Proofpoint Enterprise Archive

Next-Generation ArchivierungslösungProofpoint Enterprise Archive™ ist eine On-Demand-Archivierungslösung, die die drei wesentlichsten

Herausforderungen adressiert: Compliance mit Aufsichtsbehörden, Auffinden von Daten für jurist-

ische Zwecke und E-Mail-Speicherverwaltung – und das ohne die Kopfschmerzen, die üblicherweise

mit hausinterner Archivierung einhergehen. Ausgestattet mit einer innovativen Next-Generation-

Architektur, kann diese Archivierungslösung innerhalb von Tagen in Ihrem Unternehmen installiert und

betriebsbereit sein, gefolgt von niedrigen und kalkulierbaren Lebensdauerkosten. Bei dieser Lösung

handelt es sich ebenfalls um das sicherste Cloud-basierte Archiv, das in der Industrie zu finden ist und

die einzige Lösung, welche die Verschlüsselung sämtlicher Daten zu jeder Zeit garantiert. Proofpoint

Enterprise Archive kann für eine zeitraum-und speicherortübergreifende Suche eingesetzt werden –

für die nachhaltige Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Suchleistung geben wir sogar eine Search

Performance Guarantee.

threat protection | compliance | archiving & governance | secure communication

www.proofpoint.com/de

Weshalb archivieren?Informationsarchivierung ist zur Erfüllung einer ganzen Reihe von Unternehmensanforderungen unerlässlich, ob es um die Compliance mit aufsichtsbehördlichen Bestimmungen geht, juristische Offenlegungspflicht oder die Optimierung von E-Mail-Speicherplatz. Um für die Vorlage von Dokumenten bei juristischen Ermittlungen und bei aufsichtsrechtlichen Vorgängen gewappnet zu sein, müssen Unternehmen wissen, wo welche Daten gespeichert sind, damit diese in kürzester Zeit gesammelt, durchsucht und vorgelegt werden können. Unternehmen müssen ebenfalls in der Lage sein, Richtlinien für spezifische aufsichtsrechtliche Auflagen oder geografisch bedingte Marktanforderungen aufzustellen und durchzusetzen und mit ihren internen Informationsverwaltungsstrategien in Einklang zu bringen. Wird das nicht fachmännisch gehandhabt, hat dies einen signifikanten Anstieg an rechtlichen oder Compliance-Risiken zur Folge, und die Fähigkeit eines Unternehmens zur Verteidigung seiner Geschäftsprozesse ist infrage gestellt. Das Ergebnis sind unter Umständen hohe Geldstrafen, Schuldspruch und eine nachhaltige Rufschädigung.

Ein Archiv bietet ebenfalls einen zentralisierten, durchsuchbaren Datenraum, in welchem Endbenutzer ältere Daten finden können. Der Zugriff sollte einfach und intuitiv sein, mit vertrauten Benutzeroberflächen, um höhere Produktivität zu gewährleisten. Ein Archiv dient nicht nur den zuvor genannten Anforderungen, sondern auch dem IT-Ziel Kostenreduktion und um der explodierenden, immer komplexer werdenden Datenberge innerhalb der verwalteten Systeme und dem zunehmenden Datenwildwuchs außerhalb Herr zu werden.

Proofpoint Enterprise Archive Datenwiederauffindungs-und Compliance-FunktionenDas Proofpoint Enterprise Archive wird als vollständig verwalteter Dienst geliefert und bietet SAS70 Typ II/SSAE-16-Compliance für sowohl die Cloud-Infrastruktur als auch für sein Anwendungsverfahren. Hierdurch erhalten Sie unübertroffene Sicherheit und Leistung, die auch den striktesten Standards für aufsichtsbehördliche Vorschriften oder Datenwiederauffindbarkeit gerecht werden.

