Projekt „Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“

Projekt„Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“

1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 2

• Begrüßung

• Kurzbericht über das Gesamtprojekt• Projektorganisation• Finanzsituation

• Bericht über das TP Antragsmanagement• Aktueller Status• Vorstellung weiteres Vorgehen

• Bericht über das TP Anliegenmanagement • Aktueller Status / Projektziele / Stand des Vergabeverfahrens • Abstimmung Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog)• Zeitplanung und kritische Erfolgsfaktoren für das Teilprojekt

• Diskussion und Beschlüsse

Tagesordnung

ProjektAntrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter


• Projektorganisation • Teilprojekte Antrags- und Anliegenmanagement

• Finanzielle Rahmenbedingungen

Kurzbericht über das Gesamtprojekt

TeilprojektAntragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter


• 6 Kernprozesse (Online-Antragsverfahren) wurden identifiziert WS am 07.02.2013

• Gaststättenerlaubnis (§ 1 GastG)• Erlaubnisse/Ausnahmegenehmigungen nach § 29 u. § 46 StVO• Verteilung von Werbematerial auf öffentl. Straßenland (§ 8 StrReinG)• Personenbezogene Gewerbeerlaubnisse• Gewerbeanzeige-Verfahren (§ 14 GewO))• Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren (§ 45 Abs. 6 StVO)

• Untersuchung Ist-Zustand (u. a. Mengengerüst / Fachverfahren)• 6. Kernprozess wird vollständig durch das Verfahren ERNA (SenStadtUm) abgebildet• Prozesse 1-5 werden durch EU-DLR unterstützt

Bericht über das TP Antragsmanagement



• Abschlussworkshop am 09.08.2013• Thema

• EU-DLR ist Werkzeug für Online-Antragsverfahren / Handlungsbedarfe

• Teilnehmende• SenInnSport, SenWiTechForsch und LABO• 10 bezirkliche Ordnungsämter

• Beschlüsse: • Gemeinsam erarbeitete Maßnahmeliste zu

Anpassungserfordernissen im Rahmen von EU-DLR wird an SerWiTechForsch übergeben; kontinuierliche Weiterentwicklung soll erfolgen

• Teilprojekt Online-Antragsverfahren ist beendet• Umsetzung der Maßnahmen im TP:

Modifizierung der Präsentation der Kernprozesse im Online-Auftritt der Ordnungsämter und im Service Portal berlin.de




• Abschlussworkshop am 09.08.2013

Maßnahmenliste

• Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung• Vereinfachung und Verbesserung der Menüführung („helpful links“)• Möglichkeit der automatisierten Rückantwort innerhalb des Verfahrens• Schnittstelle zu dem Verfahren Migewa• Offene Schnittstelle zu Fachverfahren• Erfordernis der korrekten autom. Lokalisierung / Zuordnung zu den

jeweiligen Bezirken• Vertretungsregelung muss bereits im System als Modul hinterlegt sein • ePayment (autom. Gebührenbescheid)• Klärung zum Verfahren der Schriftformerfordernis • Bessere / kundenfreundlichere Auffindbarkeit des Online-Angebotes des

Einheitlichen Ansprechpartners, bzw. der Ordnungsämter im Rahmen von berlin.de

• Berücksichtigung der Verknüpfung mit dem Ziel eAkte im Land Berlin




Weiteres Vorgehen

• Das Teilprojekt wird gemäß den Ergebnissen des Workshops vom 9.8.2013 die gemeinsam erarbeitete Maßnahmenliste an SenWTF übermitteln.

• In Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei wird darauf hingewirkt, dass die Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ im Rahmen des Serviceportals von berlin.de als berlinweiter Einstieg zu den Dienstleistungen und Informationen der Ordnungsämter noch einfacher und damit kundenfreundlicher auffindbar sein wird.

• Die Darstellung der Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ wird dahingehend modifiziert, dass die Online-Antragsverfahren zu den sechs „Kernprozessen“ prominenter dargestellt werden. Insbesondere werden hierzu unterstützende Informationen, Bearbeitungshinweise und eine differenzierte Darstellung der verschiedenen Wege der Antragstellung (z.B. Antragsformular zum Ausdrucken, Online-Antragsformular, zuständige Ansprechpartner in den Bezirken usw.) gestaltet werden.

• Das Teilprojekt Antragsmanagement wird nach Umsetzung der genannten Maßnahmen einen Abschlussbericht fertigen und ist beendet.




Bericht über das TP Anliegenmanagement

TeilprojektAnliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter

Wesentliche Projektziele:

•Einführung eines IT-Fachverfahrens, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ordnungsämter bei der internen Weiterleitung und Bearbeitung von Anliegen unterstützt

• Realisierung einer korrespondierenden Online-Komponente

• Anbindung an das Bürgertelefon 115

• Realisierung einer mobilen App (optional)




Bisherige TP-Aktivitäten

• Beauftragung des ITDZ und der externen Unterstützung

• Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb

• Erarbeitung der Verdingungsunterlagen

→ Leistungsbeschreibung

→ Kriterienkatalog (inkl. Bewertungsmatrix)

→ Entwurf EVB-IT Systemvertrag 1

→ Preisblatt

1 wurde nicht mit übersandt.




