Qualitätsmanagement-handbuchkinderland-sachsen.de/images/_intern/QM/QMH-Kita_2015-11.doc · Web viewDIN EN ISO 9000:2000) und als Hinweise auf Verbesserungspotentiale wichtiger

Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland- Sachsen e.V.

Inhalt

1.0 Anwendungsbereich des QM-System 31.1 Kurzbeschreibung des Trägers 31.2 Organigramm des Trägers 41.3 Übersicht der vorhandenen Einrichtungen & Standorte 51.4 Geltung und Ausschlüsse der DIN EN ISO 9001 6

2.0 Mitgeltende Dokumente 72.1 Verzeichnis relevanter Normen, Gesetze, Richtlinien der GST für die Kita 72.2. Verzeichnis der mit geltenden internen Dokumente 10

3.0 Begriffe, Abkürzungen und Register 123.1 Begriffe – Definitionen und Erläuterungen 123.2 Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen 13

4.0 Qualitätsmanagementsystem 164.1 Darlegung des QM-Systems 164.2 Lenkung von Dokumenten 174.2.1 Erstellung, Freigabe, Änderung und Bereitstellung von QM-Dokumenten 174.2.2 Umgang mit EDV und Internet 184.2.3 Datensicherheit und Datenschutz 18

4.3 Lenkung von Aufzeichnungen 195.0 Verantwortung der Leitungen / Leitungsebenen / Führungskräfte 205.1. Erklärung der Geschäftsführung 205.2 Leitbild des Trägers und der Einrichtungen 205.3 Qualitätsziele / Entwicklungsrichtlinien 225.4 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation 245.4.1 Verantwortung und Befugnis 245.4.2 Interne und externe Kommunikation 245.5 Managementbewertung 24

6.0 Management von Ressourcen 266.1 Personalmanagement 266.1.1 Personalentwicklung 266.1.2 Personalführung 286.1.3 Personalverwaltung 296.2 Gebäude und Ausstattung 296.3 Sicherheit und Kultur am Arbeitsplatz 306.3.1 Gesundheits- Arbeits- und Brandschutz 306.3.2 Grundsätze zum Arbeitsumfeld 30

7.0 Inhalte der pädagogischen Arbeit in der Kita 317.1 Planung und Organisation 317.1.1 Konzeptionelle Arbeit 317.1.2 Organisation Tagesablauf 317.1.3 Umgang mit fremden Eigentum 327.1.4 Anmeldung und Aufnahme 327.1.5 Abmeldung 337.1.6 Verhalten bei Kindeswohlgefährdung 347.1.7 Krisenbewältigung / -intervention / -prophylaxe 347.2 Ausgewählte pädagogische Prozesse 357.2.1 Integration und Eingewöhnung in die Gruppe 357.2.1.1 Beteiligung von Kindern und Jugendlichen im Alltag der Einrichtung 36

Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023

Name Kita Seite 1 von 56


7.2.2 Integration / Eltern- und Familienarbeit / Erziehungspartnerschaft 377.2.3 Beobachtung und Dokumentation 387.2.4 Raumgestaltung 397.2.5 Gestaltung von Bildungsprozessen 407.2.6 Öffentlichkeitsarbeit 407.2.7 Gestaltung von Übergängen 417.3 Beschaffung von Waren und Leistungen / Kooperationen 427.4 Administration und Verwaltung 427.4.1 Lohn-, Anlagen- & Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen, Haushalts- & Bud-

getverwaltung, Fördermittel & Zuschüsse 427.4.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kostensatzverhandlungen 457.4.3 Marketing, Sponsoring & Fundraising 46

8.0 Messung, Analyse, Verbesserung 488.1 Qualitätsmessung und Bewertung 488.1.1 Kundenzufriedenheit 488.1.2 Interne Audits 498.1.3 Fachaufsicht der pädagogischen Arbeit 508.2 Umgang mit erkannten Fehlern 518.3 Kennziffern & Datenanalyse 528.4 Verbesserung 528.4.1 Korrekturmaßnahmen 528.4.2 Vorbeugungsmaßnahmen 53




1.0 Anwendungsbereich des QM-System

1.1 Kurzbeschreibung des Trägers

Der Verein KINDERLAND-Sachsen e.V. wurde am 09.09.1990 gegründet und ist ein überregional anerkannter Träger der freien Jugendhilfe, der als gemeinnütziges Sozialwerk wohlfahrtspflegerische Aufgaben für Kinder und Jugendliche erfüllt.

KINDERLAND-Sachsen e.V. ist Mitglied im Deutschen Paritätischen Wohlfahrtsverband – Landesverband Sachsen e.V. Der Verein ist in seiner Arbeit keiner Konfession oder Partei verpflichtet.

Unser Verein besteht zurzeit aus 18 Mitgliedern und ca. 97 Fördermitgliedern. Er wird von 5 ehrenamtlich tätigen Vorstandsmitgliedern vertreten.

Der Verein KINDERLAND-Sachsen e.V. ist sachsenweit tätig, vor allem in den territorialen Bereichen: Stadt Dresden, Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz, Landkreis Meißen, Landkreis Mittelsachsen und Stadt Chemnitz. Auf der gesetzlichen Grundlage des SGB VIII ist der Verein auf den Gebieten:- der Jugendarbeit, - der Jugendsozialarbeit, - des erzieherischen Kinder- und Jugendschutzes (§§ 11,13 und 14), - der Förderung der Erziehung in der Familie (§§ 16 ff), - der Förderung von Kindern in Kindertageseinrichtungen (§ 22), - der Bildung sowie im Bereich der Hilfen zur Erziehung (§§ 27 ff) und - der Hilfen für junge Volljährige (§ 41) tätig.

Die Fachbereiche und die in diesem Rahmen gebildeten Teams verfügen über eine hohe Eigenständigkeit und Eigenverantwortung.

Das Verständnis von Begleitung und Hilfe für Kinder und Jugendliche in unserem Verein basiert auf einem humanistischen Menschenbild. Wir gehen davon aus, dass sich jedes Kind und jeder Jugendliche entsprechend seiner Anlagen und der sich ständig verändernden Welt der Erfahrung entwickelt und seine Art und Weise der Lebensbewältigung findet. Die sozialpädagogische Arbeit ist dementsprechend sehr individuell an den Bedürfnissen der Menschen orientiert und zielt darauf ab, eigene Fähigkeiten und Möglichkeiten zu entdecken und sich selbst zu entwickeln. Unsere Arbeit ist geprägt von Akzeptanz, Vertrauen, Freiwilligkeit und Offenheit und zielt auf die Vermittlung sozialer Kompetenzen, die Ausprägung sozialer Bindungsfähigkeit, das Erlernen und Anwenden lebenspraktischer Fähigkeiten, die Schaffung sozialer Kontakte sowie das Finden von Lebensorientierungen und Perspektiven. Damit leistet der Verein einen Beitrag zu Integration von Menschen in den Prozess der demokratischen Entwicklung und Gestaltung der Gesellschaft und trägt zum Ausgleich sozialer Benachteiligungen bei.

In bundesweiten Facharbeitsgruppen, Arbeitsgemeinschaften und Stadtteilrunden wirken MitarbeiterInnen des Vereins mit, um gemeinsam mit Vertretern anderer Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe Bedingungen für eine inhaltsreiche und effiziente Arbeit mit Kindern und Jugendlichen weiter zu entwickeln.




1.2 Organigramm des Trägers

Hier sind die Hierarchieebenen und Entscheidungsgremien des Trägers dargestellt.

Stand 25.06.2014



Aller 6 WochenVorstandssitzung

Mitgliederversammlung

(beschlussfähig bei 2/3 Mehrheit der anwesenden Mitglieder)

Vorstand

Frau Neumann (Vorstandvorsitzende)Frau Stamm (Schatzmeister)

Herr EichlerFrau KottkeHerr Böhme

GeschäftsführungFrau Dr. Merker

Geschäfts-stelle

TLR HzE

TLR OKJA

TLR KiTa

HzE

TL

PGDB

OKJA

TL

PGDB

SZA

TL

PGDB

KiTA

TL

PGDB

Schule

TL

PGDB

FachberatungJugendhilfe

FachberatungKiTA


1.3 Übersicht der vorhandenen Einrichtungen & Standorte

In der Anlage 1 zum Gliederungspunkt 1.3. sind die einzelnen Projekte je Arbeitsfeld und ihre Zuordnung zu den territorialen Bereichen des KINDERLAND-Sachsen e.V. dargestellt.

Die Übersicht aus Anlage 1 wird jährlich mit Erarbeitung des Geschäftsberichtes aktualisiert.

Das Zusammenwirken der Leistungsangebote des KINDERLAND-Sachsen e.V.:

Der KINDERLAND-Sachsen e.V. bietet ein, ausgehend von Offener Kinder- und Jugendarbeit, präventiv orientiertes in sich vernetztes Angebots- und Hilfesystem für Kinder, Jugendliche und Familien vorrangig im Gesamtspektrum der Kinder- und Jugendarbeit an.Dabei orientieren wir uns an den Interessen und am konkreten Hilfebedarf der Adressaten.Hier können wir flexible Hilfen nach § 27 ff SGB VIII, insbesondere nach § 35a SGB VIII und in Einzelfällen im Rahmen des BSHG aus einer Hand anbieten. Mit einer breiten Palette von offenen Angeboten und erzieherischen Hilfen möchten wir Zugänge für Lebens-, Befähigungs-, Bewältigungs- und Betätigungsfelder der Kinder- und Jugendarbeit im jeweiligen Sozialraum schaffen.

Organigramm des KINDERLAND-Sachsen e.V.

Vorstand

Geschäftsleitung

Territorialer Bereich

Offene Kinder- und Jugendarbeit

Hilfen zur Erziehung Kita / Schule / sonstige Projekte

DresdenKinder- u. Jugendhaus T3 Ambulantes Team

Integratives Kinderhaus „Albert Schweitzer“

Kinder- und Jugendfarm „Spielwiese“ Wohngruppe P4 Kindertagesstätte

„Gänseblümchen“Schulsozialarbeit

DD-LöbtauIntensivwohngruppe

DD-PlauenKindertagesstätte

„Dobritzer Kinderland“Schulsozialarbeit

DD-PlauenBetreutes Wohnen,Boxdorfer Straße

Kindertagesstätte “Regenbogen“

Schulsozialarbeit an Grundschulen

Kindertagesstätte„Spatzenburg“

Eltern (ein) Laden Hort 30. GrundschuleHechtstraße

Beratungs- und Vermittlungsstelle für

KindertagespflegeHort 32. Grundschule

HofmannstraßeFirmen- und

Vereinsservice




Territorialer Bereich

Offene Kinder- und Jugendarbeit

Hilfen zur Erziehung Kita / Schule / sonstige Projekte

MEISSEN MeiLe, Bürgertreff Triebischtal Soziale Wohnraumbörse

WG GO 5 Freinet-KinderhausEU-Projekt

„JUGEND STÄRKEN“Freie Célestin-Freinet-

Schule„Netzwerk wirksamer

Hilfen für Alleinerziehende“

Hort an der Freinet-Schule

CHEMNITZ

Mittelschule „Albert-Schweitzer“- Schulclub

- Schulsozialarbeit

Mutter-Kind-HeimVilla Geborgenheit

Kinder- und Jugendhaus FF 55

Kinder-Wohngruppe „Paule“

Kinder- und Jugendclub Einsiedel Ambulante Hilfen

BAUTZEN / EIBAU

Kinder-, Jugend- und Familienzentrum

Oberland

Kita „Kinderland“Kleinwelka

Jugendclub Kleinwelka

1.4 Geltung und Ausschlüsse der DIN EN ISO 9001

Das Qualitätsmanagementsystem wird in allen im Kapitel 1.3 genannten Einrichtungen und Standorten umgesetzt. Die einrichtungsspezifischen Regelungen und Strukturen sind in standortspezifischen QMH dargelegt.

Entsprechend der zu beschreibenden Spezifik des Aufgabenfeldes eines Dienstleistungs-unternehmens in der Kinder- und Jugendhilfe werden die laut DIN EN ISO 9001 nicht zutreffenden Normforderungen ausgeschlossen:

1. Entwicklung – Entwicklung im Sinne von „Forschung und Entwicklung“ findet im Träger nicht statt (entspricht in DIN EN ISO 9001 dem Gliederungspunkt 7.3.).2. Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln – kalibrierbare bzw. justierbare Überwachungs- oder Messmittel die dem Nachweis der Erfüllung von Anforderungen an die Dienstleistungen dienen (entspricht in DIN EN ISO 9001 dem Gliederungspunkt 7.6.).




2.0 Mitgeltende Dokumente

2.1 Verzeichnis relevanter Normen, Gesetze, Richtlinien

Verzeichnis relevanter Normen, Gesetze, Richtlinien der GST für die Kita

2.1.1 Normen2.1.2 Gesetze/Verordnungen

AsylgesetzBetriebskostenverordnungBundesurlaubsgesetzGesetz über Schulen in freier Trägerschaft (SächsFrTrSchulG)Handelsgesetzbuchsächs. SozialanerkennungsverordnungSächsisches Nachbarrechtsgesetz (SächsNRG)Steuergesetze

2.1.3 RichtlinienJugendhilfeplan & Anlage BeihilfenLehrplan Grundschule des Staatsministeriums für Kultus für den Freistaat SachsenRichtlinie der Landeshauptstadt Dresden zur Förderung von Kindern in KindertagespflegeRichtlinie SMK zur Förderung des Ausbau von aus dem Europäischen Sozialfond mitfinazierten ProjektenRichtlinie SMK zur Förderung des Ausbau von GTARichtlinie über den Bau und Betrieb von Schulen (Schulbaurichtlinie – SchulBauRL)Richtlinie zur Förderung von Investitionen von JugendhilfeeinrichtungenRichtlinie zur Gewährung finanzieller Zuwendungen für Einrichtung und Maßnahmen der FamilienförderungRichtlinie zur Unterstützung örtlicher Träger der JugendhilfeRichtlinie zur Weiterentwicklung von Kinder und Jugendhilfe im Freistaat SachsenRichtlinien für den Betrieb von Jugendhilfeeinrichtungen, SMS vom 1.11.1993Satzung der LH Dresden für die Erhebung von Beiträgen in der LH DresdenVerordnung des Sächsischen Staatsministerium für Soziales zur Integration von behinderten und von Behinderung bedrohten Kindern in Tageseinrichtungen (SächsIntegrVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die Genehmigung und Anerkennung von Schulen in freier Trägerschaft (SächsFrTrSchulVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die Gewährung von Zuschüssen für Schulen in freier Trägerschaft (Zuschussverordnung – ZuschussVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die Mitwirkung der Eltern in den Schulen im Freistaat Sachsen (Elternmitwirkungsverordnung – EMVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus und Sport über Grundschulen im Freistaat Sachsen (Schulordnung Grundschulen – SOGS)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales über die Anforderungen an die Qualifikation und Fortbildung der pädagogischen Fachkräfte in Kindertageseinrichtungen und der Tagespflegepersonen (SächsQualiVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zur Durchführung und Finanzierung des Schulvorbereitungsjahres in KindertageseinrichtungenVerordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales zur Förderung der sorbischen Sprache und Kultur in Kindertageseinrichtungen im sorbischen Siedlungsgebiet (SächsSorbKitaVO)Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit, Jugend und Familie über den Landeszuschuss gem. §14 Abs.5 SächsKitaG und über die Erstattung gem. §17 Abs.3 SächsKitaG (SächsZuErstVO)Verwaltungsvorschriften und Verordnungen des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus




Verzeichnis relevanter Normen, Gesetze, Richtlinien Kita2.1.1 Normen

DIN EN ISO 9001:2000DIN EN 1176 für Spielplatzgeräte

2.1.2 Gesetze/VerordnungenArbeitsschutzgesetzeArbeitszeitgesetzBGB § 1631, Abs. 1 zur AufsichtspflichtBrandschutzverordnungBundesdatenschutzgesetzBundeskinderschutzgesetzBürgerliches GesetzbuchGerätesicherheitsgesetz (2. GSGV)Gesetz über die Förderung von Kindern in Kindertageseinrichtungen (KiFÖG)Gesetz zum qualitätsorientierten und bedarfsgerechten Ausbau der Tagesbetreuung für Kinder (Tagesbetreuungsausbaugesetz -TAG)Gesetz zur Weiterentwicklung der Kinder- und Jugendhilfe (Kinder- und Jugendhilfeweiterentwicklungsgesetz – KICK)Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland (GG)InfektionsschutzgesetzJugendschutzgesetzKinder- und Jugendhilfegesetz (Sozialgesetzbuch Achtes Buch - SGB VIII)LebensmittelhygieneverordnungMutterschutzgesetzRechtsdienstleistungsgesetzSächsische Qualifikations- und Fortbildungsverordnung pädagogischer Fachkräfte – SächsQualiVO), vom 20.9.2010Sächsisches Gesetz zur Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen (SächsKitaG)Sächsisches Nichtraucherschutzgesetz (SächsNSG)Schulgesetz für den Freistaat Sachsen (SchulG)Sozialgesetzbuch (SGB I bis XII)UN Kinderrechtskonvention

2.1.3 RichtlinienAllgemeine RL für bauliche Anlagen für Schulen und KindertagesstättenAVB des Paritätischen WohlfahrtsverbandesEmpfehlung zu den räumlichen Anforderungen an Kindertageseinrichtungen SächsGVBLEmpfehlung zur Medikamentengabe des Sächsischen Staatsministerium für Soziales in Kindertageseinrichtungen in SachsenGemeinsame Vereinbarung des Sächsischen Staatsministerium für Soziales und des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus zur Kooperation von Kindergarten und GrundschuleInnovationsrichtlinie (FRL Innovationsprozesse Kita)Richtlinien für Kindergärten der Unfallkasse Sachsen(DGUV)Sächsischer BildungsplanVereinbarung mit dem jeweiligen kommunalen Träger zum Schutzauftrag § 8aVerwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales über die Gewährung pauschalierter Fördermittel für Investitionen zur Errichtung und Sanierung und Modernisierung von Kindertageseinrichtungen (VwV Kita-Invest)

2.1.4 Auflagen BGWForderungen der Berufsgenossenschaft Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) zum Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz

Verzeichnis relevanter Normen, Gesetze, Richtlinien




Normen Aufbewahrungsort

Gesetze/Verordnungen

Richtlinien

Name Kita

2.2. Verzeichnis der mit geltenden internen Dokumente

2.2.1 Vereinsunterlagenohne Nr. Dienstvereinbarung LOBD_003 GeschäftsordnungD_014 Kassenordnung KLS

2.2.2 Geschäftsführung / VerwaltungD_012 Adressliste_der_Projekte_und_Einrichtungen_des_KLSFbl_062 AktennotizFbl_075 Belehrung zum Schutzauftrag nach §8aFbl_035 Bewerber-BewertungsbogenCL_001 Bewerbungsmanagement ICL_002 Bewerbungsmanagement IIFbl_011 DokumentenmatrixD_001 Entwicklungsrichtlinien KLSFbl_041 FortbildungsantragFbl_042 Fragebogen für EinstellungsgesprächeD_002 Funktionsverteilungsplan der GSt.D_019 GremienlisteD_015 Handlungsanweisung bei KWG MeißenD_016 Handlungsanweisung bei KWG ChemnitzD_017 Handlungsanweisung bei KWG Löbau ZittauD_018 Handlungsanweisung bei KWG DresdenD_020 Insoweit erfahrene Fachkräfte zur Beratung bei

KindeswohlgefährdungD_021 Kompetenzmatrix FührungsprozesseD_022 Kompetenzmatrix UnterstützungsprozesseD_023 Kompetenzmatrix päd. Prozesse HzED_023 Kompetenzmatrix päd. Prozesse KitaQualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023



D_024 Kompetenzmatrix päd. Prozesse OKJAFbl_063 StellenausschreibungD_009 Terminkalender_KINDERLAND-Sachsenohne Nr. Trägerinterne Zusatzregelung zur Handhabung der Stufensteigerung im AVBFbl_060 Verfahrensverzeichnis zum Datenschutz

CL_013 Zeitliche Abfolge der LOB bei KINDERLAND-SachsenFbl_061 ZielkarteFbl_040 Zielvereinbarungsformular

2.2.3 Lohnbuchhaltung + PersonalFbl_074 Antwort AN auf Angebot ImpfungFbl_001 Anwesenheitsliste MAFbl_002 DatenschutzerklärungFbl_015 Leistungsbeurteilung während der ProbezeitFbl_048 Leistungsbewertung päd. FK OKJAFbl_054 Leistungsbewertung DSP BVSFbl_055 Leistungsbewertung Erzieher HzEFbl_057 Leistungsbewertung Erzieher KitaFbl_058 Leistungsbewertung HausmeisterFbl_065 Leistungsbewertung HW-Kraft

Fbl_066 Leistungsbewertung Lehrer - SchuleFbl_067 Leistungsbewertung TeamleiterFbl_068 Leistungsbewertung Verwaltungsmitarbeiter GSt.Fbl_069 Leistungsbewertung Verwaltungsmitarbeiter EinrichtungFbl_017 StundennachweisFbl_010 StundenabrechnungFbl_012 UrlaubsantragFbl_011 Zeugnisentwurf

2.2.4 BuchhaltungCL_005 Ablaufplan RechnungswesenD_004 InventuranweisungFbl_033 KassenbuchCL_008 Verfahrensweise zur ZahlungskontrolleCL_010 VR Verfahrensregel zu EingangsrechnungenCL_012 Zeitschiene Zahlungskontrolle

2.2.5 ÖffentlichkeitsarbeitCL_006 BeschwerdemanagementD_010 Kurzbeschreibung des TrägersD_005 Leitbild KINDERLAND-SachsenD_006 Organigramm KLS Projekte und EinrichtungenD_007 Organigramm des KLS nach Hierachieebenenohne Zertifikat zur Teilnahme am PQSysohne Zertifikat zur Teilnahme am PQSys 2010

2.2.6 Projektbezogene UnterlagenFbl_021 Muster Betreuungsvertrag Kita DresdenFbl_064 Standardisiertes Aufnahmeverfahren HzECL_009 VR Erfassen abrechnungsrelevanter Daten LAP

Verzeichnis der mit geltenden internen Dokumente KITA

keine Dokumente




Verzeichnis der mit geltenden internen Dokumente

Name Kita




3.0 Begriffe, Abkürzungen und Register

3.1 Begriffe – Definitionen und Erläuterungen

Dienstleistung Eine Dienstleistung ist ein immaterielles, für den fremden Bedarf bestimmtes Gut, welches unter Mitwirkung externer Faktoren (Personen), die sich nicht in uneingeschränktem Verfügungsbereich des Leistungsträgers befinden, erbracht wird. Eine Dienstleistung besteht aus materiellen und/oder immateriellen Komponenten.

DIN EN ISO DINENISO

Deutsches Institut für NormungEuropäische NormInternationale Organisation für Normung

Fehler Nichterfüllung einer festgelegten Forderung.

Korrektur Maßnahme zur Beseitigung eines Fehlers.

Korrekturmaßnahme Maßnahme zur Beseitigung der Ursachen eines Fehlers.

Kunde Empfänger eines vom Lieferanten (Dienstleister) bereitgestellten (ggf. nichtmateriellen) Produktes (Dienstleistung). Der Kunde kann z.B. der Endverbraucher, Anwender, Nutznießer oder Auftraggeber sein.

Lieferant Organisation oder Person, die ein Produkt bereitstellt und eine Dienstleistung erbringt.

Managementreview Bewertung des Standes und der Angemessenheit des QM-Systems, in Bezug auf die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele durch die Leitung der Organisation.

Nachweis Information, deren Richtigkeit bewiesen werden kann, und die auf Tatsachen beruht, welche durch Beobachtung, Messung, Untersuchung oder durch andere Ermittlungsverfahren gewonnen sind.

Organigramm Graphische Abbildung der Aufbauorganisation.

Organisation Gruppe von Personen und Einrichtungen mit einem geordneten Gefüge von Verantwortungen, Befugnissen und Beziehungen.

Prozess Eine Tätigkeit, die unter Einsatz von Ressourcen ausgeführt wird, um eine Umwandlung von Eingaben in Ergebnisse zu ermöglichen.

QMS-Matrix Tabelle im QMH mit der Listung aller Kernprozesse, Verantwortlichkeiten und dazugehörenden Regelungen.

Qualität Gesamtheit von Merkmalen einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen.

Qualitätsaudit Systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und damit zusammenhängende Ergebnisse den geplanten Anforderungen entsprechen und diese Anforderungen tatsächlich verwirklicht und geeignet sind, die Ziele zu erreichen.




Qualitäts-management Alle Tätigkeiten des Gesamtmanagements, die im Rahmen des QM-Systems die Qualitätspolitik, die Ziele und Verantwortungen festlegen sowie diese durch Mittel wie Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätssicherung / QM-Darlegung und Qualitätsverbesserung verwirklichen.

Qualitäts-managementsystem

Aufbau-, Ablauforganisation und Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Qualitätsplanung Tätigkeiten, welche die Ziele und Qualitätsanforderungen sowie die Forderung für die Anwendung der Elemente des QM-Systems festlegen.

Vorbeugemaßnahme Vorbeugende Tätigkeit mit dem Ziel, Ursachen eines möglichen Fehlers, Mangels oder einer anderen unerwünschten Situation zu verändern, um einem zukünftigen Auftreten vorzubeugen.

Begriffe – Definitionen und Erläuterungen KITA

keine

Begriffe – Definitionen und Erläuterungen Spezifik

keine

Name der Einrichtung HzE

3.2 Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen

Abkürzung BedeutungANBest-P Allgemeine Nebenbestimmung ProjektförderungAO AbgabenordnungBGB Bürgerliches GesetzbuchBVS Beratungs- und Vermittlungsstelle für KindertagespflegeDIN Deutsche IndustrienormDPWV PARITÄTISCHER Wohlfahrtsverband, Landesverband Sachsen e.V.

(PARITÄTISCHER Sachsen)EB Kita Eigenbetrieb Kindertagesstätten DresdenEDV Elektronische DatenverarbeitungER EingangsrechnungErz Erzieher/InEV Elternvertreter/InFbl FormblattGF Geschäftsführer/InGSt Geschäftstelle HGB HandelsgesetzbuchHzE Hilfen zur Erziehung Indiv. IndividuellJA Jugendamt




Kita KindertagesstätteKLS KINDERLAND-Sachsen e.V.KVP Kontinuierlicher VerbesserungsprozessKWG KindeswohlgefährdungLJA LandesjugendamtLOB Leistungsorientierte BezahlungLtg. LeitungMA Mitarbeiter/InnenOKJA Offene Kinder- und JugendarbeitOP Offene PostenPQG PARITÄTISCHE QualitätsgemeinschaftQM QualitätsmanagementQMB Qualitätsmanagementbeauftragte/rQMH Qualitäts-Management-HandbuchQMS QualitätsmanagementsystemRL RichtlinieSB SachbearbeiterSBP Sächsischer BildungsplanSGB SozialgesetzbuchStv. Stellvertreter/inT TerminTL TeamleiterTLR TeamleiterrundeTÜV Technischer ÜberwachungsvereinV VerantwortlichVgl. Vergleiche

Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen KITA

Abkürzung BedeutungCFS Freie Célestin-Freinet-Schuled.h. das heißtEA ElternabendET EigentumETPP Ersatztagespflegepersonengesetzl. gesetzlichGS GrundschuleI-Liste InventarlisteLP LehrplanLt. LautSächsKitaG Sächsisches Gesetz zur Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen

(Gesetz über Kindertageseinrichtungen)SBAD Sächsische Bildungsagentur, Regierungsstelle DresdenSL SchulleitungSPZ Sozialpädiatrisches ZentrumTPP TagespflegepersonenTPS Tagespflegestellez.B. zum Beispiel

Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen Spezifik




Abkürzung Bedeutung

keine




Name der Einrichtung HzE



Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3

Prozessbeschreibungen

Pläne, Leitfäden, Muster, Checklisten, Formulare

Qualitäts-Management-Handbuch


4.0 Qualitätsmanagementsystem

4.1 Darlegung des QM-Systems

Die Dokumentation unseres QM-Systems ist zur Abbildung und Nutzung mehrstufig aufgebaut. Durch die damit verbundene Gliederungstiefe wird erreicht, dass für alle Anwendungsanforderungen (vom allgemeinen Überblick in diesem QM-Handbuch bis zum Formular) geeignete Dokumente und Vorlagen bereitgestellt werden.

Im Qualitäts-Management-Handbuch sind basierend auf den Anforderungen und der Systematik der DIN EN ISO alle qualitäts- und leistungsrelevanten Prozesse und Strukturen träger- und einrichtungsspezifisch beschrieben oder mit entsprechenden Verweisen auf Prozessbeschreibungen benannt. Jede Einrichtung des Trägers erarbeitet ein eigenes QMH, in welchem sowohl die gesetzlichen Regelungen und Normen, die trägerweit gültigen Standards, aber auch die einrichtungsspezifischen Standards der Arbeit beschrieben werden.Die Kapitel 1 bis 6 und 8 aller Handbücher des Trägers sind weitgehend identisch. Im Kapitel 7 sind die pädagogischen Kernprozesse mit der jeweiligen Spezifik der Einrichtungen abgebildet. Das QMH kann in zwei Arten und jeweils zwei Formen produziert werden.Die erste Art – Arbeitsexemplare – unterliegen dem Änderungsdienst. Alle intern verwendeten Handbücher sind Arbeitsexemplare.Das Handbuch kann in Papier- und CD-ROM-Form erstellt werden.Das QMH ist öffentlich, d.h. es kann von interessierten Partnern eingesehen bzw. ihnen zur Verfügung gestellt werden. Es ist Eigentum des Trägers, auch Auszüge bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführung.

Die Ebene der Prozessbeschreibungen enthält alle die Regelungen zu den identifizierten Kernprozessen, die nicht im QMH beschrieben werden können. Gründe dafür können u. a. sein:Internes know how,




zu großer Umfang der Regelung (würde den Rahmen des QMH sprengen),temporärer Charakter der Regelungen.Alle Prozessbeschreibungen sind interne Dokumente. Einsicht durch außen stehende Dritte ist nur nach Genehmigung der Geschäftsführerin möglich.Alle freigegeben Formulare, Listen etc. werden in der dritten Ebene zusammengefasst. Sie sind ausschließlich, wenn im Formblatt nicht anders geregelt, für den internen Gebrauch vorgesehen. Für die inhaltliche Aktualität der QM -Dokumente sind die Prozessinhaber und Fachverantwortlichen zuständig. Sie haben den Bedarf für Änderungen oder neue Dokumente beim QMB anzumelden. Die QMB bereiten die Änderungen zur Aufnahme in das QMH vor und reichen diese für die gemeinsame Beratung im halbjährlich stattfindenden QM-Zirkel bei der GF ein. Nach Verabschiedung im QM-Zirkel wird die redaktionelle Freigabe durch die Teamleiterrunde vorgenommen.

