Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG) · 2021. 1. 10. · Der Regierungsrat des Kantons Bern Le Conseil-exécutif du canton de Berne Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL

Der Regierungsrat

des Kantons Bern

Le Conseil-exécutif

du canton de Berne

Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG)

Verabschiedet vom Regierungsrat am 13.03.2013 (RRB-Nr. 0318/2013)


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Inhaltsverzeichnis

1 Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte .......................................................................... 7

1.1 Stellenwert, Inhalt und Aufbau ................................................................................ 7

1.2 Strategische Zielsetzungen..................................................................................... 7

1.3 Zuständigkeiten ...................................................................................................... 8

1.4 Weiterentwicklung der Richtlinie ............................................................................. 8

1.5 Rechtliche Grundlagen ........................................................................................... 9

2 Allgemeine Grundsätze ................................................................................................... 10

2.1 Verantwortlichkeiten ............................................................................................. 10

2.2 Zweisprachigkeit ................................................................................................... 10

2.3 Kollegialitätsprinzip und Willensbildungsprozess im Regierungsrat ...................... 10

2.4 Kommunikationsgrundsätze .................................................................................. 10

2.5 Einheitliches Erscheinungsbild – einfache Umsetzung ......................................... 11

2.6 Vertraulichkeit und Klassifizierung ........................................................................ 11

2.6.1 Grundsätze ............................................................................................. 11

2.6.2 Klassifizierung schützenswerter Inhalte................................................... 12

2.6.3 Umgang mit klassifizierten Dokumenten ................................................. 12

2.6.4 Klassifizierungsvermerk auf Dokumenten ............................................... 12

2.6.5 Berechtigungen nach Klassifizierung ...................................................... 13

2.6.5.1 Geheime Regierungsratsdokumente ............................................. 13

2.6.5.2 Vertrauliche Regierungsratsdokumente ......................................... 13

2.6.5.3 Interne Regierungsratsdokumente ................................................. 13

2.6.5.4 Nicht klassifizierte Regierungsratsdokumente ............................... 14

2.7 Medium: elektronisches Primat ............................................................................. 14

2.7.1 Verhältnis der elektronischen zu den Papierdokumenten ........................ 15

2.7.2 Extern erstellte Dokumente ..................................................................... 15

2.7.3 Umgang mit originären Papierdokumenten ............................................. 15

2.7.4 Formate .................................................................................................. 15

2.7.4.1 Regelfall: Word ............................................................................... 15

2.7.4.2 Grafische Dokumente: PDF ........................................................... 15

2.8 System für die elektronische Geschäftsverwaltung ............................................... 16

2.9 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte ..................................................... 16

3 Das Regierungsratsgeschäft .......................................................................................... 17

3.1 Materielle Anforderungen ..................................................................................... 17

3.2 Formelle Anforderungen ....................................................................................... 17

3.2.1 Inhalte und Dokumente ........................................................................... 17

3.2.2 Traktandierung und Nachvollziehbarkeit ................................................. 18

3.2.3 Eindeutige Geschäftsnummern ............................................................... 19


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3.3 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte .............................................................. 19

3.4 Bezeichnung von Geschäften: der Geschäftstitel .................................................. 19

3.4.1 Regeln für die Bildung von Geschäftstiteln .............................................. 19

3.4.2 Geschäfts- und Traktandentitel ............................................................... 20

3.4.3 Traktandentitel und Titel des Regierungsratsbeschlusses ....................... 21

3.4.4 Geschäfts- und Traktandentitel bei Vorstössen ....................................... 21

3.5 Kennzeichnung von Dokumenten ......................................................................... 22

3.5.1 Bezeichnung der elektronischen Dateien ................................................ 22

3.5.1.1 Grundsätzliches .............................................................................. 22

3.5.1.2 Regelfall .......................................................................................... 23

3.5.1.3 Bezeichnung der französischen elektronischen

Dokumente ..................................................................................... 23

3.5.1.4 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen .............................. 23

3.5.1.5 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen mit

gemeinsamer Antwort .................................................................... 24

3.6 Geschäftsarten ..................................................................................................... 24

3.7 Dokumenttypen .................................................................................................... 25

3.7.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumenttypen ......................................... 25

3.7.2 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische

Dokumenttypen ....................................................................................... 25

3.7.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative

Dokumenttypen ....................................................................................... 26

3.7.4 Weitere Dokumenttypen .......................................................................... 26

4 Standardablauf ................................................................................................................ 27

4.1 Erstellung der Dokumente .................................................................................... 27

4.2 Mitberichtsverfahren ............................................................................................. 27

4.3 Traktandierung des Regierungsratsgeschäfts ....................................................... 28

4.4 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte .............................................................. 28

4.4.1 Inhalt zur Vorbereitung des Regierungsratsgeschäfts ............................. 29

4.4.2 Inhalt zur Beschlussfassung durch Regierungsrat ................................... 30

4.4.3 Inhalt zur Nachbereitung des Regierungsratsgeschäfts .......................... 30

4.5 Traktandenlisten für die Regierungsratssitzung .................................................... 31

4.6 Erstellung der Dokumente zu Regierungsratsgeschäften ..................................... 33

4.6.1 Grundsätzliches ...................................................................................... 33

4.6.2 Produktion von Papierkopien .................................................................. 34

4.6.3 Anzahl Papierkopien nach Klassifizierung ............................................... 34

4.6.3.1 Papierkopien geheimer Regierungsratsdokumente:

8 Exemplare ................................................................................... 34

4.6.3.2 Papierkopien übriger Regierungsratsdokumente: 21

Exemplare ...................................................................................... 34

4.7 Anlieferung und Übermittlung der Regierungsratsdokumente ............................... 34


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4.7.1 Übermittlung der elektronischen Dokumente ........................................... 35

4.7.2 Übermittlung der französischsprachigen elektronischen

Dokumente ............................................................................................. 35

4.7.3 Übermittlung der Papierkopien ................................................................ 35

4.7.4 Anlieferung der Papierdokumente ........................................................... 36

4.8 Aufbereitung, Sortierung und Verteilung der Papierdokumente ............................ 36

4.9 Nachtraktandierung und Nachversand .................................................................. 37

4.10 Vorversand ........................................................................................................... 38

4.11 Regierungsratssitzung .......................................................................................... 38

4.11.1 Sitzungsplanung ..................................................................................... 38

4.11.2 Klausursitzungen .................................................................................... 38

4.11.3 Regierungsratsbeschluss ........................................................................ 39

4.11.4 Beschlussprotokoll der Regierungsratssitzung ........................................ 39

4.12 Nachbereitung des Regierungsratsgeschäfts ....................................................... 39

4.12.1 Keine Beschlussfassung ......................................................................... 40

4.12.2 Korrekturen aus der Regierungsratssitzung ............................................ 40

4.12.3 Zustellung der Regierungsratsbeschlüsse ............................................... 40

4.12.4 Zustellung des Geschäftsverkehrs an Dritte ............................................ 40

4.12.5 Internetpublikation (webGR und webRR) ................................................ 41

4.12.6 Zustellung der Regierungsratsbeschlüsse an die

Finanzkontrolle........................................................................................ 41

4.12.7 Drucklegung der Erlasse ......................................................................... 41

4.12.8 Amtliche Publikation: Amtsblätter und amtliche Anzeiger ........................ 42

4.12.9 Kommunikationsmassnahmen ................................................................ 42

4.12.9.1 Allgemeines .................................................................................... 42

4.12.9.2 Medienmitteilungen und Kurzinformationen ................................... 42

4.13 Archivierung des Regierungsratsgeschäfts ........................................................... 43

5 Besonderheiten einzelner Geschäftsarten .................................................................... 44

5.1 Berichte ................................................................................................................ 44

5.1.1 Berichte an den Grossen Rat .................................................................. 44

5.1.2 Besondere Berichte ................................................................................ 44

5.2 Erlasse ................................................................................................................. 44

5.3 Beschwerdeverfahren ........................................................................................... 45

5.3.1 Allgemeines ............................................................................................ 45

5.3.2 Staatshaftung .......................................................................................... 45

5.4 Kreditgeschäfte in Kompetenz des Regierungsrates ............................................ 45

5.5 Kreditgeschäfte in Kompetenz des Grossen Rates ............................................... 46

5.6 Parlamentarische Vorstösse ................................................................................. 47

5.6.1 Fristen ..................................................................................................... 47

5.6.1.1 Beantwortung ................................................................................. 47


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5.6.1.2 Vollzug ............................................................................................ 47

5.6.1.3 Antrag zur Abschreibung ................................................................ 47

5.6.2 Auftrag .................................................................................................... 48

5.6.2.1 Stellungnahme an die Finanzkommission (Regel) ......................... 48

5.6.2.2 Stellungnahme direkt an den Grossen Rat

(Ausnahme) .................................................................................... 48

5.6.3 Richtlinienmotionen ................................................................................. 48

5.6.4 Prozessbeschreibungen .......................................................................... 48

5.7 Vernehmlassungsverfahren .................................................................................. 49

5.7.1 Vernehmlassungen des Kantons ............................................................ 49

5.7.2 Aufgaben der Staatskanzlei bei kantonalen

Vernehmlassungen ................................................................................. 50

5.7.3 Kantonale Stellungnahmen zu Bundesvernehmlassungen ...................... 50

5.8 Präsidialentscheide .............................................................................................. 50

5.9 Fragestunde ......................................................................................................... 51

5.10 Einladungen an den Regierungsrat ....................................................................... 51

5.11 Planungserklärungen ............................................................................................ 52

5.12 Geschäfte, die dem fakultativen Referendum unterliegen ..................................... 52

5.13 Verabschiedung von Geschäften zuhanden des Grossen Rates .......................... 53

5.13.1 Kommissionsbestellung .......................................................................... 53

5.13.2 Zustellung von Unterlagen an Kommissionen ......................................... 53

5.14 Dankesschreiben an den Regierungsrat ............................................................... 53

6 Prozesse .......................................................................................................................... 54

7 Vorlagen und Muster ....................................................................................................... 55

7.1 Generelles Erscheinungsbild ................................................................................ 55

7.1.1 Kopfdaten ............................................................................................... 55

7.1.2 Fusszeile 1. Seite .................................................................................... 55

7.1.3 Fusszeile 2. Seite .................................................................................... 55

7.1.4 Vorlagen-Nr. ........................................................................................... 56

7.2 Zusammenstellung aller Vorlagen und Muster ...................................................... 56

7.2.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumente ................................................ 56

