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OUTPUT MANAGEMENT ALS BLAUPAUSEUND WAS WIR VOM „BERLINER FLUGHAFEN“ LERNEN KÖNN(T)EN
Thomas Sternkopf
Böblingen; 22. Juni 2017
Cooperation Partner:
AG
END
A
Eine kurze Geschichte über den Berliner Flughafen
Blaupause Output Management
ECM & Enterprise Information Management - Digitalisierung
Können wir etwas vom „Berliner Flughafen“ lernen?
Erfolgsfaktoren
Danke
Effizienzhebel
EINE KURZE GESCHICHTE ÜBER DEN BERLINER FLUGHAFEN
NU
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AK
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KEIN
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MB
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ISSEN
Geschichte über den „Berliner Flughafen“
Eines der übergeordneten Ziele des BER war, dass Berlin letztlich nur noch einen zentralen Airport, anstelle von 3 Flughäfen haben wolle, die über ganz Berlin verteilt sind.
Dieser sollte einfach zu erreichen sein und bestens angebunden sein, sowohl an die öffentlichen Verkehrsmitteln als auch durch individuelle Verkehrsmittel (Kundenzufriedenheit)
WA
RES
VO
RH
ERSEH
BA
R?Was ist schief gelaufen?
Ständige Änderungswünsche
(CR‘S)!
“Die Zahl der Fehler belief sich
zwischenzeitlich auf 150,000”
QU
ALITÄ
TM
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AG
EMEN
T
Keine Anforderungskontrolle, führt zu zeitlichen Verzögerungen und Mehrbedarf an Budget
PR
OFIS
UN
DA
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TEUR
E
Eine knallharte Analyse - Faktenbasiert
Verschoben, Verplant, Verbaut - Das Flughafen Fiasko Berlin (ZDFzoom+)Source: https://youtu.be/Dg6VIo3ebX8 (24:48 - 26:38)
BLAUPAUSE FÜR OUTPUT MANAGEMENT
ÜB
ERR
ASC
HU
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ENU
ND
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NTN
ISSEDie Implementierung eines neunen Print-Output-Management System bringt meistens eine Erkenntnis zu Tage (Überraschung)
5.500
Interfacing
Legacy
3.000300
9.900
Digitali-
zation
IT-Imple-
mentation
Analysis
Geplant als IT-Project (PT pro Phase)
9.9005.500
IT-Imple-
mentation
Analysis
55.000
Document
Creation
3.000
Interfacing
Legacy
Digitali-
zation
300
Endet es in einem Business-Change-& Transformation Projekt
Illustrative Example: Calculation of 11 Person days effort in average for 5000 TemplatesBusiness Unit IT Unit
WESEN
TLICH
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AK
TOR
ENWesentliche Herausforderungen – Abhängigkeiten bedürfen eines ganzheitlichen Ansatzes
Mit Kundendaten konsistent umgehen
Digitalisierungschancen nutzen
Compliance-Risiko nach Support-Stopp IBM ASF+ DocuMerger begegnen
Cross-Selling-Potentiale zwischen den Sparten nutzen
WartungsaufwandOptimieren, Lizenzkosten begrenzen
Arbeitszufriedenheit steigern bei Vermeidung Verwaltungs-Overhead
Sponsoring + Governance (nur) zentral wo notwendigsicherstellen
Schriftgutüberführung effizienter machen
Externe Herausforderungen
Interne Herausforderungen
ChancenRisiken
Überblick Output Management (beispielhaft)Multikanalfähigkeit sicherstellen
Automatisierte Tests, bruchlose sanfte „Migration“
Bilanzierungschancenmit IFRS nutzen
Nachbau
vs.
