Q1 Personal-Zeitmanagement-System (QTime GmbH)qtime.de/download/Q1-Info.pdf · Damit der Weg eines Antrags vom Antragsteller bis zum letzten Entscheider vorgegeben werden kann, erhält

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Q1Mit Q1 bietet die QTime GmbH, Herdecke,das Personalzeit-Management-System an,mit dem Unternehmen und Institutionen jederGröße die Arbeits- und Fehlzeiten ihrerMitarbeiter zuverlässig verwalten:von der Planung über Erfassung, Abrechnungund Auswertung bis hin zu Datenexport undDaten-Übergabe an die Entgeltabrechnung.

Q1 umfasst die Module Zeiterfassung,Dienstplanung, Projektzeitverwaltung, Zutritts-kontrolle, Mitarbeiter-Portal „WebClient“ sowieImport und Export.

Q1 Personal-Zeitmanagement

Inhalt

Inhalt ........................................................................................................................................... 4

Einführung in Q1 ......................................................................................................................... 6

Highlights .................................................................................................................................... 7

Startseite ..................................................................................................................................... 9

Mehrstufiger Workflow .............................................................................................................. 10

Zeiterfassung und Abrechnung ................................................................................................. 13Abrechnung: Tagesansicht (1) ............................................................................................ 13

Abrechnung: Tagesansicht (2) ............................................................................................ 14

Abrechnung: Kalenderansicht ............................................................................................. 15

Abrechnung: Stempelkartenansicht ..................................................................................... 16

Dienstplanung ........................................................................................................................... 17Planungsstufen zwischen Wunsch, Soll und Ist .................................................................. 17

Dienstplan-Status: beantragt, genehmigt ............................................................................ 17

Planungsfenster ................................................................................................................... 17

Dienstplan und Abteilung ..................................................................................................... 19

Dienstplanung anhand eines Anforderungsprofils für Qualifikationen ................................. 25

Variabilität des Dienstplan-Tableaus ................................................................................... 29

Urlaubsplan ............................................................................................................................... 36

Aktuelle Personal-Belegung ..................................................................................................... 38

Mitarbeiter-Portal / WebClient ................................................................................................... 40Mobiler WebClient ............................................................................................................... 40

Zeiten erfassen .................................................................................................................... 42

Anträge stellen ..................................................................................................................... 43

Anträge genehmigen ........................................................................................................... 45

E-Mail-Benachrichtigung ..................................................................................................... 46

Auswertungen per WebClient .............................................................................................. 48

Projektzeiten / Aufteilung von Zeitdaten .............................................................................. 51

Dienstplan ........................................................................................................................... 55

Aktuelle Personal-Belegung ................................................................................................ 57

Telefonbuchung ........................................................................................................................ 59

Stammdaten-Verwaltung .......................................................................................................... 61Berechtigungsmanagement ................................................................................................. 65

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Protokollierung aller Änderungen ............................................................................................. 66

Auswertung der Zeitdaten ......................................................................................................... 68Stempelkarte ....................................................................................................................... 70

Fehlzeitenkarte .................................................................................................................... 72

Fehlzeiträume ...................................................................................................................... 74

Dienstplan/Einsatzplan ........................................................................................................ 76

Urlaubsplan ......................................................................................................................... 86

Zeitkonten ............................................................................................................................ 88

Aufteilung ............................................................................................................................ 96

Stundennachweis .............................................................................................................. 100

Abgewiesene Abrechnungen / Arbeitszeitgesetz ............................................................... 102

Zutrittskontrolle/Zutrittsprotokoll ......................................................................................... 104

Stammdaten ...................................................................................................................... 106

An-/Abwesenheit (Notfall-Liste) ......................................................................................... 110

Import ...................................................................................................................................... 112Import von Personalstamm-Daten ..................................................................................... 112

Export ...................................................................................................................................... 114Export nach Microsoft Excel® ............................................................................................. 114

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Einführung in Q1

Q1 schafft Transparenz

Arbeits- und Fehlzeiten werden mit Q1 transparent. Für Unternehmensleitung, Führungs-kräfte und Mitarbeiter. Ihre Managemententscheidungen gewinnen mit einer verlässlichenDatenbasis an Sicherheit. Auch Ihren Mitarbeitern kommt diese Transparenz für ihre privateZeitplanung zugute. So dient Q1 dem Erfolg des gesamten Unternehmens und fördert dieZufriedenheit der Mitarbeiter. In kleinen, mittleren und großen Betrieben, in Einzel- undFilialunternehmen.

Q1 schafft Sicherheit

Einfache und komplexe Arbeitszeitmodelle beherrschen Sie mit Q1 auf dieselbe sichereWeise. Unter einer einheitlichen Oberfläche haben Sie Schichten und Wechselschichten,Freischichten und Dispo-Schichten jederzeit sicher im Griff, sie steuern Rufbereitschafts- undBereitschaftsdienste ebenso wie Springer- und Vertretungsdienste. Sie erkennen schon beider Planung des Personaleinsatzes, wie sich Ihre Planung auf die Zeitkonten auswirkt. Sohaben Sie die Chance, Ihre Mitarbeiter kostenoptimiert einzusetzen.

Q1 schafft Komfort

An die einfache Erfassung der Zeitdaten durch modernste und sichere Verfahren schließtsich die automatisierte Abrechnung der erfassten Zeiten an. Dabei werden die korrektenLohnarten automatisch ermittelt und beliebige Zeitkonten ohne manuellen Eingriff geführt.Die Konten sind stets auf dem aktuellen Stand. Aufgrund der Journalstruktur bleibenZeitkonto-Entwicklungen jederzeit nachvollziehbar. Neben diesem Höchstmaß an Automati-sierung haben Sie jederzeit die Möglichkeit, manuell einzugreifen. So integrieren Sie auchSonder- und Ausnahmefälle ins System. Die Rückrechnungsfähigkeit von Q1 unterstützt Siedann, wenn sich Abrechnungsgrundlagen rückwirkend geändert haben.

Q1 schafft Effizienz

Mit dem Q1 Zeitmanagement befreien Sie Ihre Personalabteilung von aufwendigenRoutinearbeiten und geben ihr Zeit und Konzentration für die eigentlichen Aufgaben zurück.Die Personalabrechnung geht effizient von der Hand. Auch in der Zukunft, wenn sichVeränderungen in ihrem Unternehmen ergeben. Aufgrund der modularen Struktur undvielfältiger Konfigurationsmöglichkeiten passt sich Q1 bereitwillig und schnell an geänderteVerhältnisse an, zum Beispiel an Änderungen in Tarifrecht oder Betriebsvereinbarung, anneue Prozesse und Änderungen in der Organisation Ihres Hauses. Auch den Umzug auf einanderes Betriebssystem oder die Einführung eines neuen Lohn-/Gehaltssystems macht Q1mit und bleibt dabei jederzeit Ihr verlässliches Personal-Zeitmanagement-System.

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Highlights

Personalzeit-Erfassung und -Abrechnung für einfache und komplexe Arbeitszeitmodelle jeder Betriebsgröße

Dienstplanung z. B. für Schicht- und Wechselschicht, für Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienste sowie für Besprechungszeiten

Automatische Vorplanung, automatische Schichterkennung, Schichtkonten

Planung von Qualifikationen (Anforderungsprofil) und Einsatzorten

Beliebige Planungsstufen mit differenzierten Funktionen für dieSperrung und Archivierung des Dienstplans

Automatische Lohnartenfindung und Zuschlagsermittlung sowie automatische Führung beliebiger Zeitkonten mit und ohne „Ampelphasen“

Rückrechnungsfähigkeit

Mandantentrennung und mandantenübergreifende Daten (kombinierbar)

Prüfung auf Einhaltung von Bestimmungen zur Arbeitszeit

Mehrstufiger Workflow: Papierlose Anträge und Genehmigungen, z. B. Dienstplan, Urlaubsantrag, Überstunden, Stempelzeiten inkl. E-Mail-Benachrichtigung

Zentraler und dezentraler Einsatz der Software

Versionierung

Höchste Flexibilität und Anpassbarkeit durch Parametrierung und Konfiguration

Systemweit einheitliche Bedienoberfläche, individuell einstellbar

Aussagekräftige, konfigurierbare Auswertungen

Zeiterfassung über Terminal, WebClient und Telefon

Wartungsfreie Erfassungsterminals mit aktuellster Identifikationstechnik

Mitarbeiter-Portal / Web-Client mit Workflow-Funktionen: Zeitbuchung, Antragswesen, Projektzeitverwaltung, Wunschdienst-Eintragung und Auswertungen per Internet-Browser

Schnittstellen-Vielfalt für Import und Export: nach Microsoft Excel© ebenso wie zu zahlreichen Lohn-/Gehalts-/Payrollsystemen

Umfassende Protokollierung sämtlicher Änderungen an Stammdaten und Bewegungsdaten

Zutrittskontrolle

Full Service: Installation, Hotline, Fernwartung, Support, Parametrierung, Consulting, Schulung, Software-Training

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Startseite

Wenn Sie die Q1 Anwendung geöffnet haben, begrüßt Sie die Q1 Startseite. Sie steht Ihnenmit ihren Schnellsprung-Schaltflächen und wichtigen Informationen zur Verfügung:

Im oberen Bereich (linke Spalte) informiert die Startseite darüber, mit welchen Rechten(Rollen) Sie Q1 zur Zeit verwenden. Die rechte Spalte informiert Sie über zu bearbeitendeDaten aus dem Q1 Workflow: die Anzahl der ungeklärten Abrechnungen, die Zahl der nochoffenen (d. h. noch nicht bearbeiteten) Anträge sowie der beantragten Dienstpläne. Auch dieAnzahl der Verstöße gegen Arbeitszeitvorgaben wird hier ausgewiesen. Über dieSchaltflächen daneben (gelber Pfeil) gelangen Sie auf direktem Weg (ohne weitereEinstellungen oder Navigationswege) zur Bearbeitung der entsprechenden Daten.

Im unteren Bereich stehen Ihnen Schaltflächen für den direkten Sprung in wichtige Bereicheder Q1 Anwendung zur Verfügung. Sie können (wenn in den Rechten vorgesehen) damitfolgende Programme, Auswertungen und Stammdaten ohne Umweg über das Menü direktaufrufen:

Programme: Auswertungen: Stammdaten:

Dienstplanung Dienstplan Personalstämme

Zeitabrechnung Stempelkarte Rollpläne (Zeitmodelle)

Aktuelle Personalbelegung An-/Abwesenheitsliste Tagespläne (Dienste)

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Mehrstufiger Workflow

In die Zeitmanagement-Prozesse eines Unternehmens sind oft zahlreiche Personeninvolviert. Angefangen bei den Mitarbeitern, die Ihre Kommt- und Geht-Zeiten buchen,Urlaubsanträge stellen und Überstunden genehmigen lassen sowie Informationen über ihrenUrlaubsstand, über ihre Zeitkonten oder über die Buchung von Zuschlägen wünschen, bishin zu jenen, die für die Ausgestaltung von Arbeitszeitmodellen oder die Mitarbeiter-Vergütung zuständig sind, für die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben Verantwortung tragenoder die anspruchsvolle Aufgabe der Dienstplanung und des Personaleinsatzes erfüllen – siealle tragen ihren Teil zum Personal-Zeitmanagement bei.

Q1 bietet an jedem Punkt des Zeitmanagements seine Unterstützung an. Dort, wo mehrerePersonen in denselben Prozess involviert sind, führt der Prozess-Fortschritt häufig überElemente wie Antrag, Genehmigung, Sichtvermerk etc. Ein klassisches Beispiel stellt derUrlaubsantrag dar. Mit den Q1 Workflow-Funktionen nutzen alle Beteiligte, vom Antragstellerbis zum Entscheider, dieselbe Plattform, um vom Beginn bis zum Ende des mehrstufigenProzesses gemeinsam das Notwendige erfolgreich zu regeln. Je nach Unternehmensstrukturkönnen in Q1 sowohl hierarchische als auch netzartige Strukturen für die Workflow-Prozesseeingerichtet werden. Jeder übernimmt in diesen Prozessen die vorgesehene Rolle und derenAufgaben, erhält die dafür notwendigen Informationen. Der gesamte Prozess bleibt stetstransparent und effizient.

Der Q1 Workflow gliedert sich zur Zeit in folgende Bereiche:

Kern der Q1 Workflow-Funktionalität ist das Antragswesen: Mitarbeiter können in ihremInternet-Browser über das Q1 Mitarbeiter-Portal oder – wenn die „Rolle“ des Mitarbeiter dieszulässt – auch über die Q1 Anwendung papierlos Anträge für das Zeitmanagement stellen(z. B. Urlaubsantrag oder sonstige Fehlzeit-Anträge, Nachreichung von Stempelzeiten,Überstundenantrag). Zuständige als Vorgesetzte und/oder Sachbearbeiter entscheiden überdie Anträge bzw. nehmen davon Kenntnis. Der gesamte Prozess verläuft papierlos.Entschiedene Anträge wirken sich automatisch in den geplanten bzw. abzurechnendenZeitdaten des Antragstellers aus.Anträge werden in einem geregelten Verfahren entschieden. In Q1 formulieren Sie diesesVerfahren in einem eigenen Stammdatentyp „Antragsverfahren“: Dort legen Sie folgendesfest:

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● Welche Arten von Anträgen sollen in Q1 gestellt und entschieden werden(„Antragstypen“)?

● Welcher Funktionsträger soll in die Entscheidung maßgeblich einbezogen werden?

● Bei welchen Status-Änderungen in der Bearbeitung des Antrags soll eine E-Mailverschickt werden (E-Mail-Benachrichtigung)?

● Ab wann soll eine mehrstufige Genehmigung definitiv entschieden sein: müssen alleBeteiligten zustimmen oder nur einzelne?

Damit der Weg eines Antrags vom Antragsteller bis zum letzten Entscheider vorgegebenwerden kann, erhält jeder Beteiligte in Q1 eine Rolle zugewiesen, die seine Funktion imAntragswesen näher bestimmt. Durch die Festlegung von übergeordneten Rollen undBestimmung von Verantwortlichen und Stellvertretern lassen sich Entscheidungswegeoptimal abbilden.

Stammdaten-Monitore unterstützen den Rollen-Administrator bei der Integration vonWorkflow-Strukturen. Die folgende Abbildung zeigt zwei Beispiele:

In der linken Abbildung zeigt der Stammdatenmonitor die Hierarchie der Rollen: Der Rolle jedes Mitarbeiters inden Abteilungen „Chirurgie“ und „Verwaltung“ wurde als übergeordnete Rolle die des jeweiligen Abteilungsleiterszugewiesen; die Rolle des jeweiligen Abteilungsleiters wiederum erhielt als übergeordnete Rolle die desGeschäftsführers. Im Personalstamm des Geschäftsführers Hans Schmidt zeigt der Stammdatenmonitor die sichaus diesen Zuweisungen ergebende Rollenhierarchie.

In der rechten Abbildung zeigt der Stammdatenmonitor am Beispiel des Chirurgie-Mitarbeiters Kevin Fender,welchen Weg die verschiedenen Anträge nach der Antragstellung gehen: Ein Urlaubsantrag (Fehlplan-Antrag)würde sowohl der Abteilungsleiterin Hildegard Schubert als auch der Personalabteilung (Dominik Müller)vorgelegt. Gleiches gilt für einen Überstundenantrag. Würde Herr Fender hingegen eine Stempelzeit per Antragnachreichen, so wäre in das Genehmigungsverfahren lediglich seine Abteilungsleiterin involviert.

Neben diesen Monitoren, die übergeordnete Rollen und Antragswege innerhalb des Q1Workflows visualisieren, bieten weitere Monitore auch den Blick auf die Rechte, die derMitarbeiter als Nutzer von Q1 besitzt. Auch die übergeordneten Rollen werden in einemeigenen Monitor übersichtlich dargestellt.

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Anträge, die in Q1 gestellt werden, können sowohl über das Mitarbeiter-Portal per Internet-Browser als auch in der Q1 Anwendung vom Zuständigen bearbeitet werden. In derAnwendung steht hierfür ein eigener Bearbeitungsbereich zur Verfügung. Dieser listet dieAnträge jener Mitarbeiter, für die der Vorgesetzte Verantwortung trägt, und stellt dienotwendigen Bearbeitungsfunktionen sowie diverse Filterfunktionen zur Verfügung:

Beispiel Mitarbeiter Kevin Fender: Seine Anträge werden hier mit ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus gelistet. DieHistorie der Änderungen ist für den ausgewählten (hier blau markierten) Antrag im linken Bereich des Bildschirmsdokumentiert. Es handelt sich hier um einen Fehlplan-Antrag: Herr Fender stellte für den Zeitraum 09.11.2015 bis19.11.2015 (7 effektive Tage) einen Urlaubsantrag. Zur Zeit befindet sich der Antrag im Status gesperrt, dennseine Abteilungsleiterin Hildegard Schubert hat ihn bereits kurz nach der Antragstellung bearbeitet. Sie hat ihn fürihren Teil genehmigt und somit freigegeben („erfolgte Freigabe“, siehe ). Herr Müller aus der Personalabteilungwird unter „offene Freigaben“ geführt; seine Zustimmung (z. B. auch Sichtvermerk) muss noch erfolgen, ehe derUrlaub als genehmigt eingetragen wird (siehe ). Unter den „Kommentaren“ (siehe ) steht zunächst HerrFenders Begründung für den Urlaubsantrag. Darunter der zweite Kommentar von seiner Vorgesetzten.

Oberhalb der gelisteten Anträge bieten Schaltflächen Zugriff auf die Bearbeitungs- undFilterfunktionen. Neben der Möglichkeit, die Anträge nach Person oder Antragstyp zusortieren, lassen sich Anträge jedes einzelnen Bearbeitungsstatus (genehmigt, abgelehnt,gesperrt etc.) auch ausblenden. Ausgewählte Anträge lassen sich sowohl vom Antragstellerals auch vom Entscheider kommentieren, vom Entscheider als „in Bearbeitung befindlich“gegen Änderungen sperren, wieder auf „offen“ setzen, genehmigen und ablehnen.

Die Beschreibung der Workflow-Funktionen, die das Q1 Mitarbeiter-Portal zur Verfügungstellt, finden Sie im Abschnitt „Mitarbeiter-Portal / WebClient“.

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Zeiterfassung und Abrechnung

Gewöhnlich erfassen die Mitarbeiter ihre Kommt- und Geht-Zeiten, indem Sie ihren Ausweis(z. B. Schlüsselanhänger, Ausweiskarte) berührungslos vom Erfassungsterminal lesenlassen. Im Q1 Programm "Abrechnung" sind diese erfassten Zeiten einzusehen, ebenso dasErgebnis ihrer Abrechnung. Zeiten können manuell korrigiert und nachgetragen werden.Darüber hinaus lassen sich Fehlzeiten eintragen und planen, Buchungen auf Zeitkontenvornehmen und die Ergebnisse der Abrechnung bei Bedarf anpassen und kommentieren.

Dem Anwender stehen mehrere "Ansichten" zur Verfügung, die er je nach Anwendungs-zweck auswählt. Über die gewählte Ansicht hinaus kann der Anwender im unterenBildschirmbereich "Info-Karten" hinzu schalten. Diese bieten ihm bei Bedarf weitereDetailinformationen.

Abrechnung: Tagesansicht (1)

In der Tagesansicht ruft der Anwender die Zeitdaten eines Mitarbeiters und eines Tages auf. Die Auswahl erfolgtüber die Personalnummer oder den Namen des Mitarbeiters (links). In der Mitte stellt Q1 die erfassten Zeiten zudieser Auswahl dar, in der rechten Hälfte die Daten, wie sie aus der automatischen Abrechnung der Zeitengeneriert wurden: Tage/Tagesanteile eines Fehlgrundes und Stunden einer Lohnart. In der Mitte derTagesansicht stellt Q1 die ausgewählten Zeitkonten dar (hier Ist-, Soll-, Saldo- und Urlaubskonto). Das Saldo-Konto trägt hier zudem eine farbliche Kennzeichnung für den Wertebereich, in dem sich der Kontostand befindet("Ampelkonto"). Der gesamte untere Bildschirmbereich ist hier belegt durch eine Info-Karte. Info-Karten könnenbei Bedarf beliebig hinzu geschaltet werden, um Detail-Informationen aufzurufen. Im obigen Beispiel handelt essich um die Karte "Fehlgrund-Statistik": Sie sehen links die einzelnen Fehlgründe, die bei diesem Mitarbeiteraufgetreten sind, und rechts davon für einen aktiv ausgewählten Fehlgrund die einzelnen Zeiträume.

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Abrechnung: Tagesansicht (2)

Auch in diesem Beispiel sehen Sie die Tagesansicht. Im Unterschied zum vorherigen Bildschirm wird hier derMitarbeiter nicht aus einer (nach Namen oder Personalnummer sortierten) Liste ausgewählt, sondern aus einemVerzeichnisbaum. Dieser kann von Ihnen so eingerichtet werden, dass er die Organisationsstruktur Ihres Hausesabbildet. Mögliche Verzeichnisse und Unterverzeichnisse könnten etwa sein: Mandanten, Filialen etc. und darinz. B. Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Arbeitsgruppen, Kostenstellen usw.

Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie hier die Info-Karte "Tagesplan-Protokoll". Sie zeigt für die erfasstenZeiten (links) den Abrechnungsverlauf (Mitte) sowie eine Zusammenstellung der wirksamen und verfallenenStunden zwischen erster Kommt- und letzter Geht-Zeit (rechts). Speziell diese Info-Karte schafft alsoTransparenz in der Frage, wie es zu der anrechenbaren Arbeitszeit gekommen ist.

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Abrechnung: Kalenderansicht

In der Kalender-Ansicht stehen dem Anwender Zeitdaten des gewählten Mitarbeiters inkalendarischer Form zur Verfügung. Der Anwender selbst bestimmt, welche Daten in demKalender-Tableau dargestellt werden sollen. Er stellt sich die Informationen so zusammen,wie er sie benötigt. Die Kalender-Ansicht kann folglich zu sehr unterschiedlichen Zweckeneingesetzt werden: als Fehlzeiten-Kalender zum Beispiel ebenso wie als Übersicht über diekalendarische Verteilung von Diensten, freien Tagen und Arbeitstagen, aber auch zurvergleichenden Darstellung von Soll- und Ist-Werten, Lohnarten und Zeitkonto-Werten. Fürjeden Einsatzzweck lässt sich das entsprechende Modell speichern. So steht es auch späterschnell wieder zur Verfügung.

Die Kalenderansicht bietet hier für die im linken Bereich ausgewählte Person einen Fehlzeiten-Kalender übermehrere Monate. Durch die farbliche Kennzeichnung der Fehlgründe ist leicht zu erkennen, welche Fehlzeiten inwelchen Zeiträumen aufgetreten sind, bzw. in der Zukunft geplant sind (siehe "u" = Urlaub).

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Abrechnung: Stempelkartenansicht

Als dritte Ansicht im Q1-Programm "Abrechnung" bietet sich dem Anwender dieStempelkartenansicht an. Sie zeigt Zeitdaten des gewählten Mitarbeiters gleich für mehrereTage untereinander. Welche Daten dies sind, bestimmt der Anwender nach seinenBedürfnissen. Auch entscheidet er, welche Summen oder Zeitkontostände in welcher Weiseausgewiesen werden.

Die Stempelkartenansicht lehnt sich in ihrer Darstellung der Daten eng an die Q1Auswertung "Stempelkarte" an (siehe "Auswertungen").

Für die in der linken Spalte ausgewählte Person werden rechts die Zeitdaten in Spalten dargestellt: In diesemBeispiel sind dies: Tag (Datum), erfasste und interpretierte Zeitbuchungen ("Stempelsätze"), abgerechneteLohnart-Stunden sowie die daraus resultierenden Bewegungen auf den ausgewählten Zeitkonten. Darüberhinaus sehen Sie am Ende jeder Kalenderwoche die summierten Umsätze auf diesen Konten.

Das Monatsende zeigt dann die Umsatz-Summe der gewählten Zeitkonten und darunter den Stand des Saldo-und Urlaubskontos (auch hier wieder mit farblicher Kennzeichnung des Wertebereichs).

Am Sonntag, dem 16.12.2007 meldet die Stempelkartenansicht einen "ungeklärten Fall": der Tag konnte nochnicht abgerechnet werden, da zunächst eine Klärung herbeigeführt werden muss. Denn die Mitarbeiterin ist erstnach Rahmenzeit-Ende gegangen und hat den Bagatellgrenzwert für die Verletzung der Rahmenzeitüberschritten. Die "Stopp-Hand" signalisiert, dass dieser Fall noch zu klären ist. War die verspätete Geht-Zeitbetrieblich veranlasst, so wird die zusätzliche Arbeitszeit wohl komplett oder zumindest teilweise gelten sollen,evtl. sogar mit Genehmigung von Überstunden. War sie nicht betrieblich veranlasst, so könnte sie bei derAbrechnung nun abgeschnitten werden.

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Dienstplanung

Die Q1 Dienstplanung ist vollständig in das Q1-Programm "Abrechnung" integriert. DieAbrechnung der erfassten Zeitdaten geschieht ohne Schnittstelle unmittelbar auf Basis desDienstplanes.

Die Dienstplanung kann sowohl zentral als auch dezentral erfolgen. Für die dezentralePlanung steht ein detailliertes Berechtigungsmanagement zur Verfügung, das demPlanenden bei Bedarf für seine Planungseinheit (z. B. Abteilung) nur jene Personen undDienste bereitstellt, die zu ihr gehören. Darüber hinaus ist es möglich, auch einzelneFunktionen der Abrechnung zu dezentralisieren. Zum Beispiel die Eintragung vonausgewählten Fehlgründen. So werden Abteilungsleiter vielleicht den Urlaub ihrer Mitarbeiterverwalten, nicht jedoch lohnfortzahlungsrelevante Fehlgründe wie z. B. Krankheit oder Kur.

