ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung,

ProFinance

Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt)

Martin Schneider (Dataport)

Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von

internationalen EU-Projekten

5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop

Hamburg, 31.08.2006

31.08.20062 ProFinance

Agenda

Was ist FLOWS?

Partner

Budget

Kostenarten

Anforderungen der EU an das Finanzmanagement

Warum ein eigenes Tool?

Rentabilität

ProFinance

Ziele

Funktionsweise

Live-Demo


Vorstellung

Martin SchneiderDiplomverwaltungswirt

1992-2005Freie und Hansestadt Hamburg,Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt

Seit 12/2005DataportBereich Steuerung Produktion, Prozessmanagement

Brigitte GroßTechnische Angestellte h. D.

Seit 1989

Freie und Hansestadt Hamburg,

Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt

Amt für Bau und Betrieb, Abteilung Gewässer


Was ist FLOWS?

Flood Plain Land Use Optimizing Workable Sustainability

... ein durch INTERREG III B gefördertes Projekt im Nordseeraum

Ziel = nachhaltige Entwicklung von überschwemmungsgefährdeten Gebieten

Projektbeginn: Oktober 2002 (Deutschland ab Januar 2004)Projektende: Juni 2006

Gesamtbudget = 9,85 Mio. €


Welche Partner gibt es bei FLOWS?

Lead Partner: Cambridgeshire County Council Partner:

Province of Flevoland, Niederlande Norwegian Water Resources and Energy Directorate County Administrative Board of Värmland, Schweden Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung

und Umwelt

Subpartner der BSU: Technische Universität Hamburg-Harburg Universität Lüneburg Landwirtschaftskammer Niedersachsen


Welches Budget musste verwaltet werden?

Partner Sub-Partner SummeFreie und Hansestadt Hamburg LGV4 19.192 €

E_D3 12.537 € N_BA 4 16.250 € BSU AN 12.069 € BSU U1 12.019 € BSU Z42 20.393 € BSU B5 518.617 € BSU LP 17.977 € BSU Z41 62.590 €Zwischensumme 691.644 €Technische Universität Hamburg-Harburg WB 836.680 €Landwirtschaftskammer Niedersachsen FB 2 220.000 €Universität Lüneburg UT 245.000 €Gesamtbudget 1.993.324 €


Welche Kostenarten gibt es?

General Costs * Travel & Accomodation Meetings and Conferences Material Investment Promotions & Publications Consulting costs Audit Others VAT (Value added tax) Permanent staff * Temporary staff *

max. 10 % des

Budgets

max. 50 % des

Budgets

*Für jede Personalstunde wird ein damit gekoppelter Anteil an Allgemeinkosten beansprucht (Arbeitsplatzpauschale, Verwaltungsgemeinkostenzuschlag, Unfallversicherung)


Ca. 2 Mio. Euro Verteilt auf 4 Arbeitspakete Verteilt auf 38 Projekte (international + national) Mit bis zu 12 inländischen Institutionen Mit bis zu 11 unterschiedlichen Kostenarten Verteilt auf 3 Haushaltsjahre

Aufwand wegen der umfangreichen Budget-Aufsplittung sehr groß!

Zu bewegen sind:


Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (1)

Aufstellung eines Gesamtbudgets, das sich zusammensetzt aus

Partner-/ Subpartner-Budget pro Projekt

Arbeitspaket-Budget pro Jahr

aggregiertem Projektbudget

Das Gesamtbudget darf nicht verändert werden.

Budgetänderungen müssen aufgelistet und begründet sein:

Kleine Änderung: bis zu 10% einer Kostenart oder 10% des Gesamtbudgets

Große Änderung: mehr als 10%

Keine Budgetänderung für die Kostenart „material investment“(≤ 10% des Gesamtbudgets)

= Mindest-Anforderun

g


Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (2)

Die Mehrwertsteuer muss gesondert unter der Kostenart VAT ausgewiesen werden.