Digitalisierung
• Teuer
• Veraltet
• Am Bedarf der Versicherungskunden
vorbei
• Nur das bezahlen, was (zukünftig)
gebraucht wird
• Schnelligkeit am Markt (Day2Day)
• Releasefähige Technologie
RIC
HTU
NG
SENTSC
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GEN
Strategische Entscheidungen Print-Output-Management
BLU
EP
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TDer Ansatz – Schritt für Schritt , um im Wettbewerb Vorteile zu haben
1
2
Bestandsystem Bestandsystem
OM basierend
auf IBM ASF
Digitale Kunden
Kommunikation
Plattform
Individuelle
Kunden
Kommunikation
Konsolidiertes
Schriftgut
SOA
Technische Notwendig-
keiten lösen (ASF)
Business Benefits
• Postprocessing
• Multi-Channel (Email)
• Neues interaktives
Front-End für die
Business Partner
• PDF Preview
(WYSIWYG)
• Rechtschreibprüfung
• Automatisierte
Regression Tests
Technische Benefits
• Entkopplung der
Systeme
• Decommissioning
IMS DB, IBM ASF
• Eine OM Applikation
an Stelle vieler
• Reduktion der
Komplexität
Business Anforderungen
“Shared Printing Platform”
Business Benefits
• HTML Client; Preview
• Interaktive Business
Tools (Drag & Drop)
• Administration von
Schriftstücken ohne IT
• “Early scanning”,
Nachrichten, Statistiken
• Corporate-Design und –
Wording
• Cross Country Plattform
• Mehrsprachlichkeit
Technical Benefits
• Zentrale Standardlösung
für OM
• Standardisiertes Interface
Konzept (SOA)
• Skalierbare und wartbare
Lösung
• Fertig für Digitalisierungs-
Anforderungen
• Bereit für neue
regulatorische
Anforderungen
(IFRS17,…)
Zustand Heute 12 Months 12 Months 12 Months Fit for Future
Komplexitätsreduzierung
„Single OM-Plattform“
Business Benefits
• Schriftgut-Konsolidierung
und mappen auf eine
Schriftgutlandkarte
• Wiederverwendbarkeit von
Textbausteinen und
Regeln (Synergien)
• Standardisierter
einheitliche Dokumenten
Prozess
• Ein System – managet
End2End Output
• Verringerung der Run und
Maintenance Kosten
Technical Benefits
• EINE Plattform mit
“Shared Assets”.
• Mandantenfähig (Benefits
für alle Units)
• Einheitliche Governance
• Ein System Eigner
VO
RSIC
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DER
WA
HL
DES
VO
RG
EHEN
S
Vergessen Sie niemals die
Ausgangslage.
Ziel ist es meistens die veralteten OM
Systeme entlang der technischen und
fachlichen Anforderungen zu de-
kommissionieren
Sehr häufig erleben wir aber, dass wir
nur ein zusätzliches System schaffen
ohne etwas zu de-kommissionieren
Dadurch erreichen wir genau das
Gegenteil – Erhöhung der
Komplexität, anstelle einer Reduktion
Warum ist das so wichtig und muss
bei der Planung von Anfang an
Berücksichtigung finden?
Kundenzufriedenheit (Ein System
keine Medienbrüche)
Wartungs- und Betriebskosten (ROI
und Business Case)
Passen Sie auf Ihre Strategie auf
EFFIZIENZHEBEL (NICHT NUR) FÜR OUTPUT MANAGEMENT
AN
FOR
DER
UN
GSK
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SOLID
IERU
NG
Effizienzhebel – Anforderungskonsolidierung
Vorher Nachher
Kunde
Maßnahmen
• Review auf Anforderungen
• Konsolidierung Anforderungen
• Ggf. Entscheidung über konfligierende/zu priorisierende Anforderungen
Vermeiden:
Vermeiden:
• Kranken
• Leben
• Sach
• …
Verwaltung
Konsolidierte Anforderungen
Kunde
L
e
b
e
n
…
S
a
c
h
Verwaltung
Sparten-individuelle Anforderungen• Mehrfachadminis-
tration von
Schriftgut
• Dateninkonsistenz
K
r
a
n
k
e
n
AR
CH
ITEKTU
REffizienzhebel – Architektur + Compliance
Maßnahmen
• Formulierung Use Cases
• Konsistentes Datenmodell
• Toolauswahl/Architekturauswahl für Digitalisierungsoptionen
• Festlegung Applikationslogik
Vermeiden:
• Redundante
Daten +
ineffiziente
Applikations-/
Middleware-
Logik
• Ungesteuerte
Wartungsauf-
wände
KundeKunde
….. …..______ __
__
…..____
…..
Vorher Nachher
Applications
Daten + Middleware
Integrierte ArchitekturRedundante Architektur
SGÜEffizienzhebel – SGÜ (Schriftgutüberführung)
Initiale
Schriftgutlandkarte
Erweiterte
Schriftgutlandkarte
Abgeleitetes
Überführungskonzept
Neue/konsolidierte
Schriftgutlandkarte
OhneKonsolidierung
Minimale Konsolidierung
Vollständige Konsolidierung
1:1-Migration
Neuerstellung
Teilmigration bzw.
manuelle Überführung
Die Schriftgut-Analyse ist die Grundlage und eines der wesentlichen Kernelemente
eines jeden Output-Management / ECM-Programms
und spielt bei fast keinem Unternehmen derzeit eine Rolle.