7.2.1.1 Begleitblatt RRG ............................................................................. 56

7.2.1.2 Beschlussentwurf ........................................................................... 56

7.2.1.2.1 Standard-RRB ................................................................................ 56

7.2.1.2.2 Erlassentwurf .................................................................................. 57

7.2.1.2.3 Vorstossantwort .............................................................................. 57

7.2.1.2.4 Regierungsrätliches Schreiben ...................................................... 57

7.2.2 Nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische

Dokumenttypen ....................................................................................... 58

7.2.2.1 Erlassvortrag .................................................................................. 58


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7.2.2.2 Bericht ............................................................................................ 58

7.2.2.3 Ursprungsdokument (Gesuch, Vorstosstext, Brief) ........................ 59

7.2.2.4 Mitbericht ........................................................................................ 59

7.2.2.5 Auswertung des Mitberichtsverfahrens .......................................... 59

7.2.2.6 Medienmitteilung und BE-Info-Flash .............................................. 60

7.2.2.7 Vortrag ............................................................................................ 60

7.2.2.7.1 Erlasse ............................................................................................ 60

7.2.2.7.2 Übrige Geschäfte ........................................................................... 60

7.2.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative

Dokumenttypen ....................................................................................... 62

7.2.3.1 Beilage Bild (Karte) ........................................................................ 62

7.2.3.2 Aussprachepapier .......................................................................... 62

7.2.3.3 Informationsnotiz ............................................................................ 62

7.2.4 Weitere Dokumenttypen .......................................................................... 62

7.2.4.1 Programm Regierungsratssitzung .................................................. 62

7.2.4.2 Traktandenliste für die Regierungsratssitzung ............................... 63

7.2.4.3 Stellungnahme zur Dringlichkeit eines Vorstosses ........................ 63

7.2.4.4 Beilage zur Fristverlängerung für den Vollzug von

Vorstössen...................................................................................... 63

7.2.4.5 Fragestunde ................................................................................... 63

7.2.4.6 Amtliche Publikationen ................................................................... 63

7.2.4.7 Formular für die Eröffnung eines

Vernehmlassungsverfahrens.......................................................... 64

7.2.4.8 Präsidialentscheid .......................................................................... 64

7.2.4.9 Leerblatt Nachversand ................................................................... 64

7.2.4.10 Referenzblatt Papierdokumente ..................................................... 64

7.2.4.11 Formular Korrekturhinweise ........................................................... 64

7.2.4.12 Empfangsbestätigung Petition ....................................................... 65

7.2.4.13 Weitere Muster und Vorlagen:........................................................ 65

8 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte ............................................................ 65

9 Verzeichnisse .................................................................................................................. 66

9.1 Referenzierte Erlasse ........................................................................................... 66

9.2 Abkürzungen ........................................................................................................ 66

9.3 Stichworte ............................................................................................................. 67


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1 Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte

1.1 Stellenwert, Inhalt und Aufbau

Die vorliegende Richtlinie ersetzt die bisherigen „Richtlinien der Staatskanzlei über die verwal-

tungsinterne Behandlung von Regierungs- und Grossratsgeschäften (Richtlinien RR-/GR-

Geschäfte)“ aus dem Jahr 2006.

Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG) regelt die Rahmenbedingungen für die verwal-

tungsinterne Bearbeitung von Geschäften des Regierungsrates. Sie definiert die Zuständigkeiten,

Prozesse, Fristen und die zu beachtenden formellen Anforderungen bei der Vor- und Nachberei-

tung der Regierungsratsgeschäfte (RRG). Die Richtlinie richtet sich damit an sämtliche Mitarbei-

terinnen und Mitarbeiter der Kantonsverwaltung, die mit der Bearbeitung von Regierungsratsge-

schäften betraut sind.

Die Bestimmungen der Richtlinie haben für alle Direktionen und die Staatskanzlei verbindlichen

Charakter. Sie sind bei der Vor- und Nachbearbeitung sämtlicher Regierungsratsgeschäfte zu

beachten.

Die Richtlinie und alle damit verbundenen Dokumente stehen in einer periodisch aktualisierten

elektronischen Fassung auf dem Intranet der Kantonsverwaltung zur Verfügung:

wwwin.be.ch/richtlinie. Die Richtlinie beinhaltet nebst den grundsätzlichen Regelungen auch Vor-

lagen, Muster, Prozessdarstellungen, ein Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte sowie

ein Abkürzungs- und Stichwortverzeichnis.

Die Richtlinie ist gemäss der folgenden Struktur aufgebaut:

Grundsätze, die für sämtliche Regierungsratsgeschäfte gelten (Kapitel 2)

Definition des Regierungsratsgeschäfts und seiner Bestandteile (Kapitel 3)

Umschreibung des typischen Prozesses von der Erarbeitung über die Verabschiedung

bis zur Archivierung des Regierungsratsgeschäfts (Kapitel 4)

Besonderheiten einzelner Geschäfts- und Beschlussarten (Kapitel 5)

Zusammenstellung der wichtigsten Verfahrensabläufe (Kapitel 6)

Zusammenstellung aller Vorlagen und Muster (Kapitel 7)

Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte (Kapitel 8)

Strukturelle Übersichten (Kapitel 9)

1.2 Strategische Zielsetzungen

Die Richtlinie bezweckt im Sinne der Good Governance1 die formale Vereinheitlichung, Vereinfa-

chung und damit Verbesserung der Prozesse zur Vor- und Nachbereitung der Regierungsratsge-

schäfte und richtet sich nach den Grundsätzen des guten Regierungs- und Verwaltungshan-

delns. Damit werden die Wirtschaftlichkeit und die Wirksamkeit des staatlichen Handelns unter-

stützend gefördert.

Mit einer optimalen Führungsunterstützung im Bereich der Regierungsratsgeschäfte soll sicher-

gestellt werden, dass die richtige Information in der richtigen Erscheinungsform zur richtigen Zeit

am richtigen Ort verfügbar ist. Sowohl die Herstellung als auch die Weiterleitung der Informatio-

nen soll nach möglichst einfachen, einheitlichen und transparenten Verfahren erfolgen.

1 Das Konzept Good Governance wurde Ende der 1980 Jahre von der Weltbank in Zusammenarbeit mit der UNO und der OECD

entwickelt und findet heute vielfache Verbreitung in Politik-, Rechts- und Wirtschaftswissenschaft. Dabei bezieht sich das „gut“

auf ein normativ-wertvorschreibendes Ideal, also auf ein anzustrebendes Ziel. Für weitere Informationen vgl. z. B. das Online-

Verwaltungslexikon unter www.olev.de oder www.wikipedia.de

http://www.in.be.ch/handbuchhttp://www.olev.de/http://www.wikipedia.de/


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Zunehmende Bedeutung kommt der elektronischen Geschäftsbearbeitung bei. Die vorliegende

Richtlinie richtet sich demzufolge am Grundsatz des elektronischen Primats aus. Dies bedeutet,

dass die massgebende Fassung die elektronische ist. In diesem Zusammenhang gilt ein beson-

deres Augenmerk den Grundsätzen der Rechtssicherheit, des Risikomanagements und der lang-

fristigen Verfügbarkeit von Informationen. Es ist zudem dafür zu sorgen, dass Prozesse mög-

lichst durchgängig und ohne Medienbruchstellen ablaufen können.

Moderne, leicht nachvollziehbare, transparente und so weit wie möglich vereinheitlichte Prozesse

sowie einfach zugängliche Vorgaben und Vorlagen sollen die Vor- und Nachbereitung der Regie-

rungsratsgeschäfte erleichtern und zu einer Qualitätsverbesserung der Dienstleistungen führen.

1.3 Zuständigkeiten

Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte wurde von der Staatskanzlei unter Einbezug aller Direkti-

onen erarbeitet und vom Regierungsrat verabschiedet.

Die Staatskanzlei und die Direktionen sorgen für die interne Bekanntmachung der Richtlinie, für

die Durchsetzung der darin enthaltenen Regelungen und für die entsprechende Instruktion und

Ausbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Staatskanzlei stellt ein Schulungsangebot

bereit.

Die Staatskanzlei ist für die laufende Aktualisierung und Vorbereitung der Nachführung der Richt-

linie verantwortlich. Die Zusammenarbeit zwischen den Direktionen wird durch das Gremium

Änderungsbeirat sowie durch den Einbezug der Generalsekretärenkonferenz gefördert. Umfas-

sende und wichtige Änderungen, insbesondere Totalrevisionen, werden dem Regierungsrat zur

Genehmigung unterbreitet.

Praktische Anwendungsfragen sowie Anliegen, Hinweise und Anregungen im Zusammenhang

mit der Richtlinie können telefonisch (031 633 75 16/62/63) oder per E-Mail an das Generalsek-

retariat der Staatskanzlei gerichtet werden: [email protected].

1.4 Weiterentwicklung der Richtlinie

Die laufende Anpassung und die Weiterentwicklung der Richtlinie Regierungsratsgeschäfte ist

eine Daueraufgabe. Es werden zu diesem Zweck die folgenden Verfahren eingerichtet:

Änderungsantrag (Change Request): Anliegen und Anträge für Anpassungen und Neuerungen

können jederzeit per E-Mail an [email protected] (Betreff: „Richtlinie RRG“) einge-

reicht werden. Die Eingaben werden von der Staatskanzlei geprüft, wenn möglich direkt vollzo-

gen und gegebenenfalls kommuniziert oder nötigenfalls (bei grösseren Änderungen) in den Än-

derungsbeirat eingebracht. In diesem Verfahren werden z. B. die laufenden Anpassungen der

Vorlagen und Muster verarbeitet oder bei Bedarfsmeldung der Direktionen oder der Staatskanzlei

neue Muster oder Vorlagen erarbeitet.

Änderungsbeirat (Change Board): Dieses Gremium setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern

aller Generalsekretariate zusammen und führt die bisherige Projektorganisation zur Erarbeitung

der Richtlinie weiter. Es ist zuständig für die periodische Weiterentwicklung der Richtlinie und

entscheidet über Änderungen, die nicht dem Regierungsrat unterbreitet werden müssen. Sitzun-

gen werden von der Staatskanzlei nur im Bedarfsfall einberufen.

GSK: In der Generalsekretärenkonferenz kann bei Bedarf eine Diskussion über umstrittene Än-

derungen geführt werden, die sich im Änderungsbeirat abzeichnen.