Spezielle Regelungen zur Bearbeitung, sowie für Prüfung, Freigabe, Ablage, Verfügbarkeit, Aussonderung und Archivierung sind im Abschnitt „Lenkung von Dokumenten“ dargelegt.

Die Entwicklung des QMS stellt sich wie folgt dar:

4.2 Lenkung von Dokumenten

Die Lenkung der Dokumente umfasst alle Regelungen, die in Papier oder elektronischer Form vorliegen und verwendet werden.Die Übersicht über die gültigen Dokumente ist in diesem Handbuch im Kapitel 2.2 abgebildet.

4.2.1 Erstellung, Freigabe, Änderung und Bereitstellung von QM-Dokumenten

Die anforderungsgerechte Nutzung wird je nach Möglichkeit und Erfordernis folgendermaßen sichergestellt:vorzugsweise als ausgedrucktes Exemplargegebenenfalls Veröffentlichung in Dateiform oder auch als CDROM.

Die Freigabe des QM-Handbuches sowie von Prozess-, Projektbeschreibungen und Formularen ist prinzipiell durch entsprechende Angabe in der Kopfzeile gesichert, die Gültigkeit ist durch Datum und Versionsnummer gewährleistet. Verteilte ausgedruckte oder elektronisch verfügbare QM-Dokumente haben generell den Status "freigegeben und gültig", auch wenn sie nicht zusätzlich zur Namensangabe des Freigebenden mit dessen Unterschrift versehen sind.

Mit o.g. Festlegung sind folgende spezifische Regelungen zum Nachweis von Erstellung, Prüfung und Freigabe verbunden:Durch einen spezifischen Abstimmungsdurchlauf (QM-Zirkel und TLR) wird vor Gültigkeitsbeginn gesichert, dass alle betroffenen Strukturen in die Bearbeitung der Dokumente einbezogen sind. Über neue/geänderte Dokumente wird nach deren Freigabe per Änderungsmitteilung informiert. Die Mitarbeiter in den betroffenen Strukturen sind ggf. durch ihre Prozessverantwortlichen über die Anwendung der Dokumente zeitnah und dokumentiert zu schulen.Alle Vorgabedokumente unseres QM-Systems werden in einer Übersicht aktuell geführt. Gleichermaßen wird mit externen Dokumenten (Gesetze, Verordnungen, behördliche Vorgaben...) verfahren. Inwieweit alle Dokumente trägerweit zur Verfügung stehen müssen, Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023



ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Zur Befriedigung des berechtigten Informationsinteresses von Partnern und weiteren Personenkreisen außerhalb des Trägers kann das QM-Handbuch ausgedruckt bereitgestellt werden. Über die Herausgabe entscheidet prinzipiell die Geschäftsleitung. Es wird nach Bestätigung der Aushändigung durch den QMB ausgegeben.

4.2.2 Umgang mit EDV und Internet

Jede Einrichtung verfügt über mindestens einen PC mit Internetzugang. Je nach technischer Umsetzbarkeit ist eine DSL-Flatrate einzurichten, die es ermöglicht mit einer kostenmäßig überschaubaren Größenordnung die Informationswege des Internet für die Einrichtung zu nutzen.Bei Installation eines Netzwerkes ist ein Administrator festzulegen, der kompetent und berechtigt ist Software zu installieren, Benutzungsrechte festzulegen und updates aufzuspielen. Dem Administrator ist eine Funktionsbeschreibung mit seinen Rechten und Pflichten auszuhändigen. Darin sind mindestens zu regeln:

Verfahren zur Installation von Software, updates Verhalten in Problemsituationen Verantwortung zur Fehleranalyse und -behebung Verfahren zur Verwaltung der Passwörter Verfahren zur Einweisung neuer Mitarbeiter Verwaltung der vorhandenen Lizenzen Verfahren zum Schutz des PC / Netzwerkes vor Viren etc. Verfahren der Datensicherung

Jeder PC in den Einrichtungen ist grundsätzlich nur mit käuflich erworbener und auf den Verein KINDERLAND-Sachsen e.V. lizenzierter Software zu bestücken.Kostenfreie Downloads aus dem Internet und sog. Freeware dürfen benutzt werden, sofern sie für die Arbeit benötigt werden.Sofern die Vergabe von Passwörtern für den PC oder einzelne Anwendungen notwendig ist (z.B. beim Schutz von personenbezogenen Daten) sind diese Passwörter beim Teamleiter in einem geschlossenen Umschlag zu hinterlegen. Es ist generell untersagt, auf dem dienstlichen PC verfassungsfeindliche, pornografische oder jugendgefährdende Inhalte abzurufen bzw. zu bearbeiten.

4.2.3 Datensicherheit und DatenschutzDer Schutz von personengebundenen Daten erfolgt auf der Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes. Der Umgang mit Sozialdaten richtet sich nach den für die Kita und Jugendhilfe gültigen Regelungen im SGB VIII. Die Mitarbeiter/Innen werden jährlich über die Bestimmungen des Datenschutzes aktenkundig belehrt. Die Belehrung erfolgt durch die Teamleiter. Die Teamleiter werden von der Datenschutzbeauftragten des Vereines jährlich belehrt und erhalten die Belehrung schriftlich ausgehändigt, um die Inhalte gegenüber ihren Mitarbeitern weiterzugeben.Es wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt. Dieser nimmt regelmäßig an Fortbildungsveranstaltungen zum Datenschutz teil.Alle beim KINDERLAND-Sachsen e.V. angestellten Mitarbeiter unterzeichnen die Verpflichtung auf das Datengeheimnis des BDSGIn jeder Einrichtung existiert ein öffentliches Verfahrensverzeichnis nach § 4e BDSG. Sollten Daten zur Weitergabe oder Erhebung angefordert werden, die nicht in diesem Verfahrensverzeichnis enthalten sind, ist die Berechtigung dazu gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten zu prüfen und zu dokumentieren.







4.3 Lenkung von AufzeichnungenQM-Aufzeichnungen sind Nachweisdokumente über erbrachte Leistungen bzw. Ergebnisse mit dem Zweck der Nachvollziehbarkeit, Kontrolle und Bewertung. Sie dienen dem Nachweis des professionellen Handelns sowie der Abbildung der Ergebnisqualität und verbessern auf diesem Wege den einrichtungsinternen Informationsfluss.

Die Aufzeichnungen werden praxisbezogen unterschieden in: trägerbezogen einrichtungsbezogen gruppenbezogen kindbezogen / familienbezogen mitarbeiterbezogen prozessbezogen ereignisbezogen

Der Inhalt, die Art und der Umfang der Aufzeichnungen sind in den jeweiligen Vorgaben geregelt.

Für die Aufbewahrung der Aufzeichnungen existieren in allen Einrichtungen dokumentierte Ablageordnungen.

Alle für die Prozesse notwendigen Vorlagen sind im Dokumentenordner bzw. im PC-Verzeichnis der Geschäftstelle unter der Rubrik „Organisationshilfen“ zusammen gefasst und werden von der Geschäftsführerin bzw. den TeamleiterInnen verantwortlich aufbewahrt. Grundlage sind neben rechtlichen Rahmenbedingungen auch interne Anforderungen, die den Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff gewährleisten.

Nachweise sind Aufzeichnungen zu Ergebnissen unserer Tätigkeiten. Die Nachweispflicht kann gesetzlich oder behördlich vorgegeben sein. Prinzipiell ist die Notwendigkeit, bestimmte Aufzeichnungen zu erstellen in den mit geltenden Dokumenten geregelt. Die vorgegebene Form und die Zeitlichen Vorgaben sind von den Mitarbeitern und Teamleitern einzuhalten.

Notwendige Festlegungen zu Art und Weise, zur Ablage und zum Umgang mit Aufzeichnungen sind in den Prozess- oder Projektbeschreibungen und Anweisungen enthalten. Hinsichtlich der Aufzeichnungspraxis gilt die Grundregel: „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“! Festlegungen zur Archivierung usw. sind zentral getroffen.Nicht mehr benötigte und nicht zu archivierende Unterlagen sind professionell zu vernichten.




5.0 Verantwortung der Leitungen / Leitungsebenen / Führungskräfte

5.1. Erklärung der Geschäftsführung

Als Kinder- und Jugendhilfeträger ist unsere Aufgabe die sozialpädagogische Förderung, Beratung, Betreuung und Bildung von Kindern, Jugendlichen, jungen Erwachsenen, Frauen, Familien und von sozialer Benachteiligung Betroffenen, sowie stadtteilbezogene soziale Arbeit. Die gesetzliche Grundlage dafür ist das SGB VIII.

Qualität bedeutet für uns in der täglichen Arbeit, dass die Bedürfnisse der von uns betreuten, begleiteten und beratenen Menschen maßgebliches Kriterium für Angebote unseres Trägers sind.

Die Wünsche und Ziele der Kinder, Jugendlichen und Familien sowie privater bzw. öffentlicher Auftraggeber müssen den Maßstab der Qualität entscheidend mit gestalten.Gleichzeitig sind entscheidende Kriterien für die Qualität unserer Arbeit die hohe Fachlichkeit und das professionelle Handeln der in unseren Einrichtungen tätigen Mitarbeiter. Unser Qualitätsanspruch wird gestützt durch ein Qualitätsmanagementsystem, das den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2000 ff entspricht.Das vorliegende Qualitätshandbuch beschreibt dieses System, die geltenden gesetzlichen Regelungen, Mindeststandards des Trägers sowie weiterführende spezifische Standards der einzelnen Einrichtung. Damit soll die Umsetzung der Qualitätspolitik des Trägers KINDERLAND-Sachsen e.V. auf allen Ebenen gesichert werden.

Ferner soll sichergestellt werden, dass qualitätsrelevante Tätigkeiten durchgängig auf der Basis von Qualitätsstandards geplant, gesteuert und überwacht werden. Durch einen kontinuierlichen Entwicklungsprozess soll über das Engagement aller Mitarbeiter auf allen Ebenen die Qualität unserer Dienstleistung permanent optimiert werden. Dies wird sich ebenfalls in einer permanenten Weiterentwicklung der Inhalte des QMH zeigen.

Durch diese Erklärung verpflichtet die Geschäftsführung sich und alle Mitarbeiter, ihre Tätigkeit entsprechend den Beschreibungen dieses QM-Handbuches auszuführen.

Das QMH ist für alle Trägerbereiche verbindlich und in Kraft gesetzt.

Dresden, den 1.9.2009 Dr. Katrin MerkerGeschäftsführerin

5.2 Leitbild des Trägers und der Einrichtungen

Die Notwendigkeit einer intensiven Bedarfsorientierung als Basisbaustein für eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung im Bereich Kinder- und Jugendhilfe wird in der Grafik dargestellt. Die Mitarbeiter/Innen des KINDERLAND-Sachsen e.V. legen großen Wert auf ein Betreuungskonzept, das die enge und regelmäßige Kommunikation mit ihren Kunden einschließt. Die Ermittlung der Kundenanforderungen ist eine wichtige Grundlage für die Planung unserer Leistungsangebote. Hierzu werden neben den gesetzlichen Vorgaben auch die Anforderungen der Sekundär- und Primärkunden einbezogen, um dadurch eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit zu erzielen.




Kunden

SekundärkundenKostenträger

Anforderungen,Vorgaben

Eltern, KinderPrimärkundeEmpfänger derDienstleistung

Kundenbegriff im Bereich Kita

= Kundenbegriff umgangssprachlich

Die spezifische Kundenorientierung unseres Trägers kommt im Leitbild des KINDERLAND-Sachsen e.V. zum Ausdruck, siehe Anlage 1.Darin findet sich die Orientierung auf humanistische Arbeitsansätze, die damit verbundenen Wertvorstellungen in der Arbeit der Pädagogen sowie die Zielstellungen unseres pädagogischen Handelns wieder.

Aus dem Leitbild wird deutlich, dass die Vermittlung humanistischer Werte nur möglich ist, wenn diese Wertvorstellungen von uns selbst gelebt werden und damit im Handeln der Pädagogen untereinander zum Ausdruck kommen. Somit erwarten wir von jedem Pädagogen, dass er sein eigenes handeln täglich hinterfragt und immer wieder neu am Leitbild des KINDERLAND-Sachsen e.V. ausrichtet.




5.3 Qualitätsziele / Entwicklungsrichtlinien

Die TeamleiterInnen aller Bereiche des KINDERLAND-Sachsen e.V. haben im September 2003 die Entwicklungsrichtlinien des Vereines für einen mittelfristigen Zeitraum beschrieben. Diese wurden der Mitgliederversammlung des Vereines vorgelegt, dort diskutiert und von diesem obersten Gremium verabschiedet. Im Jahr 2007 erfolgte auf der Klausurtagung die Rechenschaftslegung der Umsetzung dieser Entwicklungsrichtlinien und gleichzeitig eine Überprüfung der Aktualität, wobei bestätigt



Humanistisches Leitbild

Kinder sind Handelnde, die im Hier und Jetzt leben, für ihr Verhalten verantwortlich sind und selbst entscheidend dazu beitragen können sich und ihre Umwelt zu verändern.

Unsere Ziele

WerteAkzeptanz, Vertrauen, Freiwilligkeit, Offenheit

adressatenorientiertStärken entwickelnSchwächen kompensieren Biografie- und Lebensweltbezug

flexibelbedürfnisorientiertkein starres Konzept

Leitbild des Kinderland Sachsen e.V.

Die Grundwerte

Unsere Herangehensweise

Durch dieses Konzept werden Kinder aufgefordert, ihre eigenen Fähigkeiten und Stärken zu entdecken, die Möglichkeit zur Selbstbestimmung und Selbstveränderung zu entwickeln und eine Orientierung in der Lebenswelt zu finden. Dabei wird besonders auf die Lebenssituation und den Entwicklungsstand des Einzelnen Bezug genommen.

Ausprägung sozialer Bindungsfähigkeit Schaffung sozialer Kontakte, Lebensorientierung und Perspektiven

Vermittlung sozialer Kompetenzen Erlernen und Anwenden lebenspraktischer

Fähigkeiten Integration von Menschen in die Gesellschaft


wurde, dass diese nach wie vor ihre Gültigkeit besitzt. In Abhängigkeit von der gesellschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkungen auf die Bedarfe der Familien, Kinder und Jugendlichen werden die notwendigen Entwicklungen für unsere Angebote, Konzeptionen und Leistungen regelmäßig auf den verschiedenen Leitungsebenen reflektiert und die entsprechenden Anpassungen vorgenommen. Aus diesem Grund wurden die Entwicklungsrichtlinien auf der Klausurtagung im Jahr 2010 neu formuliert und am 30.09.2010 von der Mitgliederversammlung bestätigt.

Entwicklungsrichtlinien des Vereins KINDERLAND-Sachsen e.V.

bestätigt von der Mitgliederversammlung am 30.09.2010

Der Verein KINDERLAND-Sachsen e.V. leistet innovative und kontinuierliche Arbeit auf dem Gebiet der Kinder-, Jugend-, Familien- und Netzwerkarbeit. Die Ausrichtung der Angebote basiert auf fachlicher Qualität und Effizienz. Grundlagen sind das Leitbild des Vereins und die zur Verfügung stehenden bzw. erschließbaren Ressourcen.