Schriftgutanalyse KonsolidierungÜberführungs-
konzept
Schriftgut-
architektur
SC
HR
IFTGU
TKO
NSO
LIDIER
UN
GEffizienzhebel – Schriftgutkonsolidierung
Maßnahmen
• Schriftgutanalyse
• Konsolidierung Schriftgutlandkarte
• Schriftgutarchitektur mit Digitalisierungsanforderungen
• Überführungskonzept: Was 1:1 migrieren, was konsolidiert migrieren, was teilmigrieren
Vorher Nachher
Vermeiden:• Teure 1:1-
Migration
Mit SchriftgutanalyseOhne Schriftgutanalyse
Konventionelle Migration
EFFIZIEN
ZHEB
ELZusammenfassung Effizienzhebel
• Review auf Anforderungen
• Konsolidierung Anforderungen
• Ggf. Entscheidung über
konfligierende/zu priorisierende
Anforderungen
• Anforderungen an
Datenkonsistenz
• Quick-Check auf Cross-Selling
• Business Development auf
Cross-Selling
• Formulierung Use Cases
• Konsistentes Datenmodell
• Toolauswahl/Architekturaus-
wahl für Digitalisierungs-
optionen
• Festlegung Applikationslogik
• Schriftgutanalyse
• Konsolidierung
Schriftgutlandkarte
• Schriftgutarchitektur mit
Digitalisierungsanforderungen
• Überführungskonzept: Was 1:1
migrieren, was konsolidiert
migrieren, was teilmigrieren
Review
auf
Chancen/
Risiken
MaßnahmenErgebnisse
Business Case
Sparte 1
Wie wir mit unserem Schriftgut
umgehen
Welche Architektur wir verwenden
Wie wir Digitalisierung machen
Was wir brauchen
Sparte ...
Sparte n
Vermeidung
Doppel-
Aufwände
Chancen auf
Umsatzplus
Chancen
Digitalisierung
Einsparung
Migrations-
aufwand
bis zu 50%
Sparte 1
XX.XXX Tsd. EUR
ECM & ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT - DIGITALISIERUNG
ECM
EN
TERP
RISE
CO
NTEN
TM
AN
AG
EMEN
TEin Schritt weiter – „Immer einen Schritt voraus“
• Auch wenn sich viele Unternehmen mit Output Management beschäftigen, so fehlt doch häufig einen ganzheitliche Strategie (das Big Picture), wie sich die OM Lösung in die zukünftigen gesamt Lösungen integriert.
• Wenn wir also über Digitalisierung sprechen, und somit nicht nur über ECM, sondern über Enterprise Information Management, müssen wir die zentrale Bedeutung von ECM verstehen und somit auch, dass OM die Speerspitze der Digitalisierung sein kann.
EIM E
NTER
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MA
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Enterprise Information Management in a nutshel
ERFOLGSFAKTOREN
DER
EISB
ERG
Die Spitze des Eisberges
Was wollen wir eigentlich bewegen?
Alleiniger Aufbau einer neuen Plattform?
Wieviel Schriftgut müssen wir eigentlich
anpacken?
Haben wir eigentlich eine Vision von
unserem zukünftigen OM System?
Bauen wir nur die heutige Welt nach?
Haben wir Digitalisierungsthemen im Blick?
Haben wir verstanden, dass wir das TOM1
in der Zusammenarbeit IT und Business
verändern und was resultiert daraus?
Wie verändert sich dadurch der
Governance Prozess?
Konzept, Vision, Effizienzhebel
Schriftgutanalyse (SGÜ)
Modularer Ansatz
Change & Transformation
Projektlaufzeit & Kosten
1 TOM – Target Operation Model
MU
TU
ND
MA
ND
ATE
Veränderung braucht Mut und vor allem die richtigen Menschen
Große strategische Programme wie Output Management, benötigen ein Mandat aus dem Vorstand heraus, jedoch auch eine Mannschaft der man Verantwortung überträgt und die damit umgehen kann.
