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Persönliche Kompetenzen

personalSCHWEIZ Sonderausgabe «HR-Kompetenzen» September 2017

Als HR-Fachperson schreiben Sie täg-lich. Sie verfassen Absagebriefe, for-

mulieren Arbeitszeugnisse, texten Stel-leninserate oder bestätigen einen Vorstel-lungstermin per E-Mail. Dazu benötigen Sie nicht nur viel Fachwissen. Auch ein guter Schreibstil ist hier gefragt. Diese sieben Schreibtipps sind der Schlüssel zu einem gelungenen schriftlichen Auftritt.

1. Verben statt Nomen verwenden

Verben machen einen Text leicht verständ-lich. Sie wirken ansprechender und leben-diger als Nomen. Schreiben Sie daher nicht «Interesse zeigen», sondern verwenden Sie besser das Verb «interessieren».

Beispiel I

Schwer verständlich: Zu Ihren Aufgaben zählen die Unterstützung der Sekretari-atsleiterin, die Erstellung von Statistiken und die Verwaltung des Büromaterials.

Leicht verständlich: Sie unterstützen die Sekretariatsleiterin, erstellen Statistiken und verwalten das Büromaterial.

Beispiel II

Schwer verständlich: Hiermit bestätigen wir Ihnen gerne den Erhalt Ihrer Bewerbung.

Leicht verständlich: Ihre Bewerbung ha-ben wir erhalten – vielen Dank.

2. Mann und Frau unterscheiden

Die Gleichstellung von Mann und Frau gehört besonders im HR zum guten Ton. Unterscheiden Sie am besten genderge-recht zwischen «der Mitarbeiterin» und «dem Mitarbeiter» bzw. «den Teilneh-merinnen» und «den Teilnehmern».

Wollen Sie gemischte Personengruppen ansprechen, kann ein Komma den Lese-fluss erleichtern:

Der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin kann sich bei Fragen zur Lohnabrechnung di-rekt an Frau Muster wenden.

Auch eine neutrale Formulierung ist mög-lich und bietet sich vor allem bei wenig Platz an:

Variante 1: Die Mitarbeitenden können sich bei Fragen zur Lohnabrechnung di-rekt an Frau Muster wenden.

Variante 2: Wer Fragen zur Lohnabrech-nung hat, kann sich direkt an Frau Muster wenden.

Kurzformen wie «Bewerber/-in» und «BewerberIn» sind typografisch unschön. Daher sollten Sie sie nur ausnahmsweise oder bei Platzmangel verwenden.

3. Positiv formulieren

Verneinungen mit dem Wort «nicht» ver-wirren unser Gehirn. Formulieren Sie dar-um besser positiv. Das wirkt sympathischer.

Negativ formuliert: Bitte bewerben Sie sich elektronisch. Bewerbungen per Post können wir nicht berücksichtigen.

Positiv formuliert: Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich elektronisch – vielen Dank.

4. Im Sie-Stil schreiben

Im Mittelpunkt des Briefes oder der E-Mail sollte der Empfänger bzw. die Empfän-gerin sein. Dies gilt insbesondere für den ersten Satz. Beginnen Sie nicht mit einem «Wir», sondern verwenden Sie lieber den Sie-Stil.

Unschöner Wir-Stil: Wir freuen uns, dass Sie am 1. Oktober 2017 bei uns anfangen werden und bitten Sie, sich um 08:00 Uhr am Empfang zu melden.

Moderner Sie-Stil: Bald ist es so weit: Am 1. Oktober 2017 haben Sie Ihren ersten Arbeitstag bei uns. Das freut uns sehr. Bitte melden Sie sich um 08:00 Uhr beim Empfang.

Formulierungen

Schreib-Knigge für HR-LeuteEin Brief sollte den guten Ton treffen, eine E-Mail den richtigen Stil haben. Worauf ist dabei im HR speziell zu achten? Mit diesen sieben Schreib-Tipps gelingen Stelleninserate, Absagebriefe & Co.

Von Andrea Kern

Schreiben will gelernt sein — stellen Sie Ihre Ansprechperson ins Zentrum.