Nachführungen: Die Richtlinie soll in regelmässigen Abständen und bei Bedarf aktualisiert, er-

gänzt und nachgeführt werden. Die Nachführungen werden von der Staatskanzlei vorbereitet und

mailto:[email protected]:[email protected]


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vom Änderungsbeirat genehmigt. Bedeutende, umstrittene oder umfassende Änderungen wer-

den dem Regierungsrat zur Verabschiedung vorgelegt.

Totalrevisionen: Vollständige Überarbeitungen der Richtlinie werden von der Staatskanzlei unter

Einbezug des Änderungsbeirats vorbereitet. Sie müssen vom Regierungsrat genehmigt werden.

1.5 Rechtliche Grundlagen

Die Richtlinie Regierungsratsgeschäfte wird gestützt auf die folgenden Rechtsbestimmungen und

Beschlüsse erlassen:

Gesetz vom 20. Juni 1995 über die Organisation des Regierungsrates und der Verwal-

tung (Organisationsgesetz, OrG; BSG 152.01), Artikel 19, 23, 24, 34 und 35

Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation des Regierungsrates (Organisa-

tionsverordnung RR, OrV RR; BSG 152.11), Artikel 9

Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staats-

kanzlei (Organisationsverordnung STA, OrV STA; BSG 152.211), Artikel 1, 8 und 10a

RRB 0318/2013 vom 13.03.2013

http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_01.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_11.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_211.html


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2 Allgemeine Grundsätze

2.1 Verantwortlichkeiten

Die sachlich zuständigen Direktionen und die Staatskanzlei entscheiden selbstständig über den

Zeitpunkt der Behandlung eines Geschäfts. Dabei sind der zeitliche Ablauf und die Fristen zu

beachten (z. B. die einschlägigen Bestimmungen aus dem Parlamentsrecht, die Arbeitsplanung

für Grossratsvorlagen, die Sitzungsplanung des Regierungsrates und die Mitberichtsfristen).

Gemäss dem Prinzip der dezentralen Traktandierung werden die Geschäfte von den zuständigen

Direktionen und der Staatskanzlei selbst für eine bestimmte Regierungsratssitzung (RRS) vorbe-

reitet und beim Generalsekretariat der Staatskanzlei eingereicht.

2.2 Zweisprachigkeit

Texte, die vom Grossen Rat beschlossen werden oder seinen Beratungen dienen, sowie Texte

des Regierungsrates, die den ganzen Kanton betreffen, liegen in beiden Amtssprachen vor (Art.

2 Abs. 1 Bst. a und b der Richtlinien vom 17. Juni 2009 über die sprachlichen Dienstleistungen in

der Zentralverwaltung des Kantons Bern; RRB 1066/2009). Texte, die für Französischsprachige

bestimmt sind, liegen auf Französisch vor (Art. 2 Abs. 2 der Richtlinien). Die Direktionen und die

Staatskanzlei sind für die Einhaltung dieser Sprachregelung verantwortlich. Sie legen dem Re-

gierungsrat die Texte immer dann, wenn es nötig ist, gleichzeitig in beiden Sprachen vor.

Das Amt für Sprachen- und Rechtsdienste (ASR) der Staatskanzlei ist für die Revision aller

übersetzten Texte verantwortlich, die für die wöchentliche Sitzung des Regierungsrates bestimmt

sind (Art. 15 Abs. 3 Bst. a RRB 1066/2009). Innerhalb des ASR ist der Rechtsdienst für die Revi-

sion der Erlasse (einschliesslich der Vorträge) zuständig, während der Zentrale Übersetzungs-

dienst die Revision aller anderen Texte besorgt.

2.3 Kollegialitätsprinzip und Willensbildungsprozess im Regierungsrat

Als Folge des verfassungsrechtlichen Grundsatzes des Kollegialitätsprinzips ist der interne Wil-

lensbildungsprozess des Regierungsrates geschützt. Er beginnt mit dem Mitberichtsverfahren

und dauert bis zum Regierungsbeschluss. Die interne Entscheidfindung kann dabei mittels un-

terschiedlicher Instrumente und in verschiedenen Verfahren erfolgen.

2.4 Kommunikationsgrundsätze

Die Kommunikation ist integraler Bestandteil der Regierungsratsgeschäfte. Kommunikationsfra-

gen werden von der federführenden Direktion und der Staatskanzlei bereits bei der Vorbereitung

des Geschäfts thematisiert und mit dem Amt für Kommunikation (KomBE) besprochen. Die we-

sentlichen Kommunikationsangaben (Sperrfrist, Medienkonferenz, Medienmitteilung) sind auf

dem Begleitblatt vermerkt.

Bei wichtigen Regierungsratsgeschäften sind Aussagen zur Kommunikation und zu allfälligen

Kommunikationsmassnahmen (Medienmitteilung, Medienkonferenz) zu machen. Bei komplexen

Geschäften mit hoher kommunikativer Relevanz ist von der Direktion oder der Staatskanzlei in

Zusammenarbeit mit dem KomBE vorgängig ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten, das den

Ablauf der Information definiert und den Einbezug der externen und internen Kommunikations-

partner regelt.

Wird zu einem Geschäft eine Medienmitteilung oder eine Medienkonferenz geplant, ist diese

vorgängig mit dem KomBE zu konsolidieren. Medienmitteilungen und interne BE-Info-Flashs sind

dem Regierungsratsgeschäft als Entwurf beizulegen.

Bei kommunikationsrelevanten Geschäften, für die keine separate Medieninformation geplant ist,

erarbeitet das KomBE Kurzmitteilungen, die vor der Sitzung mit der federführenden Direktion

http://wwwin.be.ch/20090512_richtlinien_sprachliche_dienstleistungen.pdfhttp://wwwin.be.ch/20090512_richtlinien_sprachliche_dienstleistungen.pdf


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oder der Staatskanzlei konsolidiert werden. Der Regierungsrat genehmigt die Medieninformation

mit den Kurzmitteilungen an der Regierungsratssitzung.

Für allfällige redaktionelle Anpassungen an den Medientexten nach der Regierungsratssitzung

zeichnet das KomBE verantwortlich. Die Übersetzung der Medienmitteilungen erfolgt durch das

KomBE.

2.5 Einheitliches Erscheinungsbild – einfache Umsetzung

Der Kanton Bern verfügt über verbindliche Vorgaben zum Erscheinungsbild, die für alle Direktio-

nen und die Staatskanzlei verbindlich sind. Diese gelten auch für die Gestaltung der Dokumente

für den Regierungsrat. Die konsequente Anwendung dieser Regeln verhilft dem Kanton Bern zu

einem einheitlichen und unverwechselbaren Auftritt nach innen und nach aussen: Der Kanton ist

als Absender oder Herausgeber einer Information auf den ersten Blick erkennbar. Die Einhaltung

des Erscheinungsbilds trägt somit zur Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit der öffentlichen

Dienstleistungen bei.

Neu orientiert sich das Erscheinungsbild für Unterlagen des Regierungsrates an der einfachen

Umsetzbarkeit sowie an den veränderten Rahmenbedingungen. Dokumente des Regierungsra-

tes tragen zukünftig das schwarze Logo (Kantonswappen mit Linienelement). Damit entfällt die

Verwendung von vorgedrucktem Briefpapier; Medienbrüche werden vermieden und die elektroni-

sche Verarbeitung rückt in der Vordergrund.

Das Generalsekretariat der Staatskanzlei stellt den Direktionen und der Staatskanzlei entspre-

chende Vorlagen für die gängigsten Dokumente der Regierungsratsgeschäfte zur Verfügung. Sie

sind integraler Bestandteil der Richtlinie RRG (vgl. Ziff. 7.1 „Generelles Erscheinungsbild“). Die

Nutzung der jeweils aktuellsten Version der zentral zur Verfügung gestellten Vorlage ist zwin-

gend notwendig.

Detaillierte Informationen zum Erscheinungsbild des Kantons Bern und seiner Anwendung sind

im Internet unter der Adresse www.be.ch/cd abrufbar. Dort kann auch das verbindliche Hand-

buch „Visuelles Erscheinungsbild des Kantons Bern - Gestaltungsgrundlagen“ heruntergeladen

werden.

2.6 Vertraulichkeit und Klassifizierung

2.6.1 Grundsätze

Die Dokumente der Regierungsratsgeschäfte sind im Normalfall öffentlich und werden nach dem

Regierungsratsbeschluss im Internet veröffentlicht. Davon ausgenommen sind die Dokumente

der Direktionen und der Staatskanzlei an den Regierungsrat im Vorverfahren (Begleitblatt, Mitbe-

richte, gegebenenfalls Auswertung des Mitberichtsverfahrens sowie Stellungnahmen zu Mitbe-

richten); diese Dokumente gelten grundsätzlich als „Intern“ klassifiziert und werden auch nach

dem Regierungsratsbeschluss nicht veröffentlicht. Bei Bedarf können sie auch strenger klassifi-

ziert werden. Die folgende Grafik aus dem Anhang der Weisung der Staatskanzlei vom

13.03.2013 zur Klassifizierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften gibt dazu einen

Überblick:

http://www.be.ch/cd


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Dokument obl. / fak. 1 Klassifizierung2

Dokumente zur Begründung des Antrags

Begleitblatt RRG obligatorisch intern

Mitberichte obligatorisch

(falls Mitberichtsverfahren)

intern

Auswertung Mitberichtsverfahren fakultativ intern

Dokumente im öffentlichen Interesse

RRB obligatorisch nicht klassifiziert3

Vortrag (Kommentar) fakultativ nicht klassifiziert3

Beilagen je nach Geschäftsart fakultativ nicht klassifiziert3

1 obl.: jedem Antrag zwingend beizulegende Dokumente / fak.: weitere Dokumente, die einem

Antrag beigelegt werden können

2 Grundsatz, unter Vorbehalt strengerer Klassifizierung

3 öffentlich, d. h. nach Beschlussfassung RR Bereinigung und Bekanntmachung im Internet

Die Verarbeitung der Regierungsratssitzungen sowie der Dokumente der Regierungsratsge-

schäfte erfolgt in der Staatskanzlei. Aufgrund der Gewaltenteilung haben Mitarbeitende des

Ratssekretariats grundsätzlich keinen Zugriff (getrennte Systeme).

2.6.2 Klassifizierung schützenswerter Inhalte

Bei Geschäften oder Dokumenten, die schützenswerte Informationen enthalten, ist vor der Trak-

tandierung über die Klassifizierung zu entscheiden. Die Kriterien zur Klassifizierung sind in der

Verordnung vom 13.03.2013 über die Klassifizierung, die Veröffentlichung und die Archivierung

von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften (Klassifizierungsverordnung, KRGV; BSG

152.17) sowie in der Weisung der Staatskanzlei vom 13.03.2013 zur Klassifizierung von Doku-

menten zu Regierungsratsgeschäften geregelt.