Die Entwicklung des Vereins soll nach folgenden Schwerpunkten erfolgen:

1.) Wahrnehmung des Bedarfs von Kindern, Jugendlichen und Familien in unserer Gesellschaft aus fachlicher Sicht und in fachpolitischer und sozialpolitischer Auseinandersetzung.

Dazu sind folgende Maßnahmen kontinuierlich umzusetzen: Kritische Analyse der eigenen Arbeit, Beschreibung sowie anschließende Veröffentlichung der Bedarfe, Entwicklung innovativer Ideen, Erschließung von Interventionsmöglichkeiten, Kontinuität und Stabilität der Arbeit, Primat der Prävention vor Intervention, fortlaufende Evaluation und Dokumentation der Arbeit Flexible und adressatenorientierte Netzwerkarbeit, träger- und

leistungsfeldübergreifend

Als Basis dafür erwarten wir von allen MitarbeiterInnen: Hinterfragen der eigenen Haltungen und Abgleich mit dem Leitbild, Reflektion des fachlichen Handelns, Beachtung der Rechte der Kinder, Respektieren der Individualität und Selbstaktivierungskräfte der Menschen, Sicherung von Stabilität der Angebote, Initiierung und Förderung von Nachhaltigkeit.

2.) Sicherstellung der Planung, Steuerung und Überwachung von qualitätsrelevanten Tätigkeiten auf der Basis von Qualitätsstandards

3.) Unterstützung der Entwicklung der MitarbeiterInnen zu: einer hohen fachlichen Qualität, Wertschöpfung durch Wertschätzung, Übernahme von Verantwortung beruflicher Selbstverwirklichung und hoher Identifizierung mit dem Verein.

Auf diesen Schwerpunkten basierend möchten wir uns weiterhin als ein allseits fachlich anerkannter, kompetenter und selbstbewusster freier Träger der Jugendhilfe profilieren, der aufgrund der Qualität seiner Leistungen geachtet wird, sich verlässlich und innovativ für




Kinder, Jugendliche und Familien im Land Sachsen einsetzt und bei dem es Freude macht zu arbeiten (sowohl haupt- als auch ehrenamtlich).

5.4 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation

5.4.1 Verantwortung und Befugnis

Um die Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen der einzelnen Ebenen des KINDERLAND-Sachsen e.V. zu regeln wurden mehrere Instrumentarien eingeführt. Die Geschäftsordnung regelt die Abgrenzung von Entscheidungskompetenzen zwischen dem Vorstand, der Geschäftsleitung und den Teams.

Im Geschäftsführervertrag ist eine Liste von zustimmungspflichtigen Geschäften enthalten, ansonsten ist die Geschäftsführerin durch den Vorstand handlungsbevollmächtigt.

Die Kompetenzmatrizen der Führungs-, Unterstützungs- und päd. Prozesse regeln die Zuständigkeiten und Verantwortungen. Ergänzende spezifische Regelungen sind möglich.

Darüber hinaus regeln in den einzelnen Teams Funktionsverteilungspläne die Verantwortungen weiterer Funktionen. Die Erarbeitung und fortlaufende Überarbeitung erfolgt im Team.Die Mitarbeiter der Geschäftsleitung / Verwaltung verfügen ebenfalls über einen solchen Funktionsverteilungsplan, der den Teamleitern zur Kenntnis gegeben wurde.

5.4.2 Interne und externe Kommunikation

Zur Regelung der internen und externen Kommunikation werden folgende Kommunikationsebenen im Rahmen der Führungsinstrumente praktiziert:Instrumente der Führung und praktischen Anleitung bei KINDERLAND-Sachsen e.V. sind:monatliche Teamleiterrunden, regelmäßige „Persönliche Gespräche“ zwischen TeamleiterIn und Geschäftsführerin, mindestens zwei Mal im Jahr und bei Bedarf monatlichFachberatung durch trägerinterne FachberaterBegleitung der Teams durch externe pädagogische Fachkräfte mit langjähriger Bindung an den Träger (Dipl. Sozialpädagogin, Supervisorin, Mediatorin), zuständig für kollegiale Fallberatung, Moderation von Teambildungsprozessen und ggf. SupervisionFachkonferenzen, Klausurtagungen der Teamleiter und der Einrichtungen Regelmäßige Dienstberatungen der Teams Die fachlichen und administrativen Beratungen werden protokolliert. Sie enthalten die Anweisungen der Dienstvorgesetzten, die Beschlüsse der Teams, Termine und Verantwortlichkeiten zu abgesprochenen Arbeitsaufgaben. Die Protokolle sind chronologisch abzuheften und mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.

Für die Teilnahme an den verschiedenen Gremien auf kommunaler- und Landesebene gibt es einen Plan der die zuständigen Vertreter benennt. Die jeweiligen Protokolle sind an die GF weiterzuleiten.Entscheidungen, die in den Gremien getroffen werden sollen, sind mit dem zuständigen Teamleiter bzw. bei entsprechender Relevanz mit der GF vorzubereiten. In den Teamleiterrunden finden monatlich die gegenseitige Information und ein fachlicher Austausch zu den stattgefundenen und geplanten Gremien statt. Einladungen und Protokolle werden per E-Mail oder Fax an die zuständigen Vertreter der Gremien sowie an die GF weitergeleitet.




5.5 Managementbewertung

Die Geschäftsführung bewertet in der Regel alle 2 Jahre in Zusammenarbeit mit den Teamleitern das Qualitätsmanagementsystem, um dessen Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit zu überprüfen. Die Bewertungsaufzeichnungen dienen als Grundlage für einen Bericht, der aktuelle Festlegungen und daraus resultierende Schlussfolgerungen zum Inhalt hat.

Die Managementbewertung hat außerdem das Ziel, die MitarbeiterInnen über den aktuellen Qualitätsentwicklungsstand zu informieren, um Ihnen eine transparente Orientierungshilfe für die Bewertung Ihrer eigenen geleisteten Arbeit an die Hand zu geben. Die MitarbeiterInnen sollen daraufhin gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten und evtl. Änderungsbedarf für das Qualitätsmanagementsystem erarbeiten.

Für die Bewertung werden folgende Aufzeichnungen herangezogen: Ergebnisse von internen Audits Kundenrückmeldungen Prozessleistung und Dienstleistungsqualität (Soll-Ist-Vergleich , Belegung,

Anwesenheitszeiten) Erfolg der Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen Folgemaßnahmen vorangegangener Managementbewertungen Gesetzliche Rahmenänderungen, die sich auf das QM-System auswirken könnten Empfehlungen für Verbesserungen.

Die Ergebnisse der Bewertung sollen Entscheidungen und Maßnahmen herbeiführen: zur Verbesserung des QM-Systems zur Verbesserung der Dienstleistung in Bezug auf Kundenanforderungen zur Sicherstellung des Bedarfs an Ressourcen.




6.0 Management von Ressourcen

Eine gleich bleibend hohe Qualität der Dienstleistung und damit verbunden eine hohe Kundenzufriedenheit wird durch die Bereitstellung einer angemessenen personellen und materiellen Ausstattung gewährleistet. Diese orientiert sich an der tatsächlichen Belegung der Einrichtungen, den Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Landesjugendamtes sowie den Personalstandards der kommunalen Jugendhilfeplanung. Auf Grundlage der Zuschuss- und Förderverträge, der verhandelten Kostensätze und der aktuellen Belegung der Einrichtungen ergibt sich ein Haushaltsbudget für den Verein. Durch ein effizientes Controlling der Einnahmen und Ausgaben wird dieses Budget umgesetzt. Die zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen ergeben sich aus dem Personalschlüssel der Kindertagesstätten, dem Jugendhilfeplan bzw. den per Zuschussvertrag verhandelten Stellenanteilen sowie der Betriebserlaubnis für die Einrichtungen. Diese sind entsprechend der Fachkräfteverordnung mit dem geforderten Fachpersonal zu besetzen.Eine positive Arbeitsatmosphäre fördert die Motivation der MitarbeiterInnen und wirkt sich direkt auf das Klima in den Einrichtungen, d.h. auch auf die Qualität der Arbeit und das Wohlbefinden der Kinder / Jugendlichen aus.Die Verantwortung für unsere Kinder, Jugendlichen und MitarbeiterInnen fordert ebenfalls ständige Aufmerksamkeit in Bezug auf den Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz, einschließlich Hygiene und Infektionsschutz.

6.1 Personalmanagement

Die Qualitäts- und Leistungsfähigkeit der Einrichtungen werden zu einem sehr wesentlichen Teil von der

Qualifikation, Motivation und Physischen und psychischen Einsatzfähigkeit

der MitarbeiterInnnen bestimmt.

Dies dauerhaft sicher zu stellen ist Gegenstand der Personalentwicklung.

Durch eine gezielte Personalführung erfolgt eine systematische Gestaltung von Vorgesetzten – Mitarbeiter – Beziehungen im Sinne der Erreichung der Einrichtungsziele,die in den jeweiligen Konzeptionen und Leistungsbeschreibungen dargelegt sind.

Die Personalverwaltung, dritter Bestandteil des Personalmanagements, muss gewährleisten dass alle notwendigen Verträge, Meldungen, Zahlungen etc. bzgl. des Personals mit den zuständigen Ämtern, Behörden, Krankenkassen etc. zuverlässig sicher gestellt werden.

6.1.1 Personalentwicklung

Die Wirksamkeit unserer Dienstleistung ist abhängig von dem professionellen Engagement sowie der hohen sozialen und fachlichen Kompetenz der MitarbeiterInnen.Erste Aufgabe zur Erreichung dieser Voraussetzung ist die qualifizierte Auswahl und möglichst passgenaue Einstellung von MitarbeiterInnen. Darauf aufbauend nimmt die Qualifizierung sowie Förderung und Motivation aller bei KINDERLAND-Sachsen e.V. beschäftigten MA eine zentrale Stellung in unserer Firmenkultur ein und bedarf des ständigen Dialogs zwischen den MA und deren Vorgesetzten. Sie liegt in der Verantwortung eines jeden Vorgesetzten.Wir sichern damit, dass:jeder Arbeitsplatz angemessen fachlich besetzt ist,Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023



das Wissen der MA und Leitungskräfte auf dem neuesten Stand gehalten wird,die MA und Leitungskräfte auf künftige Aufgaben vorbereitet werden.

Es sind Voraussetzungen geschaffen, die eine ausreichende und kontinuierliche Personalqualifikation sicherstellen und aufrechterhalten.

Zu diesen Voraussetzungen gehören:

Personalplanung und BedarfsermittlungKönnen die Anforderungen nicht durch vorhandenes Personal abgedeckt werden, erfolgen Personaleinstellungen auf der Grundlage interner und externer Stellenausschreibungen.Für das Personalauswahlverfahren und die Einarbeitung neuer MA sind Regelungen getroffen, wie z.B.:

Formular Stellenausschreibungen, Flussdiagramm Bewerbermanagement, Bewerber- Bewertungsbogen, Formular Bewerbungsgespräche, Ermittlung von VzÄ auf der Grundlage von Belegungsdaten, Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter bzw. Führungskräfte.

Fort- und Weiterbildung Die Ermittlung des Fortbildungsbedarfes erfolgt im Team anhand der konkreten Situation, der Erfordernisse der konzeptionellen Weiterentwicklung und im Abgleich mit den persönlichen Voraussetzungen der MA. Vonseiten der Geschäftsleitung werden mit den Teamleitern ständig die notwendigen personellen Entwicklungsprozesse (Personalentwicklungskonzept) besprochen und die aktuellen Angebote der Bildungsinstitutionen an die Einrichtung weitergeleitet.Das Interesse an berufsbegleitenden Fortbildungsmaßnahmen ist nach wie vor groß und wird im vertretbaren Rahmen von KINDERLAND-Sachsen e.V. gefördert.

In den Kindertagesstätten befassen sich alle ErzieherInnen nach wie vor aktiv mit demSächsischen Bildungsplan, der seit 2007 die Grundlage für die pädagogische Arbeit in den sächsischen Kindertagesstätten bildet. Auch dazu wurden bereits zahlreiche Fortbildungsangebote wahrgenommen.

Die Sicherstellung der Bildungsqualität in den Einrichtungen wird trägerseitig folgendermaßen gewährleistet:Bereitstellung der notwendigen personellen und materiellen Voraussetzungen,Weiterleitung von aktuellen Fachinformationen, Überprüfung der Fortbildungsplanung des laufenden Jahres,Prüfen der Fortbildungsaktivitäten des vergangenen Jahres,Übergabe von Material zu Bildungsprozessen (Bildungsplan, Angebote LJA, DPWV, EB Kita etc.)Ermöglichung der Teilnahme des Fachpersonals an Fachkonferenzen.

MA und Leitungskräfte sind durch ihre Ausbildung, Erfahrung und Qualifikation befähigt, die an sie gestellten Forderungen zu erfüllen. Zusätzlich ist durch geeignete regelmäßige Fortbildung gesichert, dass die MA ihr Wissen, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ständig erweitern. Der Bildungsbedarf wird durch Mitarbeitergespräche erfasst.Für Schulungsmaßnahmen werden nur geeignete, qualifizierte und anerkannte Dozenten berücksichtigt.

FachaustauschIm Rahmen des gegenseitige Fachaustauschs auf entsprechenden Ebenen unseres Vereines (Teamleiterrunden, Fachgruppen usw.), sowie dem persönliche Kontakt der Mitarbeiter untereinander gibt es eine rege fachliche Diskussion und Zusammenarbeit der Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023



einzelnen Arbeitsbereiche unseres Vereines. Jährlich findet eine Klausurtagung aller TL des KINDERLAND-Sachsen e.V. zu ausgewählten Themen der Vereinsentwicklung und Führungstätigkeit statt.

MotivationQualität und Leistungsfähigkeit sind in hohem Maße von der Leistungsbereitschaft der MA, d.h. von ihrer Motivation abhängig.Diese Faktoren erfahren besondere Beachtung:Übertragung von Verantwortung,Mitbestimmung und Gestaltung am Arbeitsplatz,Information über Ziele und Ergebnisse,Einbeziehung in die Vorbereitung von Entscheidungen,Personal- und Mitarbeitergespräche.Generell ist das Potential der MA die wichtigste Ressource des Vereines, die es auch weiterhin zielgerichtet zu entwickeln gilt. Multiprofessionelle Teams, starke Identifikation der MA mit unserem Verein, Entwicklungsfähigkeit der MA, Neugier und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Themen der Jugendhilfe, Mut zu neuen Projekten, Führungskompetenzen usw. sind Eigenschaften, die einen Großteil der festen MA des Vereins auszeichnen.

Seit dem Jahr 2007 wurde ein Modell der leistungsorientierten Vergütung (LOB) für die MA eingeführt. Diese lehnt sich an das Modell im öffentlichen Dienst (TVÖD) an. Es ist kombiniert aus einer Zielvereinbarung und einer Leistungsbeurteilung durch die jeweilige Führungskraft. Nach einem Erprobungsjahr konnten wir feststellen, dass die Entwicklung der MA und Einrichtungen dadurch positiv im Sinne der Vereinszielstellungen beeinflusst werden. Deshalb wurden die Regelungen zur LOB in einer Dienstvereinbarung festgeschrieben.

6.1.2 Personalführung

Die Qualität der Personalführung wird im Wesentlichen bestimmt durch den Anspruch des Umgangs miteinander im Leitbild des Trägers. Konkret gestaltet wird sie durch die unmittelbare Vorgesetzter – Mitarbeiter – Beziehung.

