PROJEKTMANAGEMENT - · PRINCE2® ist ein international etablierten Standard, ... PRINCE2® Foundation 2 Tage * Kapitel 8 Bechtle fair Project - Eine Implementierung von PRINCE2

Ihr starker IT-Partner.

Heute und morgen

PRINCE2 - Mondflug oder Kleinprojekt ?

PROJEKTMANAGEMENT

2 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014 | Frank Meißner, Bechtle AG

Agenda

Projektmanagement

Theorie und Praxis

Die Methode: Bechtle Fair Project

Warum PRINCE2 ?

Wie wurde PRINCE2 in Bechtle integriert ?

| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG3 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014

Mondflug

Behauptung:

Projektmanagement für

einen Mondflug ist leicht !

• Gigantischer Finanzbedarf wird

erwartet und ist verfügbar

• Hauptrisiken sind offensichtlich

„mission critical“, so dass z.B.

Risikomanagement gefordert und

nicht behindert wird.

• Die Aufgabe an sich ist so

anspruchsvoll, dass die besten

Leute und Methoden gesucht und

eingesetzt werden

• Die „gängigen“

Projektmanagementmethoden

wurden für diese Komlexität

geformt. © Christine Bocks

PIXELIO.de


Kleinprojekt

Behauptung:

Mächtigkeit und Komplexität

von Projektmanagement-

methoden sind ihre

Schwächen für das

Kleinprojekt !

• „Schlechter Ruf“ der Methoden:

Jedes kleine Projekt wird zum

Mondflug

• Kleine Projekte haben kein

(ausreichendes) Budget für

großes Projektmanagement

• Kleinprojekte werden von

Nachwuchs-Projektmanagern

geleitet, die ratlos vor der

„großen“ Methode kapitulieren.

© Rebalu

PIXELIO.de


Lösung: Literatur zu Projektmanagement

Literatur zu

Projektmanagement

• Über Projektmanagement gibt es

sehr viele Bücher

• Alle Bücher über

Projektmanagement haben

richtigen Inhalt

• Fast alle Bücher über

Projektmanagement sind ziemlich

dick

• Hält man sich strikt an den Inhalt

(mind.) eines Buches kann man

erstaunliche Dinge in einem

Projekt erschaffen

© Wilhelmine Wulff

PIXELIO.de


Projektmanagement

Aber, warum gelingen denn

Projekte oft nicht?

• Bücherlesen ist anstrengend

• Bücher ersetzen Erfahrung nicht

• Projektmanagement wird für eine

Fähigkeit gehalten, die nahezu

jeder ohne Ausbildung und

Erfahrung ausüben kann

• Handwerkliche Aufgaben des

Projektmanagements werden

nicht getan

• Governance wird nicht als Teil

des Projektmanagements

verstanden

© Volker Plack

PIXELIO.de


Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2

eine umfassende Projektmanagement-Methode- baut auf den Erfahrungen professioneller Projekteiter auf

- wird seit über 25 Jahren durch die Anwendung verfeinert

mehr als eine Vorgehensmodell- umfasst zusätzlich zum Prozessmodell Komponenten und Techniken

gut geeignet zur Integration bei Bechtle- problemlose Aufnahme des bei Bechtle entwickelten BPM

- zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Begriffswelt unserer Kunden und Bechtle

eine generische Projektmanagementmethode- für alle Projektgrößen bei Kunden und Bechtle anwendbar

PRINCE2®

PRINCE2® ist ein international etablierten Standard, der durch den Urheber, das englische Office of Government Commerce (OGC),

ständig gepflegt und weiterentwickelt wird.


*

*PRINCE2® is a registered trade mark of the Cabinet Office

BPMBechtle

Projektmanagement



Sprechen Sie

„Projektmanagerisch“

• Begriffswelt des

Projektmanagement ist nicht

alltäglich

• Bekannte Dinge haben bei

PRINCE2 andere, teilweise

kryptische Namen


Weißbescheid

Universal-Wörterbuch

Projektmanagerisch

Projekmanagerisch – Deutsch

Deutsch – Projektmanagerisch

B


Die Integration schafft Klarheit und Nähe „zu unserer Welt“

trotz Weltstandard!

Nomenklatur wurde auf Bechtle / Kunden angepasst, z.B.

- PRINCE2®-“Produkte“ Leistungen

- PRINCE2®-“Managementprodukte“ BFP-Dokumente

- PRINCE2®-“Businesscase“ Geschäftsvorfall

Typische Kunde / Bechtle-Eigenschaften

- Eine Konfigurationsmanagementstrategie entfällt, weil wir

das „anders“ tun

Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Integration ins Unternehmen


Darf es auch etwas weniger

sein ?

• Projektmanagementsysteme

werden allumfassend konstruiert

– der Mondflug ist möglich …

• Vielfach wird nicht das gesamte

Instrumentarium benötigt

• Die eingesetzten Instrumente

können auf verschiedene Arten

eingesetzt werden.

