Prozessdokumentation RW - ProzDok : Universität Web viewDateiname: DokumentationPromo-06.doc. vorgelegt durch. Markus Slobodeaniuk Dokumentversion: 16.04.2014. Vertraulichkeit: Universität

Prozessdokumentation RWBand 4: Promotionsbüro

Dateiname:document.doc

vorgelegt durchMarkus Slobodeaniuk

Dokumentversion: 16.04.2014 Vertraulichkeit: Universität Hamburg

Hochschullotsen KGSteindamm 3

20099 HamburgStatus: Erste Fassung nach Review

Tel. 040 - 41 46 87 [email protected]

Diese Prozessdokumentation wird ständig aktualisiert und definiert somit die gegenwärtige „as-is“-Basis.

Zielsetzung der DokumentationIm Falle eines personellen Totalausfalls aktueller Beschäftigter der RW-Fakultät im Bereich Promotionsbetreuung soll diese Dokumentation die Möglichkeit bieten, den Betrieb aufrechtzuerhalten bzw. möglichst störungsfrei wieder aufzunehmen. Es wird vorausgesetzt, dass entsprechendes Ersatzpersonal über mindestens folgende Kenntnisse verfügt:

Grundkenntnisse bezüglich der Organisation der Universität Hamburg (Aufbau der Fakultäten, Struktur der Präsidialverwaltung, Rollenmanagement Studienmanagement)

Grundkenntnisse bezüglich der Lehrorganisation (Unterschiede zwischen Seminaren, Vorlesungen, Übungen, Arbeitsgemeinschaften)

Grundkenntnisse über die Fakultät für Rechtswissenschaft (z. B. von der Website)

Grundkenntnisse über STiNE Grundkenntnisse über den Zugang zu Prozessdokumentationen

Die grafische Darstellung der Prozessdokumentation wurde von Matthias Schubert (MMKH gGmbH) in ViFlow erstellt. Die ViFlow-Datenbank liegt der Fakultät zur eigenen Nutzung vor.

Universität Hamburg · Fakultät für Rechtswissenschaft

Rothenbaumchaussee 33 · D-20148 Hamburg · www.jura.uni-hamburg.de

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Band 4: Promotionsbüro

Studienmanagement

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InhaltsverzeichnisInhaltsverzeichnis.........................................................................................................2Konventionen................................................................................................................ 6

Grafische Prozess- und Textdokumentation.........................................................6Dateien.................................................................................................................... 6Personen und Funktionen.......................................................................................6

1 Betreuung Promotion, Habilitation, LL.M..............................................................71.1 Prozesslandkarte Promotionsbüro.....................................................................71.2 Semesterorientierte Abläufe..............................................................................8

2 Promotion................................................................................................................92.1 Zulassung zur Promotion................................................................................9

2.1.1.Promotionsakte anlegen.........................................................................112.1.2. AMBSL.........................................................................................................11

2.2 Promotion Hauptteil......................................................................................122.3 Unterprozess Einreichung Dissertation........................................................13

2.3.1. Unterunterprozess 4 Exemplare annehmen..........................................132.3.2. Unterunterprozess 2 Exemplare annehmen..........................................14

2.4 Korrektur der Dissertation...............................................................................142.4.1. Unterprozess Korrektur Dissertation (neu)............................................152.4.2. Unterprozess Korrektur Dissertation (alt)..............................................172.4.3. Unterunterprozess Bestellung der Gutachter........................................182.4.4. Unterunterprozess Versand der Gutachten...........................................182.4.5. Unterprozess Voten ausreichend?..........................................................192.4.6. Unterunterprozess Drittgutachten durchführen....................................192.4.7. Unterunterprozess Nachbesserung initiieren........................................202.4.8. Unterunterprozess 2. Nachbesserung durchführen..............................22

2.5 Disputation / Mündliche Prüfung......................................................................222.5.1. Unterprozess Vorbereitung Disputation (neu).......................................222.5.2. Unterprozess Disputation abhalten (neu)..............................................232.5.3. Unterprozess Vorbereitung mündliche Prüfung (alt).............................252.5.4. Unterprozess Mündliche Prüfung abhalten (alt)....................................272.5.5. Unterunterprozess Durchführung mündliche Prüfung...........................282.5.6. Wiederholung der mündlichen Prüfung.....................................................282.5.7. Vorzeitige Titelführung...............................................................................282.5.8. Einreichung von Pflichtexemplaren...........................................................28

2.6 Promotionsausschusssitzung........................................................................282.6.1. Unterprozess Einladung und Tagesordnung..........................................292.6.2. Unterprozess Rückmeldungen zum Termin bearbeiten........................302.6.3. Unterprozess Sitzung vorbereiten..........................................................302.6.4. Unterprozess Sitzung nachbereiten.......................................................31

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2.7 Promotionsfeier.............................................................................................322.7.1. Unterprozess Hörsaal für Promotionsfeier.............................................322.7.2. Unterprozess Einladungen / Inhalte.......................................................332.7.3. Unterprozess Promotionspreis................................................................342.7.4. Unterprozess Promotionsurkunden........................................................352.7.5. Unterprozess Catering organisieren.......................................................372.7.6. Unterprozess Promotionsfeier durchführen...........................................37

2.8 Dissertationslisten.........................................................................................382.9 Verteilung Pflichtexemplare..........................................................................39

3 Habilitationsverfahren......................................................................................403.1 Unterprozess Mitteilung der Habilitationsabsicht........................................403.2 Unterprozess Einreichung Habilitationsschrift.............................................413.3 Unterprozess Begutachtung der Habilitationsschrift..................................423.4 Unterprozess Umlaufverfahren.....................................................................433.5 Unterprozess Sitzung Habilitationsausschuss.............................................443.6 Unterprozess Habilitationsvortrag................................................................453.7 Unterprozess Abschluss des Habilitationsverfahrens.................................463.8 Statistik.............................................................................................................46

4 LL.M. Betreuung................................................................................................474.1 Unterprozess LL.M. Bewerbung bearbeiten.................................................474.2 Unterprozess LL.M. Zulassung bearbeiten...................................................484.3 Unterprozess Rückmeldungen LL.M. bearbeiten.........................................494.4 Unterprozess LVM und PA LL.M....................................................................504.5 Unterprozess Abschlussarbeit und -prüfung bearbeiten.............................514.6 Unterprozess LL.M. Urkunde erstellen.........................................................52

5 Aufgaben des Promotionsbüros...........................................................................535.1 Sprechstunde Promotionsbüro......................................................................535.2 Technische Plagiatsüberwachung................................................................545.3 Aktenvernichtung Promotionsbüro...............................................................555.4 Staatsarchiv...................................................................................................565.5 Dokumentation und Statistiken.......................................................................56

Anhang........................................................................................................................ 57Ansprechpartner innerhalb und außerhalb der Fakultät....................................57

Bildanhang.................................................................................................................. 58Abbildung 1: Hinweise zur Zulassung zur Promotion.........................................58Abbildung 2: Deckblatt Promotion (Vorlage)......................................................59Abbildung 3: Betreuerbestellung (Vorlage)........................................................60Abbildung 4: Zulassung (Vorlage).......................................................................61Abbildung 5: Zulassung Auflagen (Vorlage)........................................................62Abbildung 6: Erklärung Promotionsordnung.......................................................63Abbildung 7: Promotionen.xls (Ausschnitt).........................................................63



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Abbildung 8: Einreichung der Dissertation (alt).................................................64Abbildung 9: Einreichung der Dissertation (neu)...............................................64Abbildung 10: Bestellung Drittgutachter............................................................65Abbildung 11: Nachbesserung.............................................................................66Abbildung 12: Verlängerung der Nachbesserungsfrist.......................................67Abbildung 13: Dissertation non rite....................................................................68Abbildung 14: Auslegung Disputation.................................................................69Abbildung 15: Auslegungsende Disputation.......................................................70Abbildung 16: Anschreiben Promovend Disputation..........................................71Abbildung 17: Einladung Disputation..................................................................72Abbildung 18: Bucheinlage..................................................................................73Abbildung 19: Protokoll Disputation....................................................................74Abbildung 20: Einladung (Fakultät) Disputation.................................................75Abbildung 21: Disputation bestandene Prüfung.................................................76Abbildung 22: Einladung Promotionsausschuss.................................................77Abbildung 23: Promotion-PrüfStat.......................................................................78Abbildung 24: Kolloquium Sitzungsplan..............................................................78Abbildung 25: Einladung Kolloquium...................................................................79Abbildung 26: Anschreiben Kolloquium..............................................................80Abbildung 27: Kolloquium bestandene Prüfung..................................................81Abbildung 28: Wiederholung mündliche Prüfung...............................................82Abbildung 29: Staatsarchiv Angebote Deckblatt................................................83Abbildung 30: Staatsarchiv Angebote Liste........................................................83Abbildung 31: KMK-Anschreiben..........................................................................84Abbildung 32: Plakat Promotionsfeier.................................................................85Abbildung 33: Flyer Promotionsfeier (Vorderseite)............................................86Abbildung 34: Flyer Promotionsfeier (Rückseite)...............................................86Abbildung 35: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 1)........................................87Abbildung 36: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 2)........................................88Abbildung 37: Doktorandenliste..........................................................................88Abbildung 38: Auftragsschein PriMa Promotionsfeier........................................89Abbildung 39: Anschreiben Serviceteam Promotionsfeier.................................90

Technischer Anhang...................................................................................................92Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok....................................................................92

Danksagung................................................................................................................ 93Ausblick....................................................................................................................93



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KonventionenDie Aufbereitung der Prozessdokumentation und die Darstellung in diesem Dokument unterliegen zahlreichen Verabredungen, deren Kenntnis für ein Verständnis mitunter hilfreich und/oder notwendig ist. Im Folgenden sind diese in kurzer Übersicht dargestellt.

Grafische Prozess- und Textdokumentation Die grafische Prozessdokumentation liegt als ViFlow-Datenbank vor. Sie ist für die Mitarbeitenden der Fakultät unter der folgenden URL zu finden:

http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/ Wird in diesem Dokument auf die grafische Darstellung eines Prozesses verwiesen, so ist ein entsprechender URL-Abschnitt voranzustellen.Auf den Namen des Prozesses und seine Darstellung wird wie folgt hingewiesen: „Verleih“.Die Nummer der Prozessschritte wird hier in der Form „“ gekennzeichnet. Zuweilen werden in der Dokumentation nicht alle Schritte der Grafik einzeln dokumentiert, wenn es sich um zusammenhängende Arbeitssequenzen handelt (z. B. Vorgänge in STiNE, Umkopieren von Dateien). In diesen Fällen wird die Beschreibung zumeist am ersten Punkt der Sequenz zusammenhängend beschrieben, um den Lesefluss zu erleichtern. Dateien Dateien befinden sich zumeist auf einem zentralen Laufwerk der Fakultät. Dem aktuelle Dateinamen und Speicherort wird in diesem Dokument grundsätzlich ein Dateisymbol vorangestellt: Z:\Studienmanagement\Promotion\Vorlagen\AnmeldungPromotion.xls

Innerhalb der Prozesse werden teilweise unterschiedliche Dateien genutzt.

Personen und Funktionen In den Prozessen wird auf verschiedene Akteure verwiesen. Akteure der Präsidialverwaltung, anderer Fakultäten und jene außerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden nicht persönlich benannt, stattdessen wird auf ihre Position bzw. Funktion verwiesen. Zur Adressierung ist somit die Website der Universität Hamburg zurate zu ziehen. Akteure innerhalb des Studienmanagements der Fakultät werden dagegen mit Namen oder Funktionen bezeichnet. Die Verwendung von Namen innerhalb des Textes soll den schnellen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen ermöglichen. Sollen die in diesem Dokument genannten Personen adressiert werden, ist grundsätzlich die entsprechende Funktion zu benennen. Eine Ansprache erfolgt gemäß dem aktuellen Organigramm des Studienmanagements (http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/ ).


http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/

http://www.jura.uni-hamburg.de/studienmanagement/

http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/


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1 Betreuung Promotion, Habilitation, LL.M.In den folgenden Kapiteln werden die Prozesse des Büros für Promotion, Habilitation und LL.M. vorgestellt.