Für den Ausdruck des Dienstplans steht ein eigenes Auswertungsprogramm mit detailliertenAuswahlkriterien zur Verfügung (siehe "Auswertungen"). Aufbau und Informationsgehalt derDruckversion lassen sich in einem Druckmodell speichern und stehen so jederzeit zurAuswahl. Der Inhalt des gerade auf dem Bildschirm sichtbaren Tableau-Modells kann auchauf kurzem Wege direkt über die Drucker-Schaltfläche der Hauptsymbolleiste ausgegebenwerden.

Planungsstufen zwischen Wunsch, Soll und Ist

Bei Bedarf kann die Dienstplanung mehrere (beliebige) Planungsstufen umfassen, so zumBeispiel eine Stufe, auf denen Wunschdienste hinterlegt werden können, dann dieeigentliche (amtliche) Dienstplan-Stufe („Soll“) und die Stufe mit dem tatsächlich geleistetenDienst („Ist“). Dem Dienstplan vorgelagert ist in jedem Fall eine Ebene, die für den einzelnenMitarbeiter das Zeitmodell und damit die vertragliche Sollarbeitszeit enthält. So lässt sich mitQ1 bei Bedarf ein Vergleich zwischen den vertraglichen Sollstunden und den Sollstundendes geplanten Dienstes durchführen. Beide Arten von Sollstunden werden in getrenntenKonten geführt.

Dienstplan-Status: beantragt, genehmigt

Dienstpläne können gespeichert, beantragt und genehmigt werden. Sie erhalten damit denentsprechenden Status. Für jeden Status lässt sich in den Stammdaten der Abteilungbestimmen, ob der Dienstplan mit Erreichen dieses Status gegen Änderungen automatischgesperrt wird bzw. welche Sonderberechtigungen noch Änderungen in diesem Statuserlauben. Diese Sperrvorschriften lassen sich für jede Planungsstufe getrennt definieren.

Mit Erreichen des Status „genehmigt“ wird der Dienstplan als unveränderliches Dokumentarchiviert. So steht er in seiner „amtlichen“ Fassung jederzeit zur Verfügung.

Planungsfenster

Das Planungsfenster können Sie hinsichtlich der darzustellenden Informationen individuellfür Ihre Zwecke konfigurieren und als Modell speichern. Vorhandene Modelle lassen sich beiBedarf mit einer Schaltfläche in der obersten Q1 Symbolleiste versehen, so dass Sie „aufKnopfdruck“ in eine andere Ansicht wechseln.

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Die folgende Dienstplanansicht bietet am linken Rand des Anwendungsfensters die Auswahleiner Abteilung (oben) sowie für die gewählte Abteilung die Auswahl eines Dienstplan-zeitraums (unten):

Dienstplanzeiträume werden von Q1 automatisch für das Jahr angelegt. Die Länge dieser Zeiträume und dieLage im Kalender lassen sich in den Stammdaten der Abteilung definieren. Unterschiedliche Abteilungen könnenauf diese Weise bei Bedarf je eigene Dienstplanzeiträume verwenden.

Rechts neben der Abteilungs- und Dienstplan-Auswahl beginnt das Planungstableau mit der Personenspalte.Rechts neben der Personenspalte schließt sich der Dienstplankalender an; hier zunächst mit dem Kontostanddes Saldo-Kontos per Ende des Vormonats. Es folgt die kalendarische Verteilung der Dienste; diese sind farblichgekennzeichnet und mit Textkürzeln versehen: z. B. Spätschicht, Frühschicht, Nachtschicht. Am rechten Randwird der Stand des Saldo-Kontos zum Ende des Planungsmonats sowie davor der Umsatz im Bereich Ist-Stunden ausgewiesen. Inmitten der Dienste sehen Sie bei Person „Pfitzner, Eva“ Tage, an denen eine Fehlzeit inder Farbe Pink eingetragen wurde: „ku" – Kur, sowie bei der Person „Wagner, Anke“ einen gelb gekennzeichne-ten Urlaubszeitraum („u“).

Der Bereich unterhalb der Diensteverteilung zeigt zusammenfassend, inwieweit das an denjeweiligen Tagen geltende Qualifikationen-Profil der Abteilung durch die Dienstplanungabgedeckt wird, getrennt nach Schicht. Grüne Zellen besagen: das Anforderungsprofil ist mitder angegebenen Zahl an Mitarbeiterqualifikationen erfüllt, rote Zellen weisen auf eine"Unterbelegung" hin, blaue auf eine Überbelegung.

Das Planungswerkzeug am rechten Rand des Fensters bietet Dienst- und Fehlzeiten-Planung per Mausklick: Es stellt ausgesuchte Dienste (oben) und Fehlgründe (unten) zurVerfügung, die per einfachem Mausklick im Kalenderbereich des Planungstableaus denMitarbeitern zugewiesen werden können.

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Dienstplan und Abteilung

Die personelle Standardbesetzung der Abteilung lässt sich in den Stammdaten der Abteilungvoreinstellen. Bei der Dienstplanung bleiben Sie jedoch flexibel: Sie können für deneinzelnen Dienstplanzeitraum reguläre Personen hinzunehmen, aus dem Dienstplanentfernen und Kommentarzeilen einfügen. Überdies lassen sich Personen alsZusatzpersonal einfügen, die nur sporadisch in der gewählten Abteilung Dienst leisten (z. B.Springer). Diese werden dann in einem separaten Bereich des Dienstplans geführt .

Die folgende Abbildung zeigt den Dialog, mit dem Sie das zur Verfügung stehende Ersatzpersonal alsZusatzpersonal in den Dienstplan der Abteilung aufnehmen.

Im Kopfteil des Dialogfensters erkennen Sie links, für welches Datum und welche Abteilung Zusatzpersonalgeplant werden soll. Mit den Einstellungen in der Mitte setzen Sie Filter, die es Ihnen erlauben, den Kreis jenerPersonen, die als Ersatzpersonal in Frage kommen, näher zu bestimmen. Die rechte Spalte bietet IhnenOptionen für das Layout des Fensters und die Sortierung der Personen.

Das Tableau unterhalb des Kopfteils listet sämtliche Personen auf, die den festgelegten Filterkriterienentsprechen, zusammen mit ihren jeweiligen Diensten im Umfeld des Datums, für das hier Zusatzpersonalgeplant werden soll (blau markiert). Am rechten Rand lässt Ihnen das Planungswerkzeug zusätzlich die Auswahleines konkreten Dienstes mit dem das Zusatzpersonal in den Dienstplan aufgenommen werden soll.

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Das folgende Beispiel bietet eine Planungsansicht mit detaillierten Informationen zum Qualifikationen-Profil imunteren Bereich des Bildschirms:

Unterhalb der Diensteverteilung können Sie erkennen, mit welchen Mitarbeitern und Qualifikationen die gewählteAbteilung an drei aufeinander folgenden Tagen belegt ist; die Schichten pro Tag sind hier als Spalte dargestellt,der aktuell ausgewählte Tag hellblau hinterlegt. Sie sehen das Profil für jede geforderte Qualifikation als Liniedargestellt: Die dunkelrote Linie zeigt die Sollbelegung, die blaue Linie weist aus, ab wann eine Überbelegung mitPersonen einer Qualifikation besteht. Zwischen beiden Linien liegen die Toleranzwerte. Den zusammenfassen-den Status bietet ein schmaler horizontaler Balken unterhalb jeder Qualifikation: Grün = OK, Blau = Überbele-gung, Rot = Unterbelegung.

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Das folgende Planungstableau zeigt die Verteilung der Dienste im Kalender sowie (darunter) die abgerechnetenIst-Stunden des Mitarbeiters. Der aktuell ausgewählte Dienstplanzeitraum wird hell, der Folgezeitraum abgedun-kelt dargestellt:

In der Personenspalte (links) sehen Sie den Namen des Mitarbeiters und seine Qualifikation. Angegeben ist hierdie Primärqualifikation. Flankiert wird die Diensteverteilung von Anfangsstand und Endstand des Gleitzeit-(Saldo-)Kontos für den dargestellten Monat. Vor den Kontowerten sehen Sie jeweils eine farbliche Kennzeich-nung, die den Werte-Bereich auf Anhieb erkennen lässt ("Ampelphasen"). Die rechte Kontospalte bietetzusätzlich in der zweiten Zeile noch die Ist-Stunden des Mitarbeiters im dargestellten Monat.

Wie in der vorherigen Abbildung weist auch das nächste Tableau die evtl. Fehlzeiten der Mitarbeiter (hier "Kur")aus. Für die Fehlzeiten könnte auch eine eigene Zeile pro Mitarbeiter vorgesehen werden. Zum Vergleich nun dieAbbildung auf der nächsten Seite: Sie zeigt zwei Planungsstufen in der Zusammenschau:

Zwei Planungsstufen im Tableau: Neben der Personenspalte, in der Name und Qualifikationen des Mitarbeitersaufgeführt sind, bietet das Tableau je Mitarbeiter hier zwei Zeilen. Die obere Zeile enthält das Kürzel für denDienst, wie er in der Vorplanung (Rollplan) hinterlegt ist („Plan“). Die untere Zeile enthält das Kürzel jenesDienstes, der im amtlichen Dienstplan vorgesehen ist („Soll“). Kleine dreieckige Markierungen in den Zellen desPlanungskalenders weisen den Betrachter auf spezielle Sachverhalte hin.

Bei der examinierten Pflegekraft "Schubert, Hildegard" (Mitarbeiterkreis „Stamm, Tag“) sind die Abweichungen zuerkennen: ursprünglich für den Frühdienst (F1) geplant, ist sie nun am 1. und 2. Dezember für den Spätdienst(S1) eingesetzt. Am 3.12. war für sie ein freier Tag geplant, der jedoch an diesem Datum einem Spätdienst (S1)weichen muss. Am 4.12. übernimmt Frau Schubert anstelle ihres ursprünglich geplanten Spätdienstes einenFrühdienst.

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In einzelnen Zellen innerhalb des Planungskalenders finden sich kleine dreieckige Markierungen: je nach Farbeund Platzierung kann der Betrachter erkennen: an diesem Tag liegt bei dieser Person ein beachtenswerterSachverhalt vor; Beispiele: es liegt eine abgewiesene Abrechnung vor, die Dienstzeit modifiziert, es wurde einKommentar zur Planung oder Abrechnung eingetragen, oder: ein Verstoß gegen Vorgaben z. B. desArbeitszeitgesetzes wurde festgestellt. Falls eine Bearbeitung des Sachverhalts erforderlich ist, genügt einMausklick auf die entsprechende Markierung, um jene Instrumente aufzurufen, die zur Bearbeitung notwendigsind.

Der Bereich unterhalb der Diensteverteilung zeigt auf einer speziellen Info-Karte Planungsfehler zum ThemaArbeitszeitgesetz und weiterer Arbeitszeitvorschriften. Verstöße gegen diese Arbeitszeitvorgaben können hier alsechte Planungsfehler oder als bloße Warnung ausgegeben werden. Fehler verhindern zunächst dieGenehmigung des Dienstplans. Im obigen Beispiel wird für Mitarbeiterin Schubert am 04.12.07 eine zu geringeRuhezeit als „Fehler“ festgestellt. Grund: auf eine Spätschicht am Vortag folgt direkt eine Frühschicht.

Das folgende Tableau-Modell zeigt einen Zeitraum von mehr als einem Monat.

Es bietet jetzt in der ersten Zeile jedes Mitarbeiters die Information, aufgrund welcher rollierendenDienstverteilung sich die Sollstunden auf der vertraglichen Ebene ergeben. Das Modell zeigt 3 Zeilen proMitarbeiter. Je eine Zeile für die drei Planungsstufen: „Rollplan“ (= automatisierte Basisplanung), Soll-Ebene(„amtlicher“ Dienstplan) und Ist-Ebene (durch kurzfristige Korrekturen geänderter Dienstplan).

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Dienstplanung anhand eines Anforderungsprofils für Qualifikationen

Dienstplaner und Disponenten stehen nicht selten vor der Aufgabe,dass sie bei der Planung von Personal und Diensten bestimmteVorgaben einhalten müssen, die für die personelle Besetzung vonAbteilungen, Arbeitsbereichen, Anlagen, Maschinen etc. gelten. DieseVorgaben enthalten in der Regel die Maßgabe, wie viele Personen vonwelcher Qualifikation zu welcher Uhrzeit an welchem Ort den Betriebsicherstellen sollen.

Eine solche Vorgabe lässt sich in Q1 als sogenannte „Anforderung“definieren und als Grundlage für die Dienstplanung verwenden. Indiesem Fall wird Q1 mit jeder Zuweisung eines Dienstes oder einerFehlzeit „live“ darüber informieren, ob und inwieweit das geforderteProfil erfüllt/abgedeckt ist: ob es noch „personelle Lücken“ gibt, die eszu füllen gilt, oder ob das Maximum an gefordertem qualifiziertemPersonal bereits erreicht bzw. überschritten ist.

Q1 kann also die Dienstplanenden durch ein Live-Monitoring dabeiunterstützen, die Erfüllung der Anforderungen einzuhalten. Speziellhierfür bietet Q1 eine eigene Dienstplan-Ansicht „Anforderung“; sieerlaubt es zudem, qualifizierte Personen in eine personell noch nichterfüllte Anforderung direkt hinein zu planen, geplante Dienste zuverschieben oder zu löschen bzw. deren Beginn/Ende zu modifizieren –all dies direkt mit der Maus durch einfaches „Drag and Drop“.

Zusammengefasst stellt diese Ansicht folgende Funktionen zur Verfügung:

• Darstellung mehrerer Abteilungen / Arbeitsbereiche / Maschinen / Anlagen / Geräte im selben Planungstableau

• Sofortige Identifizierung vorhandener „Lücken“ in der Abdeckung geforderter Qualifikationen durch farbliche Kennzeichnung

• Planung von entsprechend qualifizierten Personen direkt in die „Lücken“ hinein, einfach per Mausklick.

• Komfortable Personenauswahl inkl. Qualifikationenfilter, Sortierung nach Zeitkonto-Stand und Verfügbarkeitsinformationen

• Kennzeichnung auch für Überbelegung und Idealbelegung

• Kennlinien für die Grenzen der Minimal-, Maximal-, Ideal- und Ist-Belegung

• Darstellung der geplanten Personen mit Namen und Dienstlänge

• Automatische und sofortige Übernahme von Planungen in die anderen Dienstplan-Ansichten

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In dieser Abbildung wird an dem grau-blau hinterlegten Tag ersichtlich, dass in der Abteilung „Chirurgie“ diegeforderte Personalstärke von 2 „Examinierten“ (Pflegekräften) zwischen 6:00 und 14:00 Uhr noch nicht erfüllt ist.In der Zeile „Examiniert“ zeigt Q1 daher im Frühschicht-Bereich einen schmalen roten Balken für „Unterbelegung“an. Der gestrichelte rote Rahmen unter dem Mauszeiger „umrahmt“ die Kriterien, nach denen Q1 geeignetesPersonal zur Planung anbieten kann: gesucht wird für die Frühschicht eine Person mit der Qualifikation„Examiniert“, die an diesem Tag noch nicht verplant ist. Am Folgetag besteht der gleiche Fall; zusätzlich weist dieSpätschicht jedoch eine Überbelegung mit Personal auf. Deshalb dort der blaue Balken.

Zunächst listet Q1 sämtliche zur ausgewählten Abteilung gehörenden Personen, also ohneEinsatz eines Filters. Bei Bedarf filtert Q1 die zu den ausgewählten Anforderungskriterien(Qualifikation, Schicht) passenden Personen aus dem Bestand dieser oder auch andererAbteilungen heraus und listet sie zusammen mit Informationen über Zeitkonto-Stand unddienstplanmäßiges Umfeld so auf, dass der Dienstplanende nur noch eine Auswahl treffenmuss. Dazu dient eine breite Spalte am rechten Bildschirmrand, das sogenanntePlanungswerkzeug (siehe nächste Abbildung).

Die folgende Abbildung zeigt, wie mit der Maus die zu besetzende Anforderung ausgewähltwird.

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Sämtliche Personen, die zu der/den links ausgewählten Abteilung(en) gehören, werden rechts gelistet. Hierzeigen die farblichen Bereiche oberhalb und unterhalb der schwarzen Linie (= Zeitstrahl des gewählten Tages)pro Person, ob und wann sie eingeplant ist. Die Spalte „Saldo“ gibt Auskunft über ihren Zeitkontostand. Mit einemMausklick auf eine Spaltenüberschrift sortieren Sie die Liste nach den Spaltenwerten. In der Bildschirm-Mitte istmit der Maus der unterbesetzte Schichtbereich markiert (rot gestrichelter Rahmen). Mit der rechten Maustasteaktivieren Sie den Filter für die „umrahmten“ Kriterien, hier: gesuchte Qualifikation: „Examiniert“, unterbesetzterSchichtbereich: Frühschicht.

Nach Aktivierung des Filters listet das Planungswerkzeug (rechts) nur noch jene Personen,die der gesuchten Qualifikation entsprechen und noch nicht verplant sind.

Per Mausklick planen Sie die ausgewählte Person direkt in die unterbesetzte Anforderunghinein.

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Damit ist die Anforderung „Mindestens 2 Examinierte in der Frühschicht“ an diesem Tagerfüllt, die Unterbelegung behoben (wie der jetzt grüne Balken zeigt):

Sollte es notwendig sein, „Lücken“ durch Verlagerung oder Modifizierung von Diensten zuschließen, so kann dies auch komfortabel durch „Drag and Drop“ mit der Maus geschehen:Sie ziehen zum Beispiel einen Dienst mit der Maus auf die gewünschte Länge oder Sieverschieben ihn auf der Zeitachse in den gewünschten Bereich. Die Informationen über dieErfüllung der Anforderungen werden dabei „live“ aktualisiert.

Die Möglichkeit, mehrere Einsatzorte mit ihren Anforderungsprofilen und ihrer jeweils aktuellgeplanten Personalbelegung darzustellen, macht es einfach, Vertretungspersonal von einemEinsatzort in einen anderen hinein zu planen.

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Variabilität des Dienstplan-Tableaus

Dienstplan-Modelle konfigurieren und nutzenDas Q1 Planungstableau ist auf vielfältigste Weise konfigurierbar. Jede Konfiguration könnenSie in Form eines Modells speichern. Damit bleiben die unterschiedlichen Konfigurationenauch weiterhin verfügbar. Je nach Bedarf wählen Sie das gewünschte Modell einfach aus.Das Angebot an Informationen, die Sie in den Dienstplan aufnehmen können, umfasstzahlreiche Elemente. Hier eine Auswahl:

Im Dienstplan-Kalendarium:

● Dienste (je Planungsstufe) ● Zusatzdienste (je Planungsstufe) ● Fehlgrund ● Dienstzeit (von - bis) ● Dienstbeginn ● Dienstende ● Zeitkonten: Umsatz oder Stand

● Stunden einer Lohnart (Tag) ● Tage(santeile) eines Fehlgrundes (Tag) ● Arbeitstag (ja/nein) ● Sollstunden / Ist-Stunden ● Termin-Folge (z. B. Abteilungen) ● Tagesverlauf (z. B. Projekte, Aufträge)● Leerzeilen für handschriftliche Notizen

In der Personenspalte:

● Name des Mitarbeiters ● Primärqualifikation ● Sekundärqualifikationen ● Personalnummer

● Beschäftigungsumfang ● Telefonnummer ● Freier Standardtext zur Person ● Leerzeilen für handschriftliche Notizen

Bei der Darstellung von Fehlgründen lässt sich bei Bedarf ein Datenschutz-Filter einsetzen, der jeneFehlgründe neutral als „abwesend“ darstellt, die nicht explizit angezeigt werden sollen (z. B. Krank).

Weitere Elemente lassen sich bei Bedarf hinzu schalten, etwa die Dienstplan-Legende, dasUnterschriftenfeld oder auch Informationen zur Frage, inwieweit die Anforderungenhinsichtlich der abzudeckenden Qualifikationen durch den Dienstplan erfüllt sind.

Dienstplan-Modelle: BeispieleAus der Fülle der möglichen Q1 Dienstplan-Modelle sehen Sie im folgenden einige Layouts, die in der PraxisVerwendung finden.

Die Abbildungen zeigen Ihnen jeweils einen Ausschnitt aus dem Dienstplan-Tableau. Die Unterschiede zwischenden Tableau-Ausschnitten liegen in der Anzahl der Zeilen, die pro Kalendertag die Plandaten und Informationenenthalten, sowie im Inhalt dieser Zeilen.

Dienste und Fehlzeiten sind hier mit ihren Kürzeln im Dienstplan-Modell zu sehen, die Angabe "---" kennzeichneteinen dienstfreien Tag.

A Name B Telefonnummer

1 Dienstplanung: letzter Stand 2 Zusatzdienste

Dieses Dienstplan-Modell besteht aus 2 Planungs-zeilen: Zeile 1 nennt in der Personenspalte denNamen der Mitarbeiterin (A) und zeigt rechts davonjene Dienste, die dem aktuellen Stand der Dienst-planung entsprechen (1): an Tagen, für die dermanuelle Dienstplan keinen eigenen Eintrag vorsieht,

gilt der Dienst aus der automatischen Vorplanung. Zeile 2 beginnt in der Personenspalte mit der Telefonnummerder Mitarbeiterin (B), das Kalendarium enthält in dieser Zeile ggf. Zusatzdienste (2). Diese werden zusätzlichzum normalen Dienst geleistet: Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienste oder auch Dienstbesprechungen(hier "DF", siehe Dienstag).

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A Name B QualifikationC Beschäftigungsumfang

1 Dienste lt. automatischer Vorplanung (PLAN)2 Dienste inkl. Dienstplanung (SOLL)3 Dienste inkl. Dienstplan-Korrekturen (IST)

Dieses Dienstplan-Modell besteht aus 3 Planungs-zeilen, die innerhalb des Kalendariums je einePlanungsstufe darstellen: Zeile 1 zeigt jene Dienste,die von der automatischen Vorplanung angesetztwurden (1). Zeile 2 enthält die Dienste, wie sie dieverbindliche Dienstplanung vorsieht.

Zeile 3 dient dazu, den letzten Stand der Dienstplanung zu zeigen, d. h. jene Dienste, die nach evtl.notwendigen Dienstplan-Korrekturen tatsächlich geleistet werden müssen/mussten. Die Darstellung der Zeilenim Kalendarium wurde hier so gewählt, dass auf jeder Planungsstufe das Planungsergebnis bis einschließlichdieser Stufe gezeigt wird. D. h.: Wenn z. B. der amtliche Dienstplan (Zeile 2) keinen eigenen Eintrag vorsieht,übernimmt sie automatisch den Dienst aus der vorhergehenden Stufe. Die Auswirkung der manuellenDienstplanung ist gut zu erkennen bei Mitarbeiterin Everest an den Tagen Freitag bis Sonntag: Während dieautomatische Vorplanung am Freitag einen Frühdienst vorsah und das Wochenende als dienstfrei geplant hatte,teilt die Dienstplanung die Mitarbeiterin jetzt an allen drei Tagen für den Nachtdienst ein. Da auf der Korrektur-stufe dieselben Dienste zu sehen sind, wurde der verbindliche Dienstplan nicht mehr abgeändert.Die Personenspalte führt in Zeile 1 den Namen der Mitarbeiterinnen auf (A), darunter die Primärqualifikation (B).In der dritten Zeile sieht der Betrachter des Dienstplans den Beschäftigungsumfang der geplantenMitarbeiterinnen.


1 Dienste lt. automatischer Vorplanung (PLAN)2 Eingetragene Dienste: Dienstplanung (SOLL)3 Eingetragene Dienstplan-Korrekturen (IST)

Dieses Dienstplan-Modell entspricht hinsichtlich derAnzahl der Zeilen und der Planungsstufen demvorhergehenden Modell: Zeile 1: Vorplanung, Zeile 2:Dienstplanung, Zeile 3: Dienstplan-Korrekturen. DerUnterschied liegt in der Darstellung der Zeileninnerhalb des Planungskalenders:

Es steht nicht das Planungsergebnis im Vordergrund des Interesses, sondern die Frage, auf welcherPlanungsebene welcher Dienst eingetragen wurde. Pro Planungsstufe (Zeile) werden also nur die auf dieserStufe eingetragenen Dienste dargestellt. Dennoch gilt auch hier (stillschweigend vorausgesetzt): Wenn einePlanungsstufe keinen eigenen Eintrag vorsieht, dann gilt der Dienst der vorhergehenden Stufe. In diesemBeispiel müsste Mitarbeiterin Schubert also Montag bis Freitag Frühdienst leisten, Samstag Spätdienst, Sonntagwieder Frühdienst. Frau Everest hätte demnach Montag bis Donnerstag jene Dienste bzw. dienstfreien Tage,die die automatische Vorplanung vorsieht. Erst für den Rest der Woche überschreibt die manuelleDienstplanung die vorhergehende Planungsstufe mit Nachtdiensten.

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1 Automatische Vorplanung 2 Eingetragene Dienste lt. Dienstplanung3 Zusatzdienste

Dieses Dienstplan-Modell besteht aus 3 Zeilenfür Information und Planung: Zeile 1 enthältneben dem Mitarbeiternamen die Dienste ausder automatischen Vorplanung. Zeile 2 weist inder Personenspalte die Qualifikation derMitarbeiterin aus (B) und zeigt rechts davon jene

Dienste, die über die manuelle Dienstplanung eingetragen wurden (2). An Tagen, für die der Dienstplan (2.Zeile) keinen eigenen Eintrag vorsieht, zeigt dieses Dienstplanmodell auch keinen Dienst an; es gilt dann derDienst aus der Vorplanung (Zeile 1). So wird erkennbar, wann eine manuelle Dienstzuweisung auf welcherPlanungsebene erfolgt ist. Zeile 3 beginnt in der Personenspalte mit dem Beschäftigungsumfang (C). DasBesondere dieses Modells: Das Kalendarium nimmt in Zeile 3 sogenannte „Zusatzdienste“ auf. Dabei handelt essich in der Regel um Dienste, die zusätzlich zum normalen Dienst geleistet werden: z. B. Rufbereitschaft,Bereitschaft oder Dienstbesprechung (3).