Richtlinien für aufbewahrungspflichtige Daten mühelos durchsetzenDie Proofpoint Enterprise Richtlinienverwaltung ermöglicht Unternehmen, deren Richtlinien für Aufbewahrungsfristen zu etablieren, zu pflegen – und was am wichtigsten ist – konsequent durchzusetzen. Das Durchsetzen solcher Richtlinien erfolgt sprichwörtlich automatisch – ein Mausklick auf der Administrator-Benutzeroberfläche genügt, um die Richtlinie für eine Datei zu aktivieren. Jede Richtlinienmodifikation wird in einem schreibgeschützten Nachweisprotokoll („Audit Trail“) festgehalten, wodurch Ihr Unternehmen eine lückenlose Aufzeichnung der Richtlinienänderungen erhält.

Vollautomatisierte Datenaufbewahrung für juristische ZweckeBei Proofpoint Enterprise Archive erfolgt die Sammlung von Unterlagen für eventuelle Rechtsstreitigkeiten mühelos und vollautomatisiert. Proofpoint ermöglicht Ihrer Rechtsabteilung, bestimmte Dateien für eine permanente Aufbewahrung auszuwählen, wobei die jeweiligen, zuvor für die Dateien festgelegten Aufbewahrungsfristen aufgehoben werden. Mithilfe dieser Proofpoint-Funktion, die eine permanente Aufbewahrung für juristische Zwecke auslöst, können sowohl ältere E-Mails dauerhaft gespeichert, als auch neue Daten erfasst werden, die im Rahmen eines aktuellen Rechtsstreits oder einer Untersuchung relevant sein könnten. Über die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche können vollständige Reports und lückenlose Nachweisprotokolle abgerufen werden, und Ihr Unternehmen erhält erhöhte Transparenz und Effizienz in der Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen Daten.

Schneller Zugriff für schnellen EinblickDas Proofpoint Enterprise Archive bietet leistungsoptimierte Suchfunktionen, die Ihrem Unternehmen eine rasche Durchsicht von Daten und damit eine verfeinerte Suche ermöglichen. Mithilfe einer web-basierten Benutzeroberfläche kann Ihre Rechtsabteilung im Handumdrehen und in nahezu Echtzeit E-Mails und die Inhalte von mehr als 400 verschiedenen Anhangstypen durchsuchen, zusammen mit Instant-Messages, Bloomberg-Daten und Inhalten, die von Social Media-Seiten, Dokumenten und im Netzwerk gemeinsam genutzten Dateien erfasst wurden. Diese Fähigkeit zum sofortigen Datenzugriff resultiert in signifikanter Zeit- und Kostenersparnis beim Sammeln, Filtern und Durchsuchen von Daten aus restaurierten Datenträgern, Festplattenkopien und PST-Dateien.

Überwachung aufsichtsbehördlicher ComplianceProofpoint Enterprise Archive unterstützt Unternehmen in ihrer Compliance mit aufsichtsbehördli-chen Bestimmungen. Mithilfe der Kontroll- und Prüffunktionen kann Ihr Compliance-Team Nach-richten aller Art, einschließlich E-Mail, Social Media, Bloomberg und Instant Messaging systematisch

Vorteile von Proofpoint Enterprise Archive

Für juristische Zwecke

Mitwirkungsfähigkeit für Rechtsabteilungen

• GleichbleibendschnelleLeistung,umSelbstbearbeitungdurchdieRechtabteilungzuermöglichen

• HöhereEffizienzbeiderÜberprüfungkritischerDatenfürjuristischeZwecke

• ErmöglichtmüheloseIterationbeiderVerfeinerungvonSuchbegriffenbeigleichzeitigverstärkterUnabhängigkeitvonIT

Effiziente Entscheidungsfällung

• KritischeProzesseverlaufenvollautomatisiert(z.B.Dateiaufbewahrungund-löschung,Aufbewahrungsfristen,Dateiexport)

• BietetArbeitsablauffürfrüheEinsichtinFällezurReduzierungdesRechtsrisikos

Für IT

Geringe Betriebskosten im Vergleich zu vor-Ort-Lösungen

• MüheloseBereitstellung,keinlaufender,lästigerVerwaltungsaufwand

• GeringsteGesamtbetriebskosten(30-50%Ersparnis)ohneAbstricheinderFunktionalität

• VereintdiefunktionalenVorzügeeinesvor-Ort-SystemsmitderKosteneffizienzundderSkalierbarkeiteinerCloud

