Peterjohann Consulting Projektmanagement: Kommunikation

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PM Kommunikation

Zusammengestellt von H. Peterjohann Zur Verteilung an Interessierte Version 0.20 vom 22.11.2016

104 Seiten Alle Rechte vorbehalten. Reproduktion zum nicht-kommerziellen Gebrauch mit Quellenangabe

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Projektmanagement: Kommunikation (in Projekten) Eine bersicht Ergnzung zur PM-Basisprsentation Fr Projektmanager und Projektmitarbeiter Stand: 11/2016

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Peterjohann Consulting Projektmanagement: Kommunikation

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PM Kommunikation Die weichen Themen (Soft Skills) haben im Projektmanagement immer eine zentrale Rolle gespielt, jedoch kamen diese in der Ausbildung der Projekt-manager eher am Rande vor. Dies hat sich in den letzten Jahren gendert, da das klassische, harte Projektmanagement (Hard Skills) mit den Phasen, Prozessen, Werkzeugen, Methoden und Dokumenten etabliert ist, aber dennoch fr sich nicht zu erfolgreichen Projekten fhrt. Zu den weichen Themengebieten gehrt die Kommunikation, dessen Grundbegriffe und -ablufe in dieser Prsentation dargestellt werden. Kommunikation lsst sich jedoch schwer ber reine Theoriestudien erlernen ergnzende Trainings (aus verschiedenen Bereichen rund um das Sprechen und die Gesprche) sind deshalb hilfreich.

Motivation und Einordnung (1/2)

Vorwort

Bitte beachten Sie: Diese Ausarbeitung ist zwar in sich geschlossen, ergnzt jedoch die umfangreiche Projektmanagement-Basisprsentation, die unter https://www.peterjohann-consulting.de/praesentationen frei herunterladbar ist.

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PM Kommunikation Die hier vorgestellten Themen und Inhalte knnen auch unabhngig vom Projektmanagement verwendet werden. Kommunikation hngt stark mit der Fhrung und dem Verhalten in Teams zusammen und ist eine Grundvoraus-setzung fr das Konfliktmanagement. Diese Themen werden jedoch nicht in dieser, sondern in weiteren eigenstndigen Prsentationen behandelt. Zu Ihrer Rolle in dieser Prsentation: Es wird angenommen, dass Sie als Projektmanager (= Projektleiter) in einem Projekt ttig sind. Nach PMI /PBG12-d, PBG12/ ist das Kommunikations- management ein eigenstndiges Wissensgebiet.

Motivation und Einordnung (2/2)

Team

Kommunikation

Konflikt-management

Fhrung

Vorwort

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PM Kommunikation

bung Eine bung beschreibt eine Aufgabe, die durch den Leser selbst oder besser in einer (Klein-)Gruppe gelst werden sollte. Es wird immer eine Dauer mitangegeben, d.h. eine Zeitvorgabe, wie lange die Bearbeitung bentigen sollte. Musterlsungen existieren im Allgemeinen hierfr nicht.

Fragen Kontrollfragen, die zur berprfung des Lernziels / des Gelernten dienen und daher individuell beantwortbar sein sollten. Musterlsungen existieren, werden aber hier nicht verffentlicht.

Tipps Empfehlungen und Ratschlge zumeist unmittelbar aus der Praxis kommend.

Check-liste

Checklisten dienen zur berprfung, ob alles richtig gemacht wird (in konkreten Projekten). Es werden nur kurze Checklisten verwendet; Langfassungen werden hier nicht verffentlicht.

Einige Folien sind besonders herausgehoben, da sie vom Leser / Teilnehmer besondere Aktivitten erwarten; folgende vier Sonderfolien gibt es:

bungen, Fragen, Tipps und Checklisten

Vorwort

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PM Kommunikation Ziel dieser Ausarbeitung (fr den Leser)

Nach dem Durcharbeiten dieser Prsentation sollten Sie folgendes Verstndnis erworben haben: Sie kennen die grundlegenden Kommunikationsmodelle und -theorien Sie wissen, wie Sie die Kommunikation in Projekten managen, also

planen und organisieren knnen Sie knnen mit der Kommunikationsmatrix oder dem Kommunikationsplan

die Kommunikationswege in Ihrem Projekt aufzeigen Sie kennen die Besonderheiten der menschlichen Kommunikation Sie kennen die wichtigsten Regeln der Gesprchsfhrung

Zielgruppe: Projektmanager und Projektmitarbeiter Voraussetzungen: Erste Erfahrungen in Projekten Schwierigkeitsgrad: Gering