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A Name B QualifikationC BeschäftigungsumfangD Telefonnummer

1 Automatische Vorplanung 2 Eingetragene Dienste

lt. Dienstplanung3 Dienstzeit lt. Dienstplan 4 Ist-Stunden aus realem Dienst

Pro Tag und Mitarbeiterin sehen Sie 4 Zeilen für Information undPlanung: Zeile 1 informiert im Kalendarium über jene Dienste, dievon der automatischen Vorplanung im Planungskalendervorgesehen wurden (1). Zeile 2 zeigt die Dienste, die über diemanuelle Dienstplanung eingetragen wurden (2): Am Samstagmusste die Mitarbeiterin Schubert statt des per Automatikvorgesehenen Frühdienstes einen Spätdienst übernehmen. Zeile 3des Kalendariums weist die Zeitspanne aus, in der der Dienst zuleisten war (3); nach Vorgabe durch den Dienst selbst oder ggf.zusätzlich aufgrund betrieblicher Erfordernisse (vgl. die manuellerweiterte Ende-Zeit am Dienstag, hier ergänzend gekennzeichnetdurch eine Markierung der Tageszelle unten links). Zeile 4 gibt dieIst-Stunden wieder, die die Mitarbeiterin gearbeitet hat (4).

A Name B PersonalnummerC QualifikationD BeschäftigungsumfangE Telefonnummer

1 Automatische Vorplanung 2 Eingetragene Dienste

lt. Dienstplanung3 Dienstanfang4 Dienstende 5 Ist-Stunden aus realem Dienst

Fünf Zeilen pro Tag und Mitarbeiterin sehen Sie in diesem Dienstplan-Layout: Zeile 1 zeigt im Kalendarium jeneDienste, die von der automatischen Vorplanung im Planungskalender vorgesehen wurden (1). Zeile 2 enthält dieDienste, die über die manuelle Dienstplanung eingetragen wurden (2): Am Samstag musste die MitarbeiterinSchubert statt des per Automatik vorgesehenen Frühdienstes einen Spätdienst übernehmen. Die Dienstzeit isthier – im Gegensatz zum vorherigen Modell – auf zwei Zeilen aufgeteilt: Zeile 3 zeigt die Anfangszeit, Zeile 4das Dienstende (nach Vorgabe durch den Dienst selbst oder ggf. aufgrund betrieblicher Erfordernisse). Zeile 5gibt die Ist-Stunden wieder, die die Mitarbeiterin gearbeitet hat (5). In der Personenspalte ist unterhalb desNamens zusätzlich die Personalnummer dargestellt.

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A Name B PersonalnummerC SekundärqualifikationenD PrimärqualifikationE BeschäftigungsumfangE Telefonnummer

1 Automatische Vorplanung 2 Eingetragene Wunsch-Dienste3 Eingetragene Dienste

lt. Dienstplanung4 Zusatzdienste 5 Fehlgründe6 Ist-Stunden aus realem Dienst

Dieses Dienstplan-Modell entspricht in5 von 6 Zeilen dem vorhergehendenModell. Zusätzlich bietet dieses Layoutin Zeile 2 Wunsch-Dienste, welche dieMitarbeiterin vor der Dienstplanung

beantragt hat. Die Wunschdienste wurden in das Tableau mit aufgenommen, damit der Planende bei derErstellung des verbindlichen Dienstplans (Zeile 3) auf die Wünsche der Mitarbeiterin Rücksicht nehmen kann,soweit dies möglich ist. Am Samstag wurde dem Wunsch von Mitarbeiterin Schubert entsprochen, am Sonntagoffensichtlich nicht, denn hier bestimmt die Dienstplanung einen anderen Dienst (Frühdienst statt desbeantragten Spätdienstes). Mitarbeiterin Everest beantragte für die angegebene Woche keinen Wunschdienst,daher bleibt Zeile 2 bei ihr ohne Eintrag. In der Personenspalte finden sich zusätzlich zu den Informationen, wiesie im vorhergehenden Modell zu sehen sind, Angaben zu den Sekundärqualifikationen der Mitarbeiterinnen,hier mit Kürzel dargestellt (C).

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A Name

1 Termine (Abteilung + Tätigkeit)

Dieses Dienstplan-Modell bietet nur 1 Planungs-zeile: sie nennt in der Personenspalte denNamen der Mitarbeiterin (A) und zeigt rechts

davon ihre geplanten „Termine“ (1): hier setzen sich die Termine zeilenweise zusammen aus Beginn-Uhrzeit,Abteilung („Chirurgie, Innere“) und Tätigkeit („Dienstbesprechung“). Zu erkennen ist zudem, dass die Termineeinen zwischenzeitlichen Wechsel der Abteilung (Chirurgie ↔ Innere) vorsehen.

A Name

1 Termine (Projekt + Tätigkeit)

Auch dieses Dienstplan-Modell zeigt innerhalbseiner einzigen Planungszeile in der Personen-

spalte den Namen der Person (A) und rechts davon wiederum die geplanten „Termine“ (1); allerdings: dieTermine des EDV-Mitarbeiters setzen sich hier zusammen aus Beginn-Uhrzeit, Projekt (z. B. „Urlaubsplan“) undTätigkeit („Projektbesprechung“).

A Name

1 Dienst 2 Tagesverlauf (Projekte)

Ein Dienstplan-Modell mit zwei Planungszeilen: inder Personenspalte findet sich hier nur derPersonenname (A). Rechts davon zwei Zeilen:die erste Zeile zeigt die geplante Arbeitszeit (1),in der zweiten Zeile wird ein sogenannter„Tagesverlauf“ (2) farblich dargestellt; es handelt

sich um den zeitlichen Verlauf der an diesem Tag geplanten Projekt-Arbeiten. Zu erkennen sind die Projekte anihren spezifischen Farben. Jedes Projekt erhält in der Darstellung mit seiner Farbe einen eigenen Anteil an derGesamt-Zellenbreite. Dieser Anteil entspricht exakt dem zeitlichen Anteil und der zeitlichen Lage innerhalb desgeplanten Dienstes: zu erkennen ist, dass innerhalb des Dienstes (8:00 bis 16:12 Uhr) der Anteil des Projekts„Web-Services“ (violett) am größten ist und zwischen 2 kürzeren Projektzeiten geplant ist. Statt der Projektekönnten auch andere Kategorien mit ihren Elementen dargestellt werden: Abteilungen, Kostenstellen,Tätigkeiten, Aufträge etc.

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A Name

1 Dienst 2 Abteilung (abweichende)

Das hier gezeigte Dienstplan-Modell wartet mitzwei Planungszeilen auf: die Personenspalteenthält nur den Namen der Person (A). Rechts

davon zeigt die erste Zeile den geplanten Dienst (1), die zweite Zeile ist entweder frei oder zeigt das Kürzeljener Abteilung, in der die Person abweichend von der hier aufgerufenen Stamm-Abteilung ihren Dienst leistet(2). Die Abweichung wird durch die graue Farbe der Dienst- und Abteilungszeile signalisiert. Im vorliegendenBeispiel leistet Frau Schubert am Dienstag, 1.9. einen Spätdienst „S1“ in ihrer Stamm-Abteilung „Chirurgie“, anden folgenden beiden Tagen ebenfalls einen Spätdienst, jedoch in der (abweichenden) Abteilung „Innere“(Kürzel: „INN“). Im Dienstplan-Modell können Sie wählen, ob die Abteilung immer gezeigt wird, oder nur dann,wenn sie explizit geändert wurde.

Eine Spezialansicht der Dienstplanungbietet die Ansicht „Anforderungsplan“. Hierwerden (A) für jede ausgewählte Abteilungjene Qualifikationen gelistet, die hier proSchicht zu besetzen sind. Kennlinienzeigen z. B., wie viele Personen je Qualifi-kation mindestens einzuplanen sind (roteKennlinie) oder auch wie viele maximaleingeplant werden sollen, bevor Q1 eineÜberbelegung signalisiert.

Überdies können die geplanten Personenmit ihrem Namen im Zeitraum ihresgeplanten Dienstes angezeigt werden. Isteine Person am selben Tag in mehr alseiner Abteilung dienstgeplant (s. Schubert,Hildegard: sowohl auf der Station„Chirurgie“ als auch auf der „Inneren“), soerkennen Sie ihren geplanten Einsatzzeit-raum in der jeweiligen Abteilung. Farblichgekennzeichnete Status-Balken unterhalbder zu besetzenden Qualifikation oderunter der Schicht weisen auf Unter-/Ideal-und Überbelegung hin. In der Abbildungsehen Sie, dass in der Abteilung „Chirur-gie“ die Frühschicht bei den „examinierten“

Kräften unterbelegt ist, der Status-Balken ist rot (1). Ein Blick auf den grau-blau dargestellten Namen der Personlässt erkennen, woran dies liegt: die Mitarbeiterin Schubert wird einen Teil ihres Dienstes in der anderenAbteilung „Innere“ leisten. In dieser Zeit steht sie in ihrer eigentlichen Abteilung „Chirurgie“ nicht für dieAbdeckung der geforderten Qualifikation zur Verfügung. Zugleich sorgt ihr temporärer Einsatz auf der „Inneren“im entsprechenden Zeitraum für „Überbelegung“ (blauer Status-Balken)

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Urlaubsplan

Der „Urlaubsplan“ zeigt eine Ganzjahresübersicht eingetragener Fehlzeiträume für dieausgewählten Mitarbeiter, zum Beispiel einer Abteilung. Die Fehlzeiten sind innerhalb desKalendariums als Balken dargestellt und mit Farbe und Bezeichnung des Fehlgrundesgekennzeichnet. Wird die Maus über einen der Balken bewegt, erscheint ein Tooltip, in demdie Bezeichnung des Fehlgrundes sowie die Anfangs- und Enddaten des Fehlzeitraumes,und die Anzahl der effektiv betroffenen Arbeitstage angezeigt werden.

Der Urlaubsplan kann als eine der Standardansichten für das Abrechnungsprogrammeingerichtet werden und ist dann über eine Schaltfläche in der Symbolleiste mit einemeinfachen Klick zu erreichen.

Auch für diese Ansicht kann der Datenschutzfilter aktiviert werden. Dann werden jeneFehlgründe, die dem Datenschutz unterliegen, neutralisiert als abwesend angezeigt, und dieBezeichnung des Fehlgrundes wird nicht dargestellt.

Durch die Auswahl eines Datums erzeugen Sie eine senkrechte Kennlinie, die Kollisionenvon Fehlzeiten erkennen lässt, auch wenn zahlreiche Personen untereinander imKalendarium aufgeführt.

Der Urlaubsplan steht sowohl in der Q1 Anwendung als Bildschirm-Ansicht zur Verfügung alsauch im Mitarbeiter-Portal „WebClient“, wenn die Berechtigungen dies zulassen. Darüberhinaus lässt er sich als Auswertung in ein PDF-Dokument bringen.

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Aktuelle Personal-Belegung

Das Q1 Programm "Aktuelle Belegung" bietet einen schnellen und hochaktuellen Überblicküber den An- bzw. Abwesenheitsstatus jener Mitarbeiter, die an der Zeiterfassungteilnehmen. Es wird häufig in Telefonzentralen und von MitarbeiterInnen in Empfangs-bereichen genutzt, die sehr schnell wissen müssen, ob eine Person im Hause oder außerHaus ist. In der Detailansicht wird für einen abwesenden Mitarbeiter ggf. ausgewiesen, wielange er außer Haus ist und wann er nach Plan wieder im Hause sein wird.

Sekundengenau zeigt Q1 in der "Aktuellen Belegung" an, ob der Mitarbeiter im Hause ist: in der alphabetischenPersonenliste sind alle Anwesenden mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Alle davon abweichendenSymbole kennzeichnen Abwesenheit, zum Beispiel Person „10499 Pfitzner, Eva: ist lt. Planung ganztägig außerHaus (Fehlgrund: Kur); solche ganztägigen Fehlzeiten (auch Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc.) sind mit einemgelben Symbol versehen. In der rechten Spalte erfährt der Anwender, wann der selektierte Mitarbeiter planmäßigwieder im Hause sein wird. In der „Aktuellen Belegung“ unterscheidet Q1 zwischen ganztägiger Abwesenheit undnur zwischenzeitlicher Abwesenheit von Mitarbeitern (z. B. Pause, Dienstgang).

Über diverse Filter kann der Personenkreis der hier aufgeführten Mitarbeiter eingeschränktwerden, ebenso die angezeigten Status. Überdies lassen sich die zu berücksichtigendenFehlgründe festlegen.

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Auch Verantwortliche, die darauf angewiesen sind, mit einem Blick über die personelleBelegung Ihres Bereichs informiert zu sein, haben mit der "Aktuellen Belegung" dasgeeignete Instrument an der Hand. In Echtzeit informiert Q1 hier über die aktuelleAn-/Abwesenheitslage eines ganzen Bereichs und zeigt die jeweiligen Anteile der An- undAbwesenheitsstatus als statistische Auswertung an:

Der schnelle Blick auf die An-/Abwesenheitslage ("Belegung") eines ganzen Bereichs: Der gewünschte Bereichist mit der Maus markiert, die Statistik-Spalte (rechts) zeigt die Verteilung der Status: in absoluten Zahlen, alsAnteil an der Gesamtzahl in Prozent sowie als grafische Darstellung in Form einer Tortengrafik.

Neben dem automatisch aktivierten und fortlaufend aktualisierenden "Jetzt-Modus" bestehtzusätzlich die Möglichkeit, manuell einen vom aktuellen Zeitpunkt abweichenden zu wählen(Datum, Uhrzeit), für den der An- und Abwesenheitsstatus dargestellt werden soll.

Die „aktuelle Belegung“ finden Sie nicht nur in der Q1 Anwendung, sondern – wenn dieBerechtigungen dies vorsehen – auch im Q1 WebClient; so können Sie sich bei Bedarf sogarper Internetbrowser über die Belegung informieren, ohne die Q1 Anwendung zu starten(s. u.).

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Mitarbeiter-Portal / WebClient

Der Q1 WebClient stellt ein Internet- bzw. Intranet-Portal zur Verfügung, das Sie alsMitarbeiter oder als Vorgesetzter über ihren Internetbrowser nutzen können, umQ1 Funktionen zu nutzen. Je nach Rechtevergabe können Sie im Q1 Web-Client folgendeMitarbeiter- und/oder Vorgesetztenfunktionen nutzen:

Stempelung der aktuellen Kommt- oder Gehtzeit(oder auch ausgesuchter Fehlgründe) sowie Pausenzeiten

Papierlose Antragstellung (z. B. Urlaubsantrag)

Abruf des eigenen Zeitnachweises als PDF („Stempelkarte“, oder „Stundennachweis“)

Abruf der eigenen Fehlzeitenkarte (Jahresauswertung) als PDF

Abruf des persönlichen Dienstplans („Dienstplankarte“) als PDF

Buchung von Projekt- und Auftragszeiten

Aufteilung von Zeiten auf Projekte, Kostenstellen, Tätigkeiten, Maschinen etc.

Einsichtnahme in die eigenen Zeitdaten und ungeklärten Abrechnungen

Aufruf von kalendarischen Übersichten (z. B. Urlaubskalender, Dienstplan)

Nachtrag fehlender Stempelungen (als Antrag oder direkt)

Eintragung von Diensten und Fehlzeiten (Dienstplanung)

Ausübung von Vorgesetztenfunktionen wie Genehmigung, Ablehnung und Kommentierung von Anträgen

Einsicht in die aktuelle An- und Abwesenheitslage in der Abteilung

Mobiler WebClient

Sämtliche Funktionen des WebClients lassen sichnicht nur über den Browser eines PC-Arbeitsplatzesnutzen, sondern auch über mobile Geräte wieSmartphones, Tablet-PCs oder andereinternetfähige Geräte. Für deren relativ kleineDisplays stellt der Q1 Web-Client eine eigeneOberfläche zur Verfügung, die Ihnen den Aufruf unddie Bedienung der Funktionen komfortabelermöglicht. Ob Sie sich also gerade im Unternehmen aufhalten,zu Hause, unterwegs am Einsatzort oder aufReisen: Q1 geht Ihnen immer und überall zur Hand,wenn Sie dies wünschen.

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Q1 WebClient: Menü-Seite des Smartphones


Wenn ein Mitarbeiter dafür vorgesehen ist und dietechnischen Voraussetzungen gegeben sind, kanner den Q1 WebClient wie eine Internetseite mitseinem Browser aufrufen. Dort meldet er sich mitseiner persönlichen Zugangskennung an und kanndann die freigegebenen Funktionen nutzen.

Der in Q1 integrierte Webserver unterstützt nebendem Standard-Protokoll HTTP auch die ver-schlüsselte Variante HTTPS.

Benutzername, Passwort sowie die Zuweisung vonBerechtigungen für die Nutzung des WebClientslassen sich im Personalstamm des Mitarbeitersverwalten.

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Q1 WebClient: Anmeldung (hier: Smartphone)

Anmeldung im Q1 WebClient per Browser am PC-Arbeitsplatz


Zeiten erfassen

So hat er bei Bedarf die Möglichkeit, über den Inter-netbrowser "Kommt", "Geht" oder „Pause“ zu stem-peln – durch einfachen Mausklick auf den entspre-chenden Button. Als so gestempelte Zeit gilt die Q1Serverzeit.

Der angemeldete Mitarbeiter kann im WebClientseine Zeitdaten des aktuellen Tages, aber auch derVergangenheit einsehen (Zeitbuchungen, Zeitkonto-Daten). Eine direkte Zeitbuchung ("Stempelung")jedoch ist ausschließlich am aktuellen Tag möglich.

Vorhandene Zeitdaten können über den WebClientnicht direkt verändert werden. Ebenso ist dasEinsehen der Daten anderer Personen für denStandard-WebClient-Nutzer zunächst nicht möglich;Über die Rechtevergabe jedoch kann gesteuertwerden, dass z. B. Vorgesetzte Funktionen auch fürihre Mitarbeiter ausführen dürfen.

Der WebClient-Nutzer kann die Berechtigung erhalten, fehlende Stempelungen oderFehlgründe nachträglich mitzuteilen und deren Buchung zu beantragen.

Der Q1 WebClient kommt einerseits dort zum Einsatz, wo ein Hardware-Erfassungsterminalnicht installiert werden soll oder kann, etwa in Außenstellen mit wenigen Mitarbeitern oder anHeimarbeitsplätzen; darüber hinaus auch dort, wo bei Außeneinsätzen über ein mobilesGerät (Smartphone, Tablet-PC) Auftragszeiten und/oder Tätigkeiten erfasst werden sollen.

Häufig findet der Q1 WebClient auch dort sein Einsatzgebiet, wo innerhalb einesUnternehmens Prozesse mehr und mehr papierlos/beleglos abgewickelt werden sollen:Mitarbeiter und Vorgesetzte erfassen hier zeitnah über ihren Browser Daten für die

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Q1 WebClient: Seite "Gerät" (hier: Smartphone)


Zeitwirtschaft, ohne direkt auf die Q1 Anwendung Zugriff haben zu müssen. Diese papierloseAbwicklung der Datenerfassung erspart aufwändiges Belegmanagement, beseitigt darüberhinaus aber auch Fehlerquellen, die mit der nachträglichen manuellen Erfassung schriftlicherBelege verbunden sind.

Anträge stellen

Der Q1 WebClient bietet dieMöglichkeit, papierlos Anträgefür die Planung und Buchungvon Fehlzeiten,Stempelungen und Über-stunden zu stellen. So könnenMitarbeiter z. B. ihren Urlaubam Bildschirm beantragen,einzelne Stempelungen perAntrag nachreichen odergeleistete Überstunden zurGenehmigung vorlegen. Auchdann, wenn sie gerade nichtim Unternehmen sind.

Im Berechtigungsmanagement lässt sich detailliert steuern, welche Typen von Anträgen derMitarbeiter beleglos über den Internetbrowser stellenkann.

Nach dem erfolgreichen Login ruft der Mitarbeiter ausdem Hauptmenü des Q1 WebClient die Startseite desAntragswesens auf. Er erhält zunächst eine Übersicht all seiner Anträge, dieer für das aktuelle Jahr gestellt hat. Auch die Anträgeanderer Jahre kann er bei Bedarf per Mausklickaufrufen. Über diverse Status-Filter ist es möglich, diegelisteten Anträge einzuschränken. So lassen sich z. B.bereits genehmigte oder abgelehnte Anträge mit einemMausklick ausblenden. Für die Neuanlage eines Antragsstehen eigene Schaltflächen zur Verfügung.

Nach der Auswahl eines Antrags oder bei derNeuanlage öffnet sich das Formular, das Ihnen dieBearbeitung des Antrags erlaubt.

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Q1 WebClient: Bearbeitung eines Antrags (hier: Smartphone)

Q1 WebClient: Übersicht der eigenen Anträge (hier: Smartphone)


In der obigen Abbildung werden vier Anträge gelistet. Die erste Zeile in der Antragliste enthält einen Überstunden-Antrag ein, mit dem der Mitarbeiter am Dienstende die Rahmenzeit auf 23:00 Uhr erweitern lassen will, um seinebis 23:00 Uhr geleisteten Stunden genehmigt zu bekommen. Darunter sehen Sie einen Stempelsatz-Antrag fürden 04.08. Hier wird offensichtlich eine vergessene Ende-Stempelung per Antrag nachgereicht. Auch dieserbesitzt noch den Status „offen“, so dass er vom Antragsteller noch bearbeitet oder wieder gelöscht werdenkönnte. Der dritte Antrag (hier blau markiert): Für den Zeitraum 01.10. bis 06.10. ist vom Mitarbeiter Urlaubbeantragt worden. Dieser „Fehlplan“-Antrag befindet sich ebenfalls noch im Status „offen“, wurde also bisherweder zur Bearbeitung gesperrt noch entschieden. Der vierte Antrag trägt schon das Kennzeichen für„genehmigt“, er beinhaltete die Beantragung eines Urlaubszeitraums vom 09.11. bis zum 19.11.

Oberhalb der Antragsliste erkennen Sie die Schaltflächen zur Neuanlage sowie zur Filterung vorhandenerAnträge.

Sobald ein Antrag gestellt wurde, wird dieser innerhalb der Q1 Anwendung beimausgewählten Mitarbeiter (Antragsteller) gelistet. Dafür steht in der Q1 Anwendung eineeigene Infokarte zur Verfügung. Sie bietet zugleich die Bearbeitungsfunktionen: es stehenSchaltflächen zur Genehmigung und Ablehnung eines ausgewählten Antrags zur Verfügung.

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Diese Bildschirmdarstellung zeigt einen Fehlplan-Kalender für die Monate April bis September. Im unterenBereich sehen Sie die Infokarte „Anträge“ geöffnet; es werden alle Anträge des ausgewählten Mitarbeitersaufgeführt, hier gruppiert nach den Antragstypen „Fehlplan“, „Stempelsatz“ und „Überstunden“ (2. Spalte). Dererste Antrag ist ausgewählt und daher blau markiert, das Anfangsdatum dieses beantragten Urlaubszeitraums imKalendarium oberhalb der Info-Karte blau umrahmt. Auf der rechten Seite der Infokarte sehen Sie dieBearbeitungsschaltflächen, unterhalb dieser Schaltflächenleiste die Detaildaten des ausgewählten Antrags:beantragter Zeitraum sowie Fehlgrund, Status, Datum der Antragstellung, Kommentar(e) und ggf. Sperrung bzw.Abschluss (Entscheidung).

Anträge, die zur Bearbeitung angenommen wurden oder bereits durch Genehmigung oderAblehnung abgeschlossen sind, können vom Antragsteller nicht mehr bearbeiten werden.Sie befinden sich im Status „gesperrt“.

Fehlzeiträume und Stempelzeiten, die beantragt wurden, kommen durch Genehmigungsofort zur Eintragung und zur Abrechnung. Ein weiterer Bearbeitungsschritt ist hierfür nichtmehr erforderlich. Auf Wunsch können (wie in der obigen Abbildung) beantragte Fehl-zeiträume sofort bei Antrag eingetragen und abgerechnet werden, allerdings unter demVorbehalt der nachträglich zu fällenden endgültigen Entscheidung. In diesem Fall würdewürde Q1 bei einer Ablehnung des Antrags die Eintragung und Abrechnung zurücknehmen.

Anträge genehmigen

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Der Vorgesetzte, der das Recht hat,Anträge seiner Mitarbeiter zubearbeiten, kann diese Aufgabesowohl in der Q1 Anwendung alsauch über die den WebClient erle-digen. An beiden Orten stehen ihmdieselben Funktionen Antragsbe-arbeitung zur Verfügung.

Nach WebClient-Login und Aus-wahl des Menüpunktes „geneh-migen“ listet Q1 dem Vorgesetztensämtliche Anträge seiner Mitarbei-ter auf. In der Zeile jedes Antragsstehen ihm dann jeweils dieverfügbaren Bearbeitungsfunktionen als Schaltflächen zur Verfügung: Antrag sperren,genehmigen und ablehnen. Im mobilen WebClient bekommt der Entscheider dieseBearbeitungsfunktionen erst nach Auswahl des betreffenden Antrags angeboten. JederAntrag lässt sich vom Antragsteller wie vom Entscheider mit einem Kommentar versehen. Solässt sich die Kommentarfunktion auch für Rückfragen verwenden.

Mit der Hilfe von Filterfunktionen kann der Vorgesetzte jene Anträge, die für ihn gerade keineRelevanz besitzen, ausblenden.

Über den aktuellen Bearbeitungsstatus des jeweiligen Antrags informiert das Symbol vor denAntragsdetails (Spalte „St“ = Status).

Die Frage, welche Personen in Q1 an der Bearbeitung von Anträgen beteiligt oder für dieGenehmigung/Ablehnung von Anträgen zuständig sind, wird in einem eigenen Stammdaten-typ beantwortet: im sogenannten „Antragsverfahren“. Hier wird festgelegt, ob der Antrag desMitarbeiters über mehrere Stufen hinweg zur Entscheidung gelangen soll oder nur von einemZuständigen entschieden wird. Bei Bedarf lassen sich unterschiedliche Antragsverfahrendefinieren. Das geeignete wird dem Mitarbeiter im Personalstamm zugeordnet.