Aktuelle Grafik unter http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p530.htm

1.1 Prozesslandkarte PromotionsbüroDas Promotionsbüro ist durch zwei Mitarbeiterinnen besetzt, die sich in der Übernahme der Aufgaben gegenseitig vertreten.



http://www.prozdok.uni-hamburg.de/jura/html/p1122.htm



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1.2 Semesterorientierte Abläufe Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über Abläufe, die entsprechend dem Semesterverlauf durchzuführen sind. Seit

eProzess Schritt Zeitpunkt Anmerkung

37 Dissertationslisten Dissertationsliste weiterleiten

Ende jedes Semesters

Liste aufbereiten für Online-Redaktion

27 Promotionsausschusssitzung

Sitzung durchführen

letzter Mittwoch im Januar, April, Juni, Oktober

Vor- und Nachbereitung der Sitzung notwendig (feste Termine für Kolloquium / Disputation)

30 Promotionsfeier Einladungen / Inhalte

Ende März Auswahl Einladungen zur Promotionsfeier

30 Promotionsfeier Promotionsfeier durchführen

Erster Mittwoch im Mai

Promotionsfeier

55 Dokumentation und Statistiken

nach Aufforderung durch Abteilung 1

Ende Semester

Statistiken

36 Unterprozess Catering organisieren

Bestellung kalkulieren

ca. 20. April Catering bestellen

28 Unterprozess Einladung und Tagesordnung

Tagesordnung vorbereiten

vier Wochen vor der Sitzung

Entwürfe für die Promotionsausschusssitzung

31 Unterprozess Hörsaal für Promotionsfeier

ServiceTeam anschreiben

Mitte Januar Studienmanagement schreibt an ServiceTeam

31 Unterprozess Hörsaal für Promotionsfeier

Hörsaal anfragen

Ende Dezember/ Anfang Januar

Großen Rechtshaushörsaal reservieren

46 Unterprozess LL.M. Bewerbung bearbeiten

Bewerbung einreichen

30. Juni Ende Bewerbungsfrist LL.M.

34 Unterprozess Promotionsurkunden

Worddatei Urkunden erstellen

erste Aprilwoche

Druckvorlagen Promotionsurkunden erstellen



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2 PromotionDas Promotionsbüro betreut den vollständigen Ablauf der Promotion seitens der Fakultät - von der Promotionsanmeldung bis zur Promotionsfeier. Dieser Abschnitt erläutert die einzelnen Abläufe und geht auf die sich ergebenden Termine für Promovierende ein.

2.1 Zulassung zur Promotion

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Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls Z:\Promotion\Promotion\Statistiken\Promotionen-PrüfStat-SoSe 2014.xls http://www.jura.uni-hamburg.de/public/postgraduate/promotion/zulassung_2011-06-06.pdf Z:\Promotion\Promotion\Formblaetter\Deckblatt_Promotion.doc Z:\Promotion\Promotion\Betreuer\Betreuerbestellung.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Zulassung.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\ZulassungAuflage.doc Z:\Promotion\Promotion\Formblaetter\ -ErklärungZulassung § 4 Abs 1 Nr c e

Promotionsordnung.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\KMKAnfrage.doc

Interessenten an einer Promotion lassen sich üblicherweise zunächst beraten (Sprechstunde Promotionsbüro auf Seite 52) und reichen dann die Unterlagen zur Zulassung ein. Für den Zulassungsantrag befindet sich auf der Website des Promotionsbüros (siehe auch Abbildung 1: Hinweise zur Zulassung zur Promotion im Bildanhang auf Seite 58) eine Übersicht der notwendigen Unterlagen. Es ist ebenfalls notwendig, dass die Interessenten mit einem Betreuer (hauptamtlich Lehrende oder Emeriti des Fachbereichs) eine Zulassungsvereinbarung schließen. Ein Beispiel für die Betreuerbestellung befindet sich im Bildanhang auf Seite 58, Abbildung 3: Betreuerbestellung (Vorlage). Ebenso sind hier die Zulassungsvorlagen abgebildet: Seite 61, Abbildung 4: Zulassung (Vorlage), und Seite 62, Abbildung 5: Zulassung Auflagen (Vorlage). Ebenso ist die Erklärung zur Zulassung formlos abzugeben (siehe Abbildung 6: Erklärung Promotionsordnung auf Seite 63).

Es wird eine neue Mappe (Akte) angelegt und für diese das Deckblatt (nur im oberen Teil) ausgefüllt. Ein Beispiel für das Deckblatt befindet sich im Bildanhang auf Seite 58, Abbildung 2: Deckblatt Promotion (Vorlage).

Es wird geprüft, ob alle Unterlagen vorhanden sind (siehe Hinweise zur Zulassung) und falls nicht, wird der Promovierende gebeten, entsprechende Unterlagen nachzureichen. Bis die Unterlagen eingegangen sind, wird mit dem weiteren Ablauf gewartet. Zu diesem Zeitpunkt wird bei internationalen Promotionsinteressenten geprüft, ob der vorliegende Hochschulabschluss gleichwertig zum deutschen Abschluss ist. Dies geschieht über die Website des KMK: http://www.kmk.org/zab/zeugnisbewertungen-fuer-auslaendische-hochschulqualifikationen.html . Kann der Abschluss nicht eindeutig zugeordnet werden, so wird die KMK-Unterstelle um Beurteilung gebeten (siehe Beispiel in Abbildung 31: KMK-Anschreiben (Seite 83)). Die Antwort auf diese Anfrage ist üblicherweise langwierig. Die Kontaktdaten der KMK-Unterstelle: http://www.kmk.org/zab/kontakt.html .

Der Unterprozess Promotionsakte anlegen wird umgesetzt. An den Betreuer der Promotion wird ein Informationsschreiben versendet.

Das Schreiben wird per Post über den Postausgang (intern) (siehe Band 2: Infotresen) versendet.

Die Daten für die neue Zulassung werden in den Promotionsbericht eingetragen. Diese Datei beinhaltet eine Statistik darüber, welcher Lehrende


http://www.kmk.org/zab/kontakt.html

http://www.kmk.org/zab/zeugnisbewertungen-fuer-auslaendische-hochschulqualifikationen.html

http://www.kmk.org/zab/zeugnisbewertungen-fuer-auslaendische-hochschulqualifikationen.html


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wie viele Promotionen betreut hat und dient ausschließlich der internen Verwendung.

Die Daten für die neue Zulassung werden in die Promotions-Tabelle und das Promotionsbuch eingetragen. Diese Datei (siehe Abbildung 7: Promotionen.xls (Ausschnitt) Seite 63) beinhaltet eine Übersicht aller Promotionen und ihrer Arbeitsdaten. In dieser Datei werden auch die Termine für die Vorlage der Gutachten eingetragen, zunächst der erwartete Termin, danach der reale Eingangstermin des Gutachtens. Das Promotionsbuch (blaues Papierbuch) liegt im Promotionsbüro vor.

Die Akte (Mappe) wird in die Tagesablage gelegt. Einmal pro Woche unterschreibt der Vorsitzende des Promotionsausschusses (siehe Anhang auf Seite 52) im Promotionsbüro die neuen Zulassungen.

An den Promovierenden wird ein Zulassungsschreiben versendet. Das Schreiben wird per Post über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen) versendet. In dem Schreiben wird erneut auf die Einhaltung der Promotionsregeln hingewiesen.

Die neue Akte (Mappe) wird nun im Schrank auf einem Stapel neuer Promotionsanträge ablegt und dort für die nächste Sitzung des Promotionsausschusses verwahrt.

Es schließt sich der Prozess Promotionsausschusssitzung (auf Seite 27) an. Gleichzeitig startet die Bearbeitung der Dissertation durch den Promovenden. Dies führt zu den Schritten im Prozess Promotion Hauptteil (auf Seite 11).

2.1.1. Promotionsakte anlegen


Z:\Promotion\Promotion\Formblaetter\Deckblatt_Promotion.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Zulassung.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\ZulassungAuflage.doc

Das Deckblatt der neuen Promotionsakte (Mappe) wird angelegt. Im Zulassungsbuch (sowohl in der Excel-Datei als auch in dem gebundenen

Buch) wird eine neue Nummer vergeben und eingetragen. Die Nummer wird ebenfalls auf dem Deckblatt der Mappe vermerkt. Danach werden die kompletten Unterlagen in die Mappe gelegt. Bei AMBSL (siehe 2.1.2) werden die Daten einfach in den Vordruck „Semesterschein AMBSL“ eingetragen.

Das Zulassungsschreiben zur Promotion wird erstellt und zur Unterschrift bereitgelegt.

Die Bearbeitung wird mit dem aufrufenden Hauptprozess fortgesetzt.




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2.1.2. AMBSL Die Albert-Mendelssohn-Bartholdy Graduate School of Law (AMBSL) bietet ein strukturiertes Promotionsprogramm an. Beratung und Bewerbung für die Promotion laufen nicht über das Promotionsbüro, sie werden direkt durch die Geschäftsstelle AMBSL umgesetzt. Weitere Informationen zu AMBSL finden sich auf http://www.albrecht-mendelssohn-bartholdy.de/ . Für die Promotionszulassung bei AMBSL ist keine Vorlage von Seminarscheinen notwendig, da die Promotion und deren Abläufe Teil des Programms sind. Die Zulassung erfolgt auf Basis eines formlosen Antrags und die Zulassungen werden mit dem Vermerk „AMBSL“ getrennt verwaltet. Die übrigen Abläufe nach der Zulassung unterscheiden sich nicht von anderen Promovierenden.

2.2 Promotion Hauptteil


Nachdem im vorherigen Abschnitt die Zulassung zur Promotion (Seite 8) beschrieben worden ist, werden in diesem Abschnitt die Abläufe im Promotionsbüro dargestellt, die sich während der Promotionsphase ergeben. Der nachfolgende Abschnitt (ab Seite 27) über die Promotionsausschusssitzung ist ebenfalls zu beachten, da in den Sitzungen Dokumente im Vorfeld und zum Abschluss der Promotion erstellt und genehmigt werden. Die Arbeitsabläufe rund um die Betreuung einer Promotion im Promotionsbüro verlaufen aktuell noch parallel für zwei unterschiedliche Promotionsordnungen (alte und neue Ordnung). Die Abläufe sind nahezu identisch, erzeugen jedoch unterschiedliche Vorgaben bei der Einreichung von Dokumenten und orientieren sich an unterschiedlichen Fristen. Die Abläufe werden daher im Folgenden getrennt dargestellt. Die Hauptphase der Bearbeitung beginnt durch die Unterprozess . Nach der neuen Promotionsordnung werden die Abläufe durch drei

Unterprozesse bearbeitet: den Unterprozess Korrektur Dissertation (neu), den Unterprozess Vorbereitung Disputation (neu) und den Unterprozess Disputation abhalten (neu). Nach der Korrektur wird zunächst geprüft, ob die Voten ausreichend sind (siehe Unterprozess Voten ausreichend?).

Nach der alten Promotionsordnung werden die Abläufe ebenfalls durch drei Unterprozesse bearbeitet: den Unterprozess Korrektur Dissertation (alt), den Unterprozess Vorbereitung mündliche Prüfung (alt) und den Unterprozess Mündliche Prüfung abhalten (alt). Nach der Korrektur wird zunächst geprüft, ob die Voten ausreichend sind (siehe Unterprozess Voten ausreichend?).



http://www.albrecht-mendelssohn-bartholdy.de/


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2.3 Unterprozess Einreichung Dissertation


Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls

Promovierende reichen ihre Dissertation nach Fertigstellung beim Promotionsbüro ein.

Je nach Promotionsordnung (alt oder neu) sind unterschiedliche Unterlagen einzureichen. Die Unterlagen, die das Promotionsbüro beim Eingang prüfen muss, sind für die alte Ordnung im Unterunterprozess 2 Exemplare annehmen und für die neue Ordnung im Unterunterprozess 4 Exemplare annehmen beschrieben.

Unabhängig von der Promotionsordnung wird die Zusammenfassung zur Promotion (in zweifacher Ausfertigung) entgegengenommen und mit den übrigen Unterlagen abgelegt.

Im Promotionsmeldebuch (gebundene Papierversion) wird der neue Promotionsvorgang mit den Daten des Promovierenden eingetragen und dabei die nächste laufende Nummer vergeben. Die Daten werden dann in die Excel-Datei übertragen.

Der Ablauf wird mit dem übergeordneten Hauptprozess fortgesetzt.

2.3.1. Unterunterprozess 4 Exemplare annehmen


Z:\Promotion\Promotion\Formblaetter\Einreichung der Dissertationneu.doc

Für die neue Promotionsordnung sind einzureichen: eine Zusammenfassung in zweifacher Ausfertigung, eine digitale Fassung der (gedruckten) Dissertation und eine eidesstattliche Versicherung, dass die Arbeit eigenständig angefertigt worden ist. Von der digitalen Fassung der Dissertation wird auf dem lokalen PC eine Kopie erstellt und dabei geprüft, ob die digitale Kopie identisch mit der gedruckten Fassung ist. Die Daten auf dem lokalen PC werden regelmäßig auf einem externen Laufwerk gesichert.