Ist der Inhalt von nicht klassifizierten Dokumenten für eine bestimmte Zeit nach der Beschluss-

fassung schutzwürdig, ist eine Sperrfrist für die Bekanntgabe vorzusehen (Artikel 10 KRGV).

2.6.3 Umgang mit klassifizierten Dokumenten

Der Umgang mit Dokumenten und Daten, die schützenswerte Informationen beinhalten, sind in

der Klassifizierungsverordnung sowie in der Weisung zur Klassifizierung von Dokumenten zu

Regierungsratsgeschäften geregelt.

2.6.4 Klassifizierungsvermerk auf Dokumenten

Ist ein Dokument zu klassifizieren („Geheim“, „Vertraulich“, „Intern“), muss der entsprechende

Klassifizierungsvermerk auf dem Dokument ersichtlich sein. Bei Dokumenten, die innerhalb der

Kantonsverwaltung elektronisch erzeugt oder elektronisch weiterverarbeitet werden (der Normal-

fall), wird der Klassifizierungsvermerk auf jeder Dokumentseite angebracht (siehe Muster unter

http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.html


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Ziff. 7.2). Bei vertraulichen oder internen Dokumenten, die von externen Stellen stammen und die

innerhalb der Kantonsverwaltung nicht weiterverarbeitet werden können, genügt ein deutlich

sichtbarer Klassifizierungsvermerk auf der ersten Seite des Dokuments. Auf als "Intern" klassifi-

zierten Antwortschreiben oder Verfügungen (vgl. Ziff. 3.5) kann der Vermerk auch „Nicht öffent-

lich“ lauten.

Dokumente mit Urkundencharakter sind von der Kennzeichnung ausgenommen (vgl. Ziff. 2.7.2).

Zu unterscheiden von der Frage der Vertraulichkeit bzw. Klassifizierung ist der Anspruch auf Ak-

teneinsicht (passive Information). Dieser richtet sich nach den Artikeln 27ff. des Gesetzes vom 2.

November 1993 über die Information der Bevölkerung (Informationsgesetz, IG; BSG 107.1).

2.6.5 Berechtigungen nach Klassifizierung

Die Zugriffsberechtigungen auf klassifizierte Dokumente richten sich nach der KRGV und nach

den Weisungen der Staatskanzlei zur Klassifizierung von Regierungsratsgeschäften.

Die Übertragung der Zugriffsberechtigungen auf weitere Personen im Interesse der Aufrechter-

haltung des dauerhaften Betriebs liegt in der Verantwortung der nachfolgend bezeichneten be-

rechtigten Funktionen bzw. Personen.

2.6.5.1 Geheime Regierungsratsdokumente

Zugriffsberechtigt auf geheime Dokumente sind:

Die sieben Mitglieder des Regierungsrates

Die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber

Bei geheimen Geschäften (z. B. Personalgeschäfte), über deren Ergebnis mit einer Medienmittei-

lung informiert wird, besitzt die Vorsteherin oder der Vorsteher des Amts für Kommunikation die

Zugriffsberechtigung ausschliesslich auf jene Dokumente, über die informiert werden soll. Die

Berechtigung gilt lediglich so weit, wie es zur Kommunikation erforderlich ist.

2.6.5.2 Vertrauliche Regierungsratsdokumente

Zugriffsberechtigt auf vertrauliche Dokumente sind:

Die sieben Mitglieder des Regierungsrates

Die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber

Die Generalsekretärinnen und Generalsekretäre der Direktionen und der Staatskanzlei

Die französischsprachige Vizestaatsschreiberin oder der französischsprachige Vize-

staatsschreiber

Die deutschsprachige Vizestaatsschreiberin oder der deutschsprachige Vizestaatsschrei-

ber

Die Leiterin oder der Leiter des Amts für Kommunikation (KomBE)

Die stellvertretende Leiterin oder der stellvertretende Leiter des Amts für Kommunikation

(inkl. französischsprachige Kopie)

Die Leiterin oder der Leiter des Dienstes Regierungsratsgeschäfte im Generalsekretariat

der Staatskanzlei

Die Leiterin oder der Leiter des zentralen Übersetzungsdienstes der Staatskanzlei

Die Leiterin oder der Leiter Finanzkontrolle (Art. 20 KFKG)

2.6.5.3 Interne Regierungsratsdokumente

Als „Intern“ klassifizierte Dokumente zu Regierungsratsgeschäften dürfen im Rahmen der Daten-

schutzgesetzgebung in dem für die Vor- und Nachbearbeitung der Regierungsratsgeschäfte not-

wendigen Rahmen bearbeitet, übermittelt und aufbewahrt werden. Die Direktionen und die

http://www.sta.be.ch/belex/d/1/107_1.html


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Staatskanzlei sind somit zuständig, die Zugriffsberechtigungen für als "Intern" klassifizierte Do-

kumente in ihren Zuständigkeitsbereichen festzulegen.

Antrag stellende Dokumente der Direktionen und der Staatskanzlei an den Regierungsrat (Be-

gleitblatt, Mitberichte, Auswertung Mitberichtsverfahren, Stellungnahmen zu Mitberichten) wer-

den vorbehältlich einer strengeren Klassifizierung grundsätzlich als „Intern“ klassifiziert (vgl. Ziff.

2.6.1).

2.6.5.4 Nicht klassifizierte Regierungsratsdokumente

Zugriffsberechtigt auf nicht klassifizierten Dokumenten sind – bereits im Vorverfahren und damit

vor der Bekanntmachung im Internet – alle Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung.

2.7 Medium: elektronisches Primat

In der Kantonsverwaltung wird der überwiegende Teil der Dokumente und Daten elektronisch

erzeugt und verarbeitet. Das Papier spielt daneben nach wie vor eine wichtige Rolle, sei es für

den Geschäftsverkehr mit externen Behörden und Stellen, für Dokumente mit handschriftlicher

Unterschrift, für die traditionelle Verteilung per Post, für die kurzfristige Verfügbarkeit an Sitzun-

gen sowie für die Ablage und teilweise für die Archivierung. Zudem treffen bei der Kantonsver-

waltung immer noch viele Informationen auf Papier ein. Auch die Regierungsrats- und Gross-

ratsgeschäfte werden über ihren Lebenszyklus hinweg in der Regel von zahlreichen Instanzen

und Dienststellen mit unterschiedlichen Rollen, Kompetenzen und Aufgaben bearbeitet. Die zu-

gehörigen Dokumente werden dabei auf unterschiedlichen Systemen der involvierten Verwal-

tungseinheiten erstellt, verändert, gelesen und weitergeleitet. Zum grössten Teil erfolgen die Be-

arbeitungsschritte auf elektronischer Grundlage. In bestimmten Prozessphasen jedoch, bei-

spielsweise bei der Beratung und Beschlussfassung durch den Regierungsrat und den Grossen

Rat, erfolgt die Bearbeitung auf Papier.

Um eine technisch und betrieblich effizientere Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte zu reali-

sieren, wird zukünftig die jeweils elektronische Fassung die rechtlich massgebende Form darstel-

len. Dieses elektronische Primat bildet die Voraussetzung für den Aufbau einer einheitlichen

Grundlage für elektronische Akten, Daten und Dokumente für die Abwicklung von Regierungs-

rats- und Grossratsgeschäften und ermöglicht eine medienbruchfreie Vor- und Nachbereitung

der Regierungsratssitzungen2. Das bedeutet, dass es keine Papieroriginale gibt. Davon ausge-

nommen sind Briefe, Verfügungen oder Beschwerdeentscheide, die mit handschriftlicher Unter-

schrift auf der Papierfassung versehen werden können. Das elektronische Primat bedeutet wei-

ter, dass Beschlussdokumente des Regierungsrates in ihrer elektronischen Form massgebend

sind (vgl. Ziff. 4.11.3).

Ein elektronisches Primat bei der Bearbeitung von Regierungsratsgeschäften ist nicht gleichbe-

deutend mit dem Verzicht auf Papier. Die Regierungsratsdokumente sollen auch weiterhin den

Regierungsratsmitgliedern und den Stäben in den Direktionen und der Staatskanzlei in Papier-

form zur Verfügung stehen. So sind die Regierungsratsdokumente der Direktionen nach wie vor

am Freitag der Vorwoche in Papierfassung bei der Staatskanzlei abzuliefern, damit sie später

den berechtigten Empfängerinnen und Empfängern in Papierform zur Verfügung stehen (für

Ausnahmen vgl. Ziff. 4.7.4). Die Papierfassungen der Regierungsratsdokumente sind jedoch ein

sekundäres Hilfsmedium mit limitierter Lebens- und Nutzungsperspektive. Die massgebende

Fassung bei der Erstellung, Bearbeitung und Verteilung ist die elektronische Form, wodurch ein

Medienbruch vermieden werden kann.

2

Für die Bundesverwaltung hat der Bundesrat am 10. Januar 2008 beschlossen, dass die Bundesratsgeschäfte medienbruchfrei und

durchgängig elektronisch vorbereitet werden sollen, nachdem dies die Eidgenössische Finanzkontrolle am 21. März 2007 so

empfohlen hatte. Seit Mai 2012 werden die Sitzungen des Bundesrates durchgängig elektronisch vorbereitet.


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Ausgenommen vom elektronischen Primat sind als geheim klassifizierte Daten und Dokumente

von Geschäften des Regierungsrates. Geheime Daten und Dokumente werden elektronisch nicht

verteilt. Die Handhabung der geheimen Dokumente richtet sich nach der Weisung der Staats-

kanzlei zur Klassifizierung von Regierungsratsgeschäften (Artikel 4ff.).

2.7.1 Verhältnis der elektronischen zu den Papierdokumenten

Die Papierdokumente müssen identisch sein mit den massgeblichen elektronischen Versionen.

Die elektronischen Dokumente umfassen die im Vorfeld der Regierungsratssitzung handschrift-

lich zu unterzeichnenden Dokumente in gescannter Form, also in der Regel das „Begleitblatt

Regierungsratsgeschäft“ (mit der Unterschrift des Antrag stellenden Regierungsmitglieds oder

der Antrag stellenden Regierungsratsmitglieder) sowie die ggf. unterzeichneten Mitberichte und

allfällige Stellungnahmen zu Mitberichten.