E-Mail-Benachrichtigung

Im Antragsverfahren wird ebenfalls bestimmt, welche Beteiligten per E-Mail überÄnderungen im Bearbeitungsstatus informiert werden sollen.

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Q1 WebClient: Seite "genehmigen" (hier: Smartphone)


Ein Beispiel für eine solche Benachrichtigungsmail zeigt die obige Abbildung.

Die Mitarbeiterin Sabine Everest hat per WebClient einen Urlaubsantrag gestellt. Dominik Müller, ihr Vorgesetzterund zugleich jene Person, die für Genehmigung von Fehlzeit-Anträgen in der Abteilung Chirurgie zuständig ist,erhält von Q1 die Mitteilung, dass dieser Urlaubsantrag zur Genehmigung vorliegt. Am Ende der Mail (hier inblauer Schrift) befindet sich die Verknüpfung (der Link) zu den Vorgesetzten-Funktionen des WebClients, wo derAntrag bearbeitet werden kann. Herr Müller müsste also nur auf diesen Link klicken, um direkt zur Bearbeitungdes Antrags zu kommen.

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Auswertungen per WebClient

Neben Erfassungs- und Bearbeitungsfunktionen bietet der Q1 WebClient auch Berichte(Auswertungen) an: Der Anwender kann sich durch einfachen Mausklick folgendeAuswertungen per Download verschaffen:

den persönlichen Zeitnachweis („Stempelkarte“)

die persönliche Jahres-Fehlzeiten-Übersicht(„Fehlzeitenkarte“)

den persönlichen Dienstplan („Dienstplankarte“)

den persönlichen Projekt-/Auftragszeiten-Nachweis („Stundennachweis“)

Per Download erhält der Mitarbeiter ein PDF-Dokument,das er – je nach Ausstattung seines Arbeitsplatzes oderseines Smartphones/Tablet-PCs – einsehen, speichern,per E-Mail versenden oder auch drucken kann.

Wenn ein Download nicht erforderlich ist, so besteht auchdie Möglichkeit, über Bildschirmansichten zu schnellenInformationen über eigene Zeitdaten zu kommen. Hierzukann sowohl die „Tagesansicht“ als auch eine Übersichtüber „Ungeklärte Fälle“ aufgerufen werden.

Um ein Dokument per Download zu erhalten, ruft der Mitarbeiter oder Vorgesetzte (s. Abb.) nach dem WebClient-Login die Seite „Auswertungen“ auf und klickt auf jenes Symbol, das für die gewünschte Auswertung steht.Vorgesetzte können je nach Rechtevergabe zuvor noch die Person auswählen, für die die gewünschteAuswertung erstellt werden soll.

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Q1 WebClient: Auswertungen (hier: Smartphone)


Die Tagesansicht bietet zu einem gewählten Tag einenvollständigen Überblick über vorliegende Stempelzeiten, dengeplanten Dienst, eingetragene Fehlgründe, gestellteAnträge und aufgeteilte Projektzeiten.

In der Tagesansicht des WebClient können Sie auch Anträgestellen und Projektzeiten buchen, ohne zuvor aktiv über dasMenü die entsprechende Seite öffnen zu müssen.

Die Tagesansicht zeigt hier, dass Mitarbeiter Müller am Freitag, den 21.09. einen Gleitzeitrahmen von 7:00 bis17:00 nutzen kann. Seine Kommt- und Gehtzeiten werden im Block „Stempelsätze“ ausgewiesen, eine Fehlzeitliegt am gewählten Tag nicht vor. Der untere Block „Aufteilungen“ zeigt, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter inwelchen Projekten ausgeführt hat. Der WebClient-Nutzer könnte mit einem einzigen Klick auf einen Button in deroberen Symbolleiste ein Formular aufrufen, mit dem er in Q1 einen Antrag stellt. Er könnte darüber hinausweitere Projektzeiten und Mengen (z. B. Kilometer) erfassen. Andere Tage lassen sich komfortabel über die Wahldes Datums aufrufen.

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Q1 WebClient: Tagesansicht (hier: Smartphone)


Die Seite „Ungeklärte Fälle“ zeigt eine Übersicht übersämtliche ungeklärten Abrechnungen, die der WebClient-Nutzer aufweist:

Da das Datum des Ungeklärten Falls mit dem Aufruf derTagesansicht verknüpft ist, kann sich der Mitarbeiterohne Umweg direkt über die Rahmendaten bzw. Gründeseines Ungeklärten Falls informieren. Ein Mausklick aufdas Datum genügt, und es öffnet sich die Tagesansicht.

Sollte eine fehlende Stempelung oder eine noch nichteingetragene Fehlzeit der Grund für den Ungeklärten Fallgewesen sein, so hat der Mitarbeiter die Möglichkeit,über einen Stempelsatz- oder Fehlplan-Antrag dasFehlende nachzureichen und so zur Klärung des Fallsbeizutragen.

Bei Bedarf kann Q1 den Mitarbeiter per E-Mail über dasVorhandensein Ungeklärter Fälle benachrichtigen. DieseE-Mail enthält dann einen Link zu der hier gezeigtenWebClient-Seite.

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Q1 WebClient: Ungeklärte Fälle (hier: Smartphone)


Projektzeiten / Aufteilung von Zeitdaten

Der Q1 WebClient stellt die Möglichkeit zur Verfügung,Projektzeiten zu buchen. Der Begriff „Projektzeiten“ stehthier für die grundlegende Möglichkeit, Arbeitszeiten zuerfassen, die zusammen mit einer Anfang- und Ende-Zeitbestimmten Kategorien (sog. Aufteilungsbegriffen) zuge-ordnet werden können, z. B. Kunden, Aufträgen,Tätigkeiten, Kostenstellen, Projekten, Maschinen etc. Die hochflexible Konfiguration des Q1 Moduls „Aufteilung“stellt sicher, dass Sie die Erfassungskategorien nachIhrem Bedarf definieren können. Sie selbst bestimmen,auf welche Begriffe Zeiten erfasst werden können undwelche davon im WebClient für die Erfassung zurVerfügung stehen. Wenn die konkreten Elemente einerKategorie (z. B. die konkreten Kunden, die einzelnenProjekte, die zu erfassenden Tätigkeiten) in einer anderenSQL-Datenbank bereits vorliegen, so kann Q1 dieseDaten u. U. importieren.

Außendienstmitarbeiter, die Zugang zum firmeneigenenIntranet haben, aber auch Mitarbeiter im Innendienstkönnen mit Hilfe der Seite „Projektzeiten“ ihre Zeitdatendirekt auf die vorgegebenen Kategorien buchen. BeiBedarf lassen sich diese Projektzeiten dann automatischals Stempelzeiten für den Mitarbeiter verwenden.

In diesem Beispiel hat Mitarbeiter Müller per 09.06 eine Auftragstätigkeit für den Kunden Hellersbach GmbHgebucht. Eine zweite Tätigkeit erfasst er gerade im entsprechenden Projektzeiten-Formular (rechts). DasSchnellsprungfeld führt ihn mit Hilfe der Volltextsuche nach Eingabe der ersten Buchstaben rasch zurgewünschten Auswahl. Beginn und Ende der Tätigkeit sind aus den Daten ebenfalls ersichtlich.

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Q1 WebClient: Projektzeit-Erfassung per Smartphone; hier: Auswahl eines Projekts aus einer Liste


Q1 ist in der Lage, Informationen aus diesen Projektzeitenweiterzuverwerten. So lassen sich z. B. Tätigkeiten inAbhängigkeit von der Uhrzeit (oder auch zeitunabhängig)mit eigenen entgeltrelevanten Lohnarten (Zuschlägen)oder Pauschalen bewerten, die an das Lohn-/ Gehalts-system übergeben werden können.

Projektzeiten, die im Q1 WebClient erfasst wurden, stehenunmittelbar im Q1 Programm „Abrechnung“ zur Verfü-gung. Eine eigens für diese Zeiten vorgesehene Info-Kartebietet dem Sachbearbeiter oder Vorgesetzten dieMöglichkeit, Zeiten über Q1 zu sichten, bei Bedarf zuergänzen oder zu korrigieren. So bleiben Personalzeitenund Projektzeiten in Q1 zusammen im Blick. Sie lassensich je nach Anforderung automatisch, aber auch manuellbewerten und auswerten.

Mit der Q1 Auswertung „Aufteilung“ können Sie die Daten aus den Projektzeiten detailliertnach allen Kategorien, die in der Projektzeitenerfassung von Bedeutung sind, auswerten,z. B. Stunden eines Projekts, einer Tätigkeit, einer Kostenstelle, eines Auftrags, einerAbteilung, eines Kunden, einer Maschine, eines Fahrzeugs etc.

Näheres hierzu erfahren Sie in diesem Dokument im Kapitel „Auswertungen“.

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Q1 WebClient: Erfassung einer Projektzeit (hier Smartphone)


Die vom Mitarbeiter im Q1 WebClient erfassten Projektzeiten sind sofort im Q1 Programm „Abrechnung“ sichtbar.Auf einer eigenen Info-Karte lassen sie sich bei Bedarf noch bearbeiten und ggf. ergänzen.

Zum einen können Projektzeitenzeitgenau (das heißt: mit Anfangs-und Endezeit) erfasst werden, zumanderen lassen sich gearbeiteteZeiten auch pauschal auf dievorgegebenen Kategorien auftei-len, indem Sie nur die AnzahlStunden auf das Projekt buchen.

Für diese Art der Aufteilung vonArbeitszeiten steht Ihnen imWebClient eine eigene Seite„Aufteilung“ zur Verfügung.

Ob auf Ihrem Smartphone/Tablet-PC oder auf dem Desktop: Sie buchen eine Anzahl vonStunden und Minuten auf ein Projekt, eine Kostenstelle, eine Tätigkeit etc. Q1 ermitteltdaraufhin den Rest der noch nicht aufgeteilten Stunden, die Sie wiederum zur weiterenAufteilung verwenden können.

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Q1 WebClient: Aufteilung von Arbeitszeiten (hier: Smartphone)


Die WebClient Seite „Aufteilung“ bietet in dieser Darstellung dem Vorgesetzten die Möglichkeit die Aufteilung derArbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu betrachten. Darüber hinaus lassen sich die einzelnen Aufteilungssätze –entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – bearbeiten und neue anlegen. Das obige Beispiel Zeigt, dassvon der erfassten Arbeitszeit der Mitarbeiterin Koch ein Teil auf diverse Projekte und Tätigkeiten aufgeteilt wurde.

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Dienstplan

Der Mitarbeiter kann den Q1 WebClientdazu nutzen, im Rahmen der Dienst-planung mitzuteilen, an welchem Tager welchen Dienst bevorzugt bzw.wann er gern einen freien Tag hätte.Um dabei seine vorhandenen Dienst-plandaten berücksichtigen zu können,steht ihm im WebClient eine Dienst-plan-Ansicht und eine Kalender-Ansichtzur Verfügung, wenn die Berechtigun-gen entsprechend gesetzt sind. In denBerechtigungen lässt sich überdiesfestlegen, welches Dienstplan-Layoutim WebClient zur Anwendung kommensoll. Sehen die Rechte vor, dass der WebClient-Nuter mehrere Layouts zur Auswahl hat, sobietet die Oberfläche auch die Auswahl des Dienstplan-Tableaus. Gleiches gilt für dieAbteilungen, auf die der Nutzer zugreifen darf.

Über die Dienste-Funktionen hinaus kann der Mitarbeiter auch pro Tag einen Kommentareintragen, der z. B. Vorgesetzten wichtige Informationen zur Verfügung stellt.

Die hier abgebildete Dienstplan-Seite zeigt die kalendarische Verteilung von Diensten einer (links) ausgewähltenAbteilung. Der Anwender wählt in der obersten Symbolleiste ein Datum, und Q1 zeigt ihm den zugehörigenPlanungszeitraum an. Im hier dargestellten Dienstplan sind innerhalb einer Mitarbeiter-Zeile unter den Dienstenauch die eingetragenen Fehlzeiten (z B. Krank, Urlaub) ausgewiesen.

Neben der Dienstplan-Ansicht erlaubt es auch die Kalenderansicht dem Mitarbeiter, die eigene Dienstverteilunginkl. Fehlzeiten zu sehen und – wenn die Berechtigungen es vorsehen – Wunschdienste einzutragen. DieFunktionen, die hier zur Verfügung stehen, sind über die Schaltflächen direkt oberhalb des Kalenders erreichbar.

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Q1 WebClient: Dienstplanung auf dem Smartphone


Wunschdienste werden automatisch auf der erstenveränderbaren Planungsstufe mit niedriger Prioritäteingetragen. Die Planungsstufen mit höherer Priorität(z. B. „Soll“ und „Ist“) geben dem Dienstplanenden dieMöglichkeit, die Wünsche des Mitarbeiters zu berücksich-tigen oder aufgrund betrieblicher Erfordernisse andereDienste zu vergeben. Wenn der Wunschdienst auch dergeplante Dienst sein soll, so braucht der Dienstplanendenicht tätig zu werden. Denn dieser Dienst wird von Q1 biszur höchsten Ebene „durchgereicht“, falls kein andererDienst auf einer Ebene mit höherer Priorität in derDienstplanung geplant wird.

Auch Vorgesetzte können den Kalender nutzen, um fürihre Mitarbeiter Dienste und Fehlzeiten einzutragen. Diesgilt wiederum sowohl für den mobilen als auch für denDesktop-WebClient.

Die Seite „Kalender“ bietet hier dem Vorgesetzten für eine ausgewählte Person den Blick auf die Dienstverteilungund die Fehlzeiten. Mit einen einzigen Mausklick wechselt der Betrachter auf eine andere Darstellung(Tageszelle), die ihm ggf. auch andere Daten zeigt.

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Q1 WebClient: Kalender-Ansicht (hier: Smartphone)


Aktuelle Personal-Belegung

Wer zur Zeit im Hause ist und wer sich außer Hausbefindet, zeigt Q1 nicht nur in der Q1 Anwendung (s. o.).

Auch der WebClient kann im Desktop-Browser und aufdem Smartphone/Tablet-PC den An- und Abwesenheits-status von Mitarbeitern ausweisen.

Wie in der Anwendung so informieren auch hier Symbolevor den Mitarbeiter-Namen über den An-/Abwesenheits-status: Anwesend, Abwesend (obwohl als anwesendgeplant), Dienstgang (nach Anwesenheit aktuell außerHaus), Fehlgrund (ganztägig außer Haus), Freizeit (zumaktuellen Zeitpunkt noch nicht bzw. nicht als anwesendgeplant), Pause.

Die Legende am Ende der Seite bietet die Erläuterung fürdie Symbole.

Die Bildschirmdarstellung lässt sich von Ihnen durch dieVorgabe einer Spalten-Anzahl modifizieren.

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Q1 WebClient: Aktuelle Belegung (hier Smartphone)


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Telefonbuchung

Neben dem klassischen Erfassungsterminal und dem Q1 WebClient bietet Q1 eine dritteVariante, mit der Sie Stempelungen vom Mitarbeiter erfassen lassen können: per Telefon. Auswärtige Mitarbeiter, die keinen WebClient-Zugang haben, rufen eine festgelegteTelefonnummer an, wenn sie ihren Dienst beginnen, eine andere, wenn Sie ihren Einsatzbeenden. Q1 erkennt anhand der Telefonnummer des Anrufenden, welcher Mitarbeiter die„Stempelung“ per Telefonbuchung vorgenommen hat. So wird die Telefonnummer desMitarbeiters gleichsam zum „Ausweis“ für die Zeitbuchung.

Je nach Anforderung lassen sich in den Q1 Stammdaten neben „Kommt“ und „Geht“ auchandere Buchungsmöglichkeiten einrichten: zum Beispiel „Dienstgang Anfang“ und„Dienstgang Ende“.

Die Bildschirmdarstellung zeigt, wie in der Q1-Konfiguration Telefonnummern für Zeitbuchungssätze hinterlegtwerden: je eine Telefonnummer für Anfang und Ende desselben Fehlgrundes (hier: der Fehlgründe„Anwesenheit“ und „Dienstgang“). Im Personalstamm des Mitarbeiters werden zusätzlich jene Telefonnummerneingetragen, mit denen der Mitarbeiter die hier angegebenen Nummern anrufen und sich in Q1 ausweisen darf.

Der Anruf des Mitarbeiters ist kostenfrei, da Q1 den Anruf nicht entgegen nimmt, sondernlediglich die Rufnummer des Anrufenden identifiziert.

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Stammdaten-Verwaltung

Stammdaten verwalten Sie in Q1 mit dem gleichnamigen Programm "Stammdaten". Dabeinutzen Sie in jedem Stammdatentyp dieselben Elemente der Oberfläche: ob bei derKonfiguration einer Auswertung oder bei der Einrichtung eines Personalstamms – dieStruktur und die Vorgehensweise bleiben immer gleich.

Der Nutzerfreundlichkeit und dem Komfort dienen z. B. folgende Merkmale und Instrumente:

Baumartige Organisation der Stammdaten und hierarchischer Aufbau der einzelnen Stammsätze

Wahl zwischen Neuanlage und Kopie von Stammsätzen

Direkter Sprung zu verknüpften Stammdaten sowie ein Referenz-Monitor, der Stammdaten-Verknüpfungen strukturiert darstellt

Alle Stammsätze können jeweils in einer eigenen Verzeichnisstruktur geordnet und organisiert werden

Undo- und Redo-Funktion (widerrufen, wiederherstellen)

Versionierung

Unterstützung bei der Eingabe durch einen Stammdaten-Monitor (Hinweise auf evtl. Fehler, Verweise auf andere Stammdaten, Visualisierung)

Nutzung freier Felder zur Information sowie zur Steuerung der Abrechnung

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Die Bearbeitung der Stammdaten erfolgt stets von links nach rechts: Zuerst wählen SieStammdatentypentyp (in der folgenden Bildschirmabbildung "Rollplan") aus, dann werdendie zu diesem Typ gehörenden Stammsätze in der Mitte gelistet (alphabetisch oder alsVerzeichnis-Hierarchie). Sobald Sie einen konkreten Stammsatz gewählt haben, erscheintdarunter sein Aufbau. In der rechten Hälfte findet die Bearbeitung des Stammsatzes statt.

Dieses Anwendungsfenster zeigt den Q1 Stammdatentyp „Rollplan“. Mit diesem legen Sie einen Basis-Rhythmusvon Diensten und freien Tagen fest. Ist dieser Rhythmus einmal aufgestellt, so schreibt er sich automatisch solange fort, bis er wieder geändert wird. Auf diese Weise verfügen Sie über eine automatisch rollierendeVorplanung von Diensten und arbeitsfreien Tagen im Jahr.

Durch Hinzuschaltung des Stammdatenmonitors (unterer Teil der rechten Bildschirmhälfte) wird die kalendarischeVerteilung der Dienste und freien Tage visualisiert. Die farbliche Kennzeichnung und die Textkürzel der Diensteverdeutlichen, welcher Tag im Jahr mit welchem Dienst (hier Früh- oder Spätdienst) automatisch vorgeplant ist.Die weiß markierten Tage stellen Tage dar, die als arbeitsfrei vorgesehen sind. Die roten und rosafarbenen Tagekennzeichnen Feiertage.

Der hier dargestellte Dienstrhythmus umfasst 14 Tage (2 Wochen). Nach seinem Ablauf beginnt er automatischwieder von vorn. In der Darstellung erkennen Sie einen Wechsel von Fettschrift und Normalschrift. Dort wo dieSchriftauszeichnung wechselt, beginnt der Rhythmus wieder von vorn. Der Basisrhythmus kann bei Bedarfkomfortabel zu einem vielwöchigen Rhythmus erweitert werden. Dies ist insbesondere bei der Aufstellung einesRollplans hilfreich mit einem Dienst-Rhythmus von mehreren Wochen mit jeweils rollierendem freien Tag (siehenächste Seite).

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Der Q1 Rollplan enthält einen Norm-Rhythmus von Diensten und freien Tagen. Dieser Norm-Rhythmus lässt sich mit wenigen Mausklicks zu einem mehrwöchigen Rhythmus ausbauenund als solcher nach Bedarf modifizieren: So können in diesem Rhythmus Tage markiertwerden, um sie dann als arbeitsfrei zu definieren oder ihnen einen, ja sogar mehrerespezielle Dienste pro Tag zuzuweisen. Bei Bedarf lassen sich pro Tag auch Sollstundenunabhängig von der Länge des Dienstes definieren oder ganze Tage im Voraus undregelmäßig zur regulären „Überstunden-Schicht“ erklären.

Die obige Darstellung zeigt Ihnen einen 10-wöchigen Dienst-Rhythmus. In ihm erkennen Sie jeweils ein freiesWochenende mit einem Abstand von 2 Wochen. In jenen Wochen, die unmittelbar auf das freie Wochenendefolgen (2., 4., 6., 8. Woche), wurden ebenfalls 2 freie Tage vorgesehen; diese liegen jedoch nicht an den TagenSamstag und Sonntag, sondern beginnen in Woche 2 mit Montag und Dienstag; in den darauf folgenden Wochensind sie jeweils um einen Tag Richtung Wochenende versetzt geplant. Der Rhythmus enthält hier also dienstfreieRolltage.

Der hier dargestellte Rhythmus wurde wie folgt aufgestellt: Grundlage war der 2-wöchige Basis-Rhythmus(„Regeleinträge“); dieser wurde zunächst einfach durch Erhöhung der Wochen-Anzahl vervielfältigt. In dem jetzt10-wöchigen Rhythmus wurden danach die gewünschten Rolltage markiert und als arbeitsfrei gekennzeichnet.Mit wenigen Handgriffen entstand auf diese Weise schnell und komfortabel ein vielwöchiger Rollplan, den Q1selbstständig fortschreibt. Die Dienstvorplanung ist damit automatisiert.

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Wie im Programm "Abrechnung" so haben Sie auch in der Stammdatenverwaltung die Wahlzwischen verschiedenen "Ansichten". Für jeden Anwendungszweck steht eine geeigneteSicht auf die Daten zur Verfügung. Mal stehen die Details eines konkreten Stammsatzes imVordergrund des Interesses, mal die Zusammenschau und der Überblick über mehrereStammsätze.

Diese Bildschirmdarstellung zeigt Stammdaten, die für die Dienstplanung relevant sind. Hier wird festgelegt, undzugleich visualisiert, welche Mitarbeiter-Qualifikationen (hier: Primärqualifikationen) für einen konkreten Zeitraum(Wochentag, Schicht) mit welcher Personalstärke in der ausgewählten Abteilung (hier: Chirurgie) vorhanden seinmüssen. Die rote Kennline zeigt die Mindestbesetzung, die blaue Linie signalisiert die Personalstärke, ab der eineÜberbesetzung geplant ist. In der Zeile „Schicht“ sehen Sie die Kürzel für Früh-, Spät- und Nachtschicht. DieBezeichnung des Anforderungsprofils, das für den jeweiligen Wochentag gilt, wird in der Zeile darunter mit Kürzelausgewiesen, z. B. „Mo 31.08.2015 = C1“. Indem Sie den Mauszeiger parallel zum Zeitstrahl (unten) bewegen,erkennen Sie sehr genau, um welche Uhrzeit eine Veränderung der Anforderung an Mitarbeiter-Qualifikationen.

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Berechtigungsmanagement

Ein bedeutsamer Bereich der Stammdatenverwaltung liegt in der Vergabe vonBerechtigungen für die Nutzung des Systems Q1. Immer dann, wenn die Organisation vonProzessen dazu führt, dass unterschiedliche Zuständigkeiten in der Personalverwaltung, derPersonalabrechnung oder der Dienstplanung bestehen, ergibt sich die Notwendigkeit, dieseZuständigkeiten in den Nutzungsrechten der Softwarefunktionen abzubilden.

Q1 bietet hierfür ein detailliertes Berechtigungsmanagement. Die einzelnen Berechtigungensind in einer Rolle definiert. Durch die Zuordnung einer Rolle (oder auch mehreren) erhält einQ1-Benutzer oder auch ein Mitarbeiter den Zugriff auf bestimmte Funktionen und Daten.

Daten und Funktionen können hinsichtlich der Berechtigungen getrennt konfiguriert werden.So lässt sich einerseits zum Beispiel der Kreis der Personen einschränken, auf die einAnwender mit seiner Q1-Anmeldung zugreifen kann, auf der anderen Seite individuellbestimmen, welche Funktionen und Programme diesem Anwender zur Bearbeitung oderBetrachtung des eingeschränkten Personenkreises zur Verfügung stehen. DieseBildschirmdarstellung zeigt das Berechtigungsmanagement in der Q1 Stammdatenverwal-tung: der Rolle "Chirurgie" werden Rechte zur Nutzung bestimmter Funktionen zugeteilt(Kennzeichnung: grünes Symbol = aktiviert), andere Funktionen bleiben gesperrt (rotesSymbol = deaktiviert). Das bei Bedarf mehrstufige Antragswesen, über das Mitarbeiter per Q1 WebClient papierlosAnträge (z. B. Urlaubsanträge) stellen können, nutzt die Rollen-Hierarchie, um Anträge anden Zuständigen weiterzuleiten.

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Protokollierung aller Änderungen

Welcher Q1-Benutzer hat wann welche Änderung in Q1 vollzogen? Diese Frage kann aufder Grundlage des Q1-Änderungsprotokolls beantwortet werden. Denn Q1 protokolliertvollständig sämtliche Modifikationen, die der Benutzer an Stammdaten und Bewegungsdatenvornimmt.

Benutzer, die in Q1 über das Recht verfügen, die Protokollierung von Änderungen anStammdaten bzw. Abrechnungsdaten einzusehen, erhalten Auskunft darüber, welche Datenzu welchem Zeitpunkt (Datum, Uhrzeit) von welchem Benutzer (inkl. Arbeitsplatz) neuangelegt, gelöscht oder modifiziert wurden.

Das Recht zur Einsichtnahme in das Änderungsprotokoll kann getrennt für Stammdaten- undBewegungsdaten-Protokollierung gewährt oder verwehrt werden. Es lässt sich zudem wiebei anderen Funktionen auf ausgewählte Daten beschränken.

Sämtliche Änderungsstufen werden in Q1 umfassend protokolliert. Dies eröffnet dieMöglichkeit, beliebige Stufen detailliert miteinander zu vergleichen.