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Zusätzlich ist eine Versicherung einzureichen, dass die Fassung auf dem Datenträger (üblicherweise eine CD) identisch mit dem Ausdruck ist (siehe Abbildung 9: Einreichung der Dissertation (neu) (Seite 64)).

Das bereits bei der Zulassung erstellte Aktenblatt (siehe Abbildung 2: Deckblatt Promotion (Vorlage) (Seite 58)) wird nun im mittleren Abschnitt mit den Daten zur Abgabe der Dissertation weiter ausgefüllt. Danach werden die eingereichten Exemplare (nach neuer Ordnung vier) im Promotionsbüro abgelegt, wobei zwei Exemplare wie bei der alten Ordnung im Regal abgelegt werden. Die übrigen zwei Exemplare werden in einem Fach zur Zwischenablage gelagert, bis die Gutachten zur Dissertation feststehen - zu diesem Zeitpunkt wird auch die lokale Kopie der gespeicherten Datei gelöscht.

Der Vorgang wird mit dem aufrufenden Prozess fortgesetzt.

2.3.2. Unterunterprozess 2 Exemplare annehmen


Z:\Promotion\Promotion\Formblaetter\Einreichung der Dissertationalt.doc

Für die alte Promotionsordnung sind einzureichen: eine Zusammenfassung in zweifacher Ausfertigung, eine digitale Fassung der (gedruckten) Dissertation und eine eidesstattliche Versicherung, dass die Arbeit eigenständig angefertigt worden ist und noch keinem anderen Fachbereich vorgelegt wurde (siehe Abbildung 8: Einreichung der Dissertation (alt) (Seite 64)). Von der digitalen Fassung der Dissertation wird auf dem lokalen PC eine Kopie erstellt, die erst nach Vorliegen der Gutachten gelöscht wird. Die Daten auf dem lokalen PC werden regelmäßig auf einem externen Laufwerk gesichert.

Das bereits bei der Zulassung erstellte Aktenblatt (siehe Abbildung 2: Deckblatt Promotion (Vorlage) (Seite 58)) wird nun im mittleren Abschnitt mit den Daten zur Abgabe der Dissertation weiter ausgefüllt. Danach werden die eingereichten Exemplare (nach alter Ordnung zwei) im Promotionsbüro abgelegt.


2.4 Korrektur der DissertationDer nachfolgende Abschnitt beschreibt den Korrekturverlauf der Dissertation nach der alten und neuen Prüfungsordnung.




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2.4.1. Unterprozess Korrektur Dissertation (neu)

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Z:\Promotion\Promotion\MitgliederPromoausschuss.docx Z:\Promotion\Promotion\Gutachter\Erstgutachterbestellung.doc Z:\Promotion\Promotion\Gutachter\Zweitgutachterbestellung.doc Z:\Promotion\Promotion\Gutachter\Drittgutachter.doc Z:\Promotion\Promotion\Auslegung-Disputation 2011.doc Z:\Promotion\Promotion\Ende-Auslegungsfrist-Prüfungskommission 2011.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben-AuslegungDisp.doc

Regelmäßig geht der Vorsitzende des Promotionsausschusses im Promotionsbüro die aktuell eingereichten Dissertationen durch. Für jede Dissertation wird eine Gruppe von drei Gutachtern als Prüfungskommission bestellt, wobei der Erstgutachter grundsätzlich der Betreuer der Dissertation ist. Die übrigen Gutachter werden durch den Unterunterprozess Bestellung der Gutachter festgelegt.

Da aufgrund der neuen Promotionsordnung vier Exemplare der Dissertation eingereicht werden, können gleichzeitig je ein Exemplar der Dissertation an den ersten und zweiten Gutachter inklusives eines Anschreibens mit Fristen und weiteren Informationen versendet werden. Beide Gutachter erhalten zudem eine Zusammenfassung und die CD der Dissertation wird für den Erstgutachter einmal kopiert. Für die Erstellung des Votums haben beide Gutachter drei Monate Zeit.

Das dritte Mitglied der Prüfungskommission wird ebenso wie der Promovierende über die Bestellung und Zusammensetzung der Prüfungskommission durch ein Formschreiben informiert.

Nach Eingang der Gutachten werden alle Mitglieder der Prüfungskommission über den Eingang benachrichtigt. Hierbei wird geprüft, ob die Promotion entsprechend der Voten bestanden ist - falls nicht, wird im übergeordneten Prozess der Unterprozess Voten ausreichend? ausgelöst werden und die Bearbeitung hier abgebrochen. Andernfalls erfolgt der zweite Unterunterprozess Versand der Gutachten.

Nach erfolgter Begutachtung wird die Dissertation zur Ansicht für alle hauptamtlich Lehrenden der Fakultät ausgelegt. Dies wird durch Aushang im Schaukasten des Promotionsbüros bekanntgeben. Die Frist zur Ansicht beträgt zwei Wochen und wird dem Prüfungsausschuss zusätzlich schriftlich mitgeteilt (siehe Abbildung 14: Auslegung Disputation (Seite 68) und Abbildung 15: Auslegungsende Disputation (Seite 69)).

In der Zwischenzeit tagt der Promotionsausschuss und legt die Note für die Dissertation fest, die dem Promotionsbüro zur Eintragung in die Akte schriftlich mitgeteilt wird. Ebenso stellt der Promotionsausschuss die An- und Abnahme der Dissertation fest und legt den Termin für die Disputation fest. Das Promotionsbüro informiert daraufhin die Promovenden mit einem Anschreiben über das Ergebnis der Gutachten, der Auslegungen und den Termin der Disputation - siehe Abbildung 16: Anschreiben Promovend Disputation (Seite 70).

Der Ablauf wird mit dem aufrufenden Prozess fortgesetzt.



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2.4.2. Unterprozess Korrektur Dissertation (alt)

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Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls




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Da gemäß der alten Promotionsordnung nur zwei Exemplare der Dissertation einzureichen sind, wird ein Exemplar zunächst an den Erstgutachter gesendet. Für die Erstellung des Votums hat der Erstgutachter vier Monate Zeit.

Während der Erstgutachter die Dissertation bewertet, bearbeitet das Promotionsbüro zeitgleich die Akte und informiert den Promovierenden über die Benennung des Zweitgutachters durch den Promotionsausschussvorsitzenden.

Der Erstgutachter sendet sein Votum samt seinem Dissertationsexemplar an das Promotionsbüro zurück, woraufhin das Promotionsbüro das Votum in die Akte und die Excel-Datei einträgt.

Das Promotionsbüro versendet nun dieses Exemplar der Dissertation an den Zweitgutachter, der ebenfalls ein Votum für die Dissertation erstellt. Dem Zweitgutachter wird dabei eine Kopie des Votums des Erstgutachters mitgesendet. Der Zweitgutachter hat zwei Monate Zeit für die Erstellung des Votums.

Nachdem auch der Zweitgutachter sein Votum eingereicht hat, trägt das Promotionsbüro das zweite Votum in die Akte ein.

Der Ablauf setzt mit dem aufrufenden Prozess fort.

2.4.3. Unterunterprozess Bestellung der Gutachter


Z:\Promotion\Promotion\Gutachter\Drittgutachter.doc Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls

Der Promotionsausschussvorsitzende legt den Zweit- und Drittgutachter allein fest. Die Entscheidung über die Bestellung der Zweit- und Drittgutachter wird nach thematischer Ausrichtung der Dissertation und Belastung der Gutachter getroffen.

Die Festlegung der Gutachter wird auf dem Aktenblatt (in der Akte) und in der entsprechenden Excel-Datei eingetragen. Ebenso wird der Termin der Bestellung der Gutachter in der Akte und der Excel-Datei vermerkt.





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2.4.4. Unterunterprozess Versand der Gutachten


Das Gutachten des Zweitgutachters wird in Kopie an den Erstgutachter versendet.

Das Gutachten des Erstgutachters wird in Kopie an den Zweitgutachter versendet.

Beide Gutachten werden in Kopie mit einem Exemplar der Dissertation an das dritte Mitglied der Prüfungskommission versendet.

Der Versand erfolgt grundsätzlich über den Postausgang (intern) (siehe Band 2: Infotresen).


2.4.5. Unterprozess Voten ausreichend?Der Ablauf ist nach der alten und neuen Promotionsordnung identisch.


Die beiden Gutachter legen ihre Voten zur Promotion vor und das Promotionsbüro prüft, ob die beiden Voten weniger als eine Note abweichen bzw. beide Gutachten auf nicht „non rite“ lauten. Sofern dies zutrifft, wird der Vorgang mit dem aufrufenden Prozess fortgesetzt.

Besteht ein Unterschied von mehr als einer Note zwischen den beiden Gutachten oder ist ein Gutachten (nicht beide) mit „non rite“ bewertet wurden, so wird ein Drittgutachten angefertigt. Hierzu bestellt das Promotionsbüro einen Drittgutachter mit dem Unterunterprozess Drittgutachten durchführen.





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Waren beide Gutachten „non rite“ oder hat das Drittgutachten ergeben, dass die Arbeit mit „non rite“ zu bewerten ist, wird die Dissertation an die Promovenden zurückgegeben und um Nachbesserung gebeten. Den Ablauf beschreibt der Unterunterprozess Nachbesserung initiieren.


2.4.6. Unterunterprozess Drittgutachten durchführenSofern zwischen den Voten des Erst- und des Zweitgutachten mehr als eine Note Unterschied bestand oder nur eins der Gutachten mit „non rite“ bewertet wurde, wird ein drittes Gutachten angefordert.


Z:\Promotion\Promotion\Gutachter\Drittgutachter.doc

Das Promotionsbüro teilt dem Vorsitzenden des Promotionsausschuss mit, dass die Notwendigkeit bei einer Dissertation für ein Drittgutachten besteht. Der Vorsitzende benennt daraufhin einen Drittgutachter und setzt einen Termin für eine Sitzung des Promotionsausschusses an.

Das Promotionsbüro informiert den Drittgutachter über seine Bestellung (siehe Abbildung 10: Bestellung Drittgutachter (Seite 65)) und übermittelt alle notwendigen Unterlagen. Der Drittgutachter hat zur Erstellung des Votums sechs Wochen Zeit und berät sich üblicherweise mit den beiden ersten Gutachtern. Das dritte Votum geht dann dem Promotionsbüro zu, das dieses für die Sitzung des Promotionsausschusses bereitlegt.

Sobald das dritte Votum vorliegt, werden die beiden ersten Gutachter über das Gutachten informiert und eine Sitzung des Promotionsausschusses einberufen - dies geschieht oft durch eine Telefonkonferenz. Der Ausschuss muss sich auf eine Note einigen.

Einigt sich der Promotionsausschuss auf eine Note, so wird der gesamte Vorgang




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wie gewohnt mit der Vorbereitung der Disputation fortgesetzt. Kommt es in der Bewertung des Ausschusses zur Gesamtbewertung „non rite“, so wird der Vorgang mit einer Nachbesserung fortgesetzt - dies ist auch der direkte Ablauf, wenn die beiden ersten Voten bereits „non rite“ waren und somit nicht voneinander abgewichen sind.

2.4.7. Unterunterprozess Nachbesserung initiierenWurde die eingereichte Dissertation zweimal mit „non rite“ bewertet oder hat die Sitzung des Promotionsausschusses in gemeinsamer Bewertung „non rite“ nach Anforderung eines Drittgutachten ergeben, so wird eine Frist für die Nachbesserung der Dissertation gesetzt. Es ist zu beachten, dass in dem abschließenden Gutachten der Vermerk zur Nachbesserungsfähigkeit der Dissertation vorhanden ist.


Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Nachbesserungsfrist.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Verlängerung Nachbesserungsfrist.doc

Sofern die eingereichte Dissertation für eine Nachbesserung vorgeschlagen wurde, versendet das Promotionsbüro eine Benachrichtigung an den Promovenden (siehe Abbildung 11: Nachbesserung (Seite 66)).

Während der Bearbeitungszeit der Nachbesserung können die Promovenden formlos eine Fristverlängerung beantragen. Der Antrag wird dann in die nächste Sitzung des Promotionsausschusses aufgenommen und dort entschieden. Die Entscheidung teilt das Promotionsbüro dem Promovenden mit (siehe Abbildung 12: Verlängerung der Nachbesserungsfrist (Seite 67)).