Personalkosten ≤ 50% des Gesamtbudgets

Aufstellung periodischer Erstattungsanträge -> intern bzw. extern auditiert

Jährliches Ausgabe-Ziel ist zu erreichen, sonst automatische Mittelentbindung

Extern auditierte Gesamtabrechnung am Projektende


Wie werden die EU-Fördermittel ausgezahlt?

EU-Förderung = 50% des Budgets

Claim = periodischer Erstattungsantrag an die EU

¼-jährliche Claims

Erstattung ca. 6 Monate nach Claim-Einreichung

Förderung während der Laufzeit max. 80% des Projektbudgets

Erstattung der restlichen 20% des Budgets erst nach erfolgreichem Projektabschluss


Warum ein eigenes Tool?

Zahlreiche allgemeine Informationen zum Thema „Finanzmanagement von EU-Projekten“

Begrenzte konkrete Erfahrungen

Kein unterstützendes effektives Finanz-Werkzeug vorhanden

Marktrecherche negativ


Ziele des Tools

Aufstellung des Projektbudgets

Abwicklung von Budgetänderungen

Projektkostenerfassung

Auswertung für periodische Erstattung (Claims)

Auswertung für die Projektleiter (national/international)

Steuerung der Subpartner

Vorbereitende Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer

Transparenz

Kostenersparnis


Wie funktioniert das Tool? (1)

• Listen(Voreinstellungen für die diversen Auswahlmenüs )

• Personalstundensätze(Voreinstellungen für mögliche Vergütungen)

• Budget-Einzeldaten(= Budgetierung vor Projekt-beginn; Änderungen im lfd. Projekt)

• Disposition Kassenmittel

• Rechnungsdaten

• Claim-Period

• Workpackage / Projekt

• Partnern / Subpartnern

• Kostenarten

• Abgleich Budget / Claim

• Kassenwirksamkeit

• Anteil der staff costs etc.

• ...

Eingabe von Daten Auswertung / Abgleiche

(beliebig kombinierbar) nach


Wie funktioniert das Tool? (2)

Partner Sub-Partner Kostenart Personal / Leistung Workpackage Projekt Projekt-Nr. Jahr WP Soll-Übertragung KM Claim-PeriodsBSU BSU_BK2 Accounts/Audit/Legal Audit WP0 2004 WP0 0 0 EU BSU 1. Q / 2004FHH BSU_Z2 Consultant Bat IIa WP1 A 1 2005 WP1 B 6 FB FHNON 2. Q / 2004FHNON BSU_SE4 General Costs Bat IIa WB WP2 B 2 2006 WP1 B 7 BSU TUHH 3. Q / 2004TUHH BSU(U)_W2 Material Investment Bat IIa WB_netto WP3 C 3 WP1 B 8 KM-Rest LWK-H 4. Q / 2004

BSU(U)_C Meetings and Conferences Bat IIa/OH WP4 D 4 WP2 A 0 KM-Rest-Vorjahr 1. Q / 2005BSU(U)_W1 Others Bat IIa/OH/PC E 5 WP2 B 0 2. Q / 2005BSU(U)_Z1 Perm. Staff Bat IVa F 6 WP2 C 5 3. Q / 2005EP Promotions & Publications Bat IVa/OH 7 WP3 A 0 4. Q / 2005E_D3 Temp. Staff Bat IVa/OH/PC 8 WP3 B 7 1. Q / 2006FH Travel and Accommodation Bat IVb 9 WP3 C 8 2. Q / 2006LGV4 VAT (Value after Tax) Bat IVb/OH 10 WP3 C 9 3. Q / 2006LWK-H Bat IVb/OH/PC 11 WP3 D 0 4. Q / 2006TUHH-SP C 12TUTECH C/IWB C/I/OH/PCN_BA 4 C/M