Diese Bildschirmabbildung zeigt Änderungen im Personalstamm: Im Kopfteil des Bildschirmssind die drei Änderungsstufen gelistet; es wird gezeigt, zu welchem Zeitpunkt welcherBenutzer an welchem Arbeitsplatz eine Änderung vorgenommen hat. Nach der Aktivierungjener Stufen, die verglichen werden sollen (A und B), bekommt man den Inhalt derÄnderungen im Hauptteil des Bildschirms dargestellt.

Die linke Spalte des Hauptfensters zeigt die Struktur des Stammsatzes. Sobald eine Ebenedaraus ausgewählt ist, listet das Protokoll rechts davon die Felder der gewählten Ebene auf.Dabei lassen sich die Feldinhalte der Änderungsstufe A mit denen der Stufe B vergleichen.

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Die Farbgebung unterstützt diesen Vergleich: in blauer Schrift gekennzeichnete Datenwurden geändert, grüne Schrift markiert die neu angelegten Daten, die Schriftfarbe Rot zeigtgelöschte Daten.

Im obigen Beispiel wurden folglich bei der Person „Kiefer“ die Personalstammfelder für die Nutzung desWebClients geändert. Jene Felder, die Feldnamen und Feldinhalte in schwarzer Schrift zeigen, weisen imVergleich der beiden gewählten Änderungsstufen keine Modifizierung auf.

Die folgende Bildschirmabbildung zeigt das Protokoll von Änderungen, die im ProgrammAbrechnung bzw. in der Dienstplanung erfolgt sind. Hier handelt es sich also um modifizierteBewegungsdaten:

Der Bildschirmaufbau gleicht dem des Stammdatenprotokolls. Auch hier werden sämtlicheÄnderungsstufen gelistet, in unserem Beispiel drei. Sie lassen sich jeweils für einendetaillierten Vergleich mit einer anderen Stufe auswählen (A und B). Jede Änderungsstufegibt hier bereits eine zusammenfassende Antwort auf die Frage, in welchen BereichenÄnderungen auf dieser Stufe vorgenommen wurden. Dies verschafft dem Benutzer, derEinsicht in das Protokoll nimmt, bereits einen Überblick über die wesentlichen Modifikationenund ihre Abfolge.

Auf der ersten Änderungsstufe wurde für Mitarbeiterin „Schubert“ (s. erste Zeile der Abbildung) der Dienst vom22.01.2009 von „Frühdienst“ auf „Nachtdienst“ geändert. Ausgeführt wurde diese Änderung durch den Benutzer„Administrator“ am Arbeitsplatz „PC-108 / Station Chirurgie“.

Im zweiten Änderungsschritt trug wenig später der Benutzer „Neumann“ derselben Mitarbeiterin für die vierteKalenderwoche 2009 einen Fehlzeitraum „Krank“ ein. Dies erfolgte am Arbeitsplatz „PC-94 / Lohnbüro“.Hauptfenster: Durch die Eintragung der neuen Fehlzeit (grün = Neuanlage) hat sich die Fehlzeitenplanung bei derMitarbeiterin geändert (blau; siehe linke Spalte, Ebene “Fehlpläne“). Betroffen von der Neuanlage der Fehlzeitwaren die im Hauptfenster grün gekennzeichneten Felder.

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Auswertung der Zeitdaten

Das Interesse an Personalzeiten ist innerhalb und außerhalb eines Unternehmens vielfältig.Unternehmensintern sind Daten über Personalzeiten für die Steuerung betrieblicherProzesse und für sichere Entscheidungen des Managements relevant, Mitarbeiter schätzenInformationen über den Stand Ihrer Zeitkonten und über geleistete entgeltrelevanteArbeitszeiten, Schicht- und Dienstpläne müssen in geeigneter Form veröffentlicht unddokumentiert werden. Außerhalb des Unternehmens fordern Berufsgenossenschaft, Sozial-versicherung und amtliche Stellen Statistiken und Aufstellungen.

Damit alle berechtigten Anforderungen optimal erfüllt werden können, bietet Q1 eine Vielzahlunterschiedlichster und weitgehend konfigurierbarer Auswertungsmöglichkeiten: für dieEinzelperson genauso wie für Personengruppen, für beliebige Bereiche des Unternehmenswie für das gesamte Unternehmen, bei Bedarf sogar mandantenübergreifend.

In Q1 kann jede Auswertung in ein PDF-Dokument oder in eine Microsoft Excel®

Arbeitsmappe ausgegeben werden. Dies gibt Ihnen die Gelegenheit, den Inhalt derAuswertung vor dem Druck in Augenschein zu nehmen, die Auswertung digital zu speichernbzw. zu archivieren, sie elektronisch zu verschicken (z. B. per E-Mail) oder für eigeneBerechnungen und grafische Darstellungen zu verwenden. Beim Ausdruck selbst bleibenIhnen alle Möglichkeiten, die Ihnen das Betriebssystem, der PDF-Reader oder Excel zurVerfügung stellen: Selektion bestimmter Seiten, mehrere Exemplare, mehrere Seiten aufeinem Blatt, Wahl des Papierformats etc.

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Vor der Auswertung entscheiden Sie sich, welchen Zeitraum und welche Personen(gruppen)Sie auswerten wollen. Wenn nicht der spezifische Zweck der Auswertung anderes vorgibt, sohaben Sie die Wahl zwischen standardisierten Zeiträumen wie Jahr, Monat, Woche, Tag undfrei definierbaren Zeiträumen (von Datum bis Datum).

In der Personenauswahl stehen Ihnen die Einzelauswahl von Mitarbeitern sowie die Auswahlvon Verzeichnissen oder Abteilungen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie noch einenParameterfilter einsetzen. Dieser sorgt dafür, dass die Auswahl zusätzlich auf jene Personeneingeschränkt wird, deren Personalstamm den Filterkriterien entspricht.

Für die Aufbereitung des Druckbildes stehen Ihnen diverse Einstellungen zur Verfügung. Sokönnen Sie die Sortierung wählen, entscheiden, ob die Daten als einfache Liste ausgegebenwerden sollen oder nach Verzeichnissen/Abteilungen mit eigener Summenführung.

Haben Sie sich für die Berücksichtigung von Verzeichnissen entschieden, so haben Siezusätzlich die Möglichkeit, anzugeben, bis zu welcher Ebene der Verzeichnishierarchie, dieDaten im Einzelnen ausgewertet und dargestellt werden sollen.

Entsprechende Festlegungen können Sie auch für den Seitenvorschub wählen, damit abeiner bestimmten Ebene immer mit einer neuen Seite begonnen wird.

Schließlich haben Sie bei all jenen Auswertungen, die Stundenwerte darstellen, dieGelegenheit, über das Ausgabe-Format der Stunden- und Minutenwerte zu entscheiden: ZurWahl stehen Dezimalstunden (z. B. 14,50 Std.) und Stunden und Minuten (z. B. 14:30 Std.).Daten, die nach Microsoft Excel® übergeben werden, sind grundsätzlich in dezimalerSchreibweise gehalten.

Im Folgenden wird eine Auswahl der von Q1 zur Verfügung gestellten Auswertungenvorgestellt. Der kurzen Beschreibung folgt jeweils ein Originalausdruck der Auswertung.Aufgrund der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten kann es sich hierbei selbstverständlichnur um Beispiele handeln.

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Stempelkarte

Die Auswertung "Stempelkarte" bietet einen monatlichen Zeitnachweis für den einzelnenMitarbeiter. Sie enthält standardmäßig die folgenden Daten:

Zeitbuchungen ("Stempelzeiten") des Mitarbeiters Stand und Summen ausgewählter Zeitkonten inkl. Übertrag aus Vormonat Fehltage mit Angabe des Fehlgrundes Kennzeichnung von Feiertagen und Sonntagen Darstellung abgewiesener Abrechnungen mit Abweisungsgrund

Über die Konfiguration kann der Inhalt und zum Teil auch der Aufbau der Auswertung sehrdetailliert festgelegt werden: zum Beispiel:

Einbezug welcher Zeitkonten, Fehlgründe und Lohnarten, Zeitkonto-Umsätze/Kontostände, Zeiträume für die Summenführung (Woche/Monat), Ausweis automatisierter Abschlussbuchungen (Woche/Monat), Relevante Urlaubsdaten (Jahr): Anspruch, genommen, Rest Kommentare zur Tagesabrechnung, Legende u. a.

Je nach Verwendungszweck können unterschiedliche Modelle der Auswertung "Stempel-karte" angelegt werden.

Die folgende Seite zeigt Ihnen ein Beispiel für diese Auswertung.

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Stempelkarte April 2015Mandant : St. Anna Hospital, 02

Person : 02/10402 Schumacher, Katja

Stand : Mo 28.09.2015 16:07

Resturlaub 2014 3.00 Tg.

+ Anspruch Jahresurlaub 2015 30.00 Tg.

- genommen bis 30.04.2015 3.00 Tg.

- Urlaub geplant 2015 10.00 Tg.

= Resturlaub 2015 20.00 Tg.

Tag Stempelpaare Stempelpaare Stempelpaare Ist Soll V SaldoV RestUr Fm 35 SO 25 SA 20 NA 20

Übertrag aus Vormonat 16:03 33.00

Mi 01. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Do 02.

Fr 03. 13:48 22:00 * 7:30 0:00 7:30 0.00 7:30 1:00

Sa 04. 13:48 22:00 * 7:30 7:30 0:00 0.00 6:30 1:00

So 05. 13:48 22:00 * 7:30 0:00 7:30 0.00 7:30 1:00

Summe 2.Teil 14. KW 30:12 15:00 15:12 0.00 7:30 7:30 6:30 3:12

Mo 06. 22:00 n6:00 * 7:30 0:00 7:30 0.00 2:00 7:30

Di 07.

Mi 08. 21:48 n6:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 7:42

Do 09. 21:48 n6:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 7:42

Fr 10.

Sa 11.

So 12. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 7:42 0:12

Summe 15. KW 30:36 22:30 8:06 0.00 2:00 7:42 0:00 23:06

Mo 13. 5:48 10:02 * 10:07 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Di 14. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Mi 15. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Do 16.

Fr 17. 13:31 15:02 * 15:11 19:17 * 19:35 22:06 * 7:30 7:30 0:00 0.00 1:00

Sa 18. Der Zeitraum, den der Mitarbeiter nach Rahmenzeitende später geht, überschreitet den Grenzwert.

So 19. 13:48 22:00 * 7:30 7:30 0:00 0.00 7:30 1:00

Summe 16. KW 38:06 37:30 0:36 0.00 0:00 7:30 0:00 2:36

Mo 20. 1.00 Urlaub 7:30 7:30 0:00 -1.00

Di 21.

Mi 22. 1.00 Urlaub 7:30 7:30 0:00 -1.00

Do 23. 1.00 Urlaub 7:30 7:30 0:00 -1.00

Fr 24.

Sa 25.

So 26. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 7:42 0:12

Summe 17. KW 30:12 30:00 0:12 -3.00 0:00 7:42 0:00 0:12

Mo 27. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Di 28. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Mi 29. 5:48 14:00 * 7:42 7:30 0:12 0.00 0:12

Do 30.

Summe 1.Teil 18. KW 23:06 22:30 0:36 0.00 0:00 0:00 0:00 0:36

Summe April 152:12 127:30 24:42 -3.00 9:30 30:24 6:30 29:42

Kontostand incl. Do 30.04. 40:45 30.00

* Anwesend

Fm 35 Feiertag Zuschlag mFA 35%, Q410

Ist Ist

NA 20 Nacht Zuschlag 20%, Q200

RestUr Resturlaub

SA 20 Samstag Zuschlag 20%, Q500

SaldoV Saldo lt. Vertrag

SO 25 Sonntag Zuschlag 25%, Q300

Soll V Soll lt. Vertrag


Fehlzeitenkarte

Die aufgetretenen Fehlzeiten eines Mitarbeiters in der Jahresübersicht sind der Gegenstandder Q1 Auswertung "Fehlzeitenkarte". Je nach Auswahl bietet diese Auswertung imEinzelnen folgende Inhalte:

Jahreskalender mit Ausweis der Fehltage Tagesaufteilung der Fehlgründe (falls mehr als ein Fehlgrund am Tag) Statistik der Tage jedes Fehlgrundes mit Monats- und Jahressumme

Die farbliche Kennzeichnung der Fehlgründe fördert im Jahreskalender die Übersicht überdie Fehlgründe und ihre Zeiträume.

Darüber hinaus weist die Fehlzeitenkarte auf Wunsch detaillierte Daten zum Urlaubskontoaus:

Resturlaub (Vorjahr) Anspruch Tarifurlaub Anspruch Schwerbehinderten-Urlaub Anspruch sonstiger Urlaub genommener Urlaub bis Stichtag Stand des Resturlaubskontos per Stichtag geplanter Urlaub per Stichtag noch unverplanter Resturlaub des aktuellen Jahres

Die nächste Seite bietet Ihnen ein Beispiel für die Auswertung "Fehlzeitenkarte".

© QTime GmbH 2016 - 72 -

Fehlzeitenkarte 2015

Stand : Fr 09.10.2015 13:42 / Administrator / QTime GmbH Q1_2n82

Mandant : St. Anna Hospital, 01

Person : 01/10345 Arndt, Fritz

Resturlaub 2014 2.00 Tg.

+ Anspruch Jahresurlaub 2015 30.00 Tg.

- genommen bis 08.10.2015 22.00 Tg.

- Urlaub geplant 2015 0.00 Tg.

= Resturlaub 2015 10.00 Tg.

Jahresübersicht 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

JanuarFei

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

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*Sa

FebruarSo

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*Sa So

*

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*Sa So

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*Sa So

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*

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*Sa

MärzSo

*

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*

*Sa So

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uSa So

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uSa So

u Sa So

*

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April

*

*Fei Sa Fei Fei

*

*

* Sa So

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%%

*Sa So

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*

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*Sa So

*

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*

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MaiFei

*Sa So

*

*

%%

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*Sa So

*

*

*Fei

*Sa So

*

*

*

*

*Sa Fei Fei

*

*

*

*Sa So

Juni

*

*

*Fei

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

Juli

*

*

*Sa So

*

*

*

*

*Sa So

*

km

*

*

*Sa So

*

*

*

*

uSa So

*

*

*

*

AugustSa So

*

*

*

*Sa So

fo

fo

fo

fo

foSa So

*

*

*

*

*Sa So

*

*

km

*

*Sa So

*

September

*

*

*

uSa So

u

u

u

u

uSa So

u

u

u

u

uSa So

*

*

*

*Sa So

*

*

*

Oktober

*Fei So Sa So Sa So Sa So Sa

NovemberFei Sa So Sa So Sa So Sa So

Dezember Sa So Sa So Sa So Fei Fei So

Tagesaufteilung

16.04.2015

dg 0.46 Tg.

* 0.54 Tg.

23.04.2015

* 0.78 Tg.

ab 0.22 Tg.

06.05.2015

fo 0.75 Tg.

* 0.25 Tg.

Monatsstatistik * u dg ab fo km Summe

Januar 22.00 22.00

Februar 19.00 19.00

März 7.00 11.00 18.00

April 18.32 0.46 0.22 19.00

Mai 18.25 0.75 19.00

Juni 21.00 21.00

Juli 20.00 0.50 1.00 21.50

August 14.00 5.00 1.00 20.00

September 10.00 11.00 21.00

Oktober 1.00 1.00

November

Dezember

Summen 2015 150.57 22.50 0.46 0.22 5.75 2.00 181.50

Fehlgrundkürzel

%% mehrere Fehlgründe

* Anwesend

ab Arztbesuch

dg Dienstgang

fo Fortbildung

km Krank mit Lohn

u Urlaub


Fehlzeiträume

Welche Fehlzeiten sind im frei wählbaren Auswertungszeitraum bei einem ausgewähltenMitarbeiterkreis aufgetreten? – Diese Frage beantwortet die Auswertung „Fehlzeiträume“.Bei Sortierung „nach Fehlgründen“ werden unter jedem Fehlgrund die Fehlzeiträume derausgewählten Personen chronologisch gelistet. Wird die Liste „nach Personen“ aufbereitet,so werden unter der Person die jeweils bei ihr aufgetretenen Fehlzeiträume chronologischdargestellt.

Die Auswertung „Fehlzeiträume“ bietet pro Person die aufgetretenen Fehlzeiträume (vonDatum bis Datum, Fehlgrund), die Anzahl der vom jeweiligen Fehlzeitraum betroffenenKalendertage sowie die Zahl der davon effektiv in die Abrechnung eingegangenen Tage.

Sind nur bestimmte Fehlgründe von Interesse, so können diese vor der Auswertungselektiert werden. Für Fehlzeiträume, die über den zu definierenden Auswertungszeitraumhinaus gehen, lässt sich festlegen, ob der ursprüngliche (= vollständige) Fehlzeitraumausgewiesen wird oder davon nur jener Bereich, der im Auswertungszeitraum liegt.

© QTime GmbH 2016 - 74 -

Fehlzeiträume Dezember 2007 Sa 01.12.2007 - Mo 31.12.2007

Stand : Di 15.01.2008 18:29 / Administrator / QTime GmbH Q1_2c108

Ausgewählte Personenvon bis Kalender Tg. Effektive Tg. PersNr Name

fo Fortbildung

12.12.2007 - 13.12.2007 2.00 Tg. 2.00 Tg. 10494 Kiefer, Birgit

km Krank mit Lohn

05.12.2007 - 08.12.2007 4.00 Tg. 4.00 Tg. 10069 Baumann, Christiane

ku Kur

10.12.2007 - 31.12.2007 22.00 Tg. 14.00 Tg. 10499 Pfitzner, Eva

u Urlaub

01.12.2007 - 01.12.2007 1.00 Tg. 1.00 Tg. 10073 Schuster, Susanne

02.12.2007 - 02.12.2007 1.00 Tg. 1.00 Tg. 10402 Schumacher, Katja

10.12.2007 - 23.12.2007 14.00 Tg. 7.00 Tg. 10174 Wagner, Anke

14.12.2007 - 17.12.2007 4.00 Tg. 4.00 Tg. 10188 Niemann, Amelie

18.12.2007 - 18.12.2007 1.00 Tg. 0.50 Tg. 10402 Schumacher, Katja


21.12.2007 - 31.12.2007 11.00 Tg. 3.00 Tg. 10345 Arndt, Fritz

24.12.2007 - 30.12.2007 7.00 Tg. 4.00 Tg. 10174 Wagner, Anke



Dienstplan/Einsatzplan

Wie bereits oben (siehe "Dienstplanung") dargelegt, lässt sich das Planungstableau für dieunterschiedlichsten Auswertungen und Darstellungen konfigurieren: kalendarische Verteilungder Dienste und Schichten je Planungsstufe, Konto-Werte (Summen und Stände), Fehltage,Soll-Ist-Werte und Lohnarten.

Die Auswertung "Personal-Einsatz-Planung" greift auf die Einstellungen zurück, wie sie fürdie Modelle des Planungstableaus vorgenommen wurden, und verwendet sie 1:1 für diePDF-Ausgabe bzw. für die Übergabe nach Microsoft Excel®. Dies stellt sicher, dass derAusdruck optisch exakt dem am Bildschirm verwendeten Planungstableau-Modell entspricht.

Ein Hauptzweck des Tableaus ist es zweifellos, die kalendarische Verteilung der Dienste fürausgewählte Mitarbeiter zu planen und darzustellen. Im Folgenden wird daher dieAuswertung "Druck Personal-Einsatz-Planung" am Beispiel "Dienstplan" beschrieben.

Dienstplan für 1 Monat

Der auf der folgenden Seite dargestellte Dienstplan umfasst den Planungszeitraum einesgesamten Monats. Unterhalb der Kopfzeile, die über das gewählte Dienstplan-Modell undden Planungszeitraum Auskunft gibt, lesen Sie, welche Abteilung dieser Dienstplan betrifft.Die zugehörigen MitarbeiterInnen finden Sie in der ersten Spalte (links) mit Namen, zudem inBereiche aufgeteilt (Stammpersonal Tag, Stammpersonal Nacht, Schüler, Zusatzpersonal).

Spalte 2 ("Zeile") benennt den Inhalt der beiden Zeilen, die pro Mitarbeiter im kalendarischenBereich des Dienstplans dargestellt sind: Zeile 1 enthält das Kürzel des geplanten Dienstes(„amtliche“ Planungsebene „Soll"), Zeile 2 die abgerechneten Ist-Stunden.

Spalte 3 ("Anfang Saldo Vertrag") informiert in der ersten Zeile über den Anfangsstand desZeitkontos „Saldo lt. Vertrag“ zum Beginn des Monats.

Rechts davon beginnt der Planungskalender. Er stellt pro Tag und Mitarbeiter dar, welchenDienst die Planungsebene „Soll“ vorsieht (1. Zeile) und wie viele Ist-Stunden an diesem Tagzur Abrechnung kamen (2. Zeile). Freie Tage zeigen den dreifachen Trennstrich: " --- "). Diefarbliche Kennzeichnung der Dienste und Fehlgründe hilft bei der Orientierung.

Nach jeder Woche zeigt eine Kalenderwochen-Spalte ("KW"), wie sich Saldo- und Ist-Kontoin der zurückliegenden Woche entwickelt haben (Saldo-Stand, Ist-Umsatz).

Die letzte Spalte widmet sich zwei Zeitkonten, hier jedoch mit Blick auf den gesamten Monat:Zeile 1 zeigt den Stand des Saldo-Kontos, inklusive farblicher Kennzeichnung des Werte-bereichs. Zeile 2 weist die geleisteten Ist-Stunden aus. Im Fußteil der Diensteverteilungfinden Sie die Kontensummen für die aufgeführten Mitarbeiter der Abteilung. Darunter dieZusammenfassung bzgl. der Erfüllung des Qualifikationen-Profils, getrennt nach Schicht.Rote Zelle = "Unterbelegung", blaue Zelle = "Überbelegung", grüne Zelle = "Optimal-belegung".

Als letztes Element finden Sie in der Auswertung die Legende. Sie nennt für die verwendetenDienst-Kürzel die vorgesehenen Arbeitszeiten sowie die vollständige Dienst-Bezeichnung.

© QTime GmbH 2016 - 76 -

Stand : Do 05.02.2009 17:12 / Administrator / QTime GmbH Q1_2g5

System, Chirurgie Dezember 2007 Dezember

Anfang Sa So KW. 48 Mo Di Mi Do Fr Sa So KW. 49 Mo Di Mi Do Fr Sa So KW. 50 Mo Di Mi Do Fr Sa So KW. 51 Mo Di Mi Do Fr Sa So KW. 52 Mo Ende

Name / Kommentar Zeile

Saldo Vertrag1 2

Saldo Vertrag

Summe Ist3 4 5 6 7 8 9

Saldo Vertrag

Summe Ist10 11 12 13 14 15 16

Saldo Vertrag

Summe Ist17 18 19 20 21 22 23

Saldo Vertrag

Summe Ist24 25 26 27 28 29 30

Saldo Vertrag

Summe Ist31

Saldo Vertrag

Summe Ist

Stamm TagSchubert, Hildegard Soll -15,40 S1 S1 -15,40 S1 F1 S1 --- --- --- --- -15,40 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- -23,10 F1 S1 S1 --- --- --- --- -23,10 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 0,00 --- 0,00

Examiniert Ist-Std 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 46,20 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 161,70

Everest, Sabine Soll -15,40 --- --- -15,40 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- -23,10 --- --- S1 F1 F1 --- --- -23,10 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 -23,10 --- --- --- F1 --- --- --- -23,10 F1 -15,40

Examiniert Ist-Std 15,40 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 46,20 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 138,60

Fender, Kevin Soll -23,10 --- F1 -30,80 F1 F1 F1 F1 F1 --- --- -15,40 S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 -15,40 --- F1 F1 F1 F1 --- S1 0,00 S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 23,10 --- 23,10

Examiniert Ist-Std 7,70 46,20 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 192,50

Fischer, Claudia Soll 15,40 --- --- 15,40 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 15,40 S1 S1 N1 N1 --- --- --- 23,10 F1 F1 F1 F1 F1 --- --- 7,70 S1 --- --- S1 S1 --- --- 23,10 F1 30,80

Examiniert Ist-Std 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 7,70 30,80 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 154,00

Pfitzner, Eva Soll -30,80 F1 F1 -30,80 --- --- --- --- --- --- --- -53,90 ku ku ku ku ku ku ku -53,90 ku ku ku -53,90 F1 F1 F1 ku ku ku ku -30,80 -30,80

Examiniert Ist-Std 7,70 7,70 38,50 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 146,30

Koch, Rosa Soll -15,40 --- --- -15,40 S1 S1 --- S1 S1 --- S1 -30,80 F1 F1 F1 S1 S1 --- --- -15,40 S1 --- --- S1 S1 S1 S1 -30,80 --- --- --- --- F1 --- --- -30,80 S1 -23,10

Examiniert Ist-Std 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 7,70 7,70 7,70 130,90

Stamm NachtKiefer, Birgit Soll -23,10 N1 N1 -23,10 --- --- --- --- --- --- --- -23,10 N1 N1 fo fo N1 N1 N1 -23,10 --- --- --- --- --- --- --- -23,10 N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 0,00 --- 0,00

Examiniert Ist-Std 7,70 7,70 38,50 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 123,20

Vogel, Britta Soll 0,00 --- --- 0,00 N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 0,00 --- --- --- --- --- --- --- 0,00 N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 0,00 --- --- --- --- --- --- --- 0,00 N1 7,70

Examiniert Ist-Std 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 0,00 7,70 115,50

Wagner, Anke Soll -30,80 N1 N1 -30,80 --- F1 --- --- --- --- --- -23,10 u u u u u u u -23,10 -23,10 N1 N1 N1 u u u u 0,00 --- 0,00

Examiniert Ist-Std 7,70 7,70 30,80 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 0,00 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 130,90

SchülerSchwarz, Kerstin Soll 7,70 F1 F1 7,70 --- S1 S1 S1 --- --- --- 7,70 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 7,70 --- S1 S1 S1 --- --- --- 7,70 F1 F1 --- --- F1 F1 F1 15,40 --- 15,40

Schüler Ist-Std 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 154,00

Goldberg, Hanna Soll 7,70 S1 S1 7,70 --- F1 F1 F1 --- --- --- 7,70 S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 0,00 --- F1 F1 F1 --- --- --- 0,00 S1 S1 --- --- S1 S1 S1 7,70 --- 7,70

Schüler Ist-Std 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 46,20 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 38,50 146,30

ZusatzpersonalGellerich, Martina Soll 0,00 S1 S1 0,00 --- F1 F1 F1 --- --- --- 0,00 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- -7,70 --- F1 F1 F1 --- --- --- -7,70 F1 --- --- S1 S1 S1 --- -7,70 S1 0,00

Examiniert Ist-Std 7,70 7,70 53,90 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 7,70 46,20 7,70 7,70 7,70 23,10 7,70 7,70 7,70 7,70 30,80 7,70 146,30

Summen: -123,20 -130,90 -154,00 -154,00 -169,40 -23,10 15,40

431,20 331,10 500,50 338,80 415,80 1740,20

Schicht-StatiFrüh F 2 3 2 5 3 3 2 1 1 3 3 3 3 3 2 1 2 2 3 3 2 1 1 4 3 2 2 3 2 2 2

Spät S 2 2 3 3 3 3 2 1 1 3 3 3 3 3 2 1 2 3 3 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 2 2

Nacht N 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1

Dienstkürzel

F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

N1 21:48 - n6:00 Nachtdienst

S1 13:48 - 22:00 Spätdienst

Fehlgrundkürzel

fo Fortbildung

ku Kur

u Urlaub

Schichtstatus

1 zu wenig

2 ok

5 zu viel

Sonstige

Außergewöhnliche Eintragung

Abweichungen zum Arbeitszeitgesetz

Ist-Std Ist-Stunden

Saldo Vertrag Stand Saldo lt. Vertrag inkl. Abschluss

Soll Soll

Summe Ist Summe Ist inkl. Abschluss


Dienstplan für 6 Wochen

Die nebenstehende Darstellung des Dienstplans umfasst einen Auswertungszeitraum von6 Wochen.