Die Promovenden bearbeiten die Nachbesserung (innerhalb eines Jahres und ggf. einer weiteren Fristverlängerung), wobei das Promotionsbüro diese Fristen überwacht und die Promovenden vor Ablauf der Frist erinnert. Sobald die Dissertation überarbeitet ist, reichen die Promovenden die Dissertation erneut beim Promotionsbüro ein.




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Sofern es sich um die erste Nachbesserung handelt, verfährt das Promotionsbüro mit der überarbeiteten Dissertation wie bereits unter Unterprozess (Seite 12) beschrieben. Handelt es sich um eine wiederholte Nachbesserung, so wird der besondere Ablauf im Unterunterprozess 2. Nachbesserung durchführen durchgeführt.

2.4.8. Unterunterprozess 2. Nachbesserung durchführen


Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Dissnonrite.doc

Bei einer wiederholten Nachbesserung informiert das Promotionsbüro direkt die Gutachter und bittet diese untereinander die eingereichte Dissertation abzustimmen. Es entsteht daher direkt ein gemeinsames Votum, das nun endgültig ist. Kann eine Note vergeben, so setzt die Bearbeitung mit Promotion Hauptteil (Seite 11) im Schritt bzw. fort.

Ist das Ergebnis der Gutachten bei der zweiten Nachbesserung „non rite“ so ist die Dissertation endgültig nicht bestanden. Das Promotionsbüro teilt den Promovenden dies Ergebnis mit - eine nochmalige Einreichung der Dissertation ist damit ausgeschlossen. Ein Beispiel für das Anschreiben befindet sich im Bildanhang unter Abbildung 13: Dissertation non rite (Seite 67).

2.5 Disputation / Mündliche PrüfungDer folgende Abschnitt beschreibt die Disputation (neue Prüfungsordnung) bzw. die mündliche Prüfung (alte Prüfungsordnung) samt deren Vorbereitung.




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2.5.1. Unterprozess Vorbereitung Disputation (neu)


Z:\Promotion\Promotion\Disputation Zulassung Anschreiben 1.doc Z:\Promotion\Promotion\Einladung Disputation.doc

Nachdem der Prüfungsausschuss die Note der Dissertation festgelegt hat, wird der Promovend über die Zulassung zur Disputation informiert.

Der Promovierende wird zur Disputation eingeladen (siehe Abbildung 17: Einladung Disputation (Seite 72)), muss sich dazu zurückmelden und dabei die gewünschte Sprache festlegen und erklären, ob die Fakultätsöffentlichkeit bei der Disputation zugelassen ist. Das Promotionsbüro schlägt einen möglichen Termin vor, der durch den Promovierenden zu bestätigen ist. Die Termine für die Disputation liegen grundsätzlich an den Tagen, an denen der Promotionsausschuss tagt. Alle hauptamtlich Lehrenden sind aufgefordert, sich diese Termine grundsätzlich freizuhalten. Das Thema der Disputation ist grundsätzlich der Themeninhalt der Dissertation. Die Räume für die üblichen Termine sind ein Jahr im Voraus gebucht, Sondertermine müssen in Absprache mit dem LVM anhand verfügbarerer Räume festgelegt werden.

Das Promotionsbüro teilt der Prüfungskommission den vereinbarten Termin per eMail mit, legt die Rückmeldung zur Disputation in der Akte ab und bereitet die Akte für die Voten vor. Dem Promovenden werden die Gutachten und die Einladung per Post zugesandt.

Der Termin der Disputation wird öffentlich ausgehängt (siehe Abbildung 20: Einladung (Fakultät) Disputation (Seite 75)). Es wird mitgeteilt, ob die Disputation in Deutsch oder Englisch erfolgt und ob die Fakultätsöffentlichkeit zugelassen ist.

Die vollständige Akte wird an den Vorsitzenden der Prüfungskommission ca. zwei bis drei Tage vor der Disputation übergeben.





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2.5.2. Unterprozess Disputation abhalten (neu)


Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls Z:\Promotion\Promotion\Promotionen-Prüfstat-SoSe 2013.xlsx Z:\Promotion\Promotion\Vorlage Bucheinlage.doc Z:\Promotion\Promotion\ReferatDisputation.xls Z:\Promotion\Promotion\Protokoll zur Disputation.doc Z:\Promotion\Promotion\DispEröffnung Bestandene Prüfung.doc

Die Prüfungskommission hält die Disputation ab und gibt die Akte mit den Disputationsunterlagen an das Promotionsbüro zurück. Zur Disputation hat der Promovierende ein zweiseitiges Thesenpapier mitzubringen. In der Akte befindet sich eine Vorlage zum Protokoll und zur Vergabe der Note für die Disputation (siehe Abbildung 19: Protokoll Disputation (Seite 74)).

Das Promotionsbüro prüft die Akte auf Vollständigkeit, trägt die Daten in das Promotionsmeldebuch (gebundenes Buch und Excel-Datei) ein und erstellt ein Zwischenzeugnis. Das Zwischenzeugnis wird über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen) versendet und enthält alle Noten der Dissertation (Gutachten, Disputation). Dem Zwischenzeugnis wird ein Schreiben mit Hinweisen zur Veröffentlichung der Dissertation und zur Pflichtabgabe in der Staatsbibliothek (SUB) beigefügt - siehe Abbildung 18: Bucheinlage (Seite 73) und Abbildung 21: Disputation bestandene Prüfung (Seite 76).

Das Ergebnis der Disputation wird in die Liste der mündlichen Prüfungen eingetragen und ebenfalls als abgeschlossene Promotion in „PrüfStat“ (Abt. 1) vermerkt - siehe Abbildung 23: Promotion-PrüfStat (Seite 77).





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2.5.3. Unterprozess Vorbereitung mündliche Prüfung (alt)

Fortsetzung >>



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Z:\Promotion\Promotion\Promotionen.xls Z:\Promotion\Promotion\EinladungKolloquium.doc Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben-AuslegungKoll.doc

Nach erfolgter Begutachtung wird die Dissertation zur Ansicht für alle hauptamtlich Lehrenden der Fakultät ausgelegt. Dies wird durch Aushang im Schaukasten des Promotionsbüros bekanntgeben. Die Frist zur Ansicht beträgt zwei Wochen (siehe Abbildung 25: Einladung Kolloquium (Seite 78)).

Der Promovend wird über die Zulassung zur mündlichen Prüfung in Form eines Kolloquiums informiert und die Akte der Promotion zunächst im Stahlschrank im Promotionsbüro abgelegt (siehe Abbildung 26: Anschreiben Kolloquium (Seite 79)).

Der Promovend legt ein Thema für die mündliche Prüfung gemeinsam mit dem Betreuer fest und das Promotionsbüro trägt dieses Thema in die Akte ein. Zusätzlich wird das Thema in der entsprechenden Excel-Datei zu den mündlichen Prüfungen vermerkt.

Die Akte wird im Prüfungsschrank verwahrt und es wird auf den Termin mit dem Vorsitzenden des Promotionsausschusses gewartet. Die Termine für das Kolloquium liegen grundsätzlich an den Tagen, an denen der Promotionsausschuss tagt. Alle hauptamtlich Lehrenden (Personen mit Promotionsprüfungsberechtigung) sind aufgefordert, sich diese Termine grundsätzlich freizuhalten.

Der bestätigte Termin wird dem Promovenden per E-Mail mitgeteilt und die E-




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Mail ausgedruckt zur Akte gegeben. Die vollständige Akte wird an den Vorsitzenden des Promotionsausschusses

ca. zwei bis drei Tage vor der mündlichen Prüfung persönlich übergeben (zum Terminablauf siehe Abbildung 24: Kolloquium Sitzungsplan (Seite 78)).


2.5.4. Unterprozess Mündliche Prüfung abhalten (alt)


Z:\Promotion\Promotion\Promotion.xls Z:\Promotion\Promotion\Promotionen-Prüfstat-SoSe 2013.xlsx Z:\Promotion\Promotion\ReferatDissertation-Kolloquium.xls Z:\Promotion\Promotion\Vorlage Bucheinlage.doc Z:\Promotion\Promotion\KollEröffnung Bestandene Prüfung.doc

Zunächst wird die mündliche Prüfung angehalten - siehe hierzu Unterunterprozess Durchführung mündliche Prüfung.

Nachdem die Akte nach der Prüfung zurück im Promotionsbüro ist, wird sie zunächst auf Vollständigkeit geprüft und ggf. Rücksprache mit der Prüfungskommission gehalten.

Das Ergebnis der Prüfung wird dann in einem förmlichen Eröffnungsschreiben dem Promovierenden per Brief über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen) mitgeteilt. Das Schreiben (siehe Abbildung 27: Kolloquium bestandene Prüfung (Seite 81)) enthält Hinweise zur Veröffentlichung der Dissertation und zur Pflichtabgabe in der Staatsbibliothek (SUB). Die Daten der Prüfung werden sowohl im Promotionsmeldebuch als auch in der entsprechenden Excel-Datei vermerkt. Die abgeschlossene Promotion wird mit den Ergebnisdaten samt Matrikelnummer an Abteilung 1 für das Programm „PrüfStat“ gemeldet und die Promotionsakte im Promotionsbüro abgelegt - siehe Abbildung 23: Promotion-PrüfStat (Seite 77).




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2.5.5. Unterunterprozess Durchführung mündliche Prüfung


Die mündliche Prüfung wird durch die Prüfungskommission abgehalten. Die Note für das Kolloquium wird erstellt und in die Akte eingetragen. Die

Note ergibt sich bei identischem Votum von Erst- und Zweitgutachten direkt aus dem Gutachten (das Kolloquium hat keinen Einfluss). Bei Unterschieden zwischen Erst- und Zweitgutachten entscheidet das Kolloquium, ob die bessere oder schlechtere Note überwiegt. Der Eintrag wird dann auf dem vorhandenen Formblatt per Unterschrift des Vorsitzenden der Prüfungskommission bestätigt.

Der Ablauf wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.5.6. Wiederholung der mündlichen Prüfung Z:\Promotion\Promotion\Anschreiben\Kolloquium wiederholen.doc

Sofern die mündliche Prüfung beim ersten Versuch nicht bestanden wurde, kann diese einmal wiederholt werden. Das Promotionsbüro informiert den Promovenden über das Ergebnis der Prüfung und teilt den Termin für eine Wiederholungsmöglichkeit mit (siehe Abbildung 28: Wiederholung mündlichePrüfung (Seite 82)).

2.5.7. Vorzeitige TitelführungDie Promovierenden können nach Abschluss der Disputation bzw. des Kolloquiums und vor Abgabe der Pflichtexemplare eine vorzeitige Titelführung beantragen. Der Antrag wird in der Promotionsakte vermerkt und eine Kopie in die Ablage (grüner Ordner) gegeben.

2.5.8. Einreichung von PflichtexemplarenNach Abschluss der Disputation bzw. des Kolloquiums haben die Promovierenden nach der alten Ordnung ein Jahr, nach der neuen Ordnung zwei Jahre Zeit, die erforderlichen Pflichtexemplare (siehe Verteilung Pflichtexemplare (Seite 38)) einzureichen. Die Einreichung wird in der Akte vermerkt.

2.6 Promotionsausschusssitzung






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Der Promotionsausschuss tagt viermal im Jahr, am letzten Mittwoch im Monat, in den Monaten Januar, April, Juni und Oktober . Der Ablauf der Sitzung besteht aus einer Reihe von festen Aufgabenstellungen. Die Tagesordnung ergibt sich dabei größtenteils aus den eingereichten Einträgen zwischen zwei Sitzungen. Zunächst werden im Unterprozess Einladung und Tagesordnung ebendiese

abgestimmt. Nach Versenden der Einladungen folgt der Unterprozess Rückmeldungen

zum Termin bearbeiten. Es folgt der Unterprozess Sitzung vorbereiten. Die Sitzung wird durchgeführt. Dabei liegen alle Akten im Original bereit und

es wird ein Protokoll der Sitzung erarbeitet Es folgt der Unterprozess Sitzung nachbereiten.