C/M/OH/PCC/OHC/OH/PCC/WSC/WS/OH/PCEDFixed AmountFixed Amount_nettoGDGD/IGD/I/OH/PCGD/MGD/M/OH/PCGD/OHGD/OH/PCGD/WSGD/WS/OH/PCHDHD/IHD/I/OH/PCHD/MHD/M/OH/PCHD/M_nettoHD/OHHD/OH/PCHD/WSHD/WS/OH/PCHiWiHiWi_nettoMDMD/IMD/MMD/OHMD/OH/PCMD/WSOHOH_neuOH/PCOH/PC_neuT1ONTD

Lists

Personalstufe Einheit in € Legende

C € 57,57 1h (Prof.) einzel StundenC/OH/PC € 24,33 1h(Prof.) General Costs w/PCC/OH € 23,46 1h(Prof.) General CostsHD € 36,28 1h (Dipl. TU) einzel StundenHD/OH/PC € 17,09 1h (Dipl. TU) General Costs w/PCHD/OH € 16,22 1h (Dipl. TU) General CostsGD € 26,90 1h (Dipl. FH) einzel StundenGD/OH/PC € 13,90 1h (Dipl. FH) General Costs w/PCGD/OH € 13,03 1h (Dipl. FH) General CostsMD € 20,06 1h (Angestellter: Gruppe 6) einzel StundenMD/OH/PC € 11,58 1h (Angestellter: Gruppe 6) General Costs w/PCMD/OH € 10,70 1h (Angestellter: Gruppe 6) General CostsED € 26,00 1h (Aushilfe) einzel StundenBat IIa WB € 31,25Bat IIa WB_netto € 26,94OH € 4,00OH_neu € 11,00OH/PC € 5,00OH/PC_neu € 11,00Bat IIa € 36,87 1h (Angesteller: Dipl. Ing. TU) 100%Bat IIa/OH/PC € 17,77 1h (Angesteller: Dipl. Ing. TU) General Costs w/PCBat IIa/OH € 16,86 1h (Angesteller: Dipl. Ing. TU) General CostsC/WS € 460,55 8h (Workshop)C/WS/OH/PC € 194,65C/M € 230,27 4h (Meeting)C/M/OH/PC € 97,32C/I € 115,14 2h (Info-Meeting)C/I/OH/PC € 48,66HD/WS € 290,24 8h (Workshop)HD/WS/OH/PC € 136,74HD/M € 145,12 4h (Meeting)HD/M/OH/PC € 68,37HD/I € 72,56 2h (Info-Meeting)HD/I/OH/PC € 34,19GD/WS € 215,21 8h (Workshop)GD/WS/OH/PC € 111,23GD/M € 107,61 4h (Meeting)GD/M/OH/PC € 55,62GD/I € 53,80 2h (Info-Meeting)GD/I/OH/PC € 26,06MD/WS € 160,45 8h (Workshop)MD/M € 80,23 4h (Meeting)MD/I € 40,11 2h (Info-Meeting)Bat IVa € 37,30 1h (Angestellter: Dipl. Ing. FH) 100%Bat IVa/OH/PC € 16,22 1h (Angesteller: Dipl. Ing. FH) General Costs w/PCBat IVa/OH € 15,32 1h (Angesteller: Dipl. Ing. FH) General CostsBat IVb € 32,35 1h (Angestellter: Dipl. Ing. FH) 100%Bat IVb/OH/PC € 14,72 1h (Angesteller: Dipl. Ing. FH) General Costs w/PCBat IVb/OH € 13,82 1h (Angesteller: Dipl. Ing. FH) General CostsAudit € 20.000,00 pauschalT1ON € 1.000,00 Reise zu Meeting International mit ÜbernachtungTD € 150,00 Reise zu Meeting in D ohne ÜbernachtungHiWi € 10,00 1hHiWi_netto € 8,62HD/M_netto € 125,10

Sub-Partner (Alle)Workpackage (Alle)Projekt (Alle)Projekt-Nr. (Alle)Jahr (Alle)

Betrag Budget-Change vom …Partner Kostenart 2005 21.05.2004 12.01.2005 (Leer) GesamtergebnisFHH Consultant 21.913 -533.492 -11.899 631.198 107.720