2.7.2 Extern erstellte Dokumente

Auch extern erstellte Dokumente werden in elektronischer Form produziert und müssen für die

Behandlung im Regierungsrat in elektronischer Form vorliegen (für Ausnahmen vgl. Ziff. 2.7.3).

Falls umfangreiche Dokumente, die von externen Stellen oder Auftragnehmern erstellt wurden,

der Verwaltung ausnahmsweise nicht elektronisch vorliegen, werden sie wenn möglich einges-

cannt und in der PDF-Fassung elektronisch abgelegt. In diesem Fall genügt eine Kennzeichnung

auf der ersten Dokumentseite (Angabe einer allfälligen Klassifizierungsangabe sowie fakultativ

der Geschäftsnummer – vgl. dazu auch Ziff. 3.5). Davon ausgenommen sind Dokumente mit

Urkundencharakter (vgl. Ziff. 2.6.4).

2.7.3 Umgang mit originären Papierdokumenten

Einige Dokumente, die dem Regierungsrat im Rahmen eines traktandierten Geschäfts vorzule-

gen sind, liegen als Original in Papierform vor, wie z. B. Briefe, Anfragen, Berichte, Mitberichte,

Stellungnahmen zu Mitberichten oder Verträge. Diese sind für die Behandlung im Regierungsrat

grundsätzlich einzuscannen. Vor dem Einscannen sind die notwendigen Kennzeichnungen (s. o.)

auf der ersten Dokumentseite anzubringen (vgl. auch Ausführungen in Ziff. 2.6.4).

Ist eine Digitalisierung (und damit auch die Anfertigung von Kopien) unmöglich (z. B. bei gebun-

denen Broschüren), können die betroffenen Dokumente dem Regierungsrat in Papierfassung

und mit den notwendigen Kennzeichnungen (s. o.) vorgelegt werden. Für den Satz der elektroni-

schen Regierungsratsdokumente ist in diesem Fall jeweils ein „Referenzblatt für Papierdokumen-

te“ (vgl. Ziff. 7.2.4.10) beizulegen.

2.7.4 Formate

2.7.4.1 Regelfall: Word

Grundsätzlich werden die Regierungsratsdokumente innerhalb der Kantonsverwaltung produ-

ziert, so dass die Dokumente in der Word-Fassung vorliegen. Die notwendige Kennzeichnung

(s. o., vgl. Ziff. 2.6.4) wird in diesem Fall auf jeder Dokumentseite angebracht.

Regierungsratsbeschlüsse müssen zwingend im Word-Format vorliegen. Dies ist eine wesentli-

che Voraussetzung dafür, dass zukünftig RRB-Nummern nach der Beschlussfassung vergeben

und automatisiert auf die Dokumente übertragen werden können.

2.7.4.2 Grafische Dokumente: PDF

Dokumente mit besonderen Anforderungen an die Gestaltung (Baupläne und/oder gelayoutete

Broschüren/Berichte) liegen häufig im PDF-Format vor. In diesen Fällen beinhalten die elektroni-

schen Regierungsratsdokumente die PDF-Fassung, und es genügt eine Kennzeichnung auf der

ersten Dokumentseite.


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2.8 System für die elektronische Geschäftsverwaltung

Für die sinnvolle und effiziente Bearbeitung (Vor- und Nachbereitung, Nutzung von Vorlagen) der

Regierungsratsgeschäfte innerhalb der Direktionen und der Staatskanzlei bietet es sich an, Sys-

teme für die elektronische Geschäftsverwaltung3 zu verwenden. Damit kann auf effiziente Weise

sichergestellt werden, dass die Gesamtheit der mit einem Regierungsratsgeschäft zusammen-

hängenden Dokumente und Prozessschritte (vgl. Ziff. 3.1 sowie Ziff. 3.2) bearbeitet und verwaltet

werden kann und der Überblick gewahrt bleibt.

2.9 Ordnungssystem für Regierungsratsgeschäfte

Es besteht in der Zentralverwaltung ein einheitliches Ordnungssystem (OS) für Geschäfte, die

dem Regierungsrat unterbreitet wurden (vgl. Ziff. 8). Alle Geschäfte, zu welchen ein zustande

gekommener Regierungsratsbeschluss vorliegt, werden nach dieser Systematik klassiert. Die

Direktionen können das OS verwenden und die Klassierung ihrer Geschäfte selbst vornehmen

oder dies durch die Staatskanzlei erledigen lassen.

Das OS für Regierungsratsgeschäfte widerspiegelt die behördlichen Aufgaben und setzt diese

durch Gliederung systematisch in Relation zueinander. Zwecks einfacherer Bearbeitung ist jede

Position im OS mit einer Kennzeichnung versehen. Das OS ist das Rückgrat einer effektiven,

effizienten und standardisiert abgewickelten Aktenführung und Archivierung und dadurch Grund-

lage für den geordneten Nachweis der Geschäftstätigkeit. Darüber hinaus ist es ein wichtiges

Hilfsmittel bei der Aktenablieferung an das Archiv. Gleichzeitig bildet es einen stabilen und ein-

heitlichen Ordnungsrahmen für Geschäfte und erlaubt den dauerhaften Zu- und Rückgriff auf

Inhalte nach möglichst sachlich-strukturierten Kriterien. Bei jedem publizierten Geschäft auf der

Website des Regierungsrates (WebRR) ist die zugewiesene Position im OS für Regierungsrats-

geschäfte ersichtlich und ermöglicht daher auch eine entsprechende Suchmöglichkeit nach ähn-

lichen Geschäften.

Die Pflege und Fortschreibung des OS für Regierungsratsgeschäfte obliegt der Staatskanzlei.

Das OS für Regierungsratsgeschäfte ersetzt nicht allfällige andere existierende oder geplante

Ordnungssysteme (Registraturplan, Archivplan, Aktenplan) auf Stufe Amt oder Direktion, son-

dern stellt eine Ergänzung bzw. Erweiterung dar. Auch entbindet es die Organisationseinheiten

nicht von den Pflichten zur Aktenführung gemäss geltendem Recht (Art. 4ff. der Verordnung vom

4. November 2009 über die Archivierung, ArchV; BSG 108.111).

3 In der Bundesverwaltung wurde GEVER als Standard für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen an die elektronische

Geschäftsverwaltung entwickelt: http://www.gever.admin.ch/

http://www.rr.be.ch/rr/de/index/rrbonline/rrbonline/suche_rrb.htmlhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/108_111.htmlhttp://www.gever.admin.ch/


Seite 17 von 70

3 Das Regierungsratsgeschäft

3.1 Materielle Anforderungen

Die Beschlussfassung des Regierungsrates erfolgt aufgrund eines traktandierten Geschäfts, das

sämtliche zur Beschlussfassung notwendigen Dokumente umfasst (Dokumente zu einem konkre-

ten Traktandum).

Inhaltlich gelten dafür folgende allgemeine Grundsätze:

Dem Regierungsrat werden politisch beurteilbare Geschäfte vorgelegt.

Alle relevanten Informationen zur Beurteilung des Geschäfts sind transparent aufbereitet.

Ziele sind: o sofortiger Blick auf das Wesentliche

o Darstellung der politischen Kernfragen

o strategische Positionierung

o Darstellung des politischen Kontextes, der Vorgeschichte und früherer Beschlüsse

o Reduktion von Komplexität.

Querbezüge zu anderen Geschäften sind hergestellt.

Probleme, die auf Verwaltungsstufe lösbar sind, sind bereinigt.

Bei verbleibenden politischen Differenzen (z. B. Mitberichtsergebnisse) sind diese klar

herausgeschält und transparent und übersichtlich dargestellt.

Bei Erlassgeschäften in der Kompetenz des Grossen Rates ist auch die Auseinanderset-

zung mit den Anträgen der vorberatenden Kommissionen enthalten. In den Dokumenten

werden die abweichenden Anträge der Kommissionen gegenüber dem ursprünglichen

Antrag des Regierungsrates erörtert.

Die federführende Direktion und die Staatskanzlei garantieren die Qualitätssicherung ih-

rer eigenen Geschäfte (Rechtsgrundlagen, Finanzhaushalt, rechtliche Vorgaben, formale

Anforderungen, Zeitplanung).

3.2 Formelle Anforderungen

3.2.1 Inhalte und Dokumente

Unter einem Regierungsratsgeschäft wird eine thematisch einheitliche Angelegenheit verstan-

den, die dem Regierungsrat ein- oder mehrmals zur Beschlussfassung oder Diskussion unter-

breitet, sogenannt traktandiert, wird. Das Regierungsratsgeschäft ist als Einheit zu betrachten

(Dossierprinzip, vgl. Artikel 1 Klassifizierungsverordnung, KRGV; BSG 152.17). Hilfreich für die

Umsetzung des Dossierprinzips ist die konsequente Nutzung eines einheitlichen Titels auf Trak-

tandenliste, Beschlussdokument, Vortrag und auf allen weiteren Beilagen (vgl. auch Ziff. 3.4.3)

sowie eines eindeutigen Akten- oder Geschäftszeichens (z. B. Geschäftsnummer).

Ein Regierungsratsgeschäft kann verschiedene Verfahrensschritte durchlaufen und dabei mehr-

mals traktandiert werden, beispielsweise vor und nach einer Vernehmlassung.

Ein Regierungsratsgeschäft kann einen oder mehrere Regierungsratsbeschlüsse umfassen. Bei

der Traktandierung für eine Regierungsratssitzung ist jeder Beschluss als eigenes Traktandum

aufzuführen. Jeder Beschluss erhält eine Beschlussnummer im Format NNNN/JJJJ. Jede Be-

schlussfassung im Regierungsrat wird in der Regel in einem Beschlussdokument festgehalten.

Das Set der Unterlagen für ein konkretes Traktandum enthält demnach stets ein Beschlussdo-

kument (RRB). Formal kann der Beschluss der Regierung als Standard-RRB, als Erlass, als Vor-

stossantwort, als Schreiben, als Verfügung, als Beschwerdeentscheid oder Ähnliches ausgestal-

tet sein.

http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_17.html


Seite 18 von 70

Sind Geschäfte zweisprachig vorzulegen (vgl. Ziff. 2.2), müssen die jeweiligen Dokumente be-

reits für die Beschlussfassung des Regierungsrates in beiden Sprachen vorhanden sein.

Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll (also ausgenommen Aus-

sprachegeschäfte, Informationsgeschäfte und Standardgeschäfte der Staatskanzlei) umfasst

zwingend die folgenden Dokumente:

Beschlussentwurf (allenfalls in Form eines Erlasses, einer Vorstossantwort, eines Schrei-

bens, einer Verfügung, eines Beschwerdeentscheides oder Ähnliches)

Begleitblatt (unterzeichnet durch das Antrag stellende Regierungsmitglied oder die Antrag

stellenden Regierungsmitglieder)

Je nach Inhalt des Geschäfts - und je nach Notwendigkeit - werden dem Regierungsratsgeschäft

folgende weitere Dokumente beigefügt (für eine detaillierte Auflistung der Dokumenttypen vgl.

Ziff. 3.7):

Ursprungsdokumente im Zusammenhang mit dem Regierungsratsgeschäft, z. B. einge-

gangene Schreiben oder Gesuche an den Regierungsrat, eingereichte Vorstosstexte

Mitberichte: Zusammenstellung aller eingegangenen Mitberichte

Auswertung des Vernehmlassungs- oder Mitberichtsverfahrens oder Stellungnahmen zu

Mitberichten (in komplexen Fällen)

Vortrag (Erläuterungen)

Weitere Dokumente, die Gegenstand des Regierungsratsbeschlusses sind (z. B. Schrei-

ben des Regierungsrates, Verfügungen, Beschwerdeentscheide, Berichte)

Den Akten sind alle weiteren Dokumente beizulegen, die für die politische Beurteilung

des Geschäftes und für die Meinungsbildung des Regierungsrates von Bedeutung sind,

so beispielsweise für die Beschlussfassung relevante Pläne, Schreiben, Beilagen, usw.

Der Vortrag ist eine Dokumentation der Antrag stellenden Direktion oder der Staatskanzlei zur

umfassenderen Darstellung von Ausgangslage, Inhalt, Begründung und Auswirkungen von in-

haltlich substantiellen Geschäften. Da bei nicht klassifizierten Geschäften auch der Vortrag im

Internet veröffentlicht wird, dürfen Vorträge keine Ausführungen zum Mitberichtsverfahren oder

sonstige verwaltungsinternen Inhalte zuhanden des Regierungsrates enthalten. Für weitere in-

haltlichen Elemente des Vortrags vgl. Ziff. 7.2.2.7.

Statistische Daten sind oft eine wichtige Grundlage für strategische Entscheide. Aus diesem

Grund ist der verstärkte Einbezug von statistischen Daten in die zentralen Dokumente für Regie-

rungsratsgeschäfte sicherzustellen.

Sämtliche zu einem Regierungsratsgeschäft gehörenden Dokumente sind mit dem identischen

Geschäfts- bzw. Traktandentitel bezeichnet (vgl. Erläuterungen zum Dossierprinzip oben).

3.2.2 Traktandierung und Nachvollziehbarkeit

Die Traktandierung in einer Sitzung des Regierungsrates ist das wesentlichste Strukturelement

im Ablauf eines Regierungsratsgeschäfts. Verschiedene Regierungsratsgeschäfte können für die

Behandlung und Beschlussfassung im Regierungsrat verbunden werden. Beispiele hierfür sind

die gemeinsame Behandlung von Gesetzen und Verordnungen oder die gemeinsame Beantwor-

tung von parlamentarischen Vorstössen.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist jedoch jedes Geschäft einzeln für die Regierungsrats-

sitzung zu traktandieren und damit auch einzeln auf der Traktandenliste aufzuführen (für Vor-

stösse vgl. dazu Ziff. 3.4.4). Eine allfällige gemeinsame Behandlung und Beschlussfassung ist

Bestandteil des Traktandentitels und damit auf der Traktandenliste sichtbar. Entsprechend der


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materiellen und formellen Anforderungen an die Regierungsratsgeschäfte (vgl. Ziff. 3.1 sowie

Ziff. 3.2) ist für jedes traktandierte Geschäft aber ein eigener Regierungsratsbeschluss zu erstel-

len.

3.2.3 Eindeutige Geschäftsnummern

Da ein Regierungsratsgeschäft als Einheit betrachtet wird, bietet es sich an, jedem Regierungs-

ratsgeschäft eine eindeutige Geschäftsnummer zuzuteilen. Diese Geschäftsnummer sollte von

der federführenden Direktion oder der Staatskanzlei bzw. von dem federführenden Amt vergeben

werden und dient wie ein Aktenzeichen als eindeutige Kennzeichnung einer thematisch einheitli-

chen Angelegenheit oder eines Geschäftsvorfalls. Die Geschäftsnummer ist eine einmalige, un-

veränderbare Kennzeichnung, die über den gesamten Geschäftsablauf konstant bleibt. Die Di-

rektionen und die Staatskanzlei stellen sicher, dass jede Geschäftsnummer nur einmal vergeben

wird. Mit Hilfe der Geschäftsnummer lässt sich der Ablauf eines Geschäfts nachvollziehen und

kann die Zugehörigkeit von Dokumenten zu einem Dossier sichergestellt werden. Die Geschäfts-

nummer ist ausserdem notwendige Voraussetzung für die zweifelsfreie Zuordnung bei einer er-

neuten Traktandierung im Regierungsrat oder im Grossen Rat.

Die Vergabe und Nutzung von Geschäftsnummern ist erwünscht, aber nicht obligatorisch. Die

Nutzung einer Geschäftsnummer für die Regierungsratsgeschäfte ist in Abstimmung mit der

Staatskanzlei vorzunehmen. Denn bei der Verwendung einer Geschäftsnummer für Geschäfte

des Regierungsrates muss gewährleistet sein, dass sie direktionsübergreifend eindeutig sowie

kompatibel mit den verschiedenen Internetanwendungen von Regierungsrat und Grossen Rat ist.

3.3 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte

Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll (also ausgenommen Aus-

sprachegeschäfte, Informationsgeschäfte und Standardgeschäfte der Staatskanzlei) enthält ein

Begleitblatt. Dieses DIN-A4-Formular ersetzt das ehemalige Laschenpapier (auch „Kragen“ oder

„Köpfli“ genannt) und weitere Einzelformulare. Das Begleitblatt beinhaltet die wichtigsten Daten

zu jedem traktandierten Regierungsratsgeschäft und wird durch das Antrag stellende Regie-

rungsratsmitglied oder die Antrag stellenden Regierungsratsmitglieder handschriftlich unter-

zeichnet. Anstelle der handschriftlichen Unterschrift sind auch alternative Verfahren wie die

rechtsgültige elektronische Signatur mit qualifizierten elektronischen Zertifikaten möglich.

Das Begleitblatt gibt insbesondere auch einen Überblick über das Mitberichtsverfahren und ent-

hält das Datum und die Stossrichtung des Mitberichts, während die materiellen Angaben in den

beizulegenden Mitberichten und allenfalls in einer Mitberichtsauswertung wiedergegeben wer-

den. Für detaillierte Erläuterungen vgl. Ziff. 4.4.

3.4 Bezeichnung von Geschäften: der Geschäftstitel

3.4.1 Regeln für die Bildung von Geschäftstiteln

Der Geschäftstitel beinhaltet inhaltliche, materielle Angaben. Der Titel sollte dabei

aussagekräftig sein, damit das Geschäft eindeutig identifizierbar ist und bei einer allfälli-

gen erneuten Traktandierung gefunden werden kann;

so kurz und prägnant wie möglich sein.

Der Geschäftstitel muss grundsätzlich für den ganzen Lebenszyklus eines Geschäftsvorfalls gül-

tig und sinnvoll sein. Er ist damit die dauerhafte Bezeichnung des Geschäfts. Es ist zu berück-

sichtigen, dass im gleichen Geschäft noch weitere Verfahrensschritte anfallen und damit weitere

Traktandierungen im Regierungsrat notwendig werden können. Aus diesem Grund sollte der

Geschäftstitel übergreifend gewählt werden. Konkrete Verfahrensschritte sollten Bestandteil des

Traktandentitels und nicht des Geschäftstitels sein.


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Beispiele:

Gesamtüberarbeitung Kantonaler Richtplan

Raumkonzept Schweiz

Geschäftsbericht 2012

Energiestrategie 2050

Richtlinien der Regierungspolitik 2015 - 2018

Im Modul 3 der Rechtsetzungsrichtlinien des Kantons Bern (RSR) sind detaillierte Vorgaben zu

den Titeln von Erlassen aufgeführt.

Bezieht sich ein Geschäft auf ein bestimmtes anderes Geschäft oder wird ein feststehender

fremder Titel (z. B. bei Schreiben an den Regierungsrat, Vernehmlassungen des Bundes) über-

nommen, werden zur Kennzeichnung die typographischen Anführungszeichen (« ») verwendet.

3.4.2 Geschäfts- und Traktandentitel

Bei der Traktandierung eines Geschäfts wird unterschieden zwischen dem (dauerhaften) Ge-

schäftstitel und dem (momentanen) Traktandentitel. Der Traktandentitel setzt sich zusammen

aus dem Geschäftstitel sowie dem jeweiligen Verfahrensschritt im Zusammenhang mit einer

konkreten Traktandierung im Regierungsrat. Der Verfahrensschritt selbst gibt einen Hinweis für

die Behandlung in der Regierungsratssitzung.

Beispiele:

Eidgenössische Wahlen 2012.

Kenntnisnahme und Festlegung der Federführung

zum Schreiben der Bundeskanzlei vom 1. Januar 2012

Eidgenössische Wahlen 2012.

Antwortschreiben des Regierungsrates vom

1. Februar 2012

Der Traktandentitel ist der Titel, unter dem das Geschäft auf der Traktandenliste erscheint. Seine

beiden Teile (Geschäftstitel und Verfahrensschritt) werden durch einen Punkt sowie durch einen

Zeilenumbruch voneinander getrennt. Aus diesem Grund darf der Geschäftstitel keine weiteren

Punkte beinhalten.

Bei Bedarf sind weitere Unterteilungen des Verfahrensschritts möglich.

Traktandentitel

Geschäftstitel Traktandentitel

Verfahrensschritt

Geschäftstitel

Verfahrensschritt

http://wwwin.be.ch/home/ai-legislation/ai-gesetzgebung-directives.htm


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Beispiele:

Raumkonzept Schweiz.

Stellungnahme der KdK vom 18.02.2011. Kenntnisnahme und Festlegung der Federführung

Geschäftsbericht 2012.

Vollständigkeitserklärung und Anträge des Regierungsrates an den Grossen Rat

Bundeskonzept zu Pärken von nationaler Bedeutung.