Das sicherste Archiv der Industrie

• Daseinzigevollständigverschlüsselte,SaaS-basierte,revisionssichereArchiv

• VerwendetpatentierteProofpointDoubleBlindEncryption-TechnologiefüruneingeschränkteSicherheit

• AlleDatensindwährendTransportundSpeicherungverschlüsselt

• ProofpointhatniemalsZugriffaufdieVer-schlüsselungscodesderKunden–absoluterDatenschutzistgarantiert

Für Compliance mit gesetzlichen Vorschriften

Erhöhte Effizienz für Ihr Compliance-Team

• MehrEffizienzdurchvollautomatisierteProzesse

• NurnocheineeinzigeInstanzfürdieSuche,diePrüfung,dieWiederauffindungunddenSchutzvonkritischenDaten

Flexibilität in der Anpassung an Wandel

• DieRichtlinienverwaltungermöglichtgranulareRichtliniendefinitionenentsprechendgeografischer,geschäftsbereichbezogeneroderIndustrieanforderungen

• MüheloseAnpassungderinternenRichtlinienansichständigänderndeaufsichtsbehördliche,datenschutz-odersicherheitsbezogeneAuflagen

Zertifizierungen

SAS 70 Type II, SSAE-16, FISMA

Proofpoint Enterprise Archive

Leistungsmerkmal Vorteil

Compliance

Überwachungsfunktionen für eine systematische Überprüfung ausgewählter E-Mails

VereinfachtCompliance-PrüfungsverfahrenunddieEinhaltungvonRichtlinienfürE-Mail

Juristische Offenlegungspflicht

Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien VerringertdasRisikobeiOffenlegungdurchSpeicherungeinerKopiejederE-Mail

Gezielte Datenaufbewahrung für juristische Zwecke OptimierteEffizienzbeiderVerwaltungvonaufbewahrungspflichtigenDaten

Frühe Einsicht in Vorfälle HochgeschwindigkeitssucheermöglichtEinsichtnahmeinEchtzeit,umeineFallstrategiefestzulegen

E-Mail-Speicherverwaltung

Hybrid-Architektur DieVorteilevonSaaS-GesamtbetriebskostenkombiniertmitderFunktionalitäteinervor-Ort-Lösung

Patentierte DoubleBlind Encryption™ Stelltsicher,dassDatensowohlimSpeicherzustandalsauchinTransitvollständiggeschütztsind

Selbstverwaltete Inbox ohne Größenbeschränkung ErhöhteBenutzer-ProduktivitätdurchmühelosenZugriffaufAltdaten,einschließlichmobilerSuchemithilfevonProofpointApps

Stubbing-Funktion für Anhänge SteigertdieLeistungdesE-Mail-SystemsundvereinfachtdessenVerwaltung

durchsuchen. Inhalte, die zur Überprüfung ausgewählt wurden, ob bei Verdacht auf einen Richtlinienverstoß oder im Rahmen einer Routineüberprüfung, werden automatisch an autorisierte Benutzer zur weiteren Maßnahmenergreifung weitergeleitet. Zusätzlich liefert Ihnen Proofpoint Enterprise Archive Reports, die ein Compliance-Prüfungs-verfahren um vieles schmerzfreier verlaufen lassen.

Die E-Mail-Speicherverwaltung wurde mit dem Ziel maximaler Sicherheit und minimaler Gesamtbetriebskosten konzipiertInformationen werden von Proofpoint Enterprise Archive sicher in der Proofpoint Cloud-Infrastruktur gespeichert, die Benutzern jederzeit mühelosen Zugriff auf ihre Daten gewährt. Diese Lösung kombiniert eine innovative, gridbasierte Cloud-Speicher-Infrastruktur mit einer leichtgewichtigen Appliance vor Ort, um die Leistung, Skalierbarkeit und die Kostenersparnis von SaaS mit höchsten Sicherheitsstandards und Archivdatensicherheit zu verbinden.

Das sicherste Archiv, das die Industrie zu bieten hatAufgrund seiner patentierten DoubleBlind Encryption™ ist Proofpoint der einzige Anbieter, der garantiert, dass alle Daten, die das Unternehmen des Kunden verlassen, zu jeder Zeit verschlüsselt sind. Hierdurch wird uneingeschränkte Datensicherheit gewährleistet, da alle Informationen gesichert sind, ob im Speicherzustand in der Proofpoint Cloud-Infrastruktur oder in Transit.