Vorwort

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PM Kommunikation Diese Prsentation ist wie folgt gegliedert: In Kapitel 1 werden grundlegende Beschreibungen zur Kommunikation geliefert, hier insbesondere Kommunikationsmodelle und -theorien. Das Kommunikationsmanagement, d.h. das Planen, Verfolgen und Steuern der Kommunikation in Projekten, wird in Kapitel 2 beschrieben. Insbesondere der Ablauf (nach PMI), die Kommunikationsmatrix und der Kommunikationsplan werden vorgestellt. Kapitel 3 setzt sich mit der menschlichen Kommunikation auseinander. Es werden Spielregeln fr Gesprche (und Besprechungen) aufgezeigt, die in der Praxis beachtet werden sollten. Das Kapitel 4 liefert weitere, zustzliche Elemente des Kommunikationsmanage-ments. Dabei werden Modelle zur Kommunikationsbewltigung wie die TZI (The-menzentrierte Interaktion) und die GfK (Gewaltfreie Kommunikation) vorgestellt. Im Anhang sind die Literaturliste, die Liste mit Weblinks und Sprche zur Kommunikation in Projekten zu finden.

Aufbau dieser Prsentation

Vorwort

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PM Kommunikation G

liede

rung

Gliederung

Seite 8-104

1. Einleitung und Grundlagen 8 23 2. Das Kommunikationsmanagement in Projekten 24 52 3. Gesprche und Besprechungen 53 81 4. Weitere Elemente der Kommunikation 82 89 A. Literatur, Weblinks, Sprche und Kontakt 90 104

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PM Kommunikation Kapitel 1:

Einleitung und Grundlagen Ka

pite

l 1

Was ist Kommunikation? Die Bedeutung der Kommunikation in Projekten Gedacht ist nicht Das Grundmodell der Kommunikation Die Anzahl der Kommunikationskanle Bezeichnungsweisen in den Kommunikationsmodellen Modelle und Theorien zur Kommunikation Die Laswell-Formel Das Vier-Ohren-Modell nach Schulz von Thun bung 1: Das Vier-Ohren-Modell Die Axiome von Paul Watzlawick Annahmen und Irrtmer zur Kommunikation Tipps zum Kapitel Fragen zum Kapitel Seite

8-23

1. 2. 3. Einleitung und Grundlagen

4. A.

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PM Kommunikation Aus der Wikipedia /#Wiki-Kommunikation/: Kommunikation (lateinisch communicatio, Mitteilung) ist der Austausch oder die bertragung von Informationen. Information ist in diesem Zusammenhang eine zusammenfassende Bezeichnung fr Wissen, Erkenntnis oder Erfahrung. Mit Austausch ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen gemeint; bertragung ist die Beschreibung dafr, dass dabei Distanzen berwunden werden knnen, oder es ist eine Vorstellung gemeint, dass Gedanken, Vorstellungen, Meinungen und Anderes ein Individuum verlassen und in ein anderes hineingelangen.

Was ist Kommunikation?

Sender EmpfngerNachricht

1. 2. 3. Einleitung und Grundlagen

4. A.

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PM Kommunikation Die Kommunikation im Projekt ist von zentraler Bedeutung fr den Projekterfolg mehr noch als die Planung oder Steuerung, denn technische oder ablauforganisatorische Probleme lassen sich in der Regel einfacher lsen als Kommunikationsprobleme.

70 bis 90 % der Aufgaben eines Projektmanagers haben mit Kommunikation zu tun!

Die Kommunikationsablufe im Projekt lassen sich nicht 100%ig ber feste Regeln definieren, dennoch ist ein gewisses Ma an Vorgaben fr die Kommunikation in Projekten sinnvoll. In dieser Prsentation werden einige grundlegende Aspekte der Kommunikation und einige Methoden zum Kommunikationsmanagement in Projekten vorgestellt.

Man kann nicht nicht kommunizieren! (Paul Watzlawick)

Die Bedeutung der Kommunikation in Projekten

1. 2. 3. Einleitung und Grundlagen

4. A.

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PM Kommunikation Folgender Spruch wird dem Verhaltensforscher Konrad Lorenz zugeschrieben: Gedacht ist nicht gesagt Gesagt ist nicht gehrt Gehrt ist nicht verstanden Verstanden ist nicht einverstanden Einverstanden ist nicht behalten Behalten ist nicht gekonnt Gekonnt ist nicht angewendet Angewendet ist nicht beibehalten

Gedacht ist nicht

Gesagt

Gehrt

Verstanden

Einverstanden

Gekonnt

Behalten

Beibehalten

Gedacht

Angewendet

1. 2. 3. Einleitung und Grundlagen

A. 1. 2. 3. Einleitung und Grundlagen

4. A.

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PM Kommunikation Bei bertragung von Nachrichten kann es zu Strungen kommen, so dass der Empfnger nicht mehr die ursprngliche Nachricht erhlt. Liefert er dem Sender ein Feedback zurck, so ist e