2.6.1. Unterprozess Einladung und Tagesordnung


Z:\Promotion\Promotion\Sitzungen\Einladung.April2013.doc Z:\Promotion\Promotion\MitgliederPromoausschuss.docx

Es wird - basierend auf bestehenden Vorlagen vergangener Sitzungen - ca. vier Wochen vor dem Sitzungstermin eine Einladung für die kommende Sitzung entworfen und eine Tagesordnung festgelegt - ein Beispiel befindet sich im Bildanhang Abbildung 22: Einladung Promotionsausschuss als (Seite 77). Die Anträge samt Akten werden dabei im Stahlschrank gesammelt, in dem es dafür drei Fächer gibt: Anträge für Zweitgutachter-Bestellung, Anträge für Neuzulassungen und Anträge für Diverses.

Die Sitzungen finden in Raum A131 (Dekanatssitzungssaal) statt. Der Raum kann über die Dekanatsassistenz gebucht werden. Aufgrund der vorgegebenen Sitzungstermine ist der Raum bereits für die nächsten Jahre dauerreserviert.

Die Entwürfe für Einladung und Tagesordnung werden mit dem Promotionsausschussvorsitzenden besprochen. Üblicherweise werden hier




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weitere Punkte hinzugefügt und Änderungen am Sitzungsablauf vorgenommen, die dann in den Dokumenten zu aktualisieren sind.

Die aktualisierten Vorlagen werden an den Promotionsausschussvorsitzenden gemailt, der diese für den Versand freigibt.

Die abgestimmte Einladung samt Tagesordnung wird an die Mitglieder des Promotionsausschusses (siehe Word-Liste der Mitglieder) gemailt. Die Unterlagen werden ausgedruckt und in den Akten für die Sitzung revisionssicher abgelegt.

Der Vorgang wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.6.2. Unterprozess Rückmeldungen zum Termin bearbeiten


Nach der Rundmail an die Mitglieder des Promotionsausschusses gehen Rückmeldungen ein. Bei Absagen zur Teilnahme werden, sofern dies noch rechtzeitig möglich ist, die Stellvertretenden kontaktiert und diesen die Unterlagen zur Sitzung (Tagesordnung und Einladung) gemailt.

Für die Beschlussfähigkeit der Versammlung muss mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend sein, auch zwei wissenschaftliche Mitarbeitende (einer in Promotion, einer mit fertiger Promotion) können anwesend sein. Können diese Vorgaben absehbar nicht erfüllt werden, ist der Sitzungstermin kurzfristig zu verschieben. Der Vorgang wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.6.3. Unterprozess Sitzung vorbereiten


Für die Sitzung werden alle erforderlichen Akten zusammensortiert. Der überwiegende Teil liegt dazu bereits im Stahlschrank, da die entsprechenden Unterlagen im Rahmen anderer Vorbereitungen dort hinterlegt wurden. Es sind für die Sitzung alle erforderlichen Zulassungen, Zweitgutachten und





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Anträge bereit zu halten. Ebenso die Tagesordnung samt Einladung und die Rechtsgrundlagen-Sammlung (Eigenauflage der Fakultät).

Die Unterlagen werden im Sitzungsraum bereitgelegt. Der Vorgang wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.6.4. Unterprozess Sitzung nachbereiten


Z:\Promotion\Promotion\Sitzungen\Einladung.April2013.doc Z:\Promotion\Promotion\Sitzungen\TagesordnungApril2013.doc Z:\Promotion\Promotion\Sitzungen\ProtokollApril2013.doc

Direkt nach der Sitzung werden alle Akten wieder eingeschlossen und in der Sitzung bearbeitete Akten (Unterschriften der Teilnehmenden, etc.) in die jeweiligen Ordner als Nachweis abgelegt.

Für die Sitzung wird ein Protokollentwurf erstellt, der durch den Promotionsausschussvorsitzenden ggf. überarbeitet und freigegeben wird.

Das Protokoll der Sitzung wird an die Mitglieder des Promotionsausschusses per Mail versendet, danach ausgedruckt und revisionssicher abgelegt.

Die in der Sitzung getroffenen Beschlüsse (z.B. erteilte Zulassungen zur Promotion) werden als einzelne Schriftstücke erstellt und dem Promotionsausschussvorsitzenden (bzw. der Stellvertretung) zur Unterschrift vorgelegt. Nach Unterschrift werden notwendige Kopien erzeugt und in die jeweiligen Ordner abgelegt, ebenso Kopien der Tagesordnung, Einladung und Protokolle.

Die ausgefertigten Unterlagen werden samt Unterschrift des Promotionsausschussvorsitzenden an die Doktoranden per Post (über den Postausgang (extern) - siehe Band 2: Infotresen) versendet.

Der Vorgang wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.7 PromotionsfeierDie Promotionsfeier findet einmal jährlich und immer am ersten Mittwoch im Mai




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statt (es sei denn, dies ist ein Feiertag). Zur Feier werden alle Promovierenden eingeladen, die bis Ende März zur vorzeitigen Titelführung berechtigt sind oder ihre Pflichtexemplare abgeliefert haben. Die Feier beginnt üblicherweise um 15 Uhr, ab 13 Uhr wird der Hörsaal für die letzten Vorbereitungen bereits reserviert.


Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc

Die Organisation der Promotionsfeier folgt einer vorhandenen Aufgabenliste, in dem die wesentlichen Prozessschritte notiert sind. Alle Unterlagen befinden sich in einem grünen Ordner (siehe Abbildung 35: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 1) (Seite 86) und Abbildung 36: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 2) (Seite 87)). Der Prozess beginnt mit der Reservierung der Räumlichkeiten durch den Unterprozess Hörsaal für Promotionsfeier.

Ende März beginnen die Vorbereitungen für die Organisation der Feier. Es werden die einzelnen Schritte entlang der Unterprozess Einladungen / Inhalte, Unterprozess Promotionspreis, Unterprozess Promotionsurkunden und Unterprozess Catering organisieren ausgeführt.

Abschließend wir der Unterprozess Promotionsfeier durchführen umgesetzt und anschließend aufgeräumt.

2.7.1. Unterprozess Hörsaal für Promotionsfeier


Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Gebäude-Reinigung.2013.doc

Das Promotionsbüro fragt im Dezember/Januar den großen Rechtshaus-Hörsaal (im eigenen Gebäude) beim LVM für die Promotionsfeier an und bittet





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um Reservierung der Räumlichkeiten. Da der Termin für die Promotionsfeier (am jeweils ersten Mittwoch im Mai ab 13 Uhr) feststeht, ist der Termin üblicherweise beim LVM bereits in der Planung berücksichtigt worden und der Hörsaal somit verfügbar.

Die Bestätigung der Reservierung wird in der Aufgabenliste vermerkt und das Serviceteam des Rechtshauses per Anschreiben darüber informiert, dass der Hörsaal im Vorfeld der Feierlichkeiten auf Hochglanz gebracht werden muss (kleinere Ausbesserungsarbeiten, Säubern, Check der Technik / Batterien). Das Schreiben an das Serviceteam wird durch die Leitung des Studienmanagements unterschrieben, an das Serviceteam weitergeben und zuvor eine Kopie des Schreibens zur Akte genommen. Als Termin für den Versand des Schreibens ist Mitte Januar anzusetzen - ein Beispiel befindet sich im Bildanhang unter Abbildung 39: Anschreiben Serviceteam Promotionsfeier (Seite 89).

Die Bestätigung des Serviceteams wird in der Aufgabenliste vermerkt und eine Buchungsanfrage an das Gästehaus der Universität (Rothenbaumchaussee 34) telefonisch geklärt. Da auch in der Verwaltung des Gästehauses der Termin der Promotionsfeier bekannt ist, ist die Bestätigung der Reservierung üblicherweise kein Problem. Aktuell sind die Termine für drei Jahre im Voraus angekündigt und durch einen Vertrag reserviert.


2.7.2. Unterprozess Einladungen / Inhalte


Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Gaesteliste.xls Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Promotionsfeier Flyer 2013-03-25.pdf Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Promotionsfeier Plakat 2013-03-25.pdf Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Ettiketten.OrdentlicheProfs.2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Ettiketten.Privatdozent.2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Ettiketten.Honorarprofessoren.2013.doc




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Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Ettiketten.Emeriti.2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Ettiketten.Ehrengaeste.2013.doc

Mit dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit der Fakultät wird ein Termin für ein Organisationstreffen vereinbart und das Treffen durchgeführt. Bei dem Termin werden die Veranstaltungsinhalte für die kommende Promotionsfeier besprochen, die in jedem Jahr ähnlich sind. Dazu gehören die Festlegung der Festreden (Dekan, dann Gastredner), das Musikprogramm (zumeist Klavierkonzert) und besondere Auszeichnungen sowie die Überreichung der Urkunden. Nach dem Auftakttreffen kann es Folgetreffen geben, um die Arbeitsstände zu besprechen und nachzusteuern.

Der Bereich Öffentlichkeitsarbeit erstellt daraus eine Einladung (1/3 A4-Flyer beidseitig und Plakat), die dann anhand der Gästeliste durch das Promotionsbüro über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen) versendet werden. Die Gästeliste setzt sich aus den speziellen Gästen gemäß Programmablauf, Emeriti und Ehrengästen sowie den Doktoranden (samt Begleitung) zusammen. Die Versandvorbereitung der Einladungen erfolgt im Promotionsbüro, das auch die Etiketten für den Versand der Einladungen druckt. Der Versand der Einladungen wird in der Aufgabenliste vermerkt.Ein Beispiel für den Flyer findet sich im Bildanhang unter Abbildung 33: Flyer Promotionsfeier (Vorderseite) (Seite 86) und Abbildung 34: Flyer Promotionsfeier (Rückseite) (Seite 86), ein Beispiel für das Poster unter Abbildung 32: Plakat Promotionsfeier (Seite 84).

Die Anmeldungen zur Teilnahme an der Promotionsfeier gehen beim Promotionsbüro ein, das daraus eine Teilnehmerliste erstellt.


2.7.3. Unterprozess Promotionspreis


Der Förderkreis unterstützt ausgezeichnete Promotionen und die Fakultät zeichnet die besten Promotionen mit einer Urkunde aus. Im Rahmen der Promotionsfeier




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werden diese Preisträger bekanntgegeben und ausgezeichnet. Das Promotionsbüro bereitet dies für den Programmablauf der Promotionsfeier vor. Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Promotionspreis-2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Auftragschein PriMa A4 (2)Liste Promofeier.doc

Das Promotionsbüro erstellt eine Liste der besten Promotionen (summa-cum-laude). Die Erstellung der Liste wird in der Aufgabeliste vermerkt und die Liste (inkl. der zugehörigen Akten) an den Vorsitzenden der Kommission für den Promotionspreis weitergeleitet.

Der Vorsitzende der Kommission wählt die Promotionspreisträger aus und teilt diese dem Promotionsbüro mit, damit dies die Preisträger im Vorlauf der Promotionsfeier informieren kann (und somit die Anwesenheit dieser gewährleistet wird).

Das Promotionsbüro informiert den Förderkreis über die ausgewählten Promotionspreisträger, der Dekan selbst verfasst die Anschreiben an die Preisträger. Danach bestellt das Promotionsbüro die Urkunden für die Promotionspreisträger bei der UHH-Druckerei, die diese Urkunden auf einem speziellen Papier druckt und an das Promotionsbüro anliefert. Es wird immer eine Originaldatei gedruckt und vier Kopien angefertigt - ein Beispiel befindet sich im Bildanhang unter Abbildung 38: Auftragsschein PriMa Promotionsfeier (Seite 88).

Der Ablauf wird mit dem übergeordneten Prozess fortgesetzt.

2.7.4. Unterprozess Promotionsurkunden

Fortsetzung >>



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Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Promotionsfeier-Doktorandenliste- 2013.doc Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Auftragschein PriMa A4 (2)Liste Promofeier.doc

Neben den Promotionsurkunden für den Promotionspreis (siehe Unterprozess Promotionspreis) werden für alle Promovierenden, denen auf der Promotionsfeier die Urkunde verliehen wird, Promotionsurkunden erstellt. Hierzu erstellt das Promotionsbüro in der ersten Aprilwoche zunächst Vorlagen in Word. Diese werden als einzelne Dateien an die UHH-Druckerei übergeben samt Kopien an die Dekanatsassistenz und deren Erstellung wird in der Aufgabenliste vermerkt.

Ebenso erstellt das Promotionsbüro eine Liste der Dissertationen und bestellt den Druck dieser Themen bei der UHH-Druckerei. Der Auftrag zum Druck der Liste wird in der Aufgabenliste vermerkt. Ein Beispiel für die Liste befindet sich im Bildanhang unter Abbildung 37: Doktorandenliste (Seite 88).