Rahmenkredit Periode 2011-2015

Fakultatives Finanzreferendum aus der Septembersession 2010.

Unbenutzter Ablauf der Referendumsfrist

Tourismusentwicklungsgesetz (Änderung).

Eröffnung des Vernehmlassungsverfahrens


Antrag des Regierungsrates


Gemeinsamer Antrag des Regierungsrates und der Kommission


Verabschiedung Referendumsvorlage

3.4.3 Traktandentitel und Titel des Regierungsratsbeschlusses

Grundsätzlich ist der auf der Traktandenliste angegebene Titel – der Traktandentitel – identisch

mit dem auf dem entsprechenden Regierungsratsbeschluss angegebenen Titel (vgl. auch Ziff.

3.2). Als Ausnahme davon gelten geheime oder vertrauliche Geschäfte, die eine Pseudonymisie-

rung oder Kodierung auf der Traktandenliste erfordern.

Der Traktandentitel wird grundsätzlich auf der Traktandenliste in deutscher Sprache aufgenom-

men (d. h., wenn das Geschäft nur in deutscher Sprache oder in beiden Amtssprachen vorliegt).

Falls es sich um ein nur in französischer Sprache vorliegendes Geschäft handelt, wird der Trak-

tandentitel wie auf der Traktandenliste in französischer Sprache ausgegeben.

3.4.4 Geschäfts- und Traktandentitel bei Vorstössen

Der Geschäftstitel von parlamentarischen Vorstössen ergibt sich eigentlich aus dem Titel auf

dem Vorstoss. Es entspricht jedoch der gängigen Praxis, dass Vorstösse mit weiteren Metadaten

des Geschäfts auf der Traktandenliste für den Regierungsrat sowie auf dem Sessionsprogramm

aufgenommen werden. Dies sind im Detail:

Vorstossart

Vorstossnummer (dreistellige Zahl mit vorangestellten Nullen minus vierstellige Jahres-

zahl)

Titel des Vorstosses

Angabe, ob es sich um einzelne oder gemeinsame Antwort des Regierungsrates handelt

Im Falle von Fraktions- oder Kommissionsvorstosses werden Angaben zu Sprecherin

oder zum Sprecher aufgeführt.


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Beispiele:

Motion 001-2012, Zuber (Moutier, PSA)

Standesinitiative zur Zusammensetzung von Bundesrat und Nationalrat.

Antwort des Regierungsrates

Motion 158-2012; Wüthrich (Huttwil, SP)

Einheitliches briefliches Abstimmungsverfahren und Förderung E-Voting


Motion 182-2012; Blanchard (Malleray, UDC)

Question jurassienne: non au vote communaliste contraignant


Im Falle von gemeinsamer Beantwortung von Vorstössen:

Interpellation 009-2012, Blank (Aarberg, SVP)

Verschwundene Stimmzettel: Warum wurde der Regierungsrat nicht früher orientiert?

Gemeinsame Antwort des Regierungsrates mit M 010-2012

Motion 010-2012, Blank (Aarberg, SVP)

Volkswillen respektieren - Abstimmungsresultat anerkennen.

Gemeinsame Antwort des Regierungsrates mit I 009-2012

3.5 Kennzeichnung von Dokumenten

Die Gesamtheit der Dokumente zu einem Regierungsratsgeschäft bildet das Geschäftsdossier

(Dossierprinzip; Ziff. 3.2.1.). Die Zugehörigkeit eines Dokuments zu einem bestimmten Geschäft

soll auf einen Blick möglich sein. Aus diesem Grund kann fakultativ auf jedem Dokument eines

Regierungsratsgeschäfts die entsprechende Geschäftsnummer angegeben werden (vgl. Ziff.

3.2.3). Verpflichtend hingegen ist die Angabe eines Klassifizierungsvermerks (vgl. Ziff. 2.6.1 und

2.6.4). Dies gilt sowohl für intern (innerhalb der Kantonsverwaltung) wie extern erstellte Doku-

mente und unabhängig vom Format. Ausgenommen von dieser Bestimmung sind Dokumente mit

Urkundencharakter (vgl. dazu Ziff. 2.6.4 und 2.7.2)

Auf den intern in Word erstellten Dokumenten wird der allfällige Klassifizierungsvermerk auf jeder

Seite angegeben; fakultativ auch die Angabe der Geschäftsnummer. Bei intern in anderen For-

maten oder extern elektronisch erstellten oder nur in Papierfassung vorliegenden Dokumenten

genügt die Angabe der Klassifizierung (und fakultativ der Geschäftsnummer) lediglich auf der

ersten Seite.

Im Normalfall beinhaltet jedes für eine Regierungsratssitzung traktandierte Dokument neben dem

Klassifizierungsvermerk auch das Datum der Regierungsratssitzung sowie fakultativ die Ge-

schäftsnummer. Für detaillierte Angaben zum gemeinsamen Erscheinungsbild. vgl. Ziff. 7.1.

3.5.1 Bezeichnung der elektronischen Dateien

3.5.1.1 Grundsätzliches

Die Bezeichnung der elektronischen Dateien erfolgt ausschliesslich mit Kleinbuchstaben und sollte möglichst kurz sein. Neben Kleinbuchstaben sind Zahlen (0-9) und das Underscore Zei-


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chen) („_“) zu verwenden. Zu verzichten ist auf Umlaute (ä, ö, ü), Sonderzeichen (z.B. ., -, %, $, (), +) und Leerschläge.

3.5.1.2 Regelfall

Die an die Staatskanzlei zu übermittelnden elektronischen Fassungen der Regierungsratsdoku-

mente sind alle nach folgendem Schema zu bezeichnen:

[optional: Geschäfts-Nr]–[Dokumentkategorie]–[optional: Stichwort zum Inhalt]–[Datum

Traktandierung]–[Sprachkürzel]

Die Dokumentkategorie soll in erster Priorität angeben, ob es sich um ein Beschlussdokument

handelt. Für den Regierungsbetrieb sind die folgenden Dokumentenkategorien möglich:

rrb

vortrag

beilage

begleitblatt

traktandenliste

Beispiele:

2009.0143-rrb-02.02.2012-de

2010.2179-vortrag-02.02.2012-fr

2010.1935-beilage-anhang_jahresrechnung-02.02.2012-fr

2010.5601-beilage-gutachten_storch-02.02.2012-fr

2010.1209-beilage-rollende_vorlagenplanung-02.02.2012-de

rrb-17.03.2011-de

vortrag-21.04.2012-fr

Da Geschäfte mehrmals im Regierungsrat behandelt und verschiedene Beschlussfassungen zu

einem Geschäft erfolgen können, ist das Datum der jeweiligen Regierungsratssitzung ein wichti-

ges Unterscheidungsmerkmal bei der Dokumentenbezeichnung.

3.5.1.3 Bezeichnung der französischen elektronischen Dokumente

Die französischen Versionen der elektronischen Regierungsratsdokumente werden auf Deutsch

bezeichnet, damit die Dokumente im Übersetzungsspeicher Multitrans eingepflegt werden kön-

nen: Die zwei Sprachversionen müssen den identischen Namen mit Ausnahme des Sprachkür-

zels am Ende der Dokumentbezeichnung (-de bzw. -fr) tragen. Die Anwendung MultiTrans wird

in allen Übersetzungsdiensten der Kantonsverwaltung verwendet.

3.5.1.4 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen

Parlamentarische Vorstösse verfügen über ein eigenes Nummerierungssystem (Vorstossnum-

mer). Sie werden wie folgt beschriftet:


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[Kürzel]–[dreistellige Vorstoss-Nr. mit vorangestellten Nullen]–[JahrJJJJ]–

[Dokumentkategorie]–[Sprachkürzel]

Beispiele:

I-003-2009-vorstosstextext-de

P-077-2006-vorstossantwort-de

3.5.1.5 Bezeichnung von Dokumenten zu Vorstössen mit gemeinsamer Antwort

Eine Antwort des Regierungsrats, die für mehrere Vorstösse gilt, wird jedem einzelnen Vorstoss-

dossier zugeordnet. Aus diesem Grund müssen alle Vorstösse in der Dokumentbezeichnung

aufgenommen werden.

[Kürzel]–[tiefste Vorstoss-Nr.]–[früheste JahreszahlJJJJ]–[Kürzel]–[nächst höhere Vor-

stoss-Nr.]–[spätere JahreszahlJJJJ]–usw.–[ Dokumentkategorie]–[Sprachkürzel]

Beispiele:

M-359-2009-M-362-2009-I-003-2010-vorstossantwort-de

I-077-2010-P-111-2010-vorstossantwort-de

Die Reihenfolge, in der die Vorstösse genannt werden, bestimmt sich nach folgenden Kriterien:

Dringlichkeit

Vorstossart: a. Auftrag, b. Motion, c. Postulat, d. Interpellation, e. Parlamentarische Initiative

Jahr des eingereichten Vorstosses; zuerst Vorstoss mit der tiefsten Jahreszahl

Vorstossnummer: zuerst Vorstoss mit tiefster Vorstossnummer, dann zweittiefster Vorstoss-nummer, usw.

3.6 Geschäftsarten

Der Regierungsrat berät und beschliesst über sehr unterschiedliche Arten von Geschäften, die

sich teilweise inhaltlich, teilweise auch bezüglich der formellen Anforderungen, des Ablaufs oder

der Ausgestaltung unterscheiden können. Dazu gehören insbesondere:

Erlasse

o Verfassung,

o Gesetze,

o Dekrete,

o Grossratsbeschlüsse,

o Verordnungen,


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o Reglemente,

o Statuten,

o Richtlinien,

o Weisungen

Wahlen (Antragstellung an den Grossen Rat) und Ernennungen

Verfügungen

Beschwerdeentscheide

Kreditgeschäfte in der Kompetenz des Grossen Rates

Kreditgeschäfte in der Kompetenz des Regierungsrates

Parlamentarische Vorstösse

o Auftrag,

o Motion,

o Postulat,

o Interpellation,

o Parlamentarische Initiative,

o Zuteilung / Dringlichkeit

Standesinitiativen

Bundesvernehmlassungen

Petitionen

Bürgerbriefe

Einladungen / Delegationen

Personalgeschäfte (mit besonders schützenswerten Personendaten)

Sonstige Sachgeschäfte

In Kapitel 5 sind Besonderheiten verschiedener Geschäftsarten aufgeführt.