Führungsinstrumente sind: persönliche Gespräche zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, mindestens 2 * pro

Jahr, Abschluss einer jährlichen Zielvereinbarung, auf der Grundlage der betrieblichen

Vereinbarung zur Leistungsorientierten Bezahlung, Jährliche Leistungsbeurteilung und Auswertung der Zielvereinbarung, Leistungsorientierte Vergütungsbestandteile, Regelmäßige Dienstberatungen, Auswertungsgespräch zur Probezeit, Jährliche Fortbildungsplanung, Dienstplanung, Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit, teamspezifische Handhabung.

Für die Erfüllung ihrer Führungsaufgaben stehen den Teamleitern verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie selbst haben die Möglichkeit der monatlichen Teamleiterrunden, persönlichen Gespräche sowie der telefonischen Konsultation bei der Geschäftsleitung. Zusätzlich stehen im Rahmen des Haushaltbudgets Supervision und Fachberatung zur Verfügung.

Für die Wahrnehmung verschiedener Führungsaufgaben wurden folgende mitgeltenden




Dokumente entwickelt: Formular Zielvereinbarung, Zielkarte zur Auswertung der Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilung mit

Bewertungsskala, Dienstplanformular, Auswertungsbogen der Probezeit, Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit.

6.1.3 Personalverwaltung

Die Personalverwaltung muss gewährleisten, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen nachhaltig erfüllt werden. Die Verwaltung des Trägers unterstützt darüber hinaus die LeiterInnen und MitarbeiterInnen der verschiedenen Einrichtungen bei der Bearbeitung von personalbezogenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Diese Aufgaben werden zentral in der Geschäftstelle des KINDERLAND-Sachsen e.V. von einer Personalsachbearbeiterin umgesetzt.

Aufgaben der PersonalverwaltungVerwaltung von Bewerbungen (Flussdiagramm Bewerbungsmanagement), Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten,Überwachung und Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorschriften und Regelungen,Arbeiten im Zusammenhang mit dem Abschluss, der Änderung und Auflösung von Arbeitsverhältnissen,Bearbeitung der Gehaltsabrechnung sowie die Auszahlung der Gehälter,Bearbeitung von Urlaubs-, Fortbildungs- und anderen Statistiken,Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen, Anwesenheitslisten, Krankmeldungen etc.,Erstellung von notwendigen Meldungen, Statistiken, Abrechnungsunterlagen, Zuarbeiten für Geschäftsführung und Planungsabteilung.

Die Personalakten werden projektbezogen unter Verschluss aufbewahrt. Zugang haben nur die Geschäftsführerin und Personalsachbearbeiterin.

6.2 Gebäude und Ausstattung

Abgeleitet aus der Fürsorgepflicht gegenüber den MA und den Anforderungen aus dem Betreuungsauftrag gegenüber den uns anvertrauten Kindern und Jugendlichen ist die Bereitstellung von ausreichenden und angemessenen Räumlichkeiten, Ausstattungsgegenständen und Arbeitsmitteln.

Alle Anforderungen an ein diesbezüglich geeignetes Umfeld werden regelmäßig hinsichtlich der:Erfordernisse, Funktionen, Leistungen, Verfügbarkeit, Kosten, und Sicherheit,Notwendigkeit spezifischer Anforderungen aus rechtlichen und normativen Rahmenbedingungen,Art und Häufigkeit notwendiger Instandhaltung und Instandsetzung sowieUmweltverträglichkeit (insbesondere Abfall, Entsorgung)überprüft.

Die daraus abgeleiteten speziell notwendigen Maßnahmen der Anschaffung, Instandsetzung und Werterhaltung werden vom jeweils zuständigen Teamleiter entsprechend dem jeweiligen Haushaltsbudget umgesetzt oder in die Investitionsplanung eingearbeitet.




Bei angemieteten Gebäuden ist der Instandhaltungs- oder Instandsetzungsbedarf zeitnah dem jeweiligen Vermieter bekanntzugeben.

Für den Zutritt zu unseren Räumlichkeiten treffen die Teams spezifische Regelungen, dies gilt insbesondere für die Schlüsselordnung bzw. spezielle Sicherheitsvorkehrungen gegenüber den uns anvertrauten Kindern und die Umsetzung der Aufsichtpflicht.

6.3 Sicherheit und Kultur am Arbeitsplatz

6.3.1 Gesundheits- Arbeits- und Brandschutz

Um den MA an ihrer Arbeitsstelle einen professionellen Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz zu gewährleisten, hat der Träger mit einem professionellen Dienstleister für Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin, dem AMD TÜV Rheinland einen langfristigen Kooperationsvertrag abgeschlossen. Im Rahmen der vereinbarten Leistungen werden kontinuierliche Belehrungen zu relevanten Inhalten durchgeführt. Gleichzeitig finden regelmäßig Begehungen durch den zuständigen Sicherheitsingenieur statt.

Durch geeignete Regelungen wird sichergestellt, dass Gefährdungen der zu betreuenden Personen aber auch der MA vermieden werden. Dazu benennt jedes Team einen Sicherheitsbeauftragten, der regelmäßig (empfohlen: alle zwei Jahre) an den Fortbildungsveranstaltungen für Sicherheitsbeauftragte der Berufsgenossenschaft teilnimmt. Der Sicherheitsbeauftragte ist dafür verantwortlich, die zu ergreifenden präventiven und operativen Maßnahmen an den Teamleiter heranzutragen um damit sicherzustellen, dass die Vorgaben bezüglich Arbeits- und Gesundheitsschutz umgesetzt werden. Insbesondere durch Aushänge und Unterweisungen werden die Mitarbeiter auf diesbezügliche Erfordernisse vorbereitet.

6.3.2 Grundsätze zum Arbeitsumfeld

Eine abgestimmte Arbeitsorganisation und eine offen Atmosphäre sowie die Sicherung eines kollegialen Arbeitsklimas tragen zum Wohlbefinden der Mitarbeiter/Innen bei.Jeder Mitarbeiter trägt mit seinem Verhalten zur Einhaltung von Ordnung und Sicherheit am Arbeitsplatz bei. Die Grundsätze des Leitbildes unseres Trägers werden von jedem Mitarbeiter im Arbeitsalltag gelebt und damit eine Vorbildfunktion für unsere Kinder und Jugendlichen erreicht.




7.0 Inhalte der pädagogischen Arbeit in der Kita

7.1 Planung und Organisation

7.1.1 Konzeptionelle Arbeit

LeitgedankeDie Konzeption ist Arbeits- und Planungsgrundlage der Einrichtung. Sie baut auf den gesetzl. Grundlagen und dem Leitbild des Trägers auf.

ZielDie Konzeption ist die Handlungsorientierung der pädagogischen Arbeit und deren Darstellung nach außen. Sie formuliert den grundlegenden Auftrag und das spezifische Profil der Einrichtung.Sie beschreibt die Qualität und Quantität der Arbeit der Einrichtung.

RegelungDie Konzeption unterliegt, auf der Grundlage des Bedarfs, einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess. Die Konzeptionserarbeitung erfolgt auf der Grundlage des §6 Sächs.KitaG, die Verantwortung trägt die Leitung. Die Konzeptionsfreigabe erfolgt durch den Träger. Der Teamleiter entscheidet über eine Herausgabe. Eltern und interessierte Dritte haben jederzeit die Möglichkeit Einblick in das Konzept zu nehmen. Das Layout der Konzeption folgt dem corporate design des Trägers.

Spezifik Das spezifische ist

Name Kita

7.1.2 Organisation Tagesablauf

LeitgedankeDer Tagesablauf bietet eine verlässliche Struktur für alle Beteiligten und ist an den Bedürfnissen und Interessen der Kinder orientiert.

ZielDurch die Strukturierung des Tagesablaufes geben wir Sicherheit und gewährleisten die Transparenz unserer Arbeit.

RegelungDie Gestaltung des Tagesablaufes wird regelmäßig reflektiert und den aktuellen Erfordernissen angepasst.Der Tagesablauf wird schriftlich fixiert und ist für alle zugänglich.Innerhalb der Tagesstrukturen können sich Eltern individuell nach ihren Bedürfnissen bewegen.Der Tagesablauf bestimmt den Dienstplan. Die Realisierbarkeit der Tagesstruktur wird täglich überprüft und durch die flexible Einsetzbarkeit der MA unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.





Name Kita

7.1.3 Umgang mit fremden Eigentum

LeitgedankeDie Einrichtungen verpflichten sich zu einem sorgsamen Umgang mit fremdem Eigentum. Fremdes Eigentum umfasst Kundeneigentum, Personaleigentum, Eigentum des Trägers, sowie gemietete Gebäude und Sachanlagen.

ZielDurch entsprechende Regelungen wird sichergestellt, dass Kundeneigentum nicht beschädigt oder verloren geht. Haftungsansprüche sind geregelt.

RegelungJährliche Belehrung der Kinder und Mitarbeiter.Schäden werden der Leitung gemeldet. Ab einer Höhe von 100,- € wird der Schaden an die GF mittels einer Inventarveränderungsmeldung mitgeteilt.Spezifische Regelungen erfolgen in Betreuungsverträgen und der Hausordnung.Der Inhalt der Eigentumsfächer oder/und der Garderobenfächer ist ET des Kindes und der Eltern.Foto- und Videoerlaubnisse werden zum Schutz des Rechtes auf das eigene Bild zu Beginn des Betreuungsverhältnisses eingeholt. Portfolio und Produkte der Kinder sind deren Eigentum.Registrierung des Inventars in der I-Liste. Zum Umgang mit Fundsachen werden Einrichtungsspezifische Regelungen getroffen. Bei Sachbeschädigung durch Dritte tritt deren Haftpflicht ein.Es existiert eine Schlüsselordnung.Für die Überlassung von Räumen und Sachanlagen an Dritte werden spezifische Regelungen getroffen.


Name Kita

7.1.4 Anmeldung und Aufnahme

LeitgedankeUnsere Einrichtung steht allen Kindern offen, egal welcher sozialen, ethnischen oder kulturellen Gruppe sie angehören. Alle Eltern erhalten Unterstützungen und Informationen, die sie anfordern und die für ihre Anmeldeentscheidung und die Aufnahme notwendig sind.

ZielDie Entscheidung der Eltern basiert auf fundiertem Wissen über unsere Einrichtung, ihr pädagogisches Konzept sowie die Erwartungen unsererseits an die Erziehungspartnerschaft.




Der Aufnahmeprozess verläuft systematisch strukturiert, unter Einbeziehung aller Anforderungen, ab.




Regelung

Interessenanmeldung von Eltern


Name Kita

7.1.5 Abmeldung

LeitgedankeEs gilt sicher herzustellen, dass Vertragsverhältnisse des Trägers rechtlich einwandfrei und fristgerecht beendet werden.



Verbindliche Rückmeldung der Eltern

Bedarfsanalyse anhand von AuswahlkriterienBearbeiten der Voranmeldungen

Platzvergabe

Platzreservierung

schriftlicher Vertragsabschluß Löschung der (Stamm)daten

ja

nein

Stammdaten,Informationen zum Kind

ja

neinEntscheidung der Eltern für die Kita

Info und Beratung

Voranmeldung

Broschüre KINDERLAND-Sachsen e.V.Kindergartenkonzept Hausführung


ZielUm einen geregelten Ablauf zu gewährleisten, arbeiten Eltern, Kita / BVSt. und Verwaltung (Träger KINDERLAND-Sachsen e.V. und EB) bei der Abmeldung von Kindern kooperativ zusammen.

RegelungMit Erreichen des im Vertrag vereinbarten Termins ist eine Kündigung möglich. Abmeldungen und Veränderungen sind lt. Betreuungsvertrag möglich. Die Eltern erhalten eine Kündigungs- und Veränderungsbestätigung durch die Einrichtungsleitung in Vertretung des Trägers.Eine fristlose Kündigung ist von beiden Vertragspartnern (GF und Eltern) nur in begründeten Ausnahmefällen möglich und bedarf der Prüfung durch die GF (z.B. bei Zahlungsverzug oder Gefahr für Leib und Leben).Eine Kündigung ist im gegenseitigen Einvernehmen möglich, wenn es in begründeten Fällen notwendig ist.Die Verantwortung für Abmeldung oder Veränderung trägt die Leitung in Vertretung des Trägers. Dies beinhaltet die Weiterleitung aller relevanten Daten an den Träger. Mit Inkrafttreten der Kündigung werden die Daten der ausgeschiedenen Kinder (gemäß 4.3.) archiviert.


Name Kita

7.1.6 Verhalten bei Kindeswohlgefährdung

LeitgedankeKinder und Jugendliche haben das Recht auf körperliche und seelische Unversehrtheit, gewaltfreie Erziehung und altersgerechte Entwicklung (§ 8a SGB VIII und § 1631 BGB).

ZielDie Verantwortung für die Umsetzung des Schutzauftrages nach § 8a SGB VIII tragen alle Mitarbeiter der Einrichtung. Das Ziel ist die Abwendungen von Gefährdungen und der Schutz vor schädigenden Einflüssen auf die Lebensbedingungen von Kindern und Jugendlichen.

RegelungEs werden folgende Richtlinien angewandt:

Vereinbarung zwischen JA und Träger (Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung) Dienstanweisung KINDERLAND – Sachsen e.V. Liste der "insoweit erfahrenen" Fachkräfte des Trägers jährliche Information und Belehrung aller MitarbeiterInnen, sowie Belehrung bei

Neueinstellungen von MA Die Einschätzung zum Sachverhalt erfolgt anhand geeigneter Kataloge zur

Gefährdungsbeurteilung (z.B. „Stuttgarter Kinderschutzbogen“)





Name Kita

7.1.7 Krisenbewältigung / -intervention / -prophylaxe

LeitgedankeKrise ist ein wirtschaftliches, soziales oder emotionales Ungleichgewicht, das ausgeglichen werden sollte. Sie äußert sich als akutes, bedrohliches Ereignis und durchläuft verschiedene Phasen, die zeitlich begrenzt sind. Die Krise wird durch die Beteiligten subjektiv wahr-genommen. Sie ist Bestandteil des Lebens und beinhaltet Gefahren und Chancen. Pädagogische Fachkräfte unterstützen Kinder / Jugendliche und deren Familien bei der Bewältigung von Krisen.

ZielDer bewusste Umgang mit Krisen bietet die Chance, eigene Veränderungen und Handlungsorientierungen zu entwickeln, um eine Entscheidung zu treffen. Die Aufgabe ist, diesen Prozess zu unterstützen und zeitnah aktiv zu begleiten

RegelungDie Einrichtungen entwickeln ihre Instrumente zum Erkennen, Analysieren und Bewältigen von Krisen und deren Prophylaxe kontinuierlich weiter. Methoden können dabei sein:

regelmäßige Beschaffung aller notwendigen Informationen, Beobachtung, Gespräche, Team-, Fallberatung, Reflexion, Evaluation, Supervision.

In der Geschäftsordnung des KINDERLAND-Sachsen e.V. ist festgeschrieben in welchen Krisensituationen die Geschäftsstelle zu informieren ist (Formblätter).


Name Kita

7.2 Ausgewählte pädagogische Prozesse

7.2.1 Integration und Eingewöhnung in die Gruppe

LeitgedankeDie pädagogische Beziehungsarbeit mit Kindern sowie die kontinuierliche Zusammenarbeit mit deren Eltern stellt eine sinnvolle, aufeinander abgestimmte Entwicklungsbegleitung dar.