General Costs -25.705 -36.001 163.335 101.629Perm. Staff 29 0 366.140 366.169Material Investment -8.276 60.000 51.724Travel and Accommodation -31.100 42.700 11.600VAT (Value after Tax) 5.741 11.413 10.476 27.630Meetings and Conferences 582 4.150 3.000 7.732Accounts/Audit/Legal -4.000 20.000 16.000Others 1.440 1.440

FHNON Consultant 33.621 -90 33.190 66.721General Costs 193 5.000 50.500 55.693Perm. Staff 245 -48.500 242.500 194.245Material Investment -5.793 42.000 36.207Travel and Accommodation -439 -4.200 31.500 26.861VAT (Value after Tax) 1.569 10.690 6.483 18.741Meetings and Conferences -1.568 -800 16.000 13.632Promotions & Publications -600 5.000 4.400Temp. Staff 48.500 48.500

TUHH Consultant 411.870 411.870General Costs 57.200 57.200Perm. Staff 205.661 205.661Material Investment -2.621 19.000 16.379Travel and Accommodation 15.450 40.000 55.450VAT (Value after Tax) 65.899 2.621 68.520Temp. Staff 21.600 21.600

Gesamtergebnis 0 0 0 1.993.325 1.993.324

Budget-Changes

Total - nett YearCosts 2004 2005 2006 TotalAccounts/Audit/Legal 16.000 € 16.000 €Consultant 200.402 € 284.644 € 101.264 € 586.311 €General Costs 98.427 € 81.910 € 34.185 € 214.522 €Material Investment 35.776 € 47.845 € 20.690 € 104.310 €Meetings and Conferences 10.909 € 8.747 € 1.709 € 21.364 €Perm. Staff 337.267 € 299.121 € 129.687 € 766.075 €Promotions & Publications 1.000 € 1.500 € 1.900 € 4.400 €Temp. Staff 28.040 € 30.540 € 11.520 € 70.100 €Travel and Accommodation 30.550 € 22.828 € 40.533 € 93.911 €VAT (Value after Tax) 37.266 € 55.261 € 22.364 € 114.891 €Others 1.440 € 1.440 €Total 779.636 € 832.396 € 381.292 € 1.993.324 €

Summary German Budget

Total Sum Year Gesamt Budget Staff Cost CommentPartner Costs 2004 2005 2006 Summe abs. per centFHH Perm. Staff 171.006 € 138.541 € 56.622 € 366.169 €

VAT (Value after Tax) 6.564 € 14.175 € 6.890 € 27.630 € 691.644 € 4%Others 1.440 € 1.440 €

FHH Summe 177.570 € 152.716 € 64.952 € 395.239 € 465.000 € 85% AchtungFHNON Perm. Staff 85.175 € 85.495 € 23.575 € 194.245 €

Temp. Staff 19.400 € 21.900 € 7.200 € 48.500 € 836.680 € 2%VAT (Value after Tax) 8.183 € 9.376 € 1.182 € 18.741 €

FHNON Summe 112.758 € 116.771 € 31.957 € 261.486 €TUHH Perm. Staff 81.085 € 75.085 € 49.490 € 205.661 € 1.993.324 € 13%

Temp. Staff 8.640 € 8.640 € 4.320 € 21.600 €VAT (Value after Tax) 22.519 € 31.710 € 14.291 € 68.520 €

TUHH Summe 112.244 € 115.435 € 68.101 € 295.781 € max. Percentage 50%Summe 402.572 € 384.922 € 165.011 € 952.506 €

Staff - Cost - Controlling

Stammdaten(Budget, Controlling)

Dynamische AuswertungenManuelle EingabeDynamische Listen

Partner Sub-Partner Kostenart Art der Leistung Personal / Leistung Workpackage Projekt Projekt-Nr.