Die UHH-Druckerei druckt auf Anforderung des Promotionsbüros die Promotionsurkunden und liefert diese beim Promotionsbüro an. Das Promotionsbüro prüft die gedruckten Urkunden und falls diese Urkunden nicht korrekt sind, vernichtet das Promotionsbüro die gedruckten Urkunden, erstellt eine veränderte Worddatei als Vorlage und beauftragt den Druck der Urkunde erneut (zurück zu Schritt ). Es wird immer eine Original-Urkunde gedruckt und vier Kopien angefertigt.

Die UHH-Druckerei druckt die angeforderten Dissertationsthemenlisten und sendet sie an das Promotionsbüro. Das Promotionsbüro prüft die Listen und falls diese fehlerhaft sind, lässt es alle Listen vernichten und diese neu drucken.

Sind die Urkunden korrekt gedruckt worden, werden sie dem Dekan zur Unterschrift vorgelegt und danach mit dem Fakultätssiegel gesiegelt. Die Urkunden werden in eine Urkundenmappe geheftet (Original und drei Kopien), die vierte Kopie wird in der Prüfungsakte abgelegt. Auch alle Kopien




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werden gesiegelt. Der Ablauf wird mit dem aufrufenden Prozess fortgesetzt.

2.7.5. Unterprozess Catering organisieren


Z:\Promotion\Promotionsfeier\2013\Aufgaben Promotionsfeier-2013.doc

Das Promotionsbüro schätzt vor dem Termin der Promotionsfeier die Anzahl der Teilnehmenden an der Feier ab und kalkuliert auf dieser Basis die Bestellung für das Catering. Als Termin ist hier ungefähr der 20. April anzusetzen. Der Umfang des Buffetts wird mit zwei Stück Kuchen pro Person und zwei Gläsern Sekt pro Person kalkuliert.

Auf der Basis der Kalkulation des Promotionsbüros führt das Dekanat die Bestellung aus.

Das Promotionsbüro aktualisiert die Aufgabenliste und stimmt sich für die Unterstützung des Caterings mit dem Serviceteam Rechtshaus ab.


2.7.6. Unterprozess Promotionsfeier durchführen


Am Tag der Promotionsfeier holt das Promotionsbüro den Schlüssel für das Gästehaus ab und nimmt dort die Getränkelieferungen an. Danach übergibt das Promotionsbüro den Schlüssel an studentische Hilfskräfte des Dekanats, die sich um die Vorbereitungen im Gästehaus kümmern.

Das Promotionsbüro übernimmt die Ausschilderung im Fakultätsgebäude zur Promotionsfeier und legt die Promotionsurkunden im großen Rechtshaus-





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Hörsaal zur Verleihung bereit und bewacht diese dort. Ebenso kümmert sich das Promotionsbüro um den Blumenschmuck und verteilt auf allen Plätzen des Hörsaals nach Ende der letzten Vorlesung an diesem Tag das Programm der Promotionsfeier.

Nach der Feier im Rechtshaus-Hörsaal wird die Feier im Gästehaus mit Bewirtung fortgesetzt.

2.8 Dissertationslisten


Z:\Promotion\Diss-Listen\Diss-Liste-WiSe-2013-2014.doc

Nach der Einreichung der Dissertation ist diese durch die Promovenden zu veröffentlichen. Da zwischen dem Zeitpunkt der Einreichung und der Veröffentlichung längere Zeit vergehen kann, führt das Promotionsbüro eine Liste über die eingereichten und noch nicht veröffentlichten Promotionen. In diese Liste werden neue Veröffentlichungen eingetragen. Wird eine neue Dissertation veröffentlicht, so wird sie in die Dissertationsliste

eingetragen. Zum Ende des Semesters wird die Liste der im Semester erfolgten

Veröffentlichungen an die Online-Redaktion der Fakultät weitergeleitet und an die Professoren in der Fakultät verteilt.

Die Online-Redaktion veröffentlicht die Liste aller Dissertationen des vergangenen Semesters auf der Website.




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2.9 Verteilung Pflichtexemplare


Für eine Dissertation sind zwölf Pflichtexemplare beim Promotionsbüro einzureichen. Die zwölf Exemplare werden wie folgt verteilt: fünf Exemplare werden an die Staatsbibliothek (SUB) weitergeleitet, zwei Exemplare gehen an die Zentralbibliothek Recht (ZBR) und die übrigen gehen jeweils einzeln in die Akte, an den Erstgutachter, den Zweitgutachter und zur freien Verfügung innerhalb der Fakultät.




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3 HabilitationsverfahrenNach erfolgreicher Promotion besteht die Möglichkeit, an der Fakultät die wissenschaftliche Karriere in Form einer Habilitation weiterzuführen. Aufgrund der geringen Fallzahlen ist dieser Ablauf nicht schematisiert und wird weitgehend als Einzelfall betreut.


Die Habilitation wird durch eine Reihe von einzelnen Abläufen umgesetzt, die nacheinander vom Promotionsbüro umgesetzt werden. Dies sind in der ablaufenden Reihenfolge: die Unterprozess Mitteilung der Habilitationsabsicht, dann die Unterprozess Einreichung Habilitationsschrift, worauf sich die Unterprozess Begutachtung der Habilitationsschrift und das Unterprozess Umlaufverfahren anschließt.

05 Die Endphase der Habilitation wird eingeleitet durch die Unterprozess Sitzung Habilitationsausschuss und den Unterprozess Habilitationsvortrag.

07 Das Promotionsbüro schließt die Verwaltung der Habilitation mit dem Unterprozess Abschluss des Habilitationsverfahrens ab.

3.1 Unterprozess Mitteilung der Habilitationsabsicht


Interessenten an einer Habilitation kommen zumeist in die Sprechstunde des Promotionsbüros und lassen sich dort beraten. Die Habilitanden verfassen dann eine Absichtserklärung, die dem Dekan vorgelegt wird. Das Dekanat begutachtet die Habilitationsabsicht und leitet sie mit Zustimmung an das Promotionsbüro weiter.

04 Das Promotionsbüro erstellt eine neue Akte und legt dort die eingereichte Habilitationsabsicht ab. Üblicherweise ist nun innerhalb von sechs Monaten die Habilitationsschrift vorzulegen.






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3.2 Unterprozess Einreichung Habilitationsschrift


Die Habilitationsschrift wird gemeinsam mit dem Habilitationsantrag eingereicht. Die Habilitationsschrift wird in dreifacher Form mitsamt einer CD eingereicht.

02 Der Habilitationsantrag1 umfasst einen Lebenslauf, ein Publikationsverzeichnis, den Nachweis der Forschungsbefähigung, den Nachweis der Lehrbefähigung mit Vorlage von Lehrnachweisen, den Nachweis des ersten und zweiten Staatsexamens und der Dissertation sowie einen Vorschlag für ein Kolloquium-Thema.

03 Das Promotionsbüro nimmt die Unterlagen entgegen und legt eine Ausfertigung der Habilitationsschrift in der Akte ab, die übrigen Unterlagen werden mit einem Vordruck2 ans Dekanat weitergereicht.

05 Der Dekan erstellt ein Schreiben auf Zulassung zur Habilitation, das über das Promotionsbüro an den Habilitanden versendet wird.

07 Der Dekan erstellt ein Rundschreiben an die hauptamtlich Lehrenden der Fakultät über die Zulassung des Habilitanden und schlägt eine Gutachterkommission vor. In dem Schreiben wird auch eine Frist für die Rückmeldung von Professoren zur Beteiligung im Prüfungsausschuss gesetzt. Das Promotionsbüro versendet das Schreiben an die Lehrenden der Fakultät und koordiniert die Rückmeldungen.

09 Die (freiwilligen) Professoren, die sich für die Begutachtung der Habilitation gemeldet haben und einem Umlaufverfahren zur Begutachtung zugestimmt haben, werden in der Akte vermerkt und die Zusammensetzung der Kommission dem Dekan mitgeteilt.


1 Vorlage? Checkliste?2 Vorlage?




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3.3 Unterprozess Begutachtung der Habilitationsschrift


Die Rückmeldungen der Professoren werden angenommen und an das Dekanat gemeldet.3

03 Die Habilitationsschrift wird im Original an die Gutachter versendet, die dann drei Monate Zeit für die Begutachtung haben. Die Gutachter bewerten die Habilitationsschrift und geben ihr Votum ab, das dann vom Promotionsbüro in der Akte verzeichnet wird.

07 Das Dekanat nimmt die Voten entgegen und sichtet die Beurteilung. 09 Danach kündigt das Promotionsbüro das Umlaufverfahren für die Professoren

an, die sich zusätzlich zur Begutachtung gemeldet haben. Der Ablauf wird mit dem aufrufenden Prozess fortgesetzt.

3 Bereits im Vorprozess enthalten. Sinnvoll nur an einer Stelle.




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3.4 Unterprozess Umlaufverfahren


An die zusätzlichen Gutachter wird ein Paket aus Habilitationsschrift und einer Vorlage zur Bestätigung eines Sichtvermerks versendet. Die bisherigen Gutachten werden als E-Mail zusätzlich mitgesendet. Zur Beschleunigung des Verfahrens können mehrere Pakete gleichzeitig in der Fakultät unterwegs sein.

03 Das Promotionsbüro informiert die teilnehmenden Professoren zwischenzeitlich über den Fortschritt des Umlaufverfahrens.

05 Nachdem das Umlaufverfahren beendet ist, nimmt das Promotionsbüro alle Unterlagen wieder entgegen, informiert das Dekanat über das Ende des Umlaufverfahrens und sichert die Unterlagen.

07 Das Dekanat lädt die an der Begutachtung teilgenommenen Professoren zur ersten Sitzung des Habilitationsausschusses ein.

08 Das Promotionsbüro verschickt die Einladung zur Sitzung und bereitet die Sitzung vor. Hierzu wird ein Termin mit den Teilnehmenden vereinbart. Pro Sitzungsteilnehmer wird ein Stimmzettel vorbereitet.





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3.5 Unterprozess Sitzung Habilitationsausschuss


Für das Kolloquium werden drei Themenvorschläge eingereicht. Der Habilitationsausschuss wählt eines der Themen aus. Zusätzlich ist grundsätzlich das Thema der Habilitationsschrift eine Themenstellung für das Kolloquium.

03 Der Dekan erstellt über die Auswahl des Themas und den vereinbarten Termin für das Kolloquium ein Beschlussprotokoll und teilt dem Habilitanden Thema und Termin mit.

04 Das Promotionsbüro verarbeitet das Beschlussprotokoll, sendet eine Kopie an den Habilitationsausschuss und verwahrt das Original in der Akte.





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3.6 Unterprozess Habilitationsvortrag


Der Dekan erstellt eine Einladung zum fakultätsöffentlichen Kolloquium des Habilitanden und das Promotionsbüro versendet diese an den Habilitationsausschuss, den Habilitanden und das wissenschaftliche Personal der Fakultät.

03 In Abstimmung mit dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit wird ein Plakat zur Ankündigung des Kolloquiums erstellt und in der Fakultät ausgehängt.

04 Zum Kolloquium erstellt der Dekan ein Protokoll, das durch das Promotionsbüro an den Habilitationsausschuss versendet und dann zur Akte genommen wird.





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3.7 Unterprozess Abschluss des Habilitationsverfahrens


Das Promotionsbüro bestellt bei der UHH-Druckerei nach abgeschlossener Habilitation eine Habilitationsurkunde, die dort gedruckt und an das Promotionsbüro geliefert wird4.

07 Die Urkunde wird vom Dekan unterschrieben und durch das Promotionsbüro gesiegelt.

03 Das Promotionsbüro informiert den Präsidenten, alle Dekane aller juristischen Fakultäten in Deutschland und die BWF sowie die Pressestelle der Universität Hamburg über die abgeschlossene Habilitation.

09 Die Urkunde kann vom Habilitanden beim Promotionsbüro abgeholt werden.

3.8 StatistikEinmal pro Jahr erstellt Abteilung 1 die Vorlage zur Habilitationsstatistik. Das Promotionsbüro vervollständigt die Angaben und sendet diese an Abteilung 1 zurück.

4 Ebenfalls 1+4 und eine Kopie in Akte?




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4 LL.M. BetreuungDie Fakultät für Rechtswissenschaft bietet weiterführende Studiengänge an, die besonders für internationale Studierende von Interesse sind. Ein Überblick über die Angebote findet sich unter http://www.jura.uni-hamburg.de/postgraduierte/graduiertenprogramme/ . Die Bewerbungsfrist für die LL.M.-Programme endet jeweils am 30.06. des Jahres.