„Empowerment von Menschen“ – nicht nur drüber reden, es machen und zulassen
Engagement
Eigeninitiativ & Kommunikation
Reden, Zuhören, Fragen
Ja statt Nein
Mut zur Leistung
Konstruktives Sparring
Proaktiv
80:20-Regel
Entscheidungen treffen
Lösungsorientiert (keine Tabus)
Mitarbeiterentwicklung
Fördern & Fordern
Kompetenz zulassen
Forciertes Leistungsmanagement
Delegieren können und wollen
MU
TU
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NTSC
HEID
UN
GEN
ZUTR
EFFEN
Mut Entscheidungen zu treffen
Jede Entscheidung die man trifft, ist besser als keine Entscheidung zu treffen
Stillstand und ständige Prüfaufträge um Entscheidungen hinauszuzögern sind der Tot eines jeden Projektes / Programm
Transparenz in die Entscheidung bringen und einfordern
Es gibt dutzende von Konzepten wie man Entscheidungen herbeiführen kann und treffen kann.
Wichtig ist, dass man Entscheidungen trifft.
Und sie können falsch sein.
Versuchen Sie Entscheidungen zu treffen
oder herbeizuführen in dem Sie eine einfache
Frage beantworten:
Wofür entscheide ich mich und wogegen entscheide ich mich damit!
TA
RG
ETO
PER
ATIO
NM
OD
EL
Digitalisierung ist kein IT Veranstaltung am Beispiel OM
Verlagerung der Schriftgut Governance von der IT in den Fachbereich
Digitalisierung heißt, dass sich die Business Prozesse verändern und somit das Zusammenarbeitsmodel (Change & Transformation)
Zentrale Schriftgut Administrations
Governance
Abstimmung und Notwendigkeiten
festlegen und bestätigen
Umsetzung durch FB und IT
Abnahme, Einführung und
Update der Schriftgutlandkarte
Anforderungen aus der Sparte
PO
TENTIA
LU
ND
CH
AN
CEN
NU
TZE
Potential nutzen im Zuge der Digitalisierungsstrategien
Speerspitze der Digitalisierung – Kundenkommunikationsplattform
Neue Kommunikationskanäle erfordern neue Business und IT –Lösungen
Diese bergen Risiken, jedoch mehr Chancen als diese
Mut zur Veränderung
o Output – Management / Input-Management ?
o Personalisierte Echtzeit Kommunikation
o Direct Response
o Zu jeder Zeit und von jedem Ort
o Soziale Netzwerke und Medien
o Neue Wege der Kundengewinnung und Kundenbetreuung
ENG
AG
EMEN
TZusammenarbeit und Menschen
Die Methoden und Prozesse können noch zu gut und ausgereift sein. Letztlich handelt es sich dabei nur um Handwerk.
Wenn Sie es nicht schaffen die Menschen dabei mitzunehmen und mit verantwortlich zu machen, über alle Unternehmenseinheiten hinweg, werden derartige Projekte zwangsläufig scheitern.
Menschen mitzunehmen ist mehr als „Stakeholder Management“
Menschen an den Tisch bringen
Interessen und Ängste verstehen
Kompetenz zulassen
In Entscheidungen einbinden
Persönlichkeiten
Erfolge feiern
KEINE „One Man Show“ zulassen.
……. KÖNNEN WIR ETWAS VOM BERLINER FLUGHAFEN LERNEN?
NIC
HT
NU
RIN
OU
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TM
AN
AG
EMEN
TP
RO
GR
AM
MEN
Wiederkehrende Fragstellungen
LER
NEN
HEIß
TV
ERSTEH
ENKönnen wir etwas lernen ? (Berlin Flughafen und anderen Großprojekte)
Was lernen Sie / Ihre Organisation aus den „Lessons Learned Workshops“ die Sie wahrscheinlich regelmäßig durchführen?
Nur ein Gedanke:
Warum stellen wir externe Experten ein und versuchen diese dann von unserem Projektvorgehen zu überzeugen?
IHRE ANSPRECHPARTNER
SOICON Management ConsultingGmbH & Co. KG sternkopf-consulting ug (haftungsbeschränkt)Fritjof Schmidt Thomas SternkopfPhone: 0049 221 99 71 62 69 Phone: 0049 162 88 44 22 4Mobile: 0049 170 57 161 57 Mobil: 0049 162 88 44 22 4Mail: [email protected] Mail: [email protected]