Alle Daten werden zuerst vor Ort verschlüsselt, mit einem kundenseitig erstellten, kundenspezifischen Verschlüsselungscode. Nur der Kunde besitzt diesen Verschlüsselungscode und die archivierten Daten können von niemand anderem als dem Kunden selbst eingesehen werden. Diese bahnbrechende Verschlüsselungstechnologie, in Verbindung mit SAS 70 Typ II/SSAE-16-zertifizierten Betriebs- und Sicherheitspraktiken, gewährleistet dem Anwender vollständige und lückenlose Datensicherheit.

Proofpoint Enterprise Archive E-Mail-SpeicherverwaltungBewährte Integrationsfähigkeit mit bestehenden Messaging-ResourcesProofpoint Enterprise Archive lässt sich nahtlos in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmens integrieren. Die Appliance verwendet den Microsoft Exchange Journaling-Prozess, um in frei konfigurierbaren Zeitintervallen von jeder E-Mail eine Kopie zu erstellen, bevor die E-Mails aus der Journaling-Mailbox gelöscht werden.

Im Gegensatz zu den Cloud-Lösungen der ersten Generation ruft Proofpoint Enterprise Archive in einem einzigartigen „Pull-and-Confirm“-Verfahren die Nachrichten von der Journaling-Mailbox ab, damit keine E-Mail verloren gehen kann, auch wenn die Appliance oder das Netzwerk einmal ausfallen sollten. Proofpoint Enterprise Archive setzt ebenfalls Daten aus dem Active Directory (AD) ein, beispielsweise die Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe oder Zugriffsberechtigungen. Die Verwaltung wird hierdurch immens vereinfacht, da sämtliche Änderungen im AD automatisch im Archiv wirksam werden.

Proofpoint lässt sich ebenfalls nahtlos in Outlook und OWA einbinden, ohne dass irgendwelche kundenseitigen Plug-Ins erforderlich sind – auch hierdurch werden die laufende IT-Verwaltung und das Management erheblich vereinfacht.

Garantierte SuchfunktionsleistungProofpoint ist der einzige Anbieter von Archivlösungen, der die Leistung der Suchfunktionen und den zuverlässigen, sekundenschnellen Datenzugriff garantiert. Im Gegensatz zu vor-Ort-Bereitstellungen, die mit zunehmenden Datenmengen einen Leistungsabfall aufweisen und permanente Hardware-Upgrades benötigen, gewährleistet Proofpoint Enterprise Archive Skalierbarkeit auf Abruf. Proofpoints gridbasierte Speicherarchitektur und Parallelsuche-Technologie stellt für alle Kunden die Datensuche in Echtzeit sicher, ungeachtet wie groß das Archiv angewachsen ist oder wie komplex der Suchvorgang ist. Proofpoint Enterprise Archive kombiniert die Vorzüge eines vor-Ort-Archivs mit den Vorzügen der Cloud-Skalierung und liefert daher eine kostengünstige Lösung, ohne bei der Funktionalität Abstriche zu machen.

Verringerter Bedarf an Microsoft Exchange-Speicherplatz durch Attachment-StubbingMehr als 80 Prozent des Speicherbedarfs für E-Mails werden von E-Mail-Anhängen vereinnahmt. Hier helfen Stubbing-Funktionen, die Mailbox-Verwaltung zu vereinfachen und die Mailbox-Größen zu verringern, indem speicherintensive E-Mail-Anhänge automatisch aus dem Microsoft Exchange entfernt werden, während die Anhänge weiterhin für den Benutzer problemlos und in der gewohnten Outlook-Benutzeroberfläche verfügbar bleiben. Dies erlaubt Ihrem IT-Team, ohne zusätzlichen Speicherbedarf mehr Nachrichten in Microsoft Exchange zu lagern, wodurch sich das Speicherplatzkontingent „virtuell“ erhöht und die Verwendung von PST-Dateien hinfällig wird.

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Proofpoint Barkhausenweg 11, 22339 Hamburg

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