ZielWir geben neu aufgenommenen Kindern die Zeit, die sie individuell benötigen, um sich an das neue Umfeld zu gewöhnen, neue soziale Kontakte zu knüpfen, sich angstfrei von ihren Eltern zu lösen und die Erzieherinnen als neue Bezugspersonen anzunehmen. Bei Gruppenwechsel innerhalb der Einrichtung werden die Kinder individuell unterstützt, um




ihnen die Eingewöhnung an die neue Situation / Umgebung zu erleichtern.Das wichtigste Ziel ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Bezugsperson, Kind und den zuständigen Erzieherinnen.

Um die Eingewöhnung für alle Beteiligten erfolgreich zu gestalten, ist es notwendig: die Ängste der Kinder und Eltern wahrzunehmen und durch geeignete Maßnahmen

zu mildern bzw. aufzufangen, Sicherheit, Halt und Unterstützung beim Eingehen neuer Beziehungen / Bindungen

durch verlässliche Bezugspersonen, d.h. eine verantwortliche ErzieherIn, zu gewährleisten,

das Kind mit den Räumlichkeiten und den täglichen Abläufen vertraut zu machen, einen regelmäßigen Austausch zwischen Erzieherinnen und Bezugsperson zu

gewährleisten und auf diese Weise auch den Ablösungsprozess zu erleichtern.

Regelung Die Eltern werden im Aufnahmegespräch über das Eingewöhnungskonzept

informiert. Mindestens ein Elternteil begleitet die Eingewöhnung. Qualitative Beschreibung des Übergangs Bezugspersonen im Übergang Zusammenarbeit mit den Familien → Rückmeldung zum Übergang Alle das Kind betreffenden aktuellen Bezugsgegenstände sollten zu Beginn der

Eingewöhnung in die Kita mitgebracht werden. Die Bezugsperson gibt regelmäßig ein kurzes Feedback an die Eltern zum Fortschritt

des Eingewöhnungsprozesses. Die Bezugspersonen und das Team kennen die Anamnese des Kindes. Eine Erzieherin ist während der Eingewöhnungsphase als feste Bezugsperson für

das Kind zuständig. Die Kontinuität der Anwesenheit der verantwortlichen Erzieherin ist gesichert. Alle anderen Kinder der Gruppe werden im Vorfeld auf das neue Kind vorbereitet. Eine vorbereitete Umgebung an den jeweiligen das Kind betreffenden Plätzen ist

geschaffen. Vor einem Bereichswechsel des Kindes findet ein Einführungsgespräch zwischen

Erzieherinnen und Eltern statt. Während eines Bereichswechsels, findet ein Übergabegespräch zwischen den

beteiligten ErzieherInnen statt. Die Kinder haben regelmäßig die Möglichkeit, ihren Ursprungsbereich zu besuchen.


Name Kita

7.2.1.1 Beteiligung von Kindern und Jugendlichen im Alltag der Einrichtung

LeitgedankeKinder und Jugendliche werden bei ihrer Entwicklung und den das Zusammenleben in der Einrichtung betreffenden Ereignissen und Entscheidungsprozessen entsprechend ihres Entwicklungsstandes beteiligt. Grundlage bildet die im Leitbild von KINDERLAND-Sachsen e.V. festgeschriebene




wertschätzende Haltung.

ZielUmsetzung der gesetzlichen Regelungen besonders unter dem Blick der darin festgeschriebenen Rechte von Kindern und Jugendlichen.Es ist sichergestellt, dass die Interessen der Kinder und Jugendlichen beachtet und in den pädagogischen Alltag integriert werden. Es ist ein Rahmen geschaffen, in dem sich eine Beteiligungskultur entwickelt. Kinder und Jugendliche erfahren Eigenverantwortlichkeit und Selbstwirksamkeit und es steht ihnen ein Übungsfeld für das Erlangen von ICH-, Sach- und Sozialkompetenzen (Handlungskompetenzen) zur Verfügung.

RegelungEs existieren altersspezifische und differenzierte Formen der Beteiligung der Kinder und Jugendlichen bei Entscheidungen des alltäglichen Lebens. Sie können regelmäßig auf entsprechende Austausch- und Beteiligungsplattformen zurückgreifen.

Werte und Normen des Zusammenlebens sind mit den Kindern besprochen und die Kinder sind entsprechend ihrer Entwicklungsstufe daran beteiligt.

Es besteht ein für alle Parteien / Beteiligten transparentes und zugängliches Beschwerdeverfahren.

In den Einrichtungen werden die Beteiligungsprozesse regelmäßig evaluiert – dazu formuliert jede Einrichtung ihre eigenen Zeiträume und Formen der Evaluation.

Die Rechte und Pflichten der Kinder und Jugendlichen werden festgeschrieben und ihnen in altersgerechter Form transparent gemacht.


Name Kita

7.2.2 Integration / Eltern- und Familienarbeit / Erziehungspartnerschaft

LeitgedankeErziehungspartnerschaft meint die gemeinsame Verantwortung von Eltern und Einrichtung für die Erziehung und Bildung der Kinder, sie realisiert sich in einem Dialog. Eltern und Pädagog/innen verfolgen ähnliche Ziele und kooperieren bei deren Umsetzung. Als "Partner" sind sie gleichwertig und gleichberechtigt. Eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Eltern ist für uns die Grundlage unserer pädagogischen Arbeit.

ZielDas Ziel ist eine dialogische Elternarbeit, das heißt ein wechselseitiges Öffnen für die Belange der Familie und der Kindertagesstätte. Notwendig dafür sind gegenseitiges Vertrauen und Respekt - Haltungen, die sich positiv auf das Kind auswirken. Eltern und PädagogInnen streben danach, ihre Erziehungsziele, -methoden und -bemühungen aufeinander abzustimmen, den Erziehungsprozess gemeinsam zu gestalten und sich gegenseitig zu unterstützen.

Einstellung




Eltern sind Experten ihres Kindes, sie werden mit ihren individuellen Lebensverhältnissen wahr- und ernst genommen. Fachkräfte in den Einrichtungen sind Experten für die pädagogische Arbeit. Durch Kooperation beider entstehen gelingende Bedingungen für das Aufwachsen der Kinder.

Mit den folgenden Bausteinen gestalten PädagogInnen und Eltern in unseren Einrichtungen diese Kooperation:

Bedarfsermittlung ist die Grundlage von bedarfsgerechten Angeboten: Fragebögen aller zwei Jahre ein Entwicklungsgespräch pro Jahr pro Kind bei Beratungsgesprächen in Elternabenden in Elternratssitzungen beim Aufnahmegespräch bei Tür- und Angelgesprächen

Transparenz ist die Grundlage für Vertrauen und Kommunikation: laufende Information an Eltern über pädagogische Inhalte, geplante und

durchgeführte Aktivitäten und Ergebnisse zeitnahes veröffentlichen der Ergebnisse der Fragebögen verweisen auf Zusammenhänge bei Beratungsgesprächen verweisen auf Zusammenhänge in Elternabenden nutzen der Elternratssitzungen, um Prozesse, Abläufe und Hintergründe zu erklären verweisen auf Zusammenhänge bei Tür- und Angelgesprächen regelmäßige Elternabende zu Themen der Konzeption und Inhalten der Arbeit aktuelle Dokumentationen und Projektbeschreibungen aktuelle Ausstellungen, Aufführungen, Dokumentationen Informationstafeln

Beteiligung schafft ein offenes Klima und ist die Grundlage für Interesse und Mitarbeit: Beteiligung von Eltern an pädagogischen Prozessen Initiieren von Beteiligungsmöglichkeiten Nutzen von Kompetenzen von Eltern Planung, Organisation und Gestaltung von Höhepunkten

Für Kontakt und Verständigung findet ein Austausch statt: zu Bildungs- und Erziehungszielen zu Beobachtungen, Wahrnehmungen, Deutungen und Sichtweisen bei gruppeninternen und übergreifenden Treffs und Veranstaltungen mit allen an der Erziehung beteiligten

Beratung in der Kindertageseinrichtung kann vielfältige Bedarfslagen von Familien klären: präventiv und situativ durch die Erzieherin in Krisensituationen durch eine dafür ausgebildete (externe) Fachkraft systemische Erziehungs- und Familienberatung, aber ohne therapeutisches Ziel

Klassische und informelle familienbildende Angebote ergänzen und unterstützen das Angebot der Einrichtungen:

2x jährlich thematische Elternabende, welche von Fachreferenten durchgeführt werden und deren Themen sich an den Bedarfsermittlungen orientieren

gruppeninterne sowie gruppenübergreifende Veranstaltungen, die vermittelnde Inhalte haben





Name Kita

7.2.3 Beobachtung und Dokumentation

LeitgedankeDie Beobachtung und Dokumentation der Entwicklung von Kindern bilden die Grundlage für die Arbeit von Fachkräften in pädagogischen Einrichtungen und sind gesetzlich verankert.

ZielDie Beobachtung und Dokumentation von Kindern erfolgen unter den Gesichtspunkten:RessourcenorientierungKontinuitätGanzheitlichkeitsystematische Verfahren

Beobachtung und Dokumentation beschreiben den Entwicklungsstand des Kindes und sind Handlungsorientierungen für die pädagogische Arbeit.Sie dienen als Grundlage für die Durchführung von Entwicklungsgesprächen.Sie sind gleichzeitig qualitativer Nachweis gegenüber Eltern, Träger und Behörden.

RegelungJeder pädagogische MA ist für die Beobachtung und Entwicklungsdokumentation verantwortlich.Die Beobachtung erfolgt nach dem Prinzip der Ganzheitlichkeit.Beobachtung und Dokumentation erfolgen nach / in einem „ zirkulären System“. (siehe Grafik)




Die Ablage der Dokumentation ist geregelt. Wir unterscheiden folgende Formen der Beobachtung und Dokumentation:Die AlltagsbeobachtungDie gezielte Beobachtung

Diese finden unter einrichtungsspezifischen Rahmenbedingungen und unter Nutzung von standardisierten Beobachtungsinstrumenten statt.


Name Kita

7.2.4 Raumgestaltung

LeitgedankeDie räumliche Gestaltung und die materielle Ausstattung einer Einrichtung ist ein aktiver Prozess. Er umfasst Innen- und Außenflächen, die allen Kindern und Erwachsenen zur Verfügung stehen. Die Gestaltung des Raumes ist ein entscheidender Faktor für das Wohlbefinden und bietet Anreize zum gemeinsamen Handeln, Interagieren und Tätig werden.

ZielRäume werden durch die Nutzer verändert.Ziel ist es, die Selbstbildungspotenziale der Beteiligten durch ein adäquates Raumangebot anzuregen und zu beteiligen, damit die unterschiedlichen Bedürfnisse und Bedarfe der Kinder und Erwachsenen berücksichtigt werden. Damit werden Räume geschaffen, die Vertrautheit, Wärme, Sicherheit und Zuflucht geben, Forschen und Erobern zulassen und die Benutzbarkeit, Beweglichkeit und Veränderbarkeit ermöglichen.

RegelungJede Einrichtung hat ein eigenes Raumkonzept und schafft im alltäglichen Spielumfeld der Einrichtung Möglichkeiten zur Selbstbildung der Kinder durch Erfahren, Erleben und Begreifen. Die verfügbaren Materialien werden von den Pädagogen regelmäßig auf ihren bildungsfördernden Inhalt überprüft.Die Spezifik aller Räume ist ausführlich in der Konzeption der Einrichtung beschrieben.


Name Kita

7.2.5 Gestaltung von Bildungsprozessen

LeitgedankeBildung ist Selbstbildung und ein ganzheitlicher, umfassender und lebenslanger Prozess. Lernen soll Freude machen und in Erfolgserlebnisse münden.Die Gestaltung der Bildungsprozesse orientiert sich am individuellen Lern- und Entwicklungsstand des Kindes, unter Berücksichtigung seiner Lernbiografie.




ZielKinder initiieren und organisieren ihre eigenen Lernprozesse und werden dabei von Pädagogen begleitet und unterstützt.

RegelungAlle Beteiligten der Einrichtung sind in den Prozess der Gestaltung eines anregenden Lern- und Lebensumfeldes integriert, dafür stehen geeignete Foren und Formen für Kinder, Eltern und Mitarbeiter zur Verfügung.Die Pädagogen tragen die Verantwortung für die Bildungsarbeit auf Grundlage vongesetzlichen und konzeptionellen Vorgaben.Voraussetzung für die Bildungsarbeit sind systematische Beobachtung und derenDokumentation (siehe 7.2.3).Für die Bildungsarbeit werden interne und externe Ressourcen genutzt.


Name Kita

7.2.6 Öffentlichkeitsarbeit

LeitgedankeÖffentlichkeitsarbeit ist eine planmäßige, strukturierte und professionell gestaltete Präsentation von Inhalten. Der Träger und die Einrichtungen geben intern und extern Informationen, Fakten und Tatsachen der eigenen Arbeit weiter. Die Pflege und Förderung der Beziehung zu Öffentlichkeit erfolgt, um Transparenz, Vertrauen und Aufmerksamkeit zu erreichen.

ZielÖffentlichkeitsarbeit ist die Darstellung der eigenen Tätigkeit, um Kunden und Förderer über die Angebote zu informieren, zu interessieren und zu binden.

Öffentlichkeitsarbeit erfolgt, um:ein positives Image zu schaffen,den Träger mit der Einrichtung in den Sozialraum zu integrieren,Präsenz und Identifizierbarkeit herzustellen,die transparente Darstellung der pädagogischen Arbeit nach innen und außen zu erreichen,den Aufbau von Verständnis und Bereitschaft zu Unterstützung der Arbeit zu erzielen.

RegelungDie Öffentlichkeitsarbeit des Trägers und der Einrichtungen beruhen auf:Verwendung des Corporate Design (z.B. Flyer, Briefbögen, E- Mail Anhang, Web-Site),Vertretung des Corporate Identity,Verantwortung für Initiierung und Erstellung von Veröffentlichungen liegt in der Einrichtung (z.B. Ausstellungen, Pressemitteilungen, Interviews),Jedes Team legt Zuständigkeiten für die einzelnen Bereiche der Öffentlichkeitsarbeit fest.





Name Kita

7.2.7 Gestaltung von Übergängen

LeitgedankeÜbergänge beschreiben bedeutsame Entwicklungsphasen im Leben des Kindes. Aufgrund der kommenden Anforderungen an das Kind sehen wir unsere pädagogische Aufgabe darin, das Kind während dieser Übergänge angemessen auf den neuen Abschnitt vorzubereiten. Den Kindern soll das Hineinwachsen in die veränderten Verantwortungen, Strukturen und Abläufe ermöglicht werden.In diesem Rahmen haben Eltern und PädagogInnen die gemeinsame Aufgabe Lernvoraussetzungen zu schaffen und dabei die individuellen Entwicklungsbesonderheiten zu beachten. Die Zusammenarbeit mit Dritten soll hierbei verantwortungsvoll angestrebt werden.

ZielDas Kind lernt, sich gleichberechtigt in die Gruppe zu integrieren, sich mit Gleichaltrigen zu messen und seine Fähigkeiten einzuschätzen.Das Kind gewinnt dadurch Selbstbewusstsein und lernt eigenverantwortliches Handeln. Eltern, Kinder und pädagogische Fachkräfte setzen sich mit dem kommenden Lebensabschnitt auseinander und bereiten sich auf diesen gemeinsam vor.