• Kann man Erfahrung in ein

Werkzeug füllen?


© Michael Lorenzet

PIXELIO.de


Der Konfektionierer ist ein modellbasierte Tool, das

im wesentlich besteht aus:

− Projektmerkmalen, die aus typischen Erfahrungs-

werten entwickelt wurden

− den fachlich-funktionalen Anforderungen

und die weiteren Rahmenbedingungen und

Aspekten abbildet über die Projektmerkmale

− der Gewichtung der Projektmerkmale in sich

− der Gewichtung der Projektmerkmale

untereinander

− Bestimmung der Projektgröße durch das Modell

(T-Shirt Sizing)

− Projektmanagement-Praktiken die alle notwenigen

und hilfreiche Elemente von Bechtle Fair Project

(Prozesse, Templates etc.) für das jeweilige

Projekt aufzeigen.



Projektkonfektionierung,

wann

Vorbereitung StartphaseDurchführungs-

phaseSchlussphase

Übergabe aus Sales

Grobe Leistungs-

beschreibung

erstellen

Vorgehenskonzept

Organisationsentwurf

Leistungsbeschreib-

ung erstellen

Vorgehen

Organisation

Detailplanung

Leistungs-

erstellung

Leistungsabnahme

Übergabe an

Betrieb

Lesson Learned

Verkaufsphase

Projektphase

Evaluierung

Kundensituation klären

Angebotsstrat.

festlegen

Bid Manager definieren

Anforderungen

fachlich qualifizieren

Grobkonzept

erstellen

Qualifizierung AngebotAuftrag/

Vertrag

Angebot ausarbeiten

Kalkulation erstellen

Angebot verhandeln

Auftrag erhalten

Vertrag ausarbeiten

Zur Angebotserstellung und

Kalkulation des Aufwands.

Bei der Projektvorbereitung

zum Aufsetzen des Projekts.

€



Projektkonfektionsgröße M

Aktivität Empfehlung bei BedarfAbwicklung

MethodeBechtle Fair Project

INPUT

Bechtle Fair Sales Wenn verfügbar

ORGANISATORISCH

Dedizierter PrjMgr. Ja

Projektorganisation B21_Projektorganigramm

Teamgröße 2 - 6 Mitarbeiter

Projektmandat B14_Projektmandat_mini

Projekt Management Office

Projektkaufmann

Stakeholderanalyse

Eskalationsmanagement A02_Ausnahmebericht

RISIKOMANAGEMENT

Riskoanalyse bei Vertragsbeginn Ja

Risikomanagementstrategie

A24_Risikomanagmentstrategie

(STD)

Risikoregister A25_Risikoregister

QUALITÄTSMANAGEMENT

Qualitätsicherung mittels Q-Gates BFP Q1-Q4

Qualitätsmanagementplan

A21_QS-Managementstrategie

(STD)

Qualitätsregister A22_Qualitätsregister

Aktivität Empfehlung bei BedarfKOMMUNIKATION

Kommunikationsmanagementplan B26_Kommunikationsmatrix_mini

Meetings Projektteam-Metings

Lenkungsausschuss Monatlich: PrjMgr. + DLL

Kunden-Lenkungsausschuss

PLANUNG

Projektstrukturplan

Durchführungsphasen Eine Phase

Planungsmittel B25_Projektplanung_XLS

Lieferplan

BERICHTSWESEN

Managementsummary A17_ManagementSummary_mini

Projektleitdokument A17_ManagementSummary_mini

Projektstatusbericht A19 Projektstatusbericht

Projektabschluss A16_Projektabschlussbericht

A4 LessonLearned

Projekttagebuch formlos

Register Offene Punkte & Aktivitäten A23_offenePunkteundAktivitäten

CONTROLLING

Kommerziell Buchführung SH Standard

Terminlich Zeiterfassung SH Standard

Inhaltlich A22_Qualitätsregister

Nachkalkulatoin SH Standard



Wie wird es durchgeführt,

das Projekt ?

• Standards sind wichtig. Sie

stabilisieren und sparen.

• Ein Rahmen zum Start sorgt für

eine geringere Fehleranfälligkeit.


© Rainer Sturm

PIXELIO.de


Allgemeingültige Bechtle Standardstrategien:

Risikomanagementstrategie - Form und Vorgehen vereinbart

- Risiken im Risikoregister aufgenommen ständig weitergepflegt

Qualitätsmanagementstrategie- Form und Vorgehen vereinbart

- Qualitätsregister enthält alle vereinbarten Prüfungen und Abnahmen

Abnahmemanagementstrategie- Vorgehen zur Abnahme vereinbart.

- durchzuführenden Prüfungen im Qualitätsregister

Change Request Managementstrategie- Form und Vorgehen bei CR vereinbart

- Change-Request und gepflegt im CR Register

Vorgehensweisen müssen nicht für jedes Projekt erneut definiert werden.



Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 - Prozessmodell


Projektverlauf

Vorbereitung Start Durchführung

Projektmanager Projektmanager Projektmanager

Vorbereitung

des Q-Gate 1:Eine saubere

Auftragsklärung

zwischen

Auftraggeber und

Projektleitung ist

der Grundstein

zum Projekterfolg.

Q1 Q2

Vorbereitung

des Q-Gate 2:Aus den

Erkenntnissen und

Planungen der

Vorbereitungs-

phase wird das

Projekt detailliert

analysiert und

geplant. Es wird ein

konkretes

Vorgehensmodell

für das Projekt

erarbeitet.

Q3 Q4

Abschluss

Projektmanager

Vorbereitung

des Q-Gate 3:Es wird die

inhaltliche Projekt-

leistung erarbeitet.

Der Projekt-

manager prüft, ob

alle Meilensteine

erreicht wurden

und plant detailliert

die nächste Phase.

Vorbereitung

des Q-Gate 4:Es wird die

inhaltliche

Projektleistung

übergeben, das

Projekt formal

abgeschlossen

und die gewonnen

Erfahrungen

werden gesammelt

.Durchführung Q1:

Lenkungsauschuß

Durchführung Q2:

Lenkungsausschuß

Durchführung Q3:

Lenkungsausschuß

Durchführung Q4:

Lenkungsausschuß



Am besten funktionieren

Projekte, die man zum

zweiten mal durchführt …

• Erfolgreiche Projekte lassen sich

„kopieren“

• Bekannte Lösungen können

wiederverwendet werden



© Rainer Sturm

PIXELIO.de

© Rainer Sturm

PIXELIO.de

People

Projekt Manager leitet Transition

Weitere spezialisierte Experten unterstützen

den Prozess

Process

Wiederholbar, berechenbar, bewährte 4-Schritt-

Methode PRINCE2 minimiert das Risiko und

sichert den Erfolg

− Vorbereitung

− Start

− Implentierung

− Schluss Phase mit Service Operational

Readiness Testing (SORT)

Detaillierte Transitionplan zwischen Kunden und

Bechtle vereinbaren

Best Practice

Standard Project Management – Bechtle Fair

Project

Bechtle Standard Tools und Vorlagen

Integrierte Qaulitätssicherung

People

Process

Best Practice

Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Service Transition als Standard

© S.Hofschläger

PIXELIO.de


approval approvalapproval

Q-GateQ-Gate Q-GateQ-Gate

Service Design

Order End

Vorbereitung Grobes Service Design Vorgehenskonzept Organiationsentwurf

Start Phase Service Beschreibung Vorgehen Organisation Detailplan

Implementierungs Phase Leistungserstellung

Schluss Phase Service Operational

Readiness Testing (SORT)

Lessons learned

Team

Op

erat

ing

Ste

eri

ng

Co

mm

itte

eD

irec

t an

d c

on

tro

l

Pro

ject

Man

age

rC

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tro

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d m

anag

e

Additional Implementations

Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Prozessmodell Transition


Das

Projektmanagementportal

• Abbildung der Konfektionsgrößen

• Nutzt ausschließlich MS-Office

• Instanziierung von Dokumenten

• Verbindung zu Outlook: Kalender,

Aufgaben, Kontaktlisten …

• Automatische Erstellung von

Projektmanagement-

Standardaufgaben zur

Projektphase

• Gibt den Rahmen für

Phasenübergänge

• „Zieht“ durch das Projekt


© Dieter Schütz

PIXELIO.de


Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Das Portal „zieht“ durch das Projekt


Erworbenes Wissen

verteilen und lebendig

halten

• Wie bilden wir aus ?

• Wie erreichen wir die operativen

Experten ?


© Joachim Reisig

PIXELIO.de


BFPBasis Schulung

BFPProjekt Manager

Schulung

Bechtle Akademie Partner

iLearn .

PRINCE2®Foundation

2 Tage

*

Kapitel 8

Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 - Ausbildungsstufen


Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Comnunity und Portal


* eine Implementierung von PRINCE2®


B02_Projekthandbuch_2012-01-21-V0.96.docx

B02_Projekthandbuch_2012-01-21-V0.96.docx

A14_ProjektleistungBeschreibung_projektxy_2012-12-21_V2.0.docx

A14_ProjektleistungBeschreibung_projektxy_2012-12-21_V2.0.docx


Fazit

• Die Anpassung von PRINCE2

und die Konfektionierung hilft

Anfängern beim Einstieg ins

Projektmanagement.

• Aufwand und Kosten für

Projektmanagement - bei guter

Qualität und kaufmännischer

Bewertung – realistisch

• „Mondflug“ und Kleinprojekte sind

mit PRINCE2 möglich und

bezahlbar


© Christine Bocks

PIXELIO.de


BEGEISTERUNGSFÄHIGKEIT

ZUVERLÄSSIGKEIT

BEHARRLICHKEIT

BODENHAFTUNG

Zusammen mehr wert.

Zeit für Fragen

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