Das Promotionsbüro bearbeitet jedes Jahr eine wiederkehrende Abfolge von Schritten zur Betreuung der LL.M.-Studierenden. Es beginnt mit dem Unterprozess LL.M. Bewerbung bearbeiten, und setzt sich fort mit dem Unterprozess LL.M. Zulassung bearbeiten und Unterprozess Rückmeldungen LL.M. bearbeiten.

04 Im Laufe des Jahres übernimmt das Promotionsbüro die Funktionen des Lehrveranstaltungsmanagements und des Prüfungsamtes für die LL.M.-Studierenden mit dem Unterprozess LVM und PA LL.M..

05 Zum Ende des Jahreszyklus verwaltet das Promotionsbüro die Abschlüsse der LL.M.-Studierenden mit dem Unterprozess Abschlussarbeit und -prüfung bearbeiten und Unterprozess LL.M. Urkunde erstellen.

4.1 Unterprozess LL.M. Bewerbung bearbeiten


Interessenten für die LL.M.-Studiengänge informieren sich vorab in der Beratung und reichen ihre Bewerbungsunterlagen per Post oder persönlich ein. Eine Bewerbung ist nur zum Wintersemester möglich, die Bewerbungsfrist endet am 30.06. des Jahres.

02 Das Promotionsbüro prüft die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und kontaktiert bei Unstimmigkeiten die Bewerbenden direkt per E-Mail.




http://www.jura.uni-hamburg.de/postgraduierte/graduiertenprogramme/


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03 Sind die Unterlagen vollständig, werden diese kopiert und in einer neuen LL.M.-Studierenden-Akte abgelegt. In jede Akte kommt ein Vordruck5 mit einer Checkliste für den gesamten Ablauf des LL.M.-Studiums. Anschließend werden die Bewerber in ein Registerbuch6 eingetragen.

06 Die Bewerbungen werden in einer Excel-Liste 7 verdichtet und die Bewerbungen nach interessanten und aussichtsreichen Bewerbern sortiert. Die Liste der Bewerbungen und Vorschläge wird an die LL.M.-Koordination weitergeleitet. In der Liste werden Namen, Herkunftsland, Noten, Abschlusszeiten, Empfehlungen, Stipendien und Sprachzeugnisse in verkürzter Form dargestellt.


4.2 Unterprozess LL.M. Zulassung bearbeiten


Die LL.M.-Koordination entscheidet anhand der Bewerbungsliste mit den Vorschlägen über die Zulassung der LL.M.-Studierenden auf die vorhandenen Plätze (ca. zehn bis zwölf pro Jahr, zusätzliche Plätze für Bewerber bestehen auf Basis von Vereinbarungen mit St. Petersburg und mit China). Die LL.M.-Koordination kann dabei auf Wunsch Einsicht in die Akten nehmen, um einzelne Fälle genauer zu prüfen. Hierbei ist zu beachten, dass Studierende aus St. Petersburg und China oftmals vorab keine Unterlagen im Original vorlegen, aber dennoch zugelassen werden können und die Unterlagen dann nachliefern müssen.

02 Das Promotionsbüro erstellt auf Basis der Entscheidung der LL.M.-5 Datei, Pfad, Beispiel6 Datei, Pfad, Beispiel7 Datei, Pfad, Beispiel




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Koordination Ablehnungsmitteilungen und Zulassungsbescheide. Die Ablehnungsmitteilungen werden mit den Originalunterlagen versendet und die LL.M.-Akte somit aufgelöst. Die Zulassungsbescheide werden zur Unterschrift ans Dekanat weitergeleitet.

06 Die unterschriebene Zulassung wird zweimal kopiert und in die LL.M.-Akte abgeheftet.

08 Eine Kopie der unterschriebenen Zulassung und die Originale der Bewerbung werden aus der LL.M.-Akte entnommen und an Abteilung 3, Referat 33, zur Immatrikulation der LL.M.-Studierenden weitergeleitet. Das Promotionsbüro sendet zeitgleich bereits eine Zulassung an die Bewerber über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen).


4.3 Unterprozess Rückmeldungen LL.M. bearbeiten


Die zugelassenen Bewerbenden reichen ihre Annahmebestätigung ein, die durch das Promotionsbüro zur Akte genommen wird.

04 Das Promotionsbüro versendet an alle rückgemeldeten LL.M.-Studierenden den Termin für ein erstes Kennenlerntreffen (üblicherweise Anfang Oktober).

05 Das Promotionsbüro bucht in Abstimmung mit der LL.M.-Koordination und dem LVM den Raum A131 (Dekanatssitzungssaal) für die Informationsveranstaltung der neuen LL.M.-Studierenden. Ebenso erzeugt das Promotionsbüro aktualisierte Informationsunterlagen (Studienablauf, Kontaktdaten) für die neuen LL.M.-Studierenden und beantwortet organisatorische Fragen.

07 Das Promotionsbüro führt gemeinsam mit der LL.M.-Koordination die Informationsveranstaltung für LL.M.-Studierende durch. Für organisatorische Fragen steht das Promotionsbüro auch danach zur Verfügung, Fragen zum Studienverlauf übernimmt die LL.M.-Koordination.

Innerhalb der kommenden beiden Semester führt die LL.M.-Koordination gemeinsam mit dem Promotionsbüro zwei weitere Informationsveranstaltungen durch. Die Veranstaltung zum Ende des Wintersemesters beschäftigt sich damit, welche Anforderungen an die Magisterarbeit gestellt werden und mit der Vereinbarung von Themenstellungen.




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4.4 Unterprozess LVM und PA LL.M.


Die LL.M.-Studierenden erstellen zu Beginn des Semesters ihren Studienplan und reichen diesen beim Promotionsbüro ein. Das Promotionsbüro nimmt diesen Plan zur Akte und reicht ihn weiter an das LVM. Das LVM erstellt durch den Unterprozess LL.M. (siehe Band 1: LVM) einen Stundenplan für die Studierenden und bucht die LL.M.-Studierenden in die entsprechenden Veranstaltungen. Zu Kontrollzwecken hat das Promotionsbüro einen eigenen Zugang zu STiNE.

06 Zu Beginn des Sommersemesters reichen die LL.M.-Studierenden ihr Thema für die Magisterarbeit ein, das das Promotionsbüro zur Akte nimmt.





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4.5 Unterprozess Abschlussarbeit und -prüfung bearbeiten


Die LL.M.-Studierenden reichen ihre Magisterarbeit Anfang Juni beim Promotionsbüro ein.

03 Das Promotionsbüro leitet die Magisterarbeit an den Erstgutachter zur Bewertung weiter, der für das Gutachten vier Wochen Bearbeitungszeit hat. Danach wird die Magisterarbeit an den Zweitgutachter weitergeleitet, der für die Bewertung zwei Wochen Zeit hat. Die Voten beider Gutachter werden in die LL.M.-Akte eingetragen.

08 Das Promotionsbüro leitet die Akte nun für die mündliche Prüfung an die Prüfenden weiter. Über die Prüfung wird ein Prüfungsprotokoll (Vorlage in der Akte8) erstellt und zur Akte genommen, danach wird die Akte ans Promotionsbüro zurückgegeben. Terminvereinbarung und inhaltliche Abnahme organisieren Studierende und Prüfende eigenständig.

Der übliche Prüfungszeitraum für LL.M.-Studierende ist Juni bis September, für LL.M.-Studierende aus St. Petersburg beginnen die Prüfungen bereits im März, wodurch sich alle Abläufe zuvor beschleunigen müssen. Der Ablauf setzt mit dem aufrufenden Prozess fort.

8 Datei, Beispiel




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4.6 Unterprozess LL.M. Urkunde erstellen


Das Promotionsbüro erstellt aus den Studienleistungen der LL.M.-Studierenden ein Transkript und bestellt bei der UHH-Druckerei die LL.M.-Urkunden.

04 Die LL.M.-Urkunden werden vom Dekan und dem Betreuer des LL.M.-Studierenden unterschrieben und durch das Promotionsbüro gesiegelt. Danach werden die Daten der LL.M.-Urkunde in die Akte eingetragen.

09 Die LL.M.-Urkunde wird an die LL.M.-Studierenden versendet (über den Postausgang (extern) (siehe Band 2: Infotresen)). Anschließend werden alle Informationen ins Magisterarbeitenbuch9 eingetragen.

9 Echtes Buch? Excel-Datei? Beispiel bzw. Datei/Pfad/Beispiel




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5 Aufgaben des PromotionsbürosDieses Kapitel stellt die Aufgaben des Promotionsbüros vor. In den vorherigen Kapiteln wurden komplexere Abläufe des Promotionsbüros vorgestellt wie die Betreuung von Promotionen (Seite 8), die Betreuung von Habilitationen (Seite 37) und die Betreuung der LL.M.-Studierenden (Seite 46). Die Website mit der Möglichkeit zum Download von Dokumenten befindet sich unter http://www.jura.uni-hamburg.de/promotion/ .

5.1 Sprechstunde Promotionsbüro


http://www.jura.uni-hamburg.de/promotion/wichtige-dokumente/ http://www.jura.uni-hamburg.de/public/postgraduate/promotion/zulassung_2011-06-06.pdf

Die Sprechstunde des Promotionsbüros ist am Dienstag und Donnerstag in der Zeit von 10:00 bis 13:00 Uhr. Das Promotionsbüro vereinbart auch außerhalb dieser Zeiten Termine mit Anfragenden und steht - sofern dies die Arbeitsabläufe ermöglichen - auch spontan zur Verfügung. Die Anfragenden kommen innerhalb oder außerhalb der Sprechstunde ins

Promotionsbüro. Ihre Anfrage kann sich aufgrund der unterschiedlichen Aufgaben des Promotionsbüros auf Fragen zur Betreuung von LL.M.-Studierenden, auf Habilitationen und Promotionen und sonstige Bereiche beziehen. Anfragen außerhalb der Zuständigkeit des Promotionsbüros werden an die zuständigen Stellen (LVM, PA, Dekanatsbüro) weiterverwiesen.

Direkt nach dem Staatsexamen lassen sich zahlreiche Interessenten über die Möglichkeit einer Promotion beraten. Das Promotionsbüro erläutert hierbei die Abläufe zur Promotion und händigt das Hinweis-Dokument zur Zulassung zur Promotion aus (siehe Abbildung 1: Hinweise zur Zulassung zur Promotion



http://www.jura.uni-hamburg.de/promotion/


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auf Seite 58) - dieses und weitere Dokumente befinden sich auch auf der Website des Promotionsbüros. Hat sich der/die Interessent/in für eine Promotion entschlossen, so nimmt das Promotionsbüro alle notwendigen Anträge entgegen und begleitet die Zulassung zur Promotion (Seite 8).

Bei Fragen zum Habilitationsverfahren informiert das Promotionsbüro die Interessenten und nimmt alle notwendigen Anträge entgegen. Für eine weitere Darstellung des Habilitationsverfahrens siehe Habilitationsverfahren (Seite 39).

Bei Fragen von LL.M.-Studierenden informiert das Promotionsbüro die Interessenten über Bewerbungsmöglichkeiten und nimmt Leistungsnachweise und Abschlussarbeiten entgegen. Für eine weitere Darstellung der Betreuung von LL.M.-Studierenden siehe LL.M. Betreuung (Seite 46).

Bei allen übrigen Fragen verweist das Promotionsbüro an die zuständigen Stellen, siehe hierzu den Anhang auf Seite 52 und die Bände zum LVM, Infotresen und Prüfungsamt.

Das Promotionsbüro spricht drei Sprachen fließend und arbeitet eng mit dem PA und LVM zusammen. Weitere Tätigkeiten des Promotionsbüros sind in den folgenden Abschnitten zusammengestellt.

5.2 Technische Plagiatsüberwachung


lokaleHDD\Turnitin\Prüfbericht.pdf http://www.jura.uni-hamburg.de/promotion/wichtige-dokumente/ http://www.jura.uni-hamburg.de/public/postgraduate/promotion/

betreuungsvereinbarung_2011-12-07.pdf http://www.jura.uni-hamburg.de/public/rechtsgrundlagen/PromO_2010-07-07.pdf

Das Promotionsbüro übernimmt für Emeriti die Prüfung eingereichter Dissertationen auf Plagiate. Hauptamtliche Lehrende der Fakultät können diese Überprüfung in identischer Form selbst durchführen. Bei eingereichten Dissertationen wird zunächst geprüft, ob der Betreute des




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Promovenden Emeritus ist. Wenn nicht, werden die Unterlagen entsprechend teilweise abgelegt und an den Lehrenden weitergeleitet. Falls ja, wird als Serviceleistung für die Emeriti eine Plagiatsprüfung durchgeführt.