Stand des Vergabeverfahrens / weiteres Vorgehen

• Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs im europäischen Amtsblatt am 01/07/2013

• bis Fristablauf über 80 Abforderungen der Unterlagen

• eingegangen → 18 Teilnahmeanträge

• zur Zeit Prüfung der Teilnahmeanträge / Entscheidung über ausgewählte Bewerber bis 35 KW

• ab IV/2013 → Auswertung der Angebote / Verhandlungsverfahren

• Zuschlagserteilung bis 20.12.2013




Inhalte der Leistungsbeschreibung • Beschreibung der Zugangskanäle

• Beschreibung der IT-Rollen und „sonstiger“ Beteiligter

• Beschreibung der Geschäftsobjekte und korrespondierenden Geschäftsprozesse → Meldung

→ Anliegen → Maßnahmen

• Beschreibung der erforderlichen Systemfunktionen

• Beschreibung der IT-Infrastruktur und Systeminfrastruktur

• Schnittstellen (RBS, Lika, NOWI und MDE)

• Mitwirkungspflichten der AN


Bericht über das TP AnliegenmanagementAusgewählte Funktionen

automatisierte Rückmeldung an den Melder eines Anliegens bzgl. des Sachstandes möglich→ persönlich oder anonymisiert

Einbindung des Regionalen Bezugssystem für Berlin (RBS) → automatische Ermittlung der Geo-Koordinaten für die gemeldete Örtlichkeit

Möglichkeit von statistischen und raumbezogenen Auswertungen/Analysen → z. B. „Myfest“

automatische Einbindung aller benötigten Dokumente (z. B. Arbeitsaufträge, Berichte, Sammellisten, usw.) → über das Formularmanagementsystem des Landes Berlin (FMS).

Einsatzplanung und Veranstaltung (Event) als eigenständige Module im IT-Fachverfahren AMS→ die Module lassen sich ohne vorherige Auswahl eines Anliegens eigenständig starten und bearbeiten→ Unterstützung bei Planung und Beauskunftung von Veranstaltungen→ Unterstützung bei der Koordination von Dienstkräften und der Durchführung von Maßnahmen



Fortschreibung der Leistungsbeschreibung

- Präzisierung der Ausführungen zur Mandantenfähigkeit des Systems

- zum Testkonzept

- zum Sicherheitskonzept

Aufnahme der Anforderungen

- Schnittstelle MDE-Neu und NOWI





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(Service-Portal Berlin)

IT-Fachverfahren AMS WeitereZugangskanäle

(Auswahl)

Extern Beteiligte

1

2

3

4

5

6

7 8

A B

Datenbestand Meldungen

Datenbestand Anliegen



Bericht über das TP AnliegenmanagementKritische Erfolgsfaktoren

• sehr enge Zeitplanung bis zur Vergabeentscheidung

• sehr enge Zeitplanung für Realisierung in 2014

• keine abschließende Bestimmung der Zentralen Verfahrensverantwortung

• bisher keine Mittel für Betrieb, Wartung und Pflege ab 2015 etatisiert




Zeitplanung ab ZuschlagserteilungQ1 / 2014 Konzepterstellung Softwareentwicklung bzw. der

Softwareanpassung.

Q2 / 2014 Vorstellung Prototyp (nach Absprache)

Q3 / 2014 Fortsetzung bei der Konzepterstellung für Softwareentwicklung bzw. der Softwareanpassung

Q4 / 2014 Vorbereitung Pilotbetrieb, Durchführung der Schulungen, Durchführung der Abnahmetests, Vorlage Ergonomiegutachten

31.12.2014 Bereitstellung des produktivreifen Systems


Beschlussempfehlungen

TP Antragsmanagement

• Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten und Ergebnisse des Teilprojektes Antragsmanagement und das vorgeschlagene weitere Vorgehen nach Beratung zustimmend zur Kenntnis und stimmt diesem zu.



TP Anliegenmanagement

• Die Projektleitung wird gebeten, vom ITDZ ein Angebot hinsichtlich der erforderlichen weiteren Unterstützungsleistungen einzuholen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Arbeitspakete: Projektkoordination und Projektbegleitung, Konzepterstellung, Einführung des IT-Verfahrens und Betrieb während der Testphase.

• Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten des Teilprojektes Anliegenmanagement zustimmend zur Kenntnis und stimmt der vorgelegten weiteren Projektplanung nach Beratung zu.

• Die Entscheidungsinstanz stimmt der Freigabe der vorgelegten Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog inkl. Bewertungsmatrix) zu.

Beschlussempfehlungen


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