Anzahl Stunden / Anzahl

Einheit in € Jahr Betrag Budget-Changevom …

Budget-Change Bemerkung

FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Inventory DSS HD/WS/OH/PC WP3 A 2 1 136,74 2004 273,48 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Inventory DSS (Anteil W1) HD/WS/OH/PC WP3 A 2 0,333 136,74 2004 91,07 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Kick-off Meeting HD/M/OH/PC WP3 A 1 1 68,37 2004 68,37 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Kick-off Meeting (Anteil W1) HD/M/OH/PC WP3 A 1 0,333 68,37 2004 22,77 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Status Quo HD/WS/OH/PC WP3 A 7 1 136,74 2004 957,18 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Status Quo (Anteil W1) HD/WS/OH/PC WP3 A 7 0,333 136,74 2004 318,74 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Status Quo HD/WS/OH/PC WP3 A 7 -0,8566802 136,74 2004 -820,00 € 2005 verringert um 820 an FHH consulter WP 3 C viiiFHH BSU(U)_C General Costs General Costs DSS Concept GD/WS/OH/PC WP3 B 7 9 1 111,23 2004 1.001,09 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs DSS Concept GD/WS/OH/PC WP3 B 7 6 1 111,23 2005 667,39 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs DSS Concept (Anteil W1) GD/WS/OH/PC WP3 B 7 9 0,333 111,23 2004 333,36 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs DSS Concept (Anteil W1) GD/WS/OH/PC WP3 B 7 6 0,333 111,23 2005 222,24 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Kick-off Meeting HD/M/OH/PC WP3 B 7 1 1 68,37 2004 68,37 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs Kick-off Meeting (Anteil W1) HD/M/OH/PC WP3 B 7 1 0,333 68,37 2004 22,77 €FHH BSU(U)_C General Costs General Costs DSS Concept GD/WS/OH/PC WP3 B 7 9 -0,8290951 111,23 2004 -830,00 € 2005 830 zu FHH Consulter WP 3 c viiiFHH BSU(U)_C Perm. Staff Assesment of Status Quo HD/WS WP3 A 7 1 290,24 2004 2.031,67 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Assesment of Status Quo (Anteil W1) HD/WS WP3 A 7 0,333 290,24 2004 676,55 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Inventory DSS HD/WS WP3 A 2 1 290,24 2004 580,48 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Inventory DSS (Anteil W1) HD/WS WP3 A 2 0,333 290,24 2004 193,30 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Kick-Off-Meeting HD/M WP3 A 1 1 145,12 2004 145,12 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Kick-Off-Meeting (Anteil W1) HD/M WP3 A 1 0,333 145,12 2004 48,32 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Development of DSS Concept HD/WS WP3 B 7 9 1 290,24 2004 2.612,14 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Development of DSS Concept HD/WS WP3 B 7 6 1 290,24 2005 1.741,43 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Development of DSS Concept (Anteil W1) HD/WS WP3 B 7 9 0,333 290,24 2004 869,84 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Development of DSS Concept (Anteil W1) HD/WS WP3 B 7 6 0,333 290,24 2005 579,90 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Kick-Off-Meeting HD/M WP3 B 7 1 1 145,12 2004 145,12 €FHH BSU(U)_C Perm. Staff Kick-Off-Meeting (Anteil W1) HD/M WP3 B 7 1 0,333 145,12 2004 48,32 €FHH BSU(U)_C Travel and Accommodation Travel to Meetings in Germany TD WP3 A 6 1 150,00 2004 900,00 €FHH BSU(U)_C Travel and Accommodation Travel to Meetings in Germany TD WP3 A 6 1 150,00 2004 -900,00 € 12.01.2005FHH BSU(U)_C Travel and Accommodation Travel to Meetings in Germany TD WP3 B 7 3 1 150,00 2004 450,00 €

Budget-Data

2-381.229,85 €

-381.229,85 €

80.412,52 €-461.642,37 € 50%

Partner Sub-Partner Kostenart haushalts-relevant?