Bei jeder abgegebenen Dissertation liegt auch eine digitale Datei (auf CD) bei, die einer Prüfung mit der Plagiatsprüfsoftware (aktuell: turnitin) unterzogen wird. Die Zustimmung zur Plagiatsprüfung per Softwarelösung ist sowohl über die Promotionsordnung als auch in der Betreuungsvereinbarung, die vom Promovenden unterschrieben wird, erteilt.

Der erzeugte Prüfbericht wird in Kurzform ausgedruckt und in die Prüfungsakte eingefügt. Die Langfassung des Berichts wird digital gespeichert und verbleibt zunächst auf dem lokalen Rechner, auf dem die Prüfung durchgeführt wurde.

Ergibt die Auswertung der Software, dass Anzeichen für ein Plagiat vorliegen, so wird der Prüfbericht in digitaler Form an den Betreuer weitergeleitet.

Die weitere Bearbeitung erfolgt dann im Prüfungsausschuss.

5.3 Aktenvernichtung Promotionsbüro


Unterlagen mit personenbezogenen Daten, beispielsweise ausgedruckte Mails von Promovenden, fehlerhaft gedruckte Urkunden oder erhaltener Schriftverkehr aus dem Prüfungsamt, stellen sensible Akten dar, die gesondert und korrekt zu vernichten sind. Hierzu bedient sich das Promotionsbüro der vorhandenen Infrastruktur des Rechtshauses. Handelt es sich bei zu vernichtenden Akten um größere Mengen

(beispielsweise weil diese vom Staatsarchiv nicht eingelagert werden konnten), so kontaktiert das Promotionsbüro das Serviceteam Rechtshaus. Die Hausmeister liefern dann einen transportablen Reißwolf-Container im Promotionsbüro an, in den Akten eingeworfen werden. Der Container wird direkt im Anschluss abtransportiert.

Sind die üblichen Tagesmengen an Akten zu vernichten, so lagert das Promotionsbüro diese Akten zunächst im Stahlschrank (unterstes Fach) im Büroraum. Ist dieses Zwischenlager voll, werden die Unterlagen in den Postraum gebracht, wo ein für die gesamte Verwaltung zugänglicher Aktenvernichtungscontainer steht, und dort dann eingeworfen.

Das Zwischenlager für Akten im Promotionsbüro wird jeweils zeitnah geleert.




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5.4 Staatsarchiv


Z:\Promotion\Promotion\Staatsarchiv\Vorlage_Ablieferungsliste_Personalakten_Promotion15_11_2010.xls

Eingereichte Dissertationen und Habil-Schriften werden zunächst im Promotionsbüro gelagert. Nach Verleihung des Grades werden die Unterlagen für zehn Jahre in der Johnsallee 35 gelagert. Danach wird eine Weitergabe an das Staatsarchiv geprüft. Promotions- und Habil-Schriften, die mehr als zehn Jahre im Keller des

Rechtshauses gelagert worden sind, werden aussortiert. Aus den aussortierten Unterlagen werden „Anbietungslisten“ erstellt, die an das Staatsarchiv der Stadt Hamburg versendet werden - siehe Bildanhang Abbildung 29: Staatsarchiv Angebote Deckblatt und Abbildung 30: Staatsarchiv Angebote Liste (Seite 83). Der Versand erfolgt per eMail (siehe Anhang).

Das Staatsarchiv prüft die angebotenen Unterlagen. Schriften, die vom Staatsarchiv nicht für lagerungswürdig befunden werden, werden der Aktenvernichtung Promotionsbüro (Seite 54) übergeben.

Die vom Staatsarchiv angeforderten Schriften werden zusammengestellt und an das Staatsarchiv versendet.

Im Staatsarchiv werden die Promotions- und Habil-Schriften 30 Jahre gelagert und dann erneut für eine verlängerte Lagerzeit bewertet.

5.5 Dokumentation und Statistiken Z:\Promotion\Promotion\Statistiken\Promotionen-PrüfStat-SoSe 2014.xls Z:\Promotion\Habil\Statistiken\...

Das Promotionsbüro führt eine Reihe von Statistiken, die entweder nur zur internen Verwendung in der Fakultät vorgesehen sind (Prüfungsanzahl, Kolloquien, Zulassungszahlen) oder als Gegencheck zu Statistiken anderer Einrichtungen der UHH genutzt werden. Hierunter fällt beispielsweise eine Liste, die alle Daten enthält, die an „PruefStat“ gemeldet werden. Dabei handelt es sich um eine Anwendung der Abteilung 1, an die alle Prüfungsdaten weiterzugeben sind und dort zentral vom Team Datenmanagement / Statistik ausgewertet werden. Ebenso verwahrt das Promotionsbüro die alten Register (Bücher), in denen zuvor die Prüfungsdaten als Übersicht geführt wurden. Die Register wurden vollständig gescannt




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und stehen dem Dekan zur Verfügung.



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AnhangNachfolgend sind weitere Informationen als Nachschlagewerk zusammengestellt.

Ansprechpartner innerhalb und außerhalb der Fakultät Funktion Einrichtung Person KontaktdatenPostverteilung UHH-Poststelle

Abteilung [email protected] -2472

Druckerei UniversitätsdruckereiReferat 23

[email protected] -2701

Benutzerverwaltung STiNE

RRZ Uwe Naumann

[email protected] , -2926

Referat 33 - Studierendensekretariat

Abteilung Studium und Lehre (3)

Katharina Berger

[email protected]

Onlinedienste Abteilung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Wolfgang Düchting


Hausmeister Audimax Cezary Wolkowicz


Serviceteam Rechtshaus

Abteilung 8Gebäudeservice 832

Jörn Laue Offenhäuser




Holger Behrmann


Hochschulstatistik / PrüfStat

Team Datenmanagement / Statistik

Anja Rausche [email protected] -5954

Vorsitzender Promotionsausschuss

Fakultät Rechtswissenschaft

Prof. Dr. Peter Wetzels


Staatsarchiv Staatsarchiv Herr Kosicki [email protected]

















http://www.verwaltung.uni-hamburg.de/6/poststelle.html


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BildanhangIn diesem Anhang sind Screenshots von in der Dokumentation erwähnten Dokumenten oder Websites als Beispielansicht aufgeführt. Abbildung 1: Hinweise zur Zulassung zur Promotion

Abbildung 2: Deckblatt Promotion (Vorlage)



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Abbildung 3: Betreuerbestellung (Vorlage)



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Abbildung 4: Zulassung (Vorlage)



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Abbildung 5: Zulassung Auflagen (Vorlage)



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Abbildung 6: Erklärung Promotionsordnung

Abbildung 7: Promotionen.xls (Ausschnitt)



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Abbildung 8: Einreichung der Dissertation (alt)

Abbildung 9: Einreichung der Dissertation (neu)



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Abbildung 10: Bestellung Drittgutachter



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Abbildung 11: Nachbesserung



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Abbildung 12: Verlängerung der Nachbesserungsfrist

Abbildung 13: Dissertation non rite



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Abbildung 14: Auslegung Disputation



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Abbildung 15: Auslegungsende Disputation



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Abbildung 16: Anschreiben Promovend Disputation



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Abbildung 17: Einladung Disputation



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Abbildung 18: Bucheinlage



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Abbildung 19: Protokoll Disputation



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Abbildung 20: Einladung (Fakultät) Disputation



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Abbildung 21: Disputation bestandene Prüfung



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Abbildung 22: Einladung Promotionsausschuss

Abbildung 23: Promotion-PrüfStat



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Abbildung 24: Kolloquium Sitzungsplan

Abbildung 25: Einladung Kolloquium



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Abbildung 26: Anschreiben Kolloquium



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Abbildung 27: Kolloquium bestandene Prüfung



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Abbildung 28: Wiederholung mündliche Prüfung



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Abbildung 29: Staatsarchiv Angebote Deckblatt

Abbildung 30: Staatsarchiv Angebote Liste

Abbildung 31: KMK-Anschreiben



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Abbildung 32: Plakat Promotionsfeier



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Abbildung 33: Flyer Promotionsfeier (Vorderseite)

Abbildung 34: Flyer Promotionsfeier (Rückseite)

Abbildung 35: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 1)



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Abbildung 36: Aufgabenliste Promotionsfeier (Teil 2)



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Abbildung 37: Doktorandenliste

Abbildung 38: Auftragsschein PriMa Promotionsfeier



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Abbildung 39: Anschreiben Serviceteam Promotionsfeier



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Technischer AnhangIm Verlauf der Erstellung dieses Dokuments wurden zahlreiche Nebenaufgaben umgesetzt, die zur Erleichterung und Information für andere in der Prozessdokumentation Mitarbeitende der Universität Hamburg hier zusammengestellt sind.

dieses Dokument wurde in Microsoft Word erstellt und verfügt über eine Reihe von definierten Formatvorlagen. Auf dem Server http://www.prozdok.uni-hamburg.de ist eine Vorlagendatei inkl. Beispielformatierungen und Gliederung zu finden, die für eigene Dokumentationen eingesetzt werden kann.

die in das Dokument eingebundenen Prozessgrafiken wurden durch die MMKH gGmbH in ViFlow erstellt. ViFlow kann über einen Rahmenvertrag mit dem MMKH bezogen werden und wird von der Firma ViCon GmbH (www.vicon.biz ) vertrieben.

die Prozessgrafiken befinden sich online auf dem Server http://www.prozdok.uni-hamburg.de als interaktiver HTML-Export. Die Prozessgrafiken sind dort untereinander als Hyperlinks verknüpft und erlauben sowohl Zoom- als auch Export- und Druckfunktionen.

der Server prozdok.uni-hamburg.de kann auch von anderen Einrichtungen der Universität Hamburg genutzt werden. Das MMKH verfügt über eine Zugangskennung, die den Upload von Inhalten via S-FTP erlaubt. Die Nutzung des Servers ist mit der Fakultät für Rechtswissenschaft abzustimmen.

die Abbildungen im Dokument wurden überwiegend als Screenshots mit dem Programm HyperSnap erstellt.

Zentraler Mailverteiler uhh.prozdok Für die Kommunikation mit allen Nutzern des Servers www.prozdok.uni-hamburg.de und im Bereich der Prozessdokumentation wurde die Verteilerliste

[email protected]

eingerichtet. Die Administration des Verteilers liegt bei Stefanie Krüger, Fakultät für Rechtswissenschaft. Der Verteiler ist jedoch offen und kann daher für Mitteilungen von beliebigen Personen direkt als Mailadresse genutzt werden.



http://www.prozdok.uni-hamburg.de/



http://www.vicon.biz/



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DanksagungDie Fakultät für Rechtswissenschaft möchte sich bei allen bei der Entstehung dieser Dokumentation Beteiligten ausdrücklich für die ausgezeichnete Unterstützung und den hohen persönlichen Einsatz bedanken. Der Dank gilt besonders unseren Kolleginnen Claudia Zavala und Christiane Andresen aus dem Bereich Promotionsbetreuung, die in zahlreichen Interviews durch das MMKH und Mark Slobodeaniuk alle Details ihres Arbeitsalltages beschrieben und aufbereitet haben.Ebenfalls möchte sich die Fakultät für Rechtswissenschaft bei der MMKH gGmbH und deren Mitarbeitenden bedanken, die in den vergangenen Monaten mit tatkräftiger Hilfe die Interviews und die Prozessvisualisierung unterstützt und umgesetzt haben. Das vorhandene Know-How und die komplette Abwicklung mit ViFlow als Prozessvisualisierungstool haben die Erstellung dieser Dokumentation erst ermöglicht und wären durch interne Ressourcen der Fakultät weder in diesem knappen Zeitrahmen noch in der Aufgabenerfüllung an sich umsetzbar gewesen. Der dabei bereitgestellte und in gemeinsamer Tätigkeit weiterentwickelte Leitfaden zur Prozessdokumentation in ViFlow stellte eine ausgezeichnete Einstiegshilfe dar.

AusblickIn der Planung befinden mehrere weitere Dokumentationen für den Bereich Studienmanagement. Die Arbeiten hieran haben begonnen, die Herausgabe der nächsten Dokumentationen ist für 2014 vorgesehen.


Documents

Prozessdokumentation RW - ProzDok : Universität Web viewDateiname: DokumentationPromo-06.doc. vorgelegt durch. Markus Slobodeaniuk Dokumentversion: 16.04.2014. Vertraulichkeit: Universität