RegelungEs findet ein Entwicklungsgespräch zwischen Eltern und Pädagogen zum anstehenden Übergang statt. Eltern erhalten allgemeine Informationen zum Übergang in einem thematischen Elternabend. Kinder erhalten die Möglichkeit eine neue Institution kennen zu lernen.Die Kinder werden mit einem Ritual verabschiedet.


Name Kita

7.3 Beschaffung von Waren und Leistungen / Kooperationen

Sämtliche Verbrauchs-, Ausstattungsmaterialien und sonstige Leistungen, die zum Betrieb der Einrichtung/ Kostenstelle benötigt werden, orientieren sich an dem Haushaltsplan, den Förderzusagen oder dem aktuellen Belegungsstand der Einrichtung und werden dezentral, unter Berücksichtigung gültiger Regelungen im Verein, organisiert. Oberes Ziel ist das Handeln nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit.

Beschaffung von Waren:Die Teamleiter verfügen im Rahmen Ihres Jahresfinanzplanes über die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel der Positionen des Verbrauchsmaterials und unterliegen dabei den Regelungen der Fördermittelgeber und der internen Regelungen des KLS. Kooperationsverträge werden von der GF vereinbart. Liegen keine Kooperationsverträge vor,




kann auf regionale Leistungsanbieter zugegriffen werden. Benötigte Vollmachten für den Kauf auf Rechnung können in der GSt. angefordert werden.

Interne Regelungen < 410,--€ Anschaffungswert:

können eigenverantwortlich von den Teamleitern im Rahmen des HHP vorgenommen werden, defizitär arbeitende Projekte/ Kostenstellen müssen eine Genehmigung der GF einholen

> 410,--€ Anschaffungswert:Genehmigung durch die GF, bei Investitionen bis max. 1.000,--€ sind zusätzlich 3 Vergleichsangebote erforderlichHier gelten vor allem die Vorschriften der Geschäftsordnung und der Kassenordnung.

Der Wareneingang ist vom Teamleiter oder seinem Beauftragten auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen, die Rechnung sachlich richtig zu bestätigen und zeitnah im Original zur Zahlung an die GSt. zu schicken.

Zur Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs verfügen die Einrichtungen/ Kostenstellen über eine Nebenkasse. Alle Einnahmen und Ausgaben werden gemäß der Kassenordnung in das elektronische Kassenbuch eingetragen. Die Kasse wird monatlich bis zum 4.Werktag beim zuständigen SB Finanzbuchhaltung abgerechnet.

Beschaffung von Leistungen- Dienstleistungen/ Kooperationendient der Unterstützung unserer Leistungserbringung und der Effektivität und Wirtschaftlichkeit der einzelnen Einrichtungen. Die Vorbereitung und Erstellung der Verträge obliegt den jeweiligen Teamleitern unter Nutzung der vorhandenen vereinsinternen Formulare. Zur Prüfung und Genehmigung sind die Verträge vor Beginn der Leistung der GF zur Zustimmung und Unterschrift vorzulegen.

7.4 Administration und Verwaltung

7.4.1 Lohn-, Anlagen- & Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen, Haushalts- & Budgetverwaltung, Fördermittel & Zuschüsse

Die Finanzplanung und das Finanzcontrolling sind die voran gesetzten obersten Ziele und einer der wichtigsten Kernprozesse der Geschäftsstelle und werden im KLS wie folgt umgesetzt:

Finanzplanung / I Ermittlung der Fixkosten der Einrichtung / Kostenstelle Zuarbeit der TL der Einrichtung über zu erwartende variable Kosten Erstellung der Anträge auf Zuschuss oder zum Kostensatz Einreichung der Unterlagen / Verhandlung Erarbeitung vorläufiger Teil-Haushaltspläne Erstellung vorläufiger Haushaltsplan

Finanzplanung / II Erhalt Verhandlungsergebnis / Bescheid Einarbeitung in den Haushaltsplan des Vereins Beschlussfassung durch den Vorstand Freigabe der Budgets an die Teamleiter

Umsetzung HHP / Controlling Eigenverantwortliche Verwaltung des Haushaltbudgets der Einrichtung / Kostenstelle

durch den Teamleiter




Monatliche Kontrolle durch die GSt. auf Grundlage des BAB-kum Laufende Abstimmung der Kostenpositionen mit den Sachbearbeitern Antrag /

Abrechnung ggf. Änderungen vornehmen

Zur Umsetzung und Erledigung der gestellten Anforderungen und Aufgaben sind die folgenden Kernprozesse erforderliche Komponenten:

I) Fördermittel und Zuschüsse

Grundlagen SGB VIII ANBest-P RL zur Förderung freier Träger Verwaltungsverordnung

Unterstützende Software Excel Word Formulare zum Download aus dem Internet und von Zuwendungsgebern

Terminketten Antragsstellung: Termine entsprechend Ausschreibung bzw. Richtlinien

Zwischenabrechnung nach Eingang Zuwendungsbescheid Festlegung der speziellen Terminketten und

Zuständigkeiten Abrechnung/Verwendungsnachweis

Erforderliche Zuarbeiten Konzeption/Leistungsblatt des jeweiligen Projektes Fixkostenübersicht und Budget-Abstimmung mit Teamleitern Sachbericht, Zahlenmäßiger Nachweis und Soll-Ist-Vergleich für Erstellung des

Verwendungsnachweises

Formulare und mitgeltende Dokumente Antrags- und Abrechnungsformulare vom jeweiligen Fördermittelgeber

II) Gehaltsabrechnung

Informationspflicht gegenüber Mitarbeitern Nachweispflicht gegenüber externen Stellen (FA und KK) Bereitstellung der Daten für Finanzbuchhaltung und Betriebsabrechnung Ermittlung des Gehaltsanspruches der MA und Erfüllung der damit verbundenen

Arbeiten

Grundlagen arbeitsrechtlichen Grundlagen tarifvertraglichen Grundlagen Geschäftsordnung einzelvertraglichen Grundlagen zu beachten sind dabei steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften und

Termine

Die Abrechnung erfolgt maschinell mit Hilfe einer Personalsoftware von s+p Software und Consulting




AG wie folgt: Erfassung der Stammdaten bei Einstellung oder pers. Veränderungen Vergütungsermittlung nach tariflicher Eingruppierung und Wochenarbeitszeit Erfassen der Ausfallzeiten durch Krankheit und Urlaub Ermittlung gesetzlicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Abzüge Ermittlung der Nettovergütung Erstellen der Gehaltsnachweise Erzeugung der Fibu-Dateien und Übergabe an die Buchhaltung Erstellung von Bescheinigungen

Voraussetzung zur ordnungsgemäßen Abrechnung ist das Vorliegen exakt geführter Abrechnungs-unterlagen der Projekte bis jeweils am 10. des Folgemonats

Anwesenheitsliste Stundennachweise

Die Erfassung aller abrechnungsrelevanten Daten, Abrechnung und Gehaltsüberweisung erfolgt bis 30. des laufenden Monats.

III) Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen

Grundlagen nach Handelsrecht §§ 238 ff HGB nach Steuerrecht § 140 ff AO, ESt G nach Vereinsrecht BGB der Finanzplan bzw Haushaltsplan des jeweiligen Wirtschaftsjahres Kontenrahmen SKR 04 angepasst an die Spezifika des KL-Sachsen e.V.

Unterstützende Software Winline/Messonic Finanzbuchhaltung LAP mit Rechnungslegung für HzE und Schnittstelle zur Fibu KIDO für Beitragsverwaltung Kita, Einzüge Elternbeiträge, Unterstützung zur OP-

Verwaltung

TerminkettenAnhand des durch den Vorstand bestätigten Gesamthaushaltes werden die Budget-Positionen im Fibu-Programm hinterlegt. Die monatlichen Geschäftsvorfälle werden sortiert, ER und AR als offene Postenbuchhaltung geführt, Kassen und Belege gemäß den rechtlichen Vorgaben kontiert und gebucht. Monatlich wird ein BAB-kum erstellt und an die Sachbearbeiter der jeweiligen Projekte zur weiteren Verwendung übergeben. Die Teamleiter erhalten einen Soll-Ist-Vergleich für ihr Projekt/ Kostenstelle.Zum Stichtag 31.12. werden mittels Jahresabschlussbuchungen die Bilanz und der Jahresabschluss erstellt. In der Mitgliederversammlung wird der Jahresabschluss vorgestellt und der Vorstand entlastet.Anhand der OP-Buchhaltung werden die Zahlungen kontrolliert und in regelmäßigen Abständen Zahlungserinnerungen erstellt bzw. andere erforderliche Maßnahmen eingeleitet.

Erforderliche Zuarbeiten Haushaltsplan der Projekte / Kostenstellen Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Kassenbücher, Belege

Formulare und mitgeltende Dokumente Geschäfts- und Kassenordnung, Ablaufplan Rechnungswesen Verfahrensregeln zu ER und Zahlungskontrollen, Terminketten OP




IV) Anlagenbuchhaltung

Grundlagen HGB § 247 Abgabenordnung Abschreibungstabellen Vereinsrecht (Bildung von Sonderposten für geförderte Anlagengüter)

Unterstützende Software Winline/Messonic Anlagenbuchhaltung mit Schnittstelle zur Fibu

TerminkettenAktivierung der Anlagegüter im Anlagenprogramm unter der Beachtung der aktuellen steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften. Abschreibungen gemäß aktueller Afa-Tabelle zum 31.12. des jeweiligen Jahres und Erstellung des Anlagespiegels per 31.12.

Erforderliche Zuarbeiten Eingangsrechnungen Verschrottungsprotokolle und Umbuchungsprotokolle Spendenbelege / Lieferscheine

Formulare und mitgeltende Dokumente Geschäftsordnung Inventuranweisung Verschrottungsprotokolle/ Übergabeprotokolle Inventurlisten, Inventarnummern

7.4.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kostensatzverhandlungen

Anhand der vorhandenen Grundlagen und Regelungen wird für die einzelnen Einrichtungen ein wirtschaftlich vertretbares, auf der Basis von Kostenkalkulationen ermitteltes Entgelt verhandelt um die Arbeiten in den Einrichtungen unter Berücksichtigung der dort vorhandenen Ressourcen zu ermöglichen.

Grundlagen für die Kostensatzverhandlung: Betriebserlaubnis Leistungsbeschreibung Leistungs- und Qualitätsentwicklungsvereinbarung

Gesetzliche Regelungen: SGB VIII §§ 77 + 78b Beschlussvorlagen Entgeltkommissionen Rahmenvertrag nach § 78 f GGB VIII Richtlinien zur Gewährung von Beihilfen gem. § 30(3) SGB VIII der JA

Unterstützende Software: Excel/ Word

Grundsätzliche Vorgehensweise: Bestimmung der jährlichen Personalkosten je Einrichtung auf der Grundlage der

beschäftigten Mitarbeiter und deren Eingruppierungen unter Berücksichtigung von Tarifveränderungen




Bestimmung der jährlichen Sachkosten für die Einrichtung auf der Grundlage von Erfahrungen vergangener Zeiträume und Anpassung bei absehbaren Kostenveränderungen

Erfassung der Zahlen in die Verhandlungsunterlagen / Matrix Berechnung des Divisors für den Kostensatz anhand der Belegung des vergangenen

und des zukünftigen Zeitraumes Errechnung des Kostensatzes Einreichung der Unterlagen beim zuständigen Jugendamt unter Berücksichtigung der

einzelnen Regelungen Verhandlung der einzelnen Entgeltpositionen, Klärung offener Fragen, rechtskräftige

Unterzeichnung der Unterlagen Abgleich der unterzeichneten Entgeltvereinbarung mit den verhandelten Werten,

Vorlage zur Unterschrift von GF Weiterleitung der Verhandlungsergebnisse an beteiligte JA und TL

Formulare und mitgeltende Dokumente: Matrix Entgeltverhandlungsunterlagen Anonymisierte Personalkostenliste Belegungsstatistik

7.4.3 Marketing, Sponsoring & Fundraising

Die gezielte und systematische Öffentlichkeitsarbeit ist Bestandteil der Arbeit unseres Vereins. Neben der externen Öffentlichkeitsarbeit, die das Ziel verfolgt, das Image des Vereins nach außen zu transportieren, nehmen wir mit der internen Öffentlichkeitsarbeit auf das Wissen der MA über Aktuelles im Verein Einfluss. Wir betrachten die MA als Botschafter nach außen.Mit unserer Öffentlichkeitsarbeit sprechen wir unsere Kunden, Mitglieder, Geschäftspartner, MA und die breite Öffentlichkeit an und informieren sie über unsere Tätigkeit und unsere Leistungsangebote. Bei öffentlichkeitswirksamen Dokumenten benutzen wir einheitliche Aussagen und Formulierungen. Zur Darstellung der Tätigkeit unseres Trägers nach innen und außen bedienen wir uns u.a. folgender Instrumente:Nach außen:InternetpräsentationBroschüre zur Selbstdarstellung des TrägersKonzeptionen, Leistungsbeschreibungen, Projektanträge, Präsentationen des gesamten Tätigkeit oder von Teilbereichen Flyer von Projekten, EinrichtungenInformationsveranstaltungenTage der offenen TürFachtagungen in Regie des Trägers FortbildungsprogrammeFachartikel, Veröffentlichung von VeranstaltungsprogrammenBriefkopf mit Logo, Stempel, Visitenkarten, Schilder

Das Verfahren zum Umgang mit Methoden der Öffentlichkeitsarbeit ist im Wesentlichen in der Geschäftsordnung des Trägers geregelt.Das Thema des Corporate Identity und Corporate Design wird regelmäßig in den Leitungsberatungen besprochen.




8.0 Messung, Analyse, Verbesserung

In einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zielen wir auf eine fortdauernde Erhöhung der Qualität und damit eine Steigerung der Kundenzufriedenheit ab.Dazu ist es erforderlich, nicht nur die Qualitätsstandards unter ständiger Kontrolle zu halten, sondern ebenfalls die Anforderungen der Kunden, bzw. Empfänger unserer Dienstleistungen kontinuierlich zu erfassen, zu dokumentieren und auszuwerten.Die

Überwachungsprozesse, Messprozesse, Analyseprozesse und Verbesserungsprozesse.

sind selbst auch in Verantwortlichkeit der Teamleiter zu planen und zu verwirklichen.

Zielsetzungen sind: Darlegung der Konformität der sozialen Dienstleistung, Sicherstellung des Qualitätsmanagementsystems, Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagements.

8.1 Qualitätsmessung und Bewertung

Die Methoden zur Messung der Qualität im Träger KINDERLAND-Sachsen e.V. lassen sich gruppieren in:

ständig durchzuführende kontinuierliche Verfahren oder punktuell, in verschiedenen Zeitabständen anzuwendende Verfahren.

Der Einsatz der jeweiligen Verfahren ist unterschiedlich hinsichtlich der Arbeitsfelder des Vereins und hinsichtlich der Häufigkeit der Anwendung (bei den punktuell durchzuführenden Verfahren).

8.1.1 Kundenzufriedenheit

Um eine kontinuierliche Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, muss regelmäßig eine detaillierte Anforderungsermittlung und -überprüfung durchgeführt werden. Erst die Messung der Kundenzufriedenheit versetzt die MA der verschiedenen Einrichtungen in die Lage, angemessene Schlussfolgerungen aus den Informationen zu ziehen, erkannte Defizite zu beseitigen und die Qualität der unterschiedlichen Dienstleistungsprozesse kontinuierlich zu optimieren. Hierbei werden von den Prozesseignern individuell entschieden, welche Mittel und Methoden zur Messung der Kundenzufriedenheit angemessen erscheinen. Folgende Methoden werden angewendet:

Erfassung statistischer Daten aus Primärerhebungen, (z.B. Anzahl der Besucher, Belegungsstatistik, soziale Angaben zu den betreuten Kindern / Eltern / Familien)

Erfassung statistischer Daten aus Sekundärmaterial ( z.B. Sozialraumstruktur, Bevölkerungsstatistik etc.)