Art der Leistung WP Pj. No. Vertrags-Nr. Festlegungs-nummer date Festlegung(brutto)

restl. Festlegung

(brutto)

Ausgabe EU Claim-Period förderungs-fähiger Betrag

geförderder Betrag

FHH BSU_BK2 General Costs ja Übersetzung Vertrag WP0 A Vol BK221/03/2004 9000 463 79 06.05.2004 1.193,50 € 1.193,50 € 2. Q / 2004 1.193,50 € 596,75 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Übersetzung Vertrag WP0 A Vol BK221/03/2004 9000 463 79 06.05.2004 190,46 € 190,46 € 2. Q / 2004 190,46 € 95,23 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 26.04.2004 13.348,80 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 26.04.2004 2.135,81 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung, 1. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 11.06.2004 10.073,40 € 3.275,40 € 2. Q / 2004 3.275,40 € 1.637,70 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung, 1. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 11.06.2004 1.611,75 € 524,06 € 2. Q / 2004 524,06 € 262,03 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung, 2. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 26.07.2004 5.459,00 € 4.614,40 € 3. Q / 2004 4.614,40 € 2.307,20 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung, 2. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 26.07.2004 873,45 € 738,30 € 3. Q / 2004 738,30 € 369,15 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP0 A 30.03.2004 8.438,98 € 1. Q / 2004 8.438,98 € 4.219,49 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP0 A 30.03.2004 2.068,88 € 1. Q / 2004 2.068,88 € 1.034,44 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP1 B 6 30.03.2004 1.028,92 € 1. Q / 2004 1.028,92 € 514,46 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP1 B 6 30.03.2004 255,89 € 1. Q / 2004 255,89 € 127,95 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP2 B 30.03.2004 3.935,28 € 1. Q / 2004 3.935,28 € 1.967,64 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP2 B 30.03.2004 980,15 € 1. Q / 2004 980,15 € 490,08 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP2 A 30.03.2004 3.006,00 € 1. Q / 2004 3.006,00 € 1.503,00 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP2 A 30.03.2004 747,57 € 1. Q / 2004 747,57 € 373,79 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP3 A 30.03.2004 1.879,55 € 1. Q / 2004 1.879,55 € 939,78 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP3 A 30.03.2004 462,95 € 1. Q / 2004 462,95 € 231,48 €FHH BSU_BK2 Perm. Staff nein BSU-B 5 WP3 B 6 30.03.2004 960,40 € 1. Q / 2004 960,40 € 480,20 €FHH BSU_BK2 General Costs nein BSU-B 5 WP3 B 6 30.03.2004 236,83 € 1. Q / 2004 236,83 € 118,42 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung, 3. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 21.10.2004 1.635,12 € 3.823,88 € 4. Q / 2004 3.823,88 € 1.911,94 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung, 3. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 21.10.2004 261,63 € 611,82 € 4. Q / 2004 611,82 € 305,91 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung, 4. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 15.12.2004 914,12 € 721,00 € 4. Q / 2004 721,00 € 360,50 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung, 4. Teilrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 15.12.2004 146,27 € 115,36 € 4. Q / 2004 115,36 € 57,68 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Projektsteuerungsleistung, Schlussrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 09.02.2005 914,12 € 1. Q / 2005 914,12 € 457,06 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Projektsteuerungsleistung, Schlussrechnung WP0 A BK2-12/2004 9000 484 68 09.02.2005 146,27 € 1. Q / 2005 146,27 € 73,14 €FHH BSU_BK2 Consultant ja Orga/Durchführung Meeting 01.