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Persönliche Kompetenzen

personalSCHWEIZ Sonderausgabe «HR-Kompetenzen» September 2017

IRP-HSG, Ihr Partner für postgraduale Weiterbildung

CAS «Berufliche Vorsorge» April 2018 bis November 2018CAS «Human Resources: Recht und Gesprächsführung» April 2018 bis Januar 2019CAS «Führungskompetenz Konfliktmanagement» November 2018 bis September 2019

Intensivseminar – Datenschutz im Arbeitsrecht 05. September 2017Arbeitsrecht und Versicherungsrecht 27. September 2017St.Galler Arbeitsrechtstagung 27. Oktober 2017St.Galler Tagung zum öffentlichen Personalrecht 01. Dezember 2017

Weiterführende Informationen und Anmeldung: www.irp.unisg.ch

Institut für Rechtswissenschaft und Rechtspraxis ( IRP-HSG)+41 71 224 2424 | irp@unisg.ch | www.irp.unisg.ch

5. Veraltete Ausdrücke ersetzen

Verwenden Sie ältere Vorlagen oder Text-bausteine? Dann kann es sein, dass diese veraltete Ausdrücke enthalten wie «zur Verfügung stehen», «allfällige», «zur Kenntnisnahme», «Bemühungen», «im Voraus», «in Bezug auf», «beiliegend» oder «gedient haben». Ersetzen Sie diese Floskeln durch moderne Formulierungen.

Beispiel I

Veraltet: Bei allfälligen Fragen zum Arbeits-vertrag stehen wir Ihnen zur Verfügung.

Modern: Haben Sie Fragen zum Arbeits-vertrag? Ich beantworte sie Ihnen gerne.

Beispiel II

Veraltet: Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass sich der KTG-Beitrag geändert hat.

Modern: Bitte beachten Sie: Der KTG-Beitrag erhöht sich per 1. Januar auf neu XY Prozent.

6. Aktiv schreiben

In Passiv-Sätzen ist nicht erkennbar, wer was macht. Formulieren Sie darum bes-

ser aktiv. Das wirkt persönlich und schafft Transparenz.

Beispiel I

Passiv: Bewerbungen sind per E-Mail ein-zureichen.

Aktiv: Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an hans.muster@firma.ch.

Beispiel II

Passiv: Gestern wurde beschlossen, dass die Mitarbeiterzeitschrift eingestellt wird.

Aktiv: Die Geschäftsleitung hat gestern entschieden, dass die Mitarbeiterzeit-schrift eingestellt wird.

7. Modalverben vermeiden

Müssen, wollen, dürfen, können: Modal-verben verändern eine Aussage und sind häufig unnötig.

Beispiel I

Nicht: Wir möchten uns ganz herzlich für Ihre langjährige Mitarbeit bedanken.

Besser: Seit 15 Jahren arbeiten Sie für uns. Für diese langjährige Treue bedanken wir uns herzlich.

Beispiel II

Nicht: Wir freuen uns, Sie in unserer Firma begrüssen zu dürfen.

Besser: Wir freuen uns, Sie bei uns zu begrüssen.

Autorin

Andrea Kern schult Mit-arbeitende und Privatper-sonen in moderner Kor-respondenz und schreibt für Unternehmen. Sie ist HR-Fachfrau und Ausbilde-rin mit eidg. Fachausweis

sowie Inhaberin von Wort & Stil: kreative Be-werbungen und Texte (www.wortundstil.ch).

Anwendungsbeispiel: StelleninseratEin treffend formuliertes Stelleninserat spricht die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten an. Dabei helfen eine einfache, leicht verständliche Sprache und eine sorgfältige Wortwahl. Ein paar Beispiel-Sätze:

• Nicht: Zu Ihren Aufgaben gehören der Empfang unserer internationalen Gäste und die Bedienung der Telefonzentrale.

Besser: Sie empfangen unsere Gäste aus Asien und Europa und nehmen sämtliche Anru-fe entgegen.

• Nicht: Im Verfassen und Redigieren von Artikeln und Medienmitteilungen agieren Sie stilsicher.

Besser: Sie schreiben und redigieren Artikel und Medienmitteilungen – stilsicher und leserorientiert.

• Nicht: In dieser wichtigen Funktion als Schulleiter/-in tragen Sie die Verantwortung für die operative Führung der Schule XY.

Besser: Als Schulleiter, Schulleiterin sind Sie für die betriebliche Führung der Schule XY verantwortlich.

• Nicht: Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch. Besser: Sie kommunizieren gekonnt in Französisch und Englisch.

Stil-Tipp E-MailE-Mails werden heute tendenziell etwas lockerer geschrieben als Briefe. Dabei sollte eine E-Mail aber nicht zu einem Brief zweiter Klasse verkommen, denn die angeschriebene Person bleibt letztlich dieselbe. Beginnen Sie eine E-Mail immer mit einer Anrede. Ein «Hallo Frau Muster» oder ein «Lieber Herr Beispiel» wirkt aller-dings schnell einmal zu salopp – vor allem bei den ersten Kontakten. Verwenden Sie besser «Guten Tag» oder «Grüezi» bzw. nehmen Sie die gleiche Anrede, die Sie auch für einen Brief benutzen würden.