3.7 Dokumenttypen

Der Dokumenttyp wird nach organisatorischen, rechtlichen und allenfalls technischen Erforder-

nissen definiert und fasst Dokumente mit gleicher inhaltlicher Struktur zusammen. Die rechtskon-

forme und effiziente Aktenverwaltung bedingt eine Systematisierung der Arten von Dokumenten.

Sie bildet die Grundlage für eine inhaltliche und formale Kategorisierung. Auf Grundlage der Do-

kumenttypen werden die Vorlagen und Muster (vgl. Ziff. 7) zur Verfügung gestellt.

Die wichtigsten Dokumenttypen für die Erstellung und Bearbeitung von Regierungsratsgeschäf-

ten werden im Folgenden aufgelistet. Für eine detailliertere Beschreibung sowie für die konkreten

Vorlagen und Muster vgl. auch Ziff. 7.

3.7.1 Grundsätzlich obligatorische Dokumenttypen

Jedes Regierungsratsgeschäft, das zu einem Beschluss führen soll, enthält zwingend die folgen-

den Dokumenttypen:

Begleitblatt RRG

Beschlussentwurf (z. B. Standard-RRB, Erlassentwurf, Vorstossantwort, Regierungsrätli-

ches Schreiben, Verfügung oder Beschwerdeentscheid)

3.7.2 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts obligatorische Dokumenttypen

Je nach Inhalt eines Regierungsratsgeschäfts sind zwingend folgende Dokumente beizulegen,

falls sie vorhanden sind:

Erlassentwurf

Erlassvortrag

Bericht


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Ursprungsdokument (Gesuch, Vorstosstext, Brief)

Vorstossantwort

Mitberichte

Auswertung des Mitberichtsverfahrens

Stellungnahmen zu Mitberichten

Medienmitteilung oder BE-Info-Flash

Vortrag

Verfügung

Beschwerdeentscheid

Regierungsrätliches Schreiben

3.7.3 Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts fakultative Dokumenttypen

Je nach Inhalt des Regierungsratsgeschäfts und je nach Notwendigkeit können folgende weitere

Dokumente beigefügt werden:

Beilage Text

Beilage Bild (Karte)

Aussprachepapier

Informationsnotiz

3.7.4 Weitere Dokumenttypen

Im Folgenden sind weitere Dokumenttypen und Formulare aus vor allem administrativer Per-

spektive für die Verwaltung der Regierungsratsgeschäfte aufgelistet, die beigelegt werden kön-

nen:

Programm Regierungsratssitzung

Traktandenliste zur Regierungsratssitzung (Traktandenliste RRS)

Stellungnahme zur Dringlichkeit von Vorstössen

Fristverlängerung für den Vollzug von Vorstössen

Fragestunde

Amtliche Publikationen

Formular für die Eröffnung eines Vernehmlassungsverfahrens

Präsidialentscheid

Leerblatt für den Nachversand

Referenzblatt für Papierdokumente

Empfangsbestätigung für Petitionen

E-Mail zur Übermittlung der elektronischen Dokumente für die Regierungsratssitzung

Beantragung der Abschreibung

Zeitbudget GR-Session

Pendenzenliste RR


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4 Standardablauf

Der abstrakte Standardablauf eines Geschäftes, das im Regierungsrat traktandiert wird, ist im

Prozess „Regierungsratsgeschäft abwickeln“ (0.01.02.01) festgehalten.

4.1 Erstellung der Dokumente

Die für das Regierungsratsgeschäft benötigten Dokumente (vgl. Ziff. 3.7) werden von der zu-

ständigen Direktion oder der Staatskanzlei erstellt, basierend auf den Vorlagen und in Anlehnung

an die Muster (vgl. Ziff. 7).

Die Papierdokumente für die Behandlung im Regierungsrat sind grundsätzlich schwarz-weiss.

Ausgenommen sind Dokumente mit mehrfarbigen Darstellungen, die in schwarz-weiss nicht les-

bar sind (z. B. Baupläne, komplexe grafische Darstellungen). Der Einsatz von Farben ist sehr

restriktiv zu nutzen. Die Regierungsratsdokumente werden im DIN-A4 Hochformat (Auswertun-

gen und Übersichten nötigenfalls im Querformat) erstellt. Für die Papierfassungen von Regie-

rungsratsgeschäften ist archivfähiges Recyclingpapier zu verwenden.

4.2 Mitberichtsverfahren

Das Mitberichtsverfahren dient der Meinungsbildung und Differenzbereinigung zwischen den

Direktionen und der Staatskanzlei im Hinblick auf einen Regierungsratsbeschluss. Es wird unab-

hängig von allfälligen weiteren vorangegangenen Konsultationsverfahren unmittelbar vor der

Antragstellung an den Regierungsrat durchgeführt. Als rechtliche Anforderungen an das Mitbe-

richtsverfahren gelten die Bestimmungen der Verordnung vom 26. Juni 1996 über das Vernehm-

lassungs- und das Mitberichtsverfahren (VMV; BSG 152.025).

Die Geschäfte im Mitberichtsverfahren sind in elektronischer Form oder auf Papier an alle mitin-

teressierten bzw. inhaltlich betroffenen Direktionen und an die Staatskanzlei zu richten. Das Be-

gleitschreiben oder Begleit-E-Mail muss im Titel den Vermerk „Mitberichtsverfahren“ enthalten.

In der Praxis werden oftmals parallel zum Mitberichtsverfahren noch Konsultationen (z. B. mit

kantonsexternen Stellen) durchgeführt.

Die Stellungnahmen im Mitberichtsverfahren sind von den Regierungsmitgliedern oder vom

Staatsschreiber unterzeichnet in elektronischer Form (eingescannt im PDF-Format) oder auf Pa-

pier an die federführende Direktion bzw. die Staatskanzlei zu richten. Die Stellungnahme muss

im Titel den Vermerk „Mitbericht“ enthalten. Bei rein zustimmenden Mitberichten ist ein separates

Schreiben nicht zwingend erforderlich; die Direktionen und die Staatskanzlei können sich statt-

dessen auf eine Kopie des Titelblatts des Beschlussentwurfs mit der vom Regierungsmitglied

handschriftlich unterzeichneten Zustimmung beschränken.

Der administrative Aufwand bei der Durchführung eines Mitberichtsverfahrens und vor allem bei

der Verarbeitung der Rückmeldungen wird deutlich reduziert, wenn die Mitberichte an die zu-

ständigen Sachbearbeitenden in den Fachämtern adressiert und noch zusätzlich in elektronisch

bearbeitbarer Fassung (in Word) zugestellt werden.

Eine Übersicht der Ergebnisse des Mitberichtsverfahrens wird auf dem Begleitblatt zum Regie-

rungsratsgeschäft eingetragen. Alle Mitberichte sowie die Stellungnahmen zu Mitberichten müs-

sen bei der Traktandierung des Geschäfts beigelegt werden (elektronische Fassung: zusam-

mengefügt zu einem PDF-Dokument; Papierfassung: zusammengeheftet). In komplexen Fällen

kann zusätzlich eine summarische Auswertung und/oder eine tabellarische Übersicht erstellt

werden (vgl. Ziff. 7.2.2.5). Aussagen zum Mitberichtsverfahren dürfen nicht in den Vortrag aufge-

nommen werden. Sämtliche Dokumente und Äusserungen zum Mitberichtsverfahren gelten als

„Intern“ klassifiziert und sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt (vgl. Ziff. 2.6.5.3). Falls notwen-

http://wwwin.beqmp.be.ch/sta/servlet/process?oid=1600&lang=1http://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_025.html


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dig können sie auch strenger klassifiziert werden. Dagegen beinhaltet der Vortrag Erläuterungen

zu einem Geschäft, welche unter Vorbehalt einer ausdrücklichen Klassifizierung grundsätzlich

öffentlich sind.

Die Juradelegation des Regierungsrates (JDR) kennt im Bereich der Mitberichte keine Beson-

derheiten oder Sonderbedingungen. Sie gibt ihre Stellungnahmen je nach Geschäft punktuell ab.

Es braucht daher keine besonderen Vorschriften. Dasselbe gilt für den Bernjurassischen Rat

(BJR). Beide Gremien werden im Übrigen nicht in das Mitberichtsverfahren einbezogen.

Gemäss des Gesetzes vom 13. September 2004 über das Sonderstatut des Berner Juras und

über die französischsprachige Minderheit des zweisprachigen Amtsbezirks Biel (SStG; BSG

102.1) sowie der Verordnung vom 2. November 2005 über das Sonderstatut des Berner Juras

und über die französischsprachige Minderheit des zweisprachigen Amtsbezirks Biel (SStV; BSG

102.111) wird der BJR je nach Geschäft punktuell konsultiert. Auch hier bedarf es somit keiner

besonderen Regelung.

4.3 Traktandierung des Regierungsratsgeschäfts

Die Direktionen und die Staatskanzlei entscheiden über den Zeitpunkt der Traktandierung ihrer

Regierungsratsgeschäfte. Sie orientieren sich dabei an der Sitzungsplanung des Regierungsra-

tes, an der Arbeitsplanung für die Grossratsvorlagen ("rosa Arbeitsplanung") sowie an dem im

Parlamentsrecht festgelegten Fristenlauf.

4.4 Begleitblatt für Regierungsratsgeschäfte

Jedes Regierungsratsgeschäft enthält ein Begleitblatt, sofern es zu einem Beschluss führen soll.

Kein Begleitblatt ist damit für Traktandierungen von Aussprache- und Informationsgeschäften

sowie für Standardgeschäfte der Staatskanzlei (vgl. Ziff. 4.5) notwendig. Das Begleitblatt beinhal-

tet die wichtigsten Daten zu jedem traktandierten Regierungsratsgeschäft sowie eine tabellari-

sche Übersicht zum Mitberichtsverfahren. Auf dem Begleitblatt hält die Antrag stellende Direktion

zudem alle notwendigen Angaben zur Weiterverarbeitung durch die Staatskanzlei nach der Ver-

abschiedung durch den Regierungsrat fest.

Das Begleitblatt wird durch das Antrag stellende Regierungsratsmitglied (oder mehrere Antrag

stellende Regierungsratsmitglieder) handschriftlich (oder digital) unterzeichnet. Es ist (ggf. nebst

den Mitberichten und allfälligen Stellungnahmen zu Mitberichten) das einzige Dokument der Re-

gierungsratsakten, das im Vorfeld der Regierungsratssi

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Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL RRG) · 2021. 1. 10. · Der Regierungsrat des Kantons Bern Le Conseil-exécutif du canton de Berne Richtlinie Regierungsratsgeschäfte (RL