-03.06.04 WP0 A BK2-16/2004 9000 498 20 26.07.2004 5.000,00 € 5.000,00 € 3. Q / 2004 5.000,00 € 2.500,00 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Orga/Durchführung Meeting 01.-03.06.04 WP0 A BK2-16/2004 9000 498 20 26.07.2004 800,00 € 800,00 € 3. Q / 2004 800,00 € 400,00 €FHH BSU_BK2 Material Investment ja 3 Notebooks und Zubehör WP2 B VOl BK212/01/2004 9000 506 58 29.06.2004 6.289,74 € 6.289,74 € 2. Q / 2004 6.289,74 € 3.144,87 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja 3 Notebooks und Zubehör WP2 B VOl BK212/01/2004 9000 506 58 29.06.2004 1.006,36 € 1.006,36 € 2. Q / 2004 1.006,36 € 503,18 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Bewirtung FLOWS Lenkungsgruppe 02.06.2004 WP0 A 10000 193 34 04.06.2004 82,76 € 4. Q / 2004 82,76 € 41,38 €FHH BSU_BK2 Meetings and Conferences ja Bewirtung FLOWS Lenkungsgruppe 02.06.2004 WP0 A 10000 193 34 04.06.2004 600,00 € 517,24 € 4. Q / 2004 517,24 € 258,62 €FHH BSU_BK2 General Costs ja FLOWS-Prospektmappen Druck WP0 A VOL BK2-08/04 9000 506 55 18.06.2004 500,00 € 500,00 € 2. Q / 2004 500,00 € 250,00 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja FLOWS-Prospektmappen Druck WP0 A VOL BK2-08/04 9000 506 55 18.06.2004 80,00 € 80,00 € 2. Q / 2004 80,00 € 40,00 €FHH BSU_BK2 General Costs ja Massenversand /Kuvertierung Meeting 02.06.2004WP0 A VOl BK221/06/04 10000 194 55 08.06.2004 646,37 € 646,37 € 2. Q / 2004 646,37 € 323,19 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Massenversand /Kuvertierung Meeting 02.06.2004WP0 A VOl BK221/06/04 10000 194 55 08.06.2004 103,42 € 103,42 € 2. Q / 2004 103,42 € 51,71 €FHH BSU_BK2 General Costs ja Dolmetscherleistung 02.06.2004 WP0 A VOL BK2-04/04 9000 506 56 18.06.2004 1.440,00 € 1.440,00 € 2. Q / 2004 1.440,00 € 720,00 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Dolmetscherleistung 02.06.2004 WP0 A VOL BK2-04/04 9000 506 56 18.06.2004 230,40 € 230,40 € 2. Q / 2004 230,40 € 115,20 €FHH BSU_BK2 Meetings and Conferences ja Lenkungsgruppe FLOWS Bewirtung u. Räume Workshop 03.06.04WP0 A 1000021099 09.07.2004 363,02 € 363,02 € 4. Q / 2004 363,02 € 181,51 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Lenkungsgruppe FLOWS Bewirtung u. Räume Workshop 03.06.04WP0 A 1000021099 09.07.2004 58,08 € 58,08 € 4. Q / 2004 58,08 € 29,04 €FHH BSU_BK2 Promotions & Publications ja DVD Hamburg Journal vom 02.06.04 - HWS-KongressWP0 A VOL B 5/02/04 9000 528 74 13.07.2004 60,00 € 60,00 € nicht claimenFHH BSU_BK2 Meetings and Conferences ja Räume u. Bewirtung Workshops WP´s 01.06.2004WP0 A VOL B 5/09/04 1000020770 05.07.2004 1.593,60 € 1.593,60 € in R. gestelltFHH BSU_BK2 Meetings and Conferences ja Bewirtung und Dekoration große Veranstaltung 02.06.2004WP0 A VOL B 5/12/04 1000021097 09.07.2004 3.228,10 € 3.228,10 € 4. Q / 2004 3.228,10 € 1.614,05 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Bewirtung und Dekoration große Veranstaltung 02.06.2004WP0 A VOL B 5/12/04 1000021097 09.07.2004 516,50 € 516,50 € 4. Q / 2004 516,50 € 258,25 €FHH BSU_BK2 General Costs ja Raummiete großer Saal und ÜbersetzungstechnikWP0 A VOL B 5/11/04 1000021098 19.07.2004 2.165,95 € 2.165,95 € 3. Q / 2004 2.165,95 € 1.082,98 €FHH BSU_BK2 VAT (Value after Tax) ja Raummiete großer Saal und ÜbersetzungstechnikWP0 A VOL B 5/11/04 1000021098 19.07.2004 346,55 € 346,55 € 3. Q / 2004 346,55 € 173,28 €FHH BSU_BK2 Meetings and Conferences ja Räume u. Bewirtung Workshops WP´s 02.06.2004WP0 A VOL B 5/10/04 1000020771 05.07.2004 681,80 € 681,80 € in R. gestelltFHH BSU_Z2 Perm. Staff nein BSU-(ST) Z2 WP3 C 8 30.06.2004 4.893,53 € 2. Q / 2004 4.893,53 € 2.446,77 €FHH BSU_Z2 General Costs nein BSU-(ST) Z2 WP3 C 8 30.06.2004 1.389,15 € 2. Q / 2004 1.389,15 € 694,58 €FHH BSU(U)_Z1 Perm. Staff nein BSU-(U) Z1 WP3 A 30.06.2004 823,14 € 2. Q / 2004 823,14 € 411,57 €FHH BSU(U)_Z1 General Costs nein BSU-(U) Z1 WP3 A 30.06.2004 202,50 € 2. Q / 2004 202,50 € 101,25 €