Hier wurde eine Darstellung verwendet, die je Mitarbeiter zwei Planungszeilen und somitzwei Planungsstufen enthält: Rollplan (vertragliche Ebene) und Soll-Planung („amtlicher“Dienstplan). Der Dienstplan lässt eine klare Gliederung nach Abteilungsbereichen erkennen:Stammpersonal Tag, Stammpersonal Nacht, Schüler und Zusatzpersonal

Die grau hinterlegten Dienste des Zusatzpersonals weisen darauf hin, dass sie nicht in derausgewählten Abteilung geplant sind, sondern in einer anderen. Nur jene Dienste, die in dergewählten Abteilung angesetzt sind, tragen die Originalfarbe des Dienstkürzels. Damit wirdauf den ersten Blick deutlich, wann Mitarbeiter mit welchem Dienst in dieser Abteilung tätigsind, und wann sie in anderen Abteilungen welchen Dienst tun.

So lassen sich von vornherein Dienst-Konstellationen vermeiden, die gegen Vorgaben desArbeitszeitgesetzes verstoßen.

© QTime GmbH 2016 - 78 -

Stand : Do 05.02.2009 17:39 / Administrator / QTime GmbH Q1_2g5

System, Chirurgie Mo 03.12.2007 - So 13.01.2008Dezember Januar

Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So

Name / Kommentar Zeile 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Stamm TagSchubert, Hildegard JPlan --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1

Examiniert Soll S1 F1 --- --- F1 --- --- S1 F1

Everest, Sabine JPlan S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- ---

Examiniert Soll --- --- --- S1 F1 F1 F1 --- --- F1 --- F1 N1 N1 N1

Fender, Kevin JPlan --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1

Examiniert Soll F1 F1 F1 S1 ---

Fischer, Claudia JPlan F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 S1 S1 --- --- S1 --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 S1 S1 --- --- S1 --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 S1 S1 --- --- S1 --- ---

Examiniert Soll N1 N1 --- --- --- --- S1

Pfitzner, Eva JPlan --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1

Examiniert Soll --- --- --- ku ku ku ku ku ku ku ku ku ku ku ku ku ku ---

Koch, Rosa JPlan S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- F1 --- ---

Examiniert Soll --- --- F1 S1 S1 --- --- --- ---

Stamm NachtKiefer, Birgit JPlan --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1

Examiniert Soll fo fo

Vogel, Britta JPlan N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- ---

Examiniert Soll

Wagner, Anke JPlan --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1

Examiniert Soll F1 u u u u u u u u u u u

SchülerSchwarz, Kerstin JPlan --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1

Schüler Soll F1 --- ---

Goldberg, Hanna JPlan --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1

Schüler Soll --- ---

ZusatzpersonalGellerich, Martina JPlan --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1

Examiniert Soll --- F1 --- --- --- S1 F1 --- --- u u u u u

Dienstkürzel




Fehlgrundkürzel

fo Fortbildung

ku Kur

u Urlaub

Sonstige



JPlan lt. Jahresplan

Soll lt. Einsatzplan


EinsatzortDie Abbildung auf der folgenden Seite zeigt ebenfalls einen Dienstplan. Bei dieser Variantesteht die Beantwortung der Frage im Vordergrund, an welchem Einsatzort der Mitarbeitergeplant ist und welchen Dienst er dort versehen soll.

Wenn Mitarbeiter ihren Dienst also in unterschiedlichen Abteilungen versehen und derEinsatzort sowohl für Mitarbeiter als auch für Verantwortliche relevant ist, so bietet dieseAuswertung die notwendigen Informationen: je Mitarbeiter werden die geplanten Einsatzorte(Abteilungen) zeilenweise ausgewiesen und darin die kalendarische Verteilung der für diesenOrt geplanten Dienste (vgl. insbesondere die Personen „10015 Fender, Kevin“ und „10390Fischer, Claudia“).

Sämtliche Tableau-Modelle, die Sie für die Dienstplanung einmal erstellt haben, lassen sich1:1 für diese Auswertung „Einsatzort“ verwenden.

Das nebenstehende Modell zeigt die kalendarische Verteilung der Dienste und freien Tage je Mitarbeiter undEinsatzort. Am unteren Ende finden Sie wiederum die Legende: Dienst-Kürzel mit Arbeitszeit undDienstbezeichnung, Fehlgründe, Erklärung spezieller Markierungen innerhalb des Planungskalenders.

© QTime GmbH 2016 - 80 -

Einsatzort Dezember 2007 Sa 01.12.2007 - Mo 31.12.2007


Chirugie, A02Dezember

Name / Kommentar Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo

Abteilung Zeile 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Stamm Tag10256 Schubert, Hildegard

Chirugie, A02 Dienst S1 S1 S1 F1 S1 --- --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- F1 S1 S1 --- --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 ---

10576 Everest, Sabine

Chirugie, A02 Dienst --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- --- --- S1 F1 F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 F1 F1 --- --- --- F1 --- --- --- F1

10015 Fender, Kevin

Chirugie, A02 Dienst --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 S1 ---

Innere, A03 Dienst F1

10390 Fischer, Claudia

Chirugie, A02 Dienst --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 S1 S1 N1 N1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 --- --- S1 --- --- S1 S1 --- --- F1

Innere, A03 Zusatz F1

10499 Pfitzner, Eva

Chirugie, A02 Dienst F1 F1 --- --- --- --- --- --- --- ku ku ku ku ku ku ku --- ku ku ku --- --- --- F1 F1 F1 ku ku ku ku ---

10122 Koch, Rosa

Chirugie, A02 Dienst --- --- S1 S1 --- S1 S1 --- S1 F1 F1 F1 S1 S1 --- --- S1 --- --- S1 S1 S1 S1 --- --- --- --- F1 --- --- S1

Stamm Nacht10494 Kiefer, Birgit

Chirugie, A02 Dienst N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 fo fo N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 ---

10132 Vogel, Britta

Chirugie, A02 Dienst --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 N1 N1 N1 N1 --- --- --- --- --- --- --- N1

10174 Wagner, Anke

Chirugie, A02 Dienst N1 N1 --- F1 --- --- --- --- --- u u u u u u u --- --- --- --- --- --- --- N1 N1 N1 u u u u ---

Schüler10178 Schwarz, Kerstin

Chirugie, A02 Dienst F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 --- S1 S1 S1 --- --- --- F1 F1 --- --- F1 F1 F1 ---

10182 Goldberg, Hanna

Chirugie, A02 Dienst S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 --- --- S1 S1 S1 ---

Zusatzpersonal10164 Gellerich, Martina

Springer, Spr Dienst S1 S1 --- F1 F1 F1 --- --- --- S1 S1 S1 S1 S1 S1 --- --- F1 F1 F1 --- --- --- --- --- S1 S1 S1 ---

Chirugie, A02 Dienst F1 S1

Dienstkürzel




Fehlgrundkürzel

fo Fortbildung

ku Kur

u Urlaub

Sonstige



Dienst Normaler Dienst

Zusatz Zusätzlicher Dienst


AnforderungsplanInwieweit die geforderte Personalstärke je Qualifikation pro Schicht abgedeckt ist, darübergibt die Auswertung „Anforderungsplan“ Auskunft. Mit farbigen Kennlinien zeigt sie, wievieleMitarbeiter einer bestimmten Qualifikation zu welcher Zeit eingeplant sein müssen bzw. abwo, die Abteilung personell überbelegt wäre.

Die nebenstehende Auswertung zeigt genau dies. Die Überbelegungsgrenze als blaueKennlinie, die Mindestbelegung als rote Kennlinie; darüber hinaus werden die eingeplantenMitarbeiter mit Namen aufgeführt. Pro Schicht (F = Früh, S = Spät, N = Nacht) zeigt einschmaler farbiger Status-Balken „live“ an, wie es mit der personellen Abdeckung dergeforderten Qualifikationen im aktuellen Planungsmoment bestellt ist. Auch hier stehen dieFarben Grün für „ideal belegt“, Rot für „unterbelegt“, Blau für „überbelegt“ und Gelb warnendfür „gerade noch ausreichend belegt“.

Am Ende der Auswertung bietet ein Zeitstrahl die Orientierung, um welches Datum undwelche Uhrzeit es sich in den Zeilen darüber handelt.

Die Darstellung für den Auswertung bietet hinsichtlich der angezeigten Elemente dieselbenEinstellungsmöglichkeiten wie die Bildschirm-Ansicht. Sie können beliebig kombiniert bzw.ein- und ausgeschaltet werden:

Darzustellende Zeiträume: 1 Tag, 3 Tage, 1 / 2 / 3 / 4 Woche(n)

Kennlinien für: Maximalgrenze, Idealgrenze, Minimalgrenze, Ist

Farbige Balken für: - Status der Abdeckung der einzelnen Anforderung- Status der Abdeckung der einzelnen Schicht

Dienstplan-Elemente - Schicht-Kürzel- Primärqualifikationen- Sekundärqualifikationen- Namen der Mitarbeiter

Zeitstrahl

© QTime GmbH 2016 - 82 -

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DienstplankarteNicht immer wird der Dienstplan in vollem Umfang benötigt. Gerade dann, wenn Mitarbeiterspeziell für sich wissen wollen, an welchem Tag sie welchen Dienst zu leisten haben, bietetsich eine vereinfachte Darstellung des Dienstplanes an, die ausschließlich die Dienste einesMitarbeiters ausweist.

Dieser Anforderung wird die Auswertung „Dienstplankarte“ gerecht. Sie bietet diekalendarische Dienstfolge in klassischer Listendarstellung. Aufgrund der senkrechtenAnordnung des Kalendariums kann die Auswahl des Zeitraums beliebig viele Tageumfassen. Falls der Mitarbeiter seine Dienste in mehreren Abteilungen bzw. an mehrerenEinsatzorten verrichtet oder evtl. auch mit verschiedenen Qualifikationen, so lassen sichauch diese in Q1 geplanten Daten als eigene Spalten mit in die Dienstplankarte aufnehmen.

Die nebenstehende Beispielauswertung zeigt für den Monat Januar die Dienstfolge für die Mitarbeiterin MartinaGellerich. Wie den Kopfzeilen der Auswertung zu entnehmen ist, gehört sie zu den „Springern“, also zu jenenMitarbeiterInnen, die nach Bedarf in unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt werden. Ihre Stamm-Qualifikationist „Examinierte (Krankenschwester)“.

Am Donnerstag, den 03.01. sieht der Dienstplan für sie 2 Dienste vor: Frühdienst bis 14:00 Uhr und ab 16:00 UhrDienstbesprechung. Abweichend von Ihrer Stammabteilung hat sie am Freitag, den 04.01. in der Abteilung„Chirurgie“ einen Frühdienst zu leisten. Ab Mittwoch, dem 09.01 ist sie für 5 Tage mit Urlaub geplant, am 17. miteinem Tag Fortbildung. Nach ihren Spätdiensten zu Beginn der 4. Januarwoche sieht der Dienstplan ab 25.01.drei Tage Spätdienst kombiniert mit nächtlicher Rufbereitschaft für sie vor. Diese Rufbereitschaftszeit ist Teil ihresDienstes „SR“. Ein halber Tag Urlaub folgt am 29.01. Mitte (15.01.) und Ende (29./30.01.) Januar wurden ihrenormal geplanten Dienstzeiten abgeändert. Dies zeigt die kursiv gestellte rote Schrift. Der Grund für die Änderungam 30.01. geht aus der zugehörigen Kommentarzeile hervor: „Wegen Unterbesetzung im Nachtdienst“.

© QTime GmbH 2016 - 84 -

Dienstplankarte Di 01.01.2008 - Do 31.01.2008

Stand : Mo 02.06.2008 12:26 / Administrator / QTime GmbH Q1_2d0

Mandant : 02 St. Anna Hospital Abteilung : Spr Springer

Person : 10164 Gellerich, Martina Qualifikation : Exa Examiniert

Tag Dienst Abteilung Qualifikation

Di 01.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

Mi 02.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

Do 03.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

DF 16:00 - 17:30 Dienstbesprechung Frühdienst

Fr 04.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst A02 Chirugie

Sa 05.01.

So 06.01.

Mo 07.01.

Di 08.01.

Mi 09.01. u 1.00 Urlaub

Do 10.01. u 1.00 Urlaub

Fr 11.01. u 1.00 Urlaub

Sa 12.01. u 1.00 Urlaub

So 13.01. u 1.00 Urlaub

Mo 14.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst A02 Chirugie

Di 15.01. F1 5:48 - 15:00 Frühdienst

Mi 16.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

Do 17.01. fo 1.00 Fortbildung

Fr 18.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst A02 Chirugie

Sa 19.01.

So 20.01.

Mo 21.01. S1 13:48 - 22:00 Spätdienst

Di 22.01. S1 13:48 - 22:00 Spätdienst

Mi 23.01. S1 13:48 - 22:00 Spätdienst A02 Chirugie

Do 24.01. S1 13:48 - 22:00 Spätdienst A02 Chirugie

Fr 25.01. SR 13:48 - 22:00 Spätdienst mit Rufbereitschaft

R 22:00 - n6:00

Sa 26.01. SR 13:48 - 22:00 Spätdienst mit Rufbereitschaft

R 22:00 - n6:00

So 27.01. SR 13:48 - 22:00 Spätdienst mit Rufbereitschaft

R 22:00 - n6:00

Mo 28.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst A02 Chirugie

Di 29.01. u 0.50 Urlaub


Mi 30.01. F1 4:45 - 14:00 Frühdienst A03 Innere

wg. Unterbesetzung im Nachtdienst

Do 31.01. F1 5:48 - 14:00 Frühdienst

kursiv geänderte Zeiten

R Rufbereitschaft


Urlaubsplan

Der „Urlaubsplan“ bietet als PDF-Auswertung eine Ganzjahresübersicht eingetragenerFehlzeiträume für ausgewählte Mitarbeiter. Diese bietet die Möglichkeit, Kollisionen vonAbwesenheiten (z. B. Urlaub) zum Beispiel in einer Abteilung zu erkennen.

Die Fehlzeiten sind innerhalb des Kalendariums als Balken dargestellt und mit Farbe undBezeichnung des Fehlgrundes gekennzeichnet. Wird die Maus über einen der Balkenbewegt, erscheint ein Tooltip, in dem die Bezeichnung des Fehlgrundes sowie die Anfangs-und Enddaten des Fehlzeitraumes, und die Anzahl der effektiv betroffenen Arbeitstageangezeigt werden.

Ist für die Bildschirm-Ansicht ein Datenschutz-Filter aktiviert, so wirkt sich diese Einstellungauch auf die Auswertung aus, das heißt: es werden jene Fehlgründe, die dem Datenschutzunterliegen, neutralisiert als abwesend angezeigt, und die Bezeichnung des Fehlgrundeswird nicht dargestellt.

© QTime GmbH 2016 - 86 -

Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

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Urlaubsplan 2016

Stand : Do 18.02.2016 16:38 / Administrator / QTime GmbH Q1_2o29

St. Anna Hospital, Chirurgie

PersNr Name

Stamm Tag01/10576 Everest, Sabine

01/10256 Schubert, Hildegard

01/10015 Fender, Kevin

01/10390 Fischer, Claudia

01/10122 Koch, Rosa

01/10499 Pfitzner, Eva

Stamm Nacht01/10494 Kiefer, Birgit

01/10132 Vogel, Britta

01/10174 Wagner, Anke

Schüler01/10178 Schwarz, Kerstin

01/10182 Goldberg, Hanna

Fehlgrundkürzel

>< kein Fehlplan

bs Schule

fo Fortbildung

u Urlaub


Zeitkonten

Die Auswertung "Zeitkonten" bietet aufgrund ihrer Konfigurationsvielfalt reichhaltige Möglich-keiten für die Beantwortung von Fragen zu den Zeitdaten der Mitarbeiter, Mitarbeitergruppenund Unternehmensbereiche. Vielfältige Sortiermöglichkeiten und beinahe beliebige Inhalte(Zeitkonten, Fehlgründe, Lohnarten, Summen, Stände, Zwischensummen, Wertebereich-Kennzeichnungen) machen Sie zu einem höchst flexiblen Instrument. Auch für dieseAuswertung lassen sich beliebige Modelle anlegen und wieder verwenden.

Die folgenden beiden Beispiele können die Vielfalt der Möglichkeiten nur andeuten.

Zeitkonten: nach Werten sortierte Liste

Auf der Folgeseite finden Sie eine Zeitkonten-Auswertung, deren Charakteristik darinbesteht, dass sie nach einem bestimmten Kontowert absteigend sortiert ist: das betreffendeSortierkriterium ist der Kontostand des Saldo-Kontos zum Letzten des Auswertungsmonats.Die Mitarbeiter mit dem höchsten Kontostand stehen zuoberst, jene mit dem niedrigsten amEnde der Liste. Da für das Saldo-Konto "Ampelphasen" eingerichtet wurden, kann dieZeitkonto-Auswertung hier die Wertebereiche entsprechend den Ampelphasen farblichkennzeichnen. Sie sehen rote, gelbe und grüne Kennzeichen neben den positiven Werten.Auch die negativen Werte sind farblich gekennzeichnet.

Die Liste enthält für die ausgewählten Personen Werte folgender Zeitkonten: Ist- und Soll-Konto, dazu Saldo- und (Rest-)Urlaubskonto. Die beiden letzteren jeweils mit Anfangstand,Umsatz und Endstand für den gewählten Auswertungszeitraum. An die Konto-Spaltenschließen sich 5 Lohnarten-Spalten an, die die Stunden für den jeweiligen Zeitzuschlagausweisen: Feiertagszuschlag, Vorfeiertagszuschlag, Sonntagszuschlag, Samstagszu-schlag, Nachtzuschlag.

Sämtliche Stundenwerte sind dezimal dargestellt und am Ende der Liste je Spalte summiert.

In der Fußzeile informiert die Legende, für welche Bezeichnung, die oben verwendetenKürzel stehen.

© QTime GmbH 2016 - 88 -

Zeitkonten Dezember 2007 Sa 01.12.2007 - Mo 31.12.2007Ist Soll V SaldoV RestUr Fm 35 VF 35 SO 25 SA 20 NA 20

PersNr Name 1.12. Umsatz 31.12. 1.12. Umsatz 31.12.

Stand : Mi 16.01.2008 9:56 / Administrator / QTime GmbH Q1_2c108

Ausgewählte Personen10390 Fischer, Claudia 146,50 138,60 15,40 7,90 23,30 5.00 0.00 5.00 7,70 7,70 1,00 22,00

10015 Fender, Kevin 192,50 146,30 -23,10 46,20 23,10 6.00 0.00 6.00 15,40 7,70 30,80 13,40 17,00

10178 Schwarz, Kerstin 154,00 146,30 7,70 7,70 15,40 7.00 0.00 7.00 7,70 7,50 23,10 3,00 8,80

10039 Becker, Charlotte 146,30 146,30 7,70 0,00 7,70 4.00 0.00 4.00 15,40 7,70 7,70 13,40 14,20

10182 Goldberg, Hanna 146,30 146,30 7,70 0,00 7,70 3.00 0.00 3.00 7,70 7,70 15,40 20,10 14,20

10404 Otto, Frieda 154,00 146,30 0,00 7,70 7,70 3.00 0.00 3.00 5,50 2,20 22,00 2,00 54,60

10201 Schmidt, Hans 138,60 130,90 0,00 7,70 7,70 3.00 0.00 3.00 2,70

10076 Ulrich, Nina 146,30 138,60 0,00 7,70 7,70 2.00 0.00 2.00 7,70 7,70 24,20 46,10

10132 Vogel, Britta 115,50 107,80 0,00 7,70 7,70 1.00 0.00 1.00 5,50 2,20 15,40 115,50

10402 Schumacher, Katja 154,15 138,60 -15,40 15,55 0,15 5.00 -1.50 3.50 9,90 7,70 23,10 13,40 40,00

10123 Baumeister, Kurt 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 5.00 0.00 5.00

10117 Dewender, Michael 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 4.00 0.00 4.00

10164 Gellerich, Martina 146,30 146,30 0,00 0,00 0,00 3.00 0.00 3.00 15,20 7,70 20,10 13,40

10337 Hornbach, Mareike 146,30 146,30 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 7,70 2,00 8,60

10494 Kiefer, Birgit 123,20 100,10 -23,10 23,10 0,00 0.00 0.00 0.00 15,40 2,20 23,10 107,80

10401 Klein, Laura 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00

10050 Meier, Lukas 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 1.00 0.00 1.00

10222 Müller, Dominik 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 0.00 0.00 0.00

10163 Pfeiffer, Katharina 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 3.00 0.00 3.00

10520 Rosenbaum, Ina 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00

10256 Schubert, Hildegard 161,70 146,30 -15,40 15,40 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 15,40 8,70 9,00

10073 Schuster, Susanne 161,70 154,00 -7,70 7,70 0,00 1.00 -1.00 0.00 7,50 15,40 2,00 40,40

10040 Tiemeier, Pia 154,00 154,00 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 23,10 15,40 39,60

10232 Voss, Herbert 130,90 130,90 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00

10174 Wagner, Anke 130,90 100,10 -30,80 30,80 0,00 15.00 -11.00 4.00 15,40 2,20 7,70 38,70

10038 Zöllner, Birte 154,00 146,30 -7,70 7,70 0,00 1.00 0.00 1.00 7,70 23,10 20,10 42,80

10345 Arndt, Fritz 130,90 130,90 -2,55 0,00 -2,55 6.50 -3.00 3.50

10069 Baumann, Christiane 154,00 154,00 -7,70 0,00 -7,70 4.00 -5.00 -1.00 13,20 2,20 23,10 3,00 17,20

10188 Niemann, Amelie 161,70 154,00 -15,40 7,70 -7,70 0.00 -4.00 -4.00 7,50 15,40 15,40 24,80

10576 Everest, Sabine 138,60 138,60 -15,40 0,00 -15,40 1.00 0.00 1.00 7,50 7,70 7,70 13,20

10122 Koch, Rosa 130,90 138,60 -15,40 -7,70 -23,10 3.00 0.00 3.00 7,70 15,40 6,70 13,80

10499 Pfitzner, Eva 146,30 146,30 -30,80 0,00 -30,80 0.00 0.00 0.00 15,40 7,50 7,70 1,00 1,00

Summen: 4581,85 4389,00 -171,95 192,85 20,90 98.50 -25.50 73.00 180,40 147,80 361,90 171,10 702,70

Absteigend sortiert


Ist Ist


RestUr Resturlaub





VF 35 Hl.Abend/Silvester Zuschlag 35%, Q420


Zeitkonten: Aufschlüsselung nach Bereichen

In der Zeitkonten-Auswertung, die Sie auf der rechten Seite dargestellt sehen, hat sich derAnwender für eine Aufschlüsselung der gewählten Zeitkontenwerte nach Unternehmens-bereichen (z. B. Abteilungen) entschieden.

Wie in der Auswertung zuvor werden auch hier die einzelnen Mitarbeiter mit ihren Zeit-kontenwerten dargestellt. Die Unterschiede: In dieser Auswertung stehen die Zeitkonten-werte im Kontext des Unternehmensbereichs, dem die Mitarbeiter angehören. Für jedenBereich einzeln wird pro Zeitkontowert eine Summierung vorgenommen, so dass derBetrachter neben den Einzelwerten der Mitarbeiter auch die Summen ihrer Abteilung sieht.

Die Auswertung führt die Summen sowohl für den Einzelbereich als auch für den jeweilsübergeordneten Bereich. Für diesen werden die Summen der Unterbereiche addiert, bis hinzur Gesamtsumme für das Unternehmen.

Die einzelnen Bereiche werden mit ihren übergeordneten Bereichen zu Beginn jedesAuswertungsabschnitts genannt.

Basis für diese Aufschlüsselung ist der Verzeichnisbaum, den Sie selbst innerhalb derQ1 Stammdaten verwalten können.

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Zeitkonten Dezember 2007 Sa 01.12.2007 - Mo 31.12.2007Ist Soll V SaldoV RestUr Fm 35 VF 35 SO 25 SA 20 NA 20

PersNr Name 1.12. Umsatz 31.12. 1.12. Umsatz 31.12.

Stand : Mi 16.01.2008 9:54 / Administrator / QTime GmbH Q1_2c108

Chirugie / Stamm Tag10390 Fischer, Claudia 146,50 138,60 15,40 7,90 23,30 5.00 0.00 5.00 7,70 7,70 1,00 22,00

10015 Fender, Kevin 192,50 146,30 -23,10 46,20 23,10 6.00 0.00 6.00 15,40 7,70 30,80 13,40 17,00

10256 Schubert, Hildegard 161,70 146,30 -15,40 15,40 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 15,40 8,70 9,00

10576 Everest, Sabine 138,60 138,60 -15,40 0,00 -15,40 1.00 0.00 1.00 7,50 7,70 7,70 13,20

10122 Koch, Rosa 130,90 138,60 -15,40 -7,70 -23,10 3.00 0.00 3.00 7,70 15,40 6,70 13,80

10499 Pfitzner, Eva 146,30 146,30 -30,80 0,00 -30,80 0.00 0.00 0.00 15,40 7,50 7,70 1,00 1,00

Summen: 916,50 854,70 -84,70 61,80 -22,90 17.00 0.00 17.00 46,20 45,60 84,70 38,50 76,00

Chirugie / Stamm Nacht10132 Vogel, Britta 115,50 107,80 0,00 7,70 7,70 1.00 0.00 1.00 5,50 2,20 15,40 115,50

10494 Kiefer, Birgit 123,20 100,10 -23,10 23,10 0,00 0.00 0.00 0.00 15,40 2,20 23,10 107,80

10174 Wagner, Anke 130,90 100,10 -30,80 30,80 0,00 15.00 -11.00 4.00 15,40 2,20 7,70 38,70

Summen: 369,60 308,00 -53,90 61,60 7,70 16.00 -11.00 5.00 36,30 6,60 46,20 0,00 262,00

Chirugie / Schüler10178 Schwarz, Kerstin 154,00 146,30 7,70 7,70 15,40 7.00 0.00 7.00 7,70 7,50 23,10 3,00 8,80

10182 Goldberg, Hanna 146,30 146,30 7,70 0,00 7,70 3.00 0.00 3.00 7,70 7,70 15,40 20,10 14,20

Summen: 300,30 292,60 15,40 7,70 23,10 10.00 0.00 10.00 15,40 15,20 38,50 23,10 23,00

ChirugieStamm Tag 916,50 854,70 -84,70 61,80 -22,90 17.00 0.00 17.00 46,20 45,60 84,70 38,50 76,00

Stamm Nacht 369,60 308,00 -53,90 61,60 7,70 16.00 -11.00 5.00 36,30 6,60 46,20 0,00 262,00

Schüler 300,30 292,60 15,40 7,70 23,10 10.00 0.00 10.00 15,40 15,20 38,50 23,10 23,00

Summen 1586,40 1455,30 -123,20 131,10 7,90 43.00 -11.00 32.00 97,90 67,40 169,40 61,60 361,00

Innere / Stamm10076 Ulrich, Nina 146,30 138,60 0,00 7,70 7,70 2.00 0.00 2.00 7,70 7,70 24,20 46,10

10404 Otto, Frieda 154,00 146,30 0,00 7,70 7,70 3.00 0.00 3.00 5,50 2,20 22,00 2,00 54,60

10402 Schumacher, Katja 154,15 138,60 -15,40 15,55 0,15 5.00 -1.50 3.50 9,90 7,70 23,10 13,40 40,00

10040 Tiemeier, Pia 154,00 154,00 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 23,10 15,40 39,60

10038 Zöllner, Birte 154,00 146,30 -7,70 7,70 0,00 1.00 0.00 1.00 7,70 23,10 20,10 42,80

10073 Schuster, Susanne 161,70 154,00 -7,70 7,70 0,00 1.00 -1.00 0.00 7,50 15,40 2,00 40,40

10188 Niemann, Amelie 161,70 154,00 -15,40 7,70 -7,70 0.00 -4.00 -4.00 7,50 15,40 15,40 24,80

10069 Baumann, Christiane 154,00 154,00 -7,70 0,00 -7,70 4.00 -5.00 -1.00 13,20 2,20 23,10 3,00 17,20

Summen: 1239,85 1185,80 -53,90 54,05 0,15 18.00 -11.50 6.50 51,70 50,00 169,40 71,30 305,50

Innere / Schüler10039 Becker, Charlotte 146,30 146,30 7,70 0,00 7,70 4.00 0.00 4.00 15,40 7,70 7,70 13,40 14,20

10337 Hornbach, Mareike 146,30 146,30 0,00 0,00 0,00 2.00 0.00 2.00 15,40 7,50 7,70 2,00 8,60

Summen: 292,60 292,60 7,70 0,00 7,70 6.00 0.00 6.00 30,80 15,20 15,40 15,40 22,80

InnereStamm 1239,85 1185,80 -53,90 54,05 0,15 18.00 -11.50 6.50 51,70 50,00 169,40 71,30 305,50

Schüler 292,60 292,60 7,70 0,00 7,70 6.00 0.00 6.00 30,80 15,20 15,40 15,40 22,80

Summen 1532,45 1478,40 -46,20 54,05 7,85 24.00 -11.50 12.50 82,50 65,20 184,80 86,70 328,30

StammChirugie 1586,40 1455,30 -123,20 131,10 7,90 43.00 -11.00 32.00 97,90 67,40 169,40 61,60 361,00

Innere 1532,45 1478,40 -46,20 54,05 7,85 24.00 -11.50 12.50 82,50 65,20 184,80 86,70 328,30

Summen 3118,85 2933,70 -169,40 185,15 15,75 67.00 -22.50 44.50 180,40 132,60 354,20 148,30 689,30

Absteigend sortiert


Ist Ist


RestUr Resturlaub





VF 35 Hl.Abend/Silvester Zuschlag 35%, Q420


UrlaubskontenEine klassische Urlaubsliste mit allen Angaben zum Urlaubskonto begegnet Ihnen in derAuswertung "Urlaubskonten". Darin enthalten sind folgende Daten, die jeweils in einereigenen Spalte dargestellt werden:

Resturlaub aus dem Vorjahr

Anspruch Tarifurlaub für das aktuelle Jahr

Anspruch Schwerbehindertenurlaub (akt. Jahr)

Anspruch sonstiger Urlaub (akt. Jahr)

Genommener Urlaub inkl. Stichtag

Daraus saldierter Stand des Urlaubskontos per Stichtag

Geplanter Urlaub nach Stichtag (akt. Jahr)

Verfügbarer Resturlaub per 31.12 (akt. Jahr)

Urlaubskonten (alphabetische Liste)

Die nebenstehende Urlaubsliste enthält die oben genannten Werte und ist nach den Namender ausgewählten Mitarbeiter alphabetisch sortiert.

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Urlaubskonten 2015Anspruch Anspruch Anspruch genommen korri. Stand

PersNr Name

Rest

2014 Jahresurlaub Schwerbeh. sonstiger 15.01.2015 15.01.2015

geplant

2015

Rest

2015


Ausgewählte Personen10345 Arndt, Fritz 3.50 30.00 3.00 30.50 30.50

10069 Baumann, Christiane -1.00 30.00 29.00 29.00

10123 Baumeister, Kurt 5.00 30.00 35.00 35.00

10039 Becker, Charlotte 4.00 30.00 34.00 34.00

10117 Dewender, Michael 4.00 30.00 34.00 34.00

10576 Everest, Sabine 1.00 30.00 5.00 36.00 36.00

10015 Fender, Kevin 6.00 30.00 36.00 20.00 16.00

10390 Fischer, Claudia 5.00 30.00 35.00 35.00

10164 Gellerich, Martina 3.00 30.00 33.00 33.00

10182 Goldberg, Hanna 3.00 30.00 33.00 33.00

10337 Hornbach, Mareike 2.00 30.00 32.00 32.00

10494 Kiefer, Birgit 30.00 2.00 32.00 14.00 18.00

10401 Klein, Laura 2.00 30.00 32.00 32.00

10122 Koch, Rosa 3.00 30.00 33.00 33.00

10050 Meier, Lukas 1.00 30.00 31.00 31.00

10222 Müller, Dominik 30.00 30.00 20.00 10.00

10188 Niemann, Amelie -4.00 30.00 26.00 26.00

10404 Otto, Frieda 3.00 30.00 33.00 33.00

10163 Pfeiffer, Katharina 3.00 30.00 33.00 33.00

10499 Pfitzner, Eva 30.00 30.00 30.00

10520 Rosenbaum, Ina 2.00 30.00 5.00 37.00 37.00

10201 Schmidt, Hans 3.00 30.00 33.00 33.00

10256 Schubert, Hildegard 2.00 30.00 2.00 34.00 34.00

10402 Schumacher, Katja 3.50 30.00 33.50 20.00 13.50

10073 Schuster, Susanne 30.00 30.00 30.00

10178 Schwarz, Kerstin 7.00 30.00 37.00 37.00

10040 Tiemeier, Pia 2.00 30.00 32.00 32.00

10076 Ulrich, Nina 2.00 30.00 32.00 24.00 8.00

10132 Vogel, Britta 1.00 30.00 31.00 31.00

10232 Voss, Herbert 2.00 30.00 32.00 32.00

10174 Wagner, Anke 4.00 30.00 34.00 34.00

10038 Zöllner, Birte 1.00 30.00 31.00 31.00

Summen: 73.00 960.00 10.00 4.00 3.00 1044.00 98.00 946.00

StrickmannMobile

Typewriter

alle Werte in Dezimaltagen

StrickmannMobile

Typewriter

StrickmannMobile

Typewriter

StrickmannMobile

Typewriter


Urlaubskonten (Aufschlüsselung nach Bereichen)

Nach der alphabetisch sortierten Liste (siehe vorherige Seite) hier nun der Auszug aus einerUrlaubsliste, welche die Urlaubsdaten pro Unternehmensbereich und für das Gesamtunter-nehmen aufschlüsselt und summiert.

Basis für diese Aufschlüsselung ist der Verzeichnisbaum, den der Anwender in derPersonalstamm-Verwaltung eingerichtet hat.

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Urlaubskonten 2015Anspruch Anspruch Anspruch genommen korri. Stand

PersNr Name

Rest

2014 Schwerbeh. sonstiger 15.01.2015 15.01.2015

geplant

2015

Rest

2015

Chirugie / Stamm Tag10256 Schubert, Hildegard 2.00 30.00 2.00 34.00 34.00

10576 Everest, Sabine 1.00 30.00 5.00 36.00 36.00

10015 Fender, Kevin 6.00 30.00 36.00 20.00 16.00

10390 Fischer, Claudia 5.00 30.00 35.00 35.00

10499 Pfitzner, Eva 30.00 30.00 30.00

10122 Koch, Rosa 3.00 30.00 33.00 33.00

Summen: 17.00 180.00 5.00 2.00 0.00 204.00 20.00 184.00

Chirugie / Stamm Nacht10494 Kiefer, Birgit 30.00 2.00 32.00 14.00 18.00

10132 Vogel, Britta 1.00 30.00 31.00 31.00

10174 Wagner, Anke 4.00 30.00 34.00 34.00

Summen: 5.00 90.00 0.00 2.00 0.00 97.00 14.00 83.00

Chirugie / Schüler10178 Schwarz, Kerstin 7.00 30.00 37.00 37.00

10182 Goldberg, Hanna 3.00 30.00 33.00 33.00

Summen: 10.00 60.00 0.00 0.00 0.00 70.00 0.00 70.00

ChirugieStamm Tag 17.00 180.00 5.00 2.00 0.00 204.00 20.00 184.00

Stamm Nacht 5.00 90.00 0.00 2.00 0.00 97.00 14.00 83.00

Schüler 10.00 60.00 0.00 0.00 0.00 70.00 0.00 70.00

Summen 32.00 330.00 5.00 4.00 0.00 371.00 34.00 337.00

Innere / Stamm10188 Niemann, Amelie -4.00 30.00 26.00 26.00

10402 Schumacher, Katja 3.50 30.00 33.50 20.00 13.50

10076 Ulrich, Nina 2.00 30.00 32.00 24.00 8.00

10404 Otto, Frieda 3.00 30.00 33.00 33.00

10040 Tiemeier, Pia 2.00 30.00 32.00 32.00

10038 Zöllner, Birte 1.00 30.00 31.00 31.00

10073 Schuster, Susanne 30.00 30.00 30.00

10069 Baumann, Christiane -1.00 30.00 29.00 29.00

Summen: 6.50 240.00 0.00 0.00 0.00 246.50 44.00 202.50

Innere / Schüler10337 Hornbach, Mareike 2.00 30.00 32.00 32.00

10039 Becker, Charlotte 4.00 30.00 34.00 34.00

Summen: 6.00 60.00 0.00 0.00 0.00 66.00 0.00 66.00

InnereStamm 6.50 240.00 0.00 0.00 0.00 246.50 44.00 202.50

Schüler 6.00 60.00 0.00 0.00 0.00 66.00 0.00 66.00

Summen 12.50 300.00 0.00 0.00 0.00 312.50 44.00 268.50

StammChirugie 32.00 330.00 5.00 4.00 0.00 371.00 34.00 337.00

Innere 12.50 300.00 0.00 0.00 0.00 312.50 44.00 268.50

Summen 44.50 630.00 5.00 4.00 0.00 683.50 78.00 605.50

Jahresurlaub



Aufteilung

Die Q1 Auswertung „Aufteilung“ bietet die flexible Darstellung und Summierung erfassterProjektzeiten. Sie beantwortet die Frage, auf welche Kategorien der Projektzeitenerfassungsich die erfassten Arbeitszeiten verteilen („aufteilen“); zum Beispiel auf

● Projekt ● Auftrag ● Tätigkeit ● Kostenstelle ● Abteilung ● Arbeitsgruppe ● Maschine ● etc.

Ganz nach Ihrem Bedarf können Sie sämtliche Kategorien, die Sie für die Erfassung vonProjektzeiten angelegt haben, auswerten.

Die Summenführung erfolgt über alle von Ihnen für die Auswertung gewählten Kategorien,und zwar für jede einzelne Kategorie und insgesamt.

Diverse Filter stehen zur Verfügung, damit Sie exakt Ihre Fragestellung beantwortetbekommen. So lässt sich etwa eine Auswahl einzelner Projektzeit-Kategorien treffen oderfestlegen, welche Personen, Personengruppen oder Abteilungen mit ihren Projektzeiten inder Auswertung berücksichtigt werden sollen; zusätzlich können Sie die Auswertung nochauf spezielle Zeitdaten (Lohnart-Stunden, Fehlgrund-Tage, Zeitkonto-Umsätze) einschrän-ken, z. B. Stunden mit Zuschlägen, Fahr-/Reisezeiten, Home-Office-Stunden, Produktiv-zeiten etc.

Je nach Bedarf lassen Sie die Auswertung als sortierte Liste ausgeben oder die Daten nachBereichen gliedern, die jener Verzeichnisstruktur entsprechen, die Sie für die ausgesuchtenProjektzeitkategorien selbst festgelegt haben (z. B. Tätigkeiten: interne und externe;Projekte: Neukunden- und Bestandskunden-Projekte, interne Projekte; Abteilungen:Entwicklung, Lokalisierung, Test/Qualitätssicherung etc.)

Bei Bedarf lässt sich die Auswertung auch als Periodenvergleich vornehmen.

Das Ergebnis der Auswertung „Aufteilung“ sehen Sie in einem PDF-Dokument oderübergeben es nach Excel.

Aufteilung: sortierte ListeIn der nebenstehenden Liste dokumentiert die Q1 Auswertung „Aufteilung“ jene Stunden, dieim Rahmen bestimmter Tätigkeiten im Auswertungszeitraum geleistet wurden.

Die Tätigkeiten sehen Sie in der linken Spalte aufgeführt, rechts davon zu jeder Tätigkeit diePersonen mit ihren Stunden für diese Tätigkeit. Unterhalb der Personen finden Sie dieStundensumme, die auf die betreffende Tätigkeit entfallen ist.

Im Kopfteil der Auswertung informiert Q1, welche Auswahlfilter die Grundlage für diese Listebilden: hier wurden Personen und Lohnarten ausgewählt.

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Aufteilung Januar 2008 Di 01.01.2008 - Do 31.01.2008Filter: Personen / Lohnarten

Tätigkeit Person Std. Summe

Stand : Fr 04.04.2008 10:41 / Administrator / QTime GmbH Q1_2c151

Ausgewählte StammsätzeT103 Dokumentation 10345 Arndt, Fritz 15,40

10123 Baumeister, Kurt 15,40

10117 Dewender, Michael 4,00

10401 Klein, Laura 7,70

T103 Dokumentation Summe 42,50

T120 Hotline 10345 Arndt, Fritz 130,90

10123 Baumeister, Kurt 23,10

T120 Hotline Summe 154,00

T102 Implementierung 10117 Dewender, Michael 156,70


T102 Implementierung Summe 287,60

T104 Konzepterstellung 10117 Dewender, Michael 5,70


T104 Konzepterstellung Summe 13,40

T101 Projektbesprechnung 10123 Baumeister, Kurt 7,70

10117 Dewender, Michael 3,00


T101 Projektbesprechnung Summe 18,40

T160 Schulung 10123 Baumeister, Kurt 123,20


T160 Schulung Summe 138,60

Summe 654,50


Aufteilung: Gliederung nach BereichenDie Auswertung „Aufteilung“ bietet mit der folgenden Darstellung eine Gliederung der erstenProjektzeit-Kategorie nach Bereichen:

Ein Software-Unternehmen dokumentiert hier einen Teil seiner Projekte (Spalte 1). DieProjekte selbst sind im Gesamten nicht als fortlaufend sortierte Liste dargestellt, sondernnach Projektbereichen („Standardsoftware“, „Projektgeschäft“) gegliedert. Diese Bereichewurden in Q1 als Verzeichnisse angelegt, sie können von Ihnen frei verwaltet werden.

Die innerhalb dieser Projekte geleisteten Tätigkeiten werden in Spalte 2 aufgeführtzusammen mit den hierzu erfassten Stunden (Spalte 3). Für jedes Projekt wird dieStundensumme aller zugehörigen Tätigkeiten ausgewiesen (Spalte 4). Die Summenführungerfolgt also für jedes Projekt, darüber hinaus für jeden Projektbereich einzeln sowie am Endeder Auswertung für sämtliche Projektbereiche zusammen.

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Aufteilung Januar 2008 Di 01.01.2008 - Do 31.01.2008Filter: Personen / Lohnarten

Projekt Tätigkeit Std. Summe

Stand : Fr 04.04.2008 10:37 / Administrator / QTime GmbH Q1_2c151

StandardsoftwareRelaunch Internetauftritt T102 Implementierung 46,20

T104 Konzepterstellung 7,70

T101 Projektbesprechnung 7,70

Relaunch Internetauftritt Summe 61,60

Q1 Release 2d T103 Dokumentation 19,40

T120 Hotline 7,70

T102 Implementierung 164,40

T160 Schulung 107,80

Q1 Release 2d Summe 299,30

Q1 Wartung T120 Hotline 146,30

Q1 Wartung Summe 146,30

Summe 507,20

ProjektgeschäftIndividualsoftware Fa. Beta T103 Dokumentation 15,40


T104 Konzepterstellung 5,70


T160 Schulung 15,40

Individualsoftware Fa. Beta Summe 78,00

Web-Services Fa. Kallisto T103 Dokumentation 7,70



T160 Schulung 15,40

Web-Services Fa. Kallisto Summe 69,30

Summe 147,30

StammStandardsoftware 507,20

Projektgeschäft 147,30

Summen 654,50


Stundennachweis

Auch die Q1 Auswertung „Stundennachweis“ widmet sich erfassten Projektzeiten. Zusätzlichzeigt sie für den frei definierberen Auswertungszeitraum die Anfang- und Endezeitenaufteilter Projektzeiten. So behalten Sie den Überblick, zu welcher Tageszeit Arbeitszeitenauf Projekte, Kostenstellen, Tätigkeiten, Maschinen etc. entfallen sind.

Filterfunktionen erlauben Ihnen, aus der Fülle der Daten nur jene Bereiche auszuwerten, dieIhre Fragestellung beinhaltet.

In der optischen Darstellung lehnt sich diese Auswertung an die Q1 Auswertung„Stempelkarte“ an: Neben den Spalten, die Datum und Anfang-/Endezeiten enthalten, lassensich weitere Spalten frei bestimmen, die den von Ihnen angelegten Aufteilungsbegriffenentsprechen. Für diese können Sie auch die Summierung ein- und ausschalten.

Richten Sie jeweils ein Auswertungsmodell für eine konkrete Fragestellung ein. Auf dasgespeicherte Modell greifen Sie bei Bedarf jederzeit wieder zurück.

Das nachfolgende Beispiel bietet den Stundennachweis eines Dienstleistungsunternehmens:es zeigt für einen gewählten Kunden, welcher Mitarbeiter welche Tätigkeit(en) an welchemTag zu welcher Uhrzeit erbracht hat. Zugleich werden die geleisteten Stunden pro Tätigkeitsummiert; so lassen sich abrechenbare Zeiten („Auftrag“) und Inklusivstunden („Wartung“)auseinanderhalten, zugleich aber auch dokumentieren und z. B. im Projekt-Controllingnutzen.

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Stundennachweis Di 01.03.2011 - Di 19.04.2011Filter: Kunde

Stand : Do 14.07.2011 16:07 / Administrator / QTime GmbH Q1_2k71

17625 Müller GmbH & Co. KG

Person Tätigkeit Datum Kommentar von bis Ist

1109 Hinz, Michael T01 Auftrag 21.03.2011 Schulungsvorbereitung 9:49 10:12 0:23

Schulungsvorbereitung 10:17 10:54 0:37

22.03.2011 Schulung "Programmeinführung Q1" Tag 1 7:29 13:29 6:00

Schulung "Programmeinführung Q1" Tag 1 13:59 16:59 3:00


23.03.2011 Schulung "Programmeinführung Q1" Tag 2 7:41 13:41 6:00



24.03.2011 Nachbearbeitung Schulung 7:53 9:53 2:00

29.03.2011 Einrichtung Mehrstufiges Antragsverfahren inkl. Berechtigungen 12:31 14:02 1:31

Einrichtung Mehrstufiges Antragsverfahren inkl. Berechtigungen 14:24 17:07 2:43

06.04.2011 Lohnartenbesprechung, Vorlgagenbesprechung 7:33 8:03 0:30

18.04.2011 Tarifwerksentwicklung für gewerbliche Mitarbeiter 8:40 12:39 3:59

Tarifwerksentwicklung für gewerbliche Mitarbeiter 13:09 14:48 1:39

Tarifwerksentwicklung für gewerbliche Mitarbeiter 14:54 17:07 2:13

19.04.2011 Einrichtung des Tarifwerks auf dem Kundenserver. 8:01 13:18 5:17

Einrichtung des Tarifwerks auf dem Kundenserver. 13:48 15:47 1:59

Einrichtung des Tarifwerks auf dem Kundenserver. 15:52 17:17 1:25

Summen 46:04

T02 Wartung 30.03.2011 Unterstützung Personalstammdaten 12:52 13:27 0:35

Unterstützung Personalstammdaten 13:44 14:39 0:55

31.03.2011 Tel. Frau Sommer, QTime Fragen zur Anmeldung im Programm 9:40 10:00 0:20

Tel. Frau Sommer, Frage zu Tagesplänen und Anwesenheiten 10:15 10:30 0:15

01.04.2011 Tel. Herr Winter, Hilfe beim Login und Dienstplantableau 8:03 8:33 0:30

Tel. Frau Sommer, Hilfe mit Stempelsätzen, Fehlgründe im Pl-Werkzeug 10:10 10:55 0:45

04.04.2011 Tel. Frau Michel, Hilfe in Q1 Abrechnungsprogramm 8:09 10:39 2:30

05.04.2011 Tel. Frau Michel, Hilfe in Q1 Abrechnungsprogramm 8:23 9:23 1:00

07.04.2011 Tel. Frau Sommer, Hilfe bei Fehlgrund & Fehlplaneintragung 9:22 9:37 0:15

11.04.2011 Tel. Frau Sommer, Fragen zur Pausenabrechnung im Tagesplan 8:01 8:11 0:10

14.04.2011 Tel. Frau Michel, Fragen zur Pausenregelung 9:12 9:27 0:15

Summen 7:30

Summen 53:34

1102 Reich, Dirk T01 Auftrag 10.03.2011 Personaldaten importieren 11:06 12:02 0:56

Personaldaten importieren 12:05 13:10 1:05

Personaldaten importieren 13:30 14:29 0:59

11.03.2011 Personaldatenimport 9:20 10:16 0:56

Personaldatenimport 10:21 11:29 1:08



Summen 7:00

Summen 7:00

Gesamtsummen 60:34

Ist Ist-Stunden


Abgewiesene Abrechnungen / Arbeitszeitgesetz

Nicht immer ist Q1 in der Lage, die Stempelungen eines Tages ohne Nachfrageabzurechnen. Wenn etwa Stempelungen fehlen oder sie in der Abfolge nicht sinnvollerscheinen, oder wenn der Mitarbeiter mit seinen Stempelzeiten den vorgesehenen Rahmenverletzt hat (Kernzeit, Rahmenzeit), wird der Tag dieses Mitarbeiters erst einmal nichtabgerechnet, um die Gelegenheit zu schaffen, Korrekturen oder Ergänzungen einzubringen,bzw. Entscheidungen zu treffen (z. B. Mehr- oder Überstunden zu genehmigen).

Erst nach einem solchen manuellen Eingriff werden die Zeiten auf der Grundlage der neuenVorgaben abgerechnet. Bis dahin sammeln sich die vorläufig abgewiesenen Abrechnungenauf einer Art Agenda. Mit Q1 können darüber hinaus auch vollzogene Abrechnungen aufdiese Agenda setzen lassen für den Fall, dass es zur Buchung bestimmter Zeitdaten (z. B.spezieller Lohnarten) gekommen ist. So können Tagesabrechnungen noch einmal speziellauf diese Zeitdaten hin gesichtet und bei Bedarf manuell bearbeitet werden.

Diese kann im Q1 Programm „Abrechnung“ zur Abarbeitung oder Sichtung aufgerufenwerden: „Ungeklärte Fälle“. Der Anwender wird bei der Abarbeitung der Fälle von Q1 intensivunterstützt: So er kann sich die Fälle nach Person, nach Datum, nach Art des UngeklärtenFalls und in Kombination dieser Kriterien listen lassen. Zudem stellt Q1 abhängig von der Artdes Ungeklärten Falls Standard-Lösungen zur Auswahl, so dass die Bereinigung oft nureinen Klick weit entfernt ist.

Damit die Agenda der abgewiesenen Abrechnungen bei Bedarf auch „schwarz auf weiß“ zurKlärung an den Zuständigen weitergereicht werden kann, lassen sich die „Ungeklärten Fälle“auswerten. Wie in Q1 üblich, kann diese Auswertung pro Abteilung, als Gesamtliste oderIndividualliste erfolgen.

Neben den Ungeklärten Fällen lassen sich bei Bedarf auch Verstöße gegen die Vorgabendes Arbeitszeitgesetzes in die Auswertung aufnehmen. So können auch Überschreitungender maximalen Arbeitszeit oder Unterschreitung der minimalen Ruhezeit ausgewiesenwerden.

Als Ausgabeziel wählen Sie wie in allen Q1 Auswertungen „PDF“ oder „Excel“.

Die Auswertung auf der nächsten Seite „Ungeklärte Fälle & Arbeitszeitgesetz“ zeigt für zwei Abteilungen bzw.Stationen eines Krankenhauses (Chirurgie, Innere) eine Übersicht aller abgewiesenen Abrechnungen undAbweichungen vom Arbeitszeitgesetz. Diese sind hier nach Mitarbeiter geordnet und beim einzelnen Mitarbeiternach Datum sortiert.

Um z. B. dem Vorgesetzten eine Orientierung bzgl. der vorgegebenen und geleisteten Arbeitszeiten zu geben,enthält die Liste die „Rahmenzeit“, in der der Mitarbeiter sich nach Plan bewegen durfte, die geplanteNormarbeitszeit („Arbeitszeiten“) sowie die tatsächlichen „Stempelzeiten“. Unter „Hinweis“ ist in Klartext notiert,um welche Unregelmäßigkeit es sich handelt. Die letzte Spalte bietet schließlich die Möglichkeit, eine Bemerkungzu jedem Fall einzutragen bzw. die Freigabe für die Unregelmäßigkeit zu erteilen.

Die Auswertung beginnt mit einer Abweichung vom Arbeitszeitgesetz: Mitarbeiterin „Everest, Sabine“ hat am07.01. die Mindestruhezeit von 11 Stunden unterschritten; Q1 konnte nur 7:48 Std. Ruhezeit feststellen.

Es folgt bei derselben Mitarbeiterin am 10.01. ein Ungeklärter Fall: Obwohl dienstfrei geplant war, liegen andiesem Tag Stempelungen vor. Bereinigung: Sobald in Q1 nachträglich entschieden wird, dass der 10.01. für Siedoch ein Arbeitstag war (weil sie vielleicht für eine erkrankte Kollegin einen Dienst übernahm), ist dieserUngeklärte Fall gelöst und taucht in der Agenda nicht mehr auf.

© QTime GmbH 2016 - 102 -

Ungekl. Fälle & Arbeitszeitgesetz Januar 2008 Di 01.01.2008 - Do 31.01.2008


Chirugie, A02Datum Rahmenzeiten Arbeitszeiten Stempelzeiten Hinweis Bemerkung/Freigabe:

10576 Everest, Sabine

07.01.2008 5:48 - 14:00 5:48 - 14:00 5:48 * 14:00 * Der Mitarbeiter hat nur 7:48 Std Ruhezeit, obwohl

11 Std vorgeschrieben sind.

10.01.2008 5:48 - 14:00 5:48 - 14:00 6:49 * Es liegen Stempelsätze vor, obwohl der Mitarbeiter

laut Planung frei hat.

15.01.2008 7:00 - 17:00 8:00 - 16:12 Der Mitarbeiter hat nur 10 Std Ruhezeit, obwohl 11

Std vorgeschrieben sind.

10390 Fischer, Claudia

10.01.2008 13:48 - 22:00 13:48 - 22:00 14:00 * 22:00 * Es liegen Stempelsätze vor, obwohl der Mitarbeiter


10122 Koch, Rosa

07.01.2008 5:48 - 14:00 5:48 - 14:00 5:55 * Die Geht-Stempelung fehlt.

08.01.2008 5:48 - 14:00 5:48 - 14:00 5:48 * 14:00 * Der Mitarbeiter hat nur 7:48 Std Ruhezeit, obwohl

11 Std vorgeschrieben sind.





10132 Vogel, Britta



Innere, A03Datum Rahmenzeiten Arbeitszeiten Stempelzeiten Hinweis Bemerkung/Freigabe:

10188 Niemann, Amelie



10076 Ulrich, Nina




Zutrittskontrolle/Zutrittsprotokoll

Das Q1 Modul „Zutrittskontrolle“ bietet eine komfortable Organisation und Anwendung vonZutrittsrechten: Sie steuern hiermit den Zutritt zu ausgewählten Räumlichkeiten. Insogenannten „Raum-Zeit-Profilen“ legen Sie fest, an welchen Wochentagen welche Türen zuwelchen Uhrzeiten mit ausgegebenen Ausweisen geöffnet werden können. Sonder-regelungen lassen sich zusätzlich einrichten, etwa für Feiertage oder besondere Anlässe.Durch die Zuordnung eines solchen Raum-Zeit-Profils im Personalstamm erhält derMitarbeiter seine Zutrittsberechtigungen.

Auch Personen, die nicht zum Mitarbeiter-Stamm Ihres Hauses gehören, aber dennochZutritt zu bestimmten Räumen erhalten sollen (z. B. Reinigungspersonal), können in der Q1Zutrittskontrolle verwaltet werden. Als sogenannte „Fremdpersonen“ erhalten diese einenspeziellen Zugangsausweis und ebenfalls ein „Raum-Zeit-Profil“.

Die elektronisch gesteuerte Türöffnung kann sowohl über speziell hierfür installierteLesegeräte erfolgen als auch in Kombination mit der Stempelung zur Zeiterfassung.

Aus Sicherheitsgründen protokolliert Q1 die Vorgänge und Statusmeldungen innerhalb derZutrittskontrolle und stellt dieses Protokoll den dafür berechtigten Personen zur Verfügung.

Dieses "Zutrittsprotokoll" kann sowohl als Bildschirm-Auswertung als auch als Druckausgegeben werden. Um bei Bedarf nicht sämtliche Informationen dargestellt zu bekommen,sondern nur spezielle Sachverhalte, stehen detaillierte Filterfunktionen zur Verfügung: vonder Definition des Auswertungszeitraums über die Auswahl von Ausweis-Lesegeräten(„Leser“), die für die Türöffnung sorgen, bis hin zur Auswahl des Personenkreises und derArt der Statusmeldung gehen die Selektionsmöglichkeiten.

Der folgende Ausdruck bildet exemplarisch ab, welche Informationen das Zutrittsprotokollenthält.

Zur Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen bzw. Vereinbarungen lässt sich in derQ1 Konfiguration festlegen, wie lang die Daten des Zutrittsprotokolls maximal gespeichertwerden.

© QTime GmbH 2016 - 104 -

Zutrittsprotokoll

Von-Datum: 15.01.2008 Leser: alle Leser FremdPerson: ungefüllt

Von-Zeit: 6:00 Personen: alle Ausweise: ja

Bis-Datum: 15.01.2008 Person: ungefüllt Status: alle

Bis-Zeit: 11:00 FremdPersonen: alle

Datum Zeit Leser Nummer Name / Ausweis Status

15.01.2008 6:57:01 Parkhaus, 500011 10201 Schmidt, Hans Tür wurde geöffnet

15.01.2008 6:59:04 Parkhaus, 500011 10345 Arndt, Fritz Tür wurde geöffnet

15.01.2008 7:04:08 Parkhaus, 500011 10390 Fischer, Claudia Tür wurde geöffnet

15.01.2008 7:07:19 Parkhaus, 500011 555 Zeitdaten-Ausweis Karte nicht zugelassen

15.01.2008 7:12:48 EDV Serverraum, 500012 10201 Schmidt, Hans Tür wurde geöffnet

15.01.2008 7:22:23 Labor, 500013 10345 Arndt, Fritz Tür-Offen-Zeit überschritten

15.01.2008 7:37:00 Parkhaus, 500011 10494 Kiefer, Birgit Tür wurde geöffnet

15.01.2008 8:00:02 Parkhaus, 500011 10182 Goldberg, Hanna Karte nicht zugelassen

15.01.2008 8:00:04 Parkhaus, 500011 10182 Goldberg, Hanna Karte nicht zugelassen

15.01.2008 8:15:23 EDV Serverraum, 500012 10201 Schmidt, Hans Tür wurde nicht geöffnet

15.01.2008 9:02:45 EDV Serverraum, 500012 10201 Schmidt, Hans Tür wurde geöffnet

15.01.2008 9:16:10 Parkhaus, 500011 10499 Pfitzner, Eva Tür wurde geöffnet

15.01.2008 10:12:34 Labor, 500013 10345 Arndt, Fritz Tür wurde geöffnet


Stammdaten

Die von Ihnen oder systemseitig eingerichteten Stammdaten lassen sich auch auswerten.

In der Zusammenstellung der auszuwertenden Stammdaten sind Sie weitgehend frei:Wählen Sie zunächst den gewünschten Stammdatentyp (z. B. Personalstamm) aus. Aus derFelderliste, die zu diesem Stammdatentyp gehört, aktivieren Sie dann einfach die benötigtenFelder und legen bei Bedarf noch das Sortierkriterium sowie die Reihenfolge der Felder(Spalten) fest.

Die so vorgenommenen Einstellungen lassen sich unter einem frei wählbaren Namen alsModell speichern (z. B. „Ausweisliste“, „Kostenstellenliste“). Es steht Ihnen unter diesemNamen dann jederzeit wieder für den Stammdaten-Druck zur Verfügung.

Q1 bietet über den Druck des ausgewählten Stammdatentyps hinaus noch die Möglichkeit,zusätzlich jene Stammdaten in die Auswertung aufzunehmen, die mit diesemStammdatensatz verknüpft sind. Hintergrund: Bei der Anlage des Personalstamms wurdedem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugewiesen, dem jedoch ein eigener Stammdatentypzugrunde liegt. Durch diese Zuweisung von Mitarbeiter und Arbeitszeitmodell wurden zweiStammdatentypen miteinander verknüpft.

Durch die Möglichkeit, auch verknüpfte Stammdaten in die Auswertung einzubeziehen, lässtsich z. B. darstellen, welche Mitarbeiter (Stammdatentyp „Personalstamm“) aufgrund ihresArbeitszeitmodells (Stammdatentyp „Rollplan“) welche Normarbeitszeit und Pausenzeit-räume (Stammdatentyp „Tagesplan“) haben.

Wie alle Auswertungen, so lassen sich auch ausgewertete Stammdaten sowohl in ein PDFausgeben, als auch nach Microsoft Excel®.

Die folgenden Beispiele zeigen zwei Auswertungen, die auf Modellen beruhen, wie sie in derPraxis häufiger benötigt werden:

● Ausweisliste● Zutrittsberechtigungen

© QTime GmbH 2016 - 106 -


Beispiel: Ausweisliste

Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft das Ergebnis der Auswertung „Stammdaten“ mitdem Modell „Ausweisliste“:

Dem Auswertungsmodell liegt folgende Auswahl zugrunde: Stammdatentyp „Personalstamm“, daraus die Felder„Personalnummer“, „Name/Vorname“, „Ausweisnummer“ und „Ausweisart“. Als Sortierkriterium wurde dieAusweisnummer festgelegt.

Der Anwender hat als Ausgabeziel der Auswertung „Excel“ gewählt, so dass die Daten in eine Excel-Arbeitsmappe ausgegeben wurden.

© QTime GmbH 2016 - 107 -


Beispiel: Zutrittsberechtigungen

Wer die Q1 Zutrittskontrolle einsetzt, um Räumlichkeiten vor unberechtigtem Zutritt zuschützen, wird zuweilen eine Übersicht benötigen, aus der hervorgeht, welche Personenberechtigt sind, die in die Zutrittsregelung einbezogenen Türen, Schranken, Drehkreuze etc.mit dem Ausweis zu öffnen.

Für die Auswertung „Stammdaten“ lässt sich ein Modell zusammenstellen, das diegewünschten Informationen übersichtlich zu Papier oder in eine Excel-Arbeitsmappe bringt.

Dieses Modell greift auf die Möglichkeit zurück, neben spezifischen Stammdaten auch diedamit verknüpften Stammdaten auszuwerten. So sehen Sie in der nebenstehendenAuswertung zwei Stammdatentypen miteinander verknüpft: zum Einen dieBerechtigungsprofile: in ihnen ist jeweils ein Pool von Türen zusammengestellt, die geöffnetwerden dürfen; zum Zweiten der Personalstamm, in dem ein Berechtigungsprofil hinterlegtwurde, um die Berechtigungen dem Mitarbeiter zuzuweisen.

So beginnt die abgebildete Auswertung denn auch in Spalte 1 mit dem Namen desBerechtigungsprofils (z. B. „EDV-Mitarbeiter“). Spalte 2 und 3 enthalten Kurzbezeichnungund Aufstellort der elektronischen Türöffner (Leser); aus ihnen wird ersichtlich, welche Türenim Berechtigungsprofil enthalten sind. Spalte 4 und 5 geben Auskunft über jene Personen,denen das Profil zugeordnet wurde.

© QTime GmbH 2016 - 108 -

Stammdaten: Zutrittsberechtigungen

Name Raum-Zeit Einträge

zugelassene Leser

PZK Leser

Kurzbezeichnung

Raum-Zeit Einträge

zugelassene Leser

PZK Leser

Aufstellort

Person

Personal-Nr.

Person

Name, Vorname


Ausgewählte Stammsätze

EDV-Mitarbeiter 500012

500011

EDV Serverraum

Parkhaus

10123

10201

10117

Baumeister, Kurt

Schmidt, Hans

Dewender, Michael

General-Zugang 500012

500013

500011

EDV Serverraum

Labor

Parkhaus

10222 Müller, Dominik

Labor-Mitarbeiter 500013

500011

Labor

Parkhaus

10345

10163

Arndt, Fritz

Pfeiffer, Katharina

Allgemein 500011 Parkhaus 10232

10256

10050

10015

10069

10174

10040

10520

10038

10132

10178

10188

10402

10164

10039

10182

10499

10401

10076

10404

10576

10073

10122

10337

10390

10494

Voss, Herbert

Schubert, Hildegard

Meier, Lukas

Fender, Kevin

Baumann, Christiane

Wagner, Anke

Tiemeier, Pia

Rosenbaum, Ina

Zöllner, Birte

Vogel, Britta

Schwarz, Kerstin

Niemann, Amelie

Schumacher, Katja

Gellerich, Martina

Becker, Charlotte

Goldberg, Hanna

Pfitzner, Eva

Klein, Laura

Ulrich, Nina

Otto, Frieda

Everest, Sabine

Schuster, Susanne

Koch, Rosa

Hornbach, Mareike

Fischer, Claudia

Kiefer, Birgit


An-/Abwesenheit (Notfall-Liste)

Zuweilen ist es notwendig zu wissen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt im Hause und weraußer Haus war bzw. ist. Hierfür bietet die Auswertung „An-/Abwesenheit“ ihre Dienste an.Anhand erfasster Stempelungen oder eingetragener Fehlzeiten gibt Sie demVerantwortlichen eine sortierte Liste an die Hand, die über den An- und Abwesenheitsstatusder Mitarbeiter zu einem definierten Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) Auskunft gibt.

So kann die Liste zum Beispiel beantworten, wer zu einem konkreten Zeitpunkt gemäßStempelung im Hause war, wer dienstfrei hatte (Status „Freizeit“), wer ganztägig außer Haus(Status „Fehlgrund“) oder zur fraglichen Zeit temporär außer Haus (Status „Dienstgang“) war.Darüber hinaus kann die Liste ausweisen, wer – noch ungeklärt – nicht im Hause war,obwohl er nach Planung hätte anwesend sein müssen (Status „abwesend“).

Vor dem Start der Auswertung lässt sich noch filtern, welchen An-/Abwesenheitsstatus undwelche Fehlgründe die Liste berücksichtigen soll; Sie legen ebenso fest, welcher Zeitpunkt(Datum, Uhrzeit) ausgewertet werden soll.

Eine eminente Wichtigkeit kann die Auswertung „An-/Abwesenheit“ erlangen, wenn einNotfall die schnelle Information verlangt, wer im Hause ist. Diese Funktionalität der Notfall-Liste steht Ihnen direkt auf der Startseite zur Verfügung, wenn Sie dort auf die Schnellstart-Schaltfläche „An-/Abwesenheit“ klicken: ohne weitere Einstellungen wird sofort die passendeÜbersicht als PDF erzeugt.

© QTime GmbH 2016 - 110 -

An- Abwesenheit Di 18.08.2009 13:50

Stand : Do 20.08.2009 16:11 / Administrator / QTime GmbH Q1_2i3

Ausgewählte PersonenPersNr Name seit Kz Fehlgrund

Abwesend

02/10039 Becker, Charlotte 18.08.2009 13:48

02/10182 Goldberg, Hanna 18.08.2009 13:48

02/10337 Hornbach, Mareike 18.08.2009 5:48

02/10401 Klein, Laura 18.08.2009 8:00

02/10050 Meier, Lukas 18.08.2009 8:00

02/10222 Müller, Dominik 18.08.2009 8:00

02/10404 Otto, Frieda 18.08.2009 13:48

02/10163 Pfeiffer, Katharina 18.08.2009 8:00

02/10520 Rosenbaum, Ina 18.08.2009 8:00

02/10201 Schmidt, Hans 18.08.2009 8:00

02/10178 Schwarz, Kerstin 18.08.2009 5:48

02/10040 Tiemeier, Pia 18.08.2009 5:48

02/10076 Ulrich, Nina 18.08.2009 13:48

02/10232 Voss, Herbert 18.08.2009 8:00

02/10038 Zöllner, Birte 18.08.2009 5:48

Anwesend

02/10117 Dewender, Michael 18.08.2009 8:00

02/10015 Fender, Kevin 18.08.2009 13:48

02/10390 Fischer, Claudia 18.08.2009 13:48

02/10164 Gellerich, Martina 18.08.2009 13:48

02/10256 Schubert, Hildegard 18.08.2009 5:48

Fehlgrund

02/10345 Arndt, Fritz 18.08.2009 8:00 km Krank mit Lohn

02/10576 Everest, Sabine 18.08.2009 5:48 u Urlaub

02/10122 Koch, Rosa 18.08.2009 5:48 u Urlaub

02/10499 Pfitzner, Eva 18.08.2009 5:48 u Urlaub

Freizeit

02/10069 Baumann, Christiane 18.08.2009 6:00

02/10494 Kiefer, Birgit 18.08.2009 6:00

02/10188 Niemann, Amelie 18.08.2009 6:00

02/10402 Schumacher, Katja 18.08.2009 4:48

02/10073 Schuster, Susanne 18.08.2009 4:48

02/10132 Vogel, Britta 18.08.2009 4:48

02/10174 Wagner, Anke 18.08.2009 6:00

Pause

02/10123 Baumeister, Kurt 18.08.2009 13:45


Import

Q1 verfügt über Schnittstellen, über die Sie Daten, die für die Zeitwirtschaft bzw. derenautomatische Lohnarten-Ermittlung benötigt werden, aus externen Quellen importierenkönnen. Dabei kann es sich um bestimmte Arten von Bewegungsdaten handeln, aber auchum Stammdaten:

Import von Bewegungsdaten:

● Stempelzeiten● Auftragszeiten● Externe vergütungsrelevante Daten (z. B. Essensgeld, Arbeitskleidung, Kilometer)● Externe Leistungsdaten (z. B. Erschwernispauschalen, Akkordzulagen)

Import von Stammdaten:

● Personalstamm-Daten● Aufteilungselemente wie Kostenstellen, Tätigkeiten, Projekte etc.

Je nach Schnittstelle können die Daten aus einer externen Datenbank per ODBC importiertwerden oder/und über reine Textdateien, dann in der Regel im CSV-Format. Darüber hinausbesteht für spezialisierte Zwecke noch die Möglichkeit des Datenaustauschs überWebservices.

Import von Personalstamm-Daten

Die Q1 Schnittstelle „Import Personalstamm-Daten“ kann Datensätze aus einer Fremdquelle(Textdatei oder SQL-Datenbank) importieren und automatisch in Q1 aktualisieren. Dieserspart den Aufwand für die nochmalige Erfassung benötigter Personaldaten, die bereits aneiner anderen Stelle vorliegen.

Ist die Datenquelle eine SQL-Datenbank, so lassen sich Zeiten definieren, zu denen derImport/Abgleich turnusmäßig im Hintergrund erfolgen soll. Beim Import aus einer Textdateiwird die Datenquelle in ein Import-Verzeichnis abgelegt, aus dem sich Q1 die Daten holt,sobald sie dort vorliegen.

Um Quell-Datensatz und Ziel-Datensatz für den erfolgreichen Import aufeinanderabzustimmen, bietet Q1 die flexible Konfiguration der Schnittstelle: Sie definieren hier zumBeispiel, welche Datenfelder der externen Datenbank in welche Q1-Datenfelder importiertwerden sollen oder auch wie eine Text-Datei den Inhalt der Datenfelder anliefern wird.

Da es neben den zu importierenden Feldern natürlich auch Q1-spezifische Felder gibt, die inder externen Datenquelle nicht vorhanden sind, haben Sie bei der Neuanlage einesPersonalstamms per Import die Möglichkeit, eine Vorlage (Template/Schablone) zudefinieren, die bereits alle notwendigen Daten eines Q1 Personalstammsatzes alsVoreinstellung enthält.

Nach dem Import steht in der Q1 Stammdaten-Verwaltung eine Filterfunktion zur Verfügungmit der Sie die Ansicht auf die zuletzt importierten Personalstamm-Daten einschränken. Sokönnen Sie diese Stammsätze gezielt kontrollieren und ggf. nachbearbeiten.

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Wird nun der neue Personalstammsatz importiert, so überschreibt Q1 jene Feldinhalte (derVorlage), die von den importierten Feldern angeliefert werden.

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Export

Zeitdaten lassen sich aus Q1 auch exportieren. QTime bietet sowohl Individual- als auchStandardschnittstellen für den Export der Daten an. Die Weiterverarbeitung der exportiertenDaten kann dann in externer Software erfolgen, in Standard-Software wie Büro-Anwendun-gen ebenso wie in einer Individualsoftware des Kunden.

Export nach Microsoft Excel®

Sämtliche Daten, die in den Q1-Auswertungen ausgewertet werden, können sowohl als PDFerstellt als auch nach Microsoft Excel© übergeben werden. Die Übergabe der ausgewertetenDaten nach Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, eigene Berechnungen mit den Daten aus demQ1 Zeitmanagement-System durchzuführen bzw. Excel-Diagramme zur grafischen Darstel-lung der Zeitdaten zu erstellen. Wie die Daten in der Excel-Arbeitsmappe nach dem Exportaufbereitet sein sollen, bestimmt der Q1-Anwender exakt wie bei der Ausgabe in ein PDF-Dokument. Lediglich als Ausgabeziel bestimmt er „Excel“ durch einfachen Klick auf dieentsprechende Schaltfläche.

Das folgende Beispiel zeigt die Q1 Auswertung „Perioden-Vergleich (Zeitkonten)“ zunächst mit dem Ausgabeziel„PDF“: Für jedes der Zeitkonten IST, Soll und Saldo (Anfangsstand, Umsatz, Endstand) etc. wird einPeriodenvergleich der Kalenderwochen 45 bis 52 dargestellt. Dabei generiert Q1 für jedes Konto eine eigeneSeite, auf der die Kalenderwochen-Werte des Zeitkontos für jeden gewählten Mitarbeiter nebeneinander gestelltwerden:

Die Auswahl eines Kontos geschieht also durch die Wahl der entsprechenden PDF-Seite.

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Im Vergleich dazu enthält die folgende Abbildung dieselbe Auswertung (Periodenvergleich der Zeitkonten) alsExcel-Arbeitsmappe:

Der Kalenderwochen-Vergleich jedes einzelnen Zeitkontos (Ist-Stunden, Soll-Stunden, Saldo-Konto-Anfangstand,Saldo-Konto-Umsatz, Saldo-Konto-Endstand, Resturlaub) findet hier in einem je eigenen Excel-Arbeitsblatt statt.Die Auswahl des Kontos erfolgt in Excel durch die Wahl des entsprechenden Arbeitsblattes innerhalb der von Q1erzeugten Excel-Arbeitsmappe. Die Arbeitsblätter sind darin erreichbar über die Reiter am unteren Rand desTabellenfensters.

Sie sehen: ganz nach Ihrem Bedarf bestimmen Sie für den Periodenvergleich, welche Q1-Daten an Zeilen undwelche an Spalten übergeben werden. Darüber hinaus kann auch noch die „dritte Dimension“ zur Übergabeverwendet werden: Daten werden dann zusätzlich in unterschiedliche Excel-Tabellen (Arbeitsblätter) derselbenArbeitsmappe exportiert oder auf unterschiedliche PDF Seiten gebracht.

Neben Real-Daten können auch simulierte Daten an Excel übergeben werden. Dieserleichtert die Prognose, wie sich Zeitkonten und Lohnarten (z. B. Zuschläge) in gewissenZeiträumen entwickeln werden, wenn der Personaleinsatz unverändert bleibt.

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Q1 Personal-Zeitmanagement-System (QTime GmbH)qtime.de/download/Q1-Info.pdf · Damit der Weg eines Antrags vom Antragsteller bis zum letzten Entscheider vorgegeben werden kann, erhält