Befragungen von Eltern, Kindern und Jugendlichen Meinungs-Briefkasten

Um einer differenzierten Kundenorientierung gerecht zu werden, ist die Analyse der verschiedenen Anforderungen der Primär- und Sekundärkunden notwendig. Neben dem direkten Informationsaustausch mit den Kindern und Eltern ist auch der regelmäßige Kontakt mit Vertretern von Jugendämtern wichtig. Zusätzlich werden in den kollegialen Fallbesprechungen Wünsche und Erfordernisse von Qualitäts-Management-Handbuch Kinderland Ausgabe KITA Fassung vom 18.05.2023



individuellen Kunden / Kundengruppen bearbeitet. Indirekte Kennzahlen für die Kundenzufriedenheit sind außerdem die Belegungsstatistiken, die Aufschluss über die Verweildauer der Kinder in unseren Einrichtungen und die Nachfrage nach Plätzen, damit auch über die Anerkennung der Leistung der Kita geben.

Weitere Regelungen Im Aufnahmegespräch erfolgt der direkte Kontakt zu den Eltern. Dabei ist es wichtig,

die Eltern ausführlich zu unseren pädagogischen Konzepten und der Arbeitsweise der Einrichtung zu informieren. Eine grundlegende Übereinstimmung zwischen der Erwartungshaltung der Eltern / Jugendlichen und der Arbeitsweise der Einrichtungen ist erster Gradmesser für eine möglichst hohe zukünftige Zufriedenheit der Eltern / Jugendlichen.

Entwicklung einer alltäglichen Kommunikationskultur, die den Informationsbedarf aller Beteiligten im notwendigen Umfang sicherstellt und die Anregungen und Kritik als wünschenswert vermittelt.

Gezielte periodische Abfrage von Wünschen und Erwartungen der Eltern sowie deren detaillierte Auswertung.

Erfassung von „beiläufig“ geäußerten Kundenmeinungen. Erfahrungsaustausch auf Elternabenden / Elternvertretersitzungen. Geregeltes Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden. Anwendung von Evaluationsbögen für die Überprüfung der Nachhaltigkeit der Hilfen

zu Erziehung. Regelmäßige gemeinsame Auswertung von Hilfeplanverfahren mit dem ASD des

Jugendamtes.

Wichtige Komponenten der Kundenzufriedenheit resultieren aus der Anforderung einer hohen fachlichen aber auch persönlichen Kompetenz eines jeden MA. Dies ist den MA des KLS bewusst.Zur Absicherung der fachlichen Kompetenz wird im Personalmanagement darauf geachtet, dass nur entsprechend qualifiziertes Fachpersonal eingestellt wird. Gleichzeitig ist jeder MA aufgefordert, sich durch Lektüre von Fachliteratur kontinuierlich über den aktuellen wissenschaftlichen Stand in seinem Arbeitsbereich zu informieren und sich stetig fortzubilden.Zusätzlich dient auch die Mitwirkung in inner- und außerbetrieblichen Fachgremien dem professionellen Erfahrungsaustausch mit KollegInnen, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.Freundlichkeit, Verbindlichkeit und Erreichbarkeit sind Grundnormen des professionellen Auftretens.

8.1.2 Interne Audits

Nach Beendigung des Q-Checks für alle Arbeitsfelder des KLS und Erstellung eines daraus abgeleiteten Maßnahmeplans der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung wurden im Jahre 2007 beim Träger interne Audits als Mittel der jährlichen punktuellen Qualitätsmessung eingeführt.Interne Audits dienen zu folgenden Zwecken:

Überprüfung der Wirksamkeit und Angemessenheit des QM-Systems, Abbildung des aktuellen Standes der Qualitätsentwicklung, Ermittlung der MA-Kenntnisse bezogen auf die gültigen Regelungen, Identifikation notwendiger Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein.

Das Team interner Auditor/Innen (TiA) besteht zurzeit aus 4 Mitarbeiter/Innen der Bereiche: Kita (2) Offene Kinder- und Jugendhilfe (1)




Hilfe zur Erziehung (1)

Ablauf des jährlichen Audits bei Kinderland-Sachsen e.V.1) Festlegung des zu auditierenden Kernprozesses V: Fachberaterteam/ GF2) Festlegung der zu auditierenden Einrichtungen V: Fachberaterteam/ GF3) Einladung der Auditoren mit Bekanntgabe des Themas V: GF4) Selbständige Vorbereitung auf das Thema, Untersetzung

des Kernprozesses, Entwurf von Fragen zu prozessbezogenen Qualitätskriterien

V: Auditoren

5) Vorbereitungstreffen der Auditoren Besprechung des Themas Vorstellen der Fragenkomplexe durch die Auditoren Diskussion und Verabschiedung der relevanten

Fragenkomplexe Festlegung der von den Auditoren zu besuchenden

Einrichtung Festlegung der zeitlichen Umsetzung

V: GF/ Auditoren

6) Erarbeitung des projektspezifischen Fragenkatalogs V: Auditoren7) Prüfung durch die Geschäftsleitung V: GF/ FB8) Information der betroffenen Teamleiter/ Teams V: GF9) Durchführung des Audits V: Auditoren10) Anfertigung des Auditberichtes V: Auditoren11) Auswertungstreffen zum Audit V: GF / Auditoren12) Erarbeitung des Managementberichtes V: GF

Das Audit verläuft in einer offenen und konstruktiven Atmosphäre. Die Auditoren melden sich rechtzeitig beim zu auditierenden Team an und vereinbaren den Audittermin mit dem Teamleiter. Es werden unabhängig voneinander der Teamleiter und weitere Mitarbeiter zum Thema befragt.

Das Auditergebnis wird in einem Auditbericht festgehalten, der vom eingesetzten Auditor erstellt wird und enthält folgende Informationen:

festgestellte Abweichungen ermittelte oder vermutete Ursachen festgelegte Maßnahmen Verbesserungsvorschläge Verantwortlichkeiten Aussage über die Erfüllung der Anforderung. Die Aufbewahrung der Auditpläne und –berichte erfolgt durch die GF.

8.1.3 Fachaufsicht der pädagogischen Arbeit

Die Prozessqualität bei der Erbringung der Dienstleistung wird durch die Einrichtungsleitung überwacht. Zusätzlich dazu hält der Träger arbeitsfeldspezifische Fachberatung vor, die den Teamleiter bei der Wahrnehmung seiner Fachaufsicht unterstützt. Fachberatung wird tätig auf Anfrage der Teamleiter und in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Für diese Abstimmungsprozesse der fachlichen Steuerung im Träger wird wöchentlich eine Dienstberatung zwischen Fachberatung und Geschäftsleitung durchgeführt.

Diese dient der: Berichterstattung der Fachberater über den Stand der pädagogischen Arbeit in den

Einrichtungen, Informationsweitergabe durch die Geschäftsführung an die Fachberater, Abstimmung relevanter Ziele und Maßnahmen zum Einsatz der Fachberatung,




Auftragserteilung an Fachberatung durch Geschäftsleitung, Berichte / Informationen aus Gremien / Fachtagungen etc., Organisation von Leitungsberatungen.

Methoden der Überprüfung von fachlicher Arbeit: regelmäßige Rundgänge mit unmittelbarer Reflexion, Gruppen- und Einzelgespräche mit den Beschäftigten, Beobachtung und Analyse der Entwicklung des Kindes, systematische Bewertung der Dokumentation, Kollegiale Fallberatung, Thematisierung von Beobachtungsergebnissen in den verschiedenen

Beratungsgremien des Trägers.

Die GF erschließt sich die Prozessqualität durch Dokumentensichtung von: Elternbefragungen, Dokumentationen, Beschwerden, Aktennotizen, Kundenrückmeldungen, Korrekturmaßnahmen, Auditergebnissen.

8.2 Umgang mit erkannten Fehlern

Ein Fehler ist die „Nichterfüllung einer festgelegten Forderung“ (vgl. DIN EN ISO 9000:2000) und als Hinweise auf Verbesserungspotentiale wichtiger Bestandteil des QMS.

Wir schaffen ein Klima, in dem das Entdecken von Fehlern positiv aufgenommen wird. Nur ein entdeckter und thematisierter Fehler bei der Erbringung der Dienstleistung kann korrigiert werden. Erkannte Abweichungen sind nach Abwägung der Fehlerbedeutung an die nächst höhere Verantwortliche oder direkt an die Einrichtungsleitung weiterzuleiten, um eine schnelle Schadensbegrenzung zu ermöglichen. Fehler sind insbesondere daraufhin zu überprüfen, ob sie systematisch / strukturell sind und daher eine Umstrukturierung bestehender Prozessabläufe notwendig machen. Erforderliche Veränderungs- und Korrekturmaßnahmen werden von der Einrichtungsleitung in Zusammenarbeit mit den MA umgesetzt und prozessbegleitend überprüft. Alle MA sind von neuen Regelungen zeitnah in Kenntnis zu setzen.

BeschwerdemanagementKundenzufriedenheit ist uns als Träger wichtig. Nicht immer ist zu vermeiden, dass Kunden mit Leistungen oder Verhaltensweisen nicht zufrieden sind. Mit Hilfe eines systematischen Beschwerdemanagements gehen wir offen mit Beschwerden um und nutzen sie zur Verbesserung der Arbeit in unseren Einrichtungen.Als Beschwerden gelten alle Reaktionen von Kunden gegenüber unserem Träger bzw. Einrichtungen mit dem Zweck:

auf unangemessen empfundenes Verhalten aufmerksam zu machen, Wiedergutmachung für einen entstandenen Schaden zu erreichen, zu bewirken, dass die MA ihr Verhalten oder ihre Arbeitsweise ändern.

Eine Verfahrensanweisung regelt die Zuständigkeit und den Umgang mit Beschwerden oder Fehlermeldungen.

Krisenmanagement




Krisenmanagement wird in Situationen angewendet, die unvorhergesehen eintreten und die die formale Erfüllung der sozialen Dienstleistung (SDL) bedrohen.Als Krise bezeichnen wir hier die Abweichung von der Prozessfestlegung in der Erbringung der sozialen Dienstleistung.

Die unmittelbaren und langfristigen Maßnahmen müssen den auftretenden Problemen angemessen sein. Es können folgende fünf Situationen (auch unabhängig voneinander) auftreten:

Den Wegfall oder die Einschränkung einer SDL durch finanzielle und materielle Bedrohung,

Ausfall von Personal, Konflikte zwischen Leistungserbringern intern sowie extern führen zu Einschränkung

eines Angebotes, Wegfall von Kooperationspartnern, Gesundheitliche Besonderheiten.

Es werden Korrekturmaßnahmen benannt sowie bei Bedarf geeignete Vorbeugemaßnahmen entwickelt.Krisenmanagement wird in den Prozess der Managementbewertung einbezogen.

8.3 Kennziffern & Datenanalyse

Um angemessen auf notwendige Veränderungen von Prozessabläufen reagieren zu können, ist die regelmäßige Erfassung und Analyse von qualitätsrelevanten Merkmalen unerlässlich. Ziel dieser Analyse ist die Erhöhung der Kundenzufriedenheit, die Verbesserung des Dienstleistungsangebotes und letztendlich auch die Erhaltung der MA-Motivation.

Auswertung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Belegung und Fluktuation Soll / Ist/ Vgl. der VzÄ (Vollzeitäquivalente) Krankheitsstand der MA Fortbildungen der MA

Wir wenden keine speziellen statistischen Verfahren an.

8.4 Verbesserung

Die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems hat vorrangig das Ziel, langfristig einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess innerhalb des Trägers zu gewährleisten.

Hierzu werden als Mittel und Methoden Auditergebnisse, Datenanalysen, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

angewendet.

Auch die Regelungen des vorliegenden QMH dienen der Umsetzung eines systematischen Verbesserungsprozesses in den Einrichtungen.

8.4.1 Korrekturmaßnahmen

Bei erkannten Fehlern müssen wirkungsvolle Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Diese haben die Aufgabe, potentielle und fehlerhafte Auswirkungen zu minimieren. Lösungsansätze werden in Zusammenarbeit von Einrichtungsleitung und MA erarbeitet und implementiert. Die Ursachenanalyse sowie die daraus resultierenden Korrekturmaßnahmen müssen dokumentiert und prozessbegleitend überprüft werden.




Korrekturmaßnahmen dienen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern und verhindern deren erneutes Auftreten. Sie müssen den Auswirkungen der aufgetretenen Probleme angemessen sein. Die Ergebnisse der Analyse der Ursachen werden, soweit möglich und/oder nötig, durch Tests verifiziert, um wirksame Korrekturmaßnahmen festzulegen.

Die Dokumentationsverpflichtung für die Korrekturmaßnahmen beinhaltet: 1. Informationsquellen der Fehler2. Ort, Personen, Zeit3. Ziel der Korrekturmaßnahme4. Ermittlung der Ursachen von Fehlern5. Beurteilung des Handlungsbedarfs zur Verhinderung des erneuten Auftretens von

Fehlern6. Festlegung und Umsetzung der erforderlichen Korrekturmaßnahmen, inkl.

Verantwortlichkeit, Termine 7. Aufzeichnung der Ergebnisse von ergriffenen Maßnahmen8. Bewertung der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.

8.4.2 Vorbeugungsmaßnahmen

Vorbeugungsmaßnahmen dienen zur Beseitigung der Ursachen von möglichen Fehlern, um deren Auftreten überhaupt zu verhindern. Ergriffene Maßnahmen müssen den Auswirkungen der möglichen Probleme angemessen sein.Nicht nur Fehler sollen ausgeschlossen werden, vielmehr sollten ihre Ursachen beseitigt werden. Die Vorbeugemaßnahmen betreffen Fehler, die auftreten können.Hier sind in dokumentierter Form Anforderungen festzulegen zur:

Ermittlung möglicher Fehler und ihrer Ursachen, Bewertung, was zu tun ist, um das Auftreten von Fehlern zu verhindern, Ermittlung der erforderlichen Maßnahmen, Durchführung der erforderlichen Maßnahmen, Feststellung der Ergebnisse in dokumentierter Form, Bewertung der ergriffenen Maßnahmen.

Geeignete Informationsquellen zum Erkennen von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen sind:

Beschwerden, Fehlerberichte, relevante Aufzeichnungen zum Qualitätsmanagementsystem, Ergebnisberichte externer und interner Audits, Ergebnisse der Datenanalyse, Ergebnisse der Managementbewertung, Ergebnisse von Zufriedenheitsmessungen.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden in den Prozess der Managementbewertung eingebunden. Der Schwerpunkt wird dabei systematisch auf die Verbesserung gerichtet, um zu vermeiden, dass Verbesserungsmöglichkeiten erst durch eine Störung aufgedeckt werden. Bei Bedarf werden Verbesserungsprojekte zur Erreichung der gewünschten Ziele genutzt.



Documents

Qualitätsmanagement-handbuchkinderland-sachsen.de/images/_intern/QM/QMH-Kita_2015-11.doc · Web viewDIN EN ISO 9000:2000) und als Hinweise auf Verbesserungspotentiale wichtiger