Titel 6420.547.20

./. Festlegung

./. IstVerfügbare Kassenmittel

Kassenmittel 2005Kassenmittelrest 2004S Kassenmittel

2005

• Gültigkeit (es können in bestimmten Zellen nur Werte aus vordefinierten, dynamischen Listen ausgewählt werden)

• Individuelle Berechnung der Personal costs• Nachvollziehbare Änderung aller Datensätze• Dynamischer Datenbereich

• Dynamische Aktualisierung aller Ergebnistabellen• Übersichtliche Darstellung aller Budget-Changes• Kontrolle der budgetbezogenen Personalkostengrenzwerte

• Eindeutige Definition der Auswahlwerte in den Stammdaten

• Hinterlegung variabnlerPersonalkostensätze


ProFinance - Startmaske


ProFinance - Listen (Auszug)

Diese dynamische Liste wird in den anderen Tabellen hinterlegt.


ProFinance - Eingabe der Budgetdaten

Der Inhalt dieser Auswahlliste stammt aus der

Tabelle ‚Listen‘.


ProFinance - dynamische Auswertungen (1)

Pivot-Tabelle

• wird automatisch aktualisiert

• mit dynamischem Datenbereich

• Auswahl (einzelner) Parameter möglich

• Layout variabel


ProFinance - dynamische Auswertungen (2)


ProFinance – Übersicht der Auswertungen

Gesamtbudget

Gesamtbudget / Subpartner

Gesamtbudget / Workpackage oder Projekt / Jahr

Budget / Subpartner / Workpackage oder Projekt / Jahr

Personalkosten-Controlling

Materialkosten-Controlling

Budget-Changes

Claim-Auswertung

Claims je Partner / Subpartner / WP / Projekt/ Kostenart

Abgleich Budget – Claims


Muss ich ein Excel-Spezialist sein?

Einmalige Einstellung der Parameter

Einweisung vor Ort notwendig

Ggf. projektspezifische Anpassungen

Intuitive Bedienbarkeit

Vollständige Automatisierung

Keine Eingabe von Formeln


Kann ich das Tool verändern?

ProFinance ist OpenSource

Kein Datei-, Blatt-, Zell- oder VBA-Schutz

Individuelle Anpassungen*) sind jederzeit möglich

*) Gute VBA-Kenntnisse und vertiefte Excel-Kenntnisse sind erforderlich.


Live-Demo

Budgetänderung Budget-Change Claim erstellen Dynamische Auswertung ändern


?? ??????????


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Documents

ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung,