erledigen können?

• Abnahme der Endergebnisse durch den Auftraggeber

• Den Beteiligten helfen, ihre nächsten Aufgaben zu

übernehmen

• Abschlussbewertung und Evaluation (Was lief gut, was

weniger gut?)

1. Vorbereitung

2. Planung

3. Durchführung

4. Abschluss

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2. Projektphasen

2.4 Abschluss

44

• Projekt

• Prozess

• Projektmanagement

• Projektphasen

• Projektstrukturplan

• Meilenstein, Aufgabenpaket, Aufgabe

• Projektablaufplanung

• SMARTe Ziele

• …

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2. Projektphasen

Wichtige Begriffe

45

• Keine SMARTen Ziele setzen

• Die Wechselwirkungen zwischen Zeit, Qualität und Kosten unterschätzen

• Die Planungsphase komplett überspringen

• Die Abschlussphase nicht vollständig durchlaufen

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

Die häufigsten Fehler

Organisation

36%

fehlende Ziele

20%

Planung

15%

Ressourcen

10%

Zulieferer

4%

techn. Probleme

4%

Umfeld

11%

2. Projektphasen

2.5 Die häufigsten Fehler

Quelle: Kneisel (2006)

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

47

2. Projektphasen

Die häufigsten Fehler

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Was der Kunde

erklärte

Was der Projektleiter

verstand

Was dokumentiert

wurde

Was in Rechnung

gestellt wurde

Was der Kunde

eigentlich gebraucht

hätte

Quelle: gdv (2013)

48 Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Projekt: Planung eines Fußballturniers

2. Projektphasen

Exkurs

49

2. Projektphasen

Exkurs: Vorbereitung

Finanzierung:

Verein, privater Sponsor,

Fußballverband

Zeitpunkt:

Start in 6 Monaten

Idee:

Junioren (U16)

Fußballturnier in Koblenz

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

50

Checkliste: Was muss getan werden?

• Termin für die Ausrichtung festlegen

• Konto einrichten

• Preise und Pokale organisieren

• Anfrage Kommune Bereitstellung des Platzes

• Erstellung eines Spielplanes

• Informationen zur Verpflegung einholen

• Auswertung mit den Beteiligten

• Benötigte Materialien (Tore, Fußbälle, etc.) überprüfen

• Helfer einteilen und über Aufgaben informieren

• Abschlussbericht für die Presse

• Organisation von Betreuern, Helfern, Erste Hilfe

• Lokale Presse zum Turnier einladen

• Infrastruktur bereitstellen (Strom, Wasser, Musik, Spielfeld etc.)

• Abschlussbericht der Finanzen

• Erste Hilfe Versorgung sicherstellen

• Einladungen an Vereine senden

• Organisation der Verpflegung überprüfen

• Beginn der Öffentlichkeitsarbeit

• Zahlungseingänge überprüfen

• Begrüßung und Betreuung der Mannschaften

• Betreuung und Zuweisung der Helfer

• Leitung des Spielbetriebs und Siegerehrung

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

???

2. Projektphasen

Exkurs: Planung

51

Vorgänge in eine zeitliche Reihenfolge bringen

• Termin für die Ausrichtung festlegen

• Anfrage Kommune Bereitstellung des Platzes

• Einladungen an Vereine senden

• Erstellung eines Spielplanes

• Organisation von Betreuern, Helfern, Erste Hilfe

• Konto einrichten

• Informationen zur Verpflegung einholen

• Beginn der Öffentlichkeitsarbeit

• Preise und Pokale organisieren

• Benötigte Materialien (Tore, Fußbälle, etc.) überprüfen

• Helfer einteilen und über Aufgaben informieren

• Lokale Presse zum Turnier einladen

• Erste Hilfe Versorgung sicherstellen

• Organisation der Verpflegung überprüfen

• Infrastruktur bereitstellen (Strom, Wasser, Musik, Spielfeld etc.)

• Zahlungseingänge überprüfen

4 bis 6 Monate

vor dem Turnier

2 bis 3 Monate

vor dem Turnier

1 Monat

vor dem Turnier

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

Exkurs: Planung

52

Vorgänge in eine zeitliche Reihenfolge bringen

• Begrüßung und Betreuung der Mannschaften

• Betreuung und Zuweisung der Helfer

• Leitung des Spielbetriebs und Siegerehrung

• Auswertung mit den Beteiligten

• Abschlussbericht der Finanzen

• Abschlussbericht für die Presse

Während des

Turniers

Nach dem

Turnier

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

Exkurs: Planung

53

1. Monat 2. Monat 3. Monat 4. Monat 5. Monat 6. Monat Turnier-Start

Phase I

Termin festlegen Anna, Max, Cris

Anfrage Kommune Max

Einladung Vereine Cris

Erstellung Spielplan Anna

Organisation Helfer Max, Cris

Kontoverwaltung Anna

Phase II

Informationen Verpflegung

Beginn Öffentlichkeitsarbeit

Preise und Pokale organisieren

Phase III

Materialen überprüfen

Helfer einteilen

Lokale Presse einladen

Organisation Verpflegung

Organisation Infrastruktur

Zahlungseingänge überprüfen

usw.

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Zeitliche Abfolge der Vorgänge visualisieren

2. Projektphasen

Exkurs: Planung

54

• Durchführung:

• Aufgaben nach Plan „abarbeiten“

• Regelmäßiges Fragen: Sind wir noch im Plan?

• Wenn nicht, fragen Sie sich (hoffentlich ;-)): Was muss getan werden, um das Projektziel

nicht zu gefährden?

• Regelmäßige Treffen organisieren

• Abschluss:

• Wie fällt das Fazit aus?

• War das Turnier erfolgreich?

• Lief etwas bei der Organisation schief?

• Was kann in Zukunft verbessert werden?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

2. Projektphasen

Exkurs: Durchführung und Abschluss

55

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

56

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten

Projektbeteiligte oder auch „Stakeholder“ sind nach DIN 69901-5:

• Personen, Personengruppen oder Organisationen,

• die aktiv am Projekt beteiligt sind oder durch den Projektverlauf

oder das Projektergebnis beeinflusst werden.

• die gegebenenfalls den Projektverlauf oder das Projektergebnis

beeinflussen können.

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

57

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten

Die Stakeholder-Analyse hat die Aufgabe, folgende Fragen zu klären:

• Welche Personen, Gruppen, Einrichtungen oder Interessengemeinschaften sind potenzielle

Stakeholder?

• Welchen Einfluss haben die einzelnen Stakeholder auf das Projekt?

• Welche Macht steht den Stakeholdern in Bezug auf das Projekt zur Verfügung?

• Wie werden sich die Stakeholder im Projektverlauf verhalten?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

58

Das Projekt

Projekt-

team

Projekt-

leiter

Kunden

Andere

Abtei-

lungen

Ge-

schäfts-

führung

Auftrag-

geber (intern)

Be-

hörden

Liefer-

anten

Öffen-

tlichkeit

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten

59

…ist verantwortlich für:

• Das Festlegen der Ziele, den Zeitplan und das Budget

• Das Erstellen eines eindeutigen, machbaren Projektplans

• Das Festlegen des Teams und der Arbeitsabläufe

• Den Abgleich der Leistungen mit den Plänen

• Das Lösen von Konflikten hinsichtlich unterschiedlicher Prioritäten,

Arbeitsmethoden oder zwischen Teammitgliedern

• Das Erreichen der gesetzten Ziele in der vorgegebenen Zeit mit den

vorhandenen Mitteln

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten - Der Projekteiter

60

Quelle: Frauenhofer IAO (2012)

Teamfähig • Tendenziell extrovertiert

• Rollenflexibel

• Lobt andere

Durchsetzungsfähig • Kann überzeugen

• Zielorientiert

Frustrationstoleranz • Ausdauer und Beständigkeit

• Kann Misserfolg aushalten

Vernetztes Denken • Kann (in)direkte Konsequenzen erkennen

• Zusammenhänge erkennen

Handlungsorientierung • Risikobereitschaft

• Motivation, Energie, Tatendrang

• Stressresistent

Generalist • Breites Interessenspektrum

• Projektdenken

• Mut zu neuen Alternativen

Positives Selbstvertrauen

• Nicht autoritätsgläubig

• Erfolgszuversichtlich

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten - Der Projekteiter

61

Quelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de (2012)

„…bildet die Keimzelle der gesamten Projektarbeit. Je nach

Projektgröße besteht es aus einigen wenigen bis hin zu

mehreren dutzend Teammitgliedern.“

Differenziert wird nach:

• Kernteam

• Erweitertes Team

• Interne Fachexperten

• Externe Berater

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.1 Die Projektbeteiligten - Das Projektteam

62

Definition „Team“

Wir sprechen von einem Team, wenn folgende Faktoren gegeben sind:

• Anzahl: Eine Gruppe besteht aus mind. drei und höchstens 25 Mitgliedern

• Ziel: Alle Mitglieder arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin

• Dauer: Bestand der Gruppe setzt sich über einen längeren Zeitraum hinweg fort

• Wir-Gefühl: Es besteht das Gefühl des Zusammenhalts in der Gruppe

Quelle: Deutscher Manager-Verband e.V. (2003)

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

63

• Erste Phase: Test-Abschnitt

• Zweite Phase: Emotionsstadium

• Dritte Phase: Anpassung

• Vierte Phase: Miteinander

Die vier Phasen der Teamentwicklung

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

64

Die vier Phasen der Teamentwicklung

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Autorenkennung: Name / Funktion 65

Die verschiedenen Rollen im Team

Quelle: König (2009)

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

66

• Kreativität kann freigesetzt werden

• Informationsfluss kann verbessert werden

• Vorhandenes Wissen kann besser genutzt und integriert werden

• Mitarbeiter sehen, dass sie Veränderungen beeinflussen können

• Mitarbeiter können sich stärker mit der Firma identifizieren

• Gegenseitige Unterstützung der Mitarbeiter kann wachsen

• Arbeitsmoral und Arbeitszufriedenheit können zunehmen

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Uni Potsdam (2013)

Vorteile/Chancen

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

67

• Arbeitsleistung der Teammitglieder schwer einschätzbar

• Notwendigkeit verbindlicher Absprachen, Rücksichtnahme auf andere

• „Zu viele Köche verderben den Brei“

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Uni Potsdam (2013)

Nachteile/Risiken

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

68

• Konstruktive Teamarbeit ist abhängig vom Verhältnis d. Mitarbeiter zueinander

• Erfolg ist abhängig von Fähigkeiten, gemeinsame Problemlösungen durchzuführen

• Erfordert regelmäßige Treffen

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Uni Potsdam (2013)

Nachteile/Risiken

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

69 Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

• Klar definierte Ziele

• Motivierte und engagierte Teammitglieder

• Offene Meinungsäußerung aller Mitglieder

• Konstruktive und offene Konfliktaustragung

• Entspannte Arbeitsatmosphäre

• Unmittelbares Feedback

• Teamvereinbarungen treffen!

1+1 = 3 ABER 0+0 = 0

Quelle: Uni Potsdam (2013)

Erfolgsfaktoren für eine gute Teamarbeit

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

70

Grundlagen zur Teamarbeit – Erfolgsfaktoren für eine gute Teamarbeit

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Übung: Formulieren Sie bitte 3 Teamvereinbarungen!

Beginnen Sie mit „Wir vereinbaren, dass…“

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

71

Teamvereinbarungen: Wir vereinbaren, dass

• …wir uns zweimal die Woche treffen (mittwochs/sonntags), um an unserem Projekt

zu arbeiten.

• …wir die Aufgaben im Team gerecht verteilen.

• …wir uns die Ideen/Vorschläge unserer Teamkollegen anhören und berücksichtigen.

• …wir Kritik offen und sachlich üben und annehmen.

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.2 Teamarbeit

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

72

Quelle: König (2009)

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

73

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

„Deutsche sind sauber,

ordentlich, pünktlich, direkt“

„Japaner sind immer höflich und fahren viel

U-Bahn“

„Niederländer sprechen alle Deutsch“

„Engländer sind konservativ“

„Amerikaner sind egozentrisch“

Stereotyp oder schon Vorurteil?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

74

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

Stereotyp oder schon Vorurteil?

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Stereotyp

Spanier haben eine andere Vorstellung von Zeit.

Vorurteil

Spanier sind unpünktlich.

75 Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: König (2009)

Interkulturelle Kompetenz bedeutet:

Kommunikations- und Handlungsfähigkeit in interkulturellen Situationen.

Personen, die über interkulturelle Kompetenz verfügen, haben die Fähigkeit, mit

Angehörigen einer anderen Kultur zur beiderseitigen Zufriedenheit kultursensibel,

wirkungsvoll und unabhängig agieren können.

G. Hofstede

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

76

Worauf gilt es zu achten?

• Vorurteil und Verallgemeinerung

• Direktheit

• Unterschiede in den Geschlechterrollen

• Verbale Kommunikation

• Nonverbale Kommunikation

• Umgang mit Zeit

• …

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: König (2009)

77

Quelle: Slogar (2009)

Interkulturelle Projektkompetenz – Auswirkungen auf das Projekt:

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

(+) positiv, wenn beachtet (-) negativ, wenn ignoriert

Verkürzung der Storming Phase Fördert Missverständnisse = Konflikte

Identifikation mit Projekt Gefühl der persönlichen Geringschätzung

Produktivität & Qualität Frustration im Team

Teamgeist

Konfliktpotential

Erhöht Fluktuation

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Förderung interkultureller Sensibilität im Projekt durch:

• Interkulturelle Vorstellungsrunde

• Kick-off Workshops - gegenseitige Vorstellung kultureller Besonderheiten

• Planspiel

• Team Events

• Cultural Reviews

3. Der Erfolgsfaktor „Mensch“

3.3 Interkulturelles

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung

Quelle: Slogar (2009)

79

4. Tipps und Tricks für Ihr Praxisprojekt

• Formulieren Sie ein SMARTes Ziel

• Bevor Sie anfangen: Machen Sie einen Plan

• Zergliedern Sie die Aufgaben: Arbeitspakete – Aufgaben – Teilaufgaben

• Legen Sie die zeitliche Abfolge fest

• Überprüfen Sie „Soll“ und „Ist“

• Vergessen Sie nicht die Evaluation am Ende

• Legen Sie gemeinsam Teamvereinbarungen fest

• Seien Sie offen und kooperativ

• Äußern Sie Ihre Meinung und lassen dabei andere Meinungen zu

• Vergessen Sie dabei nicht kulturelle Unterschiede

• Haben Sie Freude an der Erreichung gemeinsamer Ziele

Viel Erfolg und vor allem Spaß dabei!

Florian Lückenbach M.Sc. Hochschulentwicklung